 
 
CONDICIONES CONTRACTUALES  
COMPRAS MENORES  
 
INSTRUCCIONES PRELIMINARES  
• Lea cuidadosamente toda la información del proceso que desea ofertar antes del lleno de sus 
formalidades y si tiene dudas solicite información al comprador. Verifique todos los documentos en 
PDF que se adjuntan donde se pueden incluir indicaciones del proceso o particularidades del 
elemento a comprar.  
  
• Para participar en un proceso y enviar la oferta, la sociedad o persona natural debe estar registrada 
en el portal Te Cuento, donde se solicitará por una sola vez el número del NIT (sin puntos ni guiones 
y el dígito de verificación en la casilla correspondiente), la razón social o el nombre completo de la 
persona natural, un correo electrónico y una contraseña.  
 
• Como requisito de participación todo  proveedor debe estar Inscrito en el Sistema de Información de 
Proveedores y Contratistas.   Los oferentes deben tener inscripción vigente, a la fecha y hora de 
cierre para presentación de ofertas, de lo contrario, la oferta será  rechazada . 
 Al momento de diligenciar la oferta tenga a la mano los siguientes documentos en formato 
PDF:  
- Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales . 
 
Las PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS , que no tengan trabajadores o empleados en Colombia, 
no deberán aportar esta certificación, pero acreditaran que por esta situación no son sujetos pasivos 
de dichos aportes parafiscales, ni de la seguridad social integral.  
 
- Características técnicas garantizadas y/o especificaciones del servicio.  
- Fichas técnicas . 
- Certificados requeridos en las especificaciones técnicas como: Certificado de gestión de la 
calidad, RETIE, garantías del bien o servicio, certificados de distribución, comercialización 
autorizada, entre ot ros. 
 
- Formulario para el conocimiento del tercero (LA/FT) “Prevención lavado de activos, 
financiación del terrorismo, fraude, corrupción y soborno”  
 
En cumplimiento de la normatividad externa y de la política y lineamientos internos de la Gestión 
Integral de Riesgos, el CONTRATANTE tiene implementado controles para la prevención de 
riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, uno de ellos es el “Conocimiento del 
Tercero”. En este sentido, todo tercero que presente su propuesta con la intenció n de ejecutar 
el objeto contractual, deberá diligenciar el formato “Conocimiento del Tercero KYC - Prevención 
del lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción y soborno”, el cual estará 
disponible como anexo a la presente solicitud de  oferta.  
 
 
Este formato deberá ser diligenciado adecuadamente y en su totalidad, es decir, todos sus 
campos cuando aplique, en aquellos que no aplique, deberá expresarse indicando N/A y 
teniendo especial atención en los números de identificación según su tip o, para el caso de 
cédulas de ciudadanía colombiana la fecha de expedición deberá corresponder con la que figura 
en dicho documento. Asimismo, deberá ser suscrito por el Representante Legal o quien 
corresponda.  
 
De igual forma, deberá contar con información actualizada, clara, legible y sin comentarios o 
textos guía de diligenciamiento”.  
 
 
• Diligencie los campos que le solicita el sistema en lo que respecta a su información comercial: 
“Persona de contacto” que se refiere a la persona que se encarga de hacer la gestión comercial para 
el proceso específico, número del teléfono de contacto, un correo para contacto con el asesor 
comercial, “Código en CENS” código de identificación ante CENS como proveedor (no obligatorio).  
 
• Si considera necesario  enviar aclaraciones con su oferta, deberá adicionarlas en los espacios en 
blanco de cada ítem o por medio de documento PDF que se puede anexar para cada ítem del 
proceso.  
 
• Si el formato de oferta consta de varios ítems, el oferente queda en libertad de ofertar todos o 
algunos , o uno solo (oferta parcial). Así mismo, CENS se reserva el derecho de aceptar la oferta en 
forma total, o parcialmente por ítem, según lo establecido en las condiciones iniciales de cada 
proceso.  
 
• En el evento de ofrecer descuentos, estos deben estar incluidos en los precios unitarios de la oferta.  
 
• La oferta la recibe CENS a través del Portal Te Cuento Compras Menores dentro del plazo 
establecido para el efecto, y debe venir acompañada de los certificados y/o documentos 
adicionalment e exigidos.  
Si tienen alguna observación y/o aclaración sobre  el proceso de contratación puede comunicarlo a 
través del correo electrónico  indicado en el anexo “Especificaciones Técnicas y Contractuales Compras 
Menores” publicado en el portal Te Cuento Compras Menores .  
1.  INFORMACION GENERAL  
1.1. Manual  de conducta, políticas y transparencia   
 
Manual  de conducta para proveedores y contratistas  
Coherentes con el direccionamiento estratégico, y con el objetivo de establecer criterios de conducta 
para sus proveedores y contratistas en aspectos legales, éticos, ambientales, sociales y de gobierno, 
como expresión de la cultura corporativa y del conce pto de empresa extendida, se ha implementado  el 
Manual  de Conducta para Proveedores y Contratistas, tendiente a que cada proveedor y contratista 
garantice que sus empleados, representantes y grupos de interés , comprendan y cumplan sus 
lineamientos relacionados con Derechos Humanos, estándares laborales, Calidad y medio ambiente, 
Prevención del fraude, la corrupción y el soborno , Protección de la información, ,  y Prácticas de libre 
competencia . 
 
 
 
Políticas   
 
Responsabilidad Social Empresa rial – RSE 
 
La Responsabilidad Social Empresarial debe ser el marco de actuación dentro del cual se desarrollan 
los objetivos estratégicos del Grupo Empresarial EPM, para contribuir al desarrollo humano sostenible 
a través de la generación de valor social, económico y ambiental, acogiendo temáticas sobre 
sostenibilidad contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales.  
La actuación  empresarial  socialmente responsable tiene un fundamento ético, a partir del 
reconocimie nto de los impactos que sus decisiones tienen sobre los grupos de interés; está articulada 
con el Gobierno Corporativo y se gestionará desde el quehacer diario de la empresa y de las personas 
que la conforman.  
 
Derechos Humanos  
CENS partiendo del reconocim iento de que cada ser humano es sujeto de derechos se compromete a 
cumplir y a promover el acatamiento de lo consagrado en la Carta Universal de los Derechos Humanos 
y sus protocolos, convenciones y pactos vinculantes, incluidos el Derecho Internacional Hu manitario y 
lo dispuesto por la Constitución Política y el marco legal colombiano. Para CENS, es un reto en términos 
de su propia sostenibilidad y lo asume como contribución suya a la generación de valor social, 
económico y ambiental.  
Este compromiso se ve rá reflejado en el desarrollo de todos los proyectos y procesos, al tiempo que 
estará alineado con las políticas de Responsabilidad Social Empresarial, Ambiental y de Gestión del 
Talento Humano, en coherencia con los principios del Pacto Global, con las di rectrices de la 
Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OECD) en la perspectiva de las 
empresas multinacionales y, así mismo, con los principios rectores para la implementación del marco 
de la Organización de Naciones Unidas: “Proteger,  respetar y remediar”.  
Relacionamiento con Proveedores y Contratistas  
CENS se compromete en su relación con proveedores y contratistas a trabajar con ellos en la 
construcción y conjunción de capacidades, fortalezas y conocimientos para lograr el desarrollo 
sostenible del entorno y la generación de valor para cada una de las partes y la sociedad en general, 
aplicando criterios legales, principios éticos y de equilibrio económico, social y ambiental . 
 
Suministro de bienes y servicios  
CENS declara co mo política en materia de adquisición de bienes y servicios que, con atención a los 
principios constitucionales y legales, sus necesidades y requerimientos técnicos serán provistos dentro 
de las mejores condiciones de cantidad, calidad, oportunidad y segur idad. Los procesos de contratación 
se adelantarán con criterios de transparencia, eficiencia, pluralidad, responsabilidad socio -ambiental, 
economía, entre otros, promoviendo relaciones equitativas y de largo plazo con los grupos de interés 
involucrados.  
 
 
 
 
Gestión Ambiental  
El grupo empresarial EPM , como prestador de servicios públicos relacionados con energía, agua 
potable, saneamiento básico y telecomunicaciones, es consciente de su interdependencia con el 
ambiente; por lo tanto, debe realizar una gestión ambiental integral de manera proactiva, co n criterios 
de competitividad empresarial y sostenibilidad ambiental, económica y social.  
 
Política Cero Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno  
 
CENS comprometida con el desarrollo de sus negocios a través de un modelo de gestión basado e n 
principios, lineamientos y objetivos socialmente responsables y en cumplimiento de sus valores y 
principios éticos hace manifiesta su posición de “cero tolerancia frente al fraude, la corrupción y el 
soborno” como una política inquebrantable del quehacer  organizacional.  
 
Por lo tanto, adopta la política de “Cero Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno” y para 
ello, toma las medidas necesarias con el fin de combatir estos flagelos, buscando permanentemente 
implementar mecanismos, sistemas y controles adecuados que permitan su prevención, detección y 
tratamiento.  
 
Seguridad y Salud en el Trabajo  
CENS para el desarrollo de sus actividades, gestiona la seguridad y salud en el trabajo y la prevención 
de los riesgos laborales de su gente, de los proveedores y contratistas. Promueve la cultura del 
autocuidado, el trabajo en ambientes seguros y saludables, la mejora continua y el desempeño 
eficiente. Cumple con las disposiciones legales vigentes aplicables y administra los recursos 
necesarios, p ara lograr la mitigación y control de los peligros identificados en aras del bienestar integral 
de la gente; para permitir la productividad y el desarrollo sostenible en la prestación del servicio.  
 
Política de Seguridad de la información y ciberseguridad  
 
 
CENS se compromete en proteger la información, los activos críticos y ciberactivos que posee, con el 
fin de contar con información integra, completa y con los niveles de confidencialidad requeridos para la 
toma de decisiones, la operación segura y la res puesta oportuna a incidentes  o ataques sobre sus 
activos críticos y ciberactivos, de forma que se garantice la continuidad en la prestación de los servicios.  
 
1.2. Anticorrupción y Transparencia  
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 , reglamentada parcialmente por el Decreto 
2641 de 2012,  las empresas del sector público deben propender por el rechazo de las prácticas 
corruptas y delictivas en general; prevenir y combatir el fraude, el soborno, la extorsión y otras formas 
de corrupción.  
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vincule o pueda vincular a 
sus, trabajadores o funcionarios en prácticas o actos indebidos para el favorecimiento de quienes 
aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicita se denuncie todo acto indebido en el canal dispuesto 
 
 
para el efecto, denominado Contacto T ransparente  ubicado en la página web www.cens.com.co  en 
la dirección https://contactotransparente.epm.com.co/?site=4  
 para adelantar las gestiones a que haya lugar. De igual manera está dispuesta la línea gratuita 01 
8000 522 955.  
La información registrada será manejada con la más alta discreción.  
 
 
Directriz de Conducta Transparente  
 
Con el fin de fortalecer los lazos de confianza entre CENS y sus grupos de interés, en adelante, la 
Gente CENS solo recibirá objetos promocionales de marca como práctica normal de las relaciones 
comerciales con clientes, usuarios, proveedores y contratista s.  
 
