AutorizadoFecha: Agosto 2018
SubprocesoGESTION ADMINISTRATIVASISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
APOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
MacroprocesoVersión: 1
PÁGINA: 1
 ESTUDIO PREVIO
Proceso
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Proceso contractual: SPR-CPS-016-2023
Dependencia: SECRETARIA DE PRENSA Y COMUNICACIONES
Objeto Contractual: 2023T-27 PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES A LA GESTIÓN
PARA LA CREACIÓN DE COMUNICACIÓN GRÁFICA PUBLICITARIA DESDE LA SECRETARÍA DE
PRENSA Y COMUNICACIONES.
Fecha de Elaboración: 15-feb-2023
De acuerdo a lo señalado en el Numeral 7º del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el Artículo 87 de la
Ley 1474 de 2011 y el Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015; el MUNICIPIO DE CUCUTA
a través del SECRETARIO DE DESPACHO - JEIMY PAOLA CASTILLO CARVAJAL de la dependencia
SECRETARIA DE PRENSA Y COMUNICACIONES, presenta el Estudio Previo para la Contratación
de “2023T-27 PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES A LA GESTIÓN PARA LA CREACIÓN
DE  COMUNICACIÓN  GRÁFICA  PUBLICITARIA  DESDE  LA  SECRETARÍA  DE  PRENSA  Y
COMUNICACIONES.”  durante  la  vigencia  2023.
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Y FORMA DE SATISFACERLA
1.1 NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN
De conformidad con la Ley 152 de 1994, el Estatuto Orgánico de Presupuesto y el Decreto 1082 de
2015, la Entidad cuenta con un portafolio de proyectos de inversión registrado en el Banco
Nacional de Programas y Proyectos de Inversión Nacional – BPIN- el cual es administrado por el
Departamento Nacional de Planeación.
Estos proyectos se encuentran armonizados con la planeación estratégica de la Entidad y con el
Plan Nacional de Desarrollo y, por ende, permiten dar cumplimiento a las metas fijadas por el
Gobierno Municipal.
El Derecho a la información es un derecho fundamental que se encuentra contemplado, en el
artículo 20 de la Constitución Política de Colombia, de la siguiente manera: “Se garantiza a toda
persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
información veraz, e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y
tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en las condiciones de
equidad. No habrá censura”.   El derecho de acceso a la información pública no sólo es fundamental
para hacer control social a la administración pública, conociendo sus actuaciones, sino que también
es esencial para la realización y ejercicio de otros derechos fundamentales. En esta medida, una
sociedad bien informada, es una sociedad empoderada que ejerce sus derechos plenamente, que
exige y que hace control sobre lo que le afecta. Corresponde a los alcaldes de conformidad con el
artículo 315 de Constitución Política cumplir y hacer cumplir la Constitución y la ley, norma que
igualmente es consagrada en el artículo 91 de la Ley 136 de 1994, al establecer entre las funciones
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 2
que tiene el alcalde, la de dirigir la acción administrativa del municipio, asegurar el cumplimiento
de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo.
En su conjunto, la inexistencia de una apuesta comunicacional con un enfoque orientado al
desarrollo genera muchos vacíos y falta de oportunidades. Las principales amenazas actuales son:
la percepción negativa de la gestión de la administración municipal por parte de la comunidad; baja
credibilidad hacia los canales oficiales de comunicación institucional, la comunidad busca otros
medios de comunicación para informarse, noticias falsas que generan pánico o desinformación; los
trámites y procesos se ralentizan a causa de la desinformación y los medios y/o colectivos de
comunicación local o alternativos no perciben a la administración municipal como un órgano de
apoyo. La comunidad no considera que los canales de comunicación de la administración municipal
tales como la página web institucional tenga información que les interese, o que dichos canales
sean sencillos de usar, lo cual se expresa en el indicador, "Porcentaje de transito ciudadano en la
página web de la administración municipal" donde para el 2020 tan solo el 15%  de la comunidad
realizaba una buscada y escogía esa página como fuente de información de su interés. Esto permite
identificar la causa de la desinformación de la ciudadanía en materia del estado de la ciudad, de la
gestión de la administración, la poca participación en los eventos promocionados en dicha página y
el bajo acceso a oportunidades que allí se promocionan.
