 
 
 
 
  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
81115   
 
Bogotá, D.C.,     
 
Doctor  
JAIME ESCOBAR VELEZ  
Gerente Administrativo y Financiero  
Contraloría General de la República  
Bogotá  
 
ASUNTO : Autorización contratos iguales  – Proyecto de inversión BPIN 2019011000021  
 
En atención a la delegación que el señor Contralor General de la República ha otorgado a su Despacho, 
en virtud de autorizar la celebración de contratos cuyo objeto presenten igualdad con otros, solicito 
respetu osamente su apoyo para contratar según la relación que abajo se dispone con la descripción de 
las obligaciones tanto generales como específicas . 
 
La motivación que nos asiste, se fundamenta en el hecho que a la fecha la CGR no ha realizado la 
intervención de su fondo documental acumulado, que comprende documentación e información CGR 
generada entre 1.923 al 2.000, situación que conllevó a una no conformidad legal y técnica , advertida 
por el Archivo General de la Nación y que implicó la formulación de Planes de Mejoramiento en las visitas 
de inspección y vigilancia de los años 2013,  Plan de Mejoramiento 2014 -2016.  
 
Dado la necesidad de desarrollar actividades operativas de entrega de documentos a intervenir , el 
acompañamiento en campo, así como las de verificación de cumplimiento de especificaciones técnicas 
a los entregables (Producto terminado) del proceso de organización documental e igualmente c ontinuar 
con la obtención y registro de información requerida para la planificación de la actividades a desarrollar 
en la presente  vigencia 2023  del Proyecto de Inversión BPIN 2019011000021, Mejoramiento de las 
condiciones de acceso, uso y consulta de la d ocumentación e información generada por la Contraloría 
General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000 nacional ”, se tiene previsto  celebrar siete 
(07) contratos, así:  
 
OBJETO: “APOYAR A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA — DIRECCIÓN GESTIÓN 
DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES ASISTENCIALES ASOCIADAS AL 
PROCESO DE DIAGNOSTICO DOCUMENTAL DEL FONDO ACUMULADO DE LA CGR - PROYECTO 
BPIN 201901100002 – VIGENCIA 2023 ”. 
 
OBLIGACIONES GENERALES:  
 
1. Constituir, ampliar, prorrogar o modificar las garantías en el evento en que se aumente el valor 
del contrato, se prorrogue su vigencia o se modifiquen sus condiciones. Así mismo, EL 
CONTRATISTA  debe reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por 
razón de siniestros. De lo anterior el contratista debe comunicar a la compañía de seguros.  
2. Realizar oportunamente los pagos al sistema de seguridad social y parafiscales de acu erdo con 
el artículo 23 de la ley 1150 del 2007.  
3. Mantener fijos los precios ofertados, los cuales no estarán sujetos a reajuste.  
 
 
 
 
  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
4. Afiliarse a una Administradora de Riesgos Laborales Conforme a lo ordenado por el literal a) 
numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 que establece: “son afiliados al Sistema General 
de Riesgos laborales: a) En forma obligatoria “(…) las personas vinculadas a través de un 
contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, 
tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con duración superior a un mes y 
con precisión de la situación de tiempo, modo y lugar que se realiza dicha prestación (…).  
5. Elaborar un informe mensual de las actividades realizadas en ejecución del co ntrato  
6. Presentar al finalizar el contrato un informe final sobre la ejecución del contrato el cual debe 
contar con el visto bueno del supervisor.  
7. Subir a la plataforma del SECOP II a través de la sección 7 “Ejecución del contrato - documentos 
ejecución de l contrato” del SECOP II, el informe mensual de actividades y los documentos que 
lo soporten. De igual manera al finalizar el contrato deberá constar en la plataforma el informe 
final de ejecución.  
8. Tramitar los respectivos documentos en los que indiquen q ue se encuentran a paz y salvo por 
concepto de viáticos, gestión documental, carnetización e inventarios siempre y cuando el 
supervisor del contrato haya considerado la entrega o asignación de los mismos, como 
necesarios para la ejecución del presente obje to contractual y evaluando la independencia del 
contratista para ejecutar sus obligaciones. Dichos documentos se deberán tramitar en las 
dependencias según corresponda a la finalización del contrato y de acuerdo con las directrices 
impartidas ellas.   
9. EL C ONTRATISTA  pagará todos los tributos que se deriven de la ejecución del contrato, de 
conformidad con  la ley colombiana.  
10. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo 
del contrato, cuando con ellos se cause p erjuicio a la Entidad o a terceros, en los términos del 
artículo 52 de la Ley 80 de 1993.  
11. Además de las aquí previstas, el contratista deberá cumplir con aquellas que la ley le imponga y 
le sean inherentes a la naturaleza del contrato.  
 
OBLIGACIONES ESPECÍ FICAS : 
1. Entregar  mensualmente  y debidamente  diligenciado  el formato  único  de inventario  documental  
FUID,  de documentos  generados  por Unidades  Administrativ as predecesoras  del periodo  1923 -
2000  de la CGR  
2. Elaborar  un informe  mensual  que contenga  el avance  de actividades  en relación  con las 
obligaciones  contractuales  específicas,  de conformidad  con el plan de trabajo.  
3. Capturar  en los formatos  manuales  y electrónicos  los datos  de documentos  simples  y unidades  
documentales  compuestas.   
4. Realizar  identificación  y marcación  sobre  contenedores  (carpetas,  estuches  de rollos  de Microfilm,  
CD, DVD,  USB,  discos  o cintas  de backup)  o demás  unidades  de conservación  de los documentos,  
llevando  el registro  documentado.   
5. Realizar  las actividades  de clasificar  los documentos,  acorde  a las instrucciones  impartidas  por la 
Dirección  de Gestión  Documental.   
6. Realizar  el diligenciamiento  de los formatos  y plantillas  destinadas  a obtener  información,  sobre  el 
estado  y características  (físicas)  y electrónicas  de los documentos  pertenecientes  al fondo  
documental  CGR.   
 
 
 
 
  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
7. Verificar  y validar  la localización  física  y electrónica  de los documentos  del fondo  acumulado,  CGR,  
ya sea al interior  del edificio  Archivo  Central  CGR,  en Bogotá,  como  los que reporten  las 31 
Gerencias  Departamentales  Colegidas.   
8. Validar  el cumplimiento  de las especificaciones  técnicas  de los productos  o servicios  definidos  como  
entregables  del proceso  de intervención  del fondo  documental  CGR,  antes  de su ingreso  al Archivo  
Histórico  de la CGR.   
9. Llevar  registro  documentado  y versionado  de los diversos  instrumentos  que se diligencian,  con 
destino  al Diagnostico;  Plan Integral  de Trabajo  Archivístico  o demás  instrumentos  de descripción  
archivística.   
10. Clasificar,  ordenar  y describir  la documentación  física  y electrónica  que se genere  aplicando  las 
Tablas  de Retención  Documental  o los criterios  que el proyecto  libere  en cuanto  a asuntos  a ser 
incorporados  en la Tabla  de Valoración  Documental,  TVD.   
11. Apoyar  en las actividades  tendiente  a garantizar  la disponibilidad  de la documentación  física  y 
electrónica,  acorde  a las Tablas  de Retención  Documental  a nivel de las estaciones  de trabajo,  
cuentas  de correo  electrónico,  recursos  colaborativos  de trabajo  (Recursos  compartido,  OneDrive,  
Sistemas  de Informació n Corporativos)  y demás  recurso  que le asigne  la Dirección  de Gestión  
Documental.   
12. Acatar  y respetar  la política  de seguridad  de la información  de la CGR,  garantizando  la adecuada  
manipulación  de los equipos  de hardware  y software,  que se le asignen  para la ejecución  de las 
actividades,  a la cual tenga  acceso  en cumplimiento  de sus funciones  garantizando  la devolución  
de la misma  una vez termine  el vínculo  contractual  con la CGR  
OBLIGACIONES A CARGO DE LA CGR  
Las obligaciones a cargo de la CGR  son las sigui entes:  
 
1. Efectuar el registro presupuestal del contrato.  
2. Aprobar las garantías que se constituyan con ocasión a la suscripción del contrato.  
3. Cancelar el valor del contrato, de conformidad con lo establecido en el presente documento, el 
cual queda  subordinad o a la aprobación del Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC - por 
parte de la Dirección General del Tesoro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.  
4. Supervisar el contrato por parte del funcionario que para tal efecto designe la CGR.  
5. Brindar el sop orte y acompañamiento que requiera el contratista, para la correcta ejecución del 
contrato.  
6. Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato.  
 
CONTRATISTAS:  
No. Contratista   NIT/Cedula   
1 DISNEY ORTIZ RAMIREZ  1.079.175.246  
2 JONATHAN MARIN SANCHEZ  1.082.127.014  
3 RUBY ESMERALDA CRSITANCHO TRIANA  1.032.495.253  
4 LISBETH CAMILA MARTINEZ DIAZ  1.003.879.534  
5 CARLOS FERNANDO MUÑOZ CASADIEGO  79.458.006  
6 OSCAR GUSTAVO MEDINA PARRA  80.832.733  
7 SANDRA LILIANA RUBIANO ROA  52.799.456  
 
 
 
 
  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
 
Cordialmente,  
 
 
DIEGO IVAN BETANCOURT GALEANO  
Director de Gestión Documental  
 
 
Proyectó: Jorge Manchola Hernández  
 Coordinador de Gestión 02 ( E) Dirección  de Gestión Documental.  
 
 
 

 
 
 
 
  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
81115   
 
Bogotá  D.C.,  
 
Doctor  
JAIME ESCOBAR VELEZ  
Gerente Administrativo y Financiero     
Contraloría General de la República  
Bogotá  
 
ASUNTO : Autorización Contratos – Carlos Fernando Muñoz Casadiego  C.C. 79.458.006 
 
Respetad o Doctor , 
 
En atención a la delegación que el señor Contralor General de la República ha otorgado a su Despacho, en 
virtud de autorizar la celebración de contratos cuyo objet o presenten igualdad con otros.  
 
La motivación que nos asiste, se fundamenta en el hecho que a l a fecha la CGR no ha realizado la intervención 
de su fondo documental acumulado, que comprende documentación e información CGR generada entre 1.923 al 
2.000, situación que conllevó a una no conformidad legal y técnica, advertida por el Archivo General de l a Nación 
y que implicó la formulación de Planes de Mejoramiento en las visitas de inspección y vigilancia de los años 
2013, Plan de Mejoramiento 2014 -2016 (Compromiso aplazado).  
 
Dado la urgencia, complejidad y lo voluminoso y el componente tecnológico de la documentación e información a 
ser intervenida, se optó por que los recursos para su ejecución proviniesen del componente de inversión, 
circunstancia para la cual la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia formuló el Proyecto de Inversión 
BPIN 2 019011000021, “Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e 
información generada por la Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000 nacional ”, 
en tal sentido, en el marco de las actividades elaboración de Diagnostico, Plan Integral de Trabajo Archivístico y 
la planificación, acompañamiento y planificación del proceso de organización documental de la presente vigencia 
2023,  se solicita autorización para  celebrar  contrato de apoyo a la gesti ón con Carlos Fernando Muñoz 
Casadiego C.C. 79.458.006 , quien cumple con los requisitos de idoneidad y experiencia señalados en los 
estudios previos que hacen parte del presente proceso contractual.   
 
Cordialmente,  
 
 
 
DIEGO IVAN BETANCOURT GALEANO  
Director de Gestión  Documental  
 
Proyectado por: Luis Junior Vasquez   
81115 -267- SUPERVISION DE CONTRATOS  
 

 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
 
 
 
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA  
 
 
 
 
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS  
 
 
 
OBJETO  
 
APOYAR A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA — DIRECCIÓN GESTIÓN 
DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES ASISTENCIALES ASOCIADAS AL 
PROCESO DE DIAGNOSTICO DOCUMENTAL DEL FONDO ACUMULADO DE LA CGR - PROYECTO 
BPIN 201901100002 1 – VIGENCIA 2023  
 
 
CIUDAD Y FECHA  
 
Bogotá D.C., marzo  de 2023  
 
 
 
 
 
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA 
CONTRATACIÓN . 
La Dirección de Gestión Documental, DGD, en el artículo 21 del decreto 2037 de 2019, modificatorio 
del artículo 68 del Decreto Ley 267 de 2000, tiene establecidas entre algunas de sus funciones: “3. 
Dirigir, recibir, seleccionar, organizar, administrar y cons ervar los fondos de archivo central y el 
patrimonio documental de la entidad, facilitando su acceso y difusión”1. De acuerdo con lo señalado 
anteriormente la DGD diseña, formula, socializa y genera lineamientos técnicos para operativizar la 
política pública de gestión documental, la cual cubre todo el ciclo vital de los documentos, desde su 
inicio en la recepción y/o producción, distribución, consulta y organización, hasta su cierre en el archivo.  
En el interior de la Contraloría General de la República (CGR) la precitada política pública, se expresa 
en el Sistema de Control de Calidad y Control Interno SIGECI2, en e l proceso “administrar 
documentación”, el cual  es complejo entre otras cosas por el volumen de documentos que se reciben 
y producen diariamente, así como el impacto que ha tenido por la incorporación de las TIC´s de la cual 
la CGR no ha sido ajena, por la  transformación digital, transición de una CGR de trámites y 
procedimientos basados en papel, a una CGR con tramites y procedimientos basados en documentos 
electrónicos.   
De otra parte, la Ley 594 de 2000, determinó parámetros de obligatorio cumplimiento para la 
organización archivística de documentos de las entidades públicas, en cuanto a conservación de los 
documentos en condiciones óptimas, ambientales, operacionales, de seguridad, así como la 
organización de los archivos acorde con instrum entos como las tablas de retención documental3. De 
esta manera, con el fin de garantizar un tratamiento técnico a la documentación producida por las 
entidades públicas, con anterioridad al año 2000, la Ley General de Archivos (Ley 594), desarrolló el 
conc epto de Fondos Documentales Acumulados, (documentos reunidos por una entidad en el 
transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de 
conservación), estableciendo a la vez la metodología para su organización.  
Para el caso de la CGR, el fondo documental acumulado comprende documentación e información del 
periodo 1923 a 2000, que al 2013 aún no había sido organizada, como lo advirtió el  Archivo General 
de la Nación (AGN) en su visita de inspección del año 2013,  posteriormente reconfirmada en visita de 
validación del 4 de julio de 2014, quedando documentado como hallazgo por el ente rector de la política 
archivística como Elaboración de Tablas de Valoración Documental (TVD): Culminar con las tareas de 
revisión hi stórica, entre otras que están adelantando y formular Proyecto de inversión”; para lo cual la 
CGR, acordó con el AGN, el Plan de Mejoramiento Archivístico, PMA, para el periodo 01 -10-2013 al 31 -
12-2015, radicado AGN 1 -2014 -3319, con la acción correctiva de scrita como: “… la Dirección de 
Imprenta Archivo y Correspondencia (DIAC), ahora Dirección de Gestion Documental (DGD) formule 
proyecto de inversión ante el DNP o contratación, con el fin de intervenir el fondo acumulado de la CGR”, 
 
