 
 Clasificado  
 
 
 
 
 
 
CONDICIONES CONTRACTUALES  
COMPRAS OPERATIVAS O MENORES  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  

 
2 
 
Clasificado  
 
 
Tabla de Contenido  
 
 
 
1. INFORMACIÓN GENERAL  ................................ ................................ ................................ .............  6 
1.1. Manual de conducta, políticas y transparencia  ................................ ...............................  6 
2. PARTICIPANTES Y REQUISITOS  ................................ ................................ ...........................  11 
2.1. Forma de participación  ................................ ................................ ................................ .........  11 
2.2. Requisitos de participación  ................................ ................................ ................................  12 
2.2.1.  Habilitación  ................................ ................................ ................................ ..........................  12 
2.2.2.  Existencia, capacidad jurídica y Representación Legal  ................................ ..........  13 
2.2.2.1.  De nacionales  ................................ ................................ ................................ ..................  13 
2.2.2.2.  De extranjeros  ................................ ................................ ................................ .................  13 
2.2.2.3. Acta de Junta Directiva o Asamblea  ................................ ................................ .........  14 
2.2.2.4.  Personas naturales  ................................ ................................ ................................ ........  14 
2.2.2.5.  Poder especial  ................................ ................................ ................................ ................  14 
2.2.3.  Registro en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas  .............  14 
2.2.4.  Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales  ........  15 
2.2.5.  Certificado Cumplimiento de Estándares Mínimos en SST (Seguridad y Salud 
en el Trabajo) ................................ ................................ ................................ ................................ .......  16 
2.3. Ofertas alternativas  ................................ ................................ ................................ ...............  16 
2.4. Valor - precios  ................................ ................................ ................................ .........................  16 
2.5. Aspectos técnicos  ................................ ................................ ................................ .................  16 
2.6. Validez de la oferta  ................................ ................................ ................................ ................  16 
2.7. Declaraciones del oferente y del contratista  ................................ ................................ .. 17 
2.7.1.  Declaración de origen de los bienes y recursos del oferente y del contratista.
 17 
2.7.2.  Declaración sobre bienes sujetos a extinción de dominio  ................................ ..... 18 
2.7.3.  Declaración sobre la información  ................................ ................................ ..................  19 
2.8. Autorización de verificación de listas y de base de datos ................................ ..........  19 
2.9. Costos de elaboración de la oferta  ................................ ................................ ...................  19 
2.10.  Autorización para consultar el registro de inh abilidades por delitos sexuales  20 
3. EVALUACIÓN  ................................ ................................ ................................ ..............................  20 
3.1. Rechazo y eliminación  ................................ ................................ ................................ ..........  20 
3.1.1. Causales de rechazo  ................................ ................................ ................................ .........  20 
 
3 
 
Clasificado  
3.1.2.  Causales de eliminación de ofertas  ................................ ................................ ..............  20 
3.2. Reglas de subsanabilidad ................................ ................................ ................................ .... 22 
3.3. Facultades de EL CONTRATANTE durante la etapa de evaluación de ofertas  ..... 23 
3.3.1.  Solicitud de nueva oferta económica  ................................ ................................ ...........  23 
3.3.2.  Negociación directa  ................................ ................................ ................................ ...........  23 
3.3.3.  Terminación del proceso de contratación  ................................ ................................ ... 23 
3.4. Selección  ................................ ................................ ................................ ................................ .. 23 
3.5. Aceptación de la oferta o declaratoria de desierto del proceso de contratación  . 24 
3.6. Actuaci ón de EL CONTRATANTE, durante el trámite de la solicitud de ofertas  .. 25 
4. CONTRATO  ................................ ................................ ................................ ................................ .. 25 
4.1. Perfeccionamiento  ................................ ................................ ................................ .................  25 
4.2. Plazo de ejecución  ................................ ................................ ................................ .................  25 
4.3. Indemnidad  ................................ ................................ ................................ ..............................  25 
4.4. Propiedad de los trabajos y confidencialidad de la información  ..............................  26 
4.5. Legalidad del software de contratistas y proveedores  ................................ ................  27 
4.6. Protección de información personal  ................................ ................................ ................  27 
5. EJECUCIÓN  ................................ ................................ ................................ ................................ . 29 
5.1. Valor del contrato  ................................ ................................ ................................ ...................  29 
5.2. Forma de pago  ................................ ................................ ................................ ........................  29 
5.3. Inscr ipción de proveedores para pago por consignación  ................................ ..........  31 
5.4. Responsabilidad por los bienes  ................................ ................................ ........................  32 
5.5. Deber de información durante la ejecución del contrato  ................................ ............  32 
5.5.1.  Relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y 
financiación del terrorismo  ................................ ................................ ................................ .............  32 
5.5.2.  Relacionada con aspectos laborales  ................................ ................................ ............  32 
5.6. Cumplimiento  ................................ ................................ ................................ ..........................  33 
5.7. Cláusula penal  ................................ ................................ ................................ ........................  33 
5.8. Reclamaciones  ................................ ................................ ................................ .......................  34 
5.9. Acept ación técnica  ................................ ................................ ................................ ................  34 
5.10.  Vigencia  ................................ ................................ ................................ ................................  34 
5.11.  Exoneración de responsabilidad  ................................ ................................ ...................  35 
6. TERMINACIÓN  ................................ ................................ ................................ ............................  35 
6.1. Terminación anticipada del contrato por incumplimiento de una de las partes ... 36 
6.2. Terminación anticipada del contrato por las conductas que a continuación se 
consagran y que pueden ser originadas en cualquiera de LAS PARTES  ..........................  36 
 
4 
 
Clasificado  
6.3. Además de lo estipulado, EL CONTRATANTE dará por terminado el contrato 
cuando se presenten situaciones de orden público que hagan inviable la ejecución d el 
mismo.  ................................ ................................ ................................ ................................ ..................  38 
6.4. Terminación plazo contractual con incumplimiento grave.  ................................ .......  38 
6.5. Debido proceso  ................................ ................................ ................................ ......................  38 
 
 
  
 
5 
 
Clasificado  
 
CONDICIONES CONTRACTUALES  
COMPRAS OPERATIVAS O MENORES  
 
INSTRUCCIONES PRELIMINARES  
 
• Lea cuidadosamente toda la información del proceso que desea ofertar antes del lleno 
de sus formalidades y si tiene dudas solicite información al comprador. Verifique todo s 
los documentos en PDF que se adjuntan donde se pueden incluir indicaciones del 
proceso o particularidades del elemento a comprar.  
 
• Para participar en un proceso y enviar la oferta, la sociedad o persona natural debe estar 
registrada en el portal Te Cuent o, don de se solicitará por una sola vez el número del NIT 
(sin puntos ni guiones y el dígito de verificación en la casilla correspondiente), la razón 
social o el nombre completo de la persona natura l, un correo electrónico y una 
contraseña.  
 
• Como requisito  de pa rticipación el proveedor debe estar Inscrito en el Sistema de 
Información de Proveedores y Contratistas.  
 
• Los interesados deben estar en estado Aprobado y tener la documentación vigente en 
el Perfil del Grupo EPM del Sistema de Información de Proveed ores y Contratistas.  
 
En caso de discrepancia de los documentos que reposan en el perfil del sistema de 
Información y los aportados en la oferta, prevalecerán los que estén en el perfil del 
sistema.  
 
Al momento de diligenciar la oferta tenga a la ma no los siguientes documentos 
en formato PDF:  
 
- Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales.  
 
Las PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS , que no tengan trabajadores o  
empleados en Colombia, no deberán aportar esta certificación, pero ac reditarán que 
por esta situación no son sujetos pasivos de dichos aportes parafiscales, ni de la 
seguridad social integral.  
 
- Características técnicas garantizadas y/o propuestas del servicio.  
 
- Fichas técnicas.  
 
- Certificados requeridos en las especificaciones técnicas como: Certificado de 
gestión de la calidad, RETIE, garantías del bien o servicio, certificados de 
distribución, comercialización autorizada, entre otros.  
 
- Formulario para el conocimiento del tercero (LA/FT)  “Prevención lavado de a ctivos, 
financiación del terrorismo, fraude, corrupción y soborno  
 
En cumplimiento de la normatividad externa y de la política y lineamientos internos de la 
Gestión Integral de Riesgos, el CONTRATANTE tiene implementado controles para la 
prevención de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, uno de ellos es 
el “Formulario C onocimiento del Terce ro”. En este sentido, todo tercero que presente su 
oferta  con la intención de ejecutar el objeto contractual, deberá diligenciar el formato 
 
6 
 
Clasificado  
“Formulario para el conocimiento del tercero (LA/FT) “Prevención lavado de activos, 
financiación del terrorismo, fraude, corrupción  y soborno “ el cual estará disponible como 
anexo a la presente solicitud de oferta.  
 
Este formato deberá ser dilig enciado adecuadamente y en su totalidad, es decir, todos 
sus campos cuando aplique, en aquellos que no aplique, deberá expresarse indicando 
N/A y teniendo especial atención en los números de identificación según su tipo, para el 
caso de cédulas de ciudadan ía colombiana la fecha de expedición deberá corresponder 
con la que figura en dicho documento. Asimismo, deberá ser suscrito por el 
Representante Legal o quien corresponda.  
 
            De igual forma, deberá contar con información actualizada, clara, legi ble y sin    
comentarios o textos guía de diligenciamiento . 
 
• Diligencie los campos que le solicita el sistema en lo que respecta a su información 
comercial: “Persona de contacto” que se refiere a la persona que se encarga de hacer la 
gestión comercial para  el proceso específico, número del teléfono de contacto, un correo 
para contacto con el asesor comercial, (no obligatorio).  
 
• Si considera necesario enviar aclaraciones con su oferta, deberá adicionarlas en los 
espacios en blanco de cada ítem o por medio de documento PDF que se puede anexar 
para cada ítem del proceso.  
 
• Si el formato de cotización consta de varios ítems, el oferente queda en libertad de cotizar 
todos o cotizar algunos, o uno solo (cotización parcial). Así mismo, EL CONTRATANTE 
se rese rva el derecho de aceptar la oferta en forma total, o parcialmente por ítem, según 
lo establecido en las condiciones iniciales de cada proceso.  
 
• En el evento de ofrecer descuentos, estos deben estar incluidos en los precios 
unitarios de la cotización.  
 
• La oferta la recibe EL CONTRATANTE antes de la fecha y hora de cierre establecida 
para el efecto, y debe venir acompañada de los certificados y/o documentos 
adicionalmente exigidos.  
 
Si tienen alguna observación o queja sobre el proceso de con tratación puede comunicarlo 
a Cadena de Suministro de CHEC a la Línea de Contacto Transparente, bien sea 
telefónicamente o a través del correo electrónico.  
 
 
Cadena de Suministro : compras@chec.com.co   
 
Línea de Contacto Transparente 01 8000 522 955  
 
 
1. INFORMACIÓN GENERAL  
 
1.1. Manual  de conducta, políticas y transparencia  
 
Manual de Conducta de Proveedores y Contratistas  
 
Coherentes con el direccionamiento estratégico, y con el objetivo de establecer criterios de 
conducta para sus proveedores y contratistas en aspectos legales, éticos, ambientales, 
 
7 
 
Clasificado  
sociales y de gobierno, como expresión de la cultura corporativa y del conce pto de empresa 
extendida, se ha implementado el  Manual  de Conducta para Proveedores y Contratistas , 
tendiente a que cada proveedor y contratista garantice que sus empleados, representantes 
y grupos de interés, comprendan y cumplan sus lineamientos relacio nados con Derechos 
Humanos, estándares laborales, calidad y medio ambiente, prevención del fraude, 
corrupción y soborno, protección de la información y Prácticas de Libre Competencia.  
 
Políticas  
 
 
Responsabilidad Social Empresarial - RSE  
La Responsabilidad Social Empresarial debe ser el marco de actuación dentro del cual se 
desarrollan los objetivos estratégicos de CHEC, para contribuir al desarrollo humano  
sostenible a través de la generación de valor social, económico y ambiental, acogiendo  
temáticas sobre sostenibilidad contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales.  
 
La actuación socialmente responsable tiene un fundamento ético, a partir del 
reconocimiento de los impactos que sus decisiones tienen sobre los grupos de interés;  y se 
gestionará desde el quehacer diario de la empresa y de las personas que la conforman.  
 
Derechos Humanos  
 
Partiendo del reconocimiento de que cada ser humano es sujeto de derechos, CHEC se 
compromete a cumplir y a promover el acatamiento de lo consagr ado en la Carta Universal 
de los Derechos Humanos y sus protocolos, convenciones y pactos vinculantes, incluidos 
en Derecho Internacional Humanitario y lo dispuesto por la Constitución Política y el marco 
legal colombiano. Para la entidad, es un reto en té rminos de su propia sostenibilidad y lo 
asume como contribución suya a la generación de valor social, económico y ambiental.  
 
