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PROPUESTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO DE 
GEOMATICA. 
 
 
 
 
 
 
PROPUESTA TÉCNICA. 
 
 
 
Presentada por: 
Dolly Esperanza Rojas Peña. 
Docente de Archivística. 
Universidad Industrial de Santander. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bucaramanga, 10 de 
mayo  2.023. 
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FICHA RESUMEN. 
 
 
 
 
 
 
Propuesta Técnica.  
Asesorías en Organización de 
Archivo. 
 
Alcance de la Propuesta.  
Propuesta para la asesoría en la 
organización del archivo en soporte 
papel. 
 
Fechas de Documentos Para 
Intervenir. Todos los documentos que se 
encuentran en el Fondo 
Acumulado. 
 
Proponente.  
Dolly Esperanza Rojas Peña. 
 
Duración.  
6 meses. 
 
Tiempo de asesoría  
5 horas semanales. 
 
Lugar de Ejecución.  
Universidad Industrial de Santander. 
 
Costo Honorarios de la asesora. (6 
pagos iguales)  
$700.000 mensuales. 
Total, Honorarios  $ 4.200.000  
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Materiales solicitados a para la 
Organización del Archivo.  
 cajas referencia X100. 
 carpetas de 4 aletas blancas. 
 lápices HB. 
 borradores. 
  tajalápices.  
 lapiceros de color negro. 
 Hojas blancas o papel adhesivo 
para elaborar los rótulos. 
Dispositivos  electrónicos.   1 computador.  
Nota Aclaratoria  de Materiales.  La cantidad de cajas, carpetas y 
papel para rótulos se determinará en 
la etapa de ordenación documental. 
 
Glosario. 
 Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su 
fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso 
natural por una persona o entidad, en el transcurso de su 
gestión, conservados para servir como testimonio e 
información a la persona o institución que los produce y a los 
ciudadanos, o como fuentes de la historia. 
 Archivo General de la Nación: Rige la política archivística en 
Colombia y custodia, resguarda y protege el patrimonio 
documental que conserva. 
 Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora quereúne 
su documentación en trámite, sometida a continua utilización 
y consulta administrativa. 
4   Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla 
el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los 
documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su 
trámite y cuando su consulta es constante. 
 Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo 
central o del archivo de gestión, documentación que, por 
decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe 
conservarse permanente, dado el valor que adquiere para la 
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo 
también puede conservar documentos históricos recibidos 
por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. 
 Clasificación documental: Fase del proceso de organización 
documental, en la cual se identifican y establecen 
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura 
orgánico- funcional de la entidad productora (fondo, sección, 
series y/o asuntos). 
 Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, 
responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas 
archivísticas, definir los programas de gestión de documentos 
y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos 
administrativos y técnicos de los archivos. 
 Conservación de documentos: Conjunto de medidas 
preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la 
integridad física y funcional de los documentos de archivo. 
5   Depuración: Operación, dada en la fase de organización de 
documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen 
valores primarios ni secundarios, para su posterior 
eliminación. 
 
 Descripción documental: Fase del proceso de organización 
documental que consiste en el análisis de los documentos de 
archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los 
instrumentos de descripción y de consulta. papel, video, 
casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo 
puede leerse o interpretarse por computador. 
 Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el 
medio utilizado. 
 Documento de apoyo: Documento generado por la misma 
oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte 
de sus series documentales, pero es de utilidad para el 
cumplimiento de sus funciones. 
 Documento de archivo: Registro de información producida o 
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus 
actividades o funciones. 
 Eliminación documental: Actividad resultante de la 
disposición final señalada en las tablas de retención o de 
valoración documental para aquellos documentos que han 
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de 
conservar su información en otros soportes. 
6   Expediente: Unidad documental compleja formada por un 
conjunto de documentos generados orgánica y 
funcionalmente por una instancia productora en la resolución 
de un mismo asunto. 
 Folio: Hoja de libro, de cuaderno o expediente, al que 
corresponden dos páginas. Número que indica el orden 
consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista, entre 
otros. 
 Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma 
procedencia o parte de un archivo que es objeto de 
conservación institucional formada por el mismo archivo, una 
Institución o persona. 
 Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos 
dentro de las respectivas series en el orden según las Tablas 
de Retención Documental. 
 Principio de Procedencia: Conservación de los documentos 
dentro del Fondo Documental al que naturalmente pertenece. 
 Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales 
que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en 
forma separada del conjunto de la serie por los tipos 
documentales que varían de acuerdo con el trámite. 
 Tipo Documental: Unidad documental simple. 
7  1. DISPOSICIÓN ACTUAL DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO. 
 
Los documentos de Geomática se encuentran ubicados en A-Z . 
Están dispuestos de manera temática de acuerdo a los trámites 
que se realizan en la dependencia. 
 
Imagen 1. A-Z con documentos. 
 
Imagen 2. Disposición vertical y horizontal de A-Z. 

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2. ASESORÍA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO. 
 
