CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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EL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA, ESTÁ INTERESADO EN CONTRATAR  EL 
MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO INCLUIDO REPUESTOS, VERIFICACIÓN DE 
PARÁMETROS Y CAPACITACIÓN PARA CENTRAL DE AIRE MEDICINAL Y CENTRAL DE VACÍO 
DEL INSTITUTO., ACORDE CON LOS PRESENTES TÉRMINOS DE CONDICIONES, SUS ANEXOS 
Y EL CONTRATO QUE SE CELEBRE PARA EL EFECTO.
1. GENERALIDADES Y RÉGIMEN PARA CONTRATAR
El Instituto Nacional de Cancerología, constituye una categoría especial de entidad 
pública, descentralizada de orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y 
autonomía administrativa, técnica y financiera adscrita al Ministerio de Salud y Protección 
Social e integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud y Sistema Nacional de 
Ciencia y Tecnología conforme lo establecido en la Ley 2291 de 2023, adicionalmente, 
tiene como objetivo desarrollar actividades de autoridad técnico - científica para el control 
integral del cáncer, realizar investigación, docencia y educación continua, desarrollo e 
innovación, programas de salud pública en el ámbito de la prevención, diagnóstico, 
tratamiento, rehabilitación y paliación de la enfermedad; prestar atención integral y ser 
centro de referencia para la investigación del cáncer.
 
El INSTITUTO, en desarrollo de sus funciones es una entidad prestadora de servicios de 
salud en el área de las enfermedades neoplásicas y relacionadas, dentro del Sistema 
General de Seguridad Social en Salud, formadora del recurso humano en oncología y 
enfermedades relacionadas, y líder en investigación y vigilancia en salud pública en 
cáncer. El INSTITUTO promueve y organiza la Red Cancerológica Nacional y contribuye con 
los organismos competentes en los procesos de inspección, vigilancia y control de los 
servicios oncológicos de carácter asistencial y preventivo, a nivel nacional.
 
El INSTITUTO, cumple entre otras, con la Ley Estatutaria 1751 de 2015, las disposiciones 
del Sistema General de Seguridad Social en Salud, el Sistema Obligatorio de Garantía de 
Calidad de Atención en Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SOGCS) 
previsto en el Decreto 780 de 2016, las normas de habilitación de servicios de salud, 
artículo 58 de la Ley 1438 de 2011 modificada por el artículo 118 del Decreto Ley 019 de 
2012, Resolución 3100 de 2019 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social y 
demás normas concordantes. Asimismo, con el  Sistema de Gestión de la Calidad en la 
Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras, a la Ley 872 de 2003, integrado en un solo 
sistema de gestión con el Sistema de Control Interno a que se refiere la Ley 87 de 1993 en 
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la forma ordenada por el artículo 77 de la Ley 1955 de 2019, Por el cual se expide el Plan 
Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, Pacto por  la equidad”;  el 
INSTITUTO mantiene la aplicación de la norma técnica de calidad en la gestión pública, 
norma técnica NTCGP 1000: 2009 y manual de calidad del Instituto con fundamento en lo 
establecido en el artículo 2.2.22.3.12 del Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se 
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.
 
El INSTITUTO, se encuentra sometido al régimen jurídico previsto en la Ley 100 de 1993 y 
demás normas que la modifiquen sustituyan o adicionen, tales como, las Leyes 1122 de 
2007 y 1438 de 2011. En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá 
discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de 
contratación de la administración pública”, por lo anterior, el INSTITUTO, se rige por las 
normas de Derecho Privado contenidas en los Códigos Civil y Comercio y simultáneamente 
por el artículo 13 de la Ley 1150 de 2011, que establece: “Las entidades estatales que por 
disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General 
de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad 
contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función 
administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la 
Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen 
de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”.
 
 Acorde con lo anterior, el INSTITUTO cuenta con un Estatuto de Contratación Acuerdo No. 
007 de 2014 y modificado por el Acuerdo No. 007 de 2015, asimismo cuenta el Manual de 
Contratación, documentos que se encuentran disponibles en la página WEB: 
www.cancer.gov.co Link transparencia y acceso a la información pública.  
 
En todo caso, la contratación se efectuará conforme los principios consagrados en el 
artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, Título II del Estatuto General de 
Contratación de la Administración Pública y en el Estatuto de contratación del INSTITUTO, 
en especial los de buena fe, calidad, celeridad, responsabilidad, publicidad, selección 
objetiva, transparencia, economía e igualdad.
 
De conformidad con lo establecido en el artículo 211 de la Constitución Política, Ley 489 
de 1998, el Acuerdo 007 de 2014 modificado por 007 de 2015, Estatuto de Contratación 
del INSTITUTO, estableció: “El director General del Instituto podrá efectuar, mediante acto 
administrativo, la delegación de la actividad contractual en los casos de contratación 
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directa e invitación a cotizar. Se entiende que la delegación incluye todas las etapas del 
proceso de contratación, salvo aquellas que expresamente limite el acto de delegación. En 
las convocatorias públicas y en la subasta inversa, el Director General del INSTITUTO 
podrá delegar la actividad contractual salvo la adjudicación, la ordenación del gasto, la 
suscripción del contrato y la liquidación del contrato (…)”.
De acuerdo con lo anterior se delega en el subdirector General de la Gestión 
Administrativa y Financiera del INSTITUTO, la función de expedir adendas únicamente que 
sean relativas a modificaciones en el cronograma del proceso.
 
El INSTITUTO es sujeto de vigilancia por los diferentes órganos de Inspección, Vigilancia y 
Control, entre otros, por la Superintendencia Nacional de Salud, la Contraloría General de 
la República, la Procuraduría General de la Nación y por las demás entidades que vigilan 
las actividades de las instituciones del Estado y cuya actividad hace parte del Sistema 
General de Seguridad Social en Salud
2. OBJETO DE LA CONVOCATORIA. 
El INSTITUTO, está interesado en contratar  el MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO 
INCLUIDO REPUESTOS, VERIFICACIÓN DE PARÁMETROS Y CAPACITACIÓN PARA CENTRAL 
DE AIRE MEDICINAL Y CENTRAL DE VACÍO DEL INSTITUTO., de acuerdo con los presentes 
términos de condiciones, anexos y el contrato que se celebre para el efecto.
3. PARÁMETROS PARA LA PROPUESTA.
En el presente documento se describen condiciones que deben tener en cuenta los 
interesados para presentar las bases técnicas, financieras, económicas y legales para 
elaborar y presentar la propuesta.  
 
Los proponentes deben estudiar al detalle cada uno de los requisitos establecidos y estar 
atentos en todo momento al proceso que se surta para la contratación y cada una de las 
adendas que llegaren a surtirse durante el proceso, de tal manera que no será excusa 
admisible, no conocer del trámite que se adelante y que estará publicada oportunamente 
en los medios establecidos para ello. 
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Todas las interpretaciones, conclusiones o análisis que adelante el proponente, su equipo 
técnico o sus asesores, son de su exclusivo cargo y no comprometen ni vinculan en modo 
alguno al INSTITUTO. 
El proponente declara igualmente que conoce el régimen contractual que rige para el 
INSTITUTO y que ha consultado y estudiado el estatuto de contratación contenido en el 
Acuerdo 007 de 2014, modificado por el Acuerdo 007 de 2015 y el manual de 
contratación documento codificado como GDG-P02-M-01. Dichas herramientas se 
encuentran debidamente publicadas en la página web de contratación de la entidad.
Para efectos de realizar las observaciones a los presentes términos de condiciones, los 
proponentes deberán hacer las preguntas u observaciones a través de la plataforma 
INCompra, accediendo a ella con su usuario y contraseña, desde el botón del proceso 
correspondiente en el enlace que se da a continuación, con especificación de los asuntos 
que considere que requieren clarificación y dentro del término establecido para ello. 
https://bpmintegracion.cancer.gov.co/Incompra/ProcesosContratacion.aspx. 
La presentación de observaciones o preguntas en forma extemporánea, o por otro medio 
al acá señalado, no será tenida en cuenta, salvo que el INSTITUTO decida resolver el 
asunto de manera oficiosa
Posteriormente el proponente que realizó las preguntas y/u observaciones deberá hacerse 
presente en la fecha, hora y lugar que se señale en el respectivo cronograma para la 
realización de la Audiencia Pública, si ella resulta procedente y se haya fijado fecha para 
su realización. La presentación de observaciones o preguntas en forma extemporánea, o 
por otro medio al acá señalado, no será tenida en cuenta, salvo que el Instituto decida 
resolver el asunto de manera oficiosa.  
El INSTITUTO aclara a todos los interesados que los presentes términos de condiciones 
no constituyen oferta comercial, por el contrario, la adjudicación de la presente 
convocatoria pública se realizará a la propuesta más conveniente luego de aplicar los 
criterios de evaluación técnicos, jurídicos y financieros pertinentes y, en todo caso, en 
atención a las necesidades del servicio.
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En ese mismo orden de ideas, el INSTITUTO está en plena libertad para realizar o no la 
adjudicación del servicio o bien requerido, hacer la misma de manera total o parcial, e 
incluso cancelar y/o declarar desierto el proceso contractual en cualquiera de sus etapas 
si la oferta no se ajusta al presupuesto, o si de alguna manera el proceso o una de sus 
actuaciones estuviera en contra de los principios de la función pública o de la contratación 
pública, lo cual pudiera resultar  inconveniente para los intereses de la Institución y/o el 
servicio público. 
Lo mismo ocurrirá si se presenta algunas de las siguientes circunstancias: (i) Fuerza 
mayor, (ii) Caso fortuito, (iii) Afectación a los principios de la gestión administrativa, (iv) 
Inconveniencia sobreviniente para los intereses de la entidad y (v) Variación(es) en las 
causas que generaron la convocatoria y que determinen que la adquisición del bien o 
servicio dejó de ser necesario. 
A continuación, se dan a conocer las condiciones relacionadas con el trámite para la 
preparación y presentación final de la propuesta del objeto de esta convocatoria, la cual 
debe estar de acuerdo con las características que se describen en estos términos de 
condiciones.
3.1 JUSTIFICACIÓN.
El bien o servicio contratado es fundamental para evaluar el estado de los equipos y su 
funcionamiento e identificar fallas. El Mantenimiento preventivo de los equipos efectuando 
visitas periódicas tiene como fines específicos el prevenir posibles fallas y averías para ser 
corregidas oportunamente, asegurar el rendimiento óptimo de los equipos, garantizar la 
seguridad a los pacientes y protección del medio ambiente. 
