I.E. NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN
AGUACHICA - CESAR
NIT 824.004.255-9
INVITACION PUBLICA NUMERO 005
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE CESAR
MUNICIPIO DE AGUACHICA
INVITACION PUBLICA NUMERO 005
OBJETO DEL CONTRATO
SUMINISTRO DE 3.290 CARNET EN ULTRAPVC, FOTOGRAFIA DIGITAL A COLOR, CON CINTA Y
PORTA CARNET PARA LA IDENTIFICACION DE LOS   ESTUDIANTES DE LA SEDE PRINCIPAL Y LAS
SUBSEDES DE LA INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE AGUACHICA
-CESAR, VIGENCA  2023.
Abril 28 de 2023
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INVITACION PUBLICA NUMERO 005
1.1. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Son fines esenciales del estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución.
Así mismo la función de las instituciones educativas es estar al servicio de los intereses generales y se
desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad
imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que, con la contratación, de manera general se busca apoyar el desarrollo y así mismo darle cumplimientos a
los fines estatales; según el cual las instituciones tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la
ejecución de los mismos, buscan el cumplimiento de la continua y eficiente prestación de los servicios
públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la
consecución de dichos fines. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos
con las entidades estatales que colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que,
como tal, implica obligaciones.
Que en el marco Constitucional y legal previsto en la Constitución Política de 1991, que consagra la
planeación en los organismos del Estado, en armonía con el cuerpo normativo que obliga a las entidades
públicos a someter la contratación pública a requisitos de planificación que permitan el adecuado manejo del
gasto público, y de otro lado, la satisfacción de las necesidades públicas y con ello el adecuado
funcionamiento de los servicios públicos inmersos dentro de las Instituciones educativas.
Se hace necesario contratar con una persona natural o jurídica que realice el suministro de 3.290 carnets para
los estudiantes, lo cual permitirá solo el ingreso de este personal a las instalaciones de la institución (sede
principal, sede Gustavo Rojas Pinilla, Villa Paraguay y Jhon F Kennedy), en varias ocasiones se han
presentado inconvenientes con personas ajenas a la institución que entran con uniforme para causar algún
daño a las instalaciones física, robo de elementos,  vender sustancias alucinógenas, visitar a sus parejas,
entre otros; con esto se busca tener control de la gente que ingresa diariamente a la institución, brindar
confianza y tranquilidad a la comunidad en general, lo cual se revierte en el buen funcionamiento de las sedes
de nuestra institución.
1.2. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
1.2.1. OBJETO A CONTRATAR:
SUMINISTRO DE 3.290 CARNET EN ULTRAPVC, FOTOGRAFIA DIGITAL A COLOR, CON CINTA Y
PORTA CARNET PARA LA IDENTIFICACION DE LOS   ESTUDIANTES DE LA SEDE PRINCIPAL Y LAS
SUBSEDES DE LA INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE AGUACHICA
-CESAR, VIGENCA  2023..
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1.3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
La modalidad de selección que se utilizará será la establecida en el  Manual de Contratación para la I.E.
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1.4. PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA CONTRACTUAL
El plazo de ejecución del contrato será de El Plazo de ejecución del contrato será de Treinta días calendario, y
contados a partir de la firma del acta de inicio.
1.5. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÓN
Como resultado de los cálculos realizados se estimó el presupuesto oficial de la contratación en la suma de
DIECINUEVE MILLONES SETECIENTOS CUARENTA MIL PESOS M/L. ($19,740,000). El valor sera
imputado a  en el rubro numero 2.1.2.02.01.003 denominado OTROS BIENES TRANSPORTABLES
(EXCEPTO PRODUCTOS METáLICOS, MAQUINARIA Y EQUIPO) (fuente:02 ,item gasto: 16) por valor de
$19,740,000.
Parágrafo: Este valor incluye los impuestos que aplican para el caso, valor que incluirá todos los gastos
directos e indirectos, gravámenes, tributos y demás costos en que incurra EL CONTRATISTA por causa u
ocasión de la ejecución del contrato; por lo que se hará la solicitud de la disponibilidad presupuestal
respectiva por dicho valor.
El Presupuesto asignado para la ejecución de este contrato será destinado el cumplimiento a satisfacción del
objeto contratado, de acuerdo con lo señalado en los estudios previos.
