 ESTUDIOS PREVIOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA 
CONTRATACIÓN DIRECTA  Código: AJC -FR-19 
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 ENTIDAD: MUNICIPIO DE GUARNE ANTIOQUÍA  
 
DEPENDENCIA:  SECRETARÍA GENERAL   
 
 
1. NECE SIDAD QUE  SE PRETENDE  SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.  
 
El Municipio de Guarne - Antioquia, es una entidad pública, del nivel territorial, cuya misión se desarrolla 
de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política que reza: “Son fines esenciales del Estado: servir 
a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos 
y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los 
afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la 
independencia nacional, mantener la i ntegridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la 
vigencia de un orden justo”.  
 
La Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y sus normas reglamentarias, establecen las reglas,  
principios generales e instrumentos que regulan la función archivística del Estado Colombiano. A partir 
de estos, se debe gestionar la información generada y tramitada por las entidades que conforman el 
estado colombiano , en busca de preservar la informac ión que sirva de soporte para reclamación de 
derechos de nuestros ciudadanos.  
 
El Sistema Integrado de Conservación, regulado a través del Acuerdo Nacional Nro. 006 de 2014, es 
uno de los instrumentos archivísticos que tiene como finalidad, garantizar la c onservación y 
preservación de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología de toda la 
documentación de una entidad, desde el momento de la producción, durante su periodo de vigencia, 
hasta su disposición final de acuerdo con la valor ación documental.  
 
La Alcaldía del Municipio de Guarne, a través del Decreto Municipal 0000018 del 06 de febrero del 
2017, aprobó el Sistema Integrado de Conservación.  
 
A partir de este se desprende el programa de preservación documental a largo plazo, el  cual tiene 
incluido un proyecto denominado, “Reprografía/Digitalización de Documentos de Conservación 
Permanente”, el cuál consiste en Digitalizar los documentos de conservación total, definidos en las 
Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración  Documental, permitiendo de esta manera 
obtener una copia de la información, con dos fines; consulta y preservación. Anualmente deberá 
abarcar un porcentaje de estos documentos hasta el momento de estar en el día a día. (Actos 
Administrativos, historias la borales, licencias de planeación). Actualmente se cuenta con el software de 
gestión documental que permite la creación de expedientes electrónicos. esta actividad debe ser 
realizada por un profesional idóneo que tenga experiencia en este proceso, ya que ex iste una 
complejidad en dichos procesos, no es sólo apretar el botón de "escaneo" o el  obturador automático de 
la cámara.  
 
A la fecha, el avance obtenido sobre este proyecto es: las historias laborales inactivas conservadas en 
el depósito del archivo central, las historias laborales activas, actualizadas hasta el año 2021 , los 
decretos Municipales periodo de 1984 a 2001 , que además de estar en soporte físico, se encuentran 
almacenadas  en expedientes electrónicos, en el software de gestión documental, q ue a su vez está 
conserva esta información en el servidor del Municipio.  
 
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La pretensión con este proceso contractual, es dar continuidad a este proyecto, que nos permita 
preservar la información de conservación permanente para la Alcaldía del Municipio de Guarne.  
 
Por otra parte, La Alcaldía de Guarne, en su avance en el cumplimiento de la normatividad archivística 
del país, pretende desarrollar a través de este proceso, el instrumento archivístico denominado “Módelo 
de requisitos de gestión para los docume ntos electrónico de la entidad”, el cual está identificado dentro 
del Plan Institucional de Archivos, cómo proyecto pendiente para ejecutar  y es avalado por el FURAG 
– Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión – evaluado por el Departamento 
Administrativo de la Función Pública.   
 
