ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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AUTOCENTRO LTDA
CL 3 5 84
NEIVA
Colombia
Attn:COD:3004485
608-8720686Fax:
TEL: 608-8720686
NIT: 8130084997
OBJETO CONTRATO
#SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EQUIPO AUTOMOTOR PARA ECOPETROL S.A. Y/O SU GRUPO EMPRESARIAL#
FLETE / FREIGHT CODE:
SITIO DE ENTREGA/ DELIVERY: N/A N/A
FORMADE PAGO / PAYMENT TERMS: Pago a 30 dias Vencimiento oficial para CxP COP
MONEDA/ CURRENCY: COP Peso colombiano
SOLICITANTE / REQUISITIONER: ZZ-
OTROS TEXTOS DE CABECERA
ESTA ORDEN DE COMPRA NO. 9187190 Y SE EMITE LUEGO DE LA VERIFICACION DE QUE:
1. EL PROVEEDOR ACREDITÓ MEDIANTE CERTIFICACIÓN: (I) QUE SE ENCUENTRA EN SITUACIÓN DE CUMPLIMIENTO POR CONCEPTO DE GIROS Y
APORTES AL SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL EN RELACIÓN CON TODOS SUS EMPLEADOS CON ORDEN DE COMPRA LABORAL SOMETIDO A LA
LEY COLOMBIANA; O (II) QUE, POR SER PERSONA JURÍDICA EXTRANJERA SIN SUCURSAL NI TRABAJADORES EN COLOMBIA, NO HA ESTADO
OBLIGADO A EFECTUAR APORTES AL SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL.
2. EL PROVEEDOR NO SE ENCUENTRA RELACIONADO EN EL BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES ELABORADO POR LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA.
PARÁGRAFO PRIMERO: LA ORDEN DE COMPRA SÓLO SE ENTIENDE PERFECCIONADA CUANDO SE LOGRE EL ACUERDO SOBRE EL OBJETO Y LA
CONTRAPRESTACIÓN, QUE OCURRE CON LA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA.
PARÁGRAFO SEGUNDO: PUBLICACIÓN SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA #SECOP DE CONFORMIDAD CON LA
NORMATIVIDAD VIGENTE ECOPETROL PUBLICARÁ LA INFORMACIÓN DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA EN SECOP.
FAVOR CONFIRMAR EL RECIBO DE LA ORDEN DE COMPRA AL E-MAIL: PROYECTOS5638@ECOPETROL.COM.CO Y
LAURA.VILLADA@ECOLOG.COM.CO DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES AL RECIBO DE LA PRESENTE.
CLÁUSULA SEGUNDA. - DOCUMENTOS DE LA ORDEN DE COMPRA
HACEN PARTE INTEGRANTE DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA Y SE TENDRÁN EN CUENTA PARA SU INTERPRETACIÓN, LOS SIGUIENTES
DOCUMENTOS, EN EL ORDEN DE PRECEDENCIA QUE SE INDICA A CONTINUACIÓN:
1. LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA.
2. LOS DOCUMENTOS DEL MÉTODO DE ELECCIÓN (DME), DENTRO DE LOS CUALES SE ENCUENTRA LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
3. LA OFERTA PRESENTADA POR EL PROVEEDOR.
PARAGRAFO PRIMERO PARA PROVEEDORES INTERNACIONALES Ó PROVEEDORES NACIONALES CON ENTREGA EN EL EXTERIOR
PARAGRAFO SEGUNDO PARA ENTREGAS NACIONALES
EL PROVEEDOR DEBERÁ TENER EN CUENTA EL ANEXO PROTOCOLO DE INGRESO Y ENTREGA DE MERCANCÍAS DE ÓRDENES DE COMPRA A
BODEGA.
PARAGRAFO TECERO PARA ENTREGAS FUERA DE BODEGA
EL PROVEEDOR DEBERÁ ENVIAR AL FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO LA REMISIÓN FIRMADA POR PARTE DE ECOPETROL EN DONDE CONSTE EL
RECIBO DE LOS BIENES.
CLÁUSULA TERCERA # IMPUESTOS
TODOS LOS TRIBUTOS DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL QUE SE CAUSEN POR RAZÓN DE LA SUSCRIPCIÓN, DESARROLLO O EJECUCIÓN DE
LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA TALES COMO ICA, IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS, CONTRIBUCIONES, TASAS, ENTRE OTROS,
CON EXCEPCIÓN DE LOS QUE ESTRICTAMENTE CORRESPONDAN A ECOPETROL, SON DE CARGO EXCLUSIVO DEL PROVEEDOR.

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EN MATERIA DE LOS TRIBUTOS QUE SE GENEREN, ECOPETROL EFECTUARÁ A LAS CUENTAS O FACTURAS EXPEDIDAS POR EL PROVEEDOR LAS
RETENCIONES QUE ESTABLEZCA LA LEY.
EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO # IVA # ESTARÁ A CARGO DE ECOPETROL POR LOS HECHOS GRAVABLES QUE LO GENEREN Y SE LIQUIDARÁ
Y PAGARÁ SOBRE LA BASE GRAVABLE, LA CUANTÍA Y LAS TARIFAS ESTABLECIDAS POR LA LEY.
ECOPETROL SOLO PAGARÁ EL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA, INCLUYENDO LOS TRIBUTOS A LOS QUE SE REFIERE ESTA CLÁUSULA. EN
CONSECUENCIA, ECOPETROL NO RECONOCERÁ VALORES ADICIONALES A LOS QUE YA FUERON PACTADOS, QUE SURJAN COMO RESULTADO DE
TRIBUTOS NUEVOS O ADICIONALES CREADOS O MODIFICADOS MEDIANTE NORMAS, REFORMAS TRIBUTARIAS O INTERPRETACIONES JUDICIALES
QUE ENTREN EN VIGENCIA CON POSTERIORIDAD A LA FECHA DE EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.
CLÁUSULA CUARTA# GARANTÍA DEL PROVEEDOR/FABRICANTE
LA GARANTÍA DE FABRICANTE, CUBRIRÁ CUALQUIER DEFECTO DE FABRICACIÓN Y/O FUNCIONAMIENTO DEL PRODUCTO ADQUIRIDO, POR UN
PERIODO DE 12 MESES UNA VEZ INSTALADO O 18 MESES DESPUÉS DE RECIBIDO EN BODEGA, CONTADOS A PARTIR DEL RECIBO DEL
PRODUCTO/INSTALACIÓN DEL PRODUCTO A SATISFACCIÓN DE ECOPETROL EN EL LUGAR Y FORMA DISPUESTA EN LA PRESENTE ORDEN DE
COMPRA. EN CASO DE REQUERIRSE LA ATENCIÓN DE EVENTOS POR GARANTÍA TÉCNICA, ECOPETROL SOLICITARÁ LA ATENCIÓN POR
CUALQUIER MEDIO, Y EL PROVEEDOR DEBERÁ DAR RESPUESTA DENTRO DE LOS CINCO (5) DÍAS CALENDARIO SIGUIENTES AL RECIBO DE LA
COMUNICACIÓN Y EN CASO DE SER NECESARIO SE PROGRAMARÁ UNA VISITA TÉCNICA AL LUGAR DONDE SE ENCUENTRE EL BIEN DENTRO DE
LOS DIEZ (10) DÍAS CALENDARIO SIGUIENTES. EN NINGÚN CASO, LA ATENCIÓN DE EVENTOS POR GARANTÍA TÉCNICA GENERARÁ COSTOS
ADICIONALES PARA ECOPETROL.
SIN PERJUICIO DE LOS DERECHOS YA SEAN DERIVADOS DE LA LEY U OTROS QUE ECOPETROL PUEDA TENER, EL PROVEEDOR A OPCIÓN DE
ECOPETROL, REPARARÁ O REEMPLAZARÁ EL PRODUCTO, ASUMIENDO LOS COSTOS QUE ELLO CONLLEVE DENTRO DE LOS TREINTA (30) DÍAS
CALENDARIO A PARTIR DE LA FECHA EN QUE LE SEA INFORMADO TAL EVENTO.
PARÁGRAFO: EL PROVEEDOR DECLARA Y GARANTIZA QUE TODOS LOS BIENES ENTREGADOS EN VIRTUD DE LA ORDEN DE COMPRA: (I) SON
NUEVOS DE FÁBRICA NO REMANUFACTURADOS A MENOS QUE ECOPETROL, POR ESCRITO, HAYA ACORDADO LO CONTRARIO; (II) LAS
CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES ESTÁN CONFORMES A LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA; (III) ESTÉN VIGENTES Y NO SEAN OBSOLETOS O SE
HAYAN RETIRADO DEL MERCADO; (IV) LOS BIENES ESTÁN LIBRES DE CUALQUIER GRAVAMEN, AFECTACIÓN JURÍDICA A LA PROPIEDAD O ALGUNA
LIMITACIÓN DE DOMINIO.
CLÁUSULA QUINTA # CLÁUSULAS VERDES
PARÁGRAFO PRIMERO: PARA LOS EMBALAJES DE MADERA, SE DEBE CUMPLIR CON LA NORMA NIMF 15. ADEMÁS, SE DEBERÁ INDICAR LA CLASE
DE MADERA UTILIZADA EN LAS ESTIBAS INDUSTRIALES Y SU ORIGEN. EN EL CASO DE SER PRODUCTOR NACIONAL, LAS ESTIBAS DEBEN
IDENTIFICAR SU PROCEDENCIA LEGAL Y PROMOCIÓN HACIA EL MANEJO FORESTAL SOSTENIBLE, ACOMPAÑADO DE UN CERTIFICADO EMITIDO
POR LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL CORRESPONDIENTE.
CLÁUSULA SEXTA# TÉRMINOS Y CONDICIONES REFERENTES A LA ENTREGA
PARA LOS EFECTOS DE LA ENTREGA DE LOS BIENES, EL PROVEEDOR DEBERÁ TENER EN CUENTA:
A) EL SITIO DE ENTREGA SERÁ EL SIGUIENTE, DE NO ENTREGARSE EN ESTE SITIO SE ENTENDERÁ COMO NO CUMPLIDA LA ORDEN DE COMPRA
POR PARTE DEL PROVEEDOR.
EL LUGAR DE ENTREGA DE LOS MATERIALES ES:
LUGAR DE ENTREGA:
ITEM 1,2
BODEGA: PUERTO BOYACA 1129
CONTACTO 1:
DIRECCIÓN: CAMPO JAZMÍN KM 22 VIA PTO BOYACA # SERVIEZ
NOMBRE: BRIAM ANDRES PINEDA / DIEGO PIEDRAHITA
CORREO: BRIAM.PINEDA@ECOPETROL.COM.CO; DIEGO.PEDRAHITA@ECOLOG.COM.CO
CEL: 3008558693/ 3162787494
B) LOS INCOTERMS ACORDADOS SON DDP BODEGAS DE ECOPETROL Y SU GRUPO EMPRESARIAL A NIVEL NACIONAL.
C) EL DESCARGUE EN SITIO DE LOS EQUIPOS ESTARÁ A CARGO DE ECOPETROL, EL PROVEEDOR DEBE ENTREGAR SOBRE PLATAFORMA DE
CAMIÓN
D) LA PERSONA DE CONTACTO PARA LA ENTREGA DE LOS BIENES SERÁN LAS RELACIONADAS EN CADA UNO DE LOS LUGARES DE ENTREGA.
E) LAS FECHAS MÁXIMAS DE ENTREGA ESTABLECIDAS SERÁN LAS INDICADAS EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA. ECOPETROL, PREVIO
ACUERDO CON EL PROVEEDOR, PODRÁ SOLICITAR EL ADELANTO O EL RETARDO DE UNA ENTREGA ESPECÍFICA, DEL PROGRAMA DE ENTREGAS
O DESPACHOS PARCIALES.
F) LA ENTREGA SOLO SE PERFECCIONA SI LOS BIENES: (I) SON COMERCIALIZABLES Y LIBRES DE DEFECTOS EN LA FABRICACIÓN, MATERIALES,
MANO DE OBRA Y DISEÑO; (II) FUNCIONAN CORRECTAMENTE BAJO EL USO PREVISTO, ORDINARIO Y APROPIADO; (III) CUMPLEN CON LAS
ESPECIFICACIONES DE ECOPETROL; Y (IV) CUMPLEN CON LAS NORMAS DE INGENIERÍA, DISEÑO, FABRICACIÓN, MATERIALES, ELÉCTRICOS,
CONTRA INCENDIO O DE SEGURIDAD, APLICABLES AL BIEN.
G) OTRAS CONDICIONES APLICABLES A LA ENTREGA SON:

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PARÁGRAFO PRIMERO: REQUERIMIENTOS DE ENTREGA:
EL PROVEEDOR DEBERÁ GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES DE ENTREGA REFERENCIADAS EN EL ANEXO PROTOCOLO DE
INGRESO Y ENTREGA DE MERCANCÍAS DE ÓRDENES DE COMPRA A BODEGA, LAS CUALES SON DE CARÁCTER OBLIGATORIO PARA EL RECIBO DE
LA MERCANCÍA EN LAS ÁREAS DE ALMACENAMIENTO DE ECOPETROL.
EN EL CASO DE MATERIALES CON ORIGEN PRIMARIO INTERNACIONAL, EL PROVEEDOR DEBERÁ GARANTIZAR LA ENTREGA A ECOPETROL DE LA
DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN DE LOS MISMOS.
