AutorizadoFecha: Agosto 2018
SubprocesoGESTION ADMINISTRATIVASISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
APOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
MacroprocesoVersión: 1
PÁGINA: 1
 ESTUDIO PREVIO
Proceso
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Proceso contractual: SG-CPS-440-2023
Dependencia: SECRETARIA GENERAL
Objeto Contractual: 2023A-138 PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO APOYO A LA GESTIÓN
PARA FORTALECER LAS ACCIONES PROPIAS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA
DE LA OFICINA CARACTERIZACIÓN SOCIOECONÓMICA - SISBEN, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE
CÚCUTA
Fecha de Elaboración: 09-mar-2023
De acuerdo a lo señalado en el Numeral 7º del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el Artículo 87 de la
Ley 1474 de 2011 y el Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015; el MUNICIPIO DE CUCUTA
a través del SECRETARIO DE DESPACHO - MARIA LEONOR VILLAMIZAR GOMEZ de la
dependencia SECRETARIA GENERAL, presenta el Estudio Previo para la Contratación de “2023A-
138 PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO APOYO A LA GESTIÓN PARA FORTALECER LAS
ACCIONES PROPIAS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA DE LA OFICINA
CARACTERIZACIÓN SOCIOECONÓMICA - SISBEN, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA”
durante la vigencia 2023.
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Y FORMA DE SATISFACERLA
1.1 NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN
El municipio de San José de Cúcuta requiere de la clasificación Socioeconómica que el SISBEN
lleva a cabo con la finalidad de dar prioridad a la población vulnerable que se encuentra como
residentes habituales con nacionalidad Colombiana tanto en la zona urbana como en la zona rural
del municipio. Es prioridad de la Oficina del SISBEN mantener una base de datos Certificada que
de fe de la real situación de potenciales beneficiarios de programas sociales y permitir con ello el
acceso de los grupos y/o núcleos familiares a programas de atención especial.
La Constitución Política de 1991, en el artículo 2, estableció que son fines esenciales del Estado
servir a la comunidad, promover la prosperidad, generar y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, facilitar la participación ciudadana y
comunitaria, asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo. Igualmente, la
Constitución establece dentro del ámbito del Estado Social de Derecho, la necesidad de que el
gobierno nacional y los gobiernos departamentales y municipales focalicen o dirijan el gasto social
a la población más vulnerable.
De conformidad con el artículo 1 de la Ley 136 de 1994 “El municipio es la entidad territorial
fundamental de la división político administrativa del Estado, con autonomía política, fiscal y
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 2
administrativa, dentro de los límites que señale la Constitución y la Ley y cuya finalidad es el
bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo
territorio”, en concordancia con lo anterior, el artículo 3 de la ley 80 de 1993, establece: “De los
fines de la Contratación Estatal. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar
contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines
estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos
e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines”, es
decir, el fin primordial del municipio es contribuir al bienestar general y demás fines del Estado,
para lo cual requiere contratar la ejecución de diferentes actividades de acuerdo con las
necesidades básicas y específicas de su población.
Por ende, los responsables de la administración pública, deben contar con mecanismos técnicos y
objetivos que garanticen la transparencia total en la identificación de las necesidades reales y en la
selección de los potenciales beneficiarios de programas sociales; el SISBEN (Sistema de
Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales), es uno de los instrumentos
principales que contribuyen a la focalización de gastos sociales y suministra asistencia técnica a los
municipios para su ejecución.
Que, la focalización es definida por la Ley 715 de 2001, como el “proceso mediante el cual se
garantiza que el gasto social se asigne a los grupos de población más pobre y vulnerable”, la
focalización es el instrumento básico para lograr que determinados programas destinados a grupos
específicos lleguen efectivamente a la población escogida como objetivo; el Departamento Nacional
de Planeación creó el SISBEN como instrumento o herramienta que permite la focalización por
programa, la focalización geográfica y la focalización individual o familiar.
