MEMORANDO
20232200006443 - GTH
Bogotá, 14-03-2023 03:56
Para:MAURICIO ALEJANDRO MONCAYO VALENCIA, SECRETARIO GENERAL
De:LISSETTE CERVANTES MARTELO , COORDINADORA GRUPO TALENTO HUMANO
Asunto: Solicitud de contratación.
Respetado Dr. Moncayo.
De manera atenta remito documentación soporte para inciar proceso contractual con el 
proveedor HEINSONHN HUMAN GLOBAL SOLUTIONS SAS, cuyo objeto del contrato es:
"Prestación de servicios de soporte técnico y funcional para los módulos del Sistema de 
Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) instalados en la Agencia Nacional de 
Defensa Jurídica del Estado".
Esta contratación se encuentra relacionada en el ítem No. 24 del Plan Anual de 
Adquisiciones.
 
Quedo atenta a sus comentarios, 
 
Cordialmente,
Firmado Electronicamente por:
LISSETTE CECILIA CERVANTES MARTELO
No. Radicado: 20232200006443
Dependencia: GRUPO INTERNO DE GESTION DE TALENTO HUMANO - Jefe
Preparó: Nelson Campos
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Firmado Digitalmente
por AGENCIA
NACIONAL DE
DEFENSA JURIDICA
Fecha: 2023.03.14
17:50:40 COT
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ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD  
 
 
1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD  
 
La Unidad Administrativa de Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado tiene 
como objeto principal y fundamental conforme lo señala el Decreto 4085 de 2011 , 
modificado por el Decreto 2269 de 2019,  “el diseño de estrategias, planes y acciones  
dirigidas a dar cumplimiento a las políticas de defensa Jurídica de la  Nación  y del 
Estado definidas  por el Gobierno Nacional; la formulación, evaluación y difusión de 
las políticas en materia de prevención de las conductas antijurídicas por parte  de 
servidores y entidades públicas, del daño antijurídico y la extensión de sus efectos, y 
la dirección, coordinación y ejecución de las acciones que aseguren la adecuada 
implementación de las mismas para la defensa de los intereses litigiosos de la 
Nación”.  
 
Así mismo, la Secretaría General de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del 
Estado, de acuerdo con las funciones establecidas en el numeral 3° del Artículo 16 
del D ecreto 4085 de 20111, modificado por el Decreto 1244 de 2021 , tiene como 
función Trazar las políticas y programas de administración de personal, bienestar 
social, selección, registro y control, capacitación, incentivos y desarrollo del talento 
humano y dirigir su gestión.  
 
A través de la Resolución Interna No. 058 de 2015 “Por medio de la cual se 
reglamenta la conformación de los Grupos Internos de Trabajo en la Secretaría 
General de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y se dictan  otras 
disposiciones”  se asignaron como funciones del Grupo Interno de Trabajo de Gestión 
de Talento Humano, derivado de la función contenida en el Decreto 4085 de 2011, 
entre otras, la de controlar las actividades relacionadas con la gestión del pago 
oportuno de la nómina, prestaciones sociales y liquidaciones de los servidores 
públicos de la Agencia.  
 
Con el fin de dar cumplimiento a las funciones asignadas, mediante los Decretos 
4086 de 2011, Decreto 510 de 2012, Decreto 1459 de 2013, Decreto 916 de 2017,  
Decreto 2271 de 2019  y Decreto s 1244 de 2021  y 1245 de 2021 , se crearo n y 
modificaron los cargos de la planta de personal, para lo cual en la actualidad la 
Entidad cuenta con la siguiente planta de personal:  
Directivo  Jefe de 
Oficina  Experto  Gestor  Analista  Técnico  Total  
7 4 63 85 31 33 223 
  
Es así como , para llevar a cabo el pago oportuno de la nómina, prestaciones sociales 
y liquidaciones de los servidores públicos de la Agencia , la Entidad utiliza un 
software de nómina.  
 
1 Por el cual se modifican parcialmente las funciones y estructura de la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Def ensa Jurídica 
del Estado   
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Que en el mercado existen diversas empresas  que prestan el servicio de software 
de nómina, sin embargo, el título 17 del Decreto 1083 de 20152, establece los criterios 
y directrices para la operación del Sistema de Gestión de Información Administrativa 
del Sector Público, es decir, del Sistema de Información y Gestión del Empleo 
Público – SIGEP. De conformidad con el artículo 2.2.17.2  del citado decreto, éste 
aplica a todos los organismos y entidades de las ramas del poder Público, tanto de 
los órdenes nacional, departamental, distrital y municipal , independientemente del 
régimen jurídico que se les aplique.  
 
Considerando que el Departamento Administrativo de la Función Pública – (DAFP), 
en el marco del proyecto SIGEP administrado por el PNUD implementó por medio 
de Meta4 S.A. y Heinsohn S.A. una so lución informática y desde el año 2010, adelanta 
la estrategia de despliegue que tiene por objetivo cubrir todas las entidades de la 
administración pública nacional, y cuyo licenciamiento a perpetuidad fue adquirido 
por el Estado colombiano de conformidad con el artículo 2.2.17.9 del Decreto 1083 
de 2015 el cual dispone:  
 
“(…) Licenciamiento: El licenciamiento para la operación del SIGEP fue adquirido por 
el Estado colombiano y cubre todas las entidades y organismos que integran el sector 
público, independientemente de su régimen jurídico. En consecuencia, las 
instituciones que se vinculen al Sistema no correrán con costos de uso y/o 
licenciamiento.  
 
Sin perjuicio de lo señalado en el inciso anterior, las instituciones públicas deberán 
contar con lo s requerimientos técnicos necesarios para operar el Sistema, de acuerdo 
con las especificaciones que establezca el Departamento Administrativo de la 
Función Pública .” 
 
Para la construcción del SIGEP, el Gobierno Colombiano y el PNUD suscribieron 
“Acuerdo B ásico de Cooperación ” el 29 de mayo de 1974. Bajo los términos de dicho 
Acuerdo convinieron en la realización de un Programa de Apoyo al proyecto 
PNUD/00042566 “Programa de Renovación de la Administración Pública”.  Con base 
en lo anterior, se suscribió el convenio No SUB 0000002493, entre PNUD y la Unión 
Temporal META4 -HEINSOHN S.A. integrada por META4 SPAIN S.A. y HEINSOHN S.A. 
con fecha 21 de noviembre de 2007 cuyo objeto es “ADQUISICIÓN,  INSTALACIÓN Y 
PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO 
PUBLICO (SIGEP) PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN 
PÚBLICA.”    
  
La cobertura del sistema se encuentra prevista en el artículo 18 de la Ley 489 de 
19983, la cual crea el Sistema General de Información Admini strativa del Sector 
Público y le señala al Departamento Administrativo de la Función Pública la 
responsabilidad en su implementación y dirección; en la Ley 909 de 2004 se 
 
2 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.  
3 Por la cual se dictan normas sobre la organización  y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, 
principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la  Cons titución Política 
y se dictan otras disposiciones.  
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reorganiza el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público y lo 
define como el instrumento que promoverá la planeación, el desarrollo y la gestión 
de la Función Pública, determina los subsistemas que lo componen y establece que 
cubrirá a todos los organismos y entidades de las tres Ramas del Poder Público, 
organismos de  control, organización electoral y organismos autónomos en los 
órdenes nacional, departamental, distrital y municipal.  
 
Finalmente, el Decreto 2842 de 2010 , compilado por el Decreto 1083 de 2015,  
determinó que el Sistema General de Información Administrat iva del Sector Público 
de que trata la Ley 909 de 2004, en adelante se denominará Sistema de Información 
y Gestión del Empleo Público – SIGEP y establece medidas con el fin de lograr la 
implementación de este sistema de nómina en todas las entidades del or den 
nacional.    
 
Sobre el particular, se precisa que el sistema SIGEP, es una adaptación de una 
herramienta comercial denominada PeopleNet o conjunto de módulos de software 
de Nómina y Gestión de Recursos Humanos de la cual es propietario META4 SPAIN 
S.A., quien a su vez conformó con la sociedad HEINSOHN HGS S.A. la unión temporal 
encargada de implementar la solución informática a las necesidades del 
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).   
 
La Unión Temporal, hizo entrega al Departamento  Administrativo de la Función 
Pública (DAFP) del Licenciamiento a perpetuidad de las licencias de uso del sistema, 
de los componentes y de las herramientas, para la operatividad del sistema SIGEP, 
para ser utilizado en las instituciones del Estado que lo r equieran.  
 
De esta manera, Heinsohn Human Global Solutions S.A.S. es distribuidor exclusivo 
en los servicios de implementación del Software de Gestión de Recursos Humanos 
PeopleNet para el gobierno colombiano, de propiedad intelectual e industrial de 
Meta4 Spain S.A., de conformidad con el certificado del registro mercantil número 
00019318 para el contrato de agencia comercial otorgado por Meta4 S.A. radicado en 
la Cámara de Comercio de Bogotá, el cual en su numeral 2b.  dispone:  
 
“Nombramiento como Agente Exclusivo: el Proveedor nombra a HEINSOHN 
HGS S.A. distribuidor exclusivo para Entidades Estatales en el territorio 
colombiano, para implantar el Software del Proveedor en usuarios finales en 
el cumplimiento de las obligaciones de  comercialización que le incumben en 
virtud del presente contrato. Este nombramiento no autoriza a ningún uso del 
Software del Proveedor distinto del que se establece expresamente en el 
presente contrato, el Proveedor se reserva y mantiene para sí tanto el  
copyright como todos los demás derechos de propiedad intelectual e industrial 
sobre el Software del Proveedor.”   
 
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En atención a lo establecido por el Decreto 1082 de 20154 el cuál dispone en su 
artículo 2.2.1.2.1.4. 8:  
 “Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente 
una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los 
derechos de propiedad industrial o de los derechos de au tor, o por ser 
proveedor exclusivo en el territorio nacional, estas circunstancias deben 
constar en el estudio previo que soporta la contratación.”    
 
El Decreto 108 3 de 2015 en el artículo 2.2.1 7.7 establece como responsabilidades  
para las entidades sujetas del mismo, la correcta operación, registro, actualización 
y gestión de la información a incluir , velando por  que la misma se opere, registre, 
actualice y gestione de manera oportuna, veraz y confiable.   
 
