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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS  
VERSIÓN 0 3 
(Aprobado en Comité Municipal de Gestión y Desempeño Acta N° 08 de 202 1) 
 
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD.  (Art. 2.2.1.1.2.11 del Decreto 1082 de 
2015 ) 
 
La Constitución Política de Colombia de 1991 dispone en su Artículo 2 como fines 
esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar 
la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución;  facilitar 
la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, 
administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la 
integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.  
 
Adicionalmente, la Contratación Pública en Colombia es el principal instrumento jurídico de 
que se vale la Administración para cumplir sus finalidades, hacer efectivos los deberes 
públicos y prestar los servicios a su cargo, p ara el caso, mediante la colaboración de los 
particulares; siendo la misma una actividad esencialmente reglada, uno de los desafíos es 
brindar seguridad jurídica, asociada a la correcta aplicación de la normatividad en la 
materia, y en consecuencia, a la r educción de los riesgos de daño antijurídico, así como de 
responsabilidades personales derivadas.  
 
La contratación estatal restringe la manifestación de la voluntad contractual, al establecer 
modalidades de selección mediante la implementación normativa de  la selección objetiva, 
entendida como un deber que da lugar a la limitación de las posibilidades de asignación y 
firma de contratos, mediante la aplicación de las modalidades de selección, contenidas en 
la Ley 1150 de 2007, a saber: licitación pública, se lección abreviada, concurso de méritos, 
contratación directa y selección por mínima cuantía. En tanto regla, se ocupa de desarrollar: 
[…] el principio de la trasparencia y dicha posición se afianza más cuando decimos que los 
pliegos de condiciones en los p rocesos de selección de contratistas deben contener reglas 
claras, objetivas y justas.  
 
Las entidades públicas, en virtud del principio de planeación, están obligadas a la 
elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de 
iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros 
aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; 
(ii) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las  razones que 
justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii)  las 
calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir 
los bienes, las obras, los servicios, etcétera., cuya contratació n, adquisición o disposición 
se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración 
de los diseños, planos, análisis técnicos, etcétera; (iv) los costos, valores y alternativas que,  
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a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de 
contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, 
servicios, etcétera., que se pretende y requiere contratar,  así como la modalidad u opciones 
escogidas o contemplad as para el efecto; (v)  la disponibilidad de recursos o la capacidad 
financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven 
de la celebración de ese pretendido contrato;  (vi) la existencia y disponibilidad, en el 
mercado n acional o internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en 
condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad 
contratante; (vii) los procedimientos, trámites y requisitos que deban satisfacerse, reunir se 
u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo contratista y la consiguiente 
celebración del contrato que se pretenda celebrar.  
 
 Adicionalmente, el artículo 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto 1082 de 2015 consagra lo siguiente:  
 
“Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la 
ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas 
naturales. Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contrataci ón 
directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona 
natural o jurídica  que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando 
la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y rel acionada con el área 
de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido 
previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita” 
(Subrayado fuera del texto).  
  
Por lo tanto, la contrataci ón directa es un procedimiento reglado excepcionalmente y de 
aplicación e interpretación restrictiva, al cual pueden acudir las entidades públicas para 
celebrar contratos, en determinados eventos tipificados en la Ley.  
 
Sobre el particular, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección 
Tercera en sentencia de fecha 30 de noviembre de 2006, respecto a la naturaleza jurídica 
de los contratos de prestación de servicios manifestó:  
 
“La Ley 80 de 1993 establece en forma general, que el o bjeto del contrato de prestación de 
servicios consiste en el desarrollo de actividades relacionadas con la administración o 
funcionamiento de la entidad, contexto en el cual se pueden incluir actividades técnicas y 
no técnicas, profesionales o no, pues lo que determina esta clase de contratos es que las 
obligaciones se relacionen con la administración y/o funcionamiento de la entidad. 
Adicionalmente, es requisito legal para celebrar estos contratos, con personas naturales 
que la entidad no cuente con person al de planta para ejecutar la tarea o que se requieran 
conocimientos especializados”.  
 
