 INSTITUCION  EDUCATIVA    NUESTRA SEÑORA DE LA ASUNCIÒN  
NIT.809.000.232 - 7 
FRESNO – TOLIMA  FORMATO  - E.S. 
V1 
MACROPROCESO:  CONTRATACION  
JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD  
PROCESO  CONTRATACION  DIRECTA   
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DEFINICIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD  
 
La Institución Educativa  Técnica  Nuestra Se ñora de la Asunción  requiere de  prestación  de servicios 
arrendamiento de bienes muebles e inmuebles e intangibles ( software ) plataforma de notas  DE LA 
INSTITUCIÓN EDUCATIV A NUESTRA SEÑORA DE LA ASUNCIÓN PARA LA VIGENCIA 2023  
  
El Consejo Directivo de la Institución Educativa aprobó  mediante Acuerdo el presupuesto de ingres os y 
gastos para la vigencia 202 3 proyecto en el cual se apropió una partida presupuestal al rubro de Contratación 
de Servicio s para el proceso de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles e intangibles ( software ) 
plataforma de notas .  
 
Por tal razón , la Institución Educativa  técnica  nuestra señora de la asunción , desde el punto de vi sta 
legal requiere contratar una persona natural y/o jurídica para realizar actividades que contribuyan al 
fortalecimiento  y apo yo a la gestión  de la institución educativa técnica Nuestra señora de la asunción  a 
través de los Fondos de Servicios Educativos.  
 
Con la presente contratación de prestación  de servicios y/o apoyo a la gestión se contribuye al mejoramiento 
del proceso institucional bajo la luz de los principios de eficiencia y eficacia, para garantizar el cumplimiento 
de los fines institucionales . 
 
I.  OBJETO DE LA INVITACIÓN  
 
SERVICIO  DE HOSTING,  DOMINIO,  PAGINA  WEB  Y COMPUTACIÓN  EN LA NUBE  ( PROGRAMA  
PLATAFORMA  DE NOTAS,  APLICACIÓN  NATIVA  PARA  ANDROID  Y IPHONE).  CON  DURACION  DE TODO  
EL AÑO  2023. 
 
II.  TIPO DE CONTRATACIÓN   
 
Contratación directa, literal h) numeral 4º. Artículo 2º. de la Ley  1150 de 2007 y Artículo 2.2.1.2.1.4.9.  Del 
Decreto 1082 de 2015 . 
 
III.  CLASE DE CONTRATO  
 
Prestación de Servicios  y/o Apoyo a la Gestión  
 
IV.  OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA  
 
En desarrollo del objeto del contrato, se tendrán que cumplir las siguientes obligaciones:  
 
1. Cargue de la información en la nube de los años (2022) para la verificación de notas y descargue 
de certificados en formato pdf con verificación QR . 
2.  Creación de evaluaciones por línea por asignatura para los alumnos, con sistema de calificación 
automáti ca. 
 
3. Aplicación control de síntomas para dispositivos móviles Android, para manejo de los protocolos de 
bioseguridad durante la alternancia académica y presencialidad.  
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4. Cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Ley de protección de datos”, edición, autorización y 
denegación del manejo de datos por parte de los usuarios (alumnos, docentes, directivos y 
administrativo) .  
5. Planillas de notas, planilla de trabajo diaria, inasistencias diarias, reporte de llegadas tarde al 
colegio, listados, estadísticas interactivas tipo tabla y gra ficas, logros por área, logros anexos, juicios 
generales, pre matricula, constancias de estudio, observador del alumno, observador del docente, 
certificados académicos, rendimiento del alumno periodo a periodo, horario para doc ente, 
certificados académicos, rendimiento del alumno periodo a periodo, horario para docente, horario 
para alumno.  
6. Notificaciones directas del colegio (mensajes), rendimiento del alumno, calendario de tareas, 
historial de notas, reporte de fallas por cla se, reporte de llagadas tarde, horario de clases.  
7. Sedes, grados, áreas , listados docentes,  asignación académica, escala valorativa, datos básicos 
institucional, periodos fechas, traslado de estudiantes, apertura y cierre de plataforma, comisión de 
evaluac ión, envió y recepción de tareas, carnet estudiantil con código de barras bidimensional QR, 
matricula de alumnos, generación de horarios manual y automático, bloqueo de alumnos.  
8. Artículos y blog institucional, ubicación en el mapa interactivo, fotos, vide os, cronograma, 
contrataciones, comunicados, guías , tareas y trabajos, información para egresados, documentos 
institucionales, formulario de contáctenos.  
9. Envió y recepción de trabajos, correo institucional listado de tareas, mensajes privados, mensajes 
grupales, encuestas o votaciones, observador virtual del alumno.  
V.  OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD  
 
