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FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA  
EJERCITO NACIONAL  
 
AYUDANTÍA GENERAL DE COMANDO EJÉRCITO  
APOYO LOGÍSTICO  
 
Bogotá D.C., febrero  de 2023 
 
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS  
 
MODALIDAD DE SELECCIÓN CONTRATACIÒN DIRECTA  
 
1. COMPETENCIA CONTRACTUAL  TC. ALEX ZAIN RODRIGUEZ VANEGAS  
OFICIAL DE APOYO LOGISTICO DE COMANDO EJERCITO  
Resolución No. 0000 9670  de fecha 17 de diciembre  de 202 1  y 
acta de posesión Militar No. 000057  de fecha 1 7 de diciembre  de 
2021 
2. GERENTE DEL PROYECTO  CR DIEGO FERNANDO PATIÑO OROZCO  
AYUDANTE GENERAL COMANDO EJERCITO  
Resolución No. 000004 78 de fecha 1 de febrero de 2023  
3. SUPERVISOR DEL CONTRATO  MY JULIAN LEONARDO SARMIENTO P ABÓN  
Oficial gestión documental  y/o quien haga sus veces debidamente 
encargado  
Resolución No. 00000478  de fecha 1 de febrero de 2023  
4. COMITÉ ESTRUCTURADOR  
5. COMITÉ EVALUADOR  PD02 LEIDY LILIANA HOLGUÍN RUIZ  
Profesional de Contratación Oficina Apoyo Logístico  
Resolución No. 00000478  de fecha 1 de febrero de 2023  
CT. CAMILO ANDRÉS DÍAZ RODRÍGUEZ  
Oficial de presupuesto de la Oficina de Apoyo Logístico 
Resolución No. 00000478  de fecha 1 de febrero de 2023  
6. CDP  No. CDP: 12723  
FECHA DE EXPEDICIÓN: 18 de enero  de 202 3 
UNIDAD / SUBUNIDAD EJECUTORA: 15-01-03-000 COMANDO 
EJÉRCITO  
DEPENDENCIA: OFICINA APOYO LOGÍSTICO  
POSICIÓN CATALOGO DE GASTO: A-02-02-02-008-004 
SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES, TRANSMISIÓN Y 
SUMINISTRO DE INFORMACIÓN  
FUENTE: NACIÓN  
RECURSO: 10 
VALOR: $ 1.578.722.811,00  
7. DEPENDENCIA - UNIDAD 
MILITAR APOYADA 
PRESUPUESTALMENTE    
GESTIÓN DOCUMENTAL  

 
 
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8. TIPO DE CONTRATO  CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 
PROFESIONALES  
9. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS  
(Decreto 1082 de 2015)  
a. DESCRIPCIÓN DE LA 
NECESIDAD QUE SE PRETENDE 
SATISFACER CON LA 
CONTRATACIÒN  El Comando del Ejército Nacional, en cumplimiento a la misión 
asignada, a través de la Ayudantía General, direcciona las 
políticas enmarcadas en el proceso de la Gestión Documental, 
esto, con el fin de ser implementadas en la Fuerza, logrando 
evidenciar la  falencia existente dentro de algunos archivos 
centrales de las Unidades Operativas Mayores y Menores, 
incumpliendo de esta manera con lo establecido en la Ley 594 del 
2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y 
se dictan otras disposi ciones” del Archivo General de la Nación.  
 
Por ello, la Ayudantía General del Comando del Ejército Nacional, 
tiene a su cargo la oficina de gestión documental, la cual tiene 
como objetivo emitir, controlar y verificar las directrices 
relacionadas con el m anejo de la gestión documental del Ejército 
Nacional, desde su producción hasta su disposición final, 
contribuyendo así al fortalecimiento institucional. De igual manera, 
la capacidad de direccionar las políticas enmarcadas en el 
proceso de la gestión docu mental, con el fin de ser implementadas 
en la fuerza, esto, iniciando en la planeación técnica de la función 
archivística y administración de archivos, todo ello dirigido a las 
unidades del Ejército Nacional como lo son COEJC, SECEJ, 
JEMPP, JEMGF, JEMOP, D IVISIONES, BRIGADAS, 
BATALLONES, ESCUELAS DE FORMACION Y 
CAPACITACION.  
 
Es de vital importancia para el área de Gestión Documental 
apoyar a los archivos centrales, de cada una de las unidades 
militares ubicadas a lo largo del territorio nacional, ya que es tos 
cumplen la misionalidad de salvaguardar los documentos que se 
encuentran en custodia en mencionados archivos centrales o 
intermedios, con el fin de apoyar y gestionar los diferentes 
procesos que pueden generar altos índices de riesgo como: la 
perdida d e documentación y la perdida de la memoria histórica del 
Ejército Nacional por la no implementación del sistema de tablas 
de retención documental. El Ejército Nacional a través de la oficina 
de gestión documental ha venido trabajando en la 
implementación, parametrización y puesta en funcionamiento de 
las tablas de retención documental según el radicado 
2020118000341031:MDN -COGFM -COEJC -SECEJ -CEAYG -
48.1de fecha 20 de febrero de 2020 por el cual se presenta 
propuesta al Archivo General de la Nación para la pre sentación de 
las TRD del Ejército Nacional en 04 fases (una por año) teniendo 
como resultado final 741 tablas de retención documental con el fin 
de cubrir todos los requerimientos en administración, manejo, 
preservación y conservación de los documentos gen erados por la 
fuerza.  
 
