Planes y proyectos_V8
Bizagi Modeler
 
14/03/2023 2Tabla de Contenidos
PLANES Y PROYECTOS_V8...................................................................................1
BIZAGI MODELER................................................................................................1
1 PLANES Y PROYECTOS ..................................................................................6
1.1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL (PLANES Y PROYECTOS)..........................................7
1.1.1 Elementos del proceso......................................................................7
1.1.1.1
 Inicios...................................................................................7
1.1.1.2
 Notific. al Responsable del proc para crear entregables del: a) P. 
acción, b) P. anticorrupción .......................................................................7
1.1.1.3
 Responsable del Proceso  crea entregables y actividades..............7
1.1.1.4
 Operador proceso recibe notificación y crea  entregables y 
actividades..............................................................................................7
1.1.1.5
 Operador Proc Planeac Envía Notific de validación y solic de regist 
de avance (Masivo, Individual)...................................................................7
1.1.1.6
 Responsables y operadores de proceso reciben notificación para el 
avance 8
1.1.1.7
 Operador proceso Envía el avance para aprobación al responsable 
del proceso .............................................................................................8
1.1.1.8
 Responsable proceso Aprueba avance?......................................8
1.1.1.9
 Responsable proceso Envia a aprobación ...................................9
1.1.1.10
 Operador Proceso Planeación Recibe Notificación de validar avance 
del plan 9
1.1.1.11
 Operador Valida avance?.........................................................9
1.1.1.12
 Cierre de la actividad..............................................................9
2 INDICADORES............................................................................................11
2.1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL (INDICADORES).................................................12
2.1.1 Elementos del proceso ....................................................................12
2.1.1.1
 Inicios.................................................................................12
2.1.1.2
  Habilitar permisos a: 1)Responsable Proceso 2)Operador proceso 
de crear y gestionar indicadores ...............................................................12
2.1.1.3
 Operador proceso Crea hoja de vida del indicador .....................12
2.1.1.4
 Envío al responsable del Proceso para aprobación .....................12
2.1.1.5
 Responsable Proceso Envia para aprobación .............................13
2.1.1.6
 Operador Proceso Planeacioón Valida Indicador.........................13
2.1.1.7
 Operador Proceso valida indicador? .........................................13
2.1.1.8
 Operador Proceso Planeación Aprueba el Indicador....................13
 
14/03/2023 32.1.1.9
 Operador Proc Envía Notificaciones de los indicadores  para la 
gestión de reporte de avances..................................................................14
2.1.1.10
 Responsable y operador de proceso Recibe la Notificación..........14
2.1.1.11
 Responsable proc Aprueba el avance de cumplimiento del 
indicador? 14
2.1.1.12
 Responsable proceso enviar  para validación ............................14
2.1.1.13
 Operador Proceso valida avance de cumplimiento del indicador? .15
2.1.1.14
 Operador de proceso registra avances y crea las metas .............15
2.1.1.15
 Cierre de la actividad ............................................................15
2.1.1.16
 Envía para aprobación al responsable del proceso.....................15
3 PLAN DE MEJORAMIENTO.............................................................................16
3.1 PLANES DE MEJORAMIENTO..........................................................................17
3.1.1 Elementos del proceso ....................................................................17
3.1.1.1
 Operador Proceso Registra de hallazgos...................................17
3.1.1.2
 Envio de alerta para formular plan de mejoramiento..................17
3.1.1.3
 Responsable del proceso y el operador del proceso  Reciben alerta
17
3.1.1.4
 operadores del proceso formulan plan y registran......................17
3.1.1.5
 Operador remite al responsable de Proceso para su aprobación...18
3.1.1.6
 Envio para Validación del Plan ................................................18
3.1.1.7
 Responsable proceso Recibe Plan para validación ......................18
3.1.1.8
 Notificación de Validación de Plan............................................18
3.1.1.9
  Responsable de proceso   y operador de proceso reciben validación 
simultaneo ............................................................................................19
3.1.1.10
 Proceso ejecuta tareas del Plan ..............................................19
3.1.1.11
 Operador  reporta cumplimiento del Plan .................................19
3.1.1.12
 operador remite al responsable el reporte de cumplimiento........19
3.1.1.13
 Envío para aprobación de cumplimiento del plan.......................19
3.1.1.14
 Responsable proceso Recibe Reporte de cumplimiento del plan...20
3.1.1.15
 Notificación de aprobación del cumplimiento del Plan ................20
3.1.1.16
 Responsable Proc Recibe Notificcación de aprobación del reporte de 
la Tarea del PLAN ...................................................................................20
3.1.1.17
 Notificación de No aprobación del cumplimiento del Plan............20
3.1.1.18
 Recibe Notificcación de No aprobación del cumplimiento del Plan21
4 RIESGOS...................................................................................................22
 
