SECRETARIA DE EDUCACION  Y CULTURA DE APARTADO  
Institución Educativa Cadena Las Playas  
Resolución N° 116  del 25 de febrero de 2013  
                             NIT No 811.039.629.3                  DANE 105045000601  
 
 
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS  
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS  
 
1. Necesidad que se pretende satisfacer:  
 
Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables de los 
establecimientos educativos, creadas como un mecanismo de gestión 
presupuestal y ejecución de recursos para la adecuada administración de sus 
ingresos y para atender sus gastos de funcionamien to e inversión distintos a 
los de personal.  
 
Dichos Fondos perciben ingresos de los diferentes niveles de Gobierno y de 
otras fuentes privadas, destinados exclusivamente a atender el servicio 
fundamental de educación y por lo tanto, son recursos públicos que deben 
manejarse de conformidad con las normas establecidas, buscando la eficiencia 
administrativa en beneficio de la comunidad.  
 
Para que un establecimiento educativo estatal pueda poner en marcha un 
Fondo de Servicios Educativos cada establecimiento debe disponer de los 
recursos físicos, humanos y financieros para administrar de manera adecuada 
el Fondo, contratar de ser necesario, los servicios profesionales del Contador.  
 
Como un prerrequisito para el funcionamiento de los Fondos, la Secretaría de 
Educación debe verificar la existencia de: Consejo Directivo, Consejo de 
Padres de Familia, Proyecto Educativo Institucional, la definición de tarifas 
educativas y para la creación de los Fondos se debe tener en cuenta la 
matrícula actual y el monto de ing resos proyectados que permita garantizar la 
contratación de un contador y la disponibilidad de recurso humano para 
atender adecuadamente su funcionamiento.  
 
De conformidad con lo anterior, la Institución Educativa requiere adelantar el 
proceso de contratac ión de SERVICIOS PROFESIONALES COMO 
CONTADOR PÚBLICO Y ASESORIA EN EL PROCESO FINANCIERO DEL 
FONDO DE SERVICIO EDUCATIVO.   
 
Dando cumplimiento a la normatividad de orden Nacional y territorial que 
reglamenta los Fondos de Servicios Educativos en el ejercicio de 
administración de los fondos de servicios educativos.  
 
Para el efecto el Consejo Directivo previa justificación y análisis de la 
necesidad autorizó la contratación del Servicio.  
 
Esta contratación se encuentra contemplada en el Plan de Desarro llo Apartadó 
Ciudad Líder 2020 -2023.  
 
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PLAN DE 
DESARROLL
O LÍNEA 
ESTRATÉGIC
A COMPONENT
E PROGRAM
A PROYECTO  
Apartadó 
Ciudad Líder  1.Apartadó, 
Entornos 
Protectores  1.Apartadó, 
Entornos 
Protectores  1.2 
Educación 
Entornos 
Protectores  
 Mejoramiento 
y 
fortalecimient
o de la 
calidad y 
cobertura del 
servicio 
educativo en 
las 
Instituciones 
Educativas 
Oficiales del 
Municipio de 
Apartadó.  
 
2. Objeto a contratar y especificaciones para su ejecución  
 
Objeto:  SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADOR PÚBLICO Y  
ASESORIA EN EL PROCESO FINANCIERO DEL FONDO DE SERVICIO 
EDUCATIVO.  
 
Alcance:  Organizar la contabilidad, obligaciones tributarias y brindar asesoría 
permanente a la I.E para dar cumplimiento en los aspectos tributarios, 
contables y presupuestales de los Fon dos de servicios educativos presentando 
los informes requeridos por la Institución Educativa Oficial.  
 
Especificaciones Técnicas:  
 
No
. Actividad  Descripción  Entregables/eviden
cia Cantidad
es Periodicid
ad 
1 Preparación y 
Certificación 
de Estados 
financieros  Verificación y 
validación de la 
información 
financiera de 
acuerdo con la 
realidad 
económica del 
Fondo de 
Servicio 
Educativo.  Estado financiero con 
sus anexos firmados:  
 
-Ejecución de 
ingresos y gastos.  
-Relación de pagos.  
-Relación de 
ingresos.  
-Resumen del 
movimiento bancario.  12 Entregas 
mensuales 
así:  
 
