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GJ-F-32 
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Datos del área 
Gestora.  Dependencia solicitante:  GRUPO DE GESTIÓN 
ADMINISTRATIVA    
Subdirección Administrativa y 
Financiera  
Nombre del servidor que 
diligencia la solicitud de 
información a proveedores : JEYCE LILIANA MARIA PARRA  
SIERRA Coordinadora Grupo de 
Gestión Administrativa  
1. Descripción de la Necesidad que la Entidad Pretende Satisfacer  y competencia 
funcional . 
El Ministerio de Minas y Energía, es una entidad perteneciente a la Rama Ejecutiva del 
poder público, alcual le aplican las disposiciones de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 
2007 y el Decreto 1082 de 2015.  
Que el artículo 1 del Decreto 381 de 2012  “Por el cual se modifica la estructura del 
Ministerio de Minas y Energía”, establece como objetivo del Ministerio de Minas y Energía 
“Formular, adoptar, dirigir y coordinar las políticas, planes y programas del Sector Minas 
y Energía”.  
 
Que de acuerdo co n el artículo 17 del Decreto 381 de 2012 , modificado por el artículo 4 
del Decreto 030 de 2022 , es función de la Secretaría General , entre otras las siguientes: 
“(…)1. Asesorar al Ministro en la formulación de políticas, normas y procedimientos para 
la adm inistración de recursos humanos, físicos, económicos, financieros e informáticos 
del Ministerio; 2. Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la 
institución en todos los niveles. 5. Dirigir, coordinar y controlar los procesos de 
contratación del Ministerio en sus etapas precontractuales, contractuales y 
poscontractuales (sic), así como los contratos y convenios que deba suscribir o proponer 
el Ministerio. (…), 11. Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza 
de la dependencia.” (…)”.  
 
Que de acuerdo con el artículo 18  del Decreto referido, la Subdirección Administrativa 
y Financiera  tendrá las siguientes funciones, entre otras: “(…) 1. Asesorar a la Secretaría 
General en la adopción de políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la 
administración de recursos físicos y financieros del Ministerio; 2. Realizar funciones 
relacionadas con los asuntos financieros, de administración fi nanciera, de los servicios 
administrativos  y de contratación administrativa ; (…) 3. Controlar la ejecución del 
presupuesto, expedir los certificados de disponibilidad presupuestal y demás trámites 
que le corresponda para el desarrollo de las funciones del Ministerio. 8. Ejecutar y 
supervisar los procedimientos de adquisición, almacenamiento, custodia, mantenimiento 
y distribución de los bienes necesarios para el buen funcionamiento del Ministerio. (…) 
9. Preparar en coordinación con la Oficina Asesora de Pl aneación el Plan Anual de 
contratación para compra de bienes y servicios del Ministerio y hacer el seguimiento a 
la ejecución de conformidad con la normatividad aplicable.  10. Ejecutar los procesos de 
contratación de bienes y servicios del Ministerio, así  como de los contratos 
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interadministrativos que se celebren. (…) 12. Adelantar las actividades de contratación 
administrativa y mantener informada a la Secretaría General sobre el desarrollo de las 
mencionadas actividades (…)”.  
 
