 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 1 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
ESTUDIO PREVIO  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBJETO  
Prestación de servicios técnicos para efectuar actividades archivísticas  de organización , 
digitalización, diagnóstico integral, conservación, aseguramiento de calidad  e Inventario documental, 
así como las actividades derivadas de cada proceso en el marco de los contratos interadministrativos 
suscritos por el Archivo General de la Nación con e ntidades públicas y privadas del orden Nacional 
y/o Territorial SMO7  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bogotá, marzo 2023  
  
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 2 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
Contenido  
 
1. NECESIDAD  ................................ ................................ ................................ ................................  3 
1.1. Descripción de la necesidad  ................................ ................................ ...............................  3 
2. CONDICIONES GENERALES DEL OBJETO A CONTRATAR  ................................ ...................  5 
2.1. Objeto  ................................ ................................ ................................ ................................ ... 5 
2.2. Clasificación en United Nations Standard Products and Services Code  (UNSPSC)  ....... 5 
2.3. Número de contratistas y perfil  ................................ ................................ ..........................  5 
2.4. Plazo de ejecución  ................................ ................................ ................................ ...............  5 
2.5. Lugar de ejecución  ................................ ................................ ................................ ..............  5 
2.6. Obligaciones del contratista  ................................ ................................ ...............................  5 
2.6.1.  Obligaciones generales  ................................ ................................ ................................ ... 5 
2.6.2.  Obligaciones específicas  ................................ ................................ .............................  6 
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN Y TIPO DE CONTRATO  ................................ ............................  7 
3.1. Modalidad de selección  ................................ ................................ ................................ ....... 7 
3.2. Justificación de la modalidad de se lección  ................................ ................................ ....... 7 
3.3. Tipo de contrato  ................................ ................................ ................................ ...................  7 
4. ANÁLISIS DEL SECTOR ................................ ................................ ................................ .............  7 
5. ANÁLISIS DE RIESGOS  ................................ ................................ ................................ .............  8 
6. VALOR Y FORMA DE PAGO  ................................ ................................ ................................ ...... 8 
6.1. Valor del estudio previo  ................................ ................................ ................................ ...... 8 
6.2. Respaldo presupuestal del EP  ................................ ................................ ............................  8 
6.3. Valor de cada contrato (si aplica)  ................................ ................................ .......................  8 
6.4. Forma de pago  ................................ ................................ ................................ .....................  8 
7. GARANTÍAS CONTRACTUALES  ................................ ................................ ...............................  9 
8. VERIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES  ................................ ........................  9 
9. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO  ................................ ................................ ................................  9 
10. DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD  ................................ ................................ .............  10 
1. RELACIÓN DE ANEXOS Y FORMATOS  ................................ ................................ ..................  10 
 
 
 
 
 
 
 
  

 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 3 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
De conformidad con el artículo  2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, los estudios y documentos 
previos  son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato.  
1. NECESIDAD  
1.1. Descripción de la necesidad  
De conformidad con la Ley 80 de 1989 y el Decreto 158 de 20 22, el Archivo General de la Nación (AGN) 
es un establecimiento público del orden nacional con person ería jurídica patrimonio propio y autonomía 
administrativa que tiene como misión formular y liderar la Política de Archivos y de Gestión Documental 
en el territorio nacional, posicionándose como referent e de la gestión pública para salvaguardar, difundir 
el patrimonio documental y garantizar la transparencia y el acceso a la información pública.  
 
En ese orden de ideas, el artículo 13 del Decreto 158 de 2022 asignó al despacho de la Subdirección 
de Mercad eo y Operación de Servicios Archivísticos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE 
PALACIOS PRECIADO – AGN las funciones de: “1. Liderar el diseño e implementación de las 
estrategias encaminadas a la formulación y ejecución de proyectos y servicios archivísticos en el 
territorio nacional.” Y, “5. Gestionar las acciones requeridas para la consecución y ejecución de contratos 
interadministrativos de proyectos archivísticos que permitan la generación de ingresos propios para la 
Entidad.”   
 