Proveedores y Contratistas   
El Grupo EPM se compromete en su relación con proveedores y contratistas a trabajar con 
ellos en la co nstrucción y conjunción de capacidades, fortalezas y conocimientos para lograr 
el desarrollo sostenible del entorno y la generación de valor para cada una de las partes y 
la sociedad en general, aplicando criterios legales, principios éticos y de equilibri o 
económico, social y ambiental.  
 
Suministro de bienes y servicios   
CHEC declara como política en materia de adquisición de bienes y servicios que, con 
atención a los principios constitucionales y legales, sus necesidades y requerimientos 
técnicos serán pr ovistos dentro de las mejores condiciones de cantidad, calidad, 
oportunidad y seguridad. Los procesos de contratación se adelantarán con criterios de 
transparencia, eficiencia, pluralidad, responsabilidad socio -ambiental, economía, entre 
otros, promoviendo  relaciones equitativas y de largo plazo con los grupos de interés 
involucrados.  
 
 
Ambiental con alcance de grupo empresarial  
 
El Grupo Empresarial EPM, como prestador de servicios públicos relacionados con energía, 
agua potable, saneamiento básico y telecomunicaciones, es consciente de su 
interdependencia con el ambiente; por lo tanto, debe realizar una gestión ambiental integral  
 
8 
 
Clasificado  
de manera proactiva, con criterios de competitividad empresarial y sostenibilidad ambiental, 
económica y social.  
 
Seguridad y Salud en el Trabajo  
 
CHEC para el desarrollo de sus acti vidades, gestiona la seguridad y salud en el trabajo y la 
prevención de l os riesgos laborales de su gente, de los proveedores y contratistas. 
Promueve la cultura del autocuidado, el trabajo en ambientes seguros y saludables, la 
mejora continua y el desempe ño eficiente.  
 
Cumple con las disposiciones legales vigentes aplicables y  administra los recursos 
necesarios, para lograr la mitigación y control de los peligros identificados en aras del 
bienestar integral de la gente  CHEC ; para permitir la productividad y el desarrollo sostenible 
en la prestación del servicio.  
 
Seguridad de la Información y Ciberseguridad  
 
EL CONTRATANTE declara que acorde con su política en materia seguridad de la información 
y ciberseguridad y en atención a los principios constitucionales y legales, sus necesidades y 
requerimientos técnicos ser án provistos dentro de las mejores condiciones para la protección 
de la operación, de la información, de los activos críticos y ciberactivos, con el fin de contar 
con información íntegra, completa y con los niveles de confidencialidad requeridos, buscando 
tener una operación segura y una respuesta oportuna a incidentes o ataques sobre sus activos 
críticos y ciberactivos, de forma que se garantice la continuidad en la prestación de los 
servicios.  Los procesos de contratación se adelantarán cumpliendo con la  implementación de 
las medidas requeridas para la protección de la operación, de la información, y de los activos 
y ciberactivos involucrados para el objeto contractual.  
 
 
Política de Cero Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno  
 
CHEC comprometida con el cumplimiento y respeto de todos sus mecanismos de 
transparencia tales como el Código de Ética  del Grupo EPM , Manual de Conducta 
Empresarial , Manual de Gobierno Corporativo, Manual de Conducta de Proveedores y 
Contratistas , que han sido establecidos a lo largo de su vida empresarial, como fundamento 
de una cultura basada en valores y principios éticos, declara una política de “Cero 
Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno”. Con ella pretende impulsar el 
desarrollo de accion es coordinadas contra el fraude, la corrupción, y el soborno, promover 
la transparencia en la gestión de la administración, disuadir las conductas indebidas e 
incentivar el compromiso de las Empresas del Grupo  EPM , sus administradores y sus 
colaboradores.  
 
Anticorrupción y Transparencia  
 
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, reglamentada parcialmente por 
el Decreto 2641 de 2012, las empresas del sector público deben propender por el rechazo 
de las prácticas corruptas y delictivas en genera l; prevenir y combatir el fraude, el soborno, 
la extorsión y otras formas de corrupción.  
 
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vincule o pueda 
vincular a  trabajadores o empleados  en prácticas o actos indebidos para el favorecimiento 
de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicita se denuncie todo acto indebido 
en el canal dispuesto para el efecto, denominado Contacto  Transparente ubicado en la 
página web  www.chec.com.c o en la dirección   
 
9 
 
Clasificado  
https://www.epm.com.co/site/home/institucional/contacto -transparente  para adelantar las 
gestiones a que haya  lugar. De igual manera está dispuesta la lí nea gratuita 01 8000 522 
955. 
 
La información registrada será manejada con la más alta discreción.  
 
Directriz de Conducta Transparente  
 
Con el fin de fortalecer los lazos de confianza entre las empresas nacionales del Grupo 
EPM y sus grupos de interés, en adelante, la Gente Grupo EPM solo recibirá objetos 
promocionales de marca como práctica normal de las relaciones comerciales con clientes, 
usuarios, proveedores y contratistas  
 
1.2. Sujeción a la ley colombiana  
 
Para todos los efectos, y, de ma nera particular para la determinación de la validez del 
contrato y los actos a que EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA  se comprometen, así 
como para la interpretación de todos esos aspectos, la normativa aplicable es la nacional 
colombiana, no obstante, en ca sos especiales EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA 
podrán acordar explícitamente aplicar normas extranjeras y siempre que ello sea posible a 
la luz de la “ley colombiana”.  
 
1.3. Normatividad aplicable  
 
El proceso de contratación estará regido por las leyes colombianas aplicables, tales como 
las civiles y comerciales, la Ley 142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, 
modificada por la Ley 689 de 2001, las normas internas de contratación vigentes para EL 
CONTRATANTE y las demás de rango leg al o reglamentario pertinentes. Para l a 
determinación de la validez de los contenidos del contrato y los actos a que EL 
CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA se comprometen, así como para la interpretación 
de todos esos aspectos, se regirá por las normas legales vi gentes en Colombia.  
 
1.4. Domicilio  
 
Para todos los efectos y consecuencias que se deriven del proceso de contratación y el 
contrato a que dé lugar, se entiende como domicilio el municipio de Manizales.  
 
1.5. Jurisdicción Competente  
 
Los conflictos que sur jan con ocasión o como consecuencia directa de la celebración del 
contrato a que dé lugar este proceso de contratación serán resueltos por los jueces y 
tribunales colombianos, salvo pacto expreso entre EL CONTRATANTE Y EL 
CONTRATISTA . 
 
1.6. Publicidad  
 
La publicidad de la actividad contractual se gestiona mediante la publicación en el sistema 
de información corporativo, página web www.chec.com.co  , sin perjuicio de la reserva legal, 
de conformidad con lo previsto en las disposiciones que rigen la contratación de EL 
CONTRATANTE.  
 
 
 
 
10 
 
Clasificado  
1.7. Idioma  
 
La oferta deberá presentarse en idioma español. En caso de que la oferta incluya dibujos, 
planos, etc., los textos correspondientes podrán presentarse en idioma inglés; otros 
documentos, como certificados y constancias, deberán ser acompañados de su traducción 
efectuada a idioma español. El certificado de existencia y representación legal y los 
poderes , deberán ser acompañados de su traducción efectuada por un traductor oficial 
acreditado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.  
 
1.8. Aspectos legales  
 
Se considera bajo este concepto –“aspectos legales” - aparte de algunos que se contempla n 
expresamente como requisitos de participación, el cumplimiento de aquellas condiciones 
que la ley ha fijado a las personas potencialmente contratistas en razón de su formación o 
constitución, la actividad que cumplen y las obligaciones que tienen tanto f rente al Estado 
como frente a terceros. Por regla general, tales condiciones se acreditan mediante la 
presentación de documentos, y cuando así esté contemplado en normas vigentes, no 
admitirá otra forma de acreditarlas.  
 
Cuando la ley dispone la obligación  de contar con un documento que acredite la capacidad o 
habilitación para intervenir en alguna actividad o negocio, como es el caso de las profesiones 
regladas, ninguna prueba tendiente a demostrar la posesión de las habilidades o 
capacidades será aceptada  en sustitución de aquél.  
 
1.9. Objeto  
 
Teniendo en cuenta lo dispuesto por la Ley 1918 de 2018 y por el Decreto Reglamentario 
753 de 2019, el oferente debe tener en cuenta si el objeto a contratar comprende alguna de 
las siguientes actividades:  
 
 
1. Docentes, directivos docentes, coordinadores, orientadores, personal administrativo 
y demás vinculado a instituciones de educación formal (inicial, preescolar, básica primaria 
o secundaria, media o superior).  
 
2. Formadores, instructores y demás personal vinculado a educación para el trabajo y 
el desarrollo humano (antes denominada educación no formal).  
 
3. Personal de atención directa al público en servicios culturales, de recreación y 
deporte, entre otros (Ludotecas, biblioteca s, parques, clubes deportivos o centros de 
diversiones).  
 
4. Personal de transporte escolar.  
 
5. Personal de atención directa al público en servicios de hotelería y turismo.  
 
6. Agentes educativos institucionales y comunitarios de modalidades y estrategias 
enmarcad as en el servicio público de bienestar familiar, bien sea en prevención o protección 
(Incluye Hogares de Paso y servicios de Albergue y Cuidado).  
 
7. Personal médico, de psicología, de enfermería, odontología o demás personal de 
salud, de atención directa al público.  
 
 
11 
 
Clasificado  
8. Personal de servicios de limpieza de atención directa y similar.  
 
9. Sacerdotes, pastores, catequistas y guías espirituales.  
 
10. Personal de ventas y comercio, de atención directa al público (Más aún cuando se 
trata de almacenes cuyo público objetivo es población infantil).  
 
11. Personal de servicios de cuidados personales en ámbito institucional o a domicilio, 
(incluye auxiliares de enfermería, acompañantes o cuidadores especializados en la 
atención de personas).  
 
12. Agentes de protección y segurida d. (Incluye personal vinculado a empresas de 
seguridad privada, servicios de logística y seguridad en eventos públicos, otros).  
 
13. Personal civil vinculado a cuerpos de salvamento y defensa de la población 
(Defensa Civil, Bomberos, otros).  
 
Si las actividades requeridas para la ejecución del contrato implican contacto habitual con 
niños, niñas o adolescentes, y el desempeño de alguna de las actividades listadas arriba, 
se debe tener presente lo siguiente:  
 
a) Si el contrato será celebrado con persona j urídica:  El CONTRATISTA deberá tener 
en cuenta y cumplir a cabalidad lo establecido en la Ley 1918 de 2018 y el Decreto 753 de 
2019, expedido por la Presidencia de la República, en relación con la verificación previa y 
periódica del registro de inhabilidad es por delitos contra la libertad, integridad y formación 
sexuales contra niños, niñas y adolescentes”.  
 
b) Si el contrato será celebrado con persona natural, se debe entender como requisito 
de participación la suscripción del documento anexo mediante el cual  el oferente autoriza a 
EL CONTRATANTE  a realizar de manera previa y periódica la consulta en el registro de 
inhabilidades por delitos contra la libertad, integridad y formación sexuales contra niños, 
niñas y adolescentes.  
 
Previo a la celebración del cont rato y durante la ejecución del mismo, EL CONTRATANTE  
debe dar estricto cumplimiento a lo establecido en la Ley 1918 de 2018 y el Decreto 
Reglamentario 753 de 2019, expedido por la Presidencia de la República, en relación con 
la verificación del registro de inhabilidades por delitos contra la libertad, integridad y 
formación sexuales contra niños, niñas y adolescentes.  
 
2. PARTICIPANTES Y REQUISITOS  
 
El interesado en presentar oferta deberá tener en cuenta, en primer lugar, los requisitos o 
condicion es de carácter subjetivo o personal que se exigen y asegurarse de cumplirlos 
cabalmente; en segundo lugar, deberá acoger estrictamente las reglas de presentación 
formal de la oferta y completar toda la información exigida. Las omisiones, vacíos, 
contradicc iones o información inexacta que aparezca en la oferta, habilitarán a EL 
CONTRATANTE para descartarla o para aplicar las reglas de corrección explícitas que 
estas condiciones contengan.  
 
2.1.  Forma de participación  
 
EL CONTRATANTE recibirá las ofertas presentadas por personas naturales o jurídicas, 
nacionales o extranjeras, en forma individual, en condición de fabricante, distribuidor o 
 
12 
 
Clasificado  
comercializador de los bienes a ofertar en el proceso de contratación. EL CONTRATA NTE 
no aceptará ofertas presentadas en consorcio o en unión temporal, o en cualquier otra forma 
asociativa. Las que así se presenten serán rechazadas.  
 