Con esta perspectiva en el año 2019, la Agencia  suscribió el contrato No. 113 -2019 
con el contratista HEINSOHN HUMAN GLOBAL SOLUTIONS S.A.S, cuyo objeto es 
“Prestar los servicios de implementación, alojamiento, soporte, apoyo y 
mantenimiento del módulo de nómina del Sistema de In formación y Gestión de 
Empleo Público (SIGEP) para la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ”; 
dicho contrato fue adicionado mediante otrosí  No. 1 del 14 de noviembre de 2019, 
por valor total  de TRESCIENTOS NUEVE MILLONES SEISCIENTOS DIECIOCHO MIL 
NOVECIENTOS PESOS ($309.618.900) y prorrogado hasta el 3 1 de diciembre de 2020.   
 
Posteriormente se firmó  el contrato 003 de 2021 el cual fue adicionado mediante 
otrosí 001 de 2021 hasta el 31 de julio de 2022, por un costo total de CIENTO SETENTA 
Y TRES MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL TRESCIENTO CUARENTA Y 
TRES PESOS ( $173.877. 340).  
 
El 30 de junio de 2022  se suscribió el contrato 078 de 2022, cuyo objeto fue “Prestar 
los servicios de soporte técnico y funcional extendido de los módulos del 
Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) instalados en la 
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado bajo la figura de bolsa de 
horas y el servicio de arrendamiento de la infraestructura para alojamiento 
del sistema.” , dicho contrato fue adicionado mediante otrosí No. 1  de 21 de 
diciembre de 2022 , en el cual se prorrog ó la ejecución hasta el 31 de marzo de 202 3.  
 
Posteriormente , se suscribió el otrosí No. 2 del 29 de diciembre de 2022 en el que 
se modificó  el valor total del contrato en CUARENTA Y UN MILLONES OCHO MIL 
DOSCIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE  ($41.008.280),  IVA in cluido .  
 
Los logros obtenidos en el proceso de elaboración y liquidación de nómina  son 
gracias al aprendizaje continuo de la solución informática actual, trabajo 
desarrollado desde la vigencia 2019 y que consistió en la ejecución de tres (3) fases, 
así: 
 
 
4 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación 
Nacional  
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FASE I:  
 
• Servicios de planeación de proyecto .   
• Diagnóstico de la situación actual de la entidad .  
• Especificación funcional de los requerimientos de la nómina de la Entidad .   
• Análisis y diseño .   
• Capacitación funcional para la carga de información al SIGEP .   
• Entrega de estructuras para la extracción de dato s.  
• Diseño de casos y escenarios de prueba.  
   
FASE II  
 
• Instalación del sistema SIGEP.  
• Capacitación en nómina.  
• Configuración del sistema SIGEP.  
• Pruebas.  
• Paralelos.  
 
FASE III 
 
• Consolidación del sistema  
• Adaptación del sistema y parametrización a nuevas normas  
• Generación de reportes a la medida  
• Retroalimentación permanente en el uso del  sistema  
 
 
Así mismo, se realizaron los ajustes al software según las especificaciones 
requerida s por la Entidad, se corrigieron los errores identificados en la fase de 
instalación y pruebas, y se logró la capacitación suficiente a los diferentes usuarios 
de la aplicación, hasta llegar en la actualidad a una etapa de acoplamiento y 
normalización del software de forma exitosa, labor que no ha sido fácil dadas las 
implicaciones que conlleva la implementación, parametrización y manejo de un 
nuevo sistema.  
  
De acuerdo con lo anterior, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, 
posee una curva d e aprendizaje importante que le permite suplir las necesidades en 
materia de liquidación de nómina sin que esta actividad sufra traumatismos que 
afecten su cumplimiento mensual, generando valores agregados los cuales podemos 
resumir así:  
 
• Entorno de fácil uso, gráfico y de tipo web.  
• Interacción con  Múltiples funcionalidades, como elaboración de 
comprobantes electrónicos de pago, cálculo de prestaciones sociales, 
parafiscales, de retención en la fuente, pago de aportes seguridad social, 
entre otros.  
• Herramientas de oficina que permiten una exportación automática a Excel, 
Acrobat (PDF) y Word de los informes más utilizados.  
• Tener conectividad hacia el aplicativo de una manera gráfica y desde 
cualquier equipo o sitio donde el usuario no le implique inst alar un cliente.  
• Permitir realizar informes y reportes de una manera fácil y amigable.  
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• Proceso dinámico donde se pueden controlar los usuarios  
• Proceso alineado con el sistema contable de pagos del Sistema Integrado 
de Información Financiera - SIIF Nación.  
• Portal de consulta para los funcionarios, donde los usuarios que 
corresponden a todos los servidores  pueden desde cualquier lugar, 
descargar sus certificaciones laborales, los desprendibles de nómina y 
certificados de retención anuales.  
• Organización de la planta de personal y novedades de los usuarios.  
• Agilidad en la extracción de reportes necesarios pa ra la obtención de 
informes inherentes a la nómina, sus proyecciones y planta de personal.  
 
Estas funcionalidades con las que cuenta este software de nómina han permitido 
disminuir los tiempos de procesamiento de la nómina, apoyar un proceso adicional 
como lo es el contable, donde antes tenían que organizarse manualmente bases de 
datos compatibles con el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación 
a efectos de poder procesar la nómina en este aplicativo.  
 
En ejecución de dicho s contrato s desde la vigencia 2019 a l 31 de julio de 202 2, se ha 
obtenido  una curva de aprendizaje e interacción sumamente importante entre la 
Entidad y contratista HEINSOHN HUMAN GLOBAL SOLUTIONS S.A.S, gracias al 
software de nómina utilizado y la parametrización del mó dulo de nómina del 
Sistema de Información y Gestión de Empleo Público de los servidores de la Agencia 
Nacional De Defensa Jurídica del Estado , de conformidad con los requerimientos y 
necesidades propias, constituyéndose en una solución informática que ha l ogrado 
maximizar la productividad, asegurar eficiencia en la operación, reducir errores y 
aliviar cargas de trabajo de los funcionarios responsables de consolidar y registrar 
adecuadamente la nómina de personal.  
 
Durante  la vigencia del contrato 078 de  2022, se ha logrado estabilizar el proceso 
de nómina garantizando una buena liquidación de esta, conforme a las ultimas 
disposiciones legales y actualizaciones en temas tributarios y de seguridad social, 
de tal forma que la entidad pueda cumplir con los plazo s establecidos para el 
reconocimiento de nómina, prestaciones sociales, aportes de seguridad social, 
parafiscales y auxilio de cesantías.  
 
Por las  razones planteada s con anterioridad , se hace necesario adelantar el presente 
proceso de contratación bajo la modalidad “contratación directa”, soportada en el 
certificado de Agencia Comercial expedida por la Cámara de Comercio de Bogotá 
mediante el cual se soporta que la empresa HEINSOHN HGS S.A. es agente exclusivo  
del proveedor META4 SPAIN S.A. para Entidades Estatales en el territorio 
colombiano, con derecho a proveer servicios al cliente y/o servicios de 
implementación de software del proveedor o de terceros, para el mercado objetivo 
dentro del territorio c olombiano . 
 
Se requiere realizar esta contratación con el mismo proveedor de servicios, con el 
fin de garantizar que el esfuerzo y recursos que se invirtieron implementando la 
solución no se desaprovechen y por el contrario capitalizar la curva de aprendiz aje 
que se ha desarrollado hasta ahora, la cual incluyó , como se enunció anteriormente, 
el proceso de migración de datos y su revisión, capacitación en el manejo del 
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software para el proceso de liquidación de nómina, construcción de una 
parametrización esp ecífica para la Agencia Nacional de Defensa Jurídica el Estado , 
de acuerdo con sus particularidades, manejo de reportes, proyecciones y provisiones 
confiables, que sirven de soporte para la formulación de políticas, y la toma de 
decisiones; adicionalmente por parte de la Agencia, se generó un conocimiento y 
aprendizaje en el aplicativo web  para el procesamiento de la nómina.  
 
En consecuencia, se evidencia la necesidad de garantizar la continuidad en el 
cumplimiento de las funciones legales asignadas a la S ecretaría General y al Grupo 
Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano, realizando de manera continua 
el procedimiento de nómina, para que así todas las actividades asociadas al mismo 
tales como:  (i) inclusión de novedades, (ii) reportes financieros, (iii) liquidaciones a 
terceros, (iv) pago oportuno de la nómina y (v) demás servicios inherentes a este 
proceso ; se efectúen de manera eficiente y eficaz a través del módulo de nómina 
del SIGEP con los mejores estándares de confiabili dad.  
 
El sistema actual de nómina tiene un costo mensual por alojamiento, lo cual deberá 
incluir tanto la disposición de la infraestructura tecnológica en la nube debidamente 
licenciada para el alojamiento del sistema  como la administración de dicha 
infraestructura.  
 
Este servicio de alojamiento es requerido , toda vez que , como parte de la 
implementación del Software de Gestión de Recursos Humanos PeopleNet para la 
Entidad, se realizó un análisis de capacidad de cómputo y de licenciamiento , en el 
cual se  determin ó que la Entidad no cuenta con el personal profesional que 
administre una solución de tipo ORACLE, y no cuenta con una plataforma de copia 
de seguridad especializada en  motor de base de datos ORACLE  para salvaguardar la 
información del nuevo sistem a de nómina, por lo anterior  es necesario utilizar el 
esquema de servicio en la nube .  
 
Un esquema en la nube permite contar con un especialista que administre, actualice 
e informe del monitoreo de seguridad a los eventos de la plataforma ORACLE , 
asimismo permite  contar con un plan de contingencia el cual debe estar 
documentado con la recuperación en caso de desastre además de garantizar la 
solución de fallas del sistema y realización de los ciclos de restauración por solicitud 
de la entidad. Ademá s de lo anterior la Entidad contar á con un ambiente tecnológico, 
de producción  y otro de pruebas de acuerdo con  los cambios solicitados por la 
Entidad o por el Estado.  
 
Por otra parte, el uso del esquema en la nube en mención  le permitirá a la Entidad 
simplificar y reducir los costos de compra de equipo servidor, licencias, 
administración, operación, seguridad en la información y soporte de Tecnologías de 
la Información  especializad a. 
 