1 Decreto 2037 de 2019. Por el cual se desarrolla la estructura de la Contralaría General de la República, se crea la Dirección de Info rmación, 
Análisis y Reacción Inmediata y otras dependencias requeridas para el funcionamiento de la Entidad . 
2 Documentos del Sistema de Calidad (contraloria.gov.co)  
3 Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental. Ley 594 de 2000 . Por medio de la cual se dicta la Ley General de 
Archivos y se dictan otras disposiciones.  
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
es decir, “las activida des de intervención del Fondo Acumulado CGR”, meta no cumplida por la entidad, 
lo cual se documentó en la mesa de trabajo técnica conjunta entre AGN y CGR sobre el PMA del día 
24 de noviembre de 2016. De acuerdo con la visita integral de vigilancia y contr ol del AGN a la CGR, 
22 al 26 de mayo de 2017, se registró el Hallazgo No. 3 así: “la entidad no cuenta con TVD convalidadas 
por el AGN”, tal como lo establece el Artículo 11 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 24 de la ley 594 de 
2000 y el Acuerdo No. 002  de 20044, circunstancia por la cual, en el Plan de Mejoramiento Archivístico 
(PMA), aprobado a la CGR, incluyó las actividades 1, 1.1, 1.2, 1.3, 2, 3, 4 y 5, cuyo objetivo es 
“Desarrollar las actividades preliminares tendientes a la organización del Fond o Acumulado de la CGR 
y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental”.  
Para el cumplimiento del compromiso adquirido por la CGR ante el AGN, la entonces Dirección de 
Imprenta, Archivo y Correspondencia, formuló el Proyecto de inversió n BPIN 2019011000021, 
denominado “Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e 
información generada por la Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1923 a 2000 
Nacional”, con un horizonte de vigencias 201 9-2023, siguiendo los lineamientos legales  y técnicos  
establecidos por la AGN en el Acuerdo 002 de 20045 para la intervención de fondos acumulados, junto 
con el acompañamiento de la Oficina de Planeación de la CGR, sustentado y viabilizado por la Direcc ión 
de Inversiones y Finanzas Publicas del Departamento Nacional de Planeación.  
El Proyecto de inversión BPIN 2019011000021, acorde a la metodología, contiene tres objetivos 
específicos a saber: a) Optimizar las prácticas de gestionar la documentación e i nformación; b) Construir 
instrumentos archivísticos y c) Aplicar estos instrumentos archivísticos. Cada objetivo específico 
contemplo a su vez acciones necesarias, para su desarrollo: el primer objetivo específico definió cuatro 
componentes; El segundo obj etivo específico contemplo tres componentes y el tercer objetivo específico 
con tres componentes. El desarrollo del proyecto se estructura teniendo como referencia y metodología, 
el Acuerdo AGN 002 de 2004, que define etapas y metodología de un proceso de intervención de un 
fondo acumulado; El Manual de Organización de Fondo Acumulados del AGN y el Acuerdo 004 de 2009, 
que regula el procedimiento de formulación, aprobación, convalidación del instrumento Tablas de 
Valoración Documental. Igualmente, incorpora  otras especificaciones contenidas en otros Acuerdos 
AGN y normas técnicas colombianas, normas internacionales, en lo que hace a organización, 
instrumentos, documentos, expedientes y archivos electrónicos y por ende la aplicación de Tecnologías 
de la Infor mación y las Comunicaciones.  
En la primera parte, se contempla el desarrollando actividades del nivel profesional orientadas a: 
Realizar revisión fuentes de Información Primarias y Secundarias; Formular el Diagnostico Fondo 
Acumulado; Implementar Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y finalmente las actividades 
administrativas propias de todo proyecto de apoyar la planificación, seguimiento, ejecución y evaluación 
del proyecto.  
En cuanto a realizar revisión fuentes de información primarias y secunda rias, esta se orienta a procesar 
y obtener documentos, datos e información que sirva a los diferentes instrumentos, anexos o soportes 
 
4 Acuerdo No. 002 de 2004. (enero 23). Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados .   
5 Fondos Acumulados. Manual de Organización. AGN: División de Clasificación y Descripción  
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
del proyecto, para determinar el contexto histórico institucional bajo el cual se generó la documentación 
e información du rante 1923 a 2000. Las fuentes primarias documentales a trabajar son en campo los 
depósitos de archivo CGR, el trabajo presencial y web en archivos y unidades de información 
bibliográficas (Bibliotecas, hemerotecas, centros de documentación, archivos de me dios escritos, 
orales, televisivos), lo cual demandará la revisión de índices, guías, bibliografías, bases de datos 
especializadas como el Sistema de Información Doctrinario y Normativo (SIDN) del Centro de 
Documentación Judicial (CENDOJ), que permita refe renciar e identificar documentos bibliográficos 
(Libros y publicaciones periódicas) y archivísticos que aporten al proyecto, indicando formato, extensión, 
localización, condiciones de acceso (donación o compra).  
En lo que respecta a la actividad de formul ar el diagnostico Fondo Acumulado, se deben determinar la 
localización y referenciación de  documentación archivística ubicada en otros archivos públicos; 
determinar y describir las herramientas de registro, control y recuperación con las que cuenta la 
menciona documentación e información, los niveles de consultas, los asuntos de que trata, los soportes 
y formatos en los cuales se encuentra, aspectos cuantitativos y cualitativos, sobre volúmenes, 
distribución por dependencias, edificios (Depósitos) y gerenc ias, su estado físico, ente otros muchos 
aspectos.  
El plan de preservación digital a largo plazo, se orienta a determinar el marco técnico y recursos 
tecnológicos, orientados a garantizar que los documentos del fondo acumulado, en papel, microfilm y 
digitales que sean intervenidos (Clasificación, ordenación y descripción) y que adquieren el formato 
electrónico mediante procesos de digitalización y sus datos recogidos en instrumentos archivísticos de 
descripción y recuperación (Inventarios, Índices que se m antengan disponibles  ahora y a futuro a nivel 
del archivo histórico de la CGR).  
El apoyo a la planificación, seguimiento, ejecución y evaluación del proyecto, se justifica, por la 
necesidad de desligar las actividades necesarias de control netamente admi nistrativas de las 
actividades técnicas que el proyecto, razón por la cual acá este apoyo administrativo, ejecuta 
actividades previstas en el plan integral de trabajo archivístico, en lo que hace al seguimiento al plan 
anual de adquisiciones de la vigencia , la ejecución de los recursos asignados en la vigencia, los tramites 
contractuales, su acompañamiento y perfeccionamiento. Además, la consolidación de los informes con 
destino a la PMO de la Oficina de Planeación de la CGR, los registros obligatorios regu lares a rendir y 
registrar mensualmente en el Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión – SPI del DNP y por 
ende la coordinación y atención de los asuntos administrativos que surgen en el equipo interdisciplinario 
de trabajo del proyecto, que involu cra contratistas del nivel asistencial, profesional y terceros externos 
a la CGR.   
La segunda fase del proyecto, contempla en su cadena de valor las actividades de: Estructurar Historia 
Institucional CGR; Desarrollar Plan Integral de Trabajo Archivístico;  y la actividad de Formular las 
diferentes Tablas de Valoración Documental - TVD para cada uno de los periodos definidos en la 
evolución institucional de la CGR.  
Es importante resaltar que la historia de la CGR con fines archivísticos concurrirá se soport ará con los 
insumos construidos en la revisión de fuentes primarias y secundarias, permitiendo estructurar el 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
documento de historia CGR con fines archivísticos, contemplando los apartados de antecedentes, 
creación, cambios estructurales, desarrollo, lugare s de operación, existencia regionales o seccionales, 
marco funcional, atribuciones, estructuración por anualidades y agrupación en hitos. Asimismo, 
reconstruir el contexto histórico de la CGR, en la cual un sinnúmero de dependencias generó diversos 
documen tos, lo cual servirá para que la intervención del fondo respete el principio de orden original, 
soportado en documentación administrativa y documentación técnica; identificando los periodos 
históricos; las estructuras orgánicas reconstruidas y el registro de fuentes primarias del marco funcional.  
Para Desarrollar el Plan Integral de Trabajo Archivístico, se imponen actividades de seguimiento técnico 
y administrativo, acorde a metas priorizadas por vigencia que el proyecto ha definido teniendo en cuenta 
los insumos del Diagnóstico: Métricas para construcción y avance de instrumentos archivísticos; 
Métricas de intervención por volumen documental (Papel, Microfilm y electrónico) y estado conservación 
de los mismos, en lo que hace eventuales materializaciones de  riesgos (perdida de documentos). 
Demandando cuantificación de la inversión, acciones de gestión de talento humano, dimensión de los 
bienes y servicios, requeridos para el logro de las metas y la ejecución de lo previsto en el plan dentro 
de la respectiva vigencia.    
La formulación, construcción, aprobación y convalidación de las diversas Tablas de Valoración 
Documental acorde a los periodos históricos definidos, demandará contar con un equipo 
interdisciplinario de los diferentes perfiles que las elabore c omo: archivista, bibliotecología, historia, 
derecho, administración de empresas, ingeniería industrial, microbióloga industrial, entre otros. Lo cual 
servirá para constituir la documentación que evidencie cada una de las estructura orgánico -funcional, 
establecer los anexos de registro de las fuentes primarias por periodo, las fuentes primarias para 
funciones de las unidades administrativas, los Cuadros de Clasificación Documental históricos y los 
Inventarios Documentales por periodos históricos.  
En la terc era fase, del proyecto se contempla tres actividades Aplicar TVD a Documentos Físicos o 
Análogos; Organizar documentos Microfilmados y Migrar documentos contenidos en medios 
magnéticos.  
En cuanto a la aplicación de las TVD a los documentos físicos o análo gos, esta cuenta con 7.000 metros 
lineales, lo que implica tomar los insumos del Diagnóstico y las TVD, para organizar, preservar y 
controlar los documentos en soporte papel, lo cual incluye: clasificación, ordenación y descripción, 
identificación, rotulad o, marcado, realmacenamiento en carpetas, cajas, así como la generación de 
Inventarios Documentales (Formatos e Inventario Documental) e Inventarios de Expedientes en medios 
electrónicos y físicos.  
La intervención de documentos contenidos en 19.990 rollos  de microfilmación de 16 y 35 ml es con el 
fin de aplicar igualmente las TVD, lo que involucra unas actividades preliminares por cada rollo de 
microfilm, como lo es el diagnostico (levantamiento de inventarios en estado natural, individualización 
de actas iniciales, actas finales e índices, registro de datos, marca película, tipo de contenedor para 
determinar la clasificación), entendido como un proceso de intervención física o de saneamiento 
(determinados por el diagnostico) y el proceso de conversión a me dios digitales. Una vez se encuentren 
en formato electrónico, se inicia el proceso de la organización (Clasificación, ordenación y descripción), 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
preservación y control de los documentos en soporte electrónicos, lo cual incluye: actividades de 
descripción, identificación, almacenamiento, conformación de expedientes electrónicos, generando 
Inventarios Documentales (Formatos e Inventario Documental) e Inventarios de Expedientes, en medios 
electrónicos.  
La tercera actividad técnica del proyecto, está orientada  al proceso de recuperación de documentos y 
datos e información contenidos fundamentalmente en dos grandes grupos o categorías de soportes, el 
primero el material magnético  de cintas (DLT, DAT, LTO y SLR), además, VHS, betamax, casetes, 
micro casetes, y e l otro gran grupo el material ópticos entre los cuales se incluyen discos compactos, 
disquetes y CD/DVD, medios que por estar en situación de obsolescencia, enfrentan altas posibilidades 
de materializar el riesgo de pérdida6; para lo cual se realizó preli minarmente una identificación del medio, 
señalando sus características físicas, área generadora, estado físico, asuntos, fecha, cantidad, 
vinculación a expedientes físicos a los que estaba asociado y localización física del depósito de archivo7. 
La interv ención de este tipo de soportes demanda adicionalmente la ejecución de las siguientes 
actividades que hacen parte de la metodología como: definición de los procedimientos de intervención 
para cada tipo de material; extracción de material (soportes) a inter venir de las unidades de 
conservación (cajas); rotulado de cada tipo de material y por separado para cada uno de los tipos 
identificados; verificación y actualización de inventarios del material; establecimiento de los flujos de 
trabajo; extracción de la i nformación o los contenidos; almacenamiento de la información; análisis y 
preparación de la información para transferencia; extracción de listados de los objetos digitales 
existentes en los contenedores de información y transferencia y entrega del producto8. 
En este orden de ideas, para el desarrollo del proyecto BPIN de organización o intervención del fondo 
acumulado de la CGR 1923 a 2000, el área formuladora y ejecutara, la DGD, requiere contar con equipo 
interdisciplinario, especificación técnica y apli cación metodológica de la AGN9. Por lo tanto, este tipo de 
intervenciones documentales demanda la ejecución de tareas orientadas a reconstruir el quehacer 
funcional de las entidades en el momento en que se generaron los documentos, para el caso de la CGR 
desde el periodo 1923 a 2000, documentando los sistemas o formas de hacer control fiscal, análisis 
jurídico de las normas, reconstrucción  de la estructura administrativa de la CGR y formulación de los 
programas e instrumentos archivísticos requeridos para  el proceso de organización de documentos de 
un fondo acumulado. Sin embargo, en la formulación e implementación del instrumento base del 
presente proyecto BPIN, las TVD se deben conformar con el equipo interdisciplinario recomendando en 
este documento la presencia de archivistas, abogados, historiadores, administradores de empresas, 
 
6Articulo 21 Riesgos para la Preservación Digital a Largo Plazo , riesgos mínimos a tener en cuenta en la formulación de un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo: a) 
Obsolescencia y d egradación del soporte físico; B) Obsolescencia del formato del documento digital; c) Obsolescencia del software; d) Obsolesc encia del hardware; e) Desastres naturales; 
f) Ataques deliberados a la información;  g) Fallas Organizacionales y h) Errores human os que pudiesen afectar la preservación de la información.  
7 Artículo Tercero Organización de los Fondos Acumulados. Segunda Etapa. Diagnostico . Acuerdo No. 002 de 2004 (enero 23). Por el cual se establecen los 
lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.  
8 Fase 2. Diagnostico, Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. AGN. Bogotá, 2021, pág. 18 -24.. 
9 Artículo 7. Equipo Interdisciplinario para su elaboración. Acuerdo AGN No. 04 de 2019. 3 00419. Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, 
evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y 
Tablas  de Valoración Documental – TVD.  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
ingenieros industriales, microbiólogos industriales, entre otros. Por ende, este requisito de 
interdisciplinariedad busca que los productos de gestión documental estén armoniza dos y 
estandarizados al interior de la CGR,  debiendo contar con la validación administrativa, jurídica y 
tecnológica, circunstancia que explica el principio archivístico de coordinación y acceso10, que le exige 
a la DGD actuar coordinadamente con otras ár eas institucionales evitando la duplicidad de acciones 
frente a los documentos de archivo, situación que recoge y expresa finalmente, el quinto componente 
de la política de gestión documental  de las entidades, de obligatorio cumplimiento de la DGD, 
“coope ración, articulación y coordinación permanente”11 frente a las áreas de tecnología, las oficinas de 
planeación y en general con los productores de información”.  
En el nivel asistencial, se demanda el desarrollo de actividades, que se derivan del Diagnosti co 
Documental y del Plan Integral de Plan de Trabajo Archivístico Integral, las cuales se ubican en tres 
actividades, 1. Inventario documentos en estado natural en diferentes soportes y formatos (Papel, rollos 
y electrónicos)  a intervenir (Acorde a identi ficación previa de documentos según lugares -Depósitos; 
Según secciones o áreas productoras y según identificación por asuntos); 2. Entrega de documentos 
inventariados de diferentes soportes y formatos (Papel, rollos y electrónicos)  a ser intervenidos por  la 
persona jurídica seleccionada contractualmente para realizar la mencionada intervención u organización 
documental y 3. Realizar la recepción de los productos terminados que realice la persona jurídica que 
haya realizado la mencionada intervención u org anización documental.  
Para el dimensionamiento de las cantidades a ejecutar, se parte de presentar la cantidad de registros 
procesados desde el 2019 a 2022 (Periodo febrero a diciembre), los cuales se presentan a continuación:  
  