1.6. FORMA DE PAGO
El Contratante se compromete pagar al contratista de la siguiente forma: dentro de los cinco dias habiles
siguientes a la entrega, Una vez terminado el objeto del mismo, copia del pago realizado al sistema general
de seguridad social en salud, correspondiente del respectivo periodo; conforme a los porcentajes exigidos por
la ley. (Salud, Pensión y ARL), la ARL deberá ser cotizado con el rango máximo. así como los parafiscales a
que haya lugar, de conformidad con el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
1.7. SUPERVISIÓN
El supervisor del contrato será DANIEL OJEDA MORENO, quien para el efecto tendrá las siguientes
atribuciones: a) Vigilar que el contratista cumpla sus obligaciones dentro de la oportunidad pactada,
b) Comprobar que los servicios entregados por el contratista cumpla con las condiciones de calidad y de
cantidad mínimas exigidas, c) Certificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del
contratista, d) Confirmar que el CONTRATISTA se encuentra al día en el pago de sus obligaciones
parafiscales y en sus aportes al sistema de seguridad social para efectos del pago del valor del contrato
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1.8. ESPECIFICACIONES TECNICAS: El oferente sea persona natural y/o jurídica deberá ofertar los bienes
descritos y cumplir con las características y especificaciones técnicas en cuanto a calidad, cantidad y
condiciones determinadas para SUMINISTRO DE 3.290 CARNET EN ULTRAPVC, FOTOGRAFIA DIGITAL A
COLOR, CON CINTA Y PORTA CARNET PARA LA IDENTIFICACION DE LOS   ESTUDIANTES DE LA
SEDE PRINCIPAL Y LAS SUBSEDES DE LA INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DEL
CARMEN DE AGUACHICA -CESAR, VIGENCA  2023.
ITEM CODIGO DESCRIPCION CANT. V Unit. UNID TOTAL 
1001 CARNET ULTRAPVC CON FOTOGRAFIA A CO 3,290.0 6,000.0 600019,740,000
LOR CON PORTA CARNET Y CINTA MARCAD
A
2. INFORMACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN 
2.1 CRONOGRAMA
2.1 CRONOGRAMA
ITACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR
1Publicación de invitación 28/04/2023 IE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN AGUACH
 ICA
2Limite Recepción de ofert 04/05/2023 IE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN AGUACH
as ICA
3Selección de oferta 05/05/2023 IE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN AGUACH
 ICA
4Cartas de aceptación 09/05/2023 IE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN AGUACH
 ICA
2.2. PARTICIPANTES
Podrán participar en el presente proceso de convocatoria pública, todas las personas legalmente capaces, en
forma individual o conjunta (consorcio o unión temporal o promesa sociedad futura), que tengan dentro de su
objeto social o actividad económica según sea el caso, el objeto de la contratación que se pretende celebrar
previo el desarrollo del presente proceso de selección y cumplan con todos los requisitos exigidos en la
presente invitación pública
2.3. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y LUGAR DONDE SE LLEVARÁ A CABO EL RECIBO DE LAS OFERTAS.
La invitación y los estudios y documentos previos podrán ser consultados  en las instalaciones de la Institución donde se llevará a cabo el recibo de las propuestas, el cierre su evaluación y verificación
2.4. REQUSITOS Y DOCUMENTOS HABILITANTES
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Las propuestas presentadas deben reunir todos los requisitos exigidos en los estudios previos y en la
presente invitación publica, y estar acompañadas de los documentos que se solicita, en el orden aquí
establecido.
Se verificará, en primer lugar, que las propuestas contengan todos los documentos solicitados en la presente
invitación y los estudios previos.
El (los) proponente(s) que no presente(n) los documentos solicitados, dará lugar a que su propuesta sea
catalogada como NO HABILITADA, y se procederá a escoger la oferta que presente el siguiente en el orden
con relación al precio más bajo.
2.5 REQUISITOS Y DOCUMENTOS HABILITANTES DE CARÁCTER JURIDICO
Los proponentes deberán anexar a la propuesta los siguientes documentos: 
PERSONA NATURAL:
 * Existencia y representación legal expedido,por la cámara de comercio con vigencia menor a 90 dias (
provvedor con  establecimiento de comercio)
 * Fotocopia  del  documento  de  identidad del contratista
 * Certificación de vínculo activo en el sistema de seguridad social, certificado  de  afiliación  y  pagos  al  día
 * RUT  Registro  único  tributario
 * Certificado de antecedentes disciplinarios.  (Procuraduría  General  de la República). Vigencia 30 días.
 * Certificado  de  antecedentes  judiciales RNMC contratista
 * Paz y salvo fiscal (contraloría general de la república). Vigencia 30 días
 * Formato único hoja de vida acompañado de     certificaciones experiencia e idoneidad cuando corresponda
 * Registro único de proponentes (RUP) 30 días de expedición.(contratos superiores al 10% de la menor
cuantía)
 * Certificado de cuenta bancaria
 * Certificado de inhabilidades e incompatibilidades
 * Registro de Inhabilidades por delitos sexuales contra menores de edad.