14/03/2023 44.1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL (RIESGOS) ......................................................23
4.1.1 Elementos del proceso ....................................................................23
4.1.1.1
 Inicio ..................................................................................23
4.1.1.2
  Habilitar permisos a: 1) Responsable Proceso 2) Operador de 
Proceso (identificador de riesgos) .............................................................23
4.1.1.3
 Operador Proc Crea o actualiza mapa de riesgos, plan de 
contingencia ..........................................................................................23
4.1.1.4
 Crea o actualiza mapa de riesgos de Gestión ............................23
4.1.1.5
 Envío al Responsable del Proceso según el Mapa de riesgo .........24
4.1.1.6
 Responsable Aprueba  riesgos?...............................................24
4.1.1.7
 Envio para validación ............................................................24
4.1.1.8
 Operador proce Planeac Valida riesgos de Gestión y/o Corrupción24
4.1.1.9
 ¿Operador valida?.................................................................25
4.1.1.10
 Genera versión del mapa de riesgos de gestión y/o corrupción ...25
4.1.1.11
 Operador Proceso Monitorea y hace  seguimiento a controles y 
plan de manejo ......................................................................................25
4.1.1.12
 Se materializó el riesgo? .......................................................26
4.1.1.13
 Activa el plan de contingencia ................................................26
4.1.1.14
 Proceso planes de mejoramiento ............................................26
4.1.1.15
 Responsable valida riesgos de seguridad de información............27
4.1.1.16
 ¿valida? ..............................................................................27
4.1.1.17
 Se cierra y genera versión del mapa de riesgos de seguridad de 
información ...........................................................................................27
4.1.1.18
 Crea o actualiza mapa de riesgos de Corrupción .......................27
4.1.1.19
 Crea o actualiza mapa de riesgos de Seguridad de Información ..28
5 AUDITORÍAS..............................................................................................29
5.1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL (INDICADORES) PROCESO DE EVALUACIÓIN CONTROL Y 
MEJORA.........................................................................................................30
5.1.1 Elementos del proceso ....................................................................30
5.1.1.1
 Envío del plan para aprobación por responsable del proceso .......30
5.1.1.2
 Auditor Lider y Auditores Internos reciben  notificación de 
aprobación del plan ................................................................................30
5.1.1.3
 Práctica de auditorias ............................................................30
5.1.1.4 Practica de auditoría - Practica de auditoría en proceso auditado
Notificación de Informe final de Auditoria...................................................30
5.1.1.5
 Inicio ..................................................................................30
 
14/03/2023 55.1.1.6
 Responsable proceso Crea Programa de Auditoría. ....................30
5.1.1.7
 Auditor líder Crea Plan de Auditoría y asocia auditores ...............31
6 DOCUMENTOS 2 .........................................................................................32
7 PRACTICA DE AUDITORÍA ............................................................................34
8 TRATAM RIESGO RESIDUAL .........................................................................36
9 RECURSOS ................................................................................................38
9.1 ADMINISTRADOR DEL MODULO (ROL)...............................................................38
9.2 RESPONDSABLE (ROL)................................................................................38
9.3 LIDER DEL PROCESO (ROL)...........................................................................38
9.4 GESTOR DEL SGSPI (ROL) ..........................................................................38
 