El interesado extranjero podrá participar si tiene sucursal establecida en Colombia o en su 
defecto, med iante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y 
ampliamente facultado para presentar oferta y celebrar el contrato en el evento que resulte 
favorecido, así como para representarlo judicial y extrajudicialmente, por un lapso no menor 
al término de duración de las restantes etapas precontractuales, al señalado para la 
celebración, ejecución y hasta por un (1) año más.  
 
2.2.  Requisitos de participación  
 
Son requisitos de participación los siguientes:  
 
 
2.2.1.  Habilitación  
 
El oferente no debe encontr arse incurso en alguna de las causales de inhabilidad o 
incompatibilidad para celebrar contratos con entidades estatales ni de manera general, ni 
específicamente con empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, de acuerdo 
con lo establecido en  los artículos 8º (modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, 
los artículos  4 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y los artículos 31 y 33 de la Ley 1778 de 2016), 
9º y 10º del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Ley 80 de 1993 , 
artículos 2.2.1.1.2.2.5 y 2.2.1.1.2.2.8 del Decreto Nacional 1082 de 2015, artículo 66 de la Ley 
142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, modificado por el artículo 11 de la 
Ley 689 de 2001; artículos 44 y 49 de la Ley 617 de 2000 modific ado, el último, por el artículo 
1º de la Ley 1148 de 2007 (modificado a su vez por artículo 1 de la Ley 1296 de 2009), 
parágrafo 1 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002 concordado con el artículo 60 de la Ley 610 
de 2000 , artículo 44 literal a) de la Ley 8 42 de 2003, artículos 5, 27 y de la Ley 1474 de 2011  
(modificado por el artículo 43 de la Ley 1955 de 2019, adicionado por el artículo 51 de la ley 
2195 de 2022) , artículo 183 de la Ley 1801 de 2016  (modificado por el artículo 43 de la Ley 
2197 de 2022)   y demás normas  aplicables.  
 
Así mismo, no podrá presentar oferta la persona jurídica que se desempeña como Auditor 
Externo de CHEC o Revisor Fiscal de las subordinadas del Grupo EPM, ni sus sociedades 
matrices, ni sus subordinadas; ni aquellas que tienen una matriz común o que pertenecen 
a un mismo grupo empresarial, ni aquellas que participen de las licencias, franquicias, 
metodologías o políticas impartidas por la firma titular de la marca que utiliza el auditor 
externo o revisor fiscal, cualquier a sea la forma como estas les hayan sido transferidas . 
 
En consecuencia, al presentar la oferta por sí o por interpuesta persona, el oferente estará 
afirmando, bajo la gravedad de juramento, que no se halla comprometido en las 
mencionadas inhabilidades o incompatibilidades o prohibiciones.   
EL CONTRATANTE, en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 60 de la Ley 610 de 
2000, se abstendrá de celebrar el contrato con las personas que se encuentren registradas 
en el Boletín de Responsables  Fiscales de la Contraloría General de la República, para lo 
cual harán las consultas que en tal sentido les corresponde.  
 
Así mismo, EL CONTRATANTE se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, 
sus accionistas, asociados o socios, sus represent antes legales o miembros de Junta 
Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de A ctivos y 
 
13 
 
Clasificado  
Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y 
personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial ” por haber transgredido las 
disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas san cionadas 
por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas 
que en tal sentido correspondan.  
 
2.2.2.  Existencia, capacidad jurídica y Representación Legal  
 
2.2.2.1.  De nacionales  
 
Se prueba mediante el certificado de  existencia y representación expedido por la respectiva 
Cámara de Comercio (salvo casos especiales donde la competencia para expedir la 
certificación es de otra e ntidad).  
 
Las entidades públicas nacionales de creación constitucional o legal no estarán obli gadas 
a acreditar su existencia, pero si deben acreditar su representante legal.  
 
El certificado deberá tener fecha de expedición no mayor a un (1) mes, a la fecha de cierre 
para la pr esentación de oferta s. 
 
El comprador está obligado a ingresar al registro y verificar que esté vigente, las filiales que 
no tengan Ariba lo deberán verificar en su proceso de registro o solicitarlo con cada oferta .. 
 
2.2.2.2.  De extranje ros  
 
De carácter privado, se prueba mediante el documento expedido por el organismo o 
funcionario competente, según las leyes y reglamentos de su respectivo país. El documento 
deberá venir visado por el Cónsul Colombiano, y a falta de éste, por el  de una nación amiga; 
además deberá estar autenticado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, 
a menos que se trate de documentos expedidos en países signatarios miembros o 
adherentes de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961, apr obada en Colombia 
mediante la Ley 455 del 4 de agosto de 1998 Convención sobre la abolición del requisito 
de legalización para documentos públicos extranjeros, caso en el cual debe cumplirse con 
la obligación de que dicho documento contenga el anexo de apo stilla,  en los términos allí 
establecidos.  
 
Las sociedades que estén desarrollando actividades permanentes en el país, deben 
acreditar la existencia y representación legal a través de la sucursal, que para tal efecto han 
debido constituir con el lleno de l as form alidades exigidas por el Código de Comercio 
colombiano . 
 
La constancia de la sucursal deberá llenar todos los requisitos exigidos por el Código de 
Comercio vigente en Colombia. Además, deberá estar autorizada para representarlo en 
todo lo relacionad o con  el desarrollo y ejecución del contrato.  
 
Por su parte, las sociedades extranjeras que no desarrollen actividades permanentes en el  
país, deben presentarse a través de un representante o mandatario o apoderado, 
cumpliendo lo indicado en el acápite 2.2.2.5. de este numeral.  
 
Las entidades públicas extranjeras demostrarán su existencia mediante certificación de 
agente diplomático o consular del país donde fueron constituidas.  
 
El certificado de las sociedades extranjeras deberá haber sido expedido dentro de l os tres 
(3) meses anteriores a la fecha de cierre para la presentación de oferta.  
 
14 
 
Clasificado  
 
Tanto las sociedades nacionales como las extranjeras deberán acreditar como mínimo  
una duración igual a la del plazo de ejecución del contrato y tres (3)  años más.  
 
En el certificado debe constar que la sociedad esté constituida con anterioridad a la 
presentación de la oferta y que la capacidad de la persona jurídica se circunscribe al 
desarrollo de la actividad prevista en su objeto social, el cual debe estar directamente 
relacionado con el objeto de la solicitud de ofertas.  
 
Todos los interesados en participar en la solicitud de ofertas, deberán tener actualizado en 
el sistema de Inform ación de Proveedores y Contratistas, el certificado de existenci a y 
representación legal o el documento que haga sus veces, en caso contrario deberán 
aportarlo con la oferta.  
 
 
2.2.2.3.  Acta de Junta Directiva o Asamblea  
 
Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación 
especial para celebra r contratos de determinada cuantía, se deberá anexar a la oferta, copia 
del acta correspondiente en donde se le habilite expresamente para la presentación de la 
oferta, los actos que se deriven de ella, así como para la celebración del contrato y todos 
los actos que se deriven de él.  
 
2.2.2.4.  Personas naturales  
 
En caso de permitirse la participación de personas naturales, se identificarán con la cédula 
de ciudadanía o el documento qu e haga sus veces.  
 
2.2.2.5.  Poder especial  
 
Si el oferente, nacional o extranjero, da poder a una persona natural o jurídica para que 
contrate en su nombre, deberá anexar en debida forma los siguientes documentos: a) El 
certificado de existencia y representación de quien recibe el poder, si se trata  de una 
persona jurídica o fotocopia de la cédula de ciudadanía o del documento que haga sus 
veces si es persona natural, y b) El documento mediante el cual el oferente mandante 
confiere poder o autorización a la que recibe el poder o mandato, el cual debe  contener 
expresamente los términos y el alcance de la representación acorde con lo indicado en el 
numeral 2.1. de estas condiciones . 
 
2.2.3.  Registro en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas  
 
Los interesados deben estar en estado “Aprobado” y t ener la documentación vigente en el 
Perfil del Grupo EPM del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas.  
 
En caso de discrepancia de los documentos que reposan en el perfil del sistema de 
información y los aportados en la oferta, prevalecerán los  que estén en el perfil del sistema.  
 
Los requisitos incluidos en la solicitud de ofertas, que no hagan parte del perfil del 
proveedor, deben ser aportados en dicha oferta.  
 
La información para obtener el perfil y realizar la inscripción se encuentra en el siguiente 
enlace:  
 
Sistema de información proveedores y contratistas (ARIBA)  
 
15 
 
Clasificado  
 
Si la participación es a través de una forma asociativa, todos sus integrantes deberán 
cumplir con este requisito.  
 
Teléfonos: (574) 3807070  
La línea nacional: 018000515552  
 
2.2.4.  Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales  
 
En cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 - Ley de reforma laboral, y el artículo 
9 de la Ley 828 de 2003 o las normas que las modifiquen o comple menten, relacionados  
con los aportes a la SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL (Salud, Pensión, Riesgos  
Laborales) y PARAFISCALES  (Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano 
de Bienestar Familiar, Sena ), los interesados en participar en la solicitud de ofer tas para  
la contratación de bienes y servicios deberán cumplir con la siguiente obligación:  
 
Las PERSONAS JURÍDICAS NACIONALES  deberán aportar en la(s) oferta(s), certificado 
que acredite el pago de dichos aportes; expedido  por el Revisor Fiscal (si la per sona jurídica 
está obligada legal o estatutariamente a tener revisoría fiscal), o en su defecto por el 
Representante Legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de 
contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual  en todo caso no será 
inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la 
sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir 
de la fecha de su constitución.  
 
Las PERSONAS NATURALES deberán acreditar el pago de los aportes a la seguridad  
social integral, conforme a la Ley 100 de 1993, la Ley 797 de 2003; inciso 1° del artículo 23 
del Decreto 1703 de 2002, Ley 1753 de 2015 artículo 135 , o las normas que las modif iquen 
o complementen, esto es aportes para la seguridad social integral. Si tiene trabajadores a 
su servicio, deberá acreditar además el pago de aportes a la seguridad social integral por 
éstos, así como de los parafiscales antes señ alados.  
 
Las PERSONAS J URÍDICAS EXTRANJERAS , que no tengan trabajadores o empleados  
en Colombia, no deberán aportar esta certificación, pero acreditaran que por esta situación 
no son sujetos pasivos de dichos aportes parafiscales, ni de la seguridad social integral.  
 
Nota 1: Tener en cuenta lo previsto en el artículo 65 de la Ley 1819 de 2016 modificatorio  
del artículo 114 -1 de la Ley 1607 de 2012 , sobre exoneración de aportes.  
 
Nota 2 : Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogada s por el  
Ministerio de Trabajo como de alto riesgo deberán afiliarse en forma obligatoria al 
Sistema General de Riesgos Laborales. El pago de esta afiliación será por cuenta 
del contratante. (Artículo 13, literal a) numeral 5 del Decreto -ley 1295 de 1994, 
modificad o por el artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 concordado con el Decreto 
0723 de 2013 artículo 5).  
 
La Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), también será 
obligatoria para todas las personas vinculadas a través de un contrato formal de 
prestación de servicios, con entidades o instituciones públicas o privadas con una 
duración superior a un (1) mes, toda vez que así lo señala la norma.  
 
Nota 3: Sobre la afiliación trabajadores independientes a cajas de compensación, Artículo  
171 Ley 1819 de 2 016 modificatorio del literal b artículo 19 de la Ley 789 de 2003.  
 
16 
 
Clasificado  
 
 
2.2.5.  Certificado Cumplimiento de Estándares Mínimos en SST (Seguridad y 
Salud en el Trabajo)  
 
Se debe contar con el certificado emitido por la ARL del cumplimiento de estándares mínimos 
en Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual debe encontrarse vigente y actualizado en la 
documentación del perfil del proveedor en el sistema de información ARIBA ( o en su defecto 
aportar el certificado con la oferta).  
 
Quedan exceptuados de este requisito de participación los proveedores extranjeros, las JAC 
(juntas de acción comunal) , las asocomunales y las personas naturales que ejecuten las 
actividades propias d el contrato directamente; pero si se trata de un contratista persona natural 
que ejecute las actividades propias del contrato indirectamente, es decir, a través de personas 
que dependan de esta, en ese caso sí le aplica el requisito de participación . 
 
 
2.3.  Ofertas alternativas  
 
EL CONTRATANTE no considerará para este proceso ofertas alternativas, las que se 
presenten como tales no serán consideradas.  
 
2.4.  Valor - precios  
 
El oferente debe incluir en el precio de los bienes ofertados todos los costos en que incu rra. 
 
