 ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATOS DE 
PRESTACIÓN SERVICIOS PROFESIONALES Y DE 
APOYO A LA GESTIÓN  Código: GAB -FT017 
GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO  Versión: 004 
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1. ANALISIS Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL ICFES PRETENDE SATISFACER CON LA 
CONTRATACIÓN  
 
1. Competencia.  
 
De acuerdo con lo estipulado en el artículo 25 del Decreto 5014 de 2009 “Por el cual se modifica la estructura del 
Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Icfes, y se dictan otras disposiciones.” la Subdirección de 
Análisis y Divulgación de  la Dirección de Evaluación, tiene como responsabilidades:   
 
 
1. Gestionar, administrar y controlar el análisis y la elaboración de reportes e informes de resultados de las 
evaluaciones, y publicar la información relativa a los resultados agregados de las mismas, para las diferentes 
audiencias.      
2. Definir, gestionar y supervisar estrategias de divulgación de los resultados de las evaluaciones para informar 
la toma de decisiones, apoyar el diseño de planes de mejoramiento y reforzar su c omprensión por parte de 
los distintos actores de la comunidad educativa.     
3. Apoyar la implementación de mecanismos de divulgación de resultados, en pro de la mejora de la calidad 
de la educación.     
4. Prestar asesorías externas en el análisis, diseño y  ejecución de estrategias de divulgación de los resultados 
de las evaluaciones.     
5. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los 
procesos que se desarrollan en la dependencia.     
6. Las demás q ue le sean asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.    
  
La Subdirección de análisis y divulgación se encuentra implementando nuevas estrategias para fortalecer el 
procedimiento de análisis de resultados, dando mayor intervención a la estr ucturación de los documentos, 
fortaleciendo las metodologías de análisis y procesamiento de datos, con el fin de generar informes y documentos 
de mayor utilidad para los grupos de interés como apoyo de las estrategias de difusión y apropiación social. En e l 
marco del fortalecimiento de este procedimiento, también se requiere idear una estrategia de medición que permita 
evaluar la calidad de los productos que salen al público para obtener mayor información respecto de la utilidad y 
necesidades de información  de nuestros grupos de interés. Todo esto contribuye a que la información técnica de la 
evaluación se convierta en una herramienta útil y entendible para toda la comunidad educativa, como insumo para la 
toma de decisiones y la implementación de estrategias  para el mejoramiento de la calidad educativa en el país.     
 
2. Necesidad específica  por satisfacer, conveniencia y oportunidad.   
  
 En el marco del fortalecimiento del procedimiento de Análisis de resultados, la subdirección requiere recibir apoyo 
de un profesional psicología, economía, estadística ciencias sociales o afines con conocimiento en el desarrollo de 
mecanismos de análisis cualitativos de resultados, construcción de indicadores para medir percepción y calidad de 
diferentes productos y las metas  trazadas en el área, diseño de encuestas y formas de medición de resultados de 
las estrategias aplicadas, interpretación e investigación sobre resultados de las evaluaciones, así como la elaboración 
y redacción de informes, reportes, documentos y socializ ación de información con la comunidad y proponer nuevas 
metodologías de análisis de los resultados de la evaluación de la calidad educativa.   
  
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Dichas actividades implican una gran demanda de trabajo, que supera la cobertura de la planta de personal y la 
capacidad técnica de los mismos, toda vez que para atender las necesidades antes descritas se requieres de un 
equipo con formación y experiencia en análisis cualitativo, investigación, y elaboración de herramientas e indicadores 
de medición y evaluación de productos; actualmente la subdirección cuenta con una profesional de apoyo al 
procedimiento de difusión para el desarrollo de estrategias de apropiación social de los resultados y un cargo de 
técnico diagramador que apoya el procedimiento de desarrollo de productos digitales, específicamente con 
actividades asociadas a la diagramación e ilustración de los productos que genera el área.     
  
La presente necesidad surge a partir de las actividades en el marco del procedimiento que contiene la estrategia de 
análisis de resultados, que a su vez se encuentra alineada con las metas del plan de acción institucional, los proyectos 
de evaluación en los que participa la subdirección y las actividades de seguimiento de indicadores y el diseño de 
metodol ogías para la medición de los productos que van dirigidos a los grupos de interés. Esto implica una gran 
demanda de trabajo, que supera la cobertura de la planta de personal del área, la cual no cuenta con analistas de 
datos con experiencia en procesamient o y análisis de información cualitativa, tampoco en la redacción de 
documentos técnicos elaboración de indicadores y otras herramientas de medición; habilidades imprescindibles para 
atender las necesidades antes descritas.   Por lo anterior, se requiere la contratación de personal de apoyo que 
contribuya con el desarrollo de los productos a cargo del área.  
 
