CIRCULAR  No. 13 DE 8 JULIO DE 2021   
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V.1  
 PARA:   SUBSECRETARIOS,  JEFES  DE OFICINA  ASESORA,  DIRECTORES,  JEFES  DE 
OFICINA,  DIRECTORES  LOCALES,  DIRECTIVOS  DOCENTES,  PERSONAL  
ADMINISTRATIVO,  DOCENTE  Y CONTRATISTAS  DEL NIVEL  CENTRAL,  
LOCAL  E INSTITUCIONAL.  
 
DE: SUBSECRETARÍA  DE GESTIÓN  INSTITUCIONAL  
 
FECHA:  8 DE JULIO  DE 2021  
 
ASUNTO:  LINEAMIENTOS COMPLEMENTARIOS SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LOS  
SERVICIOS  A CARGO  DE LA SUBSECRETARÍA  DE GESTIÓN  INSTITUCIONAL  
EN CUMPLIMIENTO  DE LA CIRCULAR  15 DEL 30 DE JUNIO  DE 2021  
EXPEDIDA  POR  LA SECRETARIA  DE EDUCACIÓN  DEL DISTRITO.  
 
Atendiendo  a las disposiciones  emitidas  por la Alcaldía  Mayor  de Bogotá,  mediante  el Decreto  199 del 
4 de junio de 20211 y de la Secretaria de Educación del Distrito a través de la Circular No. 15 del 30  
de junio de 20212, se considera que debido a la coyuntura ocasionada por la Covid -19 con el trabajo  
en casa, el uso de los medios electrónicos se convirtió en la mejor forma de asumir  diversas  
actividades  de los procesos  administrativos  y de apoyo  bajo la responsabilidad  de la Subsecretaría  de 
Gestión  Institucional.  Así, se mantendrá,  como  han venido  operando  desde  el inicio  de la declaratoria  
de la emergencia  sanitaria,  la utilización  de la firma  escaneada  y electrónica  para avalar  muchas  de 
las actuaciones y el uso del correo electrónico3institucional como el mecanismo más idóneo para  
identificar  plenamente  al remitente,  conforme  con los reglamentos  de uso establecidos  por la Entidad.  
 
Con el fin de garantizar el aforo de los espacios, en cum plimiento de los protocolos de bioseguridad,  
y solo  cuando  se requiera  atención  personal  por el  usuario  (interno  o externo) se  preferirá el  
agendamiento de la cita a través del Sistema de Agendamiento Virtual de Citas de la SED, dispuesto  
por la Oficina  de Atención  al Ciudadano.  
 
Igualmente, y para garantizar las orientaciones del plan institucional de gestión ambiental y la  
ostensible disminución de uso del papel que la Secretaría ha logrado gracias a la utilización de los  
medios  tecnológicos,  se dispone  que para todos  las actividades  establecidas  en los procesos  a cargo  
 
1 "Por medio del cual se adoptan medidas de reactivación económica segura con ocasión de la emergencia sanitaria producida por e l SARS -Co V -2 
COVJD -1 9 en la ciudad  de Bogotá  D.C. y se dictan  otras  disposiciones"  
2 Lineamientos  frente  al trabajo  presencial  y trabajo  en casa  para funcionarios  y contratistas  del nivel central y  local de la SED.  
3 En el artículo  2 de la Ley 527 de 1999  se define  el mensaje  de datos  como  “la información  generada,  enviada,  recibida,  almacenada  o comunicada  por 
medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet , el correo electrónico, el  
telegrama,  el télex  o el telefax”.  
 
La misma norma, en sus artículos 5 y 10 le reconoce al mensaje de datos los mismos efectos jurídicos de validez y fuerza prob atoria que tienen los  
documentos (Capítulo VIII Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil) y se  dispone que en toda actuación  
administrativa o judicial no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en form a de mensaje de datos, por el  
solo hecho  que se trate de un mensaje  de datos  o en razón  de no haber  sido presentado  en su forma  original.  Al respecto  se puede  consultar  de la Corte  
Constitucional la  Sentencia  C- 831, del  8 de agosto de  2001, MP.  Álvaro  Tafur Galvis y  la Sentencia  C-622 del 8  de junio  de 2000,  entre otras.  
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 de la Subsecretaría de Gestión Institucional no se recibirán solicitudes en físico, salvo que así se  
requiera  a los usuarios  por el área  a cargo  del proceso  o procedimiento.  
 
En aras de dar cumplimiento al principio de planeación y de armonizar las labores que se realizarán  
de forma presencial y de trabajo en casa, se dispone igualmente, que la radicación de las solicitudes  
a ser atendidas por las áreas de la Subsecretaría de Gestión Institucional se realice preferentemente  
en el horario  laboral  de las 7:00 am a las 4:30 pm. de manera  que se garantice  el control  y seguimiento  
a los requerimientos. Ello sin menoscabo de actuaciones que por urgencia o necesidad ameriten un  
trámite  prioritario.  Se invita  a los responsables  de las solicitudes  a realizarlas  con la debida  antelación  
y conforme  a los requerimientos  del proceso,  de manera  tal que, por no hacerlo,  el trámite  se convierta  
en urgente.  
 
Por otra parte, se establecen las siguientes indicaciones complementarias para el funcionamiento de  
los servicios  bajo la responsabilidad  de la Subsecretaría  de Gestión  Institucional,  así: 
 
1. GESTIÓN FINANCIERA  
Para  todos  los trámites  debe  tenerse  en cuenta  que:  
 No se recibirán  solicitudes  en físico.  
 Toda  solicitud  fuera  del horario  laboral  será registrada  como  radicada  con fecha  del siguiente  día 
hábil.  
 
En primer lugar, y para todo el proceso de Gestión Financiera, se indica que tanto el Cronograma  
como  los procedimientos  establecidos  en el Memorando  No. 5400 -001-2021  del 15 de enero  de 2021,  
y la Circular  Conjunta  No 01 del 24 de Junio  de 2021,  continúan  vigentes,  y que, independientemente  
del retorno  a actividades  laborales  presenciales  en la Secretaría  de Educación  del Distrito,  la totalidad  
de procedimientos a cumplir por las áreas solicitantes, deberá hacerse en forma virtual, como se h an 
venido  adelantando  desde  el 16 de marzo  de 2020,  es decir,  que ningún  trámite  deberá  solicitarse  en 
forma  presencial.  
 