SERIE HISTORICA ACTIVIDADES EJECUTADAS PROCESAMIENTO PERIODO 2019 - 2022  
Vigencia  Soporte  Cantidad 
FUID 
(estado 
Natural)  Cantidad 
de 
Registros  Cantidad 
unidades 
con 
verificació
n de 
existencia 
real y 
material  Cantidad de 
Unidades 
con 
identificació
n básica, 
localizadas 
y extraídas  Cantidad de 
unidades 
inventariadas 
y etiquetadas  Observaciones  
2019  Rollos Microfilm  1 1.585  1.585  1.585  1.585  Área 
administrativa  
2020  Rollos Microfilm  1 217 217 217 217 Área 
administrativa  
2020  Rollos Microfilm  1 383 383 383 383 Área Jurídica  
2020  Rollos Microfilm  1 349 349 349 349 Área Auditoria  
2020  Papel  9 18.760  18.760  18.760   9 Inventarios; 
2680 cajas; 
18760 registros  
 
10 I) Coordinación y acceso, Articulo 2.8.2.5.5. Principios del proceso de gestión documental; Decreto 1080 de 2015, Decreto Reg lamentario Único del Sector Cultura.  
11 E) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de  la 
información; Articulo 2.8.2.5.6 Componentes de la política de gestión documental, Decreto 1080 de 2015, Decreto Reglamentario  Único del Sector Cultura.  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
2020  Magnéticos 
(Cintas de 
Backup)  1 4.633  4.633  4.633  4.633  Cintas de 
Backup  
2020  Unidades 
externas de 
almacenamiento 
- Ópticos  1 5.233  5.233  5.233  5.233  Disquete, CD, 
DVD, memoria, 
discos duros u 
otros)  
2021  Rollos Microfilm  1 38 38 38 38 Área 
Administrativa  
2021  Rollos Microfilm  1 2.928  2.928  2.928  2.928  Área 
Administrativa  
2021  Rollos Microfilm  1 468 468 468 468 Área Auditoria  
2021  Papel  29 13.979  13.979  13.979   29 Inventarios; 
1.997 cajas; 
13.979 registros  
2021  Objetos Digitales  1 294.961  294.961  294.961   Carpetas 
electrónicas; 
archivos 
electrónicos  
2021  Unidades 
externas de 
almacenamiento 
- Ópticos  1 12.538  12.538  12.538  12.538  Disquete, CD, 
DVD, memoria, 
discos duros u 
otros)  
2022  Rollos Microfilm  1 850 850 850 850 Área Auditoria  
2022  Papel  5 19.000  19.000  19.000   5 Inventarios; 
2.714 cajas; 
19.000 registros  
2022  Unidades 
externas de 
almacenamiento 
- Ópticos  1 24.000  24.000  24.000  24.000  Disquete, CD, 
DVD, memoria, 
discos duros u 
otros)  
2022  Objetos Digitales  1 900.000  900.000  900.000   Carpetas 
electrónicas; 
archivos 
electrónicos  
2022  Rollo de película 
fotográfica 
Digitalizada de 
12 a 36 
Exposiciones  1 500 500 500  Carpetas 
electrónicas; 
archivos 
electrónicos  
    58 1.300.422  1.300.422  1.300.422  53.222    
 
Para la fijar el indicados de las actividades específicas por persona se toma la cantidad de registros a 
procesar para el periodo enero de 2023 a diciembre de 2023, obteniéndose el siguiente registro:  
 
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
ACTIVIDADES PROYECTADAS VIGENCIA 2023  
Vigencia  Soporte  Cantidad 
FUID 
(estado 
Natural)  Cantidad 
de 
Registro
s Cantidad 
unidades 
con 
verificació
n de 
existencia 
real y 
material  Cantidad de 
Unidades con 
identificación 
básica, 
localizadas y 
extraídas  Cantidad de 
unidades 
inventariadas 
y etiquetadas  Observaciones  
2023  Rollos 
Microfilm  1 284 284 284 284 Área Auditoria  
2023  Papel  29 10.548  10.548  10.548   5 Inventarios; 2.714 
cajas; 19.000 registros  
2023  Unidades 
externas de 
almacenamient
o - Ópticos  1 11.450  11.450  11.450  11.450  Disquete, CD, DVD, 
memoria, discos duros 
u otros)  
2023  Rollo de 
película 
fotográfica 
Digitalizada de 
12 a 36 
Exposiciones ó 
1 colección 
registros 
fotográficos por 
video  1 500 500 500  Carpetas electrónicas; 
archivos electrónicos  
2023  VHS - Cintas 
Video Beta 
Digitalizada o 1 
Video por 
evento  1 22 22 22  Carpetas electrónicas; 
archivos electrónicos  
  33 22.804  22.804  22.804  11.734   
 
  Teniendo en cuenta que son 25 contratistas con objeto contractual igual, se pondera de manera  
equitativa entre las veinticinco  (25) personas las cantidades de registros a procesar, siendo la 
siguiente meta la que se establece como propósito a desarrollar para el presente contrato:  
Cantidad 
FUID 
(estado 
Natural)  Cantidad 
de 
Registros  Cantidad 
unidades con 
verificación de 
existencia real y 
material  Cantidad de 
Unidades con 
identificación 
básica, 
localizadas y 
extraídas  Cantidad de 
unidades 
inventariadas y 
etiquetadas  
2 1520  1520  1520  782 
  
Así las cosas, se requiere la contratación de veinticinco (25) bachilleres con mínimo dieciocho (18) 
meses de experiencia laboral, los cuales desarrollarán actividades de tipo asistenciales previstas en 
el tercer objetivo del proyecto BPIN (Aplicar instrum entos archivísticos a documento) como lo es el 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
acopio, procesamiento y análisis de  información que soporte los instrumentos, (Historia institucional, 
cuadro de clasificación documental, Diagnósticos, Banco Terminológicos, Planes de trabajo 
archivísticos i ntegral por fases, Tablas de Valoración Documental; Inventarios documentales; 
Índices, etc. Teniendo en cuenta los soportes formatos (Papel, Rollos, Electrónicos, etc.), los asuntos 
(Laborales, Normativos, Contables, misionales), los periodos institucional es, se dimensionó en el 
marco de la ejecución del proyecto de intervención de los fondos acumulados CGR.  
En este sentido y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del  Decreto 1082 de 
2015, es procedente la contratación con aquella pers ona que acredite experiencia directamente  
relacionada con el objeto contractual, verificando los requisitos de idoneidad y  experiencia, en aras 
de satisfacer la necesidad planteada.  
Así las cosas, y teniendo en cuenta que en la planta de personal de la Entidad no  se cuenta con 
personal suficiente que asuma la ejecución de las actividades  propuestas en el objeto de la 
contratación, es procedente la misma.  
2. OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES, AUTORIZACIONES, 
PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN.  
2.1 Objeto a contratar  
APOYAR A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA — DIRECCIÓN GESTIÓN 
DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES ASISTENCIALES ASOCIADAS AL 
PROCESO DE DIAGNOSTICO DOCUMENTAL DEL FONDO ACUMULADO DE LA CGR  - PROYECTO 
BPIN 201901100002 – VIGENCIA 2023  
2.1.1  Plan Anual de Adquisiciones  
 
Una vez revisado el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, aprobado para la vigencia 2023, se 
puede observar que se encuentra descrito en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública 
www.colombiacom pra.gov.co   
 
2.2 Clasificación UNSPSC  
 
De acuerdo con la codificación de bienes y servicios del código estándar de productos y servicios de 
Naciones Unidas, los servicios a suministrar se encuentran codificados, hasta en el tercer nivel de la 
siguiente manera:  
 
Código 
Segmento  Nombre 
Segmento  Código  
Familia  Nombre  
Familia  Código 
Clase  Nombre Clase  
80000000  Servicios de 
gestión, 
servicios 
profesionales 
de empresa y 
servicios 
administrativos  80110000  Servicios de 
asesoría de 
gestión  80111600  Servicios de 
recursos 
humanos 
personal 
temporal  
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
 
2.3 Especificaciones técnicas aplicables  
 
N.A. 
2.4 Obligaciones de las partes  
 
2.4.1 Del Contratista  
 
2.4.1.1 Obligaciones Generales  
 
1. Constituir, ampliar, prorrogar o modificar las garantías en el evento en que se aumente el valor del 
contrato, se prorrogue su vigencia o se modifiquen sus condiciones. Así mismo, reponer las garantías 
cuando el valor de las mismas se vea afectado por razó n de siniestros. De lo anterior el contratista 
debe comunicar a la compañía de seguros.  
2. Realizar oportunamente los pagos al sistema de seguridad social en salud, pensión y ARL, de acuerdo 
con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley  1150 del 2007.  
3. Mantener fijos los precios ofertados, los cuales no estarán sujetos a reajuste.  
4. Afiliarse a una Administradora de Riesgos Laborales Conforme a lo ordenado por el literal a) numeral 
1 del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 que establece: “so n afiliados al Sistema General de Riesgos 
laborales: a) En forma obligatoria “(…) las personas vinculadas a través de un contrato formal de 
prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, 
comerciales  o administrativos, con duración superior a un mes y con precisión de la situación de 
tiempo, modo y lugar que se realiza dicha prestación (…).”  
5. Atender de forma oportuna todas las consultas e inquietudes que sean requeridas por el supervisor 
del contrato, a través de diferentes medios de comunicación.  
6. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato y seis (6) meses más.  
7. Guardar  absoluta reserva sobre toda la información que le sea suministrada o conocida con ocasión 
de la ejecución del contrato.  
8. Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que le sean imputables, con ocasión del 
contrato.  
9. Informar de manera inmediata  cualquier hecho o circunstancia que pueda indicar en la no oportuna o 
debida ejecución del contrato o que pueda poner el peligro los legítimos intereses de la Contraloría, y 
proponer alternativas de solución a la misma.  
10. Subir a la plataforma del SECOP II a través de la sección 7 “Ejecución del contrato documentos 
ejecución del contrato” del SECOP II, el informe mensual de actividades y los documentos que lo 
soporten. De igual manera al finalizar el contrato deberá constar en la plataforma el informe final de 
ejecución, con el visto bueno del supervisor del contrato.  
11. Entregar al finalizar el contrato todo y cada uno de los documentos que le hayan sido suministrados 
con ocasión de su ejecución, en atención a lo establecido en las normas de archivo de gestión 
documental, para lo cual EL CONTRATISTA deberá tramitar ante la Dirección de Imprenta, Archivo y 
Correspondencia, el respectivo paz y salvo.  
12. Entregar al finalizar el contrato , todos y cada uno de los elementos devolutivos que le hayan sido 
suministrados co n ocasión de la ejecución del contrato, para lo cual EL CONTRATISTA deberá 
tramitar ante la Dirección de Infraestructura, Bienes y Servicios, el respectivo paz y salvo.  
13. Tramitar al finalizar el contrato el paz y salvo de viáticos, el cual debe realizarse a nte la Tesorería de 
la Dirección Financiera . 
14. Tramitar al finalizar el contrato el paz y salvo ante la Unidad de Seguridad y Aseguramiento 
Tecnológico e Informático (USATI) . 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
15. Cumplir con las demás obligaciones que se deriven del contrato, las previstas en la  propuesta, así 
como las señaladas en la ley para el tipo de contrato a celebrar.  
 
2.4.1.2  Obligaciones Específicas  
 
Las obligaciones específicas a desarrollar en desarrollo del contrato a celebrar son  las siguientes:  
 
1. Entregar mensualmente y debidamente diligenciado el formato único de inventario documental FUID, 
de documentos generados por Unidades Administrativas predecesoras del periodo 1923 -2000 de la 
CGR.  
2. Elaborar un informe mensual que contenga el avance de actividades en relación con la s obligaciones 
contractuales específicas, de conformidad con el plan de trabajo.  
3. Capturar en los formatos manuales y electrónicos los datos de documentos simples y unidades 
documentales compuestas.  
4. Realizar identificación y marcación sobre contenedores (carpetas, estuches de rollos de Microfilm, 
CD, DVD, USB, discos o cintas de backup ) o demás unidades de conservación de los documentos, 
llevando el registro documentado.  
5. Realizar las actividades de clasificar los documentos, acorde a las instrucciones impartidas por la 
Dirección de Gestión Documental.  
6. Realizar el diligenciamiento de l os formatos y plantillas destinadas a obtener información, sobre el 
estado y características (físicas) y electrónicas de los documentos pertenecientes al fondo documental 
CGR.  
7. Verificar y validar la localización física y electrónica de los documentos del fondo acumulado, CGR, 
ya sea al interior del edificio Archivo Central CGR, en Bogotá, como los que reporten las 31 Gerencias 
Departamentales Colegidas.  
8. Validar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los productos o servicios definidos como 
entregables del proceso de intervención del fondo documental CGR, antes de su ingreso al Archivo 
Histórico de la CGR.  
9. Llevar registro documentado y versionado de los diversos instrumentos que se diligencian, con destino 
al Diagnostico; Plan Integral de Trab ajo Archivístico o demás instrumentos de descripción archivística.  
10. Clasificar, ordenar y describir la documentación física y electrónica que se genere aplicando las Tablas 
de Retención Documental o los criterios que el proyecto libere en cuanto a asuntos a ser incorporados 
en la Tabla de Valoración Documental, TVD.  
11. Apoyar en las actividades tendiente a garantizar la disponibilidad de la documentación física y 
electrónica, acorde a las Tablas de Retención Documental a nivel de las estaciones de trabajo, 
cuentas de correo electrónico, recursos colaborativos de trabajo (Recursos compartido, OneDrive, 
Sistemas de Información Corporativos) y demás recurso que le asigne la Dirección de Gestión 
Documental.  
12. Acatar y respetar la política de seguridad de la informa ción de la CGR, garantizando la adecuada 
manipulación de los equipos de hardware y software, que se le asignen para la ejecución de las 
actividades, a la cual tenga acceso en cumplimiento de sus funciones garantizando la devolución de 
la misma una vez term ine el vínculo contractual con la CGR  
 
2.4.2 De la Contraloría  
 
1. Efectuar el registro presupuestal del contrato.  
2. Aprobar las garantías que se constituyan con ocasión a la suscripción del contrato.  
3. Cancelar el valor del contrato, de conformidad con lo establecido en el presente documento.  
4. Supervisar el contrato por parte del funcionario que para tal efecto designe la Contraloría.  
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
5. Brindar el soporte y acompañamiento que requiera el contratista, para la correcta ejecución del 
contrato.  
6. Cumplir con las demás obligaciones que se deriven del contrato y las previstas en la ley para el tipo 
de contrato a celebrar.  
 
