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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
Sst 
 
 
 
 
 
 - 
 
   
 
INVITACIÓN No. NGCAF -23-00016 
 
 
 
TÉRMINOS DE REFERENCIA  
(CONDICIONES ESPECIALES)  
 
 
 
 
Actividades de Bienestar para colaboradores de Banco Agrario 
Regional Cafetera  
 
 
 
 
 
MAYO  DE 202 3 
 
 
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
TABLA DE CONTENIDO  
CAPÍTULO 1 CONDICIONES ESPECIALES  ................................ ................................ ....................  4 
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SAT ISFACER  ................................ ......................  4 
1.2. OBJETO A CONTRATAR  ................................ ................................ ................................ . 4 
1.3. CRONOGRAMA GENERAL DEL PROCESO  ................................ ................................ ... 4 
1.4. OFERENTES  ................................ ................................ ................................ .....................  5 
1.5. LUGAR DE EJECUCIÓN  ................................ ................................ ................................ ... 5 
1.6. FORMA DE PAGO ................................ ................................ ................................ .............  5 
 CONDICIONES DE P AGO GENERALES  ................................ ................................ ................................ ................................ .... 5 
1.7. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL  ................................ ................................ ................  7 
1.8. PLAZO DE EJECUCIÓN  ................................ ................................ ................................ ... 7 
1.9. GARANTIAS…………………… …………………………………………………………………..9  
1.10. CIERRE DEL PROCESO Y ACTA DE APERTURA  ................................ ..........................  7 
Caus ales de rechazo relacionadas con la entrega de la oferta:  ................................ ................................ ................................ ...................  9 
1.11. PREGUNTAS Y RESPUESTAS  ................................ ................................ ........................  9 
 Sesión virtual – Manejo de la herramienta ERP Oracle Cloud (CUANDO APLIQUE)  ................................ ................................ . 10 
1.12. SUBSANACIONES  ................................ ................................ ................................ ..........  10 
1.13. DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES  ................................ ................................  10 
1.14. DOCUMENTOS MODIFICATORIOS  ................................ ................................ ...............  11 
1.15 CONDICIONES ESPECÍFICAS  ................................ ................................ .......................  12 
CAPÍTULO 2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN  ................................ ........................  12 
2.1. REQUISITOS MÍNIMOS  ................................ ................................ ................................ .. 12 
 ACTA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS  ................................ .............................  ¡Error! Marcador no definido.  
2.2. REQUISITOS TECNICOS  ................................ ................................ ................................  16 
2.1.3.1.1  CONDICIONES DE EXPERIENCIA DEL OFERENTE  ................................ ............................  ¡Error! Marcador no definido.  
 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL  ................................ ................................ .... ¡Error! Marcador no definido.  
 CONSULTA LISTAS MANUAL SARLAFT  ................................ ................................ ................................ ................................ . 17 
2.3. FACTOR DE CALIFICACIÓN  ................................ ................................ ..........................  18 
CAPÍTULO 3 ALCANCE DE LA CONTRAT ACIÓN  ................................ ................................ ........  20 
3.1. ALCANCE DEL SERVICIO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS  ................................ .... 20 
3.2.          ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS (ANS)… ……………………………………  ….21                
CAPITU LO 4 MODELO DE MINUTA DEL CONTRATO  ................................ ................................ . 24 
CAPITULO 5 ANEXOS  ................................ ................................ ................................ ...................  41 
5.1. FORMULARIO PRESENTACION OFERTA ECONOMICA (Anexo)  
5.4. FORMULARIO CARTA DE PRESENTACIÓN  ................................ ................................ .....  
5.5. ACTA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS  ................................ ...................   
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
5.6. FORMULARIO CONSULTA LISTAS MANUAL SARLAFT  .... ¡Error! Marcador no definido.  
5.7. FORMATO PARA FORMULAR PREGUNTA S PROCESOS DE CONTRATACIÓN  ...........   
  
 
 
 
 
 
  
 
 
 
  
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
 Para este proceso los OFERENTES  deberán tener en cuenta las Condiciones Generales de la 
Contratación del BANCO AGRARIO DE COLOMBIA (CGC) ; los documentos relacionados en  el 
Anexo Formulario documentos a verificar  en acta de apertura  del presente  documento  y en el numeral 
7º de las Condiciones Generales de la Contratación (CGC) , deberán  adjuntarse  en los REQUISITOS 
COMUNES DE LOS OFERTES en la herramienta ERP CLOUD de la Negociación: NGCAF -23-
00016  y serán objeto d e verificación en el acto de apertura, so pena de RECHAZO  de la misma.  
 
CAPÍTULO 1  CONDICIONES ESPECIALES  
 
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER  
El concepto de Bienestar Social se expresa en determinadas condiciones materiales y como 
elementos constitu tivos presenta un conjunto de condiciones espirituales, sociales, culturales e 
institucionales de gran importancia y vital significación para una vida digna  
Así las cosas, la Jefatura de Ambiente laboral y bienestar tiene programado realiza r actividades de  
bienestar de, a fin de aumentar el nivel de satisfacción, fidelización, motivación y sentido de 
pertenencia de nuestros colaboradores y agradecer el buen desempeño demostrado durante el año . 
 
1.2. OBJETO A CONTRATAR  
 
Contratar al mejor proveedor, que cumpla co n los requerimientos para la realización de las 
actividades de Bienestar, dirigidas a los colaboradores en el BAC Regional Cafetera, contando con 
ventajas competitivas en precio, calidad, oportunidad, capacidad y acuerdos de servicio, entre otros.  
 
1.3. CRONOG RAMA GENERAL DEL PROCESO   
 
ETAPAS  No. 
días FECHA INICIO  FECHA TERMINACIÓN  
1. ETAPA DE CONVOCATORIA  4 17 de mayo  de 202 3 24 de mayo  de 2023  
PUBLICACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA EN ERP CLOUD  
2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS  1 24 de mayo  de 2023  24 de mayo  de 2023 
RECEPCIÓN DE OFERTAS - APERTURA DE OFERTAS  
2. ETAPA DE EVALUACIÓN  10 25 de mayo  de 2023  07 de junio de 2023  
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS MÍNIMOS  
SOLICITUD DE ACLARACIONES Y/O SUBSANACIONES  
VERIFICACIÓN POR PARTE DEL BANCO  DE LA INFORMACIÓN Y DOCUME NTOS ALLEGADOS  
PUBLICACIÓN DE CONSOLIDADO INICIAL  
OBSERVACIONES AL CONSOLIDADO INICIAL  
VERIFICACIÓN POR PARTE DEL BANCO  DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS ALLEGADOS  
PUBLICACIÓN DEL CONSOLIDADO FINAL DE EVALUACIÓN DE CRITERIOS CALIFICABLES CON EL ORDEN 
DE ELEGIBILIDAD  
 
 
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
1.4. OFERENTES  
 
Podrán presentar oferta :  
 
1. Personas Naturales y/o Jurídicas Nacionales  
 
que gocen de capacidad jurídica, financiera, administrativa, experiencia, técnica y logística de 
conformidad con el ordenamiento legal . 
 
El BANCO  le recuerd a a los OFERENTES , que de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la 
ley 1150 del año 2007, en las demás normas concordantes y afines y en la reiterada jurisprudencia 
de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado, en los procesos de selección que adelanta el 
BANCO , se aplica el régimen de  inhabilidades e incompatibilidades establecido constitucional y 
legalmente para contratar con el Estado, particularmente lo contenido en el artículo 8° de la Ley 80 
de 1993 adicionado y modificado en algunos apartes por la Ley 1474 de 2011.  
 
1.5. LUGAR DE EJECUCIÓ N  
 
• La actividad  de celebración de “Cumpleaños del Banco”, se realizará de forma presencial en 
Manizales y adicionalmente, se requerirá el suministro de las tortas de cumpleaños (con el 
logo del Banco), pa ra las oficinas  y sede de la Regional Cafetera, como consta en el archi vo 
adjunto de Excel.  
 
• Para el evento Día de la Familia, se recibirán dos alternativas, una para la realización en el 
parque temático “HACIENDA NÁPOLES” y otra, en lugar equidistante para l as oficinas del 
Oriente de Caldas, las cuales igualmente se encuent ran relacionadas en el archivo adjunto de 
Excel.  
 
1.6. FORMA DE PAGO  
 
El valor del contrato será pagado por el BANCO  de conformidad con los servicios efectivamente 
autorizados y prestados en el  mes inmediatamente anterior  de acuerdo con las fechas de corte 
mensual que defina el BANCO , previa certificación del supervisor en la que conste que el servicio se 
prestó a enter a satisfacción del BANCO .  
El BANCO  no se compromete a pagos mínimos o a paga r mínimos de servicios facturables durante 
la vigencia del Contrato, siendo el pago del valor del contrato por demanda y consumo de los servicios 
efectivamente autorizados por el BANCO  y prestados por el CONTRATISTA .  
 
Los servicios serán facturados por el CONTRATISTA  de acuerdo con las tarifas correspondientes  a 
cada tipo de servicio . 
 
 CONDICIONES DE PAGO  GENERALES  
 
i) Previo a la radicación de la factura en donde indique el BANCO  y de acuerdo con la 
norm atividad  vigente, el CONTRATISTA deberá  conciliar los v alores a facturar  y 
posterior mente  remitir mediante correo electrónico a la cuenta del funcionario indicado por el 
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
supervisor del contrato, las facturas, notas  crédito, facturas  de ajuste y demás soportes 
requeridos, escaneados en caso de que existan.  El CONTRATISTA  radicará  en una o más 
facturas el costo total de la operación aérea y todos los servicios terrestres y complementarios 
del objeto del contrato . 
Nota  1: El BANCO  al inicio y durante la ejecución del contrato validará con el CONTRATISTA  
el número de facturas a radicar.  
Nota 2:  Las facturas  de ajuste o notas crédito deben ser expedidas con fecha del mes de 
radicación . 
ii) El CONTRATISTA  deberá acreditar el cumplimiento e n el pago de los aportes a sus 
empleados de las obligaciones con los sistemas de sal ud, riesgos profesionales, pensiones 
y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 
y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a  ello haya lugar, mediante certificación expedida 
por el revisor fiscal, cuando éste  exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el 
representante legal cuando sea el caso, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la 
Ley 789 de 2002 y a  la Ley 1150 de 2007 (Control a la evasión de los recursos parafiscales).  
iii) El BANCO  no cancelará aquellas facturas o documentos equivalentes que no cumplan con 
los requisitos legales o contractuales.  
iv) El BANCO  practicará los descuentos legales en los porcent ajes vigentes, de conformidad 
con las normas que regulen la materia.  
v) Los errores ari tméticos de las facturas o cuentas de cobro  serán susceptibles de corrección 
en cualquier tiempo, durante la vigencia del contrato y hasta su liquidación final.  
vi) Las facturas se someterán a revisión y verificación en el plazo y fechas acordadas entre el 
Supervisor del contrato y el CONTRATISTA . Al finalizar dicha actividad, el BANCO  remitirá 
la relación de diferencias identificadas, las cuales serán analizadas por el CONTRATISTA , 
procediendo al ajuste de las mismas, en caso de presentar algún tipo de diferen cia en la 
facturación, se procederá a la elaboración del respectivo documento de ajuste, el cual será 
radicado junto con las facturas de los servicios del period o siguiente de facturación de 
acuerdo con el cronograma establecido.  
vii) Para el último pago del c ontrato queda sujeto a la revisión previa de la facturación, caso en 
el cual el pago del último documento de cobro se realizará máximo dentro los cincuenta (50) 
días hábiles después de recibidas las facturas de los servicios.  
viii) Dado que no es obligatoria la presentación de las copias de los DUCE  para el trámite de 
aprobación de las facturas, en caso de requerir algún documento para confrontación, el 
BANCO  está en c apacidad de solicitar copia de los mismos al CONTRATISTA , quien debe 
allegarlos el día hábil si guiente a la solicitud por medio de correo electrónico y en caso de 
requerirlo de forma física deberá allegarlos en un plazo no mayor a cinco (5) días calendario , 
los DUCE se deben custodiar de forma física al menos durante tres meses.  
 
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
1.7. DISPONIBILIDAD PRES UPUESTAL  
 
El presupuesto para el presente proceso de contratación es de hasta CINCUENTA MILLONES UN  
PESOS M/CTE ($ 50,000,001) sin incluir IVA , amparado en los Certificado s de Disponibilidad 
Presupuestal  CJ2300919F.  
 
Nota 1:  Los contratos se ejecutará med iante Bolsa de acuerdo con los requerimientos del  BANCO . 
Es decir, el valor de los contratos será hasta por el valor total del presupuesto previsto por el BANCO . 
 
Nota  1: Para  efectos  de la evaluación  económica  de este proceso,  el valor  de la oferta  no podrá superar  el 
valor  techo  o tope de CINCUENTA MILLONES UN PESOS M/CTE ($ 50,000,001) sin incluir IVA .  Información 
que se tomará de la sumatoria de los precios unitarios ofertados por el  OFERENTE  de acuerdo con el 
“Formularios de oferta económica ” incluido  en el Anexo 5. x de la invitación pú blica a ofertar.  
 
Nota 2:  Si el OFERENTE  supera el valor del presupuesto GLOBAL, siendo  este el valor  techo  o tope de 
CINCUENTA MILLONES UN PESOS M /CTE ($ 50,000,001) sin incluir IVA establecido por el BANCO  se 
procederá al rechazo  de la oferta en virtud de lo establecido en el literal j) del numeral 6.15 Causales de 
Rechazo de las CGI (Condiciones Generales de la Contratación).  
 
1.8. PLAZO DE EJECUCIÓN  
 
El plazo de ejecución durante el cual el contratista se obliga a cumplir el objeto del contrato es a partir 
de la suscripción del acta de inicio y no podrá superar el 31 de diciembre de 2023 o hasta agotar el 
presupuesto asignado, lo que primero ocurra.  
 
1.9  GARANTIAS  
 
1.6.1  GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA   
 
No aplica  
 
1.6.2  GARANTÍAS DEL CONTRATO  
 
2 EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A., las pólizas 
de seguros que se relacionan a continuación y las cuales hacen parte integral del presente contrato y las 
mantendrá vigentes durante la ejecución del  contrato, sus prórrogas y liquidación final:  
Amparo  Porcentaje o valor del 
amparo  Vigencia Mínima  
Cumplimiento  20% Valor del contrato  Vigencia del contrato y cuatro (4) 
meses más.  
Calidad del servicio  20% Valor del contrato  Vigencia del contrato y cuatro (4) 
meses más . 
Pago de salarios, prestaciones 
sociales e indemnizaciones al 
personal  10% Valor del contrato  Vigencia del contrato y tres (3) 
años más.  
 
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
Para el cumplimiento de la presente cláusula, EL CONTRATISTA acepta incorporarse al Programa de Aten ción 
a Contratistas – PAC, adoptado por el Banco bajo su esquema de administración de riesgos.  
  
Para tal efecto, deberá tenerse en cuenta el clausulado del mencionado Programa, el cual se puede consultar 
en su página web, www.bancoagrario.gov.co , que contiene las condiciones y términos que regirán las garantías 
exigidas según la naturaleza, duración o complejidad del  contrato asegurado. Las garantías del contrato deben 
presentarse, junto con el  comprobante de pago y ser aprobadas y/o  revisadas como requisito previo para que 
se pueda dar inicio con la ejecución del contrato, las cuales deberán mantenerse vigente hasta la liquidación 
del mismo.  
 
Por lo anterior, la dirección URL de ubicación de Guía informativa d e la póliza matriz de cumplimiento 
de grandes beneficiarios:  
https://servicio s.bancoagrario.gov.co/contratacion/documentos/Gu%C3%ADa%20Informativa%20Pr
ograma%20Mitigaci%C3%B3n%20Riesgos%20de%20la%20Contrataci%C3%B3n -PMRC.pdf  
En atención a la obligación del PROPONENTE, CONTRATISTA Y/O PROVEEDOR a pres entar los 
documentos que sean r equeridos para la constitución de las pólizas y/o seguros, este se hará 
responsable civil y penalmente por la veracidad de los mismos, y se obligará a indemnizar al BANCO 
AGRARIO DE COLOMBIA S.A., por cualquier perjuicio que se pueda derivar por la present ación de 
los mismos, en especial por el incumplimiento de las obligaciones contractuales derivadas del 
contrato de seguro, incluidas, pero sin limitarse, a las objeciones que la Compañía de Seguros pueda 
alegar por la reticen cia o inexactitud en la declara ción del estado real del riesgo, así como cualquier 
otra que corresponda.  
La contratación de las pólizas a las que se refiere la presente clausula por parte del BANCO 
AGRARIO DE COLOMBIA S.A. no exonera al PROPONENTE, CONTRAT ISTA Y/O PROVEEDOR 
de su obliga ción de indemnizar a éste por todos los perjuicios derivados del incumplimiento del 
contrato que no fuesen cubiertos por las pólizas y/o seguros mencionados o en exceso de estos.  
Las garantías deberán renovarse y adicionarse en el plazo y porcentaje acorda do por las partes cada 
vez que se modifique o prorrogue el contrato.  
EL PROPONENTE, CONTRATISTA Y/O PROVEEDOR reconstituirá las garantías cuando el valor 
de las mismas se vea afectado por razón de siniestros.  
Si la Compañía A seguradora establece en la póli za algún porcentaje como deducible y lo hace 
efectivo en caso de siniestro, el mismo será asumido por el  PROPONENTE, CONTRATISTA Y/O 
PROVEEDOR . 
En caso de que el CONTRATISTA no se incorpore al Programa de Atencion a Contratis tas 
– PAC, expedirá la póliza d e seguro de cumplimiento a favor de entidades públicas con 
régimen privado de contratación , de acuerdo con lo establecido en la guía LG -GU-013.  
 