Adicional se requiere contar con el soporte, apoyo y mantenimiento del módulo de 
nómina del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público (SIGEP), esto con 
el fin de incluir cualquier tipo de requerimiento con respecto a la nómina y al 
aplicativo SIGE P, entre otros, nuevos desarrollos, reportes, desarrollo de nuevas 
funcionalidades, soporte presencial a la liquidación de la nómina, revisión de casos 
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especiales, revisión y ajuste de información, capacitación a nuevo personal, etc.  
 
Así las cosas, se tie ne previsto que la nueva contratación tenga un plazo de ejecución 
de 8 meses, contados a partir de  la suscripción del acta de inicio , para  garantizar en 
forma ininterrumpida este importante servicio, y no incurrir en costos adicionales, 
incumplimiento en e l pago de la nómina, riesgos, demoras, y demás inconvenientes 
técnicos, administrativos y funcionales que se presentarían al contratar otra 
solución.  
 
La presente contratación se encuentra contemplada en el Plan Anual de 
Adquisiciones para el año 202 3 identificado con el Rubro Presupuestal  
FUENTE DE LOS 
RECURSOS  RUBRO  OBJETO  
FUNCIONAMIENTO  A-02-02-02-007-003 
servicios de arrendamiento o 
alquiler sin operario  24. Prestación de servicios de soporte técnico y 
funcional para los módulos del Sistema de 
Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) 
instalados en la Agencia Nacional de Defensa 
Jurídica del Estado.  
FUNCIONAMIENTO  A-02-02-02-008-003 otros 
servicios profesionales, 
científicos y técnicos  24. Prestación de servicios de soporte técnico y 
funcional para los módulos del Sistema de 
Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) 
instalados en la Agencia Nacional de Defensa 
Jurídica del Estado.  
 
 
2. DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACIÓN  DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS 
ESPECIFICACIONES ESENCIALES  
 
2.1 OBJETO  
 
Prestación de servicios de soporte técnico y funcional para los módulos del Sistema 
de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) instalados en la Agencia 
Nacional de Defensa Jurídi ca del Estado.  
 
2.2 OBLIGACIONES  DE LAS PARTES  
 
2.2.1  OBLIGACIONES ESPEC ÍFICAS DEL CONTRATISTA  
Las obligaciones específicas que conllevan la ejecución del objeto contractual son 
las que se señalan a continuación:  
 
1. Efectuar el análisis de la información suministrada en la especificación 
funcional, revisión de reglas de cálculo con base en la normatividad vigente, 
junto con la revisión del cumplimiento de la ley 2277 de 2022 “Por medio de 
la cual se adopta una reforma tributaria para la igualdad y la justicia social y 
se dictan otras disposiciones.” y demás legislación en temas aplicables  a la 
nómina de la entidad.  
2. Prestar el servicio de alojamiento web y operación del softwar e SIGEP que 
incluye la disponibilidad de la plataforma en la nube de Oracle, c opias de 
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respaldo y custodia por el término del contrato , actualización de versiones, 
monitoreo y mantenimiento de la infraestructura . 
3. Prestar el servicio de acompañamiento para revisión de liquidación de 
novedades mensuales en el sistema, generación de reportes y ajuste de datos . 
Actualización del aplicativo de acuerdo con las actualizaciones enviadas por 
el fabricante, pruebas y ajustes técnicos de dichas actualizaciones.  
4. Apoyar  de manera presencial técnica o funcionalmente, a los funcionarios de 
la Entidad en las fechas críticas en la generación de la nómina, de acuerdo 
con la solicitud del supervisor del contrato.  
5. Brindar l a atención y corrección de las incidencias causadas por  errores del 
sistema generados por modificaciones o actualizaciones solicitadas en 
desarrollo del presente contrato, errores de uso, o errores de datos generadas 
en el sistema, según el tiempo dimensionado.  
6. Cumplir con todas y cada una de las funcionalidad es, políticas, necesidades 
y requerimientos de la Agencia  para el pago de la nómina, acorde con las 
necesidades y requerimientos de la entidad.  
7. En el caso de un nuevo requerimiento se usará la bolsa de horas para 
desarrollos o creación de reportes no contenidos en el SIGEP ni en las 
actualizaciones, dimensionando los tiempos y con la debida aprobación del 
supervisor del contrato.  
8. Cumplir y garantizar las demás actividades relacionadas en la oferta de 
servicios presentada, documentos que hacen parte int egral de la presente 
contratación.  
 
2.2.2 . OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA  
1. Garantizar que durante toda la ejecución del contrato se cumplan con las 
especificaciones técnicas, de experiencia y demás requisitos contenidos en el 
estudio previo.  
2. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas del presente contrato, y 
de la ejecución de este , de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, 
la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y demás normas reglamentarias.  
3. Responder por la calid ad del servicio.  
4. Mantener informado al supervisor del contrato sobre el desarrollo de las 
actividades puestas bajo su responsabilidad.  
5. Desarrollar el objeto del contrato acorde con lo establecido en el artículo 5 de 
la Ley 80 de 1993 y con las condiciones técnicas exigidas en el presente 
documento.  
6. Dar cumplimiento a lo establecido en los estudios previos y a la propuesta del 
contratista, documentos que hacen parte integral del contrato.  
7. Ejecutar el objeto del presente contrato, disponiendo de suficiente capacidad 
técnica y administrativa.  
8. Acreditar mediante certificación el pago de aportes de seguridad social y aportes 
parafiscales , expedida por el revisor fiscal de la empresa o el Representante 
Legal de la misma, en cumplimiento del artículo 5 0 de la Ley 789 de 2002 y 
artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.  
9. Efectuar los aportes en tiempo al sistema de seguridad social integral.  
10. Cumplir las políticas, responsabilidades y normas de Seguridad y Salud en el 
Trabajo dispuestas por la Agencia.  
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11. Mantener  estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca 
por causa o con ocasión del contrato.  
12. Cumplir con los plazos establecidos en el contrato, de conformidad con la 
propuesta presentada para la suscripción de este . 
13. Abstenerse de dar información a los medios de comunicación salvo autorización 
escrita del supervisor del contrato y en general, no d ivulgar la información que 
le sea suministrada por el supervisor del contrato o que conozca en desarrollo 
del objeto contractual, sin consentimiento previo por parte del supervisor.  
14. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evita ndo 
dilaciones y trabas que puedan presentarse, en general se obliga a cumplir con 
lo establecido en la Ley 80 de 1993.  
15. Informar oportunamente de cualquier petición o amenaza de quien, actuando 
por fuera de la ley, pretenda obligarlo a hacer u omitir algú n acto, de tal forma 
que se afecten los intereses de la Agencia.  
16. Adelantar los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución del contrato 
dentro de los plazos establecidos.  
17. El contratista se compromete a cumplir con las obligaciones y trámites 
pertinentes como proveedor de la plataforma SECOP II.  
18. Reportar y publicar dentro de los términos establecidos la declaración de bienes, 
rentas y el registro de los conflictos de intereses en el Sistema de Información 
y Gestión del Empleo Público – SIGEP -, o en el aplicativo que lo reemplace, de 
conformidad con la Ley 2013 de 2019 y demás normas aplicables. El contratista 
deberá entregar evidencia de dicho reporte al momento de suscribir el contrato  
y mantener dicha información actualizada .  
19. Cumplir  las demás actividades relacionadas con el objeto del contrato que sean 
acordadas con el supervisor.  
 
2.2.3. OBLIGACIONES DE LA AGENCIA  
Las obligaciones de la Agencia serán las siguientes:  
1. Ejercer el respectivo control en el cumplimiento del objeto del c ontrato y expedir 
el certificado de cumplimiento a satisfacción.  
2. Rechazar o devolver los elementos cuando no cumplan con las especificaciones 
técnicas requeridas con el fin que sean realizados nuevamente por el contratista 
sin costo para la Agencia.  
3. Pagar el valor del contrato de acuerdo con los términos establecidos.  
4. Prestar su colaboración para el cumplimiento de las obligaciones del 
CONTRATISTA.  
5. Brindar al CONTRATISTA los medios para que conozca los lineamientos y 
políticas del Sistema de Gestión de Calidad y del Sistema de Gestión 
Documental.  
  
 
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN  
 
La modalidad de selección pertinente para contratar corresponde a  Contratación 
Directa  y la causal que se i nvoca para contratar directamente es la siguiente:  
 
 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN 
DIRECTA  
 
 
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☐ Urgencia manifiesta.   
 
☐ Contratación de empréstitos.  
 
☐ Convenios o c ontratos interadministrativos.   
 
☐ Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.  
 
☒ Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado .  
 
☐ Arrendamiento o adquisición de bienes inmuebles.  
 
☐ Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la 
ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas 
personas naturales.  
 
3.1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN  
 
La selección del contratista se da por la modalidad de contratación directa, de 
acuerdo con lo señalado en el literal g) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 
de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del D ecreto 1082 de 2015 que señala: “ Se considera 
que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que 
puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad 
industrial o de los derechos de autor, o por ser pr oveedor exclusivo en el territorio 
nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la 
contratación ”. 
Por otro lado, Heinsohn Human Global Solutions  S.A.S.  es distribuidor exclusivo  para 
el gobierno colombiano  del SOFTWARE DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 
PEOPLENET, de propiedad intelectual e industrial de META4 SPAIN S.A., tal como 
consta en el certificado de fecha 1 de febrero de 2023  expedido por la Cámara de 
Comercio de Bogotá  
En dicho certificado se incluye el contrato de Agencia Comercial otorgado por Meta 
4 Spain S.A , e inscrito el 23 de diciembre de 2010 en la Cámara de Comercio a 
nombre de Heinsohn Human Global Solutions S.A ., el cual establece en su numeral 
2b: 
“Nombramiento como Agente Exclusivo: el Proveedor nombra a 
HEINSOHN  HGS S.A. distribuidor exclusivo para Ent idades Estatales en el 
territorio colombiano, para implantar el Software del Proveedor en usuarios 
finales en el cumplimiento de las obligaciones de comercialización que le 
incumben en virtud del presente contrato. Este nombramiento no autoriza a 
ningún us o del Software del Proveedor distinto del que se establece 
expresamente en el presente contrato, el Proveedor se reserva y mantiene para 
sí tanto el copyright como todos los demás derechos de propiedad intelectual 
e industrial sobre el Software del Proveed or.”  
 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN 
DIRECTA  
 
 
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Este caso se subsume dentro de la descripción legal contenida en las disposiciones 
citadas , toda vez que la persona jurídica cuenta con la exclusividad para brindar el 
soporte técnico y funcional de los módulos de Sistema de Información y Gestión del  
Empleo Público (SIGEP) . 
El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción colombiana y 
se rige por las normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, 
el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1082 de 2015, el Manual de Contratación, el 
Manual de Supervisión e Interventoría de la A gencia , las demás normas que la 
complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales 
que regulen el objeto del contrato.  
  