2.5 Plazo de Ejecución  
 
El plazo de ejecución del contrato será hasta el 3 0 de septiembre  de 2023, contado a partir del cumplimiento 
de los requisito s de perfeccionamiento y ejecución.  
 
2.6 Lugar de Ejecución  
 
El lugar de ejecución del contrato, será la ciudad de Bogotá, D.C.  
 
2.7 Supervisión del Contrato  
 
La vigilancia de la ejecución del contrato se ejercerá por el Director de Gestion Documental de la Contraloria 
General de la Republica.  
 
2.8 Identificación del contrato a celebrar.  
 
Contrato de Prestación de Apoyo a la Gestion  
 
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DE L CONTRATISTA Y JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS 
FUNDAMENTOS JURÍDICOS  
 
De conformidad con lo establecido en el literal h), numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en 
concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, la Contraloría Ge neral de la República 
podrá contratar directamente con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato 
de prestación de servicios, quien deberá haber demostrado idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto 
del presente contra to. 
   
Asimismo, la norma en cita señala que “ Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden 
a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las 
funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o 
asistenciales… ” 
 
En este orden de ideas la modalidad de selección aplicable para el presente proceso es la contratación  
directa, amparado en la causal del artículo 2.2.1.2.1.4.9 d el Decreto 1082 de 2015.  
 
Finalmente es menester aclarar que el vínculo jurídico que se generará con este trámite, será el contrato 
de prestación de servicios de apoyo a la gestion , por tanto las obligaciones inherentes al contratista deben 
ser ejecutadas por él mismo con la respectiva autonomía, independencia y responsabilidad, de suerte que 
no se configura subordinación respecto del contratante, así como también por cuanto el objeto contractual 
no implica el cumplimiento o desarrollo de Función Pública o ejercicio de autoridad dado que las labores 
contratadas son de simple apoyo a la actividad de la Administración Pública y/o al mejor funcionamiento de 
la entidad.  
 
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL 
PRESUPUESTO Y DISPON IBILIDAD PRESUPUESTAL  
 
4.1 Análisis del Sector  
 
Se analiza el mercado del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de conformidad con el 
artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, el presente tema se aborda desde las siguientes 
perspectivas:  
 
PERSPECTIVA LEGAL:  El Consejo de Estado, en relación con las diferencias que existen entre el Contrato 
de Prestación de Servicios Profesionales y el de Apoyo a la Gestión, estableció:  
 
 
e) El contrato de prestación de servicios d e simple apoyo a la gestión.  
 
“….se entiende entonces por contratos de “apoyo a la gestión” todos aquellos otros contratos de 
“prestación de servicios” que, compartiendo la misma conceptualización anterior, esto es, el 
desempeño de actividades identificab les e intangibles, el legislador permite que sean celebrados por 
las entidades estatales pero cuya ejecución no requiere, en manera alguna, de acuerdo con las 
necesidades de la administración (previamente definidas en los procesos de planeación de la 
Entid ad), de la presencia de personas profesionales o con conocimientos especializados.  
 
Se trata entonces de los demás contratos de prestación de servicios, caracterizados por no ser 
profesionales o especializados, permitidos por el artículo 32 No 3º de la Ley  80 de 1993, esto es, que 
involucren cualesquiera otras actividades también identificables e intangibles que evidentemente sean 
requeridas por la entidad estatal y que impliquen el desempeño de un esfuerzo o actividad de apoyo, 
acompañamiento o soporte y d e carácter, entre otros, técnico, operacional, logístico, etc., según el 
caso, que tienda a satisfacer necesidades de las entidades estatales en lo relacionado con la gestión 
administrativa o funcionamiento de la correspondiente entidad, pero sin que sean necesarios o 
esenciales los conocimientos profesionales o especializados para su ejecución, los cuales, como se 
ha advertido, se reservan exclusivamente para el “contrato de prestación de servicios profesionales”, 
y no para éstos de simple “apoyo a la gest ión”. (…)  
 
Así las cosas, conviene, para mayor claridad expositiva, precisar que en el marco del contrato de 
simple prestación de servicios de apoyo a la gestión, las necesidades que pretenden ser satisfechas 
por la Administración no comprometen, en modo a lguno las actividades que son propias de 
conocimientos profesionales o especializados; aun así, ello no excluye que dentro de esta categoría 
conceptual se enmarquen actividades de carácter técnico las cuales, requiriendo un despliegue 
intelectivo, no recae n dentro del concepto de lo profesional, así como otras necesidades en donde, 
según las circunstancias, el objeto contractual demanda la ejecución de acciones 
preponderantemente físicas o mecánicas; es decir, se trata de una dualidad de actividades dentro del 
concepto “de simple apoyo a la gestión”; unas con acento intelectivo y otras dominadas por 
ejecuciones físicas o mecánicas. Lo distintivo, en todo caso, es que no requiere que sean cumplidas 
con personal profesional. (…)”. 12  
 
De acuerdo con lo anterior y acorde con las normas transcritas, se podrá contratar directamente la 
 
12 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, (2 de diciembre de 2013) Expediente 
41719 [CP Jaime Orlando Santofimio).  
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
prestación de servicios de apoyo a la gestión, con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de 
ejecutar el objeto del contrato y acredite tener la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el 
área de que se trate; entendiendo como tales los servicios de natu raleza intelectual diferentes a los de 
consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, así como los relacionados para 
el desarrollo de actividades operativas, logísticas o asistenciales.  
 
PERSPECTIVA COMERCIAL:  El Código de Com ercio, artículo 1 y 23, establece, respectivamente: 
Aplicabilidad de la Ley Comercial.  Los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirán por las 
disposiciones de la ley comercial, y los casos no regulados expresamente en ella serán decididos por 
analog ía de sus normas; No son mercantiles:  1) La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico 
o al uso del adquirente y la enajenación de los mismos o de los sobrantes; 2) La adquisición de bienes para 
producir obras artísticas y la enajenación de ést as por su autor; 3) Las adquisiciones hechas por 
funcionarios o empleados para fines de servicio público; 4) Las enajenaciones que hagan directamente los 
agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán 
mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, 
siempre y cuando dicha transformación no constituya por sí misma una empresa, y 5) La prestación de 
servicios inherentes a las profesiones liberales. D e conformidad con lo anterior, al futuro contratista no le 
es aplicable la ley comercial.  
 
PERSPECTIVA FINANCIERA:  Este aspecto es aplicable al futuro contratista que esté obligado a llevar y 
reportar estados financieros y demás características financiera s.  
 
PERSPECTIVA TÉCNICA:  En el marco de las funciones propias de la Dirección de Gestion Documental , 
con la presente contratación se pretende soportar jurídicamente lo relacionado con la Gestión documental.  
 
4.2. Variables utilizadas para calcular el presupuesto  
 
La prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se celebra con personas naturales que se 
encuentran en capacidad de acreditar el cumplimiento de los requisitos de formación y experiencia definidos 
por las entidades contratante s a través de los Estudios Previos, con el objeto de satisfacer las necesidades 
previamente identificadas y contribuyendo así al cumplimiento de los fines propios de las organizaciones.   
 
Igualmente, las personas naturales que prestan sus servicios profes ionales o de apoyo a la gestión de 
manera independiente, se especializan en ramas determinadas, de acuerdo con las necesidades 
particulares que sean demandadas en relación con su profesión u oficio.  
 
Es por eso, que el servicio profesional o de apoyo a la gestión que se preste en ejecución de los objetos 
contractuales definidos por las entidades, comprende conocimientos adquiridos a través de una formación 
académica específica y de la experiencia laboral, profesional o la relacionada directamente con las 
actividades a desarrollar. Esto implica que el contratista debe acreditar la idoneidad y experiencia mínima 
necesaria para garantizar que se satisfaga adecuadamente la necesidad identificada por la entidad.  
 
Ahora bien, de acuerdo con lo observado en el sec tor, y dado que los contratos que se demandan por parte 
de las entidades suelen ser ejecutados mayormente por personas naturales que se encuentran en 
capacidad de desarrollar las actividades contratadas, se establece que a la luz de lo dispuesto en el lite ral 
h) numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto 
1082 de 2015, este tipo de contrataciones son celebradas por los contratistas de forma directa, sin que para 
el efecto sea necesario la presen tación de varias ofertas, lo que implica que las personas naturales 
interesadas en celebrar contratos de prestación de servicios con entidades públicas, podrán hacerlo sin 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
que sea necesario surtir un proceso competitivo previo.  
 
Análisis Económico y del S ector  
 
La actividad de un país engloba a su vez las diferentes actividades económicas que ejercen sus actores. 
Es por esto que, para facilitar su comprensión, la misma se encuentra clasificada por sectores económicos, 
según la actividad que se desarrolle.  
 
Esta clasificación en consecuencia se realiza en tres grandes sectores. El primero corresponde al sector 
primario o sector agropecuario, el segundo corresponde al Sector secundario o sector Industrial y el tercero 
corresponde al Sector terciario o sector  de servicios.  
 
Este último sector, comprende todas las actividades que no producen una mercancía en sí misma, a 
diferencia de los dos primeros que se encargan de la producción de bienes tangibles, por lo que también 
son considerados como sectores productivos. No obstante , lo anterior, el sector terciario, si bien no produce 
bienes tangibles, constituye un factor importante en la economía nacional. Al respecto el sector terciario o 
de servicios comprende, por ejemplo, actividades de comercio, hotelería, servicios financier os, 
comunicaciones, y por supuesto los servicios profesionales y de apoyo a la gestión.   
 
En relación con el Producto Interno Bruto (PIB), según el Boletín Técnico del DANE, “en el tercer trimestre 
de 2022, el Producto Interno Bruto, en su serie original, crece 7,0% respecto al mismo periodo de 2021” 13 
tal como se presenta a continuación:  
 
 
Producto Interno Bruto. Tasa de crecimiento en volumen  
2017 - I / 2022 - III 
 
 
Así mismo, analizando específicamente las actividades profesionales, científicas y técnicas que hacen parte 
del sector servicios, podemos evidenciar que, “en el tercer trimestre de 2022, el valor agregado de las 
actividades profesionales, científicas y téc nicas; y actividades de servicios administrativos y de apoyo crece 
7,9% en su serie original, respecto al mismo periodo de 2021” 14. Dicha dinámica se explica principalmente 
por los siguientes comportamientos:  
 
13 Fuente: DANE. Boletín Técnico. Producto Interno Bruto (PIB), III Trimestre 2022. Información actualizada al 15 de noviembre d e 
2022. Tomado de: https://www.dane.gov.co/files/investigaciones/boletines/pib/bol_PIB_IIItrim22_producion_y_gasto.pdf  
14 DANE. Boletín Técnico. Producto Interno Bruto (PIB), III Trimestre 2022. Información actualizada al 15 de noviembre de 2022. 
Tomado de: https://www.dane.gov.co/files/investigaciones/boletines/pib/bol_PIB_IIItrim22_producion_y_gasto.pdf  

 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
 
• Actividades profesionales, científicas y técn icas crece 5,1%.  
• Actividades de servicios administrativos y de apoyo crece 10,1%  
 
Tasas de crecimiento en volumen. Tercer trimestre 2022  
Actividades profesionales, científicas y técnicas  
 
 
Lo anterior, permite concluir que el sector servicios ha tenido un crecimiento especialmente en las 
actividades profesionales, científicas y técnicas, así como en las actividades de servicios administrativos y 
de apoyo, respecto al mismo periodo para la vi gencia anterior.  
 
Por otro lado, en cuanto a la remuneración de servicios, se debe entender que la misma constituye el pago 
a personas naturales por los servicios que prestan para el cumplimiento de actividades que no pueden ser 
atendidos con personal de planta de entidades públicas o que requieren conocimientos especializados y 
los cuales están sometidos al régimen de contratación estatal señalado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 
de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás normas vigentes que resultan aplicabl es.  
 
Sobre este particular, resulta importante señalar que teniendo en cuenta las necesidades de la Entidad  y 
los requerimientos de las diferentes dependencias respecto del tipo de servicios a contratar, mediante oficio 
2022IE0137026 con fecha 19 de diciembre de 2022, la Gerencia Administrativa y Financiera de la 
Contraloría General de la República estableció cr iterios para asignar honorarios para los contratos de 
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.  
 
La fijación de los criterios de estudios en la referida tabla obedeció a parámetros unificados para la 
asignación de honorarios a los con tratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, 
con fundamento en criterios de idoneidad y experiencia, por lo que para la vigencia 2023, se tendrá en 
cuenta los rangos para el pago de honorarios dispuestos conforme a los criter ios definidos por la Entidad.  
 
Igualmente resulta relevante mencionar que la prestación de los servicios profesionales y de apoyo a la 
gestión, de acuerdo con la legislación colombiana vigente lleva implícita las cargas impositivas a que haya 
lugar, las cu ales en la generalidad corresponden específicamente al pago del impuesto al valor agregado 
IVA, según el contratista sea o no responsable del impuesto, hecho que debe ser verificado del Registro 
Único Tributario (RUT), el cual deberá ser presentado conform e lo dispuesto en la lista de chequeo para la 
celebración del contrato, así como el cumplimiento de las obligaciones tributarias referentes a la retención 
en la fuente y gravámenes cuando estos apliquen.  
 
De conformidad con lo manifestado, los honorarios f ijados por la Contraloría, pueden comprenden el IVA 
(en los casos que aplique) y la totalidad de impuestos que genere la ejecución del contrato, así como la 
totalidad de gastos y costos en que deba incurrir el contratista para garantizar la satisfacción de l objeto 

 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
contractual y el cumplimiento de las obligaciones a su cargo.  
 
