 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 1 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
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ESTUDIO PREVIO  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBJETO  
Prestación de servicios técnicos para efectuar actividades archivísticas  de organización , 
digitalización, diagnóstico integral, conservación, aseguramiento de calidad  e Inventario documental, 
así como las actividades derivadas de cada proceso en el marco de los contratos interadministrativos 
suscritos por el Archivo General de la Nación con e ntidades públicas y privadas del orden Nacional 
y/o Territorial SMO7  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bogotá, enero 2023  
  
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 2 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
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Contenido  
 
1. NECESIDAD  ................................ ................................ ................................ ................................  3 
1.1. Descripción de la necesidad  ................................ ................................ ...............................  3 
2. CONDICIONES GENERALES DEL OBJETO A CONTRATAR ................................ ...................  5 
2.1. Objeto  ................................ ................................ ................................ ................................ ... 5 
2.2. Clasificación en United Nations Standard Products and Services Code  (UNSPSC)  ...... 5 
2.3. Número de contratistas y perfil  ................................ ................................ ..........................  5 
2.4. Plazo de ejecución  ................................ ................................ ................................ ...............  5 
2.5. Lugar de ejecución  ................................ ................................ ................................ ..............  5 
2.6. Obligaciones del contratista  ................................ ................................ ...............................  5 
2.6.1.  Obligaciones generales  ................................ ................................ ................................ ... 5 
2.6.2.  Obligaciones específicas  ................................ ................................ .............................  6 
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN Y TIPO DE CONTRATO  ................................ ............................  7 
3.1. Modalidad de selección  ................................ ................................ ................................ ....... 7 
3.2. Justificación de la modalidad de se lección  ................................ ................................ ....... 7 
3.3. Tipo de contrato  ................................ ................................ ................................ ...................  7 
4. ANÁLISIS DEL SECTOR ................................ ................................ ................................ .............  7 
5. ANÁLISIS DE RIESGOS  ................................ ................................ ................................ .............  8 
6. VALOR Y FORMA DE PAGO  ................................ ................................ ................................ ...... 8 
6.1. Valor del estudio previo  ................................ ................................ ................................ ...... 8 
6.2. Respaldo presupuestal del EP  ................................ ................................ ............................  8 
6.3. Valor de cada contrato (si aplica)  ................................ ................................ .......................  8 
6.4. Forma de pago  ................................ ................................ ................................ .....................  9 
7. GARANTÍAS CONTRACTUALES  ................................ ................................ ...............................  9 
8. VERIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES  ................................ ......................  10 
9. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO  ................................ ................................ ..............................  10 
10. DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD  ................................ ................................ .............  10 
1. RELACIÓN DE ANEXOS Y FORMATOS  ................................ ................................ ..................  10 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 3 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
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De conformidad con el artículo  2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, los estudios previos y 
documentos previos  son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y 
el contrato.  
1. NECESIDAD  
1.1. Descripción de la necesidad  
De conformidad con la Ley 80 de 1989 y el Decreto 158 de 20 22, el Archivo General de la Nación (AGN) 
es un establecimiento público del orden nacional con person ería jurídica patrimonio propio y autonomía 
administrativa que tiene como misión formular y liderar la Política de Archivos y de Gestión Documental 
en el territorio nacional, posicionándose como referent e de la gestión pública para salvaguardar, difundir 
el patrimonio documental y garantizar la transparencia y el acceso a la información pública.  
 
En ese orden de ideas, el artículo 13 del Decreto 158 de 2022 asignó al despacho de la Subdirección 
de Mercad eo y Operación de Servicios Archivísticos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE 
PALACIOS PRECIADO – AGN las funciones de: “1. Liderar el diseño e implementación de las 
estrategias encaminadas a la formulación y ejecución de proyectos y servicios archivísticos en el 
territorio nacional.” Y, “5. Gestionar las acciones requeridas para la consecución y ejecución de contratos 
interadministrativos de proyectos archivísticos que permitan la generación de ingresos propios para la 
Entidad.”   
Así las cosas, y en concordancia con las cotizaciones y propuestas remitidas a las Entidades, durante   
la vigencia 2022 se efectuaron acercamiento s con 153 Entidades en aras de ofertar el portafolio de  
servicios de la Entidad, lo que conllevó a generar 153 cotizaciones , traducidas en un acercamiento  
constante  y activo  en las tareas  de diversificación,  promoción  del portafolio y  venta  de servicios;  tareas  
que serán de suma importancia para la vigencia 2023  en atención a la meta fijada de  NUEVE MIL  
MILLONES  DE PESOS ($9.000.000.000)  para el recaudo por recursos propios, lo que sin duda tendrá 
un alto impacto en el número   de comunicaciones,  visitas  y cotizaciones  generadas  para la 
materialización  de Contratos  Interadministrativos , tareas  que deberán  ser desarrolladas  por personas 
idóne as y con conocimientos en la materia, que nos permita la firma del mayor número de contratos 
posibles y de  esta manera alcanzar la meta propuesta, ya que se tiene programad o para la vigencia 
2023 la ejecución de los siguientes Contratos Interadministrativos, cuyos servicios se relacionan así:  
 
ENTIDAD CONTRATANTE  SERVICIO CONTRATADO  
Ministerio de Transporte  Organización, inventario y 
Diagnóstico de Conservación  
Cancillería  Digitalización  
Colpensiones  Conservación  
Ministerio de Educación 
Nacional  Organización, hoja de control 
y Digitalización  
Departamento Administrativo 
de la P residencia de la 
República  Organización y Digitalización.  
 
Depósito  
Fondo Nacional de Ahorro  Depósito y organización.  
Alcaldía Municipal de Ibagué  Diagnóstico  integral de 
archivos  
Senado de la República  Depósito  
Ministerio de Medio Ambiente 
y Desarrollo Sostenible  Depósito.  
Consejo Profesional Nacional 
de Arquitectura y sus 
Profesiones Auxiliares  -CPNA   Depósito  
Armada Nacional de Colombia  Depósito  
Centro Nacional de Memoria 
Histórica  Depósito  
Servicio Nacional de 
Aprendizaje - SENA  Depósito  
Museo Nacional  Depósito  
Ministerio de Cultura  Depósito  
 
 
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DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 4 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
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En consecuencia, para la ejecución de los Contratos Interadministrativos, se  requiere personal que tenga 
conocimiento y experiencia relacionada con actividades de organización, digitalización, diagnóstico 
integral, conservación, aseguramiento de   calidad e Inventario documental , y demás  actividades 
derivadas de cada proceso, enmar cados en el portafolio de servicios  archivísticos,  por lo que se requiere 
se requiere del componente  técnico en actividades en materia de gestión documental,  todo ello con el 
fin de llevar a cabo una correcta ejecución y los compromisos adquiridos por  el AGN . 
 
Por lo anterior,  y de conformidad  con las necesidades  surgida s de cara al cumplimiento de las 
obligaciones de los Contratos Interadministrativos suscritos entre el AGN y otras entidades, se requiere  
contratar  treinta y cinco (35) técnicos Categoría  I Nivel  5, con los  siguientes requisitos: Título de  
formación  tecnológica  en núcleos básicos  del conocimiento en : Bibliotecología, Sistemas  de Información  
y documentación , Otros  de Ciencias Sociales y  Humanas, Sistemas, Administración de Empresas o 
afines  y de 1-6  meses de experiencia relacionada ,  con el fin de apoyar el desarrollo  de tareas 
archivísticas tales como organización, digitalización, diagnóstico integral, conservación, aseguramiento 
de  calidad e Inventario documental , y demás actividades derivadas de cada proceso,  y en general todas  
las actividades  encaminadas  al cumplimiento  de las tareas  anteriormente  citadas,  en el marco   de los 
Contratos Interadministrativos suscritos por venta de servicios que permitan alcanzar la meta de recaudo  
para las presente  vigencia.  
 