Las consultas o inquietudes se continuarán recibiendo exclusivamente por correo electrónico de  
acuerdo  con las competencias  de la Dirección  Financiera,  Oficina  de Presupuesto,  Oficina  de 
Tesorería  y Contabilidad.  
 
Las reuniones  y capacitaciones  se realizarán  a través  de la plataforma  Microsoft  office  365 –Teams.  
 
1.1. Trámites  Presupuestales  
 
Para  todos  los trámites  debe  tenerse  en cuenta  que:  
 
 No se recibirán  solicitudes  en físico.  
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  Toda  solicitud  fuera  del horario  laboral  será registrada  como  radicada  con fecha  del siguiente  día 
hábil.  
 
1.1.1.  Solicitud  de expedición de  Certificados  de Disponibilidad Presupuestal  – CDP  
 
 La solicitud de expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal se hará a través del  
aplicativo  Apoteosys  en el módulo  solicitud  de CDP  y estará  en cabeza  de las áreas  técnicas.  La 
solicitud de CDP generada desde el aplicativo Apoteosys, deberá s er guardada en formato PDF  
(No requiere  firma  escaneada)  y remitida  por el Ordenador  del Gasto  desde  su correo  electrónico  
institucional  al correo  solicitudcdp@educacionbogota.gov.co . 
 Si la solicitud no corresponde a un contrato de prestación de servicios personales, se deberán  
adjuntar los documentos que soporten dicha solicitud, por ejemplo, resolución de pago para el  
caso  de un fallo judicial.  
 El correo  solicitudcdp@educacionbogota.gov.co  es el único canal habilitado por la Oficina de  
Presupuesto para recibir solicitudes de expedición de CDP, en virtud de lo anterior, cualquier  
solicitud  remitida  por cualquier  otro medio  a la Oficina  de Presupuesto  no será tramitada.  
 El correo  solicitudcdp@educacionbogota.gov.co  está habilitado solo para recibir solicitudes de  
expedición de CDP, en virtud de lo anterior, cualquier solicitud diferente a este tema no será  
tramitada.  
 Las solicitudes de CDP para adiciones de contratos o convenios deberán remitirse con una  
antelación  no inferior  a ocho  (8) días hábiles  al vencimiento  del plazo  de ejecución  del respectivo  
compromiso.  
 Una vez expedido el CDP, éste será remitido por correo electrónico al Gerente de Proyecto,  
Director  o Jefe de Área que  aprobó  la solicitud.  
 
1.1.2.  Solicitud de  certificado  de registro presupuestal  –CRP  
 
 Las solicitudes  de CRP  de Nóminas  (administrativos  y docentes)  el trámite  inicia  con el 
diligenciamiento de la plantilla "Solicitud registro presupuestal de nómina" y estará a cargo de la  
Oficina de Nómina. La solicitud de CRP diligenciada deberá ser guardada en formato PDF y  
remitida  por el Ordenador  del Gasto  desde  su correo  electrónico  institucional  al correo  
solicitudcrp@educacionbogota.gov.co , (No requiere  firma  escaneada)  acompañado  de la 
liquidación  del proceso  correspondiente  en archivo  PDF.  
 Las solicitudes de CRP de Servicios Públicos, el trámite inicia con el diligenciamiento de la  
plantilla "solicitud registro presupuestal servicios públicos" y estará a cargo de la Dirección de  
Servici os Administrativos.  La solicitud  de CRP  diligenciada  deberá  ser guardada  en formato  PDF 
y remitida  por el Ordenador  del Gasto  desde  su correo  electrónico  institucional  al correo  
solicitudcrp@educacionbogota.gov.co , (No requiere  firma  escaneada),  anexando  la 
documentación  soporte  (facturas -cupón de  pago)  en archivo  PDF.  
 Las solicitudes de CRP de compromisos que se formalicen a través de la Oficina de Contratos y  
que obedezcan  a aprobaciones  de los Ordenadores  del Gasto,  se efectuarán  por parte  de la Jefe 
de Oficina  de Contratos  o por quien  ella determine  desde  el correo  electrónico  institucional  al 
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 correo solicitudcrp@educacionbogota.gov.co . Para este trámite se requiere RUT actualizado en  
formato  PDF indicando  modalidad,  naturaleza,  contratista,  tipo y número  de identificación,  
número y fecha de contrato, valor del registro (en caso de requerir más de una fuente deberá  
venir  discriminado  el valor  por cada  una de las mismas)  y número  de CDP.  Cuando  sean  contratos  
registrados en la Plataforma SECOP I, se deberá anexar la minuta o l a orden de compra de  
Colombia  Compra  Eficiente  en formato  PDF.  
 Las demás solicitudes de expedición CRP se efectuarán por el Ordenador del Gasto, debiendo  
ser remitidas  desde  su correo  electrónico  institucional  al correo  
solicitudcrp@educacionbogota.gov.co  (No requiere firma escaneada).  Para este trámite se  
requiere  un radicado aplicativo  SIGA,  adjuntar  el CDP  y demás  soportes  en formato  PDF.  
 El correo  solicitudcrp@educacionbogota.gov.co  es el único canal habilitado por la Oficina de  
Presupuesto para recibir solicitudes de expedición de CRP, en virtud de lo anterior, cualquier  
solicitud  remitida  por cualquier  otro medio  a la Oficina  de Presupuesto  no será tramitada.  
 El correo  solicitudcrp@educacionbogota.gov.co  está habilitado solo para recibir solicitudes de  
expedición de CRP, en virt ud de lo anterior, cualquier solicitud diferente a este tema no será  
tramitada.  
 Las solicitudes de CRP para adiciones de contratos o convenios deberán remitirse a más tardar  
2 días hábiles  antes  del vencimiento  del plazo contractual.  
 Una vez expedido el CRP éste será remitido por correo electrónico al Gerente de Proyecto,  
Director  o Jefe de Área que  aprobó  la solicitud.  
 El último día hábil de mes se recibirán solicitudes de CRP hasta las 3:00 pm con el objeto de  
tener el tiempo suficie nte para realizar el cierre presupuestal mensual y realizar los cruces de  
información  correspondiente  en los sistemas  de información.  
 