Las labores asistenciales u operativas a ejecutarse, se harán con documentos cuyo tarifas se mueven en 
una complejidad, baja, media y alta, como se ilustra las tarifas en pesos colombi anos, propias del proceso 
de organización documental, que impacta los honorarios del personal vinculado a un proyecto similar al de 
la CGR, sean del nivel, profesional, técnico u asistencial u operativo, como es el presente caso,  tarifas de 
referencia est ablecidas por el Archivo General de la Nación, para procesos de organización documental, 
determinadas por el nivel de complejidad de las unidades documentales a intervenir, como se demuestra 
en las tarifas de los años 2016 al 2020, donde los documentos de “alta complejidad”, como los del fondo 
acumulado de la CGR, representan mayores costos:  
NIVEL DE 
COMPLEJIDAD  DESCRIPCION POR 
METRO LINEAL  VIGENCIA 
2017. 
Resolución 
AGN No. 053. 
(22 Febrero)  VIGENCIA 
2018. 
Resolución 
AGN No. 
008. (13 
Enero)  VIGENCIA 
2019. 
Resolución 
AGN No. 
085. (5 
Febrero)  VIGENCIA 
2020. 
Resolución 
AGN No. 
049. (28 
Enero)  VIGENCIA 
2021. 
Resolución 
AGN No. 
088. (19 
Febrero)  
BAJA  Aplicada a unidades 
documentales simples 
(Un solo tipo 
documental) tales 
como actas, 
resoluciones, 
acuerdo s, decretos, 
etc. $ 1.294.500  $ 
1.328.000  $ 
1.161.809  $ 
1.427.600  
$ 
2.375.000  MEDIA  Se aplica para 
unidades 
documentales 
complejas, pero que 
están compuestas por 
tipos documentales 
homogéneos y de fácil 
identificación o para 
series documentales 
complejas con 
documentación 
posterior a 1990.  $ 1.553.500  $ 
1.594.000  $ 
1.394.281  $ 
1.716.300  
ALTA  Se aplica para 
unidades 
documentales 
complejas, 
heterogéneas tales 
como expedientes 
personales, historias 
laborales, historias 
clínicas, expedientes 
contractuales, 
documentación 
histórica o anterior a 
1989 o documentos 
que se encuentran en 
un fondo acumula do. $ 2.071.000  $ 
2.125.000  $ 
1.858.750  $ 
2.288.000  
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
NOTA:  Se estableció una sola tarifa por metro lineal, advirtiendo que la organización por metro lineal generaba un cobro 
básico. Señalando que las actividades complementarias, cuyo costo no se estaba incluido en la anterior tarifa se costeara 
de manera independiente, teniendo un costo adicional, señalando tres grandes grupos de actividades complementarias 
con subactividades: Actividades complementarias; Proceso de Conservación y Monitoreo Ambien tal.  
Bajo esta consideración establecer unos honorarios mensuales de TRES MILLONES 
TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ 3. 300.000), para ejecutar labores operativas y asistenciales 
de apoyo al equipo profesional y técnico del proyecto, soporta la contraprestación que tendrá el 
futuro contratista por el cumplimiento de las obligaciones a contratar, circunstancia por lo cual al a 
nivel de perfil se solicita como requisito el de bachiller con  dieciocho (18 ) meses de experiencia 
laboral , circunstancia por lo cual este en capacidad de realizar las actividades  orientación de 
usuarios, recepción telefónica, impresión, mensajería, tras lado físico de documentos en carpetas, 
cajas, almacenamiento y realmacenamiento en estanterías, desarchive y archive de documentos, 
fotocopiado, alistamiento, perforado, pegado de rótulos . 
  
De otro lado, se precisa que en relación con la prestación de ser vicios asistenciales  el perfil 
requerido es el indicado para el logro de los objetivos propuestos, toda vez que se trata de 
actividades operativas , relacionadas con la gestión administrativa y en las que no son esenciales 
los conocimientos profesionales o especializados para su ejecución, no obstante, si se debe contar 
con habilidades y destrezas para realizar dichas actividades. Por lo tanto, esta característica del 
perfil del contratista sustenta el valor del contrato, dado la idoneidad que posee y que ap licará el 
desarrollo de las funciones.  
 
Esto en respuesta a que estas cualidades propias del contratista son las que sustentan el valor de 
la asignación mensual, siendo que hacen del contratista una persona necesaria e idónea gracias a 
sus características especiales a su perfil.  
 
Antecedentes de la Contratación  
 
A nivel interno  
 
No. 
CONTRATO  AÑO  OBJETO  PLAZO 
EN DIAS   
VAOR DEL 
CONTRATO  
280 2021  APOYAR A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y 
FINANCIERA — DIRECCIÓN GESTIÓN 
DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE 
ACTIVIDADES ASISTENCIALES ASOCIADAS AL 
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS 
DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 
PERTENECIENTE AL FONDO ACUMULADO 
CGR - PROYECTO BPIN 20190110 00021  247 $26.240.000  
Mensualidades vencidas 
de cada una a razón de 
tres millones de pesos 
($3.200.000)  
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
360 2022 APOYAR A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y 
FINANCIERA — DIRECCIÓN GESTIÓN 
DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE 
ACTIVIDADES ASISTENCIALES ASOCIADAS AL 
PROCESO DE DIAGNOSTICO DOCUMENTAL 
DEL FONDO ACUMULADO DE LA CGR - 
PROYECTO BPIN 201901100002 – VIGENCIA 
2022 . 214 $23.146.669  
Mensualidades vencidas 
de cada una a razón de 
tres millones de pesos 
($3.200.000)  
 
A nivel externo, se tiene como referencia los valores señalados por el AGN, en la intervención por 
metro lineal, señalados anteriormente. En cuanto a procesos contractuales externos a la CGR, no 
se encontraron procesos contractuales de personas naturales para la ejecución de activi dades 
operativas u asistenciales asociadas a proyectos de intervención de documentos de fondos 
acumulados, que se hace a través del instrumento de Tablas de Valoración Documental, TVD, 
circunstancia muy diferente a la intervención de documentos de archivos  de gestión mediante TRD 
de archivos de gesti ón o centrales  siguiendo la metodología del Archivo General de la Nación.  
 
De los anteriores procesos de contratación y selección, se evidencia que las labores y necesidades 
de la entidad se cumplieron dentro d e los términos establecidos y que por medio de la calificación 
final de cumplimiento se verifica que la entidad quedó satisfecha con los servicios prestados. Del 
cuadro anterior también se puede sustentar el valor de la presente contratación, de la cual se  
encuentra apoyada en el perfil del futuro contratista, así como la idoneidad de la persona a contratar 
para la asignación básica mensual, como ya se mencionó en la remuneración del contrato, permite 
a la entidad identificar el cumplimiento de las activida des contractuales de manera que sean 
acordes con las obligaciones y el objeto contratado, de esta forma es que se obtiene la calificación 
de calidad y cumplimiento, mencionada en el cuadro anteriormente descrito.  
 
 
4.3 Presupuesto Oficial  
 
Hasta VEINTI DOS MILLONES DE PESOS M/CTE (2 2.000.000)  
 
4.4 Imputación Presupuestal  
 
El valor del contrato se encuentra amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal , que hace 
parte integral del presente estudio previo . 
 
4.5 Forma de Pago  
 
En mensualidades vencidas correspondientes TRES MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS  
($3.300.000) M/CTE.  y el último pago proporcional al servicio efectivamente prestado, tomando como base 
los honorarios mensuales pactados. Los pagos enunciados incluyen los impuestos a que haya lugar y se 
realizarán previo certificado de recibo a satisfacción de servicios po r parte del Supervisor del Contrato, 
presentación de informe de las actividades desarrolladas y cumplimiento en el pago de los soportes al 
sistema general de seguridad social en salud, pensión y ARL al tenor de la normatividad vigente. Parágrafo 
primero.  Toda vez que el valor a pagar está establecido en mensualidades, para el cálculo de la cantidad 
de los días de la fracción de mes y consecuentemente el valor, este se hará sobre mensualidades de 30 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
días.  
 
Todo pago debe venir precedido de la acreditación de  estar al día en los pagos por concepto de salud, 
pensión y riesgos laborales del contratista y su equipo de trabajo si lo llegase a tener. Adicionalmente, se 
deberá disponer de la certificación de conformidad del servicio del supervisor del proceso y la r adicación 
de los informes en la plataforma SECOP II . 
 
En caso de que para el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato se requiera el 
desplazamiento y permanencia del contratista fuera del lugar de ejecución, la Contraloría General de la 
Repú blica reconocerá los respectivos gastos de transporte, viaje y alojamiento, caso en el cual previamente 
expedirá la respectiva resolución que ordene el gasto, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 
Organizacional 0191 de febrero 11 de 2015 o sus modi ficaciones, si las hubiere. Dichos emolumentos se 
reconocerán de acuerdo con las tarifas establecidas en el Decreto vigente (por el cual se fija las escalas de 
viáticos expedido por el Departamento de la Función Pública para el año en curso), o la norma vi gente al 
momento del desplazamiento y conforme con el valor de los honorarios mensuales.  
 
5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE  
 
De conformidad con la modalidad de selección, se deberá tener en cuenta que la persona natural o jurídica 
esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, que cumpla con el nivel académico y demuestre 
idoneidad, por tanto, el perfil mínimo que debe cumplir el contratista seleccionado conforme a los 
requerimientos de la contraloría son los siguientes:  
 
FORMACIÓN ACADÉMICA:  Bachiller   
 
EXPERIENCIA:  dieciocho  (18) meses  de experiencia laboral  
 
La idoneidad deberá ser demostrada a través del documento que acredite dicha calidad. Adicionalmente el 
proponente no debe estar inmerso en el régimen de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con 
la Contraloría, establecidas en la Constitución Política de Colombia, artículo 8 de la Ley 80 de 1993, Ley 
1474 de 2011, y demás normas concordantes.  
6. ANALISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARL O 
 
La tipificación, calificación y análisis de los riesgos asociados a esta contratación, se detallan en la matriz 
adjunta.  
 
7. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS DESTINADAS A AMPARAR LOS 
PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL  
 
Los perjuicios de naturaleza contractual, derivados del incumplimiento del contrato por parte del contratista, 
como son el no cumplimiento del objeto contractual o de las obligaciones estipuladas en el contrato, o el 
cumplimiento tardío de las mismas, la  falta de calidad del servicio, se deben garantizar con una garantía 
que cubra los siguientes riesgos:  
  
Cumplimiento:  Por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato; por el plazo de 
ejecución del mismo y seis (6) meses más.  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
Calidad del servicio:  Por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato; por el plazo 
de ejecución del mismo y seis (6) meses más.  
 
8. INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO COMERCIAL  
 
De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4.4 ¿Cómo identificar si el proceso de contratación que adelanta 
una Entidad Estatal está cubierto por un acuerdo comercial? del Manual para el Manejo de los Acuerdos 
Comerciales en Procesos de Contratación, “ Las Entidades Estatales que adelanten sus Procesos de 
Contratación bajo el régimen del Estatuto General de la Administración Pública, no deben hacer este 
análisis en las modalidades de selección de contratación directa o para la enajenación de bienes del Estado. 
Esto por cuanto, en el caso de la contratación directa, al no existir una pluralidad de oferentes no hay 
necesidad de analizar si un Acuerdo Comercial aplica o no, pues en estos procesos de contratación no se 
otorga el puntaje de la Ley 816 de 2003 ni se aplican los factores de desempate de la Ley 2069 de 2020 .”  
 
Cordial saludo,  
 
 
DIEGO IVAN BETANCOURT GALEANO  
DIRECCIÓN  DE GESTION DOCUMENTAL  
 
Anexo:          Matriz de riesgos  
Inexistencia de personal  
Certificado de Disponibilidad Presupuestal  
  Hoja de vida y soportes  

MATRIZ  DE RIESGOS  
SERVICIOS  DE APOYO  A LA GESTION  
Carrera 69 No. 44 -35, Piso 14  Código Postal 111321  PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co   www.contraloria.gov.co  Bogotá,  D. C., Colombia   
  
ETAPA  
N° 
CLASE  
FUENTE  
TIPO   
 
DESCRIPCIÓN  
(qué puede pasar  
y cómo puede  
ocurrir)   
 
CONSECUENCIA DE 
LA OCURRENCIA  
DEL EVENTO  
PROBABILIDAD  
IMPACTO  
CALIFICACIÓN  
TOTAL  
PRIORIDAD  
A QUIEN SE LE  
ASIGNA   
 
TRATAMIENTO /  
CONTROLES  A SER 
IMPLEMENTADOS  
 
IMPACTO  
DESPUÉS DEL  
TRATAMIENTO   
 
 
MONITOREO  Y REVISIÓN  EJECUCION   
Específico  
Interno  
Cumplimiento  Que debido  al Puede  suceder  que se 
Posible  (3) 
Mayor  (4) 
Alto 
 
Alto 
CONTRATISTA  Riesgo  mitigado  con la 
 
 
Menor  (2) A través de  las En los informes  
 posible  afecte  el desarrollo  de exigencia  del amparo  de actividades  periódicos  del 
 Incumplimiento  de las funciones  y cumplimiento  del contrato  por vigilancia  y supervisor  
 las obligaciones  y actividades  que el 10% del valor  total del seguimiento  del designado.  
1 actividades  soportan  y justifican  la contrato  y vigente  por el supervisión   
 pactadas  contrato.  necesidad  del término  del mismo  y seis (6)  contractual.   
  contrato.  meses  más del y  la   
   designación  de un supervisor    
   idóneo.    
 
Específico  
Interno  
Cumplimiento  Que debido  a la Puede  suceder  que se 
Posible  (3) 
Mayor  (4) 
Alto 
 
Alto 
CONTRATISTA  Riesgo mitigado con la  
exigencia del amparo de  
calidad  del servicio  prestado  
por el 10% del valor  total del 
contrato y vigente por el  
término del mismo y seis (6)  
meses más y la designación  
de un supervisor  idóneo.  
 
 
Menor  (2) A través de  las Requerimientos  
 posible  deficiencia  genere  un potencial  actividades  de al contratista  y 
 o mala  calidad  de daño  antijurídico  que revisión  y en los informes  
 los servicios  afecte  la imagen  seguimiento  a la periódicos  del 
2 de apoyo a la 
gestión  contratados  
 institucional  y el ejecución  por supervisor  
  desarrollo  de las parte  de la designado.  
  funciones  que supervisión   
  soportan y justifican la  
necesidad  del contrato  contractual.   
 
Específico  
Interno  
Financiero  Que debido  a  
 
 
Puedes ocurrir que se  
afecte información de  
carácter reservado de  
la Entidad, generando  
detrimento en la  
imagen  institucional.  
improbable  (2) 
Moderado  (2) 
Baja 
Alta 
CONTRATISTA   
 
 
Menor  (2)   
 eventuales  actos     
 lesivos,  dolosos  o    
 culposos,   Recomendar  al  
 efectuados  por la  contratista  que tome  Firma  de 
 
4 omisión o acción  
directa  del 
contratista  que Cláusula de confidencialidad  
pactada  en el contrato  las medidas  
necesarias  para 
garantizar  la reserva  acuerdo de  
confidencialidad  
al inicio  del 
 pongan  en riesgo  la  de la información  de contrato  
 información  o la  la entidad.   
 privacidad  de la    
 información  de la    
 entidad.     
 
