MEMORANDO
20232100007983 - GF
Bogotá, 11-04-2023 05:28
Para: MAURICIO ALEJANDRO MONCAYO VALENCIA, Secretario General
De: CARLOS ANDRES HIGUERA VELEZ , Coordinador de Gestión Administrativa, 
Financiera y Documental 
Asunto: Autorización contrato prestación de servicios 
Cordial saludo 
Adjunto al presente remito análisis del sector, estudio previso, matriz de riesgo y CDP, para 
suscribir contrato de prestación de servicios cuyo objeto es Prestación de servicios 
profesionales en archivística para la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
El número del expediente es 2023200080100003E.
Cordialmente,
Firmado Electronicamente por:
CARLOS ANDRES HIGUERA VELEZ
No. Radicado: 20232100007983
Dependencia: GRUPO INTERNO DE GESTION FINANCIERA - Jefe
  
Firmado Digitalmente
por AGENCIA
NACIONAL DE
DEFENSA JURIDICA
Fecha: 2023.04.26
11:17:51 COT
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1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD 
 
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado fue creada mediante el 
parágrafo del artículo 5 de la Ley 1444 de 2011. Además, la misma Ley, en el litera l f 
del artículo 18, otorgó facultades extraordinarias al Presidente de la República para  
que estableciera los objetivos y la estructura de la Agencia. En consecuencia, a 
través del Decreto 4085 de 2011 se establecieron los objetivos y la estructura de la 
Agencia, de acuerdo con las facultades concedidas por la Ley.  
De acuerdo con el mencionado decreto, específicamente en su artículo 16, se 
establecen las funciones de la Secretaría General, dentro de las cuales se encuentra 
la responsabilidad de dirigir la ejecución de programas y actividades relacionada s 
con asuntos financieros y contables, contratación pública, servicios administrativos 
y gestión documental. Por lo tanto, para cumplir adecuadamente con sus  
responsabilidades en lo que respecta a la gestión documental, es fundamental  
seguir los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación, que es el 
ente rector en este tema, así como los Planes Institucionales y Estratégicos 
establecidos para el año 2023, según lo establecido en el Decreto 612 de 20181. 
En complemento a lo expuesto anteriormente, es importante destacar que el Plan 
Institucional de Archivos de la Entidad, conocido como PINAR, ha definido la 
planeación archivística que se articula con los demás planes y proyectos 
estratégicos establecidos por las entidades correspondientes. Este plan se 
desarrolla en concordancia con la caracterización del proceso de Gestión 
Documental, GD-C-01, que determina las actividades necesarias para llevar a cabo 
una gestión documental adecuada y una administración eficiente de los 
documentos en la entidad.  
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en el cumplimiento de su 
misión y actividades administrativas, genera y recibe una variedad de docum entos 
que conforman su fondo y acervo documental. Estos documentos requi eren ser 
organizados e identificados cumpliendo con los requisitos técnicos y legales 
establecidos en la Ley 594 de 2000, así como en sus normas reglamentarias y de  
acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación. 
Es esencial que la información institucional sea organizada y gestionada de manera 
adecuada, de manera que sea recuperable y esté disponible para el uso de la 
Administración en la prestación de servicios al ciudadano, así como para su 
utilización como fuente histórica. Esto implica aplicar las mejores prácticas 
archivísticas, garantizando la conservación, clasificación, descripción y acceso 
adecuado a los documentos, de manera que se asegure la integridad y 
autenticidad de los mismos. 
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Por ende, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 1° del Acuerd o 008 de 
2014 del Archivo General de la Nación, la Agencia ha celebrado el contrato de 
prestación de servicios 017 de 2023. Este contrato tiene como objeto la "Prestació n 
de servicios de gestión documental para la Agencia Nacional de Defensa Jurídica 
del Estado" y tiene un plazo de ejecución que se extiende hasta el 31 de diciembre 
de 2023. 
 
El objetivo de este contrato es garantizar y fortalecer el proceso de g estión 
documental en la Agencia, asegurando la adecuada organización, custodia, 
conservación y disposición de los documentos de acuerdo con las normas y 
regulaciones archivísticas aplicables.  
 
La supervisión del referido contrato exige un estricto seguimiento técnico y e l 
cumplimiento de los dispuesto en el Acuerdo 08 de 2014 en el parágrafo de l artículo 
8 que para el efecto dispone que “La Entidad pública o la privada que cumple 
funciones públicas como contratante, deberá contar con personal que acredite 
experiencia para llevar a cabo la supervisión o interventoría del contrato y diseñar 
mecanismos efectivos para ejercer control sobre los procesos y los servicios  
contratados”.  
De acuerdo con lo anterior, la supervisión del contrato requiere contar con el apoyo 
de un profesional especializado y con experticia en dicha labor con el objetivo  de 
garantizar el cumplimiento de la norma establecidos por el Archivo General de la 
Nación. 
Adicional al apoyo en la supervisión del contrato mencionado, la Agencia r econoce 
la importancia del adecuado manejo de la información generada en su interior y la  
necesidad de cumplir con el Programa de Gestión Documental (PGD) acorde a la 
Ley 594 de 2000.  
Dentro de este programa, es necesario definir las actividades a realizar para cu mplir 
con los lineamientos establecidos en los procesos transversales de la gestión 
documental, tal como lo establece el Decreto 1080 de 2015 en su Artículo 2. 8.2.5.9. 
Por lo tanto, se hace necesario estructurar los lineamientos de los proceso s de 
planeación, producción, gestión y trámite, organización documental, 
transferencias y preservación digital a largo plazo, con el fin de garantizar la 
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Agencia. E stos 
lineamientos son esenciales para asegurar que la información generada sea 
gestionada de manera eficiente y esté disponible para el uso interno de la Age ncia, 
así como para brindar un servicio de calidad a los ciudadanos y preservarla co mo 
fuente histórica. 
Con todo lo mencionado, es necesario contar con dicho profesional con expe rticia 
en materia de gestión documental y archivística para elaborar y articular el 
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Programa de Gestión Documental que coadyuve a realizar el seguimiento del  
mismo y el cumplimiento de las metas propuestas por el área para dicho proceso. 
Conforme a lo establecido en el artículo 3° del Decreto 444 de 2023 sobre la  
austeridad del gasto en los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la 
Nación, se tiene que la necesidad que motiva la presente contratación , el objeto, y 
las actividades a desarrollar por la prestación de servicios, se estructuraron bajo la 
consideración de que la Entidad no cuenta a la fecha con personal en planta 
suficiente mediante el cual se pueda suplir la necesidad planteada. 
La presente contratación se encuentra incluida en el plan anual de adquisiciones  
vigencia 2023 con el Código UNSPSC 80111601, y se cancelará con cargo al Rubro 
Presupuestal A- 02-02-02-008 -003 - Otros Servicios Profesionales, Científicos Y 
Técnicos. 
2. DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS 
ESPECIFICACIONES ESENCIALES 
 
2.1 OBJETO 
 
Prestación de servicios profesionales en archivística para la Agencia Nacional de 
Defensa Jurídica del Estado. 
 
