 ANALISIS DEL MERCADO  
 CONTRATACIÓN DIRECTA  Código: AJC -FR-20 
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Vigencia: 05/04/2021 
 
 
OBJETO A CONTRATAR  
  
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN AL PROCESO DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN Y 
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO DE LA ALCALDIA DEL 
MUNICIPIO DE GUARNE.  
 
 
ANÁLISIS LEGAL:  
 
La presente contratación se fundamenta en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 
2015, Articulo 2.2.1.2.1.4.9: Contratos de prestación de servicios  profesionales y de apoyo a la gestión, 
o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas 
naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la 
prestación de servicios  profesionales  y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté 
en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la 
idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate.  En este caso, no es 
necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del 
gasto debe dejar constancia escrita.  
 
La Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y sus normas reglamentarias, establecen las regla s, 
principios generales e instrumentos que regulan la función archivística del Estado Colombiano. A partir 
de estos, se debe gestionar la información generada y tramitada por las entidades que conforman el 
estado colombiano, en busca de preservar la inform ación que sirva de soporte para reclamación de 
derechos de nuestros ciudadanos.  
 
El Sistema Integrado de Conservación, regulado a través del Acuerdo Nacional Nro. 006 de 2014, es 
uno de los instrumentos archivísticos que tiene como finalidad, garantizar la  conservación y 
preservación de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología de toda la 
documentación de una entidad, desde el momento de la producción, durante su periodo de vigencia, 
hasta su disposición final de acuerdo con a valo ración documental.  
 
La Alcaldía del Municipio de Guarne, a través del Decreto Municipal 0000018 del 06 de febrero del 
2017, aprobó el Sistema Integrado de Conservación.  
 
A partir de este se desprende el programa de preservación documental a largo plazo, el cual tiene 
incluido un proyecto denominado, “ Reprografía/Digitalización de Documentos de Conservación 
Permanente ”, el cuál consiste en Digitalizar los documentos de conservación total, definidos en las 
Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoraci ón Documental, permitiendo de esta manera 
obtener una copia de la información, con dos fines; consulta y preservación. Anualmente deberá 
abarcar un porcentaje de estos documentos hasta el momento de estar en el día a día. (Actos 
Administrativos, historias laborales, licencias de planeación). Actualmente se cuenta con el software de 
gestión documental que permite la creación de expedientes electrónicos. esta actividad debe ser 
realizada por un profesional idóneo que tenga experiencia en este proceso, ya que existe una 
complejidad en dichos procesos, no es sólo apretar el botón de "escaneo" o el  obturador automático de 
la cámara . 
 
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A la fecha, el avance obtenido sobre este proyecto es: las historias laborales inactivas conservadas en 
el depósito del archivo cen tral, las historias laborales activas, actualizadas hasta el año 2021, los 
decretos Municipales periodo de 1984 a 2001, que además de estar en soporte físico, se encuentran 
almacenadas en expedientes electrónicos, en el software de gestión documental, que a su vez está 
conserva esta información en el servidor del Municipio.  
 
La pretensión con este proceso contractual, es dar continuidad a este proyecto, que nos permita 
preservar la información de conservación permanente para la Alcaldía del Municipio de Gua rne. 
 
Por otra parte, La Alcaldía de Guarne, en su avance en el cumplimiento de la normatividad archivística 
del país, pretende desarrollar a través de este proceso, el instrumento archivístico denominado “Módelo 
de requisitos de gestión para los documento s electrónico de la entidad”, el cual está identificado dentro 
del Plan Institucional de Archivos, cómo proyecto pendiente para ejecutar y es avalado por el FURAG 
– Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión – evaluado por el Departamento Adminis trativo de 
la Función Pública.  
 