Tablas  de referencia  para evaluar  y calificar  los riesgos  
MATRIZ  DE RIESGOS  
SERVICIOS  DE APOYO  A LA GESTION  
Carrera 69 No. 44 -35, Piso 14  Código Postal 111321  PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co   www.contraloria.gov.co  Bogotá,  D. C., Colombia   
  
 
 
 

Usuario Solicitante:
Unidad ó Subunidad 
Ejecutora Solicitante:
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 
- GESTIÓN GENERAL
Fecha y Hora Sistema:
4/01/2023 12:00:00 p. m.
26-01-01
MHhmunozc
Hilda  Munoz Casteblanco
Certificado de Disponibilidad Presupuestal 
– 
Comprobante.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El suscrito Jefe de Presupuesto CERTIFICA que existe apropiación presupuestal disponible y libre de afectación en los siguientes 
“
Ítems de afectación de gastos"
Numero:
21123
Fecha Registro:
2023-01-04
Unidad / Subunidad 
ejecutora:
26-01-01  CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - GESTIÓN GENERAL
Vigencia Presupuestal
Actual
Estado:
Generado
Tipo:
Gasto
Uso Caja Menor
Ninguno
Valor Inicial:
39.000.000,00
Valor Total Operaciones:
0,00
Valor Actual.:
39.000.000,00
Saldo x 
Comprometer:
39.000.000,00
Vr. 
Bloqueado
0,00
SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
AUTORIZACION DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Número:
21123
Fecha Registro:
2023-01-04
Número:
Modalidad de 
contratación:
Tipo de contrato:
ITEM PARA AFECTACION DE GASTO
DEPENDENCIA
POSICION CATALOGO DE GASTO
FUENTE
RECURSO
RECURSO
SITUAC.
260101  CGR - GESTION 
GENERAL
C-2599-1000-7-0-2599052-02 ADQUISICIÓN DE 
BIENES Y SERVICIOS - SERVICIO DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL - MEJORAMIENTO DE LAS 
CONDICIONES DE ACCESO, USO Y CONSULTA 
DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN 
GENERADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL 
DE LA REPÚBLICA DURANTE EL PERIODO DE 
1.923 A 2000  N
Nación
10
CSF
FECHA 
OPERACION
VALOR INICIAL
VALOR OPERACION
VALOR ACTUAL
SALDO X  
COMPROMETER
VALOR BLOQUEADO
Total:
39.000.000,00
0,00
39.000.000,00
39.000.000,00
0,00
Objeto:
APOYAR A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
— 
DIRECCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES ASISTENCIALES ASOCIADAS AL PROCESO DE DIAGNOSTICO DOCUMENTAL 
DEL FONDO ACUMULADO DE LA CGR - PROYECTO BPIN 201901100002 
– 
VIGENCIA 2023 
Firma Responsable
1
de
1
Página

Horizonte
2019
 - 
2023
Sector
Organismos de Control
Entidad Responsable
260101-CONTRALORIA GRAL. REPUBLICA - GESTION 
GENERAL
Programa
2599-FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN Y DIRECCIÓN 
DEL SECTOR ORGANISMOS DE CONTROL
SubPrograma
1000-INTERSUBSECTORIAL GOBIERNO
Estado
Control Posterior Viabilidad Técnico
Usuario Formulador
Jorge  Manchola Hernandez
Fecha del Estado Actual
2022-12-19 10:12:12
Fecha Control Posterior
Solicitud de Formulación
645249
 - 
Sin trámites presupuestales
Vigencia Seleccionada
2023
Fecha Creación del Turno
N/A
Turno de trámite
N/A
ESTADO DE LA FICHA
IMAGEN DEL PROYECTO
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
INFORMACIÓN BÁSICA
Problema
Imposibilidad de parte de la Contraloría General de la Republicar de garantizar el acceso, uso y consulta sobre la documentación e información generada
Descripción
Parte de seguir lineamientos legales y la metodología definida por el Archivo General de la Nación para intervenir documentos de fondos acumulados, se sigue un 
paso a paso secuencial y deja evidencia documentada del paso seguido. La entidad queda con instrumentos archivísticos, para gestionar la documentación, 
conservar totalmente, eliminar; Igualmente queda con registros de control y recuperación, que sirven para atender servicios archivísticos. Al final del proyecto y 
producto de la aplicación de las Tablas de Valoración Documental el volumen documental del fondo se reduce por circunstancias de proceso de eliminación 
documental. Es decir, se conservan y administran los documentos con valor científico, cultural e histórico.
Objetivo
Garantizar el acceso, uso y consulta sobre la documentación e información generada por la Contraloría General de la Republica.
Localización
Tipo
Región
Departamento
Municipio
Localización Especifica
NACIONAL
NACIONAL
La documentación del Fondo 
Acumulado de la CGR, se 
centralizará en el Archivo Central de 
la CGR en la ciudad de Bogotá
Tipo
Vigencia
Cantidad
BENEFICIARIOS Y LOCALIZACIÓN
CADENA DE VALOR
1/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Objetivo Especifico
:
 
Aplicar instrumentos archivisticos a documentos generados entre 1923 a 2000.
Productos
Actividad
Ruta 
Critica
Fecha Inicial
Fecha Final
Servicio de gestión documental
Unidad: 
Número de sistemas
     
Meta Total: 
1.0000
Aplicar TVD a Documentos Fisicos o 
Analogos
Etapa: 
Inversión
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
Migrar documentos contenidos en medios 
magneticos.
Etapa: 
Inversión
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
Organizar documentos Microfilmados
Etapa: 
Inversión
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
Objetivo Especifico
:
 
Construir instrumentos archivísticos aplicables a la documentación e información generada entre 1923 y 2000
Productos
Actividad
Ruta 
Critica
Fecha Inicial
Fecha Final
Documentos de lineamientos técnicos
Unidad: 
Número de documentos
     
Meta Total: 
1.0000
Desarrollar Plan Integral de Trabajo 
Archivístico
Etapa: 
Inversión
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
Elaborar Tablas de Valoración 
Documental - TVD
Etapa: 
Operación
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
Estructurar Historia Institucional CGR
Etapa: 
Inversión
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
Objetivo Especifico
:
 
Optimizar las practicas de gestionar la documentación e informacion generada por la CGR entre 1923 y 2000
Productos
Actividad
Ruta 
Critica
Fecha Inicial
Fecha Final
Documentos metodológicos
Unidad: 
Número de documentos
     
Meta Total: 
1.0000
Apoyar la planificación, seguimiento, 
ejecución y evaluación del proyecto.
Etapa: 
Operación
N
2020-Jan-01
2023-Dec-31
Formular el Diagnostico Fondo 
Acumulado
Etapa: 
Inversión
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
Implementar Plan de Preservación Digital 
a Largo Plazo
Etapa: 
Inversión
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
Realizar revisión fuentes de Informacion 
Primarias y Secundarias
Etapa: 
Preinversión
S
2019-Jan-01
2023-Dec-31
ESQUEMA FINANCIERO EN PESOS CORRIENTES
Recursos por Fuentes de Financiación  en la Vigencia  
2023
Tipo Entidad
Entidad
Tipo Recurso
Valor Solicitado
Valor Vigente
Entidades 
Presupuesto 
Nacional - PGN
260101-CONTRALORIA GRAL. REPUBLICA - GESTION 
GENERAL
Nación
19,871,529,600.00
0.00
Resumen Financiero PGN
Recursos Solicitados
Recursos Asignados* (
Fuente de información del SIIF
)
Vigencia
Recursos Solicitados
Otros Recursos
Total
Inicial
Vigente
2019
0.00
0.00
0.00
0.00
1,000,000,000.00
2/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Recursos Solicitados
Recursos Asignados* (
Fuente de información del SIIF
)
Vigencia
Recursos Solicitados
Otros Recursos
Total
Inicial
Vigente
2020
0.00
0.00
0.00
7,346,848,747.00
6,346,848,747.00
2021
9,040,791,667.00
0.00
9,040,791,667.00
9,051,950,000.00
9,051,950,000.00
2022
9,040,791,667.00
0.00
9,040,791,667.00
15,285,792,000.00
22,072,268,700.00
2023
19,871,529,600.00
0.00
19,871,529,600.00
0.00
0.00
*Fuente de información del SIIF 
– 
Sistema Integrado de Información Financiera de MinHacienda
Detalle de Costos en Pesos Corrientes
 
2023
Objetivo:
Optimizar las practicas de gestionar la documentación e informacion generada por la CGR entre 1923 y 2000
Productos
Actividad
Solicitado
Inicial
Vigente
Documentos metodológicos
Unidad: 
Número de documentos
 
Meta Horizonte: 
1.0000
Realizar revisión fuentes de 
Informacion Primarias y 
Secundarias
417,302,122.00
0.00
450,000,000.00
Formular el Diagnostico Fondo 
Acumulado
2,503,812,730.00
0.00
1,500,000,000.00
Implementar Plan de 
Preservación Digital a Largo 
Plazo
625,953,182.00
0.00
1,650,000,000.00
Apoyar la planificación, 
seguimiento, ejecución y 
evaluación del proyecto.
625,953,182.00
0.00
650,000,000.00
Total
4,173,021,216.00
0.00
4,250,000,000.00
Objetivo:
Construir instrumentos archivísticos aplicables a la documentación e información generada entre 1923 y 2000
Productos
Actividad
Solicitado
Inicial
Vigente
Documentos de lineamientos 
técnicos
Unidad: 
Número de documentos
 
Meta Horizonte: 
1.0000
Desarrollar Plan Integral de 
Trabajo Archivístico
317,944,474.00
0.00
650,000,000.00
Elaborar Tablas de Valoración 
Documental - TVD
476,916,710.00
0.00
680,000,000.00
Estructurar Historia Institucional 
CGR
0.00
0.00
700,000,000.00
Total
794,861,184.00
0.00
2,030,000,000.00
Objetivo:
Aplicar instrumentos archivisticos a documentos generados entre 1923 a 2000.
Productos
Actividad
Solicitado
Inicial
Vigente
Servicio de gestión documental
Unidad: 
Número de sistemas
 
Meta Horizonte: 
1.0000
Aplicar TVD a Documentos 
Fisicos o Analogos
5,961,458,880.00
0.00
4,970,000,000.00
Organizar documentos 
Microfilmados
745,182,360.00
0.00
1,500,000,000.00
Migrar documentos contenidos en 
medios magneticos.
8,197,005,960.00
0.00
7,250,000,000.00
Total
14,903,647,200.00
0.00
13,720,000,000.00
3/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Regionalización de Recursos en la Vigencia 
2023
Solicitado
Inicial
Vigente
Departamento
Nación
Propios
Otras Fuentes
Nación
Propios
Otras Fuentes
Nación
Propios
Otras Fuentes
NO 
REGIONALIZAB
LE
19,871,529,600.00
0.00
0.00
20,000,000,000.00
0.00
0.00
Total
19,871,529,600.00
0.00
0.00
20,000,000,000.00
0.00
0.00
Indicadores de Gestión - Meta Vigente
Indicador
2019
2020
2021
2022
2023
0700G053  - Porcentaje Diagnóstico Del Estado De 
Conservación De Los Fondos De La Nación
Unidad de Medida: 
Porcentaje
1.0000
1.0000
1.0000
1.0000
1.0000
0700G054 - Porcentaje De Tablas De Valoración 
Aprobadas
Unidad de Medida: 
Porcentaje
1.0000
1.0000
1.0000
1.0000
0.0000
9900G012  - Porcentaje De Implementación Del 
Sistema De Gestión Documental Institucional
Unidad de Medida: 
Porcentaje
1.0000
3.0000
3.0000
3.0000
1.0000
Indicadores de Producto - Meta Vigente
Objetivo Especifico
:
 
Aplicar instrumentos archivisticos a documentos generados entre 1923 a 2000.
Indicadores de Producto Cadena de Valor - Meta Vigente
INDICADORES
Ponderación de Indicadores Gestión Vs Productos para la Vigencia:  
2023
Ponderación
Indicadores de Producto
70.00 %
Indicadores de Gestión
30.00 %
Total
100.00 %
4/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Producto
Indicador
Vigencia
Meta
Servicio de gestión documental
259905200 - Sistema de gestión documental 
implementado
Tipo indicador: 
Indicador de Programa
Unidad de Medida: 
Número
 
Meta Total: 
615.0000
2019
1.0000
2020
614.0000
2021
0.0000
2022
0.0000
259905208 - Documentos históricos conservados
Tipo indicador: 
Indicador de Programa
Unidad de Medida: 
Número
 
Meta Total: 
8.0000
2019
0.0000
2020
2.0000
2021
2.0000
2022
2.0000
2023
2.0000
Objetivo Especifico
:
 
Construir instrumentos archivísticos aplicables a la documentación e información generada entre 1923 y 2000
Producto
Indicador
Vigencia
Meta
Documentos de lineamientos técnicos
259905300 - Documentos de lineamientos 
técnicos realizados
Tipo indicador: 
Indicador de Programa
Unidad de Medida: 
Número
 
Meta Total: 
3.0000
2019
1.0000
2020
1.0000
2021
1.0000
2022
0.0000
259905301 - Documentos de estrategias de 
posicionamiento y articulación interinstitucional 
implementados 
Tipo indicador: 
Indicador de Programa
Unidad de Medida: 
Número
 
Meta Total: 
2.0000
2019
0.0000
2020
0.0000
2021
0.0000
2022
1.0000
2023
1.0000
Objetivo Especifico
:
 
Optimizar las practicas de gestionar la documentación e informacion generada por la CGR entre 1923 y 2000
Producto
Indicador
Vigencia
Meta
Documentos metodológicos
259905500 - Documentos metodológicos 
realizados
Tipo indicador: 
Indicador de Programa
Unidad de Medida: 
Número
 
Meta Total: 
6.0000
2019
1.0000
2020
2.0000
2021
1.0000
2022
1.0000
2023
1.0000
5/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Regionalización de Indicadores de Producto para la Vigencia:  
2023
Indicador
Vigencia
Meta Vigente
Principal
Acumulativo
Documentos de estrategias de 
posicionamiento y articulación 
interinstitucional implementados 
Unidad de Medida:
 
Número
Meta Total: 
2.0000
2019
0.0000
No
Si
2020
0.0000
No
Si
2021
0.0000
No
Si
2022
1.0000
No
Si
2023
1.0000
No
Si
Documentos de lineamientos 
técnicos realizados
Unidad de Medida:
 
Número
Meta Total: 
3.0000
2019
1.0000
Si
Si
2020
1.0000
Si
Si
2021
1.0000
Si
Si
2022
0.0000
Si
Si
Documentos históricos conservados
Unidad de Medida:
 
Número
Meta Total: 
8.0000
2019
0.0000
No
Si
2020
2.0000
No
Si
2021
2.0000
No
Si
2022
2.0000
No
Si
2023
2.0000
No
Si
Documentos metodológicos 
realizados
Unidad de Medida:
 
Número
Meta Total: 
6.0000
2019
1.0000
Si
Si
2020
2.0000
Si
Si
2021
1.0000
Si
Si
2022
1.0000
Si
Si
2023
1.0000
Si
Si
Sistema de gestión documental 
implementado
Unidad de Medida:
 
Número
Meta Total: 
615.0000
2019
1.0000
Si
Si
2020
614.0000
Si
Si
2021
0.0000
Si
Si
2022
0.0000
Si
Si
Indicadores de producto de programa
POLÍTICAS TRANSVERSALES
Información de Políticas Transversales para la Vigencia:  
2023
Politica
FILTROS DE CALIDAD
6/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Observaciones del Proyecto
7/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Control de Formulacion Tecnico
Funcionario     
Juan Pablo Bautista Zambrano
Cargo               
Profesional Universitario Grado 01
Fecha
               
