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Segura y Humana”  
 
5 ESTUDIO PREVIO  ESTUDIO PREVIO  
 
I. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD.  
 
La Ley 100 de 1993 artículo 195 trata del Régimen de Funcionamiento de las Empresas Sociales del 
Estado, específicamente de su Régimen Jurídico, en su numeral 6º establece “En materia contractual se 
regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmen te utilizar clausulas exorbitantes previstas en el 
estatuto general de contratación de la administración pública.”; esto es claramente establecido dentro de 
la Ordenanza Nº 017 del veintidós (22) de marzo de 1996, emitida por La Asamblea de Cundinamarca “P or 
medio de la cual se Transformó el Hospital San José de La Palma en una Empresa Social del Estado 
prestadora de Servicios de Salud de Nivel I  de atención, constituida como categoría especial de Entidad 
Publica Descentralizada del Orden Departamental, do tada de personería jurídica, patrimonio propio y 
autonomía administrativa, adscrita a la Dirección Departamental de Seguridad Social en Salud de 
Cundinamarca o quien haga sus veces, integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud y 
sometida al régimen jurídico existente previsto  en el capítulo III artículos 194, 195 y 197 de la ley 100 de 
1993. …” cuando al tenor de su artículo vigésimo primero define el Régimen Jurídico de los Contratos que 
celebre la ESE. En el mismo sentido quedo establecido  lo pertinente a través del artículo 2 del Acuerdo de 
Junta Directiva No. 04 del 03 de junio de 2014, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la 
Empresa Social del Estado Hospital San José De La Palma Cundinamarca. Esto lo desarrolla 
posterior mente la Resolución No. 142 de 2014, “Por la cual se establece y adopta el manual de contratación 
de la Empresa Social del Estado HOSPITAL SAN JOSÉ DE LA PALMA CUNDINAMARCA”.  
 
 La Ley 1150 de 2007, a través de la cual se introducen medidas para la eficien cia y la transparencia en la 
Ley 80 de 1993, en su artículo 13º estableció los “Principios generales de la actividad contractual para 
entidades no sometidas al estatuto general de contratación de la Administración Pública”, siendo esta la 
situación concret a aplicable a la ESE Hospital San José de La Palma Cundinamarca, indicándole con toda 
claridad que dicha entidad pública en desarrollo de su actividad contractual debe dar aplicación a los 
Principios de la Función Administrativa y de la Gestión Fiscal esta blecidos en los artículo 209 y 267 de la 
Constitución Política y estará sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la 
Contratación Estatal. Vale la pena señalar taxativamente los Principios de la Función Administrativa los 
cuales son: Igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; igualmente 
debemos mencionar que la Gestión Fiscal, incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de 
resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la  equidad, y la valoración de los costos ambientales.  
 
La ESE Hospital San José de La Palma oferta los servicios de salud de primer nivel de atención, a 
aproximadamente 25.000 usuarios que se encuentran afiliados al régimen subsidiado y contributivo, 
pobla ción pobre no asegurada, población desplazada y usuarios de seguros estudiantiles, de los Municipios 
de La Palma y Yacopí.  
  
La E.S.E. Hospital San José de La Palma, acorde con las disposiciones constitucionales y legales vigentes, 
atendiendo el contenido del Manual de Contratación adoptado mediante al Acuerdo No 004 de 2014 de la 
Junta Directiva y con el objeto de satisfacer necesidades de interés general, considera indispensable y 
oportuno contratar personal que realice las actividades como médico general  de la ESE Hospital San José de 
 
  
 
 
 
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La Palma, a fin de garantizar la prestación de los servicios y así propender por el cumplimiento del desarrollo 
de Planes y Programas inherentes al logro de la Misión y Visión de la institución y con el personal de planta no  
es posible, por lo cual y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, que señala que los contratos 
de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la Entidad, podrán realizarse cuando se trate de fines 
específicos o no hubiere personal d e planta suficiente para prestar el servicio a contratar, requisito que se 
cumple, por lo cual se considera conveniente adelantar la respectiva contratación.  
 