Así las cosas, y en concordancia con las cotizaciones y propuestas remitidas a las Entidades, durante   
la vigencia 2022 se efectuaron acercamient os con 153 Entidades en aras de ofertar el portafolio de  
servicios de la Entidad, lo que conllevó a generar 153 cotizaciones , traducidas en un acercamiento  
constante  y activo  en las tareas  de diversificación,  promoción  del portafolio y  venta  de servicios;  tareas  
que serán de suma importancia para la vigencia 2023  en atención a la meta fijada de  NUEVE MIL  
MILLONES  DE PESOS ($9.000.000.000) para el recaudo por recursos propios, lo que sin duda tendrá 
un alto impacto en el número  de comunicaciones,  visitas  y cotizaciones  generadas  para la 
materialización  de Contratos  Interadministrativos , actividades  que deberán  ser desarrolladas  por 
personas idóne as y con conocimientos en la materia, que nos permita la firma del mayor número de 
contr atos posibles y de  esta manera alcanzar la meta propuesta, ya que se tiene programad o para la 
vigencia 2023 la ejecución de los siguientes Contratos Interadministrativos, cuyos servicios se relacionan 
así:  
 
ENTIDAD CONTRATANTE  SERVICIO CONTRATADO  
Ministerio de Transporte  Organización, inventario y 
Diagnóstico de 
Conservación  
Cancillería  Digitalización  
Colpensiones  Conservación  
Ministerio de Educación 
Nacional  Organización, hoja de 
control y Digitalización  
Departamento 
Administrativo de la 
Presidencia de la 
República  Organización y 
Digitalización.  
 
Depósito  
Fondo Nacional de Ahorro  Depósito y organización.  
Alcaldía Municipal de 
Ibagué  Diagnóstico  integral de 
archivos  
Senado de la República  Depósito  
Ministerio de Medio 
Ambiente y Desarrollo 
Sostenible  Depósito.  
Consejo Profesional 
Nacional de Arquitectura y 
sus Profesiones Auxiliares  -
CPNA   Depósito  
Armada Nacional de 
Colombia  Depósito  
Centro Nacional de 
Memoria Histórica  Depósito  
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 4 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
Servicio Nacional de 
Aprendizaje - SENA  Depósito  
Museo Nacional  Depósito  
Ministerio de Cultura  Depósito  
 
En consecuencia, para la ejecución de los Contratos Interadministrativos, se  requiere personal que tenga 
conocimiento y experiencia relacionada con actividades de organización, digitalización, diagnóstico 
integral, conservación, aseguramiento de calidad e Inventario documental , y demás  actividades 
derivadas  de cada proceso, enmarcados en el portafolio de servicios  archivísticos,  por lo que se requiere 
se requiere del componente  técnico en actividades en materia de gestión documental,  todo ello con el 
fin de llevar a cabo una correcta ejecución y los compromisos adquiridos por  el AGN . 
 
Por lo anterior,  y de conformidad  con las necesidades  surgida s de cara al cumplimiento de las 
obligaciones de los Contratos Interadministrativos suscritos entre el AGN y otras entidades, se requiere  
contratar  cuarenta  (40) técnicos Nivel  2, con los  siguientes requisitos: Título de  formación  técnica 
profesional  en núcleos básicos  del conocimiento en : Bibliotecología, Sistemas  de Información  y 
documentación , Otros  de Ciencias Sociales y  Humanas, Sistemas, Administración de Empresas o afines  
y de 1-6 meses de experiencia laboral relacionada  con el objeto a contratar , con el fin de apoyar el 
desarrollo  de actividades  archivísticas tales como organización, digitalización, diagnóstico integral, 
conservación, as eguramiento de calidad e Inventario documental , y demás actividades derivadas de 
cada proceso,  y en general todas  las actividades  encaminadas  al cumplimiento  de las actividades  
anteriormente  citadas,  en el marco   de los Contratos Interadministrativos suscritos por venta de servicios 
que permitan alcanzar la meta de recaudo  para la presente  vigencia.  
 
Ahora bien, el numeral 6 de la Circular Conjunta Nro. 100 -005-2022 expedida por el Departamento 
Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública, indica:  
 
“6. De manera excepcional, las Entidades Estatales destinatarias de la presente circular podrán 
suscribir contratos con plazos mayores al antes indicado, bajo las siguientes condiciones:  
  
Considerando que la Ley 80 de 1993, en su artículo 32, numeral 3 prescribe que los contratos 
de prestación de servicios que "se celebrarán por el término estrictamente indispensable", en 
aquellos casos en los que exista la necesidad de conta r con una experticia o conocimiento 
especializado en una materia determinada, con el que no se cuenta en la planta de personal, se 
podrán suscribir contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión por 
un plazo mayor a los cuatro ( 4) meses antes señalados, pero sin exceder el término de la vigencia 
fiscal respectiva. Cuando el contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la 
gestión deba hacerse por más de cuatro meses deberán expresarse de forma expresa y clara 
las razones por las que se opta por un plazo de ejecución mayor a los cuatro (4) meses, así 
como los motivos por los cuales resulta conveniente proveer tal necesidad a través de un 
contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, en lugar de la creación 
de un empleo de la planta temporal."  
 
