ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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KHYMOS S.A.S 
AK 70 108 05 
SANTA FE DE BOGOTA D. C.
Colombia
Attn: COD: 3002525
601-6913111 Fax:
TEL: 601-6913111
NIT: 8320030793
OBJETO CONTRATO
SUMINISTRO DE PARTES, REPUESTOS, EQUIPOS Y CONSUMIBLES DE LAS MARCAS CUYO REPRESENTANTE EXCLUSIVO ES KHYMOS S.A.S
(AGILENT, SKC, ENTRE OTRAS) PARA ECOPETROL S.A. Y SU GRUPO EMPRESARIAL
FLETE /  FREIGHT CODE:     
SITIO DE ENTREGA / DELIVERY:      N/A  N/A
FORMA DE PAGO / PAYMENT TERMS:            Pago a 30 dias Vencimiento oficial para CxP COP
MONEDA / CURRENCY:          USD  Dólar americano
SOLICITANTE / REQUISITIONER: ZZ-
OTROS TEXTOS DE CABECERA
BASADO EN EL CONTRATO ANDE No. 3033120
ODAB No. 9030763
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CONDICIONES COMERCIALES
Esta Orden de Despacho de Bienes se suscribe con sujeción  a lo pactado en el Contrato No  3033120 (en adelante Contrato), establecido bajo el esquema de
anticipación de la demanda y le  serán aplicables todas las condiciones allí pactadas y las  estipuladas en este documento.
EN CADA UNO DE LOS ÍTEMS DE ESTA ORDEN DE DESPACHO SE INDICA EL CÓDIGO MATERIAL, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O DESCRIPCIÓN
DEL MATERIAL  REQUERIDO, CANTIDAD, UNIDAD DE MEDIDA, VALOR UNITARIO,  FECHA MÁXIMA DE ENTREGA  Y LUGAR DE ENTREGA.
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GARANTÍAS
LAS POLIZAS APLICARÁN SI EL VALOR DEL CONTRATO SUPERA LOS 500 S.M.M.L.V.
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FORMA DE PAGO GAB-F-218
ECOPETROL PAGARÁ AL CONTRATISTA  EL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA  EN PESOS COLOMBIANOS A LA TRM DEL DIA DE RADICACION DE LA
FACTURA EN CUENTAS POR PAGAR.
ECOPETROL PAGARA EL VALOR DE LOS BIENES OBJETO DE ESTA ORDEN  DE DESPACHO DERIVADA DEL CONTRATO ANDE 3033120 A LOS
TREINTA (30) DIAS CALENDARIO SIGUIENTES A LA FECHA DE ENTREGA A SATISFACCION DE LOS BIENES Y PRESENTACION DE LA
CORRESPONDIENTE FACTURA
EL CONTRATISTA PRESENTARÁ SU FACTURA (FÍSICA O ELECTRÓNICA) DENTRO DE LOS CINCO (5) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA FECHA EN QUE
ECOPETROL  APROBÓ LA CONFIRMACIÓN GENERADA POR EL CONTRATISTA O EN SU DEFECTO, UNA VEZ ECOPETROL LE NOTIFIQUE LAS HOJAS
DE ENTRADA APROBADAS.
EL PROVEEDOR PODRA FACTURAR PARCIALMENTE LA ORDEN DE COMPRA, SIEMPRE Y CUANDO, LOS ITEMS SE ENCUENTREN PACTADOS EN
LINEAS INDIVIDUALES Y RECIBIDOS  A SATISFACCION POR PARTE DE ECOPETROL.
ECOPETROL PAGARA EL VALOR DE LOS BIENES OBJETO DE ESTA ORDEN  DE COMPRA, DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN LOS PLIEGOS
DE CONDICIONES O TERMINOS DE REFERENCIA DEL PROCESO DE SELECCION QUE DIO LUGAR A MISMA, A LOS TREINTA (30) DIAS CALENDARIO
SIGUIENTES A LA FECHA DE ENTREGA A SATISFACCION DE LOS BIENES Y PRESENTACION DE LA CORRESPONDIENTE FACTURA.
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PARA LA PRESENTACIÓN DE FACTURAS SE DEBEN TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES REGLAS:
1. LA FECHA LÍMITE DE RECIBO DE  FACTURAS PARA PAGOS NACIONALES  ES EL DÍA VEINTIOCHO (28) DE CADA MES. LAS FACTURAS RECIBIDAS
CON POSTERIORIDAD A ESTA FECHA LÍMITE DEBEN TRAER FECHA DE EXPEDICIÓN DEL MES SIGUIENTE; DE LO CONTRARIO SERÁN DEVUELTAS.
2. CADA RENGLÓN FACTURADO DEBE INDICAR EL NÚMERO DEL CORRESPONDIENTE ÍTEM DE LA ORDEN DE COMPRA.
3. EL PROVEEDOR DEBERÁ INDICAR CON UNA NOTA EN EL CUERPO DE LA  FACTURA LA TARIFA Y EL MUNICIPIO CON CARGO AL CUAL
ECOPETROL DEBE PRACTICAR LA RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO, LO CUAL NO OBSTA PARA  QUE ECOPETROL VERIFIQUE TAL
INFORMACIÓN Y PRACTIQUE LA RETENCIÓN A QUE HUBIERE LUGAR.
4. SE DEBE INDICAR DENTRO DE LA  FACTURA LA DIRECCIÓN Y CIUDAD,  ASÍ COMO LA PERSONA CONTACTO A  QUIEN DEBA ENVIARSE LA
FACTURA EN CASO QUE SEA NECESARIA SU DEVOLUCIÓN PARA CORRECCIÓN Y/O MODIFICACIONES.
EL PROVEEDOR DEBERÁ ENTREGAR LA  FACTURA CORRESPONDIENTE, DENTRO DE LOS QUINCE (15) DIAS CALENDARIO SIGUIENTES AL RECIBO
A SATISFACCION DE LOS BIENES OBJETO DE COMPRA POR PARTE DE ECOPETROL (EL INCUMPLIMIENTO DE  ESTA OBLIGACION AFECTARA LA
EVALUACION DE DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR), Y ACOMPAÑADA DE:
1. COPIA DE LA REMISIÓN (ON SITE) CON SELLO DE RECIBIDO POR  ECOPETROL.
2. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CON EL SISTEMA DE PROTECCION SOCIAL (EN RELACIÓN CON TODOS SUS EMPLEADOS
CON CONTRATO LABORAL SOMETIDO A  LA LEY COLOMBIANA) A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA FACTURA, EMITIDA POR EL REVISOR FISCAL,
O EL REPRESENTANTE LEGAL EN CASO DE QUE NO EXISTA OBLIGACIÓN DE TENER REVISOR FISCAL.
EL PROVEEDOR DEBE REMITIR ORIGINAL Y DOS (2) COPIAS DE LA  FACTURA (SI ES FACTURACIÓN FÍSICA) (INDICANDO EL NÚMERO DEL PEDIDO) A
UNA DE LAS SIGUIENTES OFICINAS:
·  BOGOTÁ: EDIFICIO CAXDAC CALLE 35 NO. 7-25 DE LUNES A VIERNES DE 8:00 A.M.  A 1:00 P.M.
·  BARRANCABERMEJA: CAL UBICADA  EN LA CALLE  64 NO. 24 - 30 BARRIO EL PARNASO
·  CARTAGENA: KILOMETRO 7 VIA MAMONAL EDIFICIO CAT-VIT
·  NEIVA: TRANSVERSAL 9 AW NO. 7 - 86 - CENTRO DE ATENCIÓN LOCAL.
·  CÚCUTA: CALLE 19 NO. 1-44 BARRIO BLANCO.
