 FICHA TÉCNICA PARA ANÁLISIS SECTORIAL Y ESTUDIO DE 
MERCADO  
 
 
 
 
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y JUSTIFICACIÓN  
OBJETO  Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo de 
los equipos de oficina, cafetería y maquinaria de apoyo de 
propiedad de la Unidad Administrativa Especial de Gestión 
Pensional y Parafiscales de la Protección Social - UGPP a nivel 
nacional,  el cual incluye suministro de repuestos, instalación, 
desinstalación y reparación de los elementos necesarios para el 
óptimo funcionamiento de éstos . 
DESCRIPCIÓN 
DE LA 
NECESIDAD  La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y 
Contribuciones Parafiscal 0065 s de la Protección Social - UGPP fue 
creada mediante el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007 como una 
entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con 
personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio 
independiente, que concordante con el artículo 1º del Decreto 169 
de 2008 y el artículo 2º del Decreto 575 de 2013, tiene por objeto 
“Reconocer y administrar los derechos pensionales y prestaciones 
económicas a cargo de las administradoras exclusivas de ser vidores 
públicos del Régimen de Prima Media con Prestación Definida del 
orden nacional o de las entidades públicas del orden nacional que 
se encuentren en proceso de liquidación, se ordene su liquidación o 
se defina el cese de esa actividad por quien la es té desarrollando.  
 
Así mismo, la entidad tiene por objeto efectuar, en coordinación 
con las demás entidades del Sistema de la Protección Social, las 
tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la 
adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las 
contribuciones parafiscales de la Protección Social, así como el 
cobro de las mismas”.  
 
A través de los Decretos 575, 576 y 577 de 2013 se estableció la 
estructura y organización de la Unidad Administrativa Especial de 
Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección 
Social - UGPP y su planta de personal, identificando las fun ciones 
de cada una de las Direcciones y Subdirecciones.  
 
Para el desarrollo del precitado objetivo, dentro de la estructura 
orgánica de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional 
y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social fijada en el 
artículo 23 del Decreto 575 de 2013, le asignó a la Dirección de 
Soporte y Desarrollo Organizacional las siguientes funciones, entre 
otras:   
“… 
1. Diseñar planes de acción que orienten la gestión de la 
Unidad en lo que respecta a la administración finan ciera el 
desarrollo del talento humano, adquisición de bienes y 
servicios y desarrollo organizacional de la Unidad, 
actualizando permanentemente los procesos que 
contribuyan a la mayor eficiencia y eficacia de la Unidad, 
con base en los lineamientos estrat égicos aprobados por el 
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Consejo Directivo.  
2. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento a la ejecución de 
las políticas, estrategias y planes de acción definidos por la 
Dirección General en cuanto a la administración financiera, 
el desarrollo y adquisición de  los recursos humanos y 
logísticos y la implantación de procesos que contribuyan a 
la mayor eficiencia y eficacia de la Unidad.  
…” 
 
De otro lado, en el marco de estas funciones, la Subdirección 
Administrativa tiene a cargo las siguientes funciones , de acuerdo 
con lo establecido en el artículo 25 Ibidem:  
 
“1. Coordinar la elaboración y aprobación del plan anual de 
compras y el plan de contratación de bienes y servicios 
atendiendo las necesidades de las áreas y el presupuesto 
asignado.  
2. Coordinar la  ejecución del plan de contratación de bienes 
y servicios bajo el cumplimiento de la normativa legal 
vigente.  
3. Coordinar y adelantar la actividad contractual de la 
Unidad, de conformidad con el proceso de adquisición de 
bienes y servicios y en atención a  la normatividad vigente.  
4. Coordinar los aspectos logísticos relacionados con la 
recepción de las entidades públicas del orden nacional que 
se encuentren en proceso de liquidación, se ordene su 
liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la 
esté desarrollando, cuyo reconocimiento y administración 
de derechos pensionales y prestaciones económicas asuma 
la Unidad.  
5. Mantener la administración y control de los inventarios de 
los bienes de propiedad de la Unidad, de conformidad con 
lo e stablecido en el proceso de servicios generales y 
administración de recursos físicos, y en atención a la 
normatividad vigente.  
(…)” 
 
