INSTITUCIÓN EDUCATIVA PARA POBLACIONES ESPECIALES  
Aprobada mediante Decreto Nº 008 de Enero 8 de 2003  
Código DANE 170001000112 - NIT 823002928 -4 
Transversal 33 No. 11 – 45 Las Brisas   -  Tel: 2743077  -  2825990  
Sincelejo – Sucre  
 
 
 
ESTUDIO PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD  
14 DE AGOSTO DEL 2023.  
 
De acuerdo a los  Artículos 20, del Decreto 1510 de 2013,  se realizan los  estudios y documentos previos, y 
en desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el 
Artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, se  deberán  realizar los estudios y documentos previos en los cuales se 
analice la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación de que  trate, estos deben contener criterios 
que permitan la información pertinente y eficaz para desarrollar debidamen te los procesos de contratación de 
manera que los proponentes, en el evento de ser necesario por la modalidad de contratación, puedan valorar 
adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad; en el presente estudio se valorará  los aspectos 
necesari os para la contratación de una persona natural o jurídica que preste los servicios de mantenimiento 
preventivo y correctivo a todo costo de las fotocopiadoras existentes en la institución  educativa para 
poblaciones especiales del municipio de Sincelejo . 
 
1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD  ESTATAL PRETENDE SATISFACER 
CON LA CONTRATACIÓN . 
 
La INSTITUCIÓN EDUCATIVA PARA POBLACIONES PESPECIALES, a través de la s diferentes gesti ones 
directiva, administrativa,  académica  y comunitaria  busca posicionarse como una in stitución de calidad ; en este 
contexto procura ser eficiente en el desarrollo de sus activida des administrativas y académicas , para la 
prestación del servicio educativo,  en condiciones de equidad.  La Institución Educativa Pob laciones Espaciales 
del municipio de Sincelejo, en aras del cumplimento de uno de los componentes d e la gestión administrativa 
debe mantener  en perfecto estado de conservación y funcionamiento los equipos tecnológicos (impresoras, 
fotocopiadora) de la inst itución para el cumplimiento de su misión,  serán revisados como mínimo una vez al 
año. Los cuales por su desgaste norma l y por su uso se requieren los mantenimientos y reparaciones para su 
correcto funcionamiento, puesto que la realización de las tareas que se realizan a diario  en los procesos 
administrativos y académico amerita realizar estos mantenimientos.  
 Es por esto que se justifica la urgencia de contratar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a 
todo costo de las fotocopiadoras exi stentes en la institución  educativa para poblaciones especiales del 
municipio de Sincelejo .  
 
2. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES, Y LA 
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR.  
 
2.1 DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO A REALIZAR CON SUS ESPECIFICACIONES 
ESENCIALES . Se requiere contratar una persona Natural o jurídica con experiencia e idoneidad para que 
realice el siguiente objeto contractual: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO  A TODO COSTO 
DE LAS FOTOCOPIADORAS EXISTENTES EN LA INSTITUCION EDUCATIVA PARA POBLACIONES 
ESPECIALES DEL MUNICIPIO DE SINCELEJO.  
 
a) OBJETO DEL CONTRATO:  MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A TODO COSTO 
DE LAS FOTOCOPIADORAS EXISTENTES EN LA INSTITUCION EDUCATIVA PARA 
POBLACIONES ESPECIALES DEL MUNICIPIO DE SINCELEJO . 
 
b) CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS:  Por el estudio adelantado en la Rectoría, los requerimi entos 
técnicos de los servicios que se requieren son los señalados en los anexos que hacen parte integral 
de los presentes estudios, donde se relaciona las especificaciones esenciales de los servicios y 
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demás documentos complementarios que conforman el pre sente estudio. La Descripción de la 
propuesta que se realizara en la implementación de la medida son las siguientes:   
 
c) ESPECIFICACIONES ESENCIALES:  
 
ITEM  PRODUCTO  CANT  
1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE FOTOCOPIADORA  5 
2 RODILLO ALIM CASETERA FS-4020, 1035  3 
3 UNIDAD FUSORA KYOCERA M 3660  IDN  FK -3202  1 
 
 
d) CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS: El objeto a contratar se encuentra identificado dentro 
del clasificador de bienes y servicios con los siguientes códigos y respectivos nombres:  
 
Item Grupo  Segmentos  Familia  Clase  Producto  Detalle  
1 
(F) 
Servicios  81000000 
Servicios 
Basados en 
Ingeniería, 
Investigación y 
Tecnología  81110000 
Servicios 
Informáticos  81112300 
Mantenimiento 
y soporte de 
hardware de 
computador  81112306 
Mantenimiento 
de Impresora  81112306 
Mantenimiento 
Preventivo y 
Correctivo de 
Fotocopiadoras  e 
impresoras  
 
 
3. PLAZO DE EJECUCION:  
 
El plazo del contrato de prestación  de servicio se ejecutará en Seis (06) días a partir del perfeccionamiento, 
legalización del contrato.  
 