14/03/2023 611PPLLAANNEESS  YY  PPRROOYYEECCTTOOSSSistema  de Gestión  Integral  (Planes  y proyectos)
Proceso  de Planeación  (Administrador  del módulo) Todos  los Procesos  de la AgenciaConfiguración  sistema FORMULACIÓN  DEL PLAN REGISTRO  DE AVANCES  DEL PLAN
Operador  Proc Planeac  Envía
Notific  de validación  y solic de
regist  de avance  (Masivo,
Individual)
Operador  proceso
Envía  el avance  para
aprobación  al
responsable  del
procesoAdmor  Módulo
configura  roles:
1)Responsable
Proceso
2)Operador
Proceso
Responsable  del Proceso   crea
entregables  y actividadesOperador  Proceso  Planeación  Recibe
Notificación  de validar  avance  del plan
Responsable
proceso  Envia  a
aprobaciónNotific.  al Responsable  del
proc para crear
entregables  del: a) P.
acción,  b) P.
anticorrupción
El responsable  del
proceso  recibe
notificación  para
aprobaciónEnvío  para
aprobación  del
responsable  del
procesoResponsable  del proceso
aprueba  entregables  y envía
notificación  al administrador
del móduloOperador  Proceso  de
Planeación  Recibe
notificación  para validarEntregables
validados  por
operador  del
proceso
Notifica   validación  del
avance  al responsable  y
operador  del proceso
Responsables  y
operadores  de
proceso  reciben
notificación  para el
avanceNotificación  a
respons  de proc
para creación
del entregable  y
sus actividades
Operador  proceso  recibe
notificación  y crea
entregables  y actividadesNotifica  al
operador  de
procesoInicios
Cierre  de la actividadResponsable
proceso  Aprueba
avance?Operador  Valida  avance?Operador  proceso
valida  información
?
Responsable  proceso
crea o asigna  a al
operador  del proceso?NOSINO SISINO
SI
NO

 
14/03/2023 7Versión: 
1.0
Autor: 
gloriapinzon
1 . 1 S I S T E M A  D E  G E S T I Ó N  I N T E G R A L  
( P L A N E S  Y  P R O Y E C T O S )
1.1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO
1.1.1.1
 Inicios
Descripción
Inicio
1.1.1.2
 Notific. al Responsable del proc para crear entregables del: a) P. acción, b) P. 
anticorrupción
Descripción
Solicitud de creación de los planes (acción, anticorrupción) y/o proyectos
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
1.1.1.3
 Responsable del Proceso  crea entregables y actividades
Implementación
Servicio Web
1.1.1.4
 Operador proceso recibe notificación y crea  entregables y actividades 
Implementación
Servicio Web
1.1.1.5
 Operador Proc Planeac Envía Notific de validación y solic de regist de avance 
(Masivo, Individual)
 
14/03/2023 8Descripción
Las notificaciones que se envian son de manera trimestral (plan de acción), y cuatrimestral ( plan 
 anticorrupción). Estan deberan permitir envios así:
 
· Notificación es masiva (Plan) se deberá seleccionar el plan
· Notificaciones por un poryecto o varos proyectos 
· Notificaciones por actividad o varias actividades pertenicentes a un proyecto o varios proyectos.
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
1.1.1.6
 Responsables y operadores de proceso reciben notificación para el avance
Descripción
El usuario gestionará el avance de las notifcaciones allegadas para registro de las actividades
Responsable
Respondsable
Implementación
Servicio Web
1.1.1.7
 Operador proceso Envía el avance para aprobación al responsable del proceso
Descripción
Envía para aprobación al líder del proceso 
Responsable
Respondsable
Implementación
Servicio Web
1.1.1.8
 Responsable proceso Aprueba avance?
Descripción
 
14/03/2023 9Aprobación y/o devolución por parte del líder del porceso
 
SI: Enviará al administrador del módulo
NO: Devolverá el avance al responsable de la actividad
Flujos
NO
SI
1.1.1.9
 Responsable proceso Envia a aprobación
Descripción
Botón de enviar
Responsable
Lider del proceso
Implementación
Servicio Web
1.1.1.10
 Operador Proceso Planeación Recibe Notificación de validar avance del plan
Implementación
Servicio Web
1.1.1.11
 Operador Valida avance?
Descripción
Validación y/o devolución del avance
SI: Validará lo aprobado por el líder dle proceso.
NO: Devolverá para ajustes al líder del proceso
Flujos
NO
SI
1.1.1.12
 Cierre de la actividad
 
