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RELACIONAMENTO  INSTITUCIONAL  
UNIDADE DE ÉTICA E CONFORMIDADE  
ECP-UEC-M-003 Elaborado em  
30/11/2012  Versão:  
2 
 
Modelo 007  
Todos os direitos res ervados à Ecopetrol S.A. Não é  permitida a reprodução externa, cópia ou transmissão digital desta publicação sem 
autorização escrita. Nenhum parágrafo desta publicação pode ser reproduzido, copiado ou transmitido digitalmente sem autoriza ção escrita ou 
de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
TABELA DE CONTEÚDO  
1. OBJETIVO ...........................................................................................................................  2 
2. GLOSSÁRIO ........................................................................................................................  2 
3. ESTADO GERAL ...................................................................................................................  3 
3.1 Âmbito de aplicação ...........................................................................................................  3 
4. DESENVOLVIMENTO ......................................................................................................... ... 3 
4.1 Fatores de risco de fraude ................................................................................................... 3  
4.2 Classificação das fraudes ......................................................................................... ...........  4 
4.3 Sinais de alerta .................................................................................................................  6 
4.3.1 Processos de Gerenciamento Financeiro ............................................................... ..............  7 
4.3.2 Processo de Gerenciamento de Ativos Industriais e Engenharia .............................................  8 
4.3.3 Processo de transporte e logística de Hidrocarbonetos ..........................................................  9 
4.3.4 Processo de Marketing de Produtos e Serviços .....................................................................  9 
4.3.5. Processo de Gerenciamento da Oferta ...............................................................................  9 
4.3.6 Processo de Gerenciamento de Talentos Humanos .................................................... ...........  10 
4.3.7 Processo de Gerenciamento das Tecnologias de Informação ..................................................  10 
4.3.8 Processo  de Gerenciamento de Projetos ..............................................................................  10 
4.3.9. Processo de Gerenciamento do Relacionamento com as Partes Interessadas ...........................  11 
4.3.10. Gerenciamento da Infraestrutu ra Terrestre e Negociação da Terra .......................................  11 
4.3.11. Gerenciamento de Serviços Jurídicos ...............................................................................  11 
4.3.12. Gerenciamento operacional de SSMA ............ ...................................................................  11 
4.3.13 Prestação de Serviços de Saúde Abrangentes ....................................................................  11 
4.1 Atividades de prevenção de fraudes na empresa ............... ......................................................  12 
4.4.1 Avaliação e identificação dos riscos de fraude ......................................................................  12 
4.4.2 Implementação e execução de controles antifraude .................. ............................................  12 
4.4.3 Monitorização da materialização dos riscos e eficácia dos controles .........................................  13 
4.4.4. Treinamento ........................................................................ ..........................................  13 
4.5. Tratamento de queixas e responsabilidades no gerenciamento  de possíveis casos de fraude ........  13 
4.6. Papéis e responsabilidades em relação ao cumprimento do Manual Antifraude ...........................  13 
4.6.1. Comissão de Auditoria do Conselho de Administração ..........................................................  13 
4.6.2 Compliance Officer ..........................................................................................................  14 
4.6.3 Chefe da Unidade de Ética e Conformidade .........................................................................  14 
4.6.4 Comité de Direção ...........................................................................................................  15 
4.6.5. Empregados ...................................................................................................................  15 
4.6.6. Auditoria Interna ............................................................................................................  16 
4.7. Sanções  .......................................................................................................................... 16  
4.8. Referência regulamentar ....................................................................................................  16 
5. CONTINGÊNCIAS .................................................................................................................  17 
 
 
 
 
 
 
 
*Esta es una fiel traducción y copia del documento original en español.  
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
1. OBJETIVO  
 
Identificar e formalizar o processo de prevenção, detecção e resposta à fraude na Ecopetrol S.A. 
(doravante "Ecopetrol", ou "a Empresa"). Reconhecemos que a fraude pode assumir muitas 
formas; portanto, as diretrizes aqui definidas são essenciais para construir a credibilidad e e a 
reputação da Ecopetrol; bem  como o cump rimento dos compromissos junto com os grupos de 
interesse . 
2. GLOSSÁRIO  
 
Canais de recepção de denúncias:  Meios habilitados pela Ecopetrol S.A. para receber 
denúncias . Foram criados os seguintes canais: Linha gratuita a nível nacional e internacional 01 
8009 121 013 e em Bogotá 2343900, ou  através do formulário online no site : 
www.ecopetrol.com.co  
Erro:  Distorção de informação financeira e não financeira sem a intenção de causar danos à 
empresa ou a terceiros interessados nos seus resultados.  
Fraude:  Qualquer ato ilegal caracterizado por engano, ocultaçã o ou violação da confiança, que 
não exija a aplicação de ameaça de violência ou força física. As fraudes são cometidas por 
indivíduos e organizações para obter dinheiro, bens e serviços, para evitar pagamento ou perda 
de serviços, ou para assegurar vantage ns pessoais ou comerciais.  
Fraude nas demonstrações financeiras : O ato intencional que resulta em uma declaração 
falsa material das demonstrações financeiras e outros relatórios gerado s pela Companhia no 
mercado de valores . 
Informação Relevante:  Qualquer informação material sobre a qual  se acredita razoavelmente  
que poderia  afetar a negociação das ações da empresa, qualquer informação que tenha de ser 
publicada no país de origem da empresa ou informação que tenha sido publicada em qualquer 
mercado onde os títulos da empresa são negociados. Isto é regulado da seguinte forma: i) 
Colômbia: Decreto 3139 de 2006 e, ii) Estados Unidos: Regulamentos emitidos pela Comissão 
de Valores (SEC)  dos Estados Unidos . 
Perpetrador: Um indivíduo que comete um ato de fraude ou  corrupção.  
Revelações: Informação adicional necessária para uma interpretação quantitativa e qualitativa 
precisa da realidade que não está contida no corpo das demonstrações, relatórios e relatórios 
financeiros, e que é divulgada em notas às demonstrações  financeiras ou através de 
comunicações públicas. As divulgações devem servir, entre outros aspectos, para que os 
usuários construam indicadores de monitoramento e avaliação de acordo com suas 
necessidades e para relatar o grau de progresso dos planos, pro gramas e projetos de 
investimento da Companhia.  
Riscos de conformidade:  São todos aqueles eventos que podem afetar nossa reputação e 
ameaçar a sustentabilidade da Ecopetrol, especialmente aqueles rel acionados à fraude, 
corrupção, Lavagem de Dinheiro e Financiamento do T errorismo (LAFT). Os riscos são avaliados 
seguindo as diretrizes  do "Manual de Ge renciamento  de Riscos da Ecopetrol S.A.".  
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
3. ESTADO GERAL  
 