4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, JUSTIFICACION DEL MISMO Y FORMA DE PAGO:  
 
Según el análisis de Mercado Realizado por la Dirección, coherencia con los Servicios requeridos y previa 
cotización, se determinó el valor del c ontrato de la siguiente Manera:    
 
4.1 VALO R ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN: QUE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA 
PARA POBLACIONES PESPECIALES , determinó que el valor estimado para la ejecución de este 
contrato es hasta por la suma de: TRES MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA MIL PESOS M/CTE 
(3.640.000 ) MONEDA LEGAL incluido IVA; Este valor incluye Iva y los costos directos e indirectos 
derivados de la ejecución del contrato.  
 
 
 
 
 
 
 
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4.2 ANÁLISIS ECONÓMICO  
 
ITEM  DESCRIPCION  REFERENCI
A CANTIDA
D PRECIO 
UNIT.  PRECIO 
TOTAL  
1 MANTENIMIENTO 
PREVENTIVO Y 
CORRECTIVO A TODO 
COSTO DE LAS 
FOTOCOPIADORAS 
EXISTENTES EN LA 
INSTITUCION EDUCATIVA 
PARA POBLACIONES 
ESPECIALES DEL MUNICIPIO 
DE SINCELEJO  UNID.                 
1       3.640.000        3.640.000  
TOTAL         3.640.000  
 
      4.3 FORMA DE PAGO: El valor del contrato se cancelará de Forma al Contado; Una sea legalizado el 
contrato una vez finalizado el objeto del contrato y previa certificación de recibo firmada por el Supervisor del 
contrato donde conste el cumplimiento de las obligaciones por pa rte del CONTRATISTA.  
 
5.  IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR  
 
El contrato a realizar es de prestación  de servicio.  
     6. LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO.  
La Entrega se debe realizar en la Oficina de Pagaduría de  la Institución Educativa Poblaciones 
Especiales oficina de tesorería Transversal 33 N° 11 – 45 las Brisas en Sincelejo – Sucre.  
 
7. FUNDAMENTOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.  
 
La Ley  80  de 1993, articulo 32, numeral 3, Ley 1150 de 2007, Artículos 81 del decreto 1510 de 2013, 
reglamentario  de la Ley 1150 de 2007 y ley 80 de 1993, decreto 4791 de 2008, Decreto 1075 de 2015 y el 
Manual de Contratación de la Institución.  
 
7.1 CRITERIOS DE E VALUACIÒN  
 
De acuerdo con la naturaleza del asunto y la cuantía debe seguirse el procedimiento establecido en el 
Acuerdo Directivo que reglamenta los procesos hasta los 20 smlmv  
 
a. De 0 hasta 5 SMLMV vigentes. La selección se solicitaran  como mínimo Dos cotizaciones, la selección se 
hará en consideración a precios de mercado, garantizando en todo caso favorabilidad y conveniencia según el 
mejor precio en atención a la calidad, detalles técnicos, valor agregado, experiencia e idoneidad seg ún 
corresponda en bien o servicio requerido. La decisión será tomada sin consideración al número de ofertas 
recibidas.  
 
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b. Superior a 5 SMLMV y hasta los 20 SMLMV, se solicitaran como mínimo Tres cotizaciones, la selección se 
hará en consideración a precio s de mercado, garantizando en todo caso favorabilidad y conveniencia según el 
mejor precio en atención a la calidad, detalles técnicos, valor agregado, experiencia e idoneidad según 
corresponda en bien o servicio requerido.  
 
c. Superior a 20 SMLMV se proce derá con la modalidad de contratación que corresponda.  
 