Que entre la E.S.E Hospital San José de la Palma y la Secretaria de Salud de Cundinamarca suscribieron 
el convenio interadministrativo N° SS -CDCVI -736-2023, cuyo objeto es: “AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS 
Y FINANCIEROS ENTRE LA SECRETARIA DE SALUD DE CUNDINAMARCA Y LA EMPRESA SOCIAL 
DEL ESTADO HOSPITAL SAN JOSÉ DE LA PALMA Y/O SUS SEDES DEPENDIENTES, PARA 
CONTRIBUIR CON EL FORTALECIMIENTO, MEJORAMIENTO Y CUMPLIMIENTO PARA LA 
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD A SU CARGO”  
 
La ESE Hospital San José de la Palma en aras de cumplir con las metas trazadas, tiene contemplado en 
el presupuesto el rubro  2.1.2.02.02.008.02.002 Servicios de intermediación laboral - (Personal 
Administrativo) - convenio 736 2023 apalancamiento , que se puede afectar para sufragar los gastos de 
este tipo de contratación, con el fin de que el Hospital mejore  en los diferentes procesos, que son soportes 
fundamentales para aumentar los ingresos y lograr prestar un servicio con criterios de calidad y 
oportunidad.  
 
II. MODALIDAD DE SELECCIÓN  
 
En consideración con lo preceptuado en el Literal f) del Parágrafo del Artí culo 33 de la Acuerdo No. 004 de 
2014, el cual establece que “Cuando se trate de contratos para prestación de servicios profesionales y/o 
apoyo a la gestión…”, la escogencia del contratista se hará mediante Contratación Directa.  
FUNDAMENTO JURÍDICOS QUE SO PORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.  
En consideración con lo dispuesto el Acuerdo 004 de 2014 “Por medio del cual se adopta el Estatuto de 
Contratación de la E.S.E. Hospital San José de La Palma Cundinamarca” (Art 31°)  y en la Resolución No. 
142 de 2014 “Por medio del cual se expide y adopta el Manual de Contratación de la Empresa Social del 
Estado Hospital San José de La Palma Cundinamarca”, esta dependencia se permite presentar el estudio 
previo para la justificación de contratación en consideración con la i dentificación de la modalidad de 
contratación de acuerdo como se relaciona a continuación:  
 
1 CONTRATACIÓN DIRECTA  X 
2 CONVOCATORIA PUBLICA   
3 SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA   
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
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III.  CONDICIONES DEL CONTRATO  
 
OBJETO  PRESTAR SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN EL ÁREA DE 
ARCHIVO  Y DIGITACIÓN PAIWEB EN EL CENTRO DE SALUD SAN 
ANTONIO DE YACOPÍ ADSCRITO A LA ESE HOSPITAL SAN JOSÉ 
DE LA PALMA, SEGÚN CONVENIO INTERADMINISTRATIVO SS -
CDCVI -736-2023 (SGP) SUSCRITO CON EL DEPARTAMENTO DE 
CUNDINAMARCA -SECRE TARIA DE SALUD  
PLAZO  PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE AGOSTO  AL 31 DE OCTUBRE  
DE 2023 
VALOR  CUATRO MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL 
SETECIENTOS PESOS M/CTE ($4.556.700.oo)  
FORMA DE PAGO  EL HOSPITAL pagará al CONTRATISTA el valor fijado por los servicios 
efectivamente prestados.  
Serán requisitos para realizar el pago la presentación de: 1. Informe 
expedido por el Supervisor del contrato, que certifique ha dado 
cumplimiento a las actividades contratadas. 2. Informe de actividades 
ejecutadas por el  contratista. 3. Presentación de cuenta y/o factura de 
cobro por parte del contratista. Para cada pago el contratista deberá 
acreditar el pago de las obligaciones al sistema de seguridad social 
integral, de acuerdo con el Art. 50 de la Ley 789 de 2002 y ar ticulo 
2.2.1.1.1.7 del Decreto 1273 de 2018. El supervisor que no verifique el pago 
al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales incurrirá en 
causal de mala conducta y estará sujeto a las sanciones establecidas en el 
Código Único Discipli nario (Ley 734 de 2002). El término del pago solo 
empezará a contarse desde la fecha que se presente en debida forma la 
totalidad de los documentos exigidos para el efecto. Las demoras que se 
presenten por estos conceptos serán responsabilidad de EL 
CONTRA TISTA y no tendrá por ello lugar al pago de intereses o 
compensación de ninguna naturaleza. No obstante, lo anterior, dicho pago 
estará condicionado al PAC y flujo de caja con que cuente LA EMPRESA  
ROBRO  La ESE ha expedido el certificado de disponibilidad  presupuestal con cargo 
al rubro Presupuestal N° 2.1.2.02.02.008.02.002 Servicios de 
intermediación laboral - (Personal Administrativo) - convenio 736 2023 
apalancamiento  
SUPERVISOR  La Supervisión del contrato será ejercida por el Gerente de la ESE y/o el 
funcionario por él designado  
LUGAR DE 
EJECUCIÓN  Sedes de la ESE Hospital San José de La Palma  
 
