شرکت‌هایی که به دنبال بهره‌وری بیشتر و نظارت دقیق بر پروژه های فناوری اطلاعات هستند، دفاتر مدیریت پروژه را بیش از قبل به کار می‌گیرند. در اینجا وظایف دفاتر و انواع مختلف آن را بررسی کرده و مشخص می‌کنیم که چه سازمان هایی به آن نیاز دارند. دفتر مدیریت پروژه ( PMO ) ، گروهی در داخل یا خارج شرکت است که استانداردهای مدیریت پروژه در آن سازمان را تعیین، حفظ و از اجرای آنها اطمینان حاصل می‌کند. آنها نگهدارنده Best Practice ها، وضعیت پروژه و جهت حرکت پروژه ها هستند. برایان ویس، معاون اجرایی، و مدیر توسعه شغلی موسسه مدیریت پروژه، می‌گوید: "در نهایت، PMO ها در جایگاهی هستند که به سازمان ها در ارایه ارزش به ذینفعان خود برای کمک می‌کنند. " طبق تحقیقات PM Solutions حدود درصد شرکت ها در سال دفتر مدیریت پروژه داشتند، که نسبت به سال ، درصد رشد داشته است. همچنین درصد از شرکت های فاقد دفتر مدیریت پروژه، قصد دارند آن را به خدمت گرفته و عملیاتی سازند. نقش PMO با وجود هوش مصنوعی و تحول دیجیتال می‌تواند بیش از پیش تغییر کند. اما در فضای کسب و کار امروز، آنچه PMO باید انجام دهد می‌تواند متنوع باشد. دفتر مدیریت پروژه PMO باید اطمینان حاصل کند که رویه ها، عملکردها و عملیات شرکت به درستی، به موقع، بر طبق بودجه و همه آنها به یک روش مشخص انجام می شود. برایان ویس می گوید: " PMO ها برای اطمینان از در پروژه و برنامه ها حضور دارند و کار آنها بسیار مهم است زیرا سازمان ها از طریق، به مشتریان ارزش ارایه می‌دهند. چگونگی انجام این کار بستگی به دارد. " طبق PMI ' s Pulse of the Profession ، آن دسته از شرکت هایی که PMO در سطح شرکت خود را با استراتژی هماهنگ می‌کنند، توانسته اند درصد بیشتر اهداف اصلی و اهداف تجاری شرکت در انجام پروژه ها را بدست آورند. آنها همچنین درصد پروژه های کمتری که احتمال شکست داشتند را انجام دادند. مایکل فریچ، معاون PMO در Confoe ، که خدمات PMO ارایه می‌دهد و به شرکت ها کمک می‌کند تا PMO های داخلی خود را ایجاد کنند، وظایف PMO را تشریح می کند: را برای کسب و کار فراهم می‌کند. با همسو می‌شود. آنقدر است که با تغییر سازگار باشد. یک عامل اصلی و موثر برای رسیدن به است. شرکت را ادغام می‌کند. (از balanced scorecard پشتیبانی می‌کند) به اشتراک گذاری موثر در موفقیت پروژه در سرتاسر شرکت را امکان پذیر می‌کند. را شناسایی و توسعه می‌دهد. را برای مدیران و کارکنان پروژه فراهم می‌کند. همه موارد ذکر شده مهم هستند، اما فریتش می‌گوید که آخرین مورد ذکر شده می‌تواند راهی برای توسعه استعدادها برای شرکت ها باشد. (حتی خارج از دفتر مدیریت پروژه PMO ) او در ادامه می گوید: "این دفتر می‌تواند در زمینه هم فعال باشد. این مرکز افراد را از طریق پیشرفت شغلی هدایت می‌کند. " او می‌گوید: "این موضوع غیرمعمول نیست که در سطح شرکت، به سطح برسند که یک قسمت اساسی از مرحله"" است. به طوری که مدیران پروژه در PMO ، آن دفتر را به عنوان نقطه پایانی شغل خود (و احتمالا بن بست و نقطه ترک شرکت) نمی‌دانند. سه نوع کلی PMO پشتیبانی کننده، کنترلی و هدایت گر وجود دارند. (به ترتیب از حداقل میزان پشتیبانی به بیشترین پشتیبانی) . آقای Fritsch می‌گوید، در صورت نیاز به تیم ها و بخش ها کمک می‌کند. "در صورتی که به سراغ ما بیایید، به شما ایده می دهیم. بهترین روش ها را به شما