INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE CÓDIGO: GDG-P05-F-02
GESTIÓN DEL GASTO VERSIÓN: 1
VIGENCIA: 09-01-2020
ESTUDIO PREVIO PARA CONVOCATORIA PÚBLICA E 
INVITACIÓN A COTIZARPágina 1 de 7
Consecutivo sistema de información SAP Número(s) de Ítem(s) Plan Anual de Adquisiciones
2023000800 2023000729
Nombre de funcionario responsable del área 
ejecutoraJuan Sebastian Ruiz Angarita
Cargo funcionario solicitante Coordinador Grupo Gestión Mantenimiento
1. MODALIDAD DE SELECCIÓN
 Invitación a cotizar
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Y JUSTIFICACIÓN
2.1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:
El Instituto Nacional de Cancerología requiere contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo en 
el mobiliario institucional (sillas, poltronas, sofás, tándem, escritorios, lockers, estanterías, gabinetes, mesas, 
archivadores, mesas de noche, gabinetes, sillas de ruedas) con el fin de alargar su vida útil y garantizar 
condiciones de seguridad, comodidad y bienestar para sus empleados en la realización de su funciones y de 
pacientes  y familiares en el uso y permanencia en sus instalaciones.
2.2. JUSTIFICACIÓN:
Instituto como entidad prestadora de servicio en salud tiene la obligación de garantizar la operatividad y buen 
funcionamiento de sus servicios, dando cumplimiento con la normatividad vigente para entidades prestadoras 
de servicio en salud.  Por lo que es necesario y oportuno contratar bajo la modalidad de invitación a cotizar, 
“realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del mobiliario del instituto (sillas, sofás, tándem, sillas de 
ruedas, puestos de trabajo y afines)”.
Es importante tener en cuenta que el objetivo principal del mantenimiento es mantener la vida útil del mobiliario 
y, de esa manera, prolongar y cuidar la inversión realizada por la institución.  Las reparaciones y el 
mantenimiento preventivo y/o correctivo al mobiliario, debe realizarse por personal operativo externo 
especializado que, de atención a las solicitudes presentadas por las diversas áreas del instituto, por este motivo 
la necesidad de realizar este proceso de contratación.
El Instituto tiene definido que todos los elementos ofertados deberán tener calidad, siempre garantizando el 
mantenimiento oportuno y la continuidad de los procesos institucionales. El presupuesto estimado del contrato 
se calcula por un valor total de $ 86.640.000; de los cuales $50.540.000 son destinados para el periodo 2023. 
(7) meses y un valor de $ 36.100.000 para el año 2024. Cinco (5) meses. Por lo anterior se requiere contratar el 
servicio de MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MOBILIARIO DEL INC
3. OBJETO
REALIZAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL MOBILIARIO DE OFICINAS, SALAS 
DE ESPERA (SILLAS, SOFÁS, TÁNDEM, PUESTOS DE TRABAJO Y AFINES DEL INSTITUTO).
4. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
SEGMENTO FAMILIA CLASE CODIGO
Servicios de Edificación, 
Construcción de 
Instalaciones y 
MantenimientoServicios de 
mantenimiento y 
reparaciones de 
construcciones e 
instalacionesServicios de 
mantenimiento y 
reparación de 
instalaciones72102900
Servicios de Edificación, Servicios de Servicios de 72103300
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Construcción de 
Instalaciones y 
Mantenimientomantenimiento y 
reparaciones de 
construcciones e 
instalacionesmantenimiento y 
reparación de 
infraestructura
Muebles, Mobiliario y 
DecoraciónMuebles de alojamiento Muebles 56101500
Muebles, Mobiliario y 
DecoraciónMuebles de alojamiento Muebles de oficina 56101700
5. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA PARA LA CORRECTA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
5.1. OBLIGACIONES GENERALES: 
1. Cumplir con los ofrecimientos, condiciones y términos de la propuesta que hace parte integral del 
contrato de forma oportuna y con calidad.
2. Cumplir con las normas ambientales y de seguridad industrial y dar cumplimiento al sistema de gestión 
de seguridad y salud en el trabajo.
3. Dar cumplimiento a sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Caja 
de Compensación, Sena ICBF), por lo cual el incumplimiento de estas obligaciones será causal para la 
imposición de multas sucesivas hasta tanto, se dé cumplimiento, previa verificación de esta mediante 
liquidación efectuada por la Entidad Administradora.  En general, dar cumplimiento a obligaciones 
laborales, y desarrollar armónicamente con los lineamientos institucionales, los planes de bienestar, 
capacitación, inducción, reinducción y demás planes relacionados.
