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Fecha: 18/10/2016
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Armenia, enero de 2023
El Municipio de Armenia en cumplim¡ento del numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y los
artículos 2.2.1.1.1.6.1 y 2.2.1.1 .2.1 .1 del Decreto 1082 de 2015 procede a elaborar los estudios
previos para la celebración de un contrato de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la
gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas
personas naturales o jurídicas.
I, DESCRIPCIóN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA
CONTRATACIÓN.
La Administración Municipal de Armenia, está al servicio de los intereses generales de los habitantes
del municipio y se desarrolla con fundamento en los pr¡nc¡pios de igualdad, imparcialidad, buena fe,
eficacia, eficiencia, economía, celeridad, responsabilidad, transparenc¡a, publicidad, contradicción, lo
anter¡or, sin perjuicio de la aplicación de los demás principios generales y especiales que rigen la
actividad de Ia Administración Pública y lo servidores públicos.
La Alcaldía municipal de Armenia, Quindío, ha determ¡nado con claridad los lineamientos dirigidos a
la operatividad de los diferentes procesos, en los cuales se hace impresc¡ndible contar con
herramientas y elementos óptimos, para el desarrollo de las tareas que se llevan a cabo diariamente,
dentro de un enfoque de excelencia en la ejecución de los fines del Estado, y específicamente
optimizando el uso de los recursos financieros, humanos, técnicos, definiendo una organización
admin¡strat¡va racional, que le permita cumplir de manera adecuada las funciones y servicios a su
cargo, a fin de cumplir los objetivos de la administración.
En ese entendido, el Departamento Adminlstrativo de B¡enes y Suministros debe llevar a cabo todas
las actividades pert¡nentes y necesarias para contar con instalaciones en buen estado y óptimas
condiciones para la atención de la ciudadanía y se cumpla con los propósitos mis¡onales, pero
también con los cometidos legales. Por ello, se ha vislumbrado como algo indispensable la
formulación de un proyecto en el PIan de Desarrollo Municipal denom¡nado. Armenia es Pa Todos
2020-2023, LINEA ESTRATEGICA: INSTITUCIONAL Y GOBIERNO: "Servir y hacer las cosas bien"
PROGRAMA PRESUPUESTAL: Desarrollo y modern¡zac¡ón institucional. PROYECTO: "Adecuacióny mejoramiento de /os bienes del Municipio del Armenia". el cual cuenta con la siguiente
actividad y/o acción: 1. Realizar mantenimientos preventivos y/o correctivos a la infraestructura de la
Admin¡strac¡ón central y/o sus sedes. 2. Realizar acc¡ones de mejoramiento y/o modernización de la
infraestructura central y sus sedes. Proyecto que se encuentra debidamente ¡nscrito en el banco de
programas y proyectos del Ente Territorlal. Es decir, hace parte de la carta de navegación del periodo
constitucional 2020-2023.
Es así que en este Departamento se gestan diversas activ¡dades de carácter operativo, logístico y de
manten¡m¡ento, en cumpl¡m¡ento a las funciones determ¡nadas en los procesos de la Administrac¡ón
de recursos físicos y materiales y Servic¡os Generales, tales como el manejo y suministro de
recursos fisicos, el cuidado, protección, conservac¡ón y/o mantenimiento de bienes muebles e
inmuebles, así como la coordinación de servicios generales a cargo de la Administración Central,
que necesariamente se deben cumplir manera transversal a toda la administración bajo términos de
eficiencia y celeridad.
De tal modo que, el deterioro por el uso normal, es el que se presenta por la act¡v¡dad cotidiana de
uso, seguidamente el deterioro por falta de mantenim¡ento recurrente, prevent¡vo y predictivo, es elESTUDIOS PREVIOS
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USO GENERAL
Así mismo es conveniente destacar que los bienes inmuebles a cargo de la Alcaldía de Armenia,
¡ndepend¡entemente de sus característ¡cas físicas, sufren camb¡os debido al paso del tiempo, al uso,
o por el simple ciclo de la naturaleza, esto hace que los inmuebles y muebles por adhesión,
requieran de una serie de mantenimientos, para la conservación, con el fin de evitar el deterioro, que
este se entiende como el desgaste ocasionado sobre los elementos, producido por el uso normal,
falta de mantenim¡ento o de conservación, por su desgaste natural, acc¡dentes, uso ¡nadecuado o
factores ambientales, por consiguiente, es menester ahondar en los diferentes tipos de deterroro
para conocer de primera mano la gran labor que lidera el Departamento Administrativo de Bienes y
Suministros en la conservación de los inmuebles.