Que, Revisada la integración de la Planta de Personal Global del Municipio, se logró verificar que
no se cuenta con personal suficiente que puedan realizar las actividades profesionales de la Entidad
en los asuntos materia del presente estudio. Que los Municipios por mandato Constitucional tienen
la competencia de garantes, pues su deber primordial es la de garantizar que los servicios se
presten efectiva y eficientemente a su comunidad. Que la Organización Administrativa del
Municipio de San José de Cúcuta es objeto de mejoramiento continuo, con el fin de desarrollar una
gestión cada vez más eficiente y eficaz.
  
La Secretaría de Prensa y Comunicaciones lidera el proceso de creación de conceptos innovadores
para la ejecución del proyecto BPIM del presente estudio, para fortalecer el desarrollo de este
proceso, requiere del acompañamiento de un PROFESIONAL EN COMUNICACIÓN SOCIAL que de
acuerdo a su formación tenga la capacidad de ser un gestor y productor de contenido en diferentes
medios y soportes tecnológicos, tenga competencias de expresión escrita, verbal y no verbal,
necesaria para la producción de mensajes, comprensión y análisis del proceso de comunicación, y
posea habilidades en el uso y apropiación de los medios, sistemas y tecnologías de comunicación e
información.   En tal sentido se hace necesario celebrar Contrato de Apoyo a la Gestión con el
objeto de: “2023T-27 PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA CREACIÓN DE
COMUNICACIÓN  GRÁFICA  PUBLICITARIA  DESDE  LA  SECRETARÍA  DE  PRENSA  Y
COMUNICACIONES”.
  
En tal sentido se hace necesario celebrar Contrato de Prestación de Servicios Profesionales con el
objeto de:  2023T-27 Prestar los servicios profesionales para la creación de comunicación gráfica
publicitaria desde la Secretaría de Prensa y Comunicaciones.".
  
Que por mandato imperativo de la Ley 80 de 1993 en su artículo 3, los servidores públicos tendrán
en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de estos, las entidades buscan el
cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la
efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 3
consecución de dichos fines. El Nivel Central de la Alcaldía Municipal de San José de Cúcuta está
compuesto por Secretarías, Subsecretarías y Oficinas, y para el cumplimiento de las actividades
propias de cada una de las Dependencias se necesita de los servicios de personal profesional y de
apoyo en las gestiones y actividades de carácter operativo, administrativo, técnico, profesional y
material que agilicen y hagan más eficiente la prestación de los servicios hacia la comunidad,
teniendo en cuenta que la organización administrativa del Municipio de Cúcuta es objeto de
mejoramiento continuo, con el fin de desarrollar una gestión cada vez más eficiente y eficaz. Que si
bien es cierto la Administración Municipal no cuenta con personal de planta suficiente para realizar
el contrato requerido, se hace necesaria la contratación de dichas personas en aras de dar el
respectivo tramite al Proceso de Contratación y continuar con la prestación de los servicios con el
propósito de garantizar la gestión que requiera el Municipio de San José de Cúcuta.  
Por tanto, ante la Insuficiencia de Personal de Planta, se hace necesario contratar un profesional
que reúna los requisitos de idoneidad y experiencia para desarrollar las actividades requeridas en
el presente proceso contractual
En consecuencia, de lo anterior, la contratación objeto del presente estudio se encuentra
enmarcada en el siguiente proyecto de inversión:
Código Bpin Ver. Nombre Bpin Ficha MGA Vr. proy.