 
ANÁLISIS COMERCIAL:  
 
Para el análisis comercial, en la presente contratación se tienen en cuenta 3 aspectos fundamentales:  
 
• ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD : En períodos anteriores se adelantaron procesos de 
contratación para el tipo de servicios requerido en el actual, contratos que solventaron 
satisfactoriamente la necesidad requerida y cuyas estructuras fueron las siguientes:  
 
 
 
 
 
 
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Vigencia: 05/04/2021 
 
CONTRAT
O OBJETO  CONTRATISTA  VALOR  
DURACIO
N FORMA DE 
PAGO  1801 -CPS-057-2020  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS DE APOYO A 
LA GESTIÓN PARA LA 
ADECUADA 
ADMINISTRACIÓN DE 
LOS DOCUMENTOS, 
DANDO CUMPLIMIENTO 
AL DECRETO NACIONAL 
2609 DE 2012  MARIA 
CAROLINA 
LONDOÑO 
OSSA  EL VALOR INICIAL 
DEL CONTRATO ES 
DE DOCE 
MILLONES DE 
PESOS ($ 
12.000.000) IVA 
INCLUIDO. CON 
UNA ADICIÓN SEIS 
MILLONES DE 
PESOS ($ 
6.000.000). 
QUEDANDO CON 
UN VALOR TOTAL 
DEL CONTRATO DE 
DIESIOCHO 
MILLONES DE 
PESOS ($ 
18.000.000).  
20/02/2020  
20/11/2020  
PAGOS 
MENSUALES  1801 -CPS-277-
2020  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS APOYO A LA 
GESTIÓN EN EL 
ARCHIVO CENTRAL DEL 
MUNICIPIO DE GUARNE  LEIDY 
LORENA 
HENAO 
ESPINOSA  SEIS MILLONES DE 
PESOS ($ 6.000.000)  
02/10/2020  
31/12/2020  
PAGOS 
MENSUALES  1801 -CPS-034-
2020  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS DE APOYO A 
LA GESTIÓN EN LAS 
ACTIVIDADES DEL 
PROCESO DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL DEL  
MUNICIPIO DE GUARNE.  GLADYS 
ELENA 
CADAVID 
RIOS  VEINTIOCHO 
MILLONES DE 
PESOS ($ 
28.000.000) IVA 
incluido.  
13/02/2020  
13/12/2020  
PAGOS 
MENSUALES  1801 -CPS-054-
2021  PRESTACION DE 
SERVICIOS DE APOYO A 
LA GESTIÓN EN LA 
EJECUCIÓN DEL 
SISTEMA INTEGRADO 
DE CONSERVACIÓN SIC 
DEL MUNICIPIO DE 
GUARNE  LUZ MARY 
LONDOÑO 
TABARES  VEINTISEIS 
MILLONES DE 
PESOS M/L ($ 
26.000.000)  
15/02/2021  
14/12/2021  
PAGOS 
MENSUALES  1002-CPS-180-
2022  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS DE APOYO A 
LA GESTIÓN AL 
PROCESO DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL DEL 
MUNICIPIO DE GUARNE  MILEIDY 
GARCIA 
CARDONA  VEINTIOCHO  
MILLONES 
DOSCIENTOS DIEZ 
MIL PESOS ($ 
28.210.000).  
7/02/2022  
16/12/2022.  
PAGOS 
MENSUALES  
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 CONTRATACIÓN DIRECTA  Código: AJC -FR-20 
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Vigencia: 05/04/2021 
 
CONTRAT
O OBJETO  CONTRATISTA  VALOR  
DURACIO
N FORMA DE 
PAGO   
 1002 -CPS-179-2022  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS DE APOYO A 
LA GESTIÓN PARA LA 
ORGANIZACIÓN 
DOCUMENTAL DEL 
ARCHIVO DE  GESTIÓN 
DE LA SECRETARIA DE 
HACIENDA Y GESTIÓN 
FINANCIERA 
CORRESPONDIENTE A 
LOS AÑOS 2002 -2012 EN 
SU SEGUNDA FASE.  LEIDY 
LORENA 
HENAO 
ESPINOSA  VEINTICUATRO 
MILLONES 
OCHOCIENTOS MIL 
PESOS ($ 
24.800.000).  
07/02/2022  
16/12/2022  
PAGOS 
MENSUALES  1002 -CPS-176-2022  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS APOYO A LA 
GESTIÓN EN LA  
IMPLEMENTACIÓN 
SISTEMA INTEGRADO 
DE CONSERVACIÓN – 
SIC 
EN EL MUNICIPIO DE 
GUARNE  LUZ MARY 
LONDOÑO 
TABARES  $ 18.564.000  
 