2.2 OBLIGACIONES DE LAS PARTES  
 
2.2.1  OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA 
 
1. Realizar la identificación y seguimiento de los riesgos de calidad, 
seguridad y demás que sean necesarios del proceso de Gestión 
Documental de la Agencia.  
2. Elaborar y/o actualizar los instrumentos archivísticos para la Gestión 
Documental señalados en el Decreto 1080 del 2015 de la Entidad, 
atendiendo la normativa vigente. 
3. Apoyar la elaboración y actualización de políticas, procedimientos, 
manuales, guías y/o instructivos, relacionados con el proceso de gestión 
documental de la Agencia.  
4. Brindar apoyo en la supervisión de los contratos que celebre la Ent idad en 
materia de Gestión Documental.  
5. Brindar apoyo y acompañamiento a las auditorías internas y externas de 
gestión documental. 
6. Administrar y apoyar con la definición de los requerimientos técnicos de 
software y hardware del sistema de gestión documental de la Entidad.  
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7. Apoyar a la supervisión en el seguimiento y control de los contratos en la 
parte técnica, presupuesto, forma de pago y plazos relacionados con la 
gestión documental de la Agencia. 
8. Definir los lineamientos técnicos y normativos necesarios para realizar las 
transferencias documentales primarias y secundarias, tramites y demás 
asuntos administrativos, según los parámetros impartidos por el Archivo 
General de la Nación. 
9. Elaborar las matrices y formatos necesarios para las actividades 
relacionadas con la gestión documental de la entidad, enmarcadas en el 
mapa de procesos y procedimientos. 
10. Elaborar y actualizar los inventarios documentales del archivo de gestión, 
central e histórico de la Agencia. 
11. Analizar y presentar informes de la ejecución del proceso de 
correspondencia y gestión documental de la Agencia, atendiendo los 
lineamientos institucionales y normas legales vigentes. 
12. Participar en la elaboración y ejecución del plan de capacitación a los 
servidores y contratistas de la Agencia, en el manejo del sistema de gestión 
documental. 
13. Participar en el trámite de respuesta y proveer los insumos requeridos p or 
parte de la Oficina Asesora Jurídica, tales como, información, 
documentación y demás necesarios, con el fin de dar respuesta oportuna 
y de fondo para los derechos de petición en interés general y particular, de 
información, de formulación de consultas y demás solicitudes que son 
presentadas a la Agencia, por parte de entidades públicas, privadas y 
particulares, relacionados con los asuntos de competencia de la 
dependencia donde presta sus servicios. 
14. Elaborar informes y demás documentos que sean requeridos por el 
supervisor del contrato, para dar respuesta a las solicitudes internas y 
externas, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Entida d 
y normas vigentes. 
15. Cumplir las demás actividades relacionadas con el objeto del contrato que  
sean acordadas por el supervisor. 
2.2.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA 
1. Ejecutar el objeto del contrato y desarrollar las actividades específicas en las 
condiciones pactadas. 
2. Atender los lineamientos y políticas generales, así como dar cumplimient o a 
los procesos, subprocesos e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad 
definidos por la AGENCIA que se relacionen con el objeto del contrato.  
3. Cumplir con los lineamientos del sistema de gestión documental y gestionar 
todos los trámites asignados a su cargo en el sistema. 
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4. Apoyar la preparación de las respuestas a los derechos de petición 
relacionados con el objeto y las actividades del contrato y velar para que las 
respuestas se tramiten dentro de los términos establecidos en la ley.  
5. Entregar los productos o informes, según corresponda, en la forma 
convenida en el contrato.  
6. Registrarse como miembro de la Comunidad Jurídica del Conocimiento en 
la plataforma www.conocimientojuridico.gov.co   
7. Acreditar la realización de por lo menos cuatro (4) cursos virtuales de la 
plataforma virtual de la Comunidad Jurídica del Conocimiento 
www.conocimientojuridico.gov.co, conforme con las instrucciones del 
supervisor. 
8. Entregar, debidamente organizados, todos los archivos y documentos 
desarrollados durante la ejecución del contrato al supervisor del mismo, pa ra 
efectos de la expedición del último recibo a satisfacción. 
9. Abstenerse de dar información a los medios de comunicación salvo 
autorización escrita del supervisor del contrato y en general, no divulgar la 
información que le sea suministrada por el supervisor del contrato o que 
conozca en desarrollo del objeto contractual, sin consentimiento previo por 
parte del supervisor. 
10. La entidad se reserva el derecho de revisar el manejo que el CONTRATISTA 
le da a la información que conozca en desarrollo del presente contrato a 
través de los diferentes medios tecnológicos y en caso de encontrar 
desviaciones, avisar a las autoridades competentes. 
11. El CONTRATISTA deberá guardar confidencialidad sobre los documentos, 
informes y conceptos elaborados en desarrollo del objeto contractual y 
someterlos únicamente a consideración del supervisor del contrato. 
12. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando 
dilaciones que puedan presentarse y en general se obliga a cumplir co n lo 
establecido en la Ley 80 de 1993 y las otras disposiciones aplicables a la 
contratación estatal. 
13. Presentar al supervisor del contrato los comprobantes de pago de las 
obligaciones parafiscales y aportes al SSSI, de conformidad con la Ley 78 9 de 
2002, Ley 828 de 2003, Ley 1150 de 2007, Decreto Ley 2106 de 2019 y demás  
normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, según corresponda.   
14. Efectuar los aportes en tiempo al sistema de seguridad social integral. 
15. Cumplir las políticas, responsabilidades y normas de Seguridad y Salud en el 
Trabajo dispuestas por la AGENCIA. 
16. Notificar a su supervisor, los accidentes laborales ocurridos con ocasión de la 
ejecución del objeto contractual, enfermedades de origen común o laboral.  
17. Informar oportunamente de cualquier petición o amenaza de quien, 
actuando por fuera de la ley, pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto,  
de tal forma que se afecten los intereses de la AGENCIA. 
18. Adelantar los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución del contrato 
dentro de los plazos establecidos.  
19. Realizarse el examen médico ocupacional de conformidad con lo señalado 
en el artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 de 2015 y mantenerlo vigente 
durante toda la ejecución del contrato. 
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20. Reportar y publicar dentro de los términos establecidos la declaración de 
bienes, rentas y el registro de los conflictos de intereses en el Siste ma de 
Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP II, o en el aplicativo que lo 
reemplace, de conformidad con la Ley 2013 de 2019 y demás normas 
aplicables. El CONTRATISTA deberá entregar evidencia de dicho reporte al 
momento de suscribir el contrato y mantener actualizada la información. 
21. Realizar la capacitación sobre el Código de Integridad que ordena la Ley 2016 
de 2020 y adjuntar en el aplicativo de gestión documental el certificado 
expedido por el DAFP, o solicitar su inclusión, según aplique.  
22. El CONTRATISTA se compromete a cumplir con las obligaciones y trámites 
pertinentes como proveedor de la plataforma SECOP II.  
23. La propiedad de los resultados, informes y documentos que surjan del 
desarrollo del presente contrato es exclusiva de la AGENCIA, quien podrá 
utilizarlos indefinidamente, difundirlos y divulgarlos cuando lo estime 
necesario, sin contraprestación alguna a favor del CONTRATISTA. 
24. Las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución del objeto 
contractual. 
2.2.3. OBLIGACIONES DE LA AGENCIA  
1. Ejercer el respectivo control sobre el cumplimiento del objeto del contrato y 
expedir el certificado de cumplimiento a satisfacción.  
2. Pagar el valor del contrato de acuerdo con los términos estipulados. 
3. Suministrar al CONTRATISTA todos aquellos documentos, información e 
insumos que requiera para el desarrollo de la actividad encomendada.  
4. Prestar su colaboración para el cumplimiento de las obligaciones del 
CONTRATISTA.  
5. Brindar al CONTRATISTA los medios para que conozca los lineamientos y 
políticas del Sistema de Gestión de Calidad y del Sistema de Gestión 
Documental (en caso de requerirlo). 
2.2.4. DERECHOS Y DEBERES DE LA AGENCIA 
Los derechos y deberes de la AGENCIA serán las siguientes:   
1. Exigir la ejecución idónea y oportunidad del objeto contratado 
2. Hacer uso de la cláusula de imposición de multas, la cláusula penal o 
cualquier otro derecho consagrado a favor de la AGENCIA de manera legal o 
contractual. 
3. Hacer uso de las cláusulas excepcionales del contrato. 
4. Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetir contra los servidores 
públicos, contra el CONTRATISTA o los terceros responsables, según el caso, 
por las indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la 
actividad contractual. 
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5. Los demás que dispongan las normas legales vigentes, en especial las 
contenidas en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993. 
 
