ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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XYLEM WATER SOLUTIONS COLOMBIA S.A.S.
CR 85 D 46 A 65 BG 18
SANTA FE DE BOGOTA D. C.
Colombia
Attn:COD:3008974
1-4103281Fax:
TEL: 1-4103281
NIT: 9000848222
OBJETO CONTRATO
"COMPRA DE BOMBA SUMERGIBLE CON DESTINO A LA UNIDAD DE AZUFRE B-2880 DE LA REFINERIA DE BARRANCABERMEJA PERTENECIENTE A
LA GERENCIA DEL DOWNSTREAM DE LA VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS Y PERFORACIÓN DE ECOPETROL S.A."
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LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA CONTEMPLA INSPECCION.
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FLETE / FREIGHT CODE:
SITIO DE ENTREGA/ DELIVERY: DDP REFINERIA DE BARRANCABERMEJA
FORMADE PAGO / PAYMENT TERMS: Pago a 22 días calendario Vcto.oficial para CXP CO
MONEDA/ CURRENCY: COP Peso colombiano
SOLICITANTE / REQUISITIONER: AA-
OTROS TEXTOS DE CABECERA
CLÁUSULA PRIMERA. # OBJETO: "COMPRA DE BOMBA SUMERGIBLE CON DESTINO A LA UNIDAD DE AZUFRE B-2880 DE LA REFINERIA DE
BARRANCABERMEJA PERTENECIENTE A LA GERENCIA DEL DOWNSTREAM DE LA VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS Y PERFORACIÓN DE
ECOPETROL S.A."
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LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA PODRIA CONTEMPLAR INSPECCIÓN DE CALIDAD Y PARA SU EJECUCION SERAN CONTACTADOS POR EL
FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO Y/O INSPECCIONES. UNA VEZ FINALIZADA INSPECCION Y OBTENGAN NOTA DE LIBERACION FIRMADA POR
INSPECTOR SU EMPRESA CUENTA CON DOS DIAS HABILES PARA ENTREGAR MATERIAL EN DESTINO FINAL INDICADO EN LA ORDEN DE COMPRA.
REMITIR COPIA DE NOTA DE LIBERACION CON EL DESPACHO DEL MATERIAL.
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La presente ORDEN DE COMPRA confirma la aceptación de Ecopetrol S.A. (en adelante ECOPETROL) de la oferta presentada por XYLEM WATER
SOLUTIONS COLOMBIA (en adelante PROVEEDOR) el 18 de noviembre del 2022, en el marco del Método de Elección No. 4012783 basado en el método de
requisición para competir y se emite luego de verificar que:
1. El PROVEEDOR acreditó mediante certificación: (i) que se encuentra en situación de cumplimiento por concepto de giros y aportes al sistema de protección
social en relación con todos sus empleados con ORDEN DE COMPRA laboral sometido a la ley colombiana; o (ii) que, por ser persona jurídica extranjera sin
sucursal ni trabajadores en Colombia, no ha estado obligado a efectuar aportes al sistema de protección social.
2. El PROVEEDOR no se encuentra relacionado en el boletín de responsables fiscales elaborado por la contraloría general de la república.
PARÁGRAFO PRIMERO: La ORDEN DE COMPRA sólo se entiende perfeccionada cuando se logre el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, que ocurre
con la aceptación de la oferta.
PARÁGRAFO SEGUNDO: PUBLICACIÓN SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA #SECOP De conformidad con la normatividad
vigente ECOPETROL publicará la información de la presente Orden de Compra en SECOP.
PARÁGRAFO TERCERO: Es obligación del PROVEEDOR acudir a la reunión de inicio - kick off meeting (en caso de que ECOPETROL la requiera) con las
personas que se designen para tal fin.
Favor confirmar el recibo de la ORDEN DE COMPRA al e-mail: proyectos400@ecopetrol.com.co y javier.morenog@ecolog.com.co dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes al recibo de la presente.
CLÁUSULA SEGUNDA. - DOCUMENTOS DE LA ORDEN DE COMPRA
Hacen parte integrante de la presente ORDEN DE COMPRA y se tendrán en cuenta para su interpretación, los siguientes documentos, en el orden de
precedencia que se indica a continuación:

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1. La presente Orden de Compra.
2. Los documentos del método de elección (DME), dentro de los cuales se encuentra las especificaciones técnicas.
3. La oferta presentada por el PROVEEDOR.
PARAGRAFO PRIMERO PARA PROVEEDORES INTERNACIONALES ó PROVEEDORES NACIONALES CON ENTREGA EN EL EXTERIOR (SIEMPRE Y
CUANDO APLIQUE)
Durante la ejecución de la ORDEN DE COMPRA el PROVEEDOR deberá diligenciar el Anexo GAB-F-301 con cada despacho de bienes y deberá remitirlo
debidamente firmado al Funcionario de Seguimiento de órdenes de compra internacional que tenga designado en la presente ORDEN DE COMPRA.
PARAGRAFO SEGUNDO PARA ENTREGAS NACIONALES
El PROVEEDOR deberá tener en cuenta el Anexo Protocolo de ingreso y entrega de mercancías de órdenes de compra a bodega.