EN EL CASO DE MATERIALES QUE ASÍ LO REQUIERAN, EL PROVEEDOR DEBERÁ SUMINISTRAR LOS CERTIFICADOS DE FABRICACIÓN, CALIDAD,
PRUEBAS, Y/O INSPECCIÓN CORRESPONDIENTES.
EL INCUMPLIMIENTO DE LO ANTERIOR PODRÁ DAR LUGAR A LA AFECTACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y A LA APLICACIÓN DE LA
MULTA PACTADA EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA SI ECOPETROL ASÍ LO ESTIMA NECESARIO.
PARÁGRAFO SEGUNDO: REQUERIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN SOPORTE MATERIALES IMPORTADOS
CONSIDERANDO QUE DE ACUERDO AL ARTÍCULO 594 DEL DECRETO 1165 DE 2019 DONDE ESTABLECE LA OBLIGACIÓN DE PRESENTAR LA
DECLARACIÓN ADUANERA O DOCUMENTO QUE HAGA SUS VECES, POR LO TANTO, EL PROVEEDOR PARA LAS ÓRDENES DE COMPRA
NACIONALES CUYO ORIGEN ES INTERNACIONAL, EN EL MOMENTO DE HACER LA ENTREGA DE LOS MATERIALES EN LAS DIFERENTES ÁREAS DE
ALMACENAMIENTO DE ECOPETROL DEBERÁ ANEXAR COMO MÍNIMO LA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN CORRESPONDIENTE A LOS MATERIALES
ENTREGADOS.
CLÁUSULA SEPTIMA # INSPECCIÓN
REQUIERE INSPECCIÓN: SI NO X
LOS BIENES PUEDEN SER OBJETO DE INSPECCIÓN POR PARTE DE ECOPETROL O SUS REPRESENTANTES, EN LAS INSTALACIONES DEL
PROVEEDOR, FÁBRICA DE SUS PROVEEDORES, ALIADO O REPRESENTADOS, SEGÚN CORRESPONDA Y DE ACUERDO AL NIVEL DE INSPECCIÓN
APLICABLE, QUIEN DEBE PERMITIR Y FACILITAR EL DESARROLLO DE ESTA ACTIVIDAD.
EN EL CASO DE QUE LOS BIENES RECIBIDOS NO CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES REQUERIDAS, ASÍ SE INFORMARÁ AL PROVEEDOR,
PARA QUE ADOPTE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS CORRESPONDIENTES.
LA INSPECCIÓN DE BIENES POR PARTE DE ECOPETROL NO ES OBLIGATORIA, NI SIGNIFICA QUE EL PROVEEDOR ESTÉ EXENTO DE SU
RESPONSABILIDAD DE ENTREGAR LOS BIENES DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS Y OPORTUNIDAD CONTENIDOS EN LA PRESENTE ORDEN.
EL PROVEEDOR NO DEBERÁ DESPACHAR LOS MATERIALES SIN CONTAR CON SU RESPECTIVA NOTA DE LIBERACIÓN Y O VALIDACIÓN POR
PARTE DEL FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO. EN CASO DE QUE EL PROVEEDOR NO CUENTE CON DICHA NOTA LOS MATERIALES NO SERÁN
RECIBIDOS NI PAGADOS POR PARTE DE ECOPETROL.
CLÁUSULA OCTAVA # VALOR
EL VALOR DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA ES DE 22.078.544 COP
*PO # FORMA DE PAGO:
SISTEMA DE PRECIOS: PRECIOS UNITARIOS
ECOPETROL PAGARÁ AL CONTRATISTA EL VALOR DEL CONTRATO EN COLOMBIA, EN PESOS COLOMBIANOS A LA TRM DEL DÍA DE LA
ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.
TRM: 4186,3
FECHA: 14 DE JULIO 2023
FUENTE: WWW.BANREP.GOV.CO
CLÁUSULA NOVENA# FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
DICHA SUMA SERÁ CANCELADA ASÍ: AL RECIBO A SATISFACCIÓN DEL PRODUCTO OBJETO DE LA ORDEN DE COMPRA.
EL PROVEEDOR PRESENTARÁ SU FACTURA (FÍSICA O ELECTRÓNICA) DENTRO DE LOS CINCO (5) DÍAS CALENDARIO SIGUIENTES A LA FECHA EN
QUE ECOPETROL APROBÓ LA RECEPCIÓN DEL BIEN Y/O SERVICIO, A TRAVÉS DE LA CONFIRMACIÓN DEL INGRESO DE MERCANCÍA DE LA ORDEN
DE COMPRA O DEL NÚMERO DE LA HOJA DE ENTRADA DEL SERVICIO PRESTADO, EL CUAL ES INFORMADO AL PROVEEDOR, SIENDO REQUISITO
PARA SU RECEPCIÓN QUE SE INCLUYA EL NÚMERO DE LA ORDEN DE COMPRA O LA HOJA DE ENTRADA CUANDO APLIQUE.
ACORDE A LA NORMATIVIDAD VIGENTE AL MOMENTO DE FACTURAR, EL PROVEEDOR FACULTADO POR LA DIAN A FACTURAR EN FÍSICO (PAPEL)
DEBERÁ PRESENTAR SU FACTURA ÚNICAMENTE EN LAS OFICINAS DE LA COORDINACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DISPUESTA PARA ESE
EFECTO. SI POR EL CONTRARIO PRESENTA FACTURA ELECTRÓNICA, ESTARÁ SUJETO A LO DISPUESTO EN LOS DECRETOS 2242 DE 2015, 358 DE
2020 Y LA RESOLUCIÓN 000042 DEL 5 DE MAYO DE 2020 POR LOS CUALES SE REGLAMENTE LA OBLIGACIÓN DE FACTURAR.
ECOPETROL EFECTUARÁ LOS PAGOS A QUE HAYA LUGAR A LOS TREINTA (30) DÍAS CALENDARIO SIGUIENTES A LA FECHA DE RADICACIÓN DE LA
FACTURA (EN LAS OFICINAS INDICADAS) POR EL PROVEEDOR, (PREVIO EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA EL
EFECTO). ES CONVENIENTE OBSERVAR QUE EL PROVEEDOR ACEPTA EL CRONOGRAMA DE PAGOS ESTABLECIDO POR ECOPETROL SIN QUE
HAYA LUGAR A INTERESES MORATORIOS POR ESTE MOTIVO.

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LA FACTURA SE DEBERÁ AJUSTAR A LA NORMATIVIDAD QUE LE SEA APLICABLE, Y PARA EFECTOS DE PAGO SE DEBERÁ PRESENTAR EL
ORIGINAL DE LA MISMA (FACTURA EN FÍSICO); ECOPETROL DARÁ TRÁMITE PARA REGISTRO Y PAGO SIEMPRE Y CUANDO A PIE DE FACTURA SE
INDIQUE:
1. EL(LOS) NÚMERO(S) DE LA(S) ENTRADA(S) DE SERVICIO O RECIBO DEBIDAMENTE APROBADAS (INFORMACIÓN QUE DEBE SER SUMINISTRADA
POR ECOPETROL).
2. EL NÚMERO DE LA ORDEN DE COMPRA (PEDIDO).
3. EL VALOR DE AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO (SI APLICA), SEGÚN EL PLAN DE DESCUENTO PREVISTO EN LA ORDEN DE COMPRA.
4. SI EXISTEN CESIONES DE DERECHOS ECONÓMICOS ENTRE EL PROVEEDOR Y UN TERCERO, SOBRE LAS CUALES ECOPETROL HAYA
ACEPTADO SER EL DEUDOR CEDIDO, ACORDE CON LA CLÁUSULA DÉCIMA SEPTIMA, SE DEBERÁ INCLUIR POR EL PROVEEDOR LA ANOTACIÓN DE
QUE EL CRÉDITO CONTENIDO EN LA MISMA YA FUE CEDIDO.
5. SI LA FACTURA ES PRESENTADA POR EL PROVEEDOR PARA ACEPTACIÓN DE ECOPETROL CON INTENCIÓN DE POSTERIOR ENDOSO UNA VEZ
SEA ACEPTADA, DEBERÁ ENTREGAR UNA DE LAS COPIAS DE LA FACTURA PARA SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LA
NORMATIVIDAD, EN PARTICULAR EL ARTÍCULO 5° DEL DECRETO 3327 DE 2009 O LA NORMA QUE LO MODIFIQUE O REEMPLACE. CUMPLIDO DICHO
PROCEDIMIENTO, DE HABERSE ACEPTADO LA FACTURA, ECOPETROL SÓLO REALIZARÁ EL PAGO A FAVOR DEL ENDOSATARIO CONTRA ENTREGA
DEL ORIGINAL EN LOS TÉRMINOS DE LEY. EN DESARROLLO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE EL PROVEEDOR PUEDE DISPONER MEDIANTE LA
FIGURA DEL ENDOSO DE LOS CRÉDITOS DERIVADOS DE ESTA ORDEN DE COMPRA INCORPORADOS EN UNA FACTURA ACEPTADA POR
ECOPETROL. LO ANTERIOR, CUMPLIENDO CON LAS DISTINTAS CONDICIONES QUE LA NORMATIVIDAD IMPONE PARA EL ENDOSO EN CASO DE
ACEPTACIÓN EXPRESA O TÁCITA.
ADICIONALMENTE, Y, EN CASO DE QUE LA ORDEN DE COMPRA SE HAYA PACTADO POR PRECIOS UNITARIOS O TARIFAS; SE DEBERÁ INFORMAR
EN LA FACTURA O EN DOCUMENTO ANEXO A LA MISMA, LA CANTIDAD DE ENTREGABLES / RECURSOS / SERVICIOS / INSUMOS / BIENES A
COBRAR, CON LOS CORRESPONDIENTES PRECIOS UNITARIOS PACTADOS PARA CADA UNO DE ELLOS, Y EL RESULTADO DE LA SUMATORIA DE
TODOS LOS CONCEPTOS ANTERIORES.
ECOPETROL RECHAZARÁ TODAS LAS FACTURAS QUE NO CUMPLAN CON LOS REQUISITOS LEGALES.
ECOPETROL REVISARÁ CADA FACTURA Y LE EFECTUARÁ OBSERVACIONES (SI HUBIERE LUGAR A ELLO) POR ESCRITO, DENTRO DE LOS TRES (3)
DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA RADICACIÓN DE AQUÉLLA. EN CASO DE QUE NO FORMULARE OBSERVACIONES DENTRO DE DICHO PLAZO, LA
FACTURA SE ENTENDERÁ ACEPTADA, RECAYENDO LA RESPONSABILIDAD PERTINENTE SOBRE EL ADMINISTRADOR DE LA ORDEN DE COMPRA.
TODOS LOS DOCUMENTOS Y ENTREGABLES REQUISITO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA FACTURA DEBERÁN CONTAR CON LA APROBACIÓN DE
ECOPETROL. SIN EL CUMPLIMIENTO DE TALES REQUISITOS, LA FACTURA RESPECTIVA SE TENDRÁ COMO NO PRESENTADA.
EL ÚLTIMO PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA, Y LA AUTORIZACIÓN DE LA DEVOLUCIÓN DE LOS DINEROS RETENIDOS EN GARANTÍA INCLUIDOS
SUS RENDIMIENTOS Y/O EXCEDENTES (SI HUBIERE LUGAR), SE EFECTUARÁ PREVIA PRESENTACIÓN DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
- ACTA DE BALANCE FINAL DE LA ORDEN DE COMPRA, DEBIDAMENTE SUSCRITA POR EL PROVEEDOR Y EL LIQUIDADOR DESIGNADO POR
ECOPETROL O, ACTA DE RECIBO DE CANTIDADES FINAL O SOPORTE DE LA PRESTACIÓN EFECTIVA Y COMPLETA DE LOS BIENES Y SERVICIOS
ADQUIRIDOS Y DEMÁS OBLIGACIONES ADQUIRIDAS POR EL PROVEEDOR EN DESARROLLO DEL ORDEN DE COMPRA O EL DOCUMENTO SUSCRITO
POR EL LIQUIDADOR DESIGNADO POR ECOPETROL.
- COMPROBANTE DE PAGO DEL IMPUESTO DE TIMBRE NACIONAL (SI APLICARE CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES).
- COMPROBANTE DE PAGOS DE IMPUESTOS, TASAS O CONTRIBUCIONES QUE FUEREN APLICABLES O CERTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE
LEGAL Y REVISOR FISCAL DEL PROVEEDOR DONDE CONSTE QUE SE DECLARARON Y REALIZARON LOS PAGOS A LOS QUE ESTÁ OBLIGADO,
DISCRIMINANDO EL CONCEPTO PAGADO, EL RECEPTOR DEL PAGO Y EL VALOR.
PARÁGRAFO PRIMERO: LOS ERRORES ARITMÉTICOS EN LOS BALANCES PARCIALES PRESENTADAS POR EL PROVEEDOR SERÁN SUSCEPTIBLES
DE CORRECCIÓN EN CUALQUIER TIEMPO, HASTA EL BALANCE FINAL DE LA ORDEN DE COMPRA O CIERRE DE LA ORDEN DE COMPRA.
