ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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HIGH QUALITY ENGINEERING SOCIEDAD POR ACCIONES
CR 14 76 26 OF 705 
SANTA FE DE BOGOTA D. C.
Colombia
Attn: COD: 3004112
601-3001021 Fax:
TEL: 601-3001021
NIT: 8300685503
OBJETO CONTRATO
OBJETO: #COMPRA DE MATERIALES DE LA MARCA  NETZSCH MOHNOPUMPEN  PARA  TODO ECOPETROL Y SU GRUPO EMPRESARIAL".
FLETE /  FREIGHT CODE:     
SITIO DE ENTREGA / DELIVERY:      DDP  REFINERIA BARRANCABERMEJA
FORMA DE PAGO / PAYMENT TERMS:            Pago a 30 dias Vencimiento oficial para CxP COP
MONEDA / CURRENCY:          USD  Dólar americano
SOLICITANTE / REQUISITIONER: ZZ-
OTROS TEXTOS DE CABECERA
EL PROVEEDOR DEBERÁ REALIZAR Y PRESENTAR NOTA CREDITO DE ACUERDO A LOS DESCUENTOS PACTADOS POR AGREGACION DE
DEMANDA
MONTO TOTAL DE COMPRA EN USD: %  DESCUENTO
25.000 # 35.000: 2%
35.000 # 45.000: 3%
45.000 # 55.000: 4%
Mayor a 55.000: 5%
CONTRATO ABE No. 3020340
ODB No. 5992999
VICEPRESIDENCIA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS
GERENCIA DE ABASTECIMIENTO
PO-CONDICIONES COMERCIALES
ESTA ORDEN DE COMPRA SE DERIVA DEL CONTRATO ACUERDO DE BASES ECONOMICAS No. 3020340:
1. EL PROVEEDOR ACREDITÓ, MEDIANTE CERTIFICACIÓN, QUE SE ENCUENTRA EN SITUACION DE CUMPLIMIENTO POR CONCEPTO DE GIROS Y
APORTES AL SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL (SALUD, RIESGOS PROFESIONALES, PENSIONES Y APORTES A LAS CAJAS  DE COMPENSACIÓN
FAMILIAR, INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Y SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE), EN RELACIÓN CON TODOS SUS
EMPLEADOS CON CONTRATO LABORAL SOMETIDO A LA LEY COLOMBIANA.
2. NO SE ENCUENTRA RELACIONADO EN EL BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES ELABORADO POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPÚBLICA.
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PUBLICACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
TODA ORDEN DE COMPRA CUYA CUANTÍA (VALOR MÁS IVA) FUERE MENOR, IGUAL O SUPERIOR A 50 S.M.L.M., SE DEBE PUBLICAR EN EL SISTEMA
ELECTRONICO PARA LA CONTRATACION PUBLICA SECOP.
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IMPUESTOS  GAB-F-211 v4
TODOS LOS TRIBUTOS QUE SE CAUSEN POR RAZÓN DE LA SUSCRIPCIÓN, DESARROLLO, EJECUCIÓN Y BALANCE FINAL DEL PRESENTE
CONTRATO TALES COMO EL IMPUESTO  DE INDUSTRIA Y COMERCIO (ICA),  EL IMPUESTO DE TIMBRE, ESTAMPILLAS, TASAS Y CONTRIBUCIONES,
ENTRE OTROS, Y LA RETENCIÓN EN LA FUENTE, SON DE CARGO EXCLUSIVO DEL CONTRATISTA, CON EXCEPCIÓN DE LOS QUE ESTRICTAMENTE
CORRESPONDAN A ECOPETROL.
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EN MATERIA DE LOS TRIBUTOS QUE SE CAUSEN, ECOPETROL EFECTUARÁ A LAS CUENTAS O FACTURAS DEL CONTRATISTA LAS RETENCIONES
QUE ESTABLEZCA LA LEY. EL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS (IVA)  ESTARÁ A CARGO DE ECOPETROL POR LOS HECHOS GRAVABLES QUE LO
GENEREN Y SE LIQUIDARÁ Y PAGARÁ  SOBRE LA BASE GRAVABLE, LA CUANTÍA Y LAS TARIFAS ESTABLECIDAS POR LA LEY.
ECOPETROL SOLO PAGARÁ EL VALOR DEL CONTRATO, INCLUYENDO LOS TRIBUTOS A LOS QUE SE REFIERE ÉSTA CLÁUSULA.
EN CONSECUENCIA, ECOPETROL NO RECONOCERÁ VALORES ADICIONALES A LOS QUE YA FUERON PACTADOS, QUE SURJAN COMO RESULTADO
DE TRIBUTOS NUEVOS O ADICIONALES CREADOS O MODIFICADOS MEDIANTE NORMAS, REFORMAS TRIBUTARIAS O INTERPRETACIONES
JUDICIALES QUE ENTREN EN VIGENCIA CON POSTERIORIDAD A LA  PRESENTACIÓN DE LA OFERTA O CELEBRACIÓN DEL CONTRATO.
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FORMA DE PAGO GAB-F-218 - v6
LOS VALORES ADJUDICADOS SERAN PAGADEROS A LA TRM DE LA FECHA DE RADICACIÓN DE LA FACTURA EN CUENTAS POR PAGAR DE
ECOPETROL S.A.
DICHA SUMA SERÁ CANCELADA ASÍ:
EL CONTRATISTA PRESENTARÁ SU FACTURA (FÍSICA O ELECTRÓNICA) DENTRO DE LOS CINCO (5) DÍAS CALENDARIO SIGUIENTES A LA FECHA EN
QUE ECOPETROL APROBÓ LA RECEPCIÓN DEL BIEN Y/O SERVICIO, A TRAVÉS DE LA CONFIRMACIÓN DEL INGRESO DE MERCANCÍA DE LA ORDEN
DE COMPRA O DEL NÚMERO DE LA HOJA DE ENTRADA DEL SERVICIO PRESTADO, EL CUAL ES INFORMADO AL CONTRATISTA, SIENDO REQUISITO
PARA SU RECEPCIÓN QUE SE INCLUYA EL NÚMERO DE LA ORDEN DE COMPRA O LA HOJA DE ENTRADA CUANDO APLIQUE.
ACORDE A LA NORMATIVIDAD VIGENTE AL MOMENTO DE FACTURAR,  EL CONTRATISTA FACULTADO POR LA DIAN A FACTURAR EN FÍSICO (PAPEL)
DEBERÁ PRESENTAR SU FACTURA ÚNICAMENTE EN LAS OFICINAS DE LA COORDINACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DISPUESTA PARA ESE
EFECTO. SI POR EL CONTRARIO PRESENTA FACTURA ELECTRÓNICA, ESTARÁ SUJETO A LO DISPUESTO EN  LOS DECRETOS 2242 DE 2015, 358  DE
2020 Y LA RESOLUCIÓN 000042 DEL  5 DE MAYO DE 2020 POR LOS CUALES SE REGLAMENTE LA OBLIGACIÓN DE FACTURAR.
A PARTIR DEL MES DE NOVIEMBRE DE 2020 TODOS LOS PROVEEDORES DE ECOPETROL QUE EMITAN FACTURA  FÍSICA DEBERÁN DILIGENCIAR UN
FORMATO (anexo 04) INDICANDO LA  NORMATIVIDAD QUE AMPARA LA EXCEPCIÓN DE FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE Y ADJUNTARLO AL
MOMENTO DEL ENVÍO DE LA FACTURA  FÍSICA, ESTE DOCUMENTO SERÁ REQUISITO OBLIGATORIO PARA LA ACEPTACIÓN DE LA FACTURA POR
PARTE DE ECOPETROL.
EL PROVEEDOR PODRA FACTURAR PARCIALMENTE LA ORDEN DE COMPRA, SIEMPRE Y CUANDO, LOS ITEMS SE ENCUENTREN PACTADOS EN
LINEAS INDIVIDUALES Y RECIBIDOS  A SATISFACCION POR PARTE DE ECOPETROL.
ECOPETROL EFECTUARÁ LOS PAGOS A  QUE HAYA LUGAR A LOS TREINTA (30) DÍAS CALENDARIO SIGUIENTES  A LA FECHA DE RADICACIÓN DE LA
FACTURA (EN LAS OFICINAS INDICADAS) POR EL CONTRATISTA, (PREVIO EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA EL
EFECTO). ES CONVENIENTE OBSERVAR QUE EL CONTRATISTA ACEPTA EL CRONOGRAMA DE PAGOS ESTABLECIDO POR ECOPETROL SIN QUE
HAYA LUGAR A INTERESES MORATORIOS POR ESTE MOTIVO.
PARA LA PRESENTACIÓN DE FACTURAS SE DEBEN TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES REGLAS:
1. LA FECHA LÍMITE DE RECIBO DE  FACTURAS PARA PAGOS NACIONALES  ES EL DÍA VEINTIOCHO (28) DE CADA MES. LAS FACTURAS RECIBIDAS
CON POSTERIORIDAD A ESTA FECHA LÍMITE DEBEN TRAER FECHA DE EXPEDICIÓN DEL MES SIGUIENTE; DE LO CONTRARIO SERÁN DEVUELTAS.
2. CADA RENGLÓN FACTURADO DEBE INDICAR EL NÚMERO DEL CORRESPONDIENTE ÍTEM DE LA ORDEN DE COMPRA.
3. EL PROVEEDOR DEBERÁ INDICAR CON UNA NOTA EN EL CUERPO DE LA  FACTURA LA TARIFA Y EL MUNICIPIO CON CARGO AL CUAL
ECOPETROL DEBE PRACTICAR LA RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO, LO CUAL NO OBSTA PARA  QUE ECOPETROL VERIFIQUE TAL
INFORMACIÓN Y PRACTIQUE LA RETENCIÓN A QUE HUBIERE LUGAR.
4. SE DEBE INDICAR DENTRO DE LA  FACTURA LA DIRECCIÓN Y CIUDAD,  ASÍ COMO LA PERSONA CONTACTO A  QUIEN DEBA ENVIARSE LA
FACTURA EN CASO QUE SEA NECESARIA SU DEVOLUCIÓN PARA CORRECCIÓN Y/O MODIFICACIONES.
