  
ESTUDIOS PREVIOS  
(Sin requerimiento de 
garantía)  
  
F-GJC-18 
Versión: 0 5 
Fecha:  2022/ 11/29  
 
 
 
Fecha de elaboración: diciembre  de 20 22 
 
 
CONTRATACIÓN DE  SERVICIOS PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIÓN.  
(Artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015)  
 
En virtud de lo previsto en los numerales 6, 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993,  en los 
artículos 2 -4-h) y parágrafo 1º de la ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 
del Decreto 1082 de 2015 y el Manual de Contratación de la BPP, el comité asesor y evaluador 
procede a documentar los estudios previos adelantados para la contratación de Prestación de 
servicios como técnico de logística y espacios, para apoyar las respuestas de reservas y 
préstamos de espacios, así como acompa ñar los requerimientos y acciones logísticas de los 
espacios y eventos de la Unidad de Información para la adecuada prestación de los servicios . 
 
1. ASPECTOS TÉCNICOS  
 
1.1. Justificación :  
 
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, es un establecimiento público del orden 
municipal, adscrito al Distrito Especial de Ciencia Tecnología e Innovación de Medellín , dotado de 
personería jurídica, autonomía administrativa y patrimo nio independiente, la cual tiene como objeto 
servir de Biblioteca Pública; proporcionar el libre acceso a la información; promover el rescate, 
comprensión, difusión y defensa de las diferentes expresiones del Continente Latinoamericano, de 
las locales  y regionales , que conforman la entidad nacional, el conocimiento y el respeto por otras 
culturas .  
 
Igualmente, la misión institucional dicta que la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América 
Latina fomenta el libre acceso a la información, la cultura,  el aprendizaje y la generación de 
conocimientos. Es un puente entre tiempos que: Promueve la identificación, organización, 
valoración, preservación y divulgación del patrimonio bibliográfico y documental, contribuye a la 
formación de sujetos críticos e in dependientes, al diálogo de saberes  y la comprensión del entorno. 
Estimula la convivencia y la diversidad cultural; el fortalecimiento de las identidades y memorias 
locales, nacionales y latinoamericanas.  
 
La Biblioteca desde  su fundación en 1952, gracias  al convenio entre la organización de las naciones 
unidas para la educación, la ciencia y la cultura – UNESCO  con el gobierno de Colombia, se 
constituye en una entidad cultural y educativa,  que viene desarrollando una serie de programas 
y de acciones para facilitar el acercamiento a la información, el conocimiento y la lectura a la 
población y  la lectura  particularmente a aquellas comunidades que enfrentan limitaciones de acceso, 
mediante la descentralización de sus servicios. Siendo coherentes con la impo rtante trayectoria de 
la entidad y dando aún  más valor a su naturaleza, desde 2016,  la organización se viene replanteando 
en un ejercicio que ha tocado todos los niveles: desde el edificio de la sede central, hasta las 
colecciones bibliográficas, pasando por una reorientación de la razón de ser en donde la 
transformación física, se acomp aña de una transformación en contenidos y líneas estratégicas de 
pensamiento y acción que posibilitan que ese gran acervo y riqueza, estén a tono con el contexto y 
los nuevos retos planteados desde la cultura para la sociedad del conocimiento . 
 
La Bibliote ca Pública Piloto de Medellín para América Latina adopta su plataforma estratégica con la 
implementación de su plan estratégico 2018 -2024 “Un puente entre tiempos”, un Sistema Integral de 
Gestión con un Modelo de Operación por Procesos adecuado a dicho pla n y la correspondiente 
herramienta de medición para optimizar la labor de direccionamiento y control de la gestión; así 
mismo se continua el fortalecimiento de todo el Sistema Integrado de Gestión en todos sus elementos 
constitutivos.   
 
El contrato aquí ju stificado, se encuentra amparado en la suscripción por parte de la Biblioteca 
Pública  Piloto de Medellín para América Latina, del Contrato Interadministrativo con  el Distrito 
Especial de Ciencia , Tecnología e Innovación de Medellín  - Secretaría de  Cultura Ciudadana para 
  
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prestar los servicios de apoyo a la gestión del Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín y los 
procesos de Bibliotecas, Lectura y Patrimonio.  
 