Se requiere tramitar la solicitud por la modalidad de invitación a cotizar en razón a que es 
un servicio que debe cubrirse debido a que es indispensable contar con los servicios de 
mantenimiento preventivo y correctivo incluido el suministro de repuestos y garantizar un 
buen funcionamiento del equipo y la prestación del servicio a los pacientes.
4. PARTICIPACIÓN DE OFERENTES.
En la presente convocatoria pública pueden participar todas las personas naturales, 
jurídicas, nacionales o extranjeras, en forma individual o conjunta (Consorcios o Uniones 
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Temporales), dentro del marco legal vigente, que obren por su cuenta y riesgo, que 
cuenten con idoneidad, experiencia, capacidad, y competencia para desarrollar el objeto 
de la presente convocatoria pública y cumplan con los requerimientos establecidos, 
teniendo en cuenta los siguientes criterios:
4.1Las personas jurídicas extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia deberán 
cumplir con cada uno de los requisitos exigidos para entidades nacionales, sin 
excepción. 
4.2 Las Sociedades Extranjeras que no ejerzan negocios permanentes en Colombia y que 
deseen participar en la presente convocatoria, deberán constituir apoderado legal para 
que las represente, de conformidad con el artículo 74 y ss. del Código General del 
Proceso. El Consulado el cual le otorgó el poder debe hacer constar que tuvo a la vista 
las pruebas de la existencia y representación de la respectiva sociedad y deberán 
cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 251 del Código General del 
Proceso, sin perjuicio de las excepciones consagradas en el Convenio de la Haya de 
1961, aprobado mediante ley 455 del 04 de agosto de 1998.  
4.3Las Personas Naturales extranjeras, deben acreditar en el país un apoderado 
domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar y celebrar el contrato, 
así como para representarlas Judicial y extrajudicialmente. 
5. TRÁMITE DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA
 
5.1 APERTURA.
La presente convocatoria pública se apertura en la fecha estipulada en el cronograma 
anexo a los presentes términos de condiciones.
5.2 CONSULTA.
CONSULTA: Los términos de condiciones podrán ser consultados a través de la página 
Web del INSTITUTO: www.cancer.gov.co, en el enlace Contratación Pública 2023 o en el 
hipervínculo: https://bpmintegracion.cancer.gov.co/Incompra/ProcesosContratacion.aspx, 
a partir de la fecha de apertura. 
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5.3 VALIDEZ DE LA OFERTA. 
La propuesta y oferta de los bienes y servicios y su valor, deberá tener una validez hasta el 
día 30 junio 2024. Por lo tanto, los valores ofertados para cada ítem deberán mantenerse 
en sus características técnicas y precios hasta el final de la vigencia y/o hasta la 
finalización de la ejecución del contrato. El contrato que llegaré a celebrarse podrá 
adicionarse tanto para esta vigencia como para la vigencia futura 2.024 debiéndose 
mantener las condiciones de la oferta, en especial los precios ofertados.
5.4 VISITA. 
La visita se llevará a cabo en el lugar, fecha y hora estipulada en el cronograma anexo a 
los presentes términos de condiciones. El punto de encuentro será la oficina del Grupo 
Gestión de Compras y Contratación ubicada en el tercer (3er) piso del Edificio 
Administrativo. Se dejará constancia de las personas asistentes.
NOTA: La visita no es habilitante ni de carácter obligatorio, ésta solo busca que los 
oferentes que quieran participar en el proceso de selección verifiquen en sitio.
5.5 AUDIENCIA PÚBLICA
En acatamiento a la Circular Interna No INT-CIR-00021-2020 en donde se establece entre 
otras las siguientes recomendaciones durante la contingencia por el COVID19: 
5.4.1 Reducir al máximo el número de reuniones presenciales y realizarlas con el menor 
número de integrantes.
5.4.2 Realizar las reuniones virtuales mediante el uso de las tecnologías de la información 
y las comunicaciones.
5.4.3 Acudir a canales virtuales institucionales, transmisiones en vivo y redes sociales, 
para realizar conversatorios, foros, congresos o cualquier tipo de evento masivo. 
5.4.4 Usar las herramientas tecnológicas para comunicarse, trabajo colaborativo y tele 
presencial videoconferencia, para evitar el uso, impresión y manipulación de papel.
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5.4.5 En la presente convocatoria pública no se realizará audiencia y por el contrario se les 
otorgará a los proveedores un tiempo mayor para realizar observaciones.
5.6  ACLARACIÓN A LOS TÉRMINOS DE CONDICIONES.
Si hay lugar a aclaraciones u observaciones a los términos de condiciones, éstas deberán 
enviarse a través de la plataforma INCompra, accediendo a ella con su usuario y 
contraseña, desde el botón del proceso correspondiente en el enlace que se da a 
continuación, en la fecha estipulada en el cronograma.
https://bpmintegracion.cancer.gov.co/Incompra/ProcesosContratacion.aspx. 
Las observaciones realizadas después de la fecha y hora señaladas o enviadas a un correo 
diferente del señalado en este punto se entenderán como no presentadas, por lo tanto, no 
serán atendidas, ni comunicadas, entendiéndose que las condiciones quedarán en los 
términos iniciales y sus adendas si las hay.  
El INSTITUTO dará respuesta a las observaciones o aclaraciones a través de la página 
institucional de contratación, y de ser el caso, se realizarán adendas a los términos de 
condiciones, que se entenderán notificadas a los oferentes con la publicación en la página 
institucional de contratación. Los eventuales oferentes, previo a la presentación de la 
propuesta, deben realizar consultas permanentes y diarias en la página institucional de 
contratación, pues se presume que toda modificación o aclaración es de conocimiento 
público.
5.7 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA EN MEDIO DIGITAL:
El proponente deberá cargar la propuesta junto con todos los documentos requeridos en 
los presentes términos de condiciones de manera digital a través de la plataforma 
INCompra, accediendo a ella con su usuario y contraseña, desde el botón del proceso 
correspondiente en el enlace que se da a continuación, en los plazos establecidos, de 
acuerdo con el cronograma anexo.
https://bpmintegracion.cancer.gov.co/Incompra/ProcesosContratacion.aspx.
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Una vez cumplida la hora límite de entrega de las ofertas digitales, se cerrará el proceso y 
no se aceptarán nuevas ofertas.
NOTA: No se aceptan propuestas enviadas por otros medios electrónicos diferentes al 
señalado; así mismo, no se recibirán propuestas de manera física en las instalaciones del 
Instituto. Los proponentes deberán considerar y prever los tiempos de carga de la 
documentación digital e inconvenientes tecnológicos de cualquier orden, pues no será 
excusa ningún factor que incida en la entrega oportuna de la propuesta. Es 
responsabilidad del oferente, cargar los datos y documentos de la propuesta y realizar la 
transacción de enviar previamente a la hora del cierre del proceso. De acuerdo con los 
artículos 83 de la Constitución Política y 244 del Código General del Proceso, todo 
documento que cargue de manera digital los oferentes se presume auténtico mientras no 
haya sido tachado de falsos o desconocido.  Por ello, todo documento que cargue y envíe 
el oferente no podrá impugnarlo, excepto que al momento de cargarlo alegue su falsedad.
5.8 CONTENIDO DE LA PROPUESTA.
Para presentar propuesta, se debe tener en cuenta lo siguiente:
La propuesta debe ser presentada de manera digital y ser cargados sus datos y 
documentos y enviados a través del enlace:
https://bpmintegracion.cancer.gov.co/Incompra/ProcesosContratacion.aspx. 
Nota: De acuerdo con los artículos 83 de la Constitución Política y 244 del Código General 
del Proceso, todo documento que cargue de manera digital los oferentes se presume 
auténtico mientras no haya sido tachado de falsos o desconocido.  Por ello, todo 
documento que cargue y envíe el oferente no podrá impugnarlo, excepto que al momento 
de cargarlo alegue su falsedad.
5.9 CIERRE DE CONVOCATORIA.
Pasadas la fecha y hora límite de recepción de ofertas establecida de acuerdo con el 
cronograma del presente proceso, se cerrará la convocatoria y se publicará en la página 
institucional de contratación un acta en la que se dejarán sentados los resultados de esta, 
especialmente constancia de las propuestas presentadas, nombre de los proponentes, 
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número y valor de la póliza de seriedad de la oferta, así como el valor de la propuesta 
económica (excepto en las subastas).   
6. DERECHOS Y DEBERES DEL PROPONENTE.
6.1. Derechos:
6.1.1. A participar en el presente proceso de contratación sin que ello implique 
necesariamente la adjudicación en su favor.  
6.1.2. Oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se 
rindan o adopten por parte del Instituto y para lo cual se han señalado en estos términos 
de condiciones, las etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y que 
otorgan la posibilidad de expresar las observaciones.
6.1.3. Asistir a las audiencias que celebre el INSTITUTO, con el fin de ampliar o explicar 
las observaciones previamente realizadas a través del correo institucional o plantear 
inquietudes o contradicciones de los términos establecidos. 
6.1.4. Solicitar que respecto de las observaciones que formule, le sean respondidas en 
oportunidad para poder guiar su oferta.
6.1.5. Interponer los recursos de ley, cuando a ello hubiere lugar. 
6.2. Deberes: 
6.2.1. Actuar con lealtad y transparencia frente al proceso contractual, el INSTITUTO, sus 
funcionarios y los demás participantes. 
6.2.2. Denunciar todo hecho de corrupción que detecte frente al proceso.
6.2.3. Respetar la reserva de que gozan legalmente las patentes, procedimientos y 
privilegios y todos aquellos documentos que hacen parte de la oferta y que por alguna 
circunstancia requieren de confidencialidad. 
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6.2.4. El oferente que formule propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de 
contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la selección de la oferta, 
responderá conforme a las leyes vigentes.
6.2.5. El proponente no podrá encontrarse incurso dentro de ninguna de las causales de 
inhabilidad, incompatibilidad ni conflicto de intereses para contratar, a que se refieren la 
Constitución Política, la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes, ni estar 
reportado en el Boletín de Responsables Fiscales vigente publicado por la Contraloría 
General de la República. El proponente, declarará en la carta de presentación de la 
propuesta que no se encuentra incurso dentro de dichas inhabilidades e 
incompatibilidades o conflicto de intereses. 
6.2.6.  El oferente responderá penal, fiscal y/o disciplinariamente, según el caso, por 
haber ocultado inhabilidades o incompatibilidades o por haber suministrado información 
falsa o engañosa.