2.2.5.  DERECHOS Y DEBERES DEL CONTRATISTA 
Los derechos y deberes del CONTRATISTA serán los siguientes:  
1. Recibir la remuneración del contrato en los términos pactados en el 
contrato. 
2. Acudir a las autoridades con el fin de obtener la protección de los derechos 
derivados del contrato y la sanción para quienes los desconozcan o 
vulneren. 
3. Los demás, que dispongan las normas legales vigentes en especial las 
contenidas en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993. 
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN 
 
La modalidad de selección pertinente para contratar corresponde a Contrat ació n 
Directa y la causal que se invoca para contratar directamente es la siguiente: 
☐ Urgencia manifiesta. 
☐ Contratación de empréstitos. 
☐ Convenios o contratos interadministrativos. 
☐ Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. 
☐ Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. 
☐ Arrendamiento o adquisición de bienes inmuebles. 
☒ Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o  para la 
ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas  
personas naturales. 
☐ La selección de peritos expertos o asesores técnicos para presentar o c ontradecir 
el dictamen pericial en procesos judiciales. 
 
3.2. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE 
SELECCIÓN 
 
El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción colombiana y 
se rige por las normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 201 1, 
el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1082 de 2015, el manual de contratación y 
supervisión de la Agencia y las demás normas que la complementen, modifiqu en 
o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el ob jeto del 
contrato. 
3.2 JUSTIFICACIÓN 
 
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Conforme se puede establecer el objeto a desarrollar consiste en un servicio 
intelectual que demanda la aprehensión de competencias y habilidades propias de 
la formación profesional de la persona natural o jurídica idónea o con la e xperiencia 
para ejecutarlo, de manera que se trata de un saber profesional cualificado. 
 
Que las actividades se derivan de la necesidad que tiene la Agencia de reforzar la 
gestión administrativa y su funcionamiento específicamente en aras de fortalecer 
las actividades del Programa de Gestión Documental de la Agencia. 
 
Fundamentados en dichos criterios la modalidad de selección corresponde a l a 
contratación directa, toda vez que se requiere la prestación de servicio s 
profesionales y de apoyo a la gestión, de que trata el literal h) del numeral 4 del 
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. 
 
De la misma manera, el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto No. 1082 de 2015 d ispone lo 
siguiente: 
 
<< Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a  la gestión, o 
para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a 
determinadas personas naturales. Las entidades estatales pueden contrat ar bajo 
la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales de 
apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad  de 
ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal veri fique la 
idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate . En 
este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente 
varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.  
 
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de 
naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del 
cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionado s 
con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.  
 
La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente 
puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justifica r esta 
situación en los estudios y documentos previos. >>   
 
Este caso se subsume dentro de la descripción legal contenida en las disposi ciones 
citadas porque la finalidad es la prestación de servicios profesionales y de ap oyo a 
la gestión que deben ser prestados por una persona natural o jurídica que, e n 
atención a su idoneidad o experiencia, está en capacidad de ejecutar el objeto. 
 
4. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE  
 
En la contratación directa no se utilizan factores de escogencia y calificación, por 
cuanto la selección procede solo en los casos señalados en el numeral 4, del articulo 
2 Ley 1150 de 2007. 
 