Adicionalmente, el Artículo 24 de la Ley 116 de 2007 (Reglamentada por el Decreto 4816 del 23 de
diciembre de 2008), asignó al Departamento Nacional de Planeación (DNP) la competencia para
definir las condiciones de ingreso, suspensión y exclusión de las personas, a las bases de datos que
hacen parte de los instrumentos de focalización (SISBEN); así como los cruces de información
necesarias para su depuración y actualización, los lineamientos para su implementación y
operación, el diseño de las metodologías, la consolidación de la información a nivel nacional, los
controles de calidad pertinentes, y coordinar y supervisar su implementación, mantenimiento y
actualización.
El SISBEN está compuesto por un conjunto de normas, reglas y procedimientos que permiten tener
información socioeconómica confiable y actualizada de grupos específicos en el Municipio, que
permite por medio de una encuesta, identificar las condiciones socioeconómicas de los hogares y de
acuerdo a estas asigna un puntaje comprendido en cuatro grupos poblacionales A, B, C Y D. Esta
encuesta es diseñada por el Departamento Nacional de Planeación, por lo tanto, el formulario o
encuesta como el aplicativo informático (Software o programa llamado SISBEN IV) es suministrado
por el DNP a todos los municipios. Tienen a su cargo la identificación de los hogares, la realización
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 3
de la encuesta, digitación y aplicativo informático SISBEN IV) y la administración de la base de
datos del Sisben.
El SISBEN es una herramienta básica que facilita el diagnóstico socioeconómico preciso, de
determinados grupos de la población, se aplica en hogares no colectivos, su utilidad se presenta en
los municipios para la elaboración de planes de desarrollo y la selección técnica, objetiva, uniforme
y equitativa de beneficiarios para programas sociales, de acuerdo con su condición socioeconómica
particular representada mediante un indicador resumen de calidad de vida- índice SISBEN.
Así mismo, mediante el Conpes Social 3877 de 2016, el Gobierno Nacional aprobó el diseño e
implementación del nuevo índice Sisben IV, con miras a mejorar el principal instrumento de
focalización del gasto social del país y contar con información más actualizada de las condiciones
de vida de los hogares colombianos. La encuesta válida en estos momentos es el Sisben IV.
El Departamento Nacional de Planeación, ha suministrado a las entidades territoriales nuevas
herramientas tecnológicas, relacionadas con el aplicativo informático denominado programa Sisben
IV, que permitirán un mejor control y mayor comunicación para el flujo de la información entre las
entidades territoriales y Gobierno Nacional en el proceso de actualización de la información.
Con respecto a las nuevas directrices del Gobierno Nacional en lo referente a la contratación y con
el fin de verificar que los futuros contratistas de apoyo a la gestión no estén vinculados con otras
entidades públicas ni con el municipio, e igualmente que no estén vinculados con más de un
contrato con el municipio de San José de Cúcuta, se realizó la consulta en PACO- El Portal
Anticorrupción de Colombia (PACO) el cual es una iniciativa liderada por la Vicepresidencia de la
República, a través de la Secretaría de Transparencia, que agrupa en un único sitio información
relevante para el análisis del fenómeno de la corrupción y generación de alertas tempranas que
permitan la toma de decisiones informadas. Asimismo, es el portal donde los ciudadanos pueden
reportar los posibles hechos de corrupción de los que tengan conocimiento. 
La Oficina de Caracterización Socioeconómica Sisben actualmente no cuenta con personal de
planta que cubra las actividades de brindar acompañamiento técnico a los asesores de atención al
usuario en cuanto a la calidad del servicio, la efectividad de las solicitudes procesadas en el
aplicativo y el seguimiento de las metas de atención mensual
 Es por eso que, mientras se culmina el proceso de rediseño institucional, se requiere contratar
personal técnico o estudiante universitario con más de 6 semestres aprobados que reúna los
requisitos para desarrollar las actividades solicitadas en el presente proceso contractual, de
acuerdo a la implementación del SISBEN IV en la fase Demanda para el Municipio de San José de
Cúcuta por medio del contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión.  
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 4
Código Bpin Ver. Nombre Bpin Ficha MGA Vr. proy.