 
 
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Dado esto, se hace necesario la contratación por el medio de la 
modalidad de prestación de servicios profesionales de personal 
con las capacidades y conocimientos para el apoyo en 
cumplimiento de las fases de implementación de las T RD del 
Ejército Nacional, puesto que la oficina de gestión documental no 
cuenta con personal dentro de su tabla de organización TOE con 
las capacidades profesionales y capacitación suficiente para 
realizar este tipo de tareas . 
 
El impacto positivo al reali zar la contratación de este personal por 
la modalidad de la prestación de servicios es:  
  
• Preservar el patrimonio documental del Ejército Nacional.  
• Garantizar la continuidad operativa y administrativa institucional, 
ante la ocurrencia de algún siniest ro.  
• Minimizar los riesgos de pérdida de información.  
• Facilitar el logro de los objetivos y el cumplimiento de la misión 
institucional.  
 
Por otro lado, la oficina de Apoyo Logístico de la Ayudantía 
General tiene encargada la ejecución del presupuesto asignado 
por medio de la contratación estatal, por lo cual se hace necesario 
efectuar la contratación de personal por la modalidad de 
prestaci ón de servicios profesionales con conocimientos e 
idoneidad en sistemas de información, Bibliotecología y 
Archivística con la finalidad de realizar actividades relacionadas 
con la misionalidad de la oficina de Gestión Documental. Es por 
ello que, de acuerd o con las directrices normativas generales e 
internas, se debe contar con la suficiencia de personal que 
intervenga en cada uno de los procesos. Frente a esta premisa se 
exalta que la oficina de gestión documental, no cuenta dentro de 
su planta de personal  civil o militar profesionales en sistemas de 
la información: bibliotecología y archivística, con conocimientos e 
idoneidad en el área de gestión documental que asesoren y 
acompañen en todo lo que involucran los procesos de 
administración, manipulación, al macenamiento y conservación de 
archivo.  
 
Por otra parte, es significativo resaltar que la presente necesidad 
de personal, se denota por el alto volumen de trabajo asignado a 
la oficina de gestión documental y gran número de procesos que 
se derivan de la mi sma. Igualmente es señalar que, la necesidad 
antes expuesta se cumple de manera satisfactoria y eficiente 
mediante el contrato de prestación de servicios profesionales. 
Para lo cual, el apoyo requerido dentro de la asesoría en los 
procesos que se adelanten  en la oficina de gestión documental no 
exige subordinación laboral alguna, por el contrario, la prestación 
de los servicios y las actividades a desarrollar son de carácter 
liberal bajo la supervisión del personal idóneo, lo que asegura la 
calidad de estos  servicios prestados y de los productos obtenidos. 
Por lo anterior, no se podría mutar una relación negocial exitosa 
en un vínculo laboral. Adicionalmente los beneficios que brinda el 
 
 
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contrato de prestación de servicios se ajustan a la necesidad en 
tanto q ue los contratistas que apoyan las distintas demandas de 
la función de manera autónoma e independiente, no están sujetos 
a subordinación alguna y lo que existe es una coordinación de 
actividades tendientes a que, como colaboradores que entienden 
y se compo rtan como apoyos a la finalidad y el cumplimiento de la 
misión a cargo de la oficina de Apoyo Logístico, requiere que la 
actividad contratada liberalmente se cumpla de manera 
engranada.  
 
En el mismo sentido se evidencia con la anterior descripción que 
dentro de la Oficina de gestión documental al contratista se le 
ofrece una contraprestación conforme al mercado, idoneidad, 
conocimientos y de acuerdo su condición independiente y no 
exclusiva para esta entidad, por lo cual se le permite de igual 
manera la obt ención de otros ingresos y ejercer sus actividades 
propias de su profesión dentro de otros escenarios laborales, 
desvirtuando la configuración de los elementos constitutivos de un 
contrato laboral.  
 
Así mismo, es de resaltar que la Sección de Gestión Docum ental 
del Ejército Nacional, emite ordenes e instrucciones para aplicar 
los lineamientos del proceso de gestión documental, con el fin de 
dar cumplimiento a las políticas del Archivo General de la Nación, 
Ministerio de Defensa Nacional y Gobierno Nacional,  para 
garantizar la organización, administración, conservación, 
preservación y acceso a los documentos como fuente de memoria 
e historia de la institución.  
 
Frente a esta premisa se observa que en la TOE correspondiente 
a esta dependencia, no cuenta con profesionales de diferentes 
disciplinas con conocimiento en elaboración de TRD.  
 