Al preparar su oferta, el oferente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan 
afectar los precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, tales como: el 
impuesto de renta, de timbre , y el de industria y comercio entre otros, así como las 
deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la ley y demás disposiciones 
normativas aplicables.  
 
El oferente deberá indicar las unidades monetarias en que cotiza los diferentes bienes y/o 
servicios ofrecidos.  
 
Las monedas  habilitadas para recibir ofertas en cada proceso se indicarán en el sistema de 
información indicado para tal fin; los valores ingresados son calculados antes de IVA. El 
precio o los precios unitarios, según el caso, se deberán conservar firmes hasta la en trega 
a satisfacción de los bienes o servicios.  
 
 
2.5.  Aspectos técnicos  
 
Los detalles de carácter técnico, constructivo, operativo y similares, han de buscarse en el 
“anexo técnico”. EL CONTRATISTA estará en la obligación de consultar expresamente a 
EL CONTRA TANTE acerca de la forma de proceder y ha de atenerse estrictamente a lo 
que ésta le indique.  
 
2.6.  Validez de la oferta  
 
La oferta tendrá una validez de noventa (9 0) día s calendario, contados a partir de la fecha 
de cierre para la presentación en este proceso de contratación, término dentro del cual 
 
17 
 
Clasificado  
CHEC aceptará  la oferta o declarará desierto  o terminará el proceso  de solicitud de  
ofertas.  
 
El término para aceptar la ofe rta, o declarar desierto, o terminar el proceso de solicitud de 
oferta  podrá ser ampliado por CHEC , antes de su vencimiento, en cuyo caso todos los 
oferentes deberán ampliar la validez de sus ofertas.  En todo caso, CHEC  podrá terminar el 
proceso de solicit ud de oferta en cualquier momento.  
 
2.7.  Declaraciones del oferente y del contratista  
 
2.7.1.  Declaración de origen de los bienes y recursos del oferente y del 
contratista.  
 
Con la presentación de su oferta, se entienden presentadas bajo la gravedad de juramento 
la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser 
aceptada su oferta:  
 
a) Que los ingresos o bienes del oferente y del CONTRATISTA no provienen de ninguna 
actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que 
lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia, declara que sus ingresos o bienes 
están ligados al desarrollo normal de actividades lícitas prop ias de su objeto social en 
el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser 
persona natural.  
 
b) Que el oferente o EL CONTRATISTA  no ha efectuado transacciones u operaciones 
destinadas a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el 
Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, 
o a favor de personas relacionadas con dichas actividades.  
  
c) Que los recursos o bienes objeto del presente contrato, no provienen de ninguna 
actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier 
norma que lo modifique, adicione o sustituya.  
  
d) Que, en la ejecución del  contrato,  EL CONTRAT ISTA se abstendrá de tener vínculos 
con terceros que se conozca por cualquier medio, estén vinculados a actividades de 
lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude , corrupción  y/o soborno  
  
e) Que el oferente o  EL CONTRATISTA cumple con las normas sobre prevención y control 
al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude , corrupción  y/o 
soborno,  que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, 
procedimientos y mecanismos de prevención y control al Lavado de activo s o 
financiación del terrorismo, prevención del fraude, corrupción  y/o soborno,  que se 
derivan de dichas disposiciones legales.  
  
f) Que ni el oferente ni ELCONTRATISTA   ni sus accionistas, asociados o socios que 
directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte 
o participación, ni sus representantes legales, ni sus Revisores Fiscales, ni sus 
Auditores Externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista 
internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional 
(listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros 
del Departamento del Tesoro de los Estados U nidos (Lista OFAC),  o en la lista de 
organizaciones terroristas emitida por el Consejo de seguridad Nacional,  así como en 
listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades 
ilícitas, fraude , corrupción  y/o (listas del Banco M undial y del Grupo BID -Banco 
 
18 
 
Clasificado  
Interamericano de Desarrollo -), estando CHEC facultado para efectuar las 
verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por terminada cualquier relación 
contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dic has listas.  
  
g) Que no existe en contra de l oferente o  EL CONTRATISTA , ni de sus accionistas, 
asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más 
del capital social, aporte o participación, ni de sus representantes legales  y sus 
miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una 
sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos  
relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción  o 
soborno,  o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos  
relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o 
soborno, , estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere 
pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales 
y podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de 
tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dich as 
bases de datos públicas que puedan colocar a CHEC frente a un riesgo legal o 
reputacional.  
  
h) EL CONTR ATISTA se obliga a indemnizar al CONTRATANTE por todos los perjuicios 
probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.  
 
PARÁGRAFO: En los casos en los cuales se requiera la entrega de recursos por cualquiera de 
EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA y éstos procedan de terceros diferentes a esta, EL 
CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA que entrega el recurso declara conocer que las 
actividades realizadas por los proveedores de estos recursos y los mismos, no provienen de 
actividades ilícitas contempladas en la Ley vigente.  
 
2.7.2.  Declaración sobre bienes sujetos a extinción de dominio  
 
EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA declara que los activos objeto del presente 
contrato, no se encuentran incursos en las siguientes circunstancias consagradas en el 
artículo 16 la ley 1708 de 2014 sobre extinción de dominio:  
 
a) Que sean producto directo o indi recto de una actividad ilícita.  
  
b) Que correspondan al objeto material de la actividad ilícita, salvo que la ley disponga su 
destrucción.  
 
c) Que provengan de la transformación o conversión parcial o total, física o jurídica del 
producto, instrumentos u objeto  material de actividades ilícitas.  
  
d) Que formen parte de un incremento patrimonial no justificado, cuando existan elementos 
de conocimiento que permitan considerar razonablemente que provienen de actividades 
ilícitas.  
  
e) Que hayan sido utilizados como medio o instrumento para la ejecución de actividades 
ilícitas.  
  
f) Que de acuerdo con las circunstancias en que fueron hallados, o sus características 
particulares, permitan establecer que están destinados a la ejecución de actividades 
ilícitas.  
  
 
19 
 
Clasificado  
g) Que consti tuyan ingresos, rentas, frutos, ganancias y otros beneficios derivados de los 
anteriores bienes.  
  
h) Que sean de procedencia lícita, utilizados para ocultar bienes de ilícita procedencia.  
  
i) Que sean de procedencia lícita mezclados material o jurídicamente con bienes de 
ilícita procedencia.  
  
j) Que sean de origen lícito cuyo valor sea equivalente a cualquiera de los bienes descritos 
en los numerales anteriores, cuando la acción resulte improcedente por el 
reconocimiento de los derechos de un terc ero de buena fe exenta de culpa.  
  
k) Que sean de origen lícito cuyo valor corresponda o sea equivalente al de bienes 
producto directo o indirecto de una actividad ilícita, cuando no sea posible la localización 
o afectación material de estos.  
  
l) Que sean biene s objeto de sucesión por causa de muerte, cuando en ellos concurra 
cualquiera de las causales previstas en la ley 1708 de 2014.  
 
2.7.3.  Declaración sobre la información  
 
El oferente o contratista declara que la información contenida en la oferta es exacta y veraz, 
y que se aportarán las pruebas que EL CONTRATANTE considere necesarias para verificar 
su exactitud y en caso de no ser ello satisfactorio para EL CONTRATANTE, conforme a las 
exigencias de la solicitud de ofertas, se acepta que la oferta sea eliminad a. Así mismo 
declara que ha actuado con buena fe exenta de culpa, que ha suministrado toda la 
información relevante que posee y que puede afectar la oferta y el contrato en caso de ser 
aceptada su oferta.  
 
2.8.  Autorización de verificación de listas y de base de datos  
 
El oferente y/o EL CONTRATISTA autoriza para que EL CONTRATANTE verifique en la 
lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional 
(lista de las Naciones Unidas), la lista emitida por la Oficina de Activos Ex tranjeros del 
Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América, Banco Mundial, Grupo BID - 
Banco Interamericano de Desarrollo - y aquellas otras listas o bases de datos públicas o 
privadas donde se relacionen personas presuntamente vinculadas a cual quier actividad 
ilícita, fraude o corrupción a EL CONTRATISTA y a sus accionistas, asociados o socios que 
directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o 
participación, a sus representantes legales, miembros de l a Junta Directiva, Revisores 
Fiscales y/o Auditores Externos.  
 
Para el efecto, EL CONTRATISTA deberá informar el nombre e identificación de los 
accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) 
o más del capital s ocial, aporte o participación.  
 
El CONTRATISTA autoriza a EL CONTRATANTE a comunicar o reportar a las autoridades 
nacionales cualquiera de las causales descritas en la cláusula de terminación unilateral del 
contrato, así como a suministrar a dichas autorid ades las informaciones que ellas requieran.  
 
2.9. Costos de elaboración de la oferta  
 
EL CONTRATANTE no asume ningún costo por la elaboración de las ofertas que reciba.  
 
20 
 
Clasificado  
 
2.10.  Autorización para consultar el registro de inhabilidades por delitos 
sexuales  
 
Si se trata de un contrato a celebrar con una persona natural, el oferente deberá suscribir 
el documento a nexo mediante el cual autoriza CHEC a realizar de manera previa y periódica 
la consulta en el registro de inhabilidades por delitos contra la libertad, inte gridad y 
formación sexuales contra niños, niñas y adolescentes.  
 
3. EVALUACIÓN  
 
EL CONTRATANTE examinará las ofertas para determinar si los oferentes están 
habilitados para formularlas de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están 
completas, si los documentos han sido debidamente presentados y en general, si se ajustan 
a los documentos del proceso de contratación.  
 
3.1.  Rechazo y eliminación  
 
Se entiende por “rechazo” la determinación de no considerar una oferta por la carencia de 
algun o de los requisitos de participación previstos en estas condiciones o por 
incumplimiento de algún requisito legal.  
 
Se entiende por “eliminación” la decisión de excluir una oferta cuando dentro de su análisis, 
se detectan errores, faltas, incoherencias, o en general información no admisible, que 
hagan inconveniente o ilegal la aceptación de dicha oferta.  
 
Con todo, EL CONTRATANTE se reserva el derecho de solicitar las aclaraciones o 
precisiones que estime necesarias para definir el incumplimiento, siempre y  cuando ello no 
haga posible la modificación de la oferta en aspectos considerados esenciales por EL 
CONTRATANTE. Si el oferente modifica en alguna forma la esencia de su oferta, ésta será 
eliminada.  
 
3.1.1.  Causales de rechazo  
 
Serán causales para rechazar la oferta el incumplimiento de cualquiera de los requisitos de 
participación previstos en estas condiciones o por incumplimiento de requisitos legales.  
 
3.1.2.  Causales de eliminación de ofertas  
 
Podrán ser eliminadas aquellas que no se ajusten a las exi gencias de la solicitud de ofertas 
o de la ley, o cuando se presente alguna o algunas de las siguientes causales o alguna(s) 
otra(s) que se incluya(n) en las condiciones particulares de la solicitud de ofertas, salvo que 
hubiere posibilidad de subsanarse c onforme a lo previsto en este documento:  
 
3.1.2.1. Cuando la oferta fuere presentada por una persona, natural o jurídica, que haya  
intervenido, directa o indirectamente, en el estudio o proyecto de la obra, los servicios y/o 
actividades o participado en la  elaboración de los diseños o pliegos de condiciones, o por 
las sociedades cuyos socios o personal a su servicio hayan tenido tal intervención.  
 
3.1.2.2 . Cuando un socio o empleado de quien presente oferta, o el mismo oferente haya  
participado en la elabor ación de la oferta de otro oferente.  
 
 
21 
 
Clasificado  
3.1.2.3. Cuando la oferta o sus aclaraciones contengan información inexacta o  
contradictoria.  
 
3.1.2.4. Cuando la oferta se modifique por el oferente de manera unilateral o ante una  
solicitud de aclaración de EL CONTRA TANTE. Si el oferente modifica los precios y/o demás 
condiciones de su oferta, argumentando, por ejemplo, diligenciamientos errados o 
incompletos en la cotización, se eliminará dicha cotización en lo que respecta al o a los 
ítems modificados.  
 
3.1.2.5. Cuando uno o varios precios presentados en la oferta presenten desequilibrios no  
justificados en relación con los pr ecios normales del mercado.  
 
3.1.2.6. Cuando los oferentes celebren acuerdos entre sí, con el fin de restringir o  
distorsionar la libre competencia o para que sea seleccionado uno de ellos o pongan en 
riesgo los derechos de EL CONTRATANTE.  
 
3.1.2.7. Cuando el oferente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a  
los trabajadores de EL CONTRATANTE enc argados del estudio y evaluación de las ofertas, 
o de la aceptación de la oferta.  
 
3.1.2.8. Cuando hayan cambiado sustancialmente las condiciones del oferente desde la  
presentación de su oferta por cualquier causa que, a juicio de EL CONTRATANTE, limite 
seriamente la capacidad técnica, operacional o financiera del oferente.  
 