La Subdirección de análisis y divulgación durante la vigencia 2023 deberá realizar productos propios de análisis, 
difusión y apropiación social de result ados en el marco de aproximadamente 16 proyectos, de los cuales algunos se 
encuentran dentro de las metas del plan de acción antes descritas, el laboratorio de evaluación y otros corresponden 
al plan de proyectos de evaluación, dentro de los que se encuent ran: Saber 11, Saber Pro, Saber TyT, Saber 3579, 
Secretaría distrital de la mujer, Consejo Noruego para refugiados, Sena, Policía Nacional, República Dominicana, 
Enfoque diferencial, INPEC, INCI, INSOR, Pruebas internacionales.  El contratista seleccionado deberá apoyar en 
todos los productos antes descritos durante la vigencia para garantizar el cumplimiento de las metas propuestas en 
el plan de acción institucional y los requerimientos que surjan en el marco de los proyectos de evaluación con respecto 
a los análisis cualitativos, escritura de los documentos de análisis que surjan, así como el diseño e implementación 
de la herramientas que se requiere para los indicadores de gestión y calidad del área y la evaluación de la calidad 
de los productos que llegan  a los grupos de interés.   
 
3. Definición técnica de la forma en que el Icfes puede satisfacer su necesidad   
  
De acuerdo al marco legal vigente que regula las actividades contractuales de la Administración Pública, las 
entidades que la conforman podrán acudir a la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la 
gestión cuando quiera que éstas no tengan dentro de su planta el personal necesario para atender las actividades a 
su cargo, bien sea porque su número fuere insuficiente o po rque para el cumplimiento de estas actividades se 
requieran conocimientos especializados que solo sea posible proveer con personal diferente al que conforma la 
planta de la respectiva entidad.   
  
Por lo anteriormente expuesto, es necesario contratar un pro fesional que cumpla con la idoneidad, experiencia y 
requisitos establecidos en el numeral 4 de este estudio previo lo anterior debido a que actualmente no existe personal 
suficiente asignado a la Subdirección que pueda adelantar las actividades necesarias de acuerdo con la certificación 
expedida por la Subdirección de Talento Humano y el ordenador del gasto, En ese sentido, se entiende justificada 
legalmente la necesidad de la presente contratación.   
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Adicionalmente, esta contratación se encuentra prevista  en el Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia 2023, 
así:  
  
No. Línea   Área   Rubro   Producto    Valor   
35   SDANYDI   000050102008003011   211110004    $ 82.800.000   
  
 
2. OBJETO CON SUS ESPECIFICACIONES  O CARECTER ÍSITICAS MÍNIMAS DEL SERVICIO A 
CONTRATAR.  
 
2.1 Objeto  
 
Prestación de servicios profesionales a la Subdirección de Análisis y Divulgación para realizar productos de 
análisis de los datos e información a partir de los resultados de las evaluaciones y estudios de la calidad de 
la educación que realiza el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación. Así mismo, generar 
indicadores para medir el cumplimiento de las acciones del área, y proponer nuevas metodologías de análisis 
de los resultados de la evaluación de la calida d educativa.   
  
2.2 Obligaciones  Específicas  del Contratista   
  
1. Crear indicadores para evaluar y retroalimentar la calidad y pertinencia de los productos generados por la 
Subdirección de Análisis y Divulgación y proponer acciones de mejora a los mecanismos de evaluación y 
los productos del área.   
2. Realizar la revisión, seguimiento y análisis de los mecanismos de evaluación e indicadores de los productos 
generados por la subdirección de Análisis y Divulgación    
3. Participar en la elaboración y r evisión de los documentos, contenidos y productos que se generan a partir 
de los resultados de la evaluación de la calidad educativa desde la Subdirección de Análisis y Divulgación.   
4. Construir y ejecutar espacios de consulta con la comunidad educativa, tales como grupos focales, pilotajes, 
encuestas de apropiación social de los resultados, talleres de análisis de datos, entre otros.   
5. Redactar los informes con las conclusiones y resultados de los espacios de consulta con la comunidad, tales 
como grupos  focales, pilotajes, talleres de análisis de datos, encuestas de apropiación social de los 
resultados, entre otros.   
6. Apoyar la gestión del conocimiento para que a través de las diferentes sesiones y talleres de difusión que 
se propicien desde la Subdire cción, se dé a conocer al público en general los temas relacionados con el 
análisis de datos estructurados y no estructurados.   
7. Participar en las reuniones, seminarios o comités primarios en los que se requiera su acompañamiento en 
lo referente a la par ticipación de la Subdirección en los proyectos que se encuentren a su cargo o del Icfes 
en funciones propias a su misión institucional .  
 