2020540010235 4FORTALECIMIENTO DE PLATAFORMAS O
CANALES DE COMUNICACIONES
INTEGRADAS PARA EL FÁCIL ACCESO A LA
INFORMACIÓN Y LA CONSULTA POR PARTE
DE LA CIUDADANÍA EN EL MUNICIPIO DE
SAN JOSE DE CUCUTA2020540010235 200,000,000.00
1.2 FORMA DE SATISFACERLA
El Municipio de San José de Cúcuta, pretende satisfacer la necesidad mediante la celebración de un
contrato de prestación de servicios Profesionales con un comunicador social profesional, pues
considera que es el negocio jurídico idóneo con el que cuenta la administración municipal ante la
previa verificación de la inexistencia de personal de planta de la entidad, que pueda satisfacer la
necesidad de la Secretaría de Prensa y Comunicaciones con el fin de lograr, el fortalecimiento del
proyecto, supone, contar con el recurso humano correspondiente que ayude a fortalecer dicha
gestión administrativa, como pilar fundamental en la estrategia de comunicación de la Secretaría
de Prensa y Comunicaciones.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CONTRATO A
CELEBRAR
2.1 OBJETO
2023T-27 PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES A LA GESTIÓN PARA LA CREACIÓN DE
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 4
COMUNICACIÓN  GRÁFICA  PUBLICITARIA  DESDE  LA  SECRETARÍA  DE  PRENSA  Y
COMUNICACIONES.
2.2 NATURALEZA JURÍDICA DEL CONTRATO
De conformidad con lo señalando en el numeral 3 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el contrato
resultante de la presente Convocatoria Pública será de PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
2.3 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Para todos los efectos legales y fiscales el valor del contrato resultante de la presente Convocatoria
Pública será hasta la suma de DIECINUEVE MILLONES SETENTA Y CINCO MIL PESOS 00/100 M.
C/TE. 19,075,000.00, incluido I.V.A, y que contiene los pagos por los costos directos e indirectos
necesarios para la ejecución del contrato, junto con todos los impuestos, gravámenes y retenciones
a que haya lugar.
EL MUNICIPIO DE CUCUTA pagará al Contratista el valor del presente Contrato con cargo al
Certificado de Disponibilidad Presupuestal 00000925 de 13-feb-2023, expedido por el
Subsecretario del Área de Gestión Financiera de la Secretaria de Hacienda Municipal.
2.4 PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución del presente Contrato será de 7 Meses, contados a partir de la suscripción del
Acta de Inicio entre las partes contratantes, con el visto bueno del supervisor designado, previo
cumplimiento de los Requisitos de Perfeccionamiento y Ejecución del mismo.
2.5 FORMA DE PAGO
EL MUNICIPIO a través del SECRETARIO DE DESPACHO - JEIMY PAOLA CASTILLO CARVAJAL de
la dependencia SECRETARIA DE PRENSA Y COMUNICACIONES, cancelará el valor del contrato
resultante del presente proceso, de la siguiente manera: SIETE (7) PAGOS MENSUALES POR
VALOR  DE  DOS  MILLONES  SETECIENTOS  VEINTICINCO  MIL  PESOS  00/100  M.  C/TE.
($2,725,000.00) CADA UNO. Los pagos quedan condicionados al Plan Anualizado de Caja (PAC).
2.6 LUGAR DE EJECUCIÓN Y CENTRO DE TRABAJO
La ejecución del contrato se desarrollará en la dependencia SECRETARIA DE PRENSA Y
COMUNICACIONES en la ciudad de San José de Cúcuta, Norte de Santander.
Para efectos de la Administración de Riesgos Laborales el centro de trabajo del contratista será:
Oficina (x )
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 5
Conductor ( )
Otro ¿Cuál? - 
Señalar el nivel del Riesgo:
Nivel 1 (x )
Nivel 2 ( )
Nivel 3 ( )
Nivel 4 ( )
Nivel 5 ( )
2.7 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA
Para efectos del cumplimiento del contrato, objeto de la Convocatoria Pública que hoy nos ocupa el
CONTRATISTA se compromete a cumplir, además de las obligaciones inherentes a la naturaleza del
contrato y las derivadas de las disposiciones legales vigentes las siguientes ACTIVIDADES:
1. Diseñar el concepto de comunicación gráfica publicitaria para las campañas institucionales. 
2.  Generar contenidos para la estrategia de comunicación interna. 
3.  Generar contenidos para el Plan Estratégico de Comunicaciones. 
4. Las demás obligaciones que en virtud del objeto contractual le imparta el secretario de despacho
y/o supervisor del contrato.
