 ESTUDIO PREVIO  
CONTRATACIÓ N DIRECTA  
PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Código  FBS 057 
Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
Medellín , 10 enero de 2023  
 
Doctor a 
MARCELA OMAÑA GÓMEZ  
Rector a (e) 
Instituto Tecnológico Metropolitano  
Ciudad  
 
Asunto: Estudios Previos  
 
Respetad a doctora  
 
La Facultad de Ciencias Exactas y Aplicadas del ITM, requiere celebrar un contrato de prestación de servicios para el apoyo 
a las actividades administrativas que se desarrollan en el Departamento de Educación y Ciencias Básicas.  
 
DESCRIPCIÓN DE LA  NECESIDAD O PROBLEMA  INSTITUCIONAL QUE SE PRETENDE SATISFACER  
Centro de 
costos o 
área de 
negocios  
 
 
 
 
 
Definición 
de la 
Necesidad   
Código 
Área de 
Negocio  Nombre  
Área de 
Negocio  Código Centro 
de Costos  Nombre Centro 
de Costos 
Nuevo  Misional 
o de 
Apoyo  Inversión o 
Funcionamiento  
 
N/A  
N/A 1015133000122  Contratista 
Facultad d e 
Ciencias Exactas 
y Aplicadas  Apoyo  Inversión    
 
El Plan de Desarrollo 2022 - 2025 “Hacia una era de universidad y humanidad”, está orientado a la formación 
e innovación, con vocación tecnológica, científica y humanista, a escala social y ambie ntal para el desarrollo 
sostenible.  
 
El Plan de Desarrollo Institucional fue aprobado el día 20 de mayo de 2022 por El Consejo Directivo del 
Instituto Tecnológico Metropolitano Institución Universitaria, en ejercicio de sus atribuciones legales y 
estatutarias.  
 
La Facultad de Ciencias Exactas y Aplicadas , alineada con el plan estratégico 2022 - 2025, en especial, en 
orientación del cumplimiento del objetivo de la línea estratégica No.1 Proyecto Fortalecimiento de la 
cobertura y la permanencia en la educación superior,  emprende las acciones correspondientes para la 
ejecución de los productos inherentes al proyecto Fortalecimiento de la cobertura y la permanencia en la 
educación superior, los cuales no pueden ser cumplidos con el r ecurso humano de la institución , por lo que 
se solicita se autorice la contratación de personal para la prestación de servicios de apoyo dentro de las 
actividades que se realizan en el Departamento de Educación y Ciencias Básicas , pues, con el recurso 
humano  propio de la Institución no es suficiente para atender estas necesidades  
 
El Departamento de Educación y Ciencias Básicas y la Facultad de Ciencias Exactas y Aplicadas tiene a 
su cargo la ejecución de metas para el cumplimiento de los objetivos institucionales, para lo cual debe 
realizar entre otras, las siguientes acciones: la atención de estudiantes, apoyo a la gestión documental, 
orientación a docentes; debido a que con el recurso humano actual de la institución no es suficiente para 
atender estas actividades, se hace necesario contar con personal de apoyo a la gestión adminis trativa . 
 
Para satisfacer la necesidad antes descrita se requiere el siguiente perfil del contratista descrito en la 
siguiente tabla  
 
 
 
 
 
 ESTUDIO PREVIO  
CONTRATACIÓ N DIRECTA  
PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Código  FBS 057 
Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
PERFIL DEL CONTRATISTA REQUERIDO POR EL ITM  
REQUISITOS ACADÉMICOS  REQUISITOS DE EXPERIENCIA  
Tecnóloga en Gestión Administrativa  Experiencia de más dos años e n 
actividades de gestión administrativa o 
afines . 
 
 
 
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR  
Descripción del objeto  
y sus Especificaciones 
Técnicas.  Objeto: Prestación de servicios como contratista independiente  sin vínculo laboral, por su 
cuenta y riesgo para apoyo a la gestión administrativa y a las actividades que se desarrollan en 
los procesos adscritos al Departamento de Educación y Ciencias Básicas del Instituto 
Tecnológico Metropol itano - ITM. 
 
Alcance del objeto:  Acompañar a la Facultad de Ciencias Exactas y Aplicadas y el 
Departamento de Educación y Ciencias Básicas en la administración de la información, 
seguimiento al Plan de Acción y actividades conducentes al cumplimiento de los compromisos 
de la Facultad.  
 