EL ÚLTIMO PAGO EFECTUADO POR ECOPETROL CON OCASIÓN DE LA EJECUCIÓN DE ESTE CONTRATO, SE EFECTUARÁ CUANDO HAYA
CUMPLIMIENTO TOTAL DE LO PACTADO Y CON EL RECIBO DEL MISMO SE ENTENDERÁ QUE LAS PARTES SE DECLARAN A PAZ Y SALVO POR
TODO CONCEPTO, POR LO CUAL GENERARÁ LOS EFECTOS DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO DEL CONTRATO.
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ANEXO TRIBUTARIO - IMPUESTOS - GAB-F-211 v4
TODOS LOS TRIBUTOS QUE SE CAUSEN POR RAZÓN DE LA SUSCRIPCIÓN, DESARROLLO, EJECUCIÓN Y BALANCE FINAL DEL PRESENTE
CONTRATO TALES COMO EL IMPUESTO  DE INDUSTRIA Y COMERCIO (ICA),  EL IMPUESTO DE TIMBRE, ESTAMPILLAS, TASAS Y CONTRIBUCIONES,
ENTRE OTROS, Y LA RETENCIÓN EN LA FUENTE, SON DE CARGO EXCLUSIVO DEL CONTRATISTA, CON EXCEPCIÓN DE LOS QUE ESTRICTAMENTE
CORRESPONDAN A ECOPETROL.
EN MATERIA DE LOS TRIBUTOS QUE SE CAUSEN, ECOPETROL EFECTUARÁ A LAS CUENTAS O FACTURAS DEL CONTRATISTA LAS RETENCIONES
QUE ESTABLEZCA LA LEY. EL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS (IVA)  ESTARÁ A CARGO DE ECOPETROL POR LOS HECHOS GRAVABLES QUE LO
GENEREN Y SE LIQUIDARÁ Y PAGARÁ  SOBRE LA BASE GRAVABLE, LA CUANTÍA Y LAS TARIFAS ESTABLECIDAS POR LA LEY.
ECOPETROL SOLO PAGARÁ EL VALOR DEL CONTRATO, INCLUYENDO LOS TRIBUTOS A LOS QUE SE REFIERE ÉSTA CLÁUSULA.
EN CONSECUENCIA, ECOPETROL NO RECONOCERÁ VALORES ADICIONALES A LOS QUE YA FUERON PACTADOS, QUE SURJAN COMO RESULTADO
DE TRIBUTOS NUEVOS O ADICIONALES CREADOS O MODIFICADOS MEDIANTE NORMAS, REFORMAS TRIBUTARIAS O INTERPRETACIONES
JUDICIALES QUE ENTREN EN VIGENCIA CON POSTERIORIDAD A LA  PRESENTACIÓN DE LA OFERTA O CELEBRACIÓN DEL CONTRATO.
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SITIO DE ENTREGA / DELIVERY:
EL CONTRATISTA SE OBLIGA A ENTREGAR LOS ELEMENTOS REQUERIDOS EN:
ITEM 1 Y 2 CENTRO 1087
DIRECCIÓN: BODEGA CHICHIMENE CLUSTER 48
ESTACION CHICHIMENE
MUNICIPIO DE SAN ISIDRO DE CHICHIMENE, POR LA VIA DE LA VEREDA LA ESMERALDA, INGRESANDO  POR LA BASE MILITAR HACIA EL CLUSTER
48.
PERSONA DE CONTACTO
CONTACTO 1: Wilson Mora
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EMAIL: Supervisormateriales.Chichimene @ecolog.com.co / Recibos.Chichimene@ecolog.com.c o
TELEFONO: 3219410753
HORARIO DE RECIBO DE MATERIALES  DE 07:00 A 11:00 AM Y DE 13:00  A 15:00 PM - DE LUNES A VIERNES.
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NOTA:
FAVOR ANTES DE REALIZAR LA ENTREGA COMUNICARSE CON LAS PERSONAS DE CONTACTO PARA ACORDAR CANTIDAD DE ENTREGA # FECHA
Y SITIO DE ENTREGA Y SEGUIR CON  LOS PROTOCOLOS ESTIPULADOS CON  3 DIAS DE ANTICIPACIÓN
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NO OLVIDAR SE SOLICITA QUE LAS PERSONAS ENCARGADAS DE LA ENTREGA DEL MATERIAL EN LA ZONA  INDUSTRIAL PORTEN LOS ELEMENTOS
BASICOS DE PROTECCION PERSONAL:  (GUANTES, CASCO, BOTAS, PANTALÓN Y CAMISA - TAPABOCAS).
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RECOMENDACIÓN DE ENTREGA:
CON EL OBJETIVO DE REALIZAR UNA  PLANIFICACIÓN DE RECIBO EN LAS  BODEGAS, A PARTIR DE LA FECHA ES NECESARIO QUE SE PREALERTA
CON 3 DÍAS HÁBILES DE ANTELACIÓN A LA ENTREGA DEL MATERIAL CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:
1. NUMERO ORDEN DE DESPACHO
2. INFORMACIÓN DE PESO Y DIMENSIONES DE LA CARGA
3. NÚMERO DE PIEZAS A ENTREGAR
4. NOMBRES COMPLETOS Y NÚMEROS DE CEDULA DEL PERSONAL QUE INGRESARA HACER LA ENTREGA.
5. PLACA DEL VEHÍCULO QUE INGRESARA HACER LA ENTREGA
6. NOMBRE DE LA EMPRESA TRANSPORTADORA
LA INFORMACIÓN DEBE ENVIARSE AL  CONTACTO DE BODEGA SUMINISTRADO EN LA ORDEN DE COMPRA CON COPIA AL GESTOR DE
SEGUIMIENTO ANTES DE LA FECHA PACTADA DE ENTREGA, RECUERDE QUE LA OMISIÓN EN EL ENVIÓ DE LA INFORMACIÓN PUEDE GENERAR LA
DEVOLUCIÓN DEL VEHÍCULO Y/O SOBRECOSTOS DE STAND BY POR FALTA DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS (ESPACIO Y/O EQUIPOS) PARA
REALIZAR EL DESCARGUE DEL MATERIAL., EN ESTOS CASOS LOS SOBRECOSTOS ASOCIADOS DEBERÁN SER ASUMIDOS POR EL PROVEEDOR.
LA NO ENTREGA OPORTUNA GENERARÁ  UNA BAJA CALIFICACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS, LA CUAL SE TENDRÁ
EN CUENTA EN FUTUROS PROCESOS DE SELECCIÓN. EN CASO DE EXISTIR FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO QUE IMPIDAN LA ENTREGA  EN EL
TIEMPO ESTIPULADO EN LA ORDEN DE COMPRA, DEBERÁ PROCEDER A COMUNICARLO OFICIALMENTE ANTES DE LA FECHA DE SU VENCIMIENTO.
SE LES RECUERDA QUE LOS SITIOS DE ENTREGA PACTADOS EN LA ORDEN  DE COMPRA SON DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, POR LO TANTO,
SI LA ENTREGA SE HACE EN UNA BODEGA/SITIO QUE NO CORRESPONDA, SERÁ RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR/CONTRATISTA RECOGER
LA MERCANCÍA, ASUMIR LOS COSTOS  QUE ELLOS IMPLIQUE Y POSTERIORMENTE ENTREGARLA EN EL  LUGAR CORRECTO QUE SE INDIQUE EN LA
ORDEN.
ECOPETROL NO SE RESPONSABILIZARA POR CARGA QUE NO SEA REMITIDA DE ACUERDO CON ESTAS INSTRUCCIONES.
LA DEVOLUCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES EN EL FLETE ESTARA A CARGO DEL PROVEEDOR. TAMBIEN ESTARAN A CARGO
DEL PROVEEDOR LOS COSTOS DE LA CORRECTA REPOSICIÓN.
