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CONTRATACIÓN DIRECTA - PROVEEDOR EXCLUSIVO - 
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1. SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL  
 
Para la realización de las necesidades que se describen en los Estudios Previos, la entidad tiene previsto el objeto de gasto  del 
contrato dentro del documento de seguimiento contractual 202 3 de la Oficina de Informática, de la siguiente manera:  
 
CODIGO 
NACIONES 
UNIDAS  RENGLON  OBJETO 
CONTRACTUAL  No. ACT. 
PAA  TIPO DE RECURSOS  VALOR ($)  MODALIDADES 
DE SELECCIÓN  TIPO DE 
CONTRATO  PLAZO DEL 
CONTRATO 
(MESES)  
43232300  031 Renovación del 
licenciamiento 
Aquarius 
Samples SaaS  INFO2 3-3 INVERSIÓN  
NACION  
(RECURSO 1 1) $300.000.000  Contratación directa  Prestación de 
Servicios  15 días  
 
De igual manera este objeto se encuentra enmarcados dentro del plan anual de adquisiciones publicado en el SECOP II y en la 
página web de la entidad en la fila N°  321 del archivo PAA 202 3.  
    
2. PROCESO DE CONTRATACIÓN/SELECCIÓN SOLICITADO (indique con X el proceso solicitado)  
 
Contratación Directa   
• Proveedor exclusivo  
• Arrendamiento  
 
3.  FUNDAMENTOS JURÍDICOS  
 
En atención a lo dispuesto por el artículo 2.2.1.1.2.1.1., del Decreto 1082 de 2015, se procede a emitir los estudios previos que 
soportaran las condiciones del contrato a suscribir.  
 
Fundamentos jurídicos de la causal de contratación directa invocada: (Contratación directa).  
 
El literal g) numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 contempla dentro de la mo dalidad de contratación directa la adquisición 
de bienes o servicios con un proveedor cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.  
 
A su turno, el artículo 2.2.1.2.1.4.8., del Decreto 1082 de 2015 señala que se considera que no existe pluralidad de oferente s 
cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad indu strial 
o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el 
estudio previo que soporta la contratación.  
 
Igualmente, el numeral 5.4.4 del Manual de Contratación del IDEAM, relativo a “ Contratación directa cuando no exista pluralidad 
de oferentes ”, dispone: “ Se considera que no existe pluralidad de oferentes, cuando existe solamente una persona que puede 
proveer el bien o servicio por ser: 1. El titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor  o; 2. Por ser su 
proveedor exclusivo en el territorio Nacional . Para contratar bajo esta modalidad de contratación, corresponderá al jefe del área 
solicitante soportar en el estudio previo las actuaciones realizadas co n el propósito de identificar las opciones mencionadas 
anteriormente, adjuntando las correspondientes certificaciones emitidas por la Cámara de Comercio, la Superintendencia de  X 
 
 
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Industria y Comercio, o demás entidades y personas naturales o jurídicas que cu enten con la competencia para dar fe de la 
existencia de las situaciones contempladas ” (cursiva y negrilla fuera de texto).  
 
De otra parte, el Departamento Nacional de Planeación mediante concepto N° 20118010595961 del 25 de octubre de 2011, 
expedido bajo la vigencia del Decreto 2474 de 2008, consagra  la causal de inexistencia de pluralidad de oferentes, bajo una 
redacción similar, a la regulación del Decreto 1082 de 2015 y sobre el particular señaló: “(…)  En este sentido, es claro que : “La 
ausencia de plu ralidad de oferentes puede estar dada por dos circunstancias específicas en las que se presume tal circunstancia: 
de un lado por el hecho de sólo estar inscrita una persona en el RUP para la prestación del servicio o la proveeduría del bie n objeto  
de la co ntratación a realizar, y por el otro, por la existencia de una sola persona que pueda proveer el bien o servicio  ya sea 
porque es titular de los derechos de propiedad industrial o intelectual sobre los mismos o por ostentar la calidad de proveed or único 
(…)” (cursiva y negrilla fuera de texto).  
 
El Sistema de Información para la Gestión de Datos de Hidrología y Mete orología – DHIME del IDEAM, es un  portal permite el 
acceso a las herramientas de gestión de series temporales, datos de laboratorio, acceso bajo  demanda a datos oficiales, apoyado 
en mapas inteligentes, herramientas analít icas y geoinformación del IDEAM, el cual fue adquirido mediante la suscripción del 
Contrato de Compraventa No. 389 de 2016, el cual se encuentra  en desarrollo del cual el IDEAM a dquirió el derecho al uso de las 
licencias para las soluciones de software de la plataforma AQUARIUS: Time -Series, Webportal y Samples para atender la captura 
/ asimilación, almacenamiento, procesamiento y consulta de series de tiempo de variables hidrológ icas y meteorológicas, así como 
la gestión de las muestras de agua del laboratorio de calidad ambiental.  
 
Este portal permite el acceso a las herramientas de gestión de series temporales, datos de laboratorio, acceso bajo demanda a  
datos oficiales, apoyado  en mapas inteligentes, herramientas analíticas y geoinformación del IDEAM.  
 
Que el proyecto de implementación de DHIME contempló además el desarrollo de localizaciones (adaptación  de funcionalidades) 
y  fue desarrollado sobre el software AQUARIUS Time Series, entendido éste como el núcleo del sistema que almacena las series 
de tiempo de las diferentes fuentes de datos, herramienta para el procesamiento y generación de series derivadas, así como pa ra 
realizar control de calidad sobre los datos y la consulta de los mismos a través de diferentes medios (tablas, gráficas, mapas, 
archivos exportados).  
 