Especificaciones Técnicas:  Para efectos del cumplimiento del contrato el contratista deberá 
cumplir con las siguientes actividades  u obligaciones : 
 
1. Organizar y archivar las carpetas de docentes  adscritos a  los programa s y documentos 
académico -administrativo de la Facultad,  de acuerdo con la norma del archivo general y 
según el acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002 del Archivo General de la Nación.  
2. Realizar la atención primaria a los estudiantes del Departamento de Educación y Ciencias 
Básicas.  
3. Apoyar la ejecución de todas las actividades estipuladas, para lograr el cumplimiento de 
las metas del Departamento de Educación y Ciencias Básicas y la Facul tad. 
4. Apoyar la atención, vía e -mail, presencial y  telefónica, las inquietudes académico -
administrativas de los estudiantes y de los docentes de la Facultad .  
5. Apoyar la elaboración de informes institucionales   
6. Presentar mensualmente al supervisor  designado un informe detallado de las actividades 
desarrolladas en el periodo, que dé cuenta de la ejecución del objeto del presente contrato.  
7. Todas las demás actividades atinentes a la naturaleza del contrato o necesidad del servicio 
y que surjan durante  su ejecución y cumplimiento.  
8. El contratista deberá dar cumplimiento al decreto 1072 de 2015 que establece el Sistema 
de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG -SST en lo que aplique.  
9. El contratista deberá dar cumplimiento a la norma NTC -ISO 14001 de  2015, que establece 
el Sistema de Gestión Ambiental SGA en lo que aplique.  
10. Realizar las actividades relacionadas con el perfeccionamiento del contrato y ejecución de 
este en la plataforma SECOP II.  
11. El contratista debe cumplir con las normas de calidad est ablecidas en la entidad bajo la 
norma Icontec.  
12. Entregar uno o varios productos requeridos por el equipo de Gestión del Conocimiento y 
apoyar las actividades derivadas de este proyecto, cuando así se requiera.   
13. Participar en las actividades programadas por el equipo de SGSST y entregar uno o varios 
productos requeridos por el sistema.   
14. Realizar las acciones tendientes al perfeccionamiento, modificación y ejecución del 
contrato en la plataforma SECOP II.   
15. El contratista deberá dar cumplimiento al Decreto 1072  de 2015 que establece el Sistema 
de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG -SST en lo que aplique.   
16. El contratista deberá dar cumplimiento a la norma NTC -ISO 14001 de 2015, que establece 
el Sistema de Gestión Ambiental SGA en lo que aplique.   
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Fecha  06-09-2019  
 
17. El contratista debe cumplir con las normas de calidad establecidas en la entidad bajo la 
norma Icontec  
Tipo de Contrato  Prestación de servicios de apoyo a la gestión.  
Plazo de ejecución  Doscientos  dos (202) días, contados a partir de la firma del acta de Inicio . 
Duración del convenio 
o contrato 
interadministrativo  N/A  
Forma de pago  Se harán pagos mensuales , de acue rdo a la ejecución del contrato y  previo recibo a satisfacción 
expedido por el supervisor, previa presentación de la factura o cuenta de cobro, adjuntando el 
comprobante del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social.  
Supervisor   Decano  Facultad de Ciencias Exactas y Aplicadas   
Suplente: jefe de Oficina Departamento Académico - Facultad Ciencias Exactas y Aplicadas  
 
 
FUNDAMENTO JURÍDICO  
Con fundamento en el artículo 2, numeral 4, literal h) de la ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del 
Decreto 1082 de 2015.  
 
En efecto, el precitado artículo 2.2.1.2.1.4.9 establece lo siguiente:  
 
“Artículo 2.2.1.2.1.4.9 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo al a gestión, o para la ejecución de 
trabajos artísticos que solo pueden encomendarse  a determinadas personas naturales.  Las Entidades Estatales pueden 
contratar bajo la modalidad de contratació n directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la 
persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal 
verifique la idoneidad o experiencia requerida y rela cionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que 
la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.  
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresp onden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de 
consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal; así como los relacionados con 
actividades operativas, logísticas, o asistenciales.  
 
La Entidad Estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas 
personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.”  
 
El contrato de prestación de servicios a que se refiere la norma, se celebra por el Estado en aquellos eventos en que la 
función de la administración no puede ser suministrada por personas vinculadas con la entidad oficial contratante o cuando 
requiere de conocimientos especializados.  
 
En el desarrollo de estas actividades se inclu ye también el apoyo a la tarea de generar y dinamizar procesos con el fin de 
obtener los productos y servicios para satisfacer las necesidades del ITM.  
 