PARAGRAFO TECERO PARA ENTREGAS FUERA DE BODEGA
El PROVEEDOR deberá enviar al Funcionario de Seguimiento la remisión firmada por parte de ECOPETROL en donde conste el recibo de los bienes.
CLÁUSULA TERCERA # IMPUESTOS
Todos los tributos del orden nacional y territorial que se causen por razón de la suscripción, desarrollo o ejecución de la presente ORDEN DE COMPRA tales
como ICA, impuesto de renta y complementarios, contribuciones, tasas, entre otros, con excepción de los que estrictamente correspondan a ECOPETROL, son
de cargo exclusivo del PROVEEDOR.
En materia de los tributos que se generen, ECOPETROL efectuará a las cuentas o facturas expedidas por el PROVEEDOR las retenciones que establezca la ley.
El Impuesto al Valor Agregado # IVA # estará a cargo de ECOPETROL por los hechos gravables que lo generen y se liquidará y pagará sobre la base gravable,
la cuantía y las tarifas establecidas por la ley.
ECOPETROL solo pagará el valor de la ORDEN DE COMPRA, incluyendo los tributos a los que se refiere esta cláusula. En consecuencia, ECOPETROL no
reconocerá valores adicionales a los que ya fueron pactados, que surjan como resultado de tributos nuevos o adicionales creados o modificados mediante
normas, reformas tributarias o interpretaciones judiciales que entren en vigencia con posterioridad a la fecha de emisión de la orden de compra.
CLÁUSULA CUARTA - GARANTÍA DEL PROVEEDOR/FABRICANTE
La garantía técnica/fabricante, cubrirá cualquier defecto de fabricación y/o funcionamiento del producto adquirido, por un periodo de garantía de 18 meses desde
el despacho o 12 meses contados a partir del desde el recibo del producto/ puesta en marcha ó instalación del producto a satisfacción de ECOPETROL en el
lugar y forma dispuesta en la presente ORDEN DE COMPRA. En caso de requerirse la atención de eventos por garantía técnica, ECOPETROL solicitará la
atención por cualquier medio, y el PROVEEDOR deberá dar respuesta dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al recibo de la comunicación y en caso
de ser necesario se programará una visita técnica al lugar donde se encuentre el bien dentro de los diez (10) días calendario siguientes. En ningún caso, la
atención de eventos por garantía técnica generará costos adicionales para ECOPETROL.
Sin perjuicio de los derechos ya sean derivados de la ley u otros que ECOPETROL pueda tener, el PROVEEDOR a opción de ECOPETROL, reparará o
reemplazará el producto, asumiendo los costos que ello conlleve dentro de los treinta (30) días calendario a partir de la fecha en que le sea informado tal evento.
PARÁGRAFO: El PROVEEDOR declara y garantiza que todos los bienes entregados en virtud de la ORDEN DE COMPRA: (i) son nuevos de fábrica no
remanufacturados a menos que ECOPETROL, por escrito, haya acordado lo contrario; (ii) las características de los bienes están conformes a la Documentación
técnica; (iii) estén vigentes y no sean obsoletos o se hayan retirado del mercado; (iv) los bienes están libres de cualquier gravamen, afectación jurídica a la
propiedad o alguna limitación de dominio.
CLÁUSULA QUINTA # CLÁUSULAS VERDES
PARÁGRAFO PRIMERO: Para los embalajes de madera, se debe cumplir con la norma NIMF 15. Además, se deberá indicar la clase de madera utilizada en las
estibas industriales y su origen. En el caso de ser productor nacional, las estibas deben identificar su procedencia legal y promoción hacia el manejo forestal
sostenible, acompañado de un certificado emitido por la corporación autónoma regional correspondiente.
CLÁUSULA SEXTA # TÉRMINOS Y CONDICIONES REFERENTES A LA ENTREGA
Para los efectos de la entrega de los bienes, el PROVEEDOR deberá tener en cuenta:
a) El sitio de entrega será Bodegas Refinería Barrancabermeja,(Santander). Específicamente en la unidad de Azufre II. de no entregarse en este sitio se
entenderá como no cumplida la ORDEN DE COMPRA por parte del PROVEEDOR.
b) Los INCOTERMS acordados son DDP Refinería Barrancabermeja # Santander.
c) El descargue en sitio de los equipos estará a cargo de ECOPETROL, el PROVEEDOR debe entregar sobre plataforma de camión.
d) La persona de contacto para la entrega de los bienes será Lenin Pinto, cuyo correo electrónico y teléfono es lenin.pinto@ecopetrol.com.co , Celular
3017027900.
e) Las fechas máximas de entrega establecidas serán las indicadas en la presente ORDEN DE COMPRA. ECOPETROL, previo acuerdo con el PROVEEDOR,
podrá solicitar el adelanto o el retardo de una entrega específica, del programa de entregas o despachos parciales.
f) La entrega solo se perfecciona si los bienes: (i) son comercializables y libres de defectos en la fabricación, materiales, mano de obra y diseño; (ii) funcionan
correctamente bajo el uso previsto, ordinario y apropiado; (iii) cumplen con las especificaciones de ECOPETROL; y (iv) cumplen con las normas de ingeniería,
diseño, fabricación, materiales, eléctricos, contra incendio o de seguridad, aplicables al bien.