2020540010307 10 ACTUALIZACIÓN Y TRANSICIÓN EN LA BASE
DE DATOS DE LAS METODOLOGÍA SISBEN III
A SISBEN IV PARA EL SISTEMA DE
IDENTIFICACIÓN DE POTENCIALES
BENEFICIARIOS DE PROGRAMAS SOCIALES
SISBEN MUNICIPIO SAN JOSÉ DE CÚCUTA2020540010307 10,080,000,220.00
1.2 FORMA DE SATISFACERLA
La necesidad expuesta anteriormente se puede satisfacer vinculando mediante contrato de
Prestación de Servicios a diez (10) técnicos o estudiante con mas de seis semestres
aprobados en carreras del área administrativa y/o afines para fortalecer el modelo de atención del
proyecto caracterización municipal de San José de Cúcuta en los procesos que adelanta y
contribuye la oficina SISBEN y solicitada por el municipio, en la implementación de la metodología
del SISBEN IV en el Municipio de San José de Cúcuta.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CONTRATO A
CELEBRAR
2.1 OBJETO
2023A-138 PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO APOYO A LA GESTIÓN PARA FORTALECER LAS
ACCIONES PROPIAS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA DE LA OFICINA
CARACTERIZACIÓN SOCIOECONÓMICA - SISBEN, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA
2.2 NATURALEZA JURÍDICA DEL CONTRATO
De conformidad con lo señalando en el numeral 3 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el contrato
será de PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
2.3 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Para todos los efectos legales y fiscales el valor del contrato resultante será hasta la suma de
QUINCE MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS 00/100 M. C/TE. 15,400,000.00  y que
contiene los pagos por los costos directos e indirectos necesarios para la ejecución del contrato,
junto con todos los impuestos, gravámenes y retenciones a que haya lugar.
EL MUNICIPIO DE CUCUTA pagará al Contratista el valor del presente Contrato con cargo al
Certificado de Disponibilidad Presupuestal 00001447 de 09-mar-2023, expedido por el
Subsecretario del Área de Gestión Financiera de la Secretaria de Hacienda Municipal.
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 5
2.4 PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución del presente Contrato será de 7 Meses, contados a partir de la suscripción del
Acta de Inicio entre las partes contratantes, con el visto bueno del supervisor designado, previo
cumplimiento de los Requisitos de Perfeccionamiento y Ejecución del mismo.
2.5 FORMA DE PAGO
EL MUNICIPIO a través del SECRETARIO DE DESPACHO - MARIA LEONOR VILLAMIZAR GOMEZ
de la dependencia SECRETARIA GENERAL, cancelará el valor del contrato resultante del presente
proceso, de la siguiente manera: SIETE (7) PAGOS MENSUALES POR VALOR DE DOS MILLONES
DOSCIENTOS MIL PESOS CON CERO CENTAVOS 00/100 M. C/TE. ($2,200,000.00) CADA UNO;
PREVIA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE CUMPLIENTO DE ACTIVIDADES. Los pagos quedan
condicionados al Plan Anualizado de Caja (PAC).
2.6 LUGAR DE EJECUCIÓN Y CENTRO DE TRABAJO
La ejecución del contrato se desarrollará en la dependencia SISBEN en la ciudad de San José de
Cúcuta, Norte de Santander.
Para efectos de la Administración de Riesgos Laborales el centro de trabajo del contratista será:
Oficina (x)
Conductor ( )
Otro ¿Cuál? - (x)
Señalar el nivel del Riesgo:
Nivel 1 ( )
Nivel 2 ( )
Nivel 3 (x)
Nivel 4 ( )
Nivel 5 ( )
2.7 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA
Para efectos del cumplimiento del contrato, objeto de la Convocatoria Pública que hoy nos ocupa el
CONTRATISTA se compromete a cumplir, además de las obligaciones inherentes a la naturaleza del
contrato y las derivadas de las disposiciones legales vigentes las siguientes ACTIVIDADES:
1. Contribuir con la gestión administrativa de la Oficina de Caracterización Socioeconómica en la
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 6
implementación de la metodología del SISBEN IV.
