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T e n e r i f e ,  M a g d a l e n a ,  C a r r e r a  8  N o .  9 -5 4 ;  B a r r i o ,  I n s t i t u t o  
T e l e f a x  4 8 6 0 5 1 4 ;  E m a i l :  g e r e n c i a h o s p i t a l t e n e r i f e @ h o t m a i l . c o m  
 
 
ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y NECESIDAD  
 
FECHA : 02/01/2023  
ÁREA DONDE SURGE LA NECESIDAD : ADMINISTRATIVA  Y LOGÍSTICA  
SERVIDOR QUE REALIZA LA SOLICITUD:  LIDA CARMEN RAMOS DEL P ORTILLO  
 
 
BIEN O SERVICIO REQUERIDO  
 
Asistencia técnica en actividades relacionadas con el manejo sistematizado de 
facturación, admisiones, historias clínicas de urgencia, historia clínica de consulta 
externa, reporte  de resoluciones, agenda médica y dem ás requeridos por la  ESE, 
relacionados con su cometido estatal.  
 
 
IDENTIFICACIÓN O DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Y CONVENIENCIA DE LA 
CONTRATACIÓN  
 
 Las empresas sociales del estado dependen de la venta de servicios a las 
diferentes EPS del  régimen subsidiado, régimen contributivo y demás paga dores 
de los servicios de salud, razón por la que , la facturación es el me dio para obtener 
el pago de lo s servicios  que presta .  
 
 La ESE tiene la obligación de presentar reportes de información financiera y la 
relacionada con la producción de servicios, d e acuerdo con los RIPS , la cual debe 
ser repor tada a los usuarios de dicha información con la periodicidad exigida 
(Semanal, mensual y trimestral) . 
 
 La ESE Hospital Local de Tenerife, se encuentra en ejecución del Programa de 
saneamiento fiscal y financiero, adoptado mediante Acuerdo de Junta directiva, 
N° 01 de 23 de marzo de 2022, viabilizado por el Ministerio de hacienda y crédito 
público, el cual contempla dentro de sus medidas, la adquisición e 
implementación de un Software integrado en la institución, a fin de op timizar la 
gestión de sus procesos.  
 
 A la fecha, en la entidad, no cuenta con los recursos económicos suficientes para  
adquirir un software integrado, que cumpla con las requisitos y necesidades de la  
institución, por lo cual, algunos de sus procesos se siguen manejando en módulos  
independientes de softwares que existen en el mercado, y otros, en hojas de  
cálculo.  
 
 Ante la carencia de un software integrado en la entidad, y acorde a las 
necesidades de las empresas sociales del Estado, para el registro y 
procesamiento de la información  de sus procesos asistenciales,  administrativos  y 
financieros  es necesario contratar dichos servicios mediante la modalidad de 
arriendo u otro mecanismo que le permita acceder al manejo sistematizado de la 
informaci ón que genera la ESE, hasta tanto haya las posibilidades pr esupuestales 
para la adquisición  de uno.  
 
 
 
 
 
 
 
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T e n e r i f e ,  M a g d a l e n a ,  C a r r e r a  8  N o .  9 -5 4 ;  B a r r i o ,  I n s t i t u t o  
T e l e f a x  4 8 6 0 5 1 4 ;  E m a i l :  g e r e n c i a h o s p i t a l t e n e r i f e @ h o t m a i l . c o m  
 
 
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS  
 
La E. S.E. Hospital Local de Tenerife  para satisfacer la  necesidad que se describe  en el 
acápite “IDENTIFICACIÓN O DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Y CONVENIENCIA DE 
LA CONTRATACIÓN ” debe llevar a  cabo un pro ceso de contratación de Asistencia 
técnica y servicios de un Software  integrado, acorde a las neces idades que en tal sentido 
tiene esta empresa social  del Estado, sea con personas naturales o jurídicas que , dentro 
de su actividad económica, contemple n la prestación de los servicios a los que se refiere 
el presente estudio , y que además cumplan con los requisitos para celebrar contratos 
con el Estado . 
 