Ahora bien, el numeral 6 de la Circular Conjunta nro. 100 -005-2022 expedida por el Departamento 
Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública, indica:  
 
“6. De manera excepcional, las Entidades Estatales destinatarias de la presente circular podrán 
suscribir contratos con plazos mayores al antes indicado, bajo las siguientes condiciones:  
  
Considerando que la Ley 80 de 1993, en su artículo 32, numeral 3 prescribe que los contratos de 
prestación de servicios que "se celebrarán por el término estrictamente indispensable", en aquellos 
casos en los que exista la necesidad de contar con una experticia o conocimiento especializado en 
una materia deter minada, con el que no se cuenta en la planta de personal, se podrán suscribir 
contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión por un plazo mayor a los 
cuatro (4) meses antes señalados, pero sin exceder el término de la vigencia f iscal respectiva. 
Cuando el contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión deba hacerse 
por más de cuatro meses deberán expresarse de forma expresa y clara las razones por las que se 
opta por un plazo de ejecución mayor a los cua tro (4) meses, así como los motivos por los cuales 
resulta conveniente proveer tal necesidad a través de un contrato de prestación de servicios 
profesionales o de apoyo a la gestión, en lugar de la creación de un empleo de la planta temporal."  
 
Al respecto , mediante Circular Conjunta nro. 01 de 2023, Colombia Compra Eficiente señaló:  
 
“2. Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión podrán ser 
suscritos tanto con personas naturales como con personas jurídicas, siempre que la Entidad 
Estatal justifique en los estudios previos que las actividades que buscan encomendarse a aquellas 
no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Esto 
puede suceder en varios eventos, como, por ejemplo: i) que, efectivamente, no exista el 
personal de planta para encargarse de dichas labores ; ii) que exista el personal de planta, pero 
que está sobrecargado de trabajo, requiriéndose, por tanto, un apoyo externo; o iii) que haya 
personal de planta, pero no tenga  la experticia o conocimiento especializado en la materia y que, 
por esta razón, sea necesario contratar los servicios de quien posea conocimiento y experiencia en 
el tema." (Negrita fuera de texto original)  
 
Atendiendo a lo anteriormente citado el contrat o a celebrar, objeto del presente estudio previo, se 
realizará por un plazo mayor a cuatro (4) meses, teniendo en cuenta que las obligaciones a ejecutar 
por parte de los contratistas se deriva del cumplimiento de las obligaciones establecidas en los 
Contra tos Interadministrativos, los cuales tienen un plazo de duración que no supera la vigencia 
fiscal.  
 
Es de suma importancia aclarar que la ejecución de las obligaciones establecidas en el presente 
estudio previo, debe n ser constante s de conformidad con el   cumplimiento a los planes de dirección 
a los que sean asignados los técnicos a contratar, lo cual impacta directamente en la ejecución del 
 
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proyecto y, en consecuencia, en el cumplimiento de las obligaciones de los Contratos 
interadministrativos suscritos entre el Archivo General de la Nación y las entidades mencionadas 
previamente en el presente acápite.  
 
El presente  proceso  de contratación  se encuentra respaldado  con recursos  del rubro  presupuestal 
de financiación “Servicio de gestión documental a entida des públicas y privadas  del orden  nacional 
y/o territorial”,  dentro  del proyecto  de inversión  “Fortalecimiento  de la función  archivística  nacional”,  
Recurso  20. 
 
Finalmente  dado que el AGN no cuenta con personal de planta  suficiente para realizar las actividades 
descritas en el presente documento, resulta necesario  contratar  treinta y cinco (35) personas  para que 
preste n los servicios  requeridos  por la Entidad.  
2. CONDICIONES GENERALES DEL OBJETO A CONTRATAR  
2.1. Objeto  
El objeto del presente proceso consiste en: Prestación de servicios técnicos para efectuar actividades 
archivísticas de organización, digitalización, diagnóstico integral, conservación, aseguramiento de 
calidad  e Inventario documental, así como las actividades derivadas de cada proceso en el marco d e 
los contratos interadministrativos suscritos por el Archivo General de la Nación con entidades públicas 
y privadas del orden Nacional y/o Territorial .Clasificación en United Nations Standard Products and 
Services Code  (UNSPSC ) 
El objeto del presen  te proceso tiene relación con los siguientes códigos de la UNSPSC:  
GRUPO  SEGMENTOS  FAMILIAS  CLASES  
 
 
(F) Servicios  80000000 -Servicios  de 
Gestión, Servicios  
Profesionales  de 
Empresa  y Servicios   
80110000 -Servicios de  
recursos  humanos   
80111600 - Servicios  
de personal  temporal  
2.2. Número de contratistas y p erfil 
Una vez analizado el objeto y las obligaciones, se determina que se requiere treinta y cinco (35) técnicos 
Categoría I Nivel 5, con los siguientes requisitos: Título de formación tecnológica profesional en núcleos 
básicos del conocimiento en: Bibliotecología, Sistemas de Información y documentación, Otros de 
Ciencias Sociales y Humanas, Sistemas, Administración de Empresas o afines  y de 1-6  meses de 
experiencia relacionada, o  los cuales recibirán unos honorarios por  producto correspondientes a DOS 
MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y DOS MIL PESOS M/CTE. ( $2.472.000 ). 
2.3. Plazo de ejecución : El plazo de ejecución del contrato será de SIETE (7) MESES  previo  
cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato .  
2.4. Lugar de ejecución  
El lugar de ejecución del contrato será la ciudad de Bogotá D.C. o en la sede Funza del AGN. En 
cualquier caso, el contratista podrá desplazarse entre las sedes del AGN o a otros lugares  a nivel 
Nacional, si la necesidad lo requiere.  
2.5. Obligaciones del contratista  
2.5.1.  Obligaciones generales  
 En desarrollo del objeto, el CONTRATISTA adquirirá con la entidad, las siguientes obligaciones 
generales:  
1. Prestar sus servicios de manera independiente y autónoma, siempre en aras de cumplir con el 
objeto contractual.  
2. Conocer y dar cumplimiento a las políticas, directrices y documentos (manuales, 
procedimientos,  instructivos, guías, formatos, entre otras) establecidos por la entidad.  
 
