Personería de 
Floridablanca 
Clasificación 
UNSPSC 
80111604 	Servicios de Gestión, 1 Servicios de recursos 1 Servicios de 	Necesidades de Segmento 	 Familia Clases 	 Producto 
EL FORMATO IMPRESO DE ÉSTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA Página 1 de 6 Código: GA-FO-008 
Versión: 3 
Fecha de emisión: 
30/06/2022 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 
ESTUDIO DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO DE 
PRESTACIÓN DE SERVICIOS 
Se presenta el análisis de conveniencia y oportunidad, en concordancia con lo que prevé el artículo 25 
numeral 7 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 del parágrafo 1 de la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y 
el Decreto 1082 de 2015.que tienen como finalidad cumplir con el principio de la ley general de planeación 
en materia contractual con el fin de celebrar un contrato de prestación de servicios. 
1. AUTORIZACIÓN PARA CONTRATAR 
El articulo 352 OP señala que la Ley orgánica de presupuesto regulará la capacidad de los organismos y 
entidades para contratar. Gracias a la Ley 38 de 1989, 179 y 225 de 1995, compiladas en el Decreto Ley 
111 de 1996, pueden celebrar contratos organismos como las Asambleas Departamentales, Concejos 
Municipales, Personerías Municipales. Contralorías entre otros. 
Igualmente, en cumplimiento al Manual de Contratación de la Personería Municipal, acogido por la entidad 
mediante la Resolución No, 099 del 27 de diciembre de 2017. en el cual se establecen las funciones en las 
etapas precontractual, contractual y post contractual, de conformidad con la Ley 80 de 1993, Ley 1150 d 
2007. Ley 1474 de 2011, Decreto 1082 de 2015 y  demás normas concordantes y vigentes. 
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA 
CONTRATACIÓN Y JUSTIFICACIÓN, OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA DE LA SATISFACCIÓN DE LA 
NECESIDAD Y EL PROCESO DE CONTRATACIÓN 
La Personería Municipal de Floridablanca comprometida con el desarrollo de sus funciones según la 
Constitución Política de 1991. la Ley 136 de 1994, la ley 734 de 2002, entre otras y orientada a permitir la 
consecución de los fines del Estado, preservar por el mantenimiento del orden jurídico como principio 
fundante de la organización estatal y velar por el cumplimiento de sus funciones misionales (C.P. arts. 1, 
2°, 4° y 16)"; requiere establecer un equipo multidisciplinario de trabajo que le permita cumplir con las 
funciones encomendadas. Por lo tanto, deben garantizarse los medios y recursos necesarios que permitan 
la prestación de los servicios públicos, que le demanda la Constitución y la Ley. 
Así las cosas, dentro de la política de organización de la entidad, es importante que se cuente con personal 
en diferentes ¿reas para brindar soporte el área, administrativa, financiero, sistemas y apoyar los diferentes 
procesos que se requieran y para ello la administración debe propender por contar con el personal idóneo, 
necesario y suficiente, buscando satisfacer tal necesidad. En ese orden de ideas, se puede constatar, que 
dentro del personal que posee la entidad no se cuenta con un BACHILLER para satisfacer la necesidad 
mencionada. 
De acuerdo con las apreciaciones anteriormente expuestas, sumado al cúmulo de trabajo y a la inexistencia 
en la planta de personal BACHILLER que cumplan con este perfil, se evidencia la necesidad de contratar un 
BACHILLER con el fin de apoyar a la Dirección de Gestión Administrativa y financiera de la Personería 
Municipal de Floridablanca. máxime cuando en la actualidad el personal de planta es inexistente para 
brindar el apoyo solicitado y así satisfacer la necesidad planteada. 
3. VERIFICACIÓN DE QUE NO HAY PERSONAL DE PLANTA EN LA ENTIDAD 
Se estableció a través de la certificación expedida por la Dirección de Gestión Administrativa y Financiera 
que el personal de la planta de la entidad es inexistente para desarrollar las actividades planteadas en el 
presente estudio. 
4. OBJETO DEL CONTRATO 
PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO, 
CENTRAL Y DE GESTIÓN DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE FLORIDABLANCA". 