 
1.10. CIERRE DEL PROCESO Y ACTA DE APERTURA  
 
La(s) OFERTA(S) deberá(n) ser presentada(s) por el (los) OFERENTE (S), a más tardar el 24 de 
mayo de 202 3 a las 10 AM UNICAMENTE a través de la herramienta ERP ORACLE CLOUD .  
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
En la fecha y hora señaladas, quedará cerrado el proceso de contratación y se proc ederá a la 
verificación de, el (los) documentos(s) recibidos de l o cual se  levantará la correspondiente acta, la 
cual se publicará en la plataforma ERP CLOUD por medio del botón de mensajería .  
 
Los archivos o documentos remitidos por los OFERENTES  serán aceptados únicamente  en formato 
pdf a excepción del  “Cuadro  de ofe rta económica ” (Anexo 5.1 y 5.2) el cual deberá ser remitido en 
formato PDF y/o Excel.  No se admitirán ofertas en aplicativos de a lmacenamiento Drive en la nube 
o locales, tales como: Google Drive, Dropbox, etc., so pena de incurrir en causal de Rechazo . 
 
Nota: una vez enviada la  documentación por medio de la herramienta ERP CLOUD  (clic en botón 
enviar)  no se podrá ingresar de nuevo. Se podrá guardar la información y volver a ingresar cuantas 
veces se deseé antes de l envío de la oferta y el  cierre  de la mis ma.  
 
Causales de rechazo relacionadas con la entrega de la oferta:  
 
1. Si la propuesta económica o documentos objeto de verificación son remitidos de forma 
ilegible, o si presentan sobrepuesta o recortada la información, no permitiendo verificar o 
evaluar s u contenido.  
 
2. Si los archivos o documentos remitidos por los oferente s están en aplicativos de 
almacenamiento Drive en la nube o locales, tales como: Google Drive, Dropbox, etc.  
 
3. El valor total del importe de repuesta que aparece  en el campo de líneas en  la herramienta 
ERP CLOUD deberá coincidir con el valor total presenta do en el anexo denominado formato  
cuadro de cotización económica , so pena de rechazo . (cuando aplique ) 
 
4. Si el oferente envía en algún documento incorporado a la herramienta un link donde  está la 
documentac ión completa o en archivo RAR.  
 
5. Aquellos oferentes diferentes a los mencionados en el numeral 1.4  
NOTA  1: Además de las anteriores causales  se dará aplicación a las establecidas en los demás 
numerales de estos Términos de Referencia  y las relacionadas en las Condiciones Generales de 
la Contratación . 
 
NOTA  2: Entiéndase como días hábiles los comprendidos de lunes a viernes con excepción de los  
días feriados.  
 
1.11.  PREGUNTAS Y RESPUESTAS  
 
Los interesados, también podrán solicitar aclaraci ones por escrito dentro de los dos (2) días 
siguientes a la publicación de los términos de referencia en la herramienta ERP CLOUD,  la solicitud 
de aclaraciones y observaciones UNICAMENTE se realizará por me dio de mensajería de la 
herramienta ERP y solo pod rán solicitar aclaraciones los oferentes que allegaron documentación para 
ser creados en la herramienta ERP CLOUD y tengan el usuario para su ingreso.  
 
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
En el único caso de presentación de observaciones por parte de las veedurías o entes de control se 
acep tará correo electrónico.  
 
En ningún caso habrá lugar a exigir respuesta a comunicaciones dirigidas por los interesados u 
OFERENTES  al BANCO  por fuera de los términos establecidos en el presente proceso de 
contratación.  
Para efectos de facilitar tanto la re cepción como la respuesta a las inquietudes informadas al 
BANCO , se ha diseñado el formato relacionado en el Anexo  FORMATO PARA FORMULAR 
PREGUNTAS PROCESOS DE CONTRATACIÓN  que se encuentra en ANEXOS ., el cual podrá 
diligenciarse por un representante o dele gado de la persona natural o jurídica con interés en 
presentar oferta.  
 
El BANCO no estará obligado a dar respuesta a las observaciones rem itidas por los OFERENTES  
o por los interesados una vez vencido el término para su presentación, sin perjuicio de la p osibilidad 
que se reserva el BANCO de realizar de oficio las aclaraciones que considere pertinentes.  
 
NO SE ATENDERÁN CONSULTAS PERSONALES NI TELEFÓNICAS  NI CORREOS 
ELECTRÓNICOS FUERA DE LOS INDICADOS . 
 
 
 Sesión virtual – Manejo de la herramienta ERP Oracle  Cloud (CUANDO APLIQUE )  
 
Con el fin de instruir a los OFERENTES en el diligenciamiento del anexo 5.2 denominado “Formulario 
Presentación de Oferta Económica” , se realizará una sesión virtual a través de la plataforma 
tecnológica Microsoft Teams , si se pre sentare solicitud de algún oferente.  El BANCO  dará a conocer 
la fecha y hora de reunión mediante documento informativo una vez se reciban las observaciones de 
los posibles OFERENTES . 
 
Los OFERENTES  deberán enviar POR MEDIO DE MENSAJERIA DE LA HERRMIENTA OR ACLE 
CLOUD, los nombres y correos electrónicos de los funcionario s autorizados para asistir a la sesión 
virtual. Se permitirá el ingreso de máximo dos funcionarios por OFERENTE.  
 
Durante la sesión virtual se responderán preguntas propias del diligenciamien to del  “Formulario  
Presentación de Oferta Económica” (anexo 5.2) y de las fórmulas a aplicar para los factores de  
calificación diferentes a precio . 
 
1.12.  SUBSANACIONES  
 
Los documentos solicitados a los oferentes podrán ser subsanados hasta en dos (2) oportunid ades . 
Se solicitará  dicha subsanación por medio de MENSAJERIA  en la plataforma ERP CLOUD, y los 
documentos subsanados serán enviados por este mismo medio. En donde se informará fecha de 
entrega de los documentos subsanados.  
 
1.13.  DISTRIBUCI ÓN DE RIE SGOS PREVIS IBLE S 
 
Entiéndase por riesgo toda circunstancia que se estima podría presentarse y que podría afectar la 
equivalencia de las prestaciones pactadas en el contrato.  
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
Corresponderá al CONTRATISTA  asumir el riesgo previsible propio de este tipo de contratación 
asumien do su costo, siempre que el mismo no se encuentre expresamente a cargo del BANCO  en 
estos términos de referencia. Entre otros, los riesgos previsibles que deberá asumir el 
CONTRATISTA  están los siguientes:  
 
A continuación, se detallan los siguientes  riesgo s identificados en la etapa contractual:  
RIESGO  PLAN DE MITIGACION  DISTRIBUCION  
1 Dificultades en el 
transporte de los 
elementos necesarios 
para la ejecución de las 
actividades de bienestar . El supervisor del contrato hará el seguimiento 
respectivo . El OFERENTE debe garantizar la no 
paralización de las obras por este aspecto, por lo 
que, si ello ocurre, se estudiará la viabilidad de 
imposición de ANS, multas, cláusula penal o 
terminación del contrato.  OFERENTE  
2 Cortes de suministro de 
energía  El OFERENTE debe contar con una alternativa de 
suministro para este evento, El supervisor del 
contrato hará el seguimiento respectivo. De no 
contar con la alternativa, se estudiará la viabilidad 
de imposición de ANS, multas, cláusula penal o 
terminación del co ntrato.  OFERENTE  
3 Afectación de orden 
público.  El supervisor y el OFERENTE deben evaluar si esta 
afectación es de tal magnitud que paralice la 
ejecución de las reparaciones, caso en el cual se 
debe suspender.  BANCO Y 
OFERENTE  
 
Nota:  Se aclara que los an teriores riesgos están mencionados de manera enunciativa sin que se 
entiendan agotados todos los riesgos inherentes a la presente contratación, los cuales serán 
asumidos por el CONTRATISTA  salvo expresa manifestación en  contrario por parte del BANCO , 
motiv o por el cual, es responsabilidad del OFERENTE  durante la etapa de preguntas y respuestas 
numeral 1.11. preguntas y respuestas , hacer las observaciones que estime pertinentes en razón 
de su conocimiento especializado de l servicio a proveer. El BANCO se res erva el derecho a acoger 
o no las observaciones que se formulen acerca de la distribución de los riesgos previsibles a cargo 
del CONTRATISTA.  
 
 
1.14.  DOCUMENTOS MODIFICATORIOS  
Mediante documento de modificación,  el BANCO  podrá prorrogar el plazo para la entrega de las 
OFERTAS  y/o hacer las modificaciones que considere convenientes o necesarias, las cuales 
formarán parte integral de los presentes términos de referencia por medio de mensajería del ERP y/o 
por el portal de c ontratación del BANCO, entendiéndose con e ste acto comunicadas a los 
OFERENTES.  En ningún caso se enviarán documentos de modificación  con una antelación menor 
a un (1) día hábil previo al plazo del cierre del proceso, salvo que se trate de la ampliación de l plazo 
para la presentación de las OFERTA S. 
Si durante el desarrollo del proceso de contratación surge la necesidad de efectuar alguna 
modificación a los Términos de Referencia, estas serán debidamente publicad as en la página Web 
del BANCO , Sistema Electr ónico para la Contratación Pública – SECOP  y mensajería ERP, por otra 
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
parte si no se presenta ninguna modificación a los Términos igualmente será informado,  con el fin 
de que puedan presentar su oferta.  
El BANCO informará por medio de mensajería del ERP y/o por el portal de contratación que no s e 
realizarán más modificaciones a los términos de referencia y los oferentes podrán cargar la 
documentación correspondiente a la oferta en la fecha y hora de cierre que se informe.  
 
1.15.  CONDICIONES ESPECÍFICAS  
• NUMERA L 6.21  
 
 
CAPÍTULO 2  CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN  
 
2.1. REQUISITOS MÍNIMOS  
 
Numeral  REQUISITOS MÍNIMOS  VERIFICACIÓN  
2.1.1  Requisitos mínimos jurídico s – habilitantes  CUMPLE  / NO CUMPLE  
2.1.2  Requisito - Acta Autorización de Tratamiento de Datos  APORTA / NO APORTA  
 
Los requisitos mínimos serán objeto de verificación de cumplimiento, pero no de calificación para 
todos los OFERENTES . En consecuencia, de be entenderse que estos requisitos no constituyen 
factor de calificación.  
 
La documentación e información requeridos p ara acreditar el cumplimiento de estos requisitos, 
deberá ser presentada por TODOS  los OFERENTES  que participen en est e proceso . 
 
2.1.1 RE QUISITOS MÍNIMOS JURIDICOS – HABILITANTES  
 
REQUISITOS MÍNIMOS JURÍDICOS  VALIDACIÓN CRITERIO  
I. CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES  SOPORTE  CUMPLE  NO CUMPLE  NO APLICA  
1 Nombre diferente al del BANCO o similares.        6.6 Oferta  Los OFERENTES deberán elabor ar su oferta en los formularios correspondientes de 
acuerdo con los términos de referencia y no podrán agregarles comentarios o modificar 
dichos formularios, salvo para diligenciarlos. Cualquier otra información se  deberá 
acompañar en anexos.  
 
Los archivos  o documentos correspondientes a la oferta,  serán remitidos únicamente a 
través de la herramienta ERP ORACLE CLOUD, en cada una de las casillas 
seleccionadas para cada documento solicitado.  
 
Los OFERENTES deberán informar, para consideración del BANCO, cu áles de los 
documentos que conforman la ofe rta gozan de reserva conforme a la Ley, suministrando 
las explicaciones o justificaciones y adjuntando los soportes respectivos. En los eventos 
en que no se informe y acredite lo anterior, con la presentación de l a oferta, el BANCO 
no asume ninguna respons abilidad en cuanto a los documentos entregados por los 
OFERENTES.  

                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
2 Documento de Constitución de la Unión Temporal o Consorcio 
debidamente suscrito por quienes lo conforman.  
Documento de constitución del 
Consorcio o Unión  Temporal y demás 
documentos en los cuales se verifique el 
cumplimiento de estos aspectos        
3 Descripción del objeto de la Unión Tempor al o Consorcio el cual 
debe ser acorde con el objeto del proceso de selección.        
4 La duración de la Unión Temporal o Consorcio debe ser mínimo 
igual a la vigencia del futuro contrato, incluidas sus prorrogas y un 
año más.        
5 Designación de la  persona que para todos los efectos representará 
al Consorcio o Unión Temporal.        
6 Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá 
detallar en el documento de conformación de la unión o consorcio 
las responsabilidades o roles o fun ciones que desempeñará en la 
ejecución del contrato.        
7 Indicación expresa en el documento de constitución del Consorcio 
o Unión Temporal sobre el porcentaje de participación de cada uno 
de sus integrantes.        
8 Indicación expresa en el documen to de constitución del Consorcio 
o Unión Temporal en el sentido de que las personas que lo integran 
responderán solidariamente por las obligaciones contraídas en 
razón de la oferta presentada y el contrato respectivo.        
9 Deberán indicar la forma en que los integrantes de la unión temporal 
o consorcio realizarán la facturación.        
10 El objeto social de por lo menos uno de los integrantes del Consorcio 
o Unión Temporal debe comprender de manera explícita la 
realización de las actividades objeto d el proceso de contratación. No 
obstante, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal podrán 
acreditar de forma independiente que su objeto social les permite 
ejecutar algunas de las actividades a contratar, de tal forma que la 
sumatoria de las mismas ab arque la totalidad del objeto contractual 
exigido en los términos de referencia.        
II. PERSONAS NATURALES  SOPORTE    
11 Identificación de la persona natural  Fotocopia legible de la Cédula de 
Ciudadanía, Cédula de Extranjería o 
Pasaporte.        
12 Acreditaciones personales  Fotocopia legible de la Tarjeta 
profesional, de acuerdo con las 
profesiones requeridas en los términos 
de referencia y Certificado de 
Inscripción de Matricula Profesional y 
Antecedentes Profesionales Vigente al 
momento de la present ación de la 
oferta, expedido por el consejo 
profesional respectivo.        
13 Acreditación de Comerciante (Cuando Aplica)  Si el OFERENTE es comerciante 
deberá presentar el Certificado de 
Matrícula Mercantil expedido por la 
Cámara de Comercio con vigencia n o 
mayor a tres (3) meses previos a la 
fecha del cierre.        
III. PERSONAS JURÍDICAS NACIONALES  SOPORTE    
1. Acreditación de Existencia y Representación Legal    
14 La duración de la persona jurídica debe estar acorde con lo exigido 
en los términos de r eferencia, esto es, no podrá ser inferior a la 
vigencia del contrato y tres (3) años más.  Documento para acreditar la existencia 
y representación legal, tales como, 
Certif icado expedido por la Cámara de 
Comercio, por un Ministerio o por la 
Superintendencia  competente, con 
fecha de expedición no mayor a un (1) 
mes previo a la fecha del cierre, en el 
caso de las sociedades civiles, la 
escritura de constitución y el acta de 
junta de socios y/o certificación del 
revisor fiscal en donde conste el 
nombramiento de l representante legal       
15 La persona jurídica debe haber sido constituida por lo menos con 
dos (2) años de anterioridad a la fecha de cierre del procedimiento 
de contratación        
16 El objeto de la person a jurídica debe permitir la ejecución del 
contrato resultante del proceso de selección.        
17 El representante legal debe tener facultades para comprometer a la 
persona jurídica de acuerdo con la cuantía o materia del contrato a 
celebrar.        
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
con sus funciones y atribuciones 
legales.  
18 Si el representante legal tiene las facultades limitadas, debe allegar 
la autorización del funcionario u órgano social competente según los 
estatutos de la persona jurídica, para presentar oferta dentro del 
presente proceso de selección y suscribir el contr ato que del mismo 
se derive. Para que dicha autorización sea válida, deberá haber sido 
otorgada antes de la fecha en que el OFERENTE presen tó la oferta 
al BANCO.  Copia del Acta o documento idóneo 
donde conste la autorización, con fecha 
de expedición anteri or a la presentación 
de la oferta.  
      
IV. PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS SIN SUCURSAL EN 
COLOMBIA  SOPORTE    
19 La duración de la persona jurídica debe estar acorde con lo exigido 
en los términos de referencia esto es, por término mínimo 
permanente de duración de la sociedad de tres (3) años, contados 
a partir del vencimiento de la vigencia del contrato que se espera 
celebrar.  Docume nto expedido por la autoridad 
competente en el país de su domicilio 
con fecha de expedición igual o inferior 
a los cuatro (4) meses, anteriores a la 
fecha de presentación de la oferta.        
20 La persona jurídica debe haber sido constituida por lo menos con 
dos (2) años de anterioridad a la fecha de cierre del procedimiento 
de contratación.  En el caso de las sociedades civi les, la 
escritura de constitución y el acta de 
junta de socios y/o certificación del 
revisor fiscal en donde conste el 
nombramiento del representante legal 
con sus funciones y atribuciones 
legales.        
21 El objeto de la persona jurídica debe permitir l a ejecución del 
contrato resultante del proceso de selección.        
22 El representante legal debe tener facultades para comprometer a la 
persona jurídica de acuerdo con la cuantía o materia del contrato a 
celebrar.        
23 Si el representante legal t iene las facultades limitadas, debe allegar 
la autorización del funcionario u órgano social competente según los 
estatutos de la persona jurídica, que determine su capacidad para 
participar en el proceso de selección y suscribir el contrato que del 
mismo s e derive. NOTA: Para que dicha autorización sea válida, 
deberá haber sido otorgada antes de la fecha en que el interesado 
presentó oferta al BANCO.  Copia del acta o extracto de la misma o 
documento idóneo en donde conste tal 
autorización.  
      
