 
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA  CÓDIGO  FO-GF-067 
VERSIÓN  02 
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 
PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  FECHA  08/11/2019  
PÁGINA  1 de 6 
ELABORÓ  REVISÓ  APROBÓ  
Grupo de Apoyo a la Contratación  Líder Gestión Adm. y Financiera  Líder de Calidad  
 
**Copia No Controlada**  
1. INFORMACIÓN GENERAL  
Dependencia o Programa Solicitante:  RECTORIA  
Persona a Cargo de la Dependencia o Programa:  SANDRA ORTEGA SIERRA  
Cargo:  RECTORA  Fecha Diligenciamiento:  26 MAYO 2023 
 
2. FUNDAMENTOS JURÍDICOS, PROCEDIMIENTOS Y CUANTIAS PARA LA SELECCIÓN DEL 
CONTRATISTA  
REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA 
SANTANDER, SEDE CÚCUTA (Acuerdos expedidos por el Consejo Superior Universitario 
Números. 077 de septiembre 5 de 1997 y 099 de octubre 30 de 1997).  
 
3. FORMA DEL CONTRATO A CELEBRAR  
 
Sin Formalidades Plenas  ☒  Con Formalidades Plenas  ☐ 
 
4. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR (Describir el objeto a contratarse, el cual debe ser 
claro, preciso y conciso. No se deben indicar obligaciones ni actividades.)  
 
 
Prestación de Servicios Profesionales de Un Contador Público para la supervisión 
administrativa  en relación al convenio Interadministrativo N° CI -SEG -00027 -2023 
celebrado entre la gobernación del departamento Norte de Santander y la Universidad 
Francisco d e Paula Santander, cuyo objeto corresponde: “APOYO A LA SUPERVISIÓN 
TÉCNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN 
ESCOLAR EN LOS TREINTA Y NUEVE (39) MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS EN 
EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER EN LA VIGE NCIA 2023, 
DE ACUERDO CON LAS DIFERENTES MODALIDADES DE ATENCIÓN DEL 
PROGRAMA, CONFORME A LOS CONTRATOS QUE SE EJECUTEN EN LA VIGENCIA 
2023 DE SUMINISTRO DE RACIONES ALIMENTARIAS.  
 
Con cargo al convenio No. CI -SEG -00027 -2023  
 
  
4.1. ESPECIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y/O PRODUCTOS (Describa de manera clara, precisa y 
detallada las actividades y/o productos que se realizarán para el cabal cumplimiento del contrato a 
ejecutarse)  
1. Apoyo al área financiera en la verificación de documentos y cuentas  radicadas por 
el operador contratista.  
30/05/2023
 
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA  CÓDIGO  FO-GF-067 
VERSIÓN  02 
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 
PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  FECHA  08/11/2019  
PÁGINA  2 de 6 
ELABORÓ  REVISÓ  APROBÓ  
Grupo de Apoyo a la Contratación  Líder Gestión Adm. y Financiera  Líder de Calidad  
 
**Copia No Controlada**  
2. Realizar la foliación en los respectivos archivos documentales de los  procesos de 
apoyo (jurídico, financiero y técnico), sobre la ejecución del  programa de 
alimentación escolar.  
3. Organizar y escanear en cumplimiento de la norma de archivo, las  planil las niño 
aniño presentadas por el operador en la ejecución del  programa PAE.   
4. Llevar un control de los documentos desde el momento de su producción  en las 
oficinas PAE, organizarlos y archivar cumpliendo las normas  generales de archivo.  
5. Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos del manejo de  la 
información documental y digital, que se le asignen, en coordinación  con los 
procesos d e apoyo responsable de cada riesgo.  
6. Informar a la gerencia, hechos o circunstancias que puedan constituir  actos que 
pongan en riesgo el cumplimiento del contrato de cualquier  apoyo (jurídico, 
financiero y técnico) del programa.  
7. Velar por que exista u n expediente del contrato que esté completo,  actualizado y 
que cumpla las normas en materia de archivo.  
8. Apoyar la gestión de programa, en todas las demás funciones designadas  en el 
transcurso del contrato.  
9. Seguimiento y verificación de la plataforma simat  
10. Realizar las demás actividades que sean asignadas en función de la  ejecución del 
Programa de Alimentación Escolar, incluido las actividade s de tipo administrativo.  
 
4.2 SERVICIOS CONEXOS (Se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, 
soportes técnicos, entrega de manuales, planos, HSEQ, informes, etc.)  
NO APLICA.  
 
5. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA 
CONTRATACIÓN (La descripción de la necesidad y conveniencia que la Universidad pretende satisfacer 
con la presente contratación respondiendo ¿qué, por qué, para qué, cómo, cuándo, dónde, cuántos , 
cuáles?)  
 