3.1 Âmbito de aplicação  
 
Este Manual aplica -se a todos os processos onde existam  fatores  de risco de fraude e é 
dirigido a todo o pessoal e empreiteiros da Ecopetrol.   
 
Para efeitos  deste Manual, as partes  que envolvem um fa tor de risco de fraude e sobre 
as quais são determinadas as seguintes diretrizes, são : 
a. Fornecedores e empreiteiros  
b. Clientes  
c. Parceiros  
d. Subsidiárias e afiliadas  
e. Agentes  
f. Empregados  
g. Qualquer outra pessoa que tenha uma relação comercial com a Ecopetrol S.A.  
Estas diretrizes  foram concebidas para ajudar não só os trabalhadores, mas todas as 
pessoas que  tenham  uma relação com ercial com a Ecopetrol S.A . e seu Grupo 
Empresarial, no intuito de cumprir com nossas normas de prevenção à fraude.  
Os Gestores e/ou representantes legais das Filiais e Subsidiárias da Ecopetrol S.A. devem 
implementar as diretrizes , regulamentos, manuais e/ou procedimentos necessários para 
assegurar um processo adequado de gerenciamento  do risco de conformidade em geral, 
e de prevenção da fraude em particular, que contribua para mitigar os riscos de fraude 
dentro do Grupo Empresaria l; Isto, conforme descrito na  "Guia Corporativa para Filiais e 
Subsidiárias da Ecopetrol " (ECP -UCF-G-002) 
 
4. DESENVOLVIMENTO  
 
4.1 Fatores de risco de fraude  
Corresponde a situações que pod em representar a existência de casos  ou eventos de 
fraude, por tanto,  recomenda -se considerar os seguintes fatores cada vez que se faça 
uma avaliação do risco de fraude : 
a) Que exista o  incentivo ou pressão para perpet rar uma fraude, da qual se obtenha  
um benefício direto ou indireto. Por exemplo:  
a. Pressão para cumprir  objetivos  
b. Incentivo para a obtenção de um bônus  
c. Pressão financeira para gastar além das possibilidades económica s 
(b) Que exista  a oportunidade de cometer um ato irregular  por parte do perpetrador . 
Alguns aspectos que podem ser considerados nesta análise são: 
a. Fraqueza no sistema de controle  interno  
b. Fraqueza no monitoramento do processo  
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
c. Limitações à segregação funcional  
(c) Que o ato irregular seja  racionalizado ou justificado, o que  consiste em legitimar 
o ato indevido  por parte do perpetrador, que m encontra alguma justificação, interna ou 
externa, para a comissão do ato . Alguns aspectos a serem considerados nesta 
racionalização são : 
a. Pessoas insatisfeitas com a sua atual situação laboral  
b. Pessoas relutantes às mudanças e que usam procedimentos interno s para fazer 
procedimentos mais complexos ou adiar decisões.  
4.2 Classificação das fraudes  
A fim de facilitar a compreensão da fraude, adotamos a "classificação de fraude 
ocupacional" proposta pela Associação de Examinadores de Fraude Certificados  (ACFE  em 
inglês )1, que está descrita no gráfico a seguir:  
 
* Esta questão é desenvolvida  no Manual Anticorrupção  - ECP-UEC-M-002 
** Esta questão é desenvolvida  no Manual de Gerenciamento  do Risco de Lavagem de Dinheiro (LA ) e Financiamento 
do Terrorismo (FT) - ECP-UEC-M-001 
*** Esta questão é desenvolvida como parte do programa de trabalho de conformida de SOX que é dirigido, 
coordenado e assegurado pela Coordenação Corporativa de Asseguramento SOX  da Ecopetrol S.A.  
 
A seguir, descrevem -se as tipologia s de fraude relacionadas com a Apropriação Indevida 
de Ativos  e a geração de relatórios fraudulentos . 
4.2.1 Apropriação indevida de ativos : Corresponde ao roubo ou destinação dos 
recursos a um uso diferente ao pretendido . Os esquemas mais comuns incluem : 
 
                                                           
1 Para mais detalhes sobre estas definições, você pode rever o "Bi -Annual Occupational Fraud Report - Year 2012" 
em www.acfe.com  
- Roubo  
- Mau uso  - Roubo  
- Retenção indevida                   
- Desembolsos fraudulentos  - Antecedentes 
utilizados  
- Documentos 
Internos  
- Documentos 
Externos  Não Financeiro  Financeiro (***)  Inventário e 
outros activos  Dinheiro  Apropriação 
indevida de bens  Corrupção  Relatórios 
Fraudulentos  Lavagem de Dinheiro e 
Financiamento do 
Terrorismo***  Árvore da 
Fraude  
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
 
Tipologia  Sub-tipologia  Descrição do esquema  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Roubo  Dinheiro Disponível: Uso de dinheiro proveniente de 
vendas ou roubo de dinheiro sem regist rar a venda . 
 
Dos armazéns: Operações desviadas, como cheques 
de clientes ou outros títulos, para outras contas que 
não as da empresa . 
 