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De acuerdo con lo anterior, para satisfacer la necesidad objeto del contrato qu e se 
suscriba como consecuencia de los presentes estudios previos, se requier e contratar 
una persona (natural – jurídica) que acredite y reúna los siguientes requisitos:  
 
Académicos y de experiencia:  
 
Título profesional en Bibliotecología y Archivística, Ciencias de la Inform ación y la 
Documentación o Sistemas de Información y Documentación con experiencia 
profesional entre veintiocho (28) a treinta (30) meses.  
Para satisfacer la necesidad del presente estudio previo, se requiere suscribir un 
contrato con la profesional Loren Eliana Garzón Páez, Profesional en Ciencias de  la 
Información y la Documentación , Bibliotecología y Archivística con experiencia en 
procesos técnicos de gestión documental. 
Con fundamento en lo anterior, es viable concluir que Loren Eliana Garzón Páez es 
una profesional idónea para apoyar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del  
Estado, en los temas a cargo del Grupo Interno de Trabajo Gestión Administrat iva, 
Financiera y Documental.  
La AGENCIA, en cumplimiento de la Directiva 001 del 04 de enero de 2021 de la 
Procuraduría General de la Nación, realizó un análisis sobre los contratos de  
prestación de servicios con el fin de determinar su pertinencia, el adecua do 
cumplimiento de las normas y las providencias judiciales aplicables, además ha 
implementado las medidas necesarias para prevenir el contrato realidad y ha 
realizado la pedagogía correspondiente con los funcionarios encargados de la 
supervisión de los contratos celebrados.  
Se realizó la verificación en el historial de la AGENCIA y se identifica que Loren Eliana 
Garzón Páez ha suscrito solo un contrato de prestación de servicios profesio nales 
con la Entidad. 
5. JUSTIFICACIÓ N VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO   
 
El valor estimado del contrato por servicios profesionales es hasta por la su ma de 
TREINTA Y SIETE MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL OCHOCIENTOS 
NOVENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($37.396.896),  incluido IVA y demás impuestos a 
los que haya lugar. 
De conformidad con el perfil definido, la persona que desarrolle el objeto 
contractual debe reunir los requisitos de idoneidad y experiencia de conformidad 
con la dispuesto en la Resolución 005 del 2023 de la Agencia. 
6. MATRÍZ DE RIESGO 
 
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el numeral 6 del artículo  
2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 y el Manual para la identificación y cobertura del 
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Riesgo expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia 
Compra Eficiente, el Grupo Interno de Trabajo de Gestión Administrativa, 
Financiero y Gestión Documental en coordinación con el Grupo de Gestión 
Contractual llevó a cabo el análisis de los riesgos previsibles. 
 
7. GARANTÍ AS 
 
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decr eto 
1082 de 2015, el CONTRATISTA garantizará el cumplimiento de las obligaciones 
surgidas a favor de la Agencia, con ocasión de la ejecución del contrato y de su 
liquidación, a través de cualquiera de los mecanismos de cobertura del ri esgo 
señalados en el Artículo 2.2.1.2.3.1.2 del Decreto 1082 de 2015 (contrato de se guro 
contenido en una póliza, patrimonio autónomo o garantía bancaria). La garant ía de 
cumplimiento de las obligaciones cubrirá los perjuicios derivados del incu mplimiento 
de las obligaciones legales o contractuales del CONTRATISTA. El contratista deb erá 
constituir garantí a única que cubra los siguientes amparos:  
 
 
8. RELACIÓ N ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA 
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 
 
La presente contratación está asociada al objetivo estratégico para la vigenc ia 20 23 
de la Secretaría General “Fortalecer la cultura organizacional y la optimizació n 
de procesos, áreas y herramientas bajo el enfoque de gestión por resultados ”. 
9. INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA ESTÁ COBIJADA POR 
UN ACUERDO COMERCIAL EN LOS TÉRMINOS DEL NUMERAL 8 DEL 
ARTÍCULO 2.2.1.1.2.1.1.  DEL DECRETO 1082 DE 2015  
 
Por tratarse de una contratación mediante la modalidad directa, según l o 
dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, no le aplican las obligaci ones 
previstas en los acuerdos internacionales, por lo tanto, no se requiere esta blecer si 
el objeto a contratar está o no cubierto por dichos acuerdos.  
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN  Riesgo Porcentaje Sobre el valor Vigencia 
 
Cumplimiento 
del contrato 20% Del Contrato Por el plazo del contrato y 
seis (6) meses más 
contados a partir de la 
suscripción del mismo. 
Calidad del 
servicio 20% Del Contrato Por el plazo del contrato y 
seis (6) meses más 
contados a partir de la 
suscripción del mismo. 
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10. PLAZO DE EJECUCIÓN  
 
El plazo de ejecución del contrato será hasta el veinte (20) de diciembre del 2023, a 
partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. 
 
11. VALOR Y FORMA DE PAGO 
 
El valor total del contrato será por la suma de TREINTA Y SIETE MILLONES 
TRESCIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y SEIS PESOS 
M/CTE ($37.396.896),  incluido IVA y demás impuestos a los que haya lugar, los cuales 
serán cancelados por la AGENCIA de la siguiente manera: 
 
La AGENCIA pagará al contratista mensualidades vencidas correspondientes a 
CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL OCHOCIENTOS 
CINCUENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($4.877.856)  incluido IVA y los demás impuestos 
a que haya lugar; el primer y último pago será proporcional al servicio  
efectivamente prestado, tomando como base el valor de los honorarios mensuales  
pactados.  
PARÁGRAFO 1:  El cálculo del valor proporcional al servicio prestado se efectuará 
con base en el valor mensual de los honorarios pactados y sobre meses de 30 días. 
 
PARÁGRAFO 2:  Para cada pago, EL CONTRATISTA deberá presentar solicitud de 
pago o factura según sea el caso, el informe de actividades, así como e l 
comprobante de pago de los aportes al sistema de seguridad social en S alud, 
Pensión y ARL de conformidad con la normatividad legal vigente. 
 
PARÁGRAFO 3: Los saldos sin ejecutar que se lleguen a generar dentro del 
presente contrato, si a ello hubiere lugar, serán liberados por el Grupo d e Gestión 
Financiera de la AGENCIA, previa solicitud del supervisor del Contrato y suscripción 
del documento contractual que así lo determine. Lo anterior, con el fin de  
garantizar la adecuada gestión de los recursos. 
12. PRODUCTOS/INFORMES 
 
El CONTRATISTA deberá entregar para cada uno de los pagos los informes con sus 
respectivos soportes que den cuenta de las actividades realizadas, en los cuales se  
describan las actividades desarrolladas. 
 
13. RUBRO PRESUPUESTAL AFECTADO  
 
El contrato se cancelará para la vigencia 2023 con cargo al Rubro Presupuestal A-
02-02-02-008-003 - Otros Servicios Profesionales, Científicos Y Técnicos de 
 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN 
DIRECTA 
 
 
GC-F-31 V.1  Página 12 de 12 
 
conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente, 
expedido por el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera de la AGENCIA.  
14. SUPERVISIÓ N  
La supervisión del presente contrato será ejercida por la persona que el secret ario 
general designe mediante documento de designación. En el caso de ausencia d e 
la persona designada, la supervisión la ejercerá el funcionario que haga sus veces. 
 
Para esos efectos, el supervisor estará sujeto a lo dispuesto en el numeral 1 del 
Artículo 4º y numeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1952 de 2019 
modificada por la Ley 2094 de 2021, la Ley 1474 de 2011, a las disposiciones 
contenidas en el Manual de Contratación, el Manual de Supervisión e Interventoría 
de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y las demás normas 
establecidas sobre la materia. 
 