3.2 JUSTIFICACIÓN  
 
Se requiere la co ntratación de los servicios de soporte técnico y funcional extendido 
de los módulos del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) 
instalados en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado , bajo la figura de 
bolsa de horas y el servicio de arrendamiento de la infraestructura para alojamiento 
del sistema, con la empresa Heinsohn Human Global Solutions S.A.S, toda vez que 
la mencionada empresa es distribuidor exclusivo para el gobierno colombi ano del 
SOFTWARE DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS PEOPLENET, de propiedad 
intelectual e industrial de META4 SPAIN S.A.  
 
De acuerdo con lo señalado en el literal g numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 
2007, la modalidad de selección de contratación dire cta procede cuando no exista 
pluralidad de oferentes en el mercado, y de conformidad con el Artículo 2.2.1.2.1.4.8., 
del Decreto 1082 de 2015 “Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando 
existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular 
de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser 
proveedor exclusivo en el territorio nacional”.  
 
Así las cosas, se deja plena constancia que la presente contratación se subsume 
dentro de la descripción legal contenida en el literal g numeral 4 del artículo 2 de la 
Ley 1150 de 2007 “Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes”.  
 
4. CRITERIOS PARA SELE CCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE   
 
Para efectos de la presente contratación y de acuerdo con lo señalado en el artículo 
2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015, no se utilizaron factores de escogencia y 
calificación, por cuanto la selecció n de la persona jurídica se realizó en atención a 
que la firma HEINSOHN HUMAN GLOBAL SOLUTIONS S.A.S, es el único 
comercializador del SOFTWARE DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS PEOPLENET, 
de propiedad intelectual e industrial de META4 SPAIN S.A, software que permite 
satisfacer la actual necesidad de la Entidad.  
 
De acuerdo con lo señalado en el literal g numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 
2007, la modalidad de selección de contratación directa procede cuando no exista 
pluralidad de oferentes en el mercado, y de conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.4.8., 
del Decreto 1082 de 2015 “Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando 
 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN 
DIRECTA  
 
 
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existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular 
de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser 
proveedor exclusivo en el territorio nacional”.  
 
Para efectos de determinar el criterio de selección del contratista, se han definido 
y verificado las características y condiciones objetivas que permitieron demostrar la 
procedencia de la causal de contratación direc ta así:  
 
• Para la presente contratación se tienen como criterios objetivos de selección 
las disposiciones legales que regulan la materia, artículo 2.2.1.2.1.4.8 del 
Decreto 1082 de 2015, literal g) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 
2007.  
 
• Se ve rificó la documentación presentada por la firma HEINSOHN HUMAN 
GLOBAL SOLUTIONS S.A.S., a fin de dejar constancia en el presente estudio 
previo que no existe pluralidad de oferentes respecto del objeto de la 
contratación por ser distribuidor exclusivo para  Colombia dado que dicha 
empresa es distribuidor exclusivo para el gobierno colombiano del SOFTWARE 
DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS PEOPLENET, de propiedad intelectual e 
industrial de META4 SPAIN S.A., tal como consta en el certificado de Agente 
Comercial E xclusivo anexo a este estudio  previo expedido por la Cámara de 
Comercio de Bogotá de fecha 1 de febrero de 2023.   
 
5. JUSTIFICACIÓN VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO    
 
Para determinar el presupuesto requerido para contratar el servicio del software de 
nómina se tomaron los valores referenciados en la cotización presentada por 
HEINSOHN HGS -HUMAN GLOBAL SOLUTIONS.   
El valor estimado del contrato es hasta por la suma de CUARENTA Y SEIS MILLONES 
CUATROCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($ 46.452.080 ), 
incluido IVA y todos los costos directos e indirectos requeridos para la correcta 
ejecución del contrato, discriminados así:  
 
A. SERVICIOS BOLSA DE HORAS 20 23     
 
Se tiene proyectad o un valor total de  VEINTE MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA 
Y SEIS MIL PESOS  ($ 20.486.000 ) M/CTE incluido IVA, correspondiente a un valor 
unitario por hora de DOSCIENTOS TRECE MIL CUATROCIENTOS  PESOS ( $ 213.400 ) 
M/CTE . 
 
B. ALOJAMIENTO ADMINISTRADO DE LA NÓMINA SIGEP     
 
Se proyecta para el año 2023, un valor total de hasta VEINTICINCO MILLONES 
NOVECIENTOS SESENTA Y SEIS MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($ 25.966.080 ) incluido 
IVA y demás impuestos a que haya lugar, a  razón de TRES MILLONES DOSCIENTOS 
CUARENTA Y CINCO MIL SETECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE . ($3. 245.760)  
mensuales.   
 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN 
DIRECTA  
 
 
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6. MATRIZ DE RIESGO  
 
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el 
numeral 6 del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 y el Manual para la 
identificación y cobertura del Riesgo expedido por la Agencia Nacional de 
Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, la Coordinación Grupo de Gestión 
de Talento Humano de la Secretaría General en coordinación con el Grupo de Gestión 
Contractual llevó a cabo el análisis o matriz de riesgos previsibles.  
 
7. GARANTÍAS  
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 
1082 de 2015, el CONTRATISTA garantizará el cumplimiento de las obligaciones 
surgidas a favor de la AGENCIA  NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO , con 
ocasión de la ejecución del contrato y de su liquidación, a través de cualquiera de 
los mecanismos de cobertura del riesgo señalados en el Artículo 2.2.1.2.3.1.2 del 
Decreto 1082 de 2015 (contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio 
autónomo o ga rantía bancaria). La garantía de cumplimiento de las obligaciones 
cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o 
contractuales del CONTRATISTA. El contratista deberá constituir garantía única que 
cubra los siguientes ampa ros: 
 
8. RELACIÓN ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA PLANEACIÓN 
INSTITUCIONAL  
 
Para la vigencia 2023, se contempló que la contratación contribuye con el objetivo 
estratégico de: “Gestionar Conocimiento Estratégico para la Defensa Jurídica del 
Estado y Fortalecer la cultura organizacional y la mejora continua en la Enti dad.” 
9. INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA ESTÁ COBIJADA POR UN 
ACUERDO COMERCIAL EN LOS TÉRMINOS DEL NUMERAL 8 DEL ARTÍCULO 
2.2.1.1.2.1.1.  DEL DECRETO 1082 DE 2015   
 Riesgo  Porcentaje  Vigencia  
Cumplimiento  20% Desde la fecha de suscripción del 
contrato, por el plazo de ejecución y 
seis (6) meses más.  
Calidad  del 
servicio  20% Desde la fecha de suscripción del 
contrato, por el plazo de ejecución y 
seis (6) meses más.  
Pago de salarios, 
prestaciones 
sociales e 
indemnizaciones 
laborales  5% Desde la fecha de suscripción del 
contrato, por el plazo de ejecución y 
tres (3) años más.  
 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN 
DIRECTA  
 
 
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Por tratarse de una contratación mediante la modalidad directa, según lo dispuesto 
en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 , no le aplican las obligaciones previstas en 
los acuerdos internacionales, por lo tanto,  no se requiere establecer si  el objeto a 
contratar está o no cubierto por dichos acuerdos  
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN  
 
10. PLAZO DE EJECUCIÓN   
 
El plazo de ejecución del contrato será hasta el treinta (30) de noviembre de 2023 
contado a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y 
ejecución del mismo.  
 
11. VALOR Y FORMA DE PAGO  
 
El valor total del contrato será por la suma de CUARENTA Y SEIS MILLONES 
CUATROCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($ 46.452.080), 
incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar  y todos los costos directos e 
indirectos requeridos para la correcta ejecución del contrato  suma que la Agencia 
cancelará de la siguiente manera:  
 
ALOJAMIENTO ADMINISTRADO DE LA NÓMINA SIGEP  
   
1. Ocho (8) mensualidades iguales  vencidas a partir de la fecha de inicio del 
contrato,  cada una por la suma de TRES MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y 
CINCO MIL SETECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE . ($3.245.760),  incluidos los 
impuestos a que haya lugar; al vencimiento del periodo . 
 
SERVICIOS BOLSA DE HORAS 202 3 
     
2. Pagos mensuales de conformidad con las horas efectivamente prestadas y 
facturadas en el periodo correspondiente. Para tal efecto el valor de la hora 
efectivamente prestada es por la suma de DOSCIENTOS TRECE MIL 
CUATROCIENTOS PESOS M/CTE  ($213.400 ), incluid o IVA y los impuestos a que 
haya lugar, previo el recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, 
hasta completar la suma de VEINTE MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y 
SEIS MIL PESOS ($ 20.486.000) M/CTE  incluido IVA  y los demás impuestos a que 
haya lugar . 
  
En el evento de que al vencimiento del plazo del contrato no se haya ejecutado la 
totalidad de recursos dispuesto para el servicio de BOLSA DE HORAS 2023, las 
sumas no ejecutadas serán liberadas.  
 
Para cada pago, EL CONTRATISTA deberá presentar solicitud de pago o factura según 
sea el caso, el informe de actividades, el recibo a satisfacción expedido por el 
supervisor del contrato, así como certificación expedida por el revisor fiscal del pago  
de los aportes al sistema de seguridad social en Salud, Pensión y ARL de 
conformidad con la normatividad legal vigente.  
 
 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN 
DIRECTA  
 
 
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12. PRODUCTOS /INFORMES  
 
Ocho (08) informes correspondientes al servicio de alojamiento mensual  o fracción , 
en razón a cada uno de los pag os realizados, en los cuales describa las actividades 
desarrolladas en el formato establecido por el supervisor.  
 
Un informe mensual, correspondiente a la ejecución de la bolsa de horas del servicio 
de soporte y mantenimiento.  
 
13. RUBRO PRESUPUESTAL AFECTADO   
 
El contrato se cancelará con cargo a los recursos para la vigencia fiscal de 2023, 
Rubro s Presupuestal es A-02-02-02-007-003 servicios de arrendamiento o alquiler 
sin operario y A -02-02-02-008-003 otros servicios profesionales, cient íficos y 
técnicos . 
 