 
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DE CONTRATACIÓN Y ESPECIFICACION ES TÉCNICAS  
 
A INSTALAR Y COLOCAR EN MARCHA UN SOFTWARE INTEGRADO DE 
SUPROPIEDAD, Y CAPACITACIÓN PERIÓDICA PARA EL USO DEL MISMO AL 
PERSONAL DE LA ESE  EN SU MANEJO . EL SOFTWARE  INCLUYE LA INSTA LACIÓN 
DE LOS MÓDULOS DE HISTORIAS CLÍNICAS DE CONSULTA EXTERNA, 
ODONTOLOGÍA,  PROMOCIÓN Y MAN TENIMIENT O Y URGENCIAS, FACTURA 
ELECTRÓNICA, INVENTARIOS E IMPLEMENTACIÓN RES. 3280, CONTABILIDAD, 
PRESUPUESTO, NOMINA, CARTERA, CUENTAS POR PAGAR, TESORERÍA DURANTE  
EL AÑO  2023, AGENDA MÉDICA Y EL MANTENIMIENTO POR EL QUE SE ENTIENDE 
TODO AJUSTE SOLICITADO POR LA  E.S.E HOSPITAL LOCAL DE TENERIFE Y 
AQUELLOS DEFINIDOS POR NORMATIVIDAD EMITIDAS POR ENTES  DE CONTROL . 
 
 
Las actividades a realizar son:  
 
1. Poner al servicio de la ESE Hospital Local de Tenerife todos los mó dulos del 
Software Aclepius que hagan parte del contrato, en los equipos de cómputo que 
la gerencia de la entidad, en condiciones de uso y operatividad.  
 
2. Prestar servicio de soporte técnico cuando la entidad lo requiera para la correcta 
operación de los pr ocesos que se manejen en el Software.  
  
3. Prestar un servicio de calidad conforme a la, descripción y características 
técnicas y términos estipulados en el presente contrato.  
 
4. Obtener las Autorizaciones a que hubiera lugar.  
 
5. Las demás contempladas en el con trato  
 
 
 
 
 
CARACTERISTICAS DEL CONTRATO  
 
CLASE DE CONTRATO : 
Contrato de prestación de servicios  
 
PLAZO ESTIMADO : 
Desde la suscripción del acta de i nicio y hasta el 31 de marzo  de 2023 , o lo que el 
contratante defina con el contrati sta, teniendo en cuenta que, el servicios  se requiere 
 
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T e n e r i f e ,  M a g d a l e n a ,  C a r r e r a  8  N o .  9 -5 4 ;  B a r r i o ,  I n s t i t u t o  
T e l e f a x  4 8 6 0 5 1 4 ;  E m a i l :  g e r e n c i a h o s p i t a l t e n e r i f e @ h o t m a i l . c o m  
 
 
para toda la vigencia.  
 
LUGAR DE EJECUCIÓN  
Sede principal de la ESE Hospital Local de Tenerife , ubicada en la Carrera 8 # 9 -54, 
barrio Instituto, Tenerife, Magdalena . 
 
FORMA DE PAGO  
Se cancelará mediante pagos parciales,  mensuales,  para lo que deberá presentar 
informe de actividades , cuenta de cobro o factura de venta, certificación de cumplimiento 
expedida por el Superviso r del Contrato y constancia de pago de las obligaciones por 
conceptos de seguridad social integral (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) y 
Parafiscales si a ello hubiere lugar.  
 
SUPERVISIÓN  
Será e jercida  por quien designe la Gerencia de  la E.S.E.  Hospital Local de Tenerife , y 
deberá cumplir con lo establecido en el manual de interventoría de la institución, además 
de lo contemplado en la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”.  
 
VALOR ESTIMADO D EL CONTRATO  
 
Se estima en QUINCE  MILL ONES  DE PESOS ($15 .000.000.00) M/L.   
 
ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR DEL CONTRATO  
 
Para la definición del valor del contrato, se tuvo en cuenta lo siguiente:  
 
1. Los precios en el mercado de los Software integrados.  
 
1. El salario mínimo  legal mensual vigente para 2023 , que es la suma de UN MILLÓN  
CIENTO SESENTA MIL PESOS  ($1.16 0.000,00) M/L.  
 
2. El valor  promedio mensual pagado en l a institución en los últimos do s años, los cuales 
se detallan a continuación:  Año 2020, ($4.000 .000) y Año 2021 ($3.8 00.000).  
 
   
3. Además, se tuvo en cuenta los gastos tributarios que van entre 5% y 11%, más  el 4% 
de estampillas Pro Universidad del Magdalena y Pro Hospital universitario del 
Magdalena, que la ESE debe retener a cualquiera que con ella suscriba  contratos 
para suministrar bienes o servicios.  
 
