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TÉRMINOS DE REFERENCIA  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MECANISMO DE ELECCIÓN COMPETITIVO  No. CEN1 -20222 717 
 
 
 
 
 
 
 
OBJETO DEL PROCESO:  
 
 
 
 
 
COMPRA MATERIALES SCI PLANTA GALAN DEL PROYECTO TANQUE 8168 PARA CENIT TRANSPORTE Y 
LOGÍSTICA DE HIDROCARBUROS S.A.S.  
 
 
  
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TABLA DE CONTENIDO  
 
1 DISPOSICIONES GENERALES  ................................ ................................ ................................ .................  3 
1.1 ANTECEDENTES  ................................ ................................ ................................ ...........................  3 
1.2 DEFINICIONES GENERALES  ................................ ................................ ................................ ...........  3 
1.3 CRONOGRAMA DEL MECANISMO DE  ELECCIÓN  ................................ ................................ ...........  5 
1.4 NORMATIVIDAD APLICABLE AL MECANISMO DE ELECCIÓN  ................................ ..........................  6 
1.5 INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA  ................................ ................................ ... 6 
1.6 FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES Y SOLICITUDES DE ACLARACIÓN ................................ ...........  6 
1.7 ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Y A DENDAS  ................................ .....................  7 
1.8 CONOCIMIENTO DE LAS CONDICIONES DEL LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES  ..........................  7 
1.9 REGLAS EN RELACIÓN CON EL ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS  .........................  7 
1.10 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA  ................................ ................................ ................................ ..... 8 
1.11 ALCANCE DE LA COMPRA  ................................ ................................ ................................ ...........  12 
1.12 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ................................ ................................ ..................  12 
1.13 ACLARACIONES A LA OFERTA  ................................ ................................ ................................ ..... 13 
1.14 OFERTAS PARCIALES – DECISIÓN DE CONTRATACIÓN PARCIAL  ................................ ...................  13 
1.15 OFERTAS ALTERNATIVAS  ................................ ................................ ................................ ............  14 
2 CRITERIOS DE ANÁLISIS  ................................ ................................ ................................ ......................  14 
2.1 ANÁLISIS LEGAL  ................................ ................................ ................................ .........................  14 
2.2 ANÁLISIS TÉCNICO  ................................ ................................ ................................ .....................  18 
2.3 ADMISIBILIDAD DE LAS OFERTAS  ................................ ................................ ................................  19 
2.4 SUSTENTACIÓN DE LAS O FERTAS ................................ ................................ ................................  20 
3 CRITERIOS DE VALORACIÓN DE OFERTAS  ................................ ................................ ............................  20 
3.1 CRITERIO ECONÓMICO (máximo 90 puntos por ítem)  ................................ ................................ . 20 
3.2 CRITERIO DE  PROMOCIÓN A LA INDUSTRIA NACIONAL – LEY 816 DE 2003 (máximo 10 puntos por 
ítem)  21 
3.3 PUNTAJE A ASIGNAR  ................................ ................................ ................................ ..................  21 
3.4 FÓRMULAS DE DESEMPATE  ................................ ................................ ................................ .......  22 
4 NEGOCIACIÓN  ................................ ................................ ................................ ................................ .... 22 
5 DECISIÓN DE CONTRATAR  ................................ ................................ ................................ ..................  23 
6 ANEXOS  ................................ ................................ ................................ ................................ .............  23 
 
 
 
 
 
  

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1 DISPOSICIONES GENERALES  
 
1.1 ANTECEDENTES  
 
Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S. (en adelante “Cenit”), está interesada en recibir Ofertas , 
conforme a lo requerido en el presente documento , sus anexos y las adendas que se expidan. Lo anterior con 
el propósito de elegir un Proveedor  o varios que se encargue(n) de suministrar a Cenit , los Bienes  establecidos 
en la Orden de Compra (en adelante “Orden de Compra ”) objeto del Mecanismo de Elección  y sus anexos, 
adjuntos a los presentes Términos de Referencia.  
 
Este Mecanismo de Elección  no consiste en una orden de compra o solicitud de ejecución de servicios , 
asociados a ésta,  por parte de Cenit. Se trata de una invitación para recibir Oferta s en firme para el suministro 
de Bienes , con la finalidad de que Cenit identifique , analice y valore las diferentes alternativas y emita su 
aceptación parcial o total en relación con una, varias o ninguna de ellas.  
 
Los Invitados y Oferentes reconocen y ace ptan que Cenit puede cancelar o suspender de manera temporal o 
definitiva el Mecanismo de Elección en cualquier momento y, por lo tanto, se entiende que, con su 
participación en el mismo, renuncian expresamente a presentar cualquier tipo de reclamación judicial o 
extrajudicial en contra de Cenit por los hechos aquí señalados.  
 
El presente documento contempla las bases generales de naturaleza técnica, económica, financiera, legal, 
contractual, etc., que el Oferente  debe tener en cuenta para el aborar y presentar la Oferta para la celebración 
y ejecución de la Orden de Compra y los parámetros bajo los cuales se desarrollará. No obstante, Cenit  no 
está obligada a aceptar ninguna Oferta ni a celebrar la Orden de Compra, aunque el Oferente cumpla co n 
todos los criterios , teniendo en cuenta la autonomía que tiene Cenit  para valorar y asignar o no la 
correspondiente Orden de Compra.  
 
Toda la información contenida en el presente documento , sus anexos y adendas, así como la información que 
Cenit entregue de manera escrita y/o verbal y/o visual y/o por cualquier otro medio, incluidas las respuestas 
a las observaciones y/o inquietudes que se generen con ocasión de l Mecanismo de Elección y/o la(s) orden(es) 
de compras(s ) que se emita (n), son de propiedad de Cenit, y por lo tanto,  Cenit se reserva los derechos de 
autor y de propiedad industrial sobre tal información, con lo cual, queda expresamente prohibido a cualquier 
persona que tenga ac ceso a la misma, utilizar para cualquier fin, en todo o en parte su contenido, sin el 
permiso previo y por escrito de Cenit, salvo las excepciones legales.  
 
Así mismo, toda la documentación asociada a este Mecanismo de Elección  y cualquier otra información 
suministrada por Cenit  a los Invitados  y Oferente  con ocasión de este, incluyendo cualquier comunicación 
escrita durante el Mecanismo de Elección , será considerada como confidencial. Este requisito de 
confidencialidad será tam bién impuesto por el Oferente a cualquiera de sus potenciales subcontratistas, así 
como aquellas organizaciones o personas que colaboren en la preparación de la información a entregar con 
ocasión del Mecanismo de Elección.   
 