14. SUPERVISIÓN  
 
La Supervisión del presente contrato será ejercida por la persona que el secretario 
general designe mediante documento de designación. En el caso de ausencia de la 
persona designada, la supervisión la ejercerá el funcionario que haga sus veces.  
 
Para esos efectos, el supervisor estará sujeto a lo dispuesto en el numeral 1 del 
artículo 4 y numeral 1 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la 
Ley 1952 de 2019 , la Ley 1474 de 2011, el Manual de Cont ratación , Manual de   
Supervisión e Interventoría de la Agencia  y las demás normas establecidas sobre la 
materia.  
 
15. LUGAR DE EJECUCIÓN Y DOMICILIO CONTRACTUAL  
 
Las actividades se desarrollarán en la ciudad de Bogotá D.C. El domicilio contractual 
es la ciudad de Bogotá D.C.  
 
16. LISTA DE DOCUMENTOS ANEXOS   
 
Para adelantar la contratación se anexa al presente estudio: matriz de riesgos y 
análisis del sector los cuales forman parte integral del mismo.  
 
 
17.  ANÁLISIS DEL SECTOR   
 
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, 
se deja constancia que se realizó el análisis del  sector por parte de la Agencia . 
 
 Firmado: LISSETTE CECILIA CERVANTES MARTELO
 2023.03.17 15:09:26 COT Paginas: 16
 Dependencia:  GRUPO INTERNO DE GESTION DE TALENTO HUMANO
 ANÁLISIS ECONÓMICO D EL SECTOR  PARA  
CONTRATACIÓN DIRECTA  
 
 
   GC-F-30 V0                                     Página 1 de 4 
  
 
OBJETO A CONTRATAR:  
 
Prestación de servicios de soporte técnico y funcional para los módulos del Sistema de Información 
y Gestión del Empleo Público (SIGEP) instalados en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del 
Estado.  
 
NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN : 
 
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado - ANDJE tiene como objeto principal y 
fundamental conforme lo señala el Decreto 4085 de 2011 “ el diseño de  estrategias, planes y 
acciones   dirigidas a dar cumplimiento a las políticas de defensa Jurídica de la   Nación   y del Estado 
definidas   por el Gobierno Nacional; la formulación, evaluación y difusión de las políticas en materia 
de prevención de las conduc tas antijurídicas por parte   de servidores y entidades públicas, del daño 
antijurídico y la extensión de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución de las acciones 
que aseguren la adecuada implementación de las mismas para la defensa de los inte reses litigiosos 
de la Nación ”. 
 
Con el fin de dar cumplimiento a las funciones asignadas, mediante los Decretos 4086 de 2011, 
Decreto 510 de 2012, Decreto 1459 de 2013, Decreto 916 de 2017, Decreto 2271 de 2019 y Decretos 
1244 de 2021 y 1245 de 2021, se crearon y modificaron los cargos de la planta de personal, para lo 
cual en la actualidad la Entidad cuenta con la siguiente planta de personal:  
 
Directivo  Jefe de 
Oficina  Experto  Gestor  Analista  Técnico  Total  
8 4 63 84 31 33 223 
 
De conformidad con el artículo 18 numeral 4º de la Ley 909 de 2004, es responsabilidad del 
Departamento Administrativo de la Función Pública el diseño, dirección e implementación del 
Sistema General de Información Administrativa, quien debe velar por su ad ecuada coordinación 
con los organismos competentes en los sistemas de información.  
 
En atención a lo anterior, se crea el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP),  
el cual se encuentra regulado por el Decreto 1083 de 2015.  
 
El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP),  está dirigido a todos los 
organismos y entidades del sector público de las ramas del poder público, organismos de control, 
organismos autónomos, entidades u organismos que pertenezcan al sector público e ntre otros, 
independientemente del régimen jurídico que les aplique1.   
 
Sobre el particular, se precisa  que el sistema SIGEP, es la adaptación de una herramienta comercial 
denominada PeopleNet , que se refiere a un conjunto de módulos de software de nómina y gestión 
de recursos humanos de los cual es propietario META4 SPAIN S.A., quien a su vez conformó con la 
 
1 Es importante señalar que el Sistema SIGEP, es una adaptación del Software Peoplenet, correspondiente a un conjunto de módulo s de 
Nómina y Gestión de Recursos Humanos, de la cual es propietario META4 S.A.  
 ANÁLISIS ECONÓMICO D EL SECTOR  PARA  
CONTRATACIÓN DIRECTA  
 
 
   GC-F-30 V0                                     Página 2 de 4 
  
sociedad HEINSOHN HGS S.A. , la u nión temporal encargada de implementar la solución 
informática a las necesid ades del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).  
Por lo expuesto, la Entidad suscribirá el respectivo contrato a efectos de contar con las 
herramientas y desarrollos necesarios para asegurar la cabal operación del sistema y cumplir de 
esta forma con la obligación legal impuesta.  
.   
A. CONDICIONES DE IDONEIDAD  
 
Heinsohn Human Global Solutions S.A.S. es distribuidor exclusivo para el gobierno colombiano del 
software de gestión de recursos humanos  Peoplenet, de propiedad intelectual e industrial de 
META4 SPAIN S.A., tal como consta en el certificado de fecha 7 de abril de 2022 expedido por la 
Cámara de Comercio de Bogotá . 
 
En dicho certificado se incluye el contrato de Agencia Comercial otorgado por Meta 4 Spain S.A, 
escri to el 23 de diciembre de 2010 en la Cámara de Comercio a nombre de Heinsohn Human Global 
Solutions S.A, el cual establece en su numeral 2b:  
 
      “Nombramiento como Agente Exclusivo: el Proveedor nombra a HEINSOHN HGS S.A.  
distribuidor exclusivo para Enti dades Estatales en el territorio colombiano, para implantar el 
Software del Proveedor en usuarios finales en el cumplimiento de las obligaciones de  
comercialización que le incumben en virtud del presente contrato. Este nombramiento no  
autoriza a ningún uso  del Software del Proveedor distinto del que se establece expresamente 
en el presente contrato, el Proveedor se reserva y mantiene para sí tanto el copyright como 
todos los demás derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el Software del 
Proveedo r.” 
 
Este caso se subsume dentro de la descripción legal contenida en las disposiciones citadas  
pues la finalidad es un contrato de suscripción que debe ser prestado por una persona  
natural o jurídica que, en atención a su exclusividad, está en capacidad d e ejecutar el objeto.  
 
El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción colombiana y se rige  por las 
normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto  Ley 019 de 2012, el 
Decreto 1082 de 2015, el Manual de Contratación, el Manual de  Supervisión e Interventoría de la 
AGENCIA, las demás normas que la complementen,  modifiquen o reglamenten y por las normas 
civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato.  
 
B. CONDICIONES DE EXPERIENCIA  
 
Heinsohn HGS es una Empresa Colombiana especializada en tecnologías para nómina y talento 
humano, capitaliza el conocimiento adquirido durante más de  40 años desarrollando e Integrando 
Software para Gestión Administrativa y Financiera., cuenta  con una sólida infraestructura 
tecnológica y de  comunicaciones, y herramientas de última generación permanentemente 
actualizadas para el mejor desempeño del recurso humano.  
 
Actualmente presta servicios de soporte de nómina en importantes entidades de la administración 
pública nacional como el Minister io de Salud, Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General 
 ANÁLISIS ECONÓMICO D EL SECTOR  PARA  
CONTRATACIÓN DIRECTA  
 
 
   GC-F-30 V0                                     Página 3 de 4 
  
de la Nación, Agencia Nacional de tierras, Agencia de desarrollo rural, Ministerio de Agricultura, 
ministerio de Trabajo, Ministerio de Justicia, Superintendencia de servicios públicos y 
Supe rintendencia de Industria y Comercio, entre otras.  
 
C. ANÁLISIS DE CONTRATACIONES ANTERIORES   
 
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado  deberá mantener relación contractual con la 
empresa Heinsohn Human Global Solutions S.A,  toda vez que es el distribuidor exclusivo para el 
gobierno colombiano del software de gestión de recursos humanos .  
 
(En este punto se debe dar respuesta a las siguientes preguntas:  
 
1. ¿La entidad estatal ha contratado recientemente los bienes o servicio s requeridos? En caso 
afirmativo se deberá indicar:  
 
- No. de contrato 078-2022.  
  
- Modalidad de selección del contratista. Contratación directa . 
 
- Objeto del contrato. Prestar el servicio técnico y funcional para el soporte extendido de los        
módu los del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP)  instalados en la 
ANDJE bajo la figura de bolsa de horas.  
 
- Valor de los contratos y forma de pago : El valor total del contrato será por la suma de TREINTA Y 
TRES MILLONES OCHOCIENTOS NOVE NTA MIL PESOS M/CTE ($33.890.000), IVA incluido y demás 
impuestos a que haya lugar y todos los costos directos e indirectos requeridos para la correcta 
ejecución del contrato.   
 
• ALOJAMIENTO ADMINISTRADO DE LA NÓMINA SIGEP  
Cinco (05) mensualidades iguales vencidas a partir de la fecha de inicio del contrato, cada una por 
la suma de DOS MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y OCHO MIL PESOS M/CTE ($2.898.000), 
incluidos los impuestos a que haya lugar; al vencimiento del periodo.  
 
• SERVICIOS BOL SA DE HORAS 2022  
Pagos mensuales de conformidad con las horas efectivamente prestadas y facturadas en el periodo 
correspondiente. Para tal efecto el valor de la hora efectivamente prestada es por la suma de 
CIENTO NOVENTA Y CUATRO MIL PESOS M/CTE ($194.000 ), incluido IVA y los impuestos a que haya 
lugar, previo el recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, hasta completar la 
suma de DIECINUEVE MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ 19.400.000) incluido IVA 
y los demás impuestos a que haya lugar.  
 
2. ¿La necesidad fue satisfecha con la contratación anterior?). Si ha dado cumplimiento a l contrato 
de acuerdo con  lo establecido . 
 
D. TIPO DE REMUNERACIÓN  
 
EL pago del contrato se hará de la siguiente manera:  
 
 ANÁLISIS ECONÓMICO D EL SECTOR  PARA  
CONTRATACIÓN DIRECTA  
 
 
   GC-F-30 V0                                     Página 4 de 4 
  
El valor estimado del contrato es hasta por la suma de CUARENTA Y SEIS MILLONES 
CUATROCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($ 46.452.080), incluido IVA y 
todos los costos directos e indirect os requeridos para la correcta ejecución del contrato.  
 