ECOPETROL, PREVIO ACUERDO CON EL PROVEEDOR, PODRÁ SOLICITAR EL ADELANTO O EL RETARDO DE UNA  ENTREGA ESPECÍFICA, DEL
PROGRAMA DE ENTREGAS O DESPACHOS PARCIALES.
* LOS REQUISITOS HSE (GENERALES  Y ESPECÍFICOS) CORRESPONDERÁN AL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES EN COLOMBIA
APLICABLES EN HSE Y LAS DIRECTRICES Y REGLAMENTACIONES DE ECOPETROL QUE EN LA MATERIA RESULTEN APLICABLES A LOS
REQUERIMIENTOS DE INGRESO A LAS  INSTALACIONES DE ECOPETROL.
** EN CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO DE HSE, SE SOLICITA QUE PERSONAS ENCARGADAS DE LA ENTREGA DEL MATERIAL EN LA ZONA
INDUSTRIAL PORTEN LOS ELEMENTOS  BASICOS DE PROTECCION PERSONAL: (GUANTES, CASCO, BOTAS, PANTALÓN Y CAMISA - TAPABOCAS).
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INSPECCION:
ECOPETROL PODRA INSPECCIONAR, ANTES DE LA ENTREGA, LOS BIENES  OBJETO DE LA ORDEN DE COMPRA. ES ENTENDIDO QUE POR RAZON
DE LA INSPECCION EL PROVEEDOR NO SE EXIME DE LA RESPONSABILIDAD DE ENTREGAR LOS  BIENES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS
DE ECOPETROL Y CON LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS QUE APLIQUEN A ESTA ORDEN DE COMPRA.
NOTA: EN TODOS LOS BIENES ENTREGADOS (TRATANDOSE DE PRODUCTOS PERECEDEROS) DEBE APARECER DE MANERA EXPRESA LA FECHA
DE VENCIMIENTO DE LOS MISMOS.
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NOTAS IMPORTANTES:
SI LA CARGA REQUIERE EMPAQUE EN  PALLETS, TENGA EN CUENTA QUE: LOS PALLETS PRESENTEN LAS DIMENSIONES DE ALTURA, MÁXIMO 1
MT., PESO MÁXIMO 3 TONELADAS, Y  LARGO MÍNIMO 1.20 METROS. LA ALTURA Y EL PESO HACEN REFERENCIA A LA CARGA, Y EL ANCHO Y LARGO
SON LAS MEDIDAS DE LA ESTIBA, ESTO CON EL FIN DE QUE LA CARGA  QUEDE SOPORTADA DE MANERA UNIFORME EN TODOS LOS PUNTOS.  ES
IMPORTANTE TENER EN CUENTA UNA BUENA CALIDAD DE LA ESTIBAS.
# LOS MATERIALES DEBEN IR IDENTIFICADOS CON EL NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA, EL ÍTEM Y CÓDIGO SAP.
# LA MATERIALES DE DIVERSAS ÓRDENES DE COMPRA DEBEN VENIR EN EMPAQUES DIFERENTES CON LA ENTREGA DEL MATERIAL ALLEGAR
LOS RESPECTIVOS CERTIFICADOS DE  CALIDAD REQUERIDOS.
# LA FECHA MAXIMA DE ENTREGA DE  MATERIALES ES LA SEÑALADA EN LA ORDEN DE COMPRA POR TAL RAZÓN EL PROVEEDOR ES
# RESPONSABLE DE LAS AFECTACIONES, ENTRE OTRAS LA EVENTUAL CANCELACIÓN DEL PEDIDO  Y/O LA REDUCCION DE PUNTAJE EN  SU
# EVALUACION DE DESEMPEÑO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE LA FECHA PACTADA.
# TODO RECIPIENTE QUE CONTENGA PRODUCTOS QUÍMICOS DEBE ESTAR IDENTIFICADO Y ROTULADO, EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 55/93, RES
2400/79.
# SUMINISTRAR UNA (1) HOJA DE SEGURIDAD (MSDS) EN FÍSICO AL MOMENTO DE LA ENTREGA DEL PRODUCTO, ESTA DEBE ESTAR EN ESPAÑOL
Y CONTENER LOS 16 ÍTEMS ESTABLECIDOS EN LA NTC 4435 # (TRANSPORTE DE MERCANCÍAS. HOJAS DE SEGURIDAD PARA MATERIALES.
PREPARACIÓN). POR CADA UNIDAD ENTREGADA SE DEBE ENTREGAR UNA   HOJA DE SEGURIDAD (1 MSDS POR  CADA CANECA, TAMBOR, FRASCO,
ETC.)
# EN COMPRA DE LÁMINAS, ACEROS,  ACCESORIOS: EL PROVEEDOR DEBE ENTREGAR CON EL MATERIAL LOS CERTIFICADOS DE COMPOSICIÓN
QUÍMICA Y/O DE FABRICACIÓN.
# EN COMPRA DE QUIMICOS O SUSTACIAS SIMILARES # LEER FORMATOS:
# ECP-VST-P-PRO-MT-004 # MANUAL  PARA EL MANEJO DE SUSTANCIAS PELIGROSAS.
# LA FECHA MAXIMA DE ENTREGA DE  MATERIALES ES LA SEÑALADA EN LA ORDEN DE COMPRA POR TAL RAZÓN EL PROVEEDOR ES
RESPONSABLE DE LAS AFECTACIONES, ENTRE OTRAS LA  EVENTUAL CANCELACIÓN DEL PEDIDO  Y/O LA REDUCCION DE PUNTAJE EN  SU
EVALUACION DE DESEMPEÑO EN CASO  DE INCUMPLIMIENTO DE LA FECHA PACTADA.
SE SUGIERE ADELANTAR REVISIÓN CON LOS ADINES PARA ACTUALIZAR Y/O RECORDAR TODAS LAS RECOMENDACIONES Y ESPECIFICACIONES
A TENER EN CUENTA PARA LA CORRECTA ENTREGA DE MATERIALES EN BODEGA.
SIN PERJUICIO DE LOS DERECHOS, YA SEAN DERIVADOS DE LA LEY U OTROS QUE ECOPETROL PUEDA TENER, EL PROVEEDOR SE
COMPROMETE, A OPCIÓN DE ECOPETROL, A REMPLAZAR O REPONER, A SU COSTO, CUALQUIERA  DE LOS BIENES O A REEMBOLSAR EL VALOR
DE LOS MISMOS, CUANDO NO ESTÉN ACORDES CON LAS CARACTERÍSTICAS  SOLICITADAS O PRESENTEN DEFECTOS. ELLO SE DEBERA HACER
DENTRO DE UN PERIODO DE TREINTA  (30) DIAS CALENDARIO A PARTIR DE LA FECHA EN QUE LE SEA INFORMADO TAL EVENTO.  EL PROVEEDOR
GARANTIZA QUE TODOS LOS BIENES A QUE SE REFIERE ESTA ORDEN DE COMPRA, ESTÁN CONFORMES CON LAS  ESPECIFICACIONES TÉCNICAS,
QUE NO TIENEN VICIOS, QUE TIENE  LOS DERECHOS DE PROPIEDAD Y DE  POSESION SOBRE TALES BIENES, Y  QUE EN RELACION CON LOS
MISMOS NO EXISTEN GRAVAMENES NI  NINGUNA OTRA LIMITACION DEL DOMINIO.