2.8 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
1. Desarrollar y cumplir el objeto del Contrato, en las condiciones de calidad, oportunidad, y
obligaciones definidas en el presente Contrato, incluyendo su Anexo Técnico [si lo hay].
2. Acatar los tratados internacionales, la Constitución, la ley, las normas legales y procedimentales
vigentes que apliquen a este contrato, en especial aquellas referidas a su celebración, ejecución y
liquidación, esta última en caso de aplicar.
3. Constituir las garantías pactadas y realizar la publicación en el Secop II, si hay lugar a ello,
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que se suscriba el contrato, una vez se
cuente con el correspondiente registro presupuestal y afiliación a la ARL.
4. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.2.2.16 del Decreto
Nacional 1072 de 2015.
5. Presentar el soporte de la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral para el
perfeccionamiento del contrato o el pago. Garantizar durante la ejecución del contrato el pago de
los aportes, mes vencido, liquidado sobre el Ingreso Base de Cotización IBC, equivalente al 40% del
valor mensualizado del contrato, sin incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado (IVA), en los
casos que aplique, según lo señalado en el artículo 244 de la Ley 1955 de 2019. 
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 6
6. Informar por escrito al Municipio de Cúcuta, si durante la ejecución del contrato se presentan
cambios que generen al Contratista ser responsable del IVA, bien sea por obtener las calidades
previstas en el Estatuto Tributario o cuando la Administración de Impuestos Nacionales, de oficio lo
convierte en responsable de IVA, informar de inmediato a la entidad.
7. Realizar el pago mensual de las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la
afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme la clasificación de actividades económicas, según lo
dispuesto en el artículo 2.2.4.2.2.13 del Decreto Nacional 1072 de 2015 y sus modificaciones. 
8. Aportar al Municipio de Cúcuta el certificado médico ocupacional actualizado en los términos
señalados en el artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto Nacional 1072 de 2015. 
9. Declarar si de la ejecución del presente contrato resultaren estudios, investigaciones,
descubrimientos, invenciones, información, mejoras, diseños, invención de sistemas de software y
sus subsistemas, estos pertenecerá al Municipio de Cúcuta de conformidad con lo señalado en el
artículo 20 de la Ley 23 de 1982, modificado por el artículo 28, Ley 1450 de 2011, en igual sentido,
el Contratista declara que las actividades y servicios prestados al Municipio de Cúcuta no infringen
ni vulnera los derechos de propiedad intelectual o industrial o cualesquiera otros derechos legales
o contractuales de terceros, respondiendo además por cualquier acción de reivindicación, plagio u
otra clase de reclamación que al respecto pudiera sobrevenir. En virtud de la presente cláusula, EL
MUNICIPIO DE CÚCUTA queda autorizado para copiar, reproducir, distribuir, publicar,
comercializar, derivar y modificar los trabajos objeto del presente contrato, por cualquier medio
digital, electrónico o reprográfico, conservando la obligación de respetar en todo caso los derechos
morales de autor contenidos en el artículo 183, Ley 23 de 1982, modificado por el artículo 181, Ley
1955 de 2019. 
10. Guardar estricta reserva y confidencialidad de toda la información relacionada con el
MUNICIPIO DE CÚCUTA o sus contratistas, de la cual tenga conocimiento por razón de las
actividades que desarrolla. En consecuencia, el CONTRATISTA no podrá divulgar, publicar o
comunicar, directa o indirectamente a terceros ninguna información de forma verbal o escrita o que
conste en cualquier clase de documento de carácter confidencial, incluyendo documentos de
trabajo, pero sin limitarse a: vídeos, textos, grabaciones, disquetes, discos compactos, planos, fotos,
creaciones, etc. Cualquier acción u omisión que infrinja lo anterior se considerará como
incumplimiento de las obligaciones contractuales, independientemente de la responsabilidad legal a
que pueda haber lugar. Al momento de la terminación del contrato, el CONTRATISTA devolverá
toda la información de propiedad del MUNICIPIO DE CÚCUTA que le haya sido encomendada por
razón de las actividades desarrolladas, junto con todas las copias del material. 