Será adjudicado el contrato al proponente con la propuesta más baja en el precio, siempre y cuando cumpla 
con las condiciones técnicas mínimas exigidas por la Institución; se revisarán entonces los re quisitos 
habilitantes del oferente que presente el precio más bajo cumpliendo con las condiciones mínimas exigidas, 
según el siguiente detalle:  
 
CRITERIO DEEVALUACION  PUNTAJE MAXIMO  PUNTAJE 
ASIGNADO  
PROPUESTA ECONOMICA: Menor Precio (Incluido Iva)  100 100 
Total  100 
 
8. METODOLOGÍA   
Luego de recibidas las propuestas y realizado el acta de cierre, se verificará el cumplimiento por parte de los 
proponentes de los requisitos habilitantes. En caso de que los proponentes no reúnan todos los requisitos se 
les dará un día hábil para subsanar, procediendo nuevamente a la verificación  
Si se presenta un sólo proponente se le adjudicará a éste, siempre y cuando no se supere el presupuesto 
oficial.  
9. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.   
Dado que los costos ofrecidos por los proveedores difieren en algunos casos sustancialmente, se hizo 
necesario solicitar varias cotizaciones con empresas que cumplieran con los requisitos técnicos exigidos, 
para así establecer la disponibilidad presupuestal de las necesidades requeridas. Así:  
 
ESTUDIO DE MERCADO - COTIZACIONES PREVIAS  
N° NOMBRE  VALOR  IMPUESTOS  
1 MUNDO COPIAS DEL CARIBA S.A.S     3.500.000  
IVA 
INCLUIDO  2 SIXTA ELENA SALCEDO AGAMEZ Y/O SERVICIOS INTEGRALES 
SINCELEJO     3.760.000  
3 GUILLERMO MANUEL MENDEZ TOSCANO Y/O CITRUXTEC     3.660.000  
PROMEDIO ESTUDIO DE MERCADO    3.640.000  
 
10. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES.  
Los proponentes deberán presentar su oferta en original y con los siguientes Documentos:  
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● La Oferta Técnica y económica debidamente diligenciada (Descripción del bien y precio unitario del 
bien y valor total de la propuesta las especificaciones técnicas de los Bienes o servicios ofertados 
por el proponente, con indicación del valor total ofertado, relacionando el IVA.) en caso de estar 
obligado a cobrar.  
● Certificado de Existencia y Representación Legal para personas Jurídicas y/o matricula de persona 
natural expedido (s) por la cá mara de comercio respectiva o entidad que haga de sus veces no 
superior a  (90) días en Original con fecha de renovación o expedición en el año 2023.  
● El Oferente aportara la Fotocopia de la cedula de ciudadanía de la Persona Natural y/o 
Representante Legal  (Persona Jurídica).  
● El Oferente aportara el certificado de responsabilidad Fiscal de la Contraloría General de la 
República de Colombia y Representante Legal. No superior a Tres (03) meses.  
● El Oferente aportara el certificado de Antecedentes Judiciales de l oferente y su Representante Legal; 
No superior a Tres (03) meses.  
● El Oferente aportara el certificado de Medidas Correctivas del oferente y su Representante Legal; No 
superior a Tres (03) meses.  
● El Oferente aportara el certificado de Antecedentes Discipl inarios de la Procuraduría General de la 
Nación y su Representante Legal; No superior a Tres (03) meses.  
● Certificado de Aportes Parafiscales suscrito por el representante Legal o Revisor fiscal. En este 
último evento, se deberá anexar fotocopia de la tarje ta profesional del revisor fiscal.(cuando lo 
amerite)  
● Formato Hoja de Vida  
● Certificado de Afiliación a Seguridad Social o planilla de Aporte a Seguridad Social Actualizada.  
● Copia del Registro Único Tributario (RUT) actualizado con la normativa vigente y con la actividad 
económica o código CIIU del objeto a contratar.  
● Certificación o Copia de Contrato que acredite la experiencia relacionada con el objeto a Contratar.  
● Certific ado de la cuenta bancaria no mayor a 3 meses ( en caso de ser persona jurídica debe ser a 
nombre de la empresa).  
 
