               
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
ESTUDIOS PREVIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO 
HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE SAN JUAN DE RIOSECO. 
 
 
1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO 
DE CONTRATACIÓN, DE MANERA CLARA, EXPRESA Y OBJETIVA POR LAS CUALES SE 
REQUIERE CONTRATAR. 
 
Acorde con lo establecido en el artículo 48 de la Constitución Política, la seguridad social es un 
servicio público de carácter obligatorio que debe prestarse bajo la dirección, coordinación y control 
del Estado, con sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, en los términos 
que establezca de la Ley.  
 
Se garantiza a todos los habitantes el derecho irrenunciable a la seguridad social. El Estado con la 
participación de los particulares, ampliará progresivamente la cobertura de la seguridad social que 
comprenderá la prestación de los servicios en la forma que determine la Ley. De otro lado, la Ley 
100 de 1993, estableció como principios básicos de las Instituciones Prestadoras de Servicios de 
Salud, la calidad y la eficiencia, entre otros. Así mismos, el artículo 49 de la Carta Política, establece 
que la atención en salud, es un servicio público a cargo del Estado, donde se debe garantizar a todas 
las personas el acceso, la promoción, protección y recuperación de la salud.  
 
El Hospital San Vicente de Paul de San Juan de Rioseco mediante Ordenanza 015 de 1996, fue 
transformado como Empresa Social del Estado, Prestadora de servicios de Salud del primer Nivel 
de atención, constituida como categoría especial de entidad pública descentraliza del orden 
Departamental, EN dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa 
adscrita a la dirección departamental de seguridad social en salud del Departamento o quien haga 
sus veces, integrante del sistema de seguridad social en salud y sometida al régimen jurídico 
existente previsto en el capítulo III, artículo 194, 195 y 197 de la ley 100 de 1993. 
 
La Ley 100 de 1993 en su artículo 195 establece el régimen jurídico de las E.S.E. y determina que 
la Empresas Sociales del Estado en materia contractual se regirán por el derecho privado, pero podrá 
discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de la 
contratación pública. 
 
La E.S.E. Hospital San Vicente de Paul de San Juan de Rioseco es la entidad prestadora de los 
servicios de salud en los municipios de San Juan de Rioseco, Bituima, Beltrán, Vianí y Pulí 
Cundinamarca, prestando servicios correspondientes al primer nivel de atención en salud. 
 
La ESE Hospital San Vicente de Paul de San Juan de Rioseco no cuenta con personal para brindar 
apoyo al área de archivo para el cumplimiento de los fines misionales de la institución, se hace 
necesario contratar la prestación del servicio objeto del negocio jurídico para la sede principal como 
de su puesto de salud. 
 
La persona a contratar deberá acreditar título profesional, lo cual le permitirá tener los conocimientos 
necesarios para cumplir a cabalidad con las obligaciones contractuales y garantizar la excelencia y 
calidad en la prestación del servicio, relacionado con el objeto contractual. 
 
Es por ello que se hace necesario la contratación de servicios de una persona natural que cuente 
con la experiencia e idoneidad que brinde el servicio requerido, que aporte esfuerzos importantes 
que permitan el cumplimiento de todas las actividades necesarias y correspondientes para alcanzar 
los objetivos misionales. 
 
2. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, 
PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO 
INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL 
DESARROLLO DEL PROYECTO. 
 
PRESTAR SERVICIOS DE APOYO EN EL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA E.S.E 
HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE SAN JUAN DE RIOSECO, EN EJECUCIÓN DEL 
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° SS-CDCVI-530-2023, SUSCRITO CON EL 
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA - SECRETARIA DE SALUD. 
 
               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. SEÑALAR LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, 
INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS. 
  
De conformidad con lo establecido en el artículo 195 de la ley 100 de 1.993; la ESE, se regirá por el 
derecho privado en materia de contratación, en tal virtud la relación contractual se regirá por el 
Estatuto de Contratación de la ESE, sin embargo, podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas 
exorbitantes previstas en el estatuto general de la contratación de la administración pública. 
 