24 La pers ona jurídica extranjera con apoderado domiciliado en 
Colombia.  El poder que otorga las facultades 
deberá cumplir todos y cada uno de los 
requisitos legales exigidos para la 
validez y oponibilidad en Colombia de 
documentos otorgados en el exterior y 
haber s ido otorgado antes de la fecha en 
que el interesado presente su 
propuesta.        
25 Carta de compromiso constitución sucursal  Carta suscrita por el representante legal 
donde se comprometa a constituir la 
sucursal en el evento de resultar 
seleccionado en e l proceso de 
contratación.        
V. REQUISITOS ADICIONALES PERSONAS JURÍDICAS 
EXTRANJERAS CON SUCURSAL EN COLOMBIA  SOPORTE    
26 El mandatario o representante debe tener facultades para 
comprometer a la persona jurídica extranjera. Nota: Deberán 
acreditar  los requisitos solicitados a las personas jurídicas 
nacionales y personas jurídicas extranjeras sin sucursal en 
Colombia y documentos financieros tanto de la sucursal como de su 
matriz o entidad controlante.  Original del certificado de Existencia y 
Repres entación legal expedido por la 
Cámara de Comercio del  domicilio de la 
sucursal en Colombia, con fecha de 
expedición no mayor a un (1) mes previo 
a la fecha de cierre.        
VI. OTROS DOCUMENTOS  (todos los OFERENTES deben adjuntar 
los documentos que se rel acionan a continuación. Las personas 
jurídicas extranjeras deberán presentar el equivalente en su país de 
origen)  SOPORTE  
  
27 Acreditación de estar a Paz y Salvo en pagos a Seguridad Social y 
Aportes Parafiscales (Ley 789 de 2002 y Ley 1150 de 2007)  Certificación del Revisor Fiscal, en caso 
de no estar obligado a tenerlo, la 
certificación debe estar firmada por el 
Representante Legal, donde conste el 
cumplimiento del requisito, durante  los 
seis (6) meses anteriores a la fecha de 
cierre.        
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
Las personas natur ales deberán 
presentar planilla de aportes a sistema 
de seguridad social integral, en la que 
conste que se encuentran afiliados.  
28 Registro Único Tributario  Copia legible del RUT el cual debe estar 
actualizado conforme lo establece la 
Resolución 00 0139 de noviembre 21 de 
2012 emitida por la DIAN. En el evento 
en que el OFERENTE considere no 
estar obligado a actualizar su RUT, 
deberá presentar certificado suscrito por 
el revisor  Fiscal o el representante legal 
exponiendo las razones legales que le 
asisten.        
29 Carta de presentación de la oferta  Carta de presentación suscrita por el 
Representante Legal o quien esté 
debidamente facultado para ofertar.        
30 Capacidad Profesional y Antecedentes Disciplinarios del Contador  Fotocopia legible de l a tarjeta 
profesional y del certificado vigente de 
antecedentes disciplinarios del 
Contador expedido por la Junta Central 
de Contadores.  
Nota: El documento debe estar vi gente 
al momento de presentación de la 
oferta.        
31 Capacidad Profesional y Antece dentes Disciplinarios del Revisor 
Fiscal (Cuando Aplica)  Fotocopia legible de la tarjeta 
profesional y del certificado vigente de 
antecedentes disciplinarios del(los) 
Revisor(es) Fiscal(es) expedido por la 
Junta Central de Contadores.  
Nota 1: El documento debe estar vigente 
al momento de presentación de la 
oferta.  
Nota 2: Debe acreditarse la idoneidad 
tanto del revisor fiscal que dictamina los 
estados financieros, como del que 
suscribe la certificación de parafiscales, 
si no es el mismo profesional.        
32 Anexo paz y salvo municipal expedido por la secretaria de hacienda 
(Acuerdo 028 de 2018 - secretaría de Hacienda Neiva).  Certificado de paz y salvo municipal 
expedido por la secretaria de hacienda 
(Acuerdo 028 de 2018 - secretaría de 
Hacienda Neiva) úni camente para los 
oferentes que aparecen en el RUT con 
domicilio la ciudad de Neiva.          
VIII. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE SALUD Y SEGURIDAD EN 
EL TRABAJO (Todos los OFERENTES deben adjuntar los 
documentos que se relacionan a continuación. Las personas jurídicas 
extranjeras deberán presentar el equivalente en su país de origen)  SOPORTE  
  
33 Paz y salvo de los aportes de Seguridad Social y parafiscales  Certificación del Revisor Fiscal donde 
conste el pago de los aportes a 
seguridad social y parafiscales.  En caso 
de no estar obligado a tenerlo, la 
certificación debe estar firmada por el 
Represe ntante Legal, donde conste el 
cumplimiento del requisito, durante los 
seis (6) meses anteriores a la fecha de 
cierre del proceso de contratación o la 
presentación de  la factura, según se 
pacte el pago en el proceso de 
contratación. Las personas naturales 
deberán presentar las seis (6) planillas 
de aportes a sistema de seguridad 
social integral, anteriores a la fecha de 
cierre del proceso de contratación  para       
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
la factur ación, las certificaciones deben 
estar acorde con los periodos de 
ejecución del contrato.  
 
 
2.1.2  ACTA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS  
 
En cumplimiento de la normatividad relacionada con la política de Protección de Datos Personales 
regulada por la L ey 1581 de 2012 y por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, es necesario que el 
OFERENTE  remita junto con su oferta el anexo 5.9  “ACTA AUTORI ZACION DE TRATAMIENTO 
DE DATOS”  suscrito por el Representante Legal.  
 
Nota: Este será el primer requisito mínimo que verificará el BANCO y en caso de que no se presente 
con la oferta o sea presentado a no conformidad, no se podrán verificar los demás requ isitos hasta 
tanto el OFERENTE no lo subsane de acuerdo con las reglas establecidas en los presentes términos 
de referencia y en las Condiciones Generales de la Contratación  
 
2.2. REQUISITOS TECNICOS  
 
Numeral  REQUISITOS TÉCNICOS  VERIFICACIÓN  
2.2.1  Experiencia del OFERENTE en contratos similares  CUMPLE / NO CUMPLE  
2.2.2  Manipulacion de alimentos  CUMPLE / NO CUMPLE  
2.2.3  Consulta Listas Manual SARLAFT  CUMPLE / NO CUMPLE  
 
 
2.2.1  CONDICIONES DE EXPERIENCIA DEL OFERENTE  
 
Criterio  Unidad de 
Medida  Requisito 
Mínimo  Soporte Documento Vigente  Validaci
ón de 
Criterio  
Contratos ejecutados o 
en ejecución similares 
o iguales en su objeto al 
de la presente 
Contratación, con fecha 
de ejecución entre el 1 
de enero de 2017 y la 
fecha de cierre de 
presente proc eso, cuya 
sumatoria sea igual o 
superior al ciento por 
ciento (100%) del valor 
ofertado.  Documento 
(sumatoria 
de montos 
contratos)  Mínim o dos (2) y 
máximo cinco (5) 
contratos, donde la 
sumatoria de los 
mismos sea igual o 
superior al valor de 
su oferta.  
 
 
 Certificación de contratos, 
expedidas por el cliente del 
OFERENTE, en el cual se 
evidencien como mínimo las 
siguientes especificaciones:  
 
o Nombre del cliente  
o NIT del cliente  
o Objeto  
o Valor del contrato sin IVA  
o Plazo de ejecución  
o Fecha de inicio del contrato  
o Fecha fin del contrato  
o Porcentaje % de ejecución del 
contrato.   
 
 
 
 
 
 
 
CUMPLE  
O 
NO 
CUMPLE  
 
*Condiciones para la aplicación :  
 
***Se enti ende por contratos similares o relacionados, aquellos contratos de servicios logísticos y 
atención de eventos.  
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los CONTRATISTA a 
través de las certificaciones.  
 
Nota 1:  Los contr atos iniciados antes de la fecha de cierre, aún en ejecución, deberán presentar el 
porcentaje ejecutado y solo ese porcentaje se tendrá en cuenta para efectos de la evaluación que 
corresponde al presente numeral.  
 
Nota 2:  Cuando las certificaciones  presen tadas para la experiencia en contratos similares sean de 
Consorcios o Uniones Temporales en los que el OFERENTE haya participado, para efectos de esta 
evaluación, se tomarán únicamente el valor de los contratos certificados presentados en la proporc ión 
correspondiente al porcentaje de participación que haya tenido en el contrato certificado.  
 
NOTA: NO SE TENDRÁN EN CUENTA CERTIFICACIONES EXPEDIDAS POR EL OFERENTE 
PARA SÍ MISMO.  
 
 
2.2.2  MANIPULACION DE ALIMENTOS  
Criterio   
Contar con personal idóneo y calificado para la 
preparación de alimentos.  Certificación donde conste capacidad por 
parte del oferente para desarrollar 
actividades de manipulación de alimentos y/o 
formación en educación sanitaria, prácticas 
higiénicas, etc. que garanticen una óptima 
prestación de l servicio.  
 
 
2.2.3  CONSULTA LISTAS  MANUAL SARLAFT  
Criterio  Cumple 
/ No 
Cumple  
En cumplimiento de la normatividad relacionada con la política de prevención del riesgo de lavado de activos 
y financiación del terrorismo regulada por la Superintendencia Financier a de Colombia, es necesario que el 
OFERENTE remita junto con su oferta un documento suscrito por el Revisor Fiscal o si es persona jurídica 
extranjera el equivalente en su país de origen, donde se relacione el nombre y número de identificación de 
las perso nas naturales y jurídicas cuya participación en la asociación o sociedad (Asociados, Accionistas) 
sea igual o superior al 5% de su conformación accionaria, así como su representante legal, autorizados o 
suplentes del representante legal, junta directiva, R evisor Fiscal y contador . (Se sugiere diligenciar el anexo 
5.10) 
 
Si el OFERENTE no está obligado a tener Revisor Fiscal el documento deberá estar suscrito por el 
representante legal.  
 
Cuando la oferta sea presentada por consorcio o unión temporal, cada u no de sus miembros deberá allegar 
de forma independiente la información aquí descrita.  
 
Nota 1: esta información será de absoluta reserva y queda entendido que su promulgación por parte  del 
BANCO está prohibida.   
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
Criterio  Cumple 
/ No 
Cumple  
 
Nota 2: si del contenido del Certificado de Existencia y Representación Legal del OFERENTE , se evidencia 
la totalidad de la información solicitada en este numeral, se entenderá que dicho certificado reemplaza el 
documento solic itado.  
 
 
2.3 FACTOR  DE CALIFICACIÓN  
 
CRITERIOS CALIFICABLES  
 Criterio  Puntos  
1 Evaluación de la oferta Económica  1000  
 Total  1000  
 
 
Sólo para efecto de la Evaluación de la Oferta Económica, para calificar el numeral 1 se toma el valor registrado 
por el oferente en el Formulario de Cotización Económica  que se encuentra e n los Términos de Referencia . 
 
APLICACIÓN : La oferta económica con el menor valor obtiene el mayor puntaje y las demás se califican en 
forma inversamente proporcional.  
 
1. Valor Total de la oferta Económica  
P1 (i)  =                       1000 * [Vmin /V(i)]  
Dónde:  P1 (i)   = Puntaje asignado a la i -ésima Propuesta.  
V min   = Valor de la Oferta con menor precio en el Valor Total de la oferta 
Económica  
V (i)  = Valor de la i -ésima Oferta.  
 
Evaluación final de la oferta Económica  
 
De acuerdo con lo anterior, la c alificación total para determinar el precio se puede expresar mediante la 
siguiente fórmula:  
T1 = P1  
Dónde: T1 = Pu ntaje de la oferta Económica  
P1 = Puntaje obtenido por Valor Total de la oferta Económica.  
  
2.4    DESCUENTOS  
De acuerdo con el numeral 7.1.1 del Manual de Contratación del Banco “Descuentos” una vez 
finalizada la calificación del oferente el Banco realizará descuentos sobre el puntaje final obtenido 
teniendo en cuenta la información registrada con corte al día hábil siguiente a la fecha l ímite para 
recibir ofertas.  
 
La sumatoria de descuentos no podrá superar los 1000 puntos, correspondientes al puntaje máximo 
asignado al respectivo proceso.  
 
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
En caso de que se configure una causal de descuento sobre oferentes o contratista en modalidad 
asociativa, los descuentos se aplicarán a cada uno de sus integrantes, sin importar el porcentaje de 
participación.  
 
En caso de que en un proceso se presente un oferente conjunto (contrato de colaboración 
empresarial), al que uno de sus integrantes se le h ubiere aplicado un descuento, se aplicará el 
descuento al oferente en su totalidad.  
 
DESCUENTOS POR CALIFICACIÓN DE OFERENTE  
Este criterio aplica para los proponentes que han presentado ofertas en otros procesos con el Banco.  
 
Se aplicarán los siguientes des cuentos a los OFERENTES que hayan presentado sanciones en 
procesos de contratación anteriores por las siguientes causales:  
No Causal  Detalle de la causal  Puntaje a 
descontar  
1 Autenticidad de la 
documentación  Autenticidad de la documentación: durante uno o más 
procesos aportó documentación en su oferta que al ser 
verificada no correspondía con la realidad  200 
2 No entrega de la garantía 
para la suscripción del 
contrato  No entrega de la garantía para la suscripción del 
contrato: No constituyó ni aportó las  garantías 
contractuales necesarias para la suscripción de uno o 
más contratos, sin que mediara justa causa, de 
conformidad con los términos de referencia.  50 
3 Retiro de ofertas no 
autorizado  Retiro de ofertas no auto rizado: durante uno o más 
procesos re tiró su oferta sin previa autorización del 
Banco.  50 
 
DESCUENTOS POR CALIFICACIÓN DE CONTRATISTA  
Este criterio aplica para Oferentes que han sido contratistas del Banco.  
 
Causal  Puntaje por descontar  
Conminación al contratista*  * 20 
Incumplimiento Parc ial**  ** 100  
Declaratoria de Incumplimiento total ***  *** 200  
Descuento por presentar bajas calificaciones como 
contratista   hasta 300  
* Conminar al contratista por parte del supervisor: se aplica cuando el supervisor del contrato, de 
manera escrita con copia a la compañía de seguros exhorta o conmina al contratista para tomar las 
acciones tendientes a mitigar el retraso parcial injustificado en el cumplimiento de una o varias de las 
obligaciones del contrato. Lo anterior, tendrá como soporte la comun icación dirigida a la aseguradora 
respectiva.  
 
 ** Incumplimiento parcial del contratista: se aplica cuando de manera injustificada, el contratista 
incumpla parcialmente las obligac iones del contrato, lo cual se verificará con la respectiva acta de 
incumpl imiento parcial.  
 
***Declaración de incumplimiento total: cuando de manera injustificada, el contratista haya incumplido 
las obligaciones contractuales, y el Banco haya declarado te rminado el contrato por incumplimiento.  
                                           
 
 
              
 
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CÁLCULO DEL DESCUENTO POR PRESENTAR  BAJAS CALIFICACIONES COMO 
CONTRATISTA  
Para establecer el puntaje a descontar por este concepto se tendrán en cuenta las calificaciones que 
presente el oferente en su rol de contrat ista del Banco, en contratos que se encuentren vigentes o 
que hayan finaliz ado en los últimos cuatro años y se aplicará de la siguiente manera:  
 
 
CAPÍTULO 3  ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN   
 
3.1 ALCANCE DEL SERVICIO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS  
 
Requerimos un proveedor que tenga la capacidad técnica, de espacios y de personal para llevar a 
cabo nuestro plan de bienestar con todas las actividades presupuestadas dentro de un marco de 
puntualidad y calidad de servicio impecable.  
El proveedor debe dar nos la facilidad de realizar las actividades tanto en espacios del Banco Agrario, 
como en espa cios diferentes que cumplan las especificaciones para cada la actividad a desarrollar, 
contando con la capacidad y la seguridad necesarias respectivamente.  
De acuerdo con el plan de bienestar establecido para el año 2023 se han consolidado actividades 
que responden a la parte emocional, deportiva, de cuidado personal y motivacional, las cuales 
describiremos a continuación y en el archivo adjunto de Excel con las especificaciones para cada 
evento (Cumpleaños del BAC y Día de la familia oficinas Oriente de C aldas).  
CRITERIO  DESCRIPCION  ANEXOS  
Evento de 
celebración 
cumpleaños 
BAC  Celebración anual del Cumpleaños del Banco.  
Evento presencial con conexión vía streming a nivel nacional.  
En caso de no realizarse en las instalaciones del Banco, se 
requiere la d isponibilidad de salón con capacidad para 50 
personas con las ayudas audiovisuales detalladas en el Excel.  
El sitio deb e contar con la decoración de cumpleaños con los 
colores institucionales, el suministro de un refrigerio, almuerzo 
o cena según el horar io definido para el evento y un 
recordatorio. Se solicita adicionalmente la cotización de una 
amenización musical, luces , sonido, micrófonos y pantalla para 
la reproducción de videos. Adicionalmente para la vinculación 
de las oficinas en simultánea con el evento, se requiere la 
ubicación de las tortas de cumpleaños, decoradas con el logo 
del BAC, de 20 libras cada una, entr egadas en cada una de las  
oficinas y sede de la Regional Cafetera. Listado que se 
encuentra en el Excel adjunto. El acompañamiento logísti co 
corresponde al equipo para garantizar la conexión vía 
streaming, presentación de los videos, audio, luces, igualmente  
la recepción y ubicación del personal y suministro de la 
alimentación seleccionada y el recordatorio. Garantizar el 
cumplimiento de la agenda prevista.  Excel  
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
DÍA DE LA 
FAMILIA – 
TALENTOS 
OFICINAS 
ORIENTE DE 
CALDAS  Evento corporativo que convoca a los colaboradores de las 
oficinas del Oriente de Caldas (relacionadas en el archivo 
adjunto de Excel) y acompañantes del núcleo familiar. Se 
requiere cotizar dos opciones, una que corresponde a pasadía 
en la hacienda Nápole s, incluyendo el ingreso, refrigerio y 
almuerzo y otra opción, que corresponde a un lugar que cumpla 
con las condiciones relacionadas en el Excel, donde se ubique 
la tarima par a el show de talentos y se incluya la logística 
recreativa y la alimentación. Ad icionalmente, se deben cotizar 
las ayudas audiovisuales, sonido, logística del show y la 
respectiva selección y premiación de ganadores.  
 Excel  
 
NOTA: Algunas actividades des critas en el cuadro de Excel, pueden requerir diferentes opciones de 
precio, est o con el fin de contar con diferentes opciones especialmente en la alimentación.  LA 
COTIZACIÓN DEBE CONTENER TODOS LOS ÍTEMS, NO SE ACEPTAN ESPACIOS EN 
BLANCO.  
 