6.2.7. Cuando sobrevenga una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés dentro 
de la presente convocatoria, se entenderá que el proponente renuncia a la participación en 
el proceso de selección y a los derechos surgidos de este, para lo cual deberá informar tal 
hecho oportunamente, sin que tal circunstancia impida que pueda ser declarada 
oficiosamente por el INSTITUTO. 
6.2.8. El oferente garantiza que los elementos para los cuales participa en la convocatoria 
cumplen con los requisitos legales correspondientes para su elaboración, 
almacenamiento, distribución y venta. Los elementos que lo requieran deben tener las 
licencias y/o registros sanitarios, el certificado de buenas prácticas de manufactura, 
manuales en español y deberán cumplir con la reglamentación vigente para su 
comercialización y expendio en el país.
6.2.9. El oferente garantiza que los elementos y/o servicios para los cuales participa en la 
presente convocatoria, cumplen con los requerimientos y especificaciones técnicas, 
descripciones y unidad de medida contenidos en el Anexo Técnico y en los presente 
Términos de Condiciones.
6.2.10. El oferente autoriza expresa e inequívocamente al INSTITUTO para que este trate 
de manera confidencial y de acuerdo con la ley 1581 de 2012 sus datos personales y 
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demás información que suministre con causa o por ocasión de la participación en este 
proceso de convocatoria pública número 0252.
7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.  
El proponente deberá constituir a favor del INSTITUTO una póliza de seriedad de la oferta 
EN EL FORMATO DE ENTIDADES PÚBLICAS CON RÉGIMEN PRIVADO DE CONTRATACIÓN, a 
través de una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia previamente a la 
presentación de la oferta, con el fin de afianzar la obligación de formalizar el contrato, en 
caso de que le fuera adjudicado. 
El valor de la póliza de seriedad de la oferta será equivalente al diez por ciento (10%) del 
valor total de la propuesta presentada incluyendo IVA, sólo si el valor total de la propuesta 
es superior a veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 SMMLV), y con una 
vigencia de noventa (90) días a partir de la fecha de presentación de la oferta.
LA NO CONSTITUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA PREVIO A LA 
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA NO SERÁ SUBSANABLE de conformidad con lo previsto 
en el numeral 17 del Artículo Sexto del Estatuto de Contratación contenido en el Acuerdo 
No. 007 de 2014, modificado por el Acuerdo No. 007 de 2015.
8. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN. 
Para efecto de la selección objetiva se efectuarán las evaluaciones habilitantes desde el 
punto de vista jurídico, financiero y técnico, las cuales se harán de manera simultáneas, es 
decir, se harán al mismo tiempo. Las ofertas que superen totalidad de las evaluaciones 
habilitantes y que se consideren ofertas habilitadas como tal, serán objeto de la 
modalidad de adjudicación, según sea el caso (a. Menor valor; b. Criterios de calificación 
técnica; c. Subasta). 
8.1 SUBSANACIÓN A LA EVALUACIÓN.
Frente al (los) documento(s) que comunique las evaluaciones habilitantes, es procedente 
presentar observaciones o aclaraciones a dichas evaluaciones.
En caso de que el INSTITUTO publique las evaluaciones habilitantes, y se evidencie que 
alguna propuesta no cumple por falta de requisitos que no otorguen puntaje, el(los) 
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proponente(s) podrá(n) subsanar aquellos requisitos de la oferta y para tal efecto deben 
cargar y enviar los documentos con los cuales pretenden subsanar a través de la 
plataforma INCompra, accediendo a ella con su usuario y contraseña, desde el botón del 
proceso correspondiente en el enlace que se da a continuación y dentro de los plazos 
estipulados en los presentes términos de condiciones.
https://bpmintegracion.cancer.gov.co/Incompra/ProcesosContratacion.aspx.
El plazo para cargar y enviar los documentos en la herramienta INCompra será por 
cuarenta y ocho horas (48) luego de publicado el informe de las evaluaciones habilitantes. 
Solo se tendrá en cuenta la documentación enviada por intermedio de la herramienta 
INCompra, por lo cual, se entiende rechazado cualquier documento de subsanación 
entregado por otro medio.
NOTA: En caso de presentarse una segunda revaluación, está será publicada en la página 
institucional de contratación y se hará mediante un “informe definitivo” el cual admitirá 
observaciones, pero el plazo descrito en el inciso segundo de este numeral comenzará a 
partir de la publicación de este informe definitivo y no se entenderá interrumpido, por lo 
cual será una etapa preclusiva. 
Para efecto de la selección objetiva las evaluaciones que a continuación se describen se 
harán de manera simultánea y se publicará una calificación consolidada.
9. CAPITULO  1. INFORMACION JURIDICA 
9.1 EVALUACION JURÍDICA:
No tiene puntaje. Habilita o deshabilita y será publicada en la página institucional de 
contratación. 
La información jurídica, junto con la propuesta por cada oferente de acuerdo con lo 
solicitado por la Entidad, deberá ser cargada digitalmente y enviada a través de la 
plataforma INCompra, accediendo a ella con su usuario y contraseña, desde el botón del 
proceso correspondiente en el enlace que se da a continuación en la fecha estipulada en el 
cronograma.
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https://bpmintegracion.cancer.gov.co/Incompra/ProcesosContratacion.aspx. 
9.1.1 PERSONAS JURÍDICAS O NATURALES.
Carta de presentación de la propuesta en original (Anexo): La carta de presentación de 
la propuesta deberá ser modificada únicamente en los espacios autorizados, llevar el 
nombre y la firma electrónica o manuscrita del oferente (si es persona natural) o del 
representante legal de la empresa. Si no se firma la carta de presentación se entienden 
no aceptados los términos de condiciones y, por tanto, como no presentada la 
propuesta.
Formato Único de Información SARLAFT (Anexo): El formato debe ser diligenciado en 
los espacios que se requieren de acuerdo al proceso contractual y a la información 
que posea el proponente, deberá llevar la correspondiente firma y huella del 
representante legal o persona con capacidad legal para diligenciarlo.  
Si el monto de la propuesta y/o contrato por sus características excede las facultades 
del representante legal para contratar, deberá anexarse autorización vigente de la 
Junta Directiva o Socios. 
Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio. 
(No más de treinta (30) días de expedición), donde se indique el objeto de la sociedad 
(el cual debe estar relacionado con el objeto del contrato), facultades del 
representante legal, plazo de duración de la sociedad y monto por el cual puede 
comprometer la Empresa. 
El plazo de la duración de la sociedad no debe ser inferior a la del plazo del contrato y 
un año más.
Póliza de Seriedad de la propuesta debidamente firmada por el tomador, clausulado, 
certificado expedido por la aseguradora en donde se acredite que la prima 
correspondiente a la póliza se encuentra pagada y que la misma no expirará por falta 
de pago de la prima, por el diez por ciento (10%) sobre el total de la oferta incluido 
IVA, con vigencia de noventa (90) días contados a partir de la presentación de la 
oferta, cuando ésta supere los veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 
SMMLV). 
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El oferente deberá acreditar por intermedio documento firmado por su Representante 
Legal, encontrarse a paz y salvo por concepto de aportes al Sistema General de 
Seguridad Social Integral y parafiscales, dentro de los últimos seis (6) meses anteriores 
a la presentación de la propuesta. 
En caso de tener Revisor Fiscal, el oferente deberá anexar certificado expedido por el 
Revisor Fiscal que se encuentre relacionado en el certificado de existencia y 
representación legal de la empresa ofertante, en la cual conste encontrarse a paz y 
salvo por concepto de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral y 
parafiscales, dentro de los últimos seis meses anteriores a la presentación de la 
propuesta.
NOTA: En el caso de consorcios y uniones temporales, deberá aportarlo por cada 
miembro.
Si es persona natural, debe cargar digitalmente los tres (3) últimos recibos de pago del 
PILA donde conste los aportes a la EPS y a la AFP.
Copia del Registro Único Tributario RUT, el cual debe estar actualizado con las nuevas 
actividades económicas, conforme a lo dispuesto por la DIAN.
Las personas naturales deben anexar copia del Registro Mercantil, en caso de tener la 
calidad de comerciante.
Certificación bancaria expedida por el banco correspondiente, donde desee se le 
realicen los pagos.
Presentar Registro Único de Proponentes vigente, renovado y en firme, expedido por la 
Cámara de Comercio, en la categoría que se encuentre el oferente de acuerdo con el 
objeto contractual; no se exigirá en los casos exceptuados normativamente.   
 
Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la empresa, unión 
temporal o consorcio o, en su debido caso, de la persona natural que se presenta 
como tal. 
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NOTA: La entidad se reserva el derecho de verificar la información aportada por los 
oferentes. 
9.1.2 PARA EL CASO DE LAS OFERTAS CONJUNTAS (CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL).
Tratándose de Consorcios o Uniones Temporales; las personas o firmas que 
integran el consorcio o unión temporal deberán acreditar los requerimientos 
jurídicos habilitantes exigidos, por cada una de las personas naturales o jurídicas 
que constituyan la unión temporal o consorcio.
Los requisitos jurídicos exigidos deben ser cumplidos por las partes integrantes 
del consorcio o la unión temporal sin ninguna excepción. El incumplimiento de 
este requisito será causal de rechazo de la propuesta.
A su vez, designarán el representante legal del consorcio o unión temporal en el 
documento consorcial o de constitución, con la firma autorizada de cada una de 
las partes. 
La oferta deberá ser presentada y firmada por el representante legal designado 
para tal efecto. 
El consorcio o unión temporal deberá tener una duración igual al plazo de 
ejecución del contrato y un (1) año más, lo cual, deberá constar en el documento 
de conformación del consorcio o la unión temporal. 
Deberán anexar certificado de existencia y representación legal original expedido 
por la Cámara de Comercio, en la cual conste el nombre y las facultades del 
representante legal, objeto social de las personas jurídicas consorciadas o en 
unión temporal, el cual debe ser concordante con el objeto del contrato y su razón 
social. 
El certificado de cámara de comercio de cada uno de los integrantes del Consorcio 
o Unión Temporal debe ser expedido con una antelación no superior a treinta (30) 
días, a la fecha de apertura señalada en los presentes términos. 
Deberán cumplir con todos los requisitos establecidos en este punto.
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9.1.3REGISTRO DE PROPONENTES
De acuerdo con lo establecido por el artículo 6º de la ley 1150 de 2007, modificado por el 
artículo 221 del decreto ley 019 de 2012, el proponente deberá estar inscrito en el RUP.
Dicha Inscripción deberá encontrarse en firme para la fecha de la adjudicación. 