Tomando como norma el ACUERDO No. 004 (30 ABR 2019) Por 
el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, 
aprobación, evaluación y convalidación, implementación, 
publicación e inscripción en el Registro único de Series 
Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – 
TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD. Se hace 
necesario contar con los prestadores de servicios relacionados 
para la Sección de Gestión  Documental, en donde se identifica en 
los soportes de la dependencia que es necesario tener una 
sincronía en los diferentes procesos que enfocan las actividades 
contractuales de cada uno de los contratos, es por ello que los de 
servicios profesionales eje cutarán sus obligaciones y objeto 
contractual con la autonomía e independencia propias de este tipo 
de contrato, evitando realizar actuaciones de las que pueda 
colegirse la existencia de subordinación, dependencia o el 
encubrimiento de una relación laboral . 
 
Por otro lado, considerando que todas las etapas que conlleva el 
proceso de contratación, desde la planeación hasta su liquidación, 
 
 
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deben surtirse durante toda la vigencia fiscal, teniendo en cuenta 
que de acuerdo con el presupuesto asignado a la unidad  las 
fuentes estadísticas confirman una dinámica secuencial durante 
toda vigencia, haciéndose indispensable contar con el personal 
que pueda desarrollar estas actividades durante todo el año, con 
el fin de evitar afectaciones administrativas.  
 
De igual fo rma, resulta conveniente proveer tal necesidad a través 
de un contrato de prestación de servicios profesionales por un 
término superior a 4 meses, esto, a su vez amparados bajo los 
principios de planeación y economía que rigen la contratación 
estatal, lo a nterior considerando que, una vez probada la 
necesidad continuada de contar con los prestadores de servicios 
profesionales necesarios para satisfacer la misionalidad de la 
entidad en la vigencia fiscal, la suscripción del contrato por un 
término superior a  4 meses evitaría desgastes administrativos, 
optimizando tiempos y recursos con los que dispone la 
administración.  
 
Por último, la necesidad previamente descrita se encuentra 
relacionada dentro del Plan Anual de Adquisiciones para la 
vigencia 2023 y el Pl an No. 00034584 del 31 de diciembre de 
2022, indicándose que el presupuesto para suplir esta necesidad 
se encuentra asignado por medio del rubro A -02-02-02-008-004 
SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES, TRANSMISIÓN Y 
SUMINISTROS DE INFORMACIÓN.   
 
Certificación d e planta,  (hace parte integral del estudio previo y 
se encuentra adjunto en la carpeta maestra)  
 
b. PERFIL DEL PROFESIONAL  Categoría V nivel 1 
Título profesional universitario + maestría  + experiencia 
relacionada superior a 3 año s. 
Profesión: profesional en sistemas de la información: 
bibliotecología y archivística  
 
Posgrado: maestría en archivística histórica y memoria.  
 
Experiencia acreditada : más de 3 años de experiencia relacionada 
a partir del título de posgrado.  
 
c. OBJETO CONTRACTUAL  PRESTACIÓN DE  SERVICIOS PROFESIONALES CON EL FIN 
DE ASESORAR AL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
EN LA IMPLEMENTACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN 
DOCUMENTAL, SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL Y AL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 
DE LA AYUDANTÍA GENERAL DEL EJÉRCITO  
d. OBLIGACIONES 
CONTRACTUALES   
OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA  
 
 
 
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1. Asesorar y realizar seguimiento a la ejecución de los planes 
de trabajo elaborados en el área de gestión documental para 
la presente vigencia.  
2. Asesorar en la elaboración de los procedimientos del proceso 
de gestión documental.  
3. Dar cumplimiento a la ejecución del plan de trabajo para la 
elaboración de las tablas de retención documental.  
4. Elaborar las TRD, establecidas en el plan de trabajo del área 
de Gestión Documental con la meto dología emitida por el 
Archivo General de la Naci ón en el acuerdo 004 de 2019.  
5. Analizar e interpretar la información institucional para 
determinar a qué dependencias u unidades se les debe 
realizar las tablas de retención documental para determinar 
su valoración en cada etapa del ciclo vital del documento y su 
disposición final.  
6. Registrar la información en el formato de Tabla de Retención 
Documental con sus series, subseries y tipos documentales, 
tiempos de retención y disposición final.  
7. Asesorar al personal del área de Gestión Documental de la 
Ayudantía General y las unidades del Ej ército Nacional, sobre 
la correcta implementación de la normativa vigente de la 
administración y función archivística.  
8. Elaborar conceptos a las unidades sobre requerimientos que 
realicen sobre la implementación del proceso de gestión 
documental.  
9. Realizar a compañamiento al personal que se encuentra a 
cargo de los archivos de las unidades que han sido visitadas 
por la sala de reconocimiento de la verdad a nivel nacional, 
para garantizar su conservación y preservación.  
10. El Prestador de Servicios profesionales debe contar con los 
medios tecnológicos para cumplir con las tareas asignadas 
por la entidad (computador, internet y demás, esto bajo el 
entendido de que el prestador de servicios profesionales, 
ejecutara sus obligaciones y objeto contractual con la 
autonom ía e independencia propias de este tipo de 
contratos).  
11. El contratista debe asistir a las reuniones que solicite el 
supervisor del contrato necesarias para la verificación de la 
correcta ejecución y cumplimiento del objeto contractual, así 
como del cronogra ma de tablas de retención documental que 
se estén realizando y ajustes a las TRD que sean necesarias.  
12. Corregir las observaciones emitidas por el evaluador a las 
tablas de retención documental que han sido enviadas al 
Archivo General de la Nación para la re visión técnica.  
13. En el caso de que se requiera por parte del Ordenador del 
Gasto y/o Comando superior se podr án realizar las 
actividades propias del contrato en un lugar diferente a la 
dependencia u oficina inicialmente menciona.  
14. Las demás que se considere n pertinentes para el 
cumplimiento del objeto contractual.  
      