Así mismo, dicha corporación, mediante sentencia de fecha diciembre 2 de 2013, radicado 
11001 -03-26-000-2011 -00039 -00 (41719) se pronuncia frente a los contratos de pre stación 
de servicios profesionales, en los siguientes términos:  
 
“(…) En realidad se trata de contratos a través de los cuales, de una u otra manera, se 
fortalece la gestión administrativa y el funcionamiento de las entidades públicas, dando el 
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soporte o el acompañamiento necesario y requerido para el cumplimiento de sus propósitos 
y finalidades cuando estas por sí solas, y a través de sus medios y mecanismos ordinarios, 
no los pueden satisfacer; o la complejidad de las actividades administrativas o del 
funcionamiento de la entidad pública son de características tan especiales, o de una 
complejidad tal, que reclaman conocimientos especializados que no se pueden obtener por 
los medios y mecanismos normales que la ley le concede a las entidades estatales. (…) ”  
 
El Municipio de Santa Rosa de Cabal en cumplimiento de la planeación estratégica 
establece actividades y metas descritas en el presente Estudio Previo , las cuales se 
actualizarán conforme a la ejecución y cumplimiento contractual, de tal forma las mismas 
tendrán carácter temporal sujetas a la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal.  
 
Con el objetivo de responder a la misión del PLAN DE DESARROLLO: “ EL CAMBIO LO 
CONSTRUIMOS TODOS” 2020 –2023 ”, aprobado mediante Acuerdo Nº 011 del 26 de junio 
de 2020 , se hace necesario realizar esta contratación la cual se enmarca en los siguientes 
programas, líneas estratégicas y metas del producto:  
 
NOMBRE DEL PROYECTO: Modernización y fortalecimiento institucional para la 
Administración del Municipio de Santa Rosa de Cabal, Risaralda.  
LÍNEA ESTRATÉGICA: Santa Rosa de Cabal bien gobernada, transparente, integrada y 
unida creando valor público.  
PROGRAMA:   A.17. Modernizac ión y Fortalecimiento Institucional.  
CÓDIGO DEL PRODUCTO:  4599023  
NOMBRE DEL PRODUCTO: Servicio de implementación del Sistema de Gestión.  
ACTIVIDAD: Modernización y fortalecimiento institucional.  
 
La Administración Municipal sector central cuenta con un  Sistema de Gestión Documental, 
de cuya licencia de uso hizo entrega la Gobernación del Risaralda en el año 2012, dicho 
aplicativo fue implementado con el fin de mejorar el servicio al ciudadano y optimizar el 
proceso de gestión documental que es el conjunt o de actividades administrativas y técnicas 
tendientes  a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y 
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar 
su utilización y conservación, d icha herramienta sistemática permitió integrar elementos 
como tablas de retención documental, digitalización de los documentos,  aplicaciones web 
para la conformación de una base de datos de documentos físicos y electrónicos de archivo,  
además de una traz abilidad que garantice el control y seguimiento a todos los documentos 
producidos dentro y fuera de la Administración Municipal.  
 
El aplicativo denominado SAIA – Sistema de Gestión de Información, Procesos y 
Documentos” está integrado por los módulos de Gestión Documental, Gestión de 
Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias - PQRSD, Gestión Humana y Gestión de 
Calidad, del cual es necesario contar con soporte técnico y actualizaciones durante la 
vigencia fiscal 2023 , para su mejoramiento y adecuación de  acuerdo a los cambios de 
procedimientos internos de la entidad o la normatividad.  
 
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Los derechos patrimoniales de autor de los programas instalados son de la firma CERO K 
y por tanto el mantenimiento y actualizaciones a sus aplicaciones, sólo puede realiza rse por 
esta empresa.  
 