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PARÁGRAFO PRIMERO: REQUERIMIENTOS DE ENTREGA:
El PROVEEDOR deberá garantizar el cumplimiento de las condiciones de entrega referenciadas en el anexo Protocolo de ingreso y entrega de mercancías de
órdenes de compra a bodega, las cuales son de carácter obligatorio para el recibo de la mercancía en las áreas de almacenamiento de ECOPETROL.
En el caso de materiales con origen primario internacional, el PROVEEDOR deberá garantizar la entrega a Ecopetrol de la declaración de importación de los
mismos.
En el caso de materiales que así lo requieran, el PROVEEDOR deberá suministrar los certificados de fabricación, calidad, pruebas, y/o inspección
correspondientes.
El incumplimiento de lo anterior podrá dar lugar a la afectación de la evaluación de desempeño y a la aplicación de la multa pactada en la presente ORDEN DE
COMPRA si ECOPETROL así lo estima necesario.
PARÁGRAFO SEGUNDO: REQUERIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN SOPORTE MATERIALES IMPORTADOS (Independiente del término de entrega, si su
origen es importado aplica esta condición)
Considerando que de acuerdo al artículo 594 del Decreto 1165 de 2019 donde establece la obligación de presentar la Declaración aduanera o documento que
haga sus veces, por lo tanto, el PROVEEDOR para las órdenes de compra nacionales cuyo origen es internacional, en el momento de hacer la entrega de los
materiales en las diferentes áreas de almacenamiento de ECOPETROL deberá anexar como mínimo la declaración de importación correspondiente a los
materiales entregados.
CLÁUSULA SÉPTIMA # INSPECCIÓN
Requiere Inspección: SI _X_ NO ___
Los bienes pueden ser objeto de inspección por parte de ECOPETROL o sus representantes, en las instalaciones del PROVEEDOR, fábrica de sus proveedores,
aliado o representados, según corresponda y de acuerdo al nivel de inspección aplicable, quien debe permitir y facilitar el desarrollo de esta actividad.
En el caso de que los bienes recibidos no cumplan con las especificaciones requeridas, así se informará al PROVEEDOR, para que adopte las medidas
correctivas correspondientes.
La inspección de bienes por parte de ECOPETROL no es obligatoria, ni significa que el PROVEEDOR esté exento de su responsabilidad de entregar los bienes
de acuerdo con los requisitos y oportunidad contenidos en la presente Orden.
El PROVEEDOR no deberá despachar los materiales sin contar con su respectiva nota de liberación y o validación por parte del funcionario de seguimiento. En
caso de que el PROVEEDOR no cuente con dicha nota los materiales no serán recibidos ni pagados por parte de ECOPETROL.
CLÁUSULA OCTAVA # VALOR
El valor de la presente ORDEN DE COMPRA es en PESOS COLOMBIANOS POR UN VALOR DE TREINTA Y NUEVE MILLONES SEISCIENTOS
VEINTINUEVE MIL DOSCIENTOS PESOS COLOMBIANOS (39.629.200), sin incluir el valor del impuesto al valor agregado (IVA).
CLÁUSULA NOVENA # FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
El PROVEEDOR presentará su factura (física o electrónica) dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha en que ECOPETROL aprobó la
recepción del bien y/o servicio, a través de la confirmación del ingreso de mercancía de la orden de compra o del número de la hoja de entrada del servicio
prestado, el cual es informado AL PROVEEDOR, siendo requisito para su recepción que se incluya el número de la orden de compra o la hoja de entrada cuando
aplique.
Acorde a la normatividad vigente al momento de facturar, el PROVEEDOR facultado por la DIAN a facturar en físico (papel) deberá presentar su factura
únicamente en las oficinas de la Coordinación de Cuentas por Pagar dispuesta para ese efecto. Si por el contrario presenta factura electrónica, estará sujeto a lo
dispuesto en los Decretos 2242 de 2015, 358 de 2020 y la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 por los cuales se reglamente la obligación de facturar.
ECOPETROL efectuará los pagos a que haya lugar a los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de radicación de la factura (en las oficinas indicadas)
por el PROVEEDOR, (Previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto). Es conveniente observar que el PROVEEDOR acepta el cronograma
de pagos establecido por ECOPETROL sin que haya lugar a intereses moratorios por este motivo.
La factura se deberá ajustar a la normatividad que le sea aplicable, y para efectos de pago se deberá presentar el original de la misma (factura en físico);
ECOPETROL dará trámite para registro y pago siempre y cuando a pie de factura se indique:
1. El(los) número(s) de la(s) entrada(s) de servicio o recibo debidamente aprobadas (información que debe ser suministrada por ECOPETROL).
2. El número de la ORDEN DE COMPRA (pedido).
3. El valor de amortización del anticipo (si aplica), según el plan de descuento previsto en la ORDEN DE COMPRA.
4. Si existen cesiones de derechos económicos entre el PROVEEDOR y un tercero, sobre las cuales ECOPETROL haya aceptado ser el deudor cedido, acorde
con la Cláusula Décima Octava, se deberá incluir por el PROVEEDOR la anotación de que el crédito contenido en la misma ya fue cedido.