 
Descripción de la necesidad:  
 
La biblioteca hace parte de la memoria viva de la ciudad y de la región, se ha encargado de 
conservar, organizar y divulgar el conocimiento producido por autores colombianos o extranjeros que 
en diversos temas, géneros, soportes y formatos (publicaciones, impresas o digitales), proveen 
información y conocimiento sobr e los ámbitos de la cultura, la política, la economía, la ciencia y la 
tecnología, las artes, la educación, el deporte, la arquitectura y la historia, especialmente de l Distrito 
Especial de Ciencia Tecnología e Innovación de Medellín  y Antioquia, contribuy endo  con ellos a la 
preservación, valoración y divulgación de las memorias regionales, nacionales y latinoamericanas.   
 
De acuerdo con lo inmediatamente anterior, y en cumplimiento de los fines de la biblioteca pública , 
según lo establece el artículo  5 de la ley 1379 de 2010, es necesario contar con profesionales, 
tecnólogos, técnicos y auxiliares de diferentes áreas del conocimiento ,  que hagan posible el 
cumplimiento de las tareas de orden operativo, adminis trativo y o propias de los diferentes proyectos 
ejecutados, requeridas para hacer efectivos los citados cometidos  y cumplir con los servicios 
ofrecidos a la comunidad.   
 
El Proyecto denominado “ Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín  “y/o la Biblioteca, requier e la 
contratación de, equipos, bienes, prestadores de servicios  y otros necesarios para la adecuada 
realización de las diferentes actividades que permitan el cumplimiento de productos y metas 
propuestas por  parte de la  Biblioteca Pública Piloto  de Medellín para América Latina . Para lograr lo 
anterior, es necesario contar con prestadores de s ervicios profesionales y/o de apoyo a la gestión, 
en este caso, con un  contratista con formación académica mínima de bachiller graduado , para apoyar 
actividades d e: logística y espacios, para apoyar las respuestas de reservas y préstamos de 
espacios, así c omo acompañar los requerimientos y acciones logísticas de los espacios y eventos 
de la Unidad de Información para la adecuada prestación de los servicios.  
 
En virtud del inciso primero del artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 , se deja constancia 
expresa que para la presente contratación no se requiere obtener previamente varias ofertas , por lo 
tanto, la selección de la persona idónea se realizó de manera directa y/o con fundamento a lo 
establecido en el manual de contratación para este tipo de contrataciones.  
 
El artículo 32 numeral 3° de la Ley 80 de 1993, define el contrato de prestación de servicios como 
los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la 
administración o funcionamiento de la entidad. Por su parte, Artículo 2.2.1.2.1.4.9.  Del Decreto 1082 
de 2015, consagra lo siguiente:  “(…) Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de 
contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona 
natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la  
Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se 
trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, 
de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constanci a escrita . (…) Los servicios profesionales y de 
apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría 
que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así como los relacionados 
con activ idades operativas, logísticas, o asistenciales (…)”.  
 
Para l a justificación de la necesidad de la suscripción de este C ontrato de prestación de servicios 
profesionales y/o de apoyo a la gestión , en aplicación de los principios de Planeación - desarrollado 
por los numeral 6, 7 y 12 del art. 25 y el numeral 3 del art. 26 de la Ley 80 de 1993 - en estrecha 
relación con el principio de Legalidad  en armonía con la Política de Prevención del Daño Antijuridico 
se deja constancia expresa  que el  comité asesor y evaluador ha analizado los siguientes hechos y 
circunstancias:   
 
✓ Su duración es temporal  y fue establecida, en el marco del Contrato Interadministrativo con el 
Distrito Especial de Ciencia Tecnología e Innovación de Medellín  - Secretaría d e Cultura 
  
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Ciudadana para prestar los servicios de apoyo a la gestión del Sistema de Bibliotecas Públicas 
de Medellín y los procesos de Bibliotecas, Lectura y Patrimonio. ”, debido a que el objeto del 
Contrato de prestación de servicios profesionales  y/o de apoyo a la gestión requerido  a partir del 
presente estudio previo , está orientado a la satisfacción  de necesidades y obligaciones 
adquiridas por la BPP  con dicha entidad,  mientras éste se encuentre vigente.  
 
✓ Dado lo expresado, se deja constancia que estos servicios de un contratista con formación 
académica mínima de bachiller graduado , podrán requerir continuidad  entre el vínculo 
contractual anterior y el aquí justificado, o una solución de continuidad inferior a 30 días hábiles , 
pues de su disponibilidad depende la realización de diferentes actividades, orientadas a 
satisfacer necesidades para las Unidades de Información del proyecto  Sistema de Bibliotecas 
Públicas de Medellín , de manera con tinua,  que hacen parte del citado Contrato 
Interadministrativo suscrito entre la BPP y la Secretaría de Cultura Ciudadana , las cuales , 
demandan  atención  permanente en cuanto a infraestructura, equipos, bienes, prestadores de 
servicios para la  realización de diferentes actividades , y la adquisición de bienes y servicios, que 
en general, permitan a la BPP, apoyar la gestión técnica, logística y administrativa de la 
operación del mencionado proyecto .   
 
