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contratados    
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1. OBJETIVO   
 
Establecer  las actividades  que el personal  designado  por el ICBF  debe  realizar  durante  
el proceso de revisión para la aprobación del archivo que será objeto de intervención y  
organización documental con miras a su transferencia, eliminación o permanencia en  
los archivos  de gestión.  
 
 
2. ALCANCE   
 
Este protocolo se encuentra enmarcado dentro del objeto, alcance, productos y servicios  
establecidos en la Ficha de condiciones técnica del contrato con objeto “Prestación de  
servicios especializados en la realización de actividades técnicas de la fase I I de la  
implementación de instrumentos archivísticos, tablas de retención documental (TRD)  y 
tablas  de valoración  documental  (TVD)  en el Instituto  Colombiano  de Bienestar  Familiar  
(ICBF)  a nivel  nacional”.  
 
Contempla  la verificación  de las especificaciones  técnicas establecidas  por el ICBF para  
la intervención y organización documental del archivo conforme a la aplicación de la  
TRD y TVD de la Entidad y posterior objeto de transferencia primaria o secundaria,  
eliminación  y/o permanencia  en los archivos  de gestión.  
 
Como resultado de este proceso de verificación, se determinará  la aprobación de la  
cantidad de los metros lineales entregados por el contratista como producto de la  
intervención archivística que a partir de ahora se denominaran “LOTE” - cumple o no 
cumple – con las  especificaciones  técnicas establecidas.  Y en consecu encia,  si el lote 
es objeto de  aprobación  o rechazo  por parte  del ICBF  y en su defecto  objeto  de 
facturación  mensual.  
 
 
3. CONDICIONES  GENERALES   
 
• El protocolo  establece  el proceso  de revisión  de los productos  recibidos  al contratista  
para determinar  si son aprobados o rechazados, conforme las especificaciones  
técnicas  solicitadas  en la Ficha  de condiciones  técnicas  y sus anexos.  
 
• El Contratista debe hacer la entrega periódica de lotes, respetando las metas de  
producción establecidas para ca da mes y garantizando que cada lote contendrá  
expedientes  completos.  
 
• El Contratista debe prever que cada lote corresponderá a un FUID y comprenderá  
archivos  con igual  disposición,  a saber:  
 
1. Se mantienen  en el  archivo de  gestión  
2. Aplicación  de transferencia  primaria  
3. Aplicación  de transferencia  secundaria  
4. Eliminación  
 
• Los lotes – FUID tendrán un código de identificación único a nivel nacional que  
permita tener la trazabilidad de cada lote durante todo el proceso hasta su disposición  
final.  
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• Las carpetas intervenidas que contengan algunos documentos para eliminar como  
parte del proceso de expurgo, estos deberán mantenerse dentro de la carpeta, pero  
sin legajar. En el FUID se debe hacer la respectiva  anotación en un campo al 
margen del formato FUID , de tal forma que cuando el lote sea aprobado, el 
Contratista  debe extraer y agrupar los documentos de expurgo para su proceso de 
inventario y eliminación.  
 
• El Contratista debe informar al ICBF cuando un lote está listo para ser revisado  
mediante correo electrónico anexando el listado de los FUID a entregar e indicando  
para cada  uno:  
 
1. Oficina  productora  
2. Identificación  o codificación  en el sistema  del contratista.  
3. Cantidad  de metros  lineales.  
 
• El ICBF verifica que el FUID de cada está compl eto y debidamente diligenciado 
para proceder el muestreo. Así mismo, se hará la verificación y consolidación de la  
revisión  realizada  en cada  oficina  productora.  
 
• Los Referentes Regionales con el apoyo de los auxiliares de calidad son las personas  
encargadas de hacer la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas  
de la muestra  seleccionada  en cada  lote.  
 
• El ICBF a través del equipo de supervisión reportará el resultado de la revisión  
realizada  en las  oficinas  productoras,  indicand o los metros  lineales  o lotes  
aprobados  y los metros  lineales  o lotes  rechazados  con su correspondiente  
socialización  del objeto  del rechazo.  
 