Se requiere personal que cumpla con estas estas actividades, ya que la carga laboral del personal de 
planta no permite dar cumplimie nto a estos proyectos definidos desde la misma normatividad 
archivística del país.  Actualmente el proceso de gestión documental, cuenta con tres (03) funcionarios 
vinculados de planta, cuyas funciones se distribuyen de la siguiente manera: 1. Un auxiliar 
administrativo, encargado del archivo histórico , dentro del cual se atienden : consultas de información  
de usuarios para investigaciones , respuestas a derechos de petición, elaboración y soporte de  
certificados laborales para bonos pensionales. 2. Un auxiliar administrativo encargado del archivo 
central, dentro de l cual se desarrollan las siguientes funciones: atención a los usuarios , radicación de 
documentos a través del software de gestión document al de manera presencial, entrega de formatos 
para trámites, entrega de respuestas a los usuarios que no aportan dirección ni correo electrónico, 
atención consultas de información en el archivo central. 3. Un técnico administrativo, encargado de la 
elaborac ión de estudios previos y supervisión de los contratos requeridos por el proceso, administración 
del software de gestión documental, elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos, 
seguimiento de respuestas oportunas a los derechos de petici ón, liderazgo  frente al proceso de gestión 
documental dentro del Sistema Integrado de Gestión, generación y  tramit e de informes ante el Archivo 
General de la Nación, prestar asesoría técnica a los funcionarios frente a las actividades del proceso.  
 
 
Tenien do presente lo anterior, y en cumplimiento al Plan de Desarrollo 2020 -2023 “Desarrollo Humano 
para la Vida”, específicamente en la línea 2 . Eficiencia administrativa y participación ciudadana. Sector 
2.2-Gobierno Territorial; Programa 2.2.2 - Fortalecimien to Institucional, Producto 2.2.2.4 - 
Fortalecimiento y sostenimiento de la gestión documental; se hace necesario contratar a una persona 
con título de tecnólogo en gestión documental , con experiencia laboral mínima de  2 años , en labores 
afines a la gestión  documental.  
 
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR  
  
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN AL PROCESO DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN Y  
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO DE LA  ALCALDIA DEL 
MUNICIPIO DE GUARNE.  
 
2.1 CLASIFICACIÓN DEL BIEN O SERVICIO A CONTRATAR SEGÚN LA UNSPSC:  
 
• Grupo: F Servicios  
• Segmento: 80 Servicios de Gestión , Servicios Profesionales de Empresa y Servicios 
Administrativos  
• Familia: 16 Servicios de administración de empresas  
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• Clase:  15 Servicios de apoyo gerencial  
• Producto: 06 Servicios de archivo de datos  
 
Código : UNSPSC 80161506  
 
2.2 CÓDIGO  DEL PROCESO CONTRACTUAL EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:  
 
El presente proceso contractual se encuentra contemplado dentro del plan de compras de la Alcaldía 
Municipal de Guarne para la presente vigencia fiscal se gún código PAA 332-2023.  
 
2.3 ARTICULACIÓN PLAN DE DESARROLLO 2020 -2023 “DESARROLLO HUMANO PARA LA 
VIDA” 
 
LINEA ESTRATEGICA  2 Eficiencia  administrativa y participación ciudadana  
SECTOR  2.2 Gobierno Territorial  
PROGRAMA  2.2.2 Fortalecimiento institucional  
PRODUCTO  2.2.2.4  Fortalecimiento y sostenimiento de la gestión 
documental  
CODIGO PROYECTO  2023053180026  
ARTICULO PRESUPUESTAL  2.3.2.02.02.009.2224 Fortalecimiento y Sostenimiento de la 
Gestión Documental.  
 