11. Cumplir con los procedimientos, lineamientos, herramientas, instrumentos exigidos por el
MUNICIPIO DE CÚCUTA en el marco de la implementación de las siete (7) dimensiones y diecisiete
(17) políticas de gestión y desempeño que conforman el Sistema de Gestión bajo el referente del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG. 
12. Cumplir con la Política de Conflicto de Intereses, y en caso de presentarse comunicar a través
del formato de la entidad indicando la situación presentada, con el fin de ser tratada de manera
transparente y efectiva eliminando el riesgo de convertirse en una conducta violatoria de la ley. 
13. Cumplir con la Política de Conflictos de Intereses. El contratista deberá actualizar por lo menos
una vez al año su declaración de conflictos de intereses y en caso de que exista un presunto
conflicto de interés real, aparente o potencial deberá comunicarlo inmediatamente a la Entidad.
14. Contribuir con la política para la prevención de consumo de sustancias psicoactivas adoptada
por la entidad y participar activamente en las actividades que se desarrollen para su
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 7
implementación. 
15. Solicitar al supervisor del contrato, con mínimo 10 días de antelación, las modificaciones
contractuales que llegase a requerir de conformidad con lo dispuesto en el contrato y los
documentos que soporte el proceso de gestión contractual del MUNICIPIO DE CÚCUTA.
16. Responder ante las autoridades competentes por las acciones u omisiones que en desarrollo del
contrato realice el CONTRATISTA, cuando con ellos cause perjuicio a la entidad o a terceros en los
términos del artículo 52 de la Ley 80 de 1993. 
17. Conocer y aplicar los procesos de implementación y gestión de los proyectos programas,
políticas, lineamientos, planes y estrategias ambientales establecidas por el MUNICIPIO DE
CÚCUTA.
18.  Efectuar el uso adecuado y eficiente de los recursos de agua y energía dispuestos por la
entidad, en cualquiera de sus sedes, durante el término de ejecución del contrato. 
19. Contribuir con la adecuada separación en la fuente de los residuos sólidos, atendiendo los
lineamientos señalados por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de acuerdo con el
código de colores adoptado por EL MUNICIPIO DE CÚCUTA.
20. Contribuir con la implantación de la estrategia de uso racional del Papel y demás lineamientos
ambientales establecidos por EL MUNICIPIO DE CÚCUTA.
21. Participar en las actividades destinadas a prevenir, mitigar, corregir o compensar los impactos
negativos al medio ambiente y los recursos naturales que a su vez garanticen el desarrollo
sostenible.
22. Garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo producidos durante el término de ejecución del contrato, siendo
responsables por su organización, conservación y entrega. 
23. Garantizar la conservación y el uso adecuado de los activos que se le hayan confiado para el
desarrollo de actividades en cumplimiento del objeto contractual. Dichos bienes deberán ser
devueltos al MUNICIPIO DE CÚCUTA en perfecto estado de funcionamiento, salvo el desgaste por
el uso normal de los mismos, una vez termine el contrato. 
24. Preservar la confidencialidad, disponibilidad e integridad, de los activos de información que se
produzcan o utilicen durante la ejecución del contrato, garantizando el cumplimiento de la política
de seguridad informática. 
25. Realizar la entrega de los bienes asignados en el inventario, la información en medio físico y
digital, correo electrónico, finalizar los trámites de las comunicaciones allegadas en el aplicativo
SIEP DOCUMENTAL y solicitar el respectivo paz y salvo.
