 ESTUDIO PREVIO  
CONTRATACIÓ N DIRECTA  
PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Código  FBS 057  
Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
Medellín, 21  de junio  de 2023  
 
 
Rector  
Alejandro Villa Gómez  
Instituto Tecnológico Metropolitano  
Ciudad  
 
Asunto: Estudios Previo s 
 
Respetado Rector  
 
El Departamento de Personal requiere la contratación de una persona natural que se encargue de apoyar los procesos y 
procedimientos de esta dependencia.  
 
DESCRIPCIÓN DE LA  NECESIDAD O PROBLEMA  INSTITUCIONAL QUE SE PRETENDE SATISFACER  
Centro de costos 
o área de 
negocios  
 
 
 
 
 
Definición de la 
Necesidad           
                                                
Código 
Área de 
Negocio  Nombre  Área 
de Negocio  Código Centro 
de Costos  Nombre 
Centro de 
Costos Nuevo  Misional 
o de 
Apoyo  Inversión o 
Funcionamiento  
902 Oficina 
Departamento 
de Personal   
1013081000122  Oficina 
Departamento 
de Personal   
Apoyo   
Funcionamiento  
 
El Plan de Desarrollo 2022 - 2025 “Hacia una era de universidad y humanidad”, está orientado a la 
formación e innovación, con vocación tecnológica, científica y humanista, a escala social y ambiental 
para el desarrollo sostenible.  
 
El Plan de Desarrollo Institucional fue aprobado el día 20 de mayo de 2022 por El Consejo Directivo 
del Instituto Tecnológico Metropolitano Institución Universitaria, en ejercicio de sus atribuciones 
legales y estatutarias.  
 
El Departamento de Personal, alineado con el plan estratégico 2022 -2025, en especial, en 
orientación al cumplimiento del Objetivo estratégico: Articular un Sistema de Bien estar Integral para 
el desarrollo humano, socia l y familiar de la comunidad ITM, en el marco del desarrollo sostenible y 
el mejoramiento de la calidad de vida; específicamente con el Programa: Bienestar ITM como una 
cultura transversal con visión holística de futuro y particularmente con el proyecto: D esarrollo de la 
gestión del talento humano. Tiene la obligación de atender las funciones antes descritas.  
 
En consonancia con lo anterior y teniendo en cuenta que el personal de planta no es suficiente para 
atender las necesidades institucionales a cargo de esta dependencia, se evidencia la necesidad de 
contratar una persona natural para prestar sus servicios de apoyo a la gestión de la institución.  
 
Para satisfacer la necesidad antes descrita se requiere el siguiente perfil del contratista descrito en 
la siguiente tabla:  
 
 
PERFIL DEL CONTRATISTA REQUERIDO POR EL ITM  
REQUISITOS ACADÉMICOS  REQUISITOS DE EXPERIENCIA  
Bachiller, con conocimientos en manejo de 
archivos y gestión documental.  
 Experiencia de 01 año en manejo de 
archivos y gestión documental.  
 
 
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PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Código  FBS 057  
Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
 
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR  
Descripción del 
objeto  y sus 
Especificaciones 
Técnicas.   
Objeto: Prestación de servicios como contratista independiente sin vínculo laboral, por su cuenta y 
riesgo, para el apoyo a la gestión de la Oficina Departamento de Personal.  
 
Alcance del objeto:  Para el cumplimiento del objeto el contratista deberá realizar  actividades 
relacionadas con administración del talento humano, cumpliendo con la normativa vigente . 
 
Especificaciones Técnicas : Para efectos del cumplimiento del contrato el contratista deberá cumplir 
con las siguientes actividades u obligaciones:  
 