2. Realizar las actividades que fortalezcan la gestión administrativa y documental de los diferentes
procesos liderados por la Oficina SISBEN
3. Diligenciar las Plantillas y Formatos de Contexto Estratégico para la identificación de riesgos de
Gestión desde la perspectiva de los factores internos y externos en el modelo de servicio
implementado en los diferentes puntos de atención habilitados por la Oficina SISBEN
4. Rendir informes de acuerdo a las metas establecidas en el plan de acción, Plan Anticorrupción y
plan de mejoramiento para la Oficina de Caracterización Socioeconómica -SISBEN- para la vigencia
2023 tomando como referencia el plan de desarrollo del Municipio.
5. Revisar los documentos correspondientes a las de Cuentas de Cobro y validar los aportes de ley
del personal vinculado a la Oficina de Caracterización Socioeconómica del Municipio de Cúcuta en
sus diferentes metodologías.
6. Brindar respuesta oportuna ante las solicitudes previstas por las diferentes entidades, de los
requerimientos correspondientes a l gestión adelantada por la oficina SISBEN.
7. Establecer junto con el jefe de la Oficina de Caracterización Socioeconómica -SISBEN la
implementación del proceso de mejora continua en los procesos administrativos y operativos.
8. Las demás actividades que sean asignadas por el Jefe de Oficina, con relación al cargo.
9. El Contratista se obliga a desarrollar el servicio objeto del presente contrato en términos de
calidad, tiempos de respuesta y alcance específico.
2.8 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
1. Desarrollar y cumplir el objeto del Contrato, en las condiciones de calidad, oportunidad, y
obligaciones definidas en el presente Contrato, incluyendo su Anexo Técnico [si lo hay].
2. Acatar los tratados internacionales, la Constitución, la ley, las normas legales y procedimentales
vigentes que apliquen a este contrato, en especial aquellas referidas a su celebración, ejecución y
liquidación, esta última en caso de aplicar.
3. Constituir las garantías pactadas y realizar la publicación en el Secop II, si hay lugar a ello,
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que se suscriba el contrato, una vez se
cuente con el correspondiente registro presupuestal y afiliación a la ARL.
4. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.2.2.16 del Decreto
Nacional 1072 de 2015.
5. Presentar el soporte de la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral para el
perfeccionamiento del contrato o el pago. Garantizar durante la ejecución del contrato el pago de
los aportes, mes vencido, liquidado sobre el Ingreso Base de Cotización IBC, equivalente al 40% del
valor mensualizado del contrato, sin incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado (IVA), en los
casos que aplique, según lo señalado en el artículo 244 de la Ley 1955 de 2019. 
6. Informar por escrito al Municipio de Cúcuta, si durante la ejecución del contrato se presentan
cambios que generen al Contratista ser responsable del IVA, bien sea por obtener las calidades
previstas en el Estatuto Tributario o cuando la Administración de Impuestos Nacionales, de oficio lo
convierte en responsable de IVA, informar de inmediato a la entidad.
7. Realizar el pago mensual de las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 7
afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme la clasificación de actividades económicas, según lo
dispuesto en el artículo 2.2.4.2.2.13 del Decreto Nacional 1072 de 2015 y sus modificaciones. 
8. Aportar al Municipio de Cúcuta el certificado médico ocupacional actualizado en los términos
señalados en el artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto Nacional 1072 de 2015. 
9. Declarar si de la ejecución del presente contrato resultaren estudios, investigaciones,
descubrimientos, invenciones, información, mejoras, diseños, invención de sistemas de software y
sus subsistemas, estos pertenecerá al Municipio de Cúcuta de conformidad con lo señalado en el
artículo 20 de la Ley 23 de 1982, modificado por el artículo 28, Ley 1450 de 2011, en igual sentido,
el Contratista declara que las actividades y servicios prestados al Municipio de Cúcuta no infringen
ni vulnera los derechos de propiedad intelectual o industrial o cualesquiera otros derechos legales
o contractuales de terceros, respondiendo además por cualquier acción de reivindicación, plagio u
otra clase de reclamación que al respecto pudiera sobrevenir. En virtud de la presente cláusula, EL
MUNICIPIO DE CÚCUTA queda autorizado para copiar, reproducir, distribuir, publicar,
comercializar, derivar y modificar los trabajos objeto del presente contrato, por cualquier medio
digital, electrónico o reprográfico, conservando la obligación de respetar en todo caso los derechos
morales de autor contenidos en el artículo 183, Ley 23 de 1982, modificado por el artículo 181, Ley
1955 de 2019. 