1. Otras Obligaci ones Del contratista         
• Asesorar, organizar y ejecutar los eventos de bienestar definidos, según los requerimientos 
del banco y previa definición de lugar de realización, fechas, número de participantes (según 
el caso)  
• Para el caso de los eventos conm emorativos, el contratista se encargará de la contratación 
del lugar a real izar el evento, con los lineamientos logísticos previamente indicados por el 
Banco y en las reuniones previas de planeación del evento.  
• Definir y entregar al BANCO dentro de los dos  (2) días hábiles contados a partir de la 
suscripción del acta de inicio, u n cronograma de actividades con la propuesta de plan de 
trabajo para el desarrollo del contrato, el cual deberá ser aprobado por el SUPERVISOR del 
contrato . 
• Durante los siguientes 2  días hábiles posteriores a la recepción del cronograma, el 
Supervisor del contrato remitirá los comentarios frente al mismo. EL CONTRATISTA deberá 
hacer los ajustes pertinentes dentro del día hábil siguiente a la notificación por p arte del 
BANCO.  
 
• Desarr ollar el objeto contractual conforme al alcance y especificaciones técnicas.  
• Realizar el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de todo el personal 
que ocupe en la ejecución del contrato. Por consiguiente, serán d e cargo del 
CONTRATISTA las indemnizaciones que causaren por concepto de terminación unilateral 
de contrato de trabajo.  
                                           
 
 
              
 
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• Las partes son responsables frente al personal que emplee o destine para la ejecución del 
objeto del presente contrato y, por tanto, no surgirá entre ellas, ni entre cada una y el 
personal de la otra, dependencia o vínculo alguno de tipo contractual, laboral, civil, 
comercial o de otra índole.  
• El BANCO en cualquier momento, podrá verificar el cumplimiento de todas las obligaciones 
laborale s y de seguridad social del CONTRATISTA respecto de sus trabajadores de acuerdo  
con las normas legales y la normatividad interna del BANCO y que sean exigibles al 
empleador.  
• El personal que emplee el CONTRATISTA para la prestación del servicio deberá mante ner 
confidencialidad de la información entregada por el BANCO necesaria para la capacitación.  
• Asumir todos los costos directos e indirectos en que incurra para la ejecución del contrato.  
• Las demás que deriven del objeto y la naturaleza del objeto contractual  
 
OTRAS OBLIGACIONES  – CONTRATISTA  
Son obligaciones del CONTRATISTA en relación con el presente contrato: a) Responder por su 
cumplimiento y ejecución, de acuerdo con el objeto, alcance y especificaciones señaladas; b) 
Reportar por escrito cual quier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados; c) 
Colaborar con el BANCO en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y este sea 
de la mejor calidad; d) Guardar confidencialmente toda la información que conozca y r esponder por 
cualquier violación  a dicha reserva; e) Obrar con buena fe en las distintas etapas de ejecución del 
contrato, evitando dilaciones y entrabamientos; f) Brindar al BANCO la asesoría y asistencia 
necesarias en relación con el objeto, alcance y es pecificaciones que se han conven ido. 2. El pago 
será realizado dentro de los 30 días hábiles siguientes a la presentación de la cuenta de cobro 
respectiva, acompañada de la correspondiente certificación o acta de recibo a entera satisfacción del 
servicio p or parte del BANCO. El superviso r del contrato designado por el BANCO certificará el 
cumplimiento del contrato. 3. Para la ejecución del presente contrato se requerirá en todos los casos 
de su suscripción. 4. El CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad del juramento no estar incurso 
en ni nguna causal de inhabilidad e incompatibilidad que le impida contratar con el BANCO.5. El 
presente contrato, por su naturaleza jurídica no genera vínculo laboral alguno entre las partes 
(llámese subordinación o dependencia).  7. El retardo u omisión por par te del BANCO en el ejercicio 
de derechos y acciones que surjan a su favor por retraso o incumplimiento del CONTRATISTA en 
cualquiera de las obligaciones contraídas no podrá interpretarse como renuncia a ejercitarlos, ni como  
aceptación de las circunstancia s que lo originaron.  
2. Acuerdos de Niveles de Servicios (ANS)  
Los ANS son afectaciones económicas que se aplican al oferente en los pagos frente al 
incumplimiento del desarrollo de las condiciones establecidas por el BANCO.  
  
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
 
Nombre y 
descripción del 
ANS  Unidad de 
Medida  Requisito 
mínimo  Forma de medir 
el ANS  Descu ento 
monetario por 
incumplimiento  
 Calidad, cantidad y 
oportunidad del 
servicio brindado 
acorde con lo 
solicitado  Resultado de: 
solicitado/ejecutado  Planeado/ejecutado  Evaluación 
cualitativa de la 
actividad realizada  Incumplimiento de 
los ANS pactados 
para cada actividad, 
en tiempo, modo y 
lugar.  
 
 
Descuentos monetarios por acuerdos de niveles de servicios  
Las circunstancias por las cuales se dará aplicación a los descuentos monetarios por acu erdos de 
niveles de servicio son en el retraso de: A) la debida atención de la falla encontrada en la ejecución; 
B) el cumplimiento en los tiempos de respuesta de la labor contratada.  
 
Procedimiento de imposición de descuentos monetarios por acuerdos de ni veles de servicio:  
 
Cuando se presenten situaciones que afecten la prestación de la labor contratada y que se 
encuentren relacionadas en la tabla de niveles de servicio, deberá seguirse el procedimiento 
enunciado a continuación:  
 
Se requerirá por escrito a l OFERENTE, por part e del supervisor del contrato, para que subsane el 
(los) retardo (s) evidenciado (s) en sus obligaciones o presente mediante comunicación escrita las 
razones que justifican la (s) desviación (es) encontrada (s) y que no le sean atribuib les por constituir 
factor extraño, para que esté dentro del plazo establecido para ello, aporte las pruebas que acrediten 
su justificación y/o la existencia del factor extraño, en caso de que existan.  
El presente procedimiento aplicará bajo las siguientes circunstancias:  
 
A) RETARDO O FALLAS EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES 
DURANTE LA EJECUCION.  
 
Si el OFERENTE  no subsana los requerimientos en el plazo perentorio otorgado para ello, o vencido 
dicho plazo no emite respuesta, o cuando el B ANCO no considere de bidamente justificada la 
situación que afectó la prestación de la labor contratada, procederá a descontar de la factura 
presentada por el OFERENTE  el valor equivalente al descuento establecido en la tabla de niveles de 
servicio por cada  día calendario de r etraso. El descuento monetario establecido en la Tabla, esta 
expresado de acuerdo con el valor del Salario Mínimo Legal Diario Vigente. En todo caso el valor 
acumulado por descuentos de ANS no podrá superar el 10% del valor total del co ntrato. En caso de 
persistir el incumplimiento por el cual se aplicaron los ANS y habiéndose acumulado el porcentaje 
máximo señalado, se abrirá paso a la aplicación del procedimiento establecido para la imposición de 
las multas contenidas en el contrato.  
                                           
 
 
              
 
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B) INCUMPLIMIENTO EN LOS TIEMPOS DE RESPUESTA PARA LA ENTREGA DE       LO(S) 
MANTENIMIENTO (S) INCLUIDO (S) EN EL OBJETO CONTRACTUAL . 
 
Si el OFERENTE no subsana los requerimientos en el plazo perentorio otorgado para ello, o vencido 
dicho plazo no emite res puesta, o cuando el BANCO no considere debidamente justificada la 
situación que dio origen al incumplimiento en la entrega final de las actividades contratadas, 
procederá a descontar de la factura presentada por el OFERENTE el valor equivalente al descuent o 
establecido en la tabla de niveles de servicio por cada día calendario de retraso, el cual está 
expresado en Salarios Mínimos Legales Diarios Vigentes. En todo caso el valor acumulado por 
descuentos de ANS por este concepto no podrá superar 20 días calen dario de aplicación de dichos 
descuentos.  
 
Ahora bien, en el caso en que el OFERENTE presente las razones que justifican el incumplimiento 
en la entrega final de las actividades contratadas con las cuales se demuestren que no le son 
atribuibles, por consti tuir factor extraño,  o cuando el supervisor considere debidamente justificada la 
situación que afectó el cumplimiento que dio origen al requerimiento inicial, el BANCO se abstendrá 
de hacer efectivo el descuento en mención. Así mismo, el OFERENTE deberá in cluir en la 
comunica ción que justifique el incumplimiento mencionado, la fecha exacta en que hará efectiva la 
entrega del servicio solicitado.  
 
El OFERENTE con la firma del contrato acepta de manera plena los descuentos monetarios 
establecidos en la tabla de niveles de servic ios que se muestra a continuación:  
 
LABORES CONTRATADAS NO EJECUTADAS O FALLAS EN LA EJECUCION  DESCUENTO 
MONETARIO 
(EXPRESADO EN 
SMLDV)  
Cambios en la logística no autorizados previamente por el Supervisor del contrato.  5 
incumplimient o de las condiciones definidas para cada actividad, en cuanto a 
alimentación, logística y apoyos necesarios, tanto materiales como de recurso 
humano.  5 
 
*SMLDV: Salario Mínimo Legales Diarios Vigentes.  
 
MULTAS  
 
En caso de retardo en el cumplimiento de cu alquiera de las obligaciones del OFERENTE, diferentes 
a las establecidas en los acuerdos de niveles de servicio, sin justificación válida alguna debidamente 
probada, y por causas que le sean imputables al OFERENTE , éste autoriza al BANCO para que, sin 
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
nece sidad de pronunciamiento judicial alguno, le descuente el 2% por cada día de retardo en el 
cumplimiento de sus obligaciones hasta llegar a un acumulado de 10% del valor contratado. Para su 
imposición bastará el in forme del Supervisor del contrato, lo cual llevaría a la liquidación unilateral del 
contrato.  
 
 
CAPITULO 4 MODELO DE MINUTA DEL CONTRATO  
 
CONTRATANTE  BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A. , Sociedad de Economía Mixta del 
orden nacional, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., 
sometida al régim en de Empresa Industrial y Comercial del Estado y 
vinculada al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en adelante el 
BANCO . 
NIT 800037800 -8 
REPRESENTANTE 
LEGAL   
CÉDULA   
CARGO   
CONTRATISTA   
NIT  
REPRESENTANTE 
LEGAL (O APODERADO)   
CÉDULA    
CARGO  (SI APLICA)  
DISPONIBILIDAD 
PRESUPUESTAL  NUMERO:  
FECHA DE EXPEDICIÓN:   
PROCESO DE 
SELECCIÓN NÚMERO:   
AUTORIZACIÓN 
APERTURA DE PROCESO  INSTANCIA:  
FECHA:  
NÚMERO DE ACTA:  
(Esta cláusula se debe incluir en los casos en que la autorización de 
suscripc ión del contrato la realiza directamente el Vicepresidente 
Administrativo)  
AUTORIZACIÓN  INSTANCIA:  
FECHA:  
NÚMERO DE ACTA:  
OBJETO   
ALCANCE  (Describir el alcance o señalar el anexo en donde se incluirá, en caso 
de que su extensión no haga viable su i nclusión en esta casilla)  
                                           
 
 
              
 
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VALOR  (incluir valor en letras) (valor en números $)(valor total con o sin IVA)  
FORMA DE PAGO  (Condiciones de tiempo, modo y lugar en que se efectuará el pago)  
SITIO DE EJECUCIÓN   
PLAZO DE EJECUCIÓN  (indicar el plazo días, me ses, años)  contados a partir de la firma del acta 
de inicio  
COMUNICACIONES  BANCO  
ÁREA:  
DIRECCIÓN:  
TELÉFONO :  
E-mail:  
 
CONTRATISTA  
DIRECCIÓN:  
TELÉFONO:  
E-mail:  
MULTAS   
ACUERDOS DE NIVELES 
DE SERVICIO  (indicar los ANS o el anexo respectivo, en consi deración a su 
extensión)  
DESCUENTOS 
MONETARIOS POR 
ACUERDOS DE NIVELES 
DE SERVICIO  (indicar los valores que se serán descontados al Contratista en caso 
de incumplir los acuerdos de niveles de servicio o señalar que N/A)  
PLAZO MÁXIMO DE 
SUSPENSIÓN  (Tenga en cuenta el contenido de la cláusula 8ª de este documento)  
GARANTÍA  EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de BANCO AGRARIO 
DE COLOMBIA S.A., las pólizas de seguros que se relacionan a 
continuación, las cuales hacen parte integral del presente con trato, y las 
mantendrá vigentes durante la ejecución del contrato, sus prórrogas y 
liquidación final:  
   
(INCLUIR LOS AMPAROS Y LOS PORCENTAJES DE COBERTURA 
RESPECTIVOS)  
  
                                           
 
 
              
 
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Para el cumplimiento de la presente cláusula, EL CONTRATISTA acepta 
incorporarse al Programa de Atención a Contratistas – PAC, adoptado 
por el Banco bajo su esquema de administración de riesgos.  
  
Para tal efecto, deberá tenerse en cuenta el clausulado del mencionado 
Programa, el cual se puede consultar en su página web, 
www.bancoagrario.gov.co , que contiene las condiciones y términos que 
regirán las garantías exigidas según la naturaleza, duración o 
complejidad del contrato asegurado. Las garantías del contrato deben 
presentarse, junto con el  comprobante de pago y ser aprobadas y/o 
revisadas como requisito previo para que se pueda dar inicio con la 
ejecución del contrato, las cuales deberán mantenerse vigente hasta 
la liquidación del mismo.  
 
En caso de que el CONTRATISTA no se incorpore al Programa de 
Atención a Contratistas – PAC, expedirá la póliza conocida en el mercado  
como “Seguro de cumplimiento a favor de entidades estatales con régimen 
privado de contratación”.  
DOMICILIO 
CONTRACTUAL   
ANEXOS   
OBSERVACIONES   
 
 
CONSIDERACIONES  
 
1) Que la contratación del BANCO  se rige por las normas de derecho privado previstas en la 
legislación mercantil, civil y financiera y demás normas concordantes, sin perjuicio de la aplicación 
de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal.  
 
2) Que este contrato se celebra como resultado de un proceso de contratación adelantado con apego 
a las disposiciones y principios atrás indicados y en los términos de las normas de Contratación 
aplicables al BANCO . 
 
3) Que la oferta más favorable para los inter eses del BANCO , fue la presentada por el aquí 
CONTRATISTA . 
 
De conformidad con lo anterior, las partes han acordado celebrar el presente contrato, el cual se 
regirá por las siguientes  
 
CLÁUSULAS GENERALES  
 
PRIMERA. - DOCUMENTOS:  Hacen parte i ntegral del pr esente contrato como complemento 
interpretativo y en su respectivo orden, los siguientes documentos: 1) Los términos de referencia o la 
solicitud de cotización realizada por el BANCO  y sus anexos.  2) La oferta presentada por el 
CONTRATISTA con sus respecti vos anexos. 3) Las actas, anexos y demás documentos que de 
común acuerdo suscriban el BANCO y el CONTRATISTA . 4) Las garantías otorgadas por el  
                                           
 
 
              
 
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CONTRATISTA  a favor del BANCO , debidamente revisadas y/ o aprobadas por este último. 5) La 
comunicac ión de desig nación del supervisor del contrato.  
 
Las condiciones expresadas en este contrato prevalecen sobre aquellas de cualquier otro documento. 
Sujeto a lo anterior, los demás documentos deben entenderse como explicativos, para lo cual se 
tendría en cu enta su orde n, pero en caso de discrepancias sobre su contenido, prevalecerá el 
contrato.  
 