15. LUGAR DE EJECUCIÓN Y DOMICILIO CONTRACTUAL 
Las actividades se desarrollarán en la ciudad de Bogotá D.C. El domicilio 
contractual es la ciudad de Bogotá D.C 
 
16. LISTA DE DOCUMENTOS ANEXOS  
Para adelantar la contratación se anexa al presente estudio: matriz de riesgos y  
análisis del sector los cuales forman parte integral del mismo. 
 
 
17.  ANÁLISIS DEL SECTOR  
 
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, 
se deja constancia que se realizó el análisis del sector por parte de la Agencia. 
 
 
 Firmado: CARLOS ANDRES HIGUERA VELEZ
 2023.04.26 11:17:27 COT Paginas: 12
 Dependencia:  GRUPO INTERNO DE GESTION FINANCIERA
 ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR PARA 
CONTRATACIÓN DIRECTA 
 
 
   GC-F-30 V0                                    Página 1 de 3 
  
 
OBJETO A CONTRATAR:  
 
Prestación de servicios profesionales en archivística para la Agencia Nacional de Defensa Jurí dica 
del Estado. 
 
NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN: 
 
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado fue creada mediante el parágrafo  del artículo 
5 de la Ley 1444 de 2011. Además, la misma Ley, en el literal f del artículo  18, otorgó facultades 
extraordinarias al Presidente de la República para que estableciera los objetivos y la estructura de  
la Agencia. En consecuencia, a través del Decreto 4085 de 2011 se establ ecieron los objetivos y la 
estructura de la Agencia, de acuerdo con las facultades concedidas por la Ley.  
 
De acuerdo con el mencionado decreto, específicamente en su artículo 16, se establecen las 
funciones de la Secretaría General, dentro de las cuales se encuentra la responsa bilidad de dirigir 
la ejecución de programas y actividades relacionadas con asuntos financieros y contable s, 
contratación pública, servicios administrativos y gestión documental. Por lo tanto, pa ra cumplir 
adecuadamente con sus responsabilidades en lo que respecta a la gestión doc umental, es 
fundamental seguir los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación, que es el 
ente rector en este tema, así como los Planes Institucionales y Estratégicos esta blecidos para el año 
2023, según lo establecido en el Decreto 612 de 20181. 
 
En complemento a lo expuesto anteriormente, es importante destacar que e l Plan Institucional de 
Archivos de la Entidad, conocido como PINAR, ha definido la planeación archivística qu e se articula 
con los demás planes y proyectos estratégicos establecidos por las entidades correspondientes. 
Este plan se desarrolla en concordancia con la caracterización del proceso de Gestión Do cumental, 
GD-C-01, que determina las actividades necesarias para llevar a cabo una gestión document al 
adecuada y una administración eficiente de los documentos en la entidad.  
 
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en el cumplimiento de su misi ón y actividades 
administrativas, genera y recibe una variedad de documentos que conforma n su fondo y acervo 
documental. Estos documentos requieren ser organizados e identificados cumpliend o con los 
requisitos técnicos y legales establecidos en la Ley 594 de 2000, así c omo en sus normas 
reglamentarias y de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación. 
 
Es esencial que la información institucional sea organizada y gestionada de manera ade cuada, de 
manera que sea recuperable y esté disponible para el uso de la Administración en la prestación de 
servicios al ciudadano, así como para su utilización como fuente histórica. Esto imp lica aplicar las 
mejores prácticas archivísticas, garantizando la conservación, clasificación, descripción y a cceso 
adecuado a los documentos, de manera que se asegure la integridad  y autenticidad de los mismos. 
Por ende, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 1° del Acue rdo 008 de 2014 del Archivo 
General de la Nación, la Agencia ha celebrado el contrato de prestación de ser vicios 017 de 2023. 
Este contrato tiene como objeto la "Prestación de servicios de gestió n documental para la Agencia 
Nacional de Defensa Jurídica del Estado" y tiene un plazo de ejecución que  se extiende hasta el 31 
de diciembre de 2023. 
 
 ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR PARA 
CONTRATACIÓN DIRECTA 
 
 
   GC-F-30 V0                                    Página 2 de 3 
  
El objetivo de este contrato es garantizar y fortalecer el proceso de gestión documental en la 
Agencia, asegurando la adecuada organización, custodia, conservación y disposici ón de los 
documentos de acuerdo con las normas y regulaciones archivísticas aplicables.  
 
La supervisión del referido contrato exige un estricto seguimiento técnico  y el cumplimiento de los 
dispuesto en el Acuerdo 08 de 2014 en el parágrafo del artículo 8 que para el efe cto dispone que 
“La Entidad pública o la privada que cumple funciones públicas como contratante, deberá contar 
con personal que acredite experiencia para llevar a cabo la supervisión o intervento ría del contrato 
y diseñar mecanismos efectivos para ejercer cont rol sobre los procesos y los servicios contratados”.  
De acuerdo con lo anterior, la supervisión del contrato requiere contar con el apoyo de un 
profesional especializado y con experticia en dicha labor con el objetivo de garantizar el 
cumplimiento de la norma establecidos por el Archivo General de la Nación. 
 
Adicional al apoyo en la supervisión del contrato mencionado, la Agencia recon oce la importancia 
del adecuado manejo de la información generada en su interior y la necesid ad de cumplir con el 
Programa de Gestión Documental (PGD) acorde a la Ley 594 de 2000.  
 
Dentro de este programa, es necesario definir las actividades a realizar para cumplir con l os 
lineamientos establecidos en los procesos transversales de la gestión docu mental, tal como lo 
establece el Decreto 1080 de 2015 en su Artículo 2.8.2.5.9. Por lo tanto, se  hace necesario estructurar 
los lineamientos de los procesos de planeación, producción, gestión y trámit e, organización 
documental, transferencias y preservación digital a largo plazo, con el fin de garantizar la  
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Agencia. E stos lineamientos son 
esenciales para asegurar que la información generada sea gestionada de manera eficie nte y esté 
disponible para el uso interno de la Agencia, así como para brindar un serv icio de calidad a los 
ciudadanos y preservarla como fuente histórica. 
 
Con todo lo mencionado, es necesario contar con dicho profesional con e xperticia en materia de 
gestión documental y archivística para elaborar y articular el Programa de Gestió n Documental 
que coadyuve a realizar el seguimiento del mismo y el cumplimiento de  las metas propuestas por 
el área para dicho proceso. 
 