10. Guardar estricta reserva y confidencialidad de toda la información relacionada con el
MUNICIPIO DE CÚCUTA o sus contratistas, de la cual tenga conocimiento por razón de las
actividades que desarrolla. En consecuencia, el CONTRATISTA no podrá divulgar, publicar o
comunicar, directa o indirectamente a terceros ninguna información de forma verbal o escrita o que
conste en cualquier clase de documento de carácter confidencial, incluyendo documentos de
trabajo, pero sin limitarse a: vídeos, textos, grabaciones, disquetes, discos compactos, planos, fotos,
creaciones, etc. Cualquier acción u omisión que infrinja lo anterior se considerará como
incumplimiento de las obligaciones contractuales, independientemente de la responsabilidad legal a
que pueda haber lugar. Al momento de la terminación del contrato, el CONTRATISTA devolverá
toda la información de propiedad del MUNICIPIO DE CÚCUTA que le haya sido encomendada por
razón de las actividades desarrolladas, junto con todas las copias del material. 
11. Cumplir con los procedimientos, lineamientos, herramientas, instrumentos exigidos por el
MUNICIPIO DE CÚCUTA en el marco de la implementación de las siete (7) dimensiones y diecisiete
(17) políticas de gestión y desempeño que conforman el Sistema de Gestión bajo el referente del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG. 
12. Cumplir con la Política de Conflicto de Intereses, y en caso de presentarse comunicar a través
del formato de la entidad indicando la situación presentada, con el fin de ser tratada de manera
transparente y efectiva eliminando el riesgo de convertirse en una conducta violatoria de la ley. 
13. Cumplir con la Política de Conflictos de Intereses. El contratista deberá actualizar por lo menos
una vez al año su declaración de conflictos de intereses y en caso de que exista un presunto
conflicto de interés real, aparente o potencial deberá comunicarlo inmediatamente a la Entidad.
14. Contribuir con la política para la prevención de consumo de sustancias psicoactivas adoptada
por  la  entidad  y  participar  activamente  en  las  actividades  que  se  desarrollen  para  su
implementación. 
15. Solicitar al supervisor del contrato, con mínimo 10 días de antelación, las modificaciones
contractuales que llegase a requerir de conformidad con lo dispuesto en el contrato y los
documentos que soporte el proceso de gestión contractual del MUNICIPIO DE CÚCUTA.
16. Responder ante las autoridades competentes por las acciones u omisiones que en desarrollo del
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 8
contrato realice el CONTRATISTA, cuando con ellos cause perjuicio a la entidad o a terceros en los
términos del artículo 52 de la Ley 80 de 1993. 
17. Conocer y aplicar los procesos de implementación y gestión de los proyectos programas,
políticas, lineamientos, planes y estrategias ambientales establecidas por el MUNICIPIO DE
CÚCUTA.
18.  Efectuar el uso adecuado y eficiente de los recursos de agua y energía dispuestos por la
entidad, en cualquiera de sus sedes, durante el término de ejecución del contrato. 
19. Contribuir con la adecuada separación en la fuente de los residuos sólidos, atendiendo los
lineamientos señalados por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de acuerdo con el
código de colores adoptado por EL MUNICIPIO DE CÚCUTA.
20. Contribuir con la implantación de la estrategia de uso racional del Papel y demás lineamientos
ambientales establecidos por EL MUNICIPIO DE CÚCUTA.
21. Participar en las actividades destinadas a prevenir, mitigar, corregir o compensar los impactos
negativos al medio ambiente y los recursos naturales que a su vez garanticen el desarrollo
sostenible.
22. Garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo producidos durante el término de ejecución del contrato, siendo
responsables por su organización, conservación y entrega. 
23. Garantizar la conservación y el uso adecuado de los activos que se le hayan confiado para el
desarrollo de actividades en cumplimiento del objeto contractual. Dichos bienes deberán ser
devueltos al MUNICIPIO DE CÚCUTA en perfecto estado de funcionamiento, salvo el desgaste por
el uso normal de los mismos, una vez termine el contrato. 