La inscripción del RUP no será requerida en los contratos para la prestación de servicios 
de salud; de no presentarse el mismo por encontrarse excepcionado, así lo deberá 
manifestar el proponente.
El Instituto verificará mediante el documento de Registro Único de Proponentes (RUP), 
requisitos jurídicos, financieros y técnicos cuando aplique. La experiencia solicitada por la 
Entidad será contrastada por los certificados allegados por los proponentes y la registrada 
en el RUP. 
9.2. CAPITULO  2. INFORMACION FINANCIERA.
9.2.1. EVALUACIÓN FINANCIERA.
En consideración con el Decreto 579 del 2021, el Instituto evaluará los indicadores, 
teniendo en cuenta el mejor año fiscal que se refleje en el registro de cada proponente, 
presentado a través del RUP, actualizado y vigente, considerando los años 2020, 2021 y 
2022. En aquellos eventos en que, el proponente no tenga la antigüedad suficiente para 
aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos, podrá 
acreditar dicha información desde el primer cierre fiscal.
No tiene puntaje. Habilita o deshabilita y será publicada en la página institucional de 
contratación.
La información requerida para la evaluación de los indicadores financieros es la 
consignada en el RUP actualizado y vigente.
En caso de que el proponente esté exento legalmente de presentar el RUP, se evaluará con 
los estados financieros debidamente aprobados y dictaminados conforme la normatividad 
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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vigente, es decir presentará los estados financieros de los últimos tres (3) años para que 
el Instituto evalúe la información financiera y tomará el mejor año fiscal del proponente 
dando cumplimiento  al Decreto 579 del 2021, lo anterior sin perjuicio del cumplimiento 
legal sobre estados financieros debidamente aprobados, certificados y dictaminados  al 
cierre de cada vigencia.
  
La capacidad financiera se determinará con base en las técnicas evaluativas que la ciencia 
contable tiene aceptadas en Colombia, para lo cual se medirán los siguientes indicadores 
financieros.
9.2.2 CAPITAL DE TRABAJO.
CAPITAL DE TRABAJO (CT) = ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE
El capital de trabajo del oferente deberá ser mayor o igual al veinte por ciento (20%) del 
valor de la propuesta. 
Si no se cumple con esta condición, se considerará que el oferente no cumple 
financieramente con los requisitos para esta convocatoria.
9.2.3 RAZÓN CORRIENTE.
RAZÓN CORRIENTE (RC) = ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE
La razón corriente deberá ser mayor o igual a uno punto veinte (1.20). 
Si no se cumple con esta condición, se considerará que el oferente no cumple 
financieramente con los requisitos para esta convocatoria.
9.2.4 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO TOTAL.
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO TOTAL (NET) = PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL
El nivel de Endeudamiento Total del oferente deberá ser inferior o igual al ochenta y tres 
por ciento (83%). 
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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Si no se cumple con esta condición, se considerará que el oferente no cumple 
financieramente con los requisitos para esta convocatoria.
9.2.5 EVALUACIÓN CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES.
Cuando se trate de Consorcios y Uniones Temporales se especificará claramente el 
porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, de tal forma que la sumatoria 
sea el 100%. La capacidad financiera del Consorcio o de la Unión Temporal se determinará 
con base en la participación porcentual de cada uno de sus integrantes. Sus cuentas 
(activo corriente, pasivo corriente, activo total y pasivo total) se calcularán de acuerdo con 
ese porcentaje consolidándose cada una de éstas en sumatoria. Obtenido el total de cada 
cuenta, se calculará un solo Capital de Trabajo, una sola Razón Corriente – Índice de 
Liquidez, y un Indicador de Endeudamiento.
9.3. CAPITULO  3. INFORMACION TÉCNICA.
9.3.1. REQUISITOS TÉCNICOS HABILITANTES. 
Los requisitos técnicos habilitantes, como las características técnicas del objeto a 
contratar se encuentran establecidos en el “ANEXO TÉCNICO”, el cual puede ser 
consultado en la página institucional de contratación.
 NOTA: Toda la información solicitada como experiencia se cotejará frente al RUP. Por lo 
tanto, la experiencia allegada por el proponente que no esté en relacionada en el RUP no 
será tenida en cuenta por la Entidad. 
10. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
El INSTITUTO, cuenta con el (los) siguiente(s) Certificado(s) de Disponibilidad Presupuestal, 
para cursar la presente convocatoria y pagar el valor de los contratos que se suscriban 
para el efecto. 
CDP AÑO
1202300069 2023
1202300784 2024
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11. MONEDA, VALOR DE LA PROPUESTA, FORMAS DE COTIZACION: 
El valor de la presente convocatoria será en PESOS COLOMBIANOS.
Para la presente convocatoria deberá liquidarse e incluirse, en el valor total de la 
propuesta, el "IVA" (si lo hay). Si no se indicare, se entenderá como incluido en el valor 
total.
En caso de que sean productos excluidos del IVA así deberá manifestarse expresamente.
El INSTITUTO, no aceptará correcciones o aclaraciones de los precios ofertados por error u 
omisión en el IVA. 
Se advierte a los proponentes que los costos que se les generen con ocasión de la 
presentación de la propuesta son de su responsabilidad exclusiva y el INSTITUTO en 
ningún caso reconocerá suma alguna por este concepto.
12.  CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA.
Además de los casos expresamente indicados en los presentes términos, se rechazarán o 
evaluarán desfavorablemente las propuestas cuando:
12.1 Cuando se compruebe falsedad o inexactitud en los documentos o en la información 
suministrada por el proponente.
12.2 Cuando no se reúnan las condiciones, y requisitos establecidos en estos términos de 
condiciones para participar.
12.3 Cuando las propuestas estén incompletas por no incluir alguno de los documentos o 
requisitos que de acuerdo con los términos de condiciones se requiera adjuntar y no 
sean subsanados oportunamente.
12.4 Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las inhabilidades o 
incompatibilidades de las que trata el Artículo 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, sus 
decretos reglamentarios y demás disposiciones Constitucionales y Legales aplicables 
vigentes, en conflicto de intereses o que apoye la promoción o publicidad de 
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entidades, sociedades, personas naturales o jurídicas que promocionan el consumo 
de tabaco de acuerdo con el convenio Marco de la Organización Mundial de la Salud 
para el Control del Tabaco.
12.5 Cuando el Certificado de Existencia y Representación Legal indique que el 
proponente se encuentra embargado o cuando las cuotas sociales de alguno de los 
socios se encuentren embargadas y pongan en riesgo el patrimonio de la sociedad.
12.6 Cuando el proponente se encuentre incurso en causal de disolución o liquidación, en 
concordato, quiebra, insolvencia de persona natural no comerciante, en cesación de 
pagos o en concurso de acreedores o acuerdos de reestructuración conforme a la Ley 
1116 de 2006.
12.7 Cuando el proponente acompañe a su propuesta documentos con enmendaduras o 
cuando haya correcciones que no aparezcan expresamente autorizadas o salvadas 
con la firma del proponente o con la firma de quien suscribe dicho documento.
12.8 Cuando las propuestas se entreguen por cualquier otro medio, después de la fecha y 
hora fijada o en lugar diferente de los medios acá señalados en estos términos.  Estas 
propuestas serán devueltas al oferente sin evaluar.
12.9 Cuando las condiciones ofrecidas por el proponente no cumplan con los requisitos o 
documentos mínimos establecidos en los presentes términos de condiciones.
12.10Cuando incumpla con los deberes fijados en estos términos de condiciones para 
los proponentes.
12.11  Cuando no coincida la información diligenciada en los formatos con la 
información de los documentos soporte solicitados como aclaración por parte de la 
entidad. El Instituto entiende que la información no coincide cuando no exista 
correspondencia entre la información contenida en el documento soporte frente a la 
relacionada por el proponente en los respectivos formatos.
12.12Cuando no allegue la información solicitada por el Instituto con el fin de aclarar o 
subsanar su propuesta o hacerlo en forma incompleta o extemporánea, sobre 
documentos objeto de evaluación y calificación o que sean requisito de participación.
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12.13Cuando le sobrevengan al proponente o uno de los miembros del consorcio o de la 
unión temporal, circunstancias que impidan legalmente adjudicarle el contrato. 
12.14Cuando existan o se compruebe que varias propuestas hechas por el mismo 
proponente o uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal bajo el 
mismo nombre o nombres diferentes. 
12.15Cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios 
comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas.
12.16 Cuando no se cumplan los requisitos para poder ofertar como consorcio o unión 
temporal, será causal para no tener en cuenta la propuesta para dicha asociación y 
los proponentes serán evaluados, si ello fuere posible, en forma individual, de lo 
contrario será rechazada.
12.17Cuando un proponente o alguno de los miembros del consorcio o de la unión 
temporal tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que participe, es 
decir, cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan 
socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas.
12.18En caso de otra forma asociativa, cuando no allegue la documentación legal 
correspondiente.
12.19Cuando falten documentos definidos para la ejecución del objeto de esta 
convocatoria.
12.20En caso de que el oferente presente su oferta de acuerdo con su presentación 
comercial y no haga la conversión o ajuste a las cantidades solicitadas por el 
Instituto, incurrirá en causal de rechazo.
12.21Cuando los proveedores no cuenten con certificados de capacidad de 
almacenamiento o acondicionamiento y anexo de visita sanitaria de la secretaria de 
salud (Si aplica).
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13. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN.  
La adjudicación de la presente convocatoria se hará teniendo en cuenta la propuesta más 
favorable para el INSTITUTO, con el cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros, y 
técnicos, la cual se efectuará de acuerdo con lo establecido en los presentes términos de 
condiciones y sus anexos. 
La aceptación de la propuesta hará parte integral del contrato que se suscriba.
El INSTITUTO se reserva el derecho a renegociar el precio con el oferente más favorable 
cuando se evidencie un alza del IPC del año inmediatamente anterior que a consideración 
del INSTITUTO afecte sus intereses. 
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la presente contratación o 
al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título 
suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos 
requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje serán solicitados por la 
Entidad y deberán ser entregados por los proponentes, hasta el término de traslado de las 
evaluaciones o reevaluaciones señalado por el INSTITUTO, el cual, para todo efecto, es el 
mismo señalado en el numeral 8.1 de los presentes términos de condiciones. En este 
proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal. 