Conforme a lo establecido en el artículo 34 del Acuerdo 021 de del 25 de octubre de 2018, expedido 
por la Junta Directiva de la E.S.E., dispone: 
 
“CONTRATACION DIRECTA: Es el procedimiento a través de cual la Empresa hace conocer su 
necesidad de realizar una obrar adquirir un bien o un servicio y las condiciones generales y 
específicas que en cada caso se establezcan con el fin de obtener sus propuestas. Solo se podrá 
contratar directamente en los siguientes casos: 
(…) 
b. Por la Naturaleza 
(…) 
5. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, tales como la prestación del servicio 
de vigilancia o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a 
determinadas personas naturales. (lntuitupersonae)”  
 
De lo anterior Teniendo en cuenta que se trata de un contrato de prestación de servicios personales 
y/o profesionales el procedimiento para la selección del contratista es el de la CONTRATACIÓN 
DIRECTA. 
 
4. DESCRIBIR EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO. 
 
El valor estimado se realiza teniendo en cuenta el presupuesto asignado para la contratación de 
estos servicios y el estudio de mercado de acuerdo a lo requerido por la institución, se fija en la suma 
de DOS MILLONES DOSCIENTOS VEINTICUATRO MIL PESOS M/CTE ($2.224.000.oo), que se 
encuentran incluidos en el Presupuesto de la ESE para la vigencia fiscal del año 2023, y que están 
respaldados bajo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 
 
5. LAS GARANTÍAS EXIGIDAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN: 
 
De acuerdo con el artículo 46 del Acuerdo No. 021 de 2018 por medio de la cual se adopta el Estatuto 
de Contratación de la E.S.E., en los contratos que celebre la empresa cuya cuantía no exceda de 
ochenta (80) salarios mínimos legales mensuales vigentes; se podrá a juicio de la empresa prescindir 
de garantías. 
En este caso, el valor a contratar no supera los ochenta (80) salarios mínimos legales mensuales 
vigentes, razón por la cual no se hará la exigencia de la garantía. 
 
6. RUBRO PRESUPUESTAL  
 
Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por el área financiera con cargo al rubro 
2120202008-01- servicios de CONSULTORIA Y GESTION ADMINISTRATIVA – 
ADMINISTRATIVOS del presupuesto correspondiente a la vigencia fiscal del año 2023. 
 
7. OBLIGACIONES DE LAS PARTES  
 
A) CONTRATANTE:  1. Revisar y supervisar que la prestación de los servicios se realice conforme 
a lo estipulado en este contrato. 2.  Pagar al CONTRATISTA los valores que correspondan por la 
prestación de los servicios de acuerdo al flujo de caja disponible. 3. Ejercer la vigilancia y control, y 
exigir al CONTRATISTA, a través del supervisor del contrato, la ejecución idónea y oportuna del 
objeto contractual. 4. Prestar la colaboración necesaria para el normal desarrollo del contrato 5.  
 
               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Facilitarla información requerida por el CONTRATISTA para el buen cumplimiento de las 
obligaciones pactadas.   
 