2.9 VIGILANCIA Y CONTROL A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
La Vigilancia y Control de la ejecución del contrato resultante del presente proceso de contratación
será  ejercida  por  JEIMY  PAOLA  CASTILLO  CARVAJAL  -  SECRETARIO  DE  DESPACHO  -
SECRETARIA  DE  PRENSA  Y  COMUNICACIONES.
El Supervisor designado está autorizado para impartir instrucciones y órdenes al contratista sobre
asuntos de su responsabilidad y éste estará obligado a acatarlas.
El Supervisor del Contrato, deberá expedir el Certificado de Cumplimiento a entera Satisfacción
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 8
para que se pueda efectuar por parte de esta Entidad el pago correspondiente al contratista por
haber ejecutado el objeto contractual.
Este funcionario ejercerá estricta supervisión y control del cumplimiento del objeto contractual y
estará en contacto con el contratista, para dar soluciones a los problemas presentados en un
momento determinado, velando siempre por la calidad de la prestación del servicio y ejercerá su
función acorde a lo señalado en los artículos 82 y 83 de la Ley 1474 de 2011.
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
El personal de la ALCALDÍA DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA es insuficiente y/o inexistente para la
realización de las actividades mencionadas y/o el talento humano está realizando actividades
diferentes a las requeridas en este estudio, lo anterior de acuerdo con la certificación expedida por
la Subsecretaria de Talento Humano, la cual se anexa.
De conformidad con lo establecido en el literal h) del numeral 4° del artículo 2 de la Ley 1150 de
2007, en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, la ALCALDÍA DE
SAN JOSÉ DE CÚCUTA podrá contratar directamente con la persona natural que esté en capacidad
de ejecutar el objeto del contrato de prestación de servicios, quien deberá haber demostrado
idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto del presente contrato.
Asimismo, la norma en cita señala que “Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión
corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del
cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades
operativas, logísticas, o asistenciales…”
En este orden de ideas la modalidad de selección aplicable para el presente proceso es la
contratación directa, amparado en la causal del artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015.
Finalmente es menester aclarar que el vínculo jurídico que se generará con este trámite, será el
contrato cuyo objeto es 2023T-27 PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES A LA GESTIÓN
PARA LA CREACIÓN DE COMUNICACIÓN GRÁFICA PUBLICITARIA DESDE LA SECRETARÍA DE
PRENSA Y COMUNICACIONES., por tanto las obligaciones inherentes al contratista deben ser
ejecutadas por él mismo con la respectiva autonomía, independencia y responsabilidad, de suerte
que no se configura subordinación respecto del contratante, así como también por cuanto el objeto
contractual no implica el cumplimiento o desarrollo de Función Pública o ejercicio de autoridad
dado que las labores contratadas son de simple apoyo a la actividad de la Administración Pública
y/o al mejor funcionamiento de la entidad.
4. PRESUPUESTO OFICIAL
El Presupuesto Oficial para el presente Proceso de Contratación se estima en la suma de
$19,075,000.00 - DIECINUEVE MILLONES SETENTA Y CINCO MIL PESOS 00/100 M. C/TE. ,
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 9
incluido los impuestos y tributos y demás gravámenes que el régimen tributario aplique.
4.1 SOPORTES PESUPUESTALES
Para la cancelación del Compromiso adquirido por el MUNICIPIO, existe el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal que se detalla a continuación, expedido por el Subsecretario del Área
de Gestión Financiera de la Secretaria de Hacienda Municipal:
Numero
cdpFecha cdp Codigo rubro Nombre Rubro Valor Rubro
00000925 13-feb-2023 2.1.2.3.2.02.02.008.2
3Servicios prestados a las empresas y
servicios de producción19,075,000.00
La presente contratación se adelanta financieramente por medio de rubro(s) presupuestal de la
clase de Gastos, identificado en el grupo presupuestal de inversion.