4. Atender los requerimientos que efectúe el Instituto a través del supervisor del contrato.
5. Actuar con suma diligencia en la ejecución del servicio contratado. 
6. Proporcionar todos los materiales y herramientas necesarias para el desarrollo del objeto contractual, 
sin ningún costo adicional para el Instituto. 
7. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando las dilataciones y en 
trabamientos que pudieran presentarse.
8. Responder por los daños y perjuicios hasta por culpa leve cuando se cause perjuicio al Instituto o a 
terceros en la ejecución del objeto contratado, cuando estos sean debidamente comprobados.
9. Guardar la confidencialidad de toda la información que le sea entregada y que se encuentre bajo su 
custodia o que por cualquier otra circunstancia deba conocer o a la que tenga acceso y responderá 
patrimonialmente por los perjuicios que su divulgación y/o utilización indebida por sí o por un tercero, 
cause a la administración o a terceros.
10. Aceptar que el Instituto Nacional de Cancerología, ESE realice auditorias de sistema de Gestión de 
Calidad que haya lugar".
11. Todas las demás que se deriven de la ejecución satisfactoria del mismo.
5.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:
1. Suscribir un acta de inicio, con el supervisor del contrato y demás personal que se designe para tal fin 
en el lugar que se establezca para ello.  
2. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo incluyendo las revisiones que sean necesarias en 
caso de fallas o daño de: Poltronas, Sillas, reclinomaticas, Tándems de sillas, Sillas giratorias, sillas de 
ruedas, instalación y suministro de divisiones para oficina, instalación y reubicación de cajoneras y todo 
lo relacionado con mobiliario de oficinas.
3. Brindar Garantía en repuestos un (1) año y mano de obra seis (6) meses. 
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4. Entregar reporte técnico del servicio ejecutado en el mantenimiento, en el cual deberá relacionar 
actividades desarrolladas, el diagnóstico y los repuestos que sean requeridos.
5. Realizar la limpieza del sitio donde efectué el mantenimiento preventivo, y en donde se realicen 
correctivos.
6. Disponer del recurso humano idóneo y suficiente para ejecutar el servicio a contratar, en los tiempos 
requeridos por el Instituto previo aval y evaluación del supervisor del contrato.
7. Asegurar la dotación de elementos de protección y herramientas de acuerdo con el riesgo y tecnología 
del equipo a revisar.
8. Garantizar tiempos de repuesta inferiores a 30 minutos vía telefónica y 1 hora en sitio, y dar soporte 
técnico 7 por 24.
9. Contar con un stock de repuestos de uso frecuente, lo cual permite atender las reparaciones básicas en 
un menor tiempo posible
10. Entregar y/o instalar los repuestos en empaque original, no usado, no reconstruido, no remanufacturado 
y de alta calidad de tal manera que ofrezcan la mayor confiabilidad y que garanticen el cumplimiento del 
propósito para el cual se solicita. (dichos repuestos deben ser autorizados por el supervisor técnico del 
contrato).
11. Indicar de manera clara y precisa cualquier información importante y oportuna referente al buen 
funcionamiento de los equipos, al Supervisor del Contrato.
12. Mantener los valores establecidos en su propuesta económica durante la ejecución del contrato, las 
cuales deben incluir los impuestos, seguros a que haya lugar, costos directos e indirecto.
13. Garantizar que el objeto a contratar cumpla con las condiciones técnicas especificadas, garantizar una 
entrega oportuna de las labores realizadas y Dar cumplimiento a las garantías pactadas. 
14. Garantizar a su costa la protección de todos los muebles y equipos que impacte la realización del 
contrato
15. Atender requerimientos de lunes a sábado en el horario laboral del Instituto.
16. Entregar del suministro o repuesto a corregir en menos de 72 horas. En caso de no cumplir con tiempos 
de entrega de suministro o repuestos se descuenta el 2% del costo total del valor de la orden, servicio o 
suministro solicitado.
17. Entregar mensualmente un control del presupuesto, en donde indique los elementos o repuestos 
entregados e instalados, con fechas de entrega, área o servicio, orden con numero de radicado y 
balance presupuestal. De igual manera el instituto podrá dar por terminado el contrato cuando el 
presupuesto otorgado se agote, o de igual manera podrá adicionar el mismo ya sea en tiempo o en 
valor según los requerimientos del Instituto.
18. Garantizar lo suministrado, del mantenimiento o cambio de repuesto realizado. En caso de suministros 
defectuosos o no recibidos a conformidad, el contratista debe reponer lo suministrado en un tiempo no 
mayor a ocho (8) Horas.