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que se presenta por la falta de acciones para el sostenimiento adecuado en un nivel aceptable de los
bienes, la omisión de estos proced¡mientos regularmente origina en mantenim¡entos correctivos de
mayor costo y dimensión, paralelamente, el deter¡oro por accidentes es causado por terceros donde
en un evento fuera de control generan daños a los bienes, finalmente el deter¡oro por uso inadecuado
de los bienes, es cuando se presentan situaciones de mal uso por parte de los usuarios causadas por
desconocimiento del funcionamiento, acciones malintencionadas o vandalismo.
Por últ¡mo, y una vez precisada y sustentada la necesidad de la presente contratación, se deja
constanc¡a expresa de la consulta del sector al que pertenece el contrato en mención, según se
exige por disposic¡ones legales.
Centro Adm¡n¡strativo Mun¡c¡pal CAM, piso 3 Tel - (6) 741 71 00 Ext. 305, 306, 307Por esta ruzón el Departamento Adm¡nistrat¡vo de Bienes y Sumin¡stros, por medio del área de
Servicios Generales, ejecuta, Ias funciones de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes
inmuebles y los que están incorporados por adhesión, para lo cual se debe llevar a cabo ciertas
act¡vidades como reparaciones y/o adecuaciones de estos bienes, donde la administración presta
sus servicios, las actividades de mantenimiento especificadas, requieren de una ded¡cac¡ón de
manera periódicay organizada, obedeciendo al tamaño y la numerosidad de los mismos, esta es una
labor que no se puede dejar de realizar, dado que Ia idea de los mantenimientos prevent¡vos, es
evitar el uso de los mantenimientos correctivos, dado que estos requieren de muchísimo más tiempo,
así como de una inversión mayor en la parte económica, por ende, el Departamento Administrativo
de B¡enes y Suministros, en pro de ejecutar de manera eficiente los d¡neros públicos y evitando
gastos mayores en la conservación de los bienes, encamina sus esfuerzos en recurso humano, que
coadyuva al mantenimiento de los mismos.
Se concluye entonces que, para el caso que susc¡ta este estudio previo, el Director de Bienes y
Suministros tiene la necesidad de contar con personal de apoyo a la gestión para ejecutar
actividades de conservación y/o mantenimiento de los bienes inmuebles de la administración central,
el deber de realizar adecuaciones, reparaciones o pequeños mantenim¡entos a los bienes que no
requieren una alta complejidad, por lo que se visuallza la necesidad de contar con recurso humano
con educación en bachiller académico o que cuente con experienc¡a en activ¡dades de
mantenimiento, conservación, reparaciones o adecuaciones de bienes inmuebles, para fortalecer la
atención a las diferentes necesidades tanto preventivas como correctivas y de esta forma garantizar
y propender por el buen funcionamiento y mejoramiento cont¡nuo de los servicios que se prestan en
cumplimiento de la gestión administrat¡va de este Departamento Administrativo.
Ahora b¡en, para dar un cumplim¡ento a la gest¡ón que se adelanta en esta área. No se cuentan con
personat de planta para el cumplimiento sat¡sfactor¡o de estos deberes, ya que, debido a la magnitud
de actividades prop¡as del área, se debe garantizar además una adecuada protección de los bienes
muebles e ¡nmuebles propiedad del municipio, esto no solo contribuye a simples actuac¡ones de
recuperación, s¡no que también a la inmediata realización de acciones preventivas, correctivas y de
protección con la finalidad de ev¡tar el deterioro o estado de abandono de los bienes y contribuir a
una buena gestión y preservación de los recursos públicos.