11.  CRITERIO DE DESEMPATE  
En caso de empate entre dos o más proponente en el factor precio, la entidad adjudicara a quien haya 
entregado prim ero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de la misma de acuerdo con el 
parágrafo 1 del artículo 85 numeral 6 del Decreto 1510 de 2013.  
12. REGLAS DE SUBSANABILIDAD  
En el informe de verificación de requisitos habilitantes se señalará el proponente que cuente con el menor 
precio de oferta y con la experiencia especifica solicitada en la invitación pública, a la cual se le concederá 
el plazo establecido en el cronograma  del proceso para que subsane la ausencia de requisitos o la falta de 
documentos habilitantes, so pena de rechazo definitivo de las propuestas.   
De conformidad con lo estipulado en el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, primará lo sustancial sobre lo 
forma l, en consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de 
documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no 
constituyan los factores de escogencia establecidos por  la Institución Educativa en la Invitación Pública.   
Tales requisitos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los 
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proponentes hasta antes de la adjudicación del contrato o hasta antes de la fecha límite fijada en el 
cronograma del proceso  
13. ACEPTACION DE OFERTA  
La Institución manifestará la aceptación de la oferta mediante comunicación, con la cual el proponente 
seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta. Con fundamento en el cual se realizará el 
registro presupuestal  
 14.   SEGUIMIENTO Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO  
La INSTITUCIÓN EDUCATIVA PARA POBLACIONES PESPECIALES, Ejercerá el control, vigilancia y 
seguimientos de la ejecución del contrato a través de la Rectora, quien tendrá como función verificar el 
cumplimiento de las obligaciones del contratista o servidor público que haga las veces o el contratista que se 
designe en su criterio LA INSTITUCION.  
 
15. ANÁLISIS TÉCNICO ECONÓMICO  
 
 
15.1. ANÁLISIS TÉCNICO.  Para realizar el objeto del contrato se requiere de una persona Natural o jurídica 
con la idoneidad y experiencia en la prestación del Servicio en el comercio en el municipio de Sincelejo.  
 
15.2. ANALISIS DEL SECTOR ECONOMICO.   
 
La actividad económica est á dividida en sectores económicos, cada sector hace referencia a una parte de la 
actividad económica de un país y cuyos elementos tienen características comunes, guardan unidad y se 
diferencian de otras agrupaciones, su división se realiza de acuerdo a los  procesos de producción que 
ocurren al interior de cada uno de ellos. Los sectores de la economía son los siguientes:  
 
*Sector Primario o Sector Agropecuario  
*Sector Secundario o Sector Industrial  
*Sector Terciario o Sector de Servicios  
 
Dado que el ob jeto contractual del presente proceso de contratación es la prestación del servicio de 
Mantenimiento, para el adecuado funcionamiento de los equipos de fotocopiado de la institución educativa, 
los productos objeto del contrato pertenecen al Sector Secu ndario o Sector Industrial. Esto s servicios se 
presentan dentro de una institución de acuerdo a sus necesidades, y ha presentado importantes evoluciones 
a lo largo de la historia. Esta evolución ha permitido definir y determinar el grado de importancia y la gr an 
necesidad de estos servicios para el adecuado funcionamiento de las Diferentes Gestiones, áreas 
Administrativas de la institución y presenta las siguientes características:  
* Los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a equipos de Fotocopiado, permiten mejor 
desempeño de los equipos, buscando asegurar la competitividad de las instituciones en la prestación del 
servicio educativo con la comunidad educativa.  
* La c onservación y el mantenimiento por medio de estos servicios, busca asegurar la confiabilidad de las 
instalaciones de acuerdo a la función deseada.  
*Busca satisfacer todos los requisitos del sistema de calidad de la institución.  
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*Igualmente permiten la ge neración de confianza de los alumnos para el retorno a sus clases de forma 
presencial y busca la normalidad académica por medio de equipos en óptimas condiciones de funcionamiento 
en la institución.  
 
Definición del Sector: Este sector comprende todas las empresas industriales y comerciales dedicadas a la 
prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a equipos de fotocopiado, requerida para el 
desarrollo de las actividades administrativas, de acuerdo a las necesidades.  
 
Tipos de Empresas : El sector industrial del Servicio de mantenimiento a equipos de fotocopiado, abarca una 
gran variedad de empresas, conformado actualmente por compañías del sector tradicional de las empresas, 
con capital mixto (público y privado), compañías con capital e xtranjero, grandes, medianas y pequeñas 
empresas del sector privado colombiano que han evolucionado en este gran mercado mundial.  
 