1.1.3.  Solicitudes  de Estados  de Cuenta  de Contratos  
 
 Las solicitudes  de Estados  de Cuenta  de Contratos  se efectuarán  por el Director,  Jefe de Oficina,  
Gerente  de Proyecto  o Supervisor  del Contrato,  remitidas  desde  su correo  electrónico  institucional  
al Jefe de la Oficina  de Presupuesto  a través  del correo  electrónico  
dmengual@educacionbogota.gov.co . 
 
 La expedición  del Estado  de Cuenta  de Contrato  será remitida  por correo  electrónico  al solicitante.  
 
1.1.4.  Solicitud  de Actualización  de BogData  de Cesiones  Contractuales  
 
 Las solicitudes  de Actualización  en el Sistema  BogData  de Cesiones  Contractuales  se efectuarán  
por el Director, Jefe de Oficina o Supervisor del Contrato, remitidas desde su correo electrónico  
institucional al Jefe de la Oficina de Presupuesto, adjuntando el formato establecido a través del  
correo  electrónico  dmengual@educacionbogota.gov.co . 
 La confirmación de la actualización en el sistema BogData de Cesiones Contractuales será  
remitida  por correo  electrónico  al solicitante.  
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 1.1.5.  Otros  Trámites  Presupuestales  
 
 Los siguientes trámites se efectuarán por cada uno de los Ordenadores de Gasto a través de su  
correo  electrónico  institucional  y dirigidos  al Jefe de la Oficina  de Presupuesto,  a través  del correo  
electrónico  dmengual@educacionbogota.gov.co . 
 
a. Solicitudes  de liberaciones  de saldos  de vigencia  de CDP  y CRP  
b. Solicitud  de anulaciones  de saldos  de CRP  
c. Solicitud  de sustitución  de fuentes  
d. Solicitudes  de traslados  presupuestales  (entre  proyectos  de inversión  o entre  rubros  de 
funcionamiento)  
e. Solicitudes  de traslados  al interior  de los proyectos  de inversión  
 
 Los requisitos  para los trámites  presupuestales  incluidos  en este numeral  se encuentran  
establecidos de conformidad con la normatividad vigente, en el Manual Operativo Presupuestal  
del Distrito  y los Procedimientos  y formatos  del proceso  de la Gestión  Financiera  de la SED.  
 
1.2. Trámites  de pago  de bienes  y servicios  recibidos  
 
1.2.1.  Solicitudes  de pago s a través  del Sistema  Radicador  de Apoteosys – OPS  
 
 Para la radicación del Formato Único de Radicación de Cuentas – FURC se privilegiará el uso  
del Módulo  Radicador del Sistema  APOTEOSYS.  
 Cada una de las áreas debe contar con acceso remoto al Sistema Apoteosys, tanto para los  
funcionarios  designados  para el diligenciamiento  del Formato  Único  de Radicación  de Cuentas  
— FURC,  como  para los supervisores  en su función  de aprobación  de cada  una de las solicitudes  
de pago.  
 El proceso de cargue de cuentas en el sistema Apoteosys será realizado por el funcionario  
designado por cada dependencia; en la misma plataforma debe realizar el cargue de cada uno  
de los soportes  así, factura  (si es responsable  del Impuesto  a las Ventas),  el soporte  de la cuenta  
de Ahorro y Fomento a la Construcción -AFC o Aporte Voluntario a Pensión (si es ahorrador de  
estos sistemas), oficio de solicitud de pago en moneda extranjera (si quedo establecido en la  
forma  de pago).  
 
1.2.2.  Solicitudes  de pagos  con radicación  por correo  electrónico  cuentas:  cuentas  con AIU, 
Impuesto  al Consumo,  de Obra,  con IVA  de varias  tarifas,  sentencias  y resoluciones.  
 
El jefe o director  del área solicitante  del pago,  deberá  remitir  al correo  
furcmanual@educacionbogota.gov.co , en formato PDF, los documentos soporte de pago en un solo  
documento, en su orden:  FURC manual, factura (si es responsable del Impuesto a las Ventas),  
resolución  (en los casos  que aplique).  
 
1.2.3.  Creación de  terceros  
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 Para todos los eventos en los que se requiera la creación de un nuevo tercero, o inscripción de  
terceros  a cualquier  Cuenta  Maestra,  la solicitud  deberá  remitirse  al correo  electrónico  
crearterceros@educacionbogota.gov.co.  
 En los casos de inscripción de terceros en Cuentas Maestras se debe indicar con total claridad,  
la cuenta  sobre  la cual se requiere  la inscripción  (No Nómina,  Calidad,  PAE).  
 La solicitud  de creación  de nuevos  terceros  como  la de inscripción  en Cuenta  Maestra  puede  ser 
realizada  por el funcionario  que cada  área ejecutora  designe.  
 
1.2.4.  Actualización  de datos  de terceros  
 
 La solicitud de actualización de terceros debe ser remitidas por el Jefe, Director o Supervisor  
desde su correo electrónico institucional al correo  actualizarterceros@educacionbogota.gov.co , 
con el formato de actualización de datos en formato PDF, anexando certificación bancaria e  
indicando si aplican o no descuentos tributarios en cuyo caso, deberán diligenciar el formato y  
anexar  los certificados  correspondientes.  
 
1.2.5.  Programación Anual  de Caja - PAC  
 
 La programación inicial de PAC para el año 2021 ya fue realizada por medio del sistema  
Apoteosys,  y para este segundo  semestre  se continuarán  haciendo  las reprogramaciones  de éste 
con los usuarios autorizados por cada dependencia, en las fechas  establecidas para tal efecto,  
en el memorando  interno  5400 -001-2021.  
 
1.3. Trámite  de pago nómina  y parafiscales  personal  administrativo y  docente  SED.  
 
 La radicación del Formato Único de Radicación de Nóminas se hará de manera virtual por parte  
del Jefe de la Oficina  de Nómina  desde  su correo  electrónico  institucional  al correo  
dsoleno@educacionbogota.gov.co  con copia al Jefe de la oficina de Tesorería y Contabilidad,  
adjuntando  todos  los documentos  soporte  para el pago  de cada  proceso.  
 