5. Si la factura es presentada por el PROVEEDOR para aceptación de ECOPETROL con intención de posterior endoso una vez sea aceptada, deberá entregar
una de las copias de la factura para seguir el procedimiento establecido en la normatividad, en particular el artículo 5° del Decreto 3327 de 2009 o la norma que
lo modifique o reemplace. Cumplido dicho procedimiento, de haberse aceptado la factura, ECOPETROL sólo realizará el pago a favor del endosatario contra
entrega del original en los términos de ley. En desarrollo de la normatividad vigente el PROVEEDOR puede disponer mediante la figura del endoso de los
créditos derivados de esta ORDEN DE COMPRA incorporados en una factura aceptada por ECOPETROL. Lo anterior, cumpliendo con las distintas condiciones
que la normatividad impone para el endoso en caso de aceptación expresa o tácita.
Adicionalmente, y, en caso de que la ORDEN DE COMPRA se haya pactado por precios unitarios o tarifas; se deberá informar en la factura o en documento
anexo a la misma, la cantidad de entregables / recursos / servicios / insumos / bienes a cobrar, con los correspondientes precios unitarios pactados para cada
uno de ellos, y el resultado de la sumatoria de todos los conceptos anteriores.

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ECOPETROL rechazará todas las facturas que no cumplan con los requisitos legales.
ECOPETROL revisará cada factura y le efectuará observaciones (si hubiere lugar a ello) por escrito, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la radicación
de aquélla. En caso de que no formulare observaciones dentro de dicho plazo, la factura se entenderá aceptada, recayendo la responsabilidad pertinente sobre
el Administrador de la ORDEN DE COMPRA.
Todos los documentos y entregables requisito para la presentación de la factura deberán contar con la aprobación de ECOPETROL. Sin el cumplimiento de tales
requisitos, la factura respectiva se tendrá como no presentada.
El último pago de la ORDEN DE COMPRA, y la autorización de la devolución de los dineros retenidos en garantía incluidos sus rendimientos y/o excedentes (si
hubiere lugar), se efectuará previa presentación de los siguientes documentos:
- Acta de balance final de la ORDEN DE COMPRA, debidamente suscrita por el PROVEEDOR y el liquidador designado por ECOPETROL o, Acta de recibo de
cantidades final o soporte de la prestación efectiva y completa de los bienes y servicios adquiridos y demás obligaciones adquiridas por el PROVEEDOR en
desarrollo del ORDEN DE COMPRA o el documento suscrito por el liquidador designado por ECOPETROL.
- Comprobante de pago del impuesto de Timbre Nacional (si aplicare conforme a las disposiciones legales vigentes).
- Comprobante de pagos de impuestos, tasas o contribuciones que fueren aplicables o certificación del representante legal y revisor fiscal del PROVEEDOR
donde conste que se declararon y realizaron los pagos a los que está obligado, discriminando el concepto pagado, el receptor del pago y el valor.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los errores aritméticos en los balances parciales presentadas por el PROVEEDOR serán susceptibles de corrección en cualquier
tiempo, hasta el balance final de la ORDEN DE COMPRA o cierre de la ORDEN DE COMPRA.
Si las facturas no han sido bien elaboradas y/o presentan inconsistencias, al PROVEEDOR le corresponderá su corrección. Para esos eventos los plazos para el
cumplimiento de la obligación por parte de ECOPETROL sólo se empezarán a contar desde la fecha en que quede corregida la factura o desde aquélla en que
se haya aportado el último de los documentos que debían acompañarla.
Todas las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del PROVEEDOR, quien por ello no tendrá derecho al pago de intereses o
compensación de ninguna naturaleza.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los pagos parciales no implican el recibo o aprobación definitiva por parte de ECOPETROL de las actividades ejecutadas, bienes
suministrados, productos entregados y, por consiguiente, no eximen al PROVEEDOR de su responsabilidad en cuanto a la calidad de los mismos o de cualquier
otra obligación contractual o de responsabilidad civil.
PARÁGRAFO TERCERO: ECOPETROL efectuará, sobre cada factura, las retenciones que por ley esté autorizada a hacer, y las deducciones y/o descuentos a
que haya lugar.
PARÁGRAFO CUARTO: El PROVEEDOR y ECOPETROL acuerdan que ésta última pueda realizar las operaciones necesarias para hacer efectiva, la
compensación de acreencias definida en el artículo 1714 Código Civil en el caso en que el PROVEEDOR deba dineros a ECOPETROL siendo ambos deudores
recíprocos principales; con el fin de que las deudas se extingan hasta la concurrencia de sus valores, desde el momento que una y otra reúna en las calidades
siguientes:
1) Que sean ambas en pesos colombianos.
2) Que ambas deudas sean líquidas.
3) Que ambas sean exigibles al momento en que ECOPETROL realice la operación de compensación.
4) Que no afecte derechos de terceros (otros acreedores.)
Realizada la compensación, ECOPETROL avisará de este hecho al PROVEEDOR, para que lo pueda reflejar en su contabilidad y en su facturación.
