 INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DE LA MERCED  
DECRETO CREACION 0862 DEL 30/09/2002  
RESOLUCION LEGALIZACION ESTUDIOS 006551 del 08/11/2022  
DANE 154599000043      NIT. 890.501.582 – 4                                              
  
 
 GESTION ADMINISTRATIVA  
PROCESO 5: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE  
SUBPROCESO 3: INGRESOS Y GASTOS  
   
ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESO DE CONTRATACION  
 
 
 
DIOS    UNION    SABER  
“LA MEJOR INSTITUCION TECNICA DE LA REGION”  
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Ragonvalia, 13 de junio  del año 2023  
 
Que de acuerdo a lo consagrado en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 numerales 7 y 12 
(modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011), de la misma manera la Ley 1150 de 
2007, el decreto 1510 de 2013 y el Decreto 1082 de 2015, establecen la presentación de 
un Estudio Previo, en el cual se debe fundamentar la necesidad que se pretende satisfacer 
para adelantar el proceso de contratac ión de mínima cuantía. El presente documento 
constituye el cumplimiento al artículo 84 del decreto 1510 de 2013, con el propósito de dar 
inicio al proceso de selección del contratista y posterior suscripción de un contrato, 
conformado por los siguientes as pectos:  
 
1. TIPO DE CONTRATACION  
 
Prestaci ón de servicios.  
 
2. HERRAMIENTAS DE PLANEACION  
 
Plan Anual de Adquisiciones  
 
3. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD  
 
3.1 NECESIDAD  
La Instituci ón requiere renovar  el servicio anual de l portal TNS, plataforma que 
permite el registro de los asientos  contables correspondientes a la ejecuci ón del 
presup uesto  y la genera ción de  los reportes req ueridos para rendir las cuentas a 
las entidades de control bajo las normas establecidas por la Ley para este fin.    
 
4. DESCRIPCION DEL OBJETO, ESPECIFICACIONES DEL MISMO Y CONTRATO 
A CELEBRAR  
 
4.1 OBJETO  
Servicio de suscripción anual de portal TNS - sector público para Institucio nes 
Educativas con el modelo software como servicio ( SAAS ) de los módulos: 
contabilidad, tesorería, presupuesto y activos fijos.  
 
 
4.2 ESPECIFICACIONES TECNICAS  
El servicio debe incluir las siguientes funcionalidades:  
 Solicitud de disponibilidad presupuestal   
➢ Contabilidad:  Registra los Asientos de Egresos, Ingresos, Notas de 
Contabilidad y Comprobantes de Contabilidad, Reportes Auxiliares, Estados 
Financieros, Certificados Tributarios. - Documento Soporte y Libros Ex igidos por 
la Ley. Genera medios magnéticos Exógena, Movimientos y Operaciones 
Recíprocas archivos de la plataforma CHIP1 y CHIP2 y los demás reportes para 
rendir cuentas a las Entidades de Control como el FUT, SIDEF, CGR y SIA.  
➢ Tesorer ía: (Programaci ón de Plan Anualizado de caja PAC, Reportes 
Tributarios, Auxiliares por concepto y Bancos, plano Proveedore s), flujo de caja; 
cuentas por pagar de otras vigencias y el informe de operaciones efectivas de 
caja.  
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 GESTION ADMINISTRATIVA  
PROCESO 5: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE  
SUBPROCESO 3: INGRESOS Y GASTOS  
   
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➢ Presupuesto: (Reportes de Planillas Disponibili dad, Registros, Definitivas por 
Rubros, Solicitud de Disponibilidad, Disponibilidad, Registro, Central de Cuentas, 
Definitivas, CGN, FUT, CGR – CUIPO, SIA, Formatos exógena para la DIAN).  
➢ Activos Fijos: Manejo de los activos fijos dentro y fuera del alma cén con sus 
respectivas afines: servicios, proveedores y códigos de contabilidad   
➢ Soporte T écnico remoto para la operatividad de Portal TNS - Sector P úblico.  
➢ Adaptaciones para el software bajo NIIF -NICSP.  
 2 usuarios operativos + 1 usuario contador + 1 usuario gerente para cada 
Institución Educativa.  
 