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3. Ejecutar el objeto del presente contrato, disponiendo de suficiente  capacidad técnica y 
administrativa.  
4. Contar con todos los elementos y la infraestructura tecnológica (hardware, software, 
comunicaciones) que le permitan ejecutar las actividades y obtener los productos asociados al 
cumplimiento del objeto contractual . La infraestructura tecnológica debe cumplir con las políticas 
de seguridad de la información y las  características  establecidas por el Grupo de Sistemas . 
5. Cuando no exista disponibilidad de equipos de comput ación  para asignarle al contratista, éste, 
para ejecución del contrato, deberá contar con un equipo de comput ación  portátil con conexión 
a red de acceso a internet.  
6. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas del presente contrato y de la ejecución 
de este  de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993.  
7. Responder por la calidad y cumplimiento del objeto contractual.  
8. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y 
periodicidad requeridas por el supervi sor. 
9. Mantener confidencialidad en el manejo de la información de aquellos eventos que por su 
naturaleza lo estima la entidad.  
10. Responder por la entrega de los documentos producidos en cumplimiento de las obligaciones 
contractuales.  
11. Cumplir de manera oportuna con los requisitos exigidos para el trámite de pago.  
12. Mantener informado al supervisor del Contrato sobre el desarrollo de las actividades que afecten 
el desarrollo del objeto contractual.  
13. Entregar los bienes y  prestar los  servicios contratados de manera inmediata y con la 
disponibilidad requerida por la entidad.  
14. Constituir y mantener vigente la Garantía Única que impone la celebración del contrato, en los 
términos establecidos en el mismo.  
15. Dar cumplimiento a lo establecido en los estudios previos los cuales hacen parte integral del 
Contrato.  
16. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones 
injustificadas.  
17. El contratista deberá acreditar el Pago de Aportes de Seguridad Social y Aportes Parafiscales 
en cumplim iento del  artículo  50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 828 de 2003 y la Ley 1150 de 
2007, del mes correspondiente de la debida ejecución del contrato.  
18. Desempeñar las demás actividades relacionadas con el objeto contractual que le sean 
asignadas por el supervi sor del Contrato . 
19. Realizar todas las actividades requeridas en el SECOP para garantizar la oportuna publicación 
de los documentos del proceso de contratación y su ejecución. Dentro de las actividades que 
se deben realizar se encuentran: aprobación del cont rato, cargue de garantías en la plataforma, 
informes, entre otros.  
20. Conocer y aplicar todos los lineamientos que emita Colombia Compra Eficiente  sobre el manejo 
de la plataforma SECOP  
21. El contratista deberá entregar una copia en medio magnético al supervisor del contrato de todos 
los archivos y productos generados  durante la ejecución del contrato, así como una copia del 
contenido del correo electrónico.  
22. Las demás que se encuentren estip uladas en el artículo  5 de la Ley 80 de 1993.  
2.5.2.  Obligaciones específicas  
A continuación, se enumeran las obligaciones que se pactarán en el contrato, l as mismas además de 
ser de obligatorio cumplimiento, son necesarias, inherentes e indispensables para el desarrollo del 
objeto.  
 
 
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Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 7 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
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1. Conocer, apropiar y aplicar los diferentes componentes de la  Guía Metodológica de Metas de 
la Subdirección de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos , específicamente el aparte 
correspondiente al proce so al cual sea asignado.  
2. Conocer, apropiar y aplicar los diferentes componentes de la ficha técnica correspondiente al 
proceso al cual sea asignado.   
3. Realizar la organización documental  (clasificación, ordenación, foliación, inventario) aplicando 
la tabla de retención documental,  del proyecto asignado . 
4. Conocer, apropiar y aplicar el proceso de digitalización de acuerdo con la ficha técnica del 
proceso al que sea asignado.  
5. Realizar el pun teo, limpieza y consultas del proyecto de conformidad con la ficha  técnica del 
proyecto al que sea asignado . 
6. Realizar levantamiento de información, medición puntual de volúmenes documentales en 
archivos de gestión y central, levantamiento de muestra en aspectos de con servación y 
archivísticos del proyecto asignado . 
7. Llevar a cabo el levantamiento de registros de inventario documental conforme a los 
lineamientos establecidos en el plan de dirección del proyecto asignado . 
8. Conocer, apropiar y aplicar el proceso de  diagnóstico integral, conservación, aseguramiento de 
calidad  e Inventario documental  de acuerdo con la ficha técnica del proceso al que sea 
asignado.  
9. Realizar todas las actividades logí sticas y operativas para la disposición de los documentos, de 
acuerdo con proceso que sea asignado.  
10. Entregar los productos con calidad , y acoger con rapidez y celeridad las recomendaciones y 
solicitudes de corrección realizadas por el supervisor o quien este designe.  
11. En virtud de la confidencialidad de los documentos, se desarrollarán las actividades en el lugar 
donde se encuentren los documentos a intervenir , de acuerdo con las condiciones establecidas 
por la Entidad y el cronograma del proyecto al  que sea asignado . 
12. En caso de que, en ejecución de las obligaciones derivadas de los contratos 
interadministrativos , el cliente haga devolución de las entregas, el contratista tendrá que realizar 
el ajuste de los  productos entregados.  
 
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN Y TIPO DE CONTRATO  
3.1. Modalidad de selección  
La modalidad de selección para el presente proceso es contratación directa.  
3.2. Justificación de la modalidad de selección  
Para adelantar el presente proceso de contratación se tiene previsto seguir el  proced imiento 
establecido por el literal h del  numeral 4  del artículo  2 de la Ley 1150 de 2007, artículo  2.2.1.2.1.4. 9. 
del Decreto 1082 de 2015 en lo concerniente a  la contratación directa y las demás normas que la 
complementen, modifiquen o aclaren y normas civiles y comerciales que regulen el objeto de la 
presente contratación.  
3.3. Tipo de contrato  
Acorde con la naturaleza del objeto a contratar, el contrato resultante de este proceso se considera 
como un contrato de prestación de servicios  técnicos . 
4. ANÁLISIS DEL SECTOR  
En observancia al documento “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector”  expedido por Colombia 
Compra Eficiente,  el análisis de sector ofrece herramientas para establecer el contexto del proceso de 
contratación,  identificar los riesgos, determinar los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las 
 
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Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 8 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
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ofertas . Para  el caso de la contratación directa, el análisis del sector tiene  en cuenta el objeto del 
proceso de contratació n, las condiciones del contrato, los plazos y formas de entrega y de pago.  
Específicamente, e l análisis del sector permit e sustentar la decisión de la entidad de hacer una 
contratación directa, la elección del contratista  y la forma en que se pacta el contrato desde el punto de 
vista de la eficiencia, eficacia y economía . Por lo tanto,  no es necesario un estudio de la oferta y la 
demand a del sector de la prestación de servicios , en vez de ello, e n un contrato de prestación de 
servicios con personas naturales , el análisis del sector depende del objeto del contrato y de las 
condiciones de idoneidad y experiencia que llevan a contratar a la persona natural  que está en 
condiciones de desarrollar dicho objeto . Toda la información de dicho análisis se adjunta  al presente 
documento en el Anexo – análisis del sector.  
5. ANÁLISIS DE RIESGOS  
En observancia del “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Proceso de 
Contratación”, expedido por Colombia Compra Eficiente, en la matriz recomendada se incluyeron los 
riesgos identificados del presente proceso de selección, por lo que  la entidad procede a tipificar, estimar 
y asignar los riesgos de la presente contratación. Seguidamente, se identifican y describen los riesgos, 
según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riesgos 
teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de 
prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de estos , la cual se adjunta  al 
presente documento en el Anexo – Matriz de riesgos . 
Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato de prestación de servicios y analizado el caso 
en concreto, dentro de la ejecución del contrato se presentarían dos riesgos: el incumplimiento del 
contratista y la mala calidad del servicio prestado, en cuyo caso la entidad podrá aplicar las multas y la 
cláusula penal pecuniaria que se pacte dentro del contrato y la efectividad de la garantía única de 
cumplimiento en los términos pactados del contrato.  
6. VALOR Y FORMA DE PAGO  
6.1. Valor del estudio previo  
El valor total del estudio previo  es la suma de SEISCIENTOS CINCO MILLONES SEISCIENTOS 
CUARENTA  MIL PESOS M/CTE. ($605.640 .000), incluido en e ste valor los demás impuestos, tasas, 
descuentos, contribuciones, costos directos e indirectos . 
6.2. Respaldo presupuestal del EP 
El presente proceso de contratación cuenta con el debido respaldo presupuestal contenido en el 
Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP número SIIF 6023 del 19 de enero de 2023  
7. Dependencia  Rubro  Fuente  Recurso  Valor  
 
 Archivo  General de 
la Nación - Gestión 
General   
C_3302_1603_10_0_3302075 _02 
Adquisición de bienes y servicios -
Servicios de Gestión documental a 
entidades públicas y privadas del 
orden nacional y/o territorial.  
  