 
 
El Departamento de  Norte de Santander, para dar respuesta a las necesidades de 
acceso, asistencia continua, permanencia a término en el sistema educativo oficial y a la 
disminución de la deserción de los escolares del Departamento, en cumpli miento y 
concordancia con los requerimientos de las Políticas Públicas Nacionales en materia de 
acceso, cobertura y calidad de la educación y responder a los objetivos y metas del Plan 
de Desarrollo Departamental 2020 – 2023 “Más Oportunidades para todos”,  en su eje 
estratégico, 1. Bienestar Social, 1.1 Más oportunidades para la Educación, 1.1.2 Nadie se 
queda sin Estudiar: Acogida Bienestar y Permanencia,  Subprogramas Acceso Seguro y 
Bienestar, ha estructurado, viabilizado, registrado, aprobado y certific ado el proyecto  
SERVICIO DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR A NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y 

 
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA  CÓDIGO  FO-GF-067 
VERSIÓN  02 
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 
PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  FECHA  08/11/2019  
PÁGINA  3 de 6 
ELABORÓ  REVISÓ  APROBÓ  
Grupo de Apoyo a la Contratación  Líder Gestión Adm. y Financiera  Líder de Calidad  
 
**Copia No Controlada**  
JOVENES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DURANTE LA VIGENCIA 
2023 EN LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS EN EDUCACION DEL 
DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER ”, con BPIN 20220045400 30 establecido en 
la legislación, regulación y normativa pertinente vigente, cuyo objetivo es disminuir en 2% 
la deserción de los escolares de los grados 0 a 11 en las instituciones educativas oficiales 
de los 39 municipios no certificados en educación del  Departamento de Norte de 
Santander al final del cuatrienio.  
 
Como respuesta a la necesidad de “APOYO A LA SUPERVISIÓN TÉCNICA , 
ADMINISTRATIVA  Y FINANCIERA  DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR 
EN LOS TREINTA Y NUEVE (39) MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS EN EDUC ACIÓN 
DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER EN LA VIGENCIA 202 3, DE 
ACUERDO CON LAS DIFERENTES MODALIDADES DE ATENCION DEL PROGRAMA 
CONFORME A LOS CONTRATOS QUE SE EJECUTEN EN LA PRESENTE VIGENCIA 
DE SUMINI STRO DE RACIONES ALIMENTARIAS”,  la Gobernación de N orte de 
Santander suscribe convenio interadministrativo con la Universidad Francisco de Paula 
Santander de SUPERVISION E INTERVENTORIA CONTRATUAL DEL PAE, 
reglamentada por el Ministerio de Educación Nacional MEN, cuyo Alcance es para todas 
las actividades que hacen parte de los procesos de supervisión e interventoría de los 
contratos celebrados por cada una de las entidades territoriales para operar el Programa 
de Alimentación Escolar, y así apoyar el cumplimiento de los objetivos perseguidos por el 
Program a  y el modelo de Monitoreo y Control establecido por la entidad.  De esta manera, 
la Universidad Francisco de Paula Santander mediante la Vicerrectoría Asistente de 
Investigación y Extensión asume el papel de supervisor del presente contrato 
interadministr ativo como parte fundamental de los ejes misionales de la Institución y 
direccionado mediante los ejes estratégicos de la misma en busca de la proyección social 
de las comunidades a través del enfoque Academia – Comunidad – Gobierno.  
 
 
6. DESTINO DEL SERVICIO REQUERIDO (DEPENDENCIA O PROGRAMA ACADÉMICO) 
(Seleccionar: la(s) dependencia(s) y/o programa(s) académico(s), relacionados directamente con el objeto 
a contratar)  
 
NO APLICA.    
 
7. PLAZO DE EJECUCIÓN (Teniendo en cuenta las actividades a realizar por el contratista, determine el 
plazo que considere necesario para cumplir con las actividades del objeto contractual.  Cuando el plazo 
de ejecución sea en días, especificar si son hábiles o calendario.)  

 
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA  CÓDIGO  FO-GF-067 
VERSIÓN  02 
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 
PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  FECHA  08/11/2019  
PÁGINA  4 de 6 
ELABORÓ  REVISÓ  APROBÓ  
Grupo de Apoyo a la Contratación  Líder Gestión Adm. y Financiera  Líder de Calidad  
 
**Copia No Controlada**  
Plazo de duración es a partir del día ( 01) UNO  del mes de junio  del 2023, hasta el día ( 27) 
veintisiete  del mes de diciembre  de 2023.  
 
 
 
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO  (Describir específicamente la ubicación exacta donde se 
ejecutará el objeto contractual y se llevarán a cabo las actividades contractuales).  
 
 
Norte de Santander:  
ABREGO, ARBOLEDAS, BOCHALEMA, BUCARASICA, CACHIRÁ, CÁCOTA, CHINÁCOTA, CHITAGÁ, 
CONVENCIÓN, CUCUTILLA, DURANIA, EL CARMEN, EL TARRA, EL ZULIA, GRAMALOTE, HACARÍ, 
HERRÁN, LA ESPERANZA, LA PLAYA, LABATECA, LOS PATIOS, LOURDES, MUTISCUA, OCAÑA, 
PAMPLONA, PAMPLONITA, PUERTO SANTANDER, RAGONVALIA, SALAZAR, SAN CALIXTO, SAN 
CAYETANO, SANTIAGO, SARDINATA, SILOS,  TEORAMA, TIBÚ, TOLEDO, VILLA CARO Y VILLA DEL 
ROSARIO  
 
 
 
9. VALOR TOTAL ESTIMADO DEL CONTRATO  
 
$19.320.000 (DIECINUEVE MILLONES TRESCIENTOS VEINTE MIL PESOS M/C).  
 