Primer 
mes: 
Enero, 
febrero y 
marzo de 
2023 .  
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-Balance general.  
-Estado de actividad 
económica y social.  
-Balance de prueba.  
-Libro mayor y 
balance.  
-Libro de banco.  
-Actos 
administrativos de 
modificaciones al 
presupuest o inicial 
firmado por el 
ordenador del gasto.  
-Actos 
administrativos de 
adiciones al 
presupuesto firmado 
por el consejo 
directivo.   
Segundo 
mes y 
subsiguient
es: de abril 
a diciembre  
de 2023 .  
2 Elaborar 
comprobantes 
de contabilidad  Causación 
contable de 
ingresos y 
gastos  Registro sistema 
contable del Fondo 
de Servicio 
Educativo.  100%  Mensuales 
de acuerdo 
a lo 
requerido 
por la I.E.  
3 Liquidar 
impuestos, 
realizar 
conciliaciones 
bancarias  Verificación de 
información 
registrada  Formulario dispuesto 
por la DIAN       100%  De acuerdo 
al 
calendario 
tributario 
de la DIAN.  
4 Preparar 
información 
exógena para 
su 
presentación 
ante la DIAN 
oportumente.  Verificación de 
información 
registrada.  Archivo información 
exógena.  1 De acuerdo 
al 
calendario 
tributario 
de la DIAN.  
5 Reporte de 
ingresos por 
conceptos 
diferentes a 
gratuidad.  Reportar a la 
Secretaría de 
Educación las 
concesiones de 
espacios al 
interior de la I.E, 
donaciones y 
transferencias Reporte con las 
novedades descritas 
en la actividad.  Mensuale
s de 
acuerd o a 
lo 
requerido 
por la I.E.  Mensuales 
de acuerdo 
a lo 
requerido 
por la I.E.  
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recibidas y otros 
conceptos que 
representen 
ingresos para las 
I.E. 
6 Apoyar al 
rector de la I.E 
en la 
consolidación, 
preparación de 
información y 
presentación 
del reporte en 
el sistema de 
información 
Fondos de 
servicios 
educativos del 
MEN.  Verificación de 
información 
registrada.  Reportes SIFSE.  4 o según 
requerimi
ento del 
MEN.  De acuerdo 
con la 
programaci
ón del 
MEN.  
7 Apoyar a la I.E 
en el proceso 
de cierre 
financiero de 
vigencia  Entregar la 
información 
pertinente y 
participar en el 
proceso de 
cierre financiero 
de vigencia.  -Acto administrativo 
de cierre.  1 Último mes  
 
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:  
 
Generales  
 
1. Aportar copia de afiliación a un sistema de pensiones, salud y riesgos 
laborales y presentar las copias de las autoliquidaciones de acuerdo a la 
Decreto 1273 de 2018, los cuales deberá cancelar en los términos que 
establezca la Ley. Igualmente, el pago de aportes parafiscales cuando a 
ello hubiere lugar.  
2. Cumplir con el objeto del contrato en la forma y tiempo pactados.  
3. Asumir bajo su costo y riesgo todos los gastos en que incurra para la 
ejecución del contrato de prestación de servicios.  
4. Suministrar los informes derivados de la ejecución del contrato que le sean 
solicitados por la institución y presentar informe mensual de las actividades 
realizadas en cumplimiento de cada una de las obligaciones específicas 
relacionadas en el contrato, en  medio magnético y físico.  
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5. Mantener comunicación permanente con la institución a fin de recibir 
orientaciones, evaluar el proceso y velar por el cumplimiento del objeto del 
contrato.  
6. Garantizar que el servicio sea de óptima calidad y que cumpla con todas  las 
características y especificaciones consignadas en la propuesta.  
7. Atender las consultas y sugerencias del supervisor que asigne la Institución   
Educativa.  
8. Dar cumplimiento a los procesos, relacionadas con la Seguridad y Salud en 
el trabajo, Gestión d e la Información y el Sistema de Gestión Integral  
9. Entregar mediante formato de inventario establecido por la Institución 
educativa, los documentos de archivo que hayan generado en el ejercicio 
de sus obligaciones cuando culmine el contrato, tanto los docu mentos 
físicos en archivos tradicionales, como los documentos electrónicos que se 
encuentren en los equipos de cómputo sistemas de información, portátiles 
de almacenamiento y en general cualquier dispositivo o medio electrónico 
de conformidad con la tabla de retención documental.  
10. Garantizar los equipos, implementos e insumos necesarios para la 
ejecución realización de sus obligaciones contractuales (computador, 
teléfono…).  
 