Al respecto, mediante Circular Conjunta Nro. 01 de 2023, Colombia Compra Eficiente señaló:  
 
“2. Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión podrán ser 
suscritos tanto con personas naturales como con personas jurídicas, siempre que la Entidad 
Estatal justifique en los estudios previos que las actividades que busc an encomendarse a aquellas 
no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Esto 
puede suceder en varios eventos, como, por ejemplo: i) que, efectivamente, no exista el 
personal de planta para encargarse de dichas labor es; ii) que exista el personal de planta, 
pero que está sobrecargado de trabajo, requiriéndose, por tanto, un apoyo externo; o iii) que haya 
personal de planta, pero no tenga la experticia o conocimiento especializado en la materia y que, 
por esta razón, s ea necesario contratar los servicios de quien posea conocimiento y experiencia 
en el tema." (Negrita fuera de texto original)  
 
Atendiendo a lo anteriormente citado el contrato a celebrar, objeto del presente estudio previo, se 
realizará por un plazo mayor a cuatro (4) meses, teniendo en cuenta que las obligaciones a ejecutar 
por parte de los contratistas se deriva del cumplimiento de las obligaciones establecidas en los 
Contratos Interadministrativos, los cuales tienen un plazo de duración que no supera la vigencia fiscal.  
 
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 5 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
Es de suma importancia aclarar que la ejecución de las obligaciones establecidas en el presente 
estudio previo, debe n ser constante s y dando cumplimiento a las obligaciones de los Contratos 
interadministrativos suscritos entre el Archivo  General de la Nación y las entidades referidas en el 
presente acápite.  
 
El presente  proceso  de contratación  se encuentra respaldado  con recursos  del rubro  presupuestal de 
financiación “Servicio de gestión documental a entidades públicas y privadas  del orden  nacional y/o  
territorial”,  dentro  del proyecto  de inversión  “Fortalecimiento  de la función  archivística  nacional”,  
Recurso  20. 
 
Finalmente  dado que el AGN no cuenta con personal de planta  suficiente para realizar las actividades 
descrita s en el presente documento, resulta necesario  contratar  cuarenta  (40) personas  para que preste n 
los servicios  requeridos  por la Entidad.  
 
2. CONDICIONES GENERALES DEL OBJETO A CONTRATAR  
 
2.1. Objeto  
 
El objeto del presente proceso consiste en: Prestación de servicios técnicos para efectuar actividades 
archivísticas de organización, digitalización, diagnóstico integral, conservación, aseguramiento de 
calidad e Inventario documental, así como las activid ades derivadas de cada proceso en el marco de 
los contratos interadministrativos suscritos por el Archivo General de la Nación con entidades públicas 
y privadas del orden Nacional y/o Territorial SMO7  
 
Clasificación en United Nations Standard Products and Services Code  (UNSPSC ) 
 
El objeto del presen  te proceso tiene relación con los siguientes códigos de la UNSPSC:  
 
GRUPO  SEGMENTOS  FAMILIAS  CLASES  
 
 
(F) Servicios  80000000 -Servicios  
de Gestión, 
Servicios  
Profesionales  de 
Empresa  y Servicios   
80110000 -Servicios de  
recursos  humanos   
80111600 - Servicios  
de personal  temporal  
 
2.2. Número de contratistas y p erfil 
 
Una vez analizado el objeto y las obligaciones, se determina que se requiere cuarenta  (40) técnicos 
Nivel 2, con los siguientes requisitos: Título de formación técnica  profesional  en núcleos básicos del 
conocimiento en: Bibliotecología, Sistemas de Información y documentación, Otros de Ciencias 
Sociales y Humanas, Sistemas, Administración de Empresas o afines y de 1-6  meses de experiencia 
laboral relacionada  con el objeto a contra tar, o los cuales recibirán unos honorarios por  producto 
correspondientes a DOS MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y DOS MIL PESOS M/CTE. 
($2.472.000 ). 
 