Para la vigencia 2023 se requiere renovar la licencia del software y además toda aplicación 
durante su funcionamiento debe estar soportada por un mantenimiento y actualizaciones 
continuas, además la Administración Municipal puede req uerir para su normal 
funcionamiento la modificación de estas de acuerdo a nuevos requerimientos de usuario, o 
de entes de control o cambio de normatividad en cuanto a gestión documental y derechos 
de petición;  por tanto es conveniente y oportuno contar co n el respectivo servicio de soporte 
técnico que garantice la continuidad y calidad en el servicio a la ciudadanía.  
 
1.1. SOLUCION DE LA NECESIDAD  
 
Para atender la necesidad establecida, se hace necesario contratar con la empresa CERO 
K con derechos patrimoniale s de autor sobre el aplicativo SAIA, los servicios para 
renovación de suscripción, mantenimiento y soporte del Sistema de Administración Integral 
de Información, documentos y procesos instalado en el Municipio.  
 
 
2. OBJETO A CONTRATAR  
 
2.1 OBJETO GENERAL:   
 
Prestación de Servicios para la Renovación de suscripción, mantenimiento y soporte 
del Sistema de Administración Integral de Información, documentos y procesos - SAIA 
para todos los módulos implementados en ALCALDÍA DE SANTA ROSA DE CABAL, 
durante la vigen cia 2023.  
 
2.2. ALCANCES:  
 
1. Administrar el servidor, la seguridad perimetral, el licenciamiento y el 
almacenamiento web (Hosting) del sistema SAIA.  
2. Realizar periódicamente copias de seguridad de la información almacenada a 
través de SAIA y la entrega de estas, trimestralmente a la ALCALDÍA DE SANTA 
ROSA DE CABAL.  
3. Mejorar y optimizar la aplicación SAIA ®, es decir, la revisión del programa, así 
como también corrección de los defectos. Se entenderán como situaciones 
cubiertas en esta propuesta aquellos erro res de software derivados de una 
programación errónea o funcionamientos que no estén de acuerdo con la lógica 
del software, de acuerdo con los requerimientos planteados en el contrato inicial 
de implementación. El soporte, incluye el seguimiento y actualiz ación de los 
módulos básicos de SAIA para el buen funcionamiento de la plataforma. La 
garantía aplica siempre y cuando la aplicación corresponda al software 
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entregado, originalmente por CERO K y en ningún caso sobre modificaciones 
realizadas por terceros.  
4. Brindar el soporte vía telefónica, chat o correo electrónico para resolver los 
posibles inconvenientes en circunstancias donde no se presente un correcto 
funcionamiento de la aplicación.  
5. Establecer un Horario de atención: Este tipo de soporte se llevará a cabo de 
lunes a viernes en horario de 7:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:30 p.m. a 6:00 p.m 
exceptuando días de descanso obligatorios.  
6. Habilitar y garantizar el correcto funcionamiento y flujo de la información del 
canal de soporte por correo electrónico soporte@cerok.com . 
7. Agilizar los tiempos de respuesta a solicitudes informadas a través del correo 
electrónico de soporte, chat de soporte, o telefónicamente, los cuales están 
sujetos a la solicitud y entrega formal mediante esta vía de los requerimientos y 
la información necesaria para dar gestión a la solución en el tiempo de respuesta 
establecido.  
8. Atender de manera inmediata, vía telefónica y vía web por personal 
especializado en la aplicación para llamadas catalog adas como críticas o de 
prioridad uno (1).  
9. Atender vía telefónica y vía web de llamadas NO críticas por personal 
especializado en la aplicación.  
10. Asignar un número de ticket único para atender cada solicitud y elaborar un 
reporte de cada servicio de soporte  que se preste, el cual será remitido vía 
correo electrónico una vez atendida la solicitud.  
11. Brindar solución inmediata de inconvenientes de tipo técnico que se presenten 
en el funcionamiento de la aplicación y que produzcan fallas que bloqueen e 
imposibili ten su normal funcionamiento.  
12. Realizar constante seguimiento al funcionamiento y rendimiento del sistema 
SAIA ® .  
13. Poner a disposición del proceso para el cumplimiento del objeto contractual 
todos sus recursos tecnológicos, de infraestructura y humanos que garanticen 
la efectividad del Sistema.  
14. Realizar hasta cuatro (4) capacitaciones virtuales, sobre el manejo de la 
aplicación cada una de dos horas, capacitaciones en sitio programadas para ser 
desarrolladas el mismo día.  
15. Establecer una Bolsa de treinta (30)  horas durante la vigencia de adaptaciones, 
mejoras y solicitudes para ser usada en los procesos, módulos y plantillas que 
han sido parametrizados en vigencias anteriores en el software SAIA o para la 
presente instalación del producto indicado.  No acumula ble durante vigencias 
anteriores.  
16. Todo lo anterior sobre los módulos contratados actualmente:  SAIA Gestión 
Documental, Proceso de Gestión de PQRS, Proceso de Gestión Humana, 
Proceso de Gestión de Calidad.  
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17. 175 Licencias de usuario activos para el uso del S istema SAIA, durante la 
vigencia 2023.  
18. Prestar servicio mensual de cloud server (servicio en la nube).  Características 
servidor de aplicaciones: CPU 2 núcleos, 4 GB RAM. Características servidor 
bases de datos:  CPU 1 núcleos, 2 GB RAM.  Disco Duro: 500  GB de 
almacenamiento.  
 