EL PLAZO PARA LA ENTREGA NO ESTARÁ SUJETO A PRÓRROGAS, SALVO QUE SOBREVINIEREN HECHOS CONSTITUTIVOS DE FUERZA MAYOR O
CASO FORTUITO, QUE SE ACORDAREN  ENTREGAS ADICIONALES CUYA REALIZACIÓN IMPLIQUE AMPLIAR DICHO PLAZO, O QUE ECOPETROL LO
AUTORIZARE EXPRESAMENTE Y POR ESCRITO. EN TODO CASO, EL PROVEEDOR TIENE LA OBLIGACIÓN DE DAR PRONTO AVISO POR ESCRITO  A
ECOPETROL SI LA ENTREGA PUEDE DEMORAR, Y DICHO AVISO NO AFECTARÁ EL DERECHO DE ECOPETROL DE APLICAR LOS INSTRUMENTOS
SANCIONATORIOS QUE PREVE LA ORDEN DE COMPRA.
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AUTORIZACIÓN PREVIA, EXPRESA E INFORMADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS RELACIONADOS CON LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE ECOPETROL.    GAB-F-219
EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 15  DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE  1991 (DERECHO DE INTIMIDAD, HABEAS DATA O PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES) Y EL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA, DECLARO MI CONSENTIMIENTO LIBRE, PREVIO Y EXPRESO PARA
QUE ECOPETROL ADMINISTRE, TRATE  Y USE LOS DATOS ASOCIADOS A LA  EVALUACIÓN DE MI DESEMPEÑO COMO PROVEEDOR, DE ACUERDO
CON LOS SIGUIENTES TÉRMINOS, CONDICIONES Y PROPÓSITOS:
1. AUTORIZO A ECOPETROL PARA QUE EVALÚE MI DESEMPEÑO EN LA EJECUCIÓN Y BALANCE FINAL DEL CONTRATO, DE ACUERDO CON EL
PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORS DE ECOPETROL PACTADO  EN EL CONTRATO, EL CUAL DECLARO QUE CONOZCO Y ACEPTO
EN SU INTEGRALIDAD.
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2. AUTORIZO A ECOPETROL PARA QUE REGISTRE EN LA BASE DE DATOS SIPROE Y EN EL SISTEMA SAP, LA INFORMACIÓN FAVORABLE Y
DESFAVORABLE SOBRE EL COMPORTAMIENTO COMO PROVEEDOR DE ECOPETROL, LA CUAL SE VERÁ REFLEJADA EN LAS EVALUACIONES DE
DESEMPEÑO, CON EL PROPÓSITO DE QUE ECOPETROL LA TENGA EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN Y DEFINICIÓN DE SUS LISTAS CORTAS  DE
INVITADOS A CONTRATAR.
3. DECLARO QUE CONOZCO Y ACEPTO  LOS MECANISMOS (PLANES DE MEJORAMIENTO) PREVISTOS EN EL PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE
PROVEEDOR PACTADO EN EL CONTRATO, PARA RECUPERAR Y ALCANZAR UN MEJOR PORCENTAJE DE  DESEMPEÑO EN MI COMPORTAMIENTO
COMO PROVEEDOR DE ECOPETROL.
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DATOS PERSONALES # HABEAS DATA   GAB-F-238
CLÁUSULA PRIMERA.- TRANSFERENCIA1 DE DATOS PERSONALES POR PARTE DEL CONTRATISTA.
EN CASO DE QUE PARA EL DESARROLLO DEL CONTRATO EL CONTRATISTA DEBA TRANSFERIR A ECOPETROL DATOS PERSONALES NO
PÚBLICOS DE SUS TRABAJADORES O CONTRATISTAS (EN LOS TÉRMINOS DE LA LEY 1581 Y EL DECRETO ÚNICO 1074 DE 2015), EL
ADMINISTRADOR DEBERÁ ASEGURAR QUE EL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE  DATOS DEL CONTRATISTA O QUIEN HAGA SUS VECES PRESENTE A
ECOPETROL:
A) UNA CERTIFICACIÓN DE QUE CUENTA CON UNA AUTORIZACIÓN ESCRITA, EXPRESA, PREVIA E INFORMADA OTORGADA POR EL TITULAR DEL
DATO PARA EL TRATAMIENTO DEL MISMO, INCLUYENDO SU TRANSFERENCIA, LA CUAL PODRÁ OBRAR EN EL CONTRATO DE TRABAJO  O EN
CUALQUIER OTRO DOCUMENTO. COPIA  DE LA AUTORIZACIÓN PODRÁ SER SOLICITADA POR ECOPETROL EN CUALQUIER MOMENTO Y EL
CONTRATISTA ESTARÁ OBLIGADO A ENTREGARLA DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES.
B) AL MOMENTO DE LA TRANSFERENCIA DE LOS DATOS A ECOPETROL DEBERÁ ACLARAR CUÁLES  SON LAS FINALIDADES CON LAS CUALES
CAPTURÓ EL DATO Y LA VIGENCIA DEL TRATAMIENTO PARA QUE ECOPETROL PUEDA HACER EL TRATAMIENTO DENTRO DE ESOS PARÁMETROS
Y VERIFICAR SI COINCIDEN CON LOS TRATAMIENTOS PARA EL GRUPO DE INTERÉS RESPECTIVO EN SU PROPIA DECLARACIÓN.
SI EN DESARROLLO DEL CONTRATO SE REQUIERE REALIZAR UN TRATAMIENTO ADICIONAL POR PARTE  DE ECOPETROL, EL CONTRATISTA SE
OBLIGA A PRESTARLE SU COLABORACIÓN PARA OBTENER DE SUS TRABAJADORES Y CONTRATISTAS  LA AUTORIZACIÓN PARA ELLO.
CLÁUSULA SEGUNDA. - TRANSMISIÓN  DE DATOS PERSONALES A ECOPETROL.
CUANDO ECOPETROL, POR CUENTA DEL CONTRATANTE, REALICE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  NO PÚBLICOS Y/O EL MANEJO DE
BASES DE DATOS DE LOS QUE EL CONTRATANTE SEA CONSIDERADO RESPONSABLE, SE OBLIGA ADEMÁS DE LO CONSIGNADO EN LAS NORMAS
DE CARÁCTER GENERAL A:
A) SI REALIZA CAPTURA DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS: OBTENER  AUTORIZACIÓN ESCRITA, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA DEL
TITULAR (PERSONA NATURAL) O DE SUS APODERADOS O TUTORES, Y ENTREGARLA AL CONTRATANTE CUANDO LA SOLICITE O EN TODO CASO
AL SUSCRIBIR EL ACTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO.
B) EMPLEAR LOS DATOS PERSONALES  A QUE TENGA ACCESO EXCLUSIVAMENTE PARA LOS FINES DEL PRESENTE CONTRATO, CONSERVANDO Y
TRATANDO LA INFORMACIÓN DE CONFORMIDAD CON LA DECLARACIÓN DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DEL CONTRATANTE
SALVAGUARDANDO LAS BASES DE DATOS QUE LOS CONTENGAN.
C) COLABORAR CON EL CONTRATANTE  PARA ASEGURAR AL TITULAR QUE EN TODO MOMENTO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONSULTAR,
RECTIFICAR O SUPRIMIR SUS DATOS  PERSONALES.
CLAUSULA TERCERA: TRANSMISIÓN  DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE ECOPETROL COMO RESPONSABLE AL CONTRATISTA ENCARGADO.
CUANDO EL CONTRATISTA, POR CUENTA DE ECOPETROL, REALICE EL  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS Y/O EL MANEJO DE
BASES DE DATOS DE LOS QUE ECOPETROL SEA CONSIDERADO RESPONSABLE, SE OBLIGA ADEMÁS DE LO CONSIGNADO EN LAS NORMAS DE
CARÁCTER GENERAL A:
A) SI REALIZA CAPTURA DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS: OBTENER  AUTORIZACIÓN ESCRITA, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA DEL
TITULAR (PERSONA NATURAL) O DE SUS APODERADOS O TUTORES, Y ENTREGARLA A ECOPETROL CUANDO LA SOLICITE O EN TODO CASO AL
SUSCRIBIR EL ACTA DE TERMINACIÓN DEL  CONTRATO O DENTRO DE LOS 5 DÍAS  HÁBILES SIGUIENTES A LA EXPIRACIÓN DEL TÉRMINO DE
EJECUCIÓN, LO QUE PRIMERO OCURRA.