SI LAS FACTURAS NO HAN SIDO BIEN ELABORADAS Y/O PRESENTAN INCONSISTENCIAS, AL PROVEEDOR LE CORRESPONDERÁ SU CORRECCIÓN.
PARA ESOS EVENTOS LOS PLAZOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN POR PARTE DE ECOPETROL SÓLO SE EMPEZARÁN A CONTAR
DESDE LA FECHA EN QUE QUEDE CORREGIDA LA FACTURA O DESDE AQUÉLLA EN QUE SE HAYA APORTADO EL ÚLTIMO DE LOS DOCUMENTOS
QUE DEBÍAN ACOMPAÑARLA.
TODAS LAS DEMORAS QUE SE PRESENTEN POR ESTOS CONCEPTOS SERÁN DE RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR, QUIEN POR ELLO NO
TENDRÁ DERECHO AL PAGO DE INTERESES O COMPENSACIÓN DE NINGUNA NATURALEZA.
PARÁGRAFO SEGUNDO: LOS PAGOS PARCIALES NO IMPLICAN EL RECIBO O APROBACIÓN DEFINITIVA POR PARTE DE ECOPETROL DE LAS
ACTIVIDADES EJECUTADAS, BIENES SUMINISTRADOS, PRODUCTOS ENTREGADOS Y, POR CONSIGUIENTE, NO EXIMEN AL PROVEEDOR DE SU
RESPONSABILIDAD EN CUANTO A LA CALIDAD DE LOS MISMOS O DE CUALQUIER OTRA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL O DE RESPONSABILIDAD
CIVIL.
PARÁGRAFO TERCERO: ECOPETROL EFECTUARÁ, SOBRE CADA FACTURA, LAS RETENCIONES QUE POR LEY ESTÉ AUTORIZADA A HACER, Y LAS
DEDUCCIONES Y/O DESCUENTOS A QUE HAYA LUGAR.
PARÁGRAFO CUARTO: EL PROVEEDOR Y ECOPETROL ACUERDAN QUE ÉSTA ÚLTIMA PUEDA REALIZAR LAS OPERACIONES NECESARIAS PARA
HACER EFECTIVA, LA COMPENSACIÓN DE ACREENCIAS DEFINIDA EN EL ARTÍCULO 1714 CÓDIGO CIVIL EN EL CASO EN QUE EL PROVEEDOR
DEBA DINEROS A ECOPETROL SIENDO AMBOS DEUDORES RECÍPROCOS PRINCIPALES; CON EL FIN DE QUE LAS DEUDAS SE EXTINGAN HASTA LA
CONCURRENCIA DE SUS VALORES, DESDE EL MOMENTO QUE UNA Y OTRA REÚNA EN LAS CALIDADES SIGUIENTES:
1) QUE SEAN AMBAS EN PESOS COLOMBIANOS.
2) QUE AMBAS DEUDAS SEAN LÍQUIDAS.
3) QUE AMBAS SEAN EXIGIBLES AL MOMENTO EN QUE ECOPETROL REALICE LA OPERACIÓN DE COMPENSACIÓN.
4) QUE NO AFECTE DERECHOS DE TERCEROS (OTROS ACREEDORES.)
REALIZADA LA COMPENSACIÓN, ECOPETROL AVISARÁ DE ESTE HECHO AL PROVEEDOR, PARA QUE LO PUEDA REFLEJAR EN SU CONTABILIDAD Y
EN SU FACTURACIÓN.
CLÁUSULA DÉCIMA - TERMINACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
LA ORDEN DE COMPRA TERMINARÁ:

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1) UNA VEZ SATISFECHO EL OBJETO DE LA ORDEN DE COMPRA.
2) POR MUTUO ACUERDO ENTRE LAS PARTES.
3) POR VIOLACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA DE ECOPETROL.
4) POR EJERCERSE LA CLÁUSULA DE TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LA ÓRDEN DE COMPRA.
CLAUSULA DÉCIMA PRIMERA - TERMINACIÓN ANTICIPADA
EN DESARROLLO DEL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA EJERCIDA MEDIANTE LA CELEBRACIÓN DE ESTA ORDEN DE
COMPRA, EL PROVEEDOR SE SUJETA, ACEPTA Y AUTORIZA A ECOPETROL A TERMINAR ANTICIPADAMENTE LA ORDEN DE COMPRA CON LOS
EFECTOS PROPIOS DE UNA CONDICIÓN RESOLUTORIA EXPRESA, SI EL PROVEEDOR PERSISTE EN SITUACIÓN DE INCUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES A SU CARGO TRAS LA IMPOSICIÓN DE UNA MULTA.
EL PROVEEDOR TENDRÁ DERECHO, PREVIAS LAS DEDUCCIONES A QUE HUBIERE LUGAR DE CONFORMIDAD CON LA ORDEN DE COMPRA, A QUE
SE PAGUEN LOS BIENES RECIBIDOS A SATISFACCIÓN POR PARTE DE ECOPETROL HASTA LA FECHA DE LA TERMINACIÓN ANTICIPADA. PARA
EFECTOS DE LO ANTERIOR, CONSTITUYE HECHO DEL PROVEEDOR LA CONDUCTA DE SUS AGENTES O DEPENDIENTES.
CLAUSULA DÉCIMA SEGUNDA. # MULTAS
EL PROVEEDOR ACEPTA Y AUTORIZA QUE EN CASO DE NO ENTREGAR LOS SUMINISTROS EN LOS PLAZOS Y/O CONDICIONES PACTADOS EN LA
PRESENTE ORDEN DE COMPRA, ECOPETROL ADELANTE LAS ACCIONES PERTINENTES PARA EL COBRO Y RECONOCIMIENTO EFECTIVO DEL
VALOR EQUIVALENTE AL 1% DEL ÍTEM RESPECTO DEL CUAL SE PRESENTA DICHO INCUMPLIMIENTO, POR CADA DÍA DE RETRASO EN LA
ENTREGA, HASTA UN MÁXIMO DE 10 DÍAS, LO CUAL INCLUYE, SIN LIMITARSE A ELLO, LA DEDUCCIÓN DE LOS SALDOS A FAVOR DEL PROVEEDOR
O DE CUALQUIER SUMA QUE LE FUERE ADEUDADA POR ECOPETROL.
LA OBLIGACIÓN DE PAGO AQUÍ ESTABLECIDA A CARGO DEL PROVEEDOR PROCEDE EN LOS CASOS DE FALTA DE CUMPLIMIENTO TOTAL O
PARCIAL DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES PACTADAS, EN LOS EVENTOS DE ENTREGA DE BIENES NO AJUSTADOS A LOS
REQUERIMIENTOS O ESPECIFICACIONES ESTABLECIDOS EN LA OFERTA DEL PROVEEDOR Y EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA O EN LOS
DOCUMENTOS QUE LA INTEGRAN; O SE REALICE O EJECUTEN DE MANERA DIFERENTE A LA CONTRATADA O POR FUERA DE LOS PLAZOS O
TÉRMINOS PREVISTOS EN LA OFERTA DEL PROVEEDOR, O EN LA ORDEN DE COMPRA O EN LA LEY, SEGÚN SEA EL CASO.
PARA LOS EFECTOS DE LA PRESENTE CLÁUSULA SE SURTIRÁ EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO:
I. EL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO COMUNICARÁ POR ESCRITO AL PROVEEDOR DE LA FALTA DE CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN
CONTRACTUAL, PRECISANDO SU CONTENIDO Y ALCANCE.
II. RECIBIDA LA COMUNICACIÓN, EL PROVEEDOR CONTARÁ CON TRES (3) DÍAS HÁBILES PARA DAR SUS EXPLICACIONES.
III. EL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO DE LA ORDEN DE COMPRA ANALIZARÁ LAS EXPLICACIONES SUMINISTRADAS POR EL PROVEEDOR, Y, DE
RESULTAR ACEPTABLES, SE LO HARÁ SABER A ÉSTE; EN CASO CONTRARIO LE COMUNICARÁ QUE SE PROCEDERÁ A LA DEDUCCIÓN PREVISTA
EN ÉSTA CLÁUSULA (IGUAL COMUNICACIÓN SE DARÁ EN CASO DE QUE EL PROVEEDOR NO INDIQUE RAZÓN ALGUNA).
PARÁGRAFO PRIMERO: SI NO EXISTEN SALDOS A FAVOR DEL PROVEEDOR PARA DEDUCIR LAS SUMAS QUE RESULTEN DE LA APLICACIÓN DE
ESTA CLÁUSULA, LAS MISMAS SE HARÁN EFECTIVAS CON CARGO AL AMPARO DE CUMPLIMIENTO DE LA GARANTÍA RESPECTIVA. SI NI LO UNO NI
LO OTRO FUERE POSIBLE, ECOPETROL EN DESARROLLO DEL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA, ESTARÁ FACULTADA
PARA COBRAR POR VÍA EJECUTIVA SU VALOR, PARA LO CUAL LA ORDEN DE COMPRA JUNTO CON LAS COMUNICACIONES A TRAVÉS DE LAS
CUALES SE AGOTA EL PROCEDIMIENTO PREVISTO EN ESTA CLÁUSULA, PRESTARÁN MÉRITO DE TÍTULO EJECUTIVO RENUNCIANDO EL
PROVEEDOR AL PREVIO AVISO Y/O LA RECONVENCIÓN JUDICIAL PREVIA PARA CONSTITUIRLO EN MORA.
POR EL HECHO DE HACER EFECTIVA LA DEDUCCIÓN NO SE ENTENDERÁN EXTINGUIDAS LAS OBLIGACIONES EMANADAS DE LA ORDEN DE
COMPRA, NI SE EXIMIRÁ AL PROVEEDOR DE LA INDEMNIZACIÓN DE LOS PERJUICIOS CORRESPONDIENTES.
PARÁGRAFO SEGUNDO: SI DURANTE EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN ESTA CLÁUSULA EL PROVEEDOR SE PONE EN SITUACIÓN DE
CUMPLIMIENTO, ECOPETROL NO LLEVARÁ A CABO LA DEDUCCIÓN.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA # CLÁUSULA PENAL
SI SE EJERCE LA TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LA ORDEN DE COMPRA O SE CONFIGURE UNA FALTA DE CUMPLIMIENTO DEFINITIVO DE LA
ORDEN DE COMPRA POR PARTE DEL PROVEEDOR, ÉSTE CONVIENE EN PAGAR A ECOPETROL, A TÍTULO DE PENA, UNA SUMA EQUIVALENTE AL
DIEZ POR CIENTO (10%) DEL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA O UN VALOR DE
DICHA SUMA SE IMPUTARÁ AL MONTO DE LOS PERJUICIOS QUE SUFRA ECOPETROL, Y SU VALOR SE PODRÁ TOMAR DIRECTAMENTE DEL SALDO
A FAVOR DEL PROVEEDOR, SI LO HUBIERE, O DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO CONSTITUIDA, PARA LO CUAL EL PROVEEDOR PRESTA SU
AUTORIZACIÓN Y SE ENTIENDE CONFERIDA DESDE LA EMISIÓN DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA. SI ESTO NO FUERE POSIBLE, LA
CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA SE COBRARÁ POR VÍA EJECUTIVA, PARA LO CUAL LA ORDEN DE COMPRA PRESTARÁ EL MÉRITO DE TÍTULO
EJECUTIVO RENUNCIANDO EL PROVEEDOR AL PREVIO AVISO Y/O LA RECONVENCIÓN JUDICIAL PREVIA PARA CONSTITUIRLO EN MORA.
LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA NO EXCLUYE LA INDEMNIZACIÓN DE PERJUICIOS A CARGO DEL PROVEEDOR, SI EL MONTO DE ÉSTOS FUERE
SUPERIOR, AL VALOR DE LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA AQUÍ PACTADA.
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. - JURISDICCIÓN APLICABLE
EN LO RELATIVO A LAS DIFERENCIAS QUE SURJAN EN CUANTO A LAS OBLIGACIONES Y DERECHOS ORIGINADOS EN LA PRESENTE ORDEN DE
COMPRA, EL PROVEEDOR DE MANERA EXPRESA MANIFIESTA QUE LAS MISMAS SE SOMETERÁN A LA JURISDICCIÓN COLOMBIANA, Y RENUNCIA A
INTENTAR RECLAMACIÓN DIPLOMÁTICA, SALVO EL CASO DE DENEGACIÓN DE JUSTICIA.

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CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA # EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO - AUTORIZACIÓN PREVIA, EXPRESA E INFORMADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
RELACIONADOS CON LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE ECOPETROL
EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 15 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE 1991 (DERECHO DE INTIMIDAD, HABEAS DATA O PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES) Y EL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA, EL PROVEEDOR, CON EL PERFECCIONAMIENTO DE LA PRESENTE
ORDEN DE COMPRA, AUTORIZA LIBREMENTE, Y EXPRESAMENTE PARA QUE ECOPETROL ADMINISTRE, TRATE Y USE LOS DATOS ASOCIADOS A LA
EVALUACIÓN DE MI DESEMPEÑO COMO PROVEEDOR, DE ACUERDO CON LOS SIGUIENTES TÉRMINOS, CONDICIONES Y PROPÓSITOS:
1. EL PROVEEDOR AUTORIZA A ECOPETROL PARA QUE EVALÚE SU DESEMPEÑO EN LA EJECUCIÓN TENIENDO EN CUENTA LOS ASPECTOS
INDICADOS EN EL FORMATO GAB # F -128 COMPRAS (INCLUIDO EN LOS DME) Y DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE
PROVEEDOR DE ECOPETROL PACTADO EN LA ORDEN DE COMPRA, EL CUAL EL PROVEEDOR DECLARA QUE CONOCE Y ACEPTA EN SU
INTEGRALIDAD.