Para el desarrollo de todas estas act¡vidades, el Departamento Admin¡strativo de Bienes y
Suministros, dentro de su estructural de personal no cuenta con talento humano suficiente, puesto
que en la planta de empleos sólo se t¡ene: un (01) Director; un (01) subdirector, encargados de
liderar el Proceso de Gestión Administrativa; (01) profesional especializado, un (01) auxiliar
administrativo de Gestión documental y un aux¡liar administrativo (encargados de apoyar el área de
inmuebles), dos (02) profesionales un¡vers¡tar¡os de libre nombramiento y remoción y un (0'l) auxiliar
administrativo (en cargados de apoyar el Almacén - Recursos FÍsicos y Materiales); un (01) técnico
adm¡nistrativo (servic¡os generales), y dos (2) auxiliares admrnistrat¡vos (apoyo adm¡nistrativo).
siendo este personal de planta insuficiente para el cumplimento de los diversos procesos y
procedimientos asignados. En ese sentido, se proyecta la presente necesidad, bajo la modalidad de
contratación directa, acudiendo a la causal de prestación de serv¡c¡os de apoyo a la gestiÓn que se
adelanta y que demanda la necesidad a satisfacer, por la ausencia y falta de personal de planta para
poder cumplir con lo formulado en el plan de desarrollo municipal. Por ende, al acred¡tarse cada uno
de los requisitos legales esenciales de esta tipología contractual se acude a ella, en virtud de Io
considerado en estas líneas.
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2- DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES.
2.1. Tipo de contrato: Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión
2.2. Objefo del contrato:
PRESTAR SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION REALIZANDO ACCIONES QUE CONLLEVEN
A LA CONSERVACION DE LOS BIENES DEL MUNICIPIO DE ARMENIA, EN CUMPLIMIENTO AL
PLAN DE DESARROLLO IVIUNICIPAL 2020-2023" ARMENIA ES PA TODOS.
2.3. Plazo de ejecución: Noventa (90) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta
de ¡n¡cio.
2.4. Lugar de ejecución: lt/lunicipio de Armenia, Quindío.
2.5. Valor Estimado del Contrato: C¡NCO tU¡LLONES CIEN MIL PESOS MONEDA CORRIENTE
($5:10l¡oo). M/crE.
2.7. Obligaciones del contratista:
2.7.1. Obligaciones Generales.
2.7.1.1. Presentar al Supervisor y/o interventor informes mensuales del cumplimiento de las
activ¡dades objeto del contrato, y realizar la respectiva publicación del mismo en la plataforma del
sEcoPil.
2.7.1.3. Cumplir oportunamente con los aportes al sistema general de seguridad social de
conformidad con lo señalado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, artículo 41 inciso 2 de la ley 80
de 1993 modificado por el artículo 23 de la ley 1 150 de 2007, Ley 1562 de 2012, artlculo 16 del
Decreto 0723 de 2013, Decreto 1273 de 20'18 (pago de aportes mes vencido para trabajadores
independientes) y demás normas concordantes.
2.7.1.4. Obra¡ con lealtad y buena fe durante la ejecución del presente contrato.
2.7.1.5. Administrar, conservar y entregar al término del contrato todos los archivos documentales
producidos en desarrollo del objeto contractual y el Formato Único de lnventario Documental, en
aplicación de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), y responder por el buen estado (salvo
deterioro por su normal uso) de los bienes que le sean entregados para el cumplimiento del objeto
contractual. Entiéndase que el contratrsla al finalizar cada proceso en el que ¡ntervenga, debe
entregar la carpeta organizada y foliada como requisito verificable para adelantar el coro de sus
honorarios.
2.7.2. Obl¡gaciones Específicas:
Act¡vidad '1. Apoyar en las actividades que se requieren para la conservación y/o mañtenim¡ento
prevent¡vo y correctivo de los bienes inmuebles del municipio atendiendo el control y seguim¡ento de
acuerdo al plan de manten¡m¡ento adoptado por el Municipio para los efectos de las reparaciones o
adecuaciones correctivas que se presenten, con el fin de que se permita el ópt¡mo y seguro
func¡onam¡ento de los bienes e ¡nstalac¡ones.
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2.6. Forma de pago: El Mun¡c¡p¡o cancelará mediante tres (9 pagos parciales iguales, cada 30 días
calendario equivalentes a uN MILLÓN sETEctENTos MIL PESOS MONEDA CORRIENTE.