Será rechazada la oferta del proponente que dentro del término otorgado no responda al 
requerimiento que le haga la Entidad para subsanarla. En ningún caso la entidad señalará 
taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en los términos 
y/o pliegos de condiciones, ni permitirá que se subsane la falta de capacidad para 
presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al 
cierre del proceso. Solo se tendrá en cuenta la documentación cargada a través de la 
plataforma INCompra, accediendo a ella con su usuario y contraseña, desde el botón del 
proceso correspondiente en el enlace que se da a continuación y dentro de los plazos 
estipulados en los presentes términos de condiciones, por lo cual, se entiende rechazado 
cualquier documento de subsanación entregado por otro medio.
https://bpmintegracion.cancer.gov.co/Incompra/ProcesosContratacion.aspx. 
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14. ADJUDICACION - CELEBRACIÓN DEL CONTRATO E INICIACIÓN.
El INSTITUTO Nacional de Cancerología – ESE, notificará a través de correo electrónico al 
proponente que resulte favorecido, quién deberá recoger y firmar el contrato dentro de los 
dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que fue notificado. 
Las pólizas que con objeto de la celebración del contrato debe constituir el CONTRATISTA, 
deberán ser enviadas al INC dentro los dos (2) días siguientes a la firma de este.  
Una vez expedido el registro presupuestal y aprobadas las pólizas, se legalizará el 
contrato y se iniciará la ejecución de este.
En el evento en que no se perfeccione y/o legalice el contrato dentro del término aquí 
estipulado, se entenderá que el primer oferente no lo acepta, por lo tanto, el INSTITUTO, 
queda en libertad de adjudicarlo al oferente que ocupe el segundo lugar en el proceso de 
selección siempre y cuando su propuesta haya cumplido con los requisitos establecidos en 
los presentes términos y sea igualmente favorable para la entidad.
De llegar a presentarse situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, el INSTITUTO podrá 
dar por terminado el contrato mediante comunicación escrita dirigida al CONTRATISTA 
para la firma de las partes contratantes del documento respectivo.
14.1 NEGATIVA INJUSTIFICADA A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO.
Si el oferente seleccionado no suscribe el contrato dentro de los dos (2) días hábiles 
siguientes a su notificación, se entenderá no perfeccionado el contrato y quedará a favor 
del INSTITUTO la garantía de seriedad de la oferta, sin perjuicio de las acciones legales 
conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la 
garantía de seriedad de la oferta.
14.2  PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN.
El Contrato se perfecciona con la firma electrónica de las partes. El futuro CONTRATISTA 
debe constituir la Garantía Única dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la firma 
del contrato, para su legalización y ejecución se requerirá: 1.) Expedición del Registro 
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Presupuestal; 2.) Aprobación de la garantía por parte de la Coordinación del Grupo 
Gestión de Compras y Contratación o quien haga sus veces en el INSTITUTO.
15. PLAZO CONTRACTUAL.
El plazo estimado para que el contratista dé cumplimiento al objeto pactado será desde 
hasta el 30 junio 2024 contados a partir del cumplimiento de los requisitos de 
perfeccionamiento y ejecución.
El INSTITUTO podrá apropiar posteriormente recursos con vigencias futuras para ampliar 
el plazo de ejecución del contrato.
16.  PRESUPUESTO OFICIAL.
El presupuesto estimado para la presente contratación es de TRESCIENTOS MILLONES  - 
PESOS COLOMBIANOS (M/CTE ($ 300.000.000,00) incluido todo tipo de impuestos, tasas y 
contribuciones a que haya lugar.
17.  FORMA DE PAGO
El INSTITUTO pagará el valor del contrato de la siguiente forma: 
El Instituto pagará el valor del contrato a los sesenta (60) días después de radicada 
factura, previa entrega de los bienes, servicios u obras objeto de este, expedición de la 
certificación de recibo a satisfacción por parte el supervisor o interventor designado por el 
Instituto Nacional de Canerología y cumplimiento de los trámites legales, fiscales y 
administrativos a los que haya lugar.
Pronto pago. En caso de pronto pago por parte del Instituto, entendido como pago hasta 
el día treinta (30), a partir de la radicación de la factura, una vez efectuada la auditoría 
correspondiente y la autorización de pago respectivo, el Instituto recibirá un descuento 
del tres por ciento (3 %), el cual será descontado directamente por parte de la entidad, sin 
ningún requisito o autorización adicional. 
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18. DECLARATORIA DE DESIERTA.
El INSTITUTO, declarará desierta la convocatoria cuando:
1) Falta de concurrencia de oferentes, es decir, no se presenten propuestas al 
proceso de selección. 
2) Habiéndose recibido una propuesta, ésta resulta incursa en causal de rechazo o no 
se ajuste a las exigencias contenidas en los términos de condiciones o no es 
conveniente al servicio público requerido. 
3) Habiéndose presentado más de una propuesta, ninguna de ellas se ajuste a los 
requerimientos y condiciones consignadas en estos términos de condiciones o no 
es conveniente al servicio público requerido. 
4) Cuando revisadas las propuestas económicas se encuentre que ninguna es 
consistente, de conformidad con lo establecido en estos términos de condiciones.
5) Por motivos o causas que impidan la selección objetiva.
6) Cuando no se cumpla con las condiciones habilitantes.
7) Cuando se presenten casos de fuerza mayor, caso fortuito, nuevos hechos o 
circunstancias que hagan imposible o innecesaria la adjudicación o sean lesivos 
para los intereses de la Institución y el servicio público.
8) Como consecuencia de la no adjudicación del proceso cuando se evidencian 
circunstancias que puedan lesionar los principios de la función pública o 
circunstancias que impidan la correcta y eficaz suscripción, legalización y/o 
ejecución del contrato. 
La declaratoria de desierta se hará mediante comunicación en la cual se expresarán las 
razones que condujeren a esa decisión, se publicará en la página institucional de 
contratación y se entenderá notificada con la simple publicación.
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En caso de declarar desierta la presente convocatoria el INSTITUTO, no es responsable de 
los gastos en que hayan incurrido los proponentes.
19.  SUPERVISIÓN. 
La Supervisión del contrato resultante de esta Convocatoria Pública será realizada por 
quien designe la Dirección General o quien haga sus veces. A su vez, el contratista acepta 
expresamente la supervisión del INSTITUTO para la ejecución del objeto del contrato.
Los parámetros de la supervisión están contenidos en el manual de supervisión e 
interventoría GDG-P05-M-01 del Instituto y demás lineamientos técnicos que éste defina.
El supervisor designado deberá efectuar la evaluación y reevaluación del proveedor en 
términos de la calidad de la prestación del servicio. Los criterios de la evaluación están 
enmarcados en el cumplimiento de los requisitos de habilitación y NTCGP.
20. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
20.1 DERECHO DE RETENCIÓN.
Cuando en desarrollo del contrato se configure incumplimiento del CONTRATISTA de 
cualquiera de la(s) obligación(es) contraídas, el INSTITUTO estará facultado para retener 
las sumas que en ese momento adeude al CONTRATISTA hasta cuando éste se allane a 
cumplir con lo pactado.
 
20.2 MINUTA DEL CONTRATO.
La minuta del contrato incluida como anexo a los presentes Términos de Condiciones de 
esta convocatoria contiene las estipulaciones generales de la negociación, sin perjuicio de 
que posteriormente se agreguen asuntos específicos, en todo caso, tanto los términos de 
condiciones como el contrato celebrado son ley para las partes. No obstante, y aunque se 
entiende que la oferta del proveedor hace parte integral del futuro contrato, en caso de 
diferencias gramaticales, jurídicas, financieras o de cualquier índole entre la oferta y lo 
establecido en los términos de condiciones y/o el contrato, prevalecerá lo estipulado en 
los términos de condiciones y el contrato sobre lo estipulado en la oferta y/ o 
documentos presentados por el oferente. 
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El contrato se formalizará cuando se firme dentro de los términos arriba establecidos. Se 
aclara que los términos y condiciones de la minuta del contrato son de forzosa aceptación 
y el solo hecho de presentar la propuesta indica aceptación de estos. No obstante, el 
INSTITUTO podrá modificar y ajustar las cláusulas de acuerdo con la modalidad, 
conveniencia para el servicio público, especificidad del objeto contractual o a las nuevas 
condiciones que se generan de acuerdo con la propuesta.
Si dentro de la vigencia del contrato y por causas no imputables al CONTRATISTA fuere 
necesario dar por terminado el mismo por la imposibilidad de continuar con su ejecución 
o por el cierre de la vigencia sin que se haya procedido a su ejecución total, las partes de 
mutuo acuerdo o de manera unilateral por parte del INSTITUTO, podrán darlo por 
terminado anticipadamente efectuando el pago únicamente a prorrata de lo realmente 
ejecutado, para lo cual se procederá a la liquidación del contrato bilateral o 
unilateralmente por parte de la entidad en donde se dejará constancia de las 
circunstancias que dieron lugar a ello. Este evento quedará incluido en la minuta 
contractual.
20.3  CESIÓN O SUBCONTRATACIÓN:
El CONTRATISTA no podrá ceder ni subcontratar total o parcialmente el contrato 
celebrado. En el evento que el CONTRATISTA requiera autorización para subcontratar; ésta 
será expedida únicamente por el Director General del INSTITUTO y se dejará constancia de 
ello en la carpeta del contrato. En caso de que el INSTITUTO sea demandado por uno de 
los trabajadores, el CONTRATISTA CEDENTE se obliga a salir al saneamiento 
solidariamente con el cesionario, haciéndose parte del proceso como directo responsable.
20.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
20.4.1 OBLIGACIONES GENERALES: 
20.4.1.1Cumplir con los ofrecimientos, condiciones y términos de la propuesta que hace 
parte integral del contrato de forma oportuna y con calidad.
20.4.1.2Cumplir con las normas ambientales y de seguridad industrial y dar cumplimiento 
al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
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20.4.1.3Dar cumplimiento a sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social 
Integral, parafiscales (Caja de Compensación, Sena ICBF), por lo cual el 
incumplimiento de estas obligaciones será causal para la imposición de multas 
sucesivas hasta tanto, se dé cumplimiento, previa verificación de esta mediante 
liquidación efectuada por la Entidad Administradora.  En general, dar 
cumplimiento a obligaciones laborales, y desarrollar armónicamente con los 
lineamientos institucionales, los planes de bienestar, capacitación, inducción, 
reinducción y demás planes relacionados.
20.4.1.4Atender los requerimientos que efectúe el Instituto a través del supervisor del 
contrato.
20.4.1.5Actuar con suma diligencia en la ejecución del servicio contratado. 
20.4.1.6Proporcionar todos los materiales y herramientas necesarias para el desarrollo del 
objeto contractual, sin ningún costo adicional para el Instituto. 