14/03/2023 10Descripción
Fin de la actividad
 
14/03/2023 1122IINNDDIICCAADDOORREESSSistema  de Gestión  Integral  (Indicadores)
Proceso  de Planeación  (Administrador  del módulo) Todos  los Procesos  de la AgenciaConfiguración  sistema Creación  de Indicador Avance  de cumplimiento  de Indicador
Envío  al
responsable  del
Proceso  para
aprobaciónOperador  de proceso
registra  avances  y
crea las metas
Operador  proceso  Crea
hoja de vida del
indicadorEnvía  para
aprobación  al
responsable  del
procesoHabilitar  permisos  a:
1)Responsable  Proceso
2)Operador  proceso  de
crear  y gestionar
indicadoresOperador
Proceso
Planeación
Aprueba  el
Indicador
Operador  proceso
Planeación  Valida  avance
de cumplimiento  del
indicador
El operador  crea
las variablesResponsable
Proceso  Envia
para aprobaciónOperador
Proceso
Planeacioón
Valida  Indicador
Responsable  y
operador  de
proceso  Recibe
la NotificaciónOpeador
Proceso  inicia
creación  de
indicadorOperador  Proc Envía
Notificaciones  de los
indicadores   para la
gestión  de reporte  de
avances
Responsable
proceso  enviar
para validaciónOperador
proceso  Planeac
recibe
notificaciónEnvia
notificación  de
validación
Responsable
proceso  recibe
notificaciónInicios
Cierre  de la actividadResponsable  proc
Aprueba  el avance
de cumplimiento
del indicador?Operador  Proceso  valida
avance  de cumplimiento
del indicador?Operador  Proceso
valida  indicador?
Responsable  Proc
Valida  y aprueba
hoja de vida del
indicador?El indicador  tiene
una variable?SI
NO
SI
NOSINO
SINONO

 
14/03/2023 12Versión: 
1.0
Autor: 
gloriapinzon
2 . 1 S I S T E M A  D E  G E S T I Ó N  I N T E G R A L  
( I N D I C A D O R E S )
2.1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO
2.1.1.1
 Inicios
Descripción
Inicio
2.1.1.2
  Habilitar permisos a: 1)Responsable Proceso 2)Operador proceso de crear y 
gestionar indicadores 
Descripción
El administrador del módulo brindará los permisos a los usuarios para creación de indicadores
Responsable
Lider del proceso
Implementación
Servicio Web
2.1.1.3
 Operador proceso Crea hoja de vida del indicador
Descripción
Creación   de la hoja de vida de los indicadores, fechas, frecuencia, responsable, descripción del 
indicador y otros
Responsable
Respondsable
2.1.1.4
 Envío al responsable del Proceso para aprobación
Descripción
El sistema permitirá enviar para validación por parte del administrador del módulo
 
14/03/2023 13Responsable
Lider del proceso
Implementación
Servicio Web
2.1.1.5
 Responsable Proceso Envia para aprobación
Implementación
Servicio Web
2.1.1.6
 Operador Proceso Planeacioón Valida Indicador 
Implementación
Servicio Web
2.1.1.7
 Operador Proceso valida indicador?
Descripción
Corresponde a la validación del indicador
 
NO: El responsable deberá realizar los ajustes al indicador, de acuerdo a los comentarios realizados
 
SI:    Aprueba la información
 
 
Flujos
NO
SI
2.1.1.8
 Operador Proceso Planeación Aprueba el Indicador
Descripción
El administrador del módulo aprobará y/o validará el registro de creación del indicador
Responsable
 
14/03/2023 14Administrador del modulo
2.1.1.9
 Operador Proc Envía Notificaciones de los indicadores  para la gestión de reporte 
de avances
Descripción
Las notificaciones que se envian automáticamente de acierdo a la frecuencia del indicador
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
2.1.1.10
 Responsable y operador de proceso Recibe la Notificación
Implementación
Servicio Web
2.1.1.11
 Responsable proc Aprueba el avance de cumplimiento del indicador?
Descripción
Aprobación y/o devolución por parte del líder del porceso
 
SI: Enviará al administrador del módulo
NO: Devolverá el avance al responsable del indicador
Flujos
NO
SI
2.1.1.12
 Responsable proceso enviar  para validación 
Descripción
Botón de enviar
Responsable
Lider del proceso
Implementación
 
14/03/2023 15Servicio Web
2.1.1.13
 Operador Proceso valida avance de cumplimiento del indicador?
Descripción
Validación y/o devolución del avance
SI: Validará lo aprobado por el líder dle proceso.
NO: Devolverá para ajustes al líder del proceso
Flujos
NO
Envia notificación de validación
2.1.1.14
 Operador de proceso registra avances y crea las metas
Descripción
El usuario gestionará el avance de las notifcaciones allegadas para registro
Responsable
Respondsable
2.1.1.15
 Cierre de la actividad
Descripción
Fin de la actividad
2.1.1.16
 Envía para aprobación al responsable del proceso
Descripción
Envía para aprobación al líder del proceso 
Responsable
Respondsable
 