($1.700.000). M/CTE, previa verificación del cumplimiento de obligaciones por parte del contratista,
verif¡cac¡ón del pago de la seguridad social y entrega a satisfacción del informe de actividades
realizadas y el visto bueno por parte del funcionario encargado de ejercer la vigilancia y control.
2.7.1.2. Conocer e implementar los procesos que le sean aplicables del Modelo lntegrado de
Planeación y Gestión - MIPG. V2
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Actividad 2. Apoyat en las actividades logísticas y operativas encomendadas por el superv¡sor para
la adecuada conservac¡ón de los bienes ¡nmuebles del Municipio.
2.8. Obligaciones del contratante:
2.8.1. Efectuar cumplidamente el pago pactado en el contrato, previo cumplimiento del mismo
y la presentación del informe y aprobación del mismo.
2.8.2. Realizar el seguim¡ento al cumplimiento del objeto del contrato, en el que además se
verificará el cumplimiento de las obligaciones del contratista frente al pago de seguridad social
(salud, pensión y riesgos laborales).
2.8.3. Sol¡citar la expedición del registro presupuestal
2.9. De la Supervisión del Contrato.
3.1. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Contratación Directa
3.2. JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURíDICOS:
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La v¡gilanc¡a y control del contrato que se suscriba la ejercerá el Técnico Administrativo líder de
Servicios Generales del Departamento Administrat¡vo de Bienes y Suministros o qu¡en haga sus
veces quien ejercerá la supervisión técnica, administrativa, f¡nanciera, contable y iurídica en la
ejecución del objeto contratado.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO
LOS FUNDAMENTOS JURíDICOS.
El numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 define los contratos de prestac¡ón de serv¡c¡os en
los siguientes términos:
"3o. Contrato de prestación de servicios
Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar
actividades relac¡onadas con la administración o funcionam¡ento de la entidad. Estos contratos sólo
podrán celebrarse con personas naturales cuando d¡chas actividades no puedan realizarse
con personal de planta o requieran conocim¡entos especializados.
En n¡ngún caso estos contratos generan relación laboral n¡ prestaciones sociales y se celebrarán por .-
el término estrictamente indispensable".
Adicional a lo anterior, el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 20'15 define los contratos de
prestación de servicios profesionales y de apoyo a Ia gestión, o para la ejecución de trabajos
artíst¡cos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, en los siguientes
térm¡nos.
,,Artículo 2.2.1.2.1.4.9. Contratos de prestación de senticios profesionales y de apoyo a la
gestión, o para ta ejecución de trabaios ar1ísticos que solo pueden encomendarse a
áeterminadas persorras naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de
contratación d¡recta la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona
natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la
ent¡dad eétatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se
trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas,
de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual
diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal,
así como los relacionados con actividades operat¡vas, logísticas, o asistenciales.
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La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a
determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estud¡os y documentos
previos".
En este caso y por tratarse de un contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gest¡ón, conforme al lrteral h, numeral 4o del articulo 2' de la Ley 1 150 de 2007 , la modalidad de
selección a utilizar es la contratación directa, para lo cual Ia entidad estatal podrá contratar
directamente con la persona natural o juríd¡ca que esté en capacidad de ejecutar el objeto del
contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de
que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente var¡as ofertas, de lo cual el
ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
De igual forma, en el Municip¡o de Armenia, de conformidad con el Artículo 1'1 numeral 3, literal b) de
la Ley 80 de 1993, Artículo 132 del Acuerdo Municipal No. 181 del 05 de diciembre de 2020,
emanado por el honorable Concejo Municipal de Armenia, y en concordancia el Decreto de
delegac¡ón No 059 del 20 de Mayo de 2013, "Por medio del cua¡ se delegan funciones y se
desconcentran actividades para adelantar procesos precontractuales, se delegó en la Subdirección
del Departamento Administrativo Jurídico la competencia para adelantar la actividad contractual para
la celebración de los contratos o convenios, que se adelanten a través de procedimientos de
contratación d¡recta, establecidos en el numeral 4, del Articulo 2, de la Ley 1150, o en los términos
del Artículo 355 de la Constitución Polít¡ca, ArtÍculo 96 de la Ley 489 de 1998 y demás normas
sobre la materia, en particular las que lo modifiquen, adicionen y complementen, cuyas
neces¡dades provengan de esta secretaria de acuerdo con sus competencias.