2.3. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR EN EL TERCER NIVEL DEL 
CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS:  N/A 
 
2.4. ESPECIFICACIONES, TITULARIDAD, AUTORIZACIONES, PERMISOS Y 
LICENCIAS. LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA 
SU EJECUCIÓN. (Art. 2.2.1.1.2.1.1 Numeral 2. Decreto 1082 de 2015).   
 
Existe certificado de tradición, tarjeta de propiedad, factura o similar que acredite la 
titularidad del municipio sobre el bien en el que se ejecutará el contrato. NA. 
Cuenta el contrato que se ejecutará con licencia o permiso ambiental. NA. 
Cuenta el contrato que se ejecutará con disponibilidad de servicios públicos. NA. 
Existe constitución de servidumbre en caso de tenerse que ejecutar el contrato sobre 
predios ajenos. NA. 
Cuenta el contrato que se ejecutará con los permisos de los vecinos o propietarios de los 
predios en que se debe cumplir, bien para ocupación o para ar rojar escombros o similares. 
NA. 
Certificación de sana posesión. NA. 
Otros. Especificar: NA. 
 
3. PLAZO ESTIMADO: (Artículo 2.2.1.1.2.3.1. Decreto 1082 de 2015) (Artículo 
2.2.1.1.2.3.1.  Decreto 1082 de 2015) SIETE  (07) MESES  CONTADOS A PARTIR DE LA 
SUSCRIPCIÓ N DEL ACTA DE IN ICIO SIN EXCEDER VIGENCIA 202 3.   
 
4. LUGAR DE EJECUCION Y ENTREGA (Artículo 2.2.1.12.1.1.2):  Municipio de Santa 
Rosa  de Cabal . 
 
5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y PRESUPUESTO OFICIAL. (Artículo 
2.2.1.1.2.1.1., 4): El valor de la presente contratación es de DIECISEIS MILLONES 
SEISCIENTOS SETENTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS 
M/CTE. ($16.679.672 ). 
 
Número y 
fecha del CDP  Rubro  Nombre del Rubro  Valor del 
CDP  Valor a afectar  
1-50-40-63-01-
00488 
02/05/2023  2.3.2.02.02.00
8 SERVICIOS 
PRESTADOS A LAS 
EMPRESAS  Y 
SERVICIOS  DE 
PRODUCCIÓN   
$ 16.679.672   
$ 16.679.672  
 
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5.1. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO 
DEL CONTRATO (Art. 2.2.1.1.2.1.1. N ral 4o Decreto 1082 de 2015 . 
 