✓ La prestación de estos servicios profesiona les y/o de apoyo a la gestión, SI podrá  requerir 
presencialidad en los lugares y/o Unidades de Información asignadas para la prestación de los 
servicios y/o cumplimiento de horario por parte del Contratista; ello, de conformidad con las 
particularidades requeridas por dicha prestación, el alcance del objeto contractual y/o las 
características de las obligaciones contractuales específicas, circunstancias que serán 
concertadas con la Interventoría/Supervisión.  
 
✓ La ejecución de esta prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión, será 
direccionada por la Entidad únicamente a través de la  Interventoría/Supervisión,  en términos 
de una Coordinación de Actividades, definida así: “lo que debe existir entre contratante y 
contratista es una relación de coordinación de actividades, la cual implica que el segundo se 
somete a las condiciones necesarias para el desarrollo eficiente del objeto contractual, como 
puede ser (…) el hecho de r ecibir una serie de instrucciones de sus superiores, o tener que 
reportar informes sobre sus resultados.” [Consejo de Estado, Sección Segunda Sala Plena, 
Sentencia de Unificación del 09/09/2021. Rad. 05001 -23-33-000-013-01143 -01 (1317 -2016)]. 
Esta activida d se cumplirá el apoyo de enlaces administrativos que se requieran para tal fin, sin 
que ello, implique ningún tipo de subordinación, orden o mandato que desdibuje la naturaleza 
del contrato de prestación de servicios.  
 
✓ La Coordinación de Actividades indic ada y que será ejercida por la Interventoría/Supervisión , se 
enmarcará  como mínimo  en cuatro (4) acciones : “(i) verificar el cumplimiento de obligaciones 
legales o contractuales; (ii) solicitar informes periódicos; (iii) determinar tiempos de entrega 
cuando haya lugar a ello, es decir, cuando éstos no estén delimitados en el contrato; y (iv) 
constatar la calidad del producto que es entregado. En este último caso se p odrán hacer 
observaciones, pedir aclaraciones, o incluso pedir al contratista q ue lo rehaga, cuando aquél no 
se ajuste a los estándares de calidad pactados. ” (Comunicación Interinstitucional de carácter 
confidencial No. 01 de 24 /07/2017 , ANDJE .) 
 
✓ El (la)  profesional especializ o (a) de Talento Humano de la Entidad  deja constancia que no existe 
en la misma un cargo creado que pueda cumplir las actividades detalladas en el objeto 
contractual, o que, estando el cargo creado y debidamente proveído, debido a la alta demanda 
de necesidades se requiere contratar el apoyo aquí justificado , de acuerdo con la aprobación 
y firma del formato adjunto al acta donde se aprueba la presente contratación.  
 
1.2. Especificaciones técnicas del servicio a contratar - idoneidad y/o experiencia: se requiere 
una persona con formación académica mínima de bachiller graduado , con experiencia relacionada 
con el objeto y/o obligaciones del contrato de Un (1) año , la experiencia será homologable con mayor 
formación académica a la solicitada . Con matrícula o registro profesional vigente (siempre que se 
requiera).  
 
  
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1.3. Análisis del sector económico y de los oferentes : el servicio que se pretende contratar se 
encuentra ubicado en el sector de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión . 
 
1.4. Análisis de la demanda: de conformidad con la Guía elaborada para este tipo de análisis, por 
la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente , se han analizado las 
condiciones en las cuales la BPP ha adquirido el servicio a contratar , en oportunidades anteriores . 
 
1.4.1 Adquisiciones previas : se efectuó la búsqueda de los históricos de contratación de la Entidad 
con igual o similar objeto contractual, y conforme a ello, la BPP si ha realizado la contratación de 
este servicio, acudiendo a la C ontratación directa , por la causal consagrada en el l iteral h) del 
numeral 4 °, del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 . 
 
1.4.2. Contrataciones previas: se efectuó la búsqueda de los históricos de contratación de la 
entidad del año 2021 con objeto similar  o igual , encontrando que la Entidad ya ha realizado diferentes 
contratos para este tipo de actividades:  
 
Contratos  Objeto  Cuantía  
(honorarios mensuales)  
18 contratos en 2022  Prestación de servicios profesionales y/o de 
apoyo a la gestión como técnico de logística y 
espacios, para apoyar las respuestas de 
reservas y préstamos de espacios, así como 
acompañar los requerimientos y acciones 
logísticas de los espacios y eventos de la 
Unidad de Información para la adecuada 
prestación de los servicios.   
 