07/02/2022  
06/09/2022  
PAGOS 
MENSUALES  1002 -CPS-173-
2022  PRESTACION DE 
SERVICIOS DE APOYO A 
LA GESTIÓN EN LA 
REVISIÓN DE 
TRANSFERENCIAS 
DOCUMENTALES DEL 
MUNICIPIO DE GUARNE  DIANA 
MARCELA 
CARDONA 
MONSALVE  VEINTIUN MILLONES 
SETENCIENTOS MIL 
PESOS ($ 21.700.000).  
07/02/2022  
16/12/2022  
PAGOS 
MENSUALES  
   
• CONTRATOS SIMILARES SUSCRITOS EN OTRAS ENTIDADES:  Se consultó en la página de 
internet: www.colombiacompra.gov.co , el reporte de contratos suscritos por otras entidades con 
objetos similares al que la Entidad tiene la necesidad  de contratar, y se obtuvo el siguiente resultado  
 
 
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CONTRA
TO 
ENTIDAD  OBJETO  CONTRATISTA  VALOR  
DURACIO
N FORMA 
DE PAGO  260SI2020  
MUNICIPIO 
DE 
MARINILLA  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS DE 
APOYO A LA 
GESTIÓN 
CORRESPONDIENTE 
AL PROCESO 
GESTIÓN DE LA 
INFORMACIÓN EN 
LA OFICINA DE 
ARCHIVO 
MUNICIPAL.  LADY JOHANA 
RENDON 
GÓMEZ   
$6,432,000.00  
 
 
01 DE OCTUBRE DE 
202 
  
31 DE DICIEMBRE DE 
2020  
 MENSUAL  88SI2020  
MUNICIPIO 
DE 
MARINILLA  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS DE 
APOYO A LA 
GESTIÓN EN LA 
OFICINA DE 
ATENCIÓN AL 
CIUDADANO DE 
ACUERDO  CON EL 
MANUAL DE 
ATENCIÓN AL 
CIUDADANO Y 
APOYO AL 
PROCEDIMIENTO DE 
GESTIÓN 
DOCUMENTAL EN 
RELACIÓN CON EL 
ARCHIVO 
MUNICIPAL.  MAYURLAY 
ARISTIZABAL 
MARTINEZ  $ 17,197,440  
 
05 DE MAYO DE 2020  
 
31 DE DICIEMBRE DE 2020  
MENSUAL  065-2020  
MUNICIPIO 
DEL 
SANTUARIO  PRESTACIÓN DE 
SERVICIOS DE 
APOYO A LA 
SECRETARÍA DE 
HACIENDA EN LA 
LEGAJACIÓN DE 
DOCUMENTOS, 
TRANSFERENCIA 
DOCUMENTAL Y LAS 
DEMÁS 
ACTIVIDADES 
INHERENTES A LA 
SECRETARÍA DE 
HACIENDA DEL 
MUNICIPIO DE EL 
SANTUARIO 
ANTIOQUIA  KELLY 
YOHANA 
GOMEZ 
ZULUAGA  $8,896,6 66.00  
 
06 DE FEBRERO DE 2020  
 
30 DE JUNIO DE 2020  
MENSUAL  
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CONTRA
TO 
ENTIDAD  OBJETO  CONTRATISTA  VALOR  
DURACIO
N FORMA 
DE PAGO  CD-OAJ-013-2022  
MUNICIPIO 
DE 
MONTERIA  PRESTACION DE 
SERVICIOS 
PROFESIONALES 
PARA REALIZAR 
ACOMPAÑAMIENTO 
A LA OFICINA 
JURIDICA 
CONTRATACION EN 
LO RELACIONADO 
REFERENTE A LA 
SISTEMATIZACION Y 
DIGITALIZACION DE 
CONTRATOS Y 
MANEJO DE 
SOFTWAR  JULIÁN 
JAVIER 
GÓMEZ 
REYES  54.929.244  
340 (Días)  
 MENSUAL  
 
• REMUNERACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS : La remuneración para el 
Contrato consta de pagos mensuales, previo informe de actividades presentado a la Supervisión, se 
escogió por antecedentes de la Entidad, pues ha dado resultado a la hora de hacer seguimiento al 
cumplimiento de las actividades.  
 