Que mediante Resolución No. 1219 del 17 de diciembre de 2021  “Por la cual se crean, 
modifican y suprimen unos Grupos Internos de Trabajo y se dictan otras disposiciones” , 
en su artículo 16,  Modificar un Grupo y sus funciones. Modifíquese el numeral 1 del 
artículo 11 de la Resoluc ión 40129 de 2015, señala las funciones del Grupo de Gestión 
de Gestión Administrativa entre otras las siguientes:  “(…) 1. Apoyar a la Subdirección y 
a la alta dirección en la formulación de políticas, normas, conceptos y procedimientos 
para la administrac ión de los servicios administrativos y recursos físicos de la entidad. 
3. Liderar las actividades relacionadas con la planeación, organización, ejecución y 
control de los servicios administrativos como el programa general de seguros, parque 
automotor, aseo  y cafetería seguridad y vigilancia, impresos, publicaciones y fotocopiado 
de documentos de carácter oficial..(…)” 4. Actualizar el programa general de seguros 
que ampare los bienes e intereses patrimoniales de la entidad, a través de las diferentes 
pólizas y coberturas.”  
Que es obligación de las Entidades del Estado asegurar sus bienes e intereses 
patrimoniales. A través de la celebración de contratos de seguros las Entidades 
Estatales buscan proteger su patrimonio contra la mayor cantidad de riesgos a los 
cuales se encuentran expuestos.  
Que la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, Art. 34, Num. 
21 señala : “(…) Es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y 
valores que le han sido encomendados” . (…)”.  
Que el Ministerio De Minas y Energía, de acuerdo a lo estipulado en la Ley 42 de 1993 
artículo 107, debe cumplir con la obligación de contratar con las Compañías de Seguros 
legalmente establecidas en Colombia el Seguro de Daños Corpora les Causados a las 
Personas en Accidentes de Tránsito “SOAT”.  
Que el Seguro de Accidentes de Tránsito, comúnmente conocido como SOAT, fue 
creado mediante la Ley 33 de 1986 y reglamentado por el Decreto 2544 de 1987 y entró 
en vigencia a partir del 1 de abr il de 1988 es un seguro para todos los vehículos 
automotores que transitan por el territorio colombiano. Ampara los daños corporales 
causados a las personas como resultado de un accidente de tránsito, ya sean peatones, 
pasajeros o conductores. Es un seguro  que participa del Sistema General de la 
Seguridad Social en Salud del país. Por lo anterior, tanto las tarifas como las coberturas 
están reguladas por el Gobierno Nacional.  
Que, en virtud de las funciones anteriormente expuestas, le corresponde al Grupo d e 
Gestión Administrativ a adelantar los trámites necesarios para que el Ministerio cuente 
con las pólizas necesarias que cubran los daños corporales causados a las personas 
como resultado de un accidente de tránsito, como lo es el seguro obligatorio de 
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accidentes SOAT, para los vehículos que conforman el parque automotor del Ministerio 
de Minas y Energía.  
Que los vehículos para su normal movilización de acuerdo a lo establecido por el Código 
de Tránsito requieren estar debidamente asegurados y contar con la póliza de seguro 
de daños corporales que ampara a las personas de accidentes de tránsito (SOAT).  
A continuación,  se relaciona el Parque automotor del Ministerio de Minas y Energía, que 
requiere de las pólizas SOAT.  
CANT  PLACA  MARCA  LINEA  MODE
LO 
1 OBH-297 Nissan Tiida  Automóvil  2009 
2 OBG-172 Nissan Versa  Automóvil  2013 
3 OBG-174 Nissan Versa  Automóvil  2013 
4 OBG-721 Toyota Prado  Campero  2007 
5 OBH-520 Toyota 
Runner  Camioneta  2007 
6 OBH-781 Toyota 
Fortuner  Campero  2009 
7 OCJ-900 Hyundai 
Tucson  Camioneta  2012 
8 OCN-083 Toyota Prado  Campero  2000 
9  ORK92C  Yamaha  Moto 2012 
10  JTL29C  Yamaha  Moto 2011 
11  JTL30C  Yamaha  Moto 2011 
12 MHW226  Toyota 
Fortuner  Camioneta  2012 
13 MHW227  Toyota 
Fortuner  Camioneta  2012 
14 JQV047  Hyundai 
Graviti  Automóvil  2022 
15 JQV048  Hyundai 
Graviti  Automóvil  2022 
16 OBG065  Nissan Sentra  Automóvil  2013 
17 OBG067  Nissan Sentra  Automóvil  2013 
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18 OBG068  Nissan Sentra  Automóvil  2013 
19 OBG069  Nissan Sentra  Automóvil  2013 
20 OCJ893  Nissan Sentra  Automóvil  2013 
 
 
2.  Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones, autorizaciones, 
permisos y licencias requeridos para su ejecución.  
2.1. Descripción 
del Objeto a 
contratar:  Contratar una compañía aseguradora que suscriba los seguros 
obligatorios de accidentes - SOAT para los vehículos que conforman 
el parque automotor del Ministerio de Minas y Energía.  
Alcance del 
objeto:  El alcance del objeto comprende todas aquellas actividades 
necesarias para la suscripción de los s eguros obligato rios de 
accidentes SOAT para los vehículos y motocicletas,  durante la 
vigencia del contrato.  
2.2 Clasificador de 
Bienes y 
Servicios:  CÓDIGO  
UNSPSC  SEGMENTO  FAMILIA  CLASE  PRODUCTO  
8413150 3 84 13 15 03 
Servicios 
financieros y 
de seguros  Servicios de 
seguros y de 
pensiones  Servicios d 
seguros para 
estructuras 
y 
propiedades 
y posesiones  Seguros de 
automóviles o 
camiones  
 
 
2.3.1 Plazo de 
ejecución del 
contrato:  El plazo de ejecución del contrato ser á  por el término de nueve ( 9) 
meses y 15 días sin que supere el 31 de diciembre de 2023 , contados 
a partir de la suscripción del Acta de Inicio y previos cumplimiento 
de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.   
2.2.1  Lugar de 
ejecución de l 
contrato:  El lugar  de ejecución del contrato es la ciudad de Bogotá.  
2.2.2  Document
os técnicos 
requeridos. 
(Permisos, 
autorizaciones, 
licencias cuando 
se requieran):   
N/A 
 
 
3. Condiciones y Características Técnicas requeridas para el proceso de contratación  
El Ministerio de Minas y Energía requiere que el servicio objeto del presente proceso de 
selección se realice en cumplimiento de las especificaciones descritas en el ANEXO DE 
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CONDICIONES TÉCNICAS BASICAS OBLIGATORIAS, las cuales el proponente deberá 
tener en cuenta al momento de estructurar y presentar la propuesta técnica y 
económica.  
 