1.2 DEFINICIONES GENERALES  
 
• Biene s: Significa los bienes muebles, equipos o materiales objeto de compra mediante el presente 
Mecanismo de Elección.   
• Carta de Presentación de la Oferta : Documento que deben diligenciar los Oferentes, bajo los 
términos y condiciones descritos en el pres ente  documento , conforme a su  Anexo  1A.  
• Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S. o la Compañía  o Cenit : Sociedad de Economía 
Mixta, creada por el Decreto 1320 de 2012, y constituida bajo la forma de sociedad por acciones 
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simplificada, mediante documento privado suscrito y registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá 
el 15 de junio de 2012 . 
• Distribuidor Autorizado : Significa la persona natural o jurídica que a través de un canal de 
distribución pone a disposición de Cenit bienes de un Fabricante, de quien los adquiere en virtud de 
un acuerdo de distribución en una determinada zona geográfica definida. Cuando la Oferta  es 
presentada a través de un Distribuidor Autorizado, la Orden de Compra que se derive del Mecanismo 
de Elección, se celebra rá directamente con el mismo. En consecuencia, el Distribuidor Autorizado 
será quien responda ante Cenit  por el cumplimiento de la Orden de Compra y la calidad de los Bienes.   
• Documento(s) Modificatorio(s) : Son las adendas o documentos de aviso que serán divulgados por 
Cenit en el curso del presente Mecanismo de Elección,  con el fin de desarrollar, aclarar, precisar, 
adicionar o modificar los Términos de Referencia  con posterioridad a su expedición, y que f ormarán 
parte de estos.  
• DS: significa Data Sheet / hoja de datos.  
• Empresas de Transporte del Grupo Empresarial Ecopetrol : Ecopetrol S.A. – “Ecopetrol”, Cenit 
Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S.  – “Cenit ”, Oleoducto Central S.A. – “Ocensa”, 
Oleoducto de los Llanos Orientales S.A. Sucursal Colombia – “ODL”, Oleoducto Bicentenario de 
Colombia S.A.S. “Bicentenario”, y Oleoducto de Colombia – “ODC”.    
• Fabricante : Significa la persona natural o jurídica dedica da a la actividad de la fabricación y 
manufactura de bienes, equipos y materiales.  
• Firma Digital : Valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un 
procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, 
permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el 
mensaje inicial no ha sido modificado. En esta intervien e un tercero, conocido como entidad 
certificadora, que avala la identidad del titular de la firma y garantiza respecto de los mensajes de 
datos aspectos tales como su autenticidad, integridad y no repudio de los mismos. Ejemplos: Token 
bancarios , Certicamara.  
• Firma Electrónica : Códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas, que permiten 
identificar a una persona, en relación con mensaje de datos (información generada, enviada, 
recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Ejemplos: 
DocuSign; Adobe Sign.).   
Para que la firma electrónica sea válida deberá cumplir con los siguientes requisitos:  
o Que se utilice un método que permita identificar al creador del mensaje de datos y en el 
cual se indique que aprueba el contenido del mensaje;  
o Que el método sea tanto confiable como apropiado para cumplir con el propósito por el cual 
se generó o comunicó mensaje.  
• Firma Manuscrita : Rasgo o signo impuesto del puño y letra de una persona, con el cual, de forma 
general, se compromete con el contenido de los documentos que la consignan o da fe de que lo allí 
registrado obedece a la realidad.  
• Invitado(s) : Son la s personas jurídicas  nacional es que han recibido de Cenit invitación formal para 
participar en el presente Mecanismo de Elección.  
• Mecanismo de Elección : Es cualquiera de los procesos de escogencia de proveedores regulados en 
el Manual de Contratación de Cenit  o el documento que haga sus veces . 
• Oferta : Propuesta de negocio jurídico que, una persona de forma unilateral formula a otra y conlleva 
la manifestación seria de obligarse, si la otra parte la acepta. La Oferta deberá ser firme, inequívoca, 
precisa, completa, voluntaria y estar dirigida de forma expresa a Cenit.  
• Orden de Compra : Significa el contrato de compra venta celebrado entre el(los) Pr oveedor(es) y 
Cenit , que se deriva del Mecanismo de Elección . 
• Partes : Significan conjunta e indistintamente el Proveedor y Cenit . 
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• Plataforma Electrónica : Herramienta a través de la cual serán publicados los Mecanismo de Elección 
de Cenit Transporte y Logís tica de Hidrocarburos S.A.S., la cual será el único medio oficial para la 
recepción de ofertas y comunicación entre los proveedores, Oferentes e Invitados . 
• Proveedor (es): Significa el(los) Oferente(s) que resulte(n) favorecidos dentro del Mecanismo de 
Elección.   
• Representante Exclusivo : Significa la persona natural o jurídica designada expresamente por el 
Fabricante y que actúa en su nombre para promover o explotar, de maner a exclusiva, un mercado 
de bienes o servicios, dentro de una zona geográfica definida. Cuando la Oferta  es presentada a 
través de un representante exclusivo, la Orden de Compra se celebrará directamente con el 
Fabricante del bien, salvo que el representant e exclusivo se encuentre autorizado por el Fabricante 
para celebrar  la Orden de Compra. No obstante, aun estando el Representante Exclusivo autorizado 
para celebrar  la Orden de Compra, el Fabricante será quien responda ante Cenit por el cumplimiento 
de la Orden de Compra y la calidad de los bienes suministrados.  
• Soporte Plataforma Electrónica : Línea telefónica a la cual los proveedores, Oferentes e Invitados 
podrán comunicarse para recibir cualquier tipo de soporte técnico en el uso de la  Plataforma 
Electrónica  y que corresponde al abonado telefónico 601 - 4898100 en Bogotá, o al teléfono celular 
+57.3188039499 o a través del chat en línea disponible en la siguiente dirección  
https://prov eedorescenit.suplos.com/  que tiene horario de atención de 7 am a 7 pm de lunes a 
viernes . 
•  
• Tercero Autorizado : Compañía que presta a Cenit el servicio de identificación, inscripción o 
actualización, vinculación y habilitación de Oferentes, actualmente Intelcost S.A.S.  
• Términos de Referencia : Es el presente documento integrado por los anexos, apéndices y 
Documento (s) Modificatorio(s), y que contienen las reglas, plazos, condiciones, y procedimientos a 
las que se someten las Actividades objeto del presente Mecanismo de Elección.   
 
1.3 CRONOGRAMA DEL MECANISMO DE ELECCIÓN  
 
El cronograma del Mecanismo de Elección es el i ndicado a continuación:  
 
Actividad  Características y fecha o plazo  
Apertura del Mecanismo de Elección  Fecha: 11 de noviembre de 2022  a través de la Plataforma Electrónica  
SUPLOS  
Página Web: https://proveedorescenit.suplos.com   
Pbx 4898200 ext 8 o 120,121,122 y 123  
Observaciones y Solicitudes de 
Aclaración a los Documentos del 
Mecanismo de Elección  Fecha máxima para el envío de preguntas: 16 de noviembre de 2022  
hasta las 18:00 horas, a través de la Plataforma Electrónica  SUPLOS  
Página Web: https://proveedorescenit.suplos.com  
Entrega de Ofertas  Fecha máxima para la entrega de Ofertas: 25 de noviembre de 2022  
hasta las 18:00 horas a través de la Plataforma Electrónica  SUPLOS  
Página Web: https://proveedorescenit.suplos.com  
 
NOTAS:  
 
- Las fechas indicadas en el cronograma anterior podrán variar de acuerdo con las prórrogas de algunos 
plazos, todo lo cual será comunicado por Cenit mediante adendas y deberá ser tenido en cuenta por 
los Oferentes.  
- Todas las comunicaciones referentes al pre sente Mecanismo de Elección serán manejadas a través 
la Plataforma Electrónica . 
 

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1.4 NORMATIVIDAD APLICABLE AL MECANISMO DE ELECCIÓN  
 
El presente  Mecanismo de Elección se sujeta a las normas del derecho privado colombiano, al Manual de 
Contratación de Cenit o el documento que haga sus veces y a su reglamentación interna.   
 
De acuerdo con la ley colombiana, las normas actualmente vigentes para la n aturaleza jurídica de Cenit se 
presumen conocidas por todos los Oferentes que participen en el presente Mecanismo de Elección.  
 
1.5 INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA  
 
Los Términos de Referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposicion es no deben ser 
entendidas de manera separada; por lo tanto, a los mismos se integran los anexos y adendas. Cuando en el 
presente documento se haga mención a  los Términos de Referencia, deberán entenderse comprendidos los 
anexos y adendas.  
 
Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el Oferente  con base en su propia 
información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de l os Términos de Referencia , son por su 
exclusiva cuenta. Por tanto, Cenit  no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, 
análisis o conclusiones.  
 
Adicionalmente, se debe tener en cuenta lo siguiente:  
 
- La secuencia de capítulos y nume rales no implicará preferencia entre ellos.  
- Los encabezados de los capítulos y numerales son de simple referencia y no deberán ser tenidos en 
cuenta para la interpretación de los documentos.  
- Salvo que expresamente se señale lo contrario, las referencias a días se entenderán como días 
hábiles. Para estos efectos los días sábados, domingos y feriados en Colombia, no serán considerados 
días hábiles.  
- En el evento en que un término se venza en un día no hábil de acuerdo con la ley colombiana y con 
lo previsto  en el punto anterior, se entenderá que su vencimiento será trasladado al día hábil 
inmediatamente siguiente.  
 
1.6 FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES Y SOLICITUDES DE ACLARACIÓN  
 
Cualquier Invitado  podrá presentar observaciones o solicitar aclaraciones a los Términos de Referencia, través 
del mecanismo indicado en el numeral 1.3. del presente documento  presentándolas en el Anexo Formato 
Observaciones y Solicitudes de Aclaración , las cuales serán res ueltas de acuerdo con lo establecido en este 
numeral.  
 
Los Oferentes podrán solicitar la ampliación de plazo para la presentación de las Ofertas hasta máximo las 
5:00 p.m. del día hábil anterior al vencimiento del plazo máximo para presentar Ofertas.  
 
El Invitado debe formular las observaciones a que haya lugar en el plazo y forma indicados en el presente 
documento.  Si no hay preguntas al respecto, Cenit da por entendido que las interpretaciones del Invitado son 
las mismas que las que Cenit tiene para estos Términos de Referencia, sus anexos y modificacion es. 
 
El Invitado debe presentar las observaciones de forma consolidada únicamente en los plazos establecidos en 
el cronograma.  
 
Cenit  responderá  las observaciones y solicitudes de aclaración que reúnan todos los siguientes requisitos:  
  
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a) Identificar el Mecanismo de Elección al que se refiere;  
b) Indicar el nombre y dirección física o de correo electrónico de la persona que las envía;  
c) Haber sido recib idas por Cenit  mediante el mecanismo y dentro del plazo y horario previstos en el presente 
documento.  
 
No se aceptarán observaciones y aclaraciones recibidas por un medio diferente al especificado en el párrafo 
anterior.  
 
Las observaciones y aclaraciones r ecibidas en los términos descritos serán contestadas por Cenit  para todos 
los Invitados  al Mecanismo de Elección, hasta un día antes del vencimiento del plazo para la presentación de 
la Oferta , mediante la publicación a  través de la plataforma Electrónica . Igualmente , los invitados recibirán 
mediante correo electrónico la notificación de la publicación de la contestación realizada.  
 