1. cancelar al contratista en forma oportuna el valor del presente contrato, de acuerdo con la 
forma de pago establecida.  
2.  A revisar el sistema de información y verificar su funcionamiento.   
3. A ejercer seguimiento y control al presente contrato.  
4. A preserv ar los derechos de autor del CONTRATISTA sobre el sistema de información de 
Gestión Académica “ CODYNET ” 
  
 
 
VI.  PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO  
 
La Institución Educativa, tiene presupuestado para esta contratación SEIS  MILLONES QUINIENTO S 
NOVENTA MIL CIENTO CINCUENTA  PESOS ($ 6.590.150,oo) MCTE debidamente respaldados por el 
Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 202300 6 del 13 de Abril  de 2023 Código Presupuestal 
2.1.2.02.02.00 7.02 Concepto Arrendamiento  de m uebles e inmuebles e intangibles ( software ) 
plataforma de notas    de los cuales se va a afectar  la suma de: SEIS  MILLONES QUINIENTO S NOVENTA 
MIL CIENTO CINCUENTA  PESOS ($ 6.590.150,oo) MCTE . 
 
VII.  PLAZO DE EJECUCIÓN  
 
La Institución Educativa establece un plazo máximo de ejecución de Dosc ientos cincuenta  (250) días , 
contados a partir de la suscripción del acta de inicio previo perfeccionamiento y legalización del acto 
contractual.  
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VIII.  VALOR DE LA OFERTA  
 
Solo se tendrá en cuenta para esta evaluación, el proponente al cual se le envía la invitación a que  presente 
propuesta siempre y cuando  no sobrepase el presupuesto oficial.  
 
NOTA 1: Este valor deberá contener el valor de todos los gastos en los que pueda incurrir el posible 
contratista como: impuestos, tasas, contribuciones, estampillas, papelería  y demás costos propios de la 
presentación de la propuesta.  
 
NOTA 2: El proponente asume bajo su costa y riesgo la presentación de la propuesta, por lo tanto la 
Institución Educativa no se hace responsable de reembolso  de dineros por ocasión de ello.  
 
IX.  FORMA DE PAGO  
 
La Institución Educativa, pagará al contratista así:  a) Un primer pago el  24 de Mayo  POR UN VALOR DE 
OCHOCIENTOS VEINTITRÉS MIL SETECIENTOS SESENTA Y OCHO PESOS CON SETENTA Y CINCO 
CENTAVOS M/C ($823.768,75 ) OCHO PAGOS IGUALES A MENSUALIDADES VENCIDAS ,  previa 
presentación de los siguientes documentos para los pagos:  
 
• Informe elaborado por el contratista de actividades ejecutadas.  
• Informe elaborado por el Supervisor.  
• Factura de cobro o documento equivalente por parte del Contratista.  
• Pago de seguridad social Integral en los términos del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 en 
concordancia con la Ley 828 de 2003, Art. 23 de la Ley 1150 de 2007.  
 
X.  DOCUMENTOS PARA LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA  
 
La propuesta presentada por persona natural d eberá contener:  
 
 
No. DOCUMENTO
1 CARTA DE PRESENTACIÓN PROPUESTA TECNICO -ECONOMICA Y
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
2 HOJA DE VIDA FUNCIÓN PUBLICA - DAFP
3 FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DEIDENTIDAD DEL CONTRATISTA ODEL
REPRESENTANTE LEGAL
4 RUT
5 SOPORTES ESTUDIOS
6 FOTOCOPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL (CUANDO APLIQUE)  
7 SOPORTES EXPERIENCIA
8 FOTOCOPIA DE CERTIFICADO DE ANTECEDENTES PROFESIONALES
(CUANDO APLIQUE)
9 CERTIFICADO DE EXISTENCIA YREPRESENTACION LEGAL.(PARA
PERSONAS JURIDICAS)
10 DOCUMENTO QUE ACREDITE QUE ELREPRESENTANTE LEGAL ESTA
FACULTADO PARA CONTRATAR (PERSONA JURIDICA, CUANDO SUPERE
LA CUANTIA ESTABLECIDA EN LA CAMARA DE COMERCIO) 
11 CERTIFICADO DEANTECEDENTES DISCIPLINARIOS -PROCURADURIA-
VIGENTE (persona natural o persona juridica y representane legal)
12 CERTIFICADO DEANTECEDENTES FISCALES -CONTRALORIA -VIGENTE
(persona natural o persona juridica y representane legal)
13 CERTIFICADO DEANTECEDENTES JUDICIALES -POLICIA NACIONAL -
VIGENTE
14 CERTIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE APORTES AL SISTEMA SEGURIDAD 
SOCIAL INTEGRAL
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La omisión de alguno de los documentos que deben acompañar la propuesta, es causal para descalificación 
y rechazo .  
 