 La creación de nuevos terceros, actualización y eliminación de estos, así como la de inscripción  
en Cuenta Maestra de beneficiarios que pertenecen a procesos de nómina los realizará de  
manera virtual la Oficina de Nóm ina directamente con la Secretaría Distrital de Hacienda y  
Registraduría  del Estado  Civil.  
 
 El proceso de cargue y radicación de los procesos de nómina cargados en BogData, serán  
notificados de manera virtual a la Secretaría Distrital de Hacienda y a la Of icina de Nómina, así  
como también serán reportadas de manera virtual, las inconsistencias presentadas en el cargue  
de cada  proceso  para su respectiva  validación,  ajuste  y remisión  de los archivos  modificados  para 
realizar  un nuevo  cargue.  
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 2. GESTIÓN  CONTRACTUAL  
 
2.1. Trámites  que requieran  sesión del  Comité  de Contratación  
 
 Cuando se requiera la aprobación del trámite por el Comité de Contratación, el área debe dirigir  
su solicitud al correo  comitedecontratacion@educacionbogota.gov.co  indicando en él, además  
de la información que establece el proceso de gestión contractual, los nombres y correos  
electrónicos de las personas qu e deben participar en la sesión del comité para sustentar la  
solicitud,  entre  ellos,  el Subsecretario  al cual está  adscrita  el área.  
 La sesión  se realizará  de forma  virtual  a través  de la herramienta  de Microsoft  office  365 – Teams  
y se citará en horario de 7:00 a.m. a 4:30 p.m.  El área responsable debe allegar con la solicitud  
correspondiente  presentación  para la sesión.  
 La Secretaría Técnica del Comité elaborará el acta de la sesión, dejando constancia de lo  
acontecido  durante  la misma.  
 
2.2. Trámites  precontractuales  
 
 Las áreas  que requieran  el trámite  de un proceso  de selección  de contratistas,  contrato/convenio  
nuevo o modificación contractual, deberán continuar radicando la solicitud exclusivamente a  
través del SIGA, adjuntando los documentos que correspondan a la solicitud en el aplicativo  
SHAREPOINT.  
 El área solicitante será responsable de la custodia de la información física que deberá cargar a  
la plataforma SECOP II, garantizando que sea veraz, con fiable, legible, completa, conforme los  
formatos establecidos en ISOLUCION, esto para el caso de las solicitudes que su trámite  
corresponda a la Oficina de Contratos. Para el caso de inicio de procesos de selección de  
contratistas  a cargo  de la Oficina  de Apoyo  Precontractual,  el área solicitante  enviará  la 
información  vía correo  electrónico  institucional  a Claudia  Marcela  Pinilla  Pinilla,  correo  
cpinillap@educacionbogota.gov.co,  Angela  Patricia  Soriano  Lozano  
asoriano@educacionbogota.gov.co  y Carmen  Adriana  Monroy  Flores:  
cmonroyf@educacionbogota.gov.co . 
 
 Las mesas  de trabajo  que se soliciten  para acompañamiento  en los trámites  contractuales  podrán  
adelantarse de forma no presencial (virtual), utilizando la herramienta de Microsoft Office 365 – 
TEAMS.  Para  ello, en la solicitud  de acompañamiento  que envíen  las áreas  por correo  electrónico  
a las jefaturas  de las oficinas  de la Dirección  de Contratación,  según  la modalidad  de contratación,  
se deben indicar, además, los nombres y correos electrónicos de las personas que asistirán a la  
sala de conferencia  virtual  que será creada  para tal efecto.  También  podrá  interactuarse  a través  
del correo  electrónico  institucional.  
 
 Para  la designación  del Comité  Asesor  y Evaluador  para los procesos  de selección  de contratistas  
que deba adelantar la Oficina de Apoyo Precontractual, las áreas s olicitantes de la contratación  
y la Dirección  Financiera  deberán  enviar  al correo  electrónico  cpinillap@educacionbogota.gov.co , 
la lista de los nombres,  cargo,  correo  electrónico  y número  celular  de contacto  de los funcionarios  
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 y/o contratistas que serán designados como integrantes del Comité. El envío de la información  
se deberá realizar antes de la fecha prevista en el cronograma del proceso de contratación para  
la actividad de  cierre  del proceso y  presentación  de ofertas.  
 
 La radicación ante la Oficina de Contratos de solicitudes de trámite de adiciones de contratos o  
convenios  por parte  de las dependencias  de la Administración  Central  deberá  realizarse  con cinco  
(5) días hábiles  previos  al vencimiento  del plazo  de ejecución  del contrato  o convenio.  
 
2.3. Trámites  contractuales  
 
Se continuará con la aplicación de las orientaciones emitidas por la Dirección de Contratación,  
mediante memorando I -2020 -68087 del 1º de octubre de 202 0, relacionada con la conformación del  
expediente  contractual y  cargue  de documentos  en el sitio  de share  dispuesto  para ello. 
 
2.3.1.  Solicitud  de trámite  de nuevos  contratos  de arrendamiento  o prórrogas  y/o adiciones  
de contratos  vigentes  de arrendamiento.  
 
 Las Direcciones Locales deberán radicar, ante la dependencia competente del nivel central, las  
solicitudes  de trámite  de nuevos  contratos  o de adición  y/o prórroga  de los contratos  de 
arrendamiento con plazo de ejecución vigente, con quince (15) días hábiles de antelación al  
vencimiento del plazo de ejecución del contrato o de la fecha estimada para el inicio de la  
ejecución  del nuevo contrato.  
 
 Las solicitudes  de CDP  ante la Oficina  de Presupuesto  para adiciones  o la celebración  de nuevos  
contratos  de Arrendamiento  por parte  de las dependencias  de la Administración  Central  deberán  
radicarse con una antelación mínima de ocho (8) días hábiles previos a la fecha de vencimiento  
del plazo del contrato vigente o de la fecha estimada para el inicio de la ejecución del nuevo  
contrato.  
 