EL PROVEEDOR DEBERÁ ENTREGAR LA  FACTURA CORRESPONDIENTE, DENTRO DE LOS QUINCE (15) DIAS CALENDARIO SIGUIENTES AL RECIBO
A SATISFACCION DE LOS BIENES OBJETO DE COMPRA POR PARTE DE ECOPETROL (EL INCUMPLIMIENTO DE  ESTA OBLIGACION AFECTARA LA
EVALUACION DE DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR), Y ACOMPAÑADA DE:
1. COPIA DE LA REMISIÓN (ON SITE) CON SELLO DE RECIBIDO POR  ECOPETROL.
2. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CON EL SISTEMA DE PROTECCION SOCIAL (EN RELACIÓN CON TODOS SUS EMPLEADOS
CON CONTRATO LABORAL SOMETIDO A  LA LEY COLOMBIANA) A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA FACTURA, EMITIDA POR EL REVISOR FISCAL,
O EL REPRESENTANTE LEGAL EN CASO DE QUE NO EXISTA OBLIGACIÓN DE TENER REVISOR FISCAL.
EL PROVEEDOR DEBE REMITIR ORIGINAL Y DOS (2) COPIAS DE LA  FACTURA (SI ES FACTURACIÓN FÍSICA) (INDICANDO EL NÚMERO DEL PEDIDO) A
UNA DE LAS SIGUIENTES OFICINAS:
·  BOGOTÁ: EDIFICIO CAXDAC CALLE 35 NO. 7-25 DE LUNES A VIERNES DE 8:00 A.M.  A 1:00 P.M.
·  BARRANCABERMEJA: CAL UBICADA  EN LA CALLE  64 NO. 24 - 30 BARRIO EL PARNASO
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·  CARTAGENA: KILOMETRO 7 VIA MAMONAL EDIFICIO CAT-VIT
·  NEIVA: TRANSVERSAL 9 AW NO. 7 - 86 - CENTRO DE ATENCIÓN LOCAL.
·  CÚCUTA: CALLE 19 NO. 1-44 BARRIO BLANCO.
EL ÚLTIMO PAGO EFECTUADO POR ECOPETROL CON OCASIÓN DE LA EJECUCIÓN DE ESTE CONTRATO, SE EFECTUARÁ CUANDO HAYA
CUMPLIMIENTO TOTAL DE LO PACTADO Y CON EL RECIBO DEL MISMO SE ENTENDERÁ QUE LAS PARTES SE DECLARAN A PAZ Y SALVO POR TODO
CONCEPTO, POR LO CUAL GENERARÁ LOS EFECTOS DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO DEL CONTRATO.
LA FACTURA SE DEBERÁ AJUSTAR A LA NORMATIVIDAD QUE LE SEA APLICABLE, Y PARA EFECTOS DE PAGO SE DEBERÁ PRESENTAR EL
ORIGINAL DE LA MISMA (FACTURA EN FÍSICO); ECOPETROL DARÁ TRÁMITE PARA REGISTRO Y PAGO SIEMPRE Y CUANDO A PIE DE FACTURA SE
INDIQUE:
1. EL(LOS) NÚMERO(S) DE LA(S) ENTRADA(S) DE SERVICIO O RECIBO  DEBIDAMENTE APROBADAS (INFORMACIÓN QUE DEBE SER SUMINISTRADA
POR ECOPETROL).
2. EL NÚMERO DEL CONTRATO (PEDIDO).
3. EL VALOR DE AMORTIZACIÓN DEL  ANTICIPO (SI APLICA), SEGÚN EL  PLAN DE DESCUENTO PREVISTO EN EL CONTRATO.
4. SI EXISTEN CESIONES DE DERECHOS ECONÓMICOS ENTRE EL CONTRATISTA Y UN TERCERO, SOBRE  LAS CUALES ECOPETROL HAYA
ACEPTADO SER EL DEUDOR CEDIDO, ACORDE CON LA CLÁUSULA DE CESIÓN QUE TENGA LA MINUTA DEL CONTRATO, SE DEBERÁ INCLUIR POR
EL CONTRATISTA LA ANOTACIÓN DE QUE EL CRÉDITO CONTENIDO EN LA MISMA YA FUE CEDIDO.
5. SI LA FACTURA ES PRESENTADA POR EL CONTRATISTA PARA ACEPTACIÓN DE ECOPETROL CON INTENCIÓN DE POSTERIOR ENDOSO UNA VEZ
SEA ACEPTADA, DEBERÁ ENTREGAR UNA DE LAS COPIAS DE LA FACTURA  PARA SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LA
NORMATIVIDAD, EN PARTICULAR EL ARTÍCULO 5° DEL DECRETO 3327 DE  2009 O LA NORMA QUE LO MODIFIQUE O REEMPLACE. CUMPLIDO  DICHO
PROCEDIMIENTO, DE HABERSE ACEPTADO LA FACTURA, ECOPETROL SÓLO REALIZARÁ EL PAGO A FAVOR DEL ENDOSATARIO CONTRA ENTREGA
DEL ORIGINAL EN LOS TÉRMINOS DE  LEY. EN DESARROLLO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE EL CONTRATISTA PUEDE DISPONER MEDIANTE LA
FIGURA DEL ENDOSO DE LOS CRÉDITOS DERIVADOS DE ESTE CONTRATO INCORPORADOS EN UNA FACTURA ACEPTADA POR ECOPETROL.  LO
ANTERIOR, CUMPLIENDO CON LAS DISTINTAS CONDICIONES QUE LA NORMATIVIDAD IMPONE PARA EL ENDOSO EN CASO DE ACEPTACIÓN
EXPRESA O TÁCITA.
ADICIONALMENTE, Y, EN CASO QUE EL CONTRATO SE HAYA PACTADO POR  PRECIOS UNITARIOS O TARIFAS; SE DEBERÁ INFORMAR EN LA
FACTURA O EN DOCUMENTO ANEXO A LA MISMA, LA CANTIDAD DE ENTREGABLES / RECURSOS / SERVICIOS / INSUMOS / BIENES A COBRAR, CON
LOS CORRESPONDIENTES PRECIOS UNITARIOS PACTADOS PARA CADA UNO DE ELLOS, Y EL RESULTADO DE  LA SUMATORIA DE TODOS LOS
CONCEPTOS ANTERIORES.
ECOPETROL RECHAZARÁ TODAS LAS FACTURAS QUE NO CUMPLAN CON LOS  REQUISITOS LEGALES.
ECOPETROL REVISARÁ CADA FACTURA  Y LE EFECTUARÁ OBSERVACIONES (SI HUBIERE LUGAR A ELLO) POR ESCRITO, DENTRO DE LOS TRES (3)
DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA RADICACIÓN DE AQUÉLLA. EN CASO QUE NO FORMULARE OBSERVACIONES DENTRO DE DICHO PLAZO, LA
FACTURA SE ENTENDERÁ ACEPTADA, RECAYENDO LA RESPONSABILIDAD PERTINENTE SOBRE EL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO.
TODOS LOS DOCUMENTOS Y ENTREGABLES REQUISITO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA FACTURA DEBERÁN CONTAR CON LA APROBACIÓN DE
ECOPETROL. SIN EL CUMPLIMIENTO DE TALES REQUISITOS, LA FACTURA  RESPECTIVA SE TENDRÁ COMO NO PRESENTADA.
PARÁGRAFO PRIMERO: LOS ERRORES ARITMÉTICOS EN LOS BALANCES PARCIALES PRESENTADAS POR EL CONTRATISTA SERÁN SUSCEPTIBLES
DE CORRECCIÓN EN CUALQUIER TIEMPO, HASTA EL BALANCE FINAL DEL CONTRATO O CIERRE DEL CONTRATO.
SI LAS FACTURAS NO HAN SIDO BIEN ELABORADAS Y/O PRESENTAN INCONSISTENCIAS, AL CONTRATISTA  LE CORRESPONDERÁ SU
CORRECCIÓN. PARA ESOS EVENTOS LOS PLAZOS PARA EL CUMPLIMIENTO  DE LA OBLIGACIÓN POR PARTE DE ECOPETROL SÓLO SE EMPEZARÁN
A CONTAR DESDE LA FECHA EN QUE QUEDE CORREGIDA LA FACTURA O DESDE AQUÉLLA EN QUE SE HAYA APORTADO EL ÚLTIMO DE LOS
DOCUMENTOS QUE DEBÍAN ACOMPAÑARLA.
TODAS LAS DEMORAS QUE SE PRESENTEN POR ESTOS CONCEPTOS SERÁN DE RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA, QUIEN POR ELLO NO
TENDRÁ DERECHO AL PAGO DE INTERESES O COMPENSACIÓN DE NINGUNA NATURALEZA.
PARÁGRAFO SEGUNDO: LOS PAGOS PARCIALES NO IMPLICAN EL RECIBO  O APROBACIÓN DEFINITIVA POR PARTE DE ECOPETROL DE LAS
ACTIVIDADES EJECUTADAS, BIENES SUMINISTRADOS, PRODUCTOS ENTREGADOS Y, POR CONSIGUIENTE,  NO EXIMEN AL CONTRATISTA DE SU
RESPONSABILIDAD EN CUANTO A LA CALIDAD DE LOS MISMOS O DE CUALQUIER OTRA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL O DE RESPONSABILIDAD
CIVIL.
PARÁGRAFO TERCERO: ECOPETROL EFECTUARÁ, SOBRE CADA FACTURA, LAS RETENCIONES QUE POR LEY ESTÉ AUTORIZADA A HACER, Y LAS
DEDUCCIONES Y/O DESCUENTOS A QUE HAYA LUGAR.
PARÁGRAFO CUARTO: EL CONTRATISTA Y ECOPETROL ACUERDAN QUE ÉSTA ÚLTIMA PUEDA REALIZAR LAS OPERACIONES NECESARIAS PARA
HACER EFECTIVA, LA COMPENSACIÓN  DE ACREENCIAS DEFINIDA EN EL ARTÍCULO 1714 CÓDIGO CIVIL   EN  EL CASO EN QUE EL CONTRATISTA
DEBA DINEROS A ECOPETROL SIENDO  AMBOS DEUDORES RECÍPROCOS PRINCIPALES; CON EL FIN DE QUE LAS DEUDAS SE EXTINGAN HASTA LA
CONCURRENCIA DE SUS VALORES, DESDE EL MOMENTO QUE UNA Y OTRA  REÚNA EN LAS CALIDADES SIGUIENTES:
1) QUE SEAN AMBAS EN PESOS COLOMBIANOS.
2) QUE AMBAS DEUDAS SEAN LÍQUIDAS.