1.3. Sujeción a la ley colombiana  
 
Para todos los efectos, y, de manera particular para la determinación de la validez del contrato y los 
actos a que LAS PARTES se comprometen, así como para la interpretación de todos esos aspectos, 
la normativa aplicable es la nacional colombiana, no obstante, en casos especiales LAS PARTES 
podrán acordar explícitamente aplicar normas extranjeras, siempre que ello sea posible a la luz de la 
“ley colombiana”.  
1.4. Normatividad aplicable  
El proceso de contratación estará regido p or las leyes colombianas aplicables, tales como las civiles y 
comerciales, la Ley 142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, modificada por la Ley 
689 de 2001, las normas internas de contratación vigentes para CENS  y las demás de rango legal o 
reglamentario pertinentes. Para l a determinación de la validez de los contenidos del contrato y los actos 
a que LAS PARTES se comprometen, así como para la interpretación de todos esos aspectos, se regirá 
por las normas legales vigentes en Colombia . 
1.5. Domicilio  
Para todos los efectos y consecuencias que se deriven del proceso de contratación y el contrato a 
que dé lugar, se entiende como domicilio el municipio de Cúcuta.  
1.6. Jurisdicción Competente  
Los conflictos que surjan con ocasión o como consecuencia directa de la celebración del contrato a que 
dé lugar este proceso de contratación serán resueltos por los jueces y tribunales colombianos. salvo 
pacto expreso entre LAS PARTES.   
1.7. Publicidad  
La publi cidad de la actividad contractual se gestiona mediante la publicación en el sistema de 
información corporativo, página web www.cens.com.co ,  sin perjuicio de la reserva legal, de 
conformidad con lo previsto en las disposiciones que rigen la contratación de CENS.  
 
 
1.8. Idioma  
La oferta deberá presentarse en idioma español. En caso de que la oferta incluya dibujos,  planos, etc., 
los textos correspondientes podrán presentarse en idioma inglés; otros documentos, como certificados 
y constancias, deberán ser acompañados de su traducción efectuada a idioma español. El certificado 
de existencia y representación legal y lo s poderes, deberán ser acompañados de su traducción 
efectuada por un traductor oficial acreditado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.  
1.9. Aspectos legales  
Se considera bajo este concepto –“aspectos legales” - aparte de algunos que se contemp lan 
expresamente como requisitos de participación, el cumplimiento de aquellas condiciones que la ley ha 
fijado a las personas potencialmente contratistas en razón de su formación o constitución, la actividad 
que cumplen y las obligaciones que tienen tanto  frente al Estado como frente a terceros. Por regla 
general, tales condiciones se acreditan mediante la presentación de documentos, y cuando así esté 
contemplado en normas vigentes, no admitirá otra forma de acreditarlas.  
Cuando la ley dispone la obligació n de contar con un documento que acredite la capacidad o 
habilitación para intervenir en alguna actividad o negocio, como es el caso en las profesiones regladas, 
ninguna prueba tendiente a demostrar la posesión de las habilidades o capacidades será aceptad a en 
sustitución de aquél.  
2. PARTICIPANTES Y REQUISITOS  
El interesado en presentar oferta  deberá tener en cuenta, en primer lugar, los requisitos o condiciones 
de carácter subjetivo o personal que se exigen y asegurarse de cumplirlos cabalmente; en segundo 
lugar, deberá acoger estrictamente las reglas de presentación formal de la oferta y comp letar toda la 
información exigida. Las omisiones, vacíos, contradicciones o información inexacta que aparezca en la 
oferta  habilitarán a CENS para rechazar o eliminar la oferta o en su defecto para aplicar las reglas de 
corrección explicitas que estas  cond iciones contenga n.  
 
2.1. Forma de Participación  
CENS recibirá las  ofertas presentadas por  personas  naturales o jurídicas , nacionales o extranjeras, en 
forma individual, en condición de fabricante, distribuidor o comercializador de los bienes a ofertar en el 
proceso de contratación. CENS no aceptará ofertas presentadas en consorcio o unión temporal, en 
cualquier otra forma asociativa, las que así se presenten serán rechazadas.  
 
El interesado extranjero podrá participar si tiene sucursal establecida en Colombia o  en su defecto, 
mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para 
presentar oferta y celebrar el contrato en el evento que resulte favorecido, así como para representarlo 
judicial y extrajudicialmente, por u n lapso no menor al término de duración de las restantes etapas 
precontractuales, al señalado para la celebración, ejecución y hasta por un (1) año más.  
  
 
 
2.2. Requisitos de participación  
 
Son requisitos de participación los siguientes:  
 
 
 
2.2.1.  Habilitación  
 
El oferente no debe encontrarse incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad 
para celebrar contratos con entidades estatales ni de manera general, ni específicamente con 
empresas prestadoras de servicios públicos domici liarios, de acuerdo con lo establecido en los artículos 
8º (modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, los artículos  4 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y 
los artículos 31 y 33 de la Ley 1778 de 2016), 9º y 10º del Estatuto General de Contratación de  la 
Administración Pública Ley 80 de 1993, artículos 2.2.1.1.2.2.5 y 2.2.1.1.2.2.8 del Decreto Nacional 1082 
de 2015, artículo 66 de la Ley 142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, modificado 
por el artículo 11 de la Ley 689 de 2001; artícu los 44 y 49 de la Ley 617 de 2000 modificado, el último, 
por el artículo 1º de la Ley 1148 de 2007 (modificado a su vez por artículo 1 de la Ley 1296 de 2009),   
artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 44 literal a) de la Ley 842 de 2003, artículos 3, 5, 27 y 90 de 
la Ley 1474 de 2011(modificado por el artículo 43 de la Ley 1955 de 2019 y lo adicionado por el artículo 
51 de la ley 2195 de 2022 y las normas que los modifiquen o adicionen), artículo 183 de la Ley 1801 
de 2016; artículo 5 de la Ley 1778 de  2016 (modificado por el artículo 21 de la Ley 2195 de 2022)   y 
demás normas aplicables.  
Así mismo, no podrá presentar oferta la persona jurídica que se desempeña como Auditor Externo de 
EPM o Revisor Fiscal de las subordinadas del Grupo EPM, ni sus socie dades matrices, ni sus 
subordinadas; ni aquellas que tienen una matriz común o que pertenecen a un mismo grupo 
empresarial, ni aquellas que participen de las licencias, franquicias, metodologías o políticas impartidas 
por la firma titular de la marca que u tiliza el auditor externo o revisor fiscal, cualquiera sea la forma 
como estas les hayan sido transferidas .  
En consecuencia, al presentar la oferta por sí o por interpuesta persona, el oferente estará afirmando, 
bajo la gravedad de juramento, que no se halla comprometido en las mencionadas inhabilidades o 
incompatibilidades o prohibiciones.  
CENS , en cumplimiento  de lo estipulado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 , se abstendrá de 
celebrar el contrato con las personas que se encuentren registradas en el Boletín de Responsables 
Fiscales de la Contraloría General de la República, para lo cual harán las consulta s que en tal sentido 
les corresponde.  
Así mismo, CENS  se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados 
o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las 
listas asociadas  al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en 
el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido 
las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas  y personas sancionadas por el 
Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas que en tal sentido 
correspondan.  
 
 
 
 
2.2.2.  Existencia, capacidad jurídica y Representación Legal  
 
2.2.2.1.  De nacionales  
 
Se prueba mediante el certificado de existencia y representación expedido por la respectiva Cámara 
de Comercio (salvo casos especiales donde la competencia para expedir la certificación es de otra 
entidad.  
 
Las entidades públicas nacionales de creación const itucional o legal no estarán obligadas a acreditar 
su existencia , pero si deben acreditar su representante legal .  
El certificado deberá tener fecha de expedición no mayor a un (1) mes, a la fecha de cierre para la 
presentación de oferta, en todo caso, deb e corresponder al certificado vigente.    
 
2.2.2.2.  De extranjeros  
 
De carácter privado, se prueba mediante el documento expedido por el organismo o funcionario 
competente, según las leyes y reglamentos de su respectivo país. El documento deberá venir visado 
por el Cónsul Colombiano, y a falta de éste, por el de una nación amiga; además deberá estar 
autenticado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, a menos que se trate de 
documentos expedidos en países signatarios miembros o adherentes  de la Convención de la Haya del 
5 de octubre de 1961, aprobada en Colombia mediante la Ley 455 del 4 de agosto de 1998 Convención 
sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, caso en el cual 
debe cumplirse con la obligación de que dicho documento contenga el anexo de apostilla, en los 
términos allí establecidos.  
Las sociedades que estén desarrollando actividades permanentes en el país, deben acreditar la 
existencia y representación legal a través de la sucursal, qu e para tal efecto han debido constituir con 
el lleno de las formalidades exigidas por el Código de Comercio colombiano.  
La constancia de la sucursal deberá llenar todos los requisitos exigidos por el Código de Comercio 
vigente en Colombia.   Además, deberá estar autorizada para representarlo en todo lo relacionado con 
el desarrollo y ejecución del contrato.  
Por su parte, las sociedades extranjeras que no desarrollen actividades permanentes en el país , deben 
presentarse a través de un representante o mandata rio o apoderado, cumpliendo lo indicado en el 
acápite 2.2.2.5.  de este numeral.  
Las entidades públicas extranjeras demostrarán su existencia mediante certificación de agente 
diplomático o consular del país donde fueron constituidas.  
El certificado de las s ociedades extranjeras deberá haber sido expedido dentro de los tres (3) meses 
anteriores a la fecha de cierre para la presentación de oferta.  
Tanto las sociedades nacionales como las extranjeras  deberán acreditar como mínimo una 
duración igual a la del plazo de ejecución del contrato . y un (1) año más.  
 
 
En el certificado debe constar que la sociedad esté constituida con anterioridad a la presentación de la 
oferta y que la capacidad de la persona j urídica se circunscribe al desarrollo de la actividad prevista en 
su objeto social, el cual debe estar directamente relacionado con el objeto de la solicitud de ofertas . 
Todos los interesados en participar en la solicitud de ofertas, deberán tener actualiz ado en el sistema 
de Información de Proveedores y Contratistas, el certificado de existencia y representación legal o el 
documento que haga sus veces, en caso contrario deberán aportarlo con la oferta.  
2.2.2.3.  Acta de Junta Directiva o Asamblea  
Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación especial para 
celebrar contratos de determinada cuantía, se deberá anexar a la oferta, copia del acta correspondiente 
en donde se le habilite expresamente para la presentación d e la oferta, los actos que se deriven de 
ella, así como para la celebración del contrato y todos los actos que se deriven de él.  
2.2.2.4.  Las personas naturales  se identificarán con la cédula de ciudadanía o el documento 
que haga sus veces.  
2.2.2.5.  Poder especial  
Si el of erente, nacional o extranjero, da poder a una persona natural o jurídica para que contrate en su 
nombre, deberá anexar en debida forma los siguientes documentos: a) El certificado de existencia y 
representación de quien recibe el poder, si se trata de una persona jurídica o fotocopia de la cédula de 
ciudadanía o del documento que haga sus veces si es persona natural, y b) El documento mediante el 
cual la compañía mandante confiere poder o autorización a la que recibe el poder o mandato, el cual 
debe contene r expresamente los términos y el alcance de la representación acorde con lo indicado en 
el numeral 2.1. de estas condiciones . 
2.2.3.  Registro en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas  
 