Propios  20 $605.640.000  
7.1. Valor de cada contrato  (si aplica)  
Del presente estudio previo se emitirán un total de  TREINTA Y CINCO (35) contratos cada uno por la 
suma de DIECISIETE MILLONES TRESCIENTOS CUATRO MIL PESOS ($17.304.000 ). 
 
 
 
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7.2. Forma de pago  
FORMA DE PAGO:  El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN) pagará al 
contratista el valor pactado, previo giro del PAC que realice el Ministerio de Hacienda y Crédito Público 
así:   
1. Un (1) primer pago correspondiente al  tres por ciento ( 3%) del valor total del contrato  a la 
entrega y recibo a satisfacción por parte del supervisor, de  un informe en el que se dé cuenta 
sobre el cumplimiento de las metas asignadas de acuerdo a la guía metodológica de metas, y 
el proyecto al que haya sido asignado . 
2. cinco (5) pagos iguales , cada uno por el quince por ciento (15%) del valor total del contrato  a 
la entrega y recibo a satisfacción por parte del supervisor, de un informe mensual en el que se 
dé cuenta sobre el cumplimiento de las metas asignadas de acuerdo con  la guía metodológica 
de metas, y el proyecto al que haya sido asignado .  
3. Un (1) pago final correspondiente al  veintidós  por ciento (2 2%) del valor total del contrato,  a 
la entrega y recibo a satisfacción por parte del supervisor, de un informe en el que se dé cuenta 
sobre el cumplimiento de las metas asignadas de acuerdo con  la guía metodológica de metas, 
y el proyecto al que haya sido asignado  
 
NOTA 1.  Todos los pagos estarán sujetos a la presentación del informe de actividades con sus  
respectivos soportes, los cuales deberán ser recibidos a satisfacción del supervisor del contrato   
NOTA 2. En todo caso el pago estará sujeto a la programación, aprobación y giro del Programa Anual 
Mensualizado de Caja –PAC, situación que el contratista d eberá conocer y aceptar.   
NOTA 3.  Para dar cumplimiento al derecho a turno, contemplado en el artículo 19 de la Ley 1150 de 
2007, se deberá presentar, en debida forma, toda la documentación necesaria para los pagos.   
NOTA 4:  Si los documentos exigidos para  el pago no se presentan; son devueltos por falta de 
información o se encuentran mal diligenciados, la entidad contará hasta con treinta (30) días más para 
realizar el pago.   
NOTA 5:  Para efectos de retenciones y contribuciones se aplicarán las que se encu entren vigentes 
durante la ejecución del contrato, teniendo en cuenta el régimen contributivo que corresponda.   
NOTA 6: Para todos los efectos, los meses se tomarán de 30 días, en ningún caso se pagarán los días 
31 y para el mes de febrero si se prestan los servicios hasta el 28 de dicho mes, se reconocerá el mes 
como si tuviera 30 días.  
7. GARANTÍAS CONTRACTUALES  
Acorde con lo indicado en el Decreto 1082 de 2015  y de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1150 de 
2007; la entidad teniendo en cuenta la n aturaleza del contrato a celebrar y la forma de pago,  solicitará 
garantías al contratista seleccionado, con el fin de garantizar el cumplimiento y la eficaz ejecución de 
este.  
Por lo anterior el CONTRATISTA se obliga a constituir a favor del Archivo Gener al de la Nación (AGN) 
con NIT 800.128.835 -6 una garantía única del contrato que podrá consistir en cualquiera de las 
garantías  indicadas en el artículo  2.2.1.2.3.1.2. del Decreto 1082 de 2015 . 
EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor del Archivo General de la Nación Jorge Palacios 
Preciado con NIT 800.128.835 – 6 una garantía única del contrato que podrá consistir en un contrato 
de seguro contenido en una póliza que deberá constituirse inmediatamente a la fecha de firma del 
contrato y requ erirá ser aprobada por la entidad a través de la plataforma electrónica SECOP II.  
La garantía debe cumplir los siguientes amparos:  
 
AMPARO  PORCENTAJE  BASE  VIGENCIA  
Cumplimiento  (10) % Valor del 
contrato  Vigente por el plazo de ejecución del contrato 
y seis meses más, contados a partir del 
perfeccionamiento del contrato.  
 
ESTUDIO PREVIO  PARA  CONTRATACIÓN 
DIRECTA PERSONA  NATURAL  GCO-FO-07 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO , Versión 10 , Pág. 10 de 10, vigente desde 17 -02-2021  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
Calidad  del Servicio  (20) % Valor del 
contrato  Vigente por el plazo de ejecución del contrato 
y seis meses más, contados a partir del 
perfeccionamiento del contrato  
El hecho de la constitución de estos amparos no exonera al contratista de las responsabilidades legales 
en relación con los riesgos asegurados. Dentro de los términos estipulados en el contrato, ninguno de 
los amparos otorgados podrá ser cancelado o modifi cado sin la autorización expresa de la entidad.  
8. VERIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES  
El área requirente manifiesta que revisó el Plan Anual de Adquisiciones que se encuentra publicado en 
la plataforma de Colombia Compra Eficiente y verificó que lo s servicios que se pretenden adquirir por 
medio de este proceso están debidamente relacionados en el mismo, por una cuantía igual o superior 
a la contemplada como presupuesto oficial estimado y para ser celebrada en el mes  proyectado  o con 
posterioridad al  mismo.  
9. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO  
La supervisión del contrato será ejercida por  el Profesional  Universitario  Grado 11 de la Subdirección 
de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos quien será designado por medio de la plataforma 
electrónica SECOP II. En todo caso el ordenador del gasto podrá variar unilateralmente la designación 
del supervisor, comunicando s u decisión al nuevo supervisor y a la Oficina Asesora Jurídica de la 
entidad. En el ejercicio de sus funciones el (la) supervisor(a) del contrato deberá dar cumplimiento a 
las obligaciones como supervisor, que se encuentran establecidas en la Constitución,  la Ley y los 
reglamentos tanto legales como internos de la entidad. Así mismo es deber estar inscrito en la 
plataforma electrónica de SECOP II  
10. DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD  
El responsable del área requirente es el garante de la adecuada estructuración técnica del estudio en 
el cual se analizó la conveniencia y oportunidad para realizar la presente contratación, con la 
suscripción de esta declaración, manifiesto que es perento ria la realización de este proceso y por tal 
razón la única forma para resolver la necesidad es mediante la contratación propuesta, en particular 
porque la misma ha cumplido con lo establecido en el artículo  87 de la Ley 1474 de 2011, el cual 
modificó el numeral 12 del artículo  25 de la Ley 80 de 1993.  
 
