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COMUNICACION INTERNA F-GD-31
Fecha: 
07/04/2022
Medellín, 12/05/2023 *202301006818*
Para: CARLOS IGNACIO URIBE  TIRADO
De:    MARTHA  YOLIMA FIGUEROA 
ARGOTEDependencia: 
GERENCIA
Dependencia: 
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y 
FINANCIERA
Asunto: Comunicación informativa  relativa a la justificación de objetos 
contractuales iguales para  la Subgerencia Administrativa y Financiera
Cordial saludo, Doctor Carlos Ignacio  Uribe
En atención  al punto 8 de la circular  con radicado  K 2023000001 relativa al proceso de planeación 
para la suscripción de contratos de prestación  de servicios y de apoyo a la gestión emitida por la 
Oficina Asesora Jurídica el pasado del 11 de enero  del 2023, a continuación, se emite justificación 
de objetos contractuales  iguales destinados  al apoyo de las actividades  propias de la gestión 
documental del instituto  a cargo  del Equipo  del Centro de Administración  Documental y Archivo 
CADA.
De acuerdo a la directriz dada desde la Oficina de Jurídica como orientadora en el proceso de 
contratación, la Subgerencia Administrativa y Financiera se adapta  lo sugerido en los objetos que 
se darán para las prestaciones de servicio.
Es necesario requerir de perfiles  con objetos contractuales similares debido al universo de 
intervención que tiene el acervo  institucional de archivo. El Instituto cuenta  entre su haber 
documental con dos fondos archivísticos, Coldeportes 1968-1996 e Indeportes  1996-2022.  Estos 
suman un volumen de 5.500 cajas de archivo, 2.000 libros y 23.000 piezas documentales (planos  y 
unidades audiovisuales) aproximadamente, que se encuentran  en estado de fondo  acumulado.  
Esto representa más de 1.500 metros  lineales  de documentos, principalmente en soporte papel.  
El fondo Indeportes, continúa abierto, y en crecimiento según el Instituto cumple  su devenir 
funcional en el día a día. De ahí que, se deban desarrollar las estrategias  para la regulación de 
la conformación del archivo institucional.
Del volumen enunciado, a abril de 2023,  tan solo el 21% (1066 cajas) aproximadamente  está 
organizada con criterios  archivísticos y remitidas al CADA con requisitos de transferencia 
           
Versión  02
COMUNICACION INTERNA F-GD-31
Fecha: 
07/04/2022
primaria y se encuentran insertos en el Ciclo  Vital del documento. Por ello se debe apoyar la 
tarea de organización archivística  en los archivos de gestión a fin de descongestionar  los 
acumulados que no han cumplido el ciclo de transferencia primaria de documentos.
Debido al volumen a intervenir, se requiere de la contratación de auxiliares administrativos  con 
experiencia relacionada  que permita avanzar en el apoyo que desde el CADA se da en la 
organización de archivos de gestión  de las diferentes Subgerencias  y Oficinas  de la entidad. Esto 
sin omitir la responsabilidad que tienen  cada dependencia sobre los documentos que produce en 
el día a día y sobre sus archivos de gestión, según la normatividad  archivística vigente.
Por ello se solicita la autorización para adelantar las gestiones  de la contratación  con las 
siguientes características:
Cantidad de 
Prestadores de 
ServiciosÍtems del PAA
Objeto contractual compartido
4702
704
706
707Prestación de servicios de apoyo a la gestión en la 
organización del archivo de gestión  de las diferentes  
dependencias de Indeportes Antioquia
1705Prestación de servicios  técnicos de apoyo  a la gestión en la 
organización del archivo de gestión  de las diferentes  
dependencias de Indeportes Antioquia
Atentamente,
MARTHA YOLIMA FIGUEROA ARGOTE
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MCGARCIA
Proyectó:
Marta Cecilia García Franco Profesional Universitaria Equipo CADA