 
 
 
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OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA  
1. De conformidad con el Articulo 3 del Decreto 2609 de 2012, el 
contratista será responsable por la gestión documental de las 
actividades realizadas durante la ejecución del Contrato.  
2. Ejecutar el objeto del contrato con calidad, oportunidad y 
eficiencia.  
3. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del servicio, 
evitando dilaciones que puedan presentarse y en general se 
obliga a cumplir con lo establecido en la ley 80 de 1993, ley 
1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.  
4. El contratista debe custodiar y a la terminación del presente 
contrato devolver los insumos, suministros, herramientas, 
dotación, implementación, inventarios y/o materiales que sean 
puestos a su disposición para la prestación del servicio objeto 
de este contrato.  
5. Dar buen uso al material  y/o bienes del estado (material de 
oficina, computadores, impresoras, instalaciones, libros de 
consulta, material de trabajo, entre otros) entregados por el 
M.D.N – EJERCITO NACIONAL - AYUDANTÍA GENERAL DE 
COMANDO EJÉRCITO – APOYO LOGÍSTICO, y/o puestos a  
disposición del contratista para la ejecución del objeto del 
presente contrato.  
6. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la 
celebración del presente contrato y de la ejecución del mismo 
de conformidad con lo establecido en la ley 80 de 1993 , ley 
1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.  
7. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del 
contrato y presentarse al M.D.N – EJERCITO NACIONAL - 
AYUDANTÍA GENERAL DE COMANDO EJÉRCITO – 
APOYO LOGÍSTICO en el momento que sea requerido por el  
mismo para la suscripción de la correspondiente acta de 
liquidación.  
8. En caso de que apliqué deberá e star afiliado a los sistemas 
de pensión y salud y demás aportes parafiscales, de 
conformidad con lo dispuesto en el artículo 282 de la Ley 100 
de 1993, Ley  797 de 2003 y cumplir con las obligaciones 
establecidas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Decreto 
1703 de 2002, artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y el decreto 
1273 de 2018, para lo cual deberá aportar al supervisor del 
contrato copia del documento  soporte que acredite el pago de 
los aportes a los sistemas mencionados (mes vencido), dentro 
de los términos establecidos en el Decreto 1990 de 2016, en 
concordancia con el artículo 1 del Decreto 1273 del 2018, el 
cual modificó el artículo 2.2.1.1.1.7 del  Decreto 780 de 2016. 
Parágrafo: Es obligación legal del contratista efectuar los 
pagos de los aportes en los tiempos establecidos y acreditar 
en forma legal dichos pagos de aportes sin perjuicio de que la 
Administración pueda verificar dentro de los siste mas de 
información la veracidad de los mismos y si se llegare a 
encontrar el no pago de cualquiera de dichos aportes, se 
retendrá el pago de las obligaciones contractuales, y de 
 