ESPECÍFICAS:  
 
En cumplimiento del objeto contractual el contratista durante el tér mino de este 
contrato deberá:  
 
1. Cumplir con los requisitos técnicos mínimos establecidos en la ficha técnica 
del Estudio Previo, numeral 2.3 dando cumplimiento a las normas 
nacionales aplicables a los fondos de servicios educativos y lineamientos 
del orden  territorial.  
2. Aplicar el sistema de control interno contable en cada una de las 
actuaciones . 
3. Tramitar oportunamente los requerimientos enviados por los órganos de 
control y fiscalización de la administración municipal, si éstos se encuentran 
relacionados c on la contabilidad de los fondos de servicios educativos del 
municipio de Apartadó.  
4. Revisar el cumplimiento de los requisitos legales de cada uno de los 
documentos soportes que forman parte de los comprobantes de 
contabilidad de los fondos de servicios edu cativos del municipio de 
Apartadó  
5. Seguimiento mensual a la  ejecución presupuestal de ingresos y gastos 
aprobados por la Institución Educativa durante la vigencia en curso  
6. Apoyar al Ordenador de gasto en la operatividad del software financiero 
para Fondos de Servicios Educativos que esté implementado.  
7. Generar archivo plano en Excel de ingresos y egresos (Ejecuciones de 
ingresos y gastos), del software implementado, como anexo al informe 
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mensual y entregarla para su custodia al Rector (a) de la institución 
educativa y emitir las observaciones y recomendaciones pertinentes.  
 
OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE:  
 
1. Pagar en la forma establecida en la cláusula FORMA DE PAGO, las 
facturas o cuenta de cobro presentada por el contratista, para lo cual se 
deberá observar el procedimiento establecido internamente por la 
Institución Educativa.  
2. Impartir instrucciones para la adecuada prestación del objeto contratado.  
3. Ejercer la supervisión del contrato a celebrar.  
4. Suministrar al contratista en forma oportuna la información nec esaria 
para          el adecuado cumplimiento del objeto a contratar.  
5. Resolver las peticiones presentadas en los términos consagrados por la 
Ley. 
6. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato a 
suscribir y en las demás normas concordantes  y aplicables al mismo.  
 
3. Codificación del bien, obra o servicio, según las Naciones Unidas 
UNSPSC:  
 
Clasificación  Segmento  Familia  Clase  Producto  Nombre del código  
84111502  
 84 11 15 02 Servicio de 
contabilidad 
financiera  
  
4. Modalidad de selección del contratista  
 
Los contratos de servicios profesionales y apoyo a la gestión, corresponden a 
aquellos de naturaleza intelectual, diferentes a los de consultoría, que se 
derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, así como los 
relacionados con ac tividades operativas, logísticas y asistenciales.  
 
El artículo 32 numeral 3º de la Ley 80 de 1993, permite acudir a la figura del 
Contrato de Prestación de servicios para desarrollar actividades relacionadas 
con la administración o funcionamiento de la ent idad o cuando se requiera de 
conocimientos especializados.  
 
El artículo 2º, numeral 4º de la Ley 1150 de 2007, habla de la modalidad de 
contratación directa, y en su literal h), se refiere expresamente a los contratos 
de prestación de servicios profesional es y de apoyo a la gestión, o para la 
ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a 
determinadas personas naturales.  
 
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                             NIT No 811.039.629.3                  DANE 105045000601  
 
 
Una vez definido el tipo de contrato  en el presente estudio previo, que es el 
Contrato de Prestación de Servicios técnicos, se define que la modalidad de 
selección aplicable en el presente proceso es la  CONTRATACIÓN DIRECTA, 
contenida en el artículo 2º, numeral 4º, literal h) de la Ley 1150 de 2007 y el 
artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, que autorizan l a Contratación 
Directa con personas que tengan idoneidad, capacidad y experiencia 
relacionada para desarrollar el objeto del contrato, sin necesidad de que se 
obtengan previamente varias ofertas.  
 
Tipo de Contrato:  Prestación de s ervicio s 
 
5. Valor:   
 
VALOR:  SIETE MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS  M/C ($ 7.800 .000). 
 
En el presente proceso se encuentran incluidos todos los gastos 
administrativos en que pueda incurrir el contratista.  
 
RUBRO : 2.3.2.02.02.009.22.01.01 . 
 