B) CONTRATISTA: Obligaciones Específicas: 1. Brindar apoyo en la custodia de documentos, 
expedientes y demás información de interés para la E.S.E. 2. Llevar a cabo actividades de recepción 
y archivo de los documentos de la E.S.E.   3. Brindar oportunidad y eficiencia a las solicitudes de 
consulta, préstamo y reproducción a los usuarios internos y externos. 4. Garantizar la organización 
de los documentos ubicados en el área. 5. Garantizar el control de entrada y salida de los 
documentos al archivo institucional con el correcto diligenciamiento de los puntos de control 
establecidos (libros). 6. Unificar y verificar los documentos físicos que conforman la historia clínica. 
7. Ubicar topográficamente la historia clínica en el archivo por documento de identidad y en forma 
ascendente. 8. Asistir y participar en las diferentes capacitaciones lo relacionado con el programa de 
gestión documental, plan institucional de archivos. 9. Apoyar en las diferentes áreas para la 
organización de los archivos de gestión. 10. Apoyar las actividades de organización de los archivos 
de la entidad de acuerdo al plan de trabajo archivístico previsto por la Entidad. 11. Ejecutar 
actividades de clasificación, ordenación, e inventario de los documentos almacenados en el archivo 
del Hospital. 12. Almacenar físicamente los documentos y expedientes de archivo en las unidades 
de conservación (cajas) e identificación de las mismas de acuerdo con las normas archivísticas. 13. 
Buscar y recuperar documentos almacenados en el archivo central que sean requeridos por usuarios 
internos y externos. 14. Apoyar el proceso de levantamiento de inventarios en los archivos de gestión 
y de las transferencias documentales hacia el archivo central del Hospital. 15. Apoyar el proceso de 
levantamiento de inventarios documentales en el Formato Único de Inventario Documental.  
Obligaciones generales:  1. Cumplir con el objeto y las obligaciones del contrato bajo el principio y 
los postulados de la buena fe. 2. Presentar mensualmente informe de actividades y cuenta de cobro. 
3. Cumplir con sus obligaciones del pago de aportes al sistema de seguridad social en salud, pensión 
y riesgos laborales acreditando el pago de dichos aportes de conformidad con lo establecido en la 
ley 789 de 2012, en concordancia con el Decreto 1703 de 2002; lo cual se constituye en requisito 
para el pago de los servicios contratados. 4. El CONTRATISTA se obliga a guardar reserva de la 
información que le sea suministrada u obtenga del desarrollo del contrato, y en especial a la 
información correspondiente a los pacientes y a la actividad medica 5. Usar racional y 
adecuadamente los bienes, insumos y suministros entregados para el desarrollo de las actividades 
y aquellos de propiedad del Hospital. 6. El Contratista observará siempre y en todo lugar, un trato 
respetuoso, cordial y amable para con las personas vinculadas de cualquier forma con el Hospital y 
en especial para con los usuarios del servicio de salud. 7. Dar un uso eficaz, eficiente y adecuado a 
las instalaciones y bienes del Hospital, no empleándolos para fines distintos a los servicios 
contratados. 8. Mantener actualizado su lugar de notificación durante la vigencia del contrato y cuatro 
(04) meses más, y presentarse al HOSPITAL en el momento que sea requerido para la suscripción 
de la correspondiente acta de liquidación si a ello hubiere lugar. 9. Asistir a reuniones y capacitación 
continuada que programe la institución. 10.  Participar de manera activa en las actividades 
relacionadas con el desarrollo del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, específicamente 
en el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema Único de Habilitación, el reporte de los 
indicadores de información para la calidad, el seguimiento a las oportunidades de mejoramiento del 
programa de auditoría y la participación en las actividades de autoevaluación y seguimiento del 
Sistema único de Acreditación. 11. Colaborar en la implementación y fortalecimiento de las 
estrategias enfocadas a la Humanización de los Servicios de Salud, seguridad del paciente y 
establecimiento de las Políticas Institucionales. 12. Garantizar el mejoramiento continuo de sus 
procesos para obtener la excelencia en los servicios ofertados y el mejoramiento con un enfoque en 
minimización de los potenciales riesgos asociados a la prestación de los servicios de salud, y que 
garantice la implementación del programa de seguridad del paciente, dando cumplimiento a los 
procesos, procedimientos, políticas y al Código de Ética y Buen Gobierno. 13. Las demás 
obligaciones inherentes al desarrollo del objeto contractual.  
 
8. TIPO DE CONTRATO A SUSCRIBIRSE: Contrato de prestación de servicios 
 
               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9. TIEMPO PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO CONTRACTUAL:   UN (01) MES Y 
DIECISEIS (16) DIAS, CONTADOS A PARTIR DE LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO. 
 
10 LUGAR DE EJECUCIÓN: En la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN VICENTE 
DE PAUL DE SAN JUAN DE RIOSECO en la calle 4 No. 1-50 en el municipio de San Juan de Rioseco 
 
11. DESCRIBIR LA FORMA DE PAGO:  El valor total del presente contrato es la suma de  DOS 
MILLONES DOSCIENTOS VEINTICUATRO MIL PESOS M/CTE ($2.224.000.oo) , que se 
encuentran incluidos en el Presupuesto de la ESE para la vigencia fiscal del año 2023, y que están 
respaldados bajo Certificado de Disponibilidad Presupuestal . 
 
12. MECANISMO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL:  
 
Supervisión: el supervisor realizará todas aquellas actividades que propendan por la efectiva 
realización del principio de responsabilidad en especial las siguientes.  1) Vigilar el pleno   
cumplimiento por parte del CONTRATISTA del objeto y las obligaciones contenidas en el contrato 
de prestación de servicios. 2) Comunicar a la Gerencia del Hospital en forma oportuna, las 
circunstancias que afecten el normal desarrollo del presente contrato. 3) Elaborar técnica y 
oportunamente las actas y/o constancias requeridas para el cumplimiento y ejecución del contrato 
prestación de servicios. 4) Certificar el cumplimiento de las actividades del contratista, realizando el 
respectivo informe de supervisión. 5) Verificar el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de la 
afiliación y pago de la seguridad social integral. 6) Informar a la Gerencia del Hospital sobre el 
incumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, si se llegaren a presentar. 7) Comunicar a 
la Gerencia del Hospital cualquier modificación que deba hacerse en desarrollo del contrato de 
prestación de servicios. 8) Las demás establecidas en la normatividad vigente. 
 