5. CLASIFICACIÓN UNSPSC 

* Personería de 
Floridablanca 
  Código: GA-FO-008 
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 
 Versión: 3  
Fecha de emisión: 
30/06/2022      
servicios humanos personal dotación de personal 
profesionales de temporal técnico temporal 
Empresa y Servicios 
Administrativos 
6. OBLIGACIONES 
1 Obligaciones generales del contratista 
1. Actuar con suma diligencia, responsabilidad e idoneidad en la ejecución de las actividades 
contratadas. 
2. Realizar personalmente las actividades que de él se deriven. 
3. Atender los requerimientos que se realicen para apoyar la implementación del Modelo Estándar de 
Control Interno MECI 1000:2009 en coherencia con Modelo Integral de Planeación y Gestión. 
4. Proyectar o rendir los informes que correspondan a las tareas asignadas. 
5. Asistir a las reuniones y actividades que sean necesarias en desarrollo del objeto contractual. 
6. Cumplir como contratista independiente con las obligaciones de seguridad social contenidas en las 
normas legales vigentes. 
7. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su actividad conserve bajo su 
cuidado o a la cual tenga acceso, sin que pueda producirla, divulgarla o publicarla en cualquier medio. 
8. Disponer del tiempo necesario para cumplir a cabalidad con sus obligaciones. 
9. Suscribir el acta de inicio. 
10. Estar al día en el pago de la seguridad social durante el inicio, toda la ejecución del contrato y 
terminación del mismo, evitando el pago con mora. 
11. El contratista acepta que toda la documentación que se produzca en el desarrollo de la ejecución del 
contrato, es de propiedad de la Personería Municipal de Floridablanca. 
12 Brindar apoyo y acompañamiento eventualmente, en las actividades operativas que se requieran en 
aras de velar y garantizar los derechos de la población vulnerable del Municipio. 
13 Diligenciar los formatos de seguimiento y control y cumplir con el protocolo establecido por la entidad 
en aras de evitar la propagación del COVID-19. 
14. Presentar informes mensuales sobre las diferentes actividades desarrolladas de conformidad con el 
objeto contractual, y realizar el trámite correspondiente al pago de la seguridad social del servicio 
prestado una vez se cumpla el periodo a cobrar. 
15. El contratista deberá poner a disposición de la ejecución del contrato su equipo computador portátil, 
en caso de que se requiera para el desarrollo normal de sus actividades cont -actuales. 
2. Obligaciones específicas del contratista 
1. Apoyar la realización de actividades relacionadas con el área de gestión documental planteadas en el 
Plan de acción y MIPG de la actual vigencia. 
2. Clasificar, organizar y encarpetar los documentos que se requieran de cada una de las dependencias que 
hacen parte de la Personería Municipal. 
3. Foliar las carpetas que se requieran de conformidad con la norma Decreto 594 de 2000. 
4. Controlar la entrada y salida de carpetas y documentos del archivo central y de gestión con los formatos 
establecidos en los procedimientos de la entidad. 
5. Desarrollar el procedimiento de clasificación, digitación y digitalización del archivo histórico, central y de 
gestión de la entidad de acuerdo con normas vigentes. 
6. Mantener organizado el archivo histórico, central y de gestión de la Personería Municipal de 
Floridablanca. 
8. Alimentar los formatos solicitados por la Dirección de Gestión Administrativa y Financiera. 
9. Apoyar las actividades referentes al informe mensual del SIA Observa. 
10. Llevar los formatos administrativos y registros que se requieran. 
11. Realizar el formato único de inventario documental y garantizar el correcto archivo de los expedientes. 
12. Colaborar en la proyección de oficios pertinentes de la Dirección de Gestión Administrativa y Financiera. 
13. Apoyar la organización de la información y correspondencia del Despacho del Personero Municipal. 
14. Acompañar los diferentes eventos administrativos y electorales que se desarrollen en el municipio de 
Floridablanca. 
15. Apoyar los procesos de divulgación, difusión, y promoción de las actividades realizadas por la entidad, 
en las diferentes herramientas digitales. 
7. TIPOLOGÍA CONTRACTUAL Y MODALIDAD DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA 
Página 2 de 6 
EL FORMATO IMPRESO DE ÉSTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA 

Código: GA-FO-008 
Versión: 3 
Fecha de emisión: 
30/06/2022 Ø) 	
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 
Personería de 
Floridablanca 
El Contrato de Prestación de Servicios se encuentra regulado por el numeral 3 0, Artículo 32 de la Ley 80 de 
1993. 