Plazo:  9 MESES  Y 20 DIAS  
 
Forma de pago : La institución Educativa pagará al proponente con el cual 
suscriba el contrato en DIEZ CUOTAS  mensuales, distribuidas de  la siguiente 
forma:  
 
PAGOS A REALIZARSE   VALOR A PAGAR   
1  $       1. 300.002  
2  $          722.222   
3  $          722.222   
4  $          722.222   
5  $          722.222   
6  $          722.222   
7  $          722.222   
8  $          722.222   
9  $          722.222   
10  $          722.222   
TOTAL   $    7.800. 000  
 
Todos pagaderos previa presentación de factura o cuenta de cobro, informe de 
actividades realizadas por el contratista, constancia de recibo a satisfacción del 
supervisor y autoliquidaciones del pago de salud, pensiones y riesgos 
laborales. Para el último pago deberá presentar además informe final de 
actividades r ealizadas por el contratista y autoliquidaciones del pago de salud, 
pensión y riesgos laborales.  
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6. Criterios para seleccionar el contratista  
 
Conforme a la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, no existe 
reglamentación sobre factores de escogencia del  contratista, es potestativo de 
la entidad, para ejecutar este contrato se verificará la experiencia y el perfil de 
quien realice la contratación. El proponente que oferte deberá adjuntar:  
 
REQUISITO MÍNIMO:  
 
FORMACIÓN ACADÉMICA:  Título Universitario de Co ntadora Publica con 
tarjeta Profesional  
 
EXPERIENCIA : 3 años  
 
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA:  
 
 Propuesta del servicio  
 RUT 
 Hoja de vida en formato único de DAFP, Actualizada en SIGEP  
 Declaración de bienes y rentas  
 Tarjeta Profesional  
 Certificado de la Junta Central de Contadores  
 Fotocopia de la cédula  
 Libreta Militar (solo si es hombre)  
 Certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la 
Republica.  
 Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General 
de la Nación.  
 Certificado  de antecedentes penales — Policía Nacional  
 Certificado de medidas correctivas  
 Certificado de afiliación EPS, Pensión y ARL  
 Certificado de cuenta bancaria  
 
7. Análisis del riesgo y forma de mitigarlo  
 
Descripción  Justificación  Porcentaje 
de 
estimación  Asignación  
Riesgo 
regulatorio  Cambios en la regulación 
impositiva. Consisten en la 
modificación del régimen 
impositivo luego de 
celebrado el contrato  100%  Entidad  
Riesgo de la Por eventos naturales 50% Contratistas -
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naturaleza  previsibles en los cuales no 
hay intervención  humana 
(temblores, terremotos, 
inundaciones. Lluvias, 
sequías, entre otros) los 
cuales pueden afectar el 
objeto del contrato  50% Entidad  
Riesgos 
operativos  Por falta en la cadena de 
bienes, falta de personal 
idóneo y de recursos 
logísti cos que afecte el 
suministro del objeto 
contractual  100%  Contratista  
Riesgos 
financieros  Por variación abrupta de los 
precios de mercado, por 
pérdidas significativas de 
clientes , por pérdidas de 
proveedores, por variación 
ostensible de las tasas 
represen tativas del mercado 
de divisas extranjeras  100%  Contratista  
Riesgos por 
insuficiencia de 
recursos  Por dificultades de 
transporte, por ausencia de 
personal o medios logísticos 
o tecnológicos o carencias 
de calidad en el servicio que 
causen perjuicios a l os 
usuarios del mismo y lleven 
a afectar la ecuación 
contractual.  100%  Contratista  
Riesgos por 
obligaciones 
laborales del 
personal que 
prestará el 
servicio  Por la mora e 
incumplimiento en las 
cancelaciones de los 
salarios y prestaciones 
sociales del personal al 
servicio del contratista  100%  Contratista  
Riesgos sociales 
o políticos  Derivados de los cambios 
de las políticas 
gubernamentales y cambios 
en las c ondiciones sociales 
que impacten en la 
ejecución del contrato.  100%  Entidad  
 
8. Garantías que la entidad pretende exigir . 
 
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Conforme a lo previsto en el Artículo 87 en consonancia con el Artículo 77 del 
Decreto 1510 de 2 0 1 3 , para este proceso de CONTRATACION y  teniendo en 
cuenta el Manual de contratación de la Institución, no se exigirá póliza de 
cumplimiento alguna. 
. 
 
 
 
RUTH EMIRA GARCES ALBRNOZ 
Rectora 