NOTA: El proponente se compromete para  con la Institución Educativa, a renovar los documentos que se 
lleguen a desactualizar en el transcurso de la contratación .  
 
La propuesta deberá ser entregada en físico  en la oficina de secretaria de la Institución Educativa sede 
principal  hasta antes de las diez 10:00 a.m  del día catorce  (14) de Abril  de 202 3  
 
XI.  REQUISITOS FORMALES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA  
 
a. No encontrarse inhabilitado, ni tener incompatibilidad para contratar con la Institución Educativa, de 
acuerdo con lo dispuesto en la Ley, afirmación que se entenderá hecha por el PROPONENTE con la 
presentación de la propuesta  
b. La propuesta deberá presentarse en la moneda oficial de la República de Colombia  
c. Presentar certificados de estudios y soportes de experiencia  
d. No se aceptará propuesta cuyos documentos presenten tachaduras, borrones, enmendaduras o textos 
ilegibles que puedan dar lugar a difer entes interpretaciones o inducir a error  
e. El proponente por la sola presentación de su propuesta autoriza al a Institución Educativa , para constatar 
y verificar toda la información en ella suministrada  
 
 
XII.  CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN:  
 
Los criterios de adjudicación tendrán en cuenta lo siguiente:  
 
 
ANALISIS GENERAL  Se revisará la propuesta. La que cumpla con todos los documentos 
solicitados o esté correctamente diligenciada, se considerará propuesta 
hábil.  
 
 
ANÁLISIS ECONÓMICO  La propuesta deberá estar igual o por debajo del presupuesto oficial de  la 
Institución Educativa, por  ningún motivo se aceptan propuestas que 
superen el denominado valor.  
 
 
ANÁLISIS TÉCNICO  El proponente deberá demostrar sus estudios. Con la suscripción del acto 
se obliga a  aplicar sus conocimientos y su experiencia en el desarrollo de 
las actividades que son objeto de la prestación de servicios de las 
presentes condiciones generales de contratación.  
 
 
 
XIII.  ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO  
 
El contrato se adjudicará, siempre y cuando cumpla con los requerimientos de las presentes condiciones 
generales .  
 
 
XIV.  SUPERVISION DEL CONTRATO  
 
Para efectos de seguimiento y control del acto contractual, se asignará a Dargelly Amaya Osorio  Auxiliar 
Administrativa de la Institución Educativa  o quien haga sus veces, quien se encargará de tomar decisiones 
técnicas, de aspectos administrativos del contrato, recibir la información y documentación que entregue el 
contratista en cumplimiento de sus  obligaciones y certificar su recibo a satisfacción  
 
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JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD  
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Las funciones que ejercer á el supervisor son todas las estipuladas en la ley 80 de 1993 y especialmente las 
consagradas en el  Manual de Contratación de  la Gobernación del Tolima adoptado mediante Decreto  
Departamental 0095 de 2014 . 
 
 
XV.  CAUSALES PARA RECHAZAR LA PROPUESTA  
 
1. Estar incurso en causales de inhabilidad o incompatibilidad.  
2. Que la oferta supere el valor de la propuesta oficial.  
3. Que el oferente no cumpla con el perfil deseado  
 
XVI.  IMPUESTOS, TASAS O CONTRIBUCIONES A LOS QUE SE ENCUENTRE SUJETO  
 
El proponente una vez suscriba el acto contractual con la Institución , deberá asumir los costos de 
legalización y perfeccionamiento de acuerdo a las normas Departamentales vigentes  
 
 
XVII.   GARANTÍAS A OTORGAR  
 
En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en la sección 3, que comprende los artículos 
2.2.1.2.3.1.1. al 2.2.1.2.3.5.1. del decreto 1082 de 2015, no son obligatorias las Garantías y la justificación 
para exigir las o no debe estar en los estudios y documentos previos. Por lo anterior, la justificación  es de 
carácter administrativo, toda vez que la  Institución Educativa ha decidido prescindir de la exigencia de la 
garantía de cumplimiento para los contratos de pre stación de servicios y/o Apoyo a la Gestión.  
 
XVIII.   RELACION LABORAL  
 
El CONTRATISTA no tiene ni adquirirá, por razón de la ejecución del contrato, vínculo laboral alguno con la 
Institución Educativa toda la responsabilidad derivada de la ejecución del contrato es del resorte del 
contratista.  
 
 
 
 
DIEGO FERNANDO RAMOS LEYVA  
Rector – Ordenador del Gasto  
 
 