2. EL PROVEEDOR AUTORIZA A ECOPETROL PARA QUE REGISTRE EN LA EN SU SISTEMA DE INFORMACIÓN PROVEEDORES, LA INFORMACIÓN
FAVORABLE Y DESFAVORABLE SOBRE EL COMPORTAMIENTO COMO PROVEEDOR DE ECOPETROL, LA CUAL SE VERÁ REFLEJADA EN LAS
EVALUACIONES DE DESEMPEÑO, CON EL PROPÓSITO DE QUE ECOPETROL LA TENGA EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN Y DEFINICIÓN DE SUS
LISTAS CORTAS DE INVITADOS A CONTRATAR.
3. EL PROVEEDOR DECLARA QUE CONOCE Y ACEPTA LOS MECANISMOS (PLANES DE MEJORAMIENTO) PREVISTOS EN EL PROCEDIMIENTO DE
DESEMPEÑO DE PROVEEDOR PACTADO EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA, PARA RECUPERAR Y ALCANZAR UN MEJOR PORCENTAJE DE
DESEMPEÑO EN SU COMPORTAMIENTO COMO PROVEEDOR DE ECOPETROL.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA - OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
EL PROVEEDOR SE OBLIGA A:
1. A ENTREGAR LOS BIENES OBJETO DE LA ORDEN DE COMPRA EN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES PACTADOS EN LA PRESENTE.
2. TODOS LOS BIENES MUEBLES, INMUEBLES, EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES QUE EL PROVEEDOR CONSIDERE NECESARIOS PARA LA
CORRECTA Y ÓPTIMA EJECUCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA, QUIEN DEBERÁ SUMINISTRARLOS Y ASUMIR LOS COSTOS CORRESPONDIENTES.
3. GUARDAR, CONSERVAR Y PONER A DISPOSICIÓN DE ECOPETROL, CUANDO ESTA LO REQUIERA, TODOS LOS COMPROBANTES, REGISTROS,
LIBROS, RECIBOS DE COTIZACIONES, ÓRDENES DE COMPRA, FACTURAS, CORRESPONDENCIA Y CUALQUIER DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE,
RELACIONADA CON LA ORDEN DE COMPRA, DURANTE EL PLAZO DE LA MISMA Y DOS (2) AÑOS MÁS. DURANTE DICHO PLAZO, ECOPETROL QUEDA
EXPRESAMENTE FACULTADO POR EL PROVEEDOR PARA REVISAR SUS LIBROS DE CONTABILIDAD, CORRESPONDENCIA Y DEMÁS REGISTROS,
CON EL PROPÓSITO DE VERIFICAR LA EXACTITUD DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA ORDEN DE COMPRA.
CLÁUSULA DÉCIMA SEPTIMA - CESIÓN
EL PROVEEDOR NO PODRÁ:
1) CEDER TOTAL O PARCIALMENTE LA ORDEN DE COMPRA A PERSONA ALGUNA SIN PREVIA AUTORIZACIÓN EXPRESA Y ESCRITA DE
ECOPETROL.
2) EN DESARROLLO DE LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 1960 DEL CÓDIGO CIVIL COLOMBIANO, CUANDO EL PROVEEDOR HAYA CEDIDO LOS
DERECHOS ECONÓMICOS DE LA ORDEN DE COMPRA, LAS PARTES ACUERDAN QUE LA MISMA SÓLO PRODUCIRÁ EFECTOS PARA ECOPETROL
CUANDO ÉSTA ACEPTE EXPRESAMENTE SU CONDICIÓN DE DEUDOR CEDIDO. LA CESIÓN NO AFECTARÁ, LIMITARÁ NI ELIMINARÁ LOS DERECHOS
Y FACULTADES DE ECOPETROL CONFORME A LA ORDEN DE COMPRA.
EL CESIONARIO DEBERÁ CUMPLIR A CABALIDAD CON LAS DISPOSICIONES LEGALES SOBRE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT) QUE LE SEAN APLICABLES, IMPLEMENTANDO CON EFICIENCIA Y OPORTUNIDAD LAS POLÍTICAS Y LOS
PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA TAL FIN.
CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA. - AVISOS, CONTACTOS Y EXPEDICIÓN
EL NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA DE ECOPETROL DEBE ESTAR CLARAMENTE IDENTIFICADO EN TODOS LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS O
ASOCIADOS CON ESTA ORDEN DE COMPRA.
EL INTERLOCUTOR PARA LA EJECUCIÓN DE ESTA ORDEN DE COMPRA ES EL GESTOR DE SEGUIMIENTO, POR LO TANTO TODA LA INFORMACIÓN
DE ESTA ETAPA DEBERÁ SER REMITIDA A SU CORREO:
UNION TEMPORAL ECOLOG
SEGUIMIENTO ÓRDENES DE COMPRA
LAURA VILLADA
3715300 EXT 695
LAURA.VILLADA@ECOLOG.COM.CO
EL PROVEEDOR DEBE ASEGURARSE DE INCLUIR ESTE CORREO EN TODAS LAS COMUNICACIONES SOBRE LOS DESPACHOS, QUE SE CRUCEN
CON LOS GESTORES DE MATERIALES INDICADOS EN LA ORDEN DE COMPRA.
PARA PROGRAMAR EL DESPACHO, EL PROVEEDOR DEBE CONSIDERAR LOS PROTOCOLOS DE INGRESO APLICABLES AL LUGAR DE ENTREGA
INDICADO EN ESTA ORDEN DE COMPRA, QUE PODRÁ ACLARAR CON EL GESTOR DE SEGUIMIENTO. UNA VEZ REALIZADA LA ENTREGA DEL
MATERIAL, DEBE INFORMARLO AL GESTOR DE SEGUIMIENTO ANEXANDO LA RESPECTIVA EVIDENCIA.
UNA VEZ ECOPETROL REALICE EL INGRESO DE MERCANCÍA AL SISTEMA, EL PROVEEDOR RECIBIRÁ LA NOTIFICACIÓN PARA PODER PRESENTAR
LA FACTURA. LA FACTURACIÓN DEBERÁ REALIZARSE EN EL PLAZO Y CONDICIONES INDICADAS EN LA ORDEN DE COMPRA Y LA FACTURA
DEBERÁ INDICAR EL NÚMERO DE LA ORDEN DE COMPRA E ÍTEMS CORRESPONDIENTES PARA ASEGURAR SU CONTABILIZACIÓN.

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CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA. - OBLIGACIONES DE ÉTICA, TRANSPARENCIA Y CUMPLIMIENTO EN CONTRATACIÓN
ECOPETROL ESTÁ COMPROMETIDO CON LOS MÁS ALTOS ESTÁNDARES DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO Y EXIGE DE SUS SOCIOS, SUBORDINADAS,
MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, TRABAJADORES, OFERENTES, CONTRATISTAS, PROVEEDORES, AGENTES, CLIENTES Y ALIADOS, ASÍ COMO AL
PERSONAL Y FIRMAS QUE ESTOS VINCULEN PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PACTADAS, EL ESTRICTO CUMPLIMIENTO DE LOS
PRINCIPIOS ÉTICOS DE LA ORGANIZACIÓN Y DE TODA NORMATIVA #NACIONAL, INTERNACIONAL O INTERNA# APLICABLE A LA EMPRESA Y SUS
OPERACIONES.
POR LO ANTERIOR, ECOPETROL CUENTA CON UN CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA QUE INTEGRA LAS REGLAS QUE DEFINEN LOS ESTÁNDARES
DE COMPORTAMIENTO ESPERADOS, QUE GUÍAN LA FORMA DE PROCEDER DE ECOPETROL, LAS COMPAÑÍAS DEL GRUPO Y DE TODOS LOS
DESTINATARIOS DEL CÓDIGO.
ECOPETROL DESARROLLA EL CONTENIDO DE DICHO CÓDIGO EN MANUALES, GUÍAS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS,
DISPOSICIONES QUE, ADEMÁS DE DEFINIR PARÁMETROS DE PREVENCIÓN Y MITIGACIÓN DE RIESGOS, PERMITEN EJERCER CONTROL A
SITUACIONES QUE PUEDAN IMPLICAR HECHOS DE CORRUPCIÓN, SOBORNO, FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO,
FINANCIACIÓN A LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA, VIOLACIONES A LA LEY FCPA, CONFLICTOS DE INTERÉS Y ÉTICOS,
INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, CAPTACIÓN O RECAUDO ILEGAL DE DINEROS DEL PÚBLICO, VIOLACIONES A LA LIBRE Y LEAL
COMPETENCIA Y ACTUACIONES CONTRARIAS A LAS PROHIBICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS.
POR LO EXPUESTO, EL CONTRATISTA DECLARA CON LA FIRMA DEL CONTRATO QUE CUMPLIRÁ CON LAS OBLIGACIONES CONTENIDAS EN ESTE
ANEXO, QUE FORMA PARTE INTEGRAL DEL MISMO.
1. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO, DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA, Y LA NORMATIVA INTERNA RELATIVA A TEMAS ÉTICOS
Y DE CUMPLIMIENTO:
A. QUE HA REVISADO, ENTIENDE Y SE OBLIGA A APLICAR EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO, EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL,
ASÍ COMO LOS MANUALES, GUÍAS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO ORIENTADOS A LA PREVENCIÓN
DE HECHOS DE CORRUPCIÓN, SOBORNO, FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, FINANCIACIÓN DE PROLIFERACIÓN
DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA, VIOLACIONES A LA LEY «FCPA», CONFLICTOS DE INTERÉS O ÉTICOS, INHABILIDADES E
INCOMPATIBILIDADES, CAPTACIÓN O RECAUDO ILEGAL DE DINEROS DEL PÚBLICO, VIOLACIONES A LA LIBRE Y LEAL COMPETENCIA
(LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO DE ECOPETROL»).
B. QUE AL MOMENTO DE PRESENTAR LA OFERTA, PARTICIPAR EN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL CONTRATO Y CON LA SUSCRIPCIÓN DEL
MISMO, ACEPTA LA ADHESIÓN INCONDICIONAL A ESTAS NORMAS O LAS QUE LAS MODIFIQUEN, PROMETE ATENDER LOS PARÁMETROS
CONTENIDOS EN ELLAS Y A NO INCURRIR O PERMITIR QUE CON SU ACTUACIÓN, EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO CON ECOPETROL SE
REALICEN ACTOS DE CORRUPCIÓN, SOBORNO, FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN AL TERRORISMO, FINANCIAMIENTO DE
PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA, VIOLACIONES A LA LEY «FCPA», CONFLICTO DE INTERÉS O ÉTICO, INHABILIDADES,
INCOMPATIBILIDADES, CAPTACIÓN O RECAUDO ILEGAL DE DINEROS DEL PÚBLICO O VIOLACIONES A LA LIBRE Y LEAL COMPETENCIA. TAMBIÉN
SE COMPROMETE A ACTUAR EN FORMA TRANSPARENTE, BAJO LOS PRINCIPIOS ÉTICOS DE INTEGRIDAD, RESPONSABILIDAD, RESPETO Y
COMPROMISO CON LA VIDA.
C. QUE HA RECIBIDO UNA COPIA DE LOS DOCUMENTOS REFERIDOS A LOS LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO Y QUE, EN CUALQUIER
CASO, LOS CONSULTARÁ EN LA PÁGINA WEB DE ECOPETROL. EL CONTRATISTA DECLARA QUE SOCIALIZARÁ LOS MISMOS A SUS EMPLEADOS,
SUBCONTRATISTAS (SI
ECOPETROL AUTORIZARE DICHA SUBCONTRATACIÓN) Y A TERCEROS QUE REALICEN SERVICIOS EN RELACIÓN CON EL OBJETO DE ESTE
CONTRATO. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A ASEGURAR QUE DICHOS EMPLEADOS, SUBCONTRATISTAS (SI ECOPETROL AUTORIZARE DICHA
SUBCONTRATACIÓN) Y TERCEROS ENTIENDEN LOS CONTENIDOS DE LOS LINEAMIENTOS ÉTICOS Y DE CUMPLIMIENTO PREVISTOS EN DICHOS
INSTRUMENTOS Y QUE CUMPLIRÁN CON SUS REQUISITOS EN LA REALIZACIÓN DE TODAS LAS ACTIVIDADES DEL PRESENTE CONTRATO.