2.2. Obligaciones del Icfes  (si aplican adicionales)  
 
 
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Las establecidas en el Clausulado Adicional del Contrato.  
 
2.3. Informes  
 
a. Un (1) primer informe correspondiente a los días efectivamente ejecutados en el mes de mayo  de 2023, con 
la descripción detallada de las actividades realizadas, en el formato definido.    
b. Siete  (7) informes mensuales que describan las actividades realizadas por el contratista, que tengan como 
inicio el primer día de la vigencia del mes y como fi nalización la última fecha del mes en ejecución, con la 
descripción detallada de las actividades realizadas, en el formato definido.    
 
2.4. Productos  
 
No aplica   
 
2.5. Plazo de Ejecución  
  
 
El contrato se suscribe hasta el 31 de diciembre de 2023 , plazo que se empezará a contar a partir de la suscripción 
del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución, a saber: Expedición del Registro Presupuestal, 
Aprobación de la Garantía y Afiliación a la ARL.   
  
El plazo establecido se calculó con base  en las actividades y obligaciones que ejecutará el contratista, las cuales son 
necesarias para el correcto funcionamiento de la Entidad, considerando que no existe personal de planta suficiente 
para realizar todas las labores requeridas. En ese sentido, e l plazo hasta el 31 de diciembre  representa el lapso 
durante el cual se espera que el contratista cumpla de manera independiente y autónoma el objeto del contrato y las 
obligaciones que de él se derivan, sin perjuicio de las prórrogas que excepcionalmente puedan acordarse por la 
necesidad del servicio. Lo anterior, sin perjuicio de los principios de coordinación y colaboración que subyacen en 
todo contrato estatal y del seguimiento que le corresponde realizar a la entidad para garantizar la ejecución del ob jeto 
contractual.   
 
2.6. Lugar de Ejecución  y Domicilio Contractual  
 
El domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.  
 
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA  - FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE LA SOPORTAN   
 
De acuerdo con la necesidad y la naturaleza del objeto del contrato y de sus obligaciones, se determinó que la que 
la presente contratación está enmarcada en  la modalidad de contratación de CONTRATACIÓN DIRECTA , conforme 
con lo consagrado en el  numeral 2 del artículo 21 del Manual de Contratación del Icfes , el cual señala : “El Icfes 
seleccionará de manera directa a una persona natural o jurídica cuando se pres enta alguno de los siguientes casos: 
2. Cuando se trate de la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos 
artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas ”. 
 
 4. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO  
(incluye estudio del mercado y análisis del sector)  
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4.1. Análisis del Mercado y del Sector  
 
En el mercado colombiano existe una gran cantidad de ofertas para la prestación de servicios, los cuales se agrupan 
en los segmentos 70 a 94 del Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, V.14.080 de la Guía 
de Colombia Compra Eficiente - CCE.   
  
De acuerdo con la clasificación del UNSPSC, consultado en la página de CCE (clasificador d e bienes y servicios), el 
servicio requerido por el Icfes está ubicado así:    
  
Grupo   F  Servicios   
Segmento   81  Servicios básicos en ingeniería, investigación y 
tecnología   
Familia   13  Estadística   
Clase   15  Metodología y análisis   
Producto   00    
Codificación   81131500   
 
  
En general, esta clase de servicios  se prestan de manera individual, por personas naturales o a través de personas 
jurídicas cuyo objeto social comprenda este tipo de servicios. De forma ordinaria, las personas jurídicas que prestan 
estos servicios cuentan con un portafolio diversificado qu e incluye profesionales en diferentes áreas. De otra parte, 
los profesionales personas naturales, cuentan con experiencia en diferentes temas y áreas, de forma tal que su oferta 
de servicios tiene mercados específicos.   
  
De acuerdo con lo anterior y tenie ndo en cuenta la trascendencia de las funciones asignadas al Icfes, se requiere un 
profesional con la formación y experiencia establecida en el numeral 4.2. del presente estudio previo.   
  
Este tipo de servicios han sido contratados en oportunidades anteri ores por el Icfes, considerando que dentro de la 
Planta de Personal de la Entidad no se dispone de personal suficiente o con la cualificación requerida, que puedan 
suplir este tipo de requerimientos.   
 