3) QUE AMBAS SEAN EXIGIBLES AL MOMENTO EN QUE ECOPETROL REALICE LA OPERACIÓN DE COMPENSACIÓN.
4) QUE NO AFECTE DERECHOS DE TERCEROS (OTROS ACREEDORES.)
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REALIZADA LA COMPENSACIÓN, ECOPETROL AVISARÁ DE ESTE HECHO  AL CONTRATISTA, PARA QUE LO PUEDA REFLEJAR EN SU CONTABILIDAD
Y EN SU FACTURACIÓN.
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GARANTÍAS
LAS POLIZAS APLICARÁN SI EL VALOR DEL CONTRATO SUPERA LOS 500 S.M.M.L.V.
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PO # CONDICIONES DE ENTREGA
SITIO DE ENTREGA / DELIVERY:
EL CONTRATISTA SE OBLIGA A ENTREGAR LOS ELEMENTOS REQUERIDOS EN:
RF REFINERIA BARRANCABERMEJA 2000
BODEGA DE MATERIALES - GERENCIA  REFINERIA BARRANCABERMEJA
SANTANDER - ECOPETROL S.A.
UBICACION: BARRANCABERMEJA - SANTANDER
HORARIO DE RECIBO DE MATERIALES  DE 7:00 A 10:30 AM Y DE 12:00 A 2:30 PM DE LUNES A VIERNES. EL INGRESO DE LOS VEHÍCULOS DE LOS
PROVEEDORES Y EMPRESAS TRANSPORTISTAS SE REALIZA POR LA PUERTA NORTE.
CONTACTOS: LENIN NORBERTO PINTO  DURAN,
TEL: 7-6209212, AVANTEL 8*439, ATEL: 350-7762300
lenin.pinto@ecopetrol.com.co - SUPERVISOR RECIBO Y CHEQUEO.
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NOTA:
FAVOR ANTES DE REALIZAR LA ENTREGA COMUNICARSE CON LAS PERSONAS DE CONTACTO PARA ACORDAR CANTIDAD DE ENTREGA # FECHA
Y SITIO DE ENTREGA Y SEGUIR CON  LOS PROTOCOLOS ESTIPULADOS
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RECOMENDACIÓN DE ENTREGA:
CON EL OBJETIVO DE REALIZAR UNA  PLANIFICACIÓN DE RECIBO EN LAS  BODEGAS, A PARTIR DE LA FECHA ES NECESARIO QUE SE PREALERTA
CON 3 DÍAS HÁBILES DE ANTELACIÓN A LA ENTREGA DEL MATERIAL LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:
EMPRESA TRANSPORTADORA
PLACA DEL VEHÍCULO
NOMBRE DEL CONDUCTOR Y AUXILIAR
ELEMENTOS A ENTREGAR
BULTOS O CAJAS:
DIMENSIONES
PESO:
LA INFORMACIÓN DEBE ENVIARSE AL  CONTACTO DE BODEGA SUMINISTRADO EN LA ORDEN DE COMPRA CON COPIA AL GESTOR DE
SEGUIMIENTO ANTES DE LA FECHA PACTADA DE ENTREGA, RECUERDE QUE LA OMISIÓN EN EL ENVIÓ DE LA INFORMACIÓN PUEDE GENERAR LA
DEVOLUCIÓN DEL VEHÍCULO Y/O SOBRECOSTOS DE STAND BY POR FALTA DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS (ESPACIO Y/O EQUIPOS) PARA
REALIZAR EL DESCARGUE DEL MATERIAL., EN ESTOS CASOS LOS SOBRECOSTOS ASOCIADOS DEBERÁN SER ASUMIDOS POR EL PROVEEDOR.
LA NO ENTREGA OPORTUNA GENERARÁ  UNA BAJA CALIFICACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS, LA CUAL SE TENDRÁ
EN CUENTA EN FUTUROS PROCESOS DE SELECCIÓN. EN CASO DE EXISTIR FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO QUE IMPIDAN LA ENTREGA  EN EL
TIEMPO ESTIPULADO EN LA ORDEN DE COMPRA, DEBERÁ PROCEDER A COMUNICARLO OFICIALMENTE ANTES DE LA FECHA DE SU VENCIMIENTO.
SE LES RECUERDA QUE LOS SITIOS DE ENTREGA PACTADOS EN LA ORDEN  DE COMPRA SON DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, POR LO TANTO,
SI LA ENTREGA SE HACE EN UNA BODEGA/SITIO QUE NO CORRESPONDA, SERÁ RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR/CONTRATISTA RECOGER LA
MERCANCÍA, ASUMIR LOS COSTOS QUE ELLOS IMPLIQUE Y POSTERIORMENTE ENTREGARLA EN EL  LUGAR CORRECTO QUE SE INDIQUE EN LA
ORDEN.
ECOPETROL NO SE RESPONSABILIZARA POR CARGA QUE NO SEA REMITIDA DE ACUERDO CON ESTAS INSTRUCCIONES.
LA DEVOLUCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES EN EL FLETE ESTARA A CARGO DEL PROVEEDOR. TAMBIEN ESTARAN A CARGO
DEL PROVEEDOR LOS COSTOS DE LA CORRECTA REPOSICIÓN.
ECOPETROL, PREVIO ACUERDO CON EL PROVEEDOR, PODRÁ SOLICITAR EL ADELANTO O EL RETARDO DE UNA  ENTREGA ESPECÍFICA, DEL
PROGRAMA DE ENTREGAS O DESPACHOS PARCIALES.
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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* LOS REQUISITOS HSE (GENERALES  Y ESPECÍFICOS) CORRESPONDERÁN AL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES EN COLOMBIA
APLICABLES EN HSE Y LAS DIRECTRICES Y REGLAMENTACIONES DE ECOPETROL QUE EN LA MATERIA RESULTEN APLICABLES A LOS
REQUERIMIENTOS DE INGRESO A LAS  INSTALACIONES DE ECOPETROL.
** EN CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO DE HSE, SE SOLICITA QUE PERSONAS ENCARGADAS DE LA ENTREGA DEL MATERIAL EN LA ZONA
INDUSTRIAL PORTEN LOS ELEMENTOS  BASICOS DE PROTECCION PERSONAL: (GUANTES, CASCO, BOTAS, PANTALÓN Y CAMISA).
INSPECCION:
ECOPETROL PODRA INSPECCIONAR, ANTES DE LA ENTREGA, LOS BIENES  OBJETO DE LA ORDEN DE COMPRA. ES ENTENDIDO QUE POR RAZON
DE LA INSPECCION EL PROVEEDOR NO SE EXIME DE LA RESPONSABILIDAD DE ENTREGAR LOS  BIENES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS
DE ECOPETROL Y CON LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS QUE APLIQUEN A ESTA ORDEN DE COMPRA.
NOTA: EN TODOS LOS BIENES ENTREGADOS (TRATANDOSE DE PRODUCTOS PERECEDEROS) DEBE APARECER DE MANERA EXPRESA LA FECHA
DE VENCIMIENTO DE LOS MISMOS.
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REQUERIMIENTO DE DOCUMENTACION SOPORTE MATERIALES IMPORTADOS
DE ACUERDO AL ARTÍCULO 594 DEL DECRETO 1165 DE 2019 DONDE ESTABLECE LO SIGUIENTE:
- DECLARACIÓN ADUANERA O DOCUMENTO QUE HAGA SUS VECES, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN ESTE DECRETO.
POR LO TANTO, EL PROVEEDOR PARA  LAS ÓRDENES DE COMPRA NACIONALES CUYO ORIGEN ES INTERNACIONAL EN EL MOMENTO DE HACER
ENTREGA DE LOS MATERIALES EN LAS DIFERENTES ÁREAS DE ALMACENAMIENTO DE ECOPETROL S.A  DEBE ANEXAR COMO MÍNIMO:
LA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN CORRESPONDIENTE A LOS MATERIALES ENTREGADOS.
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NOTAS IMPORTANTES:
SI LA CARGA REQUIERE EMPAQUE EN  PALLETS, TENGA EN CUENTA QUE: LOS PALLETS PRESENTEN LAS DIMENSIONES DE ALTURA, MÁXIMO 1
MT., PESO MÁXIMO 3 TONELADAS, Y  LARGO MÍNIMO 1.20 METROS. LA ALTURA Y EL PESO HACEN REFERENCIA A LA CARGA, Y EL ANCHO Y LARGO
SON LAS MEDIDAS DE LA ESTIBA, ESTO CON EL FIN DE QUE LA CARGA  QUEDE SOPORTADA DE MANERA UNIFORME EN TODOS LOS PUNTOS.  ES
IMPORTANTE TENER EN CUENTA UNA BUENA CALIDAD DE LA ESTIBAS.
# LOS MATERIALES DEBEN IR IDENTIFICADOS CON EL NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA, EL ÍTEM Y CÓDIGO SAP.
# LA MATERIALES DE DIVERSAS ÓRDENES DE COMPRA DEBEN VENIR EN EMPAQUES DIFERENTES
# CON LA ENTREGA DEL MATERIAL ALLEGAR LOS RESPECTIVOS CERTIFICADOS DE CALIDAD REQUERIDOS.
# LA FECHA MAXIMA DE ENTREGA DE  MATERIALES ES LA SEÑALADA EN LA ORDEN DE COMPRA POR TAL RAZÓN EL PROVEEDOR ES
# RESPONSABLE DE LAS AFECTACIONES, ENTRE OTRAS LA EVENTUAL CANCELACIÓN DEL PEDIDO  Y/O LA REDUCCION DE PUNTAJE EN  SU
# EVALUACION DE DESEMPEÑO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE LA FECHA PACTADA.
# TODO RECIPIENTE QUE CONTENGA PRODUCTOS QUÍMICOS DEBE ESTAR IDENTIFICADO Y ROTULADO, EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 55/93, RES
2400/79.
# SUMINISTRAR UNA (1) HOJA DE SEGURIDAD (MSDS) EN FÍSICO AL MOMENTO DE LA ENTREGA DEL PRODUCTO, ESTA DEBE ESTAR EN ESPAÑOL
Y CONTENER LOS 16 ÍTEMS ESTABLECIDOS EN LA NTC 4435 # (TRANSPORTE DE MERCANCÍAS. HOJAS DE SEGURIDAD PARA MATERIALES.