Para determinar el valor del contrato, la Secretaría de Planeación  realiza un análisis de la 
experiencia general del profesional, técnico, tecnólogo, bachiller, determinando que por 
tratarse de actividades (profesionales, técnicas o tecnológicas), así como  los contratos 
celebrados con anterioridad por la entidad conforme al histórico del cuadro relacionado, el 
valor del presente contrato es de DIECISEIS MILLONES SEISCIENTOS SETENTA Y 
NUEVE MIL SEISCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE. ($16.679.672 ). 
 
CONTRATO 
- AÑO  OBJETO  PLAZO  VALOR  
119 DE 
2018  PRESTACIÓN DE SERVICIOS 
PROFESIONALES PARA EL 
MANTENIMIENTO, SOPORTE Y 
LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE 
DE SISTEMA DE GESTIÓN DE 
INFORMACIÓN, PROCESOS Y 
DOCUMENTOS SAIA QUE 
PERMITAN LA ADECUADA 
ELABORACIÓN  APROBACIÓN 
REVI SIÓN ACTUALIZACIÓN Y 
CONTROL  DE LOS DOCUMENTOS 
DE LA ADMINISTRACIÓN 
MUNICIPAL DE SANTA ROSA DE 
CABAL VIGENCIA 2018  11 MESES  $25.251.600.00  
150 DE 
2019  PRESTACIÓN DE SERVICIOS 
PROFESIONALES PARA EL 
MANTENIMIENTO, SOPORTE Y 
LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE 
DE SISTEMA DE GESTIÓN DE 
INFORMACIÓN, PROCESOS Y 
DOCUMENTOS SAIA QUE 
PERMITAN LA ADECUADA 
ELABORACIÓN  APROBACIÓN 
REVISIÓN ACTUALIZACIÓN Y 
CONTROL  DE LOS DOCUMENTOS 
DE LA ADMINISTRACIÓN 
MUNICIPAL DE SANTA ROSA DE 
CABAL VIGENCIA 2019  7 MESES 15 
DÍAS  $26.586 .142.00  
035 DE 
2020  RENOVACIÓN DE SUSCRIPCIÓN, 
MANTENIMIENTO, Y SOPORTE DE 
LA APLICACIÓN SAIA SISTEMA DE 
ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE 
INFORMACIÓN DOCUMENTOS Y 
PROCESOS PARA TODOS SUS 
MÓDULOS IMPLEMENTADOS EN 7 MESES 15 
DÍAS  $25.884.880.00  
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CANAL, PARA LA VIGENCIA 2020.  
134 DE 
2021  PRESTACION DE SERVICIOS PARA 
LA RENOVACION DE LA LICENCIA 
USO, SOPORTE Y 
MANTENIMIENTO DE LA 
APLICACION SAIA SISTEMA DE 
ADMINISTRACION INTEGRAL DE 
INFOR MACION, DOCUMENTOS Y 
PROCESOS PARA TODOS LOS 
MODULOS IMPLEMENTADOS EN 
LA ALCALDIA DE SANTA ROSA DE 
CABAL, DURANTE LA VIGENCIA 
2021.  10 MESES Y 5 
DÍAS  $29.360.760.00  
092 DE 
2022  PRESTACION DE SERVICIOS PARA 
LA RENOVACION DE LA LICENCIA 
USO, SOPORTE Y 
MANTENIMIENTO DE LA 
APLICACION SAIA SISTEMA DE 
ADMINISTRACION INTEGRAL DE 
INFORMACION, DOCUMENTOS Y 
PROCESOS PARA TODOS LOS 
MODULOS IMPLEMENTADOS EN 
LA ALCALDIA DE SANTA ROSA DE 
CABAL, DURANTE LA VIGENCIA 
2022.  11 MESES  $39.680.550.00  
 
 
Dicho costo incluy e los descuentos que el municipio realiza por concepto de estampillas y 
retenciones como se relacionan a continuación:  
 