SEGUNDA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:  Además de los compromisos propios del 
contrato, el CONTRATISTA está obligado a:  1) Responder por la ejecución del objeto y al cance del 
presente contrato, en las condiciones de oportunidad y calidad pactadas. 2) Reportar por escrito al 
BANCO cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados en la ejecución 
del objeto contractual. 3) Cumplir con sus obligaci ones frente al Sistema de Seguridad Social Integral 
y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF), de conformidad con lo establecido 
en el artículo 50  de la Ley 789 de 2002. El  cumplimiento de esta obligación será indispensable para 
que el BANCO  efectúe  el pago al CONTRATISTA . Así mismo, el CONTRATISTA  deberá presentar 
al BANCO , cuando éste así lo requiera, certificación expedida por autoridad competente donde 
conste que el personal autorizado por el CONTRATISTA para la ejecución del presente  contrato se  
encuentra afiliado al sistema de seguridad social y sus aportes estén al día. 4) No acceder a 
peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir 
algún acto o hecho. Cuando una situación así se presente el CONTRATISTA  deberá informar de 
inmediato al BANCO  y a las autoridades competentes. 5) Presentar las garantías en la forma, plazo 
y condiciones establecidas más adelante, y a obtener la ampliación de su vigencia y del valor 
asegurado cuando a el lo haya luga r, en los términos del presente contrato o sus modificaciones, 
adiciones o prorrogas. De igual manera deberá informar al BANCO  cualquier cambió o modificación 
que se presente respecto a las garantías que haya constituido en el marco del presente contrato. 6) 
Cumplir, cuando resulten aplicables al objeto del contrato, con los parámetros y condiciones 
establecidas en: i) las normas  de protección de datos financieros y personales (Leyes 1266 de 2008 
y 1581 de 2012) así como cualquier otra que las modifique, ad icione o sustituya, ii) las normas en 
materia de estándares de seguridad, calidad, ciberseguridad y gestión de riesgos para el  manejo de 
la información de productos y servicios financieros entre las que se destacan, la Circular Externa 042 
de octubre de 20 12 y Circular Externa 007 de junio de 2018 de la Superintendencia Financiera de 
Colombia, la   NTC / ISO27001:2013 y el “Estánd ar de seguridad de datos de la industria de tarjetas 
de pago (PCI DSS)” versión vigente; así como cualquier otra que las modifique , adicione o sustituya, 
iii) las normas, políticas, lineamientos y buenas prácticas de seguridad de la información y 
cibersegu ridad que establezca el BANCO , para ello se dispuso en la dirección 
https://www.bancoagrario.gov.co/Documents/Lineamientos_proveedores_aliado s%20estrat%C3%A
9gicos.pdf , el documento de referencia “Ciberseguridad para proveedores”. En consecuencia, el 
CONTRATISTA  se hace r esponsable del conocimiento de dicha regulación y de cualquier otra que 
la modifique, adicione o sustituya, así como de su cor recto manejo y cumplimiento en los términos 
allí establecidos, obligándose adicionalmente a informar a su personal de esta obligac ión y verificar 
su cumplimiento por parte de estos. Así mismo, el CONTRATISTA  se obliga a atender las 
instrucciones que en est a materia le comunique el BANCO , así como a asistir a través de sus 
funcionarios, a las capacitaciones programadas por el BANCO  en relación con los temas aquí 
mencionados. 7) Cumplir con los parámetros y protocolos sobre seguridad física establecidos en las  
disposiciones legales y reglamentarias vigentes y en los manuales internos del BANCO , así como en 
cualquier otra norma que las mo difique, adicione o sustituya. En consecuencia, el CONTRATISTA  se 
                                           
 
 
              
 
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hace responsable del conocimiento de dicha reglamentación y de cualquier otra que la modifique, 
adicione o sustituya, así como de su correcto manejo y cumplimiento en los términos allí estab lecidos, 
obligándose adicionalmente a informar a su personal de esta obligación y verificar su cumplimiento 
por parte de estos . Así mismo, el CONTRATISTA se obliga a atender las instrucciones que en esta 
materia le comunique el  BANCO. 8) Atender los protoc olos y procedimientos que el BANCO , a través 
del supervisor del contrato, le informe cuando se encuentre evidencia de alteraci ón o manipulación 
de dispositivos o información empleados en el desarrollo del contrato. 9) Contar con los 
procedimientos y mecani smos necesarios para identificar físicamente a los funcionarios que, en su 
nombre, desarrollarán actividades para o ante el  BANCO  en el marco de este contrato. Así mismo, 
el CONTRATISTA  se obliga a atender y cumplir las instrucciones que en esta materia le  imparta el  
BANCO , a través del supervisor del contrato. 10) El CONTRATISTA  se obliga a informar al BANCO  
en caso de producirs e uno cualquiera de los siguientes hechos, tan pronto estos lleguen a su 
conocimiento: a) Cualquier acción judicial o requerimient o administrativo que pueda afectar la 
ejecución del presente contrato; b) Cualquier cambio significativo en la administración o 
infraestructura tecnológica del CONTRATISTA ; c) Cualquier evento que afecte el buen nombre del 
BANCO o del CONTRATISTA , relacion es comerciales y/o acatamiento a las leyes vigentes. 11) Las 
demás obligaciones inherentes de acuerdo a la naturaleza y objeto  del contrato.  
 
TERCERA. - OBLIGACIONES DEL BANCO:  1) Pagar al CONTRATISTA  el valor del contrato en la 
forma pactada, previo cumpli miento de los requisitos establecidos para su causación. 2) Colaborar 
con el CONTRATISTA para el oportuno cumplimiento del contrato.  3) Revisar y/ o Aprobar las 
garantías exigidas en el presente contr ato cuando cumplan los requisitos exigidos por el BANCO.   4) 
Designar el supervisor del contrato. 5) Dar la orientación necesaria para que el objeto del contrato 
se cumpla.  6) Verificar el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, incluyendo  las 
relacionadas con el cumplimiento de aportes al sistema de seguridad social integral y de las 
obligaciones laborales a su cargo. 7) Las demás obligaciones inherentes de acuerdo a la naturaleza 
y objeto del contrato.   
 
CUARTA. - DERECHOS DEL BANCO : 1) Exigir al  CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna 
del objeto c ontratado. 2) Verificar el cumplimiento de las condiciones de calidad ofrecidas por el 
CONTRATISTA , y promover las acciones de responsabilidad contra éste cuando dichas condiciones 
no se cumplan. 3) Exigir que la calidad de los bienes y servicios se ajuste  a los requerimientos 
mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias vigentes sobre la materia contratada.   4) 
Verificar el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de las normas vigentes en mate ria de 
seguridad y calidad en el manejo de la informació n de productos y servicios financieros, así como 
para verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA . Para tal efecto, el 
BANCO  podrá realizar visitas de inspección a las instal aciones del CONTRATISTA , informando a 
éste con cinco (5)  días calendario de antelación a la realización de la visita respectiva.  5) Los demás 
derechos que surjan a su favor, de acuerdo a la naturaleza y objeto del contrato.  
 
QUINTA. - CONDICIONES DE PAGO:  El pago se efectuará mediante transferencia electrónica d entro 
de los treinta (30) días calendario siguientes a la radicación de la factura o documento equivalente 
en el lugar autorizado por el BANCO , para lo cual el CONTRATISTA  deberá indicar el núm ero de su 
cuenta si ya la tiene en el BANCO , o allegar certific ación original de la entidad financiera donde es 
titular, en la cual se indique el tipo de cuenta y número de la misma, en donde desea que se efectúe 
el pago.  
 
                                           
 
 
              
 
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Para el pago, el CONTRATISTA  debe rá acreditar el cumplimiento de la obligación contenida en el 
numeral tercero de la cláusula segunda del presente contrato.  
 
El BANCO  se reserva el derecho de no cancelar aquellas facturas o documentos equivalentes que 
no cumplan con los requisitos legales . 
 
El BANCO  practicará los descuentos legales en los porcentaje s vigentes, de conformidad con las 
normas que regulen la materia.  
 
Los errores aritméticos de las facturas o cuentas de cobro serán susceptibles de corrección en 
cualquier tiempo, durante la vigencia del contrato y hasta la liquidación del mismo.  
 
PARÁGRAF O 1:  Previo a la radicación de la factura en la Dirección General del BANCO , el 
CONTRATISTA  deberá verificar y validar con el supervisor del contrato los conceptos y valores objeto  
de facturación, así como el cumplimiento de los acuerdos de niveles de serv icios y los descuentos a 
que haya lugar con ocasión de este concepto. Para tal efecto, deben diligenciar el formato de pre -
aprobación de facturas que indique el supervisor.  
 
SEXTA .- MODIFICACIÓN, ADICIÓN Y/O PRORROGA:  Este contrato podrá ser modificado, 
adicionado o prorrogado por acuerdo entre las partes, siempre y cuando la ley lo permita. Para el 
efecto, dicho acuerdo deberá constar por escrito y contar con la firma de un repres entante legal o 
apoderado de cada una de las partes, debidamente facultado.  
 
Para que puedan ejecutarse las obligaciones que surjan de las modificaciones, adiciones o prórrogas, 
se requerirá que se hayan ampliado las garantías por parte del CONTRATISTA  y hayan sido 
aprobadas y/o revisadas por parte del BANCO . 
 
SÉPTIMA. - CONSTITUCI ÓN EN MORA:  El CONTRATISTA  quedará automáticamente constituido 
en mora ante la inobservancia de los plazos establecidos en el presente contrato o sus anexos, sin 
que sea necesario requerimiento judicial o extrajudicial alguno.  
 
Tampoco habrá necesidad de r equerimiento judicial o ex trajudicial cuando la obligación únicamente 
ha podido ser cumplida dentro de cierto tiempo que el CONTRATISTA  ha dejado pasar o si  el 
CONTRATISTA  se niega expresamente a cumplir.  
 
En eventos diferentes a los anteriores, a falta d e plazo legal o contractua l para el cumplimiento de 
cualquier obligación a cargo del CONTRATISTA , se entenderá que éste estará en mora en el 
cumplimiento de sus obligaciones si no les ha dado cumplimiento en la fecha prevista 
contractualmente para la final ización o terminación del contrato.  
 
OCTAVA. - SUSPENSIÓN : El plazo para la ejecución del contrato podrá suspenderse por acuerdo 
entre las partes, siempre que la causa de la suspensión no provenga de un hecho o conducta 
imputable al CONTRATISTA .  
 
También p odrá disponerse la suspens ión, cuando acaezcan hechos o circunstancias constitutivas de 
una situación imprevisible e irresistible, como una fuerza mayor o un caso fortuito, que impidan el 
cumplimiento de las obligaciones asumidas por las partes de este con trato.  
                                           
 
 
              
 
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Mientras subsista n los hechos que originan la suspensión y que impiden la ejecución total del 
contrato, el plazo para la ejecución del mismo se suspenderá de la siguiente manera: (i) por el término 
que dure la situación que dio origen a la suspens ión (ii) si los hechos no impiden la ejecución de la 
totalidad del contrato, sino sólo de manera parcial o de alguna o algunas de las obligaciones de este 
contrato, las partes convendrán si tales circunstancias suponen o no la suspensión de la totalidad de l 
contrato, y en su caso, el tiempo y los términos de suspensión.  
 
En ambos casos, se hará constar la suspensión en actas suscritas por las partes antes mencionadas, 
en las cuales se indiquen los hechos que la motivan. Una vez cesen las causas de la suspe nsión se 
dejará constancia  de este hecho y de la reiniciación de los plazos contractuales a que haya lugar, en 
actas suscritas por las partes. En representación del BANCO podrá firmar el supervisor.  
 
Pasado el tiempo de suspensión acordado, las partes susc ribirán un acta de reinici o del contrato, con 
lo cual se reanudará su ejecución en los términos inicialmente pactados.  
 
Salvo pacto expreso de las partes, en ningún caso el CONTRATISTA  tendrá derecho a 
reconocimiento por daños, perjuicios o sobrecostos en los que incurra con motivo de la suspensión 
establecida en esta cláusula.  
 
Si la suspensión de la ejecución del contrato se extiende por un término superior al fijado en las 
cláusulas particulares del mismo, el BANCO podrá declarar de manera anticipada su terminación.  
 
En caso de suspensión del contrato, de acuerdo con lo previsto en esta cláusula, el CONTRATISTA  
se obliga, a su costa, a obtener la ampliación de la vigencia de la garant ía presentada al BANCO , de 
acuerdo con el período de suspensión. En este  caso, el CONTRATISTA  presentará al BANCO dentro 
de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del hecho que dio lugar a la suspensión, el 
recibo original de pago de la pri ma y el anexo respectivo, en donde conste la extensión del 
cubrimiento d e la mencionada garantía.  
 
NOVENA. - GASTOS  E IMPUESTOS:  Todos los gastos, impuestos, tasas, contribuciones, y en 
general cualquier tributo, que se cause con ocasión de la celebración o ejecución del presente 
contrato, excepto el IVA, serán asumidos en su integridad por el CONTRATISTA . El BANCO  
efectuará las retenciones que en materia tributaria se hallen establecidas legalmente.  
 
PARÁGRAFO: - Contribución Estampilla Pro -Universidad Nac ional de Colombia y demás 
Universidades Estatales de Colombia.  El BANCO efectuará la retención correspondiente a la 
contribución, a cargo del CONTRATISTA , por concepto de estampilla pro Universidad Nacional de 
Colombia y demás Universidades Estatales de Co lombia, en los términos de la Ley 1697 de 2013 y 
el Decreto 1050 de 2014 . La contribución se descontará del pago que se le efectúe al 
CONTRATISTA , sin importar la modalidad de pago pactada en el contrato.  
 
Nota:  El parágrafo tendrá aplicación si el objeto del contrato es conexo al de obra.  
 
DÉCIMA. - CESIÓN DE DERECHOS ECONÓMIC OS: Para que el CONTRATISTA pueda ceder los 
derechos económicos (créditos) que le asisten en virtud del contrato, deberá presentar al BANCO  
una solicitud escrita en ese sentido, indicando los datos que permitan identificar al posible cesionario, 
                                           
 
 
              
 
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con el obj eto de obtener la aceptación  escrita y expresa del supervisor designado por el BANCO , 
quien podrá solicitar la información adicional que resulte pertinente para el efecto.  
 
La cesión de derechos económicos sólo surtirá plenos efectos cuando ésta haya sido aceptada por 
el supervisor d esignado por el BANCO , y así lo haya comunicado por escrito. Por lo anterior, el 
CONTRATISTA  asume la obligación de advertir esta situación a los terceros y libera al BANCO  de 
cualquier reclamación de éstos, reclamaciones que se  compromete a atender oportu namente y de 
las cuales informará al supervisor del contrato, allegando copia de los mismos.  
  
El BANCO  podrá abstenerse de aprobar la cesión de derechos económicos solicitada por el 
CONTRATISTA , entre otras causas, cuando el c esionario, (alguno de sus so cios, accionistas, 
administradores o representantes legales) se encuentre registrado en las listas inhibitorias. En este 
caso, y en general, cuando no se apruebe la solicitud de cesión de derechos económicos, los valores 
adeudad os que pretendían ser cedido s serán cancelados por el BANCO  al CONTRATISTA  de 
acuerdo con la cláusula “Forma de Pago”, pago que para todos los efectos se entenderá válido.  
 
PARÁGRAFO:  Sin perjuicio de lo anterior, cuando los derechos económicos que se pre tendan ceder, 
total o parcia lmente, correspondan a valores que hayan sido pactados con el  BANCO a título de 
anticipo, el  CONTRATISTA deberá demostrar que dichos valores se encuentran destinados 
únicamente a cubrir costos necesarios para dar cumplimiento a las labores contratadas, sit uación 
que debe ser verificada y aprobada por el supervisor del contrato, como requisito para que la cesión 
surta plenos efectos.  
 
DÉCIMA PRIMERA. - CONSTITUCIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE LA GARANTÍA : EL 
CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de l BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A., las pólizas de 
seguros que se relacionan en las cláusulas particulares, las cuales hacen parte integral del presente contrato, 
y las mantendrá vigentes durante la ejecución del contrato, sus prórrogas y liquidación final.  
  
La garantía debe presentarse y ser revisada y/ o aprobada como requisito previo para que se pueda dar inicio 
a la ejecución del contrato y deberá mantenerse vigente hasta la liquidación del mismo.  
  
La garantía deberá ser enviada al BANCO  en original, acom pañada del comprobante original de pago de la 
prima correspondiente, en caso de que aplique.  
  
En todos los casos, deberá designarse como  ASEGURADO Y BENEFICIARIO  al Banco Agrario de Colombia 
S.A. 
  
El CONTRATISTA  se obliga a obtene r la ampliación de la vigencia de la garantía en caso de suspensión de 
los términos de ejecución del contrato o de prórroga del plazo de ejecución. Igualmente, en caso de adicionarse 
el contrato en valor, deberá obtener la respectiva amp liación de la garan tía en su valor asegurado.  
  