Retenção  
Indevida  Apropriação do dinheiro disponível, não regist rando 
faturas  de vendas, par a mai s tarde recolher o 
dinheiro.  
 
Não registro de contas a receber, a fim de ocultar o 
valor real das contas a receber por um período e 
efetuar o roubo do dinheiro . 
 
Reembolsos, que podem incluir a falsifica ção de 
recibo s de outras contas a receber.  
 
Desembolsos  
Fraudulento  Estes são os esquemas utilizados pelo perpetrador 
para obter um desembolso de dinheiro com 
documentação falsa ou e rrada , como por exemplo:  
 
Faturamento:  Empresas fantasmas, fornecedores 
que não  prestaram serviços, faturas  excessivamente 
caras, compras pessoais.  
 
Folha de pagamento:  Empregados inexistentes, 
pagamento de comissões inexistentes ou 
sobrestimadas , remuneração s obrestimada , 
remuneração falsa.  
 
Despesa s: Falsificação de despesas, sobrevalorização  
de despesas, desembolsos múltiplos, despesas 
fictícias.  
 
Adulteração  de cheques : assinaturas falsas, 
endossos falsos , adulteração de  beneficiários , 
cheques ocultos, assinaturas de autorização.  
 
   
 
 Roubo  Requisição e Transferências:  Todas aquelas 
operações realizadas entre localidades, empresas 
 Dinheiro  
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
 relacionadas, entre outras, que não correspondem à 
realidade.  
 
Vendas e Envios  Falsos : Esquema onde os produtos 
são vendidos e enviados a um terceiro inexistente, ou 
a um terceiro sem movimento , a fim de se apropriar 
do inventário.  
 
Compras e Recebimentos : Inclui a manipulação  de 
documentos visando  informar menores quantidades 
faturadas pelo fornecedor e recebidas na empresa, 
para obter um benefício de inventário  não registrado.  
 
 Uso indevido  Corresponde a o desvio dos inventários ou ativos  da 
empresa para um uso diferente da  sua função ou 
destinação , com a finalidade de obter benefícios . 
 
 
4.2.2 Relatórios Fraudulentos: Refere -se a o cultação ou engano na informação financeira e 
não financeira da Companhia:  
 
 
 
 
 Antecedentes do 
funcionário  Através da falsificação de documentos demonstra r 
a aptidão para ingressar  na Ecopetrol.  
Documentos 
Internos  Manipulação de documentos como recibo s 
contabilísticos, faturas  adulteradas  com a finalidade 
de obter benefícios . 
Documentos 
Externos  Todos aqueles documentos recebidos de terceiros 
que não refletem  a realização  das transações , ou 
seja, em colusão  com terceiros, apresentação de 
documentos como faturas  de serviços/mercadorias  
não recebidas pela empresa.  
 
4.3 Sinais de alerta  
 
Ecopetrol S.A. determinou a seguinte l ista de sinais de alerta  de fraude a ser utilizada  pela 
administração e por todo o público alvo em geral como uma ajuda na identificação de riscos e 
cenários de possíveis fraudes.  
A lista de sinais de alerta  não é uma lista definitiva de possíveis fraudes que possam ocorrer na 
Ecopetrol, mas foi concebida para servir de referência para a identificação e prevenção da sua 
materialização.  
Se for identificada uma situação que possa se r considerada um sinal de alerta,  os funcionários 
ou qualquer pessoa  que identifique o sinal devem comunicá -lo imed iatamente através dos 
canais  autorizados para recepção de denúncias , a fim de realizar o devido processo de 
verificação (para mais detalhes ver "Procedimento para a Gerenciamento  de Questões Éticas e 
de Conformidade ECP -SEG-P-009").  Inventário e 
outros ativos  
Não Financeiro  
 
 
 
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4.3.1 Processos  de Gerenciamento  Financeir o 
 
Gerenciamento  de cobranças:  
 Ajustes recorrentes em  saldos de contas a receber indicados como devoluções, descontos e 
abatimentos  
 Regist ro manual de cobranças  não relacionadas com faturas  
Gerenciamento  bancária : 
 Elevado número de rejeições em transações  de banca eletrônica  
 Cheques pagados  a terceiros sem restrições, que podem ser falsamente endossados e  depositados  
em contas de particulares.  
 Contas bancárias inativas  ou não canceladas , que, aproveitando a sua invariabilidade, podem ser 
utilizadas  de forma indevida  para depositar cheques a favor da empresa para mais tarde se 
apropriarem do seu montante.  
 Cheques de positados nas contas da empresa, cujo depositante ainda não foi identificado  
 Emissão de cheques ao p ortador que facilitam a falsificação do endosso.  
 Não execução de fecho  de caixa, ou  anulação de recibo s de caixa, sem o suporte adequado, ou 
Recibo s de caixa faltantes no consecutivo  
 Diferenças não explicadas em fechos de caixa  
 Número de cheques anulados acima da m édia 
Gerenciamento  de contas a pagar e pagamentos:  
 Contas a pagar com vencimento maior àquele estabelecido na política de pagamento . Por 
exemplo, mais de 90 dias.  
 Pagamentos feitos antes do acordado.  
 Pagamentos recorrentes  a fornecedores pelo mesmo valor.  
 Aumento significativo dos montantes de pagamentos a um fornecedor sem um motivo 
justificado.  
 Número de recibos de pagamento anulados  acima da média  
Gerenciamento  Contábil : 
 Saldos contrários à natureza das contas, em monta ntes significativos.  
 Conciliações bancárias incompletas ou pouco claras  
 Rubricas conciliatórias com antiguidade considerável  (por ex emplo, mais de 90 dias) e/ou 
que não estejam devidamente justificada s. 
 Inexistência de conciliações  entre os módulos (livros auxiliares) e os registros do Livro Diário . 
 Diferenças permanentes nas conciliações entre os auxiliares e o livro diário  em geral sem a 
devida justificação.  
 Ajustes significativos na conta  de resultados (lucros e perdas) no final do período contábil.  
 Recibos manuais relacionados com inventários ou custo de vendas que não dispõem d os 
respectivos suportes  
 Que as políticas contábeis estão sendo continuamente alteradas.  
 Divulgações não reveladas, incompletas ou complexas, designadament e em comparação com 
as prát icas de divulgação utilizadas na indústria . 
 Imprecisões  ou omissões de transações de informação ou de operação realizadas com  partes 
relacionadas.  
 Mudanças  nos esquemas de avaliação de reservas.  
 Atrasos ou des cumprimento das data s de geração de relatórios externos . 
 