Cenit , en los documentos a través de los cuales emita respuestas a observaciones o solicit udes de aclaración, 
se abstendrá de indicar el nombre o razón social de la persona que formuló las observaciones o solicitudes de 
aclaración que dieron lugar a aquellas.  
 
En caso de que el Invitado no haya recibido respuesta a su solicitud, se entenderá q ue la misma no ha sido 
aceptada, situación que deberá ser tenida en cuenta por los Invitados al presentar su Oferta . 
 
1.7 ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Y ADENDAS  
 
Cenit , por iniciativa propia o como resultado de cualquier solicitud de aclaración escrita presentada por algún 
Invitado,  se reserva el derecho de aclarar y/o modificar los Términos de Referencia en cualquier momento 
antes de la fecha de vencimiento del plazo pa ra la presentación de la Oferta . 
 
Toda aclaración y/o modificación a los Términos de Referencia se efectuará mediante adendas, las cuales 
formarán parte integral de los mismos, y se darán a conocer a los Invitados  mediante la publicación a  través 
de la pla taforma Electrónica . Igualmente , los invitados recibirán mediante correo electrónico la notificación 
de la publicación de la adenda . 
 
Las modificaciones harán parte del negocio jurídico que llegue a celebrarse, como consecuencia del presente 
Mecanismo de Elección.  
 
Las aclaraciones y adendas posteriores derogan a los anteriores, en cuanto se refieran a un mismo asunto.  
 
1.8 CONOCIMIENTO DE LAS CONDICIONES DEL LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES  
 
El Oferente debe informarse sobre las áreas donde se entregarán los bienes , para determinar, entre otras 
cosas, sus condiciones de localización, terreno, climáticas, vías de acceso, topografía, vegetación, recursos 
hídricos, situación de orden público y seguridad física, disponibilidad de mano de obra, medios d e 
comunicación y demás factores geográficos y sociológicos del sector; factores que debe tener en cuenta el 
Oferente al elaborar su Oferta.  
 
1.9 REGLAS EN RELACIÓN CON EL ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS  
 
Para efectos del presente Mecanismo de Elección, los correos electrónicos serán enviados por parte de Cenit  
a la dirección electrónica registrada en la platafo rma Electrónica  como contacto comercial y del Representante 
Legal de los Invitados y/u O ferentes . Cenit  entiende que los correos electrónicos que reporten los Invitados 
y/u Oferentes  han sido enviados por su Representante Legal o por la persona facultada por este y que dichas 
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personas son hábiles para enviar y recibir mensajes con fuerza vinculante y probatoria, de conformidad con 
lo dispuesto por la Ley 527 de 1999 y las demás normas que la adicionen o modifiquen.  
 
La fecha y hora de recepción en Cenit  de los documentos enviados por los Invitados y/u Oferentes, serán las 
registradas en la Plataforma Electrónica.  
 
En consecuencia, será responsabilidad de los Invitados y/u Oferentes  adoptar las medidas pertinentes para 
que la información que carguen en la  Plataforma Electrónica sea recibida en Cenit , dentro del plazo respectivo 
para el recibo de aquellos.  
 
1.10 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA  
 
1.10.1  Costos de preparación y presentación de la Oferta   
 
Los costos para la preparación y presentación de la Oferta , u otros, serán por cuenta exclusiva del Invitado  
y/u O ferente  y a riesgo de éstos, razón por la cual, cualquiera que sea el resultado del Mecanismo de Elección, 
Cenit  no reconocerá suma alguna, ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.  
 
1.10.2  Mecanismo de presentación de la Oferta  
 
Con el propósito  de realizar ofertas, los Invitados  y/u Oferentes  deberán acceder  a la plataforma Electrónica , 
utilizando para ello el Correo Electrónico  registrado, Contraseña  y Dígito  de Verificación .  
 
Los Invitados  y/u Oferentes  deberán ser  responsable s por todas las operaciones efectuadas a su nombre, 
pues el acceso a los procesos est á restringido al ingreso y uso de su contraseña, la cual es de conocimiento 
exclusivo del Invitado  y/u Oferente. El Invitado  y/u Oferente  se compromete a notificar a Cenit  en forma 
inmediata y por medio idóneo y fehaciente, cualquier uso no autorizado de sus datos de acceso, as í́ como el 
ingreso por terceros no autorizados . 
 
Los Invitados y/u Oferentes  deberán designar a una persona capacitada y competente para el ingreso y  uso 
de la Plataforma Electrónica  y velar porque haga uso adecuado de la Plataforma Electrónica y de la contraseña 
para el acceso a la misma. En todo caso, los Invitados y/u Oferentes  serán responsables por cualquier uso 
irregular de la Plataforma Electrón ica y de la contraseña.  
 
El Oferente , deberá presentar su Oferta mediante el cargue de los documentos indicados en los presentes 
Términos de Referencia, en las carpetas habilitadas en la Plataforma Electrónica  para el presente Mecanismo 
de Elección.  
 
La plataforma Electrónica  será el único medio oficial para la recepción de las ofertas, Cenit no aceptará Ofertas 
presentadas por un medio distinto.  
 
En caso de que se presenten fallas técnicas de la Plataforma Electrónica, Cenit informará vía c orreo electrónico 
y telefónico a los Invitados y/u Oferentes, el mecanismo mediante cual podrán enviar las observaciones y 
solicitudes de aclaración y/o sus Ofertas y la fecha del plazo máximo para el recibo de estas, en el evento que 
Cenit determine modif icar el cronograma del Mecanismo de Elección.  
 
1.10.3  Efectos de la presentación de la Oferta  
 
Al presentar Oferta  el Oferente  acepta la totalidad de los términos, obligaciones, criterios , plazos, condiciones 
y exigencias previstas en los Términos de Referencia. Cenit  se reserva el derecho de aceptar o rechazar 
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aquellas Ofertas  que contengan comentarios, salvedades y/o apartamientos a los Términos de Referencia , 
salvo cuando estos versen s obre criterios de análisis .  
 
Con la presentación de la Oferta, el Oferente  acepta y declara:  
 
a) Que ninguna persona natural o jurídica distinta del Oferente , tiene interés en la Oferta  que él presenta 
o en el negocio jurídico que se derive como consecuenci a de la aceptación a la Oferta.  
 
b) Que su Oferta estará vigente por el término de tres (3) meses a partir de la fecha de su presentación.  
 
c) Que no se encuentra incurso en limitación legal alguna para contratar, como es el caso de la establecida 
en el numeral 4 del artículo 183 de la Ley 1801 de 2016.  
 
d) Que tuvo acceso y conocimiento de los anexos, especificaciones, formatos y demás documentos 
integrantes de los Términos de Referencia y sus adendas, que conoció a través de copia magnética de 
aquellos. Po r lo mismo, acepta que los Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados 
para identificar el objeto y alcance de  la Orden de Compra  que se  derive  del Mecanismo de Elección.  
 
e) Que consultó y analizó toda la información que requería para la entrega de la información, elaboración 
y formulación de su Oferta conforme a los Términos de Referencia, y que Cenit  dio respuesta a las 
observaciones y solicitudes de aclaración que él presen tó dentro del plazo y en la forma indicados en el 
presente documento.  
 
f) Que Cenit  se ha reservado los derechos de autor y de propiedad industrial respecto de la información 
contenida en los Términos de Referencia, por lo cual conoce y acepta que está prohi bida su utilización 
para cualquier fin distinto de la presentación de la Oferta  en el Mecanismo de Elección y/o para la 
ejecución de  la Orden de Compra que eventualmente se le asigne, sin el permiso previo y por escrito de 
Cenit , salvo las excepciones lega les.  
 
g) Que conoce y acepta los términos, obligaciones, criterios , plazos, condiciones y exigencias que obran en 
los Términos de Referencia y en la minuta de  la Orden de Compra que forma parte integral de los 
mismos, incluyendo sus anexos.  
 
h) Que el uso de los correos y mensajes electrónicos emitidos por Cenit  durante el Mecanismo de Elección 
y los enviados por los Oferente s a Cenit  se someten a la legislación vigente, son eficaces jurídicamente y 
obligan a quienes los emitieron.  
 
i) Que conoce l as condiciones del sitio o sitios donde se desarrollará el objeto de  la Orden de Compra , y 
que en la elaboración de su Oferta  tuvo en cuenta las características determinantes de aquel que 
incidirían sobre la ejecución de  la Orden de Compra . 
 
j) Que en la elaboración de su Oferta  tuvo en cuenta las características determinantes que incidirían sobre 
la ejecución de la Orden de Compra .  
 
k) Que toda la información contenida en su Oferta  es veraz y exacta, y no existe falsedad alguna en la 
misma, y que Cenit  está facultada para verificar lo anterior, y en caso de encontrar yerros, inconsistencias 
o discrepancias, podrá rechazar la Oferta .  
 
l) Que declara, bajo la gravedad del juramento, sujeto a las sanciones establecidas en el Código Penal, que 
el Oferente : 
 
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• No se halla(n) incurso(s) en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la 
Constitución Política y en la Ley, ni en conflicto de interés o ético de conformidad con los Términos 
de Referencia, y no se encuentra(n) en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para 
presentar oferta o contratar . 
  