A. SERVICIOS BOLSA DE HORAS 2023:  
Se tiene proyectado un valor total de VEINTE MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS MIL 
PESOS ($ 20.486.000) M/CTE incluido IVA, correspondiente a un valor unitario por hora de 
DOSCIENTOS TRECE MIL CUATROCIENTOS PESOS ($ 213.400) M/CTE.  
 
B. ALOJAMIENTO ADMINISTRADO DE LA NÓMINA SIGEP:  
Se proyecta para el año 2023, un valor total de hasta VEINTICINCO MILLONES NOVECIENTOS 
SESENTA Y SEIS MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($ 25.966.080) incluido IVA y demás impuestos a que 
haya lugar, a razón de TRES MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL SETECIENTOS 
SESENTA PESOS M/CTE. ($3.245.760) mensuales.  
 
 
 Firmado: LISSETTE CECILIA CERVANTES MARTELO
 2023.03.23 11:24:11 COT Paginas: 4
 Dependencia:  GRUPO INTERNO DE GESTION DE TALENTO HUMANO
      
Fecha: 23/mar/2023No.
Clase
Fuente
Etapa
TipoDescripción
(¿Qué puede pasar y 
cómo puede ocurrir? / 
¿Qué puede ocurrir?)Consecuencia de la ocurrencia del 
evento
Probabilidad
Impacto
Valoración del 
riesgo
Categoría
¿A quién se le 
asigna?Tratamiento / Control a ser 
implementado
Probabilidad DT
Impacto DT
Valoración DT
Categoría DT
¿Afecta la 
Ejecución del 
Contrato?Responsable por 
implementar el 
tratamientoFecha en la que 
se inicia el 
tratamientoFecha en la que 
se completa el 
tratamiento¿Cómo se realiza el 
monitoreo?Periodicidad
¿Cuándo?
1
General
interno
Planeación
operacionalDeficiencias en la 
oportunidad y 
estructuración de la 
necesidad en la etapa 
precontractualAdquisición de un bien o servicio que no 
cumple con los verdaderos 
requerimientos y especificaciones de la 
Entidad o a precios que no son del 
mercado
Posible
Mayor
3
Alto
CONTRATANTE
Aceptar el riesgo: Revisión y 
apoyo jurídico a las
dependencias que solicitan la 
contratación, aclarando
los requisitos, identificando 
los lineamientos comunes y 
basicos del bien o servicio a 
adquirir.
Raro
Mayor
5
Medio
si
CONTRATANTE -AREA QUE 
REQUIERE LA 
CONTRATACIÓN
Inicio de la asesoria del 
contrato
elaboración de la versión 
final del estudio previoRevisión Final del 
Estudio previo con 
todos sus soportesPermanente
2
General
interno
Contratación
operacionalIncumplimiento de los 
requisitos legales en la 
celebración de los 
contratosInvestigaciones disciplinarias a los 
Servidores Públicos / Inhabilidades para 
contratar a los oferentes
Posible
Mayor
6
Alto
CONTRATANTE / 
CONTRATISTA
Aceptar el riesgo: Revisión de 
la Coordinación del Gestión 
Contractual del 
cumplimiento de los 
requisitos legales/  Aplicación 
de la lista de chequeo en la 
etapa precontractual / 
Verificación de la Existencia 
del Registro Presupuestal 
expedido por la Coordinación 
del Grupo de Gestión 
Financiera.
Raro
Insignificante
2
Bajo
si
CONTRATANTE4
Inicio de la asesoria del 
contrato
A la firma del contratoRevisión y 
Aprobación de 
DocumentacióbnPermanente
3
General
Externo
Ejecución
RegulatoriosCambios Regulatorios o 
Reglamentarios 
(Jurídicos, Financieros, 
tributarios, ambientales, 
etc)Afectación de las condiciones de 
ejecución, generando su imposibilidad o 
la afectación de la ecuación contractual
Posible
Menor
5
medio
ANDJEAjustar las condiciones de ejecución 
del contrato a los cambios 
regulatorios o reglamentarios, 
mediante una modificación al mismo 
para lograr su cumplimiento o 
restableciemiento de la ecuación 
económica
Posible
Insignificante
3
Bajo
No
Supervisor del contrato
Desde el inicio de la 
ejecución del contrato
Vencimiento del plazo de 
ejecución del contratoSeguimiento de las 
actividades del 
contratistaMensual y cuando 
las circunstancias 
así lo ameriten
4
General
Externo
Ejecución
Sociales PolíticosSituación de Afectación 
del orden público que 
afecte los 
desplazamientos 
necesarios para la 
ejecución del contratoImposibilidad de desplazamiento para 
ejecutar actividades del contrato
Improbable
Menor
4
Bajo
ANDJEPlanificación de los desplazamientos 
que tenga que realizar el contratista, 
así mismo deberá rediseñarse los 
mismos cuando no sea posible 
ejecutarse
Improbable
Insignificante
3
Bajo
No
Supervisor del contrato
Desde el inicio de la 
ejecución del contrato
Vencimiento del plazo de 
ejecución del contratoSeguimiento a la 
programación de las 
comisiones y a la 
imposibilidad que se 
presente para 
realizar los 
desplazamientos, e 
informar al área 
encargadacuando las 
circunstancias que 
dan origen al 
riesgo lo ameriten
5
Específico
interno
Ejecución
operacionalFallas en el software 
que impiden su normal 
funcionamiento y que 
tengan incidencia en la 
liquidación de la nómina 
o sus prestaciones o 
conceptos inherentes a 
ella como la seguridad 
social, parafiscales, etc.Cuando el programa ejecuta eventos o 
acciones en forma errada (malos 
cálculos, actualización incorrecta de 
datos, validaciones incorrectas) o cuando 
el programa ejecuta eventos o acciones 
que no deben ser realizadas
Posible
Alto
5
medio
ANDJE/CONTRATISTAA través del aplicativo, la
los casos de soporte y otra lista para 
los casos de mantenimiento, donde se 
establecerán los niveles de prioridad: 
alta, media y baja.
El usuario determinará en qué orden 
uno tras otro se deben
Posible
menor
3
Bajo
SI
Supervisor del contrato
Desde el inicio de la 
ejecución del contrato
Vencimiento del plazo de 
ejecución del contratoSeguimiento al 
acceso a los medios 
y/o mecanismos 
teconológicos 
dispuestos por el 
contratistaMensual y cuando 
las circunstancias 
así lo ameritenNecesidad de 
contratación :Prestación de servicios de soporte técnico y funcional para los módulos del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) instalados en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del 
Estado.MATRIZ DE RIESGOS
Impacto después de 
tratamientoMonitoreo y RevisiónDependencia: Secretaría General - Grupo de Gestión de Talento Humano
 Consultar Manual de Riesgos
GC-F-32 V.1 1 de 1
 Firmado: LISSETTE CECILIA CERVANTES MARTELO
 2023.03.23 11:24:06 COT Paginas: 1
 Dependencia:  GRUPO INTERNO DE GESTION DE TALENTO HUMANO
Numero: Fecha Registro:
Vigencia Presupuestal Estado: Tipo:
Valor Inicial: Valor Actual.: Vr. Bloqueado
Número: Fecha Registro: Número:Modalidad de 
contratación:
DEPENDENCIA FUENTERECURSOR
ECURSOSITUAC.
12-10-00  UNIDAD 
ADMINISTRATIVA 
ESPECIAL AGENCIA 
NACIONAL DE DEFENSA 
JURIDICA DE LA NACIÓNNación 10 CSFVALOR INICIAL
20.486.000,00
12-10-00  UNIDAD 
ADMINISTRATIVA 
ESPECIAL AGENCIA 
NACIONAL DE DEFENSA 
JURIDICA DE LA NACIÓNNación 10 CSFVALOR INICIAL
25.966.080,00
Objeto:
Firma ResponsablePRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO Y FUNCIONAL PARA LOS MÓDULOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO (SIGEP) INSTALADOS EN LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA 
DEL ESTADO.Total: 0,00 25.966.080,00 25.966.080,00 0,000,00
A-02-02-02-008-003 OTROS SERVICIOS 
PROFESIONALES, CIENTÍFICOS Y TÉCNICOSFECHA 
OPERACIONVALOR OPERACION VALOR ACTUAL SALDO X  
COMPROMETERVALOR BLOQUEADOTotal: 0,00 20.486.000,00 20.486.000,00VALOR BLOQUEADO
A-02-02-02-007-003 SERVICIOS DE ARRENDAMIENTO 
O ALQUILER SIN OPERARIOFECHA 
OPERACIONVALOR OPERACION VALOR ACTUAL SALDO X  
COMPROMETERITEM PARA AFECTACION DE GASTO
POSICION CATALOGO DE GASTO7523 2023-02-15 Tipo de contrato:46.452.080,00 0,00
SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL AUTORIZACION DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS46.452.080,00 Valor Total Operaciones: 0,00 46.452.080,00Saldo x 
Comprometer:Actual Generado Gasto Uso Caja Menor NingunoCERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El suscrito Jefe de Presupuesto CERTIFICA que existe apropiación presupuestal disponible y libre de afectación en los siguientes “Ítems de afectación de gastos"
7523 2023-02-15 Unidad / Subunidad ejecutora:12-10-00  UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADOCertificado de Disponibilidad Presupuestal – Comprobante. Usuario Solicitante: MHjmedinas Jennifer  Medina Saenz
Unidad ó Subunidad 
Ejecutora Solicitante:12-10-00 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA 
NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
Fecha y Hora Sistema: 15/02/2023 12:00:00 a. m.
 Página 
1 
de 
1
 Firmado: CARLOS ANDRES HIGUERA VELEZ
 2023.02.15 16:53:58 COT Paginas: 1
 Dependencia:  GRUPO INTERNO DE GESTION FINANCIERA
  
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
Oferta de prestación del servicio de bolsa de 
horas de soporte  para 
 
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA 
NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO  
 
 
 
R e f . :  P R O 202303 2 3-A N D J E  - P r o p u e s t a  b o l s a  d e  h o r a s  
F e c h a :  2 0 23-03-23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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CONTENIDO  
 