Los interesados deben estar en estado Aprobado y tener la documentación vigente en el Perfil del 
Grupo EPM del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas.  
En caso de discrepancia de los documentos que reposan en el perfil del sistema de Informac ión y los 
aportados en la oferta, prevalecerán los que estén en el perfil del sistema.  
Los requisitos incluidos en la solicitud de ofertas que no hagan parte del perfil del prov eedor, deben ser 
aportados en  dicha oferta.  
La información para obtener el perf il y realizar la inscripción se encuentra en el siguiente enlace:  
Sistema de información proveedores y contratistas (ARIBA)  
 
2.2.4.  Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales  
En cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 - Ley de reforma laboral, y el artículo 9 de la Ley 
828 de 2003  o las normas que las modifiquen o complementen , relacionados con los aportes a la  
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL  (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) y PARAFISCALES  (Cajas 
 
 
de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Sena ), los interesa dos en 
participar en la solicitud de ofertas para la contratación de bienes y servicios deberán cumplir con la 
siguiente obligación:  
Las PERSONAS  JURÍDICAS NACIONALES  deberán aportar en la(s) oferta(s), certificado que acredite 
el pago de dichos aportes; e xpedido por el Revisor  Fiscal (si la persona jurídica está obligada legal o 
estatutariamente a tener revisoría fiscal), o en su defecto por el Representante Legal ,  durante un lapso 
equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se  hubiera constituido la 
sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del 
contrato.   En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá 
acreditar los pagos a partir de la  fecha de su constitución.  
Se deberá aportar además el certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como 
Contador Público, correspondiente al Revisor  Fisca l. 
Las PERSONAS NATURALES  deberán acreditar el pago de los aportes a la seguridad social integral, 
conforme a la Ley 100 de 1993, la Ley 797 de 2003; inciso 1° del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, 
Ley 1753 de 2015 artículo 135 , o las normas que las modifiquen o complementen, esto es aportes 
para la seguridad social integral . Si tiene trabajadores a su servicio, deberá acreditar además el pago 
de aportes a la seguridad social integral por éstos, así como de los parafiscales antes señalados.    
 
Las PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS , que no tengan trabajadores o empleados en Colombia, 
no deberán aportar esta certificación, pero acreditaran que por esta situación no son sujetos pasivos 
de dichos aportes parafiscales, ni de la seguridad social integral.  
 
Nota 1:  Tener en cuenta lo previsto en el artículo 65 de la Ley 1819 de 2016 modificatorio del artículo 
114-1 de la Ley 1607 de 2012, sobre exoneración de aportes.  
Nota 2 : Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de 
Trabajo como de alt o riesgo deberán afiliarse en forma obligatoria al Sistema General de Riesgos 
Laborales. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante. (Artículo 13, literal a) numeral 5 
del Decreto -ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 2 de la Ley 156 2 de 2012 concordado con el 
Decreto 0723 de 2013 artículo 5).  
La Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), también será obligatoria para todas las 
personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios, con entidades  o 
instituciones públicas o privadas con una duración superior a un (1) mes, toda vez que así lo señala la 
norma.  
Nota 3:  Sobre la afiliación trabajadores independientes a cajas de compensación, Artículo 171 Ley 
1819 de 2016 modificatorio del literal b art ículo 19 de la Ley 789 de 2003.  
 
 
 
 
 
 
2.2.5.  Certificado de la Autoevaluación de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de 
Seguridad y Salud en el Trabajo.  
 
El oferente deberá presentar el Certificado de la Autoevaluación de los estándares mínimos del Sistema 
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo expedido por la Administradora de Riesgos Laborales 
(ARL) que evidencie el puntaje obtenido para el año inmediatamente anterior a la fecha de cierre para 
la recepción de las ofertas, el cual deberá ser igual o superior a 70%.  
Los oferentes que tengan la condición de trabajadores independientes con afiliación voluntaria al 
Sistema General de Riesgos Laborales de que trata la Sección 5 del Capítulo 2 del Título 4 de la Parte 
2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, no están obligados a 
acreditar este requisito, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 2 de la 
Resolución 312 de 2019, expedida por el Ministerio de Trabajo. En este cas o el oferente deberá 
acreditar tal condición mediante constancia o certificación expedida por la administradora de riesgos 
laborales (ARL) a la que se encuentre afiliado. El certificado deberá tener fecha de expedición no mayor 
a dos (2) mes, a la fecha de  cierre para la presentación de oferta, en todo caso, debe corresponder al 
certificado vigente.  
 
Las personas jurídicas extranjeras que tengan sucursal o domicilio en Colombia y que tengan 
empleados vinculados mediante contrato laboral en Colombia, deberán  acreditar el presente requisito 
de participación.  
Las personas jurídicas extranjeras que tengan sucursal o domicilio en Colombia y que no tengan 
empleados vinculados mediante contrato laboral en Colombia, deberán acreditar como requisito de 
participación certificado vigente ISO 45001 en su última versión o la norma equivalente en el país . 
2.3. Ofertas alternativas      
CENS no considerará para este proceso ofertas alternativas, las que se presenten como tales no serán 
consideradas .  
2.4. Valor - precios  
El oferente d ebe incluir en el precio de los bienes o servicios ofertados todos los costos en que incurra.  
Al preparar su oferta, el oferente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar los 
precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, t ales como: el impuesto de renta y el de 
industria y comercio , entre otros, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo 
con la ley y demás disposiciones normativas aplicables.  
El oferente deberá indicar las unidades monetarias en que  cotiza  los diferentes bienes y/o servicios 
ofrecidos.  Las monedas habilitadas para recibir ofertas en cada proceso se indicarán en el sistema de 
información indicado para tal fin; los valores ingresados son calculados antes de IVA. El precio o los 
precios  unitarios, según el caso, se deberán conservar firmes hasta la entrega a satisfacción de los 
bienes o servicios.  
 
 
2.5. Aspectos técnicos  
Los detalles de carácter técnico, constructivo, operativo y similares, han de buscarse en el “anexo 
técnico” o “especificaciones técnicas ”, EL CONTRATISTA estará en la obligac ión de consultar 
expresamente a CENS  acerca de la forma de proceder y ha de atenerse estrictamente a lo que éstas 
le indiquen.  
2.6. Validez  de la oferta  
La oferta tendrá una validez de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre para 
la presentación en este proceso de contratación, término dentro del cual CENS  aceptará la oferta o 
declarará desierto o terminará el proceso de contratación.  
El término para aceptar la oferta, d eclarar desierta, o terminar el proceso de contratación podrá ser 
ampliado por CENS, antes de su vencimiento y por un término que no será superior a la mitad del plazo 
inicialmente fijado, en cuyo caso todos los oferentes deberán ampliar la validez de sus ofertas.  
2.7. Declaraciones del Oferente y del contratista  
 
2.7.1.  Declaración de origen de los bienes y recursos del oferente y del contratista  
 
Con la presentación de su oferta , se entienden presentadas bajo la gravedad de juramento la siguiente 
declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su oferta:   
a) Que los ingresos o bienes del oferente y  de EL CONTRATISTA no provienen de ninguna activ idad 
ilícita contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o 
modifique. En consecuencia, declara que sus ingresos o bienes están ligados al desarrollo normal de 
actividades lícitas propias de su objeto social en  el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su 
profesión u oficio en el caso de ser persona natural.  
b) Que el oferente y EL CONTRATISTA no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a la 
realización o financiamiento de actividades ilícitas  contempladas en el Código Penal Colombiano o en 
cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas 
actividades.  
c) Que los recursos o bienes objeto del presente contrato, no provienen de ninguna activid ad ilícita de 
las contempladas en el Código Penal colombiano o en cualquier norma que lo modifique, adicione o 
sustituya.  
d) Que en la ejecución del contrato, EL CONTRATISTA se abstendrá de tener vínculos con terceros 
que se conozca por cualquier medio es tén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación 
del terrorismo, fraude o corrupción  y/o soborno.  
e) Que EL CONTRATISTA cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y 
financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o co rrupción que le resulten aplicables, teniendo 
implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al Lavado de 
activos o financiación del terrorismo, prevención del Fraude y Corrupción que se derivan de dichas 
disposiciones leg ales.  
 
 
f) Que ni EL CONTRATISTA ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan 
el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales, 
ni sus Revisores Fiscales, ni sus Auditores  Externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en 
la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de 
las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamen to del 
Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o 
internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del 
Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo -), estando CENTRALES ELECTRICAS DE NORTE 
DE SANTANDER S.A E.S.P facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y 
podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran 
en dichas listas.  
g) Que no existe en contra de EL CONTRATISTA ni de sus accionistas, asociados o socios que directa 
o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni de 
sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o 
Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos 
o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando CENTRALES 
ELECTRICAS DE N ORTE DE SANTANDER S.A E.S.P facultado para efectuar las verificaciones que 
considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y 
podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna  de tales personas 
existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que 
puedan colocar a CENTRALES ELECTRICAS DE NORTE DE SANTANDER S.A E.S.P frente a un 
riesgo legal o reputacional . 
 
h) EL CONTRATISTA se obliga a indemnizar a CENS por todos los perjuicios probados que le llegare 
a causar por el incumplimiento de esta declaración.  
 
PARÁGRAFO:   En los casos en los cuales se requiera la entrega de recursos por cualquiera de LAS 
PARTES y éstos procedan de terceros d iferentes a esta, LA PARTE que entrega el recurso declara 
conocer que las actividades realizadas por los proveedores de estos recursos y los mismos, no 
provienen de actividades ilícitas contempladas en la Ley vigente.  
 
2.7.2.  Declaración sobre bienes sujetos a ex tinción de dominio : 
 
El oferente y/o EL CONTRATISTA declara que los activos objeto del presente contrato, no se 
encuentran incursos en las siguientes circunstancias consagradas en el artículo 16 la ley 1708 de 2014 
sobre extinción de dominio:  
a. Que sean producto directo o indirecto de una actividad ilícita.  
b. Que correspondan al objeto material de la actividad ilícita, salvo que la ley disponga su destrucción.  
c. Que provengan de la transformación o conversión parcial o total, física o jurídica del pro ducto, 
instrumentos u objeto material de actividades ilícitas.  
d. Que formen parte de un incremento patrimonial no justificado, cuando existan elementos de 
conocimiento que permitan considerar razonablemente que provienen de actividades ilícitas.  
 
 
e. Que hayan sido utilizados como medio o instrumento para la ejecución  de actividades ilícitas.  
f. Que de acuerdo con las circunstancias en que fueron hallados, o sus características particulares, 
permitan establecer que están destinados a la ejecución de actividades ilícitas.  
g. Que constituyan ingresos, rentas, frutos, g anancias y otros beneficios derivados de los anteriores 
bienes.  
h. Que sean de procedencia lícita, utilizados para ocultar bienes de ilícita procedencia.  
i. Que sean de procedencia lícita mezclados material o jurídicamente con bienes de ilícita procedenc ia.  
j. Que sean de origen lícito cuyo valor sea equivalente a cualquiera de los bienes descritos en los 
numerales anteriores, cuando la acción resulte improcedente por el reconocimiento de los derechos de 
un tercero de buena fe exenta de culpa.  
k. Que se an de origen lícito cuyo valor corresponda o sea equivalente al de bienes producto directo o 
indirecto de una actividad ilícita, cuando no sea posible la localización o afectación material de estos.  
l. Que sean bienes objeto de sucesión por causa de muert e, cuando en ellos concurra cualquiera de 
las causales previstas en la ley 1708 de 2014.  
2.7.3.  Declaración sobre la información  
El oferente o contratista declara que la información contenida en la oferta es exacta y veraz, y que se 
aportarán las pruebas que CENS considere necesarias para verificar su exactitud y en caso de no ser 
ello satisfactorio para CENS conforme a las exigenci as de la solicitud de ofertas, se acepta que la oferta 
sea eliminada. Así mismo declara que ha actuado con buena fe exenta de culpa, que ha suministrado 
toda la información relevante que posee y que puede afectar la oferta y el contrato en caso de ser 
acep tada su oferta.  
2.8. Autorización de verificació n de listas y de base de datos  
EL oferente y/o EL CONTRATISTA autoriza para que CENTRALES ELECTRICAS DE NORTE DE 
SANTANDER S.A E.S.P verifique en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad 
con el derecho internacional (lista de las Naciones Unidas), la lista emitida por la Oficina de Activos 
Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América, Banco Mundial, Grupo 
BID -Banco Interamericano de Desarrollo - y aquellas otras li stas o bases de datos públicas o privadas 
donde se relacionen personas presuntamente vinculadas a cualquier actividad ilícita, fraude o 
corrupción a EL CONTRATISTA y a sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente 
tengan el cinco por cie nto (5%) o más del capital social, aporte o participación, a sus representantes 
legales, miembros de la Junta Directiva, Revisores Fiscales y/o Auditores Externos.  
 