D. QUE SE OBLIGA A NO EMPLEAR LOS RECURSOS RECIBIDOS DE ECOPETROL POR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PARA LA REALIZACIÓN DE
ALGUNA ACTIVIDAD ILÍCITA DE LAS CONTEMPLADAS EN EL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO NI A TENER RELACIONAMIENTO CON EMPRESAS O
PERSONAS SOBRE LAS CUALES SE TENGA CONOCIMIENTO DEL DESARROLLO DE ESE TIPO DE ACTIVIDADES, NI CON EMPRESAS O PERSONAS
SANCIONADAS EN VIRTUD DE LA LEY FCPA, NI CON PERSONAS, EMPRESAS O PAÍSES QUE SE ENCUENTREN RESTRINGIDOS EN LAS SIGUIENTES
LISTAS:
(I) LA LISTA DE PERSONAS Y ENTIDADES ASOCIADAS CON TERRORISTAS EMITIDAS POR EL CONSEJO DE SEGURIDAD DE LAS NACIONES UNIDAS,
ENTRE LAS CUALES SE ENCUENTRAN:
- LISTA DEL CONSEJO DE SEGURIDAD DE LAS NACIONES UNIDAS
- LISTA DE TERRORISTAS DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA
- LISTA DE LA UNIÓN EUROPEA DE ORGANIZACIONES TERRORISTAS
- LISTA DE LA UNIÓN EUROPEA DE PERSONAS CATALOGADAS COMO TERRORISTAS
(II) LISTA DE LA OFICINA DE CONTROL DE ACTIVOS EXTRANJEROS #OFAC
- SIGNIFICANT DESIGNATED NARCOTICS TRAFFICKERS #SDNT LIST
- SIGNIFICANT FOREIGN NARCOTIC TRAFFICKERS #SFNT LIST
- SIGNIFICANT DESIGNATED GLOBAL TERRORISTS #SDGT LIST
- DEPARTAMENTO DE COMERCIO DE EEUU
- DEPARTAMENTO DE ESTADO DE EEUU
(III) LA UNIÓN EUROPEA, CANADÁ, SUIZA, JAPÓN, HONG KONG Y REINO UNIDO.
2. CUMPLIMIENTO CON LAS LEYES ANTISOBORNO:

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A. DECLARA QUE CUMPLIRÁ ESTRICTAMENTE CON LAS LEYES ANTISOBORNO QUE APLICAN AL CONTRATISTA Y/O A ECOPETROL INCLUYENDO,
PERO SIN LIMITARSE, A LA LEY DE LOS ESTADOS UNIDOS DE PRÁCTICAS CORRUPTAS EN EL EXTRANJERO («FCPA» POR SUS SIGLAS EN INGLÉS),
LA LEY 1778 DEL 2016 (LEY ANTISOBORNO EN COLOMBIA) Y LA LEY 2195 DE 2022 (ADOPTA MEDIDAS EN MATERIA DE TRANSPARENCIA,
PREVENCIÓN Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN) (EN CONJUNTO LAS «LEYES ANTISOBORNO»), O NORMAS QUE LAS SUSTITUYAN, ADICIONEN O
MODIFIQUEN. ESPECÍFICAMENTE, EL CONTRATISTA DECLARA QUE SE ABSTENDRÁ DE UTILIZAR CUALQUIER TIPO DE INFLUENCIA PARA
GESTIONAR BENEFICIOS, OBTENER O RETENER NEGOCIOS, FACILITAR TRÁMITES Y DE DAR, OFRECER, PROMETER, EXIGIR, SOLICITAR, RECIBIR
O AUTORIZAR CUALQUIER CLASE DE PAGO O CUALQUIER VALOR DE NATURALEZA FINANCIERA O NO FINANCIERA (PRÉSTAMO, REGALO,
ATENCIÓN, HOSPITALIDAD, GRATIFICACIÓN, VIAJES, COMIDAS, ENTRETENIMIENTO, PASANTÍAS, BENEFICIO O PROMESA POR ELLO, ETC.),
DIRECTA O INDIRECTAMENTE, A FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES NACIONALES O EXTRANJEROS O A CUALQUIER OTRA PERSONA, QUE
TENGA LA FINALIDAD DE (I) INFLUIR DE MANERA CORRUPTA CUALQUIER ACTO O DECISIÓN EN FAVOR DEL CONTRATISTA Y/O ECOPETROL, (II)
CONDUCIR A DICHA PERSONA A ACTUAR O DEJAR DE ACTUAR EN VIOLACIÓN DE SU DEBER LEGAL, (III) INFLUIR INDEBIDAMENTE EN UN ACTO O
DECISIÓN DE OTRA PERSONA O ENTIDAD, O (IV) OBTENER O RETENER UN NEGOCIO U OBTENER CUALQUIER VENTAJA INDEBIDA EN RELACIÓN
CON ESTE CONTRATO. EL CONTRATISTA TAMBIÉN SE COMPROMETE A OFRECER A LOS TRABAJADORES DE ECOPETROL REGALOS,
ATENCIONES Y HOSPITALIDADES QUE DESCONOZCAN LA NORMATIVA INTERNA.
3. CONTABILIDAD Y CONTROLES INTERNOS:
A. QUE MANTENDRÁ UN SISTEMA DE CONTABILIDAD QUE MANIFIESTE, CON DETALLE RAZONABLE Y CON EXACTITUD, TODAS LAS
TRANSACCIONES Y DISPOSICIONES DE ACTIVOS QUE GUARDEN RELACIÓN CON ESTE CONTRATO Y CON LOS RECURSOS PAGADOS POR
ECOPETROL.
B. QUE DESARROLLARÁ Y MANTENDRÁ UN SISTEMA DE CONTROLES DE CONTABILIDAD INTERNA SUFICIENTES PARA PROPORCIONAR
SEGURIDAD RAZONABLE ACERCA DE LO SIGUIENTE:
I. QUE LAS TRANSACCIONES EJECUTADAS EN RELACIÓN CON ESTE CONTRATO SE REALICEN DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN EL
CONTRATO;
II. QUE LAS TRANSACCIONES EJECUTADAS EN RELACIÓN CON ESTE CONTRATO SE REGISTREN EN DEBIDA FORMA PARA LA PREPARACIÓN DE
ESTADOS FINANCIEROS, DE ACUERDO CON LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS O CON CUALQUIER OTRO
CRITERIO APLICABLE A TALES DECLARACIONES, Y QUE PERMITA MANTENER LA CONTABILIDAD DE LOS ACTIVOS.
C. PARA LOS FINES DE ESTA SECCIÓN, LOS TÉRMINOS «DETALLE RAZONABLE» O «SEGURIDAD RAZONABLE» SIGNIFICAN QUE BRINDAN
SATISFACCIÓN A AUTORIDADES COMPETENTES EN LA REALIZACIÓN DE SUS PROPIOS ASUNTOS.
4. AFILIACIONES GUBERNAMENTALES: QUE, INFORMARÁ A ECOPETROL, CUANDO NO SEA UN ENTE PÚBLICO, SI SUS DUEÑOS, DIRECTORES,
REPRESENTES LEGALES O TRABAJADORES RELACIONADOS CON EL DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO, SON FUNCIONARIOS
GUBERNAMENTALES NACIONALES O EXTRANJEROS, O SI SUS DUEÑOS, DIRECTORES, REPRESENTES LEGALES O TRABAJADORES
RELACIONADOS CON EL DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO SON PARIENTES1 DE UN FUNCIONARIO GUBERNAMENTAL NACIONAL O
EXTRANJERO2. EL CONTRATISTA SE COMPROMETE A INFORMAR ESTA SITUACIÓN A ECOPETROL POR ESCRITO Y DE MANERA INMEDIATA.
5. REUNIONES CON FUNCIONARIOS DEL GOBIERNO: QUE INFORMARÁ Y COORDINARÁ PREVIAMENTE CON ECOPETROL LA REALIZACIÓN DE
REUNIONES PRESENCIALES O VIRTUALES, DIRECTAMENTE O TRAVÉS DE UN TERCERO, CON FUNCIONARIOS DEL GOBIERNO (MUNICIPAL,
DEPARTAMENTAL, NACIONAL O INTERNACIONAL) EN RELACIÓN CON ESTE CONTRATO. EN TODO CASO, NO SE REUNIRÁ CON LOS FUNCIONARIOS
DEL GOBIERNO, PARA TEMAS RELATIVOS AL CONTRATO, SIN COMUNICAR CON ANTELACIÓN Y SIN OBTENER LA APROBACIÓN PREVIA Y ESCRITA
DE ECOPETROL.
1 PARIENTES: CÓNYUGE, COMPAÑERO PERMANENTE O FAMILIARES HASTA SEGUNDO GRADO DE CONSANGUINIDAD (PADRES, ABUELOS, HIJOS,
NIETOS, HERMANOS), PRIMERO AFINIDAD (SUEGROS, HIJOS DEL CÓNYUGE O COMPAÑERO PERMANENTE) Y PRIMERO CIVIL (HIJO O PADRE
ADOPTIVO);
2 FUNCIONARIO GUBERNAMENTAL O FUNCIONARIO PÚBLICO: CUALQUIER EMPLEADO O FUNCIONARIO DE UN GOBIERNO, INCLUYENDO
CUALQUIER DEPARTAMENTO O AGENCIA FEDERAL, REGIONAL O LOCAL DE DICHO GOBIERNO, CUALQUIER EMPLEADO DE UNA ENTIDAD
PROPIEDAD DE O CONTROLADA POR UN GOBIERNO EXTRANJERO, CUALQUIER FUNCIONARIO DE UN PARTIDO POLÍTICO EXTRANJERO,
CANDIDATO A CARGO POLÍTICO EXTRANJERO, FUNCIONARIO O EMPLEADO DE UNA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PÚBLICA, PERSONA
ACTUANDO EN CALIDAD OFICIAL POR, O A NOMBRE DE, CUALQUIERA DE ESTAS ENTIDADES.
EN CASO DE QUE EL CONTRATISTA SEA UNA ENTIDAD PÚBLICA, DECLARA QUE DARÁ CUMPLIMIENTO A ESTA CLÁUSULA FRENTE A
FUNCIONARIOS AJENOS A LOS INVOLUCRADOS DIRECTAMENTE EN EL PRESENTE CONTRATO, PARA TRATAR TEMAS PROPIOS DEL MISMO.
6. DERECHO DE AUDITORÍA:
A. QUE ACEPTA Y RECONOCE EXPRESAMENTE QUE ECOPETROL TENDRÁ DERECHO A REALIZAR VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS,
AUDITORÍAS FINANCIERAS, OPERATIVAS O DE CUMPLIMIENTO SOBRE ÉL, Y SOBRE CUALQUIER TERCERO QUE PRESTE SERVICIOS EN RELACIÓN
CON EL OBJETO DE ESTE CONTRATO (PROVEEDORES O SUBCONTRATISTAS), ASÍ COMO A REVISAR LA INFORMACIÓN QUE ECOPETROL ESTIME
PERTINENTE PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES ANTISOBORNO, EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA DE ECOPETROL, LOS
«LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO DE ECOPETROL», Y EN LA NORMATIVA REFERIDA EN ESTA CLÁUSULA, EN LO RELATIVO A LA
EJECUCIÓN DE ESTE CONTRATO, LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL MISMO Y USO DE RECURSOS ENTREGADOS CON OCASIÓN DEL
CONTRATO. EL CONTRATISTA SE COMPROMETE A PROPORCIONARLE A ECOPETROL TODA INFORMACIÓN NECESARIA PARA ESTOS FINES.
B. QUE PACTARÁ CON LOS TERCEROS VINCULADOS A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, LA FACULTAD DE REALIZAR VERIFICACIONES
ADMINISTRATIVAS, SEGUIMIENTO, AUDITORÍAS FINANCIERAS, OPERATIVAS O DE CUMPLIMIENTO SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y
REGISTROS DE CONTABILIDAD PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS.
7. CAPACITACIÓN: QUE, CAPACITARÁ Y PARTICIPARÁ EN LOS PROGRAMAS DE SENSIBILIZACIÓN QUE ECOPETROL INDIQUE DURANTE EL
DESARROLLO DEL CONTRATO Y A ADELANTAR PROGRAMAS INTERNOS DE FORMACIÓN A SUS TRABAJADORES, PROVEEDORES,
SUBCONTRATISTAS Y TODO EL RECURSO QUE ESTÉ RELACIONADO CON LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PARA ASEGURAR EL MEJORAMIENTO
PERMANENTE EN LOS TEMAS RELACIONADOS CON ESTA CLÁUSULA.
EL CONTRATISTA SE COMPROMETE A REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN SEÑALADOS EN ESTA SECCIÓN, DURANTE LA EJECUCIÓN
O VIGENCIA DEL CONTRATO, PARA ELLO, COORDINARÁ LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTA OBLIGACIÓN CON EL ADMINISTRADOR O
INTERVENTOR.

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8. CONFLICTO DE INTERÉS Y ÉTICO, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: A. QUE NO ESTÁ INCURSO EN CAUSAL DE INHABILIDAD3 O
INCOMPATIBILIDAD4 PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Y SE OBLIGA A EVITAR CUALQUIER SITUACIÓN O CIRCUNSTANCIA QUE PUEDA
CONSTITUIR UN CONFLICTO DE INTERÉS O ÉTICO, DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA, INHABILIDAD,
INCOMPATIBILIDAD O TRASGRESIÓN A UNA PROHIBICIÓN, Y A NO DAR LUGAR A HECHOS QUE
3 ARTÍCULO 8° DE LA LEY 80 DE 1993 ADICIONADO POR LA LEY 1474 DE 2011. LA CORTE CONSTITUCIONAL EN SENTENCIA C-106 DE 2018 LA
DEFINIÓ ASÍ: "SON RESTRICCIONES A LA CAPACIDAD DE LAS PERSONAS, PARA ENTABLAR RELACIONES JURÍDICAS CON EL ESTADO, QUE
RESULTAN DE CONDENAS, SANCIONES O DE SITUACIONES QUE EL ORDENAMIENTO HA CALIFICADO JURÍDICAMENTE, PARA EFECTOS DE (I)
IMPEDIR EL ACCESO O LA CONTINUACIÓN EN EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES PÚBLICAS, COMO SERVIDOR PÚBLICO O COMO PARTICULAR QUE
EJERCE DICHAS FUNCIONES, (II) PARA PRESTAR SERVICIOS PÚBLICOS O (III) PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS CON EL ESTADO".
