       
PROCESO  
ADQUISICIÓN DE BIENES  Y SERV ICIOS  
 
FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES 
PAR A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BI EN 
(FCT ) Anexo FCT  
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Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!  
  
Cualquier copia impresa de este documento se considera co mo CO PIA NO CONTR OLADA  
 
LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATAD OS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATO S PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012   
 
ANEXO No. 8  
Especificaciones técnicas unidades de conservación  
En el marco de l proceso para la p restación de servicios especializados en la realización de actividades técnicas de la FASE II 
de la implementación de instrumentos archivísticos, Tablas de Rete nción Documental (TRD) y Tablas de Valoración 
Documental (TVD) para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) a nivel nacional ; se dan a continuación las 
especificaciones técnicas de las unidades de almacenamiento y conservación documental:  
# INSUMO / 
ELEMENTO  CARACTERÍSTICAS  DISEÑO DE REFERENCIA  
1 Caja Referencia 
X200.  • Cartón tipo Kraft corrugado de 790 gramos (espesor 4.1 milímetros 
aproximadamente).  
• El material debe cumplir las características mencionadas en la 
NTC 5397:2005 y NTC4436:2018.  
• Construcción de ensamble y adherido por una de sus partes 
(adhesivo estable según NTC 5397:2005) dobleces grafados para 
pliegue de 90° y 180° sistema de abertura frontal tipo nevera o 
puerta con pliegue al la do izquierdo, acabado interior liso y suave.  
• Resistencia mínima a la compresión vertical de 790 kgf/m 
resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.  
• Impresión del rótulo de identificación  de la entidad en la tapa a una 
tinta (o sticker cuando  así lo requiera la Entidad),  el cual deberá 
ser estable . De igual manera en la zona posterior la unidad debe 
tener preimpreso el nombre del proveedor y fecha de elaboración 
de esta. 
• Recubrimiento interior inerte (película transparente) y 
químicamente estable, con base en ceras neutras, películas 
poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película 
debe ser pH neutro, insoluble en agua, no presentar untuosidad al 
tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos.   
 
 
Rótul o 
       
PROCESO  
ADQUISICIÓN DE BIENES  Y SERV ICIOS  
 
FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES 
PAR A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BI EN 
(FCT ) Anexo FCT  
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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATAD OS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATO S PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012   
 
• Medidas: alto 26.5 cm, ancho 21 cm, profundo 40 cm. 
2 Caja Referencia 
X300. • Cartón tipo Kraft corrugado de 790 gramos o superior . 
• El material debe cumplir las características mencionadas en la 
NTC 5397:2005 y NTC4436:2018.  
• Diseño de base y tapa suelta con la siguiente construcción: base 
con agarraderas lat erales para manipula ción, pestañas de 
ensamble, doble cartón en el fondo, en lo s cuatro costados de la 
base y en dos costados de la tapa.  
• Resistencia mínima a la compresión vertical de 790 kgf/m 
resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.  
• Impresión del rótulo  de identificación  de la entidad a una tinta  en el 
lateral de menor dimensión de la unidad (o sticker cuando así lo 
requiera la Entidad),  el cual deberá ser estable . De igual manera 
en la base de la unidad debe tener preimpreso el nombr e del 
proveedor y fe cha de elaboración de esta. 
• Recubrimiento interior inerte (película transparente) y 
químicamente estable, con base en ceras neutras, películas 
poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película 
debe ser pH neutro, ins oluble en agua, no prese ntar untuosidad al 
tacto y no experimentar  adherencia sobre los documentos.  
• Medidas: alto 26.5 cm, ancho 45 cm, profundo 33 cm.  
 