CLÁUSULA DÉCIMA. - TERMINACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
La ORDEN DE COMPRA terminará:
1) Una vez satisfecho el objeto de la ORDEN DE COMPRA.
2) Por mutuo acuerdo entre las partes.
3) Por violación del Código de Ética de ECOPETROL.
4) Por ejercerse la cláusula de terminación anticipada de la ÓRDEN DE COMPRA.
CLAUSULA DÉCIMA PRIMERA. - TERMINACIÓN ANTICIPADA
En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad privada ejercida mediante la celebración de esta ORDEN DE COMPRA, el PROVEEDOR se sujeta,
acepta y autoriza a ECOPETROL a terminar anticipadamente la ORDEN DE COMPRA con los efectos propios de una condición resolutoria expresa, si el
PROVEEDOR persiste en situación de incumplimiento de obligaciones a su cargo tras la imposición de una multa.
El PROVEEDOR tendrá derecho, previas las deducciones a que hubiere lugar de conformidad con la ORDEN DE COMPRA, a que se paguen los bienes
recibidos a satisfacción por parte de ECOPETROL hasta la fecha de la terminación anticipada. Para efectos de lo anterior, constituye hecho del PROVEEDOR la
conducta de sus agentes o dependientes.
CLAUSULA DÉCIMA SEGUNDA. # MULTAS
El PROVEEDOR acepta y autoriza que en caso de no entregar los suministros en los plazos y/o condiciones pactados en la presente ORDEN DE COMPRA,
ECOPETROL adelante las acciones pertinentes para el cobro y reconocimiento efectivo del valor equivalente al uno porciento (1%) del ítem respecto del cual se
presenta dicho incumplimiento, por cada día de retraso en la entrega, hasta un máximo de diez (10) días, lo cual incluye, sin limitarse a ello, la deducción de los
saldos a favor del PROVEEDOR o de cualquier suma que le fuere adeudada por ECOPETROL.

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Así mismo, el PROVEEDOR acepta y autoriza que en caso de falta de cumplimiento, total o parcial, de las obligaciones a su cargo, diferentes al incumplimiento
en los plazos de entrega, ECOPETROL adelante las acciones pertinentes para el cobro y reconocimiento efectivo del valor equivalente al uno porciento (1%) del
ítem respecto del cual se presenta dicho incumplimiento por cada evento o por cada día de retraso en la entrega, hasta un máximo del diez porciento (10%) del
valor del ítem, lo cual incluye, sin limitarse a ello, la deducción de los saldos a favor del PROVEEDOR o de cualquier suma que le fuere adeudada por
ECOPETROL.
Para los efectos de la presente cláusula se surtirá el siguiente procedimiento:
i. El Funcionario Autorizado ó Administrador en caso de que aplique comunicará por escrito al PROVEEDOR de la falta de cumplimiento de la obligación
contractual, precisando su contenido y alcance.
ii. Recibida la comunicación, el PROVEEDOR contará con tres (3) días hábiles para dar sus explicaciones.
iii. El Funcionario Autorizado ó Administrador en caso de que aplique de la ORDEN DE COMPRA analizará las explicaciones suministradas por EL
PROVEEDOR, y, de resultar aceptables, se lo hará saber a éste; en caso contrario le comunicará que se procederá a la deducción prevista en ésta cláusula
(igual comunicación se dará en caso de que el PROVEEDOR no indique razón alguna).
PARÁGRAFO PRIMERO: Si no existen saldos a favor del PROVEEDOR para deducir las sumas que resulten de la aplicación de esta cláusula, las mismas se
harán efectivas con cargo al amparo de cumplimiento de la garantía respectiva. Si ni lo uno ni lo otro fuere posible, ECOPETROL en desarrollo del principio de la
autonomía de la voluntad privada, estará facultada para cobrar por vía ejecutiva su valor, para lo cual la ORDEN DE COMPRA junto con las comunicaciones a
través de las cuales se agota el procedimiento previsto en esta cláusula, prestarán mérito de título ejecutivo renunciando el PROVEEDOR al previo aviso y/o la
reconvención judicial previa para constituirlo en mora.
Por el hecho de hacer efectiva la deducción no se entenderán extinguidas las obligaciones emanadas de la ORDEN DE COMPRA, ni se eximirá al PROVEEDOR
de la indemnización de los perjuicios correspondientes.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Si durante el procedimiento establecido en esta cláusula el PROVEEDOR se pone en situación de cumplimiento, ECOPETROL no
llevará a cabo la deducción.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. # CLÁUSULA PENAL
Si se ejerce la terminación anticipada de la ORDEN DE COMPRA o se configure una falta de cumplimiento definitivo de la ORDEN DE COMPRA por parte del
PROVEEDOR, éste conviene en pagar a ECOPETROL, a título de pena, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la ORDEN DE COMPRA.
Dicha suma se imputará al monto de los perjuicios que sufra ECOPETROL, y su valor se podrá tomar directamente del saldo a favor del PROVEEDOR, si lo
hubiere, o de la garantía de cumplimiento constituida, para lo cual el PROVEEDOR presta su autorización y se entiende conferida desde la emisión de la
presente ORDEN DE COMPRA. Si esto no fuere posible, la cláusula penal pecuniaria se cobrará por vía ejecutiva, para lo cual la ORDEN DE COMPRA prestará
el mérito de título ejecutivo renunciando el PROVEEDOR al previo aviso y/o la reconvención judicial previa para constituirlo en mora.