El componente AQUARIUS Samples  proporciona una única fuente al centralizar los datos de los análisis de las muestras de agua  
de forma segura, junto con l os metadatos de los laboratorios (incluidos los métodos analíticos, los límites de detección y los 
indicadores de calidad ) y flujos de trabajo de las muestras ambientales, permitiendo agilidad en la producción y la gestión de los 
datos tanto de laboratori o como de campo, ahorrando tiempo y aumento en la calidad de los datos finales (mediante la definición y 
configuración de las reglas y estándares de validación que resaltan automáticamente los resultados que requieren su atención) ; 
permitiendo además, la g estión de datos discretos de agua, aire, suelo, entre otros, datos que se almacenan y validan de forma 
segura en línea para un análisis y visualización rápidos, facilitando entonces la toma de decisiones adecuadas en cualquier 
momento y lugar.    
 
El produ cto AQUARIUS Samples es un software como servicio en la nube – SaaS, al cual los usuarios del laboratorio de calidad 
ambiental del IDEAM acceden mediante un navegador web al sitio en la plataforma (servidores, servicios y datos) que el fabric ante 
Aquatic I nformatics implementa, actualiza y mantiene operativo.  
 
Para el caso particular de la suscripción de un contrato del IDEAM con la Persona Jurídica MVM Ingeniería  de Software S.A.S 
identificado con el NIT 811.003.890 -4, es distribuidor exclusivo autorizado por Aquatic Informatics en Colombia para realizar la 
distribución del paquete de software AQUARIUS, así como de brindar soporte de nivel 1 sobre los productos del software 
AQUARUIS  y administrar  los casos de soporte completo mediante escalado a  Aquatic Informatics, tal como lo demuestra el 
documento suscrito por Kaylen Everhart, Gerente de Cuentas II de Aquatic Informatics el 02 de mayo  de 202 3. 
 
 
 
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Mediante contrato No. 187 de 2020 celebrado entre IDEAM y MVM Ingeniera de Software S.A.S, se obtuvo la renov ación del 
licenciamiento anual de Aquarios Samples de la vigencia 2020 hasta el 23 de abril de 2021, mediante el contrato 254 de 2021 
celebrado entre IDEAM y MVM Ingeniería  de Software S.A.S, nuevamente se logró la renovación de Aquarios Samples hasta el 06 
de mayo de 202 2; en el 2022 se suscribió el contrato 255 de 2022 entre Ideam y MVM Ingenieria de Software SAS, suscripciones 
vigentes hasta el 06 de mayo de 2023.  
 
Por lo anterior, el Ideam debe realizar las accione pertinentes para suscribir un nuevo contrato mediante el cual se renueve el 
licenciamiento para el año 202 3, pues solo de esta manera se puede ga rantizar  la disponibilidad del servicio.  
 
4. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER  
 
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 99 de 1993, le corresponde al IDEAM efectuar el levantamiento y manejo de la información 
científica y técnica sobre los ecosistemas que forman parte del patrimonio ambiental del país, así como el establecer las bas es 
técnicas para clasificar y zonificar el uso d el territorio nacional para los fines de la planificación y el ordenamiento del territorio.  
 
 Así mismo, obtener, analizar, estudiar, procesar y divulgar la información básica sobre hidrología, hidrogeología, meteorolog ía, 
geografía básica sobre aspectos b iofísicos, geomorfología, suelos y cobertura vegetal para el manejo y aprovechamiento de los 
recursos biofísicos de la Nación.  
 
Conforme al artículo 1.2.1.1.1 del Decreto 1076 de 2015 , “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector  
Ambiente y Desarrollo Sostenible”, e l Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales -IDEAM - tiene por objeto:  
 
“1. Suministrar los conocimientos, los datos y la información ambiental que requieren el Ministerio del Medio Ambiente y demás 
entidades del Sistema Nacional Ambiental -SINA -. 
(…) 
4. Obtener, almacenar, analizar, estudiar, procesar y divulgar la información básica sobre hidrología, hidrogeología, meteoro logía, 
geografía básica sobre aspectos biofísicos, geomorfología, suelos  y cobertura vegetal para el manejo y aprovechamiento de los 
recursos biofísicos de la Nación, en especial las que en estos aspectos, con anterioridad a la ley 99 de 1993 venían desempeñ ando 
el Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras -HIMAT -; el Instituto de Investigaciones en Geociencias, 
Minería y Química -INGEOMlNAS -; y la Subdirección de Geografía del Instituto Geográfico Agustín Codazzi -IGAC -. 
5. Establecer y poner en funcionamiento las infraestructuras oceanográficas,  mareográficas, meteorológicas e hidrológicas nacionales 
para proveer informaciones, predicciones, avisos y servicios de asesoramiento a la comunidad.  
6. Efectuar el seguimiento de los recursos biofísicos de la Nación especialmente en lo referente a su contaminación y degradación, 
necesarios para la toma de decisiones de las autoridades ambientales. (..)  
10. Acopiar, almacenar, procesar, analizar y difundir datos y allegar o producir la información y los conocimientos necesario s para 
realizar el seguimie nto de la interacción de los procesos sociales, económicos y naturales y proponer alternativas tecnológicas, 
sistemas y modelos de desarrollo sostenible. (..)  
12. Prestar el servicio de información en las áreas de su competencia a los usuarios que la requi eran” (cursiva fuera de texto).  
 