Conforme a lo establecido en el artículo 3° del Decreto 444 de 2023 sobre la a usteridad del gasto 
en los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, se tiene que  la necesidad 
que motiva la presente contratación, el objeto, y las actividades a desarrollar po r la prestación de 
servicios, se estructuraron bajo la consideración de que la Entidad no cuenta a  la fecha con personal 
en planta suficiente mediante el cual se pueda suplir la necesidad planteada. 
 
La presente contratación se encuentra incluida en el plan anual de adquisicione s vigencia 2023 con 
el Código UNSPSC 80111601, y se cancelará con cargo al Rubro Presupuestal A- 02-02-02-008 -003 - 
Otros Servicios Profesionales, Científicos Y Técnicos. 
 
A. CONDICIONES DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA 
Título profesional en Bibliotecología y Archivística, Ciencias de la Información y la Documentación 
o Sistemas de Información y Documentación con experiencia profesional entre veint iocho (28) a 
treinta (30) meses. 
 
 ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR PARA 
CONTRATACIÓN DIRECTA 
 
 
   GC-F-30 V0                                    Página 3 de 3 
  
B. ANÁLISIS DE CONTRATACIONES ANTERIORES 
 
Dentro del análisis de los contratos celebrados, se evidencia lo siguientes: 
 
Contrato 001-2023  
Objeto: Prestación de Servicios Profesionales en Archivística para la Agencia Naciona l de Defensa 
Jurídica del Estado. 
 
Contrato 002-2022: 
Objeto: Prestación de servicios profesionales para apoyar la elaboración y/o actualizaci ón de las 
tablas de retención documental y el fortalecimiento de los demás instrume ntos archivísticos del 
proceso de gestión documental de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. 
 
Contrato 071-2021:  
Objeto: Prestación de servicios profesionales para apoyar la elaboración y/o actualizaci ón de las 
tablas de retención documental y el fortalecimiento de los demás instrume ntos archivísticos del 
proceso de gestión documental de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. 
 
Como se observa, este tipo de servicio ha sido contratado en oportunida des anteriores por la 
entidad a través de contratistas – personas naturales-, dado que la planta de personal de la Entidad 
no cuenta con profesionales suficientes para la atención directa de tales necesida des que sobre la 
materia de gestión documental se requieren. 
 
Con el propósito de observar lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de  2015, cumplir 
con la Guía para la elaboración de Estudios de Sector publicada por Colombia Comp ra Eficiente, y 
materializar los principios de planeación, responsabilidad, y transparencia, esta ent idad identificó 
que el sector relativo al objeto del presente proceso de contratación e stá integrado por el conjunto 
de profesionales que prestan sus servicios a las entidades y organismos del Estado. 
 
La contratación de estas personas no está sujeta a requisitos particulare s de índole legal, salvo las 
propias del ejercicio mismo de la labor. La determinación del perfil del posible  contratista y de quien 
lo cumple está relacionada con el conocimiento previo de las condicion es académicas 
profesionales y de experiencia, y de contratos anteriores ejecutados por el posible contratista . 
 
 
C. TIPO DE REMUNERACIÓN 
 
El tipo de remuneración es en pagos mensuales, de conformidad con el perfil  definido, fijando un 
honorario mensual por valor de CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SIETE  MI L 
OCHOCIENTOS CINCUENTA Y SEIS PESOS M/CTE. ($ 4.877.856), de conformidad con la Re solución 
vigente para el año 2023 mediante la cual se adopta la tabla de pagos por hon orarios y servicios 
técnicos para los contratos de prestación de servicios profesionales y de ap oyo a la gestión que 
celebre la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. 
 Firmado: CARLOS ANDRES HIGUERA VELEZ
 2023.04.26 11:17:32 COT Paginas: 3
 Dependencia:  GRUPO INTERNO DE GESTION FINANCIERA
      
Fecha: 19/abr/2023No.
Clase
Fuente
Etapa
TipoDescripción
(¿Qué puede pasar y 
cómo puede ocurrir? / 
¿Qué puede ocurrir?)Consecuencia de la ocurrencia del 
evento
Probabilidad
Impacto
Valoración del 
riesgo
Categoría
¿A quién se le 
asigna?2
Tratamiento / Control a ser 
implementado
Probabilidad DT
Impacto DT
Valoración DT
Categoría DT
¿Afecta la 
Ejecución del 
Contrato?Responsable por 
implementar el 
tratamientoFecha en la que 
se inicia el 
tratamientoFecha en la que 
se completa el 
tratamiento¿Cómo se realiza el 
monitoreo?Periodicidad
¿Cuándo?
1
General
Interno 
Planeación 
OperacionalesDeficiencias en la 
oportunidad y 
estructuración de la 
necesidad en la 
etapa 
precontractualAdquisición de un bien o servicio 
que no cumple con los verdaderos 
requerimientos y especificaciones 
de la Entidad o a precios que no 
son del mercado
Posible
Mayor7
Alto
AgenciaAceptar el riesgo: Revisión y 
apoyo jurídico a las 
dependencias que solicitan la 
contratación, aclarandolos 
requisitos, identificando los 
lineamientos comunes y basicos 
del bien o servicio a adquirir.
Raro
Mayor
5
MedioSiAgencia Nacional 
de Defensa 
Jurídica del 
EstadoInicio de la 
asesoria del 
contratoElaboración de 
la versión final 
del estudio 
previoRevisión Final del 
Estudio previo 
con todos sus 
soportesPermanente
2
General
Interno 
Selección
OperacionalesIncumplimiento de 
los requisitos legales 
en la celebración de 
los contratosInvestigaciones disciplinarias a los 
servidores públicos y/o Inhabilidad 
para contratar con el Estado por 
parte de los oferentes
Posible
Mayor7
Alto
Agencia / ContratistaAceptar el riesgo: Revisión de la 
Coordinación del Gestión 
Contractual del cumplimiento 
de los requisitos 
legales/Aplicación de la lista de 
chequeo en la etapa 
precontractual/Verificación de la 
Existencia del Registro 
Presupuestal expedido por la 
Coordinación del Grupo de 
Gestión Financiera.
Raro
Insignificante
2
BajoSi ContratistaInicio de la 
asesoria del 
contratoAl momento de 
la firma del 
contratoRevisión y 
Aprobación de 
de la 
documentaciónPermanente
3
General
Externo
Ejecución
EconómicosVariación de la 
Inflación / 
Comportamiento 
MacroeconómicoIncremento en el precio de 
insumos, materiales bienes y 
servicios que requiera el contratista 
para la prestación del servicio y 
cuyo costo varie por los efectos del 
cambio de la inflación
Posible
Insignificante4
Bajo
ContratistaAceptar el riesgo: Incluir en el 
modelo financiero el efecto de la 
inflación, de forma que el precio 
ofertado sea suficiente
Improbable
Insignificante
3
BajoSi ContratistaAl inicio de la 
asesoría en la 
elaboración de 
los documentos 
precontractuale
sVencimiento del 
plazo de 
ejecución del 
contratoEn la oferta 
economica 
(Propuesta), 
presentada por 
el contratistaMensual y 
cuando las 
circunstancias 
así lo ameriten
4
Específico
Interno 
Contratación 
OperacionalesTerminación 
Anticipada del 
contrato por parte 
del contratistaSurgen retrasos en las entregas de 
los productos pactados
Posible
Mayor7
Alto
AgenciaCapacitar una persona que 
remplace sus labores
Raro
Menor
3
MedioSiAgencia Nacional 
de Defensa 
Jurídica del 
EstadoSuscripción del 
contratoVencimiento del 
plazo de 
ejecución del 
contratoSeguimiento de 
las actividades 
del contratistaMensual y 
cuando las 
circunstancias 
así lo ameriten
5
Específico
Interno 
Ejecución
OperacionalesEl contratista no 
entrega a tiempo los 
producto(s) y/o 
informe(s) debido a 
una dedicación 
insuficiente a las 
actividades del 
contratoRetraso en la entrega de los 
informes y productos que retrasa 
las actividades para las que fue 
contratado el contratista
Posible
Menor5
Medio
AgenciaElaborar planes de actividades 
con el contratista, realización de 
reuniones y requerimientos
Posible
Insignificante
4
BajoNo SupervisorDesde el inicio 
de la ejecución 
del contratoVencimiento del 
plazo de 
ejecución del 
contratoSeguimiento de 
las actividades 
del contratistaMensual y 
cuando las 
circunstancias 
así lo ameritenNecesidad de 
contratación :Prestación de servicios profesionales en archivística para la Agencia Nacional de Defensa Ju rídica del Estado.MAT RIZ DE RIESGOS
Impacto después de 
tratamientoMonitoreo y RevisiónDependencia: Secretaría General - Grupo de Gestión Documental
 Consultar Manual de Riesgos
GC-F-32 V.1 1 de 2
      