1. Cl asificar, ordenar y describir los documentos que aporten los empleados y docentes en los 
expedientes laborales, de acuerdo con la normativa vigente.  
 2. Clasificar, ordenar y guardar los documentos aportados por el personal en el momento de la 
vinculación  acorde a la TRD.   
 3. Actualizar la información de la educación y experiencia laboral en el sistema de información 
Kactus, correspondiente a los docentes y empleados de la Institución.  
4. Dar respuesta a las solicitudes de copias de documentos que reposa n en las hojas de vida, 
cuidando de los mismos con relación a la permanencia dentro de los expedientes y estado de ellos.   
 5. Conservar organizado el archivo de expedientes de historias laborales -ITM (digitales y físico)  
 6. Realizar control de la entrada y la salida de los expedientes laborales del personal activo e inactivo 
adscrito al Departamento de Personal.  
7. Apoyar l as labores de Gestión Documental en la Oficina Departamento de Personal.  
 8. Apoyar la certificación laboral.  
9. Ofrecer apoyo de mensajería interna de documentos entrantes y salientes en la Oficina 
Departamento de Personal.  
10. Apoyar el proceso de contra tación y vinculación de docentes  
11. Asistir a las reuniones programadas por la Jefatura de oficina del Departamento de Personal.  
12.  Apoyar la documentación que se genere en el proceso de Gestión del Talento Humano.  
13. Entregar los productos asignados e n el plan administrativo del Departamento de Personal  
14. Presentar mensualmente al supervisor designado un informe detallado de las actividades 
desarrolladas en el periodo, que dé cuenta de la ejecución del objeto del presente contrato.  
15. Realizar y apo yar todas las actividades que se requieran en el equipo de Administración del 
Talento Humano  
16. Todas las demás actividades atinentes a la naturaleza del contrato o necesidad del servicio y 
que surjan durante su ejecución y cumplimiento.  
17. Realizar y ap oyar todas las actividades que se requieran en el equipo de Administración del 
talento humano.  
 18. Entregar los productos requeridos por el equipo de Gestión del Conocimiento y apoyar las 
actividades derivadas de este proyecto, cuando así se requiera.  
19. Participar en las actividades programadas por el equipo de SGSST y entregar uno o varios 
productos requeridos por el sistema.  
 20. Realizar las acciones tendientes al perfeccionamiento, modificación y ejecución del contrato en 
la plataforma SECOP II.  
 21. El contratista deberá dar cumplimiento al Decreto 1072 de 2015 que establece el Sistema de 
Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG -SST en lo que aplique.  
22. El contratista deberá dar cumplimiento a la norma NTC -ISO 14001 de 2015, que establece el 
Sistema de Gestión Ambiental SGA en lo que aplique.  
23. El contratista debe cumplir con las normas de calidad establecidas en la entidad bajo la norma 
del Icontec.  
24. Atención de público . 
 
 
 
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PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Código  FBS 057  
Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
Obligaciones especiales:  
 
1. Hojas de vida de trabajadores ITM digitales al día  
2. Informe de archivo inactivo actualizado  
3. Informe semestral de actualización de la información de la educación y experiencia laboral 
en el sistema de información Kactus, correspondiente a los docentes y empleados de la  Institución.  
4. Carpetas de certificaciones laborales  
Los demás que se soliciten en el ejercicio de las actividades por parte del supervisor  
 
 
 
 
Tipo de Contrato  Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión  
Plazo de ejecución  CIENTO CINCUENTA (150 ) DIAS, contados a partir de la suscripción del  contrato en la plataforma 
Secop II  
 
Duración del 
convenio o 
contrato 
interadministrativo 
número:   NA  
Forma de pago  Se harán pagos parciales mensuales, de acuerdo con la ejecución del contrato y previo recibo a 
satisfacción expedido por el supervisor, previa presentación de la factura o cuenta de cobro, 
adjuntando el comprobante del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social.  
Supervisor  
 
Supervisor 
suplente  Alejandra Muñoz Montoya - Jefe de Oficina Departamento de Personal  
Claudia Andrea Acevedo Díaz - Profesional Universitario Departamento de Personal.  
 
 
FUNDAMENTO JURÍDICO  
 
Con fundamento en el artículo 2, numeral 4, literal h) de la ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del 
Decreto 1082 de 2015.  
 
En efecto, el precitado artículo 2.2.1.2.1.4.9 establece lo siguiente:  
 
“Artículo 2.2.1.2.1.4.9  Contratos  de prestación de servicios profesionales y de apoyo al a gestión, o para la ejecución de 
trabajos artísticos que solo pueden encomendarse  a determinadas personas naturales.  Las Entidades Estatales pueden 
contratar bajo la modalidad de contratación directa  la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la 
persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal 
verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada c on el área de que se trate. En este caso, no es necesario que 
la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.  
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a a quellos de naturaleza intelectual diferentes a los de 
consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal; así como los relacionados con actividades  
operativas, logísticas, o asistenciales.  
 
La Entidad Estatal, para la contra tación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas 
personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.”  
 
El contrato de prestación de servicios a que se refiere la norma, se celebra por el Es tado en aquellos eventos en que la 
función de la administración no puede ser suministrada por personas vinculadas con la entidad oficial contratante o cuando 
requiere de conocimientos especializados.  
 