PREPARACIÓN). POR CADA UNIDAD ENTREGADA SE DEBE ENTREGAR UNA   HOJA DE SEGURIDAD (1 MSDS POR  CADA CANECA, TAMBOR, FRASCO,
ETC.)
# EN COMPRA DE LÁMINAS, ACEROS,  ACCESORIOS: EL PROVEEDOR DEBE ENTREGAR CON EL MATERIAL LOS CERTIFICADOS DE COMPOSICIÓN
QUÍMICA Y/O DE FABRICACIÓN.
# EN COMPRA DE QUIMICOS O SUSTACIAS SIMILARES # LEER FORMATOS:
# ECP-VST-P-PRO-MT-004 # MANUAL  PARA EL MANEJO DE SUSTANCIAS PELIGROSAS.
# LA FECHA MAXIMA DE ENTREGA DE  MATERIALES ES LA SEÑALADA EN LA ORDEN DE COMPRA POR TAL RAZÓN EL PROVEEDOR ES
RESPONSABLE DE LAS AFECTACIONES, ENTRE OTRAS LA  EVENTUAL CANCELACIÓN DEL PEDIDO  Y/O LA REDUCCION DE PUNTAJE EN  SU
EVALUACION DE DESEMPEÑO EN CASO  DE INCUMPLIMIENTO DE LA FECHA PACTADA.
SE SUGIERE ADELANTAR REVISIÓN CON LOS ADINES PARA ACTUALIZAR Y/O RECORDAR TODAS LAS RECOMENDACIONES Y ESPECIFICACIONES A
TENER EN CUENTA PARA LA CORRECTA ENTREGA DE MATERIALES EN BODEGA.
SIN PERJUICIO DE LOS DERECHOS, YA SEAN DERIVADOS DE LA LEY U OTROS QUE ECOPETROL PUEDA TENER, EL PROVEEDOR SE
COMPROMETE, A OPCIÓN DE ECOPETROL, A REMPLAZAR O REPONER, A SU COSTO, CUALQUIERA  DE LOS BIENES O A REEMBOLSAR EL VALOR
DE LOS MISMOS, CUANDO NO ESTÉN ACORDES CON LAS CARACTERÍSTICAS  SOLICITADAS O PRESENTEN DEFECTOS. ELLO SE DEBERA HACER
DENTRO DE UN PERIODO DE TREINTA  (30) DIAS CALENDARIO A PARTIR DE LA FECHA EN QUE LE SEA INFORMADO TAL EVENTO.  EL PROVEEDOR
GARANTIZA QUE TODOS LOS BIENES A QUE SE REFIERE ESTA ORDEN DE COMPRA, ESTÁN CONFORMES CON LAS  ESPECIFICACIONES TÉCNICAS,
QUE NO TIENEN VICIOS, QUE TIENE  LOS DERECHOS DE PROPIEDAD Y DE  POSESION SOBRE TALES BIENES, Y  QUE EN RELACION CON LOS
MISMOS NO EXISTEN GRAVAMENES NI  NINGUNA OTRA LIMITACION DEL DOMINIO.
EL PLAZO PARA LA ENTREGA NO ESTARÁ SUJETO A PRÓRROGAS, SALVO QUE SOBREVINIEREN HECHOS CONSTITUTIVOS DE FUERZA MAYOR O
CASO FORTUITO, QUE SE ACORDAREN  ENTREGAS ADICIONALES CUYA REALIZACIÓN IMPLIQUE AMPLIAR DICHO PLAZO, O QUE ECOPETROL LO
AUTORIZARE EXPRESAMENTE Y POR ESCRITO. EN TODO CASO, EL PROVEEDOR TIENE LA OBLIGACIÓN DE DAR PRONTO AVISO POR ESCRITO  A
ECOPETROL SI LA ENTREGA PUEDE DEMORAR, Y DICHO AVISO NO AFECTARÁ EL DERECHO DE ECOPETROL DE APLICAR LOS INSTRUMENTOS
SANCIONATORIOS QUE PREVE LA ORDEN DE COMPRA.
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OTROS-TEXTOS DE CABECERA
DESCUENTO MULTAS:
CON EL FIN DE ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL PRESENTE CONTRATO, EL PROVEEDOR EN DESARROLLO DEL
PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA  VOLUNTAD PRIVADA EJERCIDA MEDIANTE LA CELEBRACIÓN DE ESTE  CONTRATO, SE SUJETA, ACEPTA Y
AUTORIZA, QUE EN CASO DE FALTA DE CUMPLIMIENTO TOTAL O PARCIAL  DE LAS OBLIGACIONES A SU CARGO  PREVISTAS CONTRACTUALMENTE
ECOPETROL A TÍTULO DE MULTA, ADELANTE LAS ACCIONES PERTINENTES PARA EL COBRO Y RECONOCIMIENTO EFECTIVO DEL VALOR QUE SE
ADEUDE POR ESTE CONCEPTO, LO CUAL INCLUYE, SIN LIMITARSE A ELLO, LA DEDUCCIÓN DE LOS SALDOS A FAVOR DEL PROVEEDOR O DE
CUALQUIER SUMA QUE LE FUERE ADEUDADA POR ESTA SOCIEDAD, POR  UN VALOR DE EQUIVALENTE AL 1% DEL VALOR ANTES DE IVA DEL (LOS)
ÍTEM(S) EN INCUMPLIMIENTO, POR CADA DÍA DE RETRASO EN LA ENTREGA Y HASTA UN MÁXIMO DE QUINCE (15) DÍAS CALENDARIO. PASADO
ÉSTE TÉRMINO, SI PERSISTIERE EL  INCUMPLIMIENTO, ECOPETROL PODRÁ DAR POR TERMINADO EL CONTRATO. LOS DESCUENTOS SE
CAUSARÁN POR CADA HECHO CONSTITUTIVO DE INCUMPLIMIENTO.
LA DEDUCCIÓN SE HARÁ EFECTIVA CON CARGO A LA FACTURA CORRESPONDIENTE AL MES SIGUIENTE A AQUÉL EN QUE LE FUERE
COMUNICADO POR EL ADMINISTRADOR  DEL CONTRATO O HASTA EL SALDO FINAL.
LA MULTA PROCEDE EN LOS CASOS DE FALTA DE CUMPLIMIENTO TOTAL O PARCIAL DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES PACTADAS, EN
LOS EVENTOS DE ENTREGA DE ACTIVIDADES (BIENES O SERVICIOS) NO AJUSTADOS A LOS REQUERIMIENTOS O ESPECIFICACIONES
ESTABLECIDOS EN EL CONTRATO O EN LOS DOCUMENTOS DEL MISMO; O SE REALICE O EJECUTEN DE MANERA  DIFERENTE A LA CONTRATADA O
POR FUERA DE LOS PLAZOS O TÉRMINOS PREVISTOS EN EL CONTRATO O EN LA LEY, SEGÚN SEA  EL CASO.
PARA LOS EFECTOS DE LA PRESENTE  CLÁUSULA SE SURTIRÁ EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO:
i. EL ADMINISTRADOR COMUNICARÁ POR ESCRITO AL PROVEEDOR DE LA FALTA DE CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL,
PRECISANDO SU CONTENIDO Y ALCANCE.
ii. RECIBIDA LA COMUNICACIÓN, DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES, EL PROVEEDOR PODRÁ RESPONDERLA.
iii. EL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO ANALIZARÁ LAS EXPLICACIONES SUMINISTRADAS POR  EL PROVEEDOR, Y, DE RESULTAR ACEPTABLES, SE
LO HARÁ SABER A ÉSTE; EN CASO CONTRARIO LE COMUNICARÁ QUE SE PROCEDERÁ A LA DEDUCCIÓN PREVISTO EN ÉSTA CLÁUSULA (IGUAL
COMUNICACIÓN SE DARÁ EN CASO DE  QUE EL PROVEEDOR NO INDIQUE RAZÓN ALGUNA).
PARÁGRAFO PRIMERO: SI NO EXISTEN SALDOS A FAVOR DEL PROVEEDOR PARA DEDUCIR LAS SUMAS QUE RESULTEN DE LA APLICACIÓN DE
ESTA CLÁUSULA, LAS MISMAS SE HARÁN EFECTIVAS CON CARGO AL AMPARO DE CUMPLIMIENTO DE LA GARANTÍA RESPECTIVA. SI NI LO UNO NI
LO OTRO FUERE POSIBLE, ECOPETROL EN DESARROLLO DEL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA  VOLUNTAD PRIVADA, ESTARÁ FACULTADA
PARA COBRAR POR VÍA EJECUTIVA SU VALOR, PARA LO CUAL EL CONTRATO JUNTO CON LAS COMUNICACIONES A TRAVÉS DE LAS CUALES SE
AGOTA EL PROCEDIMIENTO PREVISTO  EN ESTA CLÁUSULA, PRESTARÁN MÉRITO DE TÍTULO EJECUTIVO RENUNCIANDO EL PROVEEDOR AL
PREVIO AVISO Y/O LA RECONVENCIÓN JUDICIAL PREVIA PARA CONSTITUIRLO EN MORA.
POR EL HECHO DE HACER EFECTIVO LA DEDUCCIÓN NO SE ENTENDERÁN EXTINGUIDAS LAS OBLIGACIONES EMANADAS DEL CONTRATO, NI SE
EXIMIRÁ AL PROVEEDOR DE LA INDEMNIZACIÓN DE LOS PERJUICIOS  CORRESPONDIENTES.
PARÁGRAFO SEGUNDO: SI DURANTE EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN  ESTA CLÁUSULA EL PROVEEDOR SE PONE EN SITUACIÓN DE
CUMPLIMIENTO, ECOPETROL IMPONDRÁ LA DEDUCCIÓN, DADO QUE  LA OBLIGACIÓN SE EJECUTÓ POR FUERA DE LOS PLAZOS ACORDADOS
EXPRESAMENTE EN EL CONTRATO O DE LOS PREVISTOS EN LA LEY.