Igualmente, y con el fin de atender las funciones antes citadas, se 
creó el Grupo Interno de Trabajo de Recursos Físicos cuya 
coordinación de conformidad con la Resolución 1271 de 2019, tiene 
a cargo, entre otras, las siguientes actividades:  
 
“… 
3. Coordinar la administración de la infraestructura física 
donde funciona la Entidad, su organización interna, 
garantizand o el suministro de insumos en forma oportuna.  
4. Adelantar las acciones correspondientes para la 
mitigación de los riesgos en la administración de los bienes 
y servicios requeridos por la Entidad.  
5. Coordinar la elaboración y actualización del plan de 
man tenimiento preventivo de los bienes de la Entidad, con 
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base en el inventario de recursos físicos, así como bienes y 
servicios que la Unidad requiera, de acuerdo con el Plan 
Anual de Adquisiciones.  
6. Garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de 
los bienes propiedad de la Entidad, en términos de calidad 
y oportunidad.  
7. Planear y coordinar las actividades para asegurar la 
adquisición y/o el suministro de los bienes y servicios que 
requiere la entidad en todas sus sedes, en términos de 
calidad, eco nomía y oportunidad.  
8. Coordinar la proyección y entrega oportuna de los 
requerimientos técnicos, así como los estudios previos que 
se requieran para adelantar los procesos de contratación y 
convenios cuyo objeto se relacione con las funciones 
propias del  área, de acuerdo con la Ley y con los 
lineamientos establecidos por la Unidad.  
…” 
 
Consecuente con lo anterior, la UGPP cuenta actualmente con 
siete (6) sedes a nivel nacional, dos (2) sedes administrativas 
ubicadas en la cuidad de Bogotá y cuatro (4) Puntos de Atención al 
Ciudadano, ubicados en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali y 
Barranquilla. En desarrollo de sus funciones ha realizado desde su 
creación la adquisición de bienes tales como equipos para la 
dotación de las cafeterías, coffee point, salas de lactancia, 
infraestructura tecnológica y operativa compuesta por equipos de 
oficina, tales como monitores industriales, televisores, equipos 
videoproyectores, faxes, sistemas de audio entre otros, así como 
maquinaria de apoyo tales como: destructoras de papel y 
estibadoras hidráulicas, los cuales han contribuido a cubrir las 
necesid ades operativas y funcionales mejorando la atención a los 
usuarios internos y externos, el desempeño de las actividades de 
capacitación, reuniones, conferencias, ruedas de prensa y 
actividades administrativas y operativas que se realizan en las 
diferentes sedes de la Entidad.  
 
Como es natural, debido al uso diario y/o constante de los bienes 
desde su adquisición ha generado desgaste y deterioro normal, se 
ha llevado un control, registro y administración permanente de 
estos bienes, con el ánimo de conservarlos en las mejores 
condiciones para que sigan siendo útiles y brinden un servicio 
eficiente a la Entidad.  
 
Por lo anterior, se hace necesario realizar los mantenimientos tanto 
preventivos como  correctivos necesarios, teniendo en cuenta que 
dichos equipos han sido utilizados de manera continua desde su 
adquisición y se requiere el permanente control sobre sus 
condiciones  físicas y técnicas , a fin de mantenerlos en adecuadas 
condiciones de funcionamiento. Así mismo, con el fin de llevar a 
cabalidad c ada uno de los compromisos y metas institucionales 
con eficacia y celeridad en la función administrativa, es 
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imprescindible brindar el mejor servicio al personal y las 
condiciones adecuadas para garantizar el confort y óptimo 
desempeño de los colaboradores  de la Entidad en el desarrollo de 
sus funciones, al igual que a los ciudadanos que utilizan los 
servicios de la UGPP en las sedes de Atención al Ciudadano en 
Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla.  
 