$2.936.1 90 
 
1.5. Plan de adquisición de bienes y servicios: la presente contratación se encuentra contemplada 
en el plan anual de adquisición de bienes y servicios correspondiente a la vigencia del 2022  de la 
siguiente forma:  
 
PAA inicial : Esta contratación se incluyó en el PAA del mes de enero de  2023. 
 
Modificación al PAA : el valor para la presente contratación no requirió modificaciones al Plan Anual 
de Adquisiciones.  
 
1.6. Clasificador de bienes y servicios de la Organización de Naciones Unidas : los servicios se 
clasifican según el Clasificador de bienes y servicios de la siguiente manera:  
 
93141702 -Servicios de promoción cultural  
80111600 -Servicios de personal temporal  
 
 
1.6. Acta comité de orientación y seguimiento  a la contratación : el inicio de la presente 
contratación y su valor , se recomend aron y aprobaron mediante A cta Nº. 13 del mes de diciembre 
de 2022, correspondiente a sesión del Comité de Orientación y Seguimiento a la Contratación  - COS , 
acta que reposa en la Secretaría General  de la Entidad . 
 
2. OBJETO A CONTRATAR:  
 
Prestación de servicios como técnico de logística y espacios, para apoyar las respuestas de reservas 
y préstamos de espacios, así como acompañar los requerimientos y acciones logísticas de los 
espacios y eventos de la Unidad de Información para la adecuada prestación de los servicios . 
 
3. ESPECIFICACIONES DEL CONTRATO:  
 
3.1. Duración del contrato : desde la suscripción  del acta de inicio, hasta el 16 de abril de 2023. 
 
3.2. Valor total del contrato : Diez millones ciento diez mil setecientos noventa y cinco pesos 
  
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($10.110.795).  
 
3.3. Forma de pago : Un (1) primer pago por Dos millones ciento ochenta y ocho mil novecientos 
treinta y cinco pesos ($2.188.935), Dos (2) pagos iguales por Tres millones ciento veintisiete mil 
cincuenta pesos ($3.127.050) y Un (1) último pago por Un millón seiscientos sesenta  y siete mil 
setecientos sesenta pesos ($1.667.760); ello, previa entrega de productos  pactados, recibo a 
satisfacción por parte de la supervisión y/o interventoría del contrato y presentación de la cuenta con 
todos los soportes , incluyendo la constancia d e pago de aportes al sistema integral de seguridad 
social (salud, pensión y ARL), de conformidad con la normativa vigente . 
 
3.3. Lugar  y condiciones de ejecución: en Distrito Especial de Ciencia , Tecnología e 
Innovación de Medellín  y/o en el sitio indicado por la supervisión y/o interventoría , de acuerdo con 
las condiciones de presencialidad y/u horarios definidos  de acuerdo con las características del 
proyecto en el que se enmarca el presente contrato de prestación de servicios profesionales y/o de 
apoyo a la gestión .   
 