 
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comprobarse que existe falsedad en la documentación 
soporte de mencionados pag os, será causal de denuncia 
penal ante la autoridad competente.  
 En el evento de presentar incapacidad temporal, médica o de 
cualquier otra índole que impida el desarrollo del objeto 
contractual deberá informar al competente contractual, M.D.N 
– EJERCITO NA CIONAL - AYUDANTÍA GENERAL DE 
COMANDO EJÉRCITO – APOYO LOGÍSTICO con el fin de 
tomar las alternativas de solución pertinentes y oportunas.  
9. Toda producción intelectual diseñada dentro de la ejecución 
del presente contrato será  de propiedad del M.D.N – 
EJER CITO NACIONAL y sobre ellas no se podrán presentar 
algún tipo de reclamación por parte de su creador ya que 
fueron desarrolladas dentro del contrato y en cumplimiento de 
las funciones para las que fue contratado el profesional.  
10. El contratista autoriza al M DN – EJERCITO NACIONAL a 
realizar los estudios de seguridad, comprobación de lealtad, 
realización de exámenes de poligrafía y pruebas 
psicométricas antes y durante la contratación.  
11. Abstenerse de divulgar por cualquier medio el contenido 
parcial o total de la información que le sea encomendada o 
que llegue a su poder en el desarrollo del objeto del contrato, 
salvo autorización escrita por la AYUDANTÍA GENERAL DE 
COMANDO EJÉRCITO – APOYO LOGÍSTICO la totalidad de 
los documentos o información que por cualquier  medio sean 
obtenidos, en desarrollo del objeto del contrato.  
12. EL CONTRATISTA no podrá cobrar al contratante ninguna 
suma adicional por la prestación de los servicios contenidos 
dentro del objeto del contrato.  
13. Constituir la Garantía Única de Cumplimiento establecida en 
el presente documento (la cual debe estar debidamente 
pagada a la Aseguradora respectiva) en un plazo no mayor a 
2 días hábiles siguientes a la suscripción del presente contrato 
y enviarla a la AYUDANTÍA GENERAL DE COMANDO 
EJÉRCITO – APOYO L OGÍSTICO dentro del mismo plazo. En 
caso de no constituirla en el término fijado, será causal de 
cancelación inmediata del presente contrato.  
14. Atender los requerimientos, instrucciones y/o 
recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le 
imparta la AYUDANTÍA GENERAL DE COMANDO 
EJÉRCITO – APOYO LOGÍSTICO a través del supervisor del 
mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus 
obligaciones.  
15. Reportar, de manera inmediata al Supervisor del Contrato u 
Ordenador del Gasto, la ocurrencia de c ualquier novedad o 
anomalía durante la ejecución del contrato.  
16. Subir a la plataforma SECOP mensualmente, los documentos 
de pago.  
17. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por 
fuera de la Ley, con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún 
acto o hecho, debiendo informar inmediatamente al 
Supervisor.  
 
 
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18. Mantener al M.D.N – EJERCITO NACIONAL - AYUDANTÍA 
GENERAL DE COMANDO EJÉRCITO – APOYO LOGÍSTICO 
indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros 
que tenga como causa las actuaciones de EL CON TRATISTA.  
19. Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía 
técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad, por 
lo tanto, no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni 
vínculo laboral alguno entre EL CONTRATISTA y el M.D.N. – 
EJERC ITO NACIONAL.  
20. Participar y apoyar al M.D.N. – EJERCITO NACIONAL – 
AYUDANTÍA GENERAL DE COMANDO EJÉRCITO – 
OFICINA DE APOYO LOGÍSTICO en todas las reuniones a 
las que se convoque, relacionadas con la ejecución del 
contrato.  
21. Las demás obligaciones que se de riven del objeto del 
contrato.  
 
PARAGRAFO PRIMERO: Independencia del Contratista. El 
Contratista es independiente del Ministerio de Defensa – Ejercito 
Nacional, y, en consecuencia, el Contratista no es su 
representante, agente o mandatario. El Contratista no tiene la 
facultad de hacer declaraciones, representaciones o compromisos 
en nombre del Ministerio de Defensa – Ejercito Nacional, ni de 
tomar decisiones o inici ar acciones que generen obligaciones a su 
cargo . 
 
 
e. RIESGOS LABORALES  De conformidad con la actividad principal de la empresa y a la 
exposición a los factores de riesgo, se establece  la clasificación 
del riesgo, así:  
 
Clase I, de Riesgo mínimo.  
f. MODALIDAD DE SELECCIÓN 
DEL CONTRATISTA Y 
JUSTIFICACIÓN DE LA 
MODALIDAD SELECCIONADA  El presente estudio previo, se encuentra diseñado en aplicación a 
la excepción legal de elegir al contratista de prestación de 
servicios profesionales o de apoyo a la gestión bajo la modalidad 
de Contratación Directa.  
 
Justificación de la modalidad de contratación:  Por regla 
excepcional la selección de contratistas del Estado debe 
realizarse mediante el proceso de contratación directa por la 
causal h. “ Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo 
a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo 
puedan encomendarse a determinadas personas naturales ”, 
siempre y cuando el contratista demuestre estar en capacidad de 
ejecutar el ob jeto del contrato, idoneidad y experiencia 
relacionada con el área de conocimiento requerido.     
Consecuente con lo expuesto y teniendo en cuenta el 
fundamento jurídico que más adelante se relaciona en el 
presente estudio, se recomienda al competente cont ractual, 
hacer uso de la excepción legal, con el fin de eliminar riesgos en 
el incumplimiento del objeto y obligaciones del futuro contrato, así 
 
 
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como garantizar, la calidad, cualidades y seguridad en el manejo 
de la información del Ejército Nacional.  
g. FUNDAMENTO JURÍDICO  LEY 1150 DE 2007  
 
Artículo 2 .  De las modalidades de selección: La escogencia 
del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de 
selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de 
méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas:  
(…) 
 
4. Contratación directa.  La modalidad de selección de 
contratación directa, solamente procederá en los siguientes 
casos:  
(…) 
 
h. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la 
gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan 
encomendarse a determinadas personas naturales . 
 