Fecha: 19/abr/2023No.
Clase
Fuente
Etapa
TipoDescripción
(¿Qué puede pasar y 
cómo puede ocurrir? / 
¿Qué puede ocurrir?)Consecuencia de la ocurrencia del 
evento
Probabilidad
Impacto
Valoración del 
riesgo
Categoría
¿A quién se le 
asigna?2
Tratamiento / Control a ser 
implementado
Probabilidad DT
Impacto DT
Valoración DT
Categoría DT
¿Afecta la 
Ejecución del 
Contrato?Responsable por 
implementar el 
tratamientoFecha en la que 
se inicia el 
tratamientoFecha en la que 
se completa el 
tratamiento¿Cómo se realiza el 
monitoreo?Periodicidad
¿Cuándo?Necesidad de 
contratación :Prestación de servicios profesionales en archivística para la Agencia Nacional de Defensa Ju rídica del Estado.MAT RIZ DE RIESGOS
Impacto después de 
tratamientoMonitoreo y RevisiónDependencia: Secretaría General - Grupo de Gestión Documental
 Consultar Manual de Riesgos
6
General Externo
Ejecución
RegulatoriosCambios 
Regulatorios o 
Reglamentarios 
(Jurídicos, 
Financieros, 
tributarios, 
ambientales, etc)Afectación de las condiciones de 
ejecución, generando su 
imposibilidad o la afectación de la 
ecuación contractual
Posible
Menor5
Medio
AgenciaAjustar las condiciones de 
ejecución del contrato a los 
cambios regulatorios o 
reglamentarios, mediante una 
modificación al mismo para 
lograr su cumplimiento o 
restableciemiento de la 
ecuación económica
Posible
Insignificante
4
BajoNo SupervisorDesde el inicio 
de la ejecución 
del contratoVencimiento del 
plazo de 
ejecución del 
contratoSeguimiento de 
las actividades 
del contratistaMensual y 
cuando las 
circunstancias 
así lo ameriten
7
General Externo
Ejecución
Sociales o PolíticosSituación de 
Afectación del orden 
público que afecte 
los desplazamientos 
necesarios para la 
ejecución del 
contratoImposibilidad de desplazamiento 
para ejecutar actividades del 
contrato
Improbable
Menor4
Bajo
AgenciaPlanificación de los 
desplazamientos que tenga que 
realizar el contratista, así mismo 
deberá rediseñarse los mismos 
cuando no sea posible 
ejecutarse
Improbable
Insignificante
3
BajoNo SupervisorDesde el inicio 
de la ejecución 
del contratoVencimiento del 
plazo de 
ejecución del 
contratoSeguimiento a la 
programación de 
las comisiones y 
a la 
imposibilidad 
que se presente 
para realizar los 
desplazamientos, 
e informar al 
área encargadacuando las 
circunstancias 
que dan origen 
al riesgo lo 
ameriten
8
General
Interno 
Ejecución
OperacionalesGeneración de 
posibles actos de 
corrupción con 
ocasión a la 
ejecución del 
contratoAfectación grave de las condiciones 
de ejecución de contrato, posibles 
responsabilidades, civiles, fiscales o 
disciplinarias
Raro
Insignificante2
Bajo
AgenciaEstricto seguimiento por parte 
del supervisor durante toda la 
ejecución contractual
Raro
Insignificante
2
BajoNoAgencia Nacional 
de Defensa 
Jurídica del 
EstadoDesde el inicio 
de la ejecución 
del contratoVencimiento del 
plazo de 
ejecución del 
contratoControl y 
seguimiento al 
contratista en 
sus diversas 
actuacionesPermanente
GC-F-32 V.1 2 de 2
 Firmado: CARLOS ANDRES HIGUERA VELEZ
 2023.04.19 15:33:33 COT Paginas: 2
 Dependencia:  GRUPO INTERNO DE GESTION FINANCIERA
Usuario Solicitante:
Unidad ó Subunidad 
Ejecutora Solicitante:UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL 
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA 
DEL ESTADO
Fecha y Hora Sistema: 19/04/2023 12:00:00 p. m.12-10-00MHjmedinas Jennifer  Medina Saenz Certificado de Disponibilidad Presupuestal – Comprobante.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El suscrito Jefe de Presupuesto CERTIFICA que existe apropiación presupuestal disponible y libre de afectación en los siguientes “Ítems de afectación de gastos"
Numero: 10323 Fecha Registro: 2023-04-19Unidad / Subunidad 
ejecutora:12-10-00  UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
Vigencia Presupuestal Actual Estado: Generado Tipo: Gasto Uso Caja Menor Ninguno
Valor Inicial: 37.396.896,00 Valor Total Operaciones: 0,00 Valor Actual.: 37.396.896,00Saldo x 
Comprometer:37.396.896,00Vr. 
Bloqueado0,00
SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL AUTORIZACION DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Número: 10323 Fecha Registro: 2023-04-19 Número:Modalidad de 
contratación:Tipo de contrato:
ITEM PARA AFECTACION DE GASTO
DEPENDENCIA POSICION CATALOGO DE GASTO FUENTERECURSO
RECURSOSITUAC.
12-10-00  UNIDAD 
ADMINISTRATIVA 
ESPECIAL AGENCIA 
NACIONAL DE DEFENSA 
JURIDICA DE LA 
NACIÓNA-02-02-02-008-003 OTROS SERVICIOS 
PROFESIONALES, CIENTÍFICOS Y TÉCNICOSNación 10 CSFFECHA 
OPERACIONVALOR INICIAL VALOR OPERACION VALOR ACTUAL SALDO X  
COMPROMETERVALOR BLOQUEADO
Total: 37.396.896,00 0,00 37.396.896,00 37.396.896,00 0,00
Objeto: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN ARCHIVÍSTICA PARA LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO.
Firma Responsable
1 de 1 Página
 Firmado: CARLOS ANDRES HIGUERA VELEZ
 2023.04.19 14:58:55 COT Paginas: 1
 Dependencia:  GRUPO INTERNO DE GESTION FINANCIERA
*20232200002874*
20232200002874 - GTH
Bogotá D.C., 20-04-2023 11:25
SOLICITUD CERTIFICACIÓN DE NO EXISTENCIA O INSUFICIENCIA DE PERSONAL
La Coordinadora de Gestión de Talento Humano de la Agencia Nacional de Defensa 
Jurídica del Estado certifica que la Secretaría General – Grupo Interno de Trabajo de 
Gestión Administrativa, Financiera y Documental requiere contratar:
Objeto:  Prestación de servicios profesionales en archivística para la Agencia Nacional de 
Defensa Jurídica del Estado.
Actividades:
1.    Realizar la identificación y seguimiento de los riesgos de calidad, seguridad y demás 
que sean necesarios del proceso de Gestión Documental de la Agencia. 
2.    Elaborar y/o actualizar los instrumentos archivísticos para la Gestión Documental 
señalados en el Decreto 1080 del 2015 de la Entidad, atendiendo la normativa vigente.
3.    Apoyar la elaboración y actualización de políticas, procedimientos, manuales, guías y/o 
instructivos, relacionados con el proceso de gestión documental de la Agencia. 
4.    Brindar apoyo en la supervisión de los contratos que celebre la Entidad en materia de 
Gestión Documental. 
5.    Brindar apoyo y acompañamiento a las auditorías internas y externas de gestión 
documental.
6.    Administrar y apoyar con la definición de los requerimientos técnicos de software y 
hardware del sistema de gestión documental de la Entidad. 
7.    Apoyar a la supervisión en el seguimiento y control de los contratos en la parte técnica, 
presupuesto, forma de pago y plazos relacionados con la gestión documental de la Agencia.
8.    Definir los lineamientos técnicos y normativos necesarios para realizar las transferencias 
documentales primarias y secundarias, tramites y demás asuntos administrativos, según los 
parámetros impartidos por el Archivo General de la Nación.
9.    Elaborar las matrices y formatos necesarios para las actividades relacionadas con la 
gestión documental de la entidad, enmarcadas en el mapa de procesos y procedimientos.
10.    Elaborar y actualizar los inventarios documentales del archivo de gestión, central e 
histórico de la Agencia.
11.    Analizar y presentar informes de la ejecución del proceso de correspondencia y gestión 
documental de la Agencia, atendiendo los lineamientos institucionales y normas legales 
vigentes.