PARÁGRAFO PRIMERO . En atención a la obligación del CONTRATISTA  de presentar los documentos que 
sean requeridos para la constitución de la póliza, éste se hará responsable civil y penalmente por la veracidad 
de los mismos, y se obligará a indemnizar al BANCO  por cualquier perjuicio que se pueda derivar de la 
presentación de estos, en especial por el incumplimiento de sus obligaciones contractuales relacionadas con 
el contenido y la expedición de los contratos d e seguros en los cu ales el BANCO  actuaría como asegurado y 
Beneficiario, incluidas pero sin limitarse a las objeciones que la Compañía de Seguros pueda alegar por la 
reticencia o inexactitud en la declaración del estado real del riesgo, así como cualquier otra que le corresp onda.  
  
                                           
 
 
              
 
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PARÁGRAFO SEGUNDO . La contratación de las pólizas a la que se refiere el presente numeral por parte del 
BANCO  no exonerará al CONTRATISTA  de su obligación de indemnizar a éste por todos los perjuicios 
derivados del incumplimiento  del contrato que n o fuesen cubiertos por la póliza mencionada o en exceso de 
ésta.  
  
PARÁGRAFO TERCERO . El C ONTRATISTA  se compromete a pagar por su propia cuenta, el monto total de 
las primas, comisiones o cualquier valor de naturaleza semejante que se ca use con ocasión de la expedición 
de las pólizas, así como las que se causen posteriormente con motivo de modificaciones, renovaciones, 
prórrogas o cualquier otro anexo que se expida con fundamento en las pólizas. Dicho pago deberá hacerse por 
parte del CON TRATISTA  a favor de  la compañía de seguros en un solo contado. El CONTRATISTA  deberá 
aportar el recibo de caja o comprobante de pago emitido por la compañía de seguros.  
  
Cuando los anteriores pagos no se realicen por parte del CONTRATISTA , el BANCO podrá en los 
casos en que  a ello se vea obligado proceder con el pago de las primas, comisiones o cualquier valor 
de naturaleza semejante a cargo del CONTRATISTA , que no sean at endidos por este oportunamente 
para la renovación o mantenimiento de la garantía, así como a deducirlas de cualquier saldo a favor 
del CONTRATISTA  o a hacerlas efectivas, acrecentadas con los respectivos intereses legales. De 
igual manera, ante el incumpli miento de esta obligación, el BANCO  podrá proceder a la terminación 
anticipada y legítima del contrato s in lugar a indemnización alguna al CONTRATISTA . 
 
DÉCIMA SEGUNDA .- RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA:  El recibo por parte del BANCO 
del bien o servicio obj eto de este contrato, no exonera en ningún caso al CONTRATISTA  de la 
responsabilidad por las condiciones , oportunidad y la calidad de dichos bienes y servicios.  
 
Con ocasión de este contrato, el CONTRATISTA  responderá por todos los daños y perjuicios 
debidamente probados, que él, sus dependientes o subcontratistas causen, ya sea al BANCO , a su 
personal, sub contratistas o terceros.  
 
Así mismo, el CONTRATISTA  será responsable de los daños y perjuicios resultantes de actos 
deshonestos o fraudulentos, debidamente probados, cometidos por el personal que emplee en el 
desarrollo del presente contrato .  
 
DÉCIMA TER CERA. - FACTORES EXCLUYENTES DE RESPONSABILIDAD:  Ninguna de las partes 
estará obligada en los términos del contrato por incumplimiento del mismo, si las causas que lo 
ocasionan provienen de eventos imprevisibles e irresistibles constitutivos de hechos o fac tores 
extraños, como una fuerza mayor, un caso fortu ito, un hecho de un tercero o un hecho de la víctima, 
debidamente comprobados.  
 
Cuando se presenten circunstancias constitutivas de hechos o factores extraños, la parte afectada 
deberá comunicar por escri to a la otra la ocurrencia de tal evento, dentro de los tres (3) días hábiles 
siguientes y allegará oportunamente los correspondientes soportes de dicha situación.  Los efectos 
económicos de la ocurrencia de los eventos aquí descritos se regularán de común  acuerdo entre las 
partes. Sin perjuicio de lo anter ior, el CONTRATISTA  no tendrá derecho a indemnización alguna por 
la ocurrencia de dichas circunstancias.  
 
El CONTRATISTA  no será responsable de los perjuicios causados por las demoras u otras 
perturbacio nes durante la ejecución del contrato, cuando se est ablezca por parte del BANCO  que 
                                           
 
 
              
 
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tales hechos son el resultado de hechos o factores extraños debidamente comprobados, y que el 
CONTRATISTA  no ha provocado o agravado dicha circunstancia.  
 
DÉCIMA CUARTA. - CLÁUSULA PENAL : En caso de incumplimiento por parte del CONTRATISTA  
del objeto del contrato, y a título de estimación anticipada y parcial de perjuicios, se pacta una cláusula 
penal equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, suma que pagará el 
CONTRATISTA  al BANCO  sin perjuicio del  pago total de los daños causados y de las demás 
acciones que puedan derivarse de dicho incumplimiento. Adicionalmente, se establece que por el 
pago de la pena no se extingue la obligación principal.  
 
DÉC IMA QUINTA. - APLICACIÓN DE DESCUENTOS MONETARIOS POR  ACUERDOS DE 
NIVELES DE SERVICIO:  Cuando se presenten las situaciones descritas en las cláusulas particulares 
del contrato o en sus anexos, que den lugar a la aplicación de descuentos monetarios por 
incum plimiento en los acuerdos de niveles de servicio, e l BANCO  requerirá al CONTRATISTA  dentro 
de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia o detección, para que este a su vez presente 
las respectivas explicaciones en un lapso no superior a tres (3 ) días hábiles.  
 
El BANCO  evaluará los argumentos de l CONTRATISTA  y, en caso de ser necesario, solicitará los 
soportes respectivos, para luego proceder a decidir sobre la viabilidad de aplicar o no el 
correspondiente descuento al CONTRATISTA , quien sólo po drá facturar los servicios efectivamente 
prestados a l BANCO una vez descontada la suma impuesta como consecuencia del incumplimiento 
de los ANS.  
 
PARAGRAFO: El BANCO  podrá dar por terminado el contrato de manera anticipada, cuando: a) 
deba acudir al mecani smo de descuento aquí establecido en tres (3) ocasiones consecutivas; b) el 
rango de ocurrencia entre uno y otro evento, no supere un periodo de tres (3) meses y c) no exista 
disminución o corrección de las causas que generan los descuentos, ni ajustes adm inistrativos y 
operativos que las mitiguen . 
 
DÉCIMA SEXTA .- EJERCICIO DE DERECHOS:  El retardo u omisión del BANCO en el ejercicio de 
derechos y acciones que surjan a su favor, no podrá interpretarse como renuncia de éste a ejercerlos, 
ni como aceptación de  las circunstancias que lo originaron.  
 
DÉCIMA SÉPTIMA. - CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN:  El CONTRATISTA  solo podrá ceder este 
contrato con la previa y expresa auto rización escrita del BANCO . En el caso de que esta autorización 
se obtenga, el CONTRATISTA  cedente seguirá respondiendo solidariamente con el cesionario de 
todas las obligaciones derivadas de este contrato.  
 
Previa autorización escrita del BANCO , el CONTRA TISTA  podrá subcontratar parcialmente la 
ejecución del contrato con personas naturales o jurídicas que tengan la idoneidad y capacidad para 
la actividad subcontratada. No obstante, el CONTRATISTA  continuará siendo responsable ante el 
BANCO . 
 
PARÁGRAFO:  En el evento en que el BANCO no autorice la cesión del contrato a un tercero, podrá 
darlo por finaliza do de manera anticipada, si el CONTRATISTA  carece de la capacidad necesaria 
para ejecutarlo adecuadamente.  
 
                                           
 
 
              
 
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DÉCIMA OCTAVA. - TERMINACIÓN DEL CONTRATO:  El pres ente contrato terminará: a) Por mutuo 
acuerdo entre las partes que conste por escrito.  b) Por el ve ncimiento del plazo c) Por la debida 
ejecución del objeto contractual y cumplimiento de las obligaciones de las partes.  d) Por alguno de 
los eventos de termi nación anticipada del contrato.  
 
DÉCIMA NOVENA. - TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO : Habrá lugar a  la terminación 
anticipada del contrato sin necesidad de previa decisión judicial o el cumplimiento de cualquier otro 
requisito o formalidad diferente al aca ecimiento de los siguientes eventos:   
 
1. Cuando las condiciones contractuales o las circunstancias qu e dieron lugar al nacimiento del 
contrato hayan variado sustancialmente de tal manera que su ejecución resulte imposible, 
innecesaria y/o inconveniente para el BANCO . 
 
2.  Cuando se advierta que con la ejecución del objeto contractual, se generará un detrimen to 
patrimonial para el  BANCO . 
 
3.  Cuando el objeto contractual desaparezca o cuando no exista una actividad claramente definida 
que permita identificar una obl igación por ejecutar a cargo del CONTRATISTA . 
 
4. Cuando las exigencias del servicio público lo requie ran o la situación de orden público lo imponga.  
 
5. Cuando se presente la muerte o incapacidad física permanente del CONTRATISTA , si es persona 
natural o por disolución de la persona jurídica del CONTRATISTA . 
 
6. Por interdicción judicial del CONTRATISTA . 
  
7. Cuan do el CONTRATISTA  se encuentre sometido al régimen de insolvencia de que trata la Ley 
1116 de 2006, e incumpla cualquiera de las obligaciones con posterioridad al inicio de dicho 
trámite, de conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 21 de d icha norma.  
 
8. Por liquidación o por la apertura del proceso de liquidación judicial del CONTRATISTA , conforme 
a lo previsto en la ley.  
 
9. Por cesación de pagos o embargos judiciales del CONTRATISTA  que afecten de manera grave 
el cumplimiento del contrato.  
 
10. Cuando el BANCO  no autorice la cesión del contrato a que se refiere el parágrafo de la cláusula 
“Cesión y Subcontratación”.  
 
11. Cuando el CONTRATISTA , o alguno de sus socios, accionistas, administradores o 
representantes legales, se halle incurso en una causal  de inhabilidad e  incompatibilidad señalada 
por la Constitución o la Ley.  
 
12. Cuando el CONTRATISTA  no cumpla con los requisitos de ejecución a que se refiere la cláusula 
“Perfeccionamiento y Ejecución”.  
 
                                           
 
 
              
 
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13. Por suspensión del contrato por un término superior a l fijado en las c láusulas particulares de este 
contrato.  
 
14. Cuando el supervisor del contrato evidencie que el CONTRATISTA  ha incumplido de manera 
grave, total o parcialmente las obligaciones derivadas del presente contrato.  
 
15. Cuando recaiga una condena por  comisión de acti vidades delictivas sobre el CONTRATISTA  o 
alguno de sus agentes, particularmente relacionadas con el manejo de los activos informáticos 
del BANCO , de la información, software, equipos o cualquier otro elemento del sistema, al igual 
que la utilización de la  misma por fuera de los marcos del contrato y de los instrumentos 
enunciados, el lavado de activos y financiación del terrorismo o cualquier otra actividad ilícita, o 
proscrita por las normas nacionales o internacionales.  
 
16. Así mismo lo se rá la figuración del CONTRATISTA , de algún socio, directivo o administrador de 
éste o su personal o del dispuesto para la ejecución del contrato, en listas nacionales o 
extranjeras conformadas por personas proscritas en razón de lavados de activos, narcotr áfico o 
terrorism o. 
 
17. Por la causal prevista en el parágrafo de la cláusula décima quinta del presente contrato.  
 
18. Por las demás causales establecidas en el presente contrato.  
 
PARÁGRAFO 1º : Para efectos de lo establecido en el numeral 14 de esta cláusula, el BANCO , 
mediant e comunicación dirigida al CONTRATISTA , informará su decisión de declarar la terminación 
del contrato. El CONTRATISTA  tendrá un término perentorio de cinco (5) días hábiles para ejercer 
su derecho de defensa y aportar las pruebas que consi dere conducentes,  pertinentes y útiles. Vencido 
dicho lapso, el BANCO tomará la decisión respectiva.  
 
PARÁGRAFO 2º:  Para la terminación anticipada del contrato, no será necesario contar con la previa 
declaración judicial o con el cumplimiento de cualquier  otro requisito o formalidad diferente a la 
comunicación de la decisión del BANCO  al CONTRATISTA . 
 
Una vez terminado el contrato, se procederá a la liquidación del mismo en el estado en que se 
encuentre, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula penal,  según corresponda.  
 
VIGÉSIMA. - DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR Y FUNCIONES:  La supervisión de este contrato 
será ejercida  por el BANCO , a través del funcionario designado por escrito para tal efecto de lo cual 
será debidamente notificado el CONTRATISTA . El sup ervisor tiene la obligación de velar por el 
cumplimiento idóneo y oportuno del objeto contratado, así como verificar que los elementos reúnan 
las especificaciones técnicas exigidas por el BANCO y ofrecidas por el CONTRATISTA , y en general 
la vigilancia de la ejecu ción del contrato.  
 
Para el efecto, además de las funciones establecidas en la Guía para la Interventoría y Supervisión 
de Contratos y Convenios y las contenidas en el Manual de Contratación, asumirá las funciones 
específicas que se describen en es te docum ento, y las que le sean connaturales.  
 
                                           
 
 
              
 
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Durante la ejecución del contrato, las especificaciones de los bienes o servicios contratados descritas 
en el alcance podrán ser modificadas mediante acuerdo entre las partes, por sugerencia del 
supervisor o del CONTR ATISTA , atendiendo a razones de mejores especificaciones técnicas, mejor 
calidad, ergonomía o tecnología. Cuando las modificaciones sean propuestas por el CONTRATISTA , 
el supervisor designado por el BANCO  deberá emitir su concepto al respecto, de m anera pr evia a la 
aceptación de los cambios por parte del BANCO.  
 
Las instrucciones impartidas por el supervisor al CONTRATISTA  son de obligatorio cumplimiento 
para éste, siempre y cuando las mismas correspondan a los términos establecidos en este contrato . 
El sup ervisor no tiene facultades para exonerar al CONTRATISTA  del cumplimiento de sus 
obligaciones.  
 
Entiéndase por escrito toda comunicación en medio físico o electrónico y, en general, cualquier 
mensaje que tenga carácter representativo o declarativo que perm ita su verificación y que tenga valor 
probatorio.  
 
VIGÉSIMA PRIMERA. -  AUTONOMÍA LABORAL:  El presente contrato no genera vínculo laboral 
alguno entre el CONTRATISTA , sus dependientes o subcontratistas, y el BANCO ; sus derechos se 
limitarán, de acu erdo con la naturaleza del contrato, a cumplir cabalmente las obligaciones derivadas 
del mismo en su calidad de CONTRATISTA  y a exigir las que correspondan al BANCO , teniendo en 
cuenta que el servicio  prestado por el CONT RATISTA es independiente y diferent e de las actividades 
que desarrolla  el BANCO .  
 
El personal que emplee el CONTRATISTA  para el desarrollo del contrato tendrá la vinculación 
correspondiente con el CONTRATISTA  y por ninguna causa generará con el BANCO  relación laboral 
o contractual alguna. Si por cualquier razón el personal del CONTRATISTA , ya sean sus trabajadores 
o los de sus subcontratistas, demandan al BANCO , el CONTRATISTA  se compromete a pagar las 
condenas, los costos, los gastos y las costas del proc eso a que haya lugar, para lo cual autoriza 
expresamente al BANCO  con la firma del presente contrato, para que contrate con cargo al 
CONTRATISTA los abogados y demás personal que necesite para su defensa, previo aviso al 
CONTRATISTA .  
 
VIGÉSIMA SEGUNDA. - INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES : El CONTRATISTA  declara 
bajo la gravedad del juramento, el cual se entiende prestado por la suscripción de este contrato, que 
no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas e n 
la Constitución, o en la ley , que le impida contratar con el BANCO .  
 
Así mismo, declara que en caso de sobrevenir alguna inhabilidad o incompatibilidad, se obliga a 
responder ante el BANCO y ante terceros por los perjuicios que se ocasionen, comprometié ndose a 
ceder el contrato previa au torización escrita y expresa del BANCO , y si ello no fuere posible, 
renunciará a su ejecución, debiendo proceder el BANCO  a la terminación y liquidación del contrato.  
 
VIGÉSIMA TERCERA. - CONFIDENCIALIDAD Y ACUERDO DE NO REVELACIÓN : Toda la 
información téc nica, financiera, comercial, jurídica y en general cualquiera que se revele al 
CONTRATISTA , su personal y/o a sus subcontratistas en desarrollo del presente contrato, o que por 
cualquier circunstancia conozca, tendrá c arácter de confidencial, salvo aquella  información que el 
BANCO  indique expresamente como no confidencial.  
                                           
 
 
              
 
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En consecuencia, el CONTRATISTA  se compromete a mantener bajo confidencialidad y reserva 
todos los datos, informaciones, procedimientos, ideas, prec ios, y detalles relacionados con el ob jeto 
del presente contrato, a no divulgarlos a terceras personas y a no usar la información para ningún 
propósito distinto al relacionado con el objeto del contrato. La presente obligación subsistirá 
indefinidamente a la terminación de los efectos del cont rato por cualquier causa.  
 
El CONTRATISTA  informará a su personal y/o a sus subcontratistas las obligaciones descritas en la 
presente cláusula.  
 
Para asegurar el cumplimiento de la obligación estipulada en esta cláusula, el CONTRATISTA  se obliga 
a devolve r al BANCO  de inmediato, todos los documentos y elementos que éste le haya facilitado para 
la ejecución del objeto contratado, en la medida en que  ya no resulten necesarios en la ejecución del 
mismo.  
 