3. OBLIGACIONES DE LAS PARTES  
 
3.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA  
 
OBL IGACIONES GENERALES:   
 
a) Prestar el servicio por su cuenta y riesgo. b) Aplicar toda la capacidad intelectual, técnica, y 
administrativa indispensable, para la correcta y eficiente prestación del servicio contratado. c) 
Garantizar que durante el término de este contrato estará disponible para ejecutar el mismo. d) Dar 
cumpl imiento a lo ordenado en el Artículo 282 de la Ley 100 de 1993. En todo caso EL CONTRATISTA 
no contrae vínculo laboral alguno con EL MUNICIPIO DE GUARNE. e) Atender a los llamados que le 
haga el Municipio para una mejor prestación del servicio. f) Presenta r informes mensuales de las 
actividades realizadas, evidencias (fotográficas, videos, listas de asistencia, actas entre otros), en los 
formatos oficiales del SGC, para el pago de sus servicios en la plataforma del SECOP II g) Garantizar 
transparencia en el  desarrollo del objeto del contrato. h) Prestar el Servicio oportunamente con calidad 
i) Hacer peticiones respetuosas conducentes a la obtención de la información requerida para el 
cumplimiento del objeto del respectivo contrato y a recibir respuesta oport una. j) Dar respuesta a los 
informes que se le soliciten en un momento dado por la Administración Municipal, por los usuarios o 
por los diferentes entes de control. k) Velar por el buen manejo y cuidado de los bienes que el Municipio 
de Guarne ponga a su d isposición para la ejecución del contrato, responder por los daños que se 
causen en estos bienes por su culpa y hacer entrega de los mismos al supervisor del contrato, una 
vez termine la ejecución del objeto contratado. l) Estar al día y presentar mensualm ente para el pago, 
la seguridad social y riesgos profesionales cancelados.  m) Garantizar el cumplimiento del objeto 
contractual, en apego a las Leyes y Normas Vigentes. n) Estar presto a apoyar los diferentes eventos 
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y Actividades propuestas por el contrat ante, o) Cumplir lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 
sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SIG -SST y normas concordantes según su 
actividad.  p) Dar cumplimiento a las disposiciones del Decreto 1499 de 2017 Modelo Integrado de 
Plane ación y Gestión para lo cual el Municipio lo tiene articulado al Sistema Integrado de Gestión.  
 
3.2 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS :  
 
1. Desarrollar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad de 
conformidad con los parámetros establecidos en la normatividad (ley 594 de 2000, Acuerdos 42 
de 2002, 38 de 2002, 5 de 2013, circular 4 de 2003 de la DAFP y el Archivo General de la Nación.  
 
2. Acatar las recomendaciones o instrucciones dadas por el supervisor del contrato y el Secretario 
General.  
 
3. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada o que conozca en virtud de la 
ejecución del contrato.  
 
4. Responder por la calidad del servicio o productos contratados, hasta tres (3) años después de 
liquidado el contrato, con base en el Acuerdo 008 de 2015, Artículo 11.  
 
5. Conti nuidad  en la implementación del proyecto de Reprografia/ Digitalización  de Documentos de 
Conservación Permanente, registrado en el Sistema Integrado de Conservación  dentro del Plan 
de Preservación a Largo Plazo , que contempla los siguientes pasos:  
 
Digitalización Documental:  1. Planear con miras al reconocimiento e identificación de la 
estructura administrativa y documental de los documentos a digitalizar basadas en las tablas de 
retención documental del Municipio de Guarne: Actualizar las historias laborales activas 
electrón icas, proseguir con los actos administrativos: Decretos. Resoluciones, Acuerdos, 
Diligencias de Posesión. Posterior si es el caso dar continuidad con las licencias de construcción 
ubicados en el Archivo Central y posterior Archivo histórico. 2. Realizar la  clasificación y 
ordenación de los documentos que se van a digitalizar. 3. Depurar los tipos documentales 
idénticamente repetidos. 4. Retirar el material abrasivo. 5. Almacenar la documentación dentro 
de carpetas y cajas. 6. Foliar y elaborar índice docume ntal cada expediente a digitalizar. 7. 
Digitalizar los documentos, garantizando la calidad de cada una de las imágenes. 8. Creación 
de expedientes electrónicos en el software de gestión documental. 9. Indexar y subir en el 
software de gestión electrónica d el Municipio de Guarne, las imágenes producto de la 
digitalización. 10. Describir por asuntos cada uno de los expedientes en el formato único de 
inventario documental FUID, del AGN. 11. Tener en cuenta la metodología para la digitalización.  
 