3.1.2.9 . Cuando el oferente no haya respondido requerimientos de información de EL  
CONTRATANTE en el plazo otorgado para ello, o los responda de manera insatisfactoria o 
inconsistente, o lo haga modificando la oferta.  
 
3.1.2.10 . Cuando el oferente se encuentre incluido en la lista internacional vinculante para  
Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en 
la lista emitida por la Oficina de Acti vos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los 
Estados Unidos (Lista OFAC),  o en la lista de organizaciones terroristas emitida por el 
Consejo de Seguridad Nacional, así  como en listas o bases de datos nacionales o 
internacionales relacionadas con acti vidades ilícitas, fraude , corrupción  y/o soborno  (listas 
del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo -). Cuando el 
oferente sea una persona jurídica, esta causal se extiende a los socios o accionistas, 
Revisores Fiscales, Auditores  Externos, miembros de junta directiva y representantes 
legales que tengan directa, o indirectamente más del cinco por ciento (5%) de participación 
o acciones.  
 
3.1.2.11 . Cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios que directa o  
indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o 
participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren 
en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber 
transgre dido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y  
 
22 
 
Clasificado  
 
personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse 
determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, 
coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID.  
 
3.1.2.12. Cuando el oferente o sus accionistas, asociados o socios, que direct a o 
indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o 
participación, o sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos o 
miembros de la junta directiva, hayan sido condenados en sentencia judicial en firme , por 
la comisión de delitos dolosos relacionados con lavado de activos, financiación del 
terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o se encuentren vinculados a investigaciones o 
procesos penales por la comisión de delitos dolosos relacionados con lavado d e activos, 
financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o exista información pública con 
respecto a tales personas que impacte legal y reputacionalmente al oferente, exponiendo a 
EL CONTRATANTE a un riesgo de carácter legal o reputacional.  
 
3.1.2.13. Cuando el objeto del contrato involucre activos y el o los activos  se encuentren  
con medidas cautelares por estar vinculado a un proceso de extinción de domino y sobre el 
cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad quien haga sus ve ces no se haya 
tomado el control o no haya nombrado un depositario directo.  
 
3.1.2.14. Cuando la oferta esté condicionada (artículo 855 del Código de Comercio).  
 
3.1.2.15. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica  
ostenten igual condición en otra entidad, que igualmente presente oferta, se considerará la 
que primero se haya recibido, si se reciben al mismo tiempo, todas serán eliminadas.  
 
3.1.2.16. Cuando la oferta estipule la obligatoriedad de que las diferencias q ue surjan entre  
EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA durante la ejecución del contrato sean sometidas 
a la decisión de tribunales de arbitramento.  
 
3.1.2.17. Cuando el oferente se encuentre sancionado por la autoridad competente, por  
conductas violatorias de las normas sobre protección de la competencia y las conductas 
que ocasionaron la sanción afecten los intereses de EL CONTRATANTE.  
 
3.1.2.18. Cuando la información requerida en los formularios para la evaluación de la oferta,  
de acuerdo con l o previsto en las condiciones particulares sea consignada en forma 
indebida, incorrecta o parcial, salvo que sea subsanable.  
 
3.2. Reglas de subsanabilidad  
 
Serán subsanables los aspectos de forma de la oferta, y en tal sentido primará lo sustancial 
sobre lo me ramente formal. EL CONTRATANTE se reserva el derecho de pedir información 
o aclaraciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas, 
teniendo en cuenta las siguientes reglas:  
 
Si se identifican inconsistencias, errores o a usencia de documentos para la acreditación de 
los requisitos de participación, dentro del término que se establezca en la comunicación en 
la cual se requiera al oferente para el efecto, se podrá solicitar la prueba del cumplimiento 
de los requisitos de par ticipación.  
 
23 
 
Clasificado  
 
3.3.  Facultades de EL CONTRATANTE durante la etapa de evaluación de ofertas  
 
3.3.1.  Solicitud de nueva oferta económica  
 
Previos los estudios y análisis pertinentes, cuando existiendo una o más ofertas se 
considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, el jefe de la 
dependencia que adelanta el proceso de contratación decidirá, previa justificación, si se 
procede a la etapa de solicitud de nueva oferta económica, de conformidad con lo previsto 
en las normas internas  de contratación.  
 
3.3.2.  Negociación directa  
 
EL CONTRATANTE , de conformidad con lo previsto en las normas internas de contratación, 
podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y 
considere que se pueden obtener condiciones m ás favorables de carácter técnico, 
comercial, económico o de cualquier otra índole.  
 
3.3.3.  Terminación del proceso de contratación  
 
Por regla general, los procesos de contratación, mediante los que se adquieran bienes y 
servicios, serán no compromisorios para EL  CONTRATANTE, por lo tanto, EL 
CONTRATANTE no adquiere obligación alguna frente a los oferentes hasta que no se 
perfeccione el contrato, salvo que en las solicitudes de oferta se estipule algo diferente. En 
consecuencia, podrá darse por terminado un proces o de contratación cuando así se 
requiera.  
 
De igual manera, la terminación del proceso de contratación la hará el competente en el 
estado en que se encuentre el proceso, cuando se presenten circunstancias que hagan 
perder la competencia de EL CONTRATANTE p ara la aceptación de la oferta o cotización, 
o cuando aparezca un vicio que pueda generar nulidad de lo actuado, o cuando las 
exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan.  
 
3.4. Selección  
 
Efectuada la evaluación , CHEC seleccionará aquella oferta que cumpla técnica y 
contractualmente, y que resulte más conveniente de acuerdo con el siguiente mecanismo 
de evaluación:  
 
Aceptación de ofertas por ítems: Cuando la publicación del proceso se realice por ítem,  
cada oferente podrá presentar oferta por uno o varios de los ítems publicados y la 
evaluación y adjudicación se realizará por cada ítem.  
 
Aceptación de ofertas en Bloque: Cuando la publicación del proceso indique “Adjudicar  
bloque”, cada oferente debe pres entar su oferta por todos los ítems publicados y la 
evaluación y adjudicación se realizará por el total de la oferta.  
 
Puntaje de la evaluación:  
 
(Valor de la menor oferta/ valor oferta actual) *100 - Demérito  
 
24 
 
Clasificado  
 
Valor de la menor oferta:  Corresponde al menor valor ofertado de todos los participantes  
que cumplen con su oferta técnica y contractualmente (para las ofertas en otras monedas, 
USD o Euros, para la conversión a pesos colombianos corresponderá a la TRM de la fecha 
de cierre de pre sentación de la oferta).  
 
Valor oferta actual: Valor ofertado en pesos colombianos de la oferta que se está  
evaluando (para las ofertas en otras monedas USD o Euros, para la conversión a pesos 
colombianos corresponderá a la TRM de la fecha de cierre de pre sentación de la oferta).  
 
    Dem érito: Se obtiene de la diferencia entre la calificación máxima de 10 0 puntos y el resultado 
de evaluación de desempeño del contratista (Promedio simple de las evaluaciones de 
desempeño en el Grupo EPM (filiales nacionales) ) teniendo en cuenta la Vigencia de las 
evaluaciones de desempeño, así:  
 
 
• Compras Operativas o Menores: 1 año, contado hasta la fecha de cierre para la 
presentación de ofertas (sin incluir las evaluaciones anteriores al 01/12/2020).  
 
• Las demás evaluaciones que se hayan realizado en los contratos para la adquisición de 
bienes y servicios, 3 años, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de 
ofertas.  
 
       El demérito se aplicará sólo cuando la evaluación del desempeño se encu entre en estado 
“Confirmada”.  
 
Nota 1:  Para los oferentes que no hayan ejecutado contratos con algunas de las empresas 
del Grupo EPM (filiales nacionales) no le aplicará el Demérito por evaluación de 
desempeño definido en el numeral 3.4.  
 
 
Nota 2:   Las eva luaciones de desempeño de contratos ejecutados por consorcios o 
uniones temporales, serán tenidas en cuenta en el cálculo de la evaluación promedio 
para cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal en las ofertas que 
presenten de forma indivi dual.  
CHEC podrá eliminar ofertas de la lista cuyo puntaje promedio de evaluación sea inferior a 60 
puntos.  
 
 
3.5. Aceptación de la oferta o declaratoria de desierto del proceso de contratación  
 
Si al hacer las ponderaciones resultaren dos o más ofertas con igual puntaje se dará 
cumplimiento a lo establecido en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020  (o la que la modifique o 
sustituya) p ara lo cual, en el momento de presentarse tal situación EL CONTRATANTE solicitará, 
a los oferentes que presenten el empate, la documentación válida para acreditar el cumplimiento 
de alguno de los criterios de desempate  de acuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.4.2.17 
del Decreto 1082 de 2015 (modificado por el artículo 3 del Decreto 1860 de 2021).  
 
Si luego de la aplicación de todos los criterios establecidos en la Ley, permaneciere la igualdad, 
se optará por el desempate mediante el sistema de balotas en presencia de los oferentes . 
 
 
25 
 
Clasificado  
La acepta ción de la oferta se hará dentro del período de validez de la misma, y se comunicará al 
oferente(s) favorecido(s) y se informará a los demás.  
 
Así mismo, el competente, dentro del periodo de validez de la oferta declarará desierto el proceso 
de contratació n, en el evento en que no se reciba ninguna oferta, o ninguna de las recibidas 
resulta válida o conveniente económicamente para EL CONTRATANTE, lo cual se informará a 
los oferentes, si los hay.  
 
Cuando el proceso de contratación está conformado por varios grupos (lotes o ítems), se podrá 
aceptar o declarar desierto uno o varios de ellos. Igualmente, la decisión final de la selección 
podrá tomarse en distintos momentos para los diversos grupos (lotes o ítems), siempre antes del 
vencimiento de la validez de l as ofertas.  
. 
 
3.6. Actuación d e EL  CONTRATANTE, durante el trámite de la solicitud de ofertas  
 
EL CONTRATANTE, declara que dentro del trámite de la solicitud de ofertas ha actuado 
con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la 
normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de 
activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos 
en esta materia. En consecuencia, EL CONTRATANTE, en el trámite de la solicitud de 
ofertas y en la celebración del contrato obró con la máxima diligencia establecida en la 
normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia.  
 
4. CONTRATO  
 
4.1. Perfeccionamiento  
 
El o los contratos a que dé lugar este proceso de contratación se entiende(n) 
perfeccionados en la fecha en la que el o los oferentes seleccionados reciban la orden de 
compra, ya sea total o parcial, y en consecuencia, nace la relación jurídica en los térm inos 
de la ley, lo que implica la generación y exigibilidad de los mutuos derechos y obligaciones 
que el contrato crea para EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA . 
 
4.2. Plazo de ejecución  
 
Corresponde al plazo dentro del cual se debe realizar la entrega de los bienes  y/o la 
prestación de los servicio s y la aceptación técnica de los mismos, se fija en días calendario 
contados a partir de la fecha del envío de la orden de compra. El plazo se indica en el 
documento de condiciones  contractuales compras operativas o menore s.  
 
 
4.3. Indemnidad  
 
EL CONTRATISTA mantendrá indemne a EL CONTRATANTE, es decir, libre de asumir 
cualquier indemnización o pago originado en reclamaciones de terceros y que se deriven 
de actuaciones del CONTRATISTA, de sus subcontratistas o dependientes. Por lo anterior, 
el CONTRATISTA asumirá todos los gastos e indemnizaciones a que haya lugar por los 
reclamos, demandas, acciones legales, o en general costos asociados a las mismas que 
se sustenten u originen en daños materiales, personales, o en general a intereses jurídicos 
de 
 
26 
 
Clasificado  
 
terceros, ocasionados durante la ejecución del objeto y obligaciones contempladas en el 
contrato.  
 
En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra EL CONTRATANTE 
por asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad del CONTRATISTA se le 
comunicará a la mayor brevedad para que adopte oportunamente las medidas previstas por 
la ley y/o el contrato, para mantener la indemnidad aquí pactada y adelante los trámites 
para llegar a un arreglo del conflicto cua ndo ello fuera posible.  
 