Para el efecto, EL CONTRATISTA deberá informar el nombre e identificación de los accionist as, 
asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, 
aporte o participación.  
 
El CONTRATISTA autoriza a CENTRALES ELECTRICAS DE NORTE DE SANTANDER S.A E.S.P a 
comunicar o reportar a las autoridades nacionales cualquiera de las causales descritas en la cláusula 
 
 
(terminación unilateral del contrato), así como a suministrar a dichas autoridades las informaciones que 
ellas requieran.  
2.9. Costos de elaboración de la oferta  
CENS  no asume ningún costo por la el aboración de las ofertas que reciba.  
3. EVALUACIÓN DE OFERTAS  
Una vez cumplido el plazo para la presentación de las ofertas, CENS  realizará la evaluación, la cual 
consiste en una serie de pasos que se señalan a continuación:  
 
a. Evaluación técnica :  Se evaluarán  técnicamente todas las ofertas recibidas y aquellas que cumplan 
con este requisi to, continúan en  evaluación.  
 
b. Se procede a consultar  en el aplicativo TE CUENTO COMPRAS MENORES la (s) oferta (s) que 
reflejan el  mayor puntaje de evaluación  por Ítem, si la aceptación es parcial , y si es de aceptación  
total, el  mayor puntaje de evaluación  total. 
 
c. Evaluación contractual:  Análisis y verificación de los requisitos de carácter legal y contractual  a 
la(s) oferta (s) que cumple (n) los requisitos técnicos y presenta (n) mayor puntaje de evaluación en 
el aplicativo Te Cuento.   En caso de aceptación de oferta total, esta evaluación se hará a la oferta 
que presenta mayor puntaje de evaluación  total y para la aceptación pa rcial, la (s) oferta (s) que 
presente (n) mayor puntaje de evaluación  por ítem.   La (s) oferta  (s) que cumplan con e ste requisito 
continuaran en evaluación.  
 
d. Evaluación económica: Análisis y verificación de l valor de la oferta antes de IVA .  En caso de 
aceptación de oferta total, esta evaluación se hará a la oferta que presenta mayor puntaje de 
evaluación total y para la aceptación parcial, la (s) oferta (s) que presente (n) mayor puntaje  de 
evaluación  por ítem. 
  
Se entiende como puntaje d e evaluación, el resultado de la aplicación de los criterios establecidos en 
el numeral 3.5 “Selección” de las presentes condiciones.  
 
En caso de realizar las evaluaciones indicadas en los literales c) y d) se concluye que las ofertas no 
cumplen, se  procederá nuevamente con lo establecido en el literal b), c) y d) , sin tener en cuenta la (s) 
oferta (s) rechazada (s) o eliminada (s) y así sucesivamente.  
3.1. Rechazo y eliminación  
Se entiende por “rechazo” la determinación de no considerar una propuesta por la carencia de alguno 
de los requisitos de participación previstos en este pliego o por incumplimiento de algún requisito legal.  
Se entiende por “eliminación” la decisión de excluir del proceso una propuesta cuando dentro de su 
análisis, se detectan errores,  faltas, incoherencias, o en general información no admisible, o cuando se 
presente alguna (s) de las causales descritas más adelante.  
 
 
 
Con todo,  CENS  se reserva el derecho de solicitar las aclaraciones o precisiones que estime 
necesarias para definir el incumplimiento, siempre y cuando ello no haga posible la modificación de la 
oferta en aspectos considerados esenciales por  CENS. Si el oferente modifica en alguna forma la 
esencia de su oferta, ésta será eliminada.  
 
3.1.1.  Causales de rechazo  
Serán causales para rechazar la oferta el incumplimiento cualquiera de los requisitos de participación 
previstos en  estas condiciones o por incumplimiento de requisitos legales . 
 
3.1.2.  Causales de eliminación  
Serán causales de eliminación d e las ofertas, cuando no se ajusten a las exigencias de  la solicitud de 
ofertas  de la ley , o cuando se presenten alguna o algunas de las siguientes causales o alguna(s) otra(s) 
que se incluya(n) en las condiciones particulares de la solicitud de ofertas, s alvo que hubiere posibilidad 
de subsanarse conforme a lo previsto en este documento :  
 
3.1.2.1.  Cuando la oferta fuere presentada por una persona, natural o jurídica, que haya 
intervenido, directa o indirectamente, en el estudio o proyecto de la obra, los servicios  y/o 
actividades o participado en la elaboración de los diseños o pliegos de condiciones, o por 
las sociedades cuyos socios o personal a su servicio hayan tenido tal intervención .  
 
3.1.2.2.  Cuando un socio o empleado de quien presente oferta  o el mismo oferente  haya 
participado en la elaboración de la oferta de otro oferente.   
 
3.1.2.3.  Cuando la oferta presente desviaciones sustanciales en los términos del numeral 3.2.  
 
3.1.2.4.  Cuando la oferta o sus aclara ciones contengan información inexacta  o contradictoria  
 
3.1.2.5.  Cuando la oferta se modifique por el proponente de manera unilateral o ante una solicitud 
de aclaración de CENS. Si el oferente modifica los precios y/o demás condiciones de su 
oferta, argumentando, por ejemplo, diligenciamientos errados o incompletos en la oferta , 
se eliminar  
3.1.2.6.  á dicha oferta , si la aceptación es total o en lo que respecta al o a los ítems modificados , 
si la aceptación es parcial . 
 
3.1.2.7.  Cuando uno o varios precios presentados en la oferta presenten desequilibrios no 
justificados en relación con los precios normales del mercado.  
 
3.1.2.8.  Cuando los oferentes celebren acuerdos entre sí, con el fin de restringir o distorsionar la 
libre competencia o para que sea seleccionado uno de ellos o pongan en riesgo los 
derechos de CENS.  
 
3.1.2.9.  Cuando el oferente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a los 
trabajadores de CENS encargados del estudio y evaluación de las ofertas , o de la 
acept ación de la oferta.  
 
 
 
3.1.2.10.  Cuando hayan cambiado sustancialmente las condiciones del oferente desde la 
presentación de su oferta  por cualquier causa que, a juicio de CENS, limite seriamente 
la capacidad técnica, operacional o financiera del oferente .  
 
3.1.2.11.  Cuando e l oferente no haya respondido requerimientos de información de CENS  en el 
plazo otorgado para ello , o los responda de manera insatisfactoria o inconsistente, o lo 
haga modificando la oferta.  
 
3.1.2.12.  Cuando el oferente se  encuentre incluido en la lista internacional vinculante para 
Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o 
en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de 
los Estados Unidos  (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o 
internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco 
Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo -). Cuando el oferente sea 
una persona j urídica, esta causal se extiende a los socios o accionistas, revisores 
fiscales, auditores externos, miembros de junta directiva y representantes legales que 
tengan directa o indirectamente más del cinco por ciento (5%) de participación o 
acciones.  
 
3.1.2.13.  Cuando  el oferente , sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente 
tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus 
representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de 
firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido 
las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas 
sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse 
determinad o que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, 
colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del 
Grupo BID.  
 
3.1.2.14.  Cuando el oferente o sus accionistas, asociados o socios, que directa o indirectamente 
tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus 
representantes legales, revisores fiscales, auditores externos o miembros de la junta 
directiva,   hayan sido condenados en sentencia judicial en firme, por la comisión d e 
delitos dolosos relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, 
corrupción o soborno, o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales 
por la comisión de delitos dolosos   relacionados con lavado de activos, financi ación del 
terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o exista información pública con respecto a 
tales personas que impacte legal y reputacionalmente al oferente, exponiendo a EPM a 
un riesgo de carácter legal o reputacional  
 
3.1.2.15.  Cuando el objeto del contrato i nvolucre activos y el o los activos se encuentren con 
medidas cautelares por estar vinculado a un proceso de extinción de domino y sobre el 
cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad quien haga sus veces no se 
haya tomado el control o no ha ya nombrado un depositario directo . 
  
3.1.2.16.  Cuando la oferta esté condicionada (artículo 855 del Código de Comercio).  
 
 
 
3.1.2.17.  Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten 
igual condición en otra entidad, que igualmente presente oferta, se considerará la que 
primero se haya recibido, si se reciben al mismo tiempo, todas serán eliminadas.    
 
3.1.2.18.  Cuando la oferta estipule la obligatoriedad de que las diferencias que surjan entre las 
partes durante la ejecución del contrato sean sometidas a la decisión de tribunales de 
arbitramento.  
 