20.4.1.7Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando las 
dilataciones y en trabamientos que pudieran presentarse.
20.4.1.8Responder por los daños y perjuicios hasta por culpa leve cuando se cause 
perjuicio al Instituto o a terceros en la ejecución del objeto contratado, cuando 
estos sean debidamente comprobados.
20.4.1.9Guardar la confidencialidad de toda la información que le sea entregada y que se 
encuentre bajo su custodia o que por cualquier otra circunstancia deba conocer o 
a la que tenga acceso y responderá patrimonialmente por los perjuicios que su 
divulgación y/o utilización indebida por sí o por un tercero, cause a la 
administración o a terceros.
20.4.1.10Aceptar que el Instituto Nacional de Cancerología, realice auditorias de 
sistema de Gestión de Calidad que haya lugar".
20.4.1.11Todas las demás que se deriven de la ejecución satisfactoria del mismo.
20.4.2 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:
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20.4.2.1Realizar el mantenimiento preventivo de acuerdo con la cantidad de visitas 
solicitadas de todos los equipos médicos, relacionadas en este documento.   
20.4.2.2Entregar las fechas de ejecución de mantenimiento preventivo durante la última 
semana del mes anterior al desarrollo de la actividad, al supervisor del contrato y 
a la persona delegada para la verificación de la actividad del grupo de Ingeniería 
Clínica.  
20.4.2.3Realizar el mantenimiento correctivo las veces que sean necesarias de todos los 
equipos médicos relacionados en el presente documento.  
20.4.2.4Realizar medición de los parámetros según indicaciones de fabricante o 
normatividad vigente (si aplica) y pruebas de seguridad eléctrica según IEC-NTC-
ISO 60601 (si aplica) de los equipos relacionados en el anexo técnico con equipos 
patrón adecuados (que tengan periodicidad de calibración de acuerdo con la 
normatividad) y con certificado de calibración vigente. La verificación metrológica 
de los equipos es de carácter obligatorio, se debe realizar en cada visita de 
mantenimiento preventivo y de ser necesario en mantenimiento correctivo 
(cuando la falla y/o reparación afecte la confiabilidad del equipo) bajo los 
parámetros del fabricante. El pago de servicios de mantenimiento preventivo 
estará sujeto a la entrega de verificaciones metrológicas, de no realizar la entrega 
en cada visita preventiva o en cada servicio correctivo (que se requiera) de las 
verificaciones metrológicas por equipo, NO se podrá realizar el pago de factura 
hasta tanto no completar la actividad.  
20.4.2.5Realizar la medición de parámetros en sitio, garantizando adecuadas condiciones 
y bajo la normatividad vigente, los equipos patrón usados en las actividades de 
mantenimiento deben contar con certificado de calibración vigente al momento 
de su uso.  
20.4.2.6Adjuntar certificados de calibración vigentes de los equipos de medición, 
simuladores y/o analizadores utilizados en la verificación de cada visita de 
mantenimiento, relacionándolos por equipo y su uso debe estar descrito dentro 
del protocolo de mantenimiento.    
20.4.2.7Realizar el traslado o movimiento de los equipos (incluidos en la oferta que sean 
móviles) dentro de la institución sin ningún costo adicional. En caso de requerirse 
traslado entre sedes, el instituto tendrá a cargo el transporte del o los equipo (s). 
El proveedor será encargado de la instalación y puesta en funcionamiento.  
20.4.2.8Realizar los servicios de mantenimiento preventivo o correctivo los fines de 
semana sin costo adicional (sábado, domingo o festivo) según disponibilidad de 
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los servicios asistenciales, previa comunicación entre el proveedor y el Instituto 
Nacional de Cancerología.   
20.4.2.9Entregar equipo Backup en caso de requerir retirar el o los equipos fuera de la 
institución para llevar a cabo las actividades de mantenimiento, durante el tiempo 
que se encuentre fuera de la institución el equipo.  
20.4.2.10Realizar cotización inmediata al diagnóstico, previa a la instalación de los 
repuestos o accesorios que requieran los equipos objeto del contrato, los cuales 
serán aprobados por el supervisor del contrato o quien haga sus veces. Los 
repuestos se manejarán con la figura “Bolsa de Repuestos”, se asignará un valor 
determinado, el cual se deberá ir consumiendo de acuerdo con los servicios que 
se presenten y que requieran cambio de repuestos o accesorios. Si el valor de los 
repuestos supera lo establecido, se realizará trámite interno con su respectiva 
justificación (si así lo considera el supervisor del contrato) para adicionar el valor 
correspondiente a la bolsa de repuestos.  
20.4.2.11Suministrar repuestos que se encuentren en el listado de repuestos por 
equipo, en un tiempo no mayor a Tres (3) días hábiles. Sin embargo, se debe 
realizar entrega de equipo en backup o propuesta alternativa de resolución, 
cualquiera de las soluciones debe garantizar operatividad al 100% sin generar 
afectación en el servicio, pacientes u operarios de la tecnología. 
20.4.2.12Suministrar repuestos sujetos a importación y que estén fuera del listado 
de stock mínimo, en un tiempo no mayor a Ocho (8) días hábiles.  Sin embargo, 
se debe realizar entrega de equipo en backup o propuesta alternativa de 
resolución, cualquiera de las soluciones debe garantizar operatividad al 100% sin 
generar afectación en el servicio, pacientes u operarios de la tecnología.  
20.4.2.13Cumplir el tiempo de repuesta inferior a Una (1) hora hábil vía telefónica y 
Seis (6) horas hábiles en sitio.  
20.4.2.14Suministrar repuestos y accesorios nuevos y de la marca original del 
equipo. En ningún caso se ofertará o se aceptarán repuestos remanufacturados o 
repotenciados.  
20.4.2.15Indicar los tiempos de parada de los equipos para la ejecución de 
mantenimiento preventivo, diagnósticos, intervenciones correctivas y reemplazos 
de repuestos y accesorios, lo cual deberá ser informado al supervisor del 
contrato.  
20.4.2.16Entregar Dos (2) copias del reporte de servicio técnico individual de cada 
servicio prestado; una al Grupo de Tecnología Clínica y otra al área donde está 
ubicado el equipo. Los reportes de servicio técnico deben ser legibles y tener la 
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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firma de la persona que lleva a cabo el servicio, la persona que recibe y el visto 
bueno del personal del Grupo de Tecnología Clínica. En caso de que el proveedor 
maneje información y reportes en formato digital, deberá garantizar el envío con 
las firmas correspondientes al servicio y al Grupo de Tecnología Clínica.  
20.4.2.17Evidenciar en los reportes de servicio el protocolo de mantenimiento 
realizado para ser avalados.  
20.4.2.18Instalar un sticker en cada equipo durante el mantenimiento preventivo 
donde se registre la fecha de intervención y la próxima visita sugerida, el cual 
debe estar elaborado en un material resistente al proceso de limpieza y 
desinfección.  
20.4.2.19Entregar un Informe de Gestión mensual que incluya la siguiente 
información: Mantenimiento preventivo, Mantenimiento correctivo, Verificación 
metrológica y capacitación.  Se debe indicar las actividades programadas y su 
ejecución para cada uno de los ítems, adicionalmente, se debe relacionar el 
estado de facturación.   La entrega de dicho informe debe ser los primeros 5 días 
hábiles del mes siguiente.  El informe de gestión para el mantenimiento 
preventivo y correctivo debe incluir al menos la siguiente información: Marca, 
modelo, serie, activo fijo, descripción de actividades, estado final del equipo. 
20.4.2.20Brindar garantía, de Tres (3) meses como mínimo de la mano de obra y 
comprometerse a reparar los daños causados por el mismo contratista por 
manipulación inadecuada dentro de las labores de mantenimiento, si estas 
llegaran a presentarse.  
20.4.2.21
20.4.2.22Hacer entrega de listado del personal que atenderá los requerimientos de 
nuestra institución al inicio del contrato. El listado deberá incluir nombre, cargo, 
número de identificación, número de contacto.  
20.4.2.23Adjuntar y entregar al supervisor del contrato las Hojas de vida  del 
personal que atenderá y realizará las actividades del objeto del contrato, con sus 
respectivos soportes e inscripción como recurso humano ante el Invima (si aplica) 
de la(s) persona(s) que será asignado a nuestra institución para la prestación del 
servicio de mantenimiento, soportes de formación académica y experiencia 
certificada, además con entrenamiento certificado en el mantenimiento de los 
equipos relacionados en el objeto del contrato.   
20.4.2.24Informar al supervisor del contrato en caso de que surjan cambios en el 
personal de servicio técnico que atiende los requerimientos institucionales, para 
lo cual deberá enviarse con anterioridad los soportes de hoja de vida al Grupo de 
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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Tecnología Clínica para ser revisada y avalada; en ningún caso se permite el 
ingreso de pasantes o practicantes.  
20.4.2.25Cumplir con el cronograma institucional de capacitaciones de los equipos 
objeto del contrato.   Esta actividad podrá ser virtual o presencial, conforme a la 
necesidad del servicio. Como evidencia de las capacitaciones, el proveedor debe 
entregar: acta de capacitación, formato de asistencia institucional diligenciado 
por los asistentes, soporte digital de la presentación y Post-test de cada asistente 
con al menos Cinco (5) preguntas de selección múltiple debidamente evaluado.  
20.4.2.26Entregar la evidencia de las capacitaciones al personal de Ingeniería clínica 
una vez sean realizadas.  
20.4.2.27Realizar mínimo una (1) sesión de capacitación técnica para el personal del 
Grupo de Tecnología Clínica. Como evidencia de las capacitaciones, el proveedor 
debe entregar: acta de capacitación, formato de asistencia institucional 
diligenciado por los asistentes, soporte digital de la presentación y Post-test de 
cada asistente con al menos Cinco (5) preguntas de selección múltiple 
debidamente evaluado.  
20.4.2.28Realizar la revisión (en caso de requerirse) de software y antivirus de los 
equipos objeto del contrato, bajo el acompañamiento del personal del Grupo de 
Sistemas de la institución.  Para los equipos que apliquen se debe garantizar la 
instalación de antivirus de acuerdo con los lineamientos institucionales.  
20.4.2.29Atender con oportunidad todas las recomendaciones de seguridad 
informática dadas a través del supervisor del contrato.  
20.4.2.30Realizar la segregación y disposición final de residuos generados durante 
los trabajos de mantenimiento.  
20.4.2.31Cumplir con los lineamientos institucionales en cuanto a Seguridad y salud 
en el trabajo de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0312 de 2019 y al 
Decreto 1072 de 2015 para garantizar que toda persona que ingrese en calidad 
de contratista a realizar cualquier tipo de actividad debe cumplir las disposiciones 
en materia de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo de la organización. 