La UGPP al no contar con personal técnico idóneo, ni con los 
repuestos e insumos que se necesitan para efectuar los 
mencionados mantenimientos, se hace necesario adelantar un 
proceso para la contratación de la prestación del servicio de 
mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos de oficina, 
cafetería  y maquinaria de apoyo de la UGPP, el cual debe incluir 
suministro de repuestos, instalación, desinstalación y reparación de 
los elementos necesarios para el óptimo funcionamiento de los 
mismos en las diferentes sedes a nivel nacional, a fin de garantizar 
su servicio permanente, sin riesgos y de esta manera garantizar el 
correcto funcionamiento de los bienes de la Unidad el cual se 
reflejará en el bienestar tanto de sus funcionarios, colaboradores y 
ciudadanos.  
  
 
OBLIGACIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA  
OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA  
 
1. Cumplir con los requisitos de ejecución del contrato de manera oportuna, 
constituyendo y cargando dentro de los dos (2) días hábiles siguientes del 
perfeccionamiento del contrato la garantía única de cumplimiento, en la 
sección correspondiente en la Plataforma SECOP II, con la totalidad de los 
amparos.  
2. Ejecutar y/o entregar a cabalidad los bienes y/o servicios objeto del contrato.  
3. Suscribir oportunamente el acta de inicio conjuntament e con el/la 
supervisor/a del mismo.  
4. Modificar la garantía única constituida, cuando a ello hubiere lugar.  
5. Cumplir con las obligaciones contractuales, teniendo en cuenta lo señalado 
en la Invitación Publica, los anexos técnicos, la propuesta y el contrato c on 
plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad; 
sin que se genere algún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno del 
contratista con la UGPP.  
6. Obrar con buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilacione s 
y en trabamientos que puedan presentarse y en general se obliga a cumplir 
con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.  
7. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que 
conozca por causa o con ocasión del contrato, la cual sólo podrá ser utilizada 
para la correcta ejecución del servicio contratado.  
8. Presentar oportunamente los informes y documentos que le sean requeridos 
por el supervisor del contrato, relacionados con los bienes y/o servicios 
contratados, así como lo s necesarios para efectos de realizar los pagos.  
9. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que 
ejecute en desarrollo del contrato, cuando con ellos se cause perjuicio a la 
administración o a terceros, en los términos del artículo  52 de la Ley 80 de 
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1993.  
10. Realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con la 
normatividad vigente para tal fin, como condición para el pago de los 
servicios efectivamente prestados.  
11. Usar los sistemas de información, software y plataformas tecnológicas que le 
facilite o entregue la UGPP, así como de los datos a los que tenga acceso 
durante la ejecución del contrato, única y exclusivamente para el desarrollo 
del objeto contractual.  
12. Atender las reuniones que la UGPP requiera relac ionados con el objeto del 
contrato.  
13. Suscribir oportunamente el acta de liquidación y demás documentos del 
contrato, con el/la supervisor/a del mismo.  
14. DE CONFIDENCIALIDAD: (a) No divulgar la información que le sea 
suministrada por la entidad o que tenga en desarrollo del objeto contractual, 
sin previo consentimiento escrito por parte de la entidad; (b) No comunicar, ni 
divulgar, ni aportar, ni utilizar indebidamente los secretos que se le hayan 
confiado o la información que haya conocido en virtud de los asu ntos materia 
del servicio, a ningún título frente a terceros ni en provecho propio; (c) 
Abstenerse de dar información en medios de comunicación, a menos que 
haya recibido autorización de la Unidad; (d) Garantizar confidencialidad de la 
información suminist rada por la entidad por el término de dos (2) años a 
partir de la finalización del plazo de ejecución. La Unidad se reserva el 
derecho de hacer un ESTUDIO DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD del 
contratista cuando lo considere necesario y como tal, éste acepta  que la 
misma o una persona natural o jurídica designada para tal fin, realice las 
investigaciones que considere pertinentes sobre su personal, así como sobre 
su entorno.  
15. Dar cumplimiento estricto al protocolo de bioseguridad de la Unidad y sus 
modificacio nes si las hubiera y a los lineamientos generados por los 
responsables de Seguridad y Salud en el Trabajo y de las autoridades de salud 
para la prevención del contagio por COVID -19 en el marco de la emergencia 
sanitaria.  
16. Las demás que por la naturaleza del  contrato le sean asignadas por el 
supervisor y tengan relación con el objeto de este.  
 
OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA  
 
El CONTRATISTA deberá organizar y ejecutar las siguientes actividades, 
atendiendo los requerimientos de la Unidad y acorde con las ESPECIFICACIONES 
TÉCNICAS señaladas en el ANEXO 1 - MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE 
OFICINA, CAFETERIA Y MAQUINARIA DE APOYO y el ANEXO 2 - INVENTARIO DE 
EQUIPOS DE OFICINA, CAFETERIA Y MAQUINARIA DE APOYO PARA 
MANTENIMIENTO; a saber:  
 
1. Realizar dentro de los diez (10) primeros días hábiles siguientes a la 
suscripción del acta de inicio, un diagnóstico preliminar del estado en que se 
encuentran los elementos relacionados en los Anexos técnicos, bajo el 
acompañamiento y dirección del supervisor des ignado para el efecto por 
parte de la UGPP, el cual debe incluir una inspección detallada a cada uno de 
los equipos y maquinaria donde se evidencia el estado actual de éstos. Dicho 
diagnóstico será el insumo para crear el plan de trabajo a seguir para la 
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ejecución del contrato. Este diagnóstico no impedirá que el contratista inicie 
sus actividades sin perjuicio de la ejecución del contrato una vez firmada el 
acta de inicio;  
2. Realizar los re -diagnósticos  solicitados por el supervisor en caso de requerirse 
del estado en que se encuentran los bienes objeto de mantenimiento y los 
componentes que los integran, en las sedes de la UGPP a nivel Nacional de 
acuerdo con las necesidades presentadas durante la ejecu ción del contrato, 
bajo el acompañamiento y/o dirección del supervisor designado para el 
efecto. Estos re -diagnósticos incluyen una inspección de cada uno de los 
elementos y entrega del respectivo informe técnico donde se evidencie el 
estado de los bienes y las necesidades de mantenimiento a la fecha de la 
revisión. Este re -diagnóstico será el insumo para actualizar el plan de trabajo 
a seguir para la ejecución del contrato;  
3. Entregar al supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días hábiles 
siguientes  a la presentación del diagnóstico un cronograma de actividades 
desde el inicio del contrato . el cual deberá ser entregado  para la aprobación 
del supervisor el cual deberá inclu ir el plan de mantenimientos preventivos;   
4. Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo a los equipos 
y elementos descritos en los anexos técnicos, dentro de los plazos y de 
conformidad con los requerimientos técnicos establecidos;  
5. Asumir los costos y gastos de desplazamiento y/o transporte a las distin tas 
sedes de la entidad para atender los mantenimientos preventivos y/o 
correctivos requeridos;   
6. Entregar paralelo al diagnóstico e inventario técnico preliminar, una (1) 
cotización de los repuestos que requiera el contratista para efectuar los 
mantenimien tos correctivos, siempre y cuando  éstos no se encuentren 
dentro del listado definido como ANEXO 2 - INVENTARIO DE EQUIPOS DE 
OFICINA, CAFETERIA Y MAQUINARIA DE APOYO PARA MANTENIMIENTO, 
con la finalidad que el Grupo de Estudios de Mercado de la Entidad, e fectúe 
la revisión de precios del sector y determine los valores a pagar por cada 
artículo o elemento relacionado por el contratista en el diagnóstico inicial 
mencionado anteriormente.  El costo definitivo del repuesto requerido será 
conforme al resultado del Estudio de Mercado efectuado, valor que el 
contratista dará por aceptado;  
7. Suministrar únicamente los repuestos y realizar trabajos que estén 
contemplados en la oferta económica. En caso de requerirse elementos que 
no se encuentren dentro del listado de  insumos contemplados en el Anexo 
Técnico del Contrato se deberá informar al supervisor y presentar una 
cotización del elemento y/o mantenimiento adicional requerido. Dicha 
cotización tendrá el mismo tratamiento del numeral anterior;  
8. Emplear y mantener el personal idóneo, capacitado y con la experticia 
suficiente para la realización de los mantenimientos requeridos, de acuerdo 
con las marcas, referencias y modelos de cada uno de los equipos;  
9. Contar con una persona de contacto directo y permanente con la UGPP en 
todos los requerimientos que se presenten a lo largo de la ejecución del 
contrato, a través del supervisor del mismo;  
10. Garantizar una comunicación permanente, oportuna y de calidad tanto  por 
correo electrónico, teléfono fijo y/o celular entre el supervisor del contrato y 