DECRETO 1082 DE 2015  
 
“Artículo 2.2.1.2.1.4.9. Contratos de prestación de servicios 
profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de 
trabajos  artísticos que solo pueden encomendarse a 
determinadas personas naturales . Las Entidades Estatales 
pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la 
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con 
la persona natural o jurídic a que esté en capacidad de ejecutar el 
objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique 
la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de 
que se trata. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal 
haya obtenido pre viamente varias ofertas, de lo cual el ordenador 
del gasto debe dejar constancia escrita.  
 
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden 
a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría 
que se derivan del cumplimiento  de las funciones de la Entidad 
Estatal; así como los relacionados con actividades operativas, 
logísticas o asistenciales.  
 
La Entidad Estatal, para la contratación de trabajos artísticos que 
solamente puedan encomendarse a determinadas personas 
naturales,  debe justificar esta situación en los estudios y 
documentos previos .” 
 
 
h. VALOR DEL CONTRATO  
 CUARENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS SEIS MIL 
SETECIENTOS PESOS  M/CTE ($ 45.206.700,00 ) 
 
 
 
Carrera 54 # 26 -25 Edificio Temporal “Fortaleza” Of. 257 - Bogotá D.C.  
Correspondencia: carrera 57 # 43 -28 Bogotá D.C.  
apoyologistico@ejercito.mil.co  - www.ejercito.mil.co   
 
i. JUSTIFICACIÓN VALOR DEL 
VALOR DEL CONTRATO  De acuerdo con la tabla de honorarios personas naturales 
establecidos en el Plan No. 00034584  del 31 de diciembre de 
2022, la clasificació n será la siguiente: Categoría V, Nivel 1, Título 
profesional universitario + maestría  + experiencia relacionada 
superior a 3 años, corresponde  a un valor mensual de CUATRO 
MILLONES CIENTO NUEVE MIL SETECIENTOS PESOS  MCTE  
($4.109.700,00 ) y un valor total del contrato de CUARENTA Y 
CINCO MILLONES DOSCIENTOS SEIS MIL SETECIENTOS 
PESOS M/CTE ( $45.206.700,00)  
 
j. FORMA DE PAGO  El valor total del presente contrato de prestación de servicios  
profesionales  se cancelará en  ONCE (11) pagos, programados así:  
 
No. MES/PORCENTAJE 
DE EJECUCIÓN  VALOR PAGO  
1 Febrero/ 9,1%  $         4.109.700 ,00 
2 Marzo 18,2%  $         4.109.700,00  
3 Abril 27,3%  $         4.109.700,00  
4 Mayo / 36,4%  $         4.109.700,00  
5 Junio / 45,5%  $         4.109.700,00  
6 Julio / 54,5%  $         4.109.700,00  
7 Agosto / 63,6%  $         4.109.700,00  
8 Septiembre / 72,7%  $         4.109.700,00  
9 Octubre / 81,8%  $         4.109.700,00  
10 Noviembre / 90,9%  $         4.109.700,00  
11 Diciembre / 100%  $         4.109.700,00  
TOTAL  $        45.206.700,00  
 
Los honorarios establecidos en el presente contrato, no incluyen 
los gastos pasajes y viaje al interior que en cumplimiento de las 
obligaciones contractuales deba sufragar el contratista . 
Consecuente con lo expuesto el  M.D.N – EJERCITO NACIONAL 
- AYUDANTÍA GENERAL DE COMANDO EJÉRCITO  – APOYO 
LOGÍSTICO  debe efectuar las coordinaciones correspondientes, 
tendiente al reconocimiento y pago de pasajes al interior, así como 
al pago de estos gastos de acuerdo con la Directiva (que se 
encuentra vigente a la fecha de la suscripción del contrato, en la 
que indiq ue cual es la base de liquidación de gastos de viaje al 
interior, por día pernotados)  
 
Dado el caso de que las directrices y lineamientos internos 
relacionados con antelación sean objeto  de modificación , el 
CONTRATISTA acepta que se le liquiden de acuerdo  a los nuevos 
parámetros establecidos por la fuerza  
 
 
 
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Para la realización de cada uno de los pagos derivados del 
presente contrato, el contratista deberá entregar a l M.D.N – 
EJERCITO NACIONAL - AYUDANTÍA GENERAL DE 
COMANDO EJÉRCITO  – APOYO LOGÍSTICO , los siguientes 
documentos  que apliquen : 
  