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DESCUENTO PENAL
SI SE EJERCIERE LA TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO O CONDICIÓN RESOLUTORIA EXPRESA RESERVADA PARA ECOPETROL EN
DESARROLLO DEL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA DE LAS PARTES, O SE CONFIGURE UNA FALTA DE CUMPLIMIENTO
DEFINITIVO DEL CONTRATO POR PARTE DEL PROVEEDOR, ÉSTE CONVIENE EN PAGAR A ECOPETROL, A TÍTULO DE PENA, UNA SUMA
EQUIVALENTE AL DIEZ POR CIENTO (10%) DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
DICHA SUMA SE IMPUTARÁ AL MONTO  DE LOS PERJUICIOS QUE SUFRA ECOPETROL, Y SU VALOR SE PODRÁ TOMAR DIRECTAMENTE DEL SALDO
A FAVOR DEL PROVEEDOR, SI LO HUBIERE, O DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO CONSTITUIDA, PARA LO CUAL EL PROVEEDOR PRESTA SU
AUTORIZACIÓN Y SE ENTIENDE CONFERIDA DESDE LA SUSCRIPCIÓN O FIRMA DEL PRESENTE CONTRATO POR LAS PARTES. SI ESTO NO FUERE
POSIBLE, LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA SE COBRARÁ POR VÍA EJECUTIVA, PARA LO CUAL EL CONTRATO PRESTARÁ EL MÉRITO DE TÍTULO
EJECUTIVO RENUNCIANDO EL PROVEEDOR AL PREVIO AVISO Y/O LA RECONVENCIÓN JUDICIAL PREVIA  PARA CONSTITUIRLO EN MORA.
LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA NO  EXCLUYE LA INDEMNIZACIÓN DE PERJUICIOS A CARGO DEL PROVEEDOR, SI EL MONTO DE ÉSTOS  FUERE
SUPERIOR, AL VALOR DE LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA AQUÍ PACTADA.
DESCUENTO DE OTROS SALDOS
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ECOPETROL, EN CASO DE PRESENTARSE HECHOS CONSTITUTIVOS DE INCUMPLIMIENTO  POR PARTE DEL PROVEEDOR, LE NOTIFICARÁ POR
ESCRITO A ÉSTE, QUIÉN EVALUARÁ LOS MOTIVOS O CIRCUNSTANCIAS QUE LO CAUSAN Y TENDRÁ UN PLAZO  MÁXIMO DE CINCO (5) DÍAS HÁBILES
PARA REMEDIARLO. SI PASADO ESTE  TIEMPO PERSISTE EL INCUMPLIMIENTO, ECOPETROL CON LA EXPRESA AUTORIZACIÓN DEL PROVEEDOR
QUE SE ENTENDERA OTORGADA DESDE  EL MOMENTO DE LA REMISION DE ESTA ORDEN DE COMPRA (LO CUAL SE ENTIENDE ACEPTADO POR EL
PROVEEDOR AL PRESENTAR SU OFERTA), PROCEDERÁ A DESCONTAR LA CANTIDAD DE DINERO EQUIVALENTE AL 1% DEL VALOR DE LA ORDEN
DE COMPRA ANTES DE IVA, POR CADA DÍA DE RETRASO EN LA ENTREGA Y HASTA UN MÁXIMO DE QUINCE (15) DÍAS  CALENDARIO. PASADO ÉSTE
TÉRMINO, SI PERSISTIERE EL INCUMPLIMIENTO, ECOPETROL PODRÁ  DAR POR TERMINADO EL CONTRATO DE COMPRA-VENTA. LOS
DESCUENTOS SE CAUSARÁN POR CADA  HECHO CONSTITUTIVO DE INCUMPLIMIENTO. EL PROVEEDOR AUTORIZA A ECOPETROL PARA QUE EL
VALOR DEL DESCUENTO A QUE SE REFIERE ÉSTA CLAUSULAS, TOME DEL SALDO PENDIENTE DE PAGO CON  OCASIÓN DE ESTA ORDEN DE
COMPRA O DE CUALQUIER SUMA QUE ECOPETROL LE ADEUDARE POR RAZON  DE LA EJECUCION DE CUALQUIER ORDEN DE COMPRA; SI NO
HUBIERE SALDOS A FAVOR DEL PROVEEDOR ECOPETROL PODRA HACER  EFECTIVO EL PAGO DE DICHO VALOR CON CARGO A LA GARANTIA DE
CUMPLIMIENTO; SI NADA DE LO ANTERIOR FUERE POSIBLE, ECOPETROL PROCEDERA POR LA VIA EJECUTIVA, PARA LO CUAL EL PROVEEDOR LE
RECONOCE DE MANERA EXPRESA A ESTE DOCUMENTO EL MERITO DE TITULO EJECUTIVO.
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CLÁUSULA - CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA.
1. EL CONTRATISTA SE COMPROMETE  A MANTENER LA RESERVA DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA QUE ECOPETROL LE
ENTREGUE O LE HAYA ENTREGADO, A  LA QUE HUBIERE TENIDO ACCESO CON OCASIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL  PRESENTE CONTRATO,
INDEPENDIENTEMENTE DE QUE SE RELACIONE DIRECTA O INDIRECTAMENTE CON SU OBJETO, Y  POR LO TANTO SE OBLIGA A:
a) NO REVELAR, DIVULGAR, EXHIBIR, MOSTRAR O COMUNICAR DICHA INFORMACIÓN EN CUALQUIER FORMA O POR CUALQUIER MEDIO, A
CUALQUIER PERSONA DIFERENTE DE SUS REPRESENTANTES O PERSONAL QUE NECESARIAMENTE DEBAN TENER ACCESO A LA MISMA PARA
EFECTOS DEL DESARROLLO DE ESTE CONTRATO. LA DIVULGACIÓN A OTROS DEBERÁ CONTAR CON EL CONSENTIMIENTO PREVIO Y POR
ESCRITO DE ECOPETROL.
b) NO UTILIZAR LA INFORMACIÓN PARA FINES DISTINTOS A LOS RELACIONADOS CON EL DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES
EMANADAS DEL PRESENTE CONTRATO.
c) EL CONTRATISTA SE ABSTENDRÁ DE REVELAR A CUALQUIER TÍTULO LA INFORMACIÓN A PERSONAS DISTINTAS A LAS DEFINIDAS EN EL
LITERAL A), Y EN CASO DE REQUERIRLO ECOPETROL, DICHAS PERSONAS DEBERÁN SUSCRIBIR UN ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y EN TODO
CASO LES REVELARÁ SÓLO LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN DEL OBJETO DE ESTE CONTRATO.
d) EN CONSECUENCIA, EL CONTRATISTA EJERCERÁ SOBRE INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA EL MÁXIMO GRADO DE DILIGENCIA Y
CUIDADO, LLEGANDO A RESPONDER HASTA POR CULPA LEVÍSIMA.
2. LAS PARTES MANIFIESTAN Y ACEPTAN QUE SE ENTIENDE Y CLASIFICA COMO "INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA":
a) TODA LA INFORMACIÓN QUE RECIBA EL CONTRATISTA EN DESARROLLO DEL CONTRATO, SOBRE LA CUAL PREVIAMENTE ECOPETROL HUBIERE
ADVERTIDO SU CARÁCTER DE CLASIFICADA O RESERVADA.
b) LA INFORMACIÓN Y/O DOCUMENTOS QUE SE PRODUZCAN COMO RESULTADO DE LA EJECUCIÓN DEL PRESENTE CONTRATO, TODO LO CUAL
SERÁ DE PROPIEDAD DE ECOPETROL.
c) TODA LA INFORMACIÓN TÉCNICA,  FINANCIERA, LEGAL, COMERCIAL, ADMINISTRATIVA O ESTRATÉGICA DE  ECOPETROL QUE SE CONSTITUYA EN
SECRETO EMPRESARIAL AL TENOR DE  LO SEÑALADO EN LA LEY, INCLUYENDO PERO SIN LIMITARSE A  LOS PLANES DE PROYECTOS DE
INVERSIÓN Y DESARROLLO, P ROYECCIONES FINANCIERAS, PLANES  DE NEGOCIO Y PLANES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS, RELACIONADA CON
LAS OPERACIONES O NEGOCIOS PRESENTES Y FUTUROS DE ECOPETROL, CALIFICACIÓN SOBRE LA CUAL ECOPETROL DEBERÁ ADVERTIR AL
MOMENTO DE LA ENTREGA.
d) FORMATOS, ESQUEMAS, PROCEDIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES SOBRE PROGRAMAS DE SOFTWARE, MODELOS DE OPERACIÓN, PLANES DE
CALIDAD, DISEÑOS INDUSTRIALES Y  PROCESOS DE NEGOCIO DESARROLLADOS POR ECOPETROL O POR TERCEROS, A LOS CUALES TUVIERE
ACCESO EL CONTRATISTA.
e) ANÁLISIS, COMPILACIONES, ESTUDIOS U OTROS DOCUMENTOS O ARCHIVOS DE PROPIEDAD DE ECOPETROL, QUE SE HUBIEREN GENERADO A
PARTIR DE LA INFORMACIÓN ANTERIORMENTE MENCIONADA O QUE LA REFLEJE.
f) DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS DE ECOPETROL O DE TERCEROS A LOS CUALES TENGA ACCESO EL CONTRATISTA CON OCASIÓN DE LA
EJECUCIÓN DEL PRESENTE CONTRATO.
LA DIVULGACIÓN A TERCEROS DE LA  INFORMACIÓN DEFINIDA EN LOS LITERALES PRECEDENTES, INCLUSO A PERSONAL DEL CONTRATISTA NO
VINCULADO DIRECTAMENTE CON LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, DEBERÁ CONTAR CON AUTORIZACIÓN PREVIA Y EXPRESA DE ECOPETROL.
3. LA OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN NO SE APLICARÁ A AQUELLA INFORMACIÓN QUE:
i. ES DE DOMINIO PÚBLICO.
ii. FUE RECIBIDA, DESPUÉS DE SU  ELABORACIÓN, DE UNA TERCERA PARTE QUE TENÍA EL DERECHO LEGÍTIMO A DIVULGAR TAL INFORMACIÓN.
iii. HA SIDO LEGALMENTE DIVULGADA POR UNA TERCERA PERSONA QUE NO TENÍA OBLIGACIÓN  DE MANTENER LA CONFIDENCIALIDAD, O
iv. FUE INDEPENDIENTEMENTE DESARROLLADA POR UNA TERCERA PERSONA SIN REFERENCIA A INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA DE
ECOPETROL.
v. DEBA ENTREGARSE POR ORDEN DE  AUTORIDAD ADMINISTRATIVA Y/O JUDICIAL EN EJERCICIO DE SU FUNCIÓN LEGÍTIMA. EN ESTE CASO EL
CONTRATISTA SE OBLIGA A INFORMAR A ECOPETROL DE LA ORDEN DE AUTORIDAD DENTRO DE LAS VEINTICUATRO (24) HORAS SIGUIENTES AL
RECIBO DE LA MISMA, CON EL FIN DE QUE ECOPETROL ANALICE LA POSIBILIDAD DE HACER USO DE LOS  MECANISMOS LEGALES PARA
PROTEGER SU INFORMACIÓN. EN TODO CASO, EN EL MOMENTO EN QUE  EL CONTRATISTA DEBA REALIZAR LA ENTREGA A LA AUTORIDAD
COMPETENTE, DEBERÁ INFORMARLE A  ÉSTA DE LA NATURALEZA RESERVADA O CLASIFICADA DE LA MISMA.