6. Elaborar el Mó delo de requisitos de gestión para los documentos electrónicos para la Alcaldía 
Municipal de Guarne, en la implementación del Sistema de gestión de documentos electrónicos 
de archivo - SGDEA, siguiendo la guía establecida por el Archivo General de la Nació n. 
 
7. Apoyar y asesorar los funcionarios en la organización documental de los archivos electrónicos.  
 
8. Los documentos no podrán ser retirados de la Alcaldía Municipal de Guarne , para el 
cumplimiento de las actividades.   
 
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9. Apoyar la entrega de la correspondencia de los documentos en las oficinas de la Administración 
Municipal y las entidades externas en el casco urbano dentro del Municipio de Guarne. 
Garantizando que las planillas y los documentos queden debidamente firmados, registrados 
completos para la adecuada notificación de los documentos.  
 
10. Apoyar el proceso de Gestión Documental en las actividades que se requieran según 
indicaciones de la supervisión.  
 
11. Utilizar los elementos de protección personal.  
 
12. Desarrollar las actividades y los procesos  que exijan la ejecución del proyecto y de preparar los 
informes parciales y finales.  
 
13. Las demás que le sean asignadas acorde al objeto del contrato.  
 
3.2 OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO  
 
1. Pagar cumplidamente el valor pactado como contraprestación por los servicios  contratados.  
2. Colocar al servicio de EL CONTRATISTA los recursos técnicos y de información que solicite.  
3. Vigilar y controlar la adecuada ejecución de los recursos destinados para el cumplimiento del 
objeto del contrato.  
4. Verificar y presentar actas del cu mplimiento por parte del CONTRATISTA de las actividades del 
objeto del contrato.  
 
4. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN  
 
Contratación Directa.  
 
5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS  
 
La presente contratación debe fundamentarse en lo prescrito en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, 
en especial lo dispuesto en el Artículo 2, Numeral 4, Literal h); Decreto 1082 de 2015, Artículo 
2.2.1.2.1.4.9.  
 
Teniendo en cuenta el objeto a contratar, su cuantía se enmarca dentro de lo establecido en la Ley 
1150 de 2007, en el artículo 2°, numer al 4, la modalidad de selección para la escogencia del contratista 
será la de contratación directa.  
 
“la modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos:  
 
(…) h) Para la prestación de servicios profesionales y d e apoyo a la gestión, o para la ejecución de 
trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.”  
 
Establece el artículo 2.2.1.2.1.4.9. Del decreto 1082 de 2015:  
 
 “Contratos de prestación de servicios profesionales y de ap oyo a la gestión, o para la ejecución de 
trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las entidades 
estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios 
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profesionales y de ap oyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de 
ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia 
requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es n ecesario que la entidad estatal 
haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia 
escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza 
intelectual diferentes a lo s de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad 
estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales”.  
 
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2, numeral 4, literal h, de la Ley  1150 de 2007, 
reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, se trata de un proceso de 
contratación directa para la prestación de servicios de naturaleza intelectual diferente a los de 
consultoría, que no genera relación laboral, ni prestaciones sociales.  
 
Según lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, no se requiere 
ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA, para el presente 
proceso contractual.  
 
 
6. VALOR ESTIMADO DEL CON TRATO  
 
Conforme al mercado profesional, el honorario para brindar este tipo de servicio, desarrollando el objeto 
contractual y obligaciones detalladas, se calculan el valor total en  VEINTE MILLONES DOCIENTOS 
CINCUENTA Y UN MIL PESOS  M/L, ($  20.251.000)  por lo cual la entidad ha destinado la suma 
descrita, para cubrir los costos de la presente prestación de servicios.  
 