3.1.2.19.  Cuando el oferente se encuentre sancionado por la autoridad compe tente, por conductas 
violatorias de las normas sobre protección de la competencia y las conductas que 
ocasionaron la sanción afecten los intereses de  EL CONTRATANTE  
 
3.1.2.20.  Cuando la información requerida en los formularios para la evaluación de la oferta, de 
acuerdo con lo previsto en las condiciones particulares  sea consignada en forma 
indebida, incorrecta o parcial, salvo que sea subsanable.  
3.2. DESVIACIONES  
 
Se considera de sviación la disconformidad de la oferta frente a las condiciones de la solicitud de ofertas.  
Son sustanciales las desviaciones que:  
a) Afectan de manera “esencial” la forma, el alcance, la calidad o el funcionamiento de los bienes o 
servicios o actividades s olicitadas.  
b) Limita los derechos de EL CONTRATANTE o las obligaciones del oferente emanadas del contrato.  
Las demás desviaciones son no sustanciales y serán corregidas directamente por EL CONTRATANTE 
cuando ello sea factible a partir de la información consi gnada por el oferente; en caso contrario, EL 
CONTRATANTE se reserva el derecho de solicitar las aclaraciones, precisiones o correcciones que 
sean necesarias, sin que ello suponga el derecho del oferente a modificar los otros aspectos de la 
oferta. El ofere nte requerido deberá atender el llamado dentro del término que para el efecto se le 
señale; en caso de no hacerlo se podrá eliminar su oferta.  
3.3. Reglas de Subsanabilidad  
 
Serán subsanables los aspectos de forma de la oferta y en tal sentido primará lo sustan cial sobre lo 
meramente formal. CENS se reserva el derecho de pedir información o aclaraciones adicionales sin 
que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas, teniendo en cuenta las siguientes reglas:  
 
Si se identifican inconsistencias ,, errores o ausencia de documentos para la acreditación de los 
requisitos de participación, dentro del término que se establezca en la comunicación en la cual se 
requiera al oferente para el efecto, CENS podrá solicitar la prueba del cumplimiento de los requisi tos 
de participación.  
3.4. Facultades de CENS durante la etapa de evaluación de ofertas  
3.4.1.  Solicitud de nueva oferta económica  
 
 
Previos los estudios y análisis pertinentes, cuando existiendo una o más ofertas se considere que se 
pueden obtener mejores condiciones económicas, el jefe de la dependencia que adelanta el proceso 
de contratación decidirá, previa justificación, si se procede a la etapa de solicitud de nueva oferta 
económica, de conformidad con lo previsto en las normas internas de contratación . 
3.4.2.  Negociación directa  
 
CENS , de conformidad con lo previsto en las normas internas de contratación, podrá adelantar una 
negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y considere que se pueden obtener 
condiciones más favorables de carácter t écnico, comercial, económico o de cualquier otra índole.  
3.4.3.  Terminación del proceso  de contratación   
Por regla general, los procesos de contratación, mediante los que se adquieran bienes y servicios, 
serán no co mpromisorios para CENS, por lo tanto, CENS no adquiere obligación alguna frente a los 
oferentes hasta que no se perfeccione el contrato, salvo que en las solicitudes de oferta se estipule 
algo diferente. En consecuencia, podrá darse por terminado un proces o de contratación cuando así se 
requiera.  
De igual manera, la terminación del proceso de contratación la hará el trabajador competente en el 
estado en que se encuentre el proceso, cuando se presenten circunstancias que hagan perder la 
competencia de CENS para la aceptación de la oferta o cotización, o cuando aparezca un vicio que 
pueda generar nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las 
circunstancias de orden público lo impongan.  
 
3.5. Selección  
CENS  seleccionará aquella ofe rta que cumpla técnica y contractualmente, y que resulte más 
conveniente de acuerdo con el siguiente mecanismo de evaluación : 
Aceptación de ofertas por ítems:  Cuando la publicación del proceso se realice por ítem, cada oferente 
podrá presentar oferta por uno o varios de los ítems publicados y la evaluación y aceptación a se 
realizará por cada ítem.  
Aceptación de ofertas en Bloque:  Cuando la publicación del proce so indique “Adjudicar bloque”, cada 
oferente debe presentar su oferta por todos los ítems publicados y la evaluación y aceptación  se 
realizará por el total de la oferta.  
Puntaje de la evaluación: (Valor de la menor oferta/ valor oferta actual) *100 - Demer ito 
Valor de la menor oferta:  Corresponde al menor valor ofertado de todos los participantes que cumplen 
con su oferta técnica y contractualmente (para las ofertas en otras monedas, USD o Euros, para la 
conversión a pesos colombianos se tendrá en cuenta la  TRM de la fecha de cierre de presentación de 
la oferta.  
 
 
Valor oferta actual: Valor ofertado en pesos colombianos de la oferta que se está evaluando (para las 
ofertas en otras monedas USD o Euros, para la conversión a pesos colombianos se tendrá en cuenta 
la TRM de la fecha de cierre de presentación de la oferta).  
Demerito:  Se obtiene de la diferencia entre la calificación máxima de 100 puntos y el resultado de 
evaluación de desempeño del contratista (Promedio simple de las evaluaciones de desempeño en el 
Grupo EPM -filiales nacionales ) teniendo en cuenta la vigencia de las evaluaciones de desempeño, así:  
• Compras Operativas o Menores: 1 año, contado hasta la fecha de cierre para la presentación 
de ofertas (sin incluir las evaluaciones anteriores al 01/12/2020).  
• Las demás evaluaciones que se hayan realizado en los contratos para la adquisición de bienes 
y servicios, 3 años, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas.  
El demérito se aplicará sólo cuando la evaluación del desemp eño se encuentre en estado “Confirmada”.  
Nota 1: Para los oferentes que no hayan ejecutado contratos con algunas de las empresas del Grupo 
EPM (filiales nacionales) no le aplicará el Demérito por evaluación de desempeño definido en el numeral 
3.5 
Nota 2: L as evaluaciones de desempeño de contratos ejecutados por  Consorcios u Uniones 
temporales, serán tenidas en cuenta en el cálculo de la evaluación promedio para cada uno de los 
integrantes del consorcio o unión temporal en las ofertas que presenten de forma individual.  
CENS  podrá eliminar ofertas de la lista cuyo puntaje promedio de evaluación sea inferior a 60 puntos.  
3.6. Aceptación de la oferta o declaratoria de desierto del proceso  de contratación   
 
Si al hacer las ponderaciones resultaren dos o más ofertas con igual puntaje se dará cumplimiento a lo   
establecido en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020  (o la que la modifique o sustituya) para lo cual, en  
el momento de presentarse tal situación EL CONTRATANTE solicitará, a los oferentes que presenten  
el empate, la documentación válida para acreditar el cumplimiento de alguno de los criterios de  
desempate  de a cuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.4.2.17 del Decreto 1082 de 2015  
(modificado por el artículo 3 del Decreto 1860 de 2021).   
 
Si luego de la aplicación de todos los criterios establecidos en la Ley, permaneciere la igualdad, se  
procederá a realizar un sorteo para la aceptación  del contrato, para lo cual se invitará a los proponentes 
que se encuentren en esta situación para que asistan en caso de considerarlo pertinente. De lo actuado 
en la etapa del sorteo se dejará constancia y  CENS S.A. E.S.P. enviará copia del acta a los proponentes 
informando los resultados.  
La aceptación de la oferta se la hará dentro del término  de validez de la misma, y se comunicará al 
oferente(s) favorecido(s) y se informará a los demás.  
Así mismo, el trabajador competente, dentro del periodo de validez de la oferta, declarará desierto el 
proceso de contratación en el evento en que no se reciba ninguna oferta, o ninguna de las recibidas 
resulta válida o conveniente económicamente para CENS,  lo cual se i nformará a los oferentes, si los 
hay. 
 
 
Cuando el proceso de contratación está conformado por varios ítems, se podrá aceptar o declarar 
desierto uno o varios de ellos.  Igualmente, la decisión final de la selección podrá tomarse en distintos 
momentos para los  diversos ítems, siempre antes del vencimiento de la validez de las ofertas.  
3.6. Actuación de EL CONTRATANTE, durante el trámite de la solicitud de ofertas  
 
EL CONTRATANTE , declara que dentro del trámite de la solicitud de ofertas ha actuado con buena fe 
exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica 
relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y fi nanciación del terrorismo, 
así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En consecuencia, EL 
CONTRATANTE , en el trámite de la solicitud de ofertas y en la celebración del contrato obró con la 
máxima diligencia establecida en la nor matividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados 
con esta materia.  
4. CONTRATO  
4.1. Perfeccionamiento  
 
Él o los contratos a que dé lugar este proceso de contratación, se entiende(n) perfeccionados en la 
fecha en la que el o los oferentes seleccionados reciban la orden de compra, ya sea total o parcial y en 
consecuencia, nace la relación jurídica en los términos de la ley, lo que impl ica la generación y 
exigibilidad de los mutuos derechos y obligaciones que el contrato crea para las partes.  
4.2. Indemnida d 
EL CONTRATISTA mantendrá indemne a CENS, es decir, libre de asumir cualquier indemnización o 
pago originado en reclamaciones de tercero s y que se deriven de actuaciones del CONTRATISTA, de 
sus subcontratistas o dependientes. Por lo anterior, el CONTRATISTA asumirá todos los gastos e 
indemnizaciones a que haya lugar por los reclamos, demandas, acciones legales, y en general costos 
asociado s a las mismas que se sustenten u originen en daños materiales, personales, o en general a 
intereses jurídicos de terceros, ocasionados durante la ejecución del objeto y obligaciones 
contempladas el presente contrato.  
En caso de que se formule reclamo, de manda o acción legal contra CENS por asuntos, que según el 
contrato sean de responsabilidad del CONTRATISTA se le comunicará a la mayor brevedad para que 
adopte oportunamente las medidas previstas por la ley y/o el contrato, para mantener la indemnidad 
aquí pactada y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto cuando ello fuera posible.  
4.3. Propiedad de los trabajos y confidencialidad de la información  
El CONTRATISTA deberá garantizar que respeta la normas nacionales e internacionales de prote cción 
a la propiedad intelectual, respecto a los bienes y activos que emplea para el desarrollo del objeto 
contractual, y para dar cumplimiento al objeto del contrato, para lo cual deberá verificar la cadena 
ininterrumpida de cesiones o de licencias que lo  facultan para su uso dentro del contrato, y para la 
entrega a la contratante cuando hubiere lugar a ello.  
Si se presenta reclamación, denuncia, demanda o requerimiento de un tercero por asuntos referentes 
 
 
a la propiedad intelectual, CENS se considerará de  buena fe respecto a la infracción. EL 
CONTRATISTA desde ahora declara indemne a CENS y se compromete a asumir la responsabilidad 
civil y penal que se derive de tales acciones. Con el propósito de cumplir el plazo del contrato, el de 
sus prórrogas o renova ciones, EL CONTRATISTA deberá sustituir los bienes afectados por otros que 
cumplan las condiciones de legalidad y que tengan funciones equivalentes y homólogas, caso en el 
cual la mayor onerosidad que de ello pudiere devenir será asumida por EL CONTRATISTA  y no se 
considerará causal de desequilibrio económico del contrato ni dará lugar a la revisión de los términos 
económicos originalmente pactados.  
Salvo acuerdo expreso en contrario, los derechos patrimoniales de propiedad intelectual sobre los 
estudios, i nformes, documentos, inventos, entregables, planos, procedimientos y en general las nuevas 
creaciones desarrolladas por EL CONTRATISTA y/o sus subcontratistas en virtud del contrato, 
quedarán única y ex clusivamente de titularidad de CENS - o Encargante, lo s cuales se podrán utilizar 
para los fines que se estimen convenientes, dando el crédito debido a los autores morales de la 
creación.  
EL CONTRATISTA deberá considerar como confidencial toda la información, análisis, estudios y 
resultados que le sean sumin istrados y que obtenga en el desarrollo de su trabajo.  
Además, EL CONTRATISTA no podrá hacer uso de los informes, entregables, planos, proyectos, 
informaciones técnicas, resultados de ensayos y demás trabajos ejecutados para CENS  para fines 
diferentes a l os contemplados en el mismo, sin la autorización previa y explícita de esta.  
 
Para tales efectos se tendrá como confidencialidad cualquier información no divulgada que posea 
legítimamente su titular que pueda usarse en alguna actividad productiva, industri al o comercial, y que 
sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha información sea secreta, en el 
sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes no sea 
generalmente conocida ni fácilmente acc esible a quienes se encuentran en los círculos que en forma 
usual manejan la información respectiva, tenga un valor comercial por ser secreta, y haya sido objeto 
de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta.  
 