4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACION.
a) la capacidad e idoneidad del personal que prestará sus servic¡os, así como a la experiencia e
idone¡dad necesaria para desarrollar las labores encomendadas.
b.) Comparaciones de estos servicios con referencia a otros serv¡c¡os contratados de la misma
naturaleza en anteriores vigencias por parte de la administrac¡ón mun¡cipal, teniendo en cuenta
ind¡cadores económicos como el índice de precio al consumidor lPC.
d.) Los posibles costos asociados al contrato como descuentos de ley que se deben efectuar a los
contratos estatales, tales como tributos, retenciones, etc.
4.3. Clasificador de B¡enes y Servic¡os e Las Nac¡ones Unidas: 80111700. (Prestación de
serv¡cios profesionales-prestación de servrcios apoyo a la gestión).
El presente servicio se encuentra registrado en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2023
del Municipio de Armenia según certificado expedido por el Departamento Administrativo de Bienes y
Suministros.
5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE.
Por tratarse de un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, que no requiere la
obtención de varias ofertas, la selecc¡ón se real¡za ten¡endo en cuenta la idoneidad ó la experienc¡a
del proponente para ejecutar el objeto contractual, así:
Persona natural que cuente con título de bachiller
Experiencia mínima de seis (06) meses en actividades relacionadas con el
objeto contractual.
Centro Administrativo Municipal CAM, piso 3 Tel - (6) 741 71 00 Ext. 305, 306, 307Se efectuó un anális¡s estimativo del valor del contrato a celebrar, ten¡endo como variables a
observar:
c.) El valor de los honorarios en otras entidades públicas del Departamento del Quindío.
IDONEIDAD
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EXPERIENCIA
6. EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.
Atendiendo la evaluación de la clase de contrato que busca satisfacer el cumplim¡ento del servicio, la
Administración Municipal considera que durante la ejecución del contrato se pueden presentar los
siguientes r¡esgos: 1. Contratar personas sin capacidad; 2. Condiciones económicas que afectan el
mercado; 3. lncapacidad jurídica; 4. Criterios no objetivos; 5. Orden Público.
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Se deja constanc¡a ¡gualmente que los riesgos aqui identificados no tienen el carácter de afectar el
equilibrio económico del contrato, por ser circunstancias que identifican riesgos personales para el
contratista y no ponen en riesgo a la entidad en el fin que ella busca.
7. LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE
CONTRATACIÓN.
Teniendo como fundamento los riesgos y la forma de mitigarlos, la naturaleza del contrato y la
modal¡dad de selección de contratación que corresponde a la contratación directa, no es requ¡sito la
exigencia de garantía única y en este caso preciso, ten¡endo en cuenta el tipo de servicio y la forma
de pago estipulada, esto es pago parcial en cada mes venc¡do tras la prestación del servicio, no se
considera necesario que el contrat¡sta constituya garantia única, de conformidad con la disposición
del artículo 2.2.1 .2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015.
8. INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN SE ENCUENTRA COBIJADO POR
UN ACUERDO COMERCIAL.
La contracción objeto del presente proceso de selección de contratación directa que se adelanta con
fundamento en estos estudios previos no se encuentra cobijada por acuerdo internacionales y/o
tratados de libre comercio (TLC), ten¡endo en cuenta la naturaleza de la entidad y los umbrales que
rigen los convenios suscritos y ratificados por Colombia de conformidad con el manual indicativo del
DNP,
En virtud de lo señalado en el numeral 8 del artículo 2.2.1 .1 .2.1 .1 del Decreto '1082 de 201 5. una vez
verificado por esta ent¡dad se de.¡a constancia que el presente proceso de contratación NO se
encuentra cobijado por un (os) acuerdo (s) comercial (es).
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Proyecto yelaboro: Carol Yan¡n¡ Alzate - contrat¡sta DABRLEY RERA GAVIRIA
¡rector
Departam mtntstrativo de B¡enes y Suministros
Rev¡só: Ye@ldín Cepeda Avellaneda
Aprobó: José Adey Heterc Gav¡¡ia- Director DAS
Centro Admin¡strativo Municipal CAM, piso 3 Tel - (6) 741 71 00 Ext. 305, 306, 307