 
 
 
 
INGRID YOHANNA TEQUIA RAMIREZ 
PROFESIONAL EN EL MANEJO Y DIRECCION DEL AREA ADMINISTRATIVA  
E.S.E Hospital San Vicente De Paul de San Juan Rioseco Cundinamarca 
 
 
 
 
14 DE AGOSTO DE 2023 
________________________________ 
 
FECHA DE ELABORACION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
San Juan de Rioseco, Agosto 14 de 2023 
 
 
 
E.S.E. HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE SAN JUAN DE RIO SECO 
Atn: Dr. MIGUEL ANGEL LOZANO VERA  
Gerente  
    
 
Ref. ACEPTACION A ESTUDIOS DE CONVENIENCIA  
 
 
Respetado Doctor: 
 
Por medio del presente escrito manifiesto que conozco y acepto los términos y condiciones de los 
estudios de conveniencia y oportunidad para PRESTAR SERVICIOS DE APOYO EN EL ÁREA DE 
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA E.S.E HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE SAN JUAN DE 
RIOSECO, EN EJECUCIÓN DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° SS-CDCVI-530-2023, 
SUSCRITO CON EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA - SECRETARIA DE SALUD. 
Agradezco su atención. 
 
Cordialmente, 
 
 
 
 
 
LUCY MARTINEZ BARBOSA 
C.C No. 20.685.687  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
EL SUSCRITO GERENTE 
DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE SAN JUAN 
DE RIOSECO CUNDINAMARCA 
 
 
 
 
CERTIFICA. 
 
 
 
Se verificó que, dentro de la planta de personal de la Empresa Social del Estado, no se encuentra el 
cargo pero que debido a la necesidad del servicio debe contratarse el prestar servicios prestar 
servicios de apoyo en el área de gestión documental. 
  
Así mismo, y una vez verificada la necesidad del servicio, se requiere de personal para cumplir con 
las funciones del cargo mencionado dentro de la entidad.  
 
La presente certificación se expide con destino a los estudios de conveniencia y oportunidad cuyo 
objeto es Contratar con personas naturales mediante la modalidad de contrato de prestación de 
servicios independientes en la prestación de servicios de Salud y actividades auxiliares, que tenga 
experiencia y manejo en la prestación Integral en servicios de salud.  
 
Se expide a catorce (14) del mes de agosto del año dos mil veintitrés (2023). 
 
 
 
 
 
 
 
MIGUEL ANGEL LOZANO VERA 
Gerente 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
San Juan de Rioseco, Agosto 14 de 2023 
 
 
 
 
 
INGRID YOHANNA TEQUIA RAMIREZ 
PROFESIONAL EN EL MANEJO Y DIRECCION DEL AREA ADMINISTRATIVA  
E.S.E Hospital San Vicente De Paul de San Juan Rioseco Cundinamarca. 
 
 
REF: DESIGNACION DE SUPERVISIÓN 
 
De conformidad con lo establecido en la cláusula séptima del contrato de Prestación de Servicios 
número 293 DE 2023  suscrito entre la E.S.E Hospital San Vicente de Paul de San Juan de Rio Seco , 
LUCY MARTINEZ BARBOSA  le comunico que usted ha sido designado para asumir la 
SUPERVISIÓN  del mencionado contrato.  
 
Dentro del ejercicio de sus atribuciones está la obligación de mantener un estricto control sobre la 
ejecución del objeto contractual, para lo cual deberá tener en cuenta lo previsto en los artículos 41 y 
42 del acuerdo 21 del 25 octubre de 2018 Estatuto de Contratación del Hospital, Ley 1474 de 2012, 
y demás normatividad vigente sobre la materia. 
 
Agradezco el puntual seguimiento y reporte con la periodicidad que se requiera en la ejecución del 
contrato, de manera que además de cumplir la Ley se mitiguen los riesgos que se puedan presentar 
y adoptar oportunamente los correctivos necesarios, evitando en un momento dado un detrimento 
patrimonial que afecte al Hospital. 
 
Finalmente, le informo el expediente contractual se encuentra a su disposición para el ejercicio de 
sus actividades. 
Atentamente. 
 
 
 
 
 
MIGUEL ANGEL LOZANO VERA  
Gerente  
 
 
 
Recibí: ___________________________                    
                                                                        INGRID YOHANNA TEQUIA RAMIREZ 
                                                                                         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 