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.4.1 y ss. del decreto 1082 de 2015 y demás normas
concordantes, la Entidad pretende satisfacer la necesidad incluida en el Plan Anual de
Adquisiciones N° 00000005 - item 787 - Codigo de Seguimiento 2023T-27 2023T-27 PRESTAR LOS
SERVICIOS PROFESIONALES A LA GESTIÓN PARA LA CREACIÓN DE COMUNICACIÓN GRÁFICA
PUBLICITARIA DESDE LA SECRETARÍA DE PRENSA Y COMUNICACIONES. con la ejecución de la
presente contratación. Así mismo, el ordenador del gasto certificó la inclusión de dicho bien, obra o
servicio con el certificado N° 00000619 de 02-feb-2023.
El  SECRETARIO  DE  DESPACHO  de  la  dependencia  SECRETARIA  DE  PRENSA  Y
COMUNICACIONES se encuentra facultado en materia contractual y ordenación del gasto público
en la vigencia 2023 mediante el Decreto 002 de enero de 2023.
5. ESTUDIO DE MERCADO
Para determinar el valor estimado del contrato de conformidad con las actividades encaminadas al
cumplimiento del mismo, se ha tomado como base y referencia el alcance del objeto contractual a
desarrollarse, el plazo de ejecución, la experiencia y estudios con los que debe contar la persona
natural que se requiere para cubrir la necesidad contractual.
6. ESTUDIO DE SECTOR
Con el propósito de observar lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015,
cumplir con la Guía para la elaboración de Estudios de Sector publicada por Colombia Compra
Eficiente, y materializar los principios de planeación, responsabilidad, y transparencia, se identificó
que el sector relativo al objeto del presente proceso de contratación está integrado por el conjunto
de profesionales que prestan sus servicios a las entidades y organismos del Estado.
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 10
La contratación de estas personas no está sujeta a requisitos particulares de índole legal, salvo las
propias del ejercicio mismo de la labor. La determinación del perfil del posible contratista y de
quien lo cumple está relacionada con el conocimiento previo de las condiciones académicas
profesionales y de experiencia. Sin embargo, el perfil será el que se define a continuación, y la
evaluación de la hoja de vida del contratista definido para esta contratación se presenta como un
anexo posterior al presente documento denominado ACTA DE ESTUDIO DE IDONEIDAD Y
EXPERIENCIA.
En este sentido, la entidad efectuó el siguiente análisis del sector para los servicios requeridos: 
Se requiere contratar un PROFESIONAL COMUNICADOR SOCIAL con experiencia de O
EXPERIENCIA.
Teniendo en cuenta que la prestación del servicio recae en una persona natural, ello implica la
valoración de su hoja de vida, verificando correctamente su formación académica y experiencia en
los temas específicos indicados anteriormente con el fin de garantizar a la ALCALDÍA DE SAN JOSÉ
DE CÚCUTA contar con una asesoría personalizada, continua y con criterios uniformes que le
permita cumplir de mejor forma sus cometidos.
La prestación del servicio a contratar contribuye a la misionalidad de la ALCALDÍA DE SAN JOSÉ
DE CÚCUTA, en la que las acciones, resultados y productos generados a partir del cumplimiento de
las obligaciones contractuales aportan al logro de los objetivos, metas, planes y acciones previstos.
Teniendo en cuenta lo anterior, la actividad que realizará el contratista, su formación académica y
experiencia profesional relacionada, se establece que la remuneración mensual por el pago del
servicio prestado debe ser de SIETE (7) PAGOS MENSUALES POR VALOR DE DOS MILLONES
SETECIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS 00/100 M. C/TE. ($2,725,000.00) CADA UNO, tomando
como referente la Tabla de Honorarios aprobada para el 2023, por el Alcalde de San José de Cúcuta
mediante Resolución No. 0001 de 03 de enero de 2022.
Indique el código de las Naciones Unidas – UNSPSC este lo puede consultar en el clasificador de
Colombia Compra Eficiente CCE, el cual de todos modos debe coincidir con el publicado en el
P.A.A.
Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC
Cód.
claseNombre de la clase
F801116 Servicios de personal temporal
7. MOTIVOS PARA LA SELECCIÓN DE LA PERSONA A CONTRATAR
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 11
De conformidad con la modalidad de selección, se deberá tener en cuenta que la persona natural o
jurídica esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, que cumpla con el nivel académico y
demuestre idoneidad, por tanto, el perfil mínimo que debe cumplir el contratista seleccionado
conforme a los requerimientos de la Alcaldía de San José de Cúcuta son los siguientes:
- FORMACIÓN ACADÉMICA: PROFESIONAL COMUNICADOR SOCIAL
- EXPERIENCIA MÍNIMA: O EXPERIENCIA
La idoneidad deberá ser demostrada a través del documento que acredite dicha calidad.
Adicionalmente el futuro contratista no debe estar inmerso en el régimen de inhabilidades e
incompatibilidades para contratar con la Alcaldía de San José de Cúcuta, establecidas en la
Constitución Política de Colombia, artículo 8 de la Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011, y demás
normas concordantes.
8. ANÁLISIS DEL RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO
Cumpliendo con lo expresado en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, y con base al
desarrollo legal, jurisprudencial y doctrinal existente sobre el principio de ecuación contractual
(Art.27 y 28 ley 80 de 1993), o del equilibrio económico del contrato, los riesgos previsibles que
puedan afectar la equivalencia económica del contrato que llegare a adjudicarse, son los siguientes:
VER ANEXO 1: MATRIZ DE RIESGO
9. GARANTÍAS QUE SE CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del contrato, como requisito para la legalización, el contratista deberá constituir
garantía única que podrá consistir en: Póliza expedida por una compañía de seguros legalmente
establecida en Colombia, cuya póliza matriz esté debidamente aprobada por la Superintendencia
Financiera, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria. En los términos de los artículos
2.2.1.2.3.1.7, 2.2.1.2.3.1.1.2 y 2.2.1.2.3.1.15 del Decreto Nacional 1082 de 2015, el contratista
deberá constituir garantía única que cubra los siguientes amparos:
AmparoVr a
asegurarValor
base
asegurarVigencia
CALIDAD DEL SERVICIO 10.00 % Valor del
contratopor el término de duración
del mismo y seis(6) meses
más.
CUMPLIMIENTO 10.00 % Valor del
contratopor el término de duración
del mismo y seis(6) meses
AutorizadoSubprocesoESTUDIO PREVIO
MacroprocesoGESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIAVersión: 1
Proceso
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
GESTION ADMINISTRATIVAAPOYO A LA GESTION
INSTITUCIONALFecha: Agosto 2018
PÁGINA: 12
AmparoVr a
asegurarValor
base
asegurarVigencia
 más.
10. ACUERDO COMERCIAL
Para el análisis de la aplicación de los Acuerdos Comerciales y los tratados de libre comercio
vigentes para el Estado Colombiano, se verificó según la información publicada en las páginas WEB
del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y en el SECOP, el cumplimiento de los factores
establecidos en el Literal D y Anexo 3 del Manual para el Manejo de Acuerdos Comerciales en
Procesos de Contratación emitido por Colombia Compra Eficiente, determinándose que a la
presente contratación no le aplican los tratados de libre comercio y acuerdos internacionales
teniendo en cuenta que se trata de Contratación Directa.
11. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO
Con la presentación de este estudio queda evidenciada la necesidad que debe satisfacer el
Municipio de San José de Cúcuta, por lo que resulta imprescindible adelantar el correspondiente
proceso de contratación tendiente a cumplir con los objetivos para la buena marcha y efectivo
cumplimiento de los cometidos de la Administración Municipal, por consiguiente, se debe adelantar
el proceso contractual bajo la modalidad de SELECCIÓN CONTRATACIÓN DIRECTA; respectivo y
su perfeccionamiento.
JEIMY PAOLA CASTILLO CARVAJAL
SECRETARIO DE DESPACHO
SECRETARIA DE PRENSA Y COMUNICACIONES
Proyectó: Minelly Arciniegas Rivera – Estructurador Jurídico