11. RELACIÓN DE ANEXOS Y FORMATOS  
 
Los anexos y formatos del presente estudio previo  son los siguientes:  
 
Anexo  1 – Análisis del sector.  
Anexo 2 – Matriz de riesgos.  
Anexo 3 – Certificado de idoneidad  
Anexo 4 – Certificado de Insuficiencia de personal  
Anexo 5 – Inhabilidades e incompatibilidades  
 
 
PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA  
Subdirectora  de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos  
 
 
Proyectó: Liliana Sarmiento  
PAULA CAROLINA 
VILLAMIZAR PENILLAFirmado digitalmente 
por PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA
 ANÁLISIS DEL SECTOR  
(CONTRATACIÓN DIRECTA DE PERSONAS NATURALES)  GCO -FO-04 
 
Favor imprimir a doble clara  
 
PROCESO: Gestión contractual  GCO , Versión 02, Página 1 de 3, vigente  desde : 15-03-2022   
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada . MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACIÓN DIRECTA.  
TIPOLOGÍA CONTRACTUAL: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  TÉCNICOS   
 
En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015 se procede a plasmar 
el análisis o reflexión del sector relativo al proceso de contratación directa a adelantar, el cual complementa el 
estudio previo y con el propósito de materializar los principios de planeación, responsabilidad, transparencia 
estipulados se pone de presente l o siguiente:  
 
Objeto del 
contrato:  Prestación de servicios técnicos para efectuar actividades archivísticas de 
organización, digitalización, diagnóstico integral, conservación, aseguramiento 
de calidad e Inventario documental, así como las actividades derivadas de 
cada proceso en el marco de los contratos interadministrativos suscritos por el 
Archivo General de la Nación con entidades públicas y privadas del orden 
Nacional y/o Territorial SMO7  
Justificación 
de la 
necesidad 
del servicio 
requ erido:  De conformidad con la Ley 80 de 1989 y el Decreto 158 de 2022, el Archivo 
General de la Nación (AGN) es un establecimiento público del orden nacional 
con personería jurídica patrimonio propio y autonomía administrativa que tiene 
como misión formular y lide rar la Política de Archivos y de Gestión Documental 
en el territorio nacional, posicionándose como referente de la gestión pública 
para salvaguardar, difundir el patrimonio documental y garantizar la 
transparencia y el acceso a la información pública.  
 
En ese orden de ideas, el artículo 13 del Decreto 158 de 2022 asignó al 
despacho de la Subdirección de Mercadeo y Operación de Servicios 
Archivísticos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS 
PRECIADO – AGN las funciones de: “1. Liderar el diseño e implementación de 
las estrategias encaminadas a la formulación y ejecución de proyectos y 
servicios archivísticos en el territorio nacional.” Y, “5. Gestionar las acciones 
requeridas para la consecución y ejecución de contratos interadministrativos de 
proyectos archivísticos que permitan la generación de ingresos propios para la 
Entidad.”   
Así las cosas, y en concordancia con las cotizaciones y propuestas remitidas a 
las Entidades, durante  la vigencia 2022 se efectuaron acercamientos con 153 
Entidades en a ras de ofertar el portafolio de servicios de la Entidad, lo que 
conllevó a generar 153 cotizaciones, traducidas en un acercamiento constante 
y activo en las tareas de diversificación, promoción del portafolio y venta de 
servicios; tareas que serán de suma importancia para la vigencia 2023 en 
atención a la meta fijada de NUEVE MIL MILLONES DE PESOS 
($9.000.000.000)  para el recaudo por recursos propios, lo que sin duda tendrá 
un alto impacto en el número  de comunicaciones, visitas y cotizaciones 
generadas p ara la materialización de Contratos Interadministrativos, tareas que 
deberán ser desarrolladas por personas idóneas y con conocimientos en la 
materia, que nos permita la firma del mayor número de contratos posibles y de 
esta manera alcanzar la meta propues ta, ya que se tiene programado para la 
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(CONTRATACIÓN DIRECTA DE PERSONAS NATURALES)  GCO -FO-04 
 
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PROCESO: Gestión contractual  GCO , Versión 02, Página 1 de 3, vigente  desde : 15-03-2022   
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada . vigencia 2023 la ejecución de los siguientes Contratos Interadministrativos, 
cuyos servicios se relacionan así:  
 
ENTIDAD CONTRATANTE  SERVICIO CONTRATADO  
Ministerio de Transporte  Organización, inventario y 
Diagnóstic o de Conservación  
Cancillería  Digitalización  
Colpensiones  Conservación  
Ministerio de Educación Nacional  Organización, hoja de control y 
Digitalización  
Departamento Administrativo de la 
Presidencia de la República  Organización y Digitalización.  
 
Depósito  
Fondo Nacional de Ahorro  Depósito y organización.  
Alcaldía Municipal de Ibagué  Diagnóstico integral de archivos  
Senado de la República  Depósito  
Ministerio de Medio Ambiente y 
Desarrollo Sostenible  Depósito.  
Consejo Profesional Nacional de 
Arquitectura y sus Profesiones 
Auxiliares -CPNA  Depósito  
Armada Nacional de Colombia  Depósito  
Centro Nacional de Memoria 
Histórica  Depósito  
Servicio Nacional de Aprendizaje - 
SENA  Depósito  
Museo Nacional  Depósito  
Ministerio de Cultura  Depósito  
 
En consecuencia, para la ejecución de los Contratos Interadministrativos, se 
requiere personal que tenga conocimiento y experiencia relacionada con 
actividades de organización, digitalización, diagnóstico integral, conservación, 
aseguramiento de   calidad e  Inventario documental , y demás actividades 
derivadas de cada proceso, enmarcados en el portafolio de servicios 
archivísticos, por lo que se requiere se requiere del componente técnico en 
actividades en materia de gestión documental, todo ello con el fin d e llevar a 
cabo una correcta ejecución y los compromisos adquiridos por el AGN.  
 
Por lo anterior, y de conformidad con las necesidades surgidas de cara al 
cumplimiento de las obligaciones de los Contratos Interadministrativos suscritos 
entre el AGN y otras entidades, se requiere contratar treinta y cinco (35) técnicos 
 ANÁLISIS DEL SECTOR  
(CONTRATACIÓN DIRECTA DE PERSONAS NATURALES)  GCO -FO-04 
 
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Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada . Categoría I Nivel  5, con los siguientes requisitos: Título de formación tecnológica 
en núcleos básicos del conocimiento en: Bibliotecología, Sistemas de 
Información y documentación, Otros de Ciencias Sociales y Humanas, 
Sistemas, Administración de Empresas o afines y de 1 -6  meses de experiencia 
relacionada, con el fin de apoyar el desarrollo de tareas archivísticas tales como 
organización, digitalización, diagnóstico integral, conservación, aseguramiento 
de  calidad e Inventario documental , y demás actividades derivadas de  cada 
proceso, y en general todas las actividades encaminadas al cumplimiento de las 
tareas anteriormente citadas, en el marco  de los Contratos Interadministrativos 
suscritos por venta de servicios que permitan alcanzar la meta de recaudo para 
las present e vigencia.  
 
Ahora bien, el numeral 6 de la Circular Conjunta nro. 100 -005-2022 expedida 
por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela 
Superior de Administración Pública, indica:  
 
“6. De manera excepcional, las Entidades Estatales destinatarias de la 
presente circular podrán suscribir contratos con plazos mayores al antes 
indicado, bajo las siguientes condiciones:  
  
Considerando que la Ley 80 de 1993, en su artículo 32, numeral 3 prescribe 
que los contratos de prestación d e servicios que "se celebrarán por el 
término estrictamente indispensable", en aquellos casos en los que exista 
la necesidad de contar con una experticia o conocimiento especializado en 
una materia determinada, con el que no se cuenta en la planta de perso nal, 
se podrán suscribir contratos de prestación de servicios profesionales o de 
apoyo a la gestión por un plazo mayor a los cuatro (4) meses antes 
señalados, pero sin exceder el término de la vigencia fiscal respectiva. 
Cuando el contrato de prestación de  servicios profesionales o de apoyo a 
la gestión deba hacerse por más de cuatro meses deberán expresarse de 
forma expresa y clara las razones por las que se opta por un plazo de 
ejecución mayor a los cuatro (4) meses, así como los motivos por los cuales 
resulta conveniente proveer tal necesidad a través de un contrato de 
prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, en lugar de 
la creación de un empleo de la planta temporal."  
 