 Informe de gestión señalando cada una de las obligaciones 
ejecutadas durante el periodo, firmado por el CONTRATISTA y 
el recibido a satisfacción del supervisor del contrato, de 
acuerdo al formato establecido.  
 Informe del supervisor, de acuerdo al formato establecido  
 Copia del original de los soportes de pago de los aportes 
mensuales obligatorios al Sistema General  de Seguridad Social 
en Salud y Pensión, sobre un ingreso base de cotización del 40 
% del valor mensual del  contrato, con aporte del 16 % en 
pensiones y el 12,5 % en salud.  El certificado y carne de 
afiliación a la ARL, así como e l soporte de pago del aporte 
mensual obligatorio a l sistema general de riesgos laborales, 
conforme lo establece la normatividad legal  vigente y de 
acuerdo a la afiliación efectuada a la A.R.L. (este soporte se 
entregará mes venc ido de acuerdo al D ecreto 1273 de 2018, 
y quedará sujeto  a realizar la retención y el pago por parte 
de las Unidades Ejecutoras en el momento que el Comando 
Financiero y Presupuestal lo indique de acuerdo al 
concepto emitido por dicha dependencia  con radicado No. 
20181284530403)   
 Oficio cumplimiento de pago de parafiscales  
 Formato a nexo “G. DATOS GENERALES” debidamente 
diligenciado . 
 Cuenta de Cobro  
 Certificación de cumplimiento de requisitos como empleado 
(Art. 329 del ET y Decreto 99 de 2013).  
 
 
 
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k. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA 
FORMA DE MITIGARLO  Los riesgos que se pueden presentar en la ejecución del contrato 
pueden ser1: 
Riesgos asumidos por el contratista:  
  
(i)  El eventual incumplimiento del contratista de las obligaciones 
establecidas en el contrato.  
(ii)  Conceptos errados que como consecuencia generen acciones 
legales en contra del Ministerio de Defensa – Ejército Nacional.  
(iii)  Negligencia, imprudencia o temeridad en los mandatos o en 
las asesorías requeridas por la entidad en la materia para la cual 
fue contratado.  
(iv) Uso indebido de información c onfidencial, secreta, 
ultrasecreta que llegase a conocer y que publicara, revelara, 
entregara, informara, distribuyera bajo forma alguna, ya sea 
directa o indirectamente.  
(v) Pago salarios, prestaciones sociales y honorarios que el 
contratista (persona jur ídica) llegase a omitir cumplir con las 
obligaciones que se deriven de la relación de trabajo conforme a 
las normas vigentes  
(vi) Incumpla con las obligaciones al Sistema de Seguridad Social 
Integral y ARL.  
Riesgos asumidos por la entidad contratante:  
(i)  Mora en el pago por parte del Ministerio de Defensa – Ejército 
Nacional: se reconocerán los efectos dañosos que se deriven de 
este riesgo, deben ser asumidos, reconocidos y pagados por el 
Estado, el que, a título de resarcimiento, debe pagar intereses  de 
mora al contratista.  
(ii)  Modificación o interpretación unilateral del contrato: se 
presenta cuando en ejercicio de estos dos poderes excepcionales 
la entidad altere gravemente el equilibrio financiero del contrato, 
circunstancia que se debe analizar a la luz de la teoría del hecho 
del príncipe.  
(iii)  Riegos asociados con el presupuesto de la entidad: consiste 
en la ausencia de disponibilidad presupuestal para asumir los 
compromisos asumidos por la Entidad Estatal.  
I. GARANTÍAS EXIGIDAS  GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO   
                                                             
1 Álvaro Darío Becerra Salazar. Los riesgos en la contratación estatal. Estimación, tipificación y asignación. Leyer. “ 
Al entrar en este ámbito, nos encontramos en terrenos propios de las obligaciones de hacer, (…) es virtualmente 
imposible medir con un mismo rasero todas las obligaciones de hacer que pueden existir(…) dada la inmensa variedad 
del contrato con prestaciones d e hacer, intentar tipificar riesgos para cada una de las clases de estos contratos, sería 
un ejercicio supremamente extenso y casuístico”. Conforme a lo expuesto se señalan en este modelo riesgos 
generales. Es por ello que cada Gerente de Proyecto, debe se ñalar los riesgos que consideren que aplican en el caso 
especial.  
 
 
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Cumplimiento del contrato.  Perjuicios derivados de: (a) el 
incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el 
incumplimiento es imputable al contratista; (b) el cumplimiento 
tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es 
imputable al contratista; (c) el pago del valor de las multas y de la 
cláusula penal pecuniaria.  
 
Suficiencia de la garantía: 10% del valor del contrato2 por un 
término igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6 ) meses 
más.  
 
Calidad del servicio.  Este amparo cubre a la Entidad Estatal por 
los perjuicios derivados de la deficiente calidad del servicio 
prestado.  
  
Suficiencia de la garantía: 10% del valor del contrato3 por un 
término igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses 
más. 
 