La obligación de reserva consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin causa 
justificada y sin consentimiento del titular, la información sobre cuya confidencialidad se le haya 
prevenido en forma escrita; dicha obligación subsistirá duran te la vigencia del contrato, y luego de su 
terminación mientras subsistan las características para considerarla como información confidencial.  
CENS  conservará en su totalidad el derecho de propiedad sobre bienes, documentos, escritos, planos, 
diseños, fotografías, material de informática, plantillas, modelos, maquetas, conceptos, métodos y 
procedimientos que se comuniquen o entreguen a EL CONTRATISTA  y que pongan a su disposición 
en el desarrollo del contrato y EL CONTRATISTA no podrá, sin la autorización escrita de CENS , 
utilizarlos para fines diferentes a los relacionados con la ejecución del contrato.  
En los contratos que EL CONTRATISTA suscriba co n sus subcontratistas, dentro del desarrollo de los 
trabajos objeto del contrato, deberá estipularse la obligación que tienen de cumplir con lo escrito en 
este numeral , siempre y cuando CENS autorice previamente la Subcontratación.  
4.4.  Legalidad del software de contratistas y proveedores  
El software utilizado por contratistas y proveedores para desarrollar los productos y prestar los servicios 
objeto del contrato debe ser legal. Los contratistas y proveedores a solicitud de CENS,  deberán 
 
 
acreditar la calidad d e titulares del software por haberlo creado o por haberlo adquirido de un tercero, 
o en caso de que sean licenciatarios, bien de software propietario, bien de software libre, deberán 
entregar a petición de CENS los datos de las licencias del software utilizado , incluyendo: Nombre 
completo del software, versión del software, número de serie y propietario de la licencia con el que se 
elaborarán los productos y se prestaron los servicios objeto del contrato. CENS  se reserva el derecho 
de solicitar certificados  al respecto de parte de la revisoría fiscal del CONTRATISTA o de entes como 
la BSA (Business Software Alliance).  
4.5. Protección de información personal  
 
LAS PARTES asumen la obligación de proteger los datos personales a los que accedan con ocasión 
del contrat o, así como las obligaciones que como responsables o encargados les correspondan, acorde 
con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en cuanto le sean aplicables. Por tanto, 
deberán adoptar las medidas de seguridad, confidencialidad, acceso rest ringido y de no cesión, en 
relación con los datos personales a los cuales acceden, cualquiera que sea la forma de tratamiento. 
Las medidas de seguridad que deberán adoptarse son de tipo lógico, administrativo y físico acorde a 
la criticidad de la informaci ón personal a la que acceden y/o recolectan, para garantizar que este tipo 
de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a tratamiento 
contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto contractual. En caso de tratarse de 
datos sensibles, de niños, niñas y adolescentes, tales como origen racial, organizaciones sociales, 
datos socioeconómicos, datos de salud, entre otros, las medidas de seguridad a adoptar serán de nivel 
alto.  
Cuando se identifique que E L CONTRATISTA en cumplimiento del contrato vaya a ser responsable del 
tratamiento EL CONTRATANTE solicitará, para la formalización del contrato, copia de la Política de 
Protección de Datos Personales y de Seguridad de la Información, a EL CONTRATISTA, la c ual deberá 
dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones referentes a protección de datos personales.  
EL CONTRATISTA, con la presentación de la oferta manifiesta que conoce la Política de Protección de 
Datos de EL CONTRATANTE y que, de ser acepta da la oferta en el proceso del asunto, acepta y se 
compromete a dar cumplimiento a lo establecido en ella y en los demás protocolos establecidos por EL 
CONTRATANTE para el tratamiento de datos personales. Igualmente, EL CONTRATISTA se 
compromete a informar  y hacer cumplir por sus trabajadores las obligaciones contenidas en esta 
cláusula y las demás que contenga la normativa referente a la protección de datos personales, 
asimismo los trabajadores de EL CONTRATISTA deben conocer y aceptar la Política de Prote cción de 
Datos Personales de EL CONTRATANTE.  
EL CONTRATISTA indemnizará los perjuicios que llegue a causar a EL CONTRATANTE como 
resultado del incumplimiento de las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, aplicables al tratamiento de la 
información personal, a sí como por las sanciones que llegaren a imponerse por violación de la misma 
y viceversa. EL OFERENTE entiende que, con la presentación de su oferta, y de darse la aceptación 
de la misma, autoriza de manera expresa a EL CONTRATANTE, para estos casos, a ded ucir de las 
sumas de dinero que EL CONTRATANTE le adeude en el momento en que se notifique la decisión 
desfavorable por la entidad competente, el valor de las multas impuestas, sin perjuicio de que llegaren 
a demostrarse daños por cuantía superior a la mul ta impuesta.  
 
 
EL CONTRATANTE informa al CONTRATISTA que en Colombia configura delito el tratamiento no 
autorizado de datos personales según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Por tanto, transmitirá esta 
obligación también a los dependientes, trabajadores  y demás personas que actúen por su cuenta y 
riesgo.  
EL CONTRATISTA reconoce el derecho que tiene EL CONTRATANTE de auditar el cumplimiento de 
esta obligación de protección de datos personales; en este sentido, autoriza el ingreso, o acceso de los 
servido res, empleados, trabajadores o terceros designados por EL CONTRATANTE para este fin, a 
sus instalaciones e infraestructura, así como el acceso a la información requerida para verificar la 
adecuada protección de los datos personales custodiados con ocasión de este contrato.  
Es obligación de LAS PARTES informar oportunamente cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque 
contra la información personal a la que ha accedido, o sobre la que realiza tratamiento con ocasión de 
este contrato, aviso que deberá dar un a vez tenga conocimiento de tales eventualidades. La pérdida, 
fuga o ataque contra la información personal implica así mismo la obligación de gestionar el incidente 
de seguridad de la información conforme los lineamientos en la materia.  
Es obligación de L AS PARTES disponer de canales de atención de solicitudes y reclamos para 
garantizar al titular de los datos a los que tiene acceso y/o sobre la que realiza tratamiento con ocasión 
del contrato, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. Asim ismo, LAS PARTES deberán 
reportarse mutuamente las solicitudes o reclamos que se reciban en relación con la información 
personal a la que han accedido con ocasión del contrato, este reporte deberá realizarse dentro del 
término de cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo, al correo dispuesto por cada una de LAS 
PARTES para las comunicaciones del contrato, de igual manera dentro de los cinco (5) días siguientes 
deberán reportarse las respuestas a las peticiones; en caso de considerarlo pertinente EL  
CONTRATANTE dará respuesta a las consultas o reclamos reportados por EL CONTRATISTA 
informándole al mismo dicha situación.  
Los activos de información que LAS PARTES se entregan entre sí, para el cumplimiento del objeto 
contractual se relacionarán en el a cta de entrega de información.  
El incumplimiento de las obligaciones derivadas de esta cláusula se considera como un incumplimiento 
grave por los riesgos legales que conlleva el indebido tratamiento de datos personales, y en 
consecuencia será considerada justa causa para la terminación del contrato, y dará lugar al cobro de 
la cláusula penal pactada, sin necesidad de ningún requerimiento, a los cuales renuncia desde ahora.  
5. EJECUCIÓN  
 
Una vez formada la relación jurídica contractual y formalizado el contrato, las partes darán inicio al 
cumplimiento de sus respectivas obligaciones, con atención estricta a los términos que se consignan 
en los documentos del contrato, siempre con atención y respeto de las normas legales vigentes, 
consultando los intereses, objetivos y propósitos de ambos y con aplicación de los principios de la 
buena fe y la fidelidad contractual.  
 
 
5.1. Valor del contrato  
El valor total del contrato será el que resulte de multi plicar las cantidades solicitadas por CENS y 
realmente entregadas por EL CONTRATISTA y recibidas a satisfacción por CENS, por los precios 
unitarios aceptados.  
5.2. Plazo de ejecución  
Corresponde al plazo dentro del cual se debe realizar la entrega de los bien es y/o la prestación de los 
servicios y la aceptación técnica de los mismos, se fija en días calendario contados a partir de la fecha 
del envío de la orden de compra.  El plazo se indica en el documento de condiciones técnicas de la 
oferta . 
5.3. Forma de pago  
CENS pagará los bienes y/o servicios nacionales o nacionalizados en moneda nacional colombiana, 
previa la presentación de la copia de la declaración de importación, si es el caso, y de la factura 
correspondiente, elaborada con el cumplimiento de todos los requisitos legales, tanto de forma como 
de contenido. La factura se pagará a los treinta (30) días siguientes a la correcta presentación de la 
misma, previo recibo y aceptación de los bienes y/o servicios por parte de CENS. Quien tenga la 
obligación de exp edir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por la DIAN.  
Los pagos se harán en la forma aceptada por CENS, a favor de EL CONTRATISTA o a quien él designe 
como beneficiario, previa presentación por parte de EL CONTRATISTA y aproba ción por parte de 
CENS de los documentos requeridos para el efecto  
Los pagos que CENS deba efectuar en el territorio nacional a CONTRATISTAS residentes 
colombianos, se harán en moneda legal colombiana, si la oferta se realizó en moneda extranjera se 
pagar án en pesos colombianos y el valor equivalente será calculado según lo indica más adelante, 
mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden 
de pago.  
En la factura serán realizadas e indicadas las deduccion es que por los conceptos de ley y otros 
deban efectuarse.  
 
En caso de mora en los plazos estipulados para el pago de las obligaciones contraídas, no imputable 
al CONTRATISTA, CENS  reconocerá una tasa de interés anual equivalente al DTF + 5% para la 
moneda nacional, vigente al vencimiento de la obligación, y Libor +2% para la moneda extranjera. La 
tasa será la Libor a seis (6) meses.  
Para los bienes, servicios o actividades ofrecido s en dólares americanos, y que deban pagarse en 
pesos colombianos la liquidación se realizará con base a la tasa representativa del mercado (TRM) 
certificada por la Superintendencia Financiera de la fecha de pago, para obtener la equivalencia en 
pesos colo mbianos.  
Para los bienes, servicios o actividades ofrecidos  en moneda extranjera diferente al dólar americano, y 
que deban pagarse en pesos colombianos la liquidación se realizará con base a la tasa de cambio 
 