4 ARTÍCULO 8° DE LA LEY 80 DE 1993 ADICIONADO POR LA LEY 1474 DE 2011. LA CORTE CONSTITUCIONAL EN SENTENCIA C-903 DE 2008 LA
DEFINIÓ ASÍ: "(#) UNA PROHIBICIÓN DIRIGIDA AL TITULAR DE UNA FUNCIÓN PÚBLICA A QUIEN, POR ESE HECHO, SE LE IMPIDE OCUPARSE DE
CIERTAS ACTIVIDADES O EJERCER, SIMULTÁNEAMENTE, LAS COMPETENCIAS PROPIAS DE LA FUNCIÓN QUE DESEMPEÑA Y LAS
CORRESPONDIENTES A OTROS CARGOS O EMPLEOS, EN GUARDA DEL INTERÉS SUPERIOR QUE PUEDE VERSE AFECTADO POR UNA INDEBIDA
ACUMULACIÓN DE FUNCIONES O POR LA CONFLUENCIA DE INTERESES POCO CONCILIABLES Y CAPACES, EN TODO CASO, DE AFECTAR LA
IMPARCIALIDAD Y LA INDEPENDENCIA QUE DEBEN GUIAR LAS ACTUACIONES DE QUIEN EJERCE LA AUTORIDAD EN NOMBRE DEL ESTADO".
PUEDAN GENERAR ESCENARIOS DE PERCEPCIÓN DE POCA TRANSPARENCIA, A LA LUZ DE LA NORMATIVA #NACIONAL, INTERNACIONAL O
INTERNA- APLICABLES A ECOPETROL. ACORDE CON ESTO, EL CONTRATISTA DECLARA QUE SUSCRIBIRÁ LOS FORMATOS DE CONFLICTOS,
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, INTEGRIDAD Y COMPROMISO CON LA TRANSPARENCIA Y EL FORMATO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS
LA/FT/FPADM, QUE SE LE EXIJAN, SEGÚN CORRESPONDA, A LA EMPRESA Y A SUS REPRESENTANTES, TRABAJADORES O SUBCONTRATISTAS;
DENUNCIARÁ CUALQUIER HECHO QUE PUEDA CONSIDERARSE VIOLATORIO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS APLICABLES,
Y RECONOCERÁ EL DEBER DE MANIFESTAR OPORTUNAMENTE LOS CONFLICTOS, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y DE APARTARSE DE
LOS ASUNTOS DONDE SURJA UNA SITUACIÓN COMO LAS DESCRITAS EN ESTE NUMERAL. ESTA DECLARACIÓN OBLIGA A SUS TRABAJADORES Y
PERSONAS VINCULADAS AL CONTRATO, CUANDO SE TENGA CONOCIMIENTO DE CIRCUNSTANCIAS QUE DESCONOZCAN LOS LINEAMIENTOS
PREVISTOS EN ESTE NUMERAL. B. CUANDO APLIQUE (CONTRATOS DE INTERVENTORÍA): EL CONTRATISTA SE OBLIGA A: (I) REVELAR LAS
RELACIONES QUE TENGA O HAYA TENIDO CON LAS EMPRESAS EJECUTORAS (PERSONAL NATURAL / PERSONA JURÍDICA, INTEGRANTES DE
CONSORCIOS O DE UNIONES TEMPORALES) DE LOS CONTRATOS O PROYECTOS SOBRE LOS CUALES RECAERÍA LA RESPECTIVA
INTERVENTORÍA, EN LOS ÚLTIMOS 3 AÑOS ANTERIORES A LA FECHA DE ASIGNACIÓN SOBRE LOS CONTRATOS OBJETO DE SU INTERVENTORÍA;
(II) REVELAR SI EL MISMO PARTICIPÓ EN LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS, DISEÑOS Y ESTRUCTURACIÓN DE LOS PROYECTO RESPECTO DE
LOS CUALES SE EJERCERÁ LA CORRESPONDIENTE INTERVENTORÍA.
C. QUE PACTARÁ CON TODOS LOS TERCEROS VINCULADOS A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, EL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN LEGAL,
CONTEMPLADA EN EL ARTÍCULO 12 DE LA LEY 2195 DE 2022, PARA QUE ENTREGUEN LA INFORMACIÓN AL REGISTRO ÚNICO DE BENEFICIARIOS
FINALES (RUB).
D. QUE SE ABSTENDRÁ DE ESTABLECER, PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, CUALQUIER TIPO DE RELACIÓN COMERCIAL
PRIVADA CON TRABAJADORES DE ECOPETROL, Y SE REPORTARÁN LAS RELACIONES COMERCIALES Y LABORALES DE SU CÓNYUGE,
COMPAÑERO O COMPAÑERA PERMANENTE O PARIENTES HASTA EL CUARTO GRADO DE CONSANGUINIDAD, SEGUNDO GRADO DE AFINIDAD,
PRIMERO CIVIL, O SOCIOS DE HECHO O DE DERECHO DE LOS CONTRATISTAS DE ECOPETROL QUE HAGAN PARTE DE LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO, PARA EVITAR VULNERAR LA REGLAMENTACIÓN EN MATERIA DE CONFLICTOS DE INTERÉS, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.
9. ACOSO SEXUAL: QUE RECHAZA EL ACOSO SEXUAL EN EL ENTORNO LABORAL. ENTENDIENDO POR ACOSO SEXUAL EL DELITO CONSAGRADO
EN EL ARTÍCULO 210 A DEL CÓDIGO PENAL. LAS CONDUCTAS QUE PUEDEN CONSTITUIR ACOSO SEXUAL SE ENCUENTRAN DESCRITAS EN LA
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 03 DE 2022. EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA DE ECOPETROL DEFINE EL ACOSO SEXUAL Y ESTABLECE LAS
ACCIONES A TOMAR EN RELACIÓN CON ESTAS SITUACIONES.5
5 PROTOCOLO PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE ACOSO SEXUAL Y/O DISCRIMINACIÓN POR RAZÓN DEL SEXO EN EL ÁMBITO LABORAL.
QUE, EN CASO DE TENER CONOCIMIENTO DE UNA SITUACIÓN DE ESTA NATURALEZA, SE COMPROMETE A PROTEGER LOS SIGUIENTES
DERECHOS:
A. EL DERECHO A CONTAR LIBREMENTE LO SUCEDIDO.
B. EL DERECHO A LA CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN DE SU CASO.
C. EL DERECHO A QUE NO SE EMITAN JUICIOS DE VALOR SOBRE SU QUEJA Y QUE SE LE TOME CON SERIEDAD.
D. EL DERECHO A SER TRATADO CON RESPETO.
E. EL DERECHO A QUE NO SE TOMEN REPRESALIAS EN SU CONTRA QUE AFECTEN SU VINCULACIÓN LABORAL O CONTRACTUAL.
F. EL DERECHO A RECIBIR INFORMACIÓN CLARA Y PRECISA SOBRE SUS DERECHOS, EL PROCESO Y LAS INSTANCIAS A LAS QUE PUEDE
ACUDIR.
G. EL DERECHO A RECIBIR ORIENTACIÓN EN MATERIA LEGAL Y PSICOLÓGICA.
H. EL DERECHO A RECIBIR ACOMPAÑAMIENTO PERMANENTE DE LA ENTIDAD6.
I. EL DERECHO A LA CELERIDAD Y DEBIDA DILIGENCIA EN LAS ACCIONES QUE SE ADELANTEN.
6 PROTOCOLO PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE ACOSO SEXUAL Y/O DISCRIMINACIÓN POR RAZÓN DEL SEXO EN EL ÁMBITO LABORAL
EL CONTRATISTA SE COMPROMETE A GESTIONAR FRENTE A SU PERSONAL LA PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE Y LA SANCIÓN O ACCIÓN
CORRECTIVA ANTE QUIEN EJECUTE LA CONDUCTA DE ACOSO. ESTA MISMA OBLIGACIÓN, DEBERÁ EXIGIRLA A LOS SUBCONTRATISTAS. EL
DESCONOCIMIENTO DE ESTA CLÁUSULA DARÁ LUGAR AL INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL.
10. OBLIGACIÓN DE REPORTAR INCUMPLIMIENTO: QUE, EN EL EVENTO QUE EL CONTRATISTA O CUALQUIERA DE LAS PERSONAS VINCULADAS A
LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO TENGA CONOCIMIENTO O SOSPECHA DE UN HECHO O SITUACIÓN QUE IMPLIQUE CORRUPCIÓN, SOBORNO,
FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, FINANCIACIÓN A LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA,
CONFLICTO DE INTERÉS O ÉTICO, INHABILIDAD, INCOMPATIBILIDAD, CAPTACIÓN O RECAUDO ILEGAL DE DINEROS DEL PÚBLICO, VIOLACIONES A
LA LIBRE Y LEAL COMPETENCIA O TRASGRESIÓN A NORMAS NACIONALES O INTERNACIONALES APLICABLES A ECOPETROL, INCLUYENDO LAS
NORMAS ANTISOBORNO Y LA FCPA ANTES MENCIONADA, SE OBLIGARÁ #SIN PERJUICIO DE LOS DEBERES CONSTITUCIONALES Y LEGALES- A
DENUNCIARLO DE INMEDIATO Y DIRECTAMENTE, A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS DE ECOPETROL HTTP://LINEAETICA.ECOPETROL.COM.CO.

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11. PAGOS A TERCEROS: QUE TODO PAGO A TERCEROS QUE CUMPLAN LABOR O TAREA RELACIONADA CON EL DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL
CONTRATO SE HARÁ POR TRANSFERENCIA BANCARIA, A UNA CUENTA A NOMBRE DEL TERCERO DE UNA INSTITUCIÓN FINANCIERA DESIGNADA
EN EL PAÍS DONDE EL CONTRATISTA PRESTA SUS SERVICIOS. QUE CONOCE LA PROHIBICIÓN DE EFECTUAR EL PAGO EN EFECTIVO A UN
TERCERO Y LA CUMPLIRÁ.
EL PAGO INDIRECTO A TERCEROS PODRÁ REALIZARSE A TRAVÉS DE LOS MECANISMOS PREVISTOS POR LA LEGISLACIÓN NACIONAL Y EN TODO
CASO, DANDO CUMPLIMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN RESPECTO A ESTOS.
12. EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO: QUE CADA VEZ QUE PRESENTE FACTURA, CUENTA DE COBRO, O INFORMES DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO,
SE ENTENDERÁ QUE PREVIAMENTE REVISÓ Y CUMPLIÓ CON LAS OBLIGACIONES SEÑALADAS EN LA PRESENTE CLÁUSULA. EN TODO CASO LA
EMPRESA PODRÁ SOLICITAR QUE CERTIFIQUE POR ESCRITO DICHO CUMPLIMIENTO Y/O QUE DILIGENCIE LOS FORMATOS DE ÉTICA Y
CUMPLIMIENTO QUE SE EXIJAN.
13. COMERCIALIZACIÓN DE SUSTANCIAS Y PRODUCTOS QUÍMICOS: QUE CUMPLIRÁ CON LA NORMATIVIDAD SOBRE CONTROL DE SUSTANCIAS Y
PRODUCTOS QUÍMICOS, EN CASO DE QUE EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DEBA COMERCIALIZARLAS; ELLO INCLUYE ACATAR LOS
LINEAMIENTOS PARA SU ALMACENAMIENTO, CONSUMO, DISTRIBUCIÓN, COMPRA, IMPORTACIÓN Y PRODUCCIÓN.
14. CERTIFICADO DE ORIGEN DE CRUDOS: QUE INDICARÁ DE FORMA PRECISA Y CIERTA, EN LOS DOCUMENTOS VINCULADOS A LA COMPRA Y
VENTA DE CRUDO, EN EL CASO DE QUE EL CONTRATO INCLUYA ESTA ACTIVIDAD, EL ORIGEN Y DESTINO DE ESTOS.
15. DERECHO DE TERMINACIÓN POR INCUMPLIMIENTO: QUE RECONOCE Y ACEPTA EXPRESAMENTE QUE CUALQUIER VIOLACIÓN DE LAS LEYES
ANTISOBORNO, DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA DE ECOPETROL O DE LAS OBLIGACIONES PREVISTAS EN LOS «LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y
CUMPLIMIENTO DE ECOPETROL» A LAS CUALES SE HA HECHO MENCIÓN, CONSTITUIRÁ CAUSAL SUFICIENTE PARA QUE ECOPETROL PUEDA DAR
POR TERMINADO ANTICIPADAMENTE EL CONTRATO, SIN QUE HAYA LUGAR A INDEMNIZACIÓN ALGUNA A FAVOR DEL CONTRATISTA, Y SIN
PERJUICIO DE LAS ACCIONES LEGALES, ADMINISTRATIVAS Y JUDICIALES TENDIENTES A RESTITUIR LOS APORTES HECHOS POR LA EMPRESA Y
A MITIGAR LOS RIESGOS A QUE HUBIERE LUGAR. IGUALMENTE, RECONOCE Y ACEPTA LAS CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO
CONTEMPLADAS EN EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL VIGENTE, QUE SE ENCUENTRA PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB DE
ECOPETROL, SUS EFECTOS FRENTE A LOS CONTRATOS CON ECOPETROL Y LAS COMPAÑÍAS DEL GRUPO, SIN LUGAR A INDEMNIZACIÓN.