14/03/2023 1633PPLLAANN  DDEE  MMEEJJOORRAAMMIIEENNTTOOPlanes  de Mejoramiento
Proceso  de Evaluación,  Control  y Mejora Todos  los procesoCreación  del plan de mejormaiento Ejecución  Plan de Mejoramiento
Operador
Proceso  Registra
de hallazgos
operadores  del proceso
formulan  plan y
registran
Operador  remite
al responsable
de Proceso  para
su aprobaciónEnvio  para
Validación  del
PlanEnvio  de alerta  para
formular  plan de
mejoramiento
Responsable  del
proceso  y el operador
del proceso   Reciben
alertaResponsable
proceso  Recibe  Plan
para validaciónNotificación  de
Validación  de
Plan
Responsable  de
proceso    y
operador  de
proceso  reciben
validación
simultaneoProceso  ejecuta
tareas  del Plan
Operador
reporta
cumplimiento
del Plan
operador  remite
al responsable
el reporte  de
cumplimientoResponsable  proceso
Recibe  Reporte  de
cumplimiento  del planNotificación  de
aprobación  del
cumplimiento
del PlanNotificación  de
No aprobación
del
cumplimiento
del Plan
Recibe
Notificcación  de
No aprobación  del
cumplimiento  del
PlanResponsable  Proc
Recibe  Notificcación  de
aprobación  del reporte
de la Tarea  del PLAN
Envío  para
aprobación  de
cumplimiento
del planEnvío  solicitud
para cierreResponsable
Proceso  Cierra
de plan de
mejoramiento
Viene  de módulo
de AuditoríasCierra  plan
Responsable
aprueba  Plan?Valida  plan?
Responsable  de
proceso  aprueba  el
reporte  de
cumplimiento  ?Aprueba
cumplimiento  Plan
El plan   se encuentra
finalizado?La ejecución  es
independiente  de
este flujo
SINONOSI
SINOSI NO
SINO

 
14/03/2023 17Versión: 
1.0
Autor: 
gloriapinzon
3 . 1 P L A N E S  D E  M E J O R A M I E N T O
3.1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO
3.1.1.1
 Operador Proceso Registra de hallazgos
Descripción
El administrador del módulo prepara el requerimiento del plan de mejoramiento
Responsable
Administrador del modulo
3.1.1.2
 Envio de alerta para formular plan de mejoramiento
Descripción
El administrador envía solicitud
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
3.1.1.3
 Responsable del proceso y el operador del proceso  Reciben alerta
Implementación
Servicio Web
3.1.1.4
 operadores del proceso formulan plan y registran
Descripción
El responsable asigando formula elplan de mejoramiento
Responsable
Respondsable
 
14/03/2023 183.1.1.5
 Operador remite al responsable de Proceso para su aprobación
Descripción
El responsable asiganado remite al líder dle proceso para su validación
Responsable
Respondsable
3.1.1.6
 Envio para Validación del Plan
Descripción
Notificación que llega al líder del proceso para su validación
Responsable
Respondsable
Implementación
Servicio Web
3.1.1.7
 Responsable proceso Recibe Plan para validación
Descripción
El líder dle proceso recibe notificación
Responsable
Lider del proceso
Implementación
Servicio Web
3.1.1.8
 Notificación de Validación de Plan
Descripción
Notificcación del plan
Responsable
Respondsable
Implementación
Servicio Web
 
14/03/2023 193.1.1.9
  Responsable de proceso   y operador de proceso reciben validación simultaneo
Descripción
Líder recicbe notificación
Responsable
Lider del proceso
Implementación
Servicio Web
3.1.1.10
 Proceso ejecuta tareas del Plan
Descripción
 los responsables del proceso ejecutan  las tareas asignadas del plan
Responsable
Respondsable
3.1.1.11
 Operador  reporta cumplimiento del Plan
Descripción
Responsable reporta avance de tarea del Plan
Responsable
Respondsable
3.1.1.12
 operador remite al responsable el reporte de cumplimiento
Descripción
Responsable remite al líder el reporte de avance
Responsable
Respondsable
3.1.1.13
 Envío para aprobación de cumplimiento del plan
Descripción
Mensaje de envío al líder
Responsable
 