La cláusula penal pecuniaria no excluye la indemnización de perjuicios a cargo del PROVEEDOR, si el monto de éstos fuere superior, al valor de la cláusula
penal pecuniaria aquí pactada.
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. - JURISDICCIÓN APLICABLE
En lo relativo a las diferencias que surjan en cuanto a las obligaciones y derechos originados en la presente ORDEN DE COMPRA, el PROVEEDOR de manera
expresa manifiesta que las mismas se someterán a la jurisdicción colombiana, y renuncia a intentar reclamación diplomática, salvo el caso de denegación de
justicia.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. # EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO - AUTORIZACIÓN PREVIA, EXPRESA E INFORMADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
RELACIONADOS CON LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE ECOPETROL
En cumplimiento del artículo 15 de la constitución política de 1991 (derecho de intimidad, habeas data o protección de datos personales) y el principio de la
autonomía de la voluntad privada, el PROVEEDOR, con el perfeccionamiento de la presente ORDEN DE COMPRA, autoriza libremente, y expresamente para
que ECOPETROL administre, trate y use los datos asociados a la evaluación de mi desempeño como PROVEEDOR, de acuerdo con los siguientes términos,
condiciones y propósitos:
1. El PROVEEDOR autoriza a ECOPETROL para que evalúe su desempeño en la ejecución teniendo en cuenta los aspectos indicados en el formato GAB # F
-128 compras (incluido en los DME) y de acuerdo con el procedimiento de desempeño de PROVEEDOR de ECOPETROL pactado en la ORDEN DE COMPRA,
el cual el PROVEEDOR declara que conoce y acepta en su integralidad.
2. El PROVEEDOR autoriza a ECOPETROL para que registre en la en su Sistema de Información Proveedores, la información favorable y desfavorable sobre el
comportamiento como PROVEEDOR de ECOPETROL, la cual se verá reflejada en las evaluaciones de desempeño, con el propósito de que ECOPETROL la
tenga en cuenta para la elaboración y definición de sus listas cortas de invitados a contratar.
3. El PROVEEDOR declara que conoce y acepta los mecanismos (planes de mejoramiento) previstos en el procedimiento de desempeño de PROVEEDOR
pactado en la presente ORDEN DE COMPRA, para recuperar y alcanzar un mejor porcentaje de desempeño en su comportamiento como PROVEEDOR de
ECOPETROL.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. - OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
El PROVEEDOR se obliga a:

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1. A entregar los bienes objeto de la ORDEN DE COMPRA en los términos y condiciones pactados en la presente.
2. Todos los bienes muebles, inmuebles, equipos, herramientas y materiales que el PROVEEDOR considere necesarios para la correcta y óptima ejecución de la
ORDEN DE COMPRA, quien deberá suministrarlos y asumir los costos correspondientes.
3. Guardar, conservar y poner a disposición de ECOPETROL, cuando esta lo requiera, todos los comprobantes, registros, libros, recibos de cotizaciones,
órdenes de compra, facturas, correspondencia y cualquier documentación de soporte, relacionada con la ORDEN DE COMPRA, durante el plazo de la misma y
dos (2) años más. Durante dicho plazo, ECOPETROL queda expresamente facultado por el PROVEEDOR para revisar sus libros de contabilidad,
correspondencia y demás registros, con el propósito de verificar la exactitud de la información relativa a la ORDEN DE COMPRA.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA. - CESIÓN
El PROVEEDOR no podrá:
1) Ceder total o parcialmente la ORDEN DE COMPRA a persona alguna sin previa autorización expresa y escrita de ECOPETROL.
2) En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 1960 del Código Civil Colombiano, cuando el PROVEEDOR haya cedido los derechos económicos de la ORDEN
DE COMPRA, las partes acuerdan que la misma sólo producirá efectos para ECOPETROL cuando ésta acepte expresamente su condición de deudor cedido. La
cesión no afectará, limitará ni eliminará los derechos y facultades de ECOPETROL conforme a la ORDEN DE COMPRA.
El cesionario deberá cumplir a cabalidad con las disposiciones legales sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) que
le sean aplicables, implementando con eficiencia y oportunidad las políticas y los procedimientos necesarios para tal fin.
CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA. - AVISOS, CONTACTOS Y EXPEDICIÓN
El número de ORDEN DE COMPRA de ECOPETROL debe estar claramente identificado en todos los documentos relacionados o asociados con esta ORDEN
DE COMPRA.
El interlocutor para la ejecución de esta ORDEN DE COMPRA es el gestor de seguimiento, por lo tanto toda la información de esta etapa deberá ser remitida a
su correo javier.morenog@ecolog.com.co El PROVEEDOR debe asegurarse de incluir este correo en todas las comunicaciones sobre los despachos, que se
crucen con los gestores de materiales indicados en la ORDEN DE COMPRA.