12.    Participar en la elaboración y ejecución del plan de capacitación a los servidores y 
contratistas de la Agencia, en el manejo del sistema de gestión documental.
13.    Participar en el trámite de respuesta y proveer los insumos requeridos por parte de la 
Oficina Asesora Jurídica, tales como, información, documentación y demás necesarios, con 
el fin de dar respuesta oportuna y de fondo para los derechos de petición en interés general 
y particular, de información, de formulación de consultas y demás solicitudes que son 
presentadas a la Agencia, por parte de entidades públicas, privadas y particulares, 
relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia donde presta sus servicios.
14.    Elaborar informes y demás documentos que sean requeridos por el supervisor del 
contrato, para dar respuesta a las solicitudes internas y externas, de conformidad con los 
lineamientos establecidos por la Entidad y normas vigentes.
15.    Cumplir las demás actividades relacionadas con el objeto del contrato que sean 
acordadas por el supervisor.
Una vez revisado el manual de funciones y competencias laborales de los empleados  de la 
planta de personal de la entidad, aprobado mediante Resoluciones N° 090 del 21 de marzo 
de 2017, 183 de 31 de mayo 2017, 337 de 24 de agosto de 2017 y 085 de 20 de    febrero 
de 2018 se pudo constatar que, revisada la planta de personal de la Agencia Nacional de 
Defensa Jurídica del Estado, no existe personal de planta suficiente vinculado para el 
desarrollo de actividades relacionadas en el estudio previo.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3° del Decreto 444 de 2023, el artículo 32 de 
la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.8.4.4.5 y siguientes del Decreto 1068 de 2015, Decreto 
Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, solo se celebrarán los contratos 
que sean estrictamente necesarios para coadyuvar al cumplimiento de las funciones y fines 
de cada entidad, cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o 
requieran conocimientos especializados.
De acuerdo con los estudios previos que hacen parte del expediente 2023200080100003E, 
se justifica la necesidad de contar con un profesional con experticia en materia de gestión 
documental y archivística para elaborar y articular el Programa de Gestión Documental que 
coadyuve a realizar el seguimiento del mismo y el cumplimiento de las metas propuestas por 
el área para dicho proceso.
La presente certificación se expide a solicitud de la Coordinación de Gestión Contractual de 
la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, mediante correo electrónico de fecha 
20 de abril de 2023.
 
Firmado Electronicamente por:
LISSETTE CECILIA CERVANTES MARTELO
No. Radicado: 20232200002874
Dependencia: GRUPO INTERNO DE GESTION DE TALENTO HUMANO - Jefe

Preparó: Diana Barroso
Firmado Digitalmente
por AGENCIA
NACIONAL DE
DEFENSA JURIDICA
Fecha: 2023.04.21
16:35:32 COT

