 ANEXO - PROTOCOLO DE INGRESO Y ENTREGA DE MERCANCIAS DE 
ÓRDENES DE COMPRA A BODEGA  
GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO  
GERENCIA DE ABASTECIMIENTO  
CODIGO  
XXXX Elaborado  
01/02/2021  Versión: 1 
 
 
  
El PROVEEDOR  deberá asegurar el cumplimiento de las siguientes disposiciones para la entrega de 
mater ial en bodegas de ECOPETROL :  
 
1. ANTES DE L ENVÍO DEL MATERIAL  
 
1.1. Agendamiento  
 
• El PROVEEDOR  debe r ealizar agendamiento con al menos  3 días hábiles  previos  a la fecha 
estimada  de entrega, mediante  generación de ticket en  la plataforma1 dispuesta por 
ECOPETROL  para tal fin. A plicarán las siguientes excepciones:  
- En Zona Franca se podrá  programar la entrega con mínimo  24 horas de anticipación.  
- Si para la entrega s e requiere  utilización d e un cargador superior a 3. 5 Toneladas, el 
agendamiento deberá  ser realizado  con 5 días hábiles de anterioridad  y el PROVEEDOR  
deberá especificar  esta información al mome nto de generación del ticket.  
 
• El PROVEEDOR  debe generar un ti cket de agendamiento por cada entrega y destino del 
material . Una vez generado el ticket, el PROVEEDOR  debe esperar a que la bodega apruebe y 
confirme la fecha de agenda miento asignada.  
• Si la orden de compra corresponde a proyectos , el ticket de agendamien to se debe generar 
después de recibir la nota de li beración por parte de ECOPETROL  y teniendo en cuenta las 
instrucciones suministradas por el gestor de seguimiento asignado a la orden de compra.  
• El PROVEEDOR  podrá modifica r, al momento del despacho , la información de vehículo y 
personal de entrega suministrada  durante la generación del ticket,  informando los cambios por 
correo electrónico al contacto de  seguimiento y /o bodega.  
• En los casos de devolución o cambio de material por discrepancia, el PROVEEDOR  deberá 
generar  un nuevo ticket con el concepto Recogida de M aterial  y estar pendiente de la fecha de  
agenda miento asignada.  
• Si el PROVEEDOR  no cumple con la entrega  en la fecha agendada , el ticket será cerrado por 
parte de la bodega notificando al PROVEEDO R, el cual deberá  generar un nuevo ticket de 
agendamiento.  
• Para el agendamiento de entregas de material  en Zona Franca  (Zona Franca Bogotá , Zona 
Franca Refinería de Cartagena) , debe rá contar con el  número  de FMM (Formulario de 
Movimiento de Mercancía) de a cuerdo a la Zona Franca de destino , el cual debe rá ingresar en 
el espacio de condiciones especiales  al generar el ticket correspondiente.  
 
1.2. Aspectos generales  
 
• Cuando el descargue está a cargo del PROVEEDOR , éste debe enviar por correo la 
documentación de los equipos a utilizar con 5 días hábiles de anterioridad a la entrega para ser 
                                            
1 La información de acceso a la plataforma y las instrucciones específicas para la entrega  del material, serán  suministradas  al proveedor vía 
correo electrónico por parte de l gestor de seguimiento asignado a la orden de compra.  
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ÓRDENES DE COMPRA A BODEGA  
GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO  
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CODIGO  
XXXX Elaborado  
01/02/2021  Versión: 1 
 
 
 avalados por ECOPETROL . El PROVEEDOR  deberá coordinar con el funcionario de 
seguimiento la documentación requerida.  
 
• Es responsabilidad del PROVEEDOR  tramitar los permisos  y protocolos requeridos por las 
autoridades locales  de la región donde se encuentra u bicada  geográficamente la bodega , en 
caso que se requieran.  
 
 
2. PARA EL INGRESO A LAS INSTALACIONES  
 
2.1. Condic iones para el ingreso de vehículos  
 
• El vehículo debe ser de combustible Diésel.  
• Debe contar con  toda l a documentación legal vigente como Licencia de tránsito, Licencia de 
Conducción , Seguro Obligatorio de Accidentes de T ránsito (SOAT), Certificado de R evisión 
Técnico -Mecánica y de Gases . Si se trata de un vehículo ti po tracto camión  debe contar  
adicionalmente con la inspección de King  Pin y Quinta R ueda . 
• Debe contar con un soporte de i nspección preoperacional de vehículo.  
• Dependiendo del tipo de vehículo, éste debe contar con  escalera para acceder a la plataforma 
(carrotanque, cama alta , entre otros) . 
• Debe c ontar con equipos de atención a emergencias ( Extintores, Kit de Derrames, 
Herramientas).  
• ECOPETROL  no permite descarrozar vehículos en sus instalaciones, por tanto , el 
transportador debe asegurar esta condición  desde el alistamiento del material.  
• El PROVEEDOR  debe asegurar las condiciones del vehículo para realizar el descargue desde 
piso y por los laterales.  
 
2.2. Condiciones para el ingreso de conductores  
 
• Debe cumplir con los requisitos de personal c alificado  (Ver numeral 2.2 .1.) 
• Debe contar con los pagos de seguridad social vigentes , los cuales puede n ser requerido s al 
momento de  ingreso a las instalaciones.  Inclusive el personal auxiliar para el descargue.  
• Debe contar con la documentación legal vigente  que apliq ue según el tipo de producto 
transportado. En caso de transportar productos químicos se deberá presentar el certificado de 
transporte de sustancias peligrosas y cumplir con todo lo relacionado con el Decreto 1609 y el 
Decreto  1496 del 2018 y/o norma vigent e correspondiente al S istema Globalmente 
Armonizado . 
• Debe portar  todos sus  elemento s de protección personal  (casco, camisa manga larga u o verol, 
botas  de seguridad, guantes, gafas , otros según aplique ).  
• No se permitirá el ingreso de conductores  en condici ón de embriaguez  o bajo los efectos de 
sustancias psicoactivas . ECOPETROL  podrá realizar prueba s aleatoria s previas al ingreso  a 
las instalaciones . 
 