Tipo de Contribución o 
Gasto  Carácter  Porcentaje o valor  
Impuesto de Guerra  Municipal  N.A%  
Estampilla Pro desarrollo  
Rda.  Departamental  N.A 
Estampilla Pro cultura  Municipal  1.0%  
Estampilla Pro adulto mayor  Municipal  4.0%  
Retención en la Fuente  Nacional  N.A * 
Rete ICA   0.5% * * 
Tasa Pro - Deporte  y 
Recreación   2.5% 
 
Acuerdo No. 028 de 2020.  ART. CUARTO : Hecho generador : El hecho generador de la 
Tasa Pro -Deporte y Recreación, es la suscripción de contratos y convenios que realice la 
Administración Central del Municipio, sus Establecimientos Públicos, las Empresas 
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Industriales y Comerciales, y Sociales del Estado del Muni cipio, las Sociedades de 
Economía Mixta donde le Municipio posea capital social o accionario superior al 50% y las 
entidades descentralizadas indirectas con personas naturales y/o Jurídicas.  
 
PARAGRAFO 1 : Están  exentos de la Tasa Pro -Deporte y Recreación, los convenios y 
contratos de condiciones uniformes de los Servicios públicos domiciliarios, de prestación 
de servicios suscritos con personas naturales, educativos y los que tienen que ver con el 
refinanciamien to y servicio de deuda pública.  
 
PARAGRAFO 2: A las entidades que se les transfieran  recursos por parte de la 
administración Central del Municipio y/o a las Empresas citadas  en el presente artículo , a 
través de convenios interadministrativos,  deben aplicar  la Tasa Pro -Deporte al recurso 
transferido cuando contrate con terceros.  
 
5.2 FORMA DE PAGO (Artículo 2.2.1.12.1.1. 2) :  
 
El valor del presente contrato es de DIECISEIS MILLONES SEISCIENTOS SETENTA Y 
NUEVE MIL SEISCIENTOS SETENTA Y DOS PESOS M/CTE. ($16.679.672.00), 
pagaderos en actas parciales mensuales.  
 
Todo pago que autorice la supervisión designada por el Municipio o la interventoría 
contratada, debe darse previo cumplimiento de las obligaciones derivadas del objeto del 
contrato, para lo cual el contratista presentará el respectivo informe y la aceptación a entera 
satisfacción por parte de la supervisión y/o interventoría.  
 
6. IDENTIFICACION DEL CONTRATO QUE SE  SUGIERE CELEBRAR : 
SELECCIONE  
 
TIPO DE CONTRATO  SELECCIONAR  
Contrato de Prestación de Servicios Profesionales   
Contrato de Prestación de Servicios de apoyo a la 
Gestión  X 
Contrato de Suministro   
Contrato de Compraventa   
Contrato de Comodato   
Contrato de obra   
Contrato de consultoría      
Otro-Cuál  
 
7. MODALIDAD DE SELECCIÒN.  
 
MODALIDAD DE SELECCIÓN  
 SELECCIONAR  
Contratación Directa  X 
Contrato interadministrativo   
Convenio interadministrativo   
Arrendamiento   
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Licitación publica   
Selección abreviada (Menor cuantía / Subasta inversa)   
Concurso de méritos   
Mínima cuantía   
Comodato    
 
7.1. FUNDAMENTO JURIDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE LA 
SELECCIÓN:  
 
Decreto 1082 de 2015 Art.  2.2.1.2.1.4.9.  Contratos de prestación de servicios profesionales 
y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden 
encomendarse a determinadas personas naturales.  Las Entidades Estatales pueden 
contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales 
y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar 
el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o 
experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es 
necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el 
ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.  
Además, por cuanto las obligaciones a ejecutar son intangibles del nivel profesional como 
apoyo a la misión de la entidad.  
 
Adicional la entidad no cuenta con personal de planta suficiente y la ley permite celebrar 
contratos de prestación de servicios profesionales para suplir las necesidades de las 
entidades.  
 