Al respecto, mediante Circular Conjunta nro. 01 de 2023, Colombi a Compra 
Eficiente señaló:  
 
“2. Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la 
gestión podrán ser suscritos tanto con personas naturales como con 
 ANÁLISIS DEL SECTOR  
(CONTRATACIÓN DIRECTA DE PERSONAS NATURALES)  GCO -FO-04 
 
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Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada . personas jurídicas, siempre que la Entidad Estatal justifique en los estudios 
previos  que las actividades que buscan encomendarse a aquellas no 
puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos 
especializados. Esto puede suceder en varios eventos, como, por ejemplo: 
i) que, efectivamente, no exista el personal de planta pa ra encargarse 
de dichas labores ; ii) que exista el personal de planta, pero que está 
sobrecargado de trabajo, requiriéndose, por tanto, un apoyo externo; o iii) 
que haya personal de planta, pero no tenga la experticia o conocimiento 
especializado en la mat eria y que, por esta razón, sea necesario contratar 
los servicios de quien posea conocimiento y experiencia en el tema." 
(Negrita fuera de texto original)  
 
Atendiendo a lo anteriormente citado el contrato a celebrar, objeto del 
presente estudio previo, se realizará por un plazo mayor a cuatro (4) meses, 
teniendo en cuenta que las obligaciones a ejecutar por parte de los 
contratistas se deriva del cumplimiento de las obligaciones establecidas en 
los Contratos Interadministrativos, los cuales tienen un plazo de duración 
que no supera la vigencia fiscal.  
 
Es de suma importancia aclarar que la ejecución de las obligaciones 
establecidas en el presente estudio previo, deben ser constantes de 
conformidad con el  cumplimiento a los planes de dirección a los que sean 
asignados los técnicos a contratar, lo cual im pacta directamente en la 
ejecución del proyecto y, en consecuencia, en el cumplimiento de las 
obligaciones de los Contratos interadministrativos suscritos entre el Archivo 
General de la Nación y las entidades mencionadas previamente en el 
presente acápite.   
 
El presente proceso de contratación se encuentra respaldado con recursos 
del rubro presupuestal de financiación “Servicio de gestión documental a 
entidades públicas y privadas del orden nacional y/o territorial”, dentro del 
proyecto de inversión “Fortal ecimiento de la función archivística nacional”, 
Recurso 20.  
 
Finalmente dado que el AGN no cuenta con personal de planta suficiente para 
realizar las actividades descritas en el presente documento, resulta necesario 
contratar treinta y cinco (35) personas para que presten los servicios requeridos 
por la Entidad.  
Análisis del 
mercado  Tratándose de un Contrato de Prestación de Servicios Profesionales o de 
Apoyo a la Gestión, la Guía de Colombia Compra Eficiente para la elaboración 
de estudios del sector dispone que en los casos de contratación directa no es 
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Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada . necesario realizar un estudio  de la oferta y la demanda del sector de la 
prestación de servicios.  
Análisis del 
valor 
estimado y 
estructura 
económica 
del contrato 
a suscribir:   
Sobre este punto el Archivo General de la Nación establece que lo más 
conveniente es pactar honorarios a los  técnicos así: 
 
OBJETO  NUMERO  VALOR 
HONORARIO POR 
PRODUCTO  
Prestación de servicios técnicos para efectuar 
actividades archivísticas de organización, 
digitalización, diagnóstico integral, 
conservación, aseguramiento de calidad e 
Inventario documental, así como las actividades 
derivadas de cada proceso en el marco de los 
contratos interadministrativos suscritos por el 
Archivo General de la Nación con entidades 
públicas y privadas del orden Nacional y/o 
Territorial SMO7   35 $2.472.000  
 
Para la determinación de honorarios se tuvo en cuenta la Resolución 535 de 
2020, que estableció la tabla de honorarios del Archivo General de la Nación y 
que indica:  
 
“Establecer en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la 
tabla de honora rios y perfiles para los contratos de prestación de servicios 
profesionales y los de apoyo a la gestión, que requieran las diferentes 
dependencias para desarrollar la misión de la entidad (…)”  
 
 
NIVEL  CATEGORÍAS  REQUISITOS  EXPERIENCIA  Honorarios 
hasta en SMLMV  
Meses  Años  (Incluido el IVA 
cuando aplique  
5 1 TFT + 1-6 MER  1-6 
  
  
$2.472.000  
 
Visto lo anterior, el valor definido para la contratación corresponde a la suma 
DOS MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y DOS MIL PESOS 
($2.472.000) M/CTE  incluido impuestos, tasas, derechos, gastos, 
contribuciones y prestaciones tributarias, a que haya lugar.  
 
Fecha de 
expedición:  Enero 2023  
 
 
 
SOLICITANTE RESPONSABLE:  
 
 ANÁLISIS DEL SECTOR  
(CONTRATACIÓN DIRECTA DE PERSONAS NATURALES)  GCO -FO-04 
 
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Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada .  
___________________________________________________________  
PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA  
Subdirectora de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos  
 
 
 
 
 
PAULA CAROLINA 
VILLAMIZAR 
PENILLAFirmado 
digitalmente por PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA
Proceso:  Gestión  Contractual  GCO,  Versión del  formato:  0, Pág. 1 de 2, Formato  vigente  desde 02 -06-2020  
Este documento  es fiel copia  del original,  su impresión  se considera  copia  no controlada   
  
MATRIZ  DE RIESGOS  GCO -FO-08 
 Especifico  Especifico  Clase  
Interno  Interno  Fuente  
Ejecución  Ejecución  Etapa  
Tecnológico  Operacional  Tipo  
Descripción  
Consecuencia de la  
ocurrencia  del hecho  
Probabilidad  
Impacto  
Valoración  del riesgo  
Categoría  
Asignación  
Tratamiento/Controles a  
ser implementados  
Probabilidad  
Impacto  
Valoración  del riesgo  
Categoría  
Afecta la ejecución del  
contrato  
Persona  responsable  de 
implementar  el t i n 
Fecha estimada en que  
se inicia  el tratamiento   
MATRIZ  DE RIESGOS  ART.  2.2.1.1.1.6.3  DEL DECRETO  1082  DE 2015  
IMPACTO  DESPUES  DEL TRATAMIENTO  MONITOREO Y 
REVISIÓN  
 
 
o 
t 
N° e 
m 
ra 
 
 
 
Inadecuada  
selección del  
contratista por  
el suministro  
1 de 
documentación  
falsa o  
imprecisa  
 
 
 
 
Fallas  en la  
2 plataforma  
tecnológica  de 
la Entidad   
El cronograma y la  
ejecución del contrato  
se verían afectados en  
términos de retraso por  
falta de competencia  
del contratista  así 3 5 8 
como  la necesidad de  
adelantar un debido  
proceso para  
determinar  
responsabilidad  
 
 
Impacta el cronograma  
de ejecución de los  
contratos,  que se 
verían  afectados  en 3 2 5 
términos de retraso en  
las fechas  planeadas   
Efectuar  
verificaciones  
aleatorias sobre la  
documentación  
aportada  que permita  
validar  la idoneidad  
del contratista.  2 1 5 
Verificar los soportes  
de las hojas de vida  
con el formato  
suministrado por  
SIGEP.  
(i) Divulgar manual  
interno de seguridad y  
sistemas (ii) Solicitar  
tomas  periódicas  de 
backups de  la 
información  y (iii) 2 2 4 
Establecer sistemas  
de control que  
aseguren  el respaldo  
de la información.  Medio  Extremo  
Entidad  Entidad  
Bajo Medio  
Bajo Bajo 
Supervisores  Área  solicitante  
Permanente  Permanente  
Fecha  estimada  en que 
se completa el  
tratamiento  Permanente  Permanente  
Como se realiza el  
monitoreo  Permanente  Permanente  
Mensual  Mensual  Periodicidad  
Proceso:  Gestión  Contractual  GCO,  Versión del  formato:  0, Pág. 2 de 2, Formato  vigente  desde 02 -06-2020  
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MATRIZ  DE RIESGOS  GCO -FO-08 
  
 
 
 
 
 
 
 
3 
Especifico  
Interno  
Ejecución  
Operacional   
 
 
 
 
 
Uso indebido  
de la  
información  Afectación de las  
labores normales en la  
ejecución del contrato,  
sanciones  
disciplinarias, penales,  
administrativas,  
dependiendo de la  
falta. El contratista  
puede tener acceso a  
información reservada,  
este riesgo se  
materializa cuando por  
razón de la ejecución  
del contrato conoce  
información reservada  
legalmente y la hace  
pública.   
 