4.2. Valor estimado del contrato  
 
Adicional a lo anterior y atendiendo lo señalado en la Circular 013 de 2022 mediante la cual se fija la tabla de 
honorarios para la vigencia 2023, el área solicitante determina que el perfil requerido para satisfacer la necesidad 
es el siguiente:   
   
  
Categoría     
Nivel     
Formación De Pregrado     
       Posgrado   Experiencia 
Mínima   
Requerida   Honorario 
Mensual   
(Hasta)   
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III  
 
3 Título profesional  en economía, 
ingeniería de sistemas, 
Ingeniería de datos, estadística, 
o afines.  
Tarjeta o matrícula en los casos 
de Ley.   
NA 6 meses de 
experiencia 
profesional   
 
   $ 5.533.085  
 
  
De conformidad con lo anterior, el valor del contrato a suscribir corresponde al siguiente:    
  
  
Honorarios 
mensuales   Valor del IVA 
Mensual (si aplica)   Valor total mes 
incluido IVA (si 
aplica)     
Plazo     
Valor Total del 
contrato   
$5.000.000   NA  $5.000.000   Hasta el 31 de 
diciembre de 2023   $37.000.000  
  
4.2.1. Forma de pago  
 
 
El Icfes  desembolsará el valor del contrato, así:   
 
a) Un primer pago proporcional por fracción de tiempo ejecutado contado a partir de la suscripción del acta de 
inicio, sin superar la suma de  DOS MILLONES DE  PESOS M/CTE ($ 2.000. 000), previa aprobación por 
parte del supervisor del contrato, del respectivo informe de avance que dé cuenta de la ejecución del co ntrato 
en el primer mes. Los meses se entenderán de treinta (30) días.   
 
b) Siete (7) pagos mensuales iguales y sucesivos hasta por la suma de CINCO MILLONES DE  PESOS M/CTE 
($5.000.000) , previa aprobación por parte del supervisor del contrato, de los respectivos informes de avance 
que den cuenta de la ejecución del contrato. Los meses se entenderán de treinta (30) días.   
 
   
 
 
Se anexa matriz de riesgos para contratos de prestación de servicios profesionales y  de apoyo a la gestión  en su 
versión vigente.  
 
En todo caso, el contratista tendrá la absoluta responsabilidad en la ejecución de todas las actividades necesarias 
para la total y cabal ejecución del objeto contractual. Por lo tanto, deberá considerar, previo a la suscripción del 
contrato todos los aspectos técnicos, económicos, financieros, y del mercado para evitar la ocurrencia de situaciones 
y materialización de riesgos que afecten la cabal ejecución del contrato y la perman encia de la ecuación contractual 5. EL ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO  
 
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durante toda la vigencia del contrato, y en tal evento, serán de su cargo y responsabilidad, los gastos que esto 
conlleve.  
 
 
 
 
El contratista, deberá constituir la Garantía Única a favor del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación 
– Icfes -, identificado con el N.I.T. 860.024.301 -6, con formato para  entidades públicas con régimen privado de  
contratación,  expedida por u na compañía de seguros autorizada para funcionar en Colombia o una garantía bancaria 
que ampare los riesgos y vigencias en los siguientes términos:  
 
1. Cumplimiento : Deberá garantizar el cumplimiento general del contrato por el 10% del valor del mismo, con 
una vigencia que cubra desde la suscripción  del contrato, el plazo de ejecución  y 6 meses más.  
 
 
 
 
El Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, versión 01 Código CCE -EICP -
MA-03, publicada  por Colombia Compra Eficiente, señala que las entidades estatales no deben hacer el análisis para 
los procesos de contratación ade lantados por las modalidades de selección de contratación directa, e sto por cuanto, 
en el caso de la contratación directa, al no existir una  pluralidad de oferentes no hay necesidad de analizar si un 
Acuerdo Comercial aplica  o no, pues en estos procesos de  contratación no se otorga el puntaje de la Ley 816  de 
2003 ni se aplican los factores de desempate de la Ley 2069 de 2020 . 
 
8. SUPERVISIÓN  
 
La supervisión estará a cargo de la SUBDIRECTORA DE ANÁLISIS Y DIVULGACIÓN,  el cual deberá cumplir las 
obligaciones y actividades establecidas por  El Icfes  en el Manual de Contratación y en los procesos y procedimientos 
vigentes. En caso de ser necesario la modificación de la supervisión, el cambio se r ealizará mediante comunicación 
interna suscrita por el Ordenador de Gasto.   
 
 
Julie Paola Caro Osorio   
Subdirectora Análisis y Divulgación   
Elaboró: Laura Alejandra Vargas Peña_ Contratista subdirección de Análisis y divulgación  
 
6. DEFIN ICIÓN DE LAS GARANTIAS  
7. COBERTURA DE ACUERDOS COMERCIALES  