• Las especificaciones técnicas solicitadas por el ICBF en el archivo intervenido se  
encuentran descritas en la FCT y sus anexos  Frente a estos documentos  es que el 
ICBF  aprobará  o rechazará  los lotes  intervenidos  por el Contratista.  
 
• El ICBF ha establecido el anexo “Formato de Revisión por caja” , en el cual se 
encuentran  las características  principales  a verificar  para determinar  la aprobación  o 
rechazo  del producto  entregado  por el Contratista.  La información  allí consolidada  
será reportada   de forma consolidada por  el Referente  al equipo de apoyo a la 
supervisión . 
 
• El FUID – lote debe estar completo y bien diligenciado para cada una de las carpetas  
intervenidas,  de acuerdo  con lo siguiente:  
 
Tabla  1: Campos  requeridos  Formato  Único  de Inventario  – FUID  
 
NOMBRE  DESCRIPCION  
ENTIDAD   Nombre  de la Entidad  productora  de la Información.  
ENTIDAD  
PRODUCTORA   En FUID  ICBF  campo  "SEDE"  
Nombre  de la Dirección  General  o Dirección  Regional  
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 UNIDAD  
ADMINISTRATIVA   En FUID  ICBF  campo  "SECCIÓN"  
Código y nombre de la unidad administrativa  de mayor  
jerarquía,  de la cual dependa  la oficina  productora.  
OFICINA  
PRODUCTORA   En FUID  ICBF  campo  "SUBSECCIÓN"  
Código  y nombre  del Grupo  de Trabajo  o Centro  Zonal  
OBJETO   Finalidad  del inventario  documental  
HOJA   Consecutivo  de hoja  que conforma  el FUID  
DE  Total  de hojas  que conforma  el FUID  
REGISTRO DE  
ENTRADA   
Fecha  (año/mes/día)  de diligenciamiento  del FUID  
NÚMERO DE 
ORDEN   Número consecutivo y ascendente al total de registros que  
conforman  el FUID  
CÓDIGO   Código  de serie/subserie  conforme  a TRD o TVD que aplique.  
NOMBRE DE LA  
SERIE Y SUBSERIE  
O ASUNTO    
Nombre de la serie y/o subserie documental tal conforme  
TRD/TVD  
NOMBRE  DEL 
EXPEDIENTE    
Nombre  asignado  al expediente  
 
NÚMERO   Número asignado al expediente (Ej. # documento  
identificación  a Historias de Atención, # Contrato, #  
Convenio.)  
 
CONSECUTIVO  DESDE   
Rango  de números  consecutivos  que conforman la  carpeta  
(Ej. 1-25) HASTA  
FECHAS  
EXTREMAS  INICIAL  dd/mm/aaaa  del primer documento principal que conforma  
la carpeta  
(dd-mm-aaaa)  FINAL  dd/mm/aaaa  del último  documento  principal  que conforma  
la carpeta  
 
 
UNIDAD DE  
CONSERVACIÓN  CAJA  Consecutivo  número de  caja 
CARPETA  Consecutivo  número  de carpeta  
TOMO  Número  asignado  a la unidad  de conservación  contenida  en 
libros  empastados  
OTRO  Número asignado a la unidad de conservación contenida en  
otro  soporte.  
VOLUMEN  DE 
CARPETAS   Cantidad  de carpetas  que conforman  el expediente  (ej. 1 de 
3; 2 de  3 y 3 de 3) 
FOLIOS  DEL  
Cantidad  de folios  que conforman  la carpeta  AL 
SOPORTE   Tipo de  soporte donde esta almacenada la información  
(papel,  CD, disco  duro,  mapa)  
FRECUENCIA DE 
CONSULTA   
No Aplica  este  ítem  para  ICBF  
NOTAS   Aplica  cuando  la carpeta  presenta  alguna  relevancia  o 
característica  que requiera  aclaración.  
 