24. Preservar la confidencialidad, disponibilidad e integridad, de los activos de información que se
produzcan o utilicen durante la ejecución del contrato, garantizando el cumplimiento de la política
de seguridad informática. 
25. Realizar la entrega de los bienes asignados en el inventario, la información en medio físico y
digital, correo electrónico, finalizar los trámites de las comunicaciones allegadas en el aplicativo
SIEP DOCUMENTAL y solicitar el respectivo paz y salvo.
2.9 VIGILANCIA Y CONTROL A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
La Vigilancia y Control de la ejecución del contrato resultante del presente proceso de contratación
será ejercida por JORGE ENRIQUE RODRIGUEZ GUEVARA - JEFE DE OFICINA SISBEN - SISBEN.
El Supervisor designado está autorizado para impartir instrucciones y órdenes al contratista sobre
asuntos de su responsabilidad y éste estará obligado a acatarlas.
El Supervisor del Contrato, deberá expedir el Certificado de Cumplimiento a entera Satisfacción
para que se pueda efectuar por parte de esta Entidad el pago correspondiente al contratista por
haber ejecutado el objeto contractual.
Este funcionario ejercerá estricta supervisión y control del cumplimiento del objeto contractual y
estará en contacto con el contratista, para dar soluciones a los problemas presentados en un
momento determinado, velando siempre por la calidad de la prestación del servicio y ejercerá su
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 9
función acorde a lo señalado en los artículos 82 y 83 de la Ley 1474 de 2011.
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
El personal de la ALCALDÍA DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA es insuficiente y/o inexistente para la
realización de las actividades mencionadas y/o el talento humano está realizando actividades
diferentes a las requeridas en este estudio, lo anterior de acuerdo con la certificación expedida por
la Subsecretaria de Talento Humano, la cual se anexa.
De conformidad con lo establecido en el literal h) del numeral 4° del artículo 2 de la Ley 1150 de
2007, en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, la ALCALDÍA DE
SAN JOSÉ DE CÚCUTA podrá contratar directamente con la persona natural que esté en capacidad
de ejecutar el objeto del contrato de prestación de servicios, quien deberá haber demostrado
idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto del presente contrato.
Asimismo, la norma en cita señala que “Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión
corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del
cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades
operativas, logísticas, o asistenciales…”
En este orden de ideas la modalidad de selección aplicable para el presente proceso es la
contratación directa, amparado en la causal del artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015.
Finalmente es menester aclarar que el vínculo jurídico que se generará con este trámite, será el
contrato cuyo objeto es 2023A-138 PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO APOYO A LA GESTIÓN
PARA FORTALECER LAS ACCIONES PROPIAS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA
DE LA OFICINA CARACTERIZACIÓN SOCIOECONÓMICA - SISBEN, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE
CÚCUTA, por tanto las obligaciones inherentes al contratista deben ser ejecutadas por él mismo
con la respectiva autonomía, independencia y responsabilidad, de suerte que no se configura
subordinación respecto del contratante, así como también por cuanto el objeto contractual no
implica el cumplimiento o desarrollo de Función Pública o ejercicio de autoridad dado que las
labores contratadas son de simple apoyo a la actividad de la Administración Pública y/o al mejor
funcionamiento de la entidad.
4. PRESUPUESTO OFICIAL
El Presupuesto Oficial para el presente Proceso de Contratación se estima en la suma de
$15,400,000.00 - QUINCE MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS 00/100 M. C/TE. , incluido
los impuestos y tributos y demás gravámenes que el régimen tributario aplique.
4.1 SOPORTES PRESUPUESTALES
Para la cancelación del Compromiso adquirido por el MUNICIPIO, existe el Certificado de
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 10
Disponibilidad Presupuestal que se detalla a continuación, expedido por el Subsecretario del Área
de Gestión Financiera de la Secretaria de Hacienda Municipal:
Numero
cdpFecha cdp Codigo rubro Nombre Rubro Valor Rubro
00001447 09-mar-2023 2.1.2.3.2.02.02.008.4
5Servicios prestados a las empresas y
servicios de producción15,400,000.00
La presente contratación se adelanta financieramente por medio de rubro(s) presupuestal de la
clase de Gastos, identificado en el grupo presupuestal de inversión.