 * Formato único hoja de vida acompañado de     certificaciones experiencia e idoneidad cuando
corresponda.Respecto al representante legal y al personal que sustenta el equipo en una oferta
PERSONA JURIDICA:
 * Existencia y representación legal expedido,por la cámara de comercio con vigencia menor a 90 dias
 * Fotocopia  del  documento  de  identidad del representante legal  de la persona jurídica.
 * Seguridad  social  y  parafiscales.  Persona jurídica   o   persona   natural   que   sea empleador: 
Certificación  de  paz  y  salvo en    seguridad    social    y    parafiscales, suscrita   por  revisor  fiscal  o 
contador según     corresponda.     Vigencia     de expedición: 30 días
 * RUT  Registro  único  tributario
 * Certificado de antecedentes disciplinarios.  (Procuraduría  General  de la República). Vigencia 30 días.
 * Certificado  de  antecedentes  judiciales RNMC Representante legal, proponente
 * Paz y salvo fiscal (contraloría general de la república). Vigencia 30 días
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 * Registro único de proponentes (RUP) 30 días de expedición.(contratos superiores al 10% de la menor
cuantía)
 * Certificado de cuenta bancaria
 * Certificado de inhabilidades e incompatibilidades
 * Registro de Inhabilidades por delitos sexuales contra menores de edad.
2.6 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
2.6.1. EXPERIENCIA GENERAL
a. En el caso de personas jurídicas, Consorcios, Uniones temporales u otra modalidad de sociedad
se deberá demostrar que tiene una experiencia general de por lo menos dos (2) años, demostrada a
través de la información registrada en el certificado de existencia y representación legal expedido por
la Cámara de Comercio.
b. Para la verificación de los requisitos habilitantes relacionados con las condiciones de experiencia general,
se tendrá en cuenta la fecha de constitución de la persona jurídica de acuerdo con la información registrada
en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, se tendrá en
cuenta la fecha de inscripción de la persona natural en la matricula mercantil de acuerdo con la información
registrada en el certificado expedido por la Cámara de Comercio.
2.6.2. EXPERIENCIA ESPECÍFICA
El proponente debe acreditar por lo menos un (1) contrato con entidades públicas y/o privada de objeto
semejante. Para efectos de la acreditación de la experiencia específica, el proponente deberá aportar copia
del contrato y/o acta de liquidación del mismo y/o certificación suscrita por el
contratante o su representante.
Si los contratos presentados para la verificación de experiencia específica, cumplen con cada uno de los
requisitos exigidos en la presente invitación pública, la propuesta será considerada HABILITADA, en caso
contrario será considerada NO HABILITADA. 
2.7 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
a. El proponente debe presentar una propuesta en sobre cerrado y marcado como propuesta técnica, que
contenga la propuesta original completa (ver formato 1), con todos los documentos, formularios, apéndices, y
anexos exigidos en la presente invitación pública, la propuesta debe ser presentada en un medio magnético
en formato PDF, con el fin de facilitar su publicación en la paginada WEB y SECOP. De manera separada el
proponente debe presentar una propuesta en sobre cerrado y marcado como propuesta Económica, que
contenga la propuesta original completa (ver formato 2); la propuesta económica deberá presentarse en sobre
cerrado que contendrá el presupuesto, acompañada de todos los análisis de precios, los cuales contendrán
los detalles de los insumos, servicios requeridos; El proponente deberá realizar y presentar el cálculo que va a
utilizar para obtener el valor final de la oferta que contenga todos los costos en los que incurrirá, así como los
impuestos de ley y la utilidad que pretende percibir, de no aportar la propuesta económica con la información
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completa y detallada conforme lo señalado anteriormente la propuesta será rechazada. Los apéndices, y
anexos exigidos en la presente invitación pública, la propuesta debe ser presentada en un medio magnético
en formato PDF, con el fin de facilitar su publicación.
b. La propuesta deberá presentarse en medio físico y magnético (se abrirá en el acto de cierre delante del
proponente o quien presente la propuesta para verificar que el documento presentado se encuentra en el
formato exigido "PDF" y de ello se dejará constancia en el acta de cierre), la propuesta deberá presentarse en
idioma castellano, debidamente firmada por el proponente en caso de ser persona natural o el representante
legal en el caso de personas jurídicas; o por el representante del consorcio o unión temporal; o por el
apoderado debidamente facultado, de acuerdo con el orden y requisitos establecidos en la presente invitación
pública, con todos sus anexos, debidamente foliados hoja por hoja en estricto orden consecutivo organizada y
legajada, sin tachones ni enmendaduras, raspaduras o borrones que hagan dudar del ofrecimiento, a menos
que se haga la salvedad respectiva, la cual se entiende efectuada con la firma del proponente al pie de la
corrección.