  
 
 
 
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REQUISITOS  a. Persona natural  
b. No hallarse incurso en causal de inhabilidad e incompatibilidad 
establecida en la Ley.  
c. Estar afiliado al sistema de seguridad social y encontrarse a Paz y 
Salvo.  
d. No tener antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales, que de 
acuerdo con la Ley imposibilite la firma del contrato.  
e. Registro Único Tributario (RUT)  
 
IV. ALCANCES.  
 
El contratista deberá ejecutar dentro del término estipulado en el presente proceso de contratación, las 
actividades descritas a continuación y se compromete a desarrollar lo referente al objeto del contrato y que 
se deriven del mismo.  
 
V. OBLIGACIONES DEL CONTRATO  
 
- OBLIGACIONES GENERALES  
1. Cumplir con el objeto y las obligaciones del contrato bajo el principio y los postulados de la buena 
fe. 2. Presentar mensualmente informe de actividades, cuenta de cobro y/o factura. 3. Cumplir con 
sus obligaciones del pago de a portes al sistema de seguridad social en salud, pensión y riesgos 
laborales acreditando el pago de dichos aportes de conformidad con lo establecido en la ley 789 de 
2012, en concordancia con el Decreto 1703 de 2002; lo cual se constituye en requisito para el pago 
de los servicios contratados. 4. El CONTRATISTA se obliga a guardar reserva de la información que 
le sea suministrada u obtenga del desarrollo del contrato, y en especial a la información 
correspondiente a los pacientes y a la actividad medica 5. Usar racional y adecuadamente los bienes, 
insumos y suministros entregados para el desarrollo de las actividades y aquellos de propiedad del 
Hospital. 6. El Contratista observará siempre y en todo lugar, un trato respetuoso, cordial y amable 
para con las pe rsonas vinculadas de cualquier forma con el Hospital y en especial para con los 
usuarios del servicio de salud. 7. Dar un uso eficaz, eficiente y adecuado a las instalaciones y bienes 
del Hospital, no empleándolos para fines distintos a los servicios contr atados. 8. Mantener 
actualizado su lugar de notificación durante la vigencia del contrato y cuatro (04) meses más, y 
presentarse al HOSPITAL en el momento que sea requerido para la suscripción de la 
correspondiente acta de liquidación si a ello hubiere lug ar. 9. Asistir a reuniones de tipo administrativo 
o de capacitación continuada que programe la institución. 10.  Participar de manera activa en las 
actividades relacionadas con el desarrollo del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, 
específicamente en el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema Único de Habilitación, 
el reporte de los indicadore s de información para la calidad, el seguimiento a las oportunidades de 
mejoramiento del programa de auditoría y la participación en las actividades de autoevaluación y 
seguimiento del Sistema único de Acreditación. 11. Colaborar en la implementación y for talecimiento 
de las estrategias enfocadas a la Humanización de los Servicios de Salud, seguridad del paciente y 
establecimiento de las Políticas Institucionales. 12. Garantizar el mejoramiento continuo de sus 
procesos para obtener la excelencia en los serv icios ofertados y el mejoramiento con un enfoque en 
 
  
 
 
 
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minimización de los potenciales riesgos asociados a la prestación de los servicios de salud, y que 
garantice la implementación del programa de seguridad del paciente, dando cumplimiento a los 
procesos, pr ocedimientos, políticas y al Código de Ética y Buen Gobierno. 13. Las demás 
obligaciones inherentes al desarrollo del objeto contractual  
 