4.4. Propiedad de los trabajos y confidencialidad de la información  
 
El CONTRATISTA deberá garantizar que respeta la normas nacionales e internacionales 
de protección a la propiedad intelectual, respecto a los bienes y activos que emple a para el 
desarrollo del objeto contractual, y para dar cumplimiento al objeto del contrato, para lo cual 
deberá verificar la cadena ininterrumpida de cesiones o de licencias que lo facultan para su 
uso dentro del contrato, y para la entrega a la contratan te cuando hubiere lugar a ello.   
Si se presenta reclamación, denuncia, demanda o requerimiento de un tercero por asuntos 
referentes a la propiedad intelectual, EL CONTRATANTE se considerará de buena fe 
respecto a la infracción. EL CONTRATISTA desde ahora d eclara indemne a EL 
CONTRATANTE y se compromete a asumir la responsabilidad civil y penal que se derive 
de tales acciones. Con el propósito de cumplir el plazo del contrato y el de sus prórrogas, 
EL CONTRATISTA deberá sustituir los bienes afectados por otr os que cumplan las 
condiciones de legalidad y que tengan funciones equivalentes y homólogas, caso en el cual 
la mayor onerosidad que de ello pudiere devenir será asumida por EL CONTRATISTA y no 
se considerará causal de desequilibrio económico del contrato ni dará lugar a la revisión de 
los términos económicos originalmente pactados.  
 
Salvo acuerdo expreso en contrario, los derechos patrimoniales de propiedad intelectual 
sobre los estudios, informes, documentos, inventos, entregables, planos, procedimientos y 
en general las nuevas creaciones desarrolladas por EL CONTRATISTA y/o sus 
subcontratistas en virtud del contrato, quedarán única y exclusivamente de titularidad del 
CONTRATANTE CHEC - o Encargante, los cuales se podrán utilizar para los fines que se 
estimen convenientes, dando el crédito debido a los autores morales de la creación.  
 
EL CONTRATISTA deberá considerar como confidencial toda la información, análisis, 
estudios y resultados que le sean suministrados y que obtenga en el desarrollo de su 
trabajo.  
 
Además, EL CONTRATISTA no podrá hacer uso de los informes, entregables, planos, 
proyectos, informaciones técnicas, resultados de ensayos y demás trabajos ejecutados 
para EL CONTRATANTE, para fines diferentes a los contemplados en el mismo, sin la 
autoriz ación previa y explícita de esta.  
 
Para tales efectos se tendrá como confidencialidad cualquier información no divulgada que 
posea legítimamente su titular que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial 
o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha 
información sea secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión 
precisa de sus componentes no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible a 
quienes se encuen tran en los círculos que en forma usual manejan la información 
respectiva, tenga un valor comercial por ser secreta, y haya sido objeto de medidas  
 
27 
 
Clasificado  
 
razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta.  
 
La obligación de r eserva consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin 
causa justificada y sin consentimiento del titular, la información sobre cuya confidencialidad 
se le haya prevenido en forma escrita; dicha obligación subsistirá durante la vigencia del 
contrato, y luego de su terminación mientras subsistan las características para considerarla 
como información confidencial.   
EL CONTRATANTE conservará en su totalidad el derecho de propiedad sobre bienes, 
documentos, escritos, planos, diseños, fotograf ías, material de informática, plantillas, 
modelos, maquetas, conceptos, métodos y procedimientos que se comuniquen o entreguen 
a EL CONTRATISTA y que pongan a su disposición en el desarrollo del contrato y EL 
CONTRATISTA no podrá, sin la autorización escri ta de EL CONTRATANTE, utilizarlos para 
fines diferentes a los relacionados con la ejecución del contrato.   
En los contratos que EL CONTRATISTA suscriba con sus subcontratistas, dentro del 
desarrollo de los trabajos objeto del contrato, deberá estipularse l a obligación que tienen de 
cumplir con lo escrito en este numeral.  
 
4.5. Legalidad del software de contratistas y proveedores  
 
El software utilizado por contratistas y proveedores para desarrollar los productos y prestar 
los servicios objeto del contrato debe s er legal. Los contratistas y proveedores a solicitud 
de EL CONTRATANTE, deberán acreditar la calidad de titulares del software por haberlo 
creado o por haberlo adquirido de un tercero, o en caso de que sean licenciatarios, bien de 
software propietario, bie n de software libre, deberán entregar a petición de EL 
CONTRATANTE los datos de las licencias del software utilizado, incluyendo: Nombre 
completo del software, versión del software, número de serie y propietario de la licencia con 
el que se elaborarán los productos y se prestaron los servicios objeto del contrato. EL 
CONTRATANTE se reserva el derecho de solicitar certificados al respecto de parte de la 
revisoría fiscal del CONTRATISTA o de entes como la BSA (Business Software Alliance).  
 
4.6.  Protección de información personal  
 
EL CONTRATISTA asume la obligación de proteger los datos personales a los que acceda 
con ocasión del contrato, así como las obligaciones que como responsable o encargado le 
correspondan acorde con la Ley 1581 de 2012 y s us decretos reglamentarios en cuanto le 
sean aplicables. Por tanto, deberá adoptar las medidas de seguridad, confidencialidad, 
acceso restringido y de no cesión , en relación con los datos personales a los cuales 
accede n, cualquiera que sea la forma de trat amiento. Las medidas de seguridad que 
deberán adoptarse son de tipo lógico, administrativo y físico acorde a la criticidad de la 
información personal a la que accede n y/o recolecta n, para garantizar que este tipo de 
información no será usada, comercializad a, cedida, transferida y no será sometida a 
tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto contractual. En 
caso de tratarse de datos sensibles, de niños, niñas y adolescentes, tales como origen 
racial, organizaciones sociales , datos socioeconómicos, datos de salud, entre otros, las 
medidas de seguridad a adoptar serán de nivel alto.  
 
Cuando se identifique que EL CONTRATISTA en cumplimiento del contrato vaya a ser 
responsable del tratamiento EL CONTRATANTE solicitará, para la f ormalización del contrato, 
copia de la Política de Protección de Datos Personales y de Seguridad de la Información, a 
EL CONTRATISTA, la cual deberá dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones 
referentes a protección de datos personales.  
 
28 
 
Clasificado  
 
 
EL CONTRATISTA, con la presentación de la oferta, manifiesta que conoce la Política de 
Protección de Datos de EL CONTRATANTE y que, de ser aceptada la oferta en el proceso 
del asunto, acepta y se compromete a dar cumplimiento a lo est ablecido en ella y demás 
protocolos establecidos por EL CONTRATANTE para el tratamiento de datos personales. 
Igualmente, EL CONTRATISTA se compromete a informar y hacer cumplir por sus 
trabajadores las obligaciones contenidas en esta cláusula y las demás q ue contenga la 
normativa referente a la protección de datos personales, asimismo los trabajadores de EL 
CONTRATISTA deben conocer y aceptar la Política de Protección de Datos Personales de 
EL CONTRATANTE.  
 
EL CONTRATISTA indemnizará los perjuicios que lleg ue a causar a EL CONTRATANTE 
como resultado del incumplimiento de las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, aplicables 
al tratamiento de la información personal, así como por las sanciones que llegaren a 
imponerse por violación de la misma  y viceversa . EL OFE RENTE entiende que, con la 
presentación de su oferta, y de darse la aceptación de la misma, autoriza de manera 
expresa a EL CONTRATANTE, para estos casos, a deducir de las sumas de dinero que EL 
CONTRATANTE  le adeude en el momento en que se notifique la de cisión desfavorable por 
la entidad competente, el valor de las multas impuestas, sin perjuicio de que llegaren a 
demostrarse daños por cuantía superior a la multa impuesta.  
 
EL CONTRATANTE informa al CONTRATISTA que en Colombia configura delito el 
tratamie nto no autorizado de datos personales según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. 
Por tanto, transmitirá esta obligación también a los dependientes, trabajadores y demás 
personas que actúen por su cuenta y riesgo.  
 
EL CONTRATISTA reconoce el derecho que tiene EL CONTRATANTE de auditar el 
cumplimiento de esta obligación de protección de datos personales; en este sentido, 
autoriza el ingreso, o  acceso de los empleados, trabajadores o terceros designados por EL 
CONTRATA NTE para este fin , a sus instalaciones e infraestructura, así como el acceso a 
la información requerida para verificar la adecuada protección de los datos personales 
custodiados con ocasión de este contrato.  
 
Es obligación de EL CONTRATISTA informar a EL C ONTRATANTE  oportunamente 
cualquier  sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha 
accedido , o sobre la que realiza tratamiento con ocasión  de este contrato, aviso que deberá 
dar una vez tenga conocimiento de tales eventualida des. La pérdida, fuga o ataque contra 
la información personal implica así mismo la obligación de gestionar el incidente de 
seguridad de la información conforme los lineamientos en la materia.  
 
Es obligación de LAS PARTES disponer de canales de atención de solicitudes y reclamos 
para garantizar al titular de los datos a los que tiene acceso y/o sobre la que realiza 
tratamiento  con ocasión del contrato, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas 
Data. Asimismo, LAS PARTES deber án reportarse mutuamente  las solicitudes o reclamos 
que reciba n en relación con la información personal a la que ha n accedido con ocasión del 
contrato, este reporte deberá realizar se dentro del término de cinco (5) días siguientes a la 
recepción del mismo , al correo dispuesto por  cada una de LAS PARTES para las 
comunicaciones del contrato , de igual manera dentro de los cinco (5) días siguientes 
deberán reportarse  las respuestas a las peticiones; en caso de considerarlo pertinente EL 
CONTRATANTE dará respue sta a las consultas o reclamos reportados por EL 
CONTRATISTA informándole al mismo dicha situación.  
 
29 
 
Clasificado  
 
Los activos de información que LAS PARTES se entregan entre sí, para  el cumplimiento 
del objeto contractual se relacionarán en el acta de entrega de información.  
 
El incumplimiento de las obligaciones derivadas de esta cláusula se considera como un 
incumplimiento grave por los riesgos legales que conlleva el indebido tratamiento de datos 
personales, y en consecuencia será considerada justa causa para la terminación del 
contrato, y dará lugar al cobro de la cláusula penal pactada, sin necesidad de ningún 
requerimiento, a los cuales renuncia desde ahora.  
 
5. EJECUCIÓN  
 
Una vez formada la relación jurídica contractual y enviada l a orden de compra, EL 
CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA darán inicio al cumplimiento de sus respectivas 
obligaciones, con atención estricta a los términos que se consignan en los documentos del 
contrato, siempre con atención y respeto de las normas legales vige ntes, consultando los 
intereses, objetivos y propósitos de ambos y con aplicación de los principios de la buena fe 
y la fidelidad contractual.  
 
El contratista debe adjuntar, previo al inicio de la ejecución, [o en la oferta, de ser el caso],  
los protocolos asociados al Covid 19 para ejecutar las respectivas actividades, de acuerdo 
con los lineamientos del Gobierno Nacional. Los costos o gastos asociados a estos deben 
estar incluidos en el valor de la oferta.  
 
Se indicará a EL CONTRATISTA los ajustes que deba  efectuar a los protocolos propuestos, 
en aquellos aspectos que se considere necesarios por parte de EL CONTRATANTE, los 
cuales deberán ser acatados y presentados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes 
a la solicitud. En todo caso, como un requisi to previo al inicio de la ejecución, EL 
CONTRATISTA deberá incluir en los protocolos los ajustes que le sean solicitados.  
 
 
5.1.  Valor del contrato  
 
El valor total del contrato será el que resulte de multiplicar las cantidades solicitadas y 
realmente entregadas por EL CONTRATISTA y recibidas a satisfacción por EL 
CONTRATANTE, por los precios unitarios aceptados.  
 
5.2.  Forma de pago  
 
EL CONTRATANTE pagará los bienes o servicios previa presentación de la declaración de 
importación, si es el caso, y de la fac tura correspondiente, elaborada con el cumplimiento 
de todos los requisitos legales, tanto de forma como de contenido, a los treinta (30) días 
calendario, previo recibo y aceptación de los bienes y/o servicios por parte de EL 
CONTRATANTE.  
 
Los pagos se har án en la forma aceptada por EL CONTRATANTE, a favor de EL 
CONTRATISTA o a quien él designe como beneficiario, previa presentación por parte de 
EL CONTRATISTA y aprobación por parte de EL CONTRATANTE de los documentos 
requeridos para el efecto  
 
Los pagos qu e EL CONTRATANTE deba efectuar en el territorio nacional a 
CONTRATISTAS residentes colombianos, se harán en moneda legal colombiana, si la 
cotización se realizó en moneda extranjera se pagarán en pesos colombianos y el valor  
 
30 
 
Clasificado  
 
equivalent e será calculado según lo indica más adelante, mediante consignación a una 
cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago.  
 
En la factura serán realizadas e indicadas las deducciones que por los conceptos de ley y 
otros deban efectuarse.  
 
En caso de mora en los plazos estipulados para el pago de las obligaciones contraídas, no 
imputable al CONTRATISTA, EL CONTRATANTE reconocerá una tasa de interés anual 
equivalente al DTF + 5% para la moneda nacional, vigente al vencimien to de la obligación, 
y Libor +2% para la moneda extranjera. La tasa será la Libor a seis (6) meses.  
 