4. El valo r estimado para este contrato es de QUINCE MILLONES DE PESOS 
($15.000.000.00 ) M/L; para lo cual existe la correspondiente disponibilidad 
presupuestal conforme al rubro denominado “ 212020200801 PERSONAL  INDIRECTO 
ADMINISTRATIVO , lo que hace viable financieramente la contratación, de acuerdo a 
las disponibilidades presupuestales; dejando cla ro que , los servicios se requieren 
durante todo el año, sin embargo, la gerencia podrá suscribir el contrato por un 
período inferior.   
 
 
 
 
 
REGULACIÓN JURÍDICA QUE RESPALDA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN  
 
 
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T e n e r i f e ,  M a g d a l e n a ,  C a r r e r a  8  N o .  9 -5 4 ;  B a r r i o ,  I n s t i t u t o  
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1. La ley 489 de 1998, en su artículo 83 establece: Las empresas sociales del Estado, 
creadas por la Nación o por las entidades territoriales para la prestación en forma 
directa de servicios de salud se sujetan al régimen previsto en la Ley 100 de 1993, 
la Ley 344 de 1996 y en la presente ley en los aspectos no  regulados por dichas leyes 
y a las normas que las complementen, sustituyan o adicionen.  
 
2. El Manual de contratación de la ESE, aprobado mediante acuerdo de Junta Directiva 
N° 016 de diciembre 18 de 2014, que en su artículo 36 define las clases de contratos  
en razón de las cuantías y requisitos, y señala tres clases, a saber: De mínima 
Cuantía (inferior a 65 SMLMV), De menor Cuantía (mayor o igual a 65 SMLMV y 
menor a 120 SMLMV), De mayor Cuantía (mayor o igual a 120 SMLMV).  
 
3. Teniendo en cuenta que el salario mínimo legal mensual en Colombia para el año 
2023 es de UN MILLÓN, PESOS ($1.16 0.000,00) M/L, la mínima cuantía en la 
institución, que va hasta los 65 SMLMV, alcanza la suma de SE TENTA Y CINCO 
MILLONES  CUATROC IENTOS MIL PESOS ($ 75.400.000) M/L, ran go dentro del cua l 
se encuentra el contrato que se derive  del presente proceso.  
 
4. Atendiendo lo indicado en el inciso 1 del artículo 36 del Manual de contratación de la 
ESE, para esta clase de contratos solo es indispensable el requerimiento o la 
justificación, la disponibi lidad presupuestal, descripción del objeto o servicio que se 
requiere, y el acuerdo escrito sobre el objeto, el precio, el plazo, y demás condiciones 
que se consideren necesarias.  
 
5. Teniendo  en cuenta que se trata de una CONTRA TACION DIRECTA,  de conformidad  
con lo dispuesto en el Manual de contratación de la ESE , se realizará una invitación 
directa a presentar oferta a persona natural o jurídica idónea, que  preste el servicio 
a nivel regio nal, con reconocida experiencia y que cumpla los requisitos exi gidos en 
el presente estudio; en razón a que no se requiere la obtención de varias ofertas.  
 
 
 
ANÁLISIS DE RIESGOS  
 
Riesgos Previsibles:  
Para los efectos del presente proceso de contratación, son riesgos previsibles:  
 
a) Incumplimiento de obligaciones contractuales.  
b) Cambio de normatividad y procedimiento durante el proceso de ejecución.  
c) Accidentes y daños a bienes o terceros.  
 
Riesgos Imprevisibles : 
Se consideran riesgos no previsibles, por la incertidumbre de su ocurrencia, los de fuerza 
mayor, c aso fortuito o hechos de terceros, tales como desastres naturales, actos 
terroristas, guerras, asonadas o eventos que alteren el orden público.  
 
Riesgos que deben ser amparados por el contratista  
 
 Incumplimiento de obligaciones contractuales.  
 Accidentes y daños a bienes o terceros.  
 
 
 
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T e n e r i f e ,  M a g d a l e n a ,  C a r r e r a  8  N o .  9 -5 4 ;  B a r r i o ,  I n s t i t u t o  
T e l e f a x  4 8 6 0 5 1 4 ;  E m a i l :  g e r e n c i a h o s p i t a l t e n e r i f e @ h o t m a i l . c o m  
 
 
Conforme al Artículo 22 del Manual de contratación de la ESE Hospital de Tenerife,  al no 
tratarse de un contrato de mayor cuantía,  ni requerir anticipo, no se exigirán póli zas de 
garantía de cumplimiento.    
 
 
 
Responsable del estudio,          Servidor que lo solicita,  
 
                                
DELIO ANAYA ANAYA          LIDA CARMEN RAMOS DEL PORTILLO  
Profesional universitario           Gerente  
 
 
 
 
 
 
 