2.3.2.  Contratos,  convenios,  modificaciones  en SECOP  II 
 
 Las áreas que requieran el trámite de un contrato/convenio o modificación contractual, deberán  
diligenciar el formato SOC, respectivo, según el trámite, debe continuar radicando la solicitud  
exclusivamente a través del SIGA, indicando de manera clara el nombre, número de proceso o  
número  de contrato,  cuando  aplique;  con la firma  electrónica  o cadena  de correos  de aprobación  
respectiva.  
 
 Además, se suministrará el nombre, correo electrónico institucional y número de teléfono de la  
persona  enlace,  a quien  se le enviarán  las observaciones  y comunicaciones  a las que haya  lugar,  
vía correo electrónico.  Estas solicitudes se  deberán  realizar  con una antelación mínima  de cinco  
(5) días hábiles;  en el horario  comprendido  entre  las 7:00 a.m.,  y hasta  las 4:30 p.m.,  después  de 
esta hora se entenderá  radicado  al siguiente  día hábil.  
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  La dependencia continuará como responsable de la modificación del PAA, cuando se trate de  
contrato/convenio  nuevo  o adición,  para lo cual debe  cumplir  con el procedimiento  establecido  en 
Isolucion.  
 
 La solicitud de revisión de estudios previos y mesa técni ca, en procesos de contratación directa,  
deberá solicitarse por el Director o Jefe de Oficina, por correo electrónico, acompañado de los  
documentos y soportes respectivos, la cual será atendida dentro de los cinco (5) días hábiles  
siguientes.  Las reuniones  deberán  citarse  a través  del Outlook  y realizarse  de manera  virtual  con 
la herramienta  de Microsoft  office  365 – Teams.  
 
 El área responsable  continuará  con la obligación  del cargue  de la información  tanto  en el sitio del 
Sharepoint, como en la plataforma SECOP II, la cual deberá ser veraz, confiable, legible,  
completa, conforme a la última versión de los formatos establecidos en ISOLUCION que se  
encuentran  en la página  web de la SED,  cumpliendo  los requisitos  documentales  establecidos  en 
la lista de chequeo, teniendo en cuenta que no deben venir en archivos comprimidos. Con el fin  
de iniciar el trámite, el área deberá informar a la OFC, que efectuó el cargue de los documentos,  
al correo  jsalazarg@educacionbogota.gov.co  
 
 Es responsabilidad de cada área tramitar la solicitud de creación de terceros, conforme al  
procedimiento  establecido  por la Oficina  de Tesorería  y a las orientaciones  de esta circular.  
 
2.3.3.  Solicitud  de cesiones de  contratos  de prestación  de servicios  personales.  
 
Las áreas que requieran el trámite de la cesión de un contrato deberán diligenciar el formato SOC  
señalando el estado financiero del mismo, evidenciando el valor pagado al cedente y el valor que  
queda  por pagar  al cesionario  y radicarlo  mediante  SIGA  en la Oficina  de Contratos,  con ocho  (8) días 
hábiles  de anticipación a  la fecha en  que se hará efectiva  la cesión.  
 
2.3.4.  Terminación  anticipada  de los contratos  de prestación  de servicios  personales  u otro 
tipo de contratos/convenios.  
 
Las áreas que requieran el trámite de una terminación anticipada de un contrato/convenio deberán  
diligenciar el formato dispuesto en ISOLUCION y la SOC respectiva, con la justificación y el hilo de  
correo electrónico de a probación; y solamente hasta que haga el trámite en la plataforma SECOP II,  
no se entenderá terminado, por lo que las solicitudes deberán ser radicadas ante la Oficina de  
Contratos con ocho (8) días hábiles de anticipación a la fecha en que se hará efectiv a la terminación  
anticipada  de la relación.  
 
2.3.5.  Modificaciones  de contratos  y convenios  vigentes  en SECOP  I 
 
 Las áreas que requieran el trámite de modificación, adición o prórroga de un contrato/convenio  
que se haya  tramitado  a través  de la plataforma  SECOP  I, deberán  continuar  radicando  la solicitud  
exclusivamente  a través  del SIGA.  Dicha  solicitud  deberá  contener  el número  del contrato  o 
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 convenio,  el SOC  y los soportes.  Adicionalmente,  se deberá  enviar  archivo  en Word,  teniendo  en 
cuenta  que no deben  venir  en archivos  comprimidos  con la modificación  solicitada,  y enviar  aviso  
al correo  jsalazarg@educacionbogota.gov.co . 
 
 La Oficina de contratos realizará la revisión de la misma y sus so portes y la cadena de correos  
de aprobación es la siguiente: Jefe de la Oficina de Contratos, Directora de Contratación y  
Ordenador  del gasto.  
 
 La minuta  suscrita  por las partes  deberá  ser enviada  por correo  electrónico  
jsalazarg@educacionbogota.gov.co  esta se numera y fecha y se surte la respectiva publicación  
en la plataforma  Secop  I. 
 
2.3.6.  Solicitud  de certificado  de registro presupuestal  -CRP  
 
• La Oficina  de Contratos  solicitará  mediante  correo  electrónico  dirigido  a la Oficina  de Presupuesto,  
la expedición del CRP, en los casos que se requiera, hasta las 4:30 pm, del día hábil.  La Oficina  
de Presupuesto  publicará  en la plataforma  SECOP  II el respectivo  registro.  
 
• El supervisor designado por el área solicitante, deberá requerir a la Dirección de Talento Humano  
el trámite  de vinculación  a la ARL en los casos  de contratos  de prestación  de servicios  profesionales  
o de apoyo a la gestión, mediante correo electrónico dirigido a lrincon@educaciónbogota.gov.co,  
con copia a  erodriguezl@educacionbogota.gov.co  revisando que el periodo de la afiliación, quede  
cubierto por todo el periodo  de la ejecución  contractual.  
 
2.3.7.  Aprobación  de garantías  
 
Las solicitudes  de trámites  de aprobación  de garantías,  cuando  a ello haya  lugar,  se realizarán  a través  
del SIGA en horario hábil, donde deberá aparecer de forma obligatoria el PDF de la póliza a aprobar,  
lo suficientemente legible y completo. Cualquier inquietud se deberá dirigir al correo electrónico  
nguayabo@educacionbogota.gov.co . 
 