 
10. FORMA DE PAGO (Se debe determinar la forma y periodicidad en que se efectuará el pago).  
 
Seis (06) pagos por valor $ 2.800.000 ( DOS MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS 
M/C), y un ultimo pago por valor de $2.520.000 (DOS MILLONES QUINIENTOS VEINTE 
MIL PESOS M/C).  
 
11. ANÁLISIS DE RIESGOS:  (Identificar cuáles son los riesgos que se puedan presentar teniendo en 
cuenta la naturaleza del objeto a contratar) (A: Aplica – NA: No Aplica)  
 
Riesgos identificados  Aplica  
Deficiencia en la calidad de los bienes y/o servicios requeridos  NA 
Incumplimientos de las obligaciones contractuales  NA 
No pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales  NA 
Manejo Inadecuado del anticipo por parte del contratista  NA 
Garantías insuficientes para los casos que se requieran  NA 
Vencimiento de pólizas de garantía  NA 
 
12. GARANTÍAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES.  (Señale las garantías 
exigidas de acuerdo con el objeto contractual)  

 
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA  CÓDIGO  FO-GF-067 
VERSIÓN  02 
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 
PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  FECHA  08/11/2019  
PÁGINA  5 de 6 
ELABORÓ  REVISÓ  APROBÓ  
Grupo de Apoyo a la Contratación  Líder Gestión Adm. y Financiera  Líder de Calidad  
 
**Copia No Controlada**  
El párrafo tercero del artículo 18 del Reglamento de Contratación de la Universidad consagra: 
“Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, interadministrativos, de 
seguros, fiducias, en los de carácter financiero, en los celebrados con organizaciones 
cooperativas nacionales de trabajo asociado legalmente constituidas, y en aq uellos otros cuya 
cuantía no supere el valor de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales.  
 
No obstante, lo anterior, cuando la Entidad considere que existe un riesgo para ella, podrá exigir 
los amparos que a continuación se indican, independien temente del monto del contrato.  
 
Pólizas que amparan el Riesgo de la 
Contratación  Porcentaje  Vigencia  Aplica  
Póliza de amparo de anticipo o pago 
anticipado  100% del valor 
del anticipo o 
pago 
anticipado  Duración del contrato y 
dos (02) meses más.  NA 
Póliza de amparo de cumplimiento  15% del valor 
del contrato.  Duración del contrato y 
dos (02) meses más.  NA 
Póliza de amparo de calidad del servicio  15% del valor 
del contrato.  Un (01) año contado a 
partir del recibo del 
servicio  NA 
Póliza de amparo de salarios, 
prestaciones sociales e indemnizaciones  5% del valor 
del contrato.  Duración del contrato 
y tres (03) años más.  NA 
Póliza de responsabilidad civil frente a 
terceros, derivada de la ejecución del 
contrato  7% del valor 
del contrato.  Duración del contrato 
y dos (02) años más.  NA 
 
 
Responsable de la Dependencia o Programa Académico  
Nombre:  SANDRA ORTEGA SIERRA   
Cargo:  RECTORA   
Firma:    
 
 
DESIGNACIÓN Y APROBACIÓN DE SUPERVISOR  
 
 
NOTA:  EN CASO DE REQUERIRSE SOBRE LA ORDEN Y/O CONTRATO OBJETO DE LA PRESENTE 
CONTRATACIÓN LA DESIGNACIÓN DE MÁS DE UN (01) SUPERVISOR INDICAR TAL CONDICION 
SEÑALANDO LO SIGUIENTE: SI  ☐     NO ☒              
 

 
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA  CÓDIGO  FO-GF-067 
VERSIÓN  02 
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 
PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  FECHA  08/11/2019  
PÁGINA  6 de 6 
ELABORÓ  REVISÓ  APROBÓ  
Grupo de Apoyo a la Contratación  Líder Gestión Adm. y Financiera  Líder de Calidad  
 
**Copia No Controlada**  
DE SEÑALARSE SI DEBERA ALLEGAR EN DOCUMENTO ANEXO LA DEBIDA JUSTIFICACION 
INDICANDO EL NOMBRE CARGO DE QUIEN O QUIENES OSTENTARAN LA FIGURA DE SUPERVISOR 
RESPECTIVAMENTE.  
 
Supervisor Designado  
Nombre:  NESTOR ANDRES URBINA SUAREZ   
Cargo:  DOCENTE / DEPARTAMENTO                  
MEDIO AMBIENTE   
    
Firma:    
    
 
 
 
Aprobación Representante Legal – Rector   
Nombre:  SANDRA ORTEGA SIERRA   
Firma:    
      
Fecha:  DD MM AAAA    
      
 
01/06/2023
