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consentimiento escrito o de acuerdo con las leye s que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente  
  
 
ANEXO. - JURÍDICO  
 
 
  
 
BOGOTÁ D.C.  19 DE ABRIL DE 2023  
 
Señores : OFERENTES  
 
REQUISICIÓN PARA COMPETIR  No. Doc674804145  
 
OBJETO : “SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, OPERACIÓN, GESTIÓN DE DATOS MAESTROS Y DE 
REPORTES PARA ECOPETROL S.A Y SU GRUPO EMPRESAR IAL” 
 
VERSIÓN DEFINITIVA  
 
ECOPETROL S.A.  
 
 
ECOPETROL S.A.  (en adelante ECOPETROL ) le informa que está interesado en recibir su oferta para 
la ejecución del Contrato  cuya minuta se adjunta.  
 
ECOPETROL  aceptará si ( ) no ( x) ofertas parciales.  
ECOPETROL  aceptará si ( ) no ( x) OFERTAS  alternativas.  
 
Para la presentación de la OFERTA  les solicitamos ajustarse a los Documentos del Método de Elección  
No. _____________ .  
 
1. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA  
 
Con la presentación de la OFERTA , el OFERENTE  acepta y declara bajo la gravedad del juramento:  
 
a) Que conoce y acepta la totalidad del contenido de los  DOCUMENTOS DEL MÉTODO DE 
ELECCIÓN  sin condicionamientos, salvedades, apartamientos o modificaciones, so pena de 
rechazo de la OFERTA ; el Método de Elecci ón está sometido a la ley colombiana.  
 
b) Que conoce de manera completa, acepta y se somete expresamente a todas las condiciones y 
normas estipuladas en los siguientes documentos publicados en la Página Web 
www.ecope trol.com.co  y que sean publicadas hasta la fecha de presentación de la OFERTA . 
 
- Los Documentos del Método de Elección.  
- El Manual de Contratación de ECOPETROL . 
- El Código de Ética de ECOPETROL . 
- El Código de Buen Gobierno de ECOPETROL . 
- El Procedimiento de De sempeño de Contratistas.  
- Los Estatutos Sociales de ECOPETROL.  
 
 
 
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consentimiento escrito o de acuerdo con las leye s que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente  
  
 
c) Que consultó y analizó toda la información que requería para elaborar y formular su 
ofrecimiento, incluyendo los Anexos que hacen parte del presente método de elección y del 
Contrato  y las con diciones del sitio donde se desarrollará el objeto del Contrato ; que  
ECOPETROL  no se hace responsable en ningún caso, de los costos que el OFERENTE  asumió 
para la integración, elaboración y presentación de su oferta, la cual además es de su exclusivo 
resorte. 
 
d) Que conoce y acepta que solo la información que tenga la condición de pública, será accesible  a 
terceros que así lo soliciten. En consecuencia, ECOPETROL  preservará y no hará entrega a 
terceros, de la información que sea reportada en la OFERTA  como r eservada, confidencial o de 
acceso restringido salvo por  expreso consentimiento del titular, decisión u orden de autoridad 
competente.  
 
e) Que su OFERTA  estará vigente por el término de 60 dias  a partir de la última fecha para la 
recepción de OFERTAS, sin pe rjuicio de las reglas previstas para la negociación en los eventos 
en que esta proceda.  
 
f) Que toda la información contenida en su oferta es veraz y exacta, so pena de rechazo de la 
misma.  
 
g) Que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o 
prohibiciones, constitucional y legalmente establecidas para participar en el Método de Elección 
y contratar con el Estado, en los términos del Manual de Contratación de ECOPETROL  y de las 
demás normas internas que le resulten aplicables . 
h) Que no representa interés en la OFERTA  o en el Contrato   de otra persona natural o jurídica 
distinta (salvo las sociedades anónimas abiertas en que fuese socio accionista minoritario). En 
caso de que se infrinja lo previsto en este literal, ECOPETROL  únicamente analizará la OFERTA 
presentada en primer lugar en el tiempo.  
 
i) Que ECOPETROL  se reserva los derechos de autor y de propiedad industrial sobre los 
DOCUMENTOS DEL MÉTODO DE ELECCIÓN , con lo cual queda expresamente prohibido de 
manera indefinida a cual quier persona que tenga acceso a la misma, utilizar para cualquier fin, 
en todo o en parte el contenido de cualquiera de dichos documentos, sin el permiso previo y por 
escrito de ECOPETROL , salvo las excepciones legales.  
 
j) Que bajo ninguna circunstancia  ex istirá vínculo o relación de subordinación en los términos del 
artículo 260 del Código de Comercio (en calidad de matriz o de subordinada), con quien sea o 
pretenda ser Interventor y/o administrador del Contrato  que se desprenda de este método de 
elección y que en caso de tener cualquier otro tipo de vínculo deberá informarlo a ECOPETROL .  
 