 
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 2.2.1. Requisitos de personal calificado  (conductores ):  
 
✓ Todo conductor debe contar con  certificado vigen te de manejo defensivo.  
✓ Para el manejo de cargas tubulares o cargas especiales, todo conductor de be contar con  
entrenamiento  en el manejo y distribución adecuada de estas cargas.  
✓ La empresa transportadora  debe asegurar  que los conductores cuentan con  los 
entrenamientos relevantes para el tipo d e carga bajo su responsabilidad, en temáticas como:  
- Análisis de peligros y riesgos.  
- Definición y conceptos básicos mercancías peligrosas (Clasificación UN, rotulado).  
- Manejo e interpretación hojas de seguridad y tar jetas de emergencia.  
- Procedimientos de emergencias.  
- Actualización en legislación de transporte, seguridad y salud en el trabajo y legislación 
ambiental.  
- Código Nacional de Tránsito y Señalización vial.  
- Alcohol y sustancias psicoactivas.  
- Hábitos de vid a saludable.  
- Primeros auxilios básicos.   
- Inspección efectiva de equipos.  
- Manejo defensivo de tracto camiones.  
- Lecciones aprendidas de incidentes y accidentes.  
- Balance familia -Trabajo (productividad vs seguridad).  
 
3. PARA DISPOSICIÓN DE LA CARGA EN BODE GA 
 
• El PROV EEDOR  debe adjuntar lista de embalaje que incluya  peso y número de piezas.  
• El material entregado por parte del PROVEEDOR  debe estar correctamente estibado y 
embalado para su adecuada manipulación en bodega.  
• Las cajas deben venir marcadas en un l ugar visible con el número de la orden de compra , el 
item por separado para cada destino final , el código interno de material de ECOPETROL  y la 
fecha de vencimiento en caso de que aplique .  
• En caso de requerirse descontenerización en instalaciones de ECOPE TROL , el PROVEEDOR  
debe presentar la cuadrilla y equipos necesarios para el descargue . 
• El transporte de tubería se debe realizar en cama alta y  se debe contar con mamparas , correas  
de amarre, polines o aisladores entre otros para evitar el contacto  y un po sible deterioro de la 
carga.  
• Toda carga debe venir aforada e identificado el centro de gravedad.  
• Todo tambor debe venir estibado  y zunchado , asegurando la integridad del material.  
• El peso máximo de cada p allet (estiba)  debe ser 1.500 kg.  
• Las cajas no deben  contener más de una orden de despacho . 
• Cuando el conductor del PROVEEDOR  esté en el sitio de descargue, debe cumplir todas las 
instrucciones impartidas por ECOPETROL  o el Operador Logístico para garantizar que la 
actividad sea segura.  
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• El PROVEEDOR  o empr esa transportadora debe presentar en bodega  los siguientes 
documentos:  
- Cédula en original del personal  
- Orden de compra  de ECOPETROL  
- Documento de remisión de la mercancía especificando: número de orden de compra,  
cantidad de ítems a entregar, descripción,  unidad de medida, d imensiones de la carga, 
peso, número de piezas. Para pallets relacionar dimensione s (alto, largo, ancho y peso).   
- Ticket de agendamiento de cita para la entrega  
- Hojas de seguridad  (si aplica)   
- Tarjetas de emergencia  (si aplica)  
- Certific ados de calidad (si aplica)  
- Certificados de análisis  (si aplica)  
- Certificados de calibración  (si aplica)  
- Protocolo de pruebas (si aplica)  
- Ficha técnica  (si aplica)  
 
• Para la entrega de material de proyectos adicionalmente debe  presentar NRL (nota de 
liberac ión) emitida por ECOPETROL , MTR  (Mill Test Certificate) , DOSSIER  y demás 
documentos exigidos según proyecto, de acuerdo con las instrucciones suministradas por el 
gestor de seguimiento asignado a la orden de compra.  
• En el caso de cambio de material por dis crepancia , se debe efectuar el procedimiento normal 
de entrega de material adjuntando los documentos correspondientes al nuevo material. 
• En caso de realizar  el despacho del material sin confirmación de agendamiento por parte de la 
bodega o sin la NRL (nota  de liberación) emitida por parte de ECOPETROL  (esta última aplica 
para órdenes de compra de proyectos ), los costos en que se incurran por concepto de  Stand 
By serán asumidos por el PROVEEDOR . 
 
Para la entrega de Productos químicos el PROVEEDOR  debe cumpli r con los siguientes 
requisitos:  
 
• El material  debe tener nombre en el envase y embalaje. En el envase debe tener impresa  y 
legible la fecha de vencimiento del producto, o un certificado de vida útil a partir de su fecha de 
fabricación.   
• Debe contar con  la rotulación / e tiqueta de identificación de peligros legible , cumpliendo lo 
definido en  Sistema Globalmente Armonizado  (SGA) . 
• Traer impresa la ficha de datos de seguridad en español, con menos de 5 años de elaboración 
y con 16 ítems en el contenido, c umpli endo con los lineamientos del Sistema Globalmente 
Armonizado . 
• Para los productos químicos peligroso s / gases comprimidos, debe tener ficha de datos de 
emergencia impresa con las 7 secciones en español . 
• Cump lir con el Decreto 1079 de 2015  Decreto Único Regl amento del Sector Transporte o la 
norma que lo modifique, complemente o sustituya.  