OBLIGACIONES ESPECÍFICAS  
1. Coordinar y fomentar la cultura institucional como área restringida Archivo Central Instit ucional. 2. 
Brindar oportunidad y eficiencia de las solicitudes de los usuarios internos y externos. 3. Garantizar la 
custodia, administración, organización de los documentos ubicados en el área. 4. Garantizar el control 
de entrada y salida de los document os al archivo central institucional con el correcto diligenciamiento 
de los puntos de control establecidos (libros). 5. Unificar y verificar los documentos físicos que 
conforman la historia clínica. 6. Ubicar topográficamente la historia clínica en el arch ivo por documento 
de identidad y en forma ascendente. 7. Asistir y participar en las diferentes capacitaciones lo 
relacionado con el programa de gestión documental, plan institucional de archivos. 8. Apoyar en las 
diferentes áreas para la organización de l os archivos de gestión en la E.S.E y Centro de salud. 
DIGITACIÓN PAIWEB : 1. Utilizar las medidas y elementos de protección personal. 2. Realizar el 
alistamiento del carné y verificar los elementos para el funcionamiento del sistema de información 
nominal PAIWEB. 3. Ingresar diariamente al PAIWEB la información del 100 % de los vacunados, 
según la estrategia utilizada. 4. Ingresar la info rmación de los biológicos, con lote, fecha de vacunación 
al aplicativo PAIWEB, desde el primer hasta cuarto trimestre ejecutando al 100%. 5. Presentar informe 
semanal a coordinación de la información diligenciada en aplicativo PAIWEB. 6. Realizar monitoreo  
de temperatura de biológico. 7. Realizar apoyo a registro de carnet en la carpa de vacunación SARS 
Cov2. 8. Realizar apoyo en las jornadas extramurales programadas por coordinación. 9. Apoyo a 
facturación. 10. Cumplir con las demás actividades asignadas p or el líder del proceso  
 
- OBLIGACIONES DE LA EMPRESA SOCIAL DE ESTADO HOSPITAL SAN JOSÉ  DE LA PALMA  
 
Ejecutar oportunamente el objeto del presente contrato.  
1. Ejecutar oportunamente el objeto del presente contrato.  
2. Garantizar la idoneidad de del programa a desarrollar.  
3. Las actividades se deben realizar dentro del plazo establecido en el mismo.  
4. Cada actividad debe cumplir con las condiciones normativas vigentes que se establezcan según la 
programación.  
5. Garantizar que la ejecución del contrato cumpla con las especificaciones descritas en la propuesta 
descritas en la propuesta.  
6. Asumir de manera total y exclusiva, la responsabilidad derivada de la calidad e idoneidad de la 
ejecución de los procesos objeto del contrato, así de los actos u omisiones del personal.  
7. Mantener libre a la E.S.E. Hospital San Jose de La palma, de cualquier responsabilidad por este 
aspecto y a salir siempre en defensa de la entidad contratante frente a reclamaciones judiciales o 
extrajudiales.  
 
  
 
 
 
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8. Desarrollar el contrato con idoneidad, y dentro de los principios y conceptos éticos de pulcritud y 
oportunidad que la comunidad espera y la ley y las buenas costumbres exigen a todo contratista del 
Estado.   
9. Las demás que se deriven de la nat uraleza del contrato.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
VI. SOPORTE QUE PERMITE LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS 
PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO  
Tipo de Riesgo  Probabilidad de 
ocurrencia (En una 
calificación de 1 a 5, 
donde 5 significa muy 
alto y 1 muy bajo)  Impacto (En  
una 
calificación de 
1 a 5, donde 5 
significa muy 
alto y 1 muy 
bajo)   
Forma de mitigarlo  
Riesgos Económicos:  Son los 
derivados del comportamiento del 
mercado, tales como la facturación 
de los precios de los insumos, 
desabastecimientos y especulación 
de los mismos, entre otros.    
1   
1  
Supervisión, deberá 
garantizar la 
ejecución del mismo  y 
el pago de las 
obliga ciones.  
Riesgos Sociales o Políticos:   
Son los derivados de los cambios de 
las políticas gubernamentales y de 
cambios en las condiciones sociales 
que tengan impacto en la ejecución 
del contrato.    
1  
1   
Supervisión, deberá 
garantizar la 
ejecución del mismo, 
hasta la entrada en 
vigencia de la nueva 
normativa.    
 