 
 
 
3 Cajas para  
almacenamiento 
de medios 
ópticos.  • Cartón tipo kraft  corrugado espesor  de 3 milímetros 
aproximadamente ( el material debe cumplir las características 
mencionadas en la NTC 5397:2005 y NTC4436:2018).  
• Diseño rectangular con sistema machihembrado de tapa y caja (la 
tapa cubre hasta la base de la caja) con apert ura vertical y 
construcción de ensamble con pestañas.  
• Impresión del rótulo de identificación  de la entidad a una tinta  en el 
lateral de menor dimensión de la unidad (o sticker cuando así lo 
requiera la Entidad),  el cual deberá ser estable . De igual manera 
en la base de la u nidad debe tener preimpreso el nombr e del  
 
Rótulo  
Rótulo  
Rótulo  
       
PROCESO  
ADQUISICIÓN DE BIENES  Y SERV ICIOS  
 
FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES 
PAR A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BI EN 
(FCT ) Anexo FCT  
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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATAD OS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATO S PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012   
 
proveedor y fecha de elaboración de esta. 
• Medidas: alto 15 cm, ancho 14.5 cm, profundo 33 cm. 
4 Carpeta de 
solapas 
laterales (4 
aletas).  • Propalcote  desacidificado y reserva alcalina acabado ti po gloss 
calibre 0.36 (320 gramos). El material debe cu mplir todas las 
características mencionadas en la NTC 5397:2005 y 
NTC4436:2018  y estar libre de pulpas recicladas o lignificadas . 
• Color blanco formato ofici o. 
• Diseño: una cubierta anterior y una poster ior con solapas laterales 
que doblan al interior. Inclu ye grafado para 4 pliegues sobre cada 
solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener 
diferentes capacidades de almacenamiento.  
• Impresión del rótulo de identificación  de la entidad a una tinta  en la 
base de la unidad por la ca ra externa (o sticker cuando así lo 
requiera la Entidad),  el cual deberá ser estable . De igual manera en 
una pestaña de m enor di mensión debe tener preimpreso el nombr e 
del proveedor y fecha de elaboración de esta. 
• Medidas base central: Ancho 22 cm, largo 35 cm. 
• Medidas aletas laterales: Ancho 22 cm, largo 35 cm. 
• Medidas aletas superiores: Ancho 22,5 cm, largo 17 cm. 
• Dimensiones totales: Ancho 69,5 cm, largo 69,5 cm.  
 
5 Carpeta de dos 
tapas 
legajadoras con 
refuerzo en tela 
coleta.  • Cartulina tipo Yute de 550 a 600 gramos. El material debe cumplir 
las características mencionadas en la NTC 5397:2005 y 
NTC4436:2018.  
• Refuerzo lateral en tela coleta con adhesivo estable.  
• Impresión del rótulo de identificación  de la entidad a una tinta  en la 
tapa de la unidad (o sti cker cuando así lo requiera la Entidad),  el 
cual deberá ser estable . De igual manera en la tapa posterior de la 
unidad debe tener preimpreso el nombr e del proveedor y fecha de 
elaboración de esta. 
• Perforada para gancho le gajador.  
• Tamaño Oficio.   
Rótulo  
       
PROCESO  
ADQUISICIÓN DE BIENES  Y SERV ICIOS  
 
FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES 
PAR A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BI EN 
(FCT ) Anexo FCT  
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Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!  
  
Cualquier copia impresa de este documento se considera co mo CO PIA NO CONTR OLADA  
 
LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATAD OS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATO S PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012   
 
• Medidas: Al to 35 cm, ancho 2 6cm incluyendo grafado a 2 cm . 
6 Gancho plástico 
legajador.  • 100% polipropileno estable.  
• Filamentos de 7 a 8 centímetros.  
• Cierre por enganche o pestaña.  
 
 
 
  
7 Funda plást ica 
transparente.  • Unidad de conservación plástica en polipro pileno u otro polímero 
químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o 
contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura.  
• Tamaño carta.  
• Borde reforzado.   
8 Estuche para 
disco óptico.  • Contenedor de conservación en policarbonato u otro polímero 
químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o 
contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura.  
• Sticker del rótulo de identificación  de la entidad a una tinta  en la 
tapa de la unidad , el cual deberá ser estable . 
• Medidas aproximadas de 12,6cm x 12,9 cm.  
• Tipo Slim (1,5 mm de espesor aprox.).  
  
 
9 Rótulos de 
identificación  • Papel blanco libre de ácido.  
• Adhesivo químicamente estable.  
• Impresión láser a una tinta.  
• Formato máximo : carta.   
 
Rótulo  