El OFERENTE  y cada uno de sus integrantes (en caso de OFERENTE  conjunto) se obliga(n) a 
informar la restricción anterior a sus respectivas matrices y subordinadas.  
 
La p resentación de OFERTA  por parte del OFERENTE  constituye manifestación de la 
aceptación y acatamiento de lo anterior.  
 
k) Que conoce y acepta las políticas de protección de datos personales de ECOPETROL , previstas 
en la siguiente página web (http://www.ecopetrol.com.co/wps/portal/es/ecopetrol -
web/responsabilidad -corporativa/relaciones -de-confianza -con-nuestros -grupos -de-
interes/declaracion -de-tratamiento -de-la-informacion -personal -en-ecopetrol -
 
 
 
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s.a/!ut/p/z1/04_Sj9CPykssy0xPLMnMz0vMAfIjo8ziLQIMHd09DQy9DcxdjA0cjRwNvdzcTR0DLI31
w8EKDHAARwP9KGT97kEWQEGjYMdAL29nJ -cAU6h -
PAqiCNkfBVaCxwUFuaERBumKigC4I4py/dz/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQ SEh/). 
 
l) Que si para el desarrollo del Contrato  derivado del Método de Elección, el eventual 
CONTRATISTA  recibe de ECOPETROL  datos personales no públicos sobre los cuales, 
ECOPETROL  actúa como responsable y el eventual CONTRATISTA  actuará como encargado 
en los términos de la ley 1581 de 2012.   
 
El eventual CONTRATISTA  podrá emplear los datos personales a que tenga acceso 
exclusivamente para los fines del presente Contrato , conservando y tratando la información de 
conformidad con la Declaración de Tratamien to de la Información Personal en ECOPETROL , 
acorde con el grupo del interés al que pertenezca el dato; la Declaración se encuentra en el 
enlace de la página web anteriormente señalado.  
 
Las actividades que el eventual CONTRATISTA  realizará para el cumplim iento del objeto 
contractual y que implican el tratamiento de datos acorde con la política de tratamiento de 
ECOPETROL  serán las siguientes: SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, OPERACIÓN, 
GESTIÓN DE DATOS MAESTROS Y DE REPORTES . 
 
El eventual CONTRATISTA  dará trat amiento a nombre de ECOPETROL  de los datos 
personales y por ello se compromete a aplicar estrictamente frente a los titulares y frente a 
ECOPETROL  lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.  
 
El eventual CONTRATISTA  colaborará con ECOP ETROL  para asegurar al titular que en todo 
momento puedan ejercer sus derechos a consultar, rectificar o suprimir sus  datos personales.  
 
El eventual CONTRATISTA  cumplirá todas las indicaciones que le imparta ECOPETROL , 
respecto de los datos personales baj o su encargo.  
 
El eventual CONTRATISTA  manejará los datos y las bases confidencialmente, manteniendo 
como información clasificada los datos personales no públicos.  
 
El eventual CONTRATISTA  mantendrá la seguridad de los datos personales y de las bases de 
datos que los contengan.  
 
En la etapa de balance final del Contrato , el eventual CONTRATISTA  restituirá a ECOPETROL  
todo dato personal y base de datos que ésta le haya entregado (en medios físicos y/o 
electrónicos) y se obliga a eliminarlos completamente de  sus registros aplicando técnicas de 
borrado seguro, pudiendo ECOPETROL  dictarle instrucciones al respecto, y certificará a 
ECOPETROL  la ejecución de dicha actividad.     
 
m) Que cuenta con la autorización expresa otorgada por el titular del dato para el trata miento del 
mismo, incluyendo su transferencia en los términos de la Ley 1581 de 2012, en caso de que en 
la OFERTA  se incluyan datos personales no públicos de trabajadores o Contratistas del 
OFERENTE.  
 
n) Que está realizando una transferencia de datos a ECOPET ROL y deberá aclarar cuáles son las 
finalidades con las cuales capturó el dato y la vigencia del tratamiento para que ECOPETROL  
pueda realizarlo dentro de esos parámetros y verificar si coinciden con los tratamientos para el 
grupo de interés respectivo en su propia declaración. ECOPETROL  como responsable se obliga 
 
 
 
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consentimiento escrito o de acuerdo con las leye s que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente  
  
a cumplir con los deberes que tal calidad implica acorde con la Ley 1581 de 2012 y sus normas 
reglamentarias.  
 