la persona de contacto designado por el contratista;   
11. Recibir y entregar debidamente inventariados los equipos que se envíen 
para ser revisados y/o reparados, en las inst alaciones del contratista, los 
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cuales necesitarán autorización previa del supervisor del contrato, dentro de 
los plazos y los requerimientos técnicos establecidos;  
12. Realizar las pruebas técnicas necesarias para garantizar el correcto y efectivo 
funcionamien to de los equipos y/o maquinaria intervenida, cada vez que se 
realice un mantenimiento y entregar en perfecto estado los bienes que 
requieran ajuste o cambio de piezas tal como se establece en el objeto del 
contrato y de acuerdo con las especificaciones té cnicas descritas;  
13. Elaborar y mantener la Hoja de vida actualizada de cada uno de los equipos 
(Archivo digital – Excel) ubicados en las diferentes sedes de la Unidad, una 
vez que se realice el mantenimiento preventivo y/o correctivo a los bienes 
objeto de l a presente contratación, los cuales deben ser remitidos al 
supervisor del contrato;  
14. Realizar la entrega al supervisor del contrato de los mantenimientos 
realizados, para que realice el recibido a satisfacción de los mismos, en caso 
de que no sea posible su  presencia, éste informará previamente al 
contratista a quien debe entregar su trabajo, para este fin se programarán 
las entregas en físico donde se realizará la validación con un reporte técnico 
por cada uno de los mantenimientos relacionando fecha, ubica ción, placa de 
inventario si aplica, identificación del elemento, detalle del mantenimiento 
realizado, repuestos utilizados, observaciones y recomendaciones, los 
mismos deberán estar debidamente diligenciados en su totalidad y contar 
con la firma del super visor y/o quien éste designe y de la persona que 
ejecutó el mantenimiento y contar con el visto bueno por parte de la persona 
de contacto por parte del contratista;     
15. Suministrar e instalar repuestos originales y nuevos. No se aceptan repuestos 
homologados salvo en las ocasiones en que se compruebe que no es posible 
la obtención de estos por parte del distribuidor o fabricante. En caso de que 
en la Unidad se encuentren equipos dados de baja con las mismas 
características técnicas y sus piezas pue dan ser utilizadas en los equipos que 
se encuentran en uso, previamente el supervisor autorizará cambio de estos 
repuestos para dejar en correcto funcionamiento el equipo;  
16. Los equipos, materiales o piezas que se destruyan o se averíen, al reemplazar 
o repa rar los elementos dañados o durante el proceso de mantenimiento 
preventivo y/o correctivo serán de responsabilidad del contratista, quién 
deberá reemplazarlos por aquellos que hayan sido autorizados por el 
fabricante sin costo alguno para la Unidad;  
17. Conced er garantía mínima de doce (12) meses y/o por el término que 
otorgue el fabricante, para los repuestos, elementos o piezas suministrados 
dentro del mantenimiento correctivo, esta garantía en ningún caso será 
inferior a los doce (12) meses, contada a partir  de la fecha de entrega y recibo 
a satisfacción de los mismos por parte del supervisor del contrato. Los 
trabajos de mantenimiento correctivo que no incluyan el cambio y/o 
suministro de componentes deben tener garantía de seis (06) meses. La 
garantía mínim a por la calidad del servicio de mantenimiento preventivo 
será de tres (3) meses;  
18. Reemplazar los repuestos que no cumplan con las especificaciones técnicas 
descritas en el anexo técnico y/o que presenten defectos técnicos o de 
fabricación, dentro de las cu arenta y ocho (48) horas siguientes al 
requerimiento efectuado por el supervisor del contrato, lo anterior sin costo 
adicional para la entidad;  
19. Realizar las pruebas técnicas necesarias para garantizar el correcto y efectivo 
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funcionamiento de los equipos, d e acuerdo con lo solicitado por el 
supervisor;  
20. Garantizar y responder por la integridad y seguridad de los equipos, que se 
lleven para ser reparados en las instalaciones del contratista, de acuerdo a  las 
características de los mismos durante su revisión;  
21. Retirar los desechos, herramientas, elementos de protección o escombros 
que se produzcan durante la ejecución de los mantenimientos 
inmediatamente éstos se realicen, cumpliendo con las disposiciones q ue 
