 
  PROCESO DE CONTRATACIÓN  Código  FCO.  57 
FORMATO SOLICITUD DE COTIZACIONES  Versión  03 
 
FECHA DE SOLICITUD:  Día 11 Mes 01 Año 2023  
FECHA LÍMITE PARA 
RECEPCIÓN DE 
COTIZACIÓN  16 de enero de 2023  HORA : 5:00 p. m.  
CORREO ELECTR ÓNICO Y/O LUGAR DE ENTREGA : publicaciones@uis.edu.co  
NOMBRE O RAZÓN 
SOCIAL  AFIGRAFICAS LTDA.  CC o NIT:  890210983 -5 
DIRECCIÓN Y TELÉFONO  Carrera 28 # 35 - 53 
6352109 - 6455595  
CORREO ELECTRÓNICO:  afigrafi@intercable.net.co ; 
sandramilena.afigraficas@hotmail.com  
La Univ ersidad Industrial de Santander amablemente solicita presentar oferta técnica comercial con los términos y condiciones que detallamos a continuación:   
 
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO  A COTIZAR  
Servicio de arrendamiento de máquinas copiadoras blanco y neg ro, para ubicar en las siguientes Unidades Académico Administrativas de la Universidad 
Industrial de Santander: Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría de Investigación y Extensión, Consultorio Jurídico, Decanato de la Facultad de Salud, Sede UIS 
Guatiguará , División Financiera – Contabilidad y  Sección de Tesorería , con los términos y condiciones del Anexo 1.  
DESCRIPCIÓN DEL BIEN O BIENES A COTIZAR  
 ÍTEM  DESCRIPCIÓN DEL 
BIEN    Especificaciones Técnicas (Material, color, medida, otras 
características reque ridas):  UNIDAD DE MEDIDA  CANTIDAD  
1     
2     
Nota: Si el espacio no es suficiente o usted lo considera necesario puede incorporar anexos.  
 
TIPO DE MONEDA EN QUE 
REQUERIMOS LA 
COTIZACIÓN:  PESOS_____ X_____  EURO___________  USD_________  OTRO.  ¿CUAL?  
_______  
SITIO DE ENTREGA O LUGAR 
DONDE SE EJECUTARÁ EL 
OBJETO CONTRACTUAL :   Edificio  Centro de Logística (entrada carrera 30)  
Piso Sótano 1  
Oficina  División de Publicaciones  
Extensión Telefónica  2294  
Nombre del Contacto  Jessica Andrea Jaimes Herrer a 
Sede  Principal  
 
FORMA DE PAGO  Pago Anticipado   Anticipo   Pagos Parciales  X Contra 
entrega   
Porcentaje   Porcentaje   No. De Pagos  11 
 
EN EL EVENTO DE SER ACEPTADA SU COTIZACIÓN  U OFERTA , LAS GARANTÍAS QUE DEBERÁ CONSTITUIR SERÁN:  
TIPO DE PÓLIZA:   
Porcentaje 
%  
Término  
 
Amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo    
Amparo de pago anticipado    
Amparo de cumplimiento del contrato    
Amparo de calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio    
Amparo de suministro de repuestos y accesorios    
Amparo de salarios, prestaciones e indemnizaciones    
Amparo de estabilidad de la obra    
Amparo de responsabilidad civil extracontractual    
Todo Riesgo Construcción y Montaje    
 
  PROCESO DE CONTRATACIÓN  Código  FCO.  57 
FORMATO SOLICITUD DE COTIZACIONES  Versión  03 
 
SEÑOR PROVEEDOR UIS : la cotización que presente puede ser ent regada en formatos propios  con los datos que considere pertinentes, siempre que incluya 
como mínimo los siguientes datos:  
 
DESCRIPCIÓN DEL BIEN  
 ÍTEM  DESCRIPCIÓN DEL 
BIEN   Especificaciones Técnicas (Material, color, 
medida, otras características requer idas):  UNIDAD 
DE 
MEDIDA  CANTIDAD  VALOR 
UNITARIO 
SIN IVA  VALOR 
PARCIAL O 
SUBTOTAL  IVA VALOR 
TOTAL  
  