  
 
 
 
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Tipo de Riesgo  Probabilidad de 
ocurrencia (En una 
calificación de 1 a 5, 
donde 5 significa muy 
alto y 1 muy bajo)  Impacto (En  
una 
calificación de 
1 a 5, donde 5 
significa muy 
alto y 1 muy 
bajo)   
Forma de mitigarlo  
Riesgos Operacionales:  Son los 
asociados a la operatividad del 
contrato, tales como la suficiencia 
del presupuesto oficial, del plazo o 
los deriv ados de procesos, 
procedimientos, parámetros, 
sistemas de información y 
tecnológicos, equipos humanos o 
técnicos inadecuados o insuficientes   
 1  
1   
Supervisión, deberá 
garantizar el valor 
total del contrato 
hasta cuando pueda 
ejecutarse. No 
pudiendo ejec utarse 
más allá de su valor 
total, el cual está 
garantizado.  
Riesgos Financieros:  Son el riesgo 
de consecución de financiación o 
riesgos de liquidez para obtener 
recursos para cumplir con el objeto 
del contrato, y el riesgo de las 
condiciones    
1  
1   
Se prevé un pago por 
la totalidad del 
contrato, lo cual 
permite al Contratista 
contin uar prestando el 
servicio contratado.  
Riesgos Regulatorios:  derivados 
de cambios regulatorios o 
reglamentarios que afecten la 
ecuación económica del contrato    
1  
1  
Se modificaría el 
contrato en cuanto a 
las actividades para 
ponerlo en 
consonancia con la 
normatividad.   
Riesgos de la Naturaleza:  son los 
eventos naturales previsibles en los 
cuales no hay intervención humana 
que puedan tener impacto en la 
ejecución del contrato, por ejemplo 
los temblores, inundaciones, lluvias, 
sequías, entre otros    
1  
1  
No afecta la ejecución 
del contrato.  
 
  
 
 
 
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Tipo de Riesgo  Probabilidad de 
ocurrencia (En una 
calificación de 1 a 5, 
donde 5 significa muy 
alto y 1 muy bajo)  Impacto (En  
una 
calificación de 
1 a 5, donde 5 
significa muy 
alto y 1 muy 
bajo)   
Forma de mitigarlo  
Riesgos Ambientales:  son los 
derivados de las obligaciones 
legales o reglamentarias de carácter 
ambiental, así como de las licencias, 
planes de manejo o de permisos y 
autorizaciones ambientales, 
incluyendo tasas retributivas y 
compensatorias, obligaciones de 
mitigación, tarea s de monitoreo y 
control, entre otras.    
1   
1   
No afecta la ejecución 
del contrato.  
Riesgos Tecnológicos:  son los 
derivados de fallas en los sistemas 
de comunicación de voz y de datos, 
suspensión de servicios públicos, 
nuevos desarrollos tecnológicos o 
estándares que deben ser tenidos 
en cuenta para la ejecución del 
contrato, obsolescencia tecnológica    
1   
1  
No afecta la ejecución 
del contrato.   
 
 
VII. GARANTÍAS DEL PROCESO  
 
N.A. De acuerdo con el artículo 43 del Acuerdo  No. 004 de 03 de junio de 2014 por medio de la cual se 
adopta el Estatuto de Contratación de la E.S.E. Hospital San José De La Palma Cundinamarca, en los 
contratos que celebre la empresa cuya cuantía no exceda de 25 salarios mínimos legales mensuales 
vigentes; se podrá a juicio de la empresa prescindir de garantías.  
 
Consecuentemente el Artículo 22  y 24 de la Resolución 142 del 18 de j ulio de 2014, “Por medio del cual 
se expide el Manual de Contratación de la Empresa Social del Estado Hospital San José De La Palma 
Cundinamarca” preceptúa que: Por regla general para todos los contratos que celebre el hospital se exigirá 
la constitución d e la garantía, se exceptúa de tal obligación conforme a lo establecido en el Acuerdo  No. 
004 de 03 de junio de 2014.  
 
Adicionalmente, el artículo 2.2.1.2.1.4.5. del Decreto 1082 de 2015, establece la no obligatoriedad de las 
garantías en la contratación d irecta; y se establece que dicha garantía no es necesaria dado que el pago 
 
  
 
 
 
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de cada contrato se realiza previa certificación de cumplimiento de las obligaciones expedido por el 
supervisor del contrato.  
 
En este caso, el valor a contratar no supera los veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales 
vigentes, razón por la cual no se hará la exigencia de la garantía.  
 
ORIGINAL FIRMADO  
 
ALEX MIGUEL CASTELLANOS PÉREZ  
SUBGERENTE  
Proyecto :  Jonathan Alexander Quiroga Sandoval – Asesor Jurídico – Contratista  