 
 
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Gerenciamento  de ativos : 
 Mudanças significativas nos valores de depreciação/amortização  sem grandes movimentos de 
ativos que as suportem  
 Mudanças de situação no arquivo principal de ativos que não contam a devida justificação  
 Saldos de contas de construções em andamento com uma antiguidade considerável, ou cujos 
ativos principais já foram capitalizados . 
 Registro  incompleto dos dados de identificação do ativo 
 Ajustes manuais no final do período.  
 Mudanças  periódicas nos critérios de constituição de provisões e estimativas contáveis .  
 Registro  de transações  durante o horário não laboral.  
Gerenciamento  de dados maestros : 
 Clientes que não dispõem de informação completa nos sistemas de informação.  
 Informação de conhecimento do cliente não atualizada por mais de um ano.  
 Mudanças recorrentes no limite de crédito de  cliente s 
 Clientes com nomes ou endereços desconhecidos ou aparentemente não relacionados com o 
negócio.  
 Vários fornecedores com o mesmo nome ou nomes  semelhantes, o mesmo número de telefone, 
o mesmo e -mail ou a mesma  conta bancária no registro  de fornecedores . 
 Múltiplos endereços para o mesmo fornecedor.  
 Diferenças entre o endereço para faturamento ou envio de pagamentos a um fornecedor e seu 
endereço no registro  de fornecedores.  
 Modificações não documentadas no registro  de fornecedores.  
 Não fazer a atualização dos dados  de fornecedores periodicamente.  
Outra faturação : 
 Registro  manual das receitas provenientes da recuperação de excedentes ou resíduos.  
 Valores de faturamento para serviços "não -recorrentes", superiores à média do período  
 
4.3.2 Processo de Gerenciamento  de Ativos Industriais e Engenharia  
 
 Elevado número de transferências de material entre vários projetos . 
 Materiais e suprimentos mantidos fisicamente, mas não atribuídos a nenhum Depósito / Armazém 
da empresa.  
 Elevado número de excepções técnicas (acima da média) em materiais e equipamentos 
identificados pelas equipes  de qualidade  
 Diferenças na verificação física  de inventários e materiais q ue não são devidamente justificadas.  
 Atrasos injustificados na formalização de encerramentos de projetos  e na sua devida capitalização.  
 Desvios significativos injustificados na conclusão do projeto ou custos incorridos em relação às 
estimativas iniciais d e custos do projeto.  
 Pagamentos por equipamentos e materiais de aluguer que excedam o seu custo real ou de 
mercado  
 Inexistência de verificação  física do inventário dos ativos fixos . 
 Baixa frequência de verificação  física dos inventários de materiais e man utenção  
 Ajustes frequentes nos registros de inventário.  
 Mudanças  importantes  na rotação do inventário , especialmente para os itens de pouco movimento  
 Reversão  de en tradas de material da conta de inventário logo do encerramento do período contábil  
 Inventá rios mantidos fora dos armazéns dos locais operacionais . 
 Recepção de materiais não solicitados  
 
 
 
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autorização escrita. Nenhum parágrafo desta publicação pode ser reproduzido, copiado ou transmitido digitalmente sem autoriza ção escrita ou 
de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
 Entrada ou retirada de inventário  para quantidades diferentes daquelas solicitadas no pedido de 
forma recorrente  para um terceiro ou algum apagar material.  
 Limitações à inspeção  física e detalhada do s ativos fixos  e materiais   
 Não é claro quem é  o dono e  responsável pelos ativos  
 Fraquezas  na segregação funcional entre a pessoa responsável pelo ativo e a pessoa que o regista 
no sistema  
 Ativos fixos que não têm  uma etiqueta de identificação  ou atribuição de código no sistema.  
 
4.3.3 Processo de t ransporte e logística de Hidrocarbonetos  
 Inexistência de conciliações  entre os diferentes sistem as volumétricos ou itens conciliatório s 
injustificados.  
 Ajustes de valor acima da média ou significativos da informação volumétrica durante e após o 
final do período contabilístico  
 Incapacidade de conciliar as informações sobre movimentos de estoque e vendas para o período 
contábil.  
 Locais de armazenamento não incluídos nos pro gramas de inventário físico de forma recorrente  
 Ajustes à informação volumétrica sempre feitos pela mesma pessoa.  
 Variações significativas ou nenhuma alteração nas medições feitas por terceiros nos pontos de 
recepção e entrega  
 Mudanças recorrentes nos papé is dentro dos sistemas de informação  
 Perdas volumétricas acima das tolerâncias estabelecidas, sem as respectivas justificações e 
apoios.  
 Configurações de transferência de domínio que estão além das tolerâncias definidas  
4.3.4 Processo de Marketing de Produtos e Serviços  
 Aumentos inusitados nas vendas nos meses próximos ao final do período  
 Inconsistências recorrentes entre a documentação aduaneira (importação/exportação) e as 
informações sobre a transação.  
 As mercadorias faturadas para vendas aos client es são descarregadas do estoque no 
período seguinte ou vice -versa.  
 Percentuais de descontos concedidos que estão acima daqueles autorizados na política da 
Empresa  
 Alto nível de vendas a intermediários sem saber o destino final da venda  
4.3.5. Processo de Gerenciamento  da Oferta  
 Elevado número de processos de compra através de adjudicação "fechada" ou " direta " em 
algumas instalações ou locais operacionais.  
 Fornecedores associados a um único gestor de abastecimento, aumenta a possibilidade de 
mau manejo.  
 Adições recorrentes aos termos de referência na contratação.  
 Ordens de compra com antiguidade significativa (ou seja, mais de 90 dias)  
 Ordens de compra que não possuem recibos de depósito, recebimento de serviços  
 Modificações em curso nas estratégias de li beração que não são suportadas por 
modificações na estrutura ou áreas organizacionais  
 Aumento no consumo e/ou requisições de compra (FCC) num período, sem ser considerado 
ou alinhado com o Plano de Compra e Contratação.  
 Correlação inadequada entre os resul tados do incumprimento ou incidentes operacionais 
sob a responsabilidade de terceiros e os resultados das avaliações de desempenho.  
 Aumento das exceções administrativas ao processo de aquisição e contratação.  
 