para el efecto tengan las administraciones de los inmuebles en los que se 
encuentran ubicadas las sedes de la Entidad, dejando las zonas de trabajo 
limpias y en perfecto estado antes de retirarse de la sede;  
22. Efectuar el retiro y la disposición final de los residuos, partes y/o repuestos 
dañados, dando cumplimiento a la normatividad expedida por el Ministerio 
de Ambiente y Desarrollo Sostenible y/o las normas vigentes que regulan la 
materia, de lo cual se requiere que el contratista entregue a la Unidad l a 
certificación de destinación final de dichos elementos expedida por el ente 
autorizado, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1076 de 2015 cuando 
ello aplique;  
23. Responder por los daños o fallas que se puedan presentar durante la revisión 
y arreglo d e los equipos dentro de las sedes de la Unidad a nivel nacional y 
que puedan llegar afectar la infraestructura física de la Entidad;  
24. Presentar, en caso de requerirse, informes sobre cualquier aspecto de la 
ejecución del contrato, los mismos deberán ser ent regados dentro de los (3) 
tres días calendarios siguientes a la solicitud o con la oportunidad allí 
requerida, se incluye como un informe entregable los conceptos técnicos y/o 
recomendaciones tanto para la ejecución del contrato como para el futuro 
uso de los bienes intervenidos y/o equipos, igualmente las necesidades de 
opciones de mejora, entre otros;  
25. Gestionar los ingresos a las sedes de la UGPP con el supervisor del contrato 
de la entidad, de acuerdo con los formatos establecidos y cumpliendo los 
protocolos de seguridad de la Entidad y de acuerdo a los procedimientos de 
las administraciones de los edificios donde opera cada una de las sedes, 
teniendo en cuenta los tiempos mínimos de aprobación de los ingresos que 
es para el caso de Bogotá como míni mo un día hábil previo al ingreso y para 
los Puntos de Atención al Ciudadano - PAC, si implica autorización por parte 
de las administraciones, dos días antes;  
26. Ejecutar las actividades de mantenimiento en horario nocturno y fines de 
semana de acuerdo a lo s iguiente: durante el día se pueden realizar 
actividades de revisión y/o mantenimiento siempre y cuando éstas  no 
generen ruido u olor ni impidan el uso de los bienes, por ejemplo las 
revisiones principalmente de urgencia, para el resto de actividades, los 
horarios serán para las sedes Marriott y los Puntos de Atención al Ciudadano, 
de lunes a viernes de 6:00 pm a 10:00 pm, los sábados para los Puntos de 
Atención al ciudadano de 6:00 am a 9:00 am y de 1:00 pm a 5:00 pm, los días 
sábados para la sede Marriott   de 6:00 am a 10:00 pm, los domingos y festivos 
las anteriores sedes están cerradas. Para la sede Bodega Calle 13 de lunes a 
viernes de 6:00 pm a 6:00 am, sábados de 2:00 pm en adelante y los 
domingos y festivos todo el día, de acuerdo a los ingresos prev iamente 
autorizados;  
27. Cumplir con todos los requerimientos de protección de personal y salud 
ocupacional para sus empleados y contratistas dando estricto cumplimiento 
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a las normas de la seguridad y salud en el trabajo, cumpliendo en todo caso 
con la legisla ción vigente sobre higiene y seguridad industrial, garantizando 
que el personal que realice los mantenimientos cuente con ARL al día y 
Certificado de Trabajo en Alturas si aplica, los cuales deben ser presentados 
tanto al solicitar cada autorización de ing reso como al momento de la visita a 
las sedes para la realización de cualquier mantenimiento que se requiera. Así 
mismo, deberá presentar:  
a) Certificado de la autoevaluación de estándares mínimos de Seguridad 
y Salud en el Trabajo, emitida por la ARL a 31 de  diciembre de 2022 ; 
b) Procedimiento para reporte e investigación de accidentes e 
incidentes de trabajo ; 
c) Matriz de entrega de elementos de protección personal (EPP);  
d) Soportes de inducción y/o reinducción en temas relacionados con 
Seguridad y Salud en el Trabajo;  
28. Dar cumplimiento a los lineamientos previstos por el Gobierno Nacional, y en 
el caso que aplicare, con los lineamientos internos de la entidad con relación 
a las medidas de prevención y mitigación del COVID 19;  
29. Atender los requerimientos del contrato, entre éstos los mantenimientos 
preventivos, correctivos y entregables, dentro de los tiempos establecidos, de 
lo contrario se aplicarán los siguientes descuentos por Acuerdos de Niveles 
de Servicio así:  
 