2022-Dec-19 10:30:26
Observación 
Se revisa solicitud de modificación del proyecto de inversión (Programación 
2023
) y documentos de soporte adjuntos. Se
envía trámite para revisión y viabilidad.
Dimension
Pregunta
Explicacion
Respuesta
Observacion Respuesta
Cadena de Valor
¿La obtención de los productos conlleva al 
cumplimiento de los objetivos específicos 
para alcanzar el objetivo general?
Evalúa la correspondencia 
entre el producto y el 
objetivo específico.
S
¿Las actividades planteadas en el proyecto 
describen un proceso de generación de 
valor para la obtención de los productos?
Evalúa si  las actividades 
son las mínimas y 
necesarias para la 
generación de cada 
producto.
S
¿Los recursos solicitados son el resultado 
de un costeo claro y soportado de las 
actividades del proyecto en cada una de sus 
vigencias?
La definición del monto de 
recursos solicitados 
corresponde a un ejercicio 
juicioso de costeo de 
actividades y en ningún 
caso a una cifra global 
calculada o proyectada sin 
respaldo técnico.
S
Regionalización
¿Considera que el Proyecto esta bien 
clasificado como NO regionalizable?
La regionalización se 
refiere a la ubicación 
geográfica del impacto que 
tiene la inversión que se 
va a realizar con el 
proyecto; puede ser 
diferente a la localización 
del mismo.
S
Relación con la 
planificación
¿Sí el proyecto está asociado a una política 
transversal, esta fue focalizada 
adecuadamente?
El proyecto puede estar 
asociado a diversas 
políticas transversales, por 
ejemplo Ciencia, 
tecnología e innovación 
(ACTI), Red Unidos, 
Tecnologías de la 
información y las 
telecomunicaciones (TIC), 
Seguridad Alimentaria, 
Desplazados, Victimas 
Seguridad y convivencia 
ciudadana entre otros; por 
lo tanto parte o en su 
totalidad de los recursos 
del proyecto pueden estar 
asignados a las políticas 
seleccionadas. Si 
considera que el proyecto 
debe estar marcado con 
alguna de las politícas y no 
lo esta, responda No e 
incluya la observación 
para que se devuelva el 
proyecto.
N/A
Ninguna.
8/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Seguimiento a proyectos 
de inversión
¿El proyecto cuenta con indicadores de 
gestión, apropiados para medir el avance 
anual del proyecto?
Debe existir coherencia 
con los indicadores de 
gestión y el avance anual 
del proyecto.
S
¿El proyecto cuenta con un cronograma de 
actividades claramente definido para todo 
su horizonte? 
Todo proyecto debe contar 
con un cronograma, pero 
por las características del 
proyecto,  si se considera 
necesario un cronograma 
detallado, verifique si viene 
anexo.
S
¿El registro del seguimiento de la ejecución 
del proyecto se encuentra actualizado en el 
SPI durante la última fecha de corte?
El proyecto debe registrar 
el avance de su ejecución 
física, financiera, 
cronológica y de gestión 
mensualmente. Por lo 
tanto, se debe ingresar al 
Sistema para verificar si el 
seguimiento del proyecto 
se encuentra registro 
dentro de la última fecha 
de corte y si la información 
reportada es coherente. 
Para proyectos nuevos no 
aplica.
S
¿Los indicadores de producto se encuentran 
bien diseñados para medir el avance de las 
metas ?
Debe existir coherencia 
entre el producto y su 
forma de medición.
S
¿Los recursos del proyecto son coherentes 
con la ejecución y el avance físico 
registrado en el Sistema de Seguimiento de 
los Proyecto de Inversión (SPI)?
El proyecto se está 
actualizando de manera 
coherente, teniendo en 
cuenta los resultados de la 
ejecución . Cuando 
implique programación 
presupuestal  revisar la 
coherencia de su 
ejecución en vigencias 
anteriores y la propuesta 
de programación.
S
¿Los recursos señalados en las actividades 
del producto garantizan el cumplimiento de 
las metas programadas através del 
indicador del producto del proyecto?
Se refiera a si los recursos 
solicitados cubren la 
necesidad programada en 
flujo de caja del proyecto y 
si están acorde con la 
meta que programaron en 
los indicadores de 
producto.
S
Sustento Técnico del 
Proyecto de Inversión
¿Dentro de la formulación el proyecto 
contempla en su horizonte la programación 
de recursos para alguna de sus tres etapas 
(pre inversión, inversión y operación)?
En la actualización del 
proyecto, la entidad debe 
considerar los recursos y 
fuentes de financiación 
que requiere en "todas" las 
etapas del proyecto 
(preinversión-inversión-
operación). (i.e. si se 
tratara de la construcción 
de nueva infraestructura 
administrativa, se deben 
haber previsto los recursos 
para  cubrir su 
sostenibilidad una vez 
termine la  etapa de 
inversión, como por 
ejemplo su 
mantenimiento).
S
9/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Sustento Técnico del 
Proyecto de Inversión
¿El proyecto cuenta con el sustento técnico 
requerido y los soportes correspondientes?
Las actividades, recursos y 
metas definidos para el 
proyecto tienen respaldo 
en estudios y análisis 
técnicos realizados 
previamente a los cuales 
el DNP o un organismo de 
control pueden acceder en 
caso de ser necesario.
S
¿La estructura de flujo de recursos del 
proyecto a lo largo de su horizonte de 
evaluación es consistente con las 
posibilidades de ejecución y expectativas de 
asignación bajo los estándares del Marco de 
Gasto de Mediano Plazo (MGMP) de su 
entidad?
Los recursos solicitados 
por el proyecto se 
enmarcan dentro del 
presupuesto que se 
espera se le asigne a la 
entidad en coherencia con 
el MGMP.
S
¿La población beneficiaria ha sido 
cuantificada, localizada y focalizada de 
acuerdo con la necesidad o el problema que 
pretende resolver el proyecto? 
La población beneficiaria 
identificada y 
caracterizada es coherente 
con la población afectada 
por el problema que da 
origen al proyecto. Es 
posible que sea un 
subconjunto de los 
afectados.
S
10/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Entidad Jefe Planeacion
Funcionario     
Emiliano Alcides Zuleta Arzuaga
Cargo               
Director Oficina de Planeación
Fecha
               
2022-Dec-19 10:32:29
Observación 
Se envía trámite para revisión y viabilidad.
Dimension
Pregunta
Explicacion
Respuesta
Observacion Respuesta
Cadena de Valor
¿La obtención de los productos conlleva al 
cumplimiento de los objetivos específicos 
para alcanzar el objetivo general?
Evalúa la correspondencia 
entre el producto y el 
objetivo específico.
S
¿Las actividades planteadas en el proyecto 
describen un proceso de generación de 
valor para la obtención de los productos?
Evalúa si  las actividades 
son las mínimas y 
necesarias para la 
generación de cada 
producto.
S
¿Los recursos solicitados son el resultado 
de un costeo claro y soportado de las 
actividades del proyecto en cada una de sus 
vigencias?
La definición del monto de 
recursos solicitados 
corresponde a un ejercicio 
juicioso de costeo de 
actividades y en ningún 
caso a una cifra global 
calculada o proyectada sin 
respaldo técnico.
S
Regionalización
¿Considera que el Proyecto esta bien 
clasificado como NO regionalizable?
La regionalización se 
refiere a la ubicación 
geográfica del impacto que 
tiene la inversión que se 
va a realizar con el 
proyecto; puede ser 
diferente a la localización 
del mismo.
S
Relación con la 
planificación
¿Sí el proyecto está asociado a una política 
transversal, esta fue focalizada 
adecuadamente?
El proyecto puede estar 
asociado a diversas 
políticas transversales, por 
ejemplo Ciencia, 
tecnología e innovación 
(ACTI), Red Unidos, 
Tecnologías de la 
información y las 
telecomunicaciones (TIC), 
Seguridad Alimentaria, 
Desplazados, Victimas 
Seguridad y convivencia 
ciudadana entre otros; por 
lo tanto parte o en su 
totalidad de los recursos 
del proyecto pueden estar 
asignados a las políticas 
seleccionadas. Si 
considera que el proyecto 
debe estar marcado con 
alguna de las politícas y no 
lo esta, responda No e 
incluya la observación 
para que se devuelva el 
proyecto.
N/A
Ninguna.
11/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Seguimiento a proyectos 
de inversión
¿El proyecto cuenta con indicadores de 
gestión, apropiados para medir el avance 
anual del proyecto?
Debe existir coherencia 
con los indicadores de 
gestión y el avance anual 
del proyecto.
S
¿El proyecto cuenta con un cronograma de 
actividades claramente definido para todo 
su horizonte? 
Todo proyecto debe contar 
con un cronograma, pero 
por las características del 
proyecto,  si se considera 
necesario un cronograma 
detallado, verifique si viene 
anexo.
S
¿El registro del seguimiento de la ejecución 
del proyecto se encuentra actualizado en el 
SPI durante la última fecha de corte?
El proyecto debe registrar 
el avance de su ejecución 
física, financiera, 
cronológica y de gestión 
mensualmente. Por lo 
tanto, se debe ingresar al 
Sistema para verificar si el 
seguimiento del proyecto 
se encuentra registro 
dentro de la última fecha 
de corte y si la información 
reportada es coherente. 
Para proyectos nuevos no 
aplica.
S
¿Los indicadores de producto se encuentran 
bien diseñados para medir el avance de las 
metas ?
Debe existir coherencia 
entre el producto y su 
forma de medición.
S
¿Los recursos del proyecto son coherentes 
con la ejecución y el avance físico 
registrado en el Sistema de Seguimiento de 
los Proyecto de Inversión (SPI)?
El proyecto se está 
actualizando de manera 
coherente, teniendo en 
cuenta los resultados de la 
ejecución . Cuando 
implique programación 
presupuestal  revisar la 
coherencia de su 
ejecución en vigencias 
anteriores y la propuesta 
de programación.
S
¿Los recursos señalados en las actividades 
del producto garantizan el cumplimiento de 
las metas programadas através del 
indicador del producto del proyecto?
Se refiera a si los recursos 
solicitados cubren la 
necesidad programada en 
flujo de caja del proyecto y 
si están acorde con la 
meta que programaron en 
los indicadores de 
producto.
S
Sustento Técnico del 
Proyecto de Inversión
¿Dentro de la formulación el proyecto 
contempla en su horizonte la programación 
de recursos para alguna de sus tres etapas 
(pre inversión, inversión y operación)?
En la actualización del 
proyecto, la entidad debe 
considerar los recursos y 
fuentes de financiación 
que requiere en "todas" las 
etapas del proyecto 
(preinversión-inversión-
operación). (i.e. si se 
tratara de la construcción 
de nueva infraestructura 
administrativa, se deben 
haber previsto los recursos 
para  cubrir su 
sostenibilidad una vez 
termine la  etapa de 
inversión, como por 
ejemplo su 
mantenimiento).
S
12/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Sustento Técnico del 
Proyecto de Inversión
¿El proyecto cuenta con el sustento técnico 
requerido y los soportes correspondientes?
Las actividades, recursos y 
metas definidos para el 
proyecto tienen respaldo 
en estudios y análisis 
técnicos realizados 
previamente a los cuales 
el DNP o un organismo de 
control pueden acceder en 
caso de ser necesario.
S
¿La estructura de flujo de recursos del 
proyecto a lo largo de su horizonte de 
evaluación es consistente con las 
posibilidades de ejecución y expectativas de 
asignación bajo los estándares del Marco de 
Gasto de Mediano Plazo (MGMP) de su 
entidad?
Los recursos solicitados 
por el proyecto se 
enmarcan dentro del 
presupuesto que se 
espera se le asigne a la 
entidad en coherencia con 
el MGMP.
S
¿La población beneficiaria ha sido 
cuantificada, localizada y focalizada de 
acuerdo con la necesidad o el problema que 
pretende resolver el proyecto? 
La población beneficiaria 
identificada y 
caracterizada es coherente 
con la población afectada 
por el problema que da 
origen al proyecto. Es 
posible que sea un 
subconjunto de los 
afectados.
S
13/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Control de Viabilidad Tecnico
Funcionario     
Emiliano Alcides Zuleta Arzuaga
Cargo               
Director Oficina de Planeación
Fecha
               
2022-Dec-19 10:34:22
Observación 
Se envía trámite para revisión y viabilidad.
Dimension
Pregunta
Explicacion
Respuesta
Observacion Respuesta
Cadena de Valor
¿La obtención de los productos conlleva al 
cumplimiento de los objetivos específicos 
para alcanzar el objetivo general?
Evalúa la correspondencia 
entre el producto y el 
objetivo específico.
S
¿Las actividades planteadas en el proyecto 
describen un proceso de generación de 
valor para la obtención de los productos?
Evalúa si  las actividades 
son las mínimas y 
necesarias para la 
generación de cada 
producto.
S
Relación con la 
planificación
¿El objetivo del proyecto y los productos 
esperados están inmersos en las políticas y 
planes sectoriales?
Revisa la articulación del 
proyecto con la estructura 
estratégica del Sector.
S
¿Sí el proyecto está asociado a una política 
transversal, esta fue focalizada 
adecuadamente?
El proyecto puede estar 
asociado a diversas 
políticas transversales, por 
ejemplo Ciencia, 
tecnología e innovación 
(ACTI), Red Unidos, 
Tecnologías de la 
información y las 
telecomunicaciones (TIC), 
Seguridad Alimentaria, 
Desplazados, Victimas 
Seguridad y convivencia 
ciudadana entre otros; por 
lo tanto parte o en su 
totalidad de los recursos 
del proyecto pueden estar 
asignados a las políticas 
seleccionadas. Si 
considera que el proyecto 
debe estar marcado con 
alguna de las politícas y no 
lo esta, responda No e 
incluya la observación 
para que se devuelva el 
proyecto.
N/A
Ninguna.
Seguimiento a proyectos 
de inversión
¿El proyecto cuenta con indicadores de 
gestión, apropiados para medir el avance 
anual del proyecto?
Debe existir coherencia 
con los indicadores de 
gestión y el avance anual 
del proyecto.
S
¿El proyecto cuenta con un cronograma de 
actividades claramente definido para todo 
su horizonte? 
Todo proyecto debe contar 
con un cronograma, pero 
por las características del 
proyecto,  si se considera 
necesario un cronograma 
detallado, verifique si viene 
anexo.
S
14/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Seguimiento a proyectos 
de inversión
¿El registro del seguimiento de la ejecución 
del proyecto se encuentra actualizado en el 
SPI durante la última fecha de corte?
El proyecto debe registrar 
el avance de su ejecución 
física, financiera, 
cronológica y de gestión 
mensualmente. Por lo 
tanto, se debe ingresar al 
Sistema para verificar si el 
seguimiento del proyecto 
se encuentra registro 
dentro de la última fecha 
de corte y si la información 
reportada es coherente. 
Para proyectos nuevos no 
aplica.
S
¿Los indicadores de producto se encuentran 
bien diseñados para medir el avance de las 
metas ?
Debe existir coherencia 
entre el producto y su 
forma de medición.
S
¿Los recursos del proyecto son coherentes 
con la ejecución y el avance físico 
registrado en el Sistema de Seguimiento de 
los Proyecto de Inversión (SPI)?
El proyecto se está 
actualizando de manera 
coherente, teniendo en 
cuenta los resultados de la 
ejecución . Cuando 
implique programación 
presupuestal  revisar la 
coherencia de su 
ejecución en vigencias 
anteriores y la propuesta 
de programación.
S
Sustento Técnico del 
Proyecto de Inversión
¿El sector tiene claros los recursos 
requeridos por el proyecto en todo su 
horizonte de evaluación y considera que su 
operación puede ser sostenible en el 
tiempo?
Evalúa si el proyecto fue 
formulado o actualizado 
teniendo en cuenta los 
recursos que se deben 
considerar en "todas" las 
etapas del proyecto 
(preinversión-inversión-
operación), para garantizar 
la ejecución y 
sostenibilidad del mismo.
S
¿En caso de requerir permisos especiales 
para la ejecución del proyecto (i.e. licencia 
ambiental, legalización de predios, etc.), ¿se 
cuenta con los estudios definidos por la 
autoridad competente o con los permisos 
aprobados?
Si bien es posible que al 
momento de inscribir el 
proyecto no se cuente con 
los permisos aprobados, el 
proyecto no se podrá  
considerar viable si no 
cuenta con los estudios 
que permitan suponer que 
los permisos serán 
aprobados.
N/A
Ninguno.
¿La información del proyecto se respalda 
con estudios técnicos avalados por el 
sector?
Las actividades, recursos y 
metas definidos para el 
proyecto tienen respaldo 
en estudios y análisis 
técnicos realizados 
previamente a los cuales 
la cabeza sectorial, el DNP 
o un organismo de control 
pueden acceder en caso 
de ser necesario. 
(Relacionar donde se 
deben verificar éstos 
soportes).
S
15/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Sustento Técnico del 
Proyecto de Inversión
¿Los recursos solicitados para el proyecto 
son consecuentes con las posibilidades 
definidas en el Marco de Gasto de Mediano 
Plazo (MGMP) para el sector?
Los recursos solicitados 
por el proyecto se 
enmarcan dentro del 
presupuesto con el que se 
espera que cuente el 
sector en coherencia con 
el MGMP.
S
16/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Cabeza de Sector Jefe Planeacion
Funcionario     
Emiliano Alcides Zuleta Arzuaga
Cargo               
Director Oficina de Planeación
Fecha
               