 
2.3.8.  Actas  de inicio  
 
• Cada  área solicitante,  una vez expedido  el certificado  de registro  presupuestal;  el certificado  de 
afiliación  a la Aseguradora  de Riesgos  Laborales  –ARL y una vez aprobada  la garantía  de 
cumplimiento  (en los casos  en que aplique),  podrá  tramitar  la suscripción  del acta de inicio  cuyo  
formato  se encuentra  publicado  en ISOLUCION  (puede  ser consultado  en la portal  web de la SED,  
Transparencia y acceso la Información  
https:// www.educacionbogota.edu.co/portal_institucional/transparencia/politicas -lineamientos -y- 
manuales).  
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 • Las actas de inicio de los cont ratos electrónicos deberán ser publicados en SECOP II por el  
supervisor  del contrato  dentro  del plazo  establecido  legalmente  (3 días hábiles  siguientes  a la fecha  
de suscripción).  
 
2.3.9.  Actas  de liquidación  
 
• Las áreas  que requieran  el trámite  de una liquidación  deberán  continuar  radicando  la solicitud  y los 
soportes, exclusivamente a través del SIGA, incluyendo de manera clara el nombre y número de  
contrato,  así como  el nombre,  correo  electrónico  oficial  y número  de teléfono  de la persona  enlace,  
a quien se le enviarán las observaciones y comunicaciones a las que haya lugar, vía correo  
electrónico.  
 
• Las mesas de trabajo y demás reuniones deberán citarse a través del Outlook y realizarse de  
manera  virtual con  la herramienta  de Microsoft  office  365 – Teams.  
 
2.3.10.  Solicitud  de certificaciones  de contratos  
 
Las solicitudes de certificaciones diferentes a las del FUT se seguirán realizando a través del SIGA y  
se tramitarán  dentro  de los quince  (15) días hábiles.  
 
3. GESTIÓN  ADMINISTRATIVA  
 
3.1. Requerimientos  de información Archivo  Central  
 
Las solicitudes y los requerimientos de información y documentos que reposen en el Archivo Central  
de la SED se gestionarán a través del FUT o el SIGA y serán expedidas y remitidas al correo  
electrónico del solicitante, a excep ción de las que requieran consulta de expediente físico, que serán  
gestionadas y tramitadas directamente con el solicitante. Lo anterior será aplicable a solicitudes  
internas  y externas.  
 
3.2. Entrega  y recepción  de documentos  físicos  de correspondencia  
 
Se reactiva la entrega  y recepción  de documentos  físicos  a través  de los recorridos  diarios  de la Oficina  
de Servicio al Ciudadano en todas las dependencias del nivel central en los horarios de 10:00 am a  
11:00 am y de 3:00 pm a 3:30 pm. De requerir alguna entrega de documentos adicionales fuera del  
horario  mencionado,  el funcionario  interesado  podrá  acercarse  y retirarlo  de la de la Oficina  de Servicio  
al Ciudadano,  antes  de las 4:00 PM; la Oficina  de Servicio al Ciudadano  llevará  el control  
correspondiente  de dicha  entrega.  
 
De igual forma, la remisión de tulas a las Direcciones Locales y a las bodegas de archivo para la  
entrega  de correspondencia,  se realizará  previa  solicitud  al correo  electrónico  
oscplanpadrino@educacionbogota.gov.co  ; la Oficina de Servicio al Ciudadano  coordinará con las  
dependencias  interesadas  las visitas  de recolección  y entrega de  los documentos.  
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 3.3. Aforo y gestión  de servicios  en los puntos  de atención  
 
En las Direcciones  Locales  la atención  a los ciudadanos  se realizara  previo  agendamiento  y 
garantizando el registro en el sistema de turnos, para ello los directivos locales deben elaborar una  
programación  del agendamiento  considerando  los horarios  establecidos,  el aforo,  los puestos  
habilitados, la demarcación realizada por el equipo de salud y seguridad en el trabajo de la Dirección  
Talento Humano, de igual forma evaluar las condiciones de ser vicio y el volumen de usuarios que es  
posible  atender  en el día, este documento  se remitirá  al correo  
oscplanpadrino@educacionbogota.gov.co  para habilitar  el sistema  en la página  web.  
 
De igua l forma, las oficinas de Nivel Central que requieran agendar citas para atención presencial en  
las ventanillas  de la Oficina  de Servicio  al Ciudadano,  remitirán  la solicitud  al correo  
oscplanpadrino@educacionbogota.gov.co , relacionando el servicio requerido, la fecha, el horario de  
atención, los datos del nombre y número de documento del personal que atenderá dicho servicio, la  
confirmación del préstamo se enviara igualmente por correo electrónico. Es importante resaltar, que  
las personas  encargadas  de esta actividad  deben  recibir  previamente  una capacitación  en protocolos  
de servicio  y manejo  del sistema  de turnos.  
 
3.4. Solitudes  de notificación  presencial  y virtual  
 
Las solitudes  de notificación  presencial  y virtual  se desarrollarán  acorde  al procedimiento  “05-PD-010 
Notificación de actos administrativos”. Con el fin de contar con un solo canal de comunicación las  
dependencias  que requieran  el servicio,  las solicitudes  deben   realiza rse   virtualmente   al  
correo sednotificaciones@educacionbogota.edu.co o presencialmente en la Oficina de Servicio al  
Ciudadano  de lunes  a viernes en  horario  desde  las 07:00  am hasta  las 4:00 pm. 
 
En la solicitud de este servicio se debe identificar el trámite a realizar (notificación presencial,  
notificación electrónica, notificación por aviso, citación personal, publicación en cartelera, publicación  
en página  web)  adjuntando  los actos  administrativos,  los soportes  (en caso  de que aplique)  y la planilla  
de remisión  en formato Excel.  
 
El control  del cumplimiento  de los términos  de las notificaciones  se realizará  en las dependencias  que 
generan  el acto  administrativo.  
 
La Oficina de Servicio al Ciudadano realizará la devolución de los soportes de las notificaciones  
generadas y las resoluciones en las cuales no se surtió el proceso, a las dependencias que generen  
el acto administrativo.  
 