B) EMPLEAR LOS DATOS PERSONALES  A LOS QUE TENGA ACCESO EXCLUSIVAMENTE PARA LOS FINES DEL PRESENTE CONTRATO,
CONSERVANDO Y TRATANDO LA INFORMACIÓN DE CONFORMIDAD CON LA DECLARACIÓN DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN
ECOPETROL, SALVAGUARDANDO LAS BASES DE DATOS QUE LOS CONTENGAN.
C) COLABORAR CON ECOPETROL PARA  ASEGURAR AL TITULAR QUE EN TODO MOMENTO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONSULTAR,
RECTIFICAR O SUPRIMIR SUS  DATOS PERSONALES.
D) CUMPLIR TODAS LAS INDICACIONES QUE LE IMPARTA ECOPETROL RESPECTO DE LOS DATOS  PERSONALES BAJO SU ENCARGO.
E) RESPONDER DIRECTAMENTE SOBRE  TODOS LOS DATOS PERSONALES QUE  SE TRATEN EN LOS EQUIPOS QUE SEAN DE SU PROPIEDAD O DE
SUS DELEGADOS O REPRESENTANTES.
F) MANEJAR LOS DATOS Y LAS BASES CONFIDENCIALMENTE, MANTENIENDO BAJO RESERVA LOS DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS.
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G) CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES  QUE COMO ENCARGADO DERIVAN DE LA LEY 1581 DE 2012 Y LAS NORMAS QUE LA DESARROLLEN.
H) RESTITUIR A ECOPETROL TODO DATO PERSONAL Y BASE DE DATOS QUE ÉSTA LE HAYA ENTREGADO (EN MEDIOS FÍSICOS Y/O
ELECTRÓNICOS) Y ELIMINARLO COMPLETAMENTE APLICANDO TÉCNICAS DE BORRADO SEGURO Y CERTIFICAR LA EJECUCIÓN DE DICHA
ACTIVIDAD.
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DERECHOS HUMANOS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL       GAB-F-227
EN COHERENCIA CON SU COMPROMISO  CON LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL, ECOPETROL PROMUEVE  ENTRE SUS PROVEEDOR:
- LA IMPLEMENTACIÓN DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES RESPONSABLES, ÉTICAS Y SOSTENIBLES.
- EL RESPETO POR LOS DERECHOS HUMANOS ACORDE CON LA LEY.
- RECHAZA CUALQUIER FORMA DE COMPLICIDAD FRENTE A PRESUNTAS VIOLACIONES DE DERECHOS HUMANOS.
EL PROVEEDOR SE COMPROMETE A:
1. IMPLEMENTAR PRÁCTICAS RESPONSABLES, ACORDE CON EL CONCEPTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL QUE HA ADOPTADO
ECOPETROL, DE ACUERDO CON LA ISO26000: "LA ORGANIZACIÓN SE HACE RESPONSABLE POR LOS IMPACTOS QUE SUS DECISIONES Y
ACTIVIDADES OCASIONAN EN LA SOCIEDAD Y EL MEDIO AMBIENTE, MEDIANTE UN COMPORTAMIENTO ÉTICO Y TRANSPARENTE QUE:
- CONTRIBUYA AL DESARROLLO SOSTENIBLE, INCLUYENDO LA SALUD  Y EL BIENESTAR DE LA SOCIEDAD.
- TOME EN CONSIDERACIÓN LAS EXPECTATIVAS DE SUS GRUPOS DE INTERÉS.
- CUMPLA CON LA LEGISLACIÓN APLICABLE Y SEA COHERENTE CON LA NORMATIVA INTERNACIONAL DE COMPORTAMIENTO.
- ESTÉ INTEGRADA EN TODA LA ORGANIZACIÓN Y SE LLEVE A LA PRÁCTICA EN SUS RELACIONES".
2. REPORTAR AL GESTOR DEL CONTRATO O A QUIEN TENGA SUS FUNCIONES, LOS INCIDENTES O NOVEDADES QUE PUEDAN AFECTAR LA
REPUTACIÓN DE ECOPETROL, DENTRO  DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA OCURRENCIA DE AQUELLOS, A EFECTOS DE DAR UN
MANEJO CONSENSUADO A LOS MISMOS.
3. EN DESARROLLO DE SU AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA DEBE: ATENDER Y MANEJAR LAS RELACIONES QUE CON OCASIÓN DEL CONTRATO
ESTABLEZCA CON SUS TRABAJADORES  Y DEMÁS GRUPOS DE INTERÉS, RESPETAR Y PROMOVER LOS DERECHOS HUMANOS Y RESPONDER POR
EL IMPACTO DE SUS ACTIVIDADES EN LA SOCIEDAD, LA ECONOMÍA Y EL MEDIO AMBIENTE. DE IGUAL FORMA, DEBE CUMPLIR LOS COMPROMISOS
ADQUIRIDOS CON SUS TRABAJADORES  Y DEMÁS GRUPOS DE INTERÉS, Y RESPONDER LAS SOLICITUDES, QUEJAS, RECLAMOS Y DEMÁS
EVENTOS QUE SE LLEGAREN A PRESENTAR CON SUS GRUPOS DE INTERÉS Y QUE PUEDAN AFECTAR LA  EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
4. IDENTIFICAR, PREVENIR Y MITIGAR SITUACIONES QUE AFECTEN  REAL O POTENCIALMENTE EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS HUMANOS, A LA
LUZ DEL RELACIONAMIENTO CON LOS  GRUPOS DE INTERÉS, EN DESARROLLO DE SUS OPERACIONES Y  EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS
OBLIGACIONES CONTRACTUALES.
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CLÁUSULA CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA.   GAB-F-219
EL CONTRATISTA SE OBLIGA A MANTENER EN RESERVA LA INFORMACIÓN CLASIFICADA COMO CONFIDENCIAL A LA QUE TENGA ACCESO CON
OCASIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PRESENTE CONTRATO, INDEPENDIENTEMENTE DE QUE SE RELACIONE DIRECTA O INDIRECTAMENTE CON SU
OBJETO, Y POR LO TANTO SE OBLIGA A:
a) NO REVELAR, DIVULGAR, EXHIBIR, MOSTRAR O COMUNICAR DICHA INFORMACIÓN EN CUALQUIER FORMA O POR CUALQUIER MEDIO, A
CUALQUIER PERSONA DIFERENTE DE SUS REPRESENTANTES O PERSONAL QUE NECESARIAMENTE DEBAN TENER ACCESO A LA MISMA PARA
EFECTOS DEL DESARROLLO DE ESTE CONTRATO. LA DIVULGACIÓN A OTROS DEBERÁ CONTAR CON EL CONSENTIMIENTO PREVIO Y POR
ESCRITO DE ECOPETROL.
b) NO UTILIZAR LA INFORMACIÓN PARA FINES DISTINTOS A LOS RELACIONADOS CON EL DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES
EMANADAS DEL PRESENTE CONTRATO.
c) EL CONTRATISTA SE ABSTENDRÁ DE REVELAR A CUALQUIER TÍTULO LA INFORMACIÓN A PERSONAS DISTINTAS A LAS DEFINIDAS EN EL
LITERAL A), Y EN CASO DE REQUERIRLO ECOPETROL, DICHAS PERSONAS DEBERÁN SUSCRIBIR UN ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y EN TODO
CASO LES REVELARÁ SÓLO LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN DEL OBJETO DE ESTE CONTRATO.
d) EN CONSECUENCIA, EL CONTRATISTA EJERCERÁ SOBRE INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA EL MÁXIMO GRADO DE DILIGENCIA Y
CUIDADO, LLEGANDO A RESPONDER HASTA POR CULPA LEVÍSIMA.