Se cuenta con el certificado de DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL NO. 1 13 DEL 27 DE ENERO  DEL 
2023 expedido por la Oficin a de Presupuesto de la Entidad, Rubro  Presupuestal Número  
2.3.2.02.02.009.2224 Fortalecimiento y Sostenimiento de la Gestión Documental.  
 
FUENTE DE LOS RECURSOS  
Sistema General de Participación(SGP)   $         
Sistema General de Regalías (SGR)   $                                        
Presupuesto General de la Nación(PGN)   $                                        
RECURSOS PROPIOS      $ 20.251.000  
RECURSOS DE CREDITO   $                                    
TOTAL (Deberá sumar el valor total de (el) (los) CDP)  $ 20.251.000  
 
7. FORMA DE PAGO  
 
EL MUNICIPIO DE GUARNE pagará al CONTRATISTA los honorarios en pagos mensuales  por valor 
de DOS MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL PESOS  ($2.893.000 ), previa 
presentación de informe de actividades, en la plataforma SECOP II, respaldo de pago de seguridad 
social y visto bueno de la Supervisión del contrato, para efectos de aprobación de pago, se deberá 
acreditar al supervisor del contrato, el pago de apor tes a seguridad social, ARL en los términos 
señalados para el efecto en la normatividad vigente en la materia.  
 
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NOTA: DEDUCCIONES Y RETENCIONES  
Las deducciones y retenciones a realizar al contrato en el momento del pago por concepto de retención 
en la fue nte, impuestos y estampillas son las indicadas en la normatividad para el caso, en el Estatuto 
Tributario Nacional y el Acuerdo Municipal 024 de 2020, Acuerdo 021 de 2021 publicado en la página 
web www.guarne -antioquia.gov.co.  
 
8. PLAZO  
 
El plazo de ejecución del presente contrato será de SIETE  (07) MESES contados a partir del acta de 
inicio, sin que exceda el 07 de diciembre de 202 3. 
 