16. USO DE MARCAS Y PROPIEDAD INDUSTRIAL E INTELECTUAL: QUE NO UTILIZARÁ EL NOMBRE, MARCA, ENSEÑA, PROPIEDAD INDUSTRIAL E
INTELECTUAL DE ECOPETROL PARA SUS FINES PERSONALES O PROPIOS, NI TAMPOCO PARA FINES DISTINTOS A LOS PACTADOS EN EL
CONTRATO O QUE TENGAN FINES ILÍCITOS. QUE EN NINGÚN CASO DIFUNDIRÁ, UTILIZANDO EL NOMBRE, MARCA O ENSEÑA DE ECOPETROL,
INFORMACIÓN INEXACTA. EL CONTRATISTA DEBE ABSTENERSE DE DIFUNDIR INFORMACIÓN QUE AFECTE LA IMAGEN DE ECOPETROL O DE OTRA
PARTE, CUANDO SE SOPORTE SOBRE SUPUESTOS QUE NO SE ENCUENTREN DEMOSTRADOS.
17. PROHIBICIÓN: QUE, EN LOS TÉRMINOS DE LAS LEYES Y REGLAMENTOS APLICABLES A ECOPETROL #ENTRE ELLAS LAS QUE CONTIENEN
INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES E IMPEDIMENTOS COMO LA LEY 80 DE 1993, LEY 1474 DE 2011, LEYES 1952 DE 2019 Y
2094 DE 2021 Y EL INSTRUCTIVO DE CONFLICTOS DE INTERÉS ECP-SEG-I-003, O LAS DISPOSICIONES QUE LAS MODIFIQUEN O ADICIONEN, SE
ABSTENDRÁ DE VINCULAR, DIRECTA O INDIRECTAMENTE (INCLUYENDO EMPLEOS TEMPORALES, AGENCIAS DE EMPLEO Y CUALQUIER
MODALIDAD DE INTERMEDIACIÓN LABORAL), PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y REALIZACIÓN DE ASUNTOS O NEGOCIOS QUE
HAGAN PARTE DEL OBJETO Y ALCANCE DEL MISMO, A EXSERVIDORES DE ECOPETROL QUE HUBIEREN CONOCIDO O ADELANTADO DICHOS
ASUNTOS O NEGOCIOS DURANTE EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES COMO SERVIDORES PÚBLICOS. CON ESTE PROPÓSITO, EL CONTRATISTA
SOLICITARÁ AL E-SERVIDOR DE ECOPETROL QUE PRETENDA VINCULAR, UNA DECLARACIÓN FORMAL DE NO HALLARSE INCURSO EN CAUSAL DE
CONFLICTO DE INTERÉS O ÉTICO, INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD PREVISTA EN LA LEY Y/O EN LAS NORMAS INTERNAS DE ECOPETROL E
INFORMARÁ DE INMEDIATO AL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Y A LA GERENCIA CORPORATIVA DE ASUNTOS ÉTICOS Y DE CUMPLIMIENTO
SOBRE DICHA MANIFESTACIÓN.
18. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: QUE, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY 1581 DE 2012, LEY
1712 DE 2014, LEY 1755 DE 2015, DECRETO ÚNICO 1074 DE 2015 Y LAS REGLAS INTERNAS DE ECOPETROL, SE OBLIGA A PROTEGER CUALQUIER
INFORMACIÓN O DATO QUE LE SEA ENTREGADO POR ECOPETROL Y A GUARDAR LA DEBIDA RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD, ASÍ COMO A DARLE
UN CORRECTO TRATAMIENTO A LOS DATOS PERSONALES. QUE ASEGURARÁ QUE CUALQUIERA DE LAS PERSONAS VINCULADAS A LA
EJECUCIÓN DEL CONTRATO CUMPLA CON LA MISMA OBLIGACIÓN DE RESERVA, CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
QUE, CON LA SUSCRIPCIÓN DE ESTE CONTRATO, ENTIENDE Y ACEPTA QUE LAS ANTERIORES OBLIGACIONES SE EXTIENDEN A SUS
TRABAJADORES, SUBCONTRATISTAS, PROVEEDORES Y AGENTES, Y LOS RESPECTIVOS
EMPLEADOS DE ESTOS Y QUE SU VULNERACIÓN PUEDE DAR LUGAR A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO CONFORME CON LO INDICADO EN EL
NUMERAL 14. POR ELLO, SE OBLIGA A INCLUIR LO ESTABLECIDO EN ESTA CLÁUSULA EN LOS CONTRATOS QUE CELEBRE CON CUALQUIER
PERSONA NATURAL O JURÍDICA CON OCASIÓN O MOTIVO DE ESTE CONTRATO.
CLÁUSULA VIGÉSIMA. # DERECHOS HUMANOS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
EN COHERENCIA CON SU COMPROMISO CON LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL, ECOPETROL PROMUEVE ENTRE SUS CONTRATISTAS:
# LA IMPLEMENTACIÓN DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES RESPONSABLES, ÉTICAS Y SOSTENIBLES.
# EL RESPETO POR LOS DERECHOS HUMANOS ACORDE CON LA LEY.
# RECHAZA CUALQUIER FORMA DE COMPLICIDAD FRENTE A PRESUNTAS VIOLACIONES DE DERECHOS HUMANOS. EL CONTRATISTA SE
COMPROMETE A:
1. IMPLEMENTAR PRÁCTICAS RESPONSABLES, ACORDE CON EL CONCEPTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL QUE HA ADOPTADO
ECOPETROL, DE ACUERDO CON LA ISO26000: "LA ORGANIZACIÓN SE HACE RESPONSABLE POR LOS IMPACTOS QUE SUS DECISIONES Y
ACTIVIDADES OCASIONAN EN LA SOCIEDAD Y EL MEDIO AMBIENTE, MEDIANTE UN COMPORTAMIENTO ÉTICO Y TRANSPARENTE QUE: -
CONTRIBUYA AL DESARROLLO SOSTENIBLE, INCLUYENDO LA SALUD Y EL BIENESTAR DE LA SOCIEDAD. - TOME EN CONSIDERACIÓN LAS
EXPECTATIVAS DE SUS GRUPOS DE INTERÉS. - CUMPLA CON LA LEGISLACIÓN APLICABLE Y SEA COHERENTE CON LA NORMATIVA
INTERNACIONAL DE COMPORTAMIENTO. - ESTÉ INTEGRADA EN TODA LA ORGANIZACIÓN Y SE LLEVE A LA PRÁCTICA EN SUS RELACIONES".
2. REPORTAR AL GESTOR DEL CONTRATO O A QUIEN TENGA SUS FUNCIONES, LOS INCIDENTES O NOVEDADES QUE PUEDAN AFECTAR LA
REPUTACIÓN DE ECOPETROL, DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA OCURRENCIA DE AQUELLOS, A EFECTOS DE DAR UN
MANEJO CONSENSUADO A LOS MISMOS.
3. EN DESARROLLO DE SU AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA DEBE: ATENDER Y MANEJAR LAS RELACIONES QUE CON OCASIÓN DEL CONTRATO
ESTABLEZCA CON SUS TRABAJADORES Y DEMÁS GRUPOS DE INTERÉS, RESPETAR Y PROMOVER LOS DERECHOS HUMANOS Y RESPONDER POR
EL IMPACTO DE SUS ACTIVIDADES EN LA SOCIEDAD, LA ECONOMÍA Y EL MEDIO AMBIENTE. DE IGUAL FORMA, DEBE CUMPLIR LOS COMPROMISOS
ADQUIRIDOS CON SUS TRABAJADORES Y DEMÁS GRUPOS DE INTERÉS, Y RESPONDER LAS SOLICITUDES, QUEJAS, RECLAMOS Y DEMÁS
EVENTOS QUE SE LLEGAREN A PRESENTAR CON SUS GRUPOS DE INTERÉS Y QUE PUEDAN AFECTAR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

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4. IDENTIFICAR, PREVENIR Y MITIGAR SITUACIONES QUE AFECTEN REAL O POTENCIALMENTE EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS HUMANOS, A LA
LUZ DEL RELACIONAMIENTO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS, EN DESARROLLO DE SUS OPERACIONES Y EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS
OBLIGACIONES CONTRACTUALES.
CLÁUSULA VIGÈSIMA PRIMERA. - REQUISITOS DE EJECUCIÓN
EL PROVEEDOR SE OBLIGA CON ECOPETROL, DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA FECHA DE REMISIÓN DE LA PRESENTE
ÓRDEN DE COMPRA, A ACREDITAR LA CONSTITUCIÓN Y APROBACIÓN DE LAS GARANTÍAS EXIGIDAS A CONTINUACIÓN:
GARANTÍAS Y SEGUROS
EL PROVEEDOR DEBERÁ CONSTITUIR UNA GARANTÍA QUE AMPARE EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTENIDAS EN LA ORDEN DE
COMPRA Y DEBE CONTENER LOS SIGUIENTES AMPAROS:
1. CUMPLIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA Y PAGO DE LOS DESCUENTOS SANCIONATORIOS POR INCUMPLIMIENTO: POR UN VALOR
ASEGURADO EQUIVALENTE AL 10% DEL VALOR TOTAL DE LA ORDEN DE COMPRA, VIGENTE POR EL PLAZO ESTABLECIDO PARA LA ENTREGA DE
LOS BIENES Y TREINTA (30) DÍAS MÁS.
2. CALIDAD DE LOS BIENES OBJETO DE COMPRA: POR UN VALOR ASEGURADO EQUIVALENTE AL 10% DEL VALOR TOTAL DE LA ORDEN DE
COMPRA, Y VIGENCIA DE DIECIOCHO (18) MESES A PARTIR DEL VENCIMIENTO DEL PLAZO PREVISTO PARA LA ENTREGA DE LOS BIENES A
SATISFACCIÓN.
EL PROVEEDOR TENDRÁ DOS OPCIONES:
A) UNA GARANTÍA BANCARIA EXPEDIDA POR UNA INSTITUCIÓN FINANCIERA ACEPTADA POR ECOPETROL O UNA CARTA DE CRÉDITO "STAND-BY";
EN TAL CASO ENTREGARÁ A ECOPETROL UNA O MÁS CARTAS DE CRÉDITO "STAND-BY", PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS
OBLIGACIONES CONTENIDAS EN LA ORDEN DE COMPRA. LAS GARANTÍAS BANCARIAS QUE SE EXPIDAN PARA GARANTIZAR LA ORDEN DE
COMPRA, DEBEN SER IRREVOCABLES Y DEBEN SER RECONOCIDAS A PRIMER REQUERIMIENTO O PRIMERA DEMANDA. EN EL CASO DE
INSTITUCIONES FINANCIERAS LOCALES, EN LA GARANTÍA DEBE CONSTAR EXPRESAMENTE QUE EL EMISOR RENUNCIA AL BENEFICIO DE
EXCUSIÓN CONTEMPLADO EN EL ARTÍCULO 2383 DEL CÓDIGO CIVIL. ECOPETROL ACEPTARÁ LAS CARTAS DE CRÉDITO "STAND-BY" O GARANTÍAS
BANCARIAS QUE SE EXPIDAN CONFORME A LAS REGLAS Y USOS UNIFORMES RELATIVOS A CRÉDITOS DOCUMENTARIOS (UNIFORM CUSTOMS
AND PRACTICE FOR DOCUMENTARY CREDITS - UCP), REVISIÓN DE 2007, PUBLICACIÓN N° 600 DE LA CÁMARA DE COMERCIO INTERNACIONAL.
B) UNA PÓLIZA EXPEDIDA A FAVOR DE ECOPETROL POR UNA COMPAÑÍA DE SEGUROS LEGALMENTE AUTORIZADA PARA FUNCIONAR EN
COLOMBIA.
EL PROVEEDOR CONOCE Y ACEPTA QUE ECOPETROL HA ESTRUCTURADO Y NEGOCIADO UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
INTERNO DE LA CONTRATACIÓN # SARIC SISTEMA QUE SATISFACE LOS LINEAMIENTOS SOBRE ASEGURAMIENTO Y TRANSFERENCIA DE SUS
RIESGOS, EL CUAL CONSISTE EN UN ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO (PÓLIZA) EN EL CUAL ECOPETROL OSTENTA LAS CALIDADES DE TOMADOR,
ASEGURADO Y BENEFICIARIO; EL PROVEEDOR OSTENTARÁ LA CALIDAD DE GARANTIZADO Y/O AFIANZADO.