 
 
CONDICIONES PARA PRESENTAR LA COTIZACIÓN  
1. Con la entrega de la cotización se entiende que usted no se encuentra incurso en inhabilidades e incompatibilidades legales p ara contratar con el Estado.  
2. Las cotizaciones serán evalua das bajo los siguientes criterios: Precio, Calidad, Experiencia, Cumplimiento, y Especificaciones Técnicas.  
3. Tener en cuenta que el proponente deberá contar con la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Traba jo que atienda los 
lineamientos establecidos en los decretos 1443 de 2014 y 1072 de 2015, avalado por un profesional idóneo y que cumpla con lo refe renciado en la 
resolución 0312 de 2019, de acuerdo al campo de aplicación establecido en su Artículo 2, se debe soportar:  
*Autoeval uación de Estándares o Requisitos Mínimos del SG SST. Tabla de valores y calificación, debidamente firmada por el representan te legal, 
empleador o contratante y por el responsable de la ejecución del SG SST, con vigencia del año anterior.   
*Constancia vig ente de la ARL respectiva, que certifique la afiliación de la empresa.    
 
 
 
Firma  Director de Unidad Gestora   
Nombre completo  Puno Ardila Amaya  
Correo Electrónico  publicaciones@uis.edu.co  
Extensión Telefónica  2294  
Unidad Académico Administrativa Gestora  División de Publicaciones  
 
Proyectó  Nombre Completo  Jessica Andrea Jaimes Herrera  
Cargo  Profesional  Extensión Telefónica  2294  
 
 
 CONDICIONES COMERCIALES  
Diligenciar estos ítems según la necesidad de la Unidad  
TIEMPO DE GARANTÍA MÍNIMA  DEL BIEN  A PARTIR DE LA ENTREGA  
VIGENCIA DE L A COTIZACIÓN  DÍAS HÁBILES /CALENDARIO  
TIEMPO DE ENTREGA  
DESCUENTOS  QUE SE LE EJECUTARAN AL CONTRATISTA SEGÚN EL CONTRATO:  Ejemplo: El 2% estampilla pro -UIS, retención en la fuente y 
retención de IVA, son analizados y efectuados por la Sección de Tesorerí a de la Universidad.  
DATOS PARA NOTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE COTIZACIÓ N 
Recuerde que la Universidad Industrial de Santander le notificará en caso de ser aceptada su propuesta únicamente al correo electrónico o dirección de 
correspondencia que usted hay a indicado en su cotización.  

 
  PROCESO DE CONTRATACIÓN  Código  FCO.  57 
FORMATO SOLICITUD DE COTIZACIONES  Versión  03 
 
FECHA DE SOLICITUD:  Día 11 Mes 01 Año 2023  
FECHA LÍMITE PARA 
RECEPCIÓN DE 
COTIZACIÓN  16 de enero de 2023  HORA : 5:00 p. m.  
CORREO ELECTR ÓNICO Y/O LUGAR DE ENTREGA : publicaciones@uis.edu.co  
NOMBRE O RAZÓN 
SOCIAL  DATECSA S.A.  CC o NIT:  800136505  
DIRECCIÓN Y TELÉFONO  Carrera 35A # 48 - 87 
6973777 - 3166292959  
CORREO ELECTRÓNICO:  camilogallon@datecsa.com; 
gabrielamartinez@datecsa.com ; 
heidaramirez@datecsa.com  
La Univ ersidad Industrial de Santander amablemente solicita presentar oferta técnica comercial con los términos y condiciones que detallamos a continuación:   
 
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO  A COTIZAR  
Servicio de arrendamiento de máquinas copiadoras blanco y neg ro, para ubicar en las siguientes Unidades Académico Administrativas de la Universidad 
Industrial de Santander: Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría de Investigación y Extensión, Consultorio Jurídico, Decanato de la Facultad de Salud, Sede UIS 
Guatiguará , División Financiera – Contabilidad y  Sección de Tesorería , con los términos y condiciones del Anexo 1.  
DESCRIPCIÓN DEL BIEN O BIENES A COTIZAR  
 ÍTEM  DESCRIPCIÓN DEL 
BIEN    Especificaciones Técnicas (Material, color, medida, otras 
características reque ridas):  UNIDAD DE MEDIDA  CANTIDAD  
1     
2     
Nota: Si el espacio no es suficiente o usted lo considera necesario puede incorporar anexos.  
 