CONTRATACIÓN DIRECTA. Del literal h, numeral 40,  del Artículo 2 1  de la Ley 1150 de 2007, toda vez que 
la entidad requiere una persona natural con idoneidad y experiencia que preste sus servicios de apoyo a la 
gestión con el fin de desarrollar las actividades ya planteadas dentro de la descripción de la necesidad 
relacionada en el presente estudio y del Decreto 1082 de 2015. 
8. VALOR, PLAZO Y FORMA DE PAGO 
El valor del contrato será por la suma de CINCO MILONES SETENCIENTOS MIL PESOS MCTE 
($5.700.000), con un plazo de TRES (03) MESES. La cantidad anterior se pagará al CONTRATISTA en 
TRES (3) pagos así: TRES (3) pagos mensualidad vencida por valor de UN MILLÓN NOVECIENTOS MIL 
DE PESOS ($1.900.000); contados a partir del acta de inicio, previa certificación de cumplimiento por parte 
del supervisor. 
9. ESTUDIO PRESUPUESTAL 
Que existen los recursos económicos dispuestos en el presupuesto general de Rentas y Gastos de la 
Entidad, imputables al CDP Nro:23-00128 expedido el 15 de junio de 2023, correspondiente al Presupuesto 
de Rentas y Gastos de la Personería Municipal de Floridablanca de la vigencia fiscal 2023. 
10. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 
De conformidad con lo ordenado en el artículo 222 del Decreto 0019 de 2012, que derogó la Ley 598 de 
2000. no se hace necesario verificar los precios de la contratación a realizar, con el SICE, CUBS y PURF. 
Conforme el promedio de precios del mercado, para la ejecución del objeto a contratar se tiene un costo de 
CINCO MILONES SETENCIENTOS MIL PESOS MCTE ($5.700.000), teniendo en cuenta el acta de reunión 
de fecha 21 de Mayo de 2021. mediante el cual se reunió el comité de contratación y estableció en tabla de 
valores los montos máximos de los honorarios según el nivel académico, así: 
DETALLE MONTO MÁXIMO 
BACHILLER HASTA $1.900.000,00 
JUDICANTE HASTA $1.900.000,00 
TECNICO HASTA $2.000.000,00 
TECNOLOGO HASTA $2.200.000,00 
PROFESIONAL HASTA $3.000.000,00 
PROFESIONAL CON ESPECIALIZACIÓN HASTA $3.400.000,00 
MAGISTER HASTA $4.000.000,00 
DOCTORADO HASTA $500000000 
El contratista deberá prestar el servicio a todo costo, debiendo asumir a su costa gastos como los de la 
seguridad social, legalización del contrato, desplazamientos, Etc. 
Así mismo, el monto de los honorarios fijados en este caso, corresponde al perfil de un BACHILLER. 
De esta manera la Personería Municipal de Floridablanca ha establecido una mensualidad para tecnólogos 
de hasta $1.900.000,00, por servicios similares, lo cual incluye los gastos de desplazamiento en el sitio 
donde normalmente desempeñan sus actividades, es decir en las instalaciones de la Personería, prestación 
del servicio, uso de herramientas, ya que el contratista deberá prestar el servicio a todo costo, debiendo 
asumir a gastos como los de la seguridad social, legalización del contrato, desplazamientos, etc. 
La inversión relacionada corresponde al presupuesto asignado por la Personería Municipal para el efecto, 
existiendo una disponibilidad que cubrirá integralmente su costo para la vigencia fiscal de 2023. 
11. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE 
Página 3 de 6 
EL FORMATO IMPRESO DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA 

Código: GA-FO-008 
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 
Personería de 
Floridablanca Versión: 3 
Fecha de emisión: 
30/06/2022 
Para satisfacer esta necesidad se requiere de un BACHILLER, idóneo, para apoyar a la Personería 
Municipal de Floridablanca, en los asuntos propios de su competencia para garantizar una mayor calidad en 
la prestación de los servicios a su cargo. 
12. ANÁLISIS DEL SECTOR 
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 la Personería Municipal de Floridablanca, 
procede a efectuar el análisis necesario para conocer el sector relacionado con el objeto del Proceso de 
Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de 
riesgo. 