Para los bienes, servicios o actividades cotizados en dólares americanos, y que deban 
pagarse en pesos colombianos la liquidación se realizará con base a la tasa representativa 
del mercado (TRM) certificada por la Superintendencia Financiera de la fecha de pago, para 
obtener la equivalencia en pesos colombianos.  
 
Para los bienes, servicios o actividades cotizados en moneda extranjera diferente al dólar 
amer icano, y que deban pagarse en pesos colombianos la liquidación se realizará con base 
a la tasa de cambio media de la divisa frente al dólar americano, de la misma fecha de pago, 
certificada por el Banco de la República para obtener dólares americanos, y és tos a su vez 
se liquidarán a la tasa representativa del mercado (TRM) certificada por la Superintendencia 
Financiera de la fecha de pago, para obtener la equivalencia en pesos colombianos.  
 
Si la factura de la oferta presentada en dólares u otra moneda ext ranjera no se puede 
generar  en esta misma moneda, la factura en pesos debe generarse con la TRM de la fecha 
de la elaboración de la factura         
 
Nota: El oferente deberá tener en cuenta que, sobre los bienes entregados en Colombia,  
EL CONTRATANTE hará l os pagos solamente en el país a quien EL CONTRATISTA 
designe como mandatario o beneficiario de los pagos. Por razones legales, no es posible 
efectuar giros al exterior por compras locales o hacer pagos en moneda extranjera en 
Colombia, con las excepciones contempladas en el régimen cambiario que se encuentre 
vigente al momento de la realización del mismo.  
 
Es entendido que el oferente favorecido con la aceptación de la oferta y en su calidad 
de CONTRATISTA faculta expresamente a EL CONTRATANTE para:  
 
a) Revisa r y verificar los pagos por los anteriores conceptos en las entidades 
correspondientes, durante la vigencia del contrato, según lo definido en el Art. 50 de la 
Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003.  
 
b) Retener los pagos que EL CONTRATISTA tenga a su favor en este contrato o en otro 
contrato que tenga con EL CONTRATANTE, en caso de presentar mora en los aportes 
a la seguridad social integral y parafiscales y/o en el pago a los trabajadores vinculados 
mediante contrato de trabajo para la ejecución del contrato, o a cualquiera de los ex 
trabajadores del mismo, o a los asociados en casos tales como las cooperativas y las 
empresas asociativas de trabajo, por concepto de compensaciones, salarios, 
prestaciones sociales o cualquiera remuneración adeudada.  
 
31 
 
Clasificado  
 
 
c) Pagar todos los conceptos contemplados en el literal b) de esta cláusula, como 
consecuencia del incumplimiento, directamente a quien corresponda, con cargo a las 
sumas adeudadas al CONTRATISTA, sin que ello implique que EL CONTRATANTE  se 
convierta en empleador y mucho menos que sustituya las obligaciones laborales a cargo 
del CONTRATISTA.  
 
d) Si es el caso, exigir, a través de la interventoría, las constancias de pago 
correspondientes a salarios, prestaciones sociales, seguridad social, p arafiscales y 
cualquier otro concepto de pago que se hubiere causado a cargo del CONTRATISTA 
empleador en favor de cualquiera de sus trabajadores durante el plazo contractual.  
 
e) Retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario para protegerse de 
pérdidas debidas a suministros defectuosos no corregidos, a garantías no cumplidas o 
para el pago de posibles deducciones por compensaciones debidas o perjuicios 
recibidos o reclamaciones no atendidas. Cuando EL CONTRATANTE realice una 
retención, sin qu e medie justa causa, efectuará los pagos de los valores retenidos, 
actualizados con base en el IPC.  
 
5.3.  Inscripción de proveedores para pago por consignación  
 
Igualmente ha de tener en cuenta EL CONTRATISTA, que EL CONTRATANTE sólo efectúa 
pagos mediante el sistema de consignación electrónica y que, para el efecto, deberá 
inscribir una cuenta que haga posible dicha forma de pago, llenando los correspondientes 
formatos que EL CONTRATANTE pone a su disposición. El incumplimiento de este trámite 
exon era a EL CONTRATANTE de cualquier retraso o dificultad que genere la imposibilidad 
de efectuar el pago tal y como se prevé.  
 
Si ya está inscrito mediante la “matrícula de terceros” de EL CONTRATANTE, el oferente 
debe informar el código de Proveedor correspondiente; si no está inscrito también podrá 
participar sin registrar ninguna información en este campo.  
 
El trabajador competente de EL CONTRATANTE podrá solicitar al proveedor la respectiva 
documentación para adelantar la matrícula de ter ceros, bien sea para actualización o 
nueva inscripción, sin que esto indique una aceptación de la oferta enviada al proceso, el 
oferente tendrá dos (2) días hábiles para enviar la documentación requerida de manera 
que permita los trámites de inscripción, a  saber. Más información en: 
http://www.chec.com.co/proveedores -y-contratistas/contratacion/como -ser-
proveedor/matricula -de-proveedores  
 
Los proveedores que reciban pagos en moneda extranjera deberán hacer la inscripción de su 
cuenta en el exterior, bajo el  siguiente formato: formato de instrucciones de giro para pagos 
en moneda extranjera, lo puede descargar en el siguiente vínculo:  
https://www.epm.com.co/site/Portals/3/Documentos -provedores -y-
contratistas/Formato_Instrucciones_de_Giro.docx?ver=2019 -10-01-171018 -887      
 
 
 
 
 
32 
 
Clasificado  
5.4.  Responsabilidad por los bienes  
 
EL CONTRATISTA será responsable de todo riesgo o siniestro sobre materiales, 
elementos, partes y componentes, hasta su entrega en el Almacén General de EL 
CONTRATANTE (o lugar de entrega indicado). El descargue de todos los bienes será por 
cuenta y riesgo del CONTRATISTA, que debe contar con per sonal idóneo, afiliado al 
sistema de seguridad social (administradora de riesgos laborales), utilizando las 
herramientas y elementos de protección personal adecuados para realizar el descargue de   
manera segura. EL CONTRATISTA también asumirá todos los rie sgos sobre el suministro 
rechazado a partir de la fecha en que EL CONTRATANTE le comunique dicho rechazo.  
 
Garantía de los bienes del Fabricante: EL CONTRATISTA deberá adjuntar siempre que  
se le requiera, la garantía de calidad y eficiencia que otorga el fabricante, indicando el 
termino de validez de la misma. La garantía del fabricante será requisito para la aceptación 
técnica de los bienes.  
 
5.5.  Deber de información durante la ejecución del contrato  
 
5.5.1.  Relacionada con la prevención y control del rie sgo de lavado de activos y 
financiación del terrorismo  
 
EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA se obligan mutuamente a entregarse información 
veraz y verificable para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y 
control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar 
los datos suministrados mínimo una vez al año.  
 
De la misma forma, EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA deberán informarse 
mutuamente del inicio de cualquier de cualquier proceso penal relac ionado con lavado de 
activos o financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno,  sin importar si se 
encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en 
donde EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA (persona natural, o  cualquiera de los 
socios o su representante legal en caso de personas jurídicas) sea parte del proceso, así 
como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una 
investigación o proceso penal, sin importar en la calidad que sea citado.  
 
EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA deberá n informar por escrito, al contratante, 
dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, cada vez que se modifiquen o cambien 
los datos correspondientes a dirección, domicilio, teléfono, ocupación, p rofesión, oficio, 
razón social, representación legal, lugar de trabajo o residencia y, en fin, cualquier 
circunstancia que varíe de las que reporten a la firma del presente Contrato, tanto para 
personas naturales como jurídicas, con base en lo dispuesto po r las circulares emitidas por 
la Superintendencia Financiera de Colombia, sin perjuicio de la obligación de suministrar 
los documentos que deban ser entregados en virtud de actos y disposiciones legales o 
administrativas, relacionados con la obligación a q ue se hace referencia . 
 
5.5.2.  Relacionada con aspectos laborales  
 
Para dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 ( ley de reforma laboral) y el 
artículo 9 de la Ley 828 de 2003, relacionadas con los aportes a la Seguridad Social Integral 
(Salud, pensión, Riesgos laborales) y parafiscales ( caja de compensació n familiar, instituto 
 
33 
 
Clasificado  
colombiano de bienestar familia, SENA), EL CONTRATANTE solicitará mensualmente al 
contratista el pago de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) o el Certificado 
de paz y salvo del pago de salarios, aportes a la segurid ad social integral y prestaciones 
sociales certificado por el revisor fiscal (en caso de estar obligado por ley) o representante 
legal. Sin embargo, EL CONTRATANTE podrá solicitar en el momento que lo considere 
para verificación de la buena ejecución del c ontrato, todos los soportes del pago de 
parafiscales, seguridad social (PILA), nómina y prestaciones sociales en los formatos 
establecidos por la empresa (plantilla nómina.xls, pagos de seguridad social, etc.  
 
5.6. Cumplimiento  
 
El contrato se considerará cumplido cuando cada una de las partes lleva a cabo las 
acciones que explícita o implícitamente quedan comprendidas en los compromisos u 
obligaciones que asume, y con atención a las características formales y de tiempo previstas 
para ello.  
 
Cualquier desviación, modificación u omisión de dichas acciones que no haya sido 
consentida expresamente por la contraparte, constituirá legalmente un caso de 
“incumplimiento” del contrato y será suficiente para que se produzcan los efectos legal o 
contractua lmente previstos para ello.  
 
Las Evaluaciones de Desempeño de Proveedores son aplicables a las compras operativas 
que EPM  y sus filiales adelanten como contratante.  
 
Con el envío de la oferta se entiende que el Proveedor acepta y declara que la información  
de la Evaluación de Desempeño y lo descrito en el numeral 5.6. y en los numerales 
correspondientes al demérito, se podrá compartir con el Grupo EPM.  
 
Las Evaluaciones de Desempeño del Proveedor se registrarán y aprobarán en el Portal de 
TECUENTO Compras M enores.  
 
El CONTRATANTE evaluará el desempeño del CONTRATISTA conforme se establece en 
la Guía Metodológica para la Evaluación del Desempeño de Contratistas, la cual se puede 
consultar en la siguiente dirección:  
 
https://www.epm.com.co/Proveedores y contra tistas/Contratación/Guía para evaluación de 
desempeño de contratistas  
 
5.7.  Cláusula penal  
 
De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, las partes convienen que 
en caso de incumplimiento del CONTRATISTA en las obligaciones del contrato, o de la 
terminación del mismo por hechos imputables a él, éste pagará a EL CONTRATANTE en 
calidad de cláusula penal una suma equivalente al diez por ciento (10 %) del valor total del 
contrato que corresponde a una tasación anticipada de los perju icios derivados de dicho 
incumplimiento, para lo cual se aclara que esta suma será considerada como pago parcial 
pero no definitivo de los perjuicios causados a EL CONTRATANTE, por eso, en exceso de 
esta suma EL CONTRATANTE podrá cobrar los perjuicios adic ionales que demuestre ha 
causado el incumplimiento del contratista.  
 
 
34 
 
Clasificado  
En otras palabras, EL CONTRATANTE descontará de los perjuicios totales del 
incumplimiento el valor de la cláusula penal y sobre este valor no tendrá necesidad de 
probar el monto de los pe rjuicios. El valor de la cláusula penal se tomará directamente de 
cualquier suma que se adeude al CONTRATISTA, de ser posible, o se cobrará directamente 
a EL CONTRATISTA; si lo anterior no es posible, se cobrará por la vía judicial. Si 
posteriormente EL CO NTRATISTA acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de 
responsabilidad, y éstas son aceptadas por EL CONTRATANTE, habrá lugar a la entrega 
a EL CONTRATISTA de los dineros deducidos o pagados. Los dineros que deban ser 
entregados a EL CONTRATIST A en este concepto serán reajustados en el porcentaje igual 
al índice de precios al consumidor para el año en que se proceda a la devolución y en 
proporción al tiempo durante el cual fueron retenidos.  
 
5.8.  Reclamaciones  
 
EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA entre  sí podrán hacerse reclamaciones 
relacionados con situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato, dentro de 
los diez (10) días siguientes a la ocurrencia del hecho motivo del reclamo, señalando 
claramente sus fundamentos.  
 
EL CONTRATISTA de berá responder ante los organismos de control que ejercen vigilancia 
sobre EL CONTRATANTE, cuando éstos hallen incongruencias o irregularidades en 
cualquier aspecto pertinente del contrato o su ejecución.  
 