14/03/2023 20Respondsable
Implementación
Servicio Web
3.1.1.14
 Responsable proceso Recibe Reporte de cumplimiento del plan 
Descripción
El administrador del módulo recibe notificación de avance
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
3.1.1.15
 Notificación de aprobación del cumplimiento del Plan
Descripción
Notificación de aprobación de la tarea del plan por parte del administrador
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
3.1.1.16
 Responsable Proc Recibe Notificcación de aprobación del reporte de la Tarea del 
PLAN
Descripción
Aprobación de avance del plan
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
3.1.1.17
 Notificación de No aprobación del cumplimiento del Plan  
Descripción
Notificación de no aprobación al respoensable
 
14/03/2023 21Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
3.1.1.18
 Recibe Notificcación de No aprobación del cumplimiento del Plan
Descripción
Recepción de mensaje de no aprobación de avance
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
 
14/03/2023 2244RRIIEESSGGOOSSSistema  de Gestión  Integral  (Riesgos)
Proceso  de Planeación  (Administrador  del
módulo)Todos  los Procesos  de la Agencia Proces  TICS  (Gestor  de SGSPI)Configuración  del sistema IDENTIFICACIÓN  DE RIESGOS MONITOREO  DE RIESGOS  Y CONTROLES
Operador  Proc Crea o
actualiza  mapa  de
riesgos,  plan de
contingenciaHabilitar  permisos  a: 1)
Responsable  Proceso  2)
Operador  de Proceso
(identificador  de riesgos)Operador  proce  Planeac
Valida  riesgos  de Gestión
y/o Corrupción
Responsable  valida
riesgos  de seguridad
de informaciónSe cierra  y
genera  versión
del mapa  de
riesgos  de
seguridad  de
informaciónOperador
Proceso
Monitorea  y
hace
seguimiento  a
controles  y plan
de manejo
Activa  el plan de
contingenciaCrea o actualiza  mapa
de riesgos  de Gestión
Crea o actualiza
mapa  de riesgos  de
CorrupciónEnvío  al Responsable
del Proceso  según  el
Mapa  de riesgo
Envio  para
validaciónCrear  Plan de
Acción
Operador
Registra  "Sin
otras  acciones"Genera  versión
del mapa  de
riesgos  de
gestión  y/o
corrupción
Proceso  planes  de
mejoramientoCrea o actualiza
mapa  de riesgos  de
Seguridad  de
InformaciónTratamiento  de
riesgo  residual
Plan de
ContinuidadInicio
Fin del proceso
Responsable  Aprueba
riesgos?¿Operador
valida?
¿valida?Se materializó  el riesgo?Requiere  plan de
acción   para riesgo
residual
Amerita  Plan de continuidad,
plan de mejoramiento,  o no
requiere  otra acción?Reglas  de negocio:
1. tolerancia  superada
2. No asumir  riesgo
3. Otras  reglas  en la Politica
Actividad  fuera  del
sistemaSI
SISI
NONO
SINO
SINO

 
14/03/2023 23Versión: 
1.0
Autor: 
gloriapinzon
4 . 1 S I S T E M A  D E  G E S T I Ó N  I N T E G R A L  
( R I E S G O S )
4.1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO
4.1.1.1
 Inicio
Descripción
Inicio
4.1.1.2
  Habilitar permisos a: 1) Responsable Proceso 2) Operador de Proceso (identificador 
de riesgos)
Descripción
El administrador del módulo brindará los permisos a los usuarios para la identificación del riesgo
Responsable
Administrador del modulo
Implementación
Servicio Web
4.1.1.3
 Operador Proc Crea o actualiza mapa de riesgos, plan de contingencia
Descripción
Creación   de los riesgos (Gestión, corrupción, o seguridad de la información)
Responsable
Respondsable
4.1.1.4
 Crea o actualiza mapa de riesgos de Gestión
Descripción
El responsablecrea los riesgos de gestión
 
14/03/2023 244.1.1.5
 Envío al Responsable del Proceso según el Mapa de riesgo
Descripción
Solicitud que es recepcionada al líder del proceso
Implementación
Servicio Web
4.1.1.6
 Responsable Aprueba  riesgos?
Descripción
Corresponde a la validación del riesgo por parte del líder del proceso
 
NO: El responsable deberá realizar los ajustes al riesgo, 
 
SI:    Aprueba la información
 
 
Flujos
SI
Operador Proc Crea o actualiza mapa de riesgos, plan de contingencia
4.1.1.7
 Envio para validación
Descripción
Mensaje de envío  para validación
Implementación
Servicio Web
4.1.1.8
 Operador proce Planeac Valida riesgos de Gestión y/o Corrupción
Descripción
El administrador del módulo aprobará y/o validará el registro de creación del riesgo
 
14/03/2023 25Responsable
Administrador del modulo
4.1.1.9
 ¿Operador valida?
Descripción
Aprueba?
 