Para hacer más eficiente la labor, es necesario que las personas que se contraten para desarrollar el objeto 
del contrato manejen el tema de manera idónea. Los procesos misionales que por Ley debe cumplir la 
entidad necesitan de un BACHILLER, para apoyar a los funcionarios en los asuntos propios de su 
competencia para garantizar una mayor calidad en la prestación de los servicios a su cargo. 
Por lo tanto, es viable contar con los servicios de ur BACHILLER, idóneo para desarrollar el objeto del 
contrato y que permitirá la efectiva satisfacción de la necesidad y que después de valorar su hoja de vida, se 
verifique su formación académica y experiencia en los temas específicos. 
Por el objeto misional de la entidad, siempre se han contratado servicios de carácter temporal para brindar 
apoyo en el área administrativa obteniendo buenos resultados en lo relativo a la satisfacción de la necesidad 
y el valor de la contratación ha sido equivalente a la experiencia y la formación académica especifica del 
BACHILLER contratado. 
La remuneración y/o honorarios se establecerán por un valor mensual fijo, teniendo en cuenta que el 
servicio de un BACHILLER no implica una dedicación por horas específicas, sino por actividades 
encomendadas cuya dedicación no se circunscribe a uno horario determinado. 
A. OBJETO DE CONTRATACIÓN: 
"PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO, 
CENTRAL Y DE GESTIÓN DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE FLORIDABLANCA". 
B. VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN: 
1. Apoyar la realización de actividades relacionadas con el área de gestión documental planteadas en el 
Plan de acción y MIPG de la actual vigencia. 
2. Clasificar, organizar y encarpetar los documentos que se requieran de cada ina de las dependencias 
que hacen parte de la Personería Municipal. 
3. Foliar las carpetas que se requieran de conformidad con la norma Decreto 594 de 2000. 
4. Controlar la entrada y salida de carpetas y documentos del archivo central y de gestión con los 
formatos establecidos en los procedimientos de la entidad. 
5. Desarrollar el procedimiento de clasificación, digitación y digitalización del archivo histórico, central y 
de gestión de la entidad de acuerdo con normas vigentes. 
6. Mantener organizado el archivo histórico, central y de gestión de la Personería Municipal de 
Floridablanca. 
8. Alimentar los formatos solicitados por la Dirección de Gestión Administrativa y Financiera. 
9. Apoyar las actividades referentes al informe mensual del SIA Observa. 
10. Llevar los formatos administrativos y registros que se requieran. 
11. Realizar el formato único de inventario documental y garantizar el correcto archivo de los 
expedientes. 
12. Colaborar en la proyección de oficios pertinentes de la Dirección de Gestión Administrativa y 
Financiera. 
13. Apoyar la organización de la información y correspondencia del Despacho del Personero Municipal. 
14. Acompañar los diferentes eventos administrativos y electorales que se desarrollen en el municipio 
de Floridablanca. 
15. Apoyar los procesos de divulgación, difusión, y promoción de las actividades realizadas por la 
entidad, en las diferentes herramientas digitales. 
C. PERFIL DEL CONTRATISTA Y EXPERIENCIA PARA PRESTAR EL SERVICIO:    
Página 4 de 6 
EL FORMATO IMPRESO DE ÉSTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA    

Versión: 3 Código: GA-FO-008 
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 1) 
Personería de 
Floridablanca Fecha de emisión: 
30/06/2022 
TITULO  
1.) BACHILLER 
2.) 6 MESES DE EXPERIENCIA 
D. REQUERIMIENTO POR PARTE DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE FLORIDABLANCA: 
Sobre este punto la Personería establece que para la satisfacción de la necesidad que sustenta la 
presente contratación directa, es viable contar los servicios de un BACHILLER., cuyo objeto social 
permita acreditar su idoneidad. En todo caso siendo viable la contratación directa y no estando 
obligado a hacer convocatoria pública se opta por seleccionar a un BACHILLER considerado por 
encontrar que los servicios que presta el mismo permiten la efectiva satisfacción de la necesidad. 
Se establece por parte de la Personera Municipal de Floridablanca Encargada que el personal de la 
Planta, es inexistente para poder desarrollar las actividades planteadas en el presente estudio. 