• Se encuentra(n) en situación de cumplimiento por concepto de pago de aportes al Sistema de 
Seguridad Social Integral y aportes parafiscales en relación con sus empleados en Colombia .  
 
m) Que, en caso de verse afectado por una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés sobreviniente 
acaecida durante el trámite del Mecanismo de Elección, lo notificará inmediatamente a Cenit , y renuncia 
a la participación en el mismo y a los dere chos que le otorgaría el hecho de que su Oferta  fuere calificada 
como la más favorable.  
 
n) Que respeta y promueve determinadas prácticas relacionadas con la reducción de inequidad de género, 
discriminación o barreras de acceso al mercado laboral de las muje res, tales como, pero sin limitarse, a 
las enunciadas a continuación a título de referencia:  
 
- 10 Principios del Pacto Global de las Naciones Unidas  
- Líneas Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales  
- Principios Rectores sobre las Empresas y los Der echos Humanos de las Naciones Unidas  
- Declaración Tripartita de Principios sobre las Empresas Multinacionales y Política Social  
- Norma ISO 26000  
 
o) Que en caso de que sea asignada la Orden de Compra, se obliga a:  
 
- Ejecutar  la Orden de Compra que surja del pres ente Mecanismo de Elección.  
- Asumir todas las obligaciones legales y contractuales necesarias para el debido cumplimiento de la 
Orden de Compra.  
- Actuar con toda la diligencia y cuidado que le son propias a la naturaleza de la Orden de Compra.  
 
p) Que está en capacidad técnica, legal, administrativa y financiera de ejecutar de manera completa e 
integral las obligaciones emanadas de la eventual Orden de Compra que se celebre  como conclusión del 
Mecanismo de Elección y acepta la remuneración y forma de pago contenida en la misma que surja del 
presente Mecanismo de Elección.  
 
q) Que sus recursos provienen de actividades lícitas y están ligados al desarrollo normal de las actividades 
propias de su objeto social, y que, los mismos no p rovienen de ninguna actividad ilícita de las 
contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o 
modifique, como tampoco de actividades ilícitas en cualquier otro país o jurisdicción.   
 
r) Que no ha efectuado transacc iones u operaciones destinadas a actividades ilícitas de las contempladas 
en el Código Penal Colombiano, la Ley 1474 de 2011, la Ley 1778 de 2016 o en cualquier norma que lo 
sustituya, adicione o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas act ividades, como 
tampoco actividades contempladas como ilícitas en la ley de cualquier otro país o jurisdicción, incluyendo 
sin limitarse a ellas el Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) de los Estados Unidos de América, el UK 
Bribery Act del Reino Unido o la  Ley anticorrupción No. 12.846 de Brasil y las normas que las sustituyan, 
modifiquen o complementen.  
 
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s) Que, para la ejecución de la Orden de Compra respectiv a en caso de ser asignad a, no contratará con 
terceros que realicen operaciones o cuyos recursos prov engan de actividades ilícitas de las contempladas 
en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique.  
 
t) Que cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo 
(LA/FT) que le resulten aplicables (de ser el caso), teniendo implementados las políticas, procedimientos 
y mecanismos de prevención y control al LA/FT que se deriven de dichas disposiciones legales.  
 
u) Que ni el Oferente  ni sus controlantes o afiliadas han sido in cluidos en listas de sanciones por el 
Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, u 
otros similares.  
 
v) Que ni el Oferente  ni sus accionistas, controlantes o afiliadas han acordado, por cualquier medio, ofrecer, 
prometer, entregar cualquier beneficio o dádiva a un tercero o a un funcionario de Cenit  para realizar 
cualquier gestión relacionada con la asignación de un a Orden de Compra o  Contrato por parte de Cenit . 
 
w) Que ni el Oferente  ni sus accionistas, controlantes o afiliadas han acordado, por cualquier medio, ofrecer, 
prometer entregar cualquier beneficio o dádiva a cualquier persona natural o jurídica sujeto a la 
obtención de un a Orden de Compra o C ontrato por parte de Cenit . 
 
x) Que ninguna afiliada del Oferente , o persona jurídica bajo control común, va a presentar Oferta  dentro 
del mismo Mecanismo de Elección con Cenit . 
 
y) Que ni el Oferente  ni ninguna de sus afiliadas o controlantes está adelantando negociaciones para 
adquirir otro p otencial Oferente , o alguna de las afiliadas o controlantes de este último. Si después de 
presentada la Oferta  se iniciaren negociaciones en este sentido, el Oferente está obligado a revelar este 
hecho a Cenit  de forma inmediata.  
 
z) Que el Oferente  (o sus co ntrolantes) no ha realizado negociaciones con otro Oferente  (o sus 
controlantes) para ejecutar l a Orden de Compra objeto del Mecanismo de Elección mediante figuras 
como cuentas en participación, joint venture , subcontratación o similares que implique una distribución 
de recursos provenientes de Cenit  entre dos oferentes.  
 
aa) Que conoce de manera completa, acepta y se somete expresamente a todas las condiciones y normas 
estipuladas en los documentos enunciados a continuación, publicados en la Página Web www.cenit -
transporte.com , o las normas que las sustituyan, adicionen o modifiquen y sean publicadas en dicha 
página, independientemente de que tal publicación ocurra entre la apertura del Mecanismo de Elección 
y el plazo para la presentación de la  Oferta . 
 
- El Manual de Contratación de Cenit  o el documento que haga sus veces . 
- El Código de Ética y Conducta o el documento que haga sus veces . 
- El Código de Buen Gobierno de Cenit  o el documento que haga sus veces . 
- Los Lineamientos de Ética y Cumplimiento  de Cenit.  
- Política de Responsabilidad Corporativa  o el documento que haga sus veces . 
- Política en materia de Derechos Humanos o el documento que haga sus veces.  
 
bb) Que presentada la Oferta  y una vez vencido el plazo previsto para ello, la Oferta  es inmodificable e 
irrevocable. Por ello, el Oferente no podrá retirar, modificar o condicionar los efectos y alcance de su 
Oferta .  
 

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cc) Que l a circunstancia en que el Oferente con el cual se celebre l a Orden de Compra objeto del presente 
Mecanismo de Elección, no haya estudiado o verificado toda la información que pueda influir en la 
elaboración de la misma, no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le 
correspondan, ni le dará derecho a reclamac iones, reembolsos o ajustes de ninguna naturaleza.  
 
dd) Que, c on la presentación de la Oferta , el Oferente entiende que Cenit  no se encuentra obligada a aceptar 
ni total ni parcialmente ninguna de las Ofertas  presentadas, aún si cumplen con los criterios que se 
mencionan en el presente documento, y que goza de plena autonomía para efectuar la valoración  de las 
Ofertas  con los criterios y en los términos que considere apropiados.  
 
1.11 ALCANCE DE LA COMPRA  
 
La descripción de los Bienes  objeto de la Orden de Compra , el lugar y términos de entrega se encuentran 
contemplad os en las Especificaciones Técnicas  indicadas en el Anexo 2 cuadro de ofrecimiento económico , 
que hace parte del presente documento.  
 
El tiempo de la entrega de los Bienes  será el indicado en el clausulado particular de la Orden de Compra  
acorde con lo indicado en la Oferta  que resulte seleccionada por Cenit  en virtud de este Mecanismo de 
Elección.    
 
El Proveedor  suministrará a Cenit los Bienes  en los términos y condiciones que se establezcan en la 
correspondiente Orden de Compra  que llegare a expedirse  y sus anexos.  
 
1.12 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA  
 
1.12.1  Identificación de la Oferta  
 
La Oferta deberá ser cargada en la Plataforma Electrónica Suplos de acuerdo con la taxonomía indicada en la 
misma y teniendo en cuenta, el objeto, alcance y tipo de documento indicado en estos Términos de Referencia 
y en la Plataforma.  
 
1.12.2  Contenido de la Ofe rta 
 
La Oferta deberá contener la información requerida conforme lo indicado en el presente documento.  
Adicionalmente , la Oferta Económica deberá ser diligenciada en el Anexo  Cuadro de Ofrecimiento Económico 
en formato PDF  y Excel  editable . En caso de discrepancias entre la versión del Cuadro de Ofrecimiento 
Económico en formato Excel y la versión en PDF, prevalecerá la versión en formato PDF.   
 
La Información comercial deberá presentarse atendiendo a las instrucciones señaladas a continuación:  
 
- Oferta Comercial , la cual debe incluir:  
 
o Valor unitario de los bienes  
o Tiempo de entrega de cada uno de los Bienes.  
o Lugar de entrega de cada uno de los Bienes.  
 