TIPO DE MONEDA EN QUE 
REQUERIMOS LA 
COTIZACIÓN:  PESOS_____ X_____  EURO___________  USD_________  OTRO.  ¿CUAL?  
_______  
SITIO DE ENTREGA O LUGAR 
DONDE SE EJECUTARÁ EL 
OBJETO CONTRACTUAL :   Edificio  Centro de Logística (entrada carrera 30)  
Piso Sótano 1  
Oficina  División de Publicaciones  
Extensión Telefónica  2294  
Nombre del Contacto  Jessica Andrea Jaimes Herrer a 
Sede  Principal  
 
FORMA DE PAGO  Pago Anticipado   Anticipo   Pagos Parciales  X Contra 
entrega   
Porcentaje   Porcentaje   No. De Pagos  11 
 
EN EL EVENTO DE SER ACEPTADA SU COTIZACIÓN  U OFERTA , LAS GARANTÍAS QUE DEBERÁ CONSTITUIR SERÁN:  
TIPO DE PÓLIZA:   
Porcentaje 
%  
Término  
 
Amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo    
Amparo de pago anticipado    
Amparo de cumplimiento del contrato    
Amparo de calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio    
Amparo de suministro de repuestos y accesorios    
Amparo de salarios, prestaciones e indemnizaciones    
Amparo de estabilidad de la obra    
Amparo de responsabilidad civil extracontractual    
Todo Riesgo Construcción y Montaje    
 
  PROCESO DE CONTRATACIÓN  Código  FCO.  57 
FORMATO SOLICITUD DE COTIZACIONES  Versión  03 
 
SEÑOR PROVEEDOR UIS : la cotización que presente puede ser ent regada en formatos propios  con los datos que considere pertinentes, siempre que incluya 
como mínimo los siguientes datos:  
 
DESCRIPCIÓN DEL BIEN  
 ÍTEM  DESCRIPCIÓN DEL 
BIEN   Especificaciones Técnicas (Material, color, 
medida, otras características requer idas):  UNIDAD 
DE 
MEDIDA  CANTIDAD  VALOR 
UNITARIO 
SIN IVA  VALOR 
PARCIAL O 
SUBTOTAL  IVA VALOR 
TOTAL  
  
 
 
CONDICIONES PARA PRESENTAR LA COTIZACIÓN  
1. Con la entrega de la cotización se entiende que usted no se encuentra incurso en inhabilidades e incompatibilidades legales p ara contratar con el Estado.  
2. Las cotizaciones serán evalua das bajo los siguientes criterios: Precio, Calidad, Experiencia, Cumplimiento, y Especificaciones Técnicas.  
3. Tener en cuenta que el proponente deberá contar con la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Traba jo que atienda los 
lineamientos establecidos en los decretos 1443 de 2014 y 1072 de 2015, avalado por un profesional idóneo y que cumpla con lo refe renciado en la 
resolución 0312 de 2019, de acuerdo al campo de aplicación establecido en su Artículo 2, se debe soportar:  
*Autoeval uación de Estándares o Requisitos Mínimos del SG SST. Tabla de valores y calificación, debidamente firmada por el representan te legal, 
empleador o contratante y por el responsable de la ejecución del SG SST, con vigencia del año anterior.   
*Constancia vig ente de la ARL respectiva, que certifique la afiliación de la empresa.    
 