SI: Cierra la getsión y genera versión (publicación del mapa)
NO: Devolverá al responsable para su ajuste
 
Flujos
SI
NO
4.1.1.10
 Genera versión del mapa de riesgos de gestión y/o corrupción
Descripción
Se cierra la gestión y genera versión (publicación del mapa)
Responsable
Administrador del modulo
Consultado
Respondsable
Implementación
Servicio Web
4.1.1.11
 Operador Proceso Monitorea y hace  seguimiento a controles y plan de manejo
Descripción
El responsable realizará el monitoreo a los controles asociados a los riesgos
Responsable
Respondsable
Consultado
 
14/03/2023 26Administrador del modulo
4.1.1.12
 Se materializó el riesgo?
Descripción
Se materializó el riesgo?
 
SI: Formular Plan de Contingencia
 
NO: pregunta una nueva condición
Flujos
SI
NO
4.1.1.13
 Activa el plan de contingencia
Descripción
Se realiza la identificación del plan de contingencia y fortalecer los controles asociados a los riesgos
Responsable
Respondsable
Consultado
Administrador del modulo
Informado
Administrador del modulo
4.1.1.14
 Proceso planes de mejoramiento
Descripción
Se deberá formular el Plan de Contigencia  a través del módulo de Planes de mejoramiento como un 
acción correctiva
 
Ejecutantes
Administrador del modulo
 
14/03/2023 27Responsable
Respondsable
Consultado
Lider del proceso
4.1.1.15
 Responsable valida riesgos de seguridad de información
Descripción
El rol designado para validar aprobará o negará la creación del riesgo
Responsable
Gestor del SGSPI
4.1.1.16
 ¿valida?
Descripción
Acepta?
 
SI: Cierra la getsión y genera versión (publicación del mapa)
NO: Devolverá al responsable para su ajuste
Flujos
SI
NO
4.1.1.17
 Se cierra y genera versión del mapa de riesgos de seguridad de información
Descripción
Se cierra la gestión y genera versión (publicación del mapa)
 
Responsable
Gestor del SGSPI
4.1.1.18
 Crea o actualiza mapa de riesgos de Corrupción 
Descripción
 
14/03/2023 28El responsbale crea el riesgo de corrupción
Responsable
Respondsable
4.1.1.19
 Crea o actualiza mapa de riesgos de Seguridad de Información 
Descripción
El responsable crea los riesgos de  de seguridad d ela información
 
14/03/2023 2955AAUUDDIITTOORRÍÍAASSSistema  de Gestión  Integral  (Indicadores)  Proceso  de Evaluacióin  Control  y Mejora
Proceso  de Direcciónamiento
Estratégico  y PlaneaciónEquipo  del Asesor   con funciones  de control  interno PROCESOS  DE APC COLOMBIAConfiguración  del sistema Creación  de Programa Creación  del Plan Creación  Listas  de verificación  del Plan Ejecución  del Plan
Auditor  líder Crea
Plan de Auditoría  y
asocia  auditoresPerfilación  usuarios:  1.
Responsable  Proceso  2.
Operador  Proceso  ECyM,  3.
Auditores  ECyM
Auditor  Lider  y
Auditores  Internos
reciben   notificación
de aprobación  del
planAuditor  Lider
crea lista de
verificaciónResponsable  proceso  Crea
Programa  de Auditoría.
Responsable  proceso
proyecta  la designación  de
auditoresResponsable  de Proceso
designa  a Líder   auditor
y auditores  para un
PLANauditor  líder y
auditores
internos  son
notificados
Envío  del plan para
aprobación  por
responsable  del
proceso
Responsable   del
proceso  recibe
notificación  de la
oficialización  del Plan de
AuditoríaNotificación  de
Informe  final de
AuditoriaAuditor  Diligencia  resultado
en lista de chequeo  en
sistemaDiligencia
informe  final de
auditoría  en
sistemaPlan de
Mejoramiento
Práctica  de
auditoriasInicio
FinResponable  proceso
aprueba?
Hallazgos?Auditoría  requiere
lista de verificación
Auditoría  contiene
lista de chequeo?Crea más planes?El Responsable  del
proceso  tiene
privilegio  de
administrar  el
módulo  del
sistema
Los auditores
vienen
predefinidosSINO
SINOSI
SI
NONO
No SI