Para dar cumplimiento a la misión que le fue asignada, la Oficina de Informática del IDEAM, tiene entre sus funciones estable cidas 
en el artículo 9 del Decreto 291 de 2004 del IDEAM, “ Por el cual se modifica la estructura del Instituto de Hidrología, Meteorología 
y Estudios Ambientales, IDEAM, y se dictan otras disposiciones ”, las siguientes:  
 
“1. Asesorar a la Dirección General y a las demás instancias pertinentes en lo referente a la administración de recursos tecnológicos 
de la Institución.  
2. Analizar, diseñar y desarrollar los elementos conceptuales, técnicos y metodológicos que permitan disponer de sistemas de 
informaciones normalizadas e integradas que faciliten la toma de decisiones en la Institución.  
 
 
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3. Orientar y asesorar a las dependencias y personal del Instituto en el establecimiento de normas para la transmisión o captura,  
procesamiento, verificación y control de calidad de los datos y almacenamiento de la información ambiental, al igual que la a plicación 
de los manuales y reglamentos técnicos que le permitan al Instituto la transmisión de los datos de acuerdo con las normas y 
procedimientos establecidos por los organismos internacionales.  
4. Contribuir al diseño, construcción, uso y mejoramiento de lo s submódulos y aplicativos de la base de datos en cada dependencia 
e integrarlos al Sistema de Información Ambiental Central del IDEAM, aplicando las metodologías propias de la ingeniería de 
software.   (…) 
10. Coordinar el mantenimiento y actualización de las aplicaciones sistematizadas de acuerdo con las necesidades y políticas de la 
entidad.” (cursiva fuera de texto).  
En el Artículo 15 del citado decreto emitido por el IDEAM, se establece para La Subdirección de Estudios Ambientales las s iguientes 
funciones:  
“1. Recolectar y generar información sobre uso de recursos naturales renovables, contaminación y degradación por vertimientos , 
emisiones y residuos sólidos producidos por las diferentes actividades socioeconómicas.  
2. Desarrollar en co ordinación con la Oficina de Informática, protocolos, estándares, procedimientos e instrumentos para la captura, 
almacenamiento, procesamiento y difusión de información sobre el uso de recursos y sobre la generación de vertimientos, emisi ones 
y residuos só lidos producidos por las diferentes actividades socioeconómicas.  (…)”. 
 
Que adicionalmente, la Resolución 310 de 2020 define en su Artículo 1º. - la creación de los siguientes grupos de trabajo : “(…)1. 
Grupo de Información. 2. Grupo de Tecnología y comunicaciones; y 3. Grupo de Arquitectura Empresarial TI  y seguridad de la 
información. “  
 
Que en coordinación con la misión institucional y la garantía del mantenimiento, soporte y disponibilidad de los sistemas de 
información que administra el instituto  se definen en el Artículo No. 2 de la Resolución 310 de 2020 las funciones del grupo de 
sistemas de información  de la siguiente manera:  
 
“1. Realizar la planeación, el desarrollo, implementación y mantenimiento de los sistemas de información y Servicios digitales de la 
entidad, alineados a los procesos de TI.  
2. Establecer la arquitectura y diseño de los sistemas de información; de Apoyo, Misionales, de direccionamiento Estratégico y 
Portales digitales.  
3. Definir la metodología y procedimientos para el ciclo de vida de los sistemas de información.  
4. Diseñar e i mplementar los procesos para la implementación y soporte de los sistemas de información.  
5. Establecer el proceso para garantizar la seguridad, privacidad y trazabilidad de los sistemas de información, asegurando su 
control de calidad y transparencia.”  
 
Que el IDEAM a partir de l mes de  marzo de 2008 implementó el Subsistema de Hidrología y Meteorología – SSHM versión 1.0 en 
sus diferentes componentes, para representar de manera integral los diferentes procesos naturales sobre el espacio y el tiemp o de 
las variables hidrológicas y meteorológicas.  Es así como este sistema, inició operación en ambiente de producción para ser usado  
diariamente por los servidores públicos de las áreas operativas, grupo planeación operativa de redes (componente catálogo 
nacional  de estaciones), subdirecciones de Hidrología y Meteorología, así como por la Oficina de pronósticos y alertas.  
 
En el marco del convenio de cooperación Internacional COFIMET código 4209, suscrito por el IDEAM con el Ministerio de Asuntos  
Exteriores de Fin landia, para la “Creación de capacidad en el IDEAM para reducir los efectos nocivos debidos a cambios en el 
clima y las condiciones meteorológicas extremas en Colombia”, ejecutado entre los años 2012 y 2014, se realizaron talleres de  
capacitación a las áre as misionales y técnica por parte de los institutos de meteorología - FMI e hidrología Syke de Finlandia en 
temas de metadatos de observaciones, diseño de base de datos y control de calidad, así como la entrega del diagnóstico del 
modelo de datos y softwar e de aplicación del Sistema hidrológico y meteorológico - SSHM.  
 