El Oferente deberá allegar los anexos indicados en el presente documento con Firma Manuscrita, Digital o 
Electrónica de su representante legal, apoderado, revisor fiscal, según corresponda. En el evento que lo 
anterior no sea posible y el Oferente alleg ue alguno de los documento s con firma escaneada, deberá enviar 
al siguiente buzón electrónico: maria.alarcon.externo@cenit -transporte.com , un correo electrónico 
enviado por quien suscribe el documento respectivo, en el que anexe dicho documento e indique que está 

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de acuerdo con el contenido de éste y que la firma que reposa en el mismo es la suya.  Importante indicar 
el objeto y numero del mecanismo.  
  
1.12.3  Idioma de la Oferta  
 
Todos los documentos de la Oferta deberán ser presentados en idioma castellano. Por lo tanto, t odos los 
documentos y certificaciones emitidos en idioma diferente al castellano deberán ser presentados en su idioma 
original y con traducción simple al castellano.  
 
Si con ocasión de los documentos que debe allegarse con la con la Oferta, deben presenta rse catálogos o 
información técnica de productos expedida por Fabricantes, estos pueden presentarse en el idioma original.  
 
El Oferente a quien le sea asignado la Orden de Compra debe presentar la traducción oficial al castellano de 
los documentos presentados por escrito en idioma extranjero, la cual deberá ser oficial en los términos del 
artículo 251 del Código General del Proceso y debe corresponder al mismo texto presentado con la Oferta , en 
el plazo que para tal efecto Cenit le indique.  
 
La presentación de documentos en idioma distinto al castellano será subsanable.  
 
Adicionalmente, y durante el desarrollo de  la Orden de Compra que resultare como conclusión del Mecanismo 
de Ele cción, todas las comunicaciones formales, presentaciones e informes deberán ser realizados en idioma 
castellano.  
 
1.12.4  Legalización  o Apostilla  de documentos públicos otorgados en el exterior  
 
Los Oferentes  podrán entregar con su Oferta los documentos públicos otorgados en el exterior, entendidos 
éstos conforme a lo definido en el literal j) del Artículo 2° de la Resolución 1959 de 2020 proferida por el 
Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia , o la n orma que la complemente, derogue o sustituya , sin 
que sea necesaria su legalización o apostilla . En caso de que la Oferta  presentada por el Oferente  sea aceptada 
mediante la asignación de  la Orden de Compra , el Oferente  deberá presentar  los documentos públ icos 
otorgados en el extranjero legalizados o apostillados, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes sobre 
la materia, particularmente, con fundamento en lo señalado en el artículo 251 del Código General del Proceso, 
artículo 480 del Código de Comercio, Decreto -Ley 019 de 2012 y en la Resolución 1959  de 2020 , antes 
mencionada y la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos 
Extranjeros, aprobada mediante Ley 455 de 1 998, o las normas que los complementen, deroguen o sustituyan . 
 
1.13 ACLARACIONES A LA OFERTA  
 
Cenit podrá solicitar a todos o a cualquiera de los Oferentes las aclaraciones o informaciones que estime 
pertinentes, a fin de despejar cualquier punto dudoso, equí voco o inconsistente de las Ofertas.  
 
Cenit se reserva el derecho de analizar las respuestas de los Oferentes en estos casos, y de evaluar si ellas 
aclaran o explican lo solicitado.  
 
Cenit tomará de las aclaraciones o explicaciones de los Oferentes únicamente los aspectos que satisfagan su 
interés de aclaración.  
 
En el caso en que dos o más Oferentes relacionen una misma información y ésta presente inconsistencias, 
Cenit podrá solicitar la aclaración respectiva a los Oferentes.  
 
1.14 OFERTAS PARCIALES – DECISIÓN DE CONTRATACIÓN PARCIAL  
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El Oferente podrá presentar Oferta para la totalidad o parte del alcance de  la Orden de Compra  a celebrar 
ajustándose en todo caso a los criterios , condiciones y especificaciones previstas en los Términos de 
Referencia para estos efectos. En consecuencia, Cenit podrá asignar a un mismo Oferente o a distintos 
Oferentes, un a o vari as Órdenes de Compra , según corresponda, teniendo en cuenta lo que resu lte más 
favorable para Cenit.  
 
1.15 OFERTAS ALTERNATIVAS  
 
Cenit  no aceptará la presentación de ofertas alternativas.  
 
2 CRITERIOS DE ANÁLISIS   
 
Una vez recibidas las Ofertas, Cenit realizará el análisis  de los criterios legales y técnicos que se describen más 
adelante , con el fin de determinar, la admisión o inadmisión de la Oferta, posteriormente procederá con la 
valoración  de las Ofertas admitidas.  
 
Cenit podrá solicitar mediante comunicación escrita al (los) Oferente(s) que aclare(n), complemente(n) o 
subsane(n) los documentos que acrediten los criterios de análisis  indicados en el presente numeral, 
indicándole(s) cuáles omitió o cuáles no son claros , para que lo subsane(n), concediendo un plazo, para lo cual 
el Oferente deberá radicar o enviar sus respuestas junto con los soportes si a ello hubiere lugar, en las 
condiciones y dentro del plazo indicado en la comunicación de solicitud. En caso de que e l Oferente no 
entregue los documentos requeridos o no presente las aclaraciones solicitadas o los presente 
incorrectamente, Cenit podrá reiterar la solicitud de aclaración, complemento o subsanación, concediendo 
un nuevo plazo. En el evento que las solicit udes no sean atendidas Cenit podrá inadmitir la Oferta. Igualmente, 
Cenit podrá inadmitir la Oferta cuándo el Oferente entregue de manera extemporánea los documentos 
requeridos o las aclaraciones solicitadas.  
 
Las solicitudes de aclaración, complemento o subsanación se efectuarán a través de la Plataforma Electrónica  
Suplos  y adicionalmente el Oferente recibirá mediante correo electrónico la notificación de la solicitud 
efectuada, no obstante, la falta de recepción del mencionado correo electrónico no exime al Oferente de 
atender las solicitudes.  
 
Cenit  también podrá requerir información o confirmación a terceros, cuando lo considere conveniente o 
necesario para el análisis de la Oferta.  
 
Los criterios de análisis  que serán tenidos en cuenta son los siguientes:   
 
2.1 ANÁLISIS  LEGAL  
 
A continuación, encontrará los documentos que deben ser adjuntados en su Oferta:  
 
2.1.1 Carta de Presentación de la Oferta  
 
El Oferente  deberá aportar la Carta de Presentación de la Oferta de acuerdo con el formato  establecido  en el 
Anexo  1según la condición del Oferente , suscrita con firma manuscrita , digital o electrónica por el 
representante legal o apoderado del Oferente .   
 
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La Oferta debe estar vigente por un término mínimo de tres (3) meses, contados a partir de la fecha límite 
para la presentación de las Ofertas . La validez de la Oferta se entenderá prorrogada con la ampliación de la 
vigencia de la garantía de seriedad de l a oferta.  
 
2.1.2 Criterios de Análisis  legal según la condición del Oferente  
 
El Oferente deberá aportar todos los documentos descritos a continuación , según la condición del Oferente 
como ; Fabricante o representante exclusivo del fabricante o distribuidor autorizado  o simple 
distribuidor /Stockista . 
 
• Distribuidor Autorizado  
 
Cuando el Oferente ostente la condición de Distribuidor Autorizado del Fabricante de los bienes a ofertar, 
deberá adjuntar el Certificación de Distribuidor vigente y expedido por el Fabricante del Bien en donde 
manifieste el vínculo comercial que ostenta con su distribuidor en Colombia.  
 
En caso de que la Oferta  sea presentada como Distribuidor Autorizado de varios Fabricantes , deberá 
adjuntarse una certificación por cada uno de los Fabricantes con quien el Oferente ostente el vínculo 
comercial de Distribuidor Autorizado . 
• Representante Exclusivo   
 
Cuando el Oferente ostente la calidad de Representante Exclusivo del Fabricante de los Bienes a ofertar, 
deberá adjuntar : 
 
a. Certificación de Representante vigente y expedido por el Fabricante del Bien en donde 
manifieste el vínculo comercial (representación – mandato) que ostenta con su representado en 
Colombia.  
Para que Cenit emita la Orden de Compra a nombre del Oferente, en caso de asignación, el 
certificado de representación deberá indicar expresamente que el Oferente se encuentra 
facultado para celebrar  y ejecutar la Orden de Compra.  
 
En caso de que la Oferta sea presentada como Representante de varios Fabricantes, deberá 
adjuntarse una certificación por cada uno de los Fabricantes representados.  
 
b. Si el representado es nacional, adjuntar el Certificado d e Existencia y Representación Legal del 
Fabricante expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal, con una antelación 
máxima de 30 días calendario a la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la 
Oferta . 
 
c. Si el representado es e xtranjero, adjuntar el Certificado de existencia del Fabricante mediante el 
“Certificate of Existence” o “Certificate of Good Standing” o aquel que sea aplicable de 
conformidad con las leyes vigentes de su país de origen, cumpliendo con los requerimientos 
formales para su legalización o apostille , según aplique).   
 