LAS PARTES MANIFIESTAN Y ACEPTAN QUE SE ENTIENDE Y CLASIFICA COMO "INFORMACIÓN CONFIDENCIAL":
a) TODA LA INFORMACIÓN QUE RECIBA EL CONTRATISTA EN DESARROLLO DEL CONTRATO, SOBRE LA CUAL PREVIAMENTE ECOPETROL
HUBIERE ADVERTIDO SU CARÁCTER DE CLASIFICADA O RESERVADA.
b) LA INFORMACIÓN Y/O DOCUMENTOS QUE SE PRODUZCAN COMO RESULTADO DE LA EJECUCIÓN DEL PRESENTE CONTRATO, TODO LO CUAL
SERÁ DE PROPIEDAD DE ECOPETROL.
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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c) TODA LA INFORMACIÓN TÉCNICA,  FINANCIERA, LEGAL, COMERCIAL, ADMINISTRATIVA O ESTRATÉGICA DE  ECOPETROL QUE SE CONSTITUYA
EN SECRETO EMPRESARIAL AL TENOR  DE LO SEÑALADO EN LA LEY, INCLUYENDO PERO SIN LIMITARSE A  LOS PLANES DE PROYECTOS DE
INVERSIÓN Y DESARROLLO, P ROYECCIONES FINANCIERAS, PLANES  DE NEGOCIO Y PLANES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS, RELACIONADA CON
LAS OPERACIONES O NEGOCIOS PRESENTES Y FUTUROS DE ECOPETROL, CALIFICACIÓN SOBRE LA CUAL ECOPETROL DEBERÁ ADVERTIR AL
MOMENTO DE LA ENTREGA.
d) FORMATOS, ESQUEMAS, PROCEDIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES SOBRE PROGRAMAS DE SOFTWARE, MODELOS DE OPERACIÓN, PLANES DE
CALIDAD, DISEÑOS INDUSTRIALES Y  PROCESOS DE NEGOCIO DESARROLLADOS POR ECOPETROL O POR TERCEROS, A LOS CUALES TUVIERE
ACCESO EL CONTRATISTA.
e) ANÁLISIS, COMPILACIONES, ESTUDIOS U OTROS DOCUMENTOS O ARCHIVOS DE PROPIEDAD DE ECOPETROL, QUE SE HUBIEREN GENERADO A
PARTIR DE LA INFORMACIÓN ANTERIORMENTE MENCIONADA O QUE LA REFLEJE.
f) DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS DE ECOPETROL O DE TERCEROS A LOS CUALES TENGA ACCESO EL CONTRATISTA CON OCASIÓN DE LA
EJECUCIÓN DEL PRESENTE CONTRATO.
LA DIVULGACIÓN A TERCEROS DE LA  INFORMACIÓN DEFINIDA EN LOS LITERALES PRECEDENTES, INCLUSO A PERSONAL DEL CONTRATISTA NO
VINCULADO DIRECTAMENTE CON LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, DEBERÁ CONTAR CON AUTORIZACIÓN PREVIA Y EXPRESA DE ECOPETROL.
1. LA OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN NO SE APLICARÁ A AQUELLA INFORMACIÓN QUE:
i. ES DE DOMINIO PÚBLICO.
ii. FUE RECIBIDA, DESPUÉS DE SU  ELABORACIÓN, DE UNA TERCERA PARTE QUE TENÍA EL DERECHO LEGÍTIMO A DIVULGAR TAL INFORMACIÓN.
iii. HA SIDO LEGALMENTE DIVULGADA POR UNA TERCERA PERSONA QUE NO TENÍA OBLIGACIÓN  DE MANTENER LA CONFIDENCIALIDAD, O
iv. FUE INDEPENDIENTEMENTE DESARROLLADA POR UNA TERCERA PERSONA SIN REFERENCIA A INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA DE
ECOPETROL.
v. DEBA ENTREGARSE POR ORDEN DE  AUTORIDAD ADMINISTRATIVA Y/O JUDICIAL EN EJERCICIO DE SU FUNCIÓN LEGÍTIMA. EN ESTE CASO EL
CONTRATISTA SE OBLIGA A INFORMAR A ECOPETROL DE LA ORDEN DE AUTORIDAD DENTRO DE LAS VEINTICUATRO (24) HORAS SIGUIENTES AL
RECIBO DE LA MISMA, CON EL FIN DE QUE ECOPETROL ANALICE LA POSIBILIDAD DE HACER USO DE LOS  MECANISMOS LEGALES PARA
PROTEGER SU INFORMACIÓN. EN TODO CASO, EN EL MOMENTO EN QUE  EL CONTRATISTA DEBA REALIZAR LA ENTREGA A LA AUTORIDAD
COMPETENTE, DEBERÁ INFORMARLE A  ÉSTA DE LA NATURALEZA RESERVADA O CLASIFICADA DE LA MISMA.
2. LAS PARTES RECONOCEN Y ACEPTAN QUE, DERIVADO DE SU CALIDAD DE ENTIDAD PÚBLICA SUJETA A LOS DERECHOS DE PETICIÓN Y DE
ACCESO A LA INFORMACIÓN CONSAGRADOS EN LOS ARTÍCULOS 23  Y 74 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA COLOMBIANA, ECOPETROL DEBE
ENTREGAR INFORMACIÓN A TERCEROS, SALVO QUE ESTÉ PROTEGIDA POR EXCEPCIONES LEGALES; COMO CONSECUENCIA DE LO ANTERIOR,
CUANDO EL CONTRATISTA ENTREGUE,  SUMINISTRE O PONGA A DISPOSICIÓN O EN CONOCIMIENTO DE ECOPETROL INFORMACIÓN DEL
CONTRATISTA POR CUALQUIER MEDIO, DEBERÁ INDICAR EXPRESAMENTE Y POR ESCRITO SU CARÁCTER DE CLASIFICADA O RESERVADA
SUSTENTADO EN LAS NORMAS VIGENTES. LA INFORMACIÓN QUE LE  HUBIESE SIDO ENTREGADA POR EL CONTRATISTA A ECOPETROL CON LA
ADVERTENCIA DE SU CLASIFICACIÓN  O RESERVA, ECOPETROL DE MANERA  UNILATERAL NO LA SUMINISTRARÁ A TERCEROS DISTINTOS A
AUTORIDAD COMPETENTE.
FRENTE A SOLICITUD DE AUTORIDAD  COMPETENTE, ECOPETROL SE OBLIGA A INFORMAR AL CONTRATISTA DE LA ORDEN DE AUTORIDAD
DENTRO DE LAS VEINTICUATRO (24)  HORAS SIGUIENTES AL RECIBO DE LA MISMA, CON EL FIN DE QUE EL CONTRATISTA ANALICE LA
POSIBILIDAD DE HACER USO DE LOS  MECANISMOS LEGALES PARA PROTEGER SU INFORMACIÓN. EN TODO CASO, EN EL MOMENTO EN QUE
ECOPETROL DEBA REALIZAR LA ENTREGA A LA AUTORIDAD COMPETENTE, DEBERÁ INFORMARLE A  ÉSTA DE LA NATURALEZA RESERVADA O
CLASIFICADA DE LA MISMA.
3. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A DIVULGAR ENTRE SU PERSONAL (Y DE SER EL CASO CONTRATISTAS VINCULADOS PARA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO) LA PRESENTE CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Y ASEGURAR SU CUMPLIMIENTO POR PARTE DE ÉSTOS. SIN PERJUICIO DE TODO
LO INDICADO EN ESTA CLÁUSULA, ECOPETROL PODRÁ EXIGIR LA FIRMA  DE UN ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.