2.3. Plazo de ejecución : El plazo de ejecución del contrato será de SIETE (7) MESES  previo  
cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato .  
 
2.4. Lugar de ejecución  
 
El lugar de ejecución del contrato será la ciudad de Bogotá D.C. o en la sede Funza del AGN. En 
cualquier caso, el contratista podrá desplazarse entre las sedes del AGN o a otros lugares  a nivel 
Nacional, si la necesidad lo requiere.  
 
2.5. Obligaciones del contratista  
 
2.5.1.  Obligaciones generales  
 
 En desarrollo del objeto, el CONTRATISTA adquirirá con la entidad, las siguientes obligaciones 
generales:  
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 6 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
1. Prestar sus servicios de manera independiente y autónoma, siempre en aras de cumplir con el 
objeto contractual.  
2. Conocer y dar cumplimiento a las políticas, directrices y documentos (manuales, 
procedimientos,  instructivos, guías, formatos, entre otras) esta blecidos por la entidad.  
3. Ejecutar el objeto del presente contrato, disponiendo de suficiente capacidad técnica y 
administrativa.  
4. Contar con todos los elementos y la infraestructura tecnológica (hardware, software, 
comunicaciones) que le permitan ejecutar las actividades y obtener los productos asociados al 
cumplimiento del objeto contractual . La infraestructura tecnológica debe cumplir con las políticas 
de seguridad de la información y las  características  establecidas por el Grupo de Sistemas . 
5. Cuando no exista disponibilidad de equipos de comput ación  para asignarle al contratista, éste, 
para ejecución del contrato, deberá contar con un equipo de comput ación  portátil con conexión 
a red de acceso a internet.  
6. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas del presente contrato y de la ejecución 
del mismo de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993.  
7. Responder por la calidad y cumplimiento del objeto contractual.  
8. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con l a oportunidad y 
periodicidad requeridas por el supervisor.  
9. Mantener confidencialidad en el manejo de la información de aquellos eventos que por su 
naturaleza lo estima la entidad.  
10. Responder por la entrega de los documentos producidos en cumplimiento de las obligaciones 
contractuales.  
11. Cumplir de manera oportuna con los requisitos exigidos para el trámite de pago.  
12. Mantener informado al supervisor del Contrato sobre el desarrollo de las actividades que afecten 
el desarrollo del objeto contra ctual.  
13. Entregar los bienes y  prestar los  servicios contratados de manera inmediata y con la 
disponibilidad requerida por la entidad.  
14. Constituir y mantener vigente la Garantía Única que impone la celebración del contrato, en los 
términos establecidos en el mismo.  
15. Dar cumplimiento a lo establecido en los estudios previos los cuales hacen parte integral del 
Contrato.  
16. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones 
injustificadas.  
17. El contratista deberá acreditar el Pago de Aportes de Seguridad Social y Aportes Parafiscales 
en cumplimiento del  artículo  50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 828 de 2003 y l a Ley 1150 de 
2007, del mes correspondiente de la debida ejecución del contrato.  
18. Desempeñar las demás actividades relacionadas con el objeto contractual que le sean 
asignadas por el supervisor del Contrato . 
19. Realizar todas las actividades requeridas en el S ECOP para garantizar la oportuna publicación 
de los documentos del proceso de contratación y su ejecución. Dentro de las actividades que 
se deben realizar se encuentran: aprobación del contrato, cargue de garantías en la plataforma, 
informes, entre otros.  
20. Conocer y aplicar todos los lineamientos que emita Colombia Compra Eficiente  sobre el manejo 
de la plataforma SECOP  
21. El contratista deberá entregar una copia en medio magnético al supervisor del contrato de todos 
los archivos y productos generados  durante la ejecución del contrato, así como una copia del 
contenido del correo electrónico.  
22. Las demás que se encuentren estipuladas en el artículo  5 de la Ley 80 de 1993.  
 
2.5.2.  Obligaciones específicas  
 
A continuación, se enumeran las obligaciones que se pactarán en el contrato, l as mismas además de 
ser de obligatorio cumplimiento, son necesarias, inherentes e indispensables para el desarrollo del 
objeto.  
 