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.4.1 y ss. del decreto 1082 de 2015 y demás normas
concordantes, la Entidad pretende satisfacer la necesidad incluida en el Plan Anual de
Adquisiciones N° 00000012 - item 1872 - Codigo de Seguimiento 2023A-138 2023A-138
PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO APOYO A LA GESTIÓN PARA FORTALECER LAS ACCIONES
PROPIAS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA DE LA OFICINA CARACTERIZACIÓN
SOCIOECONÓMICA - SISBEN, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA con la ejecución de la
presente contratación. Así mismo, el ordenador del gasto certificó la inclusión de dicho bien, obra o
servicio con el certificado N° 0017338 de 03-mar-2023.
El SECRETARIO DE DESPACHO de la dependencia SECRETARIA GENERAL se encuentra facultado
en materia contractual y ordenación del gasto público en la vigencia 2023 mediante el Decreto 002
de enero de 2023.
5. ESTUDIO DE MERCADO
Para determinar el valor estimado del contrato de conformidad con las actividades encaminadas al
cumplimiento del mismo, se ha tomado como base y referencia el alcance del objeto contractual a
desarrollarse, el plazo de ejecución, la experiencia y estudios con los que debe contar la persona
natural que se requiere para cubrir la necesidad contractual.
6. ESTUDIO DE SECTOR
Con el propósito de observar lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015,
cumplir con la Guía para la elaboración de Estudios de Sector publicada por Colombia Compra
Eficiente, y materializar los principios de planeación, responsabilidad, y transparencia, se identificó
que el sector relativo al objeto del presente proceso de contratación está integrado por el conjunto
de profesionales que prestan sus servicios a las entidades y organismos del Estado.
La contratación de estas personas no está sujeta a requisitos particulares de índole legal, salvo las
propias del ejercicio mismo de la labor. La determinación del perfil del posible contratista y de
quien lo cumple está relacionada con el conocimiento previo de las condiciones académicas
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 11
profesionales y de experiencia. Sin embargo, el perfil será el que se define a continuación, y la
evaluación de la hoja de vida del contratista definido para esta contratación se presenta como un
anexo posterior al presente documento denominado ACTA DE ESTUDIO DE IDONEIDAD Y
EXPERIENCIA.
En este sentido, la entidad efectuó el siguiente análisis del sector para los servicios requeridos: 
Se requiere contratar un Técnico y/o estudiante universitario de carrera administrativa con mas de
6 semestres aprobados con experiencia de Doce (12) meses de experiencia laboral relacionada con
el objeto contractual a desempeñar.
Teniendo en cuenta que la prestación del servicio recae en una persona natural, ello implica la
valoración de su hoja de vida, verificando correctamente su formación académica y experiencia en
los temas específicos indicados anteriormente con el fin de garantizar a la ALCALDÍA DE SAN JOSÉ
DE CÚCUTA contar con una asesoría personalizada, continua y con criterios uniformes que le
permita cumplir de mejor forma sus cometidos.
La prestación del servicio a contratar contribuye a la misionalidad de la ALCALDÍA DE SAN JOSÉ
DE CÚCUTA, en la que las acciones, resultados y productos generados a partir del cumplimiento de
las obligaciones contractuales aportan al logro de los objetivos, metas, planes y acciones previstos.
Teniendo en cuenta lo anterior, la actividad que realizará el contratista, su formación académica y
experiencia profesional relacionada, se establece que la remuneración mensual por el pago del
servicio prestado debe ser de SIETE (7) PAGOS MENSUALES POR VALOR DE DOS MILLONES
DOSCIENTOS MIL PESOS CON CERO CENTAVOS 00/100 M. C/TE. ($2,200,000.00) CADA UNO;
PREVIA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE CUMPLIENTO DE ACTIVIDADES, tomando como
referente la Tabla de Honorarios aprobada para el 2023, por el Alcalde de San José de Cúcuta
mediante Resolución No. 0001 de 03 de enero de 2022.