La ley 1150 de 2007 define en el artícu lo 2 las modalidades de selección objetiva de 
contratistas y en el numeral 4 establece como una de ellas la contratación directa, la cual 
tiene origen en diferentes causales, entre ellas la definida en el literal – h-, esto es la 
prestación de servicios pr ofesionales y de apoyo a la gestión. Por su parte el Decreto 
1082/2015 artículo 2.2.1.2.1.4.9 reglamentó el tema señalando que la entidad podría 
contratar la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión directamente con 
la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que 
haya demostrado idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se 
trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas.  
 
8. ANALISIS DEL SECTOR  ECONÓMICO RELATIVO AL OBJETO DEL PROCESO 
DE CONTRATACIÓN. (Artículo 2.2.1.1.1.6.1.)  
 
8.1. ANALISIS DEL MERCADO  
 
Económico:  El valor establecido para la presente contratación está justificado en el acápite 
5.1. relativo al análisis técnico y económico  
 
Técnico: Los derechos patrimoniales de autor de los programas instalados en la 
Administración Municipal  son de la firma CEROK y por tanto el mantenimiento y 
actualizaciones a sus aplicaciones, solo  puede realizarse por esta empresa.  
 
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Legal: Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015, 
entre otros.  
 
El presente Estudio Previo se desarrolla en cumplimiento, de las disposiciones que en 
materia de contratación estatal se encuentran contenidas en las  leyes 80 de 1993, 1150 
de 2007, Decreto 1082 de 2015, Decreto 19 de 2012, Ley 1474 de 2011 y demás normas 
que reglamentan y/o adicionan la materia, especialmente en lo referente a la debida 
planeación, análisis de conveniencia y oportunidad, estudio técnico, análisis de costos, 
fijación de presupuesto, determinación del proceso de selección, y análisis de riesgos.  
 
8.2. ANALISIS DE LA DEMANDA  
 
Adquisiciones Previas de la Entidad:  
 
El Municipio de Santa Rosa de Cabal, en anteriores vigencias ha realizado contratos con 
similar objeto al que se va a llevar a cabo , sin que se haya presentado algún tipo de 
incumplimiento contractual o afectación de las respectivas garantías  como se establece en 
el Numeral 5.1 del presente Estudio Previo.   
 
8.3. ANALISIS DE LA OFERTA  
 
Quien Vende: De acuerdo con el servicio a prestarse, el contrato de prestación de servicios 
de apoyo a la gestión puede celebrarse con CEROK .   
 
En Colombia existen un gran número de personas naturales y  jurídicas , cuya actividad 
económica es el desarrollo de software,  pero el mantenimiento de las aplicaciones ya 
instaladas en la Administración Municipal y que cuentan con su licencia de uso, lo puede 
realizar solo la firma con derechos patrimoniales de autor, en e ste caso CEROK.  
 
8.4. CRITERIOS PARA LA DETERMINACIÓN REQUISITOS HABILITANTES:  
 
Capacidad Jurídica: Se requiere contratar una Persona Natural o Jurídica con capacidad 
para adquirir derechos y contraer obligaciones, igualmente debe verificarse la inexistencia 
de inhabilidades, incompatibilidades y/o prohibiciones.  
 
Experiencia: Se requiere contratar con persona jurídica, con derechos patrimoniales de 
autor sobre el software SAIA, certificado por el Ministerio del Interior, Dirección  Nacional de 
Derecho de Autor,  donde se incluya contrato o acto de transferencia de derechos 
patrimoniales.  
 
Acuerdo comercial:  Acuerdo comercial: Indicar si el proceso contractual está cobijado por 
un Acuerdo Comercial. N/A  
 
Indicadores:  Si a ello hubiere lugar, establecer indicador de liquidez, endeudamiento, 
rentabilidad del patrimonio, rentabilidad del activo, entre otros. N/A  
 
8.5. RIESGOS: (Art. 4 Ley 1150 -. Art. 2.2.1.1.2.1.1, numeral 6º Decreto 1082 de 
2015)  
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Estimación: Es un riesgo asociado a la operación, capacidad, o situación particular de la 
Entidad Estatal (eficacia, tecnológico).  
 
Tipificación: La posibilidad de que el contratista incumpla las obligaciones legales o 
contractuales que le corresponde.  
 