1. Conocer, apropiar y aplicar los diferentes compon entes de la Guía Metodológica de Metas de 
la Subdirección de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos, específicamente el aparte 
correspondiente al proceso al cual sea asignado.  
2. Conocer, apropiar y aplicar los diferentes componentes de la ficha técn ica correspondiente al 
proceso al cual sea asignado. Realizar la organización documental (clasificación, ordenación, 
foliación, inventario) aplicando la tabla de retención documental, del proyecto asignado.  
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 7 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
3. Conocer, apropiar y aplicar el proceso de digital ización de acuerdo con la ficha técnica del 
proceso al que sea asignado.  
4. Realizar punteo, limpieza y desinfección puntual y en masa, procesos de conservación, 
diagnóstico del estado de conservación de la documentación y consultas de conformidad de la 
ficha  técnica del proyecto al que se asignado.  
5. Realizar levantamiento de información, medición puntual de volúmenes documentales en 
archivos de gestión y central, levantamiento de muestra en aspectos de conservación y 
archivísticos del proyecto asignado.  
6. Llevar a cabo el levantamiento de registros de inventario documental conforme a los 
lineamientos establecidos en el plan de dirección del proyecto asignado.  
7. Realizar todas las actividades logísticas y operativas para la disposición de los documen tos, de 
acuerdo con el  proceso que sea asignado.  
8. Entregar los productos con calidad, y acoger con rapidez y celeridad las recomendaciones y 
solicitudes de corrección realizadas por el supervisor o quien este designe.  
9. Realizar los desplazamientos a los lugares fuera de la ciudad indicados por la supervisión, 
cuando el proyecto asignado así lo requiera.   
10. En virtud de la confidencialidad de los documentos, se desarrollarán las actividades en el lugar 
donde se encuentren los documentos a intervenir, de acuerdo con las condiciones establecidas 
por la Entidad y el cronograma del proyecto al que sea asignado.  
11. En caso de que, en ejecución de las obligaciones derivadas de los contratos 
interadministrativos, el cliente haga devolución de las entregas, el contr atista tendrá que realizar 
el ajuste de los productos entregados.  
 
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN Y TIPO DE CONTRATO  
 
3.1. Modalidad de selección  
 
La modalidad de selección para el presente proceso es contratación directa.  
 
3.2. Justificación de la modalidad de selección  
 
Para adelantar el presente proceso de contratación se tiene previsto seguir el  procedimiento 
establecido por el literal h del  numeral 4  del artículo  2 de la Ley 1150 de 2007, artículo  2.2.1.2.1.4. 9. 
del Decreto 1082 de 2015 en lo concerniente a  la contratación directa y las demás normas que la 
complementen, modifiquen o aclaren y normas civiles y comerciales que regulen el objeto de la 
presente contratación.  
 
3.3. Tipo de contrato  
 
Acorde con la naturaleza del objeto a contratar, el contrato resultante de este proceso se considera 
como un contrato de prestación de servicios  técnicos . 
 
4. ANÁLISIS DEL SECTOR  
 
En observancia al documento “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector”  expedido por Colombia 
Compra Eficiente,  el análisis de sector ofrece herramientas para establecer el contexto del proceso de 
contratación,  identificar los riesgos, determinar los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las 
ofertas . Para  el caso de la contratación directa, el análisis del sector tiene  en cuenta el objeto del 
proceso de contratació n, las condiciones del contrato, los plazos y formas de entrega y de pago.  
 
Específicamente, e l análisis del sector permit e sustentar la decisión de la entidad de hacer una 
contratación directa, la elección del contratista  y la forma en que se pacta el contrato desde el punto de 
vista de la eficiencia, eficacia y economía . Por lo tanto,  no es necesario un estudio de la oferta y la 
demanda del sector de la prestación de servicios , en vez de ello, e n un contrato de prestación de 
servicios con personas naturales , el análisis del sector depende del objeto del contrato y de las 
condiciones de  idoneidad y experiencia que llevan a contratar a la persona natural  que está en 
condiciones de desarrollar dicho objeto . Toda la información de dicho análisis se adjunta  al presente 
documento en el Anexo – análisis del sector.  
 
 
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 8 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
5. ANÁLISIS DE RIESGOS  
 
En observancia del “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Proceso de 
Contratación”, expedido por Colombia Compra Eficiente, en la matriz recomendada se incluyeron los 
riesgos identificados del presente proceso de selección, por lo que  la entidad procede a tipificar, estimar 
y asignar los riesgos de la presente contratación. Seguidamente, se identifican y describen los riesgos, 
según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riesgos 
teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de 
prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de estos , la cual se adjunta  al 
presente documento en el Anexo – Matriz de riesgos . 
 
Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato de prestación de servicios y analizado el caso 
en concreto, dentro de la ejecución del contrato se presentarían dos riesgos: el incumplimiento del 
contratista y la mala calidad del servicio prestado, e n cuyo caso la entidad podrá aplicar las multas y la 
cláusula penal pecuniaria que se pacte dentro del contrato y la efectividad de la garantía única de 
cumplimiento en los términos pactados del contrato.  
 
6. VALOR Y FORMA DE PAGO  
 
6.1. Valor del estudio previo  
 
El valor total del estudio previo  es la suma de SEISCIENTOS NOVENTA Y DOS  MILLONES CIENTO 
SESENTA  MIL PESOS M/CTE. ($692.160 .000), incluido en e ste valor los demás impuestos, tasas, 
descuentos, contribuciones, costos directos e indirectos . 
 
6.2. Respaldo presupuestal del EP 
 
El presente proceso de contratación cuenta con el debido respaldo presupuestal contenido en el 
Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP número SIIF 14223 del 7 de marzo de 2023  
 
Dependencia  Rubro  Fuente  Recurso  Valor  
Archivo General 
de la Nación - 
Gestión General   
C_3302_1603_10_0_3302075 _2 
Servicio de gestión documental a 
entidades públicas y privadas del 
orden nacional y/o territorial . 
 Propios  20 $692.160 .000 
 
6.3. Valor de cada contrato  (si aplica)  
 
Del presente estudio previo se emitirán un total de  CUARENTA  (40) contratos cada uno por la suma de 
DIECISIETE MILLONES TRESCIENTOS CUATRO MIL PESOS ($17.304.000 ). 
 
6.4. Forma de pago  
 
FORMA DE PAGO:  El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN) pagará al 
contratista el valor pactado, previo giro del PAC que realice el Ministerio de Hacienda y Crédito Público 
así:   
1. Un (1) primer pago proporcional a las metas efectivamente cumplidas y  a la entrega y recibo a 
satisfacción por parte del supervisor, de  un informe en el que se dé cuenta sobre el cumplimiento 
de las metas asignadas de acuerdo con la guía metodológica de metas, y el proyecto al que 
haya sido asignado . 
2. Cinco  (5) pagos iguales , cada uno por valor de $2. 472.000 a la entrega y recibo a satisfacción 
por parte del supervisor, de un informe mensual en el que se dé cuenta sobre el cumplimiento 
de las metas asignadas de acuerdo con la guía metodológica de metas, y el proyecto al que 
haya sido asignado  
3. Un último pago proporcional a las metas efectivamente cumplidas y a la entrega y recibo a 
satisfacción por parte del supervisor, de un informe mensual en el que se dé cuenta sobre el 
cumplimiento de las metas asignadas de acuerdo con la guía metodológica de metas, y el 
proyecto al que haya sido asignado y la entrega de un informe final de ejecución que dé cuenta 
del cumplimiento total de las metas asignadas en el plazo de ejecución del contrato.  
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 9 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
 
NOTA 1.  Todos los pagos estarán sujetos a la presentación del informe de actividades con sus 
respectivos soportes, los cuales deberán ser recibidos a satisfacción del supervisor del contrato   
NOTA 2. En todo caso el pago estará sujeto a la progr amación, aprobación y giro del Programa Anual 
Mensualizado de Caja –PAC, situación que el contratista deberá conocer y aceptar.   
NOTA 3.  Para dar cumplimiento al derecho a turno, contemplado en el artículo 19 de la Ley 1150 de 
2007, se deberá presentar, en  debida forma, toda la documentación necesaria para los pagos.   
NOTA 4:  Si los documentos exigidos para el pago no se presentan; son devueltos por falta de 
información o se encuentran mal diligenciados, la entidad contará hasta con treinta (30) días más pa ra 
realizar el pago.   
NOTA 5:  Para efectos de retenciones y contribuciones se aplicarán las que se encuentren vigentes 
durante la ejecución del contrato, teniendo en cuenta el régimen contributivo que corresponda.   
NOTA 6: Para todos los efectos, los meses se tomarán de 30 días, en ningún caso se pagarán los días 
31 y para el mes de febrero si se prestan los servicios hasta el 28 de dicho mes, se reconocerá el mes 
como si tuviera 30 días.  
 