 
 
 
 
 
3  
 
 
 
 
 
 
5  
 
 
 
 
 
 
8 
Extremo  
Contratista   
i) Seguimiento a las  
actividades  
desarrolladas por el  
contratista en  
desarrollo del objeto  
contractual, ii)  
Monitoreo constante  
de los sistemas de  
seguridad iii)  
aplicación de  
protocolos y estudios  
de seguridad iv ) firma  
de acuerdos de  
confidencialidad   
 
 
 
 
 
 
2  
 
 
 
 
 
 
2  
 
 
 
 
 
 
3 
 
Bajo 
 
Bajo 
 
Supervisores  
 
Permanente  
 
 
 
Permanente  
 
 
Permanente  
 
Permanente  
 
 
 
4 
Especifico  
Interno  
Ejecución  
Operacional   
 
Problemas en  
la ejecución  
contractual  Retrasos o  
incumplimientos en la  
entrega de informes  
y/o productos a cargo  
del contratista, con  
ocasión  a la ejecución  
del contrato   
 
 
3  
 
 
6  
 
 
6 
Alto 
Contratista  Control, seguimiento  
y revisión de las  
obligaciones  
específicas por parte  
del supervisor, así  
como de los informes  
y evidencias  
presentadas   
 
 
2  
 
 
2  
 
 
4 
 
Bajo 
 
Bajo 
 
Supervisores  
 
Permanente  
 
 
 
Permanente  
 
 
Permanente  
 
Mensual  
 
 
 
DEPENDENCIA  SOLICITANTE  RESPONSABLE:  
 
 
 
 
Cargo: Subdirectora  de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos  
Nombre:  PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA  
 
PAULA CAROLINA 
VILLAMIZAR 
PENILLAFirmado digitalmente 
por PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA
 
Proceso: Gestión Jurídica   Código: GJU -F-02 
 
EL COORDINADOR DEL GRUPO DE TALENTO HUMANO  
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO  
 
 
 
CERTIFICA QUE  
 
En la planta de personal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado no se 
cuenta con el  personal suficiente para desarrollar el objeto contractual: “Prestación de 
servicios técnicos para efectuar actividades archivísticas de organización, digitalización, 
diagnóstico integral, conservación, aseguramiento de calidad e Inventario documental, así  
como las actividades derivadas de cada proceso en el marco de los contratos 
interadministrativos suscritos por el Archivo General de la Nación con entidades públicas y 
privadas del orden Nacional y/o Territorial SMO7 ” 
 
Se expide en Bogotá D.C., a los d iecinueve (19) días del mes de enero de dos mil veintitrés  
(2023). 
 
 
 
 
DANIEL ALBERTO CARVAJAL GUTIERREZ  
Coordinador Grupo de Talento Human o 
 
 
 
 
 
Firmado digitalmente 
por DANIEL ALBERTO CARVAJAL GUTIERREZ
Numero: Fecha Registro:
Vigencia Presupuestal Estado: Tipo:
Valor Inicial: Valor Actual.: Vr. Bloqueado
Número: Fecha Registro: Número:Modalidad de 
contratación:
DEPENDENCIA FUENTERECURSOR
ECURSOSITUAC.
000  ARCHIVO GENERAL 
DE LA NACION-GESTION 
GENERALPropios 20 CSFVALOR INICIAL
605.640.000,00
Objeto:
Firma ResponsableSMO,SMO7. CPSA. Prestación de servicios técnicos para efectuar actividades archivísticas de organización, digitalización, diagnóstico integral, conservación, aseguramiento de calidad e inventario documental, 7 meses s/g a disponibilidad de PAC.0,00 Total: 0,00 605.640.000,00 605.640.000,00VALOR BLOQUEADO C-3302-1603-10-0-3302075-02 ADQUISICIÓN DE 
BIENES Y SERVICIOS - SERVICIO DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL A ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS 
DEL ORDEN NACIONAL Y/O TERRITORIAL - 
FORTALECIMIENTO DE LA FUNCION ARCHIVISTICA 
NACIONALFECHA 
OPERACIONVALOR OPERACION VALOR ACTUAL SALDO X  
COMPROMETERITEM PARA AFECTACION DE GASTO
POSICION CATALOGO DE GASTO6723 2023-01-19 Tipo de contrato:605.640.000,00 0,00
SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL AUTORIZACION DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS605.640.000,00 Valor Total Operaciones: 0,00 605.640.000,00Saldo x 
Comprometer:Actual Generado Gasto Uso Caja Menor NingunoCERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El suscrito Jefe de Presupuesto CERTIFICA que existe apropiación presupuestal disponible y libre de afectación en los siguientes “Ítems de afectación de gastos"
6023 2023-01-19 Unidad / Subunidad ejecutora: 33-04-00  ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNReporte Certificado de Disponibilidad Presupuestal Comprobante Usuario Solicitante: MHmpelaez MARILYN  PELAEZ TORO
Unidad ó Subunidad 
Ejecutora Solicitante:33-04-00 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Fecha y Hora Sistema: 2023-01-19-4:40 p. m.
 Página 
1 
de 
1
 
CERTIFICADO DE IDONEIDAD DEL AREA  GCO -FO-10 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO, Versión del formato: 0, Pág. 1 de 1, Formato vigente desde 02-06-2020  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
Verificado el perfil requerido y la experiencia relacionada en el estudio previo de DIEGO ARMANDO RODRIGUEZ  
CHITIVA  identificad(a/o) con la cédula de ciudadanía No. 1031135307 de Bogotá, , certifico que cumple con los 
requisitos para desarrollar el siguiente Objeto contractua l: “Prestación de servicios técnicos para efectuar 
actividades archivísticas de organización, digitalización, diagnóstico integral, conservación, 
aseguramiento de calidad e Inventario documental, así como las actividades derivada s de cada proceso 
en el marco de los contratos interadministrativos suscritos por el Archivo General de la Nación con 
entidades públicas y privadas del orden Nacional y/o Territorial SMO 7.” 
 
 Perfil exigido   
Descripción del perfil 
requerido según EP  Se requiere contratar treinta y cinco (35) técnicos Categoría I Nivel 5, 
con los siguientes requisitos: Título de formación técnica profesional 
tecnológica en núcleos básicos del conocimiento en: Bibliotecología, 
Sistemas de Información y documentación, Otros  de Ciencias Sociales 
y Humanas, Sistemas, Administración de Empresas o afines y de 1 -6 
meses de experiencia relacionada.  
 Análisis Hoja de Vida Aspirante  
Título:  - Bachiller Académico  
Convalidación (si aplica)  Se aplica la convalidación descrita en el numeral 7 del artículo 2de la  
resolución No. 535 del 16 de diciembre de 2020.   
Experiencia  1.IRON MOUNTAIN (12/01/2015 –05/02/2016)   
2.THOMAS MTI (06/02/2018 –30/04/2021)   
Conclusión  
 De conformidad con lo expuesto, la persona antes mencionada, cumple  con 
el perfil y los requisitos exigidos por la Entidad en el Estudio Previo. Teniendo 
en cuenta la resolución 535 de 20 20. 
 