 
 
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De igual manera, a través de convenio de cooperación con el Ministerio de Asuntos Exteriores de Finlandia desde el año 2014, se  
desarrolló el programa regional Andino para el fortalecimiento  de los servicios climáticos y el desarrollo – Prasdes, con el objeto de 
“Fortalecer la capacidad de los Servicios Meteorológicos e Hidrológicos Nacionales (SMHN) en la Región Andina para proveer 
información de hidrología, meteorología y servicios climátic os de alta calidad en respuesta a las necesidades y demandas de los 
sectores estratégicos de desarrollo, los sistemas de gestión de riesgos y las comunidades vulnerables a nivel regional, nivel  
nacional y local.”, en desarrollo del cual y en trabajo conjun to con el grupo regional de desarrollo – GRD conformado por personal 
técnico de los países participantes, se estableció el diseño lógico del modelo de datos hidrometeorológica regional y el esqu ema 
de interoperabilidad para el intercambio de datos entre la s diferentes áreas piloto de servicio extendido del proyecto, que contempla 
algunas de las mejoras recomendadas por las entidades internacionales.  
 
Como resultado de las acciones de cooperación, el IDEAM obtuvo el diagnóstico del sistema de información hid rológico y 
meteorológico, junto con valiosas recomendaciones para la simplificación y optimización del modelo de datos de la versión 1.0 , 
metodologías para la aplicación de control de calidad automático y masivo, así como para la construcción de formulario s de captura 
genéricos y más livianos.  
 
De otra parte, con el objeto de fortalecer los sistemas nacional ambiental y de prevención y atención de desastres, el IDEAM 
adelantó los procesos tendientes a robustecer la red de alertas tempranas de origen hidrome teorológica como componente técnico 
de apoyo al Sistema de Gestión de Riesgo en Colombia, mediante la adquisición, instalación y puesta en marcha de 210 nuevas 
estaciones de medición y repotenciación de 247 estaciones de medición; adquisición, instalación y puesta en operación de radares 
meteorológicos y equipos complementarios para la conformación del sistema nacional de radares.  
 
Debido a la necesidad de cumplir con los nuevos requerimientos de datos exigidos para ese momento y con la necesidad de hacer  
uso de tecnología  con mayor desempeño, se hizo necesario el remplazo de los sistemas en funcionamiento en ese momento 
(SSHM, CNE,  FQA, Siorh, entre otros) por un sistema de información maduro, seguro, robusto, escalable y disponible, que integrara 
no solo las funcionalidades propias del sistema, si no que garantizara la integración con los demás componentes de software p ara 
el manej o de datos que funcionaran en plataformas independientes, favoreciendo la integración de datos para su consulta y 
aprovechamiento, así como para apoyar la producción de información para el Sistema de Alertas Tempranas del IDEAM, desde la 
disposición de los  datos hasta la generación de productos.  
 
Una vez identificadas las especificaciones funcionales, el diseño de la arquitectura tecnológica del Sistema y el plan de mig ración, 
el IDEAM mediante la Licitación No. 003 de 2016,  suscribió con la Unión Temporal  PROCALCULO MVM el contrato 389 de 2016 
para la construcción del sistema de gestión de datos hidrológicos y meteorológicos – DHIME, el cual se basa en el software 
comercial AQUARIUS que cumplía en un alto porcentaje de las especificaciones funcionales requ eridas y sobre el cual dentro del 
mismo contrato adicional al suministro de licencias de productos del paquete AQUARIUS se realizó el desarrollo de localizacio nes 
(adaptación de funcionalidades) mediante integración con el producto AQUARIUS Time Series, en tendido este como el núcleo del 
sistema que almacenaría las series de tiempo de las diferentes fuentes de datos.  
 
En ese orden de ideas, el IDEAM adquirió el derecho de uso de las licencias para las soluciones de software: AQUARIUS Time 
Series (para el alm acenamiento, procesamiento, control de calidad de series de tiempo), Aquarius Web portal  (acceso de los 
usuarios del IDEAM sobre las series de datos disponibles en línea en tiempo real) y AQUARIUS Samples (para la gestión de los 
datos del laboratorio de c alidad ambiental, actualmente para la captura, almacenamiento, análisis y consulta de muestras del 
componente agua).  
 
En la siguiente figura se presenta de forma gráfica los componentes del paquete de software AQUARIUS instalados en el IDEAM 
tanto para la gestión de series de tiempo hidrológicas y meteorológicas, como para la gestión de resultados de análisis de muestras 
de agua:  
  
 
 
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Vista relación de productos de AQUARIUS instalados en el IDEAM  
 
Ahora bien, el componente AQUARIUS Samples corresponde a un esquema software como servicio – SaaS, en el cual se ingresa 
al componente mediante un navegador web que conecta con los servidores, servicios y datos que están hospedados en los 
servidores de la empresa proveedora de la solución, por el período de tiempo que dure la suscripción.  
 
Con este tipo de esquema, IDEAM no incurre en compra de licenciamiento de servidores de aplicaciones, base de datos o cualqui er 
otro componente remoto o local en el compu tador del usuario final para la ejecución de AQUARIUS Samples IDEAM, en razón a 
todo el trabajo de procesamiento y almacenamiento de datos se realiza en servidores del proveedor del servicio.  
 
Adicionalmente, la entidad no incurre en costos de programación  por actualización del código fuente dado que esa actividad es 
responsabilidad del proveedor, quien además brinda el soporte técnico sobre el producto en caso de incidentes detectados en e l 
software.  
Las 9 suscripciones están distribuidas de la siguiente m anera : 
Administrador  
Soporte tecnilab04ideam  
Coordinador del Laboratorio  
Migración FQA  
Arreglo de Datos  
TECNICAM: (Salidas a campo) tecnicam01ideam.  
Usuarios tecnilab : analistas del laboratorio, lo utilizan para colocar el resultado de los análisis FisicoQuímicos. (tecnilab01ideam, 
tecnilab02ideam, tecnilab03ideam).   
Las licencias de técnico de campo y técnicos de laboratorio no son exclusivas para un usuario, son compartidas.  
 