19. El contratista debe disponer de un técnico que administre todas las actividades y ordenes generadas 
por el instituto, que este presencialmente en el horario administrativo del instituto de lunes a sábado, y 
tener disponibilidad del personal técnico 7 días a la semana * 24 horas al día para ejecutar las ordenas 
propias del contrato y las órdenes que salgan con prioridad.
20. Mantener un indicador de oportunidad en la atención menor o igual a 7 días.
6. PLAZO ESTIMADO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo estimado para que el contratista de cumplimiento al objeto pactado será desde el 01 junio 2023 hasta el 
31 mayo 2024.
7. VALOR
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El presupuesto estimado para la presente contratación es de OCHENTA Y SEIS MILLONES SEISCIENTOS 
CUARENTA MIL MONEDA CORRIENTE - PESOS COLOMBIANOS ($ 86.640.000,00) incluido todo tipo de 
impuestos, tasas y contribuciones a que haya lugar.
8. FORMA DE PAGO
El Instituto pagará el valor del contrato a los sesenta (60) días después de radicada factura, previa entrega de 
los bienes, servicios u obras objeto de este, expedición de la certificación de recibo a satisfacción por parte el 
supervisor o interventor designado por el INC ESE y cumplimiento de los trámites legales, fiscales y 
administrativos a los que haya lugar.
Pronto pago. En caso de pronto pago por parte del Instituto, entendido como pago hasta el día treinta (30), a 
partir de la radicación de la factura, una vez efectuada la auditoría correspondiente y la autorización de pago 
respectivo, el Instituto recibirá un descuento del tres por ciento (3 %), el cual será descontado directamente por 
parte de la entidad, sin ningún requisito o autorización adicional. 
9. REQUISITOS HABILITANTES Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PUNTAJE
1. JURÍDICOS:Habilita o deshabilita, cuyos requerimientos serán definidos en los términos de 
condiciones.
2. FINANCIEROS:Habilita o deshabilita, cuyos requerimientos serán definidos en los términos de 
condiciones.
3. TÉCNICOS:Será realizada de acuerdo con los criterios establecidos en el formato GDG-
P05-F-05 REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS
4. CALIFICACIÓN TÉCNICA 
DE PUNTAJEEstablece la calificación o puntuación de acuerdo con la valoración de cada 
uno de los elementos establecidos en el formato GDG-P05-F-06 CRITERIOS 
DE CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PUNTAJE
10. LUGAR DE EJECUCIÓN O ENTREGA
Instituto Nacional de Cancerología ESE Avenida calle 1 No. 9-85 Bogotá
11. ANÁLISIS DEL SECTOR
El mercado mundial de muebles comprende una amplia gama de productos como sillas, sofás, armarios, 
luminarias y muebles específicos para oficinas, hogares y espacios para eventos, fabricados a partir de 
diferentes materias primas como madera, metal y plástico, entre otros.
China es el principal productor de muebles, con el 41% de la producción mundial de muebles. Otros 
importantes países fabricantes de muebles son Estados Unidos, Alemania e Italia. De 2011 a 2020, la 
participación en la producción de muebles de Asia y el Pacífico aumentó en aproximadamente 11 
puntos porcentuales. Como consecuencia, en 2020, más de la mitad de la producción mundial de 
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muebles tuvo lugar en Asia y el Pacífico.
Así mismo la industria nacional colombiana, dominada por las pequeñas y medianas empresas y 
enfrentada a un alto nivel de informalidad se encuentra entre los 100 países más destacados para la 
industria del mueble, por su economía y la contribución de la industria del mueble en ella para el caso 
Centro y Sur América, el país está incluido entre los 15 países de mayor relevancia para la producción 
de esta industria. 
Sin embargo, los retos para la industria nacional son La informalidad y el alto nivel de importaciones 
que impactan al sector de muebles, que trabaja para incrementar la productividad y recuperar el 
mercado externo.
En esta línea Los Mantenimientos para estos bienes muebles, los cuales son objeto de la contratación 
del presente estudio previo, en su mayoría corresponden a mantenimientos que los pueden realizar 
empresas nacionales con experiencia en el ramo, así como la posibilidad que los proveedores de la 
entidad manejen pagos en moneda nacional, el Instituto tiene definido que todos los elementos 
ofertados deberán tener calidad, siempre garantizando el mantenimiento oportuno y la continuidad de 
los procesos institucionales. El presupuesto estimado del contrato se calcula por un valor total de $ 
86.640.000; de los cuales $50.540.000 son destinados para el periodo 2023. (7) meses y un valor de 
$36.100.000 para el año 2024. (5) meses. 