4.3 PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO  
 
La ejecución  y perfeccionamiento  del contrato se estima en dos (02) d ías y la 
suscripci ón al portal TNS un (01) año  que inicia desde el 01 de julio del año 2023 
hasta el 30 de junio del año 2024.   
 
 
4.4 LUGAR DE EJECUCION  
 
Institución Educativa Colegio Nuestra Señora de la Merced del municipio de 
Ragonvalia Sede Principal.  
 
 
4.5 FORMA DE PAGO  
 
Único Pago:   100% del valor del contrato a la activación de la suscripción . 
 
 
 
5. FUNDAMENTOS JURIDICOS  
 
 
FUNDAMENTOS JURIDICOS MODALIDAD DE SELECCIÓN  
 
La modalidad de selección corresponde a selección directa, definida en el 
reglamento de contratación del Fondo de Servicios Educativos de la insti tución, 
expedido por el consejo directivo mediante acuerdo y establecida en el literal h) 
del numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 en concordancia con el decreto 1082 
del 26 de agosto del año 2015, con la persona natural o jurídica que este en 
capacidad  de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal 
verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se 
trate. En este caso no es necesario que la entidad haya recibido varias ofertas.   
 
 
 
 
6. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO 
DEL CONTRATO  
 
 
Se tienen en cuenta los precios promedios del mercado , el valor cancelado por el 
servicio la vigen cia anterior y la experiencia e idoneidad del proveedor.  
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6.1. VALOR DEL CONTRATO  
$2.000.000,00 ( Dos millones de pesos m/cte)  
 
6.2 SOPORTES PRESUPUESTALES LEGALES  
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, con cargo a la sección 
presupuestal : 2.1.2.01.01.005.02.03.01.01  – Paquetes de software .   
 
7. REQUISITOS HABILI TANTES  
 
El contratista deberá presentar la documentación que se relaciona a continuación:  
a) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal  
b) Registro Único Tributario RUT expedido por la DIAN  
c) Certificado de Responsabilidad Fiscal expedido por la Contraloría General de 
la República.  
d) Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría 
General de la Nación  
e) Certificado de Antecedentes Judiciales expedido por la Policía Na cional  
f) Recibo o planilla de aportes a la seguridad social y adicional para las personas 
jurídicas el pago de aportes parafiscales  
g) Certificado de Cámara de Comercio, obligatorio para establecimientos de 
comercio y empresas  
 
8. ANALISIS DE RIESGOS  
 
JUSTIFICACION FACTORES DE SELECCIÓN  
Perfil Requerido  El contratista debe acreditar su existencia y 
representación legal, mediante la presentación del 
certificado de existencia y representación legal expedido 
por la cámara de comercio del lugar donde tenga el 
domicilio principal o sucursal de negocios.  
Capacidad Jurídica  Se revisará que las propuestas contengan todos los 
documentos solicitados en la invitación pública. La 
evaluación jurídica no otorgará puntaje alguno, 
solamente determinará si se cump le o no con lo 
requerido en la invitación pública.  
Idoneidad  El contratista deberá acreditar que el objeto social se 
encuentra directamente relacionado con el objeto del 
presente proceso de selección, de manera que le permita 
la celebración y ejecución d el contrato que pueda 
suscribirse.  
Experiencia  Mínimo un año de experiencia en actividades 
relacionadas.  
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PROCESO 5: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE  
SUBPROCESO 3: INGRESOS Y GASTOS  
   
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9. GARANTIAS  
 
Para el presente proceso se incluirán las normas legales vigentes que regulan la 
materia y los criterios establecidos en el Manual de Contratación de la Institución.  
Por tratarse de un contrato de menor cuantía, no se exigirán la constitución de 
garantías , toda vez que el artículo 7 de la ley 1150 de 2007, establece: “Las 
garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los 
interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 
10% de la menor cuantía a que s e refiere esta ley, caso en el cual corresponderá 
a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del 
objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el 
reglamento”.  
 
10. SUPERVISION  
 
La supervisi ón estar á a cargo de Rosa Liliana Delgado Pabón, Auxiliar 
Administrativo con funciones de Tesorera – Pagadora de la Instituci ón.   
 
11. Firmado por:  
 
 
 
 
 
 
 
___________________________________________________  
Mg. JOSE JACINTO SILVA QUINTERO  
RECTOR  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
    
 
