 
Bogotá D.C., Jueves 26 de Enero de 2023
 
PARA: LAURA CATALINA MARTINEZ LOPEZ
 Profesional Especializado de Talento Humano
 
DE: MAIRA XIMENA SALAMANCA ROCHA
 Subdirectora de las Artes
 
ASUNTO: SOLICITUD CERTIFICACIÓN INEXISTENCIA Y/O INSUFICIENCIA DE
PERSONAL
 
 
Respetad(a) señor(a)
 
De manera atenta, solicito informar por medio de certificación escrita si dentro de la
planta de personal del Instituto Distrital de Artes - IDARTES, existe una persona idónea
para "Prestar servicios de apoyo a la gestión al Idartes - Subdirección de las Artes,
en las actividades asociadas a la gestión y manejo de información, de acuerdo a
los procesos y procedimientos de gestión documental establecidos por la entidad,
así como adelantar las acciones de agendamiento y seguimiento a compromisos de
todas aquellas acciones que se deriven en la dependencia en el marco del plan de
desarrollo 'Un nuevo contrato social y ambiental para la Bogotá del siglo XXI' "
 
Perfil requerido: Una persona natural con tres años de formación superior, técnico o
tecnólogo y experiencia relacionada de 60 meses o más. 
 
OBLIGACIONES CONTRATISTA
 
En desarrollo de la ejecución contractual y en cumplimiento del objeto descrito
anteriormente, se considera necesario el desarrollo de las siguientes actividades por
parte del contratista:
 
1. Apoyar a la Subdirección de las Artes, en la consolidación de matrices de
seguimiento de los pagos efectuados con ocasión a los contratos y/o convenios de la
dependencia, según se coordine con la supervisión del contrato.
2. Contribuir en la consolidación de archivos documentales físicos y/o virtuales, y en
el marco de los procesos y procedimientos de gestión documental definidos por la
entidad, según se coordine con la supervisión del contrato.
3. Colaborar y apoyar en la organización de las bases de datos y documentos

requeridos por la Subdirección de las Artes en las plataformas digitales, según se
coordine con la supervisión del contrato.
4. Apoyar en la proyección de los oficios que le sean requeridos, en los formatos y
plataformas establecidas por la entidad.
5. Actuar como interlocutor de la Subdirección de las Artes ante las dependencias y
unidades de gestión de la entidad, para la consecución de información que se
requiera, así como en el seguimiento a acciones y compromisos de la dependencia.
6. Adelantar las trámites de gestión documental de la dependencia, en las
plataformas dispuestas para tal fin, y de acuerdo a los procesos y procedimientos
establecidos en la entidad.
7. Participar y colaborar en el agendamiento de reuniones programadas por la
Subdirección de las Artes, elaborando las actas y/o listados de asistencia que le
sean requeridos, en los formatos de la entidad.
8. Apoyar en el seguimiento a las solicitudes de información, así como la proyección
de respuesta a las PQRS que le sean asignados.
9. Gestionar las cuentas institucionales que le sean asignadas en los diferentes
aplicativos de información de la entidad, según se coordine con la supervisión del
contrato.
10. Contribuir en la gestión de información de los inventarios asignados a la
Subdirección de las Artes, de acuerdo a los procesos y procedimientos definidos por
la entidad para tal fin.
11. Asistir a las capacitaciones de cualificación en manejo de aplicativos, Sistema
Integrado de Gestión de la entidad, y otras que sean convocadas por la Subdirección
de las Artes.
12. Apoyar las solicitudes de insumos de papelería y demás recursos necesarios
para el desarrollo de las acciones operativas de la Subdirección de las Artes.
13. Apoyar a la dependencia en las actividades misionales en campo que necesiten
acompañamiento logístico y/o verificación de insumos y recursos.
Cordialmente,
MAIRA XIMENA SALAMANCA ROCHA
Subdirectora de las Artes
 
Aprobó:MAIRA XIMENA SALAMANCA ROCHA - Subdirectora de las Artes
Proyectó:CINDY CAROLINA AGUIRRE - Profesional Especializada

Revisó:NIDIA ROCIO DIAZ CASAS - Contratista-Subdirección de las Artes
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