3.4. Obligaciones del contratista: son obligaciones del CONTRATISTA, las siguientes:  
 
1. Participar activamente en los espacios y acciones de planeación y evaluación de programas 
y servicios de la Unidad de Información, con el propósito de orientar el cumplimiento de sus 
obligaciones conforme a las apuestas misionales del Sistema de Biblioteca s Públicas de 
Medellín.  
Productos: informes, salidas no conformes.  
2. Identificar necesidades y definir especificaciones técnicas, en cuanto a dotación y 
mantenimiento de mobiliario y equipos.  
Productos: reporte de necesidades identificadas.  
3. Verificar y asign ar la disponibilidad de las instalaciones y los equipos requeridos, para el 
desarrollo de los diferentes eventos, con el fin de que éstos se lleven a cabo en forma 
exitosa, aplicando las políticas de calidad.  
Productos: registro de reservas, actualización de cronogramas, formatos de entrega y recibo 
de espacios y equipos.  
4. Apoyar el adecuado manejo del juego de llaves de la Unidad de Información, para la entrega 
y recibo de éstos, con los usuarios internos y externos, según asignación.  
Productos: control de llaves, formatos de entrega y recibo de espacios y equipos.  
5. Entregar y recibir la utilería, materiales de escenografía, entre otros, al igual que el material 
bibliográfico, necesarios para los eventos y actividades culturales, en las instalaciones de la 
Unidad de Información o en actividades externas, verificando la correcta destinación y uso 
de los bienes, e informar sobre los deterioros y sus causas con el fin de tomar los correctivos 
necesario.  
Productos: formatos diligenciados de e ntrega y uso de materiales y dotaciones, reportes de 
novedades  
6. Apoyar logísticamente la ejecución de la oferta de la Unidad de Información, tanto dentro de 
ella como las que se realizan en el territorio, como apuesta de descentralización de los 
servicios.  
Productos: formatos diligenciados de equipos y materiales utilizados.  
7. Instalar los equipos y adecuar el amueblamiento necesario en los espacios administrativos 
y culturales, conforme a lo solicitado por el organizador del evento o actividad.  
Productos: for matos diligenciados de entrega y recibo de espacios, muebles o equipos.  
8. Apoyar la coordinación y control de labores de aseo y mantenimiento de servicios generales, 
cuando aplique.  
Productos: reportes de estado de mantenimiento y recomendaciones.  
9. Apoyar el desarrollo de campañas educativas entorno al cuidado de los bienes muebles, 
bibliográficos e inmuebles y el cumplimiento de normas de convivencia al interior de las 
instalaciones.  
Productos: reportes de actividades y listado de asistencia.  
10. Recibir la solic itud de reserva de espacio y dar respuesta oportuna dentro de los tiempos y 
procesos definidos, dando a conocer el reglamento estipulado.  
Productos: consolidado de reservas y respuestas oportunas, evaluación del servicio.  
  
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11. Contribuir a la divulgación de programas y servicios de la Unidad de Información y a las 
estrategias de satisfacción a la ciudadanía.  
Productos: estrategias de divulgación, evaluación del servicio.  
12. Verificar la aplicación y cumplimiento de los manuales de funcionamiento y  mantenimiento 
de los equipos y mobiliario, así mismo actualizar la hoja de vida de mantenimiento de cada 
equipo que gestiona.  
Productos: reportes de garantías, cronograma de mantenimientos, hojas de vida de 
mantenimientos.  
13. Presentar las estadísticas mens uales y los informes periódicos de los servicios y actividades 
a su cargo para generar planes de mejoramiento continuo.  
Productos: reportes estadísticos, seguimientos acciones de mejora, reporte de salidas no 
conformes  
14. Preparar y presentar los informes so bre las actividades y las contingencias, con la 
oportunidad y la periodicidad requeridas, según el caso.  
Productos: informes.  
15. Acompañar la planeación y ejecución del inventario de las colecciones y participar en el 
inventario de bienes y apoyar la realizac ión oportuna de reintegros.  
Productos: inventario actualizado, reportes de estado, reporte de reintegros.  
16. Acompañar y participar de las brigadas y los comités de riesgo de la unidad de información.  
Productos: seguimiento a la aplicación del plan de emergen cias.  
17. Apoyar las actividades de control de actividades de mantenimiento que requieren trabajo en 
altura.  
Productos: carpeta actualizada con formato de control.  
18. Presentar un cronograma de actividades mensual (en el formato suministrado por la BPP) 
que dé cuenta de las actividades planeadas  para dar cumplimiento con el presente contrato, 
el cual se ajustará en acuerdo con el supervisor y/o apoyo a la supervisión y sólo podrá ser 
modificado de forma consensuada por las partes.Producto: cronograma de prestaci ón de 
servicios.  
19. Cumplir con los horarios acordados con la Interventoría/Supervisión para la prestación de 
los servicios objeto del contrato, de conformidad con las particularidades requeridas por 
dicha prestación, el alcance del objeto contractual y/o las  características de las obligaciones 
contractuales específicas.   
20. Presentar informe periódico (parciales y final), que describa las actividades desarrolladas, 
porcentajes de ejecución y compromisos pendientes.  
Producto: informe de ejecución contractual, con su respectivo seguimiento y verificación de 
actividades y/o productos.  
21. Guardar absoluta reserva de la información que en la ejecución de sus obligaciones llegue 
a conocer durante el plazo de ejecución y aún después de la finalización de és te. Solo 
podrá suministrar información a terceros previa autorización.  
22. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, con autonomía profesional y administrativa, 
en la forma y tiempo pactados, de conformidad con las condiciones de especificidad, 
caracterí sticas profesionales y/o de apoyo a la gestión, cantidad, calidad y cumplimiento 
consignados en el contrato.  
23. Cumplir con la normatividad legal vigente emitida por el Ministerio de Salud y la 
Protección  Social la cual, es adoptada por la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para 
América Latina, con el fin de  mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia 
dada por el Coronavirus COVID -19, en caso que aplique  y todo lo relacionado con el Sistema 
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y  las autoridades en la materia.  
Producto:(  Registro asistencia a formaciones y capacitaciones en SST - Evidencia 
fotográfica).  
24. Dar cumplimiento a lo expresado en el artículo 2  2.2.4.2.2.16 del Decreto 1072 de 2015 y el 
Decreto 1563 del 2016, relacionado con  las normas del Sistema General de Riesgos 
Laborales; pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social (Salud, Pensión  y 
Riesgos laborales) .  
Producto: soportes de pago al sistema integral de seguridad social.  
25. Presentar paz y salvo al finalizar la relación contractual, sobre el préstamo de material 
bibliográfico en el SBPM; respecto a los materiales y medios facilitados para la prestación 
  