 
• Simple Distribuidor/Stockista  
 
Cuando el Oferente ostente la condición de Simple distribuidor/Stockista  no debe presentar ninguna 
certificación especifica.  
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2.1.3 Existencia, representación legal y capacidad jurídica  
 
Considerando que se trata de un mecanismo de elección, únicamente podrán participar en el mismo las 
personas jurídicas  que hubieren sido invitadas por Cenit .  
 
Cenit  aceptará como Oferentes : Personas jurídicas  
 
Cada Oferente deberá presentar única y exclusivamente una Oferta.  
 
El Oferente no podrá ser socio  o integrante  de otro Oferente  o propietario de una empresa unipersonal 
Oferente .  
 
En caso de infringir lo anterior, Cenit  únicamente admitirá al Oferente que haya presentado la Oferta en 
primer lugar en el tiempo.  
 
Lo anterior no operará en el evento en que el Oferente sea socio de una sociedad anónima abierta qu e 
presente Oferta . 
 
Los Oferentes que presenten Oferta, deberán cumplir con las siguientes  condiciones:  
 
a. Que su objeto social le permite presentar la Oferta y celebrar l a Orden de Compra que resulte 
del presente Mecanismo de Elección.  
b. Que su representante legal cuent a con l a capacidad jurídica para la presentación de la Oferta.  
Cuando el representante legal de las personas jurídicas nacionales tenga limitaciones 
estatutarias para presentar la Oferta, o para realizar cualquier otro acto requerido para la 
presentación de la Oferta o la participación en el presente Mecanismo de Elec ción incluyendo la 
celebración y ejecución de  la Orden de Compra que de éste de derive, se deberá adjuntar a la 
Oferta , copia del acta o extracto de la misma, en la que conste la decisión del órgano social 
correspondiente que autorice la presentación de la  Oferta y la realización de los demás actos 
requeridos para la presentación de la Oferta  o la participación en el presente Mecanismo de 
Elección, incluyendo la celebración y ejecución de  la Orden de Compra que de éste de derive.  
c. Que su duración no será inferior a la de  la Orden de Compra más la vigencia de la garantía de 
mayor duración establecida en la mism a. En caso contrario , se admitirá un acta proveniente del 
órgano social con capacidad jurídica para tomar esa clase de determinaciones, en la cual se  
exprese la decisión de prorrogar la duración de la persona jurídica para alcanzar los plazos 
requeridos por Cenit , en caso de ser necesario. En dicho evento, la prórroga de la vigencia de la 
persona jurídica nacional deberá perfeccionarse antes de la celebración de  la Orden de Compra . 
Este compromiso deberá reflejarse en la Carta de Presentación de la Oferta.  
 
Apoderado : Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán acreditar un apoderado 
domiciliado en Colombia, debidamente facultad o para la presentación de la Oferta, participar y comprometer 
a su representado en las diferentes instancias del Mecanismo de Elección, suscribir los documentos y 
declaraciones que se requieran, suministrar la información que le sea solicitada, y demás act os necesarios de 
acuerdo con los presentes Términos de Referencia, incluyendo la celebración y ejecución de  la Orden de 
Compra que del mismo se derive . Para fines de claridad, las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en 
Colombia que presenten Oferta  podrán designar a más de una persona como su apoderado en Colombia, caso 
en el cual podrá indicar a su entera discreción las condiciones o las limitac iones a los apoderados.  
 
2.1.4 Limitaciones para contratar  
 
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Para que su Oferta sea admisible o elegible, el Oferente  no puede estar incurso en limitaciones para contratar 
establecidas en la Ley, como es el caso de la dispuesta en el numeral 4 del artículo 183 de la Ley 1801 de 2016 
(código Nacional de Policía).  
 
El oferente deberá allegar copia del documento de identifi cación del representante legal y todos los suplentes 
del Oferente, a fin de que CENIT pueda realizar la verificación correspondiente en el “Registro Nacional de 
Medidas Correctivas RNMC” que se encuentra en el “Portal de Servicios al Ciudadano PSC”.  
 
La limitación aplica respecto  del Representante Legal sus suplentes .   
 
2.1.5 Garantía de Seriedad de la Oferta  
 
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que el Oferente asume en virtud del presente Mecanismo 
de Elección, éste conoce y acepta que Cenit es el titular del riesgo a ser asegurado mediante el(los) seguro(s) 
al(los) que se refiere este numeral y la minuta de  la  Orden de Compra , especialmente aquellos relacionados 
con el cumplimiento general de las obligaciones derivadas de la contrataci ón, ejecución y desarrollo de  la 
Orden de Compra  que se derive, por lo que Cenit está legalmente facultado para determinar las condiciones 
de aseguramiento que deben cumplir los seguros por medio de las cuales será(n) transferido este(os) riesgo(s) 
a compa ñía de seguros.  
 
EL Oferente conoce y acepta que las condiciones de aseguramiento que satisfacen los lineamientos sobre 
aseguramiento y transferencia de riesgos de Cenit son cumplidos por el SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL 
RIESGO INTERNO DE LA CONTRATACIÓN – SARIC que ha sido generado para el Contratante, el cual consiste 
en un esquema de aseguramiento en donde Cenit ostenta la calidad de tomador, asegurado y beneficiario. El 
Oferente ostentará la calidad de garantizado.  
 
De conformidad con lo anterior las garantías a constituir serán cualquiera de las siguientes:  
 
1. Póliza de Cumplimiento:   el Oferente deberá constituir una Póliza de Cumplimiento; la cual deberá 
contener el siguiente amparo:  
 
Seriedad de la Oferta, por un valor asegurado equivalente al 10% del valor de la Oferta , con una 
vigencia igual a la validez de la oferta, la cual iniciará a partir de la fecha de entrega de las ofertas.    
 
En caso de que el valor asegurado se exprese en moneda extranjera, la carátula de la póliza deberá 
indicar la tasa representativa del mercado (TRM) aplicable en caso de siniestro.  
 
El Oferent e deberá adjuntar la certificación  que acredite el pago de la correspondiente prima . 
 
Para la expedición del certificado de seguros, la aseguradora solicitará información adicional que el 
Oferente deberá suministrar.  Para facilitar este proceso, el Oferen te podrá solicitar a Cenit 
información de contacto de los aseguradores.  
 
Cenit  hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta, cuando:  
 
i. El Oferente  se abstenga de ampliar la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el 
término previsto en los Términos de Referencia se amplíe, o cuando el término previsto para la 
celebración de la Orden de Compra se prorrogue.  
ii. El Oferente  retire la Ofert a después de vencido el término fijado para la presentación de Oferta s  
iii. El Oferente , sin aducir y acreditar justa causa, se abstenga de celebrar y ejecutar  la Orden de Compra 
objeto del presente Mecanismo de Elección, luego de haber sido asignado.  
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Si por  cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la oferta, Cenit  podrá 
demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la Oferta del 
Oferente , pues queda expresamente claro que la sola p resentación de la Oferta constituye aceptación plena, 
por parte del Oferente , de todas las condiciones de los Términos de Referencia  
 
Para facilitar la expedición de la garantía, el oferente podrá contactar al corredor de seguros AON:  
 
Mónica Pinto | Ejecutiva de Servicio al Cliente  
t: (571) |6381700 Ext. 1981 | C: (57) 322 370 65 36  
Cra. 11 N° 86 -53 |Bogotá, Colombia  
co.seguroscontratistascenit@aon.com    
 
2.1.6 Cumpl imiento de Obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales  
 
Para que su Oferta sea admisible o elegible, en caso de ser empleador con contratos de trabajo sometidos a 
ley colombiana, el Oferente  deberá est ar en situación de cumplimiento en relación con sus obligaciones con 
el Sistema de Seguridad Social Integral y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano 
de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, respecto de los último s seis (6) meses anteriores a 
la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la Oferta. Para acreditar el cumplimiento de este 
requisito, el Oferente deberá adjuntar a su Oferta una certificación expedida por su revisor fiscal o su 
representante  legal en el evento en que no tenga obligación legal de tener revisor fiscal, de acuerdo con el 
Anexo Cumplimiento obligaciones sistema protección social integral y aportes parafiscales . 
 
Cuando la certificación que corresponda sea suscrita por el revisor fiscal del Oferente, deberá adjuntarse a la 
Oferta copia del documento de identificación y de la tarjeta profesional del revisor fiscal del Oferente.  
 
2.1.7 Suministro de información relacionada con Ética y Cumplimiento  
 
Para que su Oferta sea admisible o elegible, el Oferente  no deberá encontrarse  incurs o en investigaciones 
relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción, FCPA , ni haber sido 
sancionad o por estas conductas . Para acredita r el cumplimiento de este requisito, el Oferente deberá 
diligenciar el Anexo Suministro de Información Relacionada con Ética y Cumplimiento, suscrito por el 
representante legal del Oferente y adjuntar la información que ahí se solicite.  
 
En todo caso, Ceni t se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento información relacionada con 
asuntos que lleguen a su conocimiento o pueda solicitar la actualización de formatos de acuerdo con 
normatividad y políticas internas . 
 