Para programar el despacho, el PROVEEDOR debe considerar los protocolos de ingreso aplicables al lugar de entrega indicado en esta ORDEN DE COMPRA,
que podrá aclarar con el gestor de seguimiento. Una vez realizada la entrega del material, debe informarlo al gestor de seguimiento anexando la respectiva
evidencia.
Una vez ECOPETROL realice el ingreso de mercancía al sistema, el PROVEEDOR recibirá la notificación para poder presentar la factura. La facturación deberá
realizarse en el plazo y condiciones indicadas en la ORDEN DE COMPRA y la factura deberá indicar el número de la ORDEN DE COMPRA e ítems
correspondientes para asegurar su contabilización.
CLÁUSULA DECIMA NOVENA. # CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA.
1. El PROVEEDOR se compromete a mantener la reserva de la información clasificada o reservada que ECOPETROL le entregue o le haya entregado, a la que
hubiere tenido acceso con ocasión de la ejecución de la presente ORDEN DE COMPRA, independientemente de que se relacione directa o indirectamente con
su objeto, y por lo tanto se obliga a:
a) No revelar, divulgar, exhibir, mostrar o comunicar dicha información en cualquier forma o por cualquier medio, a cualquier persona diferente de sus
representantes o personal que necesariamente deban tener acceso a la misma para efectos del desarrollo de esta ORDEN DE COMPRA. La divulgación a otros
deberá contar con el consentimiento previo y por escrito de ECOPETROL.
b) No utilizar la información para fines distintos a los relacionados con el desarrollo y cumplimiento de sus obligaciones emanadas de la presente ORDEN DE
COMPRA.
c) El PROVEEDOR se abstendrá de revelar a cualquier título la información a personas distintas a las definidas en el literal a), y en caso de requerirlo
ECOPETROL, dichas personas deberán suscribir un acuerdo de confidencialidad y en todo caso les revelará sólo la información necesaria para efectos de la
ejecución del objeto de esta ORDEN DE COMPRA.
d) En consecuencia, el PROVEEDOR ejercerá sobre información clasificada o reservada el máximo grado de diligencia y cuidado, llegando a responder hasta por
culpa levísima.
2. Las Partes manifiestan y aceptan que se entiende y clasifica como "Información Clasificada o Reservada":
a) Toda la información que reciba el PROVEEDOR en desarrollo de la ORDEN DE COMPRA, sobre la cual previamente ECOPETROL hubiere advertido su
carácter de clasificada o reservada.
b) La información y/o documentos que se produzcan como resultado de la ejecución de la presente ORDEN DE COMPRA, todo lo cual será de propiedad de
ECOPETROL.
c) Toda la información técnica, financiera, legal, comercial, administrativa o estratégica de ECOPETROL que se constituya en secreto empresarial al tenor de lo
señalado en la ley, incluyendo pero sin limitarse a los planes de proyectos de inversión y desarrollo, proyecciones financieras, planes de negocio y planes de
productos y servicios, relacionada con las operaciones o negocios presentes y futuros de ECOPETROL, calificación sobre la cual ECOPETROL deberá advertir al
momento de la entrega.
d) Formatos, esquemas, procedimientos y especificaciones sobre programas de software, modelos de operación, planes de calidad, diseños industriales y
procesos de negocio desarrollados por ECOPETROL o por terceros, a los cuales tuviere acceso el PROVEEDOR.
e) Análisis, compilaciones, estudios u otros documentos o archivos de propiedad de ECOPETROL, que se hubieren generado a partir de la información
anteriormente mencionada o que la refleje.
f) Datos personales de empleados de ECOPETROL o de terceros a los cuales tenga acceso el PROVEEDOR con ocasión de la ejecución de la presente ORDEN
DE COMPRA.

ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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La divulgación a terceros de la información definida en los literales precedentes, incluso a personal del PROVEEDOR no vinculado directamente con la ejecución
de la ORDEN DE COMPRA, deberá contar con autorización previa y expresa de ECOPETROL.
3. La obligación de confidencialidad y no divulgación no se aplicará a aquella información que:
i. Es de dominio público.
ii. Fue recibida, después de su elaboración, de una tercera parte que tenía el derecho legítimo a divulgar tal información.
iii. Ha sido legalmente divulgada por una tercera persona que no tenía obligación de mantener la confidencialidad, o
iv. Fue independientemente desarrollada por una tercera persona sin referencia a información clasificada o reservada de ECOPETROL.
v. Deba entregarse por orden de autoridad administrativa y/o judicial en ejercicio de su función legítima. En este caso el PROVEEDOR se obliga a informar a
ECOPETROL de la orden de autoridad dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibo de la misma, con el fin de que ECOPETROL analice la
posibilidad de hacer uso de los mecanismos legales para proteger su información. En todo caso, en el momento en que el PROVEEDOR deba realizar la entrega
a la autoridad competente, deberá informarle a ésta de la naturaleza reservada o clasificada de la misma.