 
 
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RELACIONAMENTO  INSTITUCIONAL  
UNIDADE DE ÉTICA E CONFORMIDADE  
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Todos os direitos res ervados à Ecopetrol S.A. Não é  permitida a reprodução externa, cópia ou transmissão digital desta publicação sem 
autorização escrita. Nenhum parágrafo desta publicação pode ser reproduzido, copiado ou transmitido digitalmente sem autoriza ção escrita ou 
de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
4.3.6 Processo de Gerenciamento  de Talentos Hum anos  
 Mudanças significativas ( contra  média) nos custos com folha de pagamento e benefícios, 
concentradas em determinados locais de operação da Empresa ou áreas geográficas, sem mudanças 
significativas na estrutura organizacional ou de benefícios.  
 Alto nível de gerenciamento  ou rotação de pessoal chave para o sistema de controle da empresa 
(por exemplo, Gerentes de Compras/Contratação, VP Financeiro, Controlador, Auditor Interno, 
Estagiário, entre outros).  
 Que as informações no arquivo principal do empregado/benefício não estão completas ou não 
estão atualizadas.  
 Diferentes funcionários/beneficiários com o mesmo endereço ou número de telefone.  
 Pedidos de reembolso de despesas de viagem ou outras incorridas pelo funcionário, que não 
tenham os respecti vos apoios.  
 Despesas excessivas (publicidade, aconselhamento jurídico, entre outros), ou tendências 
inesperadas neste apagar despesas.  
 Itens de reconciliação da folha de pagamento, durante 30 dias, sem contar com a regularização.  
 Aumento dos casos de falsi ficação de documentos apresentados pelos requerentes durante um 
período.  
4.3.7 Processo de Gerenciamento  das Tecnologias de Informação  
 Alto nível de informalidade no processo de controle de mudanças para aplicações e bancos de dados  
 A estrutura organizacional da área de TI limita a segregação funcional adequada nos processos 
executados pela Equipe de Tecnologia.  
 Pessoal de Tecnologias de Informação com acesso a transações  de Registro  nos sistemas de 
informação da Empresa.  
 Execução de tarefas críticas de administração e/ou desenvolvimento dos sistemas de informação 
por terceiros.  
 Alto número de usuários com privilégios no sistema sem responsabilidade funcional relacionada 
(ou seja, movimentos organizacionais sem retirar privilégios não requerid os ou retirada de pessoal 
sem eliminar o acesso de forma oportuna)  
 Sistemas de informação transacionais  que podem ser acedidos remotamente (por exemplo, 
através da Internet ou de outras redes públicas).  
 Alto volume de incidentes de segurança informática.  
 Ausência de um esquema de segmentação adequado da rede de dados interna da empresa.  
 Existência de um grande volume de processos de carregamento, saída ou processamento de dados 
com falhas.  
 As pistas de auditoria dos sistemas de informação e das suas bases de dados não estão ativas  
e/ou o seu conteúdo não é monitorizado regularmente  
 Prática geral de utilização de folhas electrónicas para processamento ou transformação de dados  
4.3.8 Processo de Gerenciamento  de Projetos  
 Indicadores contraditórios da execução física do projeto  versus execução orçamental (por exemplo, 
projeto  com 50% progresso físico, mas a execução orçamental é muito inferior ou muito superior)  
 A estrutura organizacional das áreas que gerem projetos  é limi tada, de modo a manter uma 
adequada segregação funcional entre as responsabilidades de gerenciamento  e auditoria.  
 Número elevado (acima da média) de reclamações ou falhas técnicas, relacionadas com um projeto  
ou fornecedor.  
 Número elevado (acima da média) de reclamações de fornecedores ou empreiteiros, 
relacionadas com um projeto  ou fornecedor.  
 