Además, Cenit  se reserva el derecho de abstenerse de considerar una Oferta o revocar la invitación a contratar 
al Oferente , como consecuencia de la información recibida con fundamento en el presente numeral. Esta 
decisión no requiere ser fundamentada y es discrecional de Cenit . Esta decisión se comunicará al Oferente  
afectado por escrito en cualquier momento del Mecanismo de Elección.  
 
Igualmente, Cenit  se reserva la facultad de solicitar al Oferente  el certificado de investigaciones en curso, 
expedido por la Fiscalía G eneral de Nación, en relación con sus representantes legales y los miembros de su 
junta directiva .  
 
2.2 ANÁLISIS  TÉCNIC O 
 

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El Oferente  deberá incluir toda la información técnica desarrollada para los bienes objeto de la Orden de 
Compra , tales como, Especificaciones Técnica, DS de cada equipo ofertado, catálogos, manuales, memorias 
de cálculo, certificados de materiales, diagramas y dibujo s detallados, otros certificados, listados de repuestos, 
entre otros, mediante los cuales se acredite que los bienes a ofertar cumplen con lo solicitado en las 
Especificaciones Técnicas de los bienes objeto de compra  indicadas en el anexo 2 cuadro de ofrecimiento 
económico de los bienes a suministrar los anexos técnicos relacionados a continuación : 
 
• PGAL -4816 -21122 -ID-CIN-HD-001-1  
• PGAL -4816 -21122 -ID-CIN-MR-001-1    
 
• PGAL -STP-643-ST-CIN-MR-001-0B 
• PGAL -STP-643-ST-CIN-HD-001-0B 
• CONCENTRADO DE ESPUMA - GRB -Tridol -ATF-C-3-6 
 
Adicionalmente, se deberá n presentar los siguientes anexos:  
 
• El proveedor debe suministrar los repuestos necesarios para la instalación y arranque de los  equipos . 
• El proveedor debe entregar un listado de repuestos para mantenimiento a dos años . 
 
Cenit  verificará el cumplimiento de la descripción técnica de cada uno de los ítems ofertados, conforme lo 
indicado en el(los) anexo(s) referido(s) en el párrafo anterior.  
 
2.3 ADMISIBILIDAD DE LAS OFERTAS  
 
Una Oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y se halle ajustada a los Términos de 
Referencia.  
 
Se considera ajustada a los Términos de Referencia, la Oferta que cumpla todos y cada uno de los criterios 
establecidos en los mismos, y  no se halle comprendida en uno de los siguientes casos, además de los indicados 
expresamente en otros apartes de los Términos de Referencia:  
 
• Cuando no obre el ofrecimiento económico .  
• Cuando el Oferente  se encuentre en una o varias de las siguientes situ aciones: estar incurso en 
alguna de las causales de inhabilidad , incompatibilidad  o limitaciones para contratar  previstas en la 
Constitución Política o en la Ley; tenga un conflicto de interés de origen legal o contractual; no se 
encuentre en situación de cumplimiento por concepto de pago de giros y aportes al Sistema de 
Seguridad Social  Integral y aportes parafiscales , salvo que no cuente con empleados en Colombia, 
evento en el cual deberá así declararlo ; se encuentre en situación de incumplimiento frente a las 
normas de prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean 
aplicables.  
• Cuando la Oferta sea alternativa.  
• Cuando la Oferta se aparte de lo exigido en los Términos de Referencia o el Oferente  no cumpla los 
crite rios para participar previstos en los mismos o no subsane los defectos y omisiones.  
• Cuando existan varias Ofertas presentadas por el mismo Oferente  para este mismo Mecanismo de 
Elección  y respecto del mismo objeto, evento en el cual sólo se admitirá la primera Oferta en tiempo 
presentada.    
• Cuando la información consignada en los documentos que integran la Oferta no sea veraz, esto es, 
no corresponda a la realidad.  
• Cuando la Oferta se r efiera a un objeto o alcance distinto a la contratación que se pretende mediante 
el presente Mecanismo de Elección.  
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2.4 SUSTENTACIÓN DE LAS OFERTAS  
 
Cenit  podrá requerir la sustentación del contenido y alcance de las Ofertas por parte de los Oferente s 
admisib les. Dicha sustentación se realizará en el lugar, fecha y horario indicados por Cenit . 
 
3 CRITERIOS DE VALORACIÓN  DE OFERTAS  
 
Cenit  realizará la valoración  a las Ofertas admitidas, con base en los criterios establecidos en el presente 
numeral . Los criterios de valoración son insubsanables, sin perjuicio de que Cenit pueda solicitar a cualquiera 
de los Oferentes aclaraciones en relación con los documentos mediante los cuales se acrediten los 
mencionados criterios.  
  
3.1 CRITERIO ECONÓMICO  (máximo 90 puntos por ítem)  
 
Cada Oferente  deberá contemplar en su Oferta  todas las actividades, costos y gastos (directos e indirectos), 
que sean necesarios para la ejecución del objeto de la contratación.  
 
Para elaborar y presentar su Oferta, cada Oferente  debe considerar las mejores prácticas, normas aplicables, 
las condiciones, especificaciones y obligaciones contenidas en los Términos de Referencia y sus anexos; 
adicionalmente debe considerar los siguiente s aspectos:  
 
- El Oferente  deberá realizar su ofrecimiento económico en el formato establecido para ello por Cenit , 
teniendo en cuenta todas las actividades y costos en que deba incurrir para ejecutar la Orden de 
Compra  y entregar los Bienes  previstos en la misma y en otros apartes de los Términos de Referencia 
de conformidad con las reglas establecidas al respecto en éstos.  
 
- En caso de encontrar discrepancia dentro de los documentos, planos, anexos y/o especificaciones en 
el momento de interpretar los documentos entregados para la conformación de su ofrecimient o 
económico deberá informarlo a Cenit  antes del vencimiento del plazo para presentar Ofertas . Si no 
hay preguntas al respecto, Cenit  da por entendido que las interpretaciones del Oferente  son las mismas 
que las que Cenit tiene para estos Términos de Refere ncia y sus anexos y modificaciones.  
 
- Al formular el ofrecimiento económico se deben acatar las siguientes instrucciones:  
 
a) Moneda: El ofrecimiento económico se deberá expresar en Pesos Colombianos ($COP) o 
Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica ($US D). 
 
Para efectos exclusivamente de evaluación de las propuestas presentadas y comparación 
objetiva entre las mismas, CENIT pasará los ítems ofertados en dólares de los Estados Unidos 
de Norteamérica, liquidados bajo la TRM aplicable al día de cierre del M ecanismo de Elección, 
es decir al plazo de recepción de ofertas.  
 
b) IVA: El IVA no forma parte del valor de la Orden de Compra, por lo cual no se incluirá en el valor 
del ofrecimiento económico, y se presentará en forma independiente. En caso de que en la 
Oferta no se desglose y presente por separado el IVA, o no se precise si el ofrecimiento 
económico incluye o no el IVA, se entenderá que no está incluido.  
 
c) Cenit no otorgará puntaje a las Ofertas que se expresen en una moneda o a través de una 
modalidad o s istema de precios diferentes a los exigidos en este numeral, o se modifique la 
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unidad de medida o la descripción establecida por Cenit, o el Oferente varíe las cantidades (así 
sean estimadas) de las actividades previstas por Cenit.   
 
d) En el evento que en la valoración del ofrecimiento económico, Cenit identifique que la Oferta 
contiene una o varias Tarifas artificialmente bajas, incluidas las ofertadas bajo valor cero (0) y/o 
respecto de las cuales no se haya ofertado un valor, Cenit no  otorgará puntaje respecto de esos 
ítems, sin perjuicio de reservase la facultad de solicitar aclaración al Oferente. Se aclara que 
aquellos ítems a las que no se les otorgue puntaje, no serán tenidos en cuenta para efectos de 
aplicación de la fórmula de v aloración del criterio económico para el ítem respectivo.  
 
Para efectos de valoración económica , sólo se tendrá en cuenta la información consignada en el Anexo  2 
Cuadro de Ofrecimiento Económico.  
 
3.2 CRITERIO DE  PROMOCIÓN A LA INDUSTRIA NACIONAL – LEY 816 DE  2003  (máximo 10 puntos por 
ítem)  
 
Para la valoración  de este criterio, el Oferente  deberá diligenciar el Anexo Promoción Industria Nacional , 
suscribirlo y entregarlo junto con su oferta.  
 
Se asignarán los puntos correspondientes al apoyo de la industria nacional, para cada ítem de la oferta , así:  
 
a) Diez  (10) puntos, si se ofertan únicamente Bienes  de Origen Nacional, o Bienes con Tratamiento de 
Nacionales.  
 
b) Cinco  (5) puntos, si se ofertan Bienes  extranjeros con componente colombiano  de acuerdo con la 
siguiente formula .  
 