4. Las Partes reconocen y aceptan que, derivado de su calidad de entidad pública sujeta a los Derechos de Petición y de Acceso a la Información consagrados
en los artículos 23 y 74 de la Constitución Política Colombiana, ECOPETROL debe entregar información a terceros, salvo que esté protegida por excepciones
legales; como consecuencia de lo anterior, cuando el PROVEEDOR entregue, suministre o ponga a disposición o en conocimiento de ECOPETROL información
del PROVEEDOR por cualquier medio, deberá indicar expresamente y por escrito su carácter de clasificada o reservada sustentado en las normas vigentes. La
información que le hubiese sido entregada por el PROVEEDOR a ECOPETROL con la advertencia de su clasificación o reserva, ECOPETROL de manera
unilateral no la suministrará a terceros distintos a autoridad competente.
Frente a solicitud de autoridad competente, ECOPETROL se obliga a informar al PROVEEDOR de la orden de autoridad dentro de las veinticuatro (24) horas
siguientes al recibo de la misma, con el fin de que el PROVEEDOR analice la posibilidad de hacer uso de los mecanismos legales para proteger su información.
En todo caso, en el momento en que ECOPETROL deba realizar la entrega a la autoridad competente, deberá informarle a ésta de la naturaleza reservada o
clasificada de la misma.
5. El PROVEEDOR se obliga a divulgar entre su personal (y de ser el caso contratistas vinculados para la ejecución de la ORDEN DE COMPRA) la presente
Cláusula de Confidencialidad y asegurar su cumplimiento por parte de éstos. Sin perjuicio de todo lo indicado en esta cláusula, ECOPETROL podrá exigir la firma
de un acuerdo de confidencialidad.
6. Las Partes reconocen que la Información clasificada o reservada que se proporcionen entre sí, seguirá siendo propiedad de la Parte que la haya
proporcionado, por lo que cualquiera de las Partes podrá solicitar a la otra la destrucción o devolución de la Información clasificada o reservada proporcionada
durante la vigencia de la presente ORDEN DE COMPRA mediante notificación por escrito a la otra Parte.
Dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de dicha notificación, la Parte deberá devolver toda la información clasificada o reservada original y deberá
destruir o hacer que sean destruidas todas las copias y reproducciones en cualquiera de sus formas, ya sea que estén en posesión o de terceros (salvo autoridad
competente) a la que haya sido debidamente revelada siguiendo el procedimiento definido en esta ORDEN DE COMPRA.
7. Las obligaciones de confidencialidad aquí señaladas deberán ser cumplidas hasta el momento en que la información ya ha perdido su carácter de reservada o
clasificada, hecho del cual la parte dueña de la información deberá informar a la otra. En caso de que se libere una porción de dicha información, la obligación
continuará sobre la información calificada como clasificada o reservada que no se haya liberado, independientemente de la vigencia de la ORDEN DE COMPRA.
8. Las Partes reconocen y aceptan que el incumplimiento de esta cláusula podrá dar lugar a la terminación inmediata de la ORDEN DE COMPRA. y a la
indemnización de perjuicios correspondientes.
REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
PF: PF:
1 1 Unidad COD./ CODE: 71500200446
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
PUMP, CENTRIFUGAL
SERVICE: GROUNDWATER PUMPING; LIQUID
DESCRIPTION: WATER; SPECIFIC
GRAVITY: 0.983; VISCOSITY (Cp): 5.30 ft2/s;
MANUFACTURING STANDARD OF
PUMP: ANSI-HI (Hidraulic Institute standard); DESIGN
TYPE (According to
Manufacturing Standard): ANSI/HI; DIFFERENTIAL HEAD
(FT): 32.8 ft ;
DISCHARGE PRESSURE (Rated)(PSIg): 2.89 psia;
SUCTION PRESSURE (Rated)
(PSIg): 14.5 psia; FLOW (Rated) (GPM): 28 gpm ; NPSHa
(FT): 13.1 ft;
HYDRAULIC POWER (HP): MFR; DRIVEN BY:
ELECTRICAL MOTOR; ADDITIONAL
FEATURES: INCLUDES: COUPLING; TYPE:
SUBMERSIBLE PUMP
QUALITY CERTIFICATE: IF APPLY: MATERIAL TEST
REPORT ACCORDING TO39.629.200 39.629.200 23/05/2023

ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
MANUFACTURING STANDARD; IF APPLY: DATA
SHEET; MANDATORY CERTIFICATES
ACCORDING TO THE MANUFACTURING STANDARD
THAT MUST BE DELIVERED TO THE
PURCHASER.
PUMP, CENTRIFUGAL
Fabricante No. Parte:
Dirección de entrega: RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 P001 Valor Bruto Total.
"Contrato / Item": 00001 0000139.629.200
.
Valor de las condiciones que aplican para todas las posiciones
NOTA: LOS VALORES REGISTRADOS PARA CADA RENGLON NO INCLUYEN EL IVA. ESTE DEBE SER LIQUIDADO POR EL PROVEEDOR EN SUFACTURA. EN CADA CASO DE EXISTIR IVA DIFERENTE POR RENGLON, ESTE DEBE INDICARSE SUMARIZANDO POR SEPARADO PARA CADA GRUPODE RENGLONES.
VALOR TOTAL / TOTAL VALUE 39.629.200
Autorizado por / Authorised by Comprador / Purc. Off Fecha / Date
<<>> Ecopetrol S.A. 11/01/2023