 
2.1. Clasificación Documental. 
La Clasificación Documental es la labor archivística que consiste en el 
establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del 
fondo. Es el primer paso de la Organización (Ley 594, 2000). 
Para el Archivo General de la Nación (2000), la clasificación es el establecimiento 
de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza 
determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza 
determinando las más pequeñas (series y subseries documentales). Para lograr la 
conformación de las Series en primer lugar se debe determinar las unidades 
administrativas y en segundo lugar, las funciones que se deben cumplir, a partir de 
esta información, se procederá a realizar la Clasificación Documental en el Fondo 
Acumulado de GEOMATICA. Para esta etapa se seguirán las directrices emitidas 
por la Unidad de Gestión Documental de la Universidad Industrial de Santander. 
 
2.2. Ordenación Documental y conformación de expedientes. 
La ordenación Documental es el proceso mediante el cual se da disposición física 
a los documentos (AGN, 2003). La ordenación determina de acuerdo con el 
trámite y las Tablas de Retención Documental, qué documento inicia o abre la 
carpeta y sus documentos consecutivos. 
Con el proceso de ordenación documental se contribuye en primer lugar, a la 
organización administrativa y, en segundo lugar, al conocimiento histórico 
institucional. La ordenación bien aplicada facilita el acceso a la información a partir 
de la ubicación adecuada de los documentos y a su rápida localización posterior 
ya que se disponen los documentos correctamente respetando el Principio de 
Orden Original. 
La ordenación documental es importante pues es la etapa por medio de la cuál se 
establecen los expedientes que forman parte de una Unidad Administrativa y que 
deben estar ubicados adecuadamente en el Archivo. Para esta etapa se seguirán 
9  las directrices emitidas por la Unidad de Gestión Documental de la Universidad 
Industrial de Santander. 
 
2.3. Foliación Documental. 
La foliación en los documentos de archivo es una actividad imprescindible en los 
procesos de organización archivística, la cual tiene dos finalidades principales: la 
primera, conservar la cantidad de folios de una unidad de conservación y segundo, 
controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden 
original y la conservación de la integridad de la unidad documental. Así mismo la 
foliación permite ubicar el documento de manera puntual ya que se encuentra 
relacionado en la Hoja de Control de los expedientes, se realizará la Hoja de 
control. 
 
La cantidad de folios que se dispondrán serán los establecidos según los 
lineamientos de Organización de Archivos de la Universidad Industrial de 
Santander. 
 
2. 4. Cambio de Unidades de Conservación. 
En el Fondo Acumulado de GEOMATICA, se deben ordenar los documentos, 
estableciendo los expedientes y ubicarlos en las carpetas adecuadas para la 
conservación y preservación que garantice el ciclo de vida. Una vez estén los 
documentos en carpetas, estas se ubicarán en cajas X100. 
 
2. 5. Hojas de Control. 
 
Una vez ubicados los documentos en expedientes y en las Unidades de 
Conservación adecuadas se procederá a elaborar las Hojas de Control, en la 
versión establecida por Gestión Documental de la Universidad Industrial de 
Santander. 
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2.6. Rotulación de Carpetas y Cajas. 
Los rótulos de las carpetas y cajas se realizarán en hojas de papel blanco 
pegados a las Unidades de Conservación o en Hojas de papel adhesivo (según lo 
disponga GEOMATICA). Se debe colocar un rótulo a cada carpeta y uno a cada 
caja, el modelo de rótulo que se usará es el de la versión actualizada que indica la 
Unidad de Gestión Documental de la Universidad Industrial de Santander. 
 
2.7. Inventario Documental. 
El Inventario Documental es el consolidado de la información de carpetas y cajas 
que reposan en GEOMATICA, se utilizará el modelo en la versión actualizada 
establecida para ello por la Unidad de Gestión Documental de la Universidad 
Industrial de Santander. 
 
2.8. Transferencia Documental. 
Los documentos que según las Tablas de Retención Documental deben ser objeto 
de Transferencia Primaria al Archivo Central de la Universidad Industrial de 
Santander, serán entregados con el Acta correspondientes según las indicaciones 
brindadas por Gestión Documental de la Universidad Industrial de Santander. 
 
2.9. Depuración de Documentos. 
En los procesos de organización de Fondos Acumulados se encuentran 
documentos que no son objeto de conservación ni de Transferencia Primaria de 
acuerdo con sus valores y al Ciclo Vital de los Documentos, es por ello, que en el 
avance de la organización se detectan y se aíslan para su posterior eliminación. 
Para la eliminación es requerida la aprobación de la Unidad de Gestión 
Documental de la Universidad Industrial de Santander, para ello se realizará el 
Acta de Eliminación que es exigida y previa autorización los documentos podrán 
ser eliminados. 
11  3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (ASESORÍA). 
 
Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 
 
Clasificación 
Documental 
.       
Ordenación 
Documental 
y 
conformaci 
ón de 
expedientes 
.       
 
Foliación 
Documental.       
 
Cambio de 
Unidades de 
Conservació 
n.       
 
Hojas de 
Control.       
 
Rotulación de 
Carpetas y 
Cajas.       
 
Inventario 
Documental.       
 
Transferencia 
Documental.       
 
Depuración de 
Documentos.       
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4. BIBLIOGRAFÍA. 
 
 
Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2.000. 
Archivo General de la Nación. Ordenación Documental, Bogotá, 2003. 
Archivo General de la Nación. Listado de Normatividad Archivística, 2007. 