La justificación del valor definido para el contrato se fundamenta en:  
 
• Los honorarios  de los contratistas del Municipio de Guarne.  
• El volumen y complejidad de las actividades a ejecutar en el contrato.  
• La experiencia y conocimiento requeridos para desarrollar el contrato.  
 
ANALISIS FINANCIERO:  
 
Los recursos con los cuales se financian las actividades objeto del contrato provienen del presupuesto 
de rentas y gastos de la actual vigencia fiscal, aprobado mediante Acuerdo Municipal 017 del 2022 “por 
medio del cual se aprueba el presupuesto general del municipio de Guarne, Antioquia, para la vigencia 
fiscal de 202 3”  
 
La dirección y administración del fondo está a cargo de la Administración Municipal y corresponde a 
Recursos Propios.  
 
FUENTE DE LOS RECURSOS  
Sistema General de Participación(SGP)   $         
Sistema General de Regalías (SGR)   $                                        
Presupuesto General de la Nación(PGN)   $                                        
RECURSOS PROPIOS      $ 20.251.000  
RECURSOS DE CREDITO   $                                    
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TOTAL (Deberá sumar el valor total de (el) (los) CDP)      $ 20.251.000  
 
 
ANALISIS ORGANIZACIONAL:  
 
Se requiere el apoyo de una persona que apoye al proceso de gestión documental en la 
implementación del sistema integrado de conservación y sistema de gestión de documentos 
electrónicos de archivo de la Alcaldía  del Municipio de Guarne , dado que,  dentro de la planta de 
personal y las funciones e stablecidas, no existe persona que pueda ejecutarlo.  
 
El proyecto está enmarcado dentro del Plan de Desarrollo 2020 – 2023 “ Desarrollo Humano para la 
Vida”, la línea 2 Eficiencia administrativa y participación ciudadana. Sector 2.2 -Gobierno Territorial; 
Programa 2.2.2 - Fortalecimiento Institucional, Producto 2.2.2.4 - Fortalecimiento y sostenimiento de la 
gestión documental.  
 
ANALISIS TÉCNICO:  
 
Considerando el objeto del contrato, las condiciones de idoneidad del contratista y las metas a alcanzar 
en el Plan de Desarrollo 20 20 – 2023 “Desarrollo Humano para la Vida ” los aspectos a cumplirse 
previamente por el prestador del servicio son:  
 
• Ser una persona natural sin impedimentos ni inhabilidades para contratar  
 
• Tener certificación labor al o de prestación de servicios o contratos en ejecución, terminados y /o 
suscritos, que soporten la experiencia e idoneidad, mínima de 2 años, en labores afines a la 
gestión documental.  
 
• Prestar el servicio contratado de manera personal e intransferible, man teniendo disponibilidad 
para la ejecución del contrato de conformidad con los parámetros que sean establecidos por la 
Supervisión  
 
Obligaciones del Contratista   
 
 
1. Desarrollar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad de 
conformidad con los parámetros establecidos en la normatividad (ley 594 de 2000, Acuerdos 42 
de 2002, 38 de 2002, 5 de 2013, circular 4 de 2003 de la DAFP y el Archivo General de la Nación.  
 
2. Acatar las recomendaciones o instrucciones dadas por el supervisor d el contrato y el Secretario 
General.  
 
3. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada o que conozca en virtud de la 
ejecución del contrato.  
 
4. Responder por la calidad del servicio o productos contratados, hasta tres (3) años después de 
liquidado el contrato, con base en el Acuerdo 008 de 2015, Artículo 11.  
 
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5. Continuidad en la implementación del proyecto de Reprografia/Digitalizaciòn de Documentos de 
Conservación Permanente, registrado en el Sistema Integrado de Conservación  dentro del Plan 
de Preservación a Largo Plazo , que contempla los siguientes pasos:  
 