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4. LAS PARTES RECONOCEN Y ACEPTAN QUE, DERIVADO DE SU CALIDAD DE ENTIDAD PÚBLICA SUJETA A LOS DERECHOS DE PETICIÓN Y DE
ACCESO A LA INFORMACIÓN CONSAGRADOS EN LOS ARTÍCULOS 23  Y 74 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA COLOMBIANA, ECOPETROL DEBE
ENTREGAR INFORMACIÓN A TERCEROS, SALVO QUE ESTÉ PROTEGIDA POR EXCEPCIONES LEGALES; COMO CONSECUENCIA DE LO ANTERIOR,
CUANDO EL CONTRATISTA ENTREGUE,  SUMINISTRE O PONGA A DISPOSICIÓN O EN CONOCIMIENTO DE ECOPETROL INFORMACIÓN DEL
CONTRATISTA POR CUALQUIER MEDIO, DEBERÁ INDICAR EXPRESAMENTE Y POR ESCRITO SU CARÁCTER DE CLASIFICADA O RESERVADA
SUSTENTADO EN LAS NORMAS VIGENTES. LA INFORMACIÓN QUE LE  HUBIESE SIDO ENTREGADA POR EL CONTRATISTA A ECOPETROL CON LA
ADVERTENCIA DE SU CLASIFICACIÓN  O RESERVA, ECOPETROL DE MANERA  UNILATERAL NO LA SUMINISTRARÁ A TERCEROS DISTINTOS A
AUTORIDAD COMPETENTE.
FRENTE A SOLICITUD DE AUTORIDAD  COMPETENTE, ECOPETROL SE OBLIGA A INFORMAR AL CONTRATISTA DE LA ORDEN DE AUTORIDAD
DENTRO DE LAS VEINTICUATRO (24)  HORAS SIGUIENTES AL RECIBO DE LA MISMA, CON EL FIN DE QUE EL CONTRATISTA ANALICE LA POSIBILIDAD
DE HACER USO DE LOS MECANISMOS LEGALES PARA PROTEGER SU INFORMACIÓN. EN TODO CASO, EN EL MOMENTO EN QUE ECOPETROL DEBA
REALIZAR LA ENTREGA A LA AUTORIDAD COMPETENTE, DEBERÁ INFORMARLE A ÉSTA DE LA NATURALEZA RESERVADA O CLASIFICADA DE LA
MISMA.
5. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A DIVULGAR ENTRE SU PERSONAL (Y DE SER EL CASO CONTRATISTAS VINCULADOS PARA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO) LA PRESENTE CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Y ASEGURAR SU CUMPLIMIENTO POR PARTE DE ÉSTOS. SIN PERJUICIO DE TODO
LO INDICADO EN ESTA CLÁUSULA, ECOPETROL PODRÁ EXIGIR LA FIRMA  DE UN ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.
6. LAS PARTES RECONOCEN QUE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA QUE SE PROPORCIONEN ENTRE SÍ, SEGUIRÁ SIENDO
PROPIEDAD DE LA PARTE QUE LA HAYA PROPORCIONADO, POR LO QUE CUALQUIERA DE LAS PARTES PODRÁ SOLICITAR A LA OTRA LA
DESTRUCCIÓN O DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA PROPORCIONADA DURANTE  LA VIGENCIA DEL PRESENTE
CONTRATO MEDIANTE NOTIFICACIÓN POR ESCRITO A LA OTRA PARTE.
DENTRO DE LOS TREINTA (30) DÍAS  SIGUIENTES AL RECIBO DE DICHA NOTIFICACIÓN, LA PARTE DEBERÁ DEVOLVER TODA LA INFORMACIÓN
CLASIFICADA O RESERVADA ORIGINAL Y DEBERÁ DESTRUIR O HACER QUE SEAN DESTRUIDAS TODAS  LAS COPIAS Y REPRODUCCIONES EN
CUALQUIERA DE SUS FORMAS, YA SEA QUE ESTÉN EN POSESIÓN O DE TERCEROS (SALVO AUTORIDAD COMPETENTE) A LA QUE HAYA SIDO
DEBIDAMENTE REVELADA SIGUIENDO EL PROCEDIMIENTO DEFINIDO ES ESTE CONTRATO.
DURANTE EL PLAZO DEL BALANCE FINAL DEL CONTRATO, EL CONTRATISTA ASUME LA OBLIGACIÓN  DE DEVOLVER A ECOPETROL TODA LA
INFORMACIÓN RESERVADA O CLASIFICADA DE ECOPETROL EN SU PODER EN EL TÉRMINO PREVISTO EN  EL PÁRRAFO ANTERIOR, DE LO CUAL SE
DEJARÁ EXPRESA CONSTANCIA.
LAS DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LA DESTRUCCIÓN Y/O DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN NO  APLICAN PARA LOS SIGUIENTES
EVENTOS:
a) INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA QUE SEA RETENIDA EN EL SISTEMA DE RESPALDO DE COMPUTACIÓN (BACK-UP SYSTEM) DE  LA
PARTE RECEPTORA O DE UNA PERSONA A QUIEN DICHA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA HAYA SIDO DIVULGADA BAJO ESTA
CLÁUSULA, SI LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA ES DESTRUIDA DE ACUERDO CON EL PROCESO ORDINARIO EN CURSO DE
RETENCIÓN DE REGISTROS DE LA PARTE RECEPTORA O DE DICHA PERSONA, Y NO ES USADA DESPUÉS DE LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN;
b) INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA QUE DEBA SER CONSERVADA EN CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES APLICABLES A LA PARTE
RECEPTORA, INCLUYENDO LOS REGLAMENTOS DE LAS BOLSAS DE VALORES O POR ORDEN GUBERNAMENTAL O JUDICIAL, DECRETO,
REGLAMENTO O REGLA GUBERNAMENTAL;
c) LA PARTE RECEPTORA NO ESTARÁ  OBLIGADA A DESTRUIR LA PARTE DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O  RESERVADA PRESENTADA A
CUALQUIERA DE SUS DIRECTIVOS Y/O DE SUS ÓRGANOS DE DECISIÓN CON EL FIN DE TOMAR UNA DETERMINACIÓN, SIEMPRE QUE DICHA
INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA SEA UTILIZADA ÚNICAMENTE PARA APOYAR LA DECISIÓN Y NO SEA UTILIZADA O CONSULTADA PARA
OTRO PROPÓSITO. SIN EMBARGO DICHA INFORMACIÓN MANTENDRÁ SU CARÁCTER DE INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA.
7. LAS OBLIGACIONES DE CONFIDENCIALIDAD AQUÍ SEÑALADAS  DEBERÁN SER CUMPLIDAS HASTA EL  MOMENTO EN QUE LA INFORMACIÓN YA HA
PERDIDO SU CARÁCTER DE RESERVADA O CLASIFICADA, HECHO DEL CUAL LA PARTE DUEÑA DE LA INFORMACIÓN DEBERÁ INFORMAR A LA
OTRA. EN CASO DE QUE SE LIBERE UNA PORCIÓN DE DICHA INFORMACIÓN, LA OBLIGACIÓN CONTINUARÁ SOBRE LA INFORMACIÓN  CALIFICADA
COMO CLASIFICADA O RESERVADA QUE NO SE HAYA LIBERADO, INDEPENDIENTEMENTE DE LA VIGENCIA DEL CONTRATO.
8. LAS PARTES RECONOCEN Y ACEPTAN QUE EL INCUMPLIMIENTO DE ESTA CLÁUSULA PODRÁ DAR LUGAR A LA TERMINACIÓN INMEDIATA DEL
CONTRATO Y A LA INDEMNIZACIÓN DE PERJUICIOS CORRESPONDIENTES.
AUTORIZACIÓN PREVIA, EXPRESA E INFORMADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS RELACIONADOS CON LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE ECOPETROL.
EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 15  DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE  1991 (DERECHO DE INTIMIDAD, HABEAS DATA O PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES) Y EL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA, DECLARO MI CONSENTIMIENTO LIBRE, PREVIO Y EXPRESO PARA
QUE ECOPETROL ADMINISTRE, TRATE  Y USE LOS DATOS ASOCIADOS A LA  EVALUACIÓN DE MI DESEMPEÑO COMO PROVEEDOR, DE ACUERDO
CON LOS SIGUIENTES TÉRMINOS, CONDICIONES Y PROPÓSITOS:
1. AUTORIZO A ECOPETROL PARA QUE EVALÚE MI DESEMPEÑO EN LA EJECUCIÓN Y BALANCE FINAL DEL CONTRATO, DE ACUERDO CON EL
PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORS DE ECOPETROL PACTADO  EN EL CONTRATO, EL CUAL DECLARO QUE CONOZCO Y ACEPTO
EN SU INTEGRALIDAD.
2. AUTORIZO A ECOPETROL PARA QUE REGISTRE EN LA BASE DE DATOS SIPROE Y EN EL SISTEMA SAP, LA INFORMACIÓN FAVORABLE Y
DESFAVORABLE SOBRE EL COMPORTAMIENTO COMO PROVEEDOR DE ECOPETROL, LA CUAL SE VERÁ REFLEJADA EN LAS EVALUACIONES DE
DESEMPEÑO, CON EL PROPÓSITO DE QUE ECOPETROL LA TENGA EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN Y DEFINICIÓN DE SUS LISTAS CORTAS  DE
INVITADOS A CONTRATAR.
3. DECLARO QUE CONOZCO Y ACEPTO  LOS MECANISMOS (PLANES DE MEJORAMIENTO) PREVISTOS EN EL PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE
PROVEEDOR PACTADO EN EL CONTRATO, PARA RECUPERAR Y ALCANZAR UN MEJOR PORCENTAJE DE  DESEMPEÑO EN MI COMPORTAMIENTO
COMO PROVEEDOR DE ECOPETROL.