Cordial Saludo,  
  
 
 
PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA  
Subdirectora de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos  
 
PAULA 
CAROLINA 
VILLAMIZAR 
PENILLAFirmado 
digitalmente por 
PAULA CAROLINA 
VILLAMIZAR PENILLA
 FORMATO DE DECLARACIÓN  
DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES  GCO -FO-09 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO, Versión del formato: 0, Pág. 1 de 1, Formato vigente desde 2-06-2020  
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Yo, DIEGO ARMANDO RODRIGUEZ CHITIVA  identificado(a) con la Cedula de Ciudadanía No 
1031135307  expe dida en Bogotá D.C ,  bajo la  gravedad de juramento declaro : 
 
1. Que no me encuentro incurso en causal alguna de incompatibilidad, inhabilidad o prohibición, de 
las establecidas por la Constitución Política, los artículos 8 de la Ley 80 de 1993; 60 de la Ley 610 
de 2000 ; 50 de la Ley 789 de 2002; 38 de la Ley 1474 de 2011; la Ley 1778 de 2016 y las demás 
normas aplicables. En el evento de sobrevenir cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o 
prohibición, me obligo a dar aviso inmediato al Archi vo General de la Nación para que se de  
aplicación al artículo 9 de la Ley 80 de 1993.   
 
2.  Que toda la información contenida e n el presente formato es veraz.  
 
 
 
 
 Atentamente,  
 
 
 
 
NOMBRE DEL CO NTRATISTA O REPRESENTANTE LEGAL: DIEGO ARMANDO RODRIGUEZ 
CHITIVA  
 
C.C: 1031135307 de Bogotá D.C   
 
EMPRESA__________________________ NIT: _______________________________  (si aplica)  
 
E-MAIL: dierod457@gmail.com  
 
DIRECCION: kr 75#75D41 sur  
 
 
 
 
 
Tratamiento de datos personales : Los datos personales aquí consignados tienen carácter 
confidencial, razón por la cual es un deber y un compromiso de los asistentes y del AGN no divulgar 
información alguna en propósito diferente a la de este registro so pena de las sanciones legales a que 
haya lugar de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y Decre to 1377 de 2013.  

 DECLARACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS  GCO -FO-11 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO, Versión del formato:01, Página 1 de 3, Formato vigente desde 15 -09-2020  
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DECLARACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS PARA TODOS LOS SERVIDORES DEL 
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN  
IDENTIFICACIÓN DEL DECLARANTE  
Nombre     Diego Armando Rodríguez Chitiva  
Dependencia  Subdirección de Mercadeo y Operación de Servicios 
Archivísticos    
Tipo documento identidad  Cédula de ciudadanía  
N° documento identidad  1031135307  
Cargo  Contratista  
Fecha ingreso     Enero 2023 
Fecha declaración  Enero  2023 
TIPOS DE CONFLICTO  
CONFLICTO INTERNO:  Debido a que miembros de mi familia (hasta el segundo grado de consanguinidad) y 
segundo de afinidad, trabajan en el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.  
 
Declaro  que: SI e x i s t e  __ NO ex i s t e  _X__ 
(Si la respuesta es SI, por favor proveer la siguiente información)  
Descripción del conflicto  
Interno   
N° documento de identidad   
Nombre   
Cargo   
Dependencia   
Fecha de ingreso   
Parentesco y/o relación   
 
CONFLICTO EXTERNO DIRECTO:  Debido a que  soy dueño,  socio,  accionista  en empresas  o sociedades  
privadas  y otras  entidades  legales,  que son CLIENTES  o CONTRATISTAS  o PROVEEDORES  DE BIENES  
Y SERVICIOS  que tienen  una relación  o un contrato  vigente  o por suscribir  con el ARCHIVO GENERAL DE 
LA NACIÓN.  
 
 DECLARACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS  GCO -FO-11 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO, Versión del formato:01, Página 2 de 3, Formato vigente desde 15 -09-2020  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
Declaro  que: SI e x i s t e  __ NO ex i s t e  _X__ 
(Si la respuesta es SI, por favor proveer la siguiente información)  
Descripción del conflicto  
Externo directo   
Nombre de empresa, sociedad o 
entidad   
Tipo de interés / relación  
(dueño, socio, accionista)   
Servicio suministrado / servicio 
contratado o a Contratar   
Fecha de inicio del servicio / fecha de 
suscripción del Contrato   
Entidad contratante   
 
CONFLICTO EXTERNO INDIRECTO:  Debido a que mi  familia  (hasta  el cuarto  grado  de consanguinidad  y/o 
segundo  de afinidad)  son dueños,  directores,  representantes  legales,  socios,  accionistas  y/o trabajan  en 
empresas  o sociedades  privadas  y otras  entidades  legales,  que son CLIENTES  o CONTRATISTAS  o 
PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS que tienen un a relación o un contrato vigente o por suscribir con 
el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.  
 
Declaro  que: SI e x i s t e  __ NO ex i s t e  _X__ 
(Si la respuesta es SI, por favor proveer la siguiente información)  
Descripción del conflicto  
Externo indirecto   
Nombre del familiar   
Parentesco con el declarante   
Nombre del  cliente/ contratista / proveedor   
Tipo de interés / relación del familiar   
Cargo que desempeña   
Servicio suministrado / servicio contratado o a 
contratar   
Fecha de inicio del servicio / fecha de 
suscripción del contrato   
 DECLARACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS  GCO -FO-11 
 
Proceso: Gestión Contractual GCO, Versión del formato:01, Página 3 de 3, Formato vigente desde 15 -09-2020  
Este documento es fiel copia del original, su impresión se considera copia no controlada  
Entidad contratante  Archivo General de la Nación Colombia  
 
Yo, DIEGO ARMANDO RODRÍGUEZ CHITIVA , identificado(a) como aparece al  pie de mi firma,  certifico  que 
la información  suministrada  es correcta  y corresponde  a la realidad  a la fecha  de esta declaración, cubriendo  
el período  comprendido  entre  _ENERO 2023  y AGOSTO  2023, y autorizo  a la entidad  a realizar  las 
indagaciones  pertinentes,  en virtud  de la presente  declaración.  Así mismo me comprometo a declarar 
cualquier conflicto  subsecuente  o futuro  no incluido  en esta declaración, cuando  éste aparezca,  el mismo  día 
de su ocurrencia.  También declaro que  conozco  mi responsabilidad  de evitar  cualquier  conflicto de interés 
real o aparente con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.  
 
En caso de tener conocimiento de la  existencia  de conflictos  de interés  real o potencial  de otros  servidores 
públicos,  clientes,  contratistas,  proveedores  de bienes  y servicios,  consultores,  conozco  que debo  reportarlo 
de forma inmediata a la dependencia  competente.  
 
 
 
Firma:  ______________________________  
C.c.     1031135307 de Bogotá D.C    
 
 
Visto bueno de quien recibe la declaración:  
 
 
 
 
 
PAULA CAROLINA VILLAMIZAR PENILLA  
Subdirectora de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos  
 
NOTA: Tratamiento de datos personales: Los datos personales aquí consignados tienen carácter confidencial, 
razón por la cual es un deber y un compromiso de los asistentes y del AGN no divulgar información alguna en 
propósito diferente a la de este registro so pena de las sanciones l egales a que haya lugar de acuerdo con la 
Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.  
 
PAULA 
CAROLINA VILLAMIZAR PENILLAFirmado 
digitalmente por PAULA CAROLINA 
VILLAMIZAR PENILLA