7. GARANTÍAS CONTRACTUALES  
 
Acorde con lo indicado en el Decreto 1082 de 2015  y de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1150 de 
2007; la entidad teniendo en cuenta la naturaleza del contrato a celebrar y la forma de pago,  solicitará 
garantías al contratista seleccionado, con el fin de garantizar el cumplimiento y la eficaz ejecución de 
este.  
 
Por lo anterior el CONTRATISTA se obliga a constituir a favor del Archivo General de la Nación (AGN) 
con NIT 800.128.835 -6 una garan tía única del contrato que podrá consistir en cualquiera de las 
garantías  indicadas en el artículo  2.2.1.2.3.1.2. del Decreto 1082 de 2015 . 
 
EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor del Archivo General de la Nación Jorge Palacios 
Preciado con NIT 800.128.835 – 6 una garantía única del contrato que podrá consistir en un contrato 
de seguro contenido en una póliza que deberá constituirse inmediatamente a la fecha de firma del 
contrato y requerirá ser aprobada por la entidad a través de la plataforma e lectrónica SECOP II.  
La garantía debe cumplir los siguientes amparos:  
 
AMPARO  PORCENTAJE  BASE  VIGENCIA  
Cumplimiento  (10) % Valor del 
contrato  Vigente por el plazo de ejecución del 
contrato y seis meses más, contados a 
partir del perfeccionamiento del contrato.  
Calidad  del 
Servicio  (20) % Valor del 
contrato  Vigente por el plazo de ejecución del 
contrato y seis meses más, contados a 
partir del perfeccionamiento del contrato  
 
El hecho de la constitución de estos amparos no exonera al contratista de las responsabilidades legales 
en relación con los riesgos asegurados. Dentro de los términos estipulados en el contrato, ninguno de 
los amparos otorgados podrá ser cancelado o modifi cado sin la autorización expresa de la entidad.  
 
8. VERIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES  
 
El área requirente manifiesta que revisó el Plan Anual de Adquisiciones que se encuentra publicado en 
la plataforma de Colombia Compra Eficiente y verificó que los servicios que se pretenden adquirir por 
medio de este proceso están debidamente relacionados en el mismo, por una cuantía igual o superior 
a la contemplada como presupuesto oficial estimado y para ser celebrada en el mes  proyectado  o con 
posterioridad al mismo.  
 
9. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO  
 
La supervisión del contrato será ejercida por  las Profesional es Universitario s Grado 9 de la Subdirección 
de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos quienes serán designad as por medio de la 
plataforma electrónica SECOP II. En todo caso el ordenador del gasto podrá variar unilateralmente la 
designación del supervisor, comunicando su decisión al nuevo supervisor y a la Oficina Asesora 
Jurídica de la entidad. En el ejercicio de sus funciones el (la) supervisor(a) del contrato deberá dar 
cumplimiento a las obligaciones como supervisor, que se encuentran establecidas en la Constitución, 
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 10 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
la Ley y los reglamentos tanto legales como internos de la entidad. Así mismo es deber estar inscrito 
en la plataforma electrónica de SECOP II  
 
10. DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD  
 
El responsable del área requirente es el garante de la adecuada estructuración técnica del estudio en 
el cual se analizó la conveniencia y oportunidad para realizar la presente contratación, con la 
suscripción de esta declaración, manifiesto que es perento ria la realización de este proceso y por tal 
razón la única forma para resolver la necesidad es mediante la contratación propuesta, en particular 
porque la misma ha cumplido con lo establecido en el artículo  87 de la Ley 1474 de 2011, el cual 
modificó el n umeral 12 del artículo  25 de la Ley 80 de 1993.  
 
11. RELACIÓN DE ANEXOS Y FORMATOS  
 
Los anexos y formatos del presente estudio previo  son los siguientes:  
 
Anexo  1 – Análisis del sector.  
Anexo 2 – Matriz de riesgos.  
Anexo 3 – Certificado de idoneidad  
Anexo 4 – Certificado de Insuficiencia de personal  
Anexo 5 – Inhabilidades e incompatibilidades  
 
 
 
 
PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA  
Subdirectora  de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos  
 
 
Proyectó: Jennifer Arteaga Sierra  
 
 
Firmado digitalmente 
por PAULA CAROLINA 
VILLAMIZAR PENILLA