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DATOS PERSONALES # HABEAS DATA   GAB-F-238
CLÁUSULA PRIMERA.- TRANSFERENCIA1 DE DATOS PERSONALES POR PARTE DEL CONTRATISTA.
EN CASO DE QUE PARA EL DESARROLLO DEL CONTRATO EL CONTRATISTA DEBA TRANSFERIR A ECOPETROL DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS
DE SUS TRABAJADORES O CONTRATISTAS (EN LOS TÉRMINOS DE LA LEY 1581 Y EL DECRETO ÚNICO 1074 DE 2015), EL ADMINISTRADOR DEBERÁ
ASEGURAR QUE EL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS DEL CONTRATISTA O QUIEN HAGA SUS VECES PRESENTE A ECOPETROL:
A) UNA CERTIFICACIÓN DE QUE CUENTA CON UNA AUTORIZACIÓN ESCRITA, EXPRESA, PREVIA E INFORMADA OTORGADA POR EL TITULAR DEL
DATO PARA EL TRATAMIENTO DEL MISMO, INCLUYENDO SU TRANSFERENCIA, LA CUAL PODRÁ OBRAR EN EL CONTRATO DE TRABAJO  O EN
CUALQUIER OTRO DOCUMENTO. COPIA  DE LA AUTORIZACIÓN PODRÁ SER SOLICITADA POR ECOPETROL EN CUALQUIER MOMENTO Y EL
CONTRATISTA ESTARÁ OBLIGADO A ENTREGARLA DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES.
B) AL MOMENTO DE LA TRANSFERENCIA DE LOS DATOS A ECOPETROL DEBERÁ ACLARAR CUÁLES  SON LAS FINALIDADES CON LAS CUALES
CAPTURÓ EL DATO Y LA VIGENCIA DEL TRATAMIENTO PARA QUE ECOPETROL PUEDA HACER EL TRATAMIENTO DENTRO DE ESOS PARÁMETROS
Y VERIFICAR SI COINCIDEN CON LOS TRATAMIENTOS PARA EL GRUPO DE INTERÉS RESPECTIVO EN SU PROPIA DECLARACIÓN.
SI EN DESARROLLO DEL CONTRATO SE REQUIERE REALIZAR UN TRATAMIENTO ADICIONAL POR PARTE  DE ECOPETROL, EL CONTRATISTA SE
OBLIGA A PRESTARLE SU COLABORACIÓN PARA OBTENER DE SUS TRABAJADORES Y CONTRATISTAS  LA AUTORIZACIÓN PARA ELLO.
CLÁUSULA SEGUNDA.- TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A ECOPETROL.
CUANDO ECOPETROL, POR CUENTA DEL CONTRATANTE, REALICE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  NO PÚBLICOS Y/O EL MANEJO DE
BASES DE DATOS DE LOS QUE EL CONTRATANTE SEA CONSIDERADO RESPONSABLE, SE OBLIGA ADEMÁS DE LO CONSIGNADO EN LAS NORMAS
DE CARÁCTER GENERAL A:
A) SI REALIZA CAPTURA DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS: OBTENER  AUTORIZACIÓN ESCRITA, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA DEL
TITULAR (PERSONA NATURAL) O DE SUS APODERADOS O TUTORES, Y ENTREGARLA AL CONTRATANTE CUANDO LA SOLICITE O EN TODO CASO
AL SUSCRIBIR EL ACTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO.
B) EMPLEAR LOS DATOS PERSONALES  A QUE TENGA ACCESO EXCLUSIVAMENTE PARA LOS FINES DEL PRESENTE CONTRATO, CONSERVANDO Y
TRATANDO LA INFORMACIÓN DE CONFORMIDAD CON LA DECLARACIÓN DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DEL CONTRATANTE
SALVAGUARDANDO LAS BASES DE DATOS QUE LOS CONTENGAN.
C) COLABORAR CON EL CONTRATANTE  PARA ASEGURAR AL TITULAR QUE EN TODO MOMENTO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONSULTAR,
RECTIFICAR O SUPRIMIR SUS DATOS  PERSONALES.
CLAUSULA TERCERA: TRANSMISIÓN  DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE ECOPETROL COMO RESPONSABLE AL CONTRATISTA ENCARGADO.
CUANDO EL CONTRATISTA, POR CUENTA DE ECOPETROL, REALICE EL  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS Y/O EL MANEJO DE
BASES DE DATOS DE LOS QUE ECOPETROL SEA CONSIDERADO RESPONSABLE, SE OBLIGA ADEMÁS DE LO CONSIGNADO EN LAS NORMAS DE
CARÁCTER GENERAL A:
A) SI REALIZA CAPTURA DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS: OBTENER  AUTORIZACIÓN ESCRITA, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA DEL
TITULAR (PERSONA NATURAL) O DE SUS APODERADOS O TUTORES, Y ENTREGARLA A ECOPETROL CUANDO LA SOLICITE O EN TODO CASO AL
SUSCRIBIR EL ACTA DE TERMINACIÓN DEL  CONTRATO O DENTRO DE LOS 5 DÍAS  HÁBILES SIGUIENTES A LA EXPIRACIÓN DEL TÉRMINO DE
EJECUCIÓN, LO QUE PRIMERO OCURRA.
B) EMPLEAR LOS DATOS PERSONALES  A LOS QUE TENGA ACCESO EXCLUSIVAMENTE PARA LOS FINES DEL PRESENTE CONTRATO,
CONSERVANDO Y TRATANDO LA INFORMACIÓN DE CONFORMIDAD CON LA DECLARACIÓN DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN
ECOPETROL, SALVAGUARDANDO LAS BASES DE DATOS QUE LOS CONTENGAN.
C) COLABORAR CON ECOPETROL PARA  ASEGURAR AL TITULAR QUE EN TODO MOMENTO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONSULTAR,
RECTIFICAR O SUPRIMIR SUS  DATOS PERSONALES.
D) CUMPLIR TODAS LAS INDICACIONES QUE LE IMPARTA ECOPETROL RESPECTO DE LOS DATOS  PERSONALES BAJO SU ENCARGO.
E) RESPONDER DIRECTAMENTE SOBRE  TODOS LOS DATOS PERSONALES QUE  SE TRATEN EN LOS EQUIPOS QUE SEAN DE SU PROPIEDAD O DE
SUS DELEGADOS O REPRESENTANTES.
F) MANEJAR LOS DATOS Y LAS BASES CONFIDENCIALMENTE, MANTENIENDO BAJO RESERVA LOS DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS.
G) CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES  QUE COMO ENCARGADO DERIVAN DE LA LEY 1581 DE 2012 Y LAS NORMAS QUE LA DESARROLLEN.
H) RESTITUIR A ECOPETROL TODO DATO PERSONAL Y BASE DE DATOS QUE ÉSTA LE HAYA ENTREGADO (EN MEDIOS FÍSICOS Y/O
ELECTRÓNICOS) Y ELIMINARLO COMPLETAMENTE APLICANDO TÉCNICAS DE BORRADO SEGURO Y CERTIFICAR LA EJECUCIÓN DE DICHA
ACTIVIDAD.
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DERECHOS HUMANOS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL       GAB-F-227
EN COHERENCIA CON SU COMPROMISO  CON LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL, ECOPETROL PROMUEVE  ENTRE SUS PROVEEDOR:
- LA IMPLEMENTACIÓN DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES RESPONSABLES, ÉTICAS Y SOSTENIBLES.
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- EL RESPETO POR LOS DERECHOS HUMANOS ACORDE CON LA LEY.
- RECHAZA CUALQUIER FORMA DE COMPLICIDAD FRENTE A PRESUNTAS VIOLACIONES DE DERECHOS HUMANOS.
EL PROVEEDOR SE COMPROMETE A:
1. IMPLEMENTAR PRÁCTICAS RESPONSABLES, ACORDE CON EL CONCEPTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL QUE HA ADOPTADO
ECOPETROL, DE ACUERDO CON LA ISO26000: "LA ORGANIZACIÓN SE HACE RESPONSABLE POR LOS IMPACTOS QUE SUS DECISIONES Y
ACTIVIDADES OCASIONAN EN LA SOCIEDAD Y EL MEDIO AMBIENTE, MEDIANTE UN COMPORTAMIENTO ÉTICO Y TRANSPARENTE QUE:
- CONTRIBUYA AL DESARROLLO SOSTENIBLE, INCLUYENDO LA SALUD  Y EL BIENESTAR DE LA SOCIEDAD.
- TOME EN CONSIDERACIÓN LAS EXPECTATIVAS DE SUS GRUPOS DE INTERÉS.
- CUMPLA CON LA LEGISLACIÓN APLICABLE Y SEA COHERENTE CON LA NORMATIVA INTERNACIONAL DE COMPORTAMIENTO.
- ESTÉ INTEGRADA EN TODA LA ORGANIZACIÓN Y SE LLEVE A LA PRÁCTICA EN SUS RELACIONES".
2. REPORTAR AL GESTOR DEL CONTRATO O A QUIEN TENGA SUS FUNCIONES, LOS INCIDENTES O NOVEDADES QUE PUEDAN AFECTAR LA
REPUTACIÓN DE ECOPETROL, DENTRO  DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA OCURRENCIA DE AQUELLOS, A EFECTOS DE DAR UN
MANEJO CONSENSUADO A LOS MISMOS.
3. EN DESARROLLO DE SU AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA DEBE: ATENDER Y MANEJAR LAS RELACIONES QUE CON OCASIÓN DEL CONTRATO
ESTABLEZCA CON SUS TRABAJADORES  Y DEMÁS GRUPOS DE INTERÉS, RESPETAR Y PROMOVER LOS DERECHOS HUMANOS Y RESPONDER POR
EL IMPACTO DE SUS ACTIVIDADES EN LA SOCIEDAD, LA ECONOMÍA Y EL MEDIO AMBIENTE. DE IGUAL FORMA, DEBE CUMPLIR LOS COMPROMISOS
ADQUIRIDOS CON SUS TRABAJADORES  Y DEMÁS GRUPOS DE INTERÉS, Y RESPONDER LAS SOLICITUDES, QUEJAS, RECLAMOS Y DEMÁS
EVENTOS QUE SE LLEGAREN A PRESENTAR CON SUS GRUPOS DE INTERÉS Y QUE PUEDAN AFECTAR LA  EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
4. IDENTIFICAR, PREVENIR Y MITIGAR SITUACIONES QUE AFECTEN  REAL O POTENCIALMENTE EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS HUMANOS, A LA
LUZ DEL RELACIONAMIENTO CON LOS  GRUPOS DE INTERÉS, EN DESARROLLO DE SUS OPERACIONES Y  EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS
OBLIGACIONES CONTRACTUALES.