 
14/03/2023 30Versión: 
1.0
Autor: 
gloriapinzon
5 . 1 S I S T E M A  D E  G E S T I Ó N  I N T E G R A L  
( I N D I C A D O R E S )  P R O C E S O  D E  
E V A L U A C I Ó I N  C O N T R O L  Y  M E J O R A  
5.1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO
5.1.1.1
 Envío del plan para aprobación por responsable del proceso
Implementación
Servicio Web
5.1.1.2
 Auditor Lider y Auditores Internos reciben  notificación de aprobación del plan
Implementación
Servicio Web
5.1.1.3
 Práctica de auditorias
Proceso
5.1.1.4 Practica de auditoría - Practica de auditoría en proceso auditado
 Notificación de 
Informe final de Auditoria
Implementación
Servicio Web
5.1.1.5
 Inicio
Descripción
Inicio
5.1.1.6
 Responsable proceso Crea Programa de Auditoría. 
Descripción
El administrador del módulo crea el porgrama de auditoría (Asesor de Control Interno)
 
14/03/2023 31Responsable
Lider del proceso
5.1.1.7
 Auditor líder Crea Plan de Auditoría y asocia auditores
Descripción
Se asigana la responsabilidad a un usuario para la creación del plan
Responsable
Respondsable
 
14/03/2023 3266DDOOCCUUMMEENNTTOOSS  22Sistema  de Gestión  Integral  (Indicadores)
Proceso  de Planeación  (Administrador
del módulo)Todos  los proceos Proceso  que gestiona  el documentoConfiguración  del sistema Solicitudes  de documentos  (Creación,  Modificación  o Eliminación)
Creación
eliminaciónmodificaciónPerfilación  de
usuarios:  1.Resp.  del
Proceso  2.Operador
del proceso  y
3.Operador  otros
proceso
Envia
notificación  al
responsable  del
proceso
El responsable
recibe
notificaciónEnvia
notificación  de
rechazo  con
justificaciónRecibe
Notificación  de
rechazo  con
justificaciónOperador  Recibe
notificación  de
aceptación  de
propuesta
Responsable  de
proceso  designa
operadorEnvia
notificación  de
aceptación  de
propuestaNotificación  al
OperadorOperador
Ajusta
documento
Envío  para
aprobación  del
Responsable  de
procesoEnvía
notificación
para validación
metodológicaOperador  Proceso  Planeación
Recibe  notificación  para validarNotifica
Recibe
notificacionRecibe
notificación
FinOperador  Proceso
presenta  propuesta
sobre  solicitud  de
documento
Responsable
Acepta  propuesta?Responsable  aprueba
y emite  documento?Acepta?
NO
siSISI
NONO

 
14/03/2023 33Versión: 
1.0
Autor: 
gloriapinzon
 
14/03/2023 3477PPRRAACCTTIICCAA  DDEE  AAUUDDIITTOORRÍÍAAPractica  de auditoría  en proceso  auditado
auditor  l ider   y auditorinterno Lider  auditorReunión  de
aperturaDesarrolloReunión  de
cierre  de
auditoríaElaboración  de
Informe  final
Elabora  informe
preliminar
Auditor
Líderaprueba?
La práctica  de
auditoria  es
actividad  fuera  de
sistemaSI

 
14/03/2023 35Versión: 
1.0
Autor: 
Josemartinez
 
14/03/2023 3688TTRRAATTAAMM  RRIIEESSGGOO  RREESSIIDDUUAALLPlan Tratamiento  de Riesgo  residual
Todos  los Procesos  de la Agencia
Planes  y
ProyectosViene  del flujo de
RiesgosEsta actividad  va
fuera  del sistema
brújula

 
14/03/2023 37Versión: 
1.0
Autor: 
Josemartinez
 
14/03/2023 3899RREECCUURRSSOOSS
9 . 1 A D M I N I S T R A D O R  D E L  M O D U L O  
( R O L )
Descripción
Administrador del modulo de indicadores
9 . 2 R E S P O N D S A B L E  ( R O L )
Descripción
Respondsable de cumplimiento de los indicadores
9 . 3 L I D E R  D E L  P R O C E S O  ( R O L )
Descripción
Lider del proceso
9 . 4 G E S T O R  D E L  S G S P I  ( R O L )
Descripción
Gestor del SGSPI