 ACTA DE CIERRE Y BALANCE DE MUTUO ACUERDO  
GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO  
GERENCIA DE ABASTECIMIE NTO 
GAB-F-083 Elaborado  
10/11/2022 Versión:  6 
 
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Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicació n puede ser 
hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento 
escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.  
 
Notas preliminares:  
Códigos de Colores:  
-    Resaltado en morado : asunto a precisar  
- Resaltado en amarillo : comentarios, observaciones, alternativas o instrucciones sobre el 
diligenciamiento.  
-     Resaltado en verde : diligenciar  
 
 
En el Tier3 este documento aplica para contratos que tengan controversias contractuales  
  
No DE CONTRATO    
CONTRATISTA  : Escriba el nombre del CONTRATISTA   
OBJETO CONTRATO  : Escriba el objeto del Contrato  
 
El presente documento se suscribe  por ___________ _ ///Líder técnico  (Tier1) o Profesional de 
Seguimiento Contractual del área técnica (Tier2) /// y ____________ ///Profesional de Gestión 
Contractual (Tier 1/Tier2/ Tier3)/// por parte  de ECOPETROL ; y _ ____________   en calidad de 
representante legal/apoderado del CONTRATISTA , con el objeto de practicar el cierre y balance final 
del Contrato , en los siguientes términos y condiciones.  
 
Para los contratos de TIER2 si el Profesional de Seguimiento Contractu al es del área administrativa y 
único interlocutor del contrato será quien suscriba el presente documento.  
 
Con base en lo dispuesto en la Cláusula  _____________ ///Escriba el numero /// del Contrato , se 
procede a efectuar el cierre y balance, dentro del término establecido para tal efecto . 
 
 
1. CUMPLIMIENTO  DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES  
 
 
1.1  GARANTÍAS Y SEGUROS  
 
EL CONTRATISTA  declara con la suscripción de la presente acta que las garantías y seguros se 
encuentran actualizados al cierre del Contrato , así: ///Indicar las garantías y seguros actualizados y 
vigentes al cierre del Contrato  (vigencia, valores, amparos, entre otros). ///  
 
 Aseguradora  Número de 
Póliza  Tipo de 
Amparo  % de 
Amparo   Vigencia  
 Valor 
Amparo  Fecha 
Inicio  Fecha  
Fin 
       
       
 
 
 
 
 
 
 
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1.2  CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE ASPECTOS Y CONDICIONES LABORALES EN LA 
EJECUCION DEL CONTRATO  
 
 
El Funcionario de Seguimiento del Contrato ///Profesional de Seguimiento Contractual  del área 
administrativa (Tier2)  o Profesional de Gestión Contractual  (Tier1 y Tier3) ///, hace constar que verificó  
que el CONTRATISTA  presentó : i) la Certificación de Cumplimiento de Obligaciones Laborales , en 
relación con el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, salario o 
remuneración pactada, liquidación y prestaciones sociales correspo ndiente a l personal con contrato 
laboral sometido a ley colombiana que participó en el desarrollo del Contrato , durante su plazo de 
ejecución , ii) la declaración según el Formato GAB -F-213 - Certificación de Cumplimiento Obligaciones 
Laborales o documento que haga sus veces y iii) paz y salvo de todos los trabajadores asociados a la 
ejecución del Contrato.   
Por lo anterior , de acuerdo con lo pactad o en el Contrato  se valid ó el cumplimiento de  los requisitos 
pactados en materia laboral para el balance y cierre del Contrato . 
 
///se debe incluir el siguiente texto cuando su Contrato  sea de la categoría salud///  
 
 
1.3 CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DURANTE LA EJECUCIÓN DE LAS NORMAS 
VIGENTES DEL SECTOR SALUD  
 
 
Las partes dejan constancia que se llevó a cabo el seguimiento de la ejecución contractual, se 
evaluó el cumplimiento final de las obligaciones asumidas por cada par te, así como los indicadores 
acordados y la nota técnica, en los casos que aplique, y por lo tanto las partes se declaran a paz y 
salvo. ///Se podrán adjuntar documentos soporte en caso de considerarlo necesario///  
 
 
2. BALANCE ECONÓMICO DEL CONTRATO : 
 
 
La información que se detalla a continuación contiene el d esarrollo contra ctual y la información financiera 
del Contrato . Los valores y fechas claves del Contrato  son los siguientes . 
 