 
media de la divisa frente al dólar americano, d e la misma fecha de pago, certificada por el Banco de la 
República para obtener dólares americanos, y éstos a su vez se liquidarán a la tasa representativa del 
mercado (TRM) certificada por la Superintendencia Financiera de la fecha de pago, para obtener l a 
equivalencia en pesos colombianos.  
Nota:  El oferente deberá tener en cuenta que, sobre los bienes entregados en Colombia, EL 
CONTRATANTE hará los pagos solamente en el país a quien EL CONTRATISTA designe como 
mandatario o beneficiario de los pagos. Por r azones legales, no es posible efectuar giros al exterior por 
compras locales o hacer pagos en moneda extranjera en Colombia, con las excepciones contempladas 
en el régimen cambiario que se encuentre vigente al momento de la realización del mismo.  
Es entend ido que el oferente favorecido con la aceptación de la oferta y en su calidad de 
CONTRATISTA faculta expresamente a CENS para:  
a) Revisar y verificar los pagos en las entidades correspondientes, durante la vigencia del contrato, 
según lo definido en el Ar t. 50 de la Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003, si es de caso.  
b) Retener los pagos que EL CONTRATISTA tenga a su favor en este contrato o en otro contrato que 
tenga con EL CONTRATANTE, en caso de presentar mora en los aportes a la seguridad social integral 
y parafiscales y/o en e l pago a los trabajadores vinculados med iante contrato de trabajo para la 
ejecución del contrato, o a cualquiera de los ex trabajadores del mismo, o a los asociados en casos 
tales como las cooperativas y las empresas asociativas de trabajo, por concepto de compensaciones, 
salarios, prestaciones sociales o cualquiera remuneración adeudada.  
c) Pagar todos los conceptos contemplados en el literal b) de esta cláusula, como consecuencia del 
incumplimiento, directamente a quien corresponda, con cargo a las sumas adeudadas al 
CONTRATISTA, sin que ello i mplique que CENS se convierta en empleador y mucho menos que 
sustituya las obligaciones laborales a cargo del CONTRATISTA.  
d) Si es el caso, exigir, las constancias de pago correspondientes a salarios, prestaciones sociales, 
seguridad social, parafiscales y cualquier otro concepto de pago que se hubiere causado a cargo del 
CONTRATISTA empleador en favor de cualquiera de sus trabajadores durante el plazo contractual.  
e) Retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario para proteger se de pérdidas debidas 
a suministros defectuosos no corregidos, a garantías no cumplidas o para el pago de posibles 
deducciones por compensaciones debidas o perjuicios recibidos o reclamaciones no atendidas. 
Cuando CENS  realice una retención, sin que medie  justa causa, efectuará los pagos de los valores 
retenidos, actualizados con base en el IPC.  
5.4. Calendario para presentación de facturas y cuentas de cobro  
El proponente al que eventualmente CENS seleccione para la celebración del contrato, debe tener en 
cuen ta que, por requerimientos contables, la presentación de facturas y cuentas de cobro deben 
presentarse y radicarse en el periodo comprendido entre el primer día hábil y el día veinticinco (25) de 
cada mes, en el  Centro de Administración e Información Docum ental CAID – Avenida Aeropuerto No. 
5N-220 Barrio Sevilla, municipio de Cúcuta,  
  
Las facturas o cuentas de cobro que no hubieren sido radicadas en este plazo, se devolverán. Cuando 
el 25 es día no laborable, debe presentarse la cuenta de cobro o factura el día hábil anterior al 25.  
 
 
CENS no se hace responsable por los potenciales perjuicios que el desconocimiento de estas fechas 
pueda generar al eventual contratista.  
 
5.5. Inscripción de proveedores para pago por consignación  
Igualmente ha de tener en cuenta EL CONTRATISTA, que CENS sólo efectúa pagos mediante el 
sistema de consignación electrónica y que, para el efecto, deberá inscribir una cuenta que haga posible 
dicha forma de pago, llenando los correspondientes formatos que CENS pone a su disposició n. El 
incumplimiento de este trámite exonera a CENS de cualquier retraso o dificultad que genere la 
imposibilidad de efectuar el pago tal y como se prevé.  
Si ya está inscrito mediante la “matrícula de terceros” de CENS, el Proponente debe informar el códig o 
de Proveedor correspondiente; si no está inscrito también podrá participar sin registrar ninguna 
información en este campo.  
El trabajador competente de CENS podrá solicitar al proveedor la respectiva documentación para el 
registro de proveedores, bien s ea para su actualización o nueva inscripción, sin que esto indique una 
aceptación de la oferta enviada al proceso, el Proponente tendrá dos (2) días hábiles para enviar la 
documentación requerida de manera que permita los trámites de inscripción, a saber.  
Más información en:  
http://www.cens.com.co/proveedores/es -es/matrículadeproveedorescens.aspx  
 
Los proveedores que reciban pagos en moneda extranjera deberán hacer la inscripción de su cuenta 
en el exterior, bajo el siguiente formato: formato de instrucciones de giro para pagos en moneda 
extranjera, lo puede descargar en el siguiente link:  
https://www.epm.com.co/site/Portals/3/Documentos -provedores -y-
contratistas/Formato_Instrucciones_de_Giro.doc x?ver=2019 -10-01-171018 -887   
 
5.6. Responsabilidad por los Bienes y/o Servicios  
 
EL CONTRATISTA será responsable de todo riesgo o siniestro sobre materiales, elementos, partes y 
componentes, hasta su entrega en el Almacén General de  CENS  (o lugar  de entrega indicado ). El 
descargue de todos los bienes será por cuenta y riesgo  del CONTRA TISTA, que debe contar con 
personal idóneo, afiliado al sistema de seguridad social (administradora de riesgos laborales),  utilizando 
las herramientas y elementos de protección personal adecuados para realizar el descargue de manera 
segura, quien también a sumirá todos los riesgos sobre el suministro rechazado a partir de la fecha en 
que EPM  le comunique dicho rechazo.  
Garantía de los bienes del Fabricante:  EL CONTRATISTA deberá adjuntar cuando haga el proceso 
de entrega de los bienes o equipos la garantía d el calidad y eficiencia que otorga el fabricante, indicando 
el termino de validez de la misma. La garantía del fabricante será requisito para la aceptación técnica 
de los bienes.  
 
 
5.7. Deber de información durante la ejecución del contrato  
5.7.1.  Relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación 
del terrorismo  
 
EL CONTRATISTA se obliga a entregar a CENS la información veraz y verificable que esta última le 
exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención  y control del riesgo de 
lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo 
una vez al año.  
De la misma forma, EL CONTRATISTA deberá informar a EL CONTRATANTE del inicio de cualquier 
proceso penal relacion ado con lavado de activos o financiación del terrorismo, sin importar si se 
encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde EL 
CONTRATISTA (persona natural, o cualquiera le los socios o su representante legal  en caso de 
personas jurídicas) sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad 
para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal, sin importar en la calidad que sea 
citado.  
 
PARÁGRAFO:   Las Partes deberán in formarse por escrito, dentro de los quince (15) días hábiles 
siguientes, cada vez que se modifiquen o cambien los datos correspondientes a dirección, domicilio, 
teléfono, ocupación, profesión, oficio, razón social, representación legal, lugar de trabajo o residencia 
y, en fin, cualquier circunstancia que varíe de las que reporten a la firma del presente Contrato, tanto 
para personas naturales como jurídicas, con base en lo dispuesto por las circulares emitidas por la 
Superintendencia Financiera de Colombia,  sin perjuicio de la obligación de suministrar los documentos 
que deban ser entregados en virtud de actos y disposiciones legales o administrativas, relacionados 
con la obligación a que se hace referencia . 
5.7.2.  Relacionada con aspectos laborales  
Para dar cumpli miento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 ( ley de reforma laboral) y el artículo 9 de 
la Ley 828 de 2003, relacionadas con los aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, pensión, 
Riesgos laborales) y parafiscales ( caja de compensación familiar, ins tituto colombiano de bienestar 
familia, SENA), CENS  solicitará mensualmente al contratista el pago de la planilla integrada de 
liquidación de aportes (PILA) o el Certificado de paz y salvo del pago de salarios, aportes a la seguridad 
social integral y pres taciones sociales certificado por el revisor fiscal (en caso de estar obligado por ley) 
o representante legal.  Sin embargo, CENS  podrá solicitar en el momento que lo considere para 
verificación de la buena ejecución del contrato, todos los soportes del pa go de parafiscales, seguridad 
social (PILA), nómina y prestaciones sociales en los formatos establecidos por la empresa (plantilla 
nómina.xls, pagos de seguridad social, etc.  
5.8. Cumplimiento  
El contrato se considerará cumplido cuando cada una de las partes l leva a cabo las acciones que 
explícita o implícitamente quedan comprendidas en los compromisos u obligaciones que asume, y con 
atención a las características formales y de tiempo previstas para ello.  
 
 
 
Cualquier desviación, modificación u omisión de dichas acciones que no haya sido consentida 
expresamente por la contraparte, constituirá legalmente un caso de “incumplimiento” del contrato y será 
suficiente para que se produzcan los efectos legal o contrac tualmente previstos para ello.  
 
Las Evaluaciones de Desempeño de Proveedores son aplicables a las compras operativas que EPM  y 
sus filiales adelanten como contratante.  
Con el envío de la oferta se entiende que el Proveedor acepta y declara que la informa ción de la 
Evaluación de Desempeño y lo descrito en el numeral 5. 8 y en los numerales correspondientes al 
demérito, se podrá compartir con el Grupo EPM.  
Las Evaluaciones de Desempeño del Proveedor se registrarán y aprobarán en el Portal de TECUENTO 
Compras  Menores.  
El CONTRATANTE evaluará el desempeño del CONTRATISTA conforme se establece en la Guía 
Metodológica para la Evaluación del Desempeño de Contratistas, la cual se puede consultar en la 
siguiente dirección:  https://www.cens.com.co/Portals/0/proveedores -y-
contratistas/documentos/GUI_304_ABS_006_29122021.pdf?ver=2022 -01-05-102056 -773 
5.9. Cláusula penal  
De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, las partes convienen que en caso de 
incumplimiento del CONTRATISTA en las obligaciones del contrato, o de la terminación del mismo por 
hechos imputables a él, éste pagará a CENS en calidad de cláusula penal una suma equivalente al 
diez por ciento (10%) del valor total del contrato que corresponde a una tasación anticipada de los 
perjuicios derivados de dicho incumplimiento, para lo cual se aclara que esta suma será consider ada 
como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados a CENS, por eso, en exceso de esta 
suma CENS podrá cobrar los perjuicios adicionales que demuestre ha causado el incumplimiento del 
contratista . 
 
En otras palabras, CENS descontará de los perjuicios totales del incumplimiento el valor de la cláusula 
penal y sobre este valor no tendrá necesidad de probar el monto de los perjuicios. El valor de la cláusula 
penal se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al CONTRATISTA, de ser pos ible, o 
se cobrará directamente a EL CONTRATISTA; si lo anterior no es posible, se cobrará por la vía judicial. 
Si posteriormente EL CONTRATISTA acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de 
responsabilidad, y éstas son aceptadas por CENS, habrá  lugar a la entrega a EL CONTRATISTA de 
los dineros deducidos o pagados. Los dineros que deban ser entregados a EL CONTRATISTA en este 
concepto serán reajustados en el porcentaje igual al índice de precios al consumidor para el año en 
que se proceda a la d evolución y en proporción al tiempo durante el cual fueron retenidos.  
5.10.  Reclamaciones  
Las PARTES entre sí podrán hacerse reclamaciones relacionados con situaciones que se presenten 
durante  la ejecución del contrato , dentro de los diez (10) días siguientes a la ocurrencia del hecho 
motivo del reclamo, señalando claramente sus fundamentos.  
 
 
 
EL CONTRATISTA acepta que no apelará a reclamaciones diplomáticas en lo tocante a derechos y 
obligaciones que se deriven del con trato, salvo en el caso de denegación de justicia, (se entiende que 
no existe denegación de justicia, cuando EL CONTRATISTA ha tenido expeditos los recursos y medios 
de acción, que conforme a las leyes colombianas puedan emplearse ante la rama judicial del  poder 
público).   
 