 
 
Firma  Director de Unidad Gestora   
Nombre completo  Puno Ardila Amaya  
Correo Electrónico  publicaciones@uis.edu.co  
Extensión Telefónica  2294  
Unidad Académico Administrativa Gestora  División de Publicaciones  
 
Proyectó  Nombre Completo  Jessica Andrea Jaimes Herrera  
Cargo  Profesional  Extensión Telefónica  2294  
 
 
 CONDICIONES COMERCIALES  
Diligenciar estos ítems según la necesidad de la Unidad  
TIEMPO DE GARANTÍA MÍNIMA  DEL BIEN  A PARTIR DE LA ENTREGA  
VIGENCIA DE L A COTIZACIÓN  DÍAS HÁBILES /CALENDARIO  
TIEMPO DE ENTREGA  
DESCUENTOS  QUE SE LE EJECUTARAN AL CONTRATISTA SEGÚN EL CONTRATO:  Ejemplo: El 2% estampilla pro -UIS, retención en la fuente y 
retención de IVA, son analizados y efectuados por la Sección de Tesorerí a de la Universidad.  
DATOS PARA NOTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE COTIZACIÓ N 
Recuerde que la Universidad Industrial de Santander le notificará en caso de ser aceptada su propuesta únicamente al correo electrónico o dirección de 
correspondencia que usted hay a indicado en su cotización.  

 
  PROCESO DE CONTRATACIÓN  Código  FCO.  57 
FORMATO SOLICITUD DE COTIZACIONES  Versión  03 
 
FECHA DE SOLICITUD:  Día 11 Mes 01 Año 2023  
FECHA LÍMITE PARA 
RECEPCIÓN DE 
COTIZACIÓN  16 de enero de 2023  HORA : 5:00 p. m.  
CORREO ELECTR ÓNICO Y/O LUGAR DE ENTREGA : publicaciones@uis.edu.co  
NOMBRE O RAZÓN 
SOCIAL  TECNIRICOH Y/O EMILIO 
ARGUELLO HERNANDEZ  CC o NIT:  91276718  
DIRECCIÓN Y TELÉFONO  Cl 32 # 30a - 27, Barrio La Aurora  
3174302183  
CORREO ELECTRÓNICO:  ventas@tecniricoh.com  
La Univ ersidad Industrial de Santander amablemente solicita presentar oferta técnica comercial con los términos y condiciones que detallamos a continuación:   
 
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO  A COTIZAR  
Servicio de arrendamiento de máquinas copiadoras blanco y neg ro, para ubicar en las siguientes Unidades Académico Administrativas de la Universidad 
Industrial de Santander: Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría de Investigación y Extensión, Consultorio Jurídico, Decanato de la Facultad de Salud, Sede UIS 
Guatiguará , División Financiera – Contabilidad y  Sección de Tesorería , con los términos y condiciones del Anexo 1.  
DESCRIPCIÓN DEL BIEN O BIENES A COTIZAR  
 ÍTEM  DESCRIPCIÓN DEL 
BIEN    Especificaciones Técnicas (Material, color, medida, otras 
características reque ridas):  UNIDAD DE MEDIDA  CANTIDAD  
1     
2     
Nota: Si el espacio no es suficiente o usted lo considera necesario puede incorporar anexos.  
 
TIPO DE MONEDA EN QUE 
REQUERIMOS LA 
COTIZACIÓN:  PESOS_____ X_____  EURO___________  USD_________  OTRO.  ¿CUAL?  
_______  
SITIO DE ENTREGA O LUGAR 
DONDE SE EJECUTARÁ EL 
OBJETO CONTRACTUAL :   Edificio  Centro de Logística (entrada carrera 30)  
Piso Sótano 1  
Oficina  División de Publicaciones  
Extensión Telefónica  2294  
Nombre del Contacto  Jessica Andrea Jaimes Herrer a 
Sede  Principal  
 
FORMA DE PAGO  Pago Anticipado   Anticipo   Pagos Parciales  X Contra 
entrega   
Porcentaje   Porcentaje   No. De Pagos  11 
 
EN EL EVENTO DE SER ACEPTADA SU COTIZACIÓN  U OFERTA , LAS GARANTÍAS QUE DEBERÁ CONSTITUIR SERÁN:  
TIPO DE PÓLIZA:   
Porcentaje 
%  
Término  
 
Amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo    
Amparo de pago anticipado    
Amparo de cumplimiento del contrato    
Amparo de calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio    
Amparo de suministro de repuestos y accesorios    
Amparo de salarios, prestaciones e indemnizaciones    
Amparo de estabilidad de la obra    
Amparo de responsabilidad civil extracontractual    
Todo Riesgo Construcción y Montaje    
 