1 INTRODUCCION  ................................ ................................ ........................  3 
2 RESPALDO CORPORATIVO  ................................ ................................ ..........  4 
2.1 IDONEIDAD  ................................ ................................ ............................  4 
3 OBJETO DE LA OFERTA  ................................ ................................ ...............  5 
3.1 SUSTENTO DE NUESTRA OFERTA  ................................ ................................ ........  5 
3.2 NUESTRO ENTENDIMIENTO DEL SERVICIO  ................................ ..........................  5 
4 ALCANCE DE LA OFERTA  ................................ ................................ .............  6 
5 ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO  ................................ .............................  7 
5.1 ENTREGABLES DEL SERVICIO  ................................ ................................ ...........  8 
5.2 OBLIGACIONES DE LA ANDJE  ................................ ................................ ..........  8 
5.3 INFRAESTRUCTURA  APORTADA  POR LA ANDJE  ................................ .............  8 
6 PRECIO OFERTADO  ................................ ................................ ....................  9 
6.1 SERVICIO  NOMINA  ................................ ................................ ...................  9 
7 CONDICIONES GENERALES  ................................ ................................ ....... 10 
7.1 VALIDEZ DE LA PRESENTE OFERTA ................................ ................................ ... 10 
7.2 PRECIOS  ................................ ................................ ................................ . 10 
7.3 FORMA  DE PAGO  ................................ ................................ ....................  10 
7.4 LUGAR DE EJECUCIÓN  ................................ ................................ ..................  10 
 
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 1 INTRODUCCION  
 
  
LA PRESENTE oferta  tiene como objetivo desarrollar los 
servicios técnicos especializados de Soporte, Asesoría y/o 
Desarrollo para la Nómina SIGEP Contratada por la 
ANDJE.  
De acuerdo a las reuniones previas realizadas con la 
ENTIDAD  y con el objetivo final, por parte de Heinsoh n HGS 
S.A. ( HHGS ), de ofrecer los servicios necesarios que 
responda a sus expectativas, HHGS  se compromete con el 
éxito y, por tanto, con la calidad que permitan a la ENTIDAD  
aprovechar todas las ventajas operativas y funcionales de 
nuestras soluciones.  

 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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2 RESPALDO CORPORATIVO  
 
Heinsohn  HGS es una compañía colombiana filial del grupo Heinsohn Business 
Technology , cuyo objetivo es promover el desarrollo del talento humano a través de 
soluciones efectivas, innovadoras y de alta tecnología que apalancan procesos de gestión: 
Confiables, precisos y transparentes, con miras a contribuir a su liderazgo y 
competitividad.   
 
Para ello,  ha desarrollado varias líneas de negocio especializadas:   
• Human Resources Implementation  
• Human Resources Technology Consulting   
• Human Resources Process Consulting  
• Human Resources Process Operation  
• Human Resources Outsourcing  
 
• Se unen Heinsohn Business Tecnology  -42 años - y 
Human Global Solutions S.A. con una experiencia 
en consultoría de 20 años  
• Para crear HEINSOHN HGS S.A., y así capitalizar 
estas experiencias en una sola empresa.  
• Presencia en 8 países con más de 800 empleados . 
• 160 de ellos enfocados sólo en TALENTO HUMANO 
(HHGS ) 
• Sedes en Bogotá, Cali, Medellín, Pereira, Manizales, 
Santiago de Chile y Buenos Aires.  
• Procesos certificados bajo las normas ISO 
9001:2000 y valoración CMMI - Nivel 5. 
• Más de 2000 licencias corporativa s instalada s. 
 
2.1 IDONEIDAD  
• TRAYECTORIA Y PERMANENCIA: Heinsohn HGS es una Empresa Colombiana  
especializada en tecnologías para nómina y talento humano.  
• CONOCIMIENTO: Heinsohn HGS capitaliza  el conocimi ento adquirido durante más 
de 40  años desarrollando e Integrando Software para Gestión Administrativa y 
Financiera .  
• EXPERIENCIA:  Contamos con profesionales especializados en cada área funcional, 
expertos en Tecnologías de Información y desarrollo de Software a la medida, con el 
dominio de amplia variedad de herramientas y conocimiento de diversas plataformas. 
Actualmente nuestra compañía presta servicios de soporte de nómina en importantes 
entidades de la administración pública nacional como el Ministerio  de Salud, Fondo de 
Bienestar Soc ial de la Contraloría General de la Nación , Agencia Nacional de tierras, 
Agencia de desarrollo rural, Ministerio de Agricultura, ministerio de Trabajo, Ministerio 
de Justicia,  Superintendencia de servicios públicos  y Superintendencia de Industria y 
Comerci o, entre otras . 
• TECNOLOGÍA:  Heinsohn HGS  cuenta con una sólida infraestructura tecnológica y 
de comunicaciones, y herramientas de última generación permanentemente 
actualizadas para el mejor desempeño del recurso humano a su servicio . 
 
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 3 OBJETO DE LA OFERTA  
Prestar el servicio técnico y funcional para el soporte extendido de los 
módulos del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) 
instalados en la ANDJE  bajo la figura de bolsa de horas .  
3.1 SUSTENTO DE NUESTRA OFERTA  
La nómina de l Siste ma de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual 
corresponde a Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de 
que trata la Ley 909 de 2004, considerando que fue implementada en la entidad de 
conformidad con el contrato 113 de 201 9, el cual fue recibido a satisfacción y tenía 
por objeto la Instalación y Entrenamiento  de la nómina del sistema SIGEP , cuya 
licencia fue adquirida por el estado colombiano, e implementado por el Departamento 
Adminis trativo de la Función Pública, DAFP .  
 
Heinsohn HGS es el distribuidor exclusivo de los servicios de implementación del 
software PeopleNet, base del SIGEP, para el sector gobierno en el territorio 
colombiano, de conformidad con el certificado del registro mercantil número  
00019318 para el contrato de agencia comercial otorgado por Meta4 S.A. radicado en 
la Cámara de Comercio de Bogotá.   
3.2 NUESTRO ENTENDIMIENTO DEL SERVICIO  
Con el análisis del momento actual encontramos y apreciamos las necesidades y 
los principales requisitos que presenta el área de Gestión Humana , así mismo 
podemos establecer que dentro de nuestra experiencia y conocimiento podemos 
apalancar y apoyar a la Entidad como un s ocio estratégico mediante los servicios 
que se presentan en el siguiente Capítulo . 
 
 
 
 
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 4 ALCANCE DE LA OFERTA  
El alcance de la presente oferta es prestar servicio de hor as de soporte sobre el 
sistema SIGEP para desarrollar  las siguientes actividades : 
• Acompañamiento funcional para revisión de liquidación de novedades 
mensuales en el sistema.  
• Actualización del aplicativo de acuerdo con las actualizaciones enviadas por 
el fabricante.  
• Pruebas de funcionamiento de paquetes envia dos por el fabricante, y 
ajustes técnicos que sea necesario realizar a dichas actualizaciones.  
• Revisión de datos que hacen base de los cálculos de la nómina del mes.  
• Ajuste de datos migrados o procesados en nominas anteriores.  
• Acompañamiento funcional en la generación de reportes o desarrollo de 
nuevos reportes a solicitud de la entidad.  
• Acompañamiento en la generación de la nómina mensual.  
• Capacitaciones en los módulos instalados en la Entidad.  
• Apoyar de manera presencial técnica o funcionalm ente, a los funcionarios 
de la Entidad en las fechas críticas en la generación de la nómina, de 
acuerdo con la solicitud del supervisor del contrato.  
• La Atención y corrección de las incidencias causadas por errores del sistema 
generados por modificaciones o actualizaciones solicitadas en desarrollo del 
presente contrato, errores de uso, o errores de datos generadas en el 
sistema, según el tiempo dimensionado . 
• En caso de ser un nuevo requerimiento: Es posible usar la  bolsa de horas 
para desarrollos o creació n de reportes no contenidos en el SIGEP ni en las 
actualizaciones, para esto se diligenciará por parte del cliente el formato de 
requerimientos y posteriormente el consultor de HGS dimensionará los 
tiempos, el cliente firmará el formato como expresión de q ue se encuentra 
de acuerdo con las horas dimensionadas. Luego se entregará el control de 
cambios desarrollado para pruebas del cliente proceso en el cual, si se 
encuentran errores en la funcionalidad desarrollada como producto del 
control de cambios, estas  serán cubiertas por HGS, si en el proceso de 
prueba, el usuario encuentra que necesita algo adicional se realizará un 
redimensionamiento del control de cambios y se volverá a realizar el 
proceso.   
Una vez aceptado el desarrollo que da cuenta del control de cambios por parte 
del cliente, éste deberá aplicar dicho desarrollo en el ambiente de producción 
de acuerdo con las indicaciones del consultor. En todo caso el cliente debe 
conservar un ambiente de pruebas actualizado.  
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 5 ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO  
Los aspectos claves del ANS de consultores son:  
Tiempo de anticipación para solicitar el servicio: El servicio de horas de 
asesoría debe ser solicitado mínimo 24 horas antes  de la hora en la que se necesita 
contar con la presencia del consultor  
 
Solicitud del servicio: La persona autorizada por parte del cliente realizará la 
solicitud del servicio vía correo electrónico en el formato destinado para tal fin 
suministrado por HHGS.  
 
Vigencia del servicio : Las horas adquiridas en esta bolsa de horas s e podrán 
ejecutar durante l a vigencia  del 2023.  
 
Aprobación : El consultor a su llegada a la entidad hará firmar la planilla de 
trabajo con la hora de inicio de la jornada, conjuntamente con el usuario 
diligenciarán los temas a trabajar y cuando se finalice la jornada nuevamente el 
consultor hará firmar al usuario la hora de finalización. En caso de requerir 
acompañamiento a dos o más usuarios cada uno diligenciará una planilla con la 
hora de inicio y hora fin de cada jornada por usuario por separado . Para todo tipo 
de servicio se deberá llenar la planilla de horas.  
 
Temas de apoyo: Los temas de apoyo serán los relacionados con la gestión del 
sistema SIGEP para la entidad.   
 
Número de horas por jornada: El número mínimo de horas a solicitar en un día  
es de 4 horas el máximo es de 12 . Si se requieren horas en jornada no laboral 
(después de las 7 p.m) estas tendrán que tomarse como 1,25 horas por hora.  
 
Registro de prestación del servicio: Se debe dejar registro de cada visita 
realizada en la entidad d e acuerdo con el formato suministrado por HGS el cual 
debe ser firmado por el usuario.  
 