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EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
ECOPETROL EVALUARÁ EL DESEMPEÑO  DEL PROVEEDOR TENIENDO EN CUENTA LOS ASPECTOS INDICADOS EN EL FORMATO GAB # F -128
COMPRAS.
DICHA EVALUACIÓN SE HARA CON FUNDAMENTO EN EL PROCEDIMIENTO DE GESTION DE PROVEEDORS PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB
WWW.ECOPETROL.COM.CO,
EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 15  DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE  1991 (DERECHO DE INTIMIDAD, HABEAS DATA O PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES) Y EL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA, EL PROVEEDOR, CON EL PERFECCIONAMIENTO DE LA PRESENTE
ORDEN DE COMPRA , AUTORIZA LIBREMENTE, Y EXPRESAMENTE PARA  QUE ECOPETROL ADMINISTRE, TRATE Y USE LOS DATOS ASOCIADOS  A
LA EVALUACIÓN DE MI DESEMPEÑO COMO PROVEEDOR, DE ACUERDO CON LOS SIGUIENTES TÉRMINOS, CONDICIONES Y PROPÓSITOS:
1. EL PROVEEDOR AUTORIZA A ECOPETROL PARA QUE EVALÚE SU DESEMPEÑO EN LA EJECUCIÓN TENIENDO EN CUENTA LOS ASPECTOS
INDICADOS EN EL FORMATO GAB # F  -128 COMPRAS Y DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS DE
ECOPETROL PACTADO EN LA ORDEN DE COMPRA, EL CUAL EL PROVEEDOR  DECLARA QUE CONOCE Y ACEPTA EN  SU INTEGRALIDAD.
2. EL PROVEEDOR AUTORIZA A ECOPETROL PARA QUE REGISTRE EN LA EN SU SISTEMA DE INFORMACIÓN  PROVEEDORES, LA INFORMACIÓN
FAVORABLE Y DESFAVORABLE SOBRE EL COMPORTAMIENTO COMO CONTRATISTA DE ECOPETROL, LA CUAL SE VERÁ REFLEJADA EN LAS
EVALUACIONES DE DESEMPEÑO, CON EL PROPÓSITO DE QUE ECOPETROL LA TENGA EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN Y DEFINICIÓN DE SUS
LISTAS CORTAS DE INVITADOS A CONTRATAR.
3. DECLARO QUE CONOZCO Y ACEPTO  LOS MECANISMOS (PLANES DE MEJORAMIENTO) PREVISTOS EN EL PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE
CONTRATISTAS PACTADO EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA, PARA RECUPERAR Y ALCANZAR UN MEJOR PORCENTAJE DE DESEMPEÑO EN MI
COMPORTAMIENTO COMO CONTRATISTA  DE ECOPETROL.
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PO # CLAUSULAS ADICIONALES
EN CADA UNO DE LOS ÍTEMS DE ESTA ORDEN DE DESPACHO SE INDICA EL CÓDIGO MATERIAL, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O DESCRIPCIÓN
DEL MATERIAL  REQUERIDO, CANTIDAD, UNIDAD DE MEDIDA, VALOR UNITARIO,  FECHA MÁXIMA DE ENTREGA  Y LUGAR DE ENTREGA.
SEÑOR PROVEEDOR, ANTE CUALQUIER  DISCREPANCIA O DIFERENCIA ENTRE SU OFERTA TÉCNICO-COMERCIAL Y LA INFORMACIÓN DE LA
ORDEN DE DESPACHO ENVIADA POR ECOPETROL, DEBERÁ INDICARLO POR  ESCRITO EXCLUSIVA Y OPORTUNAMENTE AL FUNCIONARIO DE
SEGUIMIENTO, EL CUAL ES EL INTERLOCUTOR VÁLIDO Y ESTABLECIDO POR ECOPETROL S.A. COMO CANAL OFICIAL EN ESTA ETAPA.
LOS DATOS DE CONTACTO EN ECOPETROL SON:
GESTOR DE SEGUIMIENTO
UNION TEMPORAL ECOLOG
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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LAURA VILLADA
SEGUIMIENTO ÓRDENES DE COMPRA
TEL: 3715300 EXT 695
E-MAIL: laura.villada@ecolog.com.co
Carrera 7 No 32-83 Piso 4 Edificio San Diego
Bogotá-Colombia
UNA VEZ REALIZADAS LAS VALIDACIONES, SI LA INFORMACIÓN  REMITIDA NO APLICASE, ESTA ORDEN DE DESPACHO SIGUE SIENDO EL
DOCUMENTO FORMAL ENTRE LAS PARTES, SITUACIÓN QUE SERÁ CONFIRMADA POR EL FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO;  EN CASO CONTRARIO,
ECOPETROL REMITIRÁ UNA VERSIÓN NUEVA DE LA ORDEN DE DESPACHO, DOCUMENTO QUE CONTENDRÁ LAS CONDICIONES COMERCIALES
ADJUDICADAS Y DEBIDAMENTE FIRMADA POR EL FUNCIONARIO AUTORIZADO DEL MÉTODO DE ELECCIÓN DEL CUAL SE DERIVÓ ESTE
DOCUMENTO.
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DOCUMENTOS DE LA ORDEN DE COMPRA:
FORMAN PARTE DE LA ORDEN DE COMPRA LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
FORMATO AUTOREPORTE DE SÍNTOMAS  DE INFECCIÓN RESPIRATORIA (IRA) V4
PROTOCOLO PARA INGRESO A BODEGAS
PROTOCOLO PARA PROVEEDORES
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NOTAS: A LA PRESENTE AUTORIZACIÓN LE APLICAN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES ESTABLECIDOS EN: WWW.ECOPETROL.COM.CO
/ CONTRATISTAS / NORMATIVA /. SI PASADO 1 DÍA HÁBIL DEL RECIBO DEL PRESENTE DOCUMENTO, EL PROVEEDOR NO PRESENTA
OBSERVACIONES A LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES ECOPETROL ENTENDERÁ  COMO ACEPTADO EL REQUERIMIENTO.
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REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
PF: PF:
1 1Unidad COD./ CODE: 71500170495
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
RING 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: RING
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty           824,42            824,42 12/02/2024
FabricanteNETZSCHNo. Parte:874645
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00130 00130           824,42
.
PF: PF:
2 1Unidad COD./ CODE: 71500170494
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
RING 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: RING CENTRIFUGER
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty            17,10             17,10 12/02/2024
FabricanteNETZSCHNo. Parte:690097
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00129 00129            17,10
.
PF: PF:
3 5Unidad COD./ CODE: 71500170493             38,00            190,00 12/02/2024
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
5992999Página 12 / 14  
REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
PACKING 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: PACKING
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty
FabricanteNETZSCHNo. Parte:9188
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00128 00128           190,00
.
PF: PF:
4 1Unidad COD./ CODE: 71500170476
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
PROGRESSIVE CAVITY PUMP (PCP), STATOR 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: STATOR
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty         1.867,97          1.867,97 12/02/2024
FabricanteNETZSCHNo. Parte:2020
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00127 00127         1.867,97
.
PF: PF:
5 1Unidad COD./ CODE: 71500170475
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
ROTOR 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: ROTOR
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty         4.893,36          4.893,36 12/02/2024
FabricanteNETZSCHNo. Parte:873835
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00126 00126         4.893,36
.
PF: PF:
6 1Unidad COD./ CODE: 71500170474
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
PROGRESSIVE CAVITY PUMP (PCP), SHAFT 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: COUPLING SHAFT
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty           671,22            671,22 12/02/2024
FabricanteNETZSCHNo. Parte:4901419
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00125 00125           671,22
.
PF: PF:
7 1Unidad COD./ CODE: 71500170473
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
PROGRESSIVE CAVITY PUMP (PCP), SHAFT 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;           871,26            871,26 12/02/2024
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
5992999Página 13 / 14  
REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: DRIVE SHAFT
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty
FabricanteNETZSCHNo. Parte:868712
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00124 00124           871,26
.
PF: PF:
8 2Unidad COD./ CODE: 71500170339
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
PROGRESSIVE CAVITY PUMP, RADIAL  BEARING 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: BEARING
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty           246,11            492,22 12/02/2024
FabricanteNETZSCHNo. Parte:580609
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00123 00123           492,22
.
PF: PF:
9 2Unidad COD./ CODE: 71500170338
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
SEAL 
EQUIPMENT TYPE: PROGRESSIVE CAVITY PUMP;
MODEL: 2 NE 80A; PART
DESCRIPTION: SEAL
SERIAL: 1530030; QUALITY CERTIFICATE: SERIAL (Ob):
; DRAWING, ITEM: ;
QUALITY CERTIFICATE: Material Test Report - MTR; Run
out test; Product
Certificate of conformance or Express Limited Warranty            82,32            164,64 12/02/2024
FabricanteNETZSCHNo. Parte:872656
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00122 00122           164,64
.
PF: PF:
10 2Unidad COD./ CODE: 71500052116
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
SEAL RING 
O-RING 94,00 x 2,50mm            11,94             23,88 12/02/2024
FabricanteNETZSCHNo. Parte:516402
Dirección de entrega:  RF REFINERIA BARRANCABERMEJA Refineria Barrancabermeja-Santander Barrancabermeja-Santander
2000 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00121 00121            23,88
.
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
5992999Página 14 / 14  
Valor de las condiciones que aplican para todas las posiciones
NOTA: LOS VALORES REGISTRADOS PARA CADA RENGLON NO INCLUYEN EL IVA. ESTE DEBE SER LIQUIDADO  POR EL PROVEEDOR EN SUFACTURA. EN CADA CASO DE EXISTIR IVA DIFERENTE POR RENGLON, ESTE DEBE INDICARSE SUMARIZANDO POR SEPARADO PARA CADA GRUPODE RENGLONES.
VALOR TOTAL / TOTAL VALUE         10.016,07
Autorizado por / Authorised by Comprador / Purc. Off Fecha / Date
<<>> Ecopetrol S.A. 25/08/2023