c. Las propuestas deberán presentarse, en sobres separados y cerrados, debidamente organizadas y
legajadas con la siguiente identificación:
d. Un (1) sobre cerrado y marcado PROPUESTA TÉCNICA, que contenga la propuesta original completa, con
todos los documentos, formularios, apéndices, y anexos exigidos en la presente invitación pública.
e. Un (1) sobre cerrado que contenga la PROPUESTA ECONÓMICA con todos los anexos solicitados.
f. Cada sobre deberá estar cerrado y rotulado de manera que se identifique el nombre y número del proceso
de selección, el nombre del proponente, su dirección y teléfono y el contenido del sobre según sea: Propuesta
técnica o Propuesta económica.
g. Las propuestas deberán estar foliadas, sin importar su contenido o materia, en estricto orden consecutivo
ascendente, incluyendo en cada ejemplar los documentos que se requieran.
h. Todos los formularios y anexos de la propuesta deberán diligenciarse completamente.
i. Si algún proponente considera que un formulario o anexo en alguna forma impide mencionar o destacar
algunos detalles o información que él considera de importancia para la evaluación de su propuesta, deberá
presentar además de los formularios y anexos correspondientes, toda la información que considere necesaria
para complementar su propuesta en un apéndice.
j. Si algún proponente considera que un formulario o anexo en alguna forma impide mencionar o destacar
algunos detalles o información que él considera de importancia para la evaluación de su propuesta, deberá
presentar además de los formularios y anexos correspondientes, toda la información que considere necesaria
para complementar su propuesta en un apéndice marcado claramente la parte específica del formulario de la
propuesta. La responsabilidad por la omisión de información es exclusiva del proponente, quien no podrá
excusarse aduciendo que la entidad contratante no le entrego el formato o se lo entrego incompleto y por ello
no pudo diligenciar la información omitida.
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k. Cuando un formulario o anexo necesite uno de estos apéndices, se anotará debajo de la parte específica, la
siguiente expresión: "Ver Apéndice No. ______________ "
l. La Institución, analizará y tendrá en consideración dicha información adicional.
m. Las enmiendas u otros cambios que se hagan en los formularios de la propuesta, se Deberán certificar con
la firma del proponente en el lugar apropiado del respectivo formulario.
n. La Institución, no asumirá ninguna responsabilidad por no tener en cuenta una propuesta que haya sido
incorrectamente entregada o identificada, por lo que se recomienda al proponente estar presente en el acto de
cierre momento en el cual puede realizar las observaciones pertinentes con relación a las propuestas
presentadas.
o. La presentación de la propuesta constituye un acuerdo entre el proponente y la Institución , en virtud de la
cual dicha propuesta, salvo afirmación en contrario, permanece abierta para aceptación de la Entidad
Contratante.
p. Durante el período de vigencia de la propuesta, el proponente se compromete a no retirarla, ni menoscabar
o derogar los efectos de la misma. Si dentro de este período, se notificara al proponente que su propuesta ha
sido aceptada por la Institución, éste quedará de hecho obligado por los términos del acuerdo establecido en
la propuesta y por la aceptación de la Entidad Contratante.
q. Los proponentes deberán asumir todos los costos que les cause la preparación de la propuesta, los cuales
no son reembolsares. No se aceptarán propuestas enviadas por correo, fax o cualquier otro medio telemático.
r. Las propuestas deberán sujetarse en todas sus partes a los modelos y las condiciones estipuladas para
cada documento en la presente invitación.
s. No se aceptarán documentos que contengan tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a
diferentes interpretaciones o induzcan a error. Cuando ello suceda, la Institución procederá a solicitar al
proponente, la aclaración o refrendación respectiva, dentro del plazo que esta estime conveniente 
t. La comprobación de falsedad en la información suministrada en los documentos que integran la propuesta,
ocasionará el rechazo inmediato de la misma, sin perjuicio de poner en conocimiento el las autoridades
competentes.
2.8 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Todas las propuestas en principio se consideran aceptables, la Institución, rechazará las propuestas en la
presente convocatoria, cuando incurran en las siguientes causales:
1. Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o
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prohibición para contratar con la Institución.