El cubrimiento de los riesgos antes señalados, el contratista podrá 
asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, mediante los 
siguientes instrumentos:  
 
1. Contrato de seguro contenido en una póliza.  
2. Garantía Bancaria.  
m. NATURALEZA JURÍDICA DEL 
CONTRATISTA  PERSONA NATURAL.  
n. PLAZO DE EJECUCIÓN  El plazo de ejecución del presente contrato será desde la 
suscripción del contrato y previo cumplimiento de los requisitos de 
ejecución  y perfeccionamiento del contrato  (Aprobación de la 
Garantía Única de Cumplimiento, expedición del CRP) hasta el 29 
de diciembre del 2023. 
 
o. LUGAR DE EJECUCIÓN  El lugar de ejecución del contrato será en las Instalaciones de 
EJÉRCITO NACIONAL - SECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
DE COMANDO DEL EJÉRCITO – BOGOTÁ D.C.  
10. JUSTIFICACIÓN DEL 
GERENTE DEL PROYECTO DE NO 
RECIBIR VARIAS OFERTAS  
 De acuerdo al artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, se 
recomienda al ordenador del gasto no extender invitación a varios 
oferentes a participar en la selección del contratista, toda vez que 
la misma normatividad que regula el tema no obliga  este 
requerimiento y adicional a ello el/la que se propone más adelante, 
cumple no solo con el perfil profesional (estudios profesionales y 
experiencia acredit ada) sino también se encuentra clasificada por 
la central de inteligencia como “si cumple con el estudio de 
seguridad”  
 
                                                             
2 Ver artículo 2.2.1.2.3.1.12. del Decreto 1082 de 2015  
3 Ver artículo 2.2.1.2.3.1.15. del Decreto 1082 de 2015  
 
 
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Por otra parte, se resalta que el profesional que se recomienda ha 
prestado sus servicios con el Ministerio de Defensa – Ejército  
Nacion al y otras entidades estatales  y privadas , tales como el 
Archivo General de la Nación.   
 
11. RECOMENDACIÓN EL 
GERENTE DEL PROYECTO  
  
De acuerdo con certificado de idoneidad,  que hace parte de este 
estudio previo, el Gerente de proyecto previa verificación  del perfil 
y de los documentos soportes por parte del comité  estructurador 
y evaluador ( que también hacen parte del presente estudio) , 
debidamente nombrado mediante Resolución No. 00000477 de 
fecha 1 de febrero de 2023 , recomienda  al competente 
contractua l, contratar con SOL FRANCIS DUARTE LEYTON , 
identificada con la cédula de ciudadanía No. 28.968.035  de 
Valle de San Juan (Tolima)    
 
De la persona natural recomendada, se aplican las siguientes 
condiciones  
 
NOTA 1: APLICA                     NO APLICA  
 
Pertenece a regímenes de excepción razón por la cual debe 
cancelar los  aportes correspondientes a salu d al Ministerio de la 
protección social – fondo de solidaridad y garantía (FOSYGA), en 
las condiciones establecidas por esta entidad.  
 
NOTA 2: APLICA                     NO APLICA  
 
El (la) contratista bajo la gravedad de juramento informa que, de 
acuerdo a la circular externa 0032 del 23 de mayo de 2007 del 
Ministerio de Salud y la Protección Social y el artículo 61 de la Ley 
100 de 1993 se encuentra exonerado de cotizar a pensión, toda 
vez que (en caso de aplicar señalar con “X” la excepción a la que 
aplique  
 
1. Nunca ha cotizado en materia pensional y cuenta con 5 5 
años de  edad o más, si se es mujer o 60  años de edad o 
más si se es hombre.  
2. Se encuentra pensionado por invalidez por el Instituto 
Seguros Sociales o por cualquier fondo, caja o entidad 
del sector público o recibió la indemnización sustitutiva 
de la pensión de vejez o de invalidez por riesgo común 
(esta excepción no aplica en caso que la inval idez 
hubiere cesado o desaparecido en virtud de los 
programas de readaptación y rehabilitación por parte del 
instituto)  
3. Por tener derecho a pensión de vejez.  (X) 
 
NOTA 3: APLICA                     NO APLICA    
 
 
 
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Los honorarios establecidos en el presente contrato, no incluyen 
los gastos pasajes y viaje al interior que en cumplimiento de las 
obligaciones contractuales deba sufragar el contratista. 
Consecuente con lo expuesto el M.D.N – EJERCITO NACIONAL 
- AYUDANTÍA  GENERAL DE COMANDO EJÉRCITO – APOYO 
LOGÍSTICO  debe efectuar las coordinaciones correspondientes, 
tendiente al reconocimiento y pago de pasajes al interior, así como 
al pago de estos gastos de acuerdo con la Directiva (que se 
encuentra vigente a la fecha de la suscripción del contrato, 
en la que indique cual es la base de liquidación de gastos de 
viaje al interior, por día pernotados  
 
ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADO  
CR DIEGO FERNANDO PATIÑO OROZCO  
Ayudante General de Comando Ejército  
Gerente de Proyecto  
 
Proyectó  
 
 
COMITÉ JURÍDICO ESTRUCTURADOR  
PD02 LEIDY LILIANA HOLGUÍN RUIZ  
Profesional de Contratación Apoyo Logístico  
 
 
 
COMITÉ ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR  
CT. CAMILO ANDRÉS DÍAZ RODRÍGUEZ  
Oficial de presupuesto de la Oficina de Apoyo Logístico  
 