En el desarrollo de estas actividades se incluye tambié n el apoyo a la tarea de generar y dinamizar procesos con el fin de 
obtener los productos y servicios para satisfacer las necesidades del ITM.  
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Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
 
Con motivo de la expedición de la Sentencia de Unificación del Consejo de Estado: SUJ -025-CE-S2-2021, del pasado  9 de 
septiembre de 2021 , se deberá tener en cuenta lo siguiente en los contratos de prestación de servicios:  
 
1. En el marco del numeral 3º del artículo 32º de la Ley 80 de 1993, los contratos de prestación de servicios no generan una 
relación laboral ni el pago de prestaciones sociales. En todo caso, en los términos de los principios de transparencia, 
planeación y legalidad, en la estructuración de los procesos de contratación de prestación de servicios, se deberán adoptar 
las medidas necesarias que evite n la materialización de “relaciones laborales encubiertas”, en los términos del Consejo de 
Estado y de la Corte Constitucional. Es por eso que se invita a la adopción y ejecución de buenas prácticas administrativas 
que eviten la transformación de la natura leza jurídica de la relación exclusivamente contractual que se tiene con los 
contratistas.  
 
2. Tal y como se estableció en la Directiva Presidencial No. 7 del 28 de octubre de 2021, el límite temporal establecido en l a 
Sentencia de Unificación, no prohíbe la celebración de contratos de prestación de servicios de manera sucesiva, antes del 
término de treinta (30) días hábiles, siempre y cuando se cumpla a cabalidad con las normas jurídicas pertinentes. Lo anterio r, 
debido a que dicho término fue esta blecido por el Consejo de Estado con el fin de tener un marco de referencia para el 
cómputo de una eventual caducidad en el ejercicio de las acciones judiciales y de la prescripción de los derechos reclamados,  
en aquellos eventos donde se determine por par te del juez, la existencia de una relación laboral, conforme al principio de la 
primacía de la realidad sobre las formas. Por eso se reitera, la clave del manejo adecuado de los contratos de prestación de 
servicios es que tanto el ordenador del gasto como el supervisor del contrato, no incurran en prácticas que configuren una 
subordinación de carácter laboral. Conforme lo anterior, en los documentos previos del contrato, incluido el estudio previo, 
deberán contenerse de manera detallada, el análisis de la n ecesidad, justificado desde la falta de personal de plata para 
satisfacer la necesidad o la especialidad del servicio, según corresponda, garantizando en todo caso, que dicho vínculo 
constituya una relación autónoma e independiente y que no se genere una s ubordinación o dependencia.  
 
3. De conformidad como se estableció en la Directiva Presidencial citada en el numeral anterior, el plazo de los contratos de  
prestación de servicios debe ser el estrictamente necesario para la ejecución de su objeto y para el desarrollo de las 
actividades previstas, en los términos de la normativa aplicable.  
 
4. En ningún caso, la Sentencia de Unificación restringió el derecho al ejercicio autónomo y libre de la profesión u oficio d e 
los contratistas. Conforme a lo anterior, no  se puede limitar la concurrencia de vínculos contractuales.  
 
 
Análisis de precios de mercado: El presupuesto oficial de la contratación que se pretende adelantar se hizo consultando el 
valor de los contratos celebrados por el ITM en vigencias anteriores para este tipo de profesionales o de auxiliares.  
 
Estudio técni co: El contratista deberá cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en este documento, en la 
minuta del contrato que se pretende celebrar y en su propuesta.  
 
El valor estimado para esta contratación es de ONCE MILLONES CIENTO NOVENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS 
DIEZ PESOS  ($11.194.910 ) Respaldados en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal  7276 
 
CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.  
 
Considerando el servicio profesional y de apoyo a la gestión que se requiere y teniendo en cuenta lo ordenado por la Ley 
1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015  lo importante a tener en cuenta para seleccionar la oferta más favorable y 
conveniente para la e ntidad en este tipo de contratos, es la idoneidad, conocimiento y experiencia que acredite quien asuma 
la ejecución del objeto contractual, que garantice a la entidad la satisfacción de la necesidad planteada y por consiguiente 
el cumplimiento del objeto. Deberá acreditarse  por el contratista  que cumple con los requisitos académicos y de experiencia 
requeridos para la satisfacción de la necesidad . 
 
JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN CON :  DARLYN JULIETH VÁSQUEZ ROLDAN  
 
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Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
La contratación se realizará con  DARLYN JULIETH  VÁSQUEZ ROLDAN , identificada con cédula No  1.128.428.277  quien 
cumpl e con los requisitos académicos y de experiencia señalados en el perfil para satisfacer la necesidad requerida por la 
institución.  
 
Darlyn Julieth Vásquez Roldán:  Es bachiller, con conocimientos en manejo de archivos y gestión documental  y cuenta 
con más de un año de experiencia  según el requerimiento . 
 
Se anexan certificados académicos y de experiencia que permiten acreditar la idoneidad  de la   contratista para suscribir el 
contrato con el Instituto Tecnológico Metropolitano.  
  