EL PROVEEDOR ACEPTA QUE ECOPETROL ES EL TITULAR DEL RIESGO A SER ASEGURADO MEDIANTE EL(LOS) SEGURO(S) AL(LOS) QUE SE
REFIERE ESTA CLÁUSULA, ESPECIALMENTE AQUELLOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO GENERAL DE LAS OBLIGACIONES DE LA
EJECUCIÓN Y DESARROLLO DE LA ORDEN DE COMPRA, POR LO QUE ECOPETROL ESTÁ LEGALMENTE FACULTADO PARA DETERMINAR LAS
CONDICIONES DE ASEGURAMIENTO QUE DEBEN CUMPLIR LOS SEGUROS POR MEDIO DEL CUAL SERÁ(N) TRANSFERIDO(S) ESTE(OS) RIESGO(S) A
LA COMPAÑÍA DE SEGUROS.
PARA LA EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE SEGUROS, LA ASEGURADORA SOLICITARÁ INFORMACIÓN ADICIONAL QUE EL PROVEEDOR DEBERÁ
SUMINISTRAR. PARA FACILITAR EL PROCESO DE EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE SEGUROS, EL PROVEEDOR PODRÁ CONTACTAR AL ÁREA
DESIGNADA POR ECOPETROL:
DATOS DE CONTACTO DE LA UNIDAD ECOPETROL - AON
# E-MAIL: SEGUROSCONTRATISTASECOPETROL@AON.COM
# DIRECCIÓN: CARRERA 13 NO. 37-43 OFICINA 406
# TELÉFONO: (571) 4431210
# CELULAR:(57) 312 4663605 Y (57) 313 4031611
PARÁGRAFO 1: DISPOSICIONES COMUNES A LAS GARANTÍAS Y SEGUROS.
A) SI SE ESTABLECIÓ QUE LAS GARANTÍAS O SEGUROS SE DEBEN TOMAR EN DÓLARES, EN LA PÓLIZA SE INDICARÁ QUE SERÁN PAGADERAS(OS)
EN PESOS COLOMBIANOS A LA TASA REPRESENTATIVA DEL MERCADO VIGENTE CERTIFICADA POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE
COLOMBIA PARA LA FECHA EN QUE SE EFECTÚE EL PAGO DE LA INDEMNIZACIÓN CORRESPONDIENTE.
B) LAS CARÁTULAS DEBEN CONTENER EN FORMA CLARA Y EXPRESA EL ALCANCE Y MONTO DEL RIESGO AMPARADO.
C) EL PROVEEDOR DEBERÁ REPONER LAS GARANTÍAS O SEGUROS CUANDO EL VALOR DE LOS MISMOS SE VEA AFECTADO POR RAZÓN DE
SINIESTROS.
D) EN EL EVENTO EN QUE SE AUMENTE EL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA O SE PRORROGUE SU VIGENCIA, EL PROVEEDOR DEBERÁ AMPLIAR
O PRORROGAR LAS CORRESPONDIENTES GARANTÍAS Y SEGUROS.
E) LOS COSTOS POR LA EXPEDICIÓN DE LAS GARANTÍAS Y SEGUROS, SUS ADICIONES O PRÓRROGAS, SERÁN EXCLUSIVAMENTE A CARGO DEL
PROVEEDOR.

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PARÁGRAFO 2: EL PROVEEDOR CONOCE Y ACEPTA QUE LOS DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL SUMINISTRADOS A
ECOPETROL, PODRÁN SER COMPARTIDOS, TRANSMITIDOS, ENTREGADOS, TRANSFERIDOS O DIVULGADOS A AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A.
CORREDORES DE SEGUROS, JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA & IRAGORRI Y LA (S) ASEGURADORA (S), PARA TODOS LOS FINES
PRE-CONTRACTUALES Y CONTRACTUALES QUE COMPRENDEN LA COLOCACIÓN DE LOS SEGUROS. EN CUANTO AL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES, ECOPETROL ACTUARÁ COMO RESPONSABLE Y AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A. CORREDORES DE SEGUROS, JARDINE LLOYD
THOMPSON VALENCIA & IRAGORRI Y LA (S) ASEGURADORA (S) SERÁN ENCARGADOS DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN PARA EL TRÁMITE DE LA
PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA, POR LO TANTO ECOPETROL DECLARA TENER LA AUTORIZACIÓN PREVIA E INFORMADA
DEL TITULAR DEL DATO, DE ACUERDO CON EL RÉGIMEN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES COLOMBIANO.
****************************************************************************************************************************************************************
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA. - DATOS PERSONALES #HABEAS DATA
PRIMERA. - TRANSFERENCIA1 DE DATOS PERSONALES POR PARTE DEL CONTRATISTA.
EN CASO DE QUE PARA EL DESARROLLO DEL CONTRATO EL CONTRATISTA DEBA TRANSFERIR A ECOPETROL DATOS PERSONALES NO
PÚBLICOS DE SUS TRABAJADOR ESO CONTRATISTAS (EN LOS TÉRMINOS DE LALEY1581 Y EL DECRETO ÚNICO 1074 DE 2015), EL
ADMINISTRADOR DEBERÁ ASEGURAR QUE EL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS DEL CONTRATISTA O QUIEN HAGA SUS VECES PRESENTE A
ECOPETROL:
A) UNA CERTIFICACIÓN DE QUE CUENTA CON UNA AUTORIZACIÓN ESCRITA, EXPRESA, PREVIA E INFORMADA OTORGADA POR EL TITULAR DEL
DATO PARA EL TRATAMIENTO DEL MISMO, INCLUYENDO SU TRANSFERENCIA, LA CUAL PODRÁ OBRAR EN EL CONTRATO DE TRABAJO O EN
CUALQUIER OTRO DOCUMENTO. COPIA DE LA AUTORIZACIÓN PODRÁ SER SOLICITADA POR ECOPETROL EN CUALQUIER MOMENTO Y EL
CONTRATISTA ESTARÁ OBLIGADO A ENTREGARLA DENTRO DE LOS TRES(3)DÍAS HÁBILES SIGUIENTES.
B) AL MOMENTO DE LA TRANSFERENCIA DE LOS DATOS A ECOPETROL DEBERÁ ACLARAR CUÁLES SON LAS FINALIDADES CON LAS CUALES
CAPTURÓ EL DATO Y LA VIGENCIA DEL TRATAMIENTO PARA QUE ECOPETROL PUEDA HACER EL TRATAMIENTO DENTRO DE ESOS PARÁMETROS
Y VERIFICAR SI COINCIDEN CON LOS TRATAMIENTOS PARA EL GRUPO DE INTERÉS RESPECTIVO EN SU PROPIA DECLARACIÓN. SÍ EN
DESARROLLO DEL CONTRATO SE REQUIERE REALIZAR UN TRATAMIENTO ADICIONAL POR PARTE DE ECOPETROL, EL CONTRATISTA SE OBLIGA
APRESTARLE SU COLABORACIÓN PARA OBTENER DE SUS TRABAJADORES Y CONTRATISTAS LA AUTORIZACIÓN PARA ELLO.
SEGUNDA.- TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A ECOPETROL.
CUANDO ECOPETROL, POR CUENTA DEL CONTRATANTE, REALICE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS Y/O EL MANEJO DE
BASES DE DATOS DE LOS QUE EL CONTRATANTE SEA CONSIDERADO RESPONSABLE, SE OBLIGA ADEMÁS DE LO CONSIGNADO EN LAS NORMAS
DE CARÁCTER GENERAL A:
A)SI REALIZA CAPTURA DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS: OBTENER
B)ÓN ESCRITA, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA DEL TITULAR (PERSONA NATURAL)O DE SUS APODERADOS O TUTORES, Y ENTREGAR LA AL
CONTRATANTE CUANDO LA SOLICITE O EN TODO CASO AL SUSCRIBIR EL ACTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO.
B)EMPLEAR LOS DATOS PERSONALES A QUE TENGA ACCESO EXCLUSIVAMENTE PARA LOS FINES DEL PRESENTE CONTRATO, CONSERVANDO Y
TRATANDO LA INFORMACIÓN DE CONFORMIDAD
CON LA DECLARACIÓN DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DEL CONTRATANTE SALVAGUARDANDO LAS BASES E DATOS QUE LOS
CONTENGAN.
C)COLABORAR CON EL CONTRATANTE PARA ASEGURAR AL TITULAR QUE EN TODO MOMENTO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONSULTAR,
RECTIFICAR O SUPRIMIR SUS DATOS PERSONALES.
TERCERA: TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE ECOPETROL COMO RESPONSABLE AL CONTRATISTA ENCARGADO.
CUANDO EL CONTRATISTA, POR CUENTA DE ECOPETROL, REALICE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS Y/O EL MANEJO DE
BASES DE DATOS DE LOS QUE ECOPETROL SEA CONSIDERADO RESPONSABLE, SE OBLIGA ADEMÁS DE LO CONSIGNADO EN LAS NORMAS DE
CARÁCTER GENERAL A:
A)SI REALIZA CAPTURA DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS: OBTENER AUTORIZACIÓN ESCRITA, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA DEL
TITULAR (PERSONA NATURAL)O DE SUS APODERADOS O TUTORES, Y ENTREGAR LA A ECOPETROL CUANDO LA SOLICITE O EN TODO CASO AL
SUSCRIBIR EL ACTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO O DENTRO DE LOS5 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA EXPIRACIÓN DEL TÉRMINO DE
EJECUCIÓN, LO QUE PRIMERO OCURRA.
B)EMPLEAR LOS DATOS PERSONALES A LOS QUE TENGA ACCESO EXCLUSIVAMENTE PARA LOS FINES DEL PRESENTE CONTRATO,
CONSERVANDO Y TRATANDO LA INFORMACIÓN DE
CONFORMIDAD CON LA DECLARACIÓN DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN ECOPETROL, SALVAGUARDANDO LAS BASES DE
DATOS QUE LOS CONTENGAN.
C)COLABORAR CON ECOPETROL PARA SEGURAR AL TITULAR QUE EN TODO MOMENTO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONSULTAR,
RECTIFICAR O SUPRIMIR SUS DATOS PERSONALES.
D)CUMPLIR TODAS LAS INDICACIONES QUE LE IMPARTA ECOPETROL RESPECTO DE LOS DATOS PERSONALES BAJO SU ENCARGO.
E)RESPONDER DIRECTAMENTE SOBRE TODOS LOS DATOS PERSONALES QUE SE TRATEN EN LOS EQUIPOS QUE SEAN DE SU PROPIEDAD O DE
SUS DELEGADOS O REPRESENTANTES.
F)MANEJAR LOS DATOS Y LAS BASES CONFIDENCIALMENTE, MANTENIENDO BAJO RESERVA LOS DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS.
G)CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES QUE COMO ENCARGADO DERIVAN DE LALEY1581 DE 2012 Y LAS NORMAS QUE LA DESARROLLEN.
H)RESTITUIR A ECOPETROL TODO DATO PERSONAL Y BASE DE DATOS QUE ÉSTA LE HAYA ENTREGADO (EN MEDIOS FÍSICOS Y/O
ELECTRÓNICOS)Y ELIMINARLO COMPLETAMENTE APLICANDO TÉCNICAS DE BORRADO SEGURO Y CERTIFICAR LA EJECUCIÓN DE DICHA
ACTIVIDAD.
DOCUMENTOS DE LA ORDEN DE COMPRA:
FORMAN PARTE DE LA ORDEN DE COMPRA LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
ANEXO 01 # TRANSPARENCIA Y CUMPLIMIENTO - GAB-F-217
FORMATO AUTOREPORTE SÍNTOMAS DE INFECCIÓN RESPIRATORIA AGUDA
GAB-F-305 - ANEXO PROTOCOLO DE INGRESO A BODEGAS
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ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
PF: PF:
1 8 Unidad COD./ CODE: 71500179102
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
FILTER
INSIDE DIAMETER: 21/32 in; LENGTH: 7 1/32 in;
OUTSIDE DIAMETER: 3 3/4
in; TYPE: SEPARATOR FUEL / WATER376.767 3.014.136 23/08/2023
FabricanteBALDWINNo. Parte:PF7748
Dirección de entrega: PR PUERTO BOYACÁ PUERTO BOYACA
1129 G001 Valor Bruto Total.
"Contrato / Item": 00413 00413
Descuento absoluto
% descto.sobre neto3.014.136
.
PF: PF:
2 22 Unidad COD./ CODE: 71500178448
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
FILTER
INSIDE DIAMETER: 6-15/16 in; LENGTH: 15-13/32 in;
OUTSIDE DIAMETER: 5-
3/8 in; TYPE: RADIAL CONICAL866.564 19.064.408 23/08/2023
FabricanteBALDWINNo. Parte:RS4863
Dirección de entrega: PR PUERTO BOYACÁ PUERTO BOYACA
1129 G001 Valor Bruto Total.
"Contrato / Item": 00414 00414
Descuento absoluto
% descto.sobre neto19.064.408
.
Valor de las condiciones que aplican para todas las posiciones
NOTA: LOS VALORES REGISTRADOS PARA CADA RENGLON NO INCLUYEN EL IVA. ESTE DEBE SER LIQUIDADO POR EL PROVEEDOR EN SUFACTURA. EN CADA CASO DE EXISTIR IVA DIFERENTE POR RENGLON, ESTE DEBE INDICARSE SUMARIZANDO POR SEPARADO PARA CADA GRUPODE RENGLONES.
VALOR TOTAL / TOTAL VALUE 22.078.544
Autorizado por / Authorised by Comprador / Purc. Off Fecha / Date
<<>> Ecopetrol S.A. 15/06/2023