13. MATRIZ DE RIESGOS Y FORMA DE MITIGARLOS 
Dando cumplimento a lo establecido en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1810 de 2015, se 
procede a establecer para el presente proceso contractual el factor de riesgo previsible en cuanto a 
alteración del equilibrio económico del contrato. Se entiende por riesgo cualquier posibilidad que pueda 
afectar la ejecución del contrato, que limite, retrase o suspenda la ejecución del contrato, que atente contra 
el equilibrio económico del contrato para las dos partes. El suceso que prevé el riesgo deberá tener relación 
directa con la ejecución y valor del contrato para que sea asumido. 
Los riesgos que puede tener la ejecución del contrato objeto de la presente contratación pueden ser: 
N CLASE FUENTE ETAPA TIPO DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO CALIFICACIÓN  
TOTAL PRIORIDAD 
1 GENERAL INTERNO EJECUCIÓN OPERACIONAL 'JCUMPWIENTO DE 
LAS OBLIGACIONES 
CONTRACTUALES NO SE SATISFACE 
LA NECESIDAD DE 
LA ENTIDAD 3 4 ALTO ALTO 
2 ESPECIFICO INTERNO EJECUCN OPERACIONAL NO REALIZAR EL 
APOYO JURJDICOA 
LA ENTIDAD LA NO ASESORÍA 
JURIDICA AFECTA LA 
EFICIENCIA  
EFICACIA DELA 
GESTIÓN  3 4 ALTO ALTO 
TIPIFICACIÓN ASIGNACION 
Los efectos desfavorables originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato 
y que le sean aplicables. Contratista - 
Personería 
Los efectos favorables o desfavorables, de las variaciones en la legislación tributaria, 
variación 	de las tarifas impositivas, 	la creación 	de nuevos impuestos, 	la 	supresión o 
modificación 	de 	los 	existentes, 	y 	en 	general 	cualquier 	evento 	que 	modifique 	las 
condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta. Contratista - 
Personería 
Financiamiento del contrato. Contratista 
Los efectos favorables o desfavorables, de todos y cualesquiera daños, perjuicios o 
pérdidas de los bienes de propiedad del contratista. Contratista 
Uso indebido de la información. Contratista 
Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Contratista  
14. GARANTÍAS                    
Para efectos de la exigencia de garantías en el presente proceso contractual, teniendo en cuenta que las 
actividades del personal que pueda atender esta necesidad son actividades de carácter operacional y de 
simple ejecución, en relación con el objeto contractual, en los términos y condiciones establecidos en el 
presente estudio, esta Entidad Estatal no exigirá garantías de conformidad con lo consagrado en el Decreto 
1082 de 2015. 
15. INDICACIÓN CON RESPECTO A SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN 
ACUERDO COMERCIAL 
De conformidad con la definición consagrada en el Decreto 1082 de 2015, se ha verificado en el Manual 
para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación de la Agencia Nacional de 
Pagina 5 de 6 
EL FORMATO IMPRESO DE ÉSTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA 	 

 Código: GA-FO-008 
  Versión: 3 
Fecha de emisión: 
30/06/2022 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 
Personería de 
Floridablanca  
Contratación Pública Colombia Compra Eficiente", y se pudo constatar que el presente Contrato de 
Prestación de Servicios de apoyo a la gestión no está cobijado por Acuerdos Internacionales. 
16. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 
LA DIRECTORA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, será quien designe la supervisión del 
contrato de prestación de servicios para lo cual deberá rendir informe en cuanto al cumplimiento de las 
obligaciones y el objeto contractual. 	
i i 
17. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO 
Con el presente estudio se acredita la necesidad que tiene la Personería MunicIpal de Floridablanca de 
celebrar la referida contratación de servicios la cual se encuentra soportada presupuesta lmente y analizada 
jurídicamente. 
Por lo anterior, se declara que es NECESARIA, CONVENIENTE Y OPORTUNA la presente Contratación 
Directa de conformidad con la Ley 1150 de 2007 artículo 2, numeral 4, literal h) y Decreto 1082 de 2015 
artículo 81, siendo previamente ESTUDIADA Y JUSTIFICADA EN EL PRESENTE ACTO 
ADMINISTRATIVO. 
Se expide en Floridablanca, al QUINCE (15) DE JUNIO DE DOS MIL VEINTITRÉS (2023). 
DIANA¿ A  - OL 	• tRTE GALINDO 
DIRECTORA DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Elaboro: 
JOHAN S. PINZON 
Abogado Contratista 
Página 6 de 6  
EL FORMATO IMPRESO DE ÉSTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA 