EL CONTRATISTA deberá responder ante los organismos de control que ejercen vigilancia sobre 
CENS, cuando éstos hallen incongruencias o irregularidades en cualquier aspecto pertinente del 
contrato o su ejecución  
5.11.  Aceptación técnica  
A criterio de CENS , los bienes se someterán a las pruebas de laboratorio a que haya lugar y/o a las 
pruebas en operación pertinentes, antes de emitir la aceptación técnica, la cual se dará siempre y 
cuando los resultados obtenidos estén acordes con los fin es para los cuales fueron adquiridos los 
bienes y cumplan con las especificaciones técnicas y aprobado la garantía del fabricante acorde con lo 
indicado en numeral 5.6. de estas  condiciones y en las especificaciones técnica, si es el caso.  
Si CENS se abstiene de realizar las citadas pruebas, la aceptación técnica se dará luego de la 
inspección física por parte del área técnica, siempre y cuando los bienes cumplan las condiciones y 
especificaciones de este pliego. y se haya aportado y aprobado la garantía del fabricante, en los 
términos del numeral 5.6. de estas  condiciones . 
5.12.  Vigencia  
Periodo comprendido entre la fecha de comunicación de la aceptación de la oferta hecha al co ntratista 
o de perfeccionamiento del contrato y la fecha en que se vence el plazo de ejecución del mismo.  
En el término de esta vigencia las partes están habilitadas para ejercer los derechos y cumplir las 
obligaciones adquiridos en virtud del contrato, sin embargo, no podrá entenderse que, por ello, se 
modifica el plazo de ejecución de las actividades que opera dentro de la vigencia del mismo, pero 
independientemente de ella.  
 
5.13 Exoneración de responsabilidad  
Para las partes es claro que la presente contratación se realiza bajo la existencia de un hecho conocido 
y notorio, que es la pandemia mundial generada  por el COVID -19 , por lo que EL CONTRATISTA debió 
tener en cuenta en su propuesta los costos que se requieran para atender en debida for ma la ejecución 
del contrato, y cumplir con las directrices y medidas preventivas y de mitigación que se expidan para 
reducir la exposición y contagio por infección respiratoria   causada por el coronavirus .   
Así mismo,, ninguna de las partes será responsa ble frente a la otra por daños derivados por hechos 
irresistibles, imprevisibles y externos  
 
 
 
5.12.  Suspensión  
Cuando circunstancias particulares se presenten, cualquiera de las partes podrá solicitar a la otra la 
suspensión del contrato. Cuando los motivos que se invoquen sean eventos de fuerza mayor o caso 
fortuito, basta acreditar a la otra PARTE los hechos que la configuran para que ésta sea aceptada, en 
caso contrario, la solicitud quedará a criterio de quien la recibe.  
 
Durante la suspensión las  partes quedan relevadas de sus obligaciones contractuales, pero cada una 
será responsable de la custodia y mantenimiento de los bienes sobre los cuales se ejecuta el contrato 
y deberá reparar los perjuicios que irrogue su desatención sobre ello. Salvo que  las disposiciones 
legales pertinentes lo contemplen, la suspensión no legitimará el incumplimiento de ninguna obligación 
debida frente a terceros o frente al Estado.  
 
Una vez superadas las causas que ameritaron la suspensión, las partes acordarán la reiniciación de 
actividades en el menor tiempo posible. La renuencia para hacerlo o para llegar a un acuerdo constituirá 
incumplimiento del contrato. Reanudadas las labores,  EL CONTRATISTA igualmente deberá informarlo 
a la compañía de seguros y aportar copia de la respectiva comunicación a EL CONTRATANTE . 
6.  TERMINACIÓN  
 
La terminación del contrato se dará en las siguientes causas:  
a) por mutuo acuerdo entre las partes,  
b) cuando se ha efectuado la entrega de los bienes  y/o servicios objeto del contrato dentro del 
plazo o plazos fijados en el contrato;  
c) por vencimiento del plazo ; 
 
 
En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones por una de las partes, la pa rte cumplida 
comunicara a la otra tal situación a fin de iniciar las acciones pertinentes.  
En el caso de aplicación de la causal “d”, se deberá tener en cuenta lo estipulado en el numeral 6. 5, 
“Debido proceso”.  
6.1. Terminación anticipada del contrato por incum plimiento de una de las partes  
Con fundamento en los artículos 1546 y 1602 y del Código Civil Colombiano, en concordancia con el 
artículo 870 del Código de Comercio, la parte  cumplid a podrá dar por terminado el contrato en forma 
anticipada, cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las obligaciones a cargo de  
una de las partes , de tal manera que haga imposibles el cumplimiento de la otra parte . 
Se considera, entre  otros, como incumplimiento grave de:  
EL CONTRATISTA  la ocurrencia de uno de los siguientes eventos:  
a. El incumplimiento del plazo de entrega según la orden de compra (OC).  
 
 
b. La modificación de precios y/o demás condiciones de la orden de compra dentro del p lazo 
acordado para la entrega.  
c. La entrega de los bienes y/o servicios con incumplimiento de las especificaciones técnicas.  
d. El incumplimiento de lo previsto en el numeral 4. 5 en cuanto a las obligaciones de protección a 
la información personal  
 
EL CONTRATANTE : la ocurrencia de uno de los siguientes eventos:  
 
a. La modificación de las condiciones de la orden de compra (OC), dentro de los plazos acordado 
para la entrega.  
 
b. El incumplimiento de lo previsto en el numeral 4. 5 en cuanto a las obligaciones de protección a 
la información personal  
 
En el caso de aplicación de las causales “d”, tratándose de un incumplimiento grave de EL 
CONTRATISTA, o de la causal “b” tratándose de un  incumplimiento grave de EL CONTRATANTE, se 
deberá tener en cuenta lo estipulado en el numeral 6. 5, “Debido proceso” , del presente documento . 
Si el incumplimiento es del Contratista , CENS, agotado el trámite anterior, podrá proceder a elaborar la 
orden de compra (OC) para el oferente cuya oferta se clasificó en segundo lugar, en el respectivo 
proceso de contratación o iniciará uno nuevo.  
6.2. Terminación anticipada del contrato por las conductas que a continuación se consagran 
y que pueden ser originada s en cualquiera de LAS PARTES  
Con fundamento en el artículo 1602 del Código Civil Colombiano, LAS PARTES acuerdan que se podrá 
dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones 
que a continuación se estip ulan:  
   
6.2.1.  Se podrá dar por terminado el contrato, sin que este hecho dé lugar a indemnizar algún 
tipo de perjuicios a LA PARTE que incurra en una o varias de las siguientes causales:  
 
a) Cuando una de LAS PARTES no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la 
prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables.  
b)  Cuando una de LAS PARTES o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o 
indirectamente tengan  el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus 
representantes legales, Revisores Fiscales, Auditores Externos y sus miembros de la Junta Directiva, 
figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformi dad con el derecho 
internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID -
Banco Interamericano de Desarrollo -y/o en las listas nacionales o internacionales.  
c)  Cuando exista en contra de una de LAS PARTES o de su s accionistas, asociados o socios que 
directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, 
o de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos o de sus miembros de Junta 
Directiva, s entencia judicial en firme en cualquier país que los condene por la comisión de delitos 
 
 
dolosos, relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, 
o se encuentren vinculados en cualquier país a investigaciones o  procesos penales por delitos dolosos 
relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o exista 
información pública que impacte legal y reputacionalmente a una de LAS PARTES, exponiendo a la 
otra, a su vez, a u n riesgo de carácter legal o reputacional.  
d)  Cuando se presenten elementos que puedan representar riesgos reputacionales, legales, operativos 
o de contagio relacionados con el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo.  
e)  Cuando se presenten  elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las 
operaciones, la licitud de sus recursos o que cualquiera de las partes ha efectuado transacciones u 
operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mis mas.  
f)  Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e 
información aportada en la ejecución del presente contrato.  
g)  Cuando los accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco p or ciento 
(5%) o más del capital social, aporte o participación, o los representantes legales y miembros de Junta 
Directiva de una de LAS PARTES, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales 
inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber tran sgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción 
o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de 
Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, 
colusori as, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID.  
h)  Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y 
sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el 
control o no le haya sido nombrado un depositario directo.  
i)  Cuando en la ejecución del contrato, una de las PARTES sea sancionado por la autoridad 
competente por conductas violatorias de las no rmas sobre protección de la competencia que exponga 
a la otra PARTE a un riesgo reputacional o legal.  
j) Cuando EL CONTRATISTA incumpla el Manual  de Conducta para Proveedores y Contratistas . 
 
Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción,  se comunicará a la otra PARTE por 
medio del correo electrónico indicado para recibir comunicaciones y notificaciones, la decisión de iniciar 
el proceso de terminación anticipada del contrato, indicándole la causal o causales que se invocan.  
LA PARTE que recibe tal comunicación podrá demostrar en un plazo superior a diez (10) días 
calendario que subsanó o eliminó o desvirtuó la existencia de la situación o de la codena.  
LAS PARTES acuerdan que, si no se logra demostrar en el plazo fijado que la causal ha s ido subsanada 
o eliminada o que no existió, habrá lugar a la terminación del contrato, lo cual se comunicará 
inmediatamente y se procederá al cierre de cuentas del mismo, en el estado en que se encuentre, 
quedando obligada LA PARTE que incurrió en la causa l a indemnizar los perjuicios causados a la otra 
PARTE.  
 
 
6.3. CENS  dará por terminado el contrato cuando se presente situaciones de orden público 
que hagan inviable la ejecución del mismo.  
6.4. Terminación plazo contractual con incumplimiento grave  
Si el plazo de ejecución del contrato ha vencido, sin que se cumpla con la ejecución del objeto 
contractual, se considerara este como un incumplimiento grave por parte del contratista.  
 
Para efectos de determinar el incumplimiento grave, se deberá tener e n cuenta lo estipulado en el 
numeral 6.5 Debido proceso , del presente documento . 
6.5. Debido proceso  
 
Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, la parte que invoca la causal de 
terminación anticipada comunicará a la otra por medio del correo electrónico indicado para recibir 
comunicaciones y notificaciones o en su defecto por medio de correo certificado, la decisión de iniciar 
el proceso de terminación del contrato  o incumplimiento , indicándole la causal que se invoca.  
La parte presuntamente incumplida contará con un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir 
del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para exponer o justificar las razones del 
incumplimient o o para justificar las razones por las cuales considera que dicho incumplimiento no le es 
imputable y de ser el caso aport ar las pruebas que considere pertinentes.  
Finalizado el término indicado, la parte que invoca la causal procederá al análisis de las razones o 
justificaciones expuestas por la otra parte y de las pruebas, de haberlas presentado, y le enviará 
comunicación escrita debidamente motivada, informando:  
1. Que no hay lugar a la terminación anticipada del contrato por la causal invocada, por ser  de recibo 
las razones expuestas.  
2. Que habrá lugar a la terminación del contrato en el estado en que se encuentra, y se procederá al 
cierre de cuentas del mismo, en el estado en que se encuentre,  
3.  La parte que incurra en un incumplimiento queda  obligada LA PARTE que incurrió en la causal a 
indemnizar los perjuicios causados a la otra PARTE.  
4. Si el contrato ha terminado su plazo contractual, sin que se cumpla el objeto del contrato, trayendo 
como consecuencia un incumplimiento grave por parte del contratista.  