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
 Alta percentagem de controles manuais para monitorar projetos.  
 Mudanças ou ajustes contínuos no escopo do projeto.  
 Acordos de confidencialidade não utilizados ou não formalizados  
 Número elevado de adições (Diversos) aos contratos originais  
4.3.9. Processo de Gerenciamento  do Relacionamento com as Partes 
Interessadas  
 Alto volume de incidentes de conflito de interesses comunicados à Unidade de Ética e 
Conformidade ou  a outras funções corporativas.  
 Reclamações e reclamações recorrentes sobre o desempenho dos órgãos sociais da 
Companhia.  
 Incidentes de fuga de informação confidencial ou sensível nos órgãos sociais.  
 Pedidos periódicos de reguladores ou grupos de vigilân cia sobre gerenciamento  de 
informação.  
4.3.10. Gerenciamento  da Infraestrutura  Terrestre e Negociação da Terra  
 As informações básicas sobre o bem ou infraestrutura  estão incompletas (por exemplo, não 
está claro quem é responsável pelo bem)  
 Disparar valores  (não coerentes) no comércio de terrenos na mesma área geográfica ou 
terrenos com características semelhantes.  
 Elevado nível de reclamações em áreas geográficas específicas, relacionadas com a questão 
fundiária.  
 Pedidos recorrentes de órgãos fiscalizadores  ou reguladores, relacionados com a questão 
fundiária.  
 Custos de intermediação ou comissões para a negociação de terrenos, registados como um 
valor mais elevado de um projeto . 
4.3.11. Gerenciamento  de Serviços Jurídicos  
 Alto número de processos judiciais (a favor ou contra a Empresa) concentrados em um ou 
poucos advogados externos.  
 Elevado número de processos judiciais (de vários tipos) contra a Empresa, concentrados em 
determinadas localizações geográficas.  
 Alto nível de rotação (acima da média) dos advog ados responsáveis num processo judicial 
crítico.  
 Elevado número de decisões judiciais contra a empresa  
4.3.12. Gerenciamento  operacional de SSMA  
 Volume significativo de reclamações e/ou reclamações por incumprimento das normas 
ambientais, de segurança ou d e saúde ocupacional.  
 Requisitos repetidos da autoridade ambiental e/ou do regulador para operações específicas  
 Requisitos repetidos da autoridade e/ou regulador em Saúde Ocupacional para operações 
específicas.  
4.3.13 Prestação de Serviços de Saúde Abrangen tes 
 Elevado número de queixas e/ou reclamações por má utilização dos serviços de saúde, 
concentradas num único local de operação ou região geográfica.  
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
 Variações significativas na tendência dos custos/despesas de saúde: gerais ou concentradas num 
local de operação ou região geográfica  
 Aumento dos casos de documentos falsos apresentados pelos beneficiários dentro de um período.  
 
4.1 Atividades  de prevenção de fraudes na empresa  
 
4.4.1 Avaliação e identificação dos riscos de fraude  
 
Todos os anos, o processo é realizado para identificar e avaliar fatores de risco, esquemas e cenários 
de fraude nos diferentes processos da Empresa. A avaliação dos fatores de risco é realizada da 
seguinte forma:  
1. Avaliação dos fatores de risco de fraude : Avaliação de eventos ou condições que indicam 
incentivos, atitudes ou oportunidades para cometer fraude em diferentes níveis da organização 
(Entidade e Processos). O processo deve considerar fraudes passadas e alegações de fraude na 
organização, fraude no setor, tendências financ eiras incomuns ou relacionamentos identificados a 
partir de procedimentos analíticos.  
2. Identificação de cenários e esquemas de fraude : A organização definiu uma lista com sinais de 
alerta que servem como referência para a identificação de possíveis  cenários  ou situações de fraude. 
A identificação de possíveis situações de fraude deve  ser realizada sem considerar a existência ou a 
eficácia dos controle s internos.  
3. Priorização dos riscos de fraude identificados : Os riscos identificados são avaliados em termos d e 
tipo (uso indevido de bens, informação financeira fraudulenta etc. ), significado do risco e 
generalização do risco (o risco afeta a totalidade das demonstrações financeiras ou apenas uma 
parte específica delas). 
A avaliação de risco de fraude na Ecopetro l será realizada com a participação da CAJD, do Comitê 
Diretivo e de outr a pessoal chave, que contará com o apoio da Unidade de Ética e Compliance, e 
seguirá a metodologia de gerenciamento  de risco da Empresa.  
Para mais detalhes sobre as atividades  a desenvolver, consulte o "Processo de Prevenção de Ética e 
Conformidade (ECP -UEC-P-008)".  
4.4.2 Implementação e execução de controle s antifraude  
 
Após a identificação de cada risco, deve ser avaliado se existem controle s para minimizar o risco 
identificado. Para cada controle , a sua concepção deve ser avaliada e se é efetivamente  
implementada. Se não forem identificados controles para riscos de fraude, o proprietário do 
processo, com o apoio da Unidade de Ética e Conform idade, deve estabelecer controles que 
mitiguem o risco de fraude.  
Os controle s antifraude deve  estar implícitos no sistema de controle  interno da Ecopetrol. Todos 
os funcionários são responsáveis por tais controle s e devem assegurar a sua conformidade.  
Se houver deficiências na concepção ou operação de controles associados a um risco de fraude, 
seu impacto deve ser avaliado e escalado para a Alta Administração, o Compliance Officer, o 
Comitê de Auditoria, conforme o caso.  
 
 
 
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autorização escrita. Nenhum parágrafo desta publicação pode ser reproduzido, copiado ou transmitido digitalmente sem autoriza ção escrita ou 
de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
4.4.3 Monitorização da materializaç ão dos riscos e eficácia dos controle s 
 
A administração monitora a qualidade e a eficácia dos controles antifraude.  
A monitorização dos controle s antifraude envolve as atividades  definidas no Procedimento de 
Monitorização do Programa de Conformidade, ECP -SEG-P-011, 
4.4.4. Treinamento  
 
Para fortalecer a prevenção de riscos de fraude na empresa, a Unidade de Ética e Conformidade 
facilitará sessões de conscientização ou treinamento p ara os seguintes públicos:  
 Conselho de Administração  
 Comissão de Auditoria do Conselho de Administração  
 Funcionários com cargos de gerência ou funções especiais, como administradores e gerentes de 
contratos  
 Empregados em Geral  
 Empreiteiros  
O acima exposto,  seguindo as definições do "Processo de Prevenção em Ética e Conformidade 
(ECP-UEC-P-008) 
4.5. Tratamento de queixas e responsabilidades na gerenciamento  de possíveis 
casos de fraude  
 
Qualquer funcionário ou terceiro que suspeite de atividade corrupta, des onesta ou fraudulenta deve 
notificar imediatamente a empresa através dos canais de recebimento.  
O canal que recebe a reclamação é um terceiro independente da Companhia e a informação é tratada 
de forma confidencial e reservada.  
Para mais detalhes ver "Proc edimento de Gerenciamento  Ética" ECP -SEG-P-009 
4.6. Papéis e responsabilidades em relação ao cumprimento do Manual Antifraude  
 