Lo anterior se encuentra descrito en el manual de contratistas, los requisitos que 
se deben exigir a los contratistas, antes, durante y después del contrato, según el 
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 
20.4.2.32Entregar copias durante la vigencia del contrato mensualmente del reporte 
de pago y afiliación a la aseguradora de riesgos laborales de todo el personal 
técnico e ingeniería que ejecutará las actividades de mantenimiento con 
información de carácter técnico de los equipos.   
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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20.4.2.33Asegurar la dotación de elementos de protección, herramientas e insumos 
de acuerdo con el riesgo y tecnología del equipo a revisar para el personal de su 
empresa.  
20.4.2.34Informar con oportunidad sobre los reportes de fin de soporte de los 
equipos objeto de contrato de manera oportuna a la institución, así como las 
recomendaciones de baja por obsolescencia. 
20.4.2.35Atender durante la vigencia del contrato todas las recomendaciones que 
efectúe la entidad por medio del supervisor del contrato y que se consideren 
pertinentes para la adecuada ejecución del objeto contractual.  
21. INDEPENDENCIA DEL CONTRATISTA.
Entre el INSTITUTO, el CONTRATISTA y los asociados, personal y/o trabajadores de éste o 
quien adelante y lleve a cabo la ejecución de los procesos contratados, no existe ningún 
vínculo laboral. En consecuencia, el CONTRATISTA asume toda la responsabilidad que le 
corresponda como titular del personal que llegare a utilizar, siendo de su cargo las 
asignaciones que legalmente le corresponden, honorarios, compensaciones, prestaciones, 
indemnizaciones y demás obligaciones a su cargo. Por lo tanto, el CONTRATISTA con el 
solo hecho de presentar oferta en el presente proceso, declara indemne al INSTITUTO de 
cualquier reclamación presentada por terceros ante cualquier jurisdicción y por toda clase 
de pretensiones. 
22. GARANTÍAS CONTRACTUALES.
Al perfeccionamiento del contrato, el proponente seleccionado deberá constituir a su 
costa y a satisfacción del INSTITUTO, cuando el valor del contrato sea igual o superior a la 
suma de veinte (20) SMMLV, una garantía única a favor de entidades públicas con régimen 
privado de contratación expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en 
Colombia y aprobada por la Superintendencia Financiera, la cual deberá amparar los 
siguientes riesgos:
GarantíaCuantía del amparo
(%)Vigencia
CALIDAD DEL SERVICIO 20 (%)POR EL TIEMPO DE EJECUCIÓN 
Y 1 AÑO MÁS
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CALIDAD Y CORRECTO 
FUNCIONAMIENTO DE LOS 
BIENES20 (%)POR EL TIEMPO DE EJECUCIÓN 
Y 2 AÑOS MÁS
CUMPLIMIENTO 20 (%)POR EL TIEMPO DE EJECUCIÓN 
Y SEIS(6) MESES MÁS
PAGO DE SALARIOS, 
PRESTACIONES SOCIALES O 
INDEMNIZACIONES LABORALES5 (%)POR EL TIEMPO DE EJECUCIÓN 
Y 3 AÑOS MAS
RESPONSABILIDAD CIVIL 
EXTRACONTRACTUAL10 (%) POR EL TIEMPO DE EJECUCIÓN.
23. PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCION”. 
En el evento de conocerse casos de corrupción en las Entidades del Estado, se deberán 
reportar los hechos al Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción al número 
telefónico: (1) 5961304 o 5629300 ext. 3009; la línea transparente del programa, a los 
números telefónicos 01 8000 913040; correo electrónico, en la dirección: 
buzon1@presidencia.gov.co; al sitio de denuncias del programa en la página web 
www.anticorrupcion.gov.co; correspondencia o personalmente, en la dirección Calle 7- 
No. 6-54. 
De igual modo, tales hechos deberán reportarse a la Oficina de Control Interno del 
Instituto Nacional de Cancerología, ubicado en el Tercer piso del Edificio Administrativo de 
la Calle No.1 9- 85, Teléfono 4320160, en el correo electrónico, dirección 
controlinterno@cancer.gov.co,  al sitio de denuncias del programa en la página de Internet 
www.anticorrupcion.gov.co.  o en la página de internet del Instituto, en el enlace 
www.cancer.gov.co o al correo institucional soytransparente@cancer.gov.co .
De conformidad con lo establecido en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y numeral 5 del 
artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015, se convoca a las veedurías ciudadanas, a 
las diferentes asociaciones cívicas, comunitarias, de profesionales, benéficas o de utilidad 
común, gremiales, universidades y centros especializados de investigación, para que 
realicen control social al presente proceso contractual y para que si lo consideran, 
formulen las recomendaciones escritas que estimen necesarias para buscar la eficiencia 
institucional o para que participen en cualquiera de las instancias del mismo. Para este 
efecto deberán inscribirse quienes vayan a participar en este acompañamiento de ejercicio 
de control social, en la oficina de Grupo Gestión Compras y Contratación de la institución 
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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ubicada en el Tercer piso del Edificio Administrativo de la dirección antes dicha, sitio 
donde se radicarán las sugerencias que se presenten durante el proceso.
24. INFORMACIÓN DE CARÁCTER CONFIDENCIAL.
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD: A través de la firma del presente documento, el 
CONTRATISTA acepta el acuerdo de confidencialidad bajo las siguientes condiciones:1.) 
TERMINOS CONVENIDOS: 1.1.) En este acuerdo los siguientes términos tendrán los 
siguientes significados: 1.1.1.) “Parte Reveladora”. Se refiere a la parte que revela la 
información confidencial y “Parte receptora” se refiere a la parte que recibe dicha 
información confidencial. 1.1.2.) “Información Confidencial”. Se refiere a cualquier 
información, mails y sus adjuntos, y/o documentos de naturaleza confidencial y/o 
propietaria que se revele conforme este acuerdo incluyendo, sin estar limitada a, la 
información relacionada con información de los pacientes, con desarrollos, productos, 
procesos, tecnología, Know How, secretos comerciales, actividades de mercadeo, 
desarrollo de negocios y productos y otros aspectos similares. La información confidencial 
se encuentra por escrito, para estar marcada “confidencial “, “interna”, “restringida” o 
“Altamente confidencial” , o si se comunica verbalmente o se conoce durante las visitas 
y/o demostraciones a través de la observación, se deberá identificar como tal al momento 
de comunicarla y su confidencialidad se deberá confirmar por escrito en los 30 (treinta) 
días siguientes a la revelación de la correspondiente información confidencial por la parte 
reveladora, Sin embargo la omisión de la parte reveladora respecto a marcar una 
información como confidencial, o a confirmar su confidencialidad por escrito en dicho 
plazo de 30 (treinta) días después de su revelación, no evitará que la misma constituya 
una información confidencial cuando sea de una naturaleza evidentemente confidencial. 
2.) OBLIGACIONES DE CONFIDENCIALIDAD DE LA PARTE RECEPTORA: 2.1.) La parte 
receptora conviene en mantener la información confidencial recibida de la parte 
reveladora como confidencial y a no revelarla o divulgar directa, indirecta, próxima a 
remotamente, ni a través de ninguna otra persona o de sus subalternos o funcionarios, 
asesores o cualquier persona relacionada con ella ni a ningún tercero, ni hacer uso de la 
misma para ningún otro fin a parte del objeto, así como también a no utilizar dicha 
información en beneficio propio ni de terceros identificados  o no. La parte receptora no 
podrá copiar o duplicar de cualquier otra manera la información confidencial de la parte 
reveladora, ya sea en su totalidad o en parte, salvo que sean en prosecución del objeto.  
La parte receptora será responsable ante la parte reveladora de cualquier incumplimiento 
de los términos de este acuerdo por parte de sus trabajadores o compañías asociadas. 
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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2.2.) La parte receptora solamente podrá revelar la información confidencial recibida de la 
parte reveladora a sus empleados que necesiten tener acceso a la misma en relación con 
el objeto. La parte receptora deberá exigir a dichos empleados cumplir los términos de 
este acuerdo tal como si fuesen partes al mismo. 2.3.) La parte receptora deberá devolver 
de inmediato cualesquier elemento o documento recibidos de la parte reveladora que 
contengan información confidencial, incluyendo (sin estar limitada a) todos los 
documentos, desarrollos, especificaciones, planos, organigramas y todas las copias de 
estos que haya hecho la parte reveladora o la parte receptora, al momento en que la parte 
reveladora así lo solicite por escrito. La parte receptora podrá decidir, en lugar de lo 
anterior, destruir los materiales y certificarle por escrito a la parte reveladora que 
efectivamente lo ha hecho, sin embargo, ambas partes tendrán derecho a guardar una 
copia de cualquier informe final a fines de referencia, sujeto a las obligaciones de 
confidencialidad establecidas en este acuerdo. 2.4.) Las obligaciones antes indicadas no 
serán vinculantes para la parte receptora con respecto a cualquier información 
confidencial que: 2.4.1) Conozca la parte receptora, en forma licita y demostrable, antes 
de su revelación; 2.4.2.) Sea del dominio público o en forma subsiguiente entre a formar 
parte del dominio público, sin que ello implique falta alguna de la parte receptora; 2.4.3.) 
Se reciba en forma licita de un tercero que no haya obtenido directa; indirectamente, dicha 
información confidencial de la parte reveladora bajo alguna obligación de mantenerla 
como confidencial; 2.4.4.) La desarrolle la parte receptora de manera totalmente 
independiente, como resultado de sus propios esfuerzos y sin conocer o aprovechar la 
información confidencial; 2.4.5.) Alguna ley o regulación gubernamental aplicable, o 
cualquier organismo o autoridad competente exija su revelación teniendo en cuenta que la 
parte receptora deberá notificar a la parte reveladora la información que se debe revelar (y 
las circunstancias en que se alegan la exigencia de la misma) lo más pronto que sea 
razonable posible antes que tenerla que hacer y tomar las medidas razonables para evitar 
o limitar dicha revelación. 2.5.) La parte receptora quedará obligada por los deberes 
contenidos en este acuerdo durante un periodo de tres años a partir de la fecha de la 
revelación de cada rubro de la información confidencial. 2.6.) La parte receptora reconoce 
que no se hace ni se da afirmación o garantía alguna expresa o implícita, con respecto a la 
veracidad, exactitud, integridad, o sensatez de la información confidencial. 2.7.) Bajo este 
acuerdo, ninguna de las partes adquiere una licencia o cualquier otro derecho con 
respecto a alguna propiedad intelectual de la otra parte. Toda información confidencial se 
mantendrá como propiedad de la parte reveladora. 2.8.) Si alguna disposición de este 
acuerdo de confidencialidad se llega a considerar invalida o imposible de hacer cumplir, la 
misma se considerará como no efectiva y como no incluida en este acuerdo, pero sin 
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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invalidar ninguna de las disposiciones restantes. 2.9.) Cualquier uso o revelación no 
autorizados de la información confidencial que haga la parte receptora causaría un daño 
irreparable a la parte reveladora y la parte reveladora podrá, además de cualesquiera otros 
derechos o recursos que pueda tener por ley o de cualquier otra manera, solicitar una 
orden judicial para recuperar dicha información y limitar cualquier revelación adicional. 