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del servicio; correcta disposición y entrega de documentación física y dig ital que de 
conformidad con la política institucional deba reposar en el área de gestión documental, 
cuando a ello hubiere lugar.  
Productos: paz y salvo (inventarios, prestamos material bibliográfico, carpetas y documentos 
entregados a Gestión documental) .  
 
 
4. ANÁLISIS DE RIESGOS  
 
Estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio 
económico del contrato, de acuerdo con la MATRIZ DE RIESGOS establecida por la Agencia Nacional 
de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, se establece la siguiente:   
 
N Clase  Fuente  Etapa  Descripción  
(¿Qué puede pasar ? 
y ¿Cómo puede 
Ocurrir ?) Consecuencia de la 
ocurrencia del evento  Probabi
lidad  Impacto  Valoración 
del riesgo  Categorí
a ¿A quién se 
le asigna ? 
1 General  Interno  Contrat
ación  Que no se presente el 
contratista.  Realizar nuevamente el 
proceso de selección 
con otra persona.  
Demoras en el proceso 
de contratación 
afectando la prestación 
del servicio . 1 4 5 Riesgo 
medio  Rol técnico  
2 General  Interno  Contrat
ación  Que el contratista no 
logre reunir la 
documentación 
requerida para firmar 
el contrato.  Retrasos en el proceso.  3 3 6 Riesgo 
Alto Contratista 
y Rol 
técnico  
3 Específico  Interno  Ejecuci
ón Mala calidad del 
servicio durante la 
ejecución, causando 
inconformidad en los 
usuarios y en la 
entidad.  Afecta la imagen 
institucional e incide en 
la satisfacción de los 
usuarios beneficiarios 
de los servicios.  3 3 6 Riesgo 
Alto Contratista 
y Supervisor  
4 Específico  Externo  Ejecuci
ón Incumplimiento de las 
obligaciones del 
contrato.  Se disminuyen los 
indicadores en los 
servicios prestados / 
cantidad de usuarios 
beneficiados.  3 3 6 Riesgo 
Alto Contratista - 
Supervisor 
y/o 
Interventor 
del contrato  
5 Especifico  Interno  Contrat
ación y  
Ejecuci
ón Falsedad en los 
documentos 
entregados por los 
contratistas en el 
proceso de 
contratación y en la 
ejecución del contrato . Problemas legales para 
la entidad.  1 5 6 Riesgo 
Alto Contratista -  
Comité 
asesor y 
evaluador  
Supervisor 
y/o 
Interventor 
del contrato  
 
N Tratamiento y/o 
controles a ser 
Implementados  Impacto después del 
tratamiento  ¿Afecta 
la 
ejecuci
ón del 
contrat
o? Persona 
responsab
le del 
Control  Fecha 
estimada de 
inicio del 
tratamiento  Fecha 
estimada de 
finalización 
del 
tratamiento  Monitoreo y Revisión  
Pro
babi
lida
d impac
to Valor
ación 
del 
riesgo  Cate
goría  ¿Cómo? ¿Cuándo?  
1 Identificar en el 
proceso de selección 
una segunda 
persona que pueda 
cumplir con las 
especificaciones 
técnicas requeridas.  2 2 4 Ries
go 
bajo No Rol técnico  Diciembre 
de 2022  Diciembre 
de 2022  Base de datos 
con hojas de 
vida 
aprobadas 
que cumplen 
con la 
idoneidad 
requerida.  Diciembre de 
2022  
2 En el momento de la 
notificación de la 
selección del 
contratista enviar 
lista de documentos 
requeridos . 1 1 2 Ries
go 
bajo No Rol técnico  Diciembre 
de 2022  Diciembre 
de 2022  Registro de 
correo enviado 
con la lista de 
documentos 
necesarios 
para la 
contratación . Diciembre de 
2022  
  