4.6.1. Comissão de Auditoria do Conselho de Administração  
 
As responsabilidades da Comissão de Auditoria do Conselho de Administração são  
 Verificar a divulgação adequada de informações relacionadas com eventos de corrupção (por 
exemplo, abertura de investigações por órgãos reguladores, multas ou sanções pelo não 
cumprimento das regras anticorrupção , entre outras)  
 Recomendar  ao Conselho de Administração as diretrizes, políticas, princípios e medidas a serem 
aplicadas na luta contra a corrupção.  
 Monitorar a implementação adequada e a eficácia da estratégia anticorrupção . 
 Para solicitar relatórios, a execução de investigações o u trabalhos especiais que considere 
relevantes para o bom desempenho das suas funções  
 Conhecer e dar seguimento às alegações de corrupção e fraude contabilística e financeira que 
tenham impacto nas demonstrações financeiras da ECOPETROL S.A., assim como às  alegações em 
matéria de ética que sejam da sua competência, de acordo com as disposições do processo ético.  
 
 
 
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autorização escrita. Nenhum parágrafo desta publicação pode ser reproduzido, copiado ou transmitido digitalmente sem autoriza ção escrita ou 
de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
 Ter conhecimento do relatório apresentado pelo Compliance Officer sobre assuntos anticorrupção 
e recomendar ações para fortalecer essa luta.  
 Conhecer e acompanhar a gerenciamento  das empresas subordinadas que compõem o Grupo 
Empresarial através do relatório que apresentam à Administração da Ecopetrol S.A. com assuntos 
que possam ter impacto na informação financeira consolidada (...), (iii) quei xas de ética, corrupção, 
contabilidade e fraude financeira.  
 Revisar que os procedimentos de recepção, conservação e tratamento das reclamações 
relacionadas com os sistemas de contabilidade e informação financeira, Sistema de Controle  Interno, 
Auditoria Int erna, Revisão Fiscal e/ou auditorias externas são adequados, incluindo os procedimentos 
para a apresentação de reclamações, denúncias e reclamações anónim o por parte dos colaboradores 
da Empresa.  
4.6.2 Compliance Officer  
 
O Compliance Officer é diretamente  responsável por assegurar o cumprimento deste Manual e terá 
as seguintes funções:  
DESENHO E IMPLEMENTAÇÃO:  
 Defender a definição e divulgação do Manual Anticorrupção e outras diretrizes relevantes para o 
combate à corrupção, em toda a Empresa.  
 Servir como um conselheiro de confiança para a Alta Administração (Presidente, Vice -Presidentes 
e Diretores) sobre bandeiras vermelhas ou eventos que possam representar atos de corrupção.  
 Recomendar à Alta Direção  (Presidente, Vice -Presidentes e Diretores)  medidas e/ou ações  
preventivas perante os órgãos competentes (Judiciais e/ou disciplinares) para reforçar a estratégia 
anticorrupção . 
GRUPO EMPRESARIAL:  
 Estabelecer diretrizes para o grupo empresarial em relação à prevenção, detecção e resposta ao 
risco de corrupção.  
 Servir como um conselheiro de confiança para a Alta Administração das Afiliadas {Presidente, Vice -
Presidentes e Diretores} sobre bandeiras vermelhas ou eventos que possam representar atos de 
corrupção.  
 Estabelecer os requisitos de relato de eventos de corrupção dos subordinados da Ecopetrol.  
ACOMPANHAMENTO:  
 Supervisionar a adequada implementação / progresso da estratégia anticorrupção , e relatar factos 
significativos à Presidência e/ou ao Comit ê de Auditoria.  
 Relatório à Comissão de Auditoria  do Conselho sobre a situação das alegações/eventos relacionados 
com a corrupção.  
 Assegurar a comunicação/divulgação adequada de corrupção ou eventos relevantes.  
4.6.3 Chefe da Unidade de Ética e Conformidade  
 
O Chefe da ACSU é taticamente  responsável pela implementação do Manual e outras ações  para 
combater a corrupção. Entre as suas principais responsabilidades estão:  
DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAÇÃO  
 Apoiar o Compliance Officer na revisão e atualização do Manual e estratégias para combater  
a corrupção, cobrindo os riscos significativos identificados pela organização.  
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
 Rever a existência e actualização de regras internas que permitam um melhor tratamento 
dos riscos de corrupção  
 Conceber e executar, em colaboração com áreas como Recursos Humanos, Jurídico e outras, 
conforme apropriado, programas de treinamento para funcionários e terceiros cujas 
responsabilidades envolvam o cumprimento de leis ou padrões de conduta.  
CANDIDATURA  
 Estabelecer e orientar a gerenciamento  dos canais de recepção de reclamações do Grupo 
Empresarial  
 Estabelecer um processo uniforme e sistemático para responder a alegadas violações do 
Código de Ética da organização e/ou do seu Regulamento Interno.  
 Recomendar medidas preventivas e/ou ações  perante os órgãos competent es (judiciais e/ou 
disciplinares) à administração e/ou membros do Conselho de Administração quando ocorrerem 
situações de incumprimento.  
 Propor ajustes nas regras ou práticas internas para reduzir a possibilidade de recorrência 
de eventos de não conformida de de natureza similar.  
ACOMPANHAMENTO  
 Monitorar e coordenar as atividades de conformidade com as outras áreas da empresa (por 
exemplo, Departamento de Auditoria Interna, SOX Assurance Group, Business Management 
Group)  
 Identificar alterações nas leis e regulamentos aplicáveis à empresa que possam afetar  as 
atuais  políticas e procedimentos " Anticorrupção ", e gerir as alterações em conformidade.  
 Monitorar o desempenho do Programa de Conformidade através de indicadores, rel atórios 
e auditorias, a fim de identificar oportunidades de melhoria na eficiência e eficácia do 
programa.  
 Comunicar deficiências e/ou sinais vermelhos ao Compliance Officer.  
4.6.4 Comité de Direção  
 