  PROCESO DE CONTRATACIÓN  Código  FCO.  57 
FORMATO SOLICITUD DE COTIZACIONES  Versión  03 
 
SEÑOR PROVEEDOR UIS : la cotización que presente puede ser ent regada en formatos propios  con los datos que considere pertinentes, siempre que incluya 
como mínimo los siguientes datos:  
 
DESCRIPCIÓN DEL BIEN  
 ÍTEM  DESCRIPCIÓN DEL 
BIEN   Especificaciones Técnicas (Material, color, 
medida, otras características requer idas):  UNIDAD 
DE 
MEDIDA  CANTIDAD  VALOR 
UNITARIO 
SIN IVA  VALOR 
PARCIAL O 
SUBTOTAL  IVA VALOR 
TOTAL  
  
 
 
CONDICIONES PARA PRESENTAR LA COTIZACIÓN  
1. Con la entrega de la cotización se entiende que usted no se encuentra incurso en inhabilidades e incompatibilidades legales p ara contratar con el Estado.  
2. Las cotizaciones serán evalua das bajo los siguientes criterios: Precio, Calidad, Experiencia, Cumplimiento, y Especificaciones Técnicas.  
3. Tener en cuenta que el proponente deberá contar con la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Traba jo que atienda los 
lineamientos establecidos en los decretos 1443 de 2014 y 1072 de 2015, avalado por un profesional idóneo y que cumpla con lo refe renciado en la 
resolución 0312 de 2019, de acuerdo al campo de aplicación establecido en su Artículo 2, se debe soportar:  
*Autoeval uación de Estándares o Requisitos Mínimos del SG SST. Tabla de valores y calificación, debidamente firmada por el representan te legal, 
empleador o contratante y por el responsable de la ejecución del SG SST, con vigencia del año anterior.   
*Constancia vig ente de la ARL respectiva, que certifique la afiliación de la empresa.    
 
 
 
Firma  Director de Unidad Gestora   
Nombre completo  Puno Ardila Amaya  
Correo Electrónico  publicaciones@uis.edu.co  
Extensión Telefónica  2294  
Unidad Académico Administrativa Gestora  División de Publicaciones  
 
Proyectó  Nombre Completo  Jessica Andrea Jaimes Herrera  
Cargo  Profesional  Extensión Telefónica  2294  
 
 
 CONDICIONES COMERCIALES  
Diligenciar estos ítems según la necesidad de la Unidad  
TIEMPO DE GARANTÍA MÍNIMA  DEL BIEN  A PARTIR DE LA ENTREGA  
VIGENCIA DE L A COTIZACIÓN  DÍAS HÁBILES /CALENDARIO  
TIEMPO DE ENTREGA  
DESCUENTOS  QUE SE LE EJECUTARAN AL CONTRATISTA SEGÚN EL CONTRATO:  Ejemplo: El 2% estampilla pro -UIS, retención en la fuente y 
retención de IVA, son analizados y efectuados por la Sección de Tesorerí a de la Universidad.  
DATOS PARA NOTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE COTIZACIÓ N 
Recuerde que la Universidad Industrial de Santander le notificará en caso de ser aceptada su propuesta únicamente al correo electrónico o dirección de 
correspondencia que usted hay a indicado en su cotización.  

 
  PROCESO DE CONTRATACIÓN   Código  FCO.  57 
FORMATO SOLICITUD  DE COTIZACIONES  Versión  02 
 
ANEXO 1.  
 