ارایه می دهیم. اما می‌توانید به طور کامل ما را نادیده بگیرید و در این صورت چیزی نمی‌گوییم. " . کار کاملا راحت نیست. اما مدیر کنترل تسک ها هم نیست. فریتش می‌گوید: "این نوع PMO ، پروژه ها را تا حدودی کنترل می‌کند. به شرکت الگوها، رویه ها و گزارش ها را ارایه می‌دهد. در اینجا کار ما اجرای چند استاندارد با ارایه کامل پشتیبانی است. اما PMO متولی همه کارها نیست. این متداول ترین نوع PMO است. " . در، PMO مدیریت پروژه را هدایت، پشتیبانی و کنترل می‌کند. و جایی برای لغزش در پیروی از الگوها، روش ها و نیازهای گزارش شده توسط PMO باقی نمی گذارد. این نوع از PMO بیشتر در محیط های بسیار برنامه ریزی شده شده و پرخطر دیده می‌شوند. جف گریشبر، مدیر ارشد World Wide Technology می‌گوید: " PMO ها می‌توانند به صورت داخلی یا خارجی باشند. PMO های داخلی فاصله بین تیم هایی را که در حال توسعه چابک و توسعه بسیار تکرار شونده هستند را از میان بر می‌دارد. حضور آنها در سازمانی که برنامه های بزرگی را برای تحول فرآیند کسب و کار اجرا می‌کنند، معمول است. گریشبر می‌گوید: " PMO های خارجی بسیاری از کیفیت های داخلی را دارند، اما در برقراری ارتباط با مشتریان و سهامداران و تیم های محصولی کهکه شما مدیریت می‌کنید، واقعا خوب هستند. " دفاتر مدیریت پروژه PMO ، مانند هر چیز دیگری، در طول انقلاب دیجیتال متحول شده و تغییر خواهند کرد. گارتنر انتظار دارد که نقش PMO به دلیل تحول دیجیتال تغییر کند، خصوصا وقتی هوش مصنوعی فراگیرتر می‌شود و عملکردهای PMO سنتی را به عهده می‌گیرد. طبق گزارش آوریل ، آنها پیش بینی می‌کنند که تا سال PMO های متعددی که در حال حاضر در یک سازمان وجود دارد، در تیمی مربوط به تغییر، استراتژی، تکامل پروژه و اداره سازمان ادغام می‌شوند. بهترین جا برای شروع به بررسی نیاز یا عدم نیاز شما به PMO ، بررسی خوب و دقیق نحوه کار شرکت شما است. همچنین این موضوع باید بررسی شود که آیابخشهای مختلف شرکت از قبل در سیستم ها و گروه ها با هم کار می‌کنند یا کار آنها به صورت است. در این حالت سیلوهایی (جزیره ها) با سیستم های مختلف ایجاد شده که اغلب با یکدیگر صحبت نمی‌کنند. اگر شرکت شما از نوع دومی باشد، PMO می‌تواند برای شما مفید باشد. همچنین، اگر قصد انجام هرگونه پروژه مهم یا تغییر استراتژی را دارید - یا استراتژی قبلی خود را برآورده نمی‌کنید، PMO برای سازمان شما مناسب می‌باشد. فریتش می‌گوید: "اگر پروژه هایی را اجرا کنید، که پروژه از سطح قابل توجهی هزینه برخوردار است یا از ت ثیر قابل توجهی برخوردار است، شما واقعا می‌توانید از PMO بهره مند شوید. مطمینا ، هرچه پروژه ها بزرگتر، بودجه و پروژه ها بیشتر باشند، شما می‌توانید بیشتر از مزایای PMO بهره مند شوید. " آنچه که امروزه شرکتها بعنوان PMO می‌شناسند، ممکن است آنچه در آینده خواهند دید، نباشد. گارتنر انتظار دارد تعداد PMO های IT در نتیجه انقلاب دیجیتال کاهش یابد، اگرچه برخی از آنها به و بخشی به در سازمان ها تبدیل می‌شوند. همچنین انتظار می رود که تا سال ، با مشارکت بین انسان ها، ماشین های هوشمند و هوش مصنوعی، "حدود درصد" کارها"را که نشان دهنده بخش عمده ای از نظم، مدیریت و فعالیت های مدیریت پروژه امروز است، را از بین می برد. این متن ترجمه مطلبی در سایت www . cio . com نوشته Jen A . Miller است مترجم مسیح حیدری زاده