Indique el código de las Naciones Unidas – UNSPSC este lo puede consultar en el clasificador de
Colombia Compra Eficiente CCE, el cual de todos modos debe coincidir con el publicado en el
P.A.A.
Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC
Cód.
claseNombre de la clase
F801116 Servicios de personal temporal
7. MOTIVOS PARA LA SELECCIÓN DE LA PERSONA A CONTRATAR
De conformidad con la modalidad de selección, se deberá tener en cuenta que la persona natural o
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 12
jurídica esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, que cumpla con el nivel académico y
demuestre idoneidad, por tanto, el perfil mínimo que debe cumplir el contratista seleccionado
conforme a los requerimientos de la Alcaldía de San José de Cúcuta son los siguientes:
- FORMACIÓN ACADÉMICA: Técnico y/o estudiante universitario de carrera administrativa con
mas de 6 semestres aprobados
- EXPERIENCIA MÍNIMA: Doce (12) meses de experiencia laboral relacionada con el objeto
contractual a desempeñar
La idoneidad deberá ser demostrada a través del documento que acredite dicha calidad.
Adicionalmente el futuro contratista no debe estar inmerso en el régimen de inhabilidades e
incompatibilidades para contratar con la Alcaldía de San José de Cúcuta, establecidas en la
Constitución Política de Colombia, artículo 8 de la Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011, y demás
normas concordantes.
8. ANÁLISIS DEL RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO
Cumpliendo con lo expresado en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, y con base al
desarrollo legal, jurisprudencial y doctrinal existente sobre el principio de ecuación contractual
(Art.27 y 28 ley 80 de 1993), o del equilibrio económico del contrato, los riesgos previsibles que
puedan afectar la equivalencia económica del contrato que llegare a adjudicarse, son los siguientes:
VER ANEXO 1: MATRIZ DE RIESGO
9. GARANTÍAS QUE SE CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del contrato, como requisito para la legalización, el contratista deberá constituir
garantía única que podrá consistir en: Póliza expedida por una compañía de seguros legalmente
establecida en Colombia, cuya póliza matriz esté debidamente aprobada por la Superintendencia
Financiera, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria. En los términos de los artículos
2.2.1.2.3.1.7, 2.2.1.2.3.1.1.2 y 2.2.1.2.3.1.15 del Decreto Nacional 1082 de 2015, el contratista
deberá constituir garantía única que cubra los siguientes amparos:
AmparoVr a
asegurarValor
base
asegurarVigencia
CALIDAD DEL SERVICIO 10.00 % Valor del
contratopor el término de duración
del mismo y seis(6) meses
más.
CUMPLIMIENTO 10.00 % Valor del
contratopor el término de duración
del mismo y seis(6) meses
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 13
AmparoVr a
asegurarValor
base
asegurarVigencia
más.
10. ACUERDO COMERCIAL
Para el análisis de la aplicación de los Acuerdos Comerciales y los tratados de libre comercio
vigentes para el Estado Colombiano, se verificó según la información publicada en las páginas WEB
del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y en el SECOP, el cumplimiento de los factores
establecidos en el Literal D y Anexo 3 del Manual para el Manejo de Acuerdos Comerciales en
Procesos de Contratación emitido por Colombia Compra Eficiente, determinándose que a la
presente contratación no le aplican los tratados de libre comercio y acuerdos internacionales
teniendo en cuenta que se trata de Contratación Directa.
11. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO
Con la presentación de este estudio queda evidenciada la necesidad que debe satisfacer el
Municipio de San José de Cúcuta, por lo que resulta imprescindible adelantar el correspondiente
proceso de contratación tendiente a cumplir con los objetivos para la buena marcha y efectivo
cumplimiento de los cometidos de la Administración Municipal, por consiguiente, se debe adelantar
el proceso contractual bajo la modalidad de SELECCIÓN CONTRATACIÓN DIRECTA; respectivo y
su perfeccionamiento.
JORGE ENRIQUE RODRIGUEZ GUEVARA
JEFE DE OFICINA
OFICINA DE CARACTERIZACIÓN SOCIOECONÓMICA -SISBEN
Proyectó: Ivana Andrea Dávila Pacheco
Abogada Externa -SISBEN