2022-Dec-19 10:38:12
Observación 
Una vez superados los filtros de calidad de la Oficina de Planeación de la CGR, se envía trámite para revisión y viabilidad por parte del DNP.
Dimension
Pregunta
Explicacion
Respuesta
Observacion Respuesta
Cadena de Valor
¿La obtención de los productos conlleva al 
cumplimiento de los objetivos específicos 
para alcanzar el objetivo general?
Evalúa la correspondencia 
entre el producto y el 
objetivo específico.
S
¿Las actividades planteadas en el proyecto 
describen un proceso de generación de 
valor para la obtención de los productos?
Evalúa si  las actividades 
son las mínimas y 
necesarias para la 
generación de cada 
producto.
S
Relación con la 
planificación
¿El objetivo del proyecto y los productos 
esperados están inmersos en las políticas y 
planes sectoriales?
Revisa la articulación del 
proyecto con la estructura 
estratégica del Sector.
S
¿Sí el proyecto está asociado a una política 
transversal, esta fue focalizada 
adecuadamente?
El proyecto puede estar 
asociado a diversas 
políticas transversales, por 
ejemplo Ciencia, 
tecnología e innovación 
(ACTI), Red Unidos, 
Tecnologías de la 
información y las 
telecomunicaciones (TIC), 
Seguridad Alimentaria, 
Desplazados, Victimas 
Seguridad y convivencia 
ciudadana entre otros; por 
lo tanto parte o en su 
totalidad de los recursos 
del proyecto pueden estar 
asignados a las políticas 
seleccionadas. Si 
considera que el proyecto 
debe estar marcado con 
alguna de las politícas y no 
lo esta, responda No e 
incluya la observación 
para que se devuelva el 
proyecto.
N/A
Ninguna.
Seguimiento a proyectos 
de inversión
¿El proyecto cuenta con indicadores de 
gestión, apropiados para medir el avance 
anual del proyecto?
Debe existir coherencia 
con los indicadores de 
gestión y el avance anual 
del proyecto.
S
¿El proyecto cuenta con un cronograma de 
actividades claramente definido para todo 
su horizonte? 
Todo proyecto debe contar 
con un cronograma, pero 
por las características del 
proyecto,  si se considera 
necesario un cronograma 
detallado, verifique si viene 
anexo.
S
17/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Seguimiento a proyectos 
de inversión
¿El registro del seguimiento de la ejecución 
del proyecto se encuentra actualizado en el 
SPI durante la última fecha de corte?
El proyecto debe registrar 
el avance de su ejecución 
física, financiera, 
cronológica y de gestión 
mensualmente. Por lo 
tanto, se debe ingresar al 
Sistema para verificar si el 
seguimiento del proyecto 
se encuentra registro 
dentro de la última fecha 
de corte y si la información 
reportada es coherente. 
Para proyectos nuevos no 
aplica.
S
¿Los indicadores de producto se encuentran 
bien diseñados para medir el avance de las 
metas ?
Debe existir coherencia 
entre el producto y su 
forma de medición.
S
¿Los recursos del proyecto son coherentes 
con la ejecución y el avance físico 
registrado en el Sistema de Seguimiento de 
los Proyecto de Inversión (SPI)?
El proyecto se está 
actualizando de manera 
coherente, teniendo en 
cuenta los resultados de la 
ejecución . Cuando 
implique programación 
presupuestal  revisar la 
coherencia de su 
ejecución en vigencias 
anteriores y la propuesta 
de programación.
S
Sustento Técnico del 
Proyecto de Inversión
¿El sector tiene claros los recursos 
requeridos por el proyecto en todo su 
horizonte de evaluación y considera que su 
operación puede ser sostenible en el 
tiempo?
Evalúa si el proyecto fue 
formulado o actualizado 
teniendo en cuenta los 
recursos que se deben 
considerar en "todas" las 
etapas del proyecto 
(preinversión-inversión-
operación), para garantizar 
la ejecución y 
sostenibilidad del mismo.
S
¿En caso de requerir permisos especiales 
para la ejecución del proyecto (i.e. licencia 
ambiental, legalización de predios, etc.), ¿se 
cuenta con los estudios definidos por la 
autoridad competente o con los permisos 
aprobados?
Si bien es posible que al 
momento de inscribir el 
proyecto no se cuente con 
los permisos aprobados, el 
proyecto no se podrá  
considerar viable si no 
cuenta con los estudios 
que permitan suponer que 
los permisos serán 
aprobados.
N/A
Ninguno.
¿La información del proyecto se respalda 
con estudios técnicos avalados por el 
sector?
Las actividades, recursos y 
metas definidos para el 
proyecto tienen respaldo 
en estudios y análisis 
técnicos realizados 
previamente a los cuales 
la cabeza sectorial, el DNP 
o un organismo de control 
pueden acceder en caso 
de ser necesario. 
(Relacionar donde se 
deben verificar éstos 
soportes).
S
18/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

Grupo
Valor Actual
Valor Anterior
CAMBIOS REALIZADOS
Sustento Técnico del 
Proyecto de Inversión
¿Los recursos solicitados para el proyecto 
son consecuentes con las posibilidades 
definidas en el Marco de Gasto de Mediano 
Plazo (MGMP) para el sector?
Los recursos solicitados 
por el proyecto se 
enmarcan dentro del 
presupuesto con el que se 
espera que cuente el 
sector en coherencia con 
el MGMP.
S
19/19
Fecha de impresión:  
12/27/2022 2:26:36 PM
VERSIÓN NO OFICIAL
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS  -  SUIFP 
2019011000021
Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la documentación e información generada por la 
Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000   Nacional
FICHA EBI 
Código Bpin:
Nombre del Proyecto: 

 
 
 
 
  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
81115   
  
Bogotá,  D.C.,     
  
 
Doctora  
LUISA FERNANDA MORALES NORI EGA  
Gerente de Talento Humano  
Contraloría General de la República  
Bogotá  
 
ASUNTO:  Certificación de inexistencia de personal  – Asistenciales  – Proyecto BPIN 2019011000021  
 
Respetada Doctora:  
 
 
La Dirección de Gestión Documental , DGD  de la Contraloría General de la República , CGR, tiene como 
función definir, formular y difundir políticas de gestión documental orientadas al cumplimiento de la Ley 
594 de 2000 y demás normatividad que la reglamenta, con el objeto de organizar, conservar, proteger 
los documentos que hacen parte de  la memoria institucional y que han de servir para apoyar su gestión 
administrativa en cumplimiento de su labor desde el concepto de archivo total.  
 
En este orden de ideas, garantiza a través de área s funcional es, los servicios de la a) Unidad de 
Correspon dencia del nivel central, así como la administración y funcionamiento del b) Archivo Central, 
(Opera en un edificio en el sector de Álamos de la ciudad de Bogotá) y el c) Archivo de Gestión 
Centralizado del nivel central . Teniendo en cuenta, que a la fecha  la CGR, no ha realizado la intervención 
de su fondo acumulado, documentación  e información CGR  generada entre 1.923 al 2.000, no 
conformidad advertida por el Archivo General de la Nación  y que llevo a contemplar tal su ejecución en 
Planes de Mejoramiento , en sus visitas de inspección y vigilancia de los años 2013, Plan de Mejoramiento 
2014 -2016  (Aplazada) ; y Visita de Vigilancia 2017, Plan de Mejoramiento 201 7 a 2022. Dado la urgencia, 
complejidad, lo voluminoso y el componente tecnológico de la documentación e información a ser 
intervenida, se optó por que los recursos para su ejecución provinieses de recursos de inversión, 
circunstancia para la cual la Dirección de Imprenta, Archivo y Co rrespondencia formulo el Proyecto de 
Inversión BPIN 2019011000021, Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y consulta de la 
documentación e información generada por la Contraloría General de la Republica durante el 
periodo de 1.923 a 2000 nacional ” 
 
Teniendo en cuenta, que, dentro de las actividades programa das a nivel metodológico, siguiendo lo 
establecido en el Acuerdo AGN No. 002 de 20041 y la metodología de fondos acumulados del AGN2, 
están entre otras actividades técnicas las siguientes : 
 
➢ Realizar revisión fuentes de Información Primarias y Secundarias  
➢ Formular el Diagnostico Fondo Acumulado CGR  
 
1 Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 002 de 2004. (enero 23). Por el cual se establecen los lineamientos básicos para 
la organización de fondos acumulados .   
2 Archivo General de la Nación. Fondos Acumulados. Manual de Organización. Bogotá: AGN, Abril  2004. 
 
 
 
 
  
 
 
Carrera 69  No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 11 1071  • PBX 518 7000  
cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
 
➢ Implementar Plan de Preservación Digital a Largo Plazo  
➢ Desarrollar Plan Integral de Trabajo Archivístico  
➢ Elaborar Tablas de Valoración Documental - TVD 
➢ Estructurar Historia Institucional CGR  
 
Igualmente, a nivel de intervención se ha previsto el levantamiento de información en lo relacionado con:  
 
➢ Aplicar TVD a Documentos Físicos o Análogos  
➢ Organizar documentos Microfilmados  
➢ Migrar docume ntos contenidos en medios magnéticos.  
 
Actividades del proyecto, impone n a nivel de gestión del talento humano de personal del siguiente nivel:  
 
Veint icinco  (25) Bachilleres  
 
• Las obligaciones de los Bachilleres  serán:  
 
Ejecutar las actividades de digitación, digitalización y aplicación de Instrumentos propios Plantillas y 
Formatos  para fondos acumulados  (de Áreas  de Deposito; Identificación  de fondos y sección; 
Identificación  de asuntos); Igualmente diligenciamiento de  instrumentos previos a la  organización de 
documentos (ordenación, clasific ación y descripción documental); D iligenciamiento de Formatos de 
Únicos de Inventarios Documentales, FUID, Inventarios de Carpetas y demás herramientas que  
requeridas para la consolidación del Diagnostico Documental del Fondo Acumulado CGR.  
 
• El perfil requerido de  los Bachilleres  es: 
 
Bachiller con  mínimo dieciocho (18 ) meses de experiencia laboral.  
 
Por l as anterior es consideraciones amablemente le solicito certificar si en la planta de personal de la 
entidad, existe  el personal suficiente y disponible, con los anteriores perfil es, que ejecuten las labores 
indicadas  que garanticen la  ejecución de las actividades que demanda el Proyecto de Inversión BPIN 
2019011000021, Mejoramiento de las condiciones de acceso, uso y cons ulta de la documentación e 
información generada por la Contraloría General de la Republica durante el periodo de 1.923 a 2000 
nacional”, con el fin de dar trámite a la contratación correspondiente.  
 
Cordialmente,  
 
 
 
 
DIEGO IVAN BETANCOURT GALEANO   
Director de Gestión Documental  
 
Proyectado por: Luis Junior Vasquez  
Revisó: Jorge Manchola Hernandez   

Cra 69 # 44 -35 Piso 16, Edifico Paralelo 26 - PBX 5187000      1 
 cgr@contraloria.gov.co  • www.contraloria.gov.co  •  Bogotá, D. C. , Colombia  
81117 - 
Bogotá D.C.,  
Doctor(a)  
DIEGO IVAN  BETANCOURT GALEANO  
Director de Gestión Documental  
Contraloría General de la República  
Referencia: Su oficio con radicado 2022IE0139986  del 27 de diciembre de 2022  
Certificación de inexistencia o insuficiencia de personal  
Respetado Doctor (a):  
Atendiendo la solicitud del asunto me permito informar lo siguiente:  
El Decreto 1068 de 2015 dispone en relación con las condiciones para contratar la prestación de servicios 
lo siguiente:  
ARTÍCULO 2.8.4.4.5. CONDICIONES PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS. 
Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán 
celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se 
contratarán.  
Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente público 
o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo
con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual 
se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un 
grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo 
personal en la planta, éste no sea suficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá 
acreditarse por el jefe del respectivo organismo.  
(…) 
Recibida su solicitud, se observa que el objeto a contratar es “ apoyar a la Gerencia Administrativa y 
Financ iera Dirección Gestión Documental en el desarrollo de actividades asistenciales asociadas al 
proceso de diagnóstico documental del fondo acumulado de la CGR - proyecto BPIN 201901100002 - 
vigencia 2023 ”. 
Una vez verificado el Sistema de Información de Per sonal de la Entidad, se constató que, aunque exista n 
servidores públicos con título de formación básica secundaria Bachillerato , y dieciocho (18) meses de 
experiencia laboral ; estos se encuentran desarrollando funciones misionales propias del cargo del cua l 
son titulares en las correspondientes dependencias.  
De acuerdo con lo expuesto, se CERTIFICA que en la entidad NO existe personal suficiente con el perfil 
requerido.  
Cordialmente,  
LUISA FERNANDA MORALES NORIEGA  
Gerente del Talento Humano  
Proyectó: Camilo Rivera – Asesor de Gestión