Con motivo de la expedición de la Sentencia de Unificación del Consejo de Estado: SUJ -025-CE-S2-2021, d el pasado 9 de 
septiembre de la presente anualidad, se deberá tener en cuenta lo siguiente en los contratos de prestación de servicios:  
 
1. En el marco del numeral 3º del artículo 32º de la Ley 80 de 1993, los contratos de prestación de servicios no generan 
una relación laboral ni el pago de prestaciones sociales. En todo caso, en los términos de los principios de transparencia, 
planeación y legalidad, en la estructuración de los procesos de contratación de prestación de servicios, se deberán adoptar 
las medidas necesarias que eviten la materialización de “relaciones laborales encubiertas”, en los términos del Consejo de 
Estado y de la Corte Constitucional. Es por eso que se invita a la adopción y ejecución de buenas prácticas administrativas 
que evite n la transformación de la naturaleza jurídica de la relación exclusivamente contractual que se tiene con los 
contratistas.  
 
2. Tal y como se estableció en la Directiva Presidencial No. 7 del 28 de octubre de 2021, el límite temporal establecido en 
la Sente ncia de Unificación, no prohíbe la celebración de contratos de prestación de servicios de manera sucesiva, antes 
del término de treinta (30) días hábiles, siempre y cuando se cumpla a cabalidad con las normas jurídicas pertinentes. Lo 
anterior, debido a qu e dicho término fue establecido por el Consejo de Estado con el fin de tener un marco de referencia 
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para el cómputo de una eventual caducidad en el ejercicio de las acciones judiciales y de la prescripción de los derechos 
reclamados, en aquellos eventos  donde se determine por parte del juez, la existencia de una relación laboral, conforme al 
principio de la primacía de la realidad sobre las formas. Por eso se reitera, la clave del manejo adecuado de los contratos 
de prestación de servicios es que tanto el o rdenador del gasto como el supervisor del contrato, no incurran en prácticas 
que configuren una subordinación de carácter laboral. Conforme lo anterior, en los documentos previos del contrato, incluido 
el estudio previo, deberán contenerse de manera detall ada, el análisis de la necesidad, justificado desde la falta de personal 
de plata para satisfacer la necesidad o la especialidad del servicio, según corresponda, garantizando en todo caso, que 
dicho vínculo constituya una relación autónoma e independiente y que no se genere una subordinación o dependencia.  
 
3. De conformidad como se estableció en la Directiva Presidencial citada en el numeral anterior, el plazo de los contratos 
de prestación de servicios debe ser el estrictamente necesario para la ejecución  de su objeto y para el desarrollo de las 
actividades previstas, en los términos de la normativa aplicable.  
4. En ningún caso, la Sentencia de Unificación restringió el derecho al ejercicio autónomo y libre de la profesión u oficio d e 
los contratistas. Con forme a lo anterior, no se puede limitar la concurrencia de vínculos contractuales.   
 
ANÁLISIS ECONÓMICO  DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO  
Análisis de precios de mercado: El presupuesto oficial de la contratación que se pretende adelantar se hizo consultando el 
valor de los contratos celebrados por el ITM en vigencias anteriores para este tipo de profesionales o de auxiliares.  
 
Estudio técni co: El contratista deberá cumplir con las especificaciones técnicas establecidas  en este documento, en la 
minuta del contrato que se pretende celebrar y en su propuesta.  
 
El valor estimado para esta Contratación es de QUINCE MILLONES SETENTA Y CINCO MIL O CHOCIENTOS DIEZ  
PESOS M/L ($15.075.81 0) Respaldados en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.  235 de 2023 . 
 
CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.  
Considerando el servicio profesional y de apoyo a la gestión que se requiere y teniendo en cuenta lo ordenado por la Ley 
1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015  lo importante a tener en cuenta para seleccionar la oferta más favorable y 
conveniente para la e ntidad en este tipo de contratos, es la idoneidad, conocimiento y experiencia que acredite quien asuma 
la ejecución del objeto contractual, que garantice a la entidad la satisfacción de la necesidad planteada y por consiguiente 
el cumplimiento del objeto. Deberá acreditarse  por el contratista  que cumple con los requisitos académicos y de experiencia 
requeridos para la satisfacción de la necesidad . 
 
JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN CON : “NORA HELENA MORENO GUZMAN ” 
 
La contratación se realizará con NORA HELENA MORENO GUZMAN , identificada con cédula de ciudadanía No. 
43.731.134 , quien cumple con los requisitos académicos y de experiencia señalados en el perfil para satisfacer la necesidad 
requerida por la Institución .  
 