 
///Se deberá incluir  como anexo  del presente  documento el reporte de Hojas de entrada del contrato 
generadas por medio de SAP , deberá n garantizar que estén la totalidad de pagos que se realizaron en la 
vigencia del contrato.  (Para diligenciamiento por parte de ECOPETROL) / // 
 
 
 
 
 
 
 
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DESCRIPCIÓN  VALOR ($) 
Contrato   
Fecha de suscripción  ________ ///DD/MM/AAAA /// 
Plazo de ejecución del Contrato  ________ ///Indicar de acuerdo con  lo 
pactado en el Contrato ///  
Fecha de suscripción del Acta de Inicio  (si aplica)  ________ ///DD/MM/AAAA /// 
Valor inicial del Contrato  (sin IVA)  $________  
IVA Contrato  $________  
Valor pactado Gastos Rembolsables del Contrato  
(si aplica)  $________  
  
Otrosí No. 1 (si aplica)   
Fecha de suscripción  ________ ///DD/MM/AAAA /// 
Valor del Otrosí No. 1 (sin IVA)   $________  
IVA Otrosí No. 1  $________  
  
Uso de Opción 1 (si aplica)   
Fecha de suscripción  ________ ///DD/MM/AAAA /// 
Valor del Uso de Opción 1 (sin IVA)  $________  
IVA Uso de Opción 1  $________  
  
Valor total del Contrato  sin IVA  
Corresponde a la sumatoria del valor inicial del 
contrato SIN IVA y el valor de sus Otrosíes SIN IVA   _______ ///Escriba el valor final de Contrato  
en números sin incluir el valor del IVA///  
IVA total del Contrato  $________  
Valor total de los Gastos Reembolsables sin IVA  
Corresponde a la sumatoria del valor inicial de gastos 
reembolsables y sus posibles adiciones  $________  
Valor Total Facturado del Contrato  ________ ///Valor facturado según SAP///  
IVA $________  
Valor total facturado por Gastos Rembolsables  ________ ///Valor facturado según SAP///  
Plazo Final de ejecución  ________ ///DD/MM/AAAA /// 
 
En concordancia con lo anterior, el valor final del Contrato  asciende a la suma de Escriba El Valor Final 
De Contrato  ($Escriba el valor final de contrato en números  sin incluir el valor del IVA.  
 
3. SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA  Y ULTIMO PAGO  
 
Teniendo en cuenta lo establecido en la cláusula  _______ ///Escriba el numeral de la cláusula d e pagos ///, 
el CONTRATISTA  tiene pendiente la presentación de la factura correspondiente al _______ ///Escriba el 
porcentaje % en números  o podrá  indicarse el valor de  las cantidades que se encuentre n pendiente s de 
pago, lo anterior según lo pactado /// del valor del Contrato .  
 
El estado de cuentas del Contrato  se registra en el siguiente cuadro:  
 
 
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CONCEPTO  VALOR ($)  
Valor total del Contrato  sin IVA  
Corresponde a la sumatoria del valor inicial del 
contrato SIN IVA y el valor de sus Otrosíes SIN IVA  $ 
IVA total del Contrato  $ 
Valor Final Ejecutado del Contrato  
Como resultado de las cantidades realmente 
ejecutadas y aprobadas por ECOPETROL  $ 
Valor Final de los Gastos Reembolsables  $ 
Porcentaje Final Ejecutado  % 
Saldo a favor del CONTRATISTA  
Se debe dejar constancia si existen o no saldos a 
favor de l Contratista o de ECOPETROL.  $ 
Subtotal a favor del CONTRATISTA  $0 
DESCUENTOS  $0 
Obligaciones laborales  $0 
Salarios y Liquidaciones  $0 
Aportes a seguridad social (salud y pensiones)  $0 
Retención en la fuente sobre salarios  $0 
Obligaciones Administrativas  $0 
Multas  $0 
TOTAL DESCUENTOS  $0 
VALOR ULTIMO PAGO SIN IVA  $ 
VALOR ULTIMO PAGO GASTOS 
REEMBOLSABLES  SIN IVA  $ 
 