PX = PM x (B/A)  
 
Donde:  
 
PX = Puntaje a asignar a l ítem  
PM = Puntaje máximo que se asigna por este concepto  
A = Mayor Porcentaje de componente nacional indicado entre todos los ítems  
admitid os/para el ítem valorado . 
B = Porcentaje de componente nacional indicado de l ítem  valorad o/para el ítem 
valorado . 
 
c) Cero (0) puntos si se ofertan únicamente Bienes extranjeros sin Componente colombiano. Aplica 
tratándose de Bienes extranjeros que no tengan tratamiento de nacionales, y respecto de los que no se 
incorpora componente colombiano de Bienes.  
 
3.3 PUNTAJE A ASIGNAR  
 
Cenit calificará las ofertas presentadas asignándoles puntaje teniendo en cuenta los siguientes factores de 
valoración , sobre una asignación máxima total de cien (100) puntos , así:  
 
Puntaje Aspectos Económicos:    90  puntos  por ítem  
Puntaje Promoción a la Industria Nacional        10 puntos  por ítem  
PUNTAJE MÁXIMO TOTAL:              100 puntos  por ítem  
 
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3.4 FÓRMULAS DE DESEMPATE  
 
Si varias Ofertas obtienen el mismo puntaje total y quedan ubicadas en el primer lugar del orden de 
elegibili dad, se aplicarán, en el mismo orden, los siguientes criterios para efectos del desempate:  
 
a) Si el empate se presentare entre un Oferente extranjero y un Oferente nacional colombiano, se preferirá 
la oferta presentada por el nacional colombiano.  
b) De persisti r el empate, se dará prelación al Oferente que acredite cumplir con lo dispuesto en el artículo 
24 de la ley 361 de 1997, de conformidad con lo establecido en esa disposición.  
c) Si el empate continúa, se dará preferencia a la oferta presentada por un organis mo cooperativo, en 
acatamiento del artículo 147 de la ley 79 de 1988.  
d) Si persiste el empate, se dará preferencia al Oferente que acredite la vinculación de la mayor cantidad de 
trabajadores con discapacidad en su planta de personal a la fecha de recibo de las Ofertas. Para estos 
efectos, Cenit solicitará en su oportunidad los documentos que soporten esa vinculación.  
e) Si persiste el empate, se dará preferencia al Oferente que acredite el cumplimiento de los 10 Principios 
del Pacto Global de las Naciones Unidas . 
f) Si persiste el empate, se dará preferencia al Oferente que no haya sido objeto de la aplicación de 
apremios, cláusulas penales, terminación anticipada por incumplimiento o cualquier otra sanción por 
incumplimiento, en relación con algún co ntrato u orden de compra suscrito con Cenit o cualquiera de las 
empresas del grupo empresarial de Ecopetrol, ni tenga registradas sanciones en el Registro Único 
Empresarial – RUES administrado por las Cámaras de Comercio en Colombia.  
g) Si no obstante la aplicación de las reglas anteriores el empate persistiere, Cenit invitará a los Oferentes 
empatados a una reunión en las instalaciones de la sociedad y, en su presencia, realizará un sorteo cuyo 
resultado definirá a quién se asignará la Orden de Compra . 
 
4 NEGOCIACIÓN  
 
En caso de que Cenit lo determine, podrá conducir, rondas individuales o conjuntas de negociación con los 
Oferentes  admitidos . 
 
En dicha etapa se podrá negociar cualquier condición técnica, comercial, contractual o económica que Cenit 
considere. Cenit determinará los criterios y aspectos a tratar en las rondas de revisión y negociación.  
 
La invitación a cada ronda de negociación será realizada a través de correo electrónico.  
 
De cada ronda de negociación se dejará  un soporte escrito de los aspectos tratados en el marco de la 
negociación  y del registro de los participantes . 
 
Como resultado de los aspectos revisados en la ronda de negociación, los Oferentes podrán presentar ofertas  
negociadas , dentro de los plazos y condiciones indicados por Cenit. Estas ofertas negociadas deberán ser 
presentadas mediante el mismo mecanismo establecido en los presentes Términos de referencia para la 
Oferta inicial e incluidas dentro de la cobertura de la póliz a de seriedad de la oferta presentada por el 
Oferente.  
 
En caso de que Cenit determine adelantar las rondas de negociación, la s ronda s de negociación se efectuará n 
con uno, algunos o todos los Oferentes, respetando el orden ascendente de elegibilidad resu ltante de la 
valoración . 
 
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Con lo anterior, o en el evento en que Cenit no considere necesario realizar las anteriores rondas de revisión 
y negociación, continuará adelantando el Mecanismo de Elección, conforme con lo establecido en estos 
Términos de Refere ncia.  
 
5 DECISIÓN DE CONTRATAR  
 
5.1 ASIGNACIÓN DE  LA ORDEN DE COMPRA  
 
Cenit aceptará la Oferta que, además de cumplir con los criterios legales, técnicos y comerciales exigidos en 
estos Términos de Referencia, presente, a juicio de Cenit, la Oferta más favorable a sus intereses. En ese 
sentido, Cenit  se reserva el derecho de no aceptar Ofertas que si bien cumplan con los criterios establec idos 
en el presente documento, se advierta un riesgo reputacional y/o que pueda ir en contra de las normas de 
Cenit  sobre Ética y Cumplimiento - sea potencial, eventual o inminente -, que considere que afecte o llegare 
a afectar a Cenit  o a sus grupos de i nterés; bajo el entendido que este hecho no dará lugar a reclamaciones 
por parte de los Oferentes, quienes con su participación en este Mecanismo de Elección renuncian 
expresamente a presentarlas.   
 
Cenit tomará una decisión sobre la asignación de  la Orden de Compra , dentro del término de vigencia de las 
Ofertas. Si Cenit decide prorrogar dicho término o la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de 
la Oferta, avisará  a los Oferentes y solicitará la prórroga de las garantías de Seriedad de  las Ofertas, la cual 
deberán aportar a Cenit dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación; de no ser así Cenit 
podrá calificar la Oferta como inadmisible.  
 
Cenit comunicará, al Oferente favorecido con la asignación de su Oferta, inme diatamente se produzca tal 
asignación, y enviará la Orden de Compra.  A los demás Oferentes, Cenit les comunicará, por escrito, su 
decisión, posteriormente al inicio de la ejecución de la Orden de Compra.  
 
La decisión de Cenit  de contratar, una vez comunica da, obliga al Oferente seleccionado, habida cuenta que la 
Orden de Compra existe desde el momento en que se produce el acuerdo pero que su formalización se 
encuentra sujeta a las condiciones establecidos en los Términos de Referencia y en la minuta de la O rden de 
Compra.  
 
Si el Oferente a quien se asigne la Orden de Compra rechaza la misma, Cenit podrá asignarlo al Oferente que 
se encuentre en el segundo lugar de elegibilidad, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la 
Oferta . 
 
5.2 SUSPENSIÓN O CANCELACIÓN DEL MECANISMO DE ELECCIÓN.  
 
Cenit se reserv a el derecho de suspender o cancelar el Mecanismo de Elección en cualquier momento y este 
hecho no dará lugar a reclamaciones por parte de los Oferentes, quienes, con la presentación de l a Oferta 
aceptan tal eventualidad en los términos indicados al inicio de este documento.  
 
La suspensión o cancelación del Mecanismo de Elección  se comunicará a los Invitados u Oferentes  mediante 
comunicación escrita . 
 
En todo caso, Cenit se reserva el derecho a no cancela r el Mecanismo de Elección , cuando sólo se presente 
una Oferta y ésta pueda ser considerada como favorable para Cenit.  
 
6 ANEXOS  
 
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Los documentos que deben diligenciar y tener en cuenta los Oferentes para participar en el Mecanismo de 
Elección son los siguientes:  
 
Anexo 1: Modelo carta de presentación de la oferta  
Anexo 2: Cuadro de Ofrecimiento Económico.  
Anexo 3: Formato de promoción a la industria nacional  
Anexo 4: Suministro de Información en materia de Ética y Cumplimiento  
Anexo 5: Cumplimiento obligaciones sistema protección social integral y aportes parafiscales  
Anexo 6: Orden de Compra  sin servicios OPA  
Anexo 7: Formato de Observacione s y Solicitudes de Aclaración.  
Anexo 8: Cu estionario de inhabilidades e incompatibilidades  
 
Anexos Generales  
 
Anexo A Comunicado Facturación Electrónica - CENIT – Actualizado  
Anexo B Requisitos de facturación – Actual  
Anexo C Radicación Fisica vía e -mail  
Anexo 9 listado de bodegas cenit - Personal Ecolog 15.0 6.2022  
Anexo 10 Comunicado Medidas de prevención para proveedores  
Anexo 11 Checklist  Autorización Personal No Habitual  
Anexo 12 Bitácora 14 días  
Anexo 13 Controles Complementarios Ingreso a Instalaciones - Personal No habitual Aliado  
Anexo 14 Formulario Auto Reporte Ingreso a Instalaciones COVID -19 23032020.doc (002)  
Anexo 15 Lista de Che queo Protocolo Bioseguridad Covid -19 
 