4. LAS PARTES RECONOCEN Y ACEPTAN QUE, DERIVADO DE SU CALIDAD DE ENTIDAD PÚBLICA SUJETA A LOS DERECHOS DE PETICIÓN Y DE
ACCESO A LA INFORMACIÓN CONSAGRADOS EN LOS ARTÍCULOS 23  Y 74 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA COLOMBIANA, ECOPETROL DEBE
ENTREGAR INFORMACIÓN A TERCEROS, SALVO QUE ESTÉ PROTEGIDA POR EXCEPCIONES LEGALES; COMO CONSECUENCIA DE LO ANTERIOR,
CUANDO EL CONTRATISTA ENTREGUE,  SUMINISTRE O PONGA A DISPOSICIÓN O EN CONOCIMIENTO DE ECOPETROL INFORMACIÓN DEL
CONTRATISTA POR CUALQUIER MEDIO, DEBERÁ INDICAR EXPRESAMENTE Y POR ESCRITO SU CARÁCTER DE CLASIFICADA O RESERVADA
SUSTENTADO EN LAS NORMAS VIGENTES. LA INFORMACIÓN QUE LE  HUBIESE SIDO ENTREGADA POR EL CONTRATISTA A ECOPETROL CON LA
ADVERTENCIA DE SU CLASIFICACIÓN  O RESERVA, ECOPETROL DE MANERA  UNILATERAL NO LA SUMINISTRARÁ A TERCEROS DISTINTOS A
AUTORIDAD COMPETENTE.
FRENTE A SOLICITUD DE AUTORIDAD  COMPETENTE, ECOPETROL SE OBLIGA A INFORMAR AL CONTRATISTA DE LA ORDEN DE AUTORIDAD
DENTRO DE LAS VEINTICUATRO (24)  HORAS SIGUIENTES AL RECIBO DE LA MISMA, CON EL FIN DE QUE EL CONTRATISTA ANALICE LA
POSIBILIDAD DE HACER USO DE LOS  MECANISMOS LEGALES PARA PROTEGER SU INFORMACIÓN. EN TODO CASO, EN EL MOMENTO EN QUE
ECOPETROL DEBA REALIZAR LA ENTREGA A LA AUTORIDAD COMPETENTE, DEBERÁ INFORMARLE A  ÉSTA DE LA NATURALEZA RESERVADA O
CLASIFICADA DE LA MISMA.
5. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A DIVULGAR ENTRE SU PERSONAL (Y DE SER EL CASO CONTRATISTAS VINCULADOS PARA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO) LA PRESENTE CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Y ASEGURAR SU CUMPLIMIENTO POR PARTE DE ÉSTOS. SIN PERJUICIO DE TODO
LO INDICADO EN ESTA CLÁUSULA, ECOPETROL PODRÁ EXIGIR LA FIRMA  DE UN ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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6. LAS PARTES RECONOCEN QUE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA QUE SE PROPORCIONEN ENTRE SÍ, SEGUIRÁ SIENDO
PROPIEDAD DE LA PARTE QUE LA HAYA PROPORCIONADO, POR LO QUE CUALQUIERA DE LAS PARTES PODRÁ SOLICITAR A LA OTRA LA
DESTRUCCIÓN O DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA PROPORCIONADA DURANTE  LA VIGENCIA DEL PRESENTE
CONTRATO MEDIANTE NOTIFICACIÓN POR ESCRITO A LA OTRA PARTE.
DENTRO DE LOS TREINTA (30) DÍAS  SIGUIENTES AL RECIBO DE DICHA NOTIFICACIÓN, LA PARTE DEBERÁ DEVOLVER TODA LA INFORMACIÓN
CLASIFICADA O RESERVADA ORIGINAL Y DEBERÁ DESTRUIR O HACER QUE SEAN DESTRUIDAS TODAS  LAS COPIAS Y REPRODUCCIONES EN
CUALQUIERA DE SUS FORMAS, YA SEA QUE ESTÉN EN POSESIÓN O DE TERCEROS (SALVO AUTORIDAD COMPETENTE) A LA QUE HAYA SIDO
DEBIDAMENTE REVELADA SIGUIENDO EL PROCEDIMIENTO DEFINIDO ES ESTE CONTRATO.
DURANTE EL PLAZO DEL BALANCE FINAL DEL CONTRATO, EL CONTRATISTA ASUME LA OBLIGACIÓN  DE DEVOLVER A ECOPETROL TODA LA
INFORMACIÓN RESERVADA O CLASIFICADA DE ECOPETROL EN SU PODER EN EL TÉRMINO PREVISTO EN  EL PÁRRAFO ANTERIOR, DE LO CUAL SE
DEJARÁ EXPRESA CONSTANCIA.
LAS DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LA DESTRUCCIÓN Y/O DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN NO  APLICAN PARA LOS SIGUIENTES
EVENTOS:
a) INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA QUE SEA RETENIDA EN EL SISTEMA DE RESPALDO DE COMPUTACIÓN (BACK-UP SYSTEM) DE  LA
PARTE RECEPTORA O DE UNA PERSONA A QUIEN DICHA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA HAYA SIDO DIVULGADA BAJO ESTA
CLÁUSULA, SI LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA ES DESTRUIDA DE ACUERDO CON EL PROCESO ORDINARIO EN CURSO DE
RETENCIÓN DE REGISTROS DE LA PARTE RECEPTORA O DE DICHA PERSONA, Y NO ES USADA DESPUÉS DE LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN.
b) INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA QUE DEBA SER CONSERVADA EN CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES APLICABLES A LA PARTE
RECEPTORA, INCLUYENDO LOS REGLAMENTOS DE LAS BOLSAS DE VALORES O POR ORDEN GUBERNAMENTAL O JUDICIAL, DECRETO,
REGLAMENTO O REGLA GUBERNAMENTAL.
c) LA PARTE RECEPTORA NO ESTARÁ  OBLIGADA A DESTRUIR LA PARTE DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA O  RESERVADA PRESENTADA A
CUALQUIERA DE SUS DIRECTIVOS Y/O DE SUS ÓRGANOS DE DECISIÓN CON EL FIN DE TOMAR UNA DETERMINACIÓN, SIEMPRE QUE DICHA
INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA SEA UTILIZADA ÚNICAMENTE PARA APOYAR LA DECISIÓN Y NO SEA UTILIZADA O CONSULTADA PARA
OTRO PROPÓSITO. SIN EMBARGO DICHA INFORMACIÓN MANTENDRÁ SU CARÁCTER DE INFORMACIÓN CLASIFICADA O RESERVADA.
7. LAS OBLIGACIONES DE CONFIDENCIALIDAD AQUÍ SEÑALADAS  DEBERÁN SER CUMPLIDAS HASTA EL  MOMENTO EN QUE LA INFORMACIÓN YA HA
PERDIDO SU CARÁCTER DE RESERVADA O CLASIFICADA, HECHO DEL CUAL LA PARTE DUEÑA DE LA INFORMACIÓN DEBERÁ INFORMAR A LA
OTRA. EN CASO DE QUE SE LIBERE UNA PORCIÓN DE DICHA INFORMACIÓN, LA OBLIGACIÓN CONTINUARÁ SOBRE LA INFORMACIÓN  CALIFICADA
COMO CLASIFICADA O RESERVADA QUE NO SE HAYA LIBERADO, INDEPENDIENTEMENTE DE LA VIGENCIA DEL CONTRATO.
8. LAS PARTES RECONOCEN Y ACEPTAN QUE EL INCUMPLIMIENTO DE ESTA CLÁUSULA PODRÁ DAR LUGAR A LA TERMINACIÓN INMEDIATA DEL
CONTRATO Y A LA INDEMNIZACIÓN DE PERJUICIOS CORRESPONDIENTES.