4. GESTIÓN  DE TALENTO  HUMANO  
 
4.1. Trámites  de Nómina:  
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  Procedimientos Cesantías Administrativas: Los procedimientos de cesantías administrativas se  
seguirán  tramitando  de la siguiente  manera:  
 
a. Para  los afiliados  al Foncep:  Se continuará  con la notificación  presencial  en las ventanillas  de 
Servicio  al Ciudadano  de los formularios  de autorización  de pago.  
 
b. Para  los afiliados  a Fondo  Privados  y FNA:  Se continuará  con el envío  electrónico  de los oficios  
de autorización  para retiros  parciales  y definitivos.  
 
 El procedimiento para notificación de resoluciones de mayores valores pagados continuará de  
manera  presencial en  las ventanillas  de Servicio  al Ciudadano.  
 
 Horas  Extras  docentes:  Las Direcciones  Locales  de Educación  continuarán  cargando  sus 
reportes de hor as extras docentes en el Shared Point de la SED y enviando las órdenes de  
servicio para pago de horas extras a través de correo electrónico a la Oficina de Nómina.  
mvelezv@educacionbogota.gov.co  y cordonez@educacionbogota.gov.co . 
 
 Las demás  solicitudes  que deban  tramitarse  ante la Oficina  de Nómina  continuarán  efectuándose  
de manera  virtual a  través  de correo  electrónico.  
 
4.2. Trámites  ante la Oficina  de Escalafón  Docente  
 
 Los trámites relacionados con la inscripción y ascenso en el escalafón nacional, así como el  
reconocimiento y/o ajuste salarial por posgrado, radicados a través del FUT, se atenderán de  
manera  oportuna  a través  de los aplicativos  dispuestos  por la entidad  y vía correo  electrónico  por 
parte  de los funcionarios  y contratistas  a cargo  del proceso.  
 
 Los trámites que sean resueltos por medio de un acto administrativo serán notificados de forma  
electrónica,  previa  autorizació n del docente  de conformidad  con lo señalado  en el numeral  1º del 
artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - 
CPCA.  
 
 Las solicitudes de carácter general, tales como consultas o peticiones, podrán ser realizadas a  
través  del enlace  http://fut.redp.edu.co/FUT -web/#/fut/999/Contactenos  
 
4.3. Trámites  de prestaciones  sociales  
 
 Las novedades en la planta de personal, atención a derechos de petición, requerimientos de  
usuarios  internos  y externos,  entes  de control,  entes  judiciales  y demás  asuntos  relacionados  con 
personal  docente  y administrativo  continuarán  siendo  atendidos  a través  de medios  virtuales,  
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 tales  como  los aplicativos  dispuestos  por la entidad  y vía correo  electrónico  por parte  de los 
funcionarios  y contratistas  de la dependencia.  
 
 Las solicitudes de certificaciones de tiempo de servicio, funciones y cargos continuarán siendo  
radicadas a través del Formulario Único de Tramites -FUT. Éstas serán expedidas y remitidas al  
correo  electrónico  del solicitante,  excepto  las que requieran  consultar  la hoja de vida en físico,  las 
cuales  serán  tramitadas  de forma  prioritaria,  esto será informado  de manera  oportuna  al 
interesado.  
 
 El trámite  de prestaciones  sociales  del personal  docente  y directivo  docente  se seguirán  
atendiendo en los términos de Ley a través de los medios electrónicos implementados por la  
entidad  y surtiendo  cada  una de las etapas  del proceso  habitual,  en coordinación  con la Fiduciaria  
"La Previsora"; esto considerando que los expedientes y demás docu mentos generados en el  
trámite de las prestaciones se encuentran digitalizados en el aplicativo Sistema Integrado de  
Gestión  de la Correspondencia -SIGA  de la SED y  Onbase  de Fiduprevisora.  
 
 La gestión  de prestaciones  sociales  se surtirá de  manera  electrónica  en las herramientas  
dispuestas por la entidad y la Fiduprevisora para tal fin, siempre y cuando el docente autorice la  
notificación  electrónica  de las mismas,  a través  del correo  indicado  en la solicitud.  Esto con el fin  
de ejecutoriar el acto administrativo que será enviado a la Fiduprevisora para trámite de pago o  
aprobación, según la prestación social de que se trate. En caso de que el docente no autorice el  
uso de medios  electrónicos,  se realizará  la notificación  de manera  personal.  
 
 Los recursos de reposición a que haya lugar deberán ser radicados a través del FUT, dentro de  
los términos de Ley, estos serán tramitados a través de medios electrónicos conforme se indicó  
en las líneas  precedentes.  
 
 El docente o Directivo docente podrá co nsultar el estado del trámite de prestaciones sociales a  
través  del aplicativo  IMAG  dispuesto  por la SED.  
 
 Frente al proceso de radicación y trámite de las solicitudes nuevas de prestaciones sociales del  
personal docente y directivo docente, la SED se encu entra a la espera de las indicaciones  
dispuestas por la Fiduciaria "La Previsora", las cuales serán socializadas oportunamente a todo  
el personal del nivel central,  local e  institucional.  
 