• El equipo de supervisión hará mensualmente un Acta de aprobación con el detalle  
de los lotes aprobados durante el periodo, indicando para cada uno de ellos si es o  
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 no objeto de aplicación de ANS, la cual se debe adjuntar a la factura y demás  
soportes  que acompañen  la cuenta  de cobro  para el pago  de los servicios  
contratados.  
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5 DETALLE  DE ACTIVIDADES/  DIAGRAMA   
• El equipo  supervisor  llevará  un Cuadro  consolidado  de lotes  – FUID,  con la 
información de cada lote entregado, revisado, aprobado, rechazado y demás detalles  
que permitan  tener  el control  nacional  del estado  de avance  del contrato.  
 
 
 
5.1. REVISION  Y APROBACIÓN  DE LOS  PRODUCTOS  
 
INSTRUCCIÓN  RESPONSABLE  REGISTRO  
Informar  al equipo  supervisor  sobre  los lotes  que se 
encuentran  para revisión  y aprobación.  Director  técnico  
del Contratista  Correo  electrónico  
con detalle  de los  
lotes  
Verificar  que cada  FUID   –   lote se   encuentren  
disponibles  en su totalidad  en el sistema  del 
Contratista  para su revisión.   
Equipo  supervisor   
Diligenciar el  Cuadro consolidado de  lotes  – FUID  a 
nivel nacional.   
Equipo  supervisor  Cuadro  
consolidado  de 
lotes  – FUID  
Remitir  al Referente de  sede central  la información de  
los lotes  – FUID  para revisión  y aprobación.  Equipo  supervisor  Correo  electrónico  
Definir  la muestra  para cada  lote e informar  al 
Referente  Regional  para que inicie el  proceso  de 
revisión.   
Referente sede  
central  Correo  electrónico  
/ Definición  
muestra  por lote - 
FUID  
Solicitar las cajas de  la muestra al Contratista para  
hacer la revisión. Cuando cuente con auxiliares para  
apoyar  la revisión,  debe  hacer  la respectiva  
asignación.   
Referente  
Regional   
Revisar  las cajas  que le fueron  asignadas,  validando  el 
cumplimiento  de las características  indicadas  en el 
Formato de Revisión  por caja.  Referente  
Regional  / Auxiliar  
de calidad  Formato de  
Revisión  por caja 
Entregar  el formato  al Referente  Regional  donde  se 
indica  si hubo  aprobación  o rechazo  de la caja 
revisada.  Referente  
Regional  / Auxiliar  
de calidad  Correo  electrónico  
/ Formato de  
Revisión  por lote 
Consolidar el resultado de las cajas revisadas por lote  
en el Formato de aprobación por  lote junto con los  
Formatos de Revisión por caja y enviarlo al Referente  
de sede  central .  
Referente  
Regional  Correo  electrónico  
/ Formato de  
aprobación por  
lote / Formato  de 
Revisión  por caja 
Revisar  los formatos  recibidos  de cada  lote. De 
requerir correcciones se deben devolver al Referente  
Regional  y, en caso  contrario,  enviar  al equipo  
supervisor  para el consolidado  nacional.   
Referente sede  
central  Correo  electrónico  
/ Formato de  
aprobación por  
lote / Formato  de 
Revisión  por caja 
Revisar  la información  recibida  de cada  lote. De 
requerir correcciones se deben devolver al Referente  
sede  central  y, en caso  contrario,  hacer  la actualización  
del consolidado  nacional.   
Equipo  supervisor  Formato de  
aprobación por  
lote (consolidado  
nacional)  
Reportar  al Contratista la  aprobación  o rechazo  de 
cada  lote recibido  para revisión.   
Equipo  supervisor  Correo  electrónico  
/ Registro  en el 
sistema  
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6 ANEXOS   
INSTRUCCIÓN  RESPONSABLE  REGISTRO  
Elabore  el Acta de aprobación  de los productos  que 
cumplieron  con las especificaciones  técnicas  
solicitadas  y adjunte  los respectivos  soportes.   
Equipo  supervisor  Acta de 
aprobación y  
anexos  
 
 
 
 
• FUID  (Ver anexo No.  14 de la  Ficha  técnica)  
• Formato  de Revisión  por caja 
• Formato  de aprobación  por lote.  