Tipo de prestación del servicio : determina si es presencial o remoto (de acuerdo 
con la solicitud del cliente). Si el servicio es remoto se enviará vía mail el 
dimensionamiento del trabajo solicitado en cantidad de horas consultor con lo cual el 
usuario deberá remitir por esta misma vía  su aceptación, lo cual será soporte de la 
prestación de dicho servicio por las horas dimensionadas.  
Horario de servicio : En la solicitud del servicio el usuario determina el horario y días 
de prestación del servicio en jornada hábil laboral (8 * 5) . 
Tiem po de respuesta : indica el tiempo estimado para realizar la actividad solicitada, 
en caso de ser un acompañamiento en la nómina se registrarán las horas presenciales 
o remotas del consultor.  
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 Forma de pago : El servicio de asesoría técnica y funcional será p agado de forma 
mensual, con lo cual Heinsohn HGS entregará una factura con las horas ejecutadas 
en el respectivo mes acompaña da de los soportes relacionados .   
Garantía : En caso de presentarse un error en la aplicación de los desarrollos o ajustes 
solicita dos con cargo a la bolsa de horas, Heinsohn dará garantía del correcto 
funcionamiento de estos desarrollos  durante los 4 meses siguientes a la fecha de 
entrega de los desarrollos . En todo caso si lo solicitado se sale del alcance inicialmente 
requerido se elaborará un control de cambios el cual será dimensionado con las horas 
necesarias para su desarrollo.  
5.1 ENTREGABLES DEL SERVICIO  
Se elaborará n las siguientes actas:  
• Acta de Servicios prestados  
5.2 OBLIGACIONES DE LA ANDJE  
Para la correcta ejecución  del contrato  se requiere de una serie de actividades propias  
de la ANDJE  las cuales son fundamentales para c umplir el objeto principal de 
implementación de la nómina  SIGEP:  
• Asignar a un usuario para recibir el servicio quien será responsable de la firma 
de las actas de recibo de los entregables del  servicio . 
5.3 INFRAESTRUCTURA APORTADA POR LA ANDJE   
La aportación de la ANDJE  implica poner a disposición del proyecto los recursos y 
los medios que no están explícitamente a cargo de HHGS y que son necesari os 
para la correcta realización de las diferentes tareas que contempla el servicio 
ofrecido .  
 
Con tal fin, la ENTIDAD deberá proporcionar:  
 
• Si el servicio requerido es presencial, un  puesto de trabajo con acceso a la 
red y a Internet, para la realización de las operaciones que puedan ser 
requeridas, con posibilidad de imprimir (env ío de trazas o logs de procesos, 
reproducción de incidencias, etc.)  
• Medios de lectura de soporte de memo ria o información.  
• Toda la información técnica, la documentación y los servicios tecnológicos 
asociados que la ENTIDAD pone a disposición de su propio personal.  
• Los códigos de identificación, palabras claves de acceso, etc., necesarios 
para que el personal de HHGS pueda conectarse al servidor y, también, 
poder circular por la ENTIDAD.  
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 6 PRECIO OFERTADO  
 
El precio ofertado para el servicio menc ionado, contempla una bolsa de  horas que 
serán utilizadas por la entidad para desarrollo de las actividades descritas en el 
alcance de la oferta  en la vigencia del año 2023 . 
6.1 SERVICIO NOMINA  
 
Vigencia 2023  
 
Detalle  Vlr hora sin IVA  Valor IVA  Total hora  
por hora  (19%)  con IVA  
Valor de la hora de asesoría 
funcional   $      1 79.328 .00   $     34.072.00    $      213.400.00  
Valor de la hora de asesoría técnica   $      1 79.328 .00   $     3 4.072.00    $      213.400.00  
 
El valor de la hora de asesoría funcional y/o técnica aumenta anualmente en una 
suma igual al 100% del valor del IPC .  
6.2 SERVICIO DE INFRAESTRUCTURA COMO SERVICIO  
El servicio de alojamiento del sistema incluye una infraestructura:  
La configuración de los servidores para el servicio ofertado de proveer la 
Infraestructura como servicio en la nube para l a instalación del softwa re de Nó mina  
del SIGEP es:  
 
Configuración servidor de base datos  
Proveedor  Memoria  Almacenamiento  Procesador  
Oracle  7.5 1T 1 OCPU  
    
Confguración servidor de aplicación  
Proveedor  Memoria  Almacenamiento  Procesador  
Oracle  32 1T 2 OCPU  
 
Vigencia 2023  
 
Detalle  Vr horas sin IVA  Valor IVA  Total horas  
  por hora (19%)  con IVA  
Servicio de alojamiento mensual del 
sistema (hosting)   $   2 .727.529.00    $   518.231.00    $   3.245.760.00   
 
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 7 CONDICIONES GENERALES  
Cualquier variación de las condiciones que se detallan en este documento requiere la 
confirmación escrita de Heinsohn HGS . 
7.1 VALIDEZ DE LA PRESENTE OFERTA  
La presente oferta tiene una validez de 60 días . Las tarifas utilizadas son las vigentes 
a la fecha, cualquier tarifa fuera de la fecha de validez de la propuesta deberá ser 
revisada y actualizada.  
7.2 PRECIOS   
Los importes que se mencionan anteriormente están de acuerdo con las condiciones 
y con el alcance expresado en esta propuesta. No ha sido valo rado, ni es 
responsabilidad de HHGS, el costo  del personal que por parte  de la ANDJE  deberá ser 
asignado al proyecto para la realización de las tareas encomendadas al contratante.  
La ANDJE  será responsable de los equipos, hardware, software, comunicaciones  y la 
infraestructura técnica y física necesaria para la instalación para la prestación de los 
servicios.  
 
Todos los precios están expresados en pesos colombianos moneda corriente.  
 
7.3 FORMA DE PAGO  
HGS facturará a la entidad  el valor equivalente a las horas efectivamente prestadas 
cada mes de acuerdo con los soportes de horas firmados por el usuario.  
 
7.4 LUGAR DE EJECUCIÓN  
Los trabajos correspondientes a la presente propuesta se realizarán en las oficinas 
de la ANDJE , en la ciu dad de Bogotá o en las oficinas de HGS según se requiera . 
Pueden realizarse a través de conex ión remota  si es acordado conjuntamente , 
esto teniendo en cuenta la experticia del personal de HHGS, que tiene como planta 
la ciudad de Bogotá  y los requisitos del cliente .  
 
 
ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO  
 
Los aspectos claves del ANS son:  
 
1. Tiempo de anticipación para solicitar el servicio: El servicio de horas de 
asesoría debe ser solicitado mínimo 24 horas antes de la hora en la que se neces ita 
contar con la presencia del Contratista.  
 
2. Solicitud del servicio: La persona autorizada por parte de la ANDJE  realizará la 
solicitud del servicio vía correo electrónico en el formato destinado para tal fin 
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 suministrado por HHGS.  
 
3. Aprobación : Cuando s e solicite apoyo presencial, el contratista a su llegada a la 
ANDJE  hará firmar la planilla de trabajo con la hora de inicio de la jornada, 
conjuntamente con el usuario diligenciarán los temas a trabajar y cuando se finalice 
la jornada nuevamente el contra tista hará firmar al usuario la hora de finalización. 
En caso de requerir acompañamiento a dos o más usuarios cada uno diligenciará 
una planilla con la hora de inicio y hora fin de cada jornada por usuario por 
separado. Para todo tipo de servicio se deberá  llenar la planilla de horas.  
 
4. Número de horas por jornada: El número mínimo de horas a solicitar en un día 
de carácter presencial es de 4 horas el máximo es de 12. Si se requieren horas en 
jornada no laboral (después de las 7 p.m) estas tendrán que tomar se como 1,25 
horas por hora.  
 
5. Tipo de prestación del servicio : Se debe determinar si el servicio es presencial 
o remoto (de acuerdo con la solicitud del ANDJE ). Si el servicio es remoto se enviará 
vía mail el dimensionamiento del trabajo solicitado en cantidad de horas al 
contratista con lo cual el usuario deberá remitir por esta misma vía su aceptación, 
lo cual será soporte de la prestación de dicho servicio p or las horas dimensionadas.  
 
6. Horario de servicio : En la solicitud del servicio el usuario determina el horario y 
días de prestación del servicio en jornada hábil laboral (8 * 5).  
 
7. Tiempo de respuesta : Indica el tiempo estimado para realizar la actividad 
solicitada, en caso de ser un acompañamiento en l a nómina se registrarán las horas 
presenciales o remotas del contratista.  
 
Infraestructura como servicio  
 
Principales Características:  
• Alojamiento compartido en una infraestructura Cloud administrada.  
• Hardware, software base, servidores, base de datos, ce rtificado digital.  
• Copias de respaldo y custodia por el término del contrato  
• Actualización de versiones, monitoreo y mantenimiento de la infraestructura  
 
El alcance del servicio  es prestar el arrendamiento de la infraestructura como servicio para la 
nómin a del SIGEP y el módulo de Seguridad y Salud en el Trabajo.  
La configuración de los servidores para el servicio ofertado de proveer la Infraestructura 
como servicio en la nube para la instalación del software de Nomina del SIGEP y SGSST es:  
 
Configuración servidor de base datos  
Proveedor  Memoria  Almacenamiento  Procesador  
Oracle  7.5 1T 1 OCPU  
    
 
HEINSOHN HGS SAS  - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  
Carrera 13 No. 82 -49 - PBX: (57) (1) 9 172 172 - Bogotá D. C. – Colombia   
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 Configuración servidor de aplicación  
Proveedor  Memoria  Almacenamiento  Procesador  
Oracle  32 1T 2 OCPU  
 
• Servicio de arrendamiento administrado exclusivamente por Heinsohn, no se conceden 
derechos de propiedad, transferencia o uso para fines comerciales.  
• La disponibilidad del servicio de infraestructura ofrecido es de 99.5%.  
• La atención de solicitudes relacio nadas con la administración de dicha infraestructura se 
realizará mediante la mesa de servicio habilitada y en horario de atención de lunes a viernes 
de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.  
• Calendario de Mantenimiento y/o Actualizaciones: Sujeto a mantenimiento del proveedor, 
cambios de ley u otros, con previo aviso a la ANDJE . 
• La infraestructura habilitada se dimensiona acorde a las capacidades estándar requeridas 
por la solución en el rango  de empleados de la planta aprobada.  
• Se realizarán copias de respaldo diarias y custodia hasta por el término del contrato.  
 
 