2. REGLAS GENERALES PARA ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS MÍNIMOS DE 
PARTICIPACIÓN Y ANÁLISIS  DE LAS OFERTAS  
 
2.1. Si el OFERENTE no diligencia uno o varios formatos, o los diligencia en forma incompleta, pero 
ECOPETROL  localiza la información faltante en otro(s) aparte(s) de la OFERTA , esta se tendrá 
en cuenta.  
 
2.2. Si ni en la OFERTA ni en el formato aparece la información requerida y esa omisión no es 
subsanable, la OFERTA no será analizada o elegible (tratándose de la acreditación de un 
requisito mínimo), o no se le asignará puntaje en el aspecto en cuestión.  
 
2.3. En el evento en que en la OFERTA  se consigne la información requerida para verificar el 
cumplimiento de un requisito mínimo o para revisión de los factores de análisis, pero no se haya 
incluido la documentación soporte pertinente o sean requeridas aclaraciones, ECOPETROL  
durante la  etapa de análisis podrá solicitar al OFERENTE  allegar dicha documentación soporte o 
efectuar las aclaraciones pertinentes, dentro de un plazo determinado sin que implique mejora en 
el componente económico de la OFERTA. Todo lo anterior, sin perjuicio de l as reglas y criterios 
especiales que resulten aplicables en la fase de negociación cuando proceda.  
2.4. De acuerdo con el numeral anterior, tratándose de soportes para el análisis de los factores 
señalados en el Método de Elección, el OFERENTE  durante el p lazo otorgado por ECOPETROL,  
no hace las aclaraciones o no allega la documentación solicitada, y de lo consignado en la 
OFERTA  no es posible aclarar lo solicitado, ni se localiza un documento que permita suplir la 
falencia del soporte faltante, no se anali zará (n) el (los) factor(es) respectivo (s).  
 
2.5.  Sin perjuicio de la facultad de ECOPETROL  de solicitar aclaraciones, en caso de diferencias entre 
la información consignada por el OFERENTE en el formato o en su OFERTA , y la documentación 
soporte de la m isma aportada con la OFERTA , prevalecerá lo consignado en la segunda.  
 
2.6.  En virtud de los principios de transparencia e igualdad, la OFERTA  no podrá ser mejorada una 
vez finalizado el plazo de su recepción. En consecuencia, la documentación soporte y/o  las 
aclaraciones aportadas por el OFERENTE  durante la etapa de análisis de las OFERTAS  del 
Método de Elección sólo se tendrán en cuenta si corresponden a aspectos subsanables.   
 
3. INADMISIBILIDAD DE LA OFERTA  
 
Serán inadmisibles y no se incluirán en el aná lisis las OFERTAS que se encuentren incursas en una o 
varias de las siguientes situaciones:  
 
a) Cuando la OFERTA  no cumpla con lo previsto en los DOCUMENTOS DEL MÉTODO DE 
ELECCIÓN . 
 
b) Cuando la OFERTA : i) se presente en forma subordinada al cumplimiento de cual quier 
condición; ii) sea extemporánea; iii) se presente en un lugar o a través de un medio diferente al 
indicado en estos documentos; iv) sea parcial en caso de que no se acepten OFERTAS 
parciales.  
 
 
 
 
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hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin u n 
consentimiento escrito o de acuerdo con las leye s que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente  
  
c) Cuando el OFERENTE  o alguno de sus integrantes, con ocasi ón de su participación en el 
Método de Elección incurra en grave violación del Código de Ética de ECOPETROL . 
 
d) Cuando el OFERENTE,  o alguno de sus integrantes sea una persona jurídica incursa en una 
causal de disolución no enervada antes de finalizado el pl azo de recepción de la OFERTA  que se 
encuentre en liquidación a dicha fecha.  
 
e) Otras causales de inadmisibilidad previstas en los Anexos de estos documentos.  
 
 
 
 
 
 