Teniendo en cuenta que, en el año 2022, se constituyó el contrato No. 2022- 0164, con el mismo objeto 
y cuyo valor inicial total era de $47.250.000 para siete (7) meses, para un total mensual de $ 6.750.000, 
toda vez que para el presente proceso se realiza un incremento del 7%, para el manteamiento de 
mobiliario del instituto.
12. ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO
TIPIFICACIÓN ESTIMACIÓN ASIGNACIÓN
12.2 RIESGOS FINANCIEROS / ECONÓMICOS
Falta de consecución de recursos que soporten la ejecución del contrato Posible Contratista
Insolvencia Financiera del contratista Posible Contratista
Los efectos favorables o desfavorables en la alteración de las condiciones de financiación 
que tome el CONTRATISTA para dar cumplimiento al objeto contractualPosible Contratista
Incumplimiento del pago a las personas vinculadas al contratista a través de una relación 
laboral y/o contractualPosible Contratista
Inadecuada prestación del servicio que afecta la calidad del mismo Posible Contratista
12.3 RIESGOS JURIDICOS
Cambio de régimen político Improbable Contratante
Ocurrencia de las situaciones de orden público, paros o huelgas Posible Contratante
Los efectos derivados siniestros total o parcial, ocasionados por grupos al margen de laPosible Contratante
Cambio en la naturaleza jurídica del contratista Posible Contratista
12.4 RIESGOS REGULATORIOS
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Efectos desfavorables ocasionados por normas, disposiciones o directrices que adopte el 
Instituto durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato, con excepción
de normas tributarias.Improbable Contratante
Expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales que 
puedan afectar el equilibrio económico del contratoPosible Contratista
Incumplimiento de normatividad de manejo de datos personales y privacidad del contratante Posible Contratista
Incumplimiento de normatividad y acuerdos de confidencialidad pactados con el contratante Posible Contratista
12.5 RIESGOS DE LA NATURALEZA / ENFERMEDADES
Riesgos de fuerza mayor asegurables referidos al impacto adverso sobre la ejecución y/o 
operación del contrato por causas derivables de desastres o catástrofes naturales,
pandemias, entre otrosPosible Contratista
Fallo en la aplicación de plan de continuidad de negocio del contratista, que le permita 
continuar con la prestación de los servicios.Posible Contratista
12.6 RIESGOS OPERACIONALES
Errores en el diligenciamiento de los términos de condiciones de carácter involuntario Posible Contratista
El contratista no firma el contrato Posible Contratista
Incumplimiento en el ofrecimiento económico Posible Contratista
Incumplimiento en las obligaciones y condiciones contractuales Probable Contratista
Incumplimiento en las metas proyectadas (salvo los casos eximentes de responsabilidad) Probable Contratista
Que el supervisor no cumpla con sus deberes de supervisión y vigilancia del contrato. Posible Contratante
Los efectos derivados siniestros total o parcial Posible Contratante
Retiro de personal experto y calificado para desarrollar las actividades objeto del contrato Posible Contratista
Personal insuficiente para atender la ejecución del contrato Posible Contratista
Fuga de información debido a segmentación indebida de permisos por parte de los 
administradores del contratista de forma voluntaria o involuntaria.Posible Contratista
Perdida de información por el mal manejo de las herramientas colocadas por el contratista, 
u otros sistemas puestos a disposición del contratistaProbable Contratista
Explotación de vulnerabilidades informáticas por incumplimiento de ejecución de 
actividades relacionadas con seguridad informáticaPosible Contratista
Perdida de equipos por un inadecuado control de inventarios, o por incumplimiento en la 
colocación de los controles necesarios.Posible Contratista
Daños a equipos de la tenencia dada por el Instituto por inadecuado uso del contratista Posible Contratista
13. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
La supervisión del contrato en representación del Instituto Nacional de Cancerología ESE acorde con la 
normatividad vigente y los lineamientos del manual de contratación, será realizada por supervisor (es) técnico 
(s) y supervisor (es) administrativo (s) quienes certificaran el correcto cumplimiento de lo contratado en 
concordancia con lo establecido en el Manual de Supervisión e interventoría.
FIRMA DEL SUPERVISOR TÉCNICO / ADMINISTRATIVO
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GESTIÓN DEL GASTO VERSIÓN: 1
VIGENCIA: 09-01-2020
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NOMBRE: Juan Sebastian Ruiz Angarita
CARGO: Coordinador Grupo Gestión Mantenimiento
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Juan Sebastian Ruiz Angarita
Fecha: 05 abril 2023 (09:41)
IP del firmante: 190.71.153.130
Elaborado por: 
Diego Vicente  León  Rivera
Amparo Ines Espitia Pena
FECHA DE ELABORACIÓN
05 abril 2023
2023-04-05T09:42:04