El CONTRATISTA  se obliga a conservar la confidencialid ad sobre este contrato y sobre toda la 
información recibida bajo él, limitando la divulgación de tal información bajo su responsabilidad, al 
perso nal que deba conocerla para la ejecución, trámite y vigilancia del contrato, todo dentro de los 
términos que s eñale la ley.  
 
Sin perjuicio de lo anterior, la revelación de información confidencial no deberá ser considerada como 
un incumplimiento de las obl igaciones de confidencialidad mencionadas, si dicha información es 
suministrada:  
 
(a) Por orden judicial; o  
 
(b) Por el CONTRATISTA  a su asesor legal o abogado, o a otros profesionales obligados a 
mantener la confidencialidad de acuerdo con la ley, y únicament e hasta el alcance necesario para 
establecer derechos o hacer efectivas obligaciones derivadas de este contrat o. 
 
En todo caso, el CONTRATISTA  deberá informar al BANCO  de las circunstancias descritas en los 
literales (a) y (b) de la presente cláusula, y ha rá un esfuerzo razonable para establecer que la 
información confidencial revelada, sea usada únicamente para e l propósito para el cual fue emitida y 
procurando limitar lo más posible el ámbito de su revelación.  
 
VIGÉSIMA CUARTA. - SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS:   Las partes se comprometen a hacer 
todo lo posible para resolver en forma amistosa y directa las diferencias que surjan durante la vigencia 
del presente contrato, a través del arreglo directo, la conciliación o cualquier otro medio de auto 
composición de conflictos  
  
Para tal efecto las partes disponen de veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha en  que 
cualquiera de ellas requiera a la otra por escrito, a las direcciones que aparezcan registradas en este 
contrato, para resolver las diferenci as que se hayan presentado. El término aquí estipulado podrá 
prorrogarse de mutuo acuerdo, de lo contrario, la s partes podrán acudir a la Justicia Ordinaria o 
Contenciosa según el caso, con el fin de solucionar su conflicto.  
 
                                           
 
 
              
 
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VIGÉSIMA QUINTA .- CLÁUSULA DE CONTINUIDAD Y CONTINGENCIA:  El CONTRATISTA  se 
obliga a contar con planes de contingencia y continuidad debidam ente documentados, de 
conformidad con la reglamentación vigente aplicable.  El BANCO  se reserva la facultad de verificar 
que los planes que cor respondan a los servicios aquí convenidos funcionen en las condiciones 
esperadas por el contratante.  
 
VIGÉSIMA SEXTA.- PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR : El CONTRATISTA 
garantiza que tiene derecho al uso de las marcas, patentes, diseños, tecnología , propiedad industrial, 
know -how, etc. que se encuentren asociados con los bienes y/o servicios (o parte de ellos ) 
suministrados al BANCO  (en la medida en que exista alguno) (en adelante los “Derechos de 
Propiedad Intelectual”).  
 
No obstante la existencia  o los términos de los contratos de licencia sobre los Derechos de Propiedad 
Intelectual, el CONTRATISTA garantiz a al BANCO que cuenta con la titularidad o el derecho de uso 
respecto de los Derechos de Propiedad Intelectual, y que el BANCO y sus clientes n o se verán 
impedidos de usar o disponer de los bienes y/o servicios como consecuencia de tales derechos.  
 
La pro tección de los Derechos de Propiedad Intelectual asociados a los bienes o servicios 
suministrados al BANCO , tanto en Colombia como en el exteri or, estarán exclusivamente a cargo del 
CONTRATISTA , por su cuenta y riesgo. El CONTRATISTA deberá asumir esa defe nsa cuando 
cualquier tercero use indebidamente esas marcas, patentes, diseños, tecnología, propiedad 
industrial, know -how, etc. en perjuicio de l BANCO o a consecuencia de la utilización de los bienes y/ 
o servicios o parte de ellos. En estos eventos, el CONTRATISTA  declara indemne al BANCO  y se 
obliga a defenderlo a su costa en caso de cualquier reclamación.  
 
El CONTRATISTA declara indemne al BANCO  y se obliga a asumir los gastos de su defensa en 
cualquier juicio que pudiere ser iniciado en su contra , por la violación o infracción que los actos, 
servicios, estudios, procedimientos, conceptos, informes y documentos, producidos por el 
CONTRATISTA en e jecución del presente contrato, pudieren causar a derechos de propiedad 
intelectual de terceros, y pagará las p enas o gastos que se deriven de tales juicios.  
 
Para dar cumplimiento a lo anterior, el BANCO  notificará en el menor tiempo posible al 
CONTRATIST A sobre la existencia de la reclamación o demanda, para que éste asuma la defensa 
correspondiente, tanto de los  intereses propios como los del BANCO . Para este efecto siempre 
coordinará con el BANCO  dicha defensa o las negociaciones que de ella se deriven.  Si el 
CONTRATISTA  no lo hiciere oportunamente, el BANCO lo hará y repetirá contra el CONTRATISTA 
por los gasto s en que incurra para su defensa y por los perjuicios que esa situación le irrogue.  
 
En caso que por acción judicial se prohíba total o parcialm ente el suministro de los servicios, el 
CONTRATISTA deberá llevar a cabo las acciones conducentes que permitan la anulación de esta 
medida, siendo de su cargo todos los costos que se produjeren, o bien a elección del BANCO el 
CONTRATISTA  deberá adoptar una  de las siguientes alternativas: a) remplazar los servicios por 
otros similares; b) modificarlos de manera que no exista infracción; c) pagar el valor de los servicios 
sucedáneos que el BANCO pueda realizar o contratar para remplazar los ofrecidos por el 
CONTRATISTA , incluyendo impuestos, seguros, etc.  
 
                                           
 
 
              
 
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PARAGRAFO 1:  PROPIEDAD EXCLUSIVA.  El CONTRATISTA reconoce que  los nombres y signos 
distintivos pertenecientes al BANCO , así como los resultados que se obtengan con la prestación del 
servicio, son de la únic a y exclusiva propiedad de éste y a su vez, el BANCO reconoce que los 
nombres y signos distintivos pertenecient es al CONTRATISTA son de la única y exclusiva propiedad 
de éste.  
 
PARAGRAFO 2:  OTRA PROPIEDAD INTELECTUAL.  Salvo pacto en contrario y sin perjuicio de lo 
establecido en los parágrafos siguientes, toda patente, especificación, dibujo, bosquejo, modelo, 
muestras, herramientas, datos, documentación, programas de computación o información técnica o 
comercial sumin istrados o revelados por una de las partes a la otra, se considerará propiedad 
exclusiva de la parte que lo suministra o revela, incluyendo la titula ridad correspondiente a los 
derechos de autor, de todo material susceptible de tales derechos. Al terminar este contrato, todo 
material tangible será devuelto por la parte que lo recibió a la parte que lo entregó. Las listas, nombres 
y datos de empleados y /o clientes del BANCO generados o no por el CONTRATISTA y la información 
sobre clientes o datos conexos con  ella, son propiedad exclusiva del BANCO y podrán ser usadas 
por el CONTRATISTA , sus subcontratistas y trabajadores únicamente en el desempeño de sus  
deberes y obligaciones de acuerdo con este contrato.  
 
PARAGRAFO 3:  AUTORIZACIÓN DE USO.  Salvo pacto en co ntrario, las autorizaciones conferidas 
por el BANCO y por el CONTRATISTA para el uso de cualquier clase de bienes susceptibles de 
propiedad intelectu al, revisten carácter excepcional, deberán constar por escrito y son de carácter 
temporal, sin que se extie ndan más allá de la vigencia de este contrato o sus prórrogas, si las hubiere. 
Estas autorizaciones no dan derecho alguno a las partes más allá de lo  expresado en este contrato.  
 
PARAGRAFO 4:  CESIÓN DE DERECHOS Y LICENCIAS DE USO.  Cuando el contrato tenga por 
objeto o efecto el diseño, la producción y/o creación de patentes, especificaciones, dibujos, 
bosquejos, modelos, muestras, herramientas, datos, documentación, programas de computación o 
información técnica o comercial para el uso exclusivo y particula r del BANCO, el CONTRATISTA  se 
obliga a suscribir los documentos que resulten necesarios para perfeccionar la transferencia a favor 
del BANCO de todo s los derechos de propiedad intelectual que de allí se deriven, así como de las 
licencias de uso respectiva s, de ser el caso, sin cargo adicional a la contraprestación aquí pactada.   
 
VIGÉSIMA SÉPTIMA .- COMUNICACIONES : En desarrollo del contrato, las comu nicaciones deberán 
efectuarse por escrito a las direcciones y a la orden de las personas indicadas por las partes. 
Cualquier modificación de los datos consignados en las cláusulas particulares de este contrato 
deberá ser comunicada por escrito a la otra pa rte. 
 
VIGÉSIMA OCTAVA .- PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN:  Este contrato se entiende 
perfeccionado con la firma de las partes. Para su ejecución se requiere el cumplimiento de los 
siguientes requisitos:  
 
a) Creación del acuerdo de compra abierto o la orden de com pra, según sea el caso.  
 
b) Entrega de la garantía al BANCO con el correspondiente recibo de pago de la p rima o comisión, 
cuando a ello haya lugar. Para el efecto, el CONTRATISTA  deberá presentar para la aprobación 
del BANCO , en documentos originales, las gar antías y los recibos originales del pago de las 
primas o cualquier otro valor que le corresponda, de a cuerdo con los términos y condiciones 
                                           
 
 
              
 
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contenidos en la cláusula de garantías. En todo caso este requisito sólo se entenderá cumplido 
con la aprobación que  el BANCO  dé a las garantías entregadas por el CONTRATISTA .  
c) Suscripción del acta de inicio por parte del supervisor  previamente designado por el BANCO y 
por el representante legal del CONTRATISTA . 
 
El CONTRATISTA deberá acreditar el cumplimiento de los re quisitos que están a su cargo, a más 
tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma  del contrato.  
 
En el evento en que el CONTRATISTA  no acredite el cumplimiento de los requisitos de ejecución a 
su cargo dentro del término concedido para  tal efecto, ello constituye una causal de terminación 
anticipada del contrato.  
 
VIGÉSIMA NOVENA .- LIQUIDACIÓN:  Dentro de los seis  (6) meses  siguientes a la terminación del 
contrato, las partes se comprometen a efectuar la liquidación del mismo, de acuerdo  con la Ley 1150 
de 2007, lo cual constara en acta. El proyecto de acta será elaborado por el supervisor del contrato.  
 
En el acta mencionada constará l a ejecución del objeto contractual y se establecerán todos los 
acuerdos, las transacciones a que haya lu gar, las sumas de dinero a cargo de las partes y las 
obligaciones a cargo del CONTRATISTA que debe cumplir con posterioridad a la liquidación, a fin de 
poder declararse a paz y salvo por todo concepto.  
 
Para estos efectos, podrá exigirse al CONTRATISTA  la extensión o ampliación de los amparos o 
riesgos cubiertos con la garantía del contrato, si es del caso.  
 
Una vez elaborado el proyecto de acta se invitará al CONTRATISTA  a una reunión para aprobarlo. 
Si el CONTRATISTA  no acude a la reunión, el BANCO le remitirá el proyecto a la dirección que 
aparezca en el contrato, y si no recibe objeción del CONTRATISTA  dentro de los diez (10) días 
hábiles siguientes, se entenderá aprobado. Si presentadas las objeciones, no se logra con el 
CONTRATISTA  un acuerdo al re specto, el BANCO, con base en la información de que disponga, 
efectuará la liquidación del contrato , la cual será puesta en conocimiento del CONTRATISTA  
mediante comunicación dirigida a la última dirección reportada.  
Para constancia, se firma por las part es en la ciudad de Neiva, a los __________________________.  
 
 
 
EL BANCO,                               EL CONTRATISTA,  
 
 
 
 
Representante (Legal o del Banco)                Representante Legal  
 
 
 
NOTA: Los términos de esta minuta podrán ser ajustados o modif icados unilateralmente por 
el BANCO de ser necesario y durante el período previo al perfeccionamiento del contrato, de 
acuerdo con los términos y condiciones señalados en este documento.  
 
                                           
 
 
              
 
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CAPITULO 5  ANEXOS  
 
5.1 CUADRO DE OFERTA ECONÓMICA (Anexo)  
 
Se anexa h oja electrónica para diligenciamiento de formulario que contiene precios unitarios que 
componen la oferta económica.  
   
OBJETO  VALOR DE LA 
OFERTA 
ECONOMICA 
SIN INCLUIR IVA   
Atender logística de eventos comerciales para las oficinas de la Zonal Caldas.   $                               
-    
CUMPLEAÑOS DEL BAC  
DESCRIPCIÓN  cantidad  valor unitario  
Adecuación con sillas y mesas del sitio para el evento  1   
Decoración del lugar (cumpleaños BAC)  1   
mesero  1   
botella con agua o gaseosa  1   
logística/aco mpañamiento evento  1   
ayudas audiovisuales, sonido, micrófonos, pantalla proyección video  1   
torta decorada BAC de 20 libras opcion 1  1   
torta decorada BAC de 20 libras opcion 2  1   
torta decorada BAC de 20 libras opcion 3  1   
refrigerio opcion 1  1   
refrigerio opcion 2  1   
refrigerio opcion 3  1   
almuerzo o cena opcion 1  1   
almuerzo o cena opcion 2  1   
almuerzo o cena opcion 3  1   
recordatorio cumpleaños opcion 1  1   
recordatorio cumpleaños opcion 2  1   
recordatorio cumpleaños opcion 3  1   
Valor cotización evento Cumpleaños BAC    0.00  
CELEBRACIÓN DÍA DE LA FAMILIA - TALENTOS - ORIENTE DE CALDAS  
DESCRIPCIÓN  cantidad  valor unitario  
Parque temático HACIENDA NÁPOLES, pasadía con refrigerio y almuerzo  1   
Escenario a espacio abierto con ca pacidad para 80 personas donde se pueda 
ubicar la tarima  1   
tarima, luces, sonido para el show de talentos  1   
animador - acompañamiento logístico del show de talentos  1   
                                           
 
 
              
 
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actividades recreativas dirigidas a las familias  1   
botella con agua o gaseosa  1   
refrigerio opcion 1  1   
refrigerio opcion 2  1   
refrigerio opcion 3  1   
almuerzo opcion 1  1   
almuerzo opcion 2  1   
almuerzo opcion 3  1   
logística de premiación y premios opcion 1  1   
logística de premiación y premios opcion 2  1   
logística de premiación y premios opcion 3  1   
recordatorio opcion 1  1   
recordatorio opcion 2  1   
recordatorio opcion 3  1   
Valor cotización evento Dia de la Familia    $ 0.00  
 
Nota 1:  Todos los oferentes deben diligenciar en su totalidad, el cuadro de cotizac ión económica, 
descrito en este numeral; no se aceptan ofertas parciales, so pena de ser rechazada su OFERTA . 
 
Nota 2:  Para efectos de la evaluación económica se tendrá en cuenta el valor ofertado en este Anexo 
o la manifestación expresa e inequívoca del v alor total de la oferta económica, en el contenido de la 
oferta presentada.  
 
Nota 3:  El OFERENTE debe presentar el formulario de oferta económica - cantidades en Excel  
 
Nota 4:  Los OFERENTES  deberán presentar la Oferta por la totalidad de los ítems objeto de la 
Contratación, en el evento en que no se efectúe la oferta de uno o varios ítems, el BANCO  procederá 
al rechazo de la misma.  
 
Nota: Se adjunta anexo en formato Excel en la  herramienta  ERP ORACLE CLOUD.  
 
 
5.2 FORMULARIO DOCUMENTOS A VERIFICAR EN ACTA DE APERTURA  
 
Los OFERENTES  deberán adjuntar a la oferta los siguientes documentos, los cuales serán objeto de 
verificación en el acto de apertura so pena de RECHAZO:  
 
No. Documentos  
1 Carta de presentación de la oferta suscrita por la persona debidam ente facultada 
para ofertar.  
2 Si el OFERENTE es consorcio o unión temporal, documento de constitución del 
consorcio o de la unión temporal, debidamente suscrito por quienes lo conforman.  
 
 
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
5.3 FORMULARIO CARTA DE PRESENTACIÓN  
 
 
CARTA DE PRESENTACIÓN  
 
Manizales,  
 
Señores  
BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S. A.  
Coordinacion Administrativa  
Vicepresidencia Administrativa  
 
 
 
ASUNTO: TÉRMINOS DE REFRENCIA No NGCAF -2023 -0001 6 
 
Respetados señores:  
Esta comunicación tiene por objeto presentar OFERTA para contratar:  OBJETO  
 
1. Esta OFERTA  y el contrato que llegare a celebrarse en caso de selección, compromete totalmente a ________ (Incluir el nombre 
de la persona jurídica, consorcio, unión temporal, etc ., que está legalmente representado por quien presenta la OFERTA).  
 
2. En caso de resultar seleccionado en el proceso de contratación, el contrato será firmado por la siguiente persona:  
 
 Nombre: ________________________________________________  
 Documento de Identidad: ___________________________________  
 Calidad en que actúa: ( Si aplica)  ________________________________________  
 
3. La persona que represento y yo, hemos estudiado cuidadosamente los do cumentos de la invitación a ofertar, y renunciamos a 
cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de la misma.  
 