5.9. Aceptación técnica  
 
A criterio de EL CONTRATANTE, los bienes se someterán a las pruebas de laboratorio a 
que haya lugar y/o a las pruebas en operación pertinentes, antes de emitir la aceptación 
técnica, la cual se dará siempre y cuando los resultados obtenidos estén acordes con los 
fines para los cuales f ueron adquiridos los bienes y cumplan con las especificaciones 
técnicas y aprobado la garantía del fabricante acorde con lo indicado en numeral 5.4. de 
estas condiciones y en las especificaciones técnica, si es el caso.  
 
EL CONTRATISTA acepta que no apelar á a reclamaciones diplomáticas en lo tocante a 
derechos y obligaciones que se deriven del contrato, salvo en el caso de denegación de 
justicia, (se entiende que no existe denegación de justicia, cuando EL CONTRATISTA ha 
tenido expeditos los recursos y medi os de acción, que conforme a las leyes colombianas 
puedan emplearse ante la rama judicial del poder público).  
 
Si EL CONTRATANTE se abstiene de realizar las citadas pruebas, la aceptación técnica se 
dará luego de la inspección física por parte del área técnica, siempre y cuando los bienes 
cumplan las condiciones y especificaciones de este pliego y se haya aportado y aprobado 
la garantía del fabricante, en los términos del numeral 5.4. de estas condiciones.  
 
5.10.  Vigencia  
 
Periodo comprendido entre la fecha de comunicación de la aceptación de la oferta hecha al 
contratista o de perfeccionamiento del contrato y la fecha en  que se vence el plazo de 
ejecución del mismo.  
 
 
35 
 
Clasificado  
En el término de esta vigencia las partes están habilitadas para ejercer los derechos y 
cumplir las obligaciones adquiridos en virtud del contrato, sin embargo, no podrá entenderse 
que, por ello, se modifica el plazo de ejecución de las actividades que opera dentro de la 
vigencia del mismo, pero independientemente de ella.  
 
5.11.  Exoneración de responsabilidad  
 
Para las partes es claro que la presente contratación se realiza bajo la existencia de un 
hecho conocido y  notorio, que es la pandemia mundial generada por el Covid -19, por lo que 
EL CONTRATISTA debió tener en cuenta en su oferta  los costos que se requieran para 
atender en debida forma la ejecución del contrato durante la época de emergencia sanitaria, 
y cumpl ir con las directrices y medidas preventivas y de mitigación que se expidan para 
reducir la exposición y contagio por infección respiratoria causada por el Coronavirus. Es 
importante tener en cuenta que CHEC solo pagará los gastos que por este concepto sea n 
soportados por parte del contratista y hasta el valor aceptado en la oferta para este 
componente en la “A” (administración) en caso que se trate de la prestación de un servicio 
y que por el tipo del mismo, el rubro de la “A” exista y se pacte contractual mente, por lo 
tanto, no habrá lugar a reclamaciones por hechos que se deriven de este suceso.  
 
Así mismo, ninguna de las partes será responsable frente a la otra por daños derivados de 
hecho irresistibles, imprevisibles y externos.  
 
6. TERMINACIÓN  
 
La terminación del contrato se dará en las siguientes causas:  
 
 
a) por mutuo acuerdo entre las partes,  
  
b) cuando se ha efectuado la entrega de los bienes y/o servicios objeto del contrato 
dentro del plazo o plazos fijados en el contrato,  
  
c) por vencimiento del plazo  
 
d) Terminación  del contrato  por inviabilidad de la ejecución generada  por el Covid19: El 
contrato podrá terminarse si la situación generada por la pandemia del Covid 19 y por las 
medidas tomadas para atenderla ( situaci ón y medidas que s e present en de forma 
posterior a la celebración del contrato), lleguen a afectar gravemente su ejecución , 
haciendo inviable su desarrollo, lo cual deberá estar debidamente soportado. En este 
evento, en principio, se pagará al contratista lo realmente ejecu tado hasta el momento de 
la terminación, previas las deducciones a que hubiere lugar, y no habrá obligación de 
pagar ninguna indemnización ni compensación por dicha terminación.  Sin embargo, se 
deberán analizar las condiciones particulares de cada caso par a determinar las 
actuaciones a seguir.  
 
En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones por una de las partes, la parte 
cumplida comunicará a la otra tal situación a fin de iniciar las acciones pertinentes.  
 
En el caso de aplicación de la causal “d”, se deberá tener en cuenta lo estipulado en el 
numeral 6.5, “Debido proceso” , del presente documento  
 
36 
 
Clasificado  
 
6.1. Terminación anticipada del contrato por incumplimiento de una de las partes  
 
Con fundamento en los artículos 1546 y 1602 del Código Civil Colombiano, en concordancia 
con el artículo 870 del Código de Comercio, las partes acuerdan que el contratante cumplido 
podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente un 
incumplimiento gra ve, total o parcial, de las obligaciones a cargo de la otra parte.  
 
Se considera, entre otros, como incumplimiento grave de:  
 
EL CONTRATISTA , la ocurrencia de uno de los siguientes eventos:  
 
a) El incumplimiento del plazo de entrega según la orden de compra ( OC).   
b) La modificación de precios y/o demás condiciones de la orden de compra dentro del 
plazo acordado para la entrega.   
c) La entrega de los bienes y/o servicios con incumplimiento de las especificaciones 
técnicas.   
d) El incumplimiento de lo previsto  en el numeral 4.7 en cuanto a las obligaciones  de 
protección a la información personal.            
 
 
EL CONTRATANTE , la ocurrencia de uno de los siguientes eventos : 
 
a) La modificación de las condiciones de la orden de compra  (OC), dentro de los plazos 
acordado para la entrega.   
 
El incumplimiento de lo previsto en el numeral 4.7 en cuanto a las obligaciones de 
protección a la información personal  
 
En el caso de aplicación de las causales “d”, tratándose de un incumplimiento grave de EL 
CONTRATISTA, o de la causal “b” tratándose de un incumplimiento grave de EL 
CONTRATANTE, se deberá tener en cuenta lo estipulado en el numeral 6.3, “Debido 
proceso” , del presente documento.  
 
Si el incumplimiento es del Contratista, EL CONTRATANTE, agotado el trámite anterior, 
podrá proceder a elaborar la orden de compra (OC) para el oferente cuya oferta se clasificó 
en segundo lugar, en el respectivo proceso de contratación o iniciará uno nuevo.  
 
6.2. Terminación anticipada del contrato por las conductas que a continuación se 
consagran y que pueden ser originadas en cualquiera de LAS PARTES   
 
 
Con fundamento en el artículo 1602 del Código Civil Colombiano, EL CONTR ATANTE Y 
EL CONTRATISTA acuerdan que se podrá dar por terminado el contrato en forma 
anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se 
estipulan:  
 
6.2.1  Se podrá dar por terminado el contrato, sin que este hecho dé lugar a indemnizar 
algún tipo de perjuicios a LA PARTE que incurra en una o varias de las siguientes causales:  
 
 
37 
 
Clasificado  
a) Cuando  EL CONTRATANTE o EL CONTRATISTA no diere cumplimiento a las 
disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el 
financiamiento del terrorismo que le sean aplicables.  
 
b) Cuando EL CONTRATANTE o EL CONTRATISTA o algunos de sus accionistas, 
asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más 
del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, Revisores Fiscales, 
Auditores Externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas 
internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional 
(listas de las Naciones Unid as), en las listas de la OFAC , en la lista de organizaciones 
terroris tas emitidas por el Consejo de S eguridad Nacional,  Banco Mundial, Grupo BID -
Banco Interamericano de Desarrollo -y/o en las listas nacionales o internacionales.  
 
c) Cuando exista en contra de  EL CONTRATANTE o EL CONTRATISTA o de sus 
accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento 
(5%) o más del capital social, aporte o participación, o de sus representantes legales, 
revisores fiscales, auditores externos  o de sus miembros de Junta Directiva, sentencia 
judicial en firme en cualquier país que los condene por la comisión de delitos dolosos 
relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o 
soborno, o se encuentren vinculado s en cualquier país a investigaciones o procesos 
penales por delitos dolosos relacionados con lavado de activos, financiación del 
terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o exista información pública que impacte legal 
y reputacionalmente a EL CONTRATANTE o EL CONTRATISTA , exponiendo a la otra, 
a su vez, a un riesgo de carácter legal o reputacional.  
 
d) Cuando se presenten elementos que puedan representar riesgos reputacionales, 
legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos y/o la fin anciación 
del terrorismo.  
 
e) Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las 
operaciones, la licitud de sus recursos o que cualquiera de las partes ha efectuado 
transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas 
relacionadas con las mismas.  
 
f) Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la 
documentación e información aportada en la ejecución del presente contrato.  
 
g) Cuando los accionistas, asociados o socios que di recta o indirectamente tengan el cinco 
por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o los representantes 
legales y miembros de Junta Directiva de  EL CONTRATANTE o EL CONTRATISTA , se 
encuentren en el  “Listado de firmas y personas natur ales inhabilitadas por el Banco 
Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista 
de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de 
Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron invo lucradas en prácticas 
fraudulentas, corruptas,  colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas 
anticorrupción del Grupo BID.  
 
h) Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de 
dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga 
sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.  
 
 
38 
 
Clasificado  
i) Cuando en la ejecución del contrato, EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA sea 
sancionado por la autoridad compe tente por conductas violatorias de las normas sobre 
protección de la competencia que exponga a la otra PARTE a un riesgo reputacional o 
legal.  
 
j) Cuando EL CONTRATISTA incumpla el Manual de Conducta para P roveedores y 
contratistas  
Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, se comunicará a la otra 
PARTE por medio del correo electrónico indicado para recibir comunicaciones y 
notificaciones, la decisión de iniciar el proceso de terminación anticipada del contrato, 
indicándole la cau sal o causales que se invocan.  
 
LA PARTE que recibe tal comunicación podrá demostrar en un plazo no superior a diez (10) 
días calendario, que subsanó o eliminó o desvirtuó la existencia de la situación o de la 
condena.  
 
EL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA acue rdan que, si no se logra demostrar en el 
plazo fijado, que la causal ha sido subsanada o eliminada o que no existió, habrá lugar a la 
terminación del contrato, lo cual se comunicará inmediatamente y se procederá al cierre de 
cuentas del mismo, en el estado  en que se encuentre, quedando obligada LA PARTE que 
incurrió en la causal a indemnizar los perjuicios causados a la otra PARTE.  
 
6.3. Además de lo estipulado , EL CONTRATANTE dará por terminado el contrato 
cuando se presenten situaciones de orden público que ha gan inviable la 
ejecución del mismo.  
 
6.4. Terminación plazo contractual con incumplimiento grave.  
 
Si el plazo de ejecución del contrato ha vencido, sin que se cumpla con la ejecución del 
objeto contractual, se considerara este como un incumplimiento grave por parte del 
contratista.  
 
Para efectos de determinar el incumplimiento grave, se deberá tener e n cuenta lo estipulado 
en el numeral 6.5 Debido proceso , del presente documento.  
 
6.5. Debido proceso  
 
Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, la parte que invoca la 
causal a través del representante legal, para el caso de EL CONTRATISTA, o el competente 
por parte de EL CONTRATANTE, comunicará, la decisión de iniciar el proceso de 
terminación del contrato  o incumplimiento grave , indicándole la causal que se invoca.  
 
Cuando la causal invocada sea la relacionada con el Covid 19, la parte que la invoque 
deberá exponer o justificar las razones que hacen inviable el desarrollo o la ejecución del 
contrato, aportando las pruebas que considere pertinentes. La parte ante la cual se invoca 
dicha causal tendrá cinco (5) días hábiles para a nalizar las razones expuestas y formular 
las que considere pertinentes.  
 
La parte presuntamente incumplida, cuando se trate de un supuesto incumplimiento, 
contará con un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la 
fecha de r ecibo de la comunicación, para exponer o justificar las razones del incumplimiento  
 
39 
 
Clasificado  
o para justificar las razones por las cuales considera que dicho incumplimiento no le es 
imputable y de ser el caso aport ar las pruebas que considere pertinentes.  
 
Finalizado el término indicado, la parte que invoca la causal procederá al análisis de las 
razones o justificaciones expuestas por la otra parte y de las pruebas, de haberlas 
presentado, y le enviará comunicación escrita debidamente motivada, informando:  
 
1. Que no hay lugar a la terminación anticipada del contrato por la causal invocada, por 
ser de recibo las razones expuestas.  
 
2. Que habrá lugar a la terminación del contrato en el estado en que se encuentra, y se 
procederá al cierre de cuentas del mismo, en el estado en que se encuentre.  
 
3. La parte que incurra en un incumplimiento queda obligada a indemnizar los perjuicios 
causados a la otra PARTE.  
 
4. Que el contrato ha terminado su plazo contractual, sin que se cumpla el objeto del 
contrato, trayendo como conse cuencia un incumplimiento grave por parte del contratista.  