4.4. Provisión  de vacantes:  
 
4.4.1.  Provisión  de vacantes  definitivas y  temporales:  
 
En atención  a las disposiciones  detalladas en  la Circular No.  12 del  23 de junio  2021,  la provisión  de 
las vacantes  generadas  por novedades  administrativas  de los docentes  titulares  (vacantes  
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 temporales) y la provisión de vacante s definitivas de docentes se realizará como se detalla en la  
mencionada  Circular.  
4.4.2.  Docentes  en vacante  definitiva  entregados  sin asignación  académica:  
Frente  a la entrega  de docentes  en vacante  definitiva  se seguirán,  de manera  estricta,  los lineamientos  
establecidos por el Ministerio de Educación Nacional mediante el Decreto 2105 expedido el 14 de  
diciembre  de 2017,  así: 
- Docentes de planta entregados sin asignación académica: La institución educativa deberá  
contemplar lo establecido en el Artículo 5° de  la Resolución 1662 del 16 de octubre de 2020,  
mediante  el cual se establece  el procedimiento  para la entrega  de docentes  sin carga  académica  
y de directivos docentes coordinadores excedentes de parámetro, con el lleno de requisitos y el  
aval de la Dirección  Local  correspondiente.  
A los docentes se les enviará un correo electrónico con la citación para audiencia virtual de  
escogencia  de una nueva  vacante  definitiva.  
Si el docente no se presenta el día y hora de la citación a audiencia virtual, se dej ará constancia  
de tal circunstancia y el docente será ubicado de acuerdo con las necesidades del servicio,  
utilizando  georreferenciación  para la asignación  más cercana  a su última  dirección  registrada.  Lo 
mismo  sucederá  cuando  el docente  citado asista  y rechace  las vacantes  definitivas  ofertadas.  
Conforme al resultado de la audiencia, la Oficina de Personal procederá a elaborar el acto  
administrativo  de traslado.  El acta de posesión  se firmará  exclusivamente  de forma  virtual.  
-    Docentes provisionales en vacante definitiva entregados sin asignación académica: Para  
la entrega de docentes a la institución educativa, ésta deberá reportarlo por escrito a la Oficina  
de Personal  indicando  el motivo  de la entrega,  ya sea por la llegada  de un docente  en propiedad  
o período de prueba, por cierre de grupos o por modificaciones en el Proyecto Educativo  
Institucional  -PEI. 
A los docentes se les enviará un correo electrónico con la citación para audiencia virtual de  
escogencia  de una nueva  vacante  definitiva.  
En caso  de que el docente  no se presente  el día y hora de la citación  a audiencia  virtual  se dejará  
constancia de tal circunstancia y le será terminada su vinculación, lo mismo sucederá cuando el  
docente  citado  asista  y rechace  las vaca ntes definitivas  ofertadas.  
En el evento en que un docente no haya sido citado a audiencia, podrá obtener información a  
través  del correo  docentessinasignacionacademica@educaci onbogota.gov.co  
La Oficina de Personal procederá a elaborar el acto administrativo de traslado de los docentes  
que seleccionaron  vacante  en audiencia.  El acta de posesión  se firmará  exclusivamente  de forma  
virtual.  
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 En este procedimiento  se tendrán  en cuenta  las orientaciones  de la Directiva  Ministerial  01 del12  
de marzo  de 2020,  expedida  por el Ministerio  de Educación.  
 
4.5. Trámite  de Novedades:  
 
 El manejo  de las novedades  por situaciones  administrativas  del personal  docente  y administrativo  
continuarán realizándose de acuerdo con los procedimientos y tiempos establecidos hasta el  
momento,  para lo cual,  las solicitudes  deberán  ser radicadas  a través  del FUT.  
 
 De acuerdo  con lo establecido  en la Circular  15 del 30 de junio  de 2021,  el aforo  máximo  permitido  
en las instalaciones del nivel central corresponde al 30%, por lo tanto, no se llevará a cabo  
atención  presencial  de Rectores  y Directores  Locales  en la Dirección  de Talento  Humano  y en la 
Oficina  de Personal  con el fin de proteger  la salud  y bienestar  de todos  los funcionarios.  En virtud  
de tal disposición, se privilegia continuar con el uso de los medios virtuales para interactuar con  
los diferentes  funcionarios.  Si se requiere  presencialidad,  el rector  o director  local deberá  agendar  
una cita a través  del sistema  de agendamiento  
http://agendamiento.educacionbogota.gov.co:8815/ . 
 
4.6. Seguridad  y Salud en  el Trabajo  
En cumplimiento a los últimos lineamientos normativos expedidos por el Gobierno Nacional y el  
Gobierno  Distrital,  se realizó  la actualización  del protocolo  de Protocolo  General  de Bioseguridad  para 
hacer frente a la pandemia ocasionada por el Covid -19 para los servidores públicos administrativos y  
contratistas de los Niveles Central, Local e Institucional de la Secretaría de Edu cación del Distrito.  
Este documento se encuentra bajo el código 12 -MG-008 publicado para consulta en el aplicativo  
ISOLUCION.  
Teniendo en cuenta el regreso a la presencialidad, se deroga en su totalidad la Circular 04 del 17  
marzo de 2021: “Procedimiento p ara el otorgamiento de comisiones de servicios a docentes que  
participarán en la reapertura gradual, progresiva y segura R -GPS y gestión para el pago de horas  
extras  de los docentes  que efectuarán  los reemplazos  de estos”.  
 
Cordial  saludo,  
 
 
 
ELDA  FRANCY  VARGAS  BERNAL  
Subsecretaria  de Gestión  Institucional  (E) 
 
Aprobaciones  a través  de correo  electrónico  institucional:  

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 NOMBRE  CARGO  LABOR  
Leonardo  Alfonso  Castiblanco  Páez  Director  Financiero  Revisó  y Aprobó  
Ana Lucía  Angulo  Villamil  Directora  de Servicios  Administrativos  Revisó  y Aprobó  
Edder  Harvey  Rodríguez  Laiton  Director  de Talento  Humano  Revisó  y Aprobó  
Marco  Antonio  Barrera  Gómez  Jefe Oficina  de Servicio  al Ciudadano  Revisó  y Aprobó  
Claudia  Pinilla  Pinilla  Jefe Oficina  de Apoyo  Precontractual  Revisó  y Aprobó  
Esperanza  Alcira  Cardona  Hernández  Jefe Oficina  de Contratos  Revisó  y Aprobó  
René  Rodrigo  Ortiz  Jefe Oficina  de Nómina  (E) Revisó  y Aprobó  
Silvia  Patricia  Sánchez  Guevara  Jefe Oficina  de Escalafón  Docente  Revisó  y Aprobó  
María  Teresa  Méndez  Granados  Jefe oficina  de Personal  Revisó  y Aprobó  
Deider  Mauricio  Mengual  Paternina  Jefe Oficina  de Presupuesto  Revisó  y aprobó  
Rubén  Darío  Carvajal  Pardo  Jefe Oficina  de Tesorería  y Contabilidad  Revisó  y aprobó  
Ana Karenina  Aguilera  Ely Asesora  Contratista  SGI Consolidó  y Revisó  
 