Con base en las consideraciones descritas anteriormente, la Oficina de Informática en cumplimiento de la actividad  PAA INFO2 3-
3, Disponer de servicios de Tecnologías de la Información y las comunicaciones en operación, ha inscrito dentro del Plan de 
contratación para la presente vigencia en el renglón 0 31 cuyo objeto es la Renovación del licenciamiento Aquarius Samples SaaS , 
la cual debe ser realizada en el año corriente.  
 

 
 
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5.CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL  
 
NRO  DEPENDENCIA  POSICION CATALOGO EN EL GASTO  RENGLO
N OBJETO  FECHA 
DE 
REGISTR
O No. ACT. 
PAA  FUENTE  RECURSO  SITUAC  VALOR ($)  
41923  03 IDEAM -GG-
DG. OFICINA 
INFORMÁTICA  C-3204 -0900 -3-0-3204048 -02 
ADQUISICIÓN DE BIENES Y 
SERVICIOS - SERVICIO DE 
ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS 
DE INFORMACIÓN PARA LOS 
PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES 
- FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN 
DEL CONOCIMIENTO HIDROLÓGICO, 
METEOROLÓGICO Y AMBIENTAL 
NACIONAL  031 ORFEO 
20231200055653, 
RENOVACIÓN DEL 
LICENCIAMIENTO 
AQUARIUS 
SAMPLES SAAS.  12/04/202
3 INFO 23-3 NACION  11 CSF $300.000.000  
 
6. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR  
(Definir la especificaciones esenciales, hacer una clara definición del objeto y del tipo contractual)  
 
Objeto contractual:   RENOVACIÓN DEL LICENCIAMIENTO AQUARIUS SAMPLES SAAS  
 
Alcance del objeto:   El alcance del objeto consiste en la s uscripción anual de nueve (9) licencias de AQUARIUS Samples Standard 
User  
La ejecución del objeto del contrato contempla:  La suscripción anual del acceso mediante navegador web a la plataforma 
AQUARIUS Samples como servicio completamente administrado en la nube por Aquatics Informatics, el cual no requiere 
adquisición, mantenimiento o administración de recursos e infraestruct ura de TI por parte del IDEAM.  
La renovación de la suscripción de Aquarius Samples será efectiva por un (1)  año. 
1Anexar estudios, diseños, planos, licencias o aprobaciones que sean necesarias.  
 
7. LICENCIAS  
(Para aquellos casos en que se requiera licencia diligencie la siguiente información)  
 
Tipo de Licencia: N/A  
 
Se cuenta con la licencia:      SI              NO  X  
Está en trámite:        SI                 NO  
 
(En caso afirmativo señale en las observaciones y/o 
recomendaciones el estado de tramite)  
 
Observaciones y/o Recomendaciones: NO APLICA  
 
8.CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR  
(Describa en este punto las condiciones del contrato a celebrar)  
 
VALOR:  Para todos los efectos legales y fiscales, el valor del presente contrato, será por la suma de DOSCIENTOS NOVENTA 
MILLONES TRESCIENTOS  SETENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS SESENTA Y OCHO  PESOS CON SET ENTA Y CINCO 
CENTAVOS  ($290.377.968,75 ), incluido s todos los costos directos e indirectos a que haya lugar . 
 
FORMA DE PAGO : 
 
El INSTITUTO pagará al CONTRATISTA el valor del contrato en un solo pago, previo recibo a satisfacción por parte del supervis or 
de los documentos de entrega y/o renovación de licenc ias y de la factura o documento equivalente.  
 
 
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PÁRAGRAFO PRIMERO.  Para efectuar cada uno de los pagos EL CONTRATISTA deberá presentar:  
 
1. Informe de las actividades desarrolladas y/o de los entregables del periodo respectivo;  
2. Certificado de recibido a satisfacción por el supervisor del contrato parcial o final, en donde conste el estricto 
cumplimiento a satisfacción de las obligaciones y/o entregables o productos del contrato;  
3. Factura o documento equivalente. Según lo ordena el parágrafo segundo del artículo 2.8.1.7.6. del Decreto 1068 
de 2015, la factura o documento equivalente debe describir el máximo nivel de detalle del gasto contratado de 
acuerdo al Catálogo de Clasificació n Presupuestal – CCP o Catálogo de Productos.  
4. Recibos de pago y/o certificación de pago por concepto de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, 
pensión y ARL). Los pagos se consignarán en la cuenta de ahorros o corriente que por escrito se ñaló el contratista 
en el formato de registro de terceros y cuentas bancarias.  
5. Para el último pago deberá presentar el proyecto de acta de liquidación del contrato elaborada por el supervisor  
 
PARAGRAFO SEGUNDO:  Los pagos se consignarán en la cuenta de ah orros o corriente que por escrito señaló el contratista en 
el formato de registro de cuentas bancarias.  
 