ESTUDIOS PREVIOS  
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garantía)  
  
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Fecha:  2022/ 11/29  
 
 
N Tratamiento y/o 
controles a ser 
Implementados  Impacto después del 
tratamiento  ¿Afecta 
la 
ejecuci
ón del 
contrat
o? Persona 
responsab
le del 
Control  Fecha 
estimada de 
inicio del 
tratamiento  Fecha 
estimada de 
finalización 
del 
tratamiento  Monitoreo y Revisión  
Pro
babi
lida
d impac
to Valor
ación 
del 
riesgo  Cate
goría  ¿Cómo? ¿Cuándo?  
3 Verificar en el 
proceso de selección 
la idoneidad y 
experiencia de la 
persona a contratar . 2 2 4 Ries
go 
bajo No Rol técnico  Diciembre 
de 2022  Diciembre 
de 2022  Informe de la 
ejecución de la 
entrevista . Diciembre de 
2022  
Socialización de las 
obligaciones 
contractuales.  
 1 2 3 Ries
go 
bajo No Supervisor 
y/o 
interventor 
del contrato  Ejecución 
del contrato  Antes de la 
terminación 
del contrato  Lista de 
asistencia en 
actividades e 
informes 
estadísticos . En el proceso 
de ejecución 
del contrato  
4 Seguimiento del 
cumplimiento de las 
obligaciones del 
contratista en los 
informes de 
supervisión y/o 
interventoría.  2 2 4 Ries
go 
bajo Si Supervisor 
y/o 
interventor 
del contrato  Duración de 
contrato  Duración de 
contrato  Informes de 
supervisión 
y/o 
interventoría 
entregados . Mensual  
5 Revisión de 
documentación 
entregada por el 
contratista en el 
proceso de 
contratación y en la 
ejecución del 
contrato . 1 2 3 Ries
go 
bajo No Supervisor 
y/o 
interventor 
del contrato  
 
Comité 
asesor y 
evaluador  Antes y 
durante el 
contrato  Terminación 
del contrat o Informes de 
supervisión 
y/o 
interventoría 
entregados . Mensual  
 
 
5.  ARTICULACIÓN CON PLAN ESTRATÉGICO  
 
De acuerdo con el Plan Estratégico de la Biblioteca Pública Piloto “ Un Puente entre tiempos ” 2018 -
2024, aprobado por la Resolución 40026 de 2018, se relaciona a continuación la línea estratégica y 
el proyecto  de inversión del cual  se hará la apropiación presupuestal:  
 
LÍNEA ESTRATÉGICA  PROYECTO / RUBRO  
VALOR  CODIGO MGA SAP  CODIGO BPIN SUIFP  NOMBRE  
Incidencia social y cultural  200450  2020050010513  Asistencia Técnica 
para la gestión de 
la Biblioteca 
Pública Piloto.  $10.110.795  
 
6.  ASIGNACIÓN DE RUBRO Y CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL  
 
Revisado el presupuesto de la entidad, la encargada del Área Financiera certifica que esta 
Contratación,  se hará con cargo al Rubro Presupuestal 2320202008030304 del Presupuesto general 
de la Biblioteca, por un valor de  Diez millones ciento diez mil setecientos noventa y cinco pesos 
($10.110.795).  
  
CDP # 4 
 
PRESUPUESTO  RUBRO  VALOR  
General BPP  2320202008030304  $10.110.795  
 
                                                            7.  ASPECTOS JURÍDICOS  
 MES  AÑO  
01 2023  
  
ESTUDIOS PREVIOS  
(Sin requerimiento de 
garantía)  
  
F-GJC-18 
Versión: 0 5 
Fecha:  2022/ 11/29  
 
 
7.1. Identificación del contrato a celebrar:  Contrato de prestación de servicios profesionales 
y/o de Apoyo a la Gestión:  
 
El artículo 32 numeral 3° de la Ley 80 de 1993, define el contrato de prestación de servicios como 
los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la 
administración o funcionamiento de la entidad.  
 
Estos contratos puede n celebrarse  con personas naturales  y/o jurídicas , cuando dichas actividades 
no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados, 
circunstancias presentes en esta contratación, toda vez que, en la planta de personal de la B PP, no 
se tiene personal disponible con este perfil y experticia, para cumplir con el rol que se pretende 
contratar, para la realización de las actividades  indicadas .  
   