Por lo anterior, el oferente deberá presentar el ANEXO DE CONDICIONES TÉCNICAS 
BASICAS OBLIGATORIAS de las pólizas a contratar, debidamente diligenciado y firmado 
por el rep resentante legal, el cual contiene la propuesta técnica y detalla las 
especificaciones y requisitos mínimos requeridos o las condiciones técnicas esenciales 
para el cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales.  
 
El ANEXO DE CONDICIONES TÉCNICAS BAS ICAS OBLIGATORIAS será verifica do por el 
MINISTERIO, aplicando el criterio de cumple  o no cumple . 
4. Equipo de trabajo y perfil que se requiere para el proceso de contratación (si 
aplica)   
N/A 
5. Información adicional para la generación de la solicitud de información a 
proveedores en SECOP II  
5.1 Bienes y servicios (TODA la Lista de artículos a cotizar)  
No. 
Artículo  Código UNSPSC  Descripción  Cantidad  Unidad de 
medida  
1 84131503  Seguros de 
automóviles 
y camiones  20 UNIDAD  
 
La lista de vehículos a cotizar, se encuentra en el Anexo” Información vehículos SOAT”,  
el cual se adjunta al presente documento.  
6. Obligaciones Generales  
El contratista deberá tener en cuenta que en el desarrollo de la ejecución del respectivo 
contrato se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones:  
 
 
 
 
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Obligaciones generales:  
 
Obligaciones generales:  
1. Ejecutar el objeto y demás obligaciones del contrato de conformidad con la 
oferta presentada, la invitación pública y los demás documentos y anexos, que 
hacen parte integral de la Comunicación de Aceptación de Oferta, bajo la 
coordinación técnica del Grupo de Gestión Administrativa del Ministerio de 
Minas y Energía.  
2. Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones, lineamientos y 
recomendaciones impartidas por el Supervisor del contrato, para tal efecto debe 
corregir de forma inmediata cualquier falla o error  que  se  cometa  en  la  
ejecución del  objeto contractual.  
3. Allegar la certificación del cumplimiento del pago de los aportes al Sistema 
General de Seguridad Social y contribuciones parafiscales de sus empleados, de 
acuerdo con la ley.  
4. Asumir todos los costos directos e indirectos en que se incurra para la ejecución 
del co ntrato.  
5. Informar oportunamente al supervisor del contrato, sobre los inconvenientes que 
se presenten en desarrollo del objeto y adoptar las medidas necesarias para 
mitigar los riesgos de incumplimiento total, parcial, tardío o defectuoso.  
6. Cumplir con todas  las normas que se deriven de la naturaleza del objeto 
contractual o de las actividades relacionadas con las obligaciones contractuales, 
las cuales deberán ser de conocimiento y manejo experto por parte de los 
profesionales inmersos en la ejecución del con trato. 
7. Las demás que se requieran para lograr el cumplimiento del objeto de este 
contrato de acuerdo con su naturaleza   
 
 
 
 
 
 
7.Obligaciones específicas  
 
Obligaciones específicas:  
 
1. Cumplir y ejecutar a cabalidad con el objeto y demás obligaciones del Contrato, 
de conformidad con la oferta presentada, Anexos y los demás documentos que 
hagan parte del Contrato.  
2. Entregar las pólizas con las especificaciones dadas en el Anexo  de Condici ones 
Técnicas Básicas Obligatorias . 
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3. Guardar total reserva de la información que por razones del servicio y desarrollo 
de la actividad obtenga, ésta es de propiedad del Ministerio, y sólo salvo expreso 
requerimiento de autoridad competente podrá ser divulga da. 
4. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía al Supervisor del 
contrato.  
5. Las inherentes al objeto y a la naturaleza del contrato y  aquellas  indicadas por 
el supervisor para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.  
 
¿Permitir visitas al 
lugar de ejecución?, en 
caso de que se 
permitan, agregue la 
información que 
considere para realizar 
las visitas  N/A 
Fecha y hora límite 
para responder la 
solicitud de 
información  Hasta las 17:00 horas después de 5 días hábiles contados a 
partir de la publicación en SECOP II de la solicitud de 
información de proveedores  
 
 
                                             
 
                                                          
Firma Responsable:  _________________________  
Nombre:  JEYCE LILIANA MARIA PARR A SIERRA  
Cargo:  Coordinadora Grupo de Gestión Administrativa  
 
 
Proyectó: Liliana del Pilar Becerra Candia   
 
Revisó y aprobó: Jeyce Liliana Maria Parra Sierra  
 