Asignación: Los riesgos aquí estimados serán asumidos por el contratista  
 
PROBABILIDAD Y CALIFICACIÒN DEL RIESGO  
 
PROBABILIDAD  IMPACTO  
Insignificante 
(1) Menor 
(2) Moderado 
(3) Mayor 
(4) Catastrófico (5)  
Raro (1)  B B B B B 
Improbable (2)  B B B B B 
Posible (3)  M M M M M 
Probable (4)  B B M M M 
Casi Cierto (5)  B B M M M 
 
A: Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir             M: Zona de 
riesgo moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo  
E: Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir      B: Zona de 
riesgo baja: Asumir el riesgo  
 
RIESGO  CALIFICACION  Tipo de 
Impacto  Evaluació
n Medidas 
de 
Respuesta  Probabilida
d Impact
o 
Incumplimiento del objeto 
contractual, referente a la 
calidad.  2 2  B Zona 
Riesgo  
baja Asumir el 
riesgo  
 
EVALUACION DEL RIESGO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y OBJETIVOS:  
 
Dar cumplimiento total al objeto de la presente contratación y en consecuencia entregar los 
productos planteados en el presente estudio previo permitirán a la administración Municipal 
alcanzar los objetivos y las metas de su Plan de Desarrollo Municipal en los cuales se 
fundamenta el mismo, de llegar a darse ocurrencia y materialización de cualquiera de los 
riesgos previsibles descritos no se podría dar cumplimi ento a las metas y objetivos bajo los 
cuales se sustent ó el presente estudio previo.  
 
FORMAS DE MITIGAR EL RIESGO:  
 
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Con el seguimiento a las actividades que hacen parte del objeto contractual por parte del 
supervisor del contrato se logra verificar el cump limiento del mismo.  
 
9.  SUFICIENCIA Y COBERTURA DE LAS GARANTÍAS (Artículo 2.2.1.1.2.1.1.  y 
2.2.1.2.3.2.11. Decreto 1082 de 2015 ) 
 
Una vez identificados y valorados los riesgos de la futura contratación se concluye que existe 
riesgos, pero su probabilidad de ocurrencia es BAJA, por lo que no se requiere póliza de 
cumplimiento, amparados en el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del decreto 1082 de 2015.  
 
 
10.  PROYECTOS DE INVERSIÒN  
 
Fecha:  02/05/2023  
Código BPIN:  2021666820002  
NOMBRE DEL PROYECTO:  Modernización y fortalecimiento institucional para la 
Administración del Municipio de Santa Rosa de Cabal, Risaralda.  
LÍNEA ESTRATÉGICA:  Santa Rosa de Cabal bien gobernada, transparente, integrada y 
unida creando valor público.  
PROGRAMA:    A.17. Moderniza ción y Fortalecimiento Institucional.  
CÓDIGO DEL PRODUCTO:   4599023  
NOMBRE DEL PRODUCTO:  Servicio de implementación del Sistema de Gestión.  
ACTIVIDAD:  Modernización y fortalecimiento institucional.  
Responsable Banco de Proyectos de Inversión : Raúl Henao Ro sero.  
Cargo:  Profesional Universitario, Subsecretaría de Planificación Socioeconómica.  
 
11. SUPERVISIÓ N Y ÁREA RESPONSABLE DEL ESTUDIO  
Se considera n idóneo s para desarrollar la supervisión al contrato:  
 
Nombre:  MARCO ANTONIO HOLGUÍN ARIAS  
Cargo:   Subsecretario de Tecnologías de la Información  
y la Comunicación – TIC 
Firma:   
 
 
12. AREA RESPONSABLE DEL ESTUDIO  
 
Nombre: ADRIAN MAURICIO CARDOZO GONZALEZ  
Cargo: Secretario de Planeación  
Firma:   
 
 
 
Revisión Legalidad:  Diana Lorena Bolívar   
    Subsecretaria de Contratación  
 
 
Proyecto:  María Zobeida Tobón C.   