PARAGRAFO TERCERO:  El monto total pagado no podrá exceder el valor total del contrato. Todos los pagos estarán sujetos a la 
programación y disponibilidad mensual del P.A.C., conforme a la normatividad vigente emitida por el Ministerio de Hacienda y 
Crédito Público y al cump limiento de los procedimientos establecidos en el proceso de Gestión Financiera, incluidos en el Sistema 
de Gestión Integrado del Instituto. Así mismo, si los documentos para realizar el pago se radican en el mes de diciembre esta ría 
sujeto además a la cir cular de cierre, emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y/o a la constitución de cuentas por 
pagar.  
 
PARAGRAFO CUARTO:  Si la factura o documento equivalente no ha sido correctamente elaborada o no se acompaña de los 
documentos requeridos para el pago, el término para este efecto sólo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten en 
debida forma o se haya aportado el último de los documentos exigidos en el presente documento. Los retardos que se presenten 
por este concepto serán re sponsabilidad del contratista y éste no tendrá derecho al pago de intereses de ninguna naturaleza.  
 
PARAGRAFO QUINTO:  Cuando se realicen contratos con auto retenedores, deberán informar en la factura esta condición a fin de 
no realizar retención alguna.   
 
PARÁGRAFO SEXTO : La Entidad sólo adquiere obligaciones con el contratista y bajo ningún motivo aceptará pagos a terceros, 
salvo situaciones expresamente permitidas por la normativa que resulte aplicable.  
 
PARÁGRAFO SEPTIMO : Si el contratista está obligad o a facturar electrónicamente, deberá presentar factura electrónica validada 
previamente por la DIAN, como requisito necesario para el pago, conforme con las disposiciones señaladas en el Decreto 358 de l 
5 de marzo de 2020, en concordancia, con lo dispuest o en la Resolución No. 000042 del 5 de mayo de 2020.  
 
9. BIENES O SERVICIOS EXCLUIDOS DE IVA  
(Describa si los bienes y/o servicios a contratar se encuentran excluidos del IVA)  
 
Los bienes y/o servicios a contratar si_ X_ no __ se encuentran excluidos del IVA De acuerdo con el Artículo 476 Numeral 21 del 
Estatuto Tributario, el servicio de computación en la nube se encuentra excluido de IVA.   Este rubro podrá tener cambios de acuerdo 
con la normatividad vigente . 
 
 
 
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10. PLAZO  
 
El plazo de ejecución del contrato a celebrarse será por QUINCE ( 15) DÍAS , previo cumplimiento de los requisitos de 
Perfeccionamiento y Ejecución y Suscripción del Acta de Inicio, sin sobrepasar el 30 de junio  de 202 3. 
 
11.OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA  
Obligaciones específicas  
 
Además de las inherentes a la ejecución contractual, EL CONTRATISTA deberá:  
 
1. Cumplir con el objeto contractual de conformidad con los precios, especificaciones, calidades y condiciones previstas 
según lo pactado en el contrato.  
2. Hacer entrega del acceso al ambiente de AQUARIUS Samples como servicio SaaS.  
3. Realizar las actualizaciones del software AQUARIUS Samples de acuerdo con la hoja de ruta (road map) de las versiones 
liberadas en producción por el fabricante del software.  
4. Brind ar soporte para la solución de incidentes técnicos reportados y escalados a MVM , a través de casos de la herramienta 
de mesa de servicio del Ideam o el procedimiento utilizado por el Ideam para escalar requerimeintos,  que afecten la 
operación normal de las  licencias adquiridas.  
5. Informar con al menos 24 horas de anticipación y mediante correo electrónico sobre las ventanas de mantenimiento 
programadas para la actualización de versiones liberadas del software licenciado durante el período de vigencia de la 
suscripción de AQUARIUS Samples.  
6. Garantizar la disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad para acceso al componente 7 x 24 desde cualquier 
lugar que disponga de conexión a internet.  
7. Garantizar que para la ejecución de Aquarius Samples, el I DEAM no requiera instalar paquetes ni plugins en los 
computadores de la entidad para su correcto funcionamiento.  
8. Gestionar la adquisición y administración de servidores de aplicaciones, bases de datos y demás infraestructura que sea 
requerida para garantiz ar la operación de AQUARIUS Samples.  
9. Garantizar la correcta operación de AQUARIUS Samples, accediendo desde el explorador web recomendado sin 
necesidad de descargar e instalar ningún software especial en el lado del cliente.  
10. El proveedor debe garantizar las copias de seguridad de datos fuera del sitio de producción y protección contra fallas para 
asegurar que los datos estén siempre seguros y los servicios se restablezcan rápidamente en caso de un desastre natural 
en las instalaciones del prove edor del servicio SaaS.  
11. Brindar al instituto el usuario de acceso al portal de soporte de Aquiarius samples.  
 
OBLIGACIONES GENERALES:  El CONTRATISTA se obliga con el Instituto.  
 