NIVELES  ÍNDICE  SOPORTE PARA 
VERIFICACIÓN  DESCUENTO SOBRE LA FACTURA 
MENSUAL  
NUMERO DE 
REQUERIMIENTOS 
SIN ATENDER 
DENTRO DEL 
TIEMPO 
SOLICITADO  DESCUENTO 
EN 
FACTURA  
REQUERIMIENTOS 
EFECTUADOS POR 
EL SUPERVISOR  NUMERO DE 
REQUERIMIENTOS 
SOLICITADOS POR 
EL SUPERVISOR 
NO ATENDIDOS A 
TIEMPO  COMUNICACIONES 
EMITIDAS AL 
CORREO 
ELECTRÓNICO 
AUTORIZADO  ENTRE EL 1° Y 2° 
REQUERIMIENTO   5% 
ENTRE EL 3° Y 4° 
REQUERIMIENTO  10% 
TIEMPOS DE RESPUESTA  
TIEMPO DE 
RESPUESTA PARA 
MANTENIMIENTOS 
PREVENTIVOS Y/O 
CORRECTIVOS  TIEMPO 
REQUERIDO POR 
EL PROVEEDOR 
PARA ATENDER 
CUALQUIER 
MANTENIMIENTO 
SOLICITADO POR 
EL SUPERVISOR 
ASÍ: a) TRES (3) 
HORAS SI EL 
REQUERIMIENTO 
ES EN BOGOTÁ; y UNA VEZ 
SOLICITADO EL 
SERVICIO EL 
PROVEEDOR 
DEBE CUMPLIR 
CON EL TIEMPO 
ESTIPULADO EN 
LAS 
OBLIGACIONES 
ESPECIFICAS DEL 
CONTRATO, DE NO 
CUMPLIRSE CON De 05 a 07 horas en 
las Sedes de Bogotá   
De 02 a 05 días en 
las Sedes a nivel 
Nacional  5% 
De 08 a 10 horas en 
las Sedes de Bogotá   
De 06 a 08 días en 
las Sedes a nivel 
Nacional  10% 
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b) UN (1) DÍA 
CALENDARIO SI 
EL 
MANTENIM IENTO 
ES FUERA DE 
BOGOTÁ  LOS PLAZOS 
PACTADOS SE 
APLICARÁN LOS 
TIEMPOS DE 
RESPUESTA Y LOS 
RESPECTIVOS 
DESCUE NTOS  De 11 horas en 
adelante en las 
Sedes de Bogotá                                                                                              
De 09 días en 
adelante en las 
Sedes a nivel 
Nacional  15% 
 
Nota 1:    El incumplimiento reiterado de las ANS (a partir del 5 requerimiento) 
dará lugar a iniciar las acciones contractuales pertinentes por parte de la 
Entidad para lograr el cumplimiento efectivo del contrato ; 
Nota 2:  El procedimiento para medir el Acuerdo d e Nivel de Servicio ANS de 
cumplimiento está basado en los compromisos registrados en el 
cronograma de mantenimientos, las fechas estipuladas de los entregables 
del contrato mencionados en los numerales anteriores, así