Digitalización Documental:  1. Planear con miras al reconocimiento e identificación de la 
estructura administrativa y documental de los documentos a digitalizar basadas en las tablas d e 
retención documental del Municipio de Guarne: Actualizar las historias laborales activas 
electrónicas, proseguir con los actos administrativos: Decretos. Resoluciones, Acuerdos, 
Diligencias de Posesión. Posterior si es el caso dar continuidad con las lic encias de construcción 
ubicados en el Archivo Central y posterior Archivo histórico. 2. Realizar la clasificación y 
ordenación de los documentos que se van a digitalizar. 3. Depurar los tipos documentales 
idénticamente repetidos. 4. Retirar el material abr asivo. 5. Almacenar la documentación dentro 
de carpetas y cajas. 6. Foliar y elaborar índice documental cada expediente a digitalizar. 7. 
Digitalizar los documentos, garantizando la calidad de cada una de las imágenes. 8. Creación 
de expedientes electrónic os en el software de gestión documental. 9. Indexar y subir en el 
software de gestión electrónica del Municipio de Guarne, las imágenes producto de la 
digitalización. 10. Describir por asuntos cada uno de los expedientes en el formato único de 
inventario d ocumental FUID, del AGN. 11. Tener en cuenta la metodología para la digitalización.  
 
6. Elaborar el Módelo de requisitos de gestión para los documentos electrónicos para la Alcaldía 
Municipal de Guarne, en la implementación del Sistema de gestión de documento s electrónicos 
de archivo - SGDEA, siguiendo la guía establecida por el Archivo General de la Nación.  
 
7. Apoyar y asesorar los funcionarios en la organización documental de los archivos electrónicos.  
 
8. Los documentos no podrán ser retirados de la Alcaldía Mun icipal de Guarne, para el 
cumplimiento de las actividades.   
 
9. Apoyar la entrega de la correspondencia de los documentos en las oficinas de la Administración 
Municipal y las entidades externas en el casco urbano dentro del Municipio de Guarne. 
Garantizando que las planillas y los documentos queden debidamente firmados, registrados 
completos para la adecuada notificación de los documentos.  
 
10. Apoyar el proceso de Gestión Documental en las actividades que se requieran según 
indicaciones de la supervisión.  
 
11. Utilizar los elementos de protección personal.  
 
12. Desarrollar las actividades y los procesos que exijan la ejecución del proyecto y de preparar los 
informes parciales y finales.  
 
13. Las demás que le sean asignadas acorde al objeto del contrato.  
 
 
ANÁLISIS DE RIESGO:  
 
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 CONTRATACIÓN DIRECTA  Código: AJC -FR-20 
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Además de los riesgos de fuerza mayor no asegurables como los de orden público o regulatorios, el 
actual proceso contractual está expuesto a riesgos por parte del contratista, como el incumplimiento o 
retraso en el cumplimiento del co ntrato, los cuales son mitigables con las siguientes contingencias:  
 
El contratista se obliga a constituir a favor del MUNICIPIO una póliza con amparo de Cumplimiento del 
contrato; el valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del  contrato y su vigencia 
será igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.  
 
En el evento en que el contratista incurra en mora o incumplimiento parcial de las obligaciones que 
adquiere por el contrato, El Municipio, mediante resolución motivada , aplicará multas, previa garantía 
de un debido procedimiento y de acuerdo a lo establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, y el 
artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.  
 
Por no acatar las órdenes de la Supervisión o Coordinador del contrato para que se corrijan defectos 
observados en el desarrollo del contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del contrato dejado de 
ejecutar por cada día de mora en el cumplimiento de este requisito, contado a partir de la fecha en que 
se haya dado la orden por esc rito por parte de la Supervisión. Esta multa no atenúa las demás 
atribuciones del Municipio.  
 
Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, que afecte el contrato, el uno por mil (1 x 
1.000) del valor del contrato dejado de ejecutar.  
 
Para la imposición de las multas, se dará plena aplicación al debido proceso, una vez constatado 
alguno de los supuestos para la imposición de multas señalados anteriormente, la Supervisión del 
Contrato designado por el Municipio, presentará un informe escrito, co n todas las pruebas conducentes 
y pertinentes, a fin de que el Municipio, de inicio a un procedimiento administrativo sancionatorio. Éste 
dará inicio con la citación al contratista, por intermedio de la Supervisión, mediante comunicación 
escrita, para ser oído y presentar pruebas, dentro de un término de tres (3) días hábiles sobre los 
hechos constitutivos de multas.  
 
Guarne, enero de 2023  
 
 
Elaboró: Sandra Cristina Cardona Restrepo – Técnico Administrativo  