 
9. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS  
 
En desarrollo del artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015, que establece que la entidad debe 
evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y 
objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, 
se realizó el siguiente análisis de Riesgo a partir del Manual para la Identificación y Cobertura del 
Riesgo en los procesos de contratación publicado en la página www.colombiacompra.gov.co : Leer muy 
bien cada uno de los riesgos para determinar su aplicabilidad de acuerdo al objeto contractual y asi 
determinar su probabilidad, impacto y calificación     
 No. 
Clase  
Fuente  
Etapa  
Tipo  
Descripción (Qué puede 
pasar y cómo puede 
ocurrir)  
Consecuencias de la 
ocurrencia del evento  
Probabilidad  
Impacto  
Calificación Total  
Prioridad  
¿A quién se le asigna?  
Tratamiento/Controles a 
ser implementados  Impacto 
después del 
tratamiento  
Afecta equilibrio eco. 
contrato  Persona responsable  por 
implementar el 
tratamiento  
Fecha estimada en que 
se inicia el tratamiento  
Fecha estimada en que 
se completa el 
tratamiento  Monitoreo y 
revisión  Probabilidad  
Impacto  
Calificación  
Calificación total  
¿Cómo se realiza 
el monitoreo?  
Periodicidad 
¿Cuándo?  
1 G
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Variación de 
precios  
Desequilibrio 
económico/aument
o de precios de los 
bienes y servicios   
Improbable / Valor 
2 
Menor / Valorac. 2  4 
Bajo 
 Contratista/Mpio  
Asegurar recursos 
y cumplimiento 
oportuno de tareas  
Raro / 1  
Insignificante / 1  
Menor / 2  
Bajo / 2  
Si 
Funcionario 
delegado.  
Fecha de los 
estudios previos  
Duración contrato  7 
MESES  
Prestar atención a 
precios del 
mercado. Informes  
Mensual / cuando 
sea necesario  
2 E
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N
A
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T
E 
Incumplimiento obligaciones 
laborales  
Incumplimiento oportuno de 
disposiciones laborales vigentes, 
relacionadas  personal vinculado  
Improbable /Valor 2  
Menor/Valor 2  4 
Bajo 
Contratista  
Verificar cumplimiento del pago de 
salarios y prestaciones sociales  
Raro / 1  
Insignificante / 1  
Menor / 2  
Bajo / 2  
No. 
Funcionario delegado./ supervisor  
Fecha del acta de inicio  
Duración contrato  7 MESES  
Revisión oportuna de documentos 
relacionados Planillas  
Mensual / cuando sea necesario  
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No. 
Clase  
Fuente  
Etapa  
Tipo  
Descripción (Qué puede 
pasar y cómo puede 
ocurrir)  
Consecuencias de la 
ocurrencia del evento  
Probabilidad  
Impacto  
Calificación Total  
Prioridad  
¿A quién se le asigna?  
Tratamiento/Controles a 
ser implementados  Impacto 
después del 
tratamiento  
Afecta equilibrio eco. 
contrato  Persona responsable  por 
implementar el 
tratamiento  
Fecha estimada en que 
se inicia el tratamiento  
Fecha estimada en que 
se completa el 
tratamiento  Monitoreo y 
revisión  Probabilidad  
Impacto  
Calificación  
Calificación total  
¿Cómo se realiza 
el monitoreo?  
Periodicidad 
¿Cuándo?  
3 G
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O 
Financiero  
Variación tasas de 
interés, de cambio, 
devaluación y otras 
variables del mercado, 
frente a las estimaciones 
iniciales del Contratista, 
pueden afectar las 
utilidades esperadas o 
generar pérdidas.  Improbable / Valor 2  
Menor / Valoración 2  4 
Bajo 
J 
o Contratista / Municipio  
Actualización constante 
sobre los cambios 
financieros y variables 
del mercado.  
Raro / 1  
Insignificante / 1  
Menor / 2  
Bajo / 2  
Si 
Funcionario delegado / 
contratista.  
Fecha de los estudios 
previos  
Duración contrato  7 
MESES  
Prestar atención a 
cambios financieros y 
precios del mercado.  
 
Informes  
Mensual / cuando sea 
necesario  
4 G
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T
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C 
Cambios normativos o de legislación 
tributaria  
Variación de las condiciones 
económicas inicialmente pactadas de 
normas posteriores a la celebración 
del contrato, que impliquen un nuevo 
componente técnico o efectos 
tributarios.  
Improbable /Valor 2  
Menor/Valor 2  4 
Bajo 
Contratista / Municipio  
Actualización constante sobre los 
cambios normativos y o legales sobre 
la materia.  
Raro / 1  
Insig nificante / 1  
Menor / 2  
Bajo / 2  
No. 
Funcionario delegado  
Fecha de los estudios previos  
Duración contrato  7 MESES  
Revisión oportuna de leyes, decretos 
y normas expedidos por el legislativo, 
ejecutivo y órganos competentes.  
Informes  
Mensual / cuando sea necesario  
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Hurto y vandalismo  
Daños a terceros que causan 
efectos desfavorables o 
cualquier daño, perjuicio o 
pérdida de los bienes a cargo 
del Contratista.  
Improbable / Valor 2  
Menor / Valoración 2  4 
Bajo 
J 
o Contratista  
Vigilancia constante de los 
bienes utilizados en la 
ejecución del contrato.  
Raro / 1  
Insignificante / 1  
Menor / 2  
Bajo / 2  
Si 
Contratista  
Fecha del acta de inicio  
Duración contrato 7 MESES  
Vigilancia constante de los 
bienes utilizados en la 
ejecución del contrato.  
Informes.  
Constantemente durante la 
ejecución del contrato.  
6 G
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A
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X
T
E
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O E
J
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C
U
C
I
O
N O 
Accidentes de trabajo  
Lesiones de un trabajador o 
cualquier persona ajena al 
servicio, que sufre algún tipo de 
lesión o daño a su integridad 
física, mental o moral.  
Improbable /Valor 2  
Menor/Valor 2  4 
Bajo 
Contratista  
Verificación de los pagos de 
seguridad integral y elementos de 
protección para ejecutar las 
actividades del contrato.  
Raro / 1  
Insignificante / 1  
Menor / 2  
Bajo / 2  
No. 
Funcionario delegado / Supervisor  
Fecha acta de inicio  
Duración contrato  7 MESES  
Revisión oportuna de documentos 
relacionados.   
Planillas  
Mensual / cuando sea necesario  
 ESTUDIOS PREVIOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA 
CONTRATACIÓN DIRECTA  Código: AJC -FR-19 
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Vigencia: 05 /04/2021  
 