4. La pe rsona que represento y yo, hemos revisado detenidamente la OFERTA  que presentamos, y no contiene ningún error u 
omisión. S in embargo, cualquier omisión, contradicción o declaración debe interpretarse de la manera que resulte compatible con 
la invitación a ofertar y demás términos y condiciones del proceso de selección dentro del cual se presenta la misma, y aceptamos 
expresa y explícitamente que así se interprete nuestra OFERTA . 
 
5. Manifiesto, bajo la gravedad de juramento, que la persona que represento, sus socios, administradores y/o el suscrito, no nos 
encontramos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad y/o incompa tibilidad establecidas en la Ley o en la Constitución 
Política. Del mismo modo manifiesto no estar incurso en conflicto de interés, de  conformidad con los términos establecidos en la 
presente invitación a ofertar y el Manual de Contratación del BANCO . 
 
6. Con el fin de garantizar la transparencia y moralidad dentro del presente proceso de contratación, me comprometo a no ofrecer o 
conceder recompensa impropia o inducir a este tipo de conductas a algún servidor, funcionario o asesor del BANCO .  Así mismo, 
informaré oportunamente al BANCO si soy objeto de alguna de estas conductas por parte de servidor, funcionario o asesor de esa 
Entidad.  
 
7. Reconocemos la responsabilidad que nos concierne en el sentido de conocer técnicamente las características y especificacione s 
de los productos o servicios que nos obligamos a ofrecer y asumimos la responsabilidad que se deriva de la obligación de habe r 
realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para presentar nuestra OFERTA , sobre la base de un examen 
cuidadoso de las características del negocio.  
 
8. Manifestamos que la información suministrada es veraz y no fija condiciones artificialmente bajas  con el propósito de obtener la 
selección del contrato.  
 
9. Manifestamos expresamente que la OFERTA  presentada tendrá una validez de seis (6) meses a partir de la fecha de cierre del 
proceso de selección.  
 
10. Aceptamos y reconocemos que cualquier omisión en la q ue hayamos podido incurrir y que pueda influir en nuestra  OFERTA , no 
nos eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que nos llegue a corresponder como futuros operadores y 
renunciamos a cualquier reclamación, reembolso o ajuste de cualquier n aturaleza, por cualquier situación que surja y no haya si do 
contemplada por nosotros en razón de nuestra falta de diligencia en la obtención de la información o preparación de la OFERTA . 
 
                                           
 
 
              
 
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11. Hemos hecho todas las averiguaciones necesarias para asumir los ries gos sociales, normativos, climáticos, ambientales, técnic os 
que la ejecución del contrato nos demande, y en consecuencia asumimos los resultados económicos de los mismos.  
 
12. Aceptamos y autorizamos al BANCO para que verifique la información aportada con nues tra OFERTA . 
 
13. Manifestamos y declaramos que nuestra OFERTA  no contiene ningún tipo de información confidencial o privada de acuerdo con 
la Constitución Política y la Ley Colombiana, y en consecuencia, consi deramos que el BANCO , se encuentra facultado para r evelar 
dicha información sin reserva alguna, a partir de la fecha de cierre del proceso de selección. (En caso de presentarse información 
sujeta a reserva o confidencial, el OFERENTE deberá indicar de mane ra explícita los folios en los cuales obra tal 
información y la justificación legal y técnica que ampara los documentos que sean citados con la confidencialidad 
invocada, mencionando las normas, disposiciones, decisiones de organismos competentes y actos a dministrativos que 
le confieran tal confidencialida d a los mismos)  
 
14. Declaramos que conocemos los documentos modificatorios correspondientes al presente proceso y que fueron enviadas a través 
del correo electrónico.  
 
15. Conocemos y aceptamos los términos del Manual Contratación del BANCO . 
 
16. Expresamente manifes tamos bajo la gravedad del juramento que la persona que represento no está reportada en la Lista Clinton, 
ni en la lista ONU. Así mismo, que todas las actuaciones y operaciones que realizamos se encuentran ajustadas a las disposiciones 
legales y que el ori gen de nuestros recursos es de proveniencia lícita.  
 
17. Expresamente autorizamos al BANCO para que consulte las centrales de riesgo y para que verifique toda la informa ción 
suministrada, incluyendo visitas a nuestras instalaciones.  
 
18. En la eventualidad que sea  seleccionada nuestra OFERTA  en el proceso de la referencia, nos comprometemos a:  
 
A. Establecer y presentar oportunamente al BANCO las garantías contractuales que se e xigen en el proceso de selección.  
B. Realizar, dentro del plazo máximo que fije el BANCO , todo s los trámites necesarios para la firma y legalización del contrato 
resultante.  
C. Ejecutar el objeto del contrato, de acuerdo con los términos y condiciones correspond ientes y con lo establecido en la OFERTA  
adjunta.  
D. Cumplir con los plazos establecidos por e l BANCO para la ejecución del objeto del contrato.  
 
Atentamente,  
 
 
 
_________________________________  
Firma  
 
Nombre completo:   
Dirección comercial:   
Teléfono y Fax:  
Correo electrónico:           
Domicilio Legal  
Calidad en la que presenta OFERTA (Represe ntante Legal, Apoderado)  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                           
 
 
              
 
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5.4 ACTA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS  
 
De conformidad  con lo regulado  por las Leyes  1266  de 2008,  1581  de 2012,  el Decreto  1377  de 2013,  y demás  normas  
que las reglamenten  o las modifiquen:  Yo , identificado(a)  con la cédula  de ciudadanía  No. , de
 , en mi condición de: (marque con una “x” la calidad en la que actúa) oferente     , potencial contratista o proveedor  
, miembro representante de consorcio o UT  oferente  , representante legal  de la sociedad  oferente  , dentro del  proceso de  
selección  y/o contratación  adelantado por el  Banco  Agrario de  Colombia S.A.  NIT. 800-0378000 -8, en adelante  el BANCO , 
autorizo  de manera  libre,  voluntaria,  previa,  explícita,  informada  e inequívoca  al BANCO , para que directamente  o a través  
de terceros,  sus filiales  y/o subordinadas,  o quien  represente  sus derechos,  bien sea como  cesionario,  beneficiario  o quien  
ostente  en el futuro  la condición  de acreedor o en cualquiera otra condición, los responsables del tratamiento de datos, 
para q ue realice(n) el tratamiento de datos financieros, comerciales,  personales  y sensibles, salvo  que expresamente  
mencione  lo contrario, para:  
 
1. Recolectar, almacenar, consultar, analizar, verificar, confirmar, validar, investigar, procesar, obtener, actual izar, 
compilar, intercambiar, enviar, modificar,  emplear, eliminar, ofrecer, suministrar, grab ar y conservar los datos.  
2. Entregar, compartir, transferir o transmitir nacional o internacionalmente a contratistas o  terceras personas nacionales 
o extranjer as, con quienes establezcan relaciones comerciales, legales o contractuales, con las entidades  pertenecientes 
a su conglomerado financiero, el estado, empresas vinculadas, filiales o subsidiarias en Colombia y los terceros que 
apoyan sus operaciones financ ieras o de cualquier  otra naturaleza, públicos o privados.   
3. Acceder, consultar, comparar, d ivulgar,  reportar, suministrar y analizar la  información almacenada en bases de datos 
de centrales  de riesgo  crediticio,  bases  comerciales,  financieras,  de seguri dad social,  redes  sociales,  listas  inhibitorias,  listas  
o bases  para el adecuado  manejo  del Riesgo  de Lavado de activos, financiación del terrorismo, listas vinculantes y no 
vinculantes, o de seguridad y ciberseguridad legítimamente constituidas, de natura leza estatal o privada, nacional o 
extranjera que tenga los mismos o similares fines, o en cualquier base de datos comercial o de servicios que permita 
establecer de  manera completa e histórica el comportamiento como titular de servicios financieros, comer ciales, fiscales, 
o de cualquier otra índole.  
4. Consultar, solicitar,  verificar  la inform ación  relacionada  con los activos,  bienes,  derechos  u obligaciones  derivadas  de la 
actividad  económica,  contenidas  en bases  de datos  de entidades  públicas  o privadas , nacionales  o extranjeras.  
 
Las finalidades de las actividades de tratamiento de dicha información que realicen directamente o a través de terceros el 
BANCO , sus filiales, subordinadas y/o  asociadas,  o quien  represente  sus derechos,  sea como  cesionario,  beneficiario  de 
estos  derechos  o en cualquier  otro carácter,  son: (i) Realizar  el debido  y suficiente  conocimiento del proveedor y verificar 
de los requisitos y condiciones del proceso de selección o la contratación.  (ii) Realizar la consulta en las central es de  
información.  (iii) Establecer,  mantener  y mejorar  la relación  contractual.  (iv) Incorporar  la información  del proveedor  en el 
registro  de contratistas  o proveedores y  demás  registros  públicos  o privados.  (v) Evaluar  el riesgo  de la relación  contractu al, 
así como  administrar,  gestionar,  monitorear  y supervisar  la relación  contractual  y el cumplimiento  de las políticas,  
procedimientos  y prácticas  correspondientes. (vi)  Cumplir  con procesos  legales  o de seguridad  que pudieran  ser aplicables,  
tales  como registro en los sistemas de proveedores, actualizaciones, capacitaciones y visitas de evaluación. (vii) Efectuar 
labores de mercadeo, investigaciones  comerciales  o estadísticas.  (viii) Dar cumplimiento  a los requerimientos  exigidos  por 
las autoridades,  cuando sea necesario  para salvaguardar  el interés  público.  (ix) Prevenir  el lavado  de activos  y financiación  
del terrorismo.  (x) Cumplir  la normativa  vigente  de Ley para efectos  tributarios.  (xi) Usar,  recolectar,  almacenar  transmitir  y 
transferir los datos se nsibles obtenidos con ocasión de la relación contractual con el BANCO. (xii) Gestionar pagos, 
cuentas por pagar, procesar y reportar  información  exógena,  reportar  informes  tributarios  y fiscales,  recaudo  y facturación,  
y suministro  de productos  y servicios . (xiii) Realizar  comunicaciones  físicas  y/o electrónicas con los empleados del 
proveedor, derivadas de la relación comercial o contractual. (xiv) Establecer relaciones contractuales, prestación de 
servicios o  de otro tipo, procesamiento de transacciones, entrega de mensajes, comercialización de productos o servicios 
o derivados de alianzas comerciales. (xv) Cumplir  obligaciones  legales,  realizar  muestreos,  encuestas  y mercadeo.  (xvi) 
Realizar  análisis  de riesgos,  evalu aciones, estadísticas,  control  y super visión.  
 
De forma especial autorizo que en el caso en que se requiera, el BANCO podrá solicitar, consultar, o requerir, a los 
Operadores de Información del PILA, Seguridad  Social en Salud, Fondos Administradores de Pen siones o Cesantías, 
Riesgos Laborales,  y a éstos a su vez para que le suministren al BANCO o quien haga sus veces,  datos personales o 
sensibles relacionados con la afiliación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, tales como ingreso 
base de cotización,  reportes,  pagos  y demás  información  relacionada  con mí situación  laboral  y/o como  empleador.  
 
En caso de que el BANCO requiera consultar, confrontar, analizar, o requerir información personal, comercial o financiera 
de colaboradores de la persona jurídica  que represento, e n nombre de la sociedad garantizo para todos los efectos, que 
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
cuento con las autorizaciones de tratamiento de datos de los respectivos  colaboradores;  siendo  para todos  los efectos  los 
únicos  responsables  en caso  de controversia  o litigio  que se genere  por la ausencia  del consentimiento  mencionado.  
 
De manera libre e informada manifiesto que he sido informado sobre el sistema biométrico como herramienta de 
identificación, verificación y reconoc imiento de  identidad, razón por cual autorizo al BANCO el tratami ento de mis datos 
biométricos y/o sensibles para capturar, almacenar, consultar, enviar, procesar, tratar y  compartir con terceros nacionales 
o extranjeros que apoyen las operaciones relacionadas con el manejo de datos sensibles, con la finalidad de: (i) v erificación 
y reconocimiento de las huellas dactilares del titular, reconocimiento facial o de voz; (ii) firmar electrónicamente contratos,  
seguros, garantías y/o títulos de deuda,  soporte  de transacciones  y demás  documentos  que se requieran  en virtud  de la 
contratación  o proceso  de selección.  
 
Declaro que la información suministrada por mí y la que en el futuro suministre al BANCO , a través de cualquier medio, 
es veraz, ac tual, verificable, completa y  exacta. Igualmente, manifiesto que he sido informado de  lo siguiente: ( 1) Del 
tratamiento que recibirá mí información personal y las finalidades de este. (2) De la  facultad que tengo de abstenerme de 
responder preguntas sobre datos sensibles. (3) Que se me ha puesto a disposición y he leído las políticas para el manejo 
de mí información  personal  a través  de la página  web www.bancoagrario.gov .co, en la cual también  puedo  consultar  el 
procedimiento  para elevar  cualquier  solicitud,  petición qu eja o reclamo. (4) Que tengo derecho a conocer, actualizar y 
rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, a  solicitar  información  sobre  el uso 
que se le ha dado  a mis datos  personales,  a presentar  quejas  ante la Superintendencia  de Industria  y Comercio  por el uso 
indebido  de mis datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados 
y a acceder de forma gratuita a los mismos. (5)  Que puedo  contactar  al Banco  en los teléfonos  +571  594 8500  en Bogotá  
y resto  del país 01 8000  91 5000,  en la página  web www.bancoagrario.gov.co , en la Carrera  8 Nro. 15 -43 o al correo 
electrónico servicio.cliente@bancoagrario.gov.co . La presente autorización aplic a para todo el proceso de contratación, 
adjudicación,  ejecución  contractual  y cualquier  actividad  que se derive  de la misma.  
 
 
 
 
 
 
NOMBRE:  ________________________   
C.C. Nro. _________________________  
SOCIEDAD: _______________________    
NIT Nro.   _____________________    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
  
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
5.5 FORMULARIO CONSULTA LISTAS MANUAL SARLAFT  
 
Manizales, (fecha de expedición)  
 
 
Señores  
BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S. A.  
Coordinac ion Administrativa  
Vicepresidencia Administrativa  
 
 
ASUNTO:  CONSULTA LISTAS MANUAL SARLAFT  
 
Respetados señores:  
 
Conforme a lo ordenado por el Manual SARLAFT, que la siguiente información corresponde a la conformación 
accionaria de la empresa (nombre de l a empresa)  identificada con el Nit No.: (XXX) :  
 
1. RELACIÓN DE CONFORMACIÓN ACCIONARÍA: (Agregar el número de filas que sean necesarios)  
 
NOMBRE  
COMPLETO  TIPO DE  
IDENTIFICACIÓN  NÚMERO DE  
IDENTIFICACIÓN  (%) PORCENTAJE   
DE PARTICITACIÓN  
        
        
    
    
    
 
2. RELACIÓN DE REPRESENTANTE LEGAL,  AUTORIZADOS O SUPLENTES DEL REPRESENTANTE 
LEGAL: (Agregar el número de filas que sean necesarios)  
 
TIPO DE 
REPRESENTANTE  NOMBRE  
COMPLETO  TIPO DE  
IDENTIFICACIÓN  NÚMERO DE  
IDENTIFICACIÓN  
        
        
    
 
3. RELACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA (SI APLICA): (Agregar el número de filas que sean necesarios)  
 
NOMBRE  
COMPLETO  TIPO DE  
IDENTIFICACIÓN  NÚMERO DE  
IDENTIFICACIÓN  
      
      
   
   
 
 
 
                                           
 
 
              
 
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PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
4. RELACIÓN CONTADOR (obligatorio) y REVISOR FISCAL PERSONA JURÍDI CA, PERSONA NATURAL, 
PRINCIPAL Y SUPLENTE (SI APLICA): (Agregar el número de filas que sean necesarios)  
 
 
CARGO  NOMBRE  
COMPLETO  TIPO DE  
IDENTIFICACIÓN  NÚMERO DE  
IDENTIFICACIÓN  
        
        
 
Se expide la presente certificación a los XXX días del me s de XXX de 202X  
 
Atentamente,  
 
 
_____________________________  
Firma  
Revisor fiscal (únicamente en caso de no estar obligado a tener Revisor Fiscal debe ser suscrito por 
Representante Legal)  
Nombre completo:  
No. Identificación:  
 
  
                                           
 
 
              
 
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 TÉRMINOS DE REFERENCIA   
PROCESO DE CONTRATACIÓN No. NGCAF -23-0001 6 
5.6 FORMATO PARA FORMULAR PR EGUNTAS PROCESOS DE CONTRATACIÓN  
 
 
 
 
Nota: Se adjunta este anexo en formato Excel.  
 
 
5.7  FACTORES DE DESEMPATE  
 
Nota: Se adjunta este anexo en formato PDF.  
 
5.8 PROGRAMA DE ATENCIÓN A CONTRATISTAS  
 
Nota: Se adjunta este anexo en formato PDF.  
 
 
 
Elaboró       Revisó      
 
 
 
_____________________________________   ____________________________________     
Nombre:  Wilmar Alb erto Grijalba Rios              Nombre: Maria del Pi lar Duque  Giraldo    
Profesional Universitario – Compras y Contratación  Coordinadora Administrativa  
                 
    
 
 Aprobó  
 
 
 
 
_____________________________________  
Nombre: Jorge  Albeiro  Aria s Lopez  
Jefe centro de Servicios Compartidos - CSC 
 