2.10.) Se entiende como Información confidencial, para los efectos del presente acuerdo: 
2.10.1.) La información que no sea pública y sea conocida por la parte receptora con 
ocasión de este acuerdo o contrato. 2.10.2.) Cualquier información societaria, técnica, 
jurídica, financiera, comercial, de mercado, estratégica, de productos, nuevas tecnologías, 
patentes, modelos de utilidad, diseños industriales, modelos de negocios y/o cualquier 
otra relacionada con este contrato o convenio identificado anteriormente con el propósito 
de lograr tales fines, y/o cualquier otra información relacionada con la estructura 
organizacional, bien sea que la misma sea escrita, oral o visual, o en cualquier forma 
tangible o no, incluidos los mensajes de datos (en la forma definida en la ley), de la cual, 
la parte receptora tenga conocimiento o a la que tenga acceso por cualquier medio o 
circunstancia en virtud de las reuniones sostenidas y/o documentos suministrados. 
2.10.3.) La que corresponda o deba considerarse como tal para garantizar el derecho 
constitucional a la intimidad, la honra y el buen nombre de las personas y deba guardarse 
la debida diligencia en su discreción y manejo en el desempeño de sus funciones. 2.10.4.) 
Cualquier información, dato, noticia o conocimiento que tenga el receptor y que en virtud 
de la ley o reglamento deba mantenerse en reserva ante terceros no autorizados. 3.) 
OBLIGACIONES DE LA PARTE REVELADORA: Son obligaciones de la parte reveladora: 3.1.) 
Mantener la reserva de la información confidencial hasta tanto adquiera el carácter de 
pública. 3.2.) Documentar toda la información confidencial que transmita de manera 
escrita, oral o visual, mediante documentos, medios electrónicos, discos ópticos, 
microfilmes, películas, e-mails u otros elementos similares o en cualquier forma tangible 
o no, incluidos los mensajes de datos, como registro de la misma para la determinación 
de su alcance, e indicar específicamente y de manera clara e inequívoca el carácter 
confidencia de la información suministrada de la parte receptora. Lo anterior sin perjuicio 
que no sea necesaria dicha comunicación cuando la misma constituya una información 
confidencial cuando sea de una naturaleza evidentemente confidencial. 4.) EXCLUSIONES A 
LA CONFIDENCIALIDAD: La parte receptora queda relevada o eximida de la obligación de 
confidencialidad, únicamente en los siguientes casos: 4.1.) Cuando la información 
confidencial haya sido o sea de dominio público. Si la información se hace de dominio 
público durante el plazo del presente acuerdo, por un hecho ajeno a la parte receptora, 
esta conservará su deber de reserva sobre la información que no haya sido afectada. 4.2.) 
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Cuando la información confidencial deba ser revelada por sentencia en firme de un 
tribunal o autoridades competentes en desarrollo de sus funciones que ordenen el 
levantamiento de la reserva y soliciten el suministro de esta información. No obstante, en 
este caso la parte reveladora será la encargada de dar cumplimiento a la orden, 
restringiendo la divulgación a la información estrictamente necesaria, y en el evento de 
que la confidencialidad se mantenga, no eximirá a la parte receptora del deber de reserva. 
4.3.) Cuando la parte receptora pruebe que la información confidencial ha sido obtenida 
por otras fuentes. 4.4.) Cuando la información confidencial ya la tenía en su poder la parte 
receptora antes de la entrega de la información reservada. 5.) RESPONSABILIDAD: la parte 
que contravenga el acuerdo será responsable ante la otra parte o ante los terceros de 
buena fe sobre los cuales se demuestre que se han visto afectados por la inobservancia 
del presente acuerdo, por los perjuicios morales y económicos que estos puedan sufrir 
como resultado del incumplimiento de las obligaciones aquí contenidas. 6.) SOLUCIÓN DE 
CONTROVERSIAS: Las partes se comprometen a esforzarse en resolver mediante los 
mecanismos alternativos de solución de conflictos cualquier diferencia que surja con 
motivo de la ejecución del presente acuerdo. En caso de no llegar a una solución directa 
para la controversia planteada, someterán la cuestión controvertida a los mecanismos de 
solución alternativa de conflictos, ante la Procuraduría General de la Nación y, de fallar la 
misma, conforme lo establecen las leyes colombianas y a la jurisdicción competente en el 
momento de presentarse la diferencia. NOTA: Se entiende que este acuerdo no termina 
por la ejecución o terminación del plazo del contrato principal. Todo lo contenido en este 
acuerdo se mantendrá vigente hasta el término máximo que permita la Ley para la 
disolución natural de las obligaciones, es decir, el término del presente acuerdo de 
confidencialidad es por plazo de la prescripción extraordinaria, contados a partir de la 
terminación del plazo del contrato principal.
25. BIENES A CARGO DEL CONTRATISTA.
El CONTRATISTA deberá garantizar la protección y uso adecuado de los bienes, 
instalaciones, equipos y en general todo elemento o insumo del INSTITUTO, que utilice en 
los procesos o funciones a su cargo, independientemente de si se le han entregado 
formalmente o no. En consecuencia, el CONTRATISTA responderá por los daños materiales 
que se generen durante la ejecución de los contratos, tales como rupturas, averías, 
pérdidas, extravío o cualquier evento que afecte los bienes y activos del INSTITUTO, 
originados en acciones voluntarias o por culpa, negligencia, imprudencia, impericia o 
descuido, por la inobservancia de las políticas, normas o procedimientos establecidos, 
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dentro o fuera de las áreas donde se ha de ejecutar total o parcialmente el objeto 
contractual. 
El CONTRATISTA asumirá la responsabilidad por los daños o perdidas enunciados por 
causa suya o de sus trabajadores, dependientes, y restituirá el bien, lo reparará a 
satisfacción, recuperará los datos, programas o software afectados o reembolsará 
plenamente al INSTITUTO, las sumas que esta entidad llegare a pagar o requiriere 
cancelar por cualquier concepto a causa de estos daños o pérdidas o los derivados de 
éstos. Estos valores podrán descontarse de la factura mensual o de la liquidación final, 
siempre y cuando se pruebe la responsabilidad del CONTRATISTA o alguno de sus 
funcionarios. 
En caso de no realizarse por estos mecanismos, el INSTITUTO, podrá proceder por vía 
ejecutiva, para el cobro de los valores mencionados, para lo cual el contrato a celebrarse 
junto con los documentos en los que se consignen tales valores, presta el mérito de título 
ejecutivo. De acuerdo con el bien o elemento afectado, el INSTITUTO a través del 
supervisor del contrato, reportará el plazo y condiciones para reparar o reponer el bien. 
En el evento de daño que requiera su reposición o reparación inmediata por el INSTITUTO, 
el CONTRATISTA se obliga a realizar el pago inmediato en que haya incurrido el 
INSTITUTO. El CONTRATISTA es responsable de los bienes propiedad del INSTITUTO que 
usen o utilicen en desarrollo del contrato.
26. INDEMNIDAD
El incumplimiento se atribuirá al CONTRATISTA según los títulos jurídicos de imputación 
aplicables a la responsabilidad civil contractual del Estado, generando el deber de 
indemnización a favor del INSTITUTO con causa u ocasión de la violación o el 
incumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato o en los términos de 
condiciones, limitando sus efectos a la indemnización del daño hasta por el valor del 
contrato, no obstante para aquellos incumplimientos que sean provocados con ocasión de 
dolo, culpa grave o negligencia no se aplicará  ningún límite de responsabilidad para el 
cálculo y estimación de los perjuicios ocasionados al INSTITUTO; así mismo, el 
CONTRATISTA se obliga a mantener indemne al INSTITUTO de cualquier daño o perjuicio 
originado en reclamaciones propias o de terceros que tengan como causa sus actuaciones 
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propias o de sus subcontratistas o dependientes, hasta por el monto del daño o perjuicio 
causado.
27. ANEXOS
ANEXO No. 1 Carta de Presentación de la Propuesta
ANEXO No. 2 Formato Único de Información SARLAFT
ANEXO No. 3 Anexo Técnico
ANEXO No. 4 Requisitos Habilitantes
ANEXO No. 5 INSTRUCCIONES DE MANEJO BÁSICO - GTC-P02-F-10
ANEXO No. 6 LISTADO DE REPUESTOS POR EQUIPO GTC-P02-F-28
ANEXO No. 7 PROTOCOLO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO EQUIPOS 
BIOMÉDICOS - GTC-P02-F-17
ANEXO No. 8 Solicitudes de mantenimiento
ANEXO No. 9 Minuta del contrato
ANEXO No. 10 Cronograma
Carolina Wiesner Ceballos
Directora General
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 0252 DEL 2023
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Vo. Bo: Liliana Diaz Rodriguez - Profesional Especializado– Ip: 190.71.153.162(12 mayo 2023 (10:00))
Vo. Bo: Lia Margarita Alvarez Puente - Subdirectora General de Gestión Administrativa y Financiera – Ip: 190.71.153.162(09 mayo 2023 (09:13))
Vo. Bo: María Yaneth Gil Parra - Coordinador Grupo Área Gestión Financiera– Ip: 190.71.153.162(08 mayo 2023 (14:25))
Vo. Bo: Amparo Ines Espitia Pena - Coordinador Grupo Gestión de Presupuesto– Ip: (08 mayo 2023 (12:52))
Vo. Bo: Irma Carmenza Chamorro Toquica - Profesional especializado Líder de compras y contratación – Ip: 190.71.153.162(08 mayo 2023 (10:00))
Revisó: Johana Cabuya Torres – Profesional Especializado
Elaboró: Jenny Julieth Portillo  Hurtado – Profesional Universitario Grupo Gestión de Compras y Contratación