No. 
Clase  
Fuente  
Etapa  
Tipo  
Descripción (Qué puede 
pasar y cómo puede 
ocurrir)  
Consecuencias de la 
ocurrencia del evento  
Probabilidad  
Impacto  
Calificación Total  
Prioridad  
¿A quién se le asigna?  
Tratamiento/Controles a 
ser implementados  Impacto 
después del 
tratamiento  
Afecta equilibrio eco. 
contrato  Persona responsable  por 
implementar el 
tratamiento  
Fecha estimada en que 
se inicia el tratamiento  
Fecha estimada en que 
se completa el 
tratamiento  Monitoreo y 
revisión  Probabilidad  
Impacto  
Calificación  
Calificación total  
¿Cómo se realiza 
el monitoreo?  
Periodicidad 
¿Cuándo?  
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A
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J
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C
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C
I
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N S
/
O 
Daños a bienes ajenos y a 
terceros  
Daños a los bienes de terceros 
relacionados al Capítulo I del 
Título VII de la Ley 599 de 2000 
(Código Penal).  
Improbable / Valor 2  
Menor / Valoración 2  4 
Bajo 
J 
o Contratista o  
Atención en la operación del 
contrato evitando daños a 
terceros.  
Raro / 1  
Insignificante / 1  
Menor / 2  
Bajo /  2 
Si 
Contratista  
Fecha del acta de inicio  
Duración contrato  7 MESES  
Vigilancia constante en la 
ejecución del contrato de los 
bienes muebles e inmuebles de 
terceros.  
Informes  
Durante la ejecución del contrato.  
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S
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C
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C
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T
E
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A
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/ 
C
O
N
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/
E
J
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C O
/
P
/
T 
Falta de coordinación 
interinstitucional.  
Irregularidades en el proceso 
contractual por falta de 
coordinación al interior de la 
entidad de gestiones ante 
diferentes entidades oficiales.  
Improbable /Valor 2  
Menor/Valor 2  4 
Bajo 
Municipio  
Comunicación constante durante 
las diferentes etapas del proceso 
contractual.  
Raro / 1  
Insignificante / 1  
Menor / 2  
Bajo / 2  
No. 
Funcionario delegado / Supervisor  
Fecha del acta de inicio  
Duración contrato  7 MESES  
Comunicación interinstitucional 
constante.  
Planillas de visita, informes.  
Durante las diferentes etapas del 
contrato.  
9 G
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A
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X
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J
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O
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/
S
/
O
/
P
/
F
/
R
/
N
/
T 
Casos fortuitos de fuerza Mayor  
Afecta la normal ejecución del 
contrato.  
Improbable / Valor 2  
Menor / Valoración 2  4 
Bajo 
J 
o Contratista / Municipio  
Tener en cuanta cualquier 
imprevisto que afecte la ejecución  
del contrato.  
Raro / 1  
Insignificante / 1  
Menor / 2  
Bajo / 2  
Si 
Contratista / Municipio  
Fecha del acta de inicio  
Duración contrato  7 MESES  
Vigilancia constante en de posibles 
irregularidades en la ejecución del 
contrato.  
Informes  
Durante la ejecución del contrato.  
 