O Comité Diretor  tem as seguintes responsabilidades na estratégia anticorrupção  
 Demonstrar compromisso com o Manual e dar o exemplo com suas ações e expressões para 
promover uma cultura de ética e não -tolerância aos atos de corrupção.  
 Rever e recomendar melhorias nos proc edimentos internos que fortaleçam as ações de 
combate à corrupção nos processos pelos quais são responsáveis.  
 Dar apoio e orientação quanto à implementação do Manual Anticorrupção  nas suas áreas de 
responsabilidade. Assegurar a implementação adequada de co ntroles que mitiguem os riscos 
de corrupção.  
 Comunicar bandeiras vermelhas ou eventos de corrupção à Unidade de Ética e 
Conformidade, ou através de canais de comunicação autorizados.  
4.6.5. Empregados  
 
 Conhecer, compreender e aplicar o Manual de Combate à Corrupção.  
 Executar os controle s anticorrupção  a seu cargo e deixar provas do seu cumprimento.  
 Denunciar ações  ou incidentes suspeitos relacionados com corrupção . 
 
 
 
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de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
 Cooperar nas investigações de queixas relacionadas com as autoridades competentes.  
4.6.6. Aud itoria Interna  
 
O Departamento de Auditoria Interna, de acordo com a Metodologia e o Estatuto de Auditoria 
Interna em vigor, terá as seguintes funções:  
 Avaliar o risco de fraude e a forma como é gerida pela Administração, através da aplicação 
de técnicas incluídas na sua metodologia de auditoria, suportada por práticas e normas de 
referência emitidas pelo Instituto de Auditores Internos (IIA).  
 Informar permanentemente a Administração e a Comissão de Auditoria do Conselho de 
Administração sobre os pontos fr acos relacionados com o cumprimento dos códigos de Ética e 
Boa Governação, do Manual Anticorrupção  e do Manual Antifraude identificados durante o 
exercício das suas funções.  
 Dar garantias razoáveis ao Comité de Auditoria do Conselho de Administração e ao C omité 
Diretor  de que os controle s antifraude e anticorrupção são suficientes para mitigar os riscos 
de fraude e corrupção e que esses controle s estão a funcionar eficazmente.  
 Aconselhar a Unidade de Ética e Conformidade no tratamento de reclamações e alega ções 
e participar em investigações relacionadas com prejuízo de bens (com decisão executória) ou 
fraude solicitada pelo Comité de Auditoria do Conselho de Administração.  
 Manter profissionais de auditoria com conhecimentos técnicos, habilidades, habilidade s 
interpessoais, treinamento e experiência suficientes para garantir a confiabilidade, integridade 
e qualidade dos resultados das auditorias realizadas, incluindo a identificação e análise de 
riscos de fraude e corrupção.  
4.7. Sanções  
 
A Administração da Ecopetrol, de acordo com seu princípio de não -tolerância a atos de 
fraude e seu compromisso com o cumprimento permanente das políticas, procedimentos 
e diretrizes de comportamento incluídas no Código de Ética, Código de Boa Governança 
e neste Manual Antifr aude, espera que todos os seus funcionários, diretores e contratados 
cumpram com eles e promovam seu cumprimento.  
4.8. Referência regulamentar  
 
 Lei n.º 1774 de 2011 (Estatuto Anticorrupção )  
 Lei 190 de 1995 e suas alterações.  
 Código Penal Colombiano.  
 Lei 412 de 1997 que aprova a AICC na Colômbia  
 Lei 970 de 2005 que ratifica a UNCAC na Colômbia.  
 Lei de Práticas de Corrupção Estrangeira (FCPA).  
 Sarbanes Oxley Act.  
 Regulamentação e Execução da Comissão de Valores  Mobiliários dos Estados Unidos  (SEC)  
 Guia de Conformidade na Ecopetrol S.A. por "Shearman & Sterling LLP".  
 Lei Dodd Frank Act (Lei de Proteção ao Consumidor dos EUA)  
 Lei de Suborno do Reino Unido  
 
 
 
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autorização escrita. Nenhum parágrafo desta publicação pode ser reproduzido, copiado ou transmitido digitalmente sem autoriza ção escrita ou 
de acordo com as leis que regem o s direitos de autor e com base nos regulamentos em vigor.  
5. CONTINGÊNCIAS  
 
Caso alguma das atividades descritas neste manual não possa ser realizada, você deve 
notificar a Linha de Ética ou informar o Responsável de Ética e Conformidade da entidade.  
 
 
 
LISTA DE VERSÕES  
Versão  Data Mudanças  
 
1  
14/12/2010  Atualização do documento de acordo com o Procedimento para 
a Preparação e Controle de Documentos. A Política Antifraude  
com o código ECP -SEG-D-004, versão 1, foi revogada.  
 
 
2  
30/11/2012  É atualizado para ajustar e alinhar as descrições no Manual 
Antifra ude com os seguintes documentos:  
- Guia corporativo das subsidiárias e afiliadas da Ecopetrol ECP -
UGF-G-002 
- Manual Anticorrupção  ECP-UEC-M-002 
- Manual sobre a Prevenção da Lavagem de Dinheiro e 
Financiamento do Terrorismo ECP -UEC-M-001 
- Procedimentos de Gerenciamento  da Unidade de Ética e 
Conformidade: Prevenção, Detecção e Monitorização  
 
Para mais informações sobre este documento, por favor contacte a pessoa que o 
preparou em nome da unidade responsável:  
Preparado por: Johana Catalina Gallo  
Telefone: 2344610  
Caixa de correio: johana.gallo@ecopetrol.com.co  
Unidade: Secretaria Geral - Unidade de Ética e Conformidade  
 
Checked out  Aprovado  
 
 
(Assinado no original)  
OLGA LUCIA SALAZAR  
Chefe da Unidade de Ética e Conformidade (e)   
(Assinado no original)  
MARCELA FAJARDO  
Secretário Geral (e)  
Responsável pela Ética e Conformidade (e)  
 
 