2. Cuando la propuesta sea presentada por personas incapaces.
3. Cuando la propuesta inicial de precio sobrepase el presupuesto oficial establecido para esta convocatoria
4. Cuando se presenten dentro de la propuesta documentos que contengan tachaduras, borrones o
enmendaduras y no estén refrendados por el proponente, que den lugar a diferentes interpretaciones o
induzcan a error, siempre y cuando tales documentos aludan a factores habilitantes y habiéndose solicitado
las aclaraciones del caso o el aporte de documentos, estos no hayan sido presentadas por el proponente.
5. Cuando se verifique que los documentos que aludan a los factores de habilitación, no se ajusten a la
realidad.
6. Cuando la propuesta se presente extemporáneamente.
7. La presentación varias ofertas hechas por el mismo oferente, bajo el mismo nombre o con nombres
diferentes, por sí o por interpuesta persona, en Consorcio, Unión Temporal o individualmente.
8. Cuando el representante legal para el caso de propuestas individuales de personas jurídicas o los
representantes legales de cualquier modalidad de asociación, excedan los límites de surepresentación.
9. Cuando el oferente no presente documentación, habiendo sido requerida por la Institución, dentro del
término fijado para ello.
10. Cuando el proponente no cumpla con la capacidad jurídica o las condiciones de experiencia, exigidas en
la Invitación.
11. Cuando los elementos ofertados no cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por la Institución.
12. Cuando no se presenten las fichas técnicas de los elementos señalados en la presente invitación pública.
13. Cuando la Institución compruebe colusión entre los proponentes
14. Cuando el proponente o el representante legal del mismo, no suscriba la carta de presentación de la
propuesta necesaria para participar en esta convocatoria ó cuando el representante legal no cuente con
autorización para ejercer este acto, si es que ello fuere necesario
15. Cuando la propuesta presentada para participar en esta convocatoria no sea avalada, en caso de
requerirse, por un profesional debidamente matriculado.
16. Cuando la propuesta sea presentada de manera parcial, es decir, no se cotice debidamente los ítems
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señalados.
17. Cuando el valor de la propuesta económica corregida, difiera del valor de la propuesta económica
presentada en más de un 5%.
2.9. AMPLIACION DEL PLAZO DEL PROCESO DE SELECCION
Como resultado de las aclaraciones y cuando resulte conveniente para la Institución Educativa, este expedirá
las modificaciones pertinentes a las condiciones generales del proceso, mediante Adenda y prorrogara solo si
fuere necesario.
Cualquier prorroga en la fecha de cierre del proceso de selección será comunicada a los proponentes por
medio de Adenda, que hará parte de la Invitación Publica y que serán enviadas a cada uno de los
proponentes que hayan retirado Propuestas.
Los adendas y aclaraciones o modificaciones remitidos en forma escrita por la Institución los interesados y
oferentes durante el periodo de la Contratación.
2.10. PROPUESTAS QUE SE VERIFICARAN
Para seleccionar al contratista LA Institución Educativa verificara la oferta que haya presentado el menor
precio, según lo establecido en el  Manual de Contratación para la I.E. NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN
2.11 DERECHO DE DECLARACION DE DESIERTA
La Institución Educativa, podrá declarar desierto el proceso de contratación Correspondiente, cuando se
presenten las siguientes causas:
a) Cuando se hubiere violado la reserva de la convocatoria de manera ostensible y antes del cierre del mismo.
b) Cuando no se presente proponente alguno.
c) Cuando ninguna de las ofertas presentadas se ajuste a la invitación pública.
e) Cuando se descubran acuerdos o maniobras fraudulentas por parte de los proponentes durante el proceso
que impidan o no garanticen la selección objetiva de la propuesta
2.12 FACTOR DE SELECCION
La entidad seleccionara la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones
exigidas.
2.13. EN CASO DE EMPATE
Si hay empate, la Entidad debe aceptar la oferta presentada primero en el tiempo
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2.14. COMITE EVALUADOR
La Institución debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las
condiciones de la invitación. Si esta no cumple, la Institución debe verificar el cumplimento de los requisitos de
la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente. Lo anterior sin perjuicio de la
oportunidad que deberán otorgar las Institución para subsanar las ofertas
2.15. APROPIACION PRESUPUESTAL
La Entidad cuenta con los recursos económicos para amparar financieramente el contrato resultante con
cargo del CDP No.D2023-00007 del 13 de Abril del 2023.
3. ACEPTACION DE LA OFERTA Y EXISTENCIA DEL CONTRATO
La oferta y la comunicación de aceptación de la misma constituyen el contrato y los dos documentos se
publicarán en la fecha establecida en el cronograma, y si esta no fue establecida se recomienda publicar en
los tres días siguientes a su expedición
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