De acuerdo con la distribución anterior, no procederán reclamaciones de la empresa en contrato de 
prestación de servicios, basadas en la ocurrencia de alguno de los riesgos asumidos por él, y, en 
consecuencia, el Municipio de Guarne no hará ningún reconocimiento, ni ofrecerá garantía alguna, que 
permita eliminar o mitigar los efectos causados por la ocurrencia de alguno de estos riesgos, salvo que 
dicho reconocimiento o garan tía se encuentren expresamente pactados en el contrato.  
 
  
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CONTRATACIÓN DIRECTA  Código: AJC -FR-19 
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10. LAS GARANTÍAS QUE AMPARAN LA CONTRATACIÓN  
 
A partir del contrato, se puede prever varios tipos de riesgos y circunstancias que afecten la ejecución 
del mismo. En cumplimiento de lo dispuesto l a Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 
de 2015, se solicitará póliza de: Cumplimiento, correspondientes al contrato a ejecutar; dicha garantía 
deberá ser otorgada por entidades bancarias o compañías de seguros autorizadas en Colombia.  
 
Por medio de estas garantías el Municipio se precave de la eventualidad de incumplimiento por parte 
del contratista del objeto durante y después de la ejecución del contrato. La garantía que se expida 
debe amparar el siguiente aspecto:  
 
CUMPLIMIENTO . De acuerdo a lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015 Art. 2.2.1.2.3.1.12, el valor 
de esta garantía será equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista 
deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más garantiza ndo el 
plazo contractual previsto para la liquidación.  
 
11. SUPERVISION  
 
Para ejercer el control y la vigilancia en la etapa contractual y post contractual se ha considerado 
necesario que la supervisión sea ejercida por quien ocupe el cargo de  TÉCNICO ADMINISTRATIVO , 
con funciones en Gestión Documental  adscrito a la Secretaría General , quien deberá cumplir con las 
funciones de control y vigilancia en la ejecución del contrato y las demás que señala la ley, acorde con 
el Manual de sup ervisión adoptado para el Municipio de Guarne  y a las especificaciones técnicas, 
jurídicas y económicas consagradas en el presente estudio, en la propuesta presentada por el 
contratista y en el contrato suscrito entre las partes. Si el ordenador del gasto  considera conveniente 
cambiar de Supervisor, podrá realizarlo mediante comunicación escrita sin necesitad de suscribir un 
otrosí al contrato.  
  
12. CONTROL SOCIAL VEEDURIA - CIUDADANA  
 
EL MUNICIPIO DE GUARNE - ANTIOQUIA,  convoca a las veedu rías ciudadanas establecidas de 
conformidad con la Ley 850 del 2003, para que desarrollen su actividad de control social durante la 
etapa pre-contractual, contractual y post-contractual o de liquidación en el presente proceso de 
selección de contratación directa. 
 
 
13. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN  
 
Para seleccionar al contratista éste deberá cumplir con todos los requisitos mínimos exigidos en el 
estudio previo, por cuanto ello nos garantiza la idoneidad y calidad del objeto contratado y el valor 
propuesto,  no podrá exceder el presupuesto oficial destinado para la contratación.  
 
El contratista no deberá estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el 
artículo 8º de la Ley 80 de 1993, con la firma y presentación de la oferta se enti ende que el proponente 
declara que no se encuentra inhabilitado o incurso en alguna de las incompatibilidades consagradas 
en la norma en mención.  
 
El contratista debe presentar con la propuesta certificación en la cual conste que está afiliado al 
Sistema de Seguridad Social en salud, pensión y riesgos laborales.  
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CONTRATACIÓN DIRECTA  Código: AJC -FR-19 
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14. ANEXOS.  
 
certificado de disponibilidad presupuestal No. 113 del 27 de enero del 2023 . 
 
   
Guarne , enero del 2023  
 
 
Elaboró: Sandra Cristina Cardona Restrepo – Técnico Administrativo  
 