 
ANALISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO  
La política para el manejo del riesgo contractual del Estado para los diferentes procesos, consagra como principio rector, 
que estos corresponden a las Entidades Estatales, las cuales deben asumir sus propios riesgos por su carácter público y 
el objeto social para el que fueron creadas o autorizadas y, a los contratistas, aquellos riesgos determinados por el objeto 
que persiguen en el cumplimiento de su actividad; siendo entonces la asignación adecuada una herramienta que minimiza 
el costo de la mitigación del riesgo, logrando asignar cada riesgo a la parte que mejor lo controla:  
 
• Riesgo Previsible : Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza de la actividad a ejecutar es factible 
su ocurrencia.  
 
• Riesgo Imprevisible : Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el 
acontecimiento de su ocurrencia,  tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el 
orden público.  
 
A continuación, se establecen  los riesgos que deben asumir las partes en el presente proceso:  
. 
CLASE                   TIPIFICACION DEL RIESGO  ASIGNACION DEL 
RIESGO                                                     
No.  DESCRIPCION                                                                              OBSERVACIONES                                                                                         ITM                 PROPONENTE 
Y/O 
CONTRATISTA            
Admini strativos,  
legales, 
documentales 
y/o 
regulatorios.  1 No firma del contrato 
por parte del 
proponente y/o 
CONTRATISTA.  En caso que el CONTRATISTA se 
rehusó a firmarlo, no estuvo de 
acuerdo con el clausulado. Riesgo 
que asume el CONTRATISTA.    X 
2 Incumplimiento del 
contrato por parte 
del CONTRATISTA.  Hace referencia a cualquier clase 
de incumplimiento por parte del 
CONTRATISTA, antes, durante y 
posterior a la orden de iniciación 
del contrato. Riesgo que asume el 
CONTRATISTA.    X 
4 Demora en la 
radicación oportuna  
por parte del 
CONTRATISTA de 
las facturas 
(correctamente 
diligenciadas y 
firmadas) y/o Riesgo que asume el 
CONTRATISTA, teniendo en 
cuenta que le corresponde a éste 
tener planes de contingencia y/o 
calidad para que las facturas se 
elaboren correctamente y 
radiquen oportunamente de   X 
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Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
cuentas de los 
gastos 
reembolsables.  acuerdo con lo manifestado en el 
contrato.  
5 Demora en la 
legalización del 
contrato por parte 
del CONTRATISTA.  Causada por parte del 
CONTRATISTA, por no radicar 
completa, correcta y 
oportunamente la documentación 
de legalización, según el 
instructivo y/o lo manifestado en el 
contrato. Riesgo que asume el 
CONTRATISTA.    X 
6 
 Errores involuntarios 
que hayan quedado 
en la oferta 
presentada al ITM  Hace referencia a cualquier error 
que se pueda presentar en la 
oferta presentada al ITM   X  
 
CÓMO MINIMIZAR EL RIESGO:  
• Estableciendo una forma de pago de tal manera que sólo se efectúe el mismo, una vez se produzca la entrega a entera 
satisfacción del bien o servicio.  
• Consignando las cláusulas de multas y penal pecuniaria en el contrato.  
• Estricto y permanente acompañamiento y seguimiento por parte de la Supervisión asignada.  
• Constituyendo las garantías exigidas para el presente proceso de contratación.  
 
 
 
 
 
 
 
ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS  
De conformidad con el ar tículo 7 de la ley 1150 de 2007, las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea 
inferior al 10% de la menor cuantía, en consecuencia,  el ITM se abstendrá de exigir garantías, dada la naturaleza del objeto, 
la forma de pago y las condiciones establecidas en el análisis  de riesgos para minimizar estos.  
 
No obstante,  la anterior determinación, de acuerdo con lo establecido en los artículos 7 a 17 de la Ley 1480 de 2011, en 
asocio con las determinaciones de los artículos 932 y 958 del Código de Comercio, el Contratista tie ne la obligación de 
garantizar la calidad del bien o servicio objeto del contrato.  
 
 
RESPONSABLE  
 
 
 
 
Nombre: ALEJANDRA MUÑOZ MONTOYA  
Cargo:  Jefe de oficina Departamento de Personal   
Firma:  
 
 
 
 
 
 
 

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CONTRATACIÓ N DIRECTA  
PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Código  FBS 057  
Versión  09 
Fecha  06-09-2019  
 
. 
ELABORADO  REVISADO POR  
 
 
_______________________  
John Alexander Osorio Salazar  
Contratista Departamento de Personal   
 
 
 
 
Catalina Llano Angel  
 
Abogada Contratista Secretaría General.  
 
 
