تا حالا شده که مدیریت جلسات کاری، فرهنگی یا آموزشی بر عهده‌ی شما باشد؟ اگر تجربه‌ی این کار را دارید حتما می‌دانید که مدیریت جلسات اصلا کار آسانی نیست. وقتی اسم جلسه می‌آید یک تصویر خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد: چند نفر دارند با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها چ رت می‌زنند و دایما از خودشان می‌پرسند: "پس ک ی تموم میشه؟ " جلسات کاری ساعت‌های زیادی را در طول روز به خودشان اختصاص می‌دهند اما اغلب کارمندان فکر می‌کنند که این جلسات وقت‌شان را هدر می‌دهند و البته در اغلب مواقع همین‌طور هم هست! اما خب راه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانید مدیریت جلسات کاری را به دست بگیرید و از آن‌ها به موثرترین شیوه استفاده کنید تا کارمندان‌تان انرژی بگیرند، به وجد بیایند و برای انجام کارشان مشتاق‌تر شوند. این مقاله را بخوانید تا با نکته‌های موثری برای مدیریت جلسات آشنا شوید. هر جلسه باید هدف مشخص و روشنی داشته باشد. قبل از اینکه دیگران را به جلسه دعوت کنید، از خودتان بپرسید: "در این جلسه قراره چی به‌دست بیاریم؟ " قرار است کادر مدیریت جدید را به آن‌ها معرفی کنید یا خط مشی تازه را با آن‌ها در میان بگذارید؟ می‌خواهید در مورد یکی از مشکلات شرکت با آن‌ها مشورت کنید یا قرار است در مورد یک مسیله‌ی خاص تصمیم‌گیری کنید؟ جلسات سرپایی با هدف‌های مبهم مثل "به‌روز‌رسانی وضعیت" معمولا بازده‌ی خوبی ندارند. وقتی دارید برای یک جلسه برنامه‌ریزی می‌کنید، به این فکر کنید که چه کسی واقعا لازم است حضور داشته باشد؟ اگر می‌خواهید یک تغییر را اطلاع‌رسانی کنید باید کسانی را دعوت کنید که از این اطلاع‌رسانی ت ثیر می‌گیرند. اگر قرار است یک مشکل را حل کنید، کسانی را دعوت کنید که اطلاعات خوبی دارند و می‌توانند در حل این مسیله به شما کمک کنند. اگر افراد حاضر در جلسه فکر کنند که موضوع جلسه به آن‌ها ارتباطی ندارد یا از این مسیله اصلا سر در نمی‌آورند، این جلسه برای‌شان کسل‌کننده می‌شود و وقت‌شان با شرکت کردن در آن هدر می‌رود. همه‌ی مسایلی را که قرار است در جلسه مطرح شوند، در قالب یک دستور جلسه بنویسید. باید یک برنامه‌ی زمانی مشخص داشته باشید و زمان مورد نیاز برای هر بخش از جلسه را مشخص و آن را برای همه‌ی افرادی که در جلسه حضور داشتند، ایمیل کنید. وقتی هم که جلسه شروع شد آن برنامه‌ی زمانی را روی تخته بنویسید یا روی صفحه‌ی نمایش بگذارید. این کار که یکی از روش‌های مدیریت جلسات است، باعث می‌شود که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شود. هیچ چیز به اندازه‌ی زیادی حرف زدن یک نفر، جلسه را از مسیرش خارج نمی‌کند. اگر دیدید کسی دارد بیش از حد صحبت می‌کند سریعا او را متوقف کنید. بگویید: "از توجه شما خیلی سپاس‌گزاریم، اما حالا باید به دیگران هم فرصت بدهیم که نظرات‌شان را بیان کنند تا بتوانیم یک تصمیم درست و جامع بگیریم. "هیچ‌کس استثنا نیست. وقتی قانون‌های مناسبی برای مدیریت جلسات داشته باشید و به نظر همه توجه کنید، عملکرد گروه‌تان در یک چهارچوب خاص قرار خواهد گرفت و بهتر می‌شود. وقتی مسیولیت مدیریت جلسات با شماست، اگر به موقع آن جلسه را شروع و تمام کنید و به عنوان یک فرد منظم شناخته شوید، می‌بینید که چطور همکاران‌تان به جلسه توجه می‌کنند. وقتی شما برای وقت آن‌ها ارزش قایل شوید، آن‌ها هم به شما احترام می‌گذارند. یک نکته‌ی دیگر در مورد زمان: جلسات‌تان نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشند. دقیقه بیشترین زمانی است که کارمندان حواس‌شان جمع و متمرکز است. واقعیت این است که اگر افراد اجازه داشته باشند که با خودشان تبلت یا تلفن همراه هوشمندشان را بیاورند، دیگر کسی به جلسه توجه نمی‌کند و در مباحث آن شرکت نمی‌کند. در عوض ایمیل می‌دهند، در اینترنت می‌چرخند یا ا نگری بردز ( angry birds ) بازی می‌کنند و دایما باید تذکر بدهید: "لطفا به من توجه کنید. "طبیعی است که افراد مختلف بعد از یک جلسه، نظر‌ها و برداشت‌های متفاوتی در مورد مباحث آن داشته باشند. برای اینکه احتمال اشتباه را کاهش بدهید، بعد از جلسه یک ایمیل برای هر کدام از افراد حاضر بفرستید و در آن نکات مهم را مشخص و پررنگ کنید و بگویید که این جلسه چه دستاورد‌هایی داشته و مسیولیت‌های افراد، کار‌هایی که باید انجام دهند و تاریخ تحویل کار را به آن‌ها یادآوری کنید. به این ترتیب همه‌ی افراد یک برداشت مشترک خواهند داشت. جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات را به خوبی بدانید تا موفق شوید. یک پزشک