La División de Publicaciones está interesa da en realizar una orden de prestación de servicios para el arrendamiento de máquinas copiadoras blanco y negro, para 
ubicar en las siguientes Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial de Santander: Vicerrectoría Académica, Vicerrecto ría de Investigación y 
Extensión, Consultorio Jurídico, Decanato de la Facultad de Salud, Sede UIS Guatiguará, División Financiera – Contabilidad y  Sección de Tesorería, y las que 
unidades que lo requieran, de acuerdo con los siguientes términos y plazos:  
 
El contrato conlleva la instalación, soporte técnico y mantenimiento durante la vigencia del contrato. Las máquinas copiadora s deben estar en perfectas condiciones 
y con capacidad de copiado diferente como se indica en la siguiente tabla:  
 
SITIO  MÁQUINAS 
DIGITALES  VELOCIDAD MÍNIMA – páginas 
por minuto (ppm)  MODELO DE 
FABRICACIÓN 
MÍNIMO  
Vicerrectoría Académica , Vicerrectoría de Investigación y Extensión,  y 
Consultorio Jurídico  3 50 ppm  2019  
Decanato de la Facultad de Salud, Sede UIS Guatiguará, División 
Financiera – Contabilidad y  Sección de Tesorería  4 30 ppm  2019  
 
• El contrato consiste en abrir una orden con pagos parciales, el proveedor facturará mensualmente.  
• Su cotización no obliga a la UIS a formalizar o realizar algún tipo de relación contractual, p ues luego de consultados diferentes proveedores, se elegirá la 
que en términos de precios sea la opción más conveniente.  
 
1. PRESUPUESTO  
 
El presente proceso de contratación tiene un presupuesto oficial de tres millones setecientos ochenta y cuatro mil ochoci entos sesenta pesos con cincuenta y seis 
centavos  mcte.  ($ 3’784.860,56). El anterior presupuesto incluye el IVA y gravamen a las operaciones financieras.  
  
El valor unitario de la copia incluido IVA no podrá ser mayor de treinta y siete pesos con sesenta y nueve centavos ($37,69).  
Y el valor unitario de escaneo incluido IVA no podrá ser mayor de veinte pesos con diecinueve centavos ($20,19 ). 
 
Cargo mínimo mensual incluido IVA de sostener 7 equipos en correcto funcionamiento por trescientos cuarenta y cuatr o mil setecientos siete mil setecientos 
nueve centavos ($344.077,79)  
 
Durante la vigencia del contrato que se genere del presente proceso no habrá lugar a revisión de precios o aumento de tarifas , ni a ningún tipo de reajuste  
  
2. OTRAS ESPECIFICACIONES  
 
La resolución mínima de copiado que el proponente deberá garantizar y acreditar debe ser de 600x600 dpi para las máquinas de 30 ppm, y de 1200x1200 dpi para 
las máquinas de 50 ppm.  
 
Todas las máquinas deben tener escáner, conectividad para red de datos, bandej as de almacenamiento de papel tamaño carta y oficio, y alimentador automático de 
documentos.  
 
2.1. Calidad de las tintas  
El proponente deberá ofrecer las máquinas copiadoras digitales con tintas originales y; estas  tintas deberán ser suministradas oportunament e dentro de un 
lapso máximo de una (1) hora. Además de proveer las tintas, el proponente deberá proveer los repuestos y demás consumibles re queridos para la operación 
del equipo a excepción del papel y las grapas que será suministrado por la Universidad.  
2.2. Servicios de Mantenimientos   
 
El proponente deberá acreditar por escrito que realizará los mantenimientos técnicos correctivos por su cuenta en forma exclu siva durante los días laborales 
en horas normales de trabajo y estas solicitudes deben ser atendidas máximo en un plazo de dos (2) horas hábiles. Asimismo, el proponente debe acreditar 
que, si una máquina copiadora presenta más de 4 solicitudes de mantenimiento correctivo durante un mes, debe garantizar que n o se vuelva a presentar o 
esta situación será u no de los casos en que el equipo deba ser cambiado por el proponente, deberá reemplazarlo por otro de iguales características . También 
puede presentarse la necesidad de cambiar la máquina cuando tenga una falla no reparable, por lo que debe reemplazarse má ximo al día hábil siguiente en 
que se presente esta falla.  
 
En cuanto al servicio de mantenimiento preventivo el proponente deberá realizar como mínimo una (1) visita mensual.  Además, el proponente deberá 
suministrar para cada máquina copiadora ofrecida l os adecuados estabilizadores de voltaje para conectar los equipos.   
 
 
 
 
 
 
 
 