ECOPETROL  realizará  el último pago al CONTRATISTA  una vez las Partes hayan suscrito la presente 
acta y el CONTRATISTA  haya entregado todos los documentos que se indican en la (s) Cláusula (s) 
_______ ///Escriba el numeral de la cláusula ///  y _______ ///Escriba el numeral de la cláusula  que 
refieran a pagos y requisitos para ultimo pago  /// del Contrato  que se relacionan a continuación:   
 
Escriba los requisitos pendientes por parte del Contratista para poder liberar el último pago . 
 
4. RETENCIÓN  
 
EL CONTRATISTA  declara con la suscripción de la presente acta que la  información de retenci ón en 
garantía corresponde a lo indicado en el siguiente cuadro y se e ncuentran actualizados al cierre del 
Contrato , así:  /// Si fue pactado en el Contrato , indicar el valor de la retención, la fiduciaria en la que 
se encuentra, si los valores allí retenidos se imputaron a salarios de trabajadores o pagos a proveedores, 
el saldo final y los requisitos contractuales y el estado de su cumplimiento para la devolución al 
CONTRATISTA /// 
Valor retenido  durante 
la ejecución del 
contrato  Fiduciaria  Valor liberado durante la 
ejecución del contrato  
(en caso de que aplique)  Saldo de retegarantía 
pendiente por liberar  
    
 
 
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5. CONTROVERSIAS CONTRACTUALES  
 
**ESPACIO RESERVADO PARA DILIGENCIAMIENTO POR PARTE ECOPETROL *** 
 
6. DECLARACIONES MUTUAS  
 
El CONTRATISTA  manifiesta estar conforme con la totalidad de las sumas a que se refiere el presente 
documento, y declara que ECOPETROL  no le adeuda ninguna suma adicional a las señaladas en este 
documento con ocasión o por razón de la celebración, ejecución, terminación  o cierre y balance del 
Contrato . 
 
Por lo anterior, ECOPETROL  procederá a autorizar el desembolso del pago final una vez el 
CONTRATISTA haya dado pleno cumplimiento a los requisitos y entrega de documentos exigidos en la 
presente acta (en caso de que apliq ue). 
 
Esta declaración tiene efectos transaccionales, en concordancia con el artículo 2469 y subsiguientes del 
Código Civil Colombiano y demás normas aplicables.  
 
El presente documento no conlleva exoneración alguna de responsabilidad del CONTRATISTA  por 
concepto del cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato .  ECOPETROL  se reserva el 
derecho de reclamar al CONTRATISTA  los daños y perjuicios derivados del incumplimiento de las 
obligaciones a su cargo, que se conozcan con poster ioridad a la celebración de este documento . 
 
En constancia, se suscribe en  _____________ ///Escriba el nombre de la ciudad ///, en dos ejemplares 
originales de idéntico tenor literal, el _____________ ///DD/MM/AAAA ///. 
Por el CONTRATISTA  
///Escriba el nombre del representante legal y el nombre de la 
firma CONTRATISTA///   
 
 
 
 
 
Por ECOPETROL   
///LIDER TÉCNICO (TIER1) O PROFESIONAL DE 
SEGUIMIENTO CONTRACTUAL DEL AREA TECNICA 
(TIER2)///  
 
Por ECOPETROL   
///PROFESIONAL DE SEGUIMIENTO CONTRACTUAL DEL 
AREA ADMINISTRATIVA (TIER2 ) O PROFESIONAL DE 
GESTION CONTRACTUAL (TIER 1 Y TIER3)///  
 
 
Por ECOPETROL   
///FUNCIONARIO AUTORIZADO (solo en los casos en 
que existan reclamaciones económicas) / // 
 
 