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CLÁUSULA - ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES DE ECOPETROL (SIPROE) O
EL QUE HAGA SUS VECES
El CONTRATISTA deberá actualizar de manera continua la información y documentación reportada en el Sistema de Información de Proveedores (SIPROE), o el
sistema que haga sus veces, con  la que se determinó la habilitación del Proveedor para  el sistema (acreditación legal, técnica, financiera, HSE, comercial, ética y
cumplimiento, entre otros).
La falta de cumplimiento total o parcial de la obligación aquí  establecida afectará la habilitación conferida en SIPROE, para los fines del sistema, pasando de una
clasificación habilitante ("Revisado", "Plan de mejora", "Abastecimiento ágil" o "Contingencia") al estado "En proceso" en SIPROE.
El CONTRATISTA deberá asegurar lo siguiente:
# La actualización, renovación,  entrega y registro de la información y documentos, antes  de su vencimiento, acreditativos de los requisitos  que le fueron
solicitados para la categorización, clasificación y  registro en SIPROE.
# Alertar de manera oportuna de  cambios en la información y documentación, reportados por ser exigidos para la habilitación en SIPROE, previendo y mitigando
cualquier riesgo y daño a ECOPETROL relacionado con la misma.
# Comunicar la actualización documental realizada a ECOPETROL a través del canal oficial de comunicación de Relacionamiento con Proveedores  al correo
relacionamiento.proveedores@eco petrol.com.co. En el evento en que no se realice esta comunicación se entenderá como no recibida la documentación
necesaria para preservar el estado REVISADO o sus homologados en la herramienta.
Si durante la vigencia de la Orden de Servicio, el CONTRATISTA no realiza la actualización de los requisitos  solicitados ocasionando la modificación a estado EN
PROCESO en la herramienta, se procederá por parte del Funcionario de Seguimiento a afectar la evaluación de desempeño en el criterio de ASPECTOS
ADMINISTRATIVOS. La afectación en la evaluación de desempeño se mantendrá hasta que el CONTRATISTA asegure la información actualizada en el sistema,
la reporte y registre conforme lo señalado en la presente cláusula.
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CLAUSULAS ADICIONALES
EN CADA UNO DE LOS ÍTEMS DE ESTA ORDEN DE DESPACHO SE INDICA EL CÓDIGO MATERIAL, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O DESCRIPCIÓN
DEL MATERIAL  REQUERIDO, CANTIDAD, UNIDAD DE MEDIDA, VALOR UNITARIO,  FECHA MÁXIMA DE ENTREGA  Y LUGAR DE ENTREGA.
SEÑOR PROVEEDOR, ANTE CUALQUIER  DISCREPANCIA O DIFERENCIA ENTRE SU OFERTA TÉCNICO-COMERCIAL Y LA INFORMACIÓN DE LA
ORDEN DE DESPACHO ENVIADA POR ECOPETROL, DEBERÁ INDICARLO POR  ESCRITO EXCLUSIVA Y OPORTUNAMENTE AL FUNCIONARIO DE
SEGUIMIENTO, EL CUAL ES EL INTERLOCUTOR VÁLIDO Y ESTABLECIDO POR ECOPETROL S.A. COMO CANAL OFICIAL EN ESTA ETAPA.
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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LOS DATOS DE CONTACTO EN ECOPETROL SON:
GESTOR DE SEGUIMIENTO
UNION TEMPORAL ECOLOG
LAURA VILLADA
Seguimiento Órdenes De Compra
CARRERA 7ª Nro. 32-83 Piso 4
TEL: (57) (1) 3715300 Ext. 695
E-MAIL: laura.villada@ecolog.com.co
UNA VEZ REALIZADAS LAS VALIDACIONES, SI LA INFORMACIÓN  REMITIDA NO APLICASE, ESTA ORDEN DE DESPACHO SIGUE SIENDO EL
DOCUMENTO FORMAL ENTRE LAS PARTES, SITUACIÓN QUE SERÁ CONFIRMADA POR EL FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO;  EN CASO CONTRARIO,
ECOPETROL REMITIRÁ UNA VERSIÓN NUEVA DE LA ORDEN DE DESPACHO, DOCUMENTO QUE CONTENDRÁ LAS CONDICIONES COMERCIALES
ADJUDICADAS Y DEBIDAMENTE FIRMADA POR EL FUNCIONARIO AUTORIZADO DEL MÉTODO DE ELECCIÓN DEL CUAL SE DERIVÓ ESTE
DOCUMENTO.
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DOCUMENTOS DE LA ORDEN DE COMPRA
HACEN PARTE INTEGRANTE DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA Y SE TENDRÁN EN CUENTA PARA SU INTERPRETACIÓN, LOS SIGUIENTES
DOCUMENTOS, EN EL ORDEN DE PRECEDENCIA QUE SE INDICA A CONTINUACIÓN:
ANEXO 01 # OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA Y CUMPLIMIENTO - GAB-F-217 V2
FORMATO AUTOREPORTE DE SISTOMAS  DE INFECCION RESPIRATORIA (IRA) v4
PROTOCOLO PARA INGRESO A BODEGAS
PROTOCOLO PARA PROVEEDORES
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NOTAS: A LA PRESENTE AUTORIZACIÓN LE APLICAN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES ESTABLECIDOS EN:
WWW.ECOPETROL.COM.CO / CONTRATISTAS / NORMATIVA /. SI PASADO 1 DÍA HÁBIL DEL RECIBO DEL PRESENTE DOCUMENTO, EL PROVEEDOR
NO PRESENTA OBSERVACIONES A LOS  TÉRMINOS Y CONDICIONES ECOPETROL ENTENDERÁ COMO ACEPTADO EL REQUERIMIENTO.
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REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
PF: PF:
1 2Unidad COD./ CODE: 71500194605
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
VALVE 
EQUIPMENT TYPE: CHROMATOGRAPHER; MODEL:
7890A (G3440A); PART
DESCRIPTION: VALVE; ADDITIONAL FEATURES: TYPE:
10 PORT HEAD
SERIAL: US12411020         3.736,15          7.472,30 10/03/2023
FabricanteAGILENTNo. Parte:15512
Dirección de entrega:  PR CHICHIMENE Via Villavicencio Acacias Guamal Castilla la Nueva Guamal Castilla la Nueva
1087 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00337 00337         7.472,30
.
PF: PF:
2 2Unidad COD./ CODE: 71500199954
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
VALVE 
EQUIPMENT TYPE: CHROMATOGRAPHER; MODEL:
7890A (G3440A); PART
DESCRIPTION: METERING VALVE; MATERIAL:
STAINLESS STEEL;  ADDITIONAL
FEATURES: TYPE: HIGH TEMPERATURE; ARMS OD:
1/16 in
SERIAL: US12411020         1.214,00          2.428,00 21/03/2023
ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
9030763Página 10 / 10  
REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
FabricanteAGILENTNo. Parte:1520
Dirección de entrega:  PR CHICHIMENE Via Villavicencio Acacias Guamal Castilla la Nueva Guamal Castilla la Nueva
1087 G001 Valor  Bruto Total.
"Contrato / Item": 00361 00361         2.428,00
.
Valor de las condiciones que aplican para todas las posiciones
NOTA: LOS VALORES REGISTRADOS PARA CADA RENGLON NO INCLUYEN EL IVA. ESTE DEBE SER LIQUIDADO  POR EL PROVEEDOR EN SUFACTURA. EN CADA CASO DE EXISTIR IVA DIFERENTE POR RENGLON, ESTE DEBE INDICARSE SUMARIZANDO POR SEPARADO PARA CADA GRUPODE RENGLONES.
VALOR TOTAL / TOTAL VALUE          9.900,30
Autorizado por / Authorised by Comprador / Purc. Off Fecha / Date
<<>> Ecopetrol S.A. 31/01/2023