Análisis de la Demanda: Las entidades públicas, entre ellas, las instituciones educativas, cuyos equipos 
informáticos requie ren de la constante intervención de sus partes hatware y software a nivel de limpieza, 
mantenimiento Menores, debido al tipo de servicio educativo y empresarial que prestan a la comunidad, 
requieren de un  alto y constante mantenimiento . Por lo tanto, es ne cesario contar con proveedores que 
ofrezcan los servicios de mantenimiento a estos equipos, acorde a las necesidades de cada individuo o 
sector, que sean seguros, confiables, que guarden los debidos registros de sanidad y ficha de producción, 
para la verif icación de los consumidores finales; por lo cual es recomendable contratar con empresas 
consolidadas en el sector y con una buena trayectoria en Colombia o a nivel internacional  
 
Análisis de la Oferta: Con el fin de determinar los proveedores que pueden pr estar sus servicios de 
mantenimiento preventivo y correctivo a equipos de fotocopiado, a la Institución Educativa, se consultó en las 
páginas amarillas, páginas web del sector mantenimiento de equipos de fotocopiado, cadenas comerciales en 
la ciudad de Sincelejo, entre otros, estableciendo que existen diversas empresas en capacidad de ofrecer 
este tipo de servicios, reduciendo la probabilidad de ocurrencia de declararse desierto el proceso de 
contratación por falta de proveedores o de contratarse con provee dores no idóneos.  
 
De acuerdo a lo anterior, en el punto 9 se pueden evidenciar las cotizaciones solicitadas a los proveedores del 
Sector y que permiten establecer un promedio del valor del mercado para la expedición del certificado de 
disponibilidad.  
15.3 RIESGOS INHERENTES AL CONTRATO. El riesgo al suscribir el contrato radica en que durante su 
ejecución ocurran daños no relacionados o que aparezcan de manera imprevista en la ejecución del contrato 
y afecten la ejecución. Para evitar que los anteriores ev entos influyan en el desarrollo normal del contrato, se 
prevé que en la oferta, el proponente deberá prever la inclusión de gastos, costos, impuestos y demás valores 
en que deba incurrir para la correcta ejecución del objeto contractual, así como potencial es incrementos en el 
valor de los bienes y servicios que debe prestar, por lo que no se considerarán posibles solicitudes de revisión 
del equilibrio económico del contrato.  
 
 
 
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NIVEL  RIESGO  
Medio  Extensión ilimitada del plazo.  
Alto Defectos de las actividades de Servicios imputables al contratista o derivados de la insuficiente 
calidad de los materiales utilizados y/o deficiencias técnicas del personal que ejecuta las actividades 
del Servicio.  
Medio  Daños a los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Institución Educativa o de terceros que 
pudieran verse afectados con la ejecución de las actividades del Servicio.  
Bajo Hurto de materiales y equipos.  
Bajo Insuficiente suministro de materiales.  
Medio  Riesgo Financiero: incapacidad económica del contratista, falta de pago de salarios y aportes de la 
seguridad social del personal de trabajadores dependiente del contratista.  
Bajo Condiciones climáticas adversas (previsibles).  
Bajo Faltas en el manejo socio -ambiental en la ejecución del Servicio.  
 
16. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA 
MAS FAVORABLE.  
 
Por tratarse de un contrato intuito persone, y por ser una de las causales de contratación especial  de  menor 
cuantía, es necesario establecer factores de selección de acuerdo al manual de contracción de la institución, 
acreditar los requisitos y no hallarse incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad.  
 
17. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCI ÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA 
MAS FAVORABLE.  
 
Por tratarse de un contrato intuito persone, y por ser una de las causales de contratación especial  de menor 
cuantía, es necesario establecer factores de selección de acuerdo al manual de contracción d e la institución, 
acreditar los requisitos y no hallarse incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad.  
 
18.  EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS 
PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL  CONTRATO.  
 
a.- RIESGO PREVISIBLE. Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la 
actividad a ejecutar es factible su ocurrencia y que ella pueda generar influencia directa en la ejecución del 
mismo. Son riesgos previsibles a cargo del contratista, el cu al esta respaldo por las garantías de la prestacion 
de servicio.  
 
b.- RIESGOS ATRIBUIBLES A LA ENTIDAD : El no pago oportuno al contratista para la ejecución del 
contrato, y todas aquellas que puedan incidir en la prestacion de servicio.  
 
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19. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE 
GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL 
CONTRATO.  
 
Teniendo en cuanta la cuantía y duración del presente proceso de contratación, es potestad del representante  
legal si solicita o no póliza de seguros, para lo cual en este proceso no se solicitará póliza de seguros.  
 
Para Constancia se firma en Sincelejo, a los Catorce (14) días del mes de agosto del 2023  
 
 
 
 
 
MIRYAM DEL SOCORRO MERCADO PACHECO          
Rectora de la I.E POBLACIONES ESPECIALES.  
 
 