NORA HELENA MORENO GUZMAN , Tecnóloga en Gestión Administrativa, con experiencia de más de dos años en 
actividades de gestión administrativa  y a suscrito contrato con el ITM . 
 
Se anexan certificados académicos y de experiencia que permiten acreditar la idoneidad del contratista para suscribir el 
contrato con el Instituto Tecnológico Metropolitano.  
 
ANALISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO  
La política para el manejo del riesgo contractual del Estado para los diferentes procesos, consagra como principio rector, 
que estos corresponden a las Entidades Estatales, las cuales deben asumir sus propios riesgos por su carácter público y 
el objeto social para el que fueron creadas o autorizadas y, a los contratistas, aquellos riesgos determ inados por el objeto 
que persiguen en el cumplimiento de su actividad; siendo entonces la asignación adecuada una herramienta que minimiza 
el costo de la mitigación del riesgo, logrando asignar cada riesgo a la parte que mejor lo controla:  
 
 ESTUDIO PREVIO  
CONTRATACIÓ N DIRECTA  
PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Código  FBS 057 
Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
• Riesgo Previsible : Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza de la actividad a ejecutar es factible 
su ocurrencia.  
 
• Riesgo Imprevisible : Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el 
acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el 
orden público.  
 
A continuación, se establecen  los riesgos que deben asumir las partes en el presente proceso:  
CLASE                   TIPIFICACION DEL RIESGO  ASIGNACION DEL 
RIESGO                                                     
No.  DESCRIPCION                                                                              OBSERVACIONES                                                                                         ITM                 PROPONENTE 
Y/O 
CONTRATISTA            
Admini strativos,  
legales, 
documentales 
y/o 
regulatorios.  1 No firma del contrato 
por parte del 
proponente y/o 
CONTRATISTA.  En caso que el CONTRATISTA se 
rehusó a firmarlo, no estuvo de 
acuerdo con el clausulado. Riesgo 
que asume el CONTRATISTA.    X 
2 Incumplimiento del 
contrato por parte 
del CONTRATISTA.  Hace referencia a cualquier clase 
de incumplimiento por parte del 
CONTRATISTA, antes, durante y 
posterior a la orden de iniciación 
del contrato. Riesgo que asume el 
CONTRATISTA.    X 
4 Demora en la 
radicación oportuna  
por parte del 
CONTRATISTA de 
las facturas 
(correctamente 
diligenciadas y 
firmadas) y/o 
cuentas de los 
gastos 
reembolsables.  Riesgo que asume el 
CONTRATISTA, teniendo en 
cuenta que le corresponde a éste 
tener planes de conti ngencia y/o 
calidad para que las facturas se 
elaboren correctamente y 
radiquen oportunamente de 
acuerdo con lo manifestado en el 
contrato.    X 
5 Demora en la 
legalización del 
contrato por parte 
del CONTRATISTA.  Causada por parte del 
CONTRATISTA, por no radicar 
completa, correcta y 
oportunamente la documentación 
de legalización, según el 
instructivo y/o lo manifestado en el 
contrato. Riesgo que asume el 
CONTRATISTA.    X 
6 
 Errores involuntarios 
que hayan quedado 
en la oferta 
presenta da al ITM  Hace referencia a cualquier error 
que se pueda presentar en la 
oferta presentada al ITM   X  
 
CÓMO MINIMIZAR EL RIESGO:  
• Estableciendo una forma de pago de tal manera que sólo se efectúe el mismo, una vez se produzca la entrega a entera 
satisfacción del bien o servicio.  
 ESTUDIO PREVIO  
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PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Código  FBS 057 
Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
• Consignando las cláusulas de multas y penal pecuniaria en el contrato.  
• Estricto y permanente acompañamiento y seguimiento por parte de la Supervisión asignada.  
• Constituyendo las garantías exigidas para el presente proceso de contratación.  
 
ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS  
De conformidad con el ar tículo 7 de la ley 1150 de 2007, las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea 
inferior al 10% de la menor cuantía, en consecuencia,  el ITM se abstendrá de exigir garantías, dada la naturaleza del objeto, 
la forma de pago y las condiciones establecidas en el análisis  de riesgos para minimizar estos.  
 
No obstante,  la anterior determinación, de acuerdo con lo establecido en los artículos 7 a 17 de la Ley 1480 de 2011, en 
asocio con las determinaciones de los artículos 932 y 958 del Código de Comercio, el Contratista tie ne la obligación de 
garantizar la calidad del bien o servicio objeto del contrato.  
 
RESPONSABLE  
JORGE IVAN RIOS RIVERA  
Vicerrector de Docencia  Firma:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