7.2. Fundamentos jurídicos del proceso de selección: contratación directa: por la causal de 
contrato de prestación de servicios y/o de apoyo a la gest ión:  
 
De acuerdo con la norma antes citada, y conforme a lo enunciado por el literal h) del numeral 4° del 
artículo 2°  de la Le y 1150 de 2007, y según lo reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 
1082 de 2015 , que establece que para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la 
gestión, “(…) las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa, la 
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que 
esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato siempre y cuando  la Entidad Estatal verifique la 
idoneidad o la experiencia  requerida y relacionada co n el área de que se trate.  En e ste caso no 
es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador 
del gasto deberá dejar c onstancia escrita.   
(…) Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza 
intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la 
Entidad Estatal; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. 
(…)“. 
 
Por ende, l a modalidad de selección del contratista aquí aplicable  es la Contratación Directa: 
Prestación de Servicios Profesionales y/o de Apoyo a la Gestión.  
 
7.3. Garantías (estudio de riesgos):  
 
El estudio de riesgos busca tipificar, estimar y asignar los riesgos previsibles involucrados en las 
diferentes etapas del proceso de contratación (Art ículo 4°, Ley 1150 de 2007), las implicaciones 
económicas de los mismos y su mecanismo de cobertura.  
 
Las garantías consistirán en cualquiera de los mecanismos establecidos  en el  libro 2 , parte 2 , Título 
1, Sección 3  - Garantías, del Decreto 1082 de 2015.   
 
Del análisis de las condiciones bajo las cuales se ejecutará este Contrato, su cuantí a, objeto y forma 
de pago,  no se solicitará garantía única de cumplimiento.  
 
Otras garantías inherentes al contrato:  
 
• La Cláusula Penal Pecuniaria y las multas tienen como objetivo, determinar anticipadamente el 
valor de los perjuicios que se deben pagar en caso de declaratoria de caducidad o de 
incumplimiento parcial en la ejecución de la obligación.  
• Las cuantías de ell as son directamente proporcionales al valor del contrato y a los perjuicios que 
sufra la entidad y solamente se pueden garantizar en contratos celebrados con entidades de 
derecho público.  
 
Como minimizar el riesgo:  
 
• Estableciendo una forma de pago de tal m anera, que estos se efectúen contra los servicios 
recibidos periódicamente.   
  
ESTUDIOS PREVIOS  
(Sin requerimiento de 
garantía)  
  
F-GJC-18 
Versión: 0 5 
Fecha:  2022/ 11/29  
 
 
• Consignando las cláusulas de multas y penal pecuniaria en los contratos.  
• Estricto seguimiento de la Interventoría o supervisión  del contrato.  
 
8.  DESIGNACION DE LA DIRECCION GENERAL  
 
SUPERVISOR  Y/INTERVENTORÍA : la supervisión  y/o interventoría  integral de este contrato en los 
términos establecidos por las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y el DUR 1082 de 2015, 
y demás normas concordantes, será ejercida por el servidor público designado por la Dirección 
General para tal efecto, que en todo caso se reserva la potestad de sustituirlo en cualquier momento, 
en este evento el supervisor sustituido deberá presentar dentro de los cinco (5) días hábiles 
siguientes a la sustitución , un informe de su gestión  y del estado integral de ejecución c ontractual . 
 
NOTA DEL ORDENADOR DEL GASTO:  una vez se han realizado los estudios previo s, 
debidamente documentados, y avalados por los responsables, puede iniciarse  esta contratación con 
el agotamiento previo de los trámites de ley.  
 
El Comité Asesor del presente proceso contractual estará compuesto por:   
 
▪ Rol Jurídico :    Johana Lezcano Jimenez - abogada contratista   
▪ Rol Técnico :   Johana Gaviria – contratista apoyo administrativo.  
▪ Rol Financiero : Claudia Rodriguez Vélez  - Subdirectora Administra tiva y financiera.  
 
 
ANGEL OVIDIO GONZALEZ ALVAREZ  
Director General  
Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina.  
 
ROLES EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN:  
 
ROL TÉCNICO  ROL JURÍDICO  ROL FINANCIERO  CERTIFICACION PRESUPUESTO  
 
 
 
 
 
_______________  
Johana Gaviria C.  
Contratista apoyo 
administrativo SBPM - Técnico 
del Proceso   
 
 
 
 
___________________  
 
Johana lezcano  
jimenez  
Abogado Asesor - 
Contratista  
Proceso Gestión 
Jurídica  
  
 
 
 
 
 
 
_____________________  
CLAUDIA RODRIGUEZ 
VÉLEZ  
Subdirectora  
Subdirección 
Administrativa y 
Financiera   
 
 
 
SENIA LUZ VARGAS GONGORA  
Profesional Universitario 
Presupuesto  
 
 
 
 
 
 