1. Suscribir oportunamente el acta de inicio del contrato y el acta de liquid ación del contrato, conjuntamente con el/la supervisor/a 
del mismo, cuando corresponda. 2. Prestar los servicios contratados de manera eficaz y oportuna, así como atender los 
requerimientos que le sean efectuados por el supervisor del contrato. 3. Informar  sobre los actos o conductas irregulares o ilícitas 
de los cuales tenga conocimiento, que sean realizados por cualquier persona relacionada con los proyectos y las actividades a  
cargo de la entidad. 4. Guardar la debida reserva y confidencialidad sobre la información y el contenido de los documentos que 
deba conocer con ocasión del contrato. 5. Entregar la certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, que acredite 
el cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, Inte gral, parafiscales, ICBF, SENA y Cajas de Compensación 
Familiar de los últimos seis (6) meses, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o aquella que lo modifique, a dicione 
o complemente, si fuere el caso. 6. Constituir y mantener vigente la  garantía única establecida en el presente contrato, durante el 
 
 
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término previsto en este contrato, sus prórrogas, adiciones hasta su liquidación . 7. Suministrar al personal a su cargo para el 
desarrollo del objeto contractual, todos los implementos de segu ridad y protección requeridos en materia de seguridad industrial y 
salud ocupacional, previstos en la Ley 1562 de 2012, “Por medio de la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se d ictan 
otras disposiciones en materia de salud ocupacional”, así como cumplir con todos los requerimientos que sobre dichas materias 
estén previstos en la normatividad vigente.   
12. ENTREGAS  
Hacer entrega del acceso al ambiente de AQUARIUS Samples  como servicio SaaS, Certificado de renovación de Suscripción anual 
de nueve (9) licencias de AQUARIUS Samples Standard User.  
 
12. SUPERVISIÓN  
 
La supervisión y control de ejecución del contrato, será ejercida por el Jefe de la Oficina de Informática  o el funcionario que 
designe el ordenador del gasto, mediante comunicación efectuada por la Oficina Asesora Jurídica, de acuerdo con la solicitud de 
la dependencia, quien deberá observar en el ejercicio de sus funciones  lo dispuesto en el numeral 1°del artículo 4° y numera l 1° 
del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y demás normas concordantes, así como el 
manual de supervisión e interventoría de la Entidad.  
 
 
Comprende vigencias futuras: SI        NO    X . En caso afirmativo, indique cuáles vigencias futuras se comprometen y si están 
aprobadas:  
 
Año________ valor $ __________ Aprobada: Si __ No__  
14.ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO DEL VALOR DEL CONTRATO2 
(Indique y soporte la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles)  
Estructura Estudio de Mercado.  
 
Con el fin de establecer el presupuesto para el presente proceso de selección, se recibió la propuesta de MVM INGENIERIA, en 
su condición de proveedor exclusivo, esto teniendo en cuenta que la empresa MVM INGENIERIA SAS es reconocida por AQUATIC 
INFORMATIC S, como el Distribuidor exclusivo  de Aquatic Informatics que trabaja en asociación con ellos y tiene autorización total 
para distribuir todo el paquete de software AQUARIS al IDEAM, tal como lo consta la carta de certificación de Aquatic informa tics 
del 02 de mayo de 2023  dirigida al IDEAM  y firmada por Kaylen Everhart Gerente de Cuentas II de Aquatic  Informatics . 
 
Así mismo Aquatic Informatics ofrece soporte primero a través de MVM, como distribuidor  exclusivo, proveedor de soporte de nivel 
1 y socio de integración certificado para el software Aquarius en Colombia. Así como proveedor de soporte de nivel 1, MVM 
proporcionará soporte básico de AQUARIUS para los clientes en Colombia, y administrará casos  de soporte complejo y escalado 
de Aquatic Informatics. MVM es el único proveedor autorizado de los servicios AQI para Colombia. Aquatic Informatics también 
proporcionará a IDEAM todas las actualizaciones de software de AQUARIUS para los productos que pose e. 
 
Es por ello que al contratar a la empresa MVM INGENIERIA  DE SOFTWARE SAS , para renovar la suscripción anual de nueve (9) 
licencias de AQUARIUS Samples Standard User, el IDEAM se asegura de contar con la firma autorizada para tal fin.  
 
Que para fijar el  valor de la contratación se toman los precios indicados por MVM INGENIERIA  DE SOFTWARE SAS , de acuerdo 
a la propuesta recibida, la cual asciende a la suma de DOSCIENTOS NOVENTA MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y SIETE 
 
 
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MIL NOVECIENTOS SESENTA Y OCHO PESOS CON SETENTA Y CINCO CENTAVOS ($290.377.968,75) , como consta en la 
siguiente imagen tomada de la cotización recibía el 10 de mayo  de 202 3. 
 
 
 
15. ACUERDOS INTERNACIONALES Y TRATADOS DE LIBRE COMERCIO  
De conformidad con lo establecido en el manual explicativo de los capítulos de contratación pública de los acuerdos comerciales 
negociados por Colombia para entidades contratantes, expedido por el Departamento Nacional de Planeación, por la modalidad de  
selección que aplica en este caso, la presente co ntratación no está cubierta por acuerdos internacionales o tratados de libre 
comercio.  
 
16. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN3 
(Indique y soporte la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles)  
Se adjunta a los estudios previos el análisis del riesgo, respectivo.  
Ver anexo 2 adjunto.  
3 Se recomienda tener en cuenta los riesgos establecidos por la Entidad – Mapa de Riesgos.  
 
17. ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO  
Ver anexo 3 adjunto.  
 
17. GARANTÍAS A EXIGIR AL CONTRATISTA 4 
 
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el  
Decreto 1082 de 2015, a garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor del INSTITUTO, con ocasión de la 
ejecución del presente contrato y de su liquidación a través de cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo señalado s en 
la Subsección 1 “ GENERALIDADES ” de la Sección 3 “ GARANTÍAS ” de la Capitulo 1 “ SISTEMAS DE COMPRAS Y 
CONTRATACIÓN ” y Título 1 “ CONTRATACIÓN ESTATAL ” de la Parte 2 “ REGLAMENTACIONES ” del Libro 2 “RÉGIMEN 
REGLAMENTARIO DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN NACIONAL” del Decreto 1082 de 2015, en aras de 
salvaguardar el interés público ante un eventual incumplimiento, se requerirá la constitución de garantías respecto de los amparos 
de cumplimiento y calidad del servicio, según lo siguiente:  
 
Tipo o 
Clase de 
garantía  Cobertura o Niveles de amparo  Valores  Tiempo/Etapa  
Garantía  Calidad del servicio  Por una suma equivalente al Veinte por ciento (20%) del 
valor total del contrato.  Durante la vigencia del contrato y 
un (1) año más.  
Garantía  Cumplimiento  Por una suma equivalente al Veinte por ciento (20%) del 
valor total del contrato.  Durante la vigencia del contrato y 
un (1) año más.  

 
 
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Garantía  Salarios, Prestaciones Sociales e 
indemnizaciones laborales.  Por una suma equivalente al cinco por ciento (5%) del valor 
total del contrato.  Durante la vigencia del contrato y 
tres (3) años más.   
18. VERIFICACIÓN DE CATALOGÓ DE ACUERDOS MARCOS DE PRECIO  
La entidad constato que el servicio a contratar, no se encuentra incluido en el catálogo de acuerdos marcos de precios public ados en el portal 
web de Colombia Compra Eficiente, los siguientes son los Acuerdos Marco vigentes:  
 
Acuerdo Marco Transporte Terrestre Especial de Pasajeros II  Uniformes para Labor y Usos Varios  
Servicio Integral de Aseo y Cafetería IV  Acuerdo Marco para el suministro de Combustible Nacional III  
Acuerdo Marco para la adquisición de Productos y Servicios Electrónicos y Digitales 
de Confianza  Acuerdo Marco para la adquisición de servicios de Nube Privada IV  
Acuerdo Marco para la adquisición de servicios de apoyo al Modelo de Gestión 
Territorial  Acuerdo Marco para el suministro, adquisición y dispensación de medicamentos  
Acuerdo Marco de Sistemas Fotovoltaicos de Generación y Almacenamiento  Acuerdo Marco para la adquisición de Ayudas Humanitarias  
Adquisición de Maquinaria Amarilla y Agrícola  Adquis ición de Elementos para la Primera Infancia y Educación  
Compraventa y/o Suministro de Alimentos y Medicamentos para Animales.  Compra y Alquiler de Computadores y Periféricos - ETP III  
Acuerdo Marco para la adquisición de Material de Intendencia y Materia  Prima  Compraventa y/o suministro de materiales de construcción y ferretería  
Adquisición de Equipos Biomédicos II  Acuerdo Marco para la adquisición de imágenes por plataformas satelitales y 
aerotransportadas  
Servicios de Nube Pública IV  Tratamiento de Pacientes con Enfermedad Renal Crónica II  
Suministro de Servicios de Impresión II  Sistemas Fotovoltaicos y sus elementos  
Material de intendencia II  Catálogo Servicio de Desinfección – IAD Emergencia COVID -19 
SOAT III  Soluciones de Videovi gilancia y sus Mantenimientos  
Tratamiento de la Hemofilia II y otros Trastornos de Coagulación  Dotaciones de vestuario de Calle III  
Elementos para la Atención, Prevención y Mitigación del Riesgo y de Emergencias  Suministro de elementos de Material Pedagó gico y la entrega de los mismos a nivel 
nacional  
Adquisición de (i) Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo incluidas 
Autopartes y Mano de Obra; y (ii) Adquisición de autopartes  Consumibles de Impresión II  
Transporte Terrestre Automotor Especia l de Pasajeros  Servicios de BPO II  
Software Empresarial  Servicios de Conectividad III  
Suministro de Combustible de Aviación  Contratación de Mesa de Servicio II  
Vehículos III  Nube Privada III  
Aseo y cafetería III  Nube pública III  
Dotaciones escolares II  Compra o alquiler de Equipos Tecnológicos y Periféricos II  
Seguros de vehículos II  Motocicletas, cuatrimotos y motocarros II  
Adquisición de productos derivados del papel, cartón y corrugado  Adquisición de panela  
Tiquetes aéreos II  Nube pública II  
Combustible Nacional  Servicios BPO  
Microsoft II  Adquisición de equipos biomédicos  
Google II  Elementos para emergencias  
Vehículos blindados II  Adquisición de computadores y periféricos  
Tratamiento de VIH  Refrigerios PAE Bogotá  
Tratamiento d e enfermedad renal crónica  Consumibles de impresión  
Dotaciones de vestuario II  Servicios de impresión  
Aseo y cafetería II  Tratamiento de hemofilia  
 
 
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Servicios de distribución  Intermediarios de seguros  
Nube privada II  Conectividad II  
Motocicletas, cuatrimotos y motocarros  Dotaciones escolares  
Papelería II   
Link: https://www.colombiacompra.gov.co/tienda -virtual -del-estado -colombiano/acu erdos -marco  consultado el día 29 de mayo de 2023.  
 
19. FIRMAS  
         
Nombre de quien solicita la contratación.                                                                                                    
 
 
________________________________  
Nombre: JUAN DAVID GARCÍA CASTAÑO  
Jefe Oficina de Informática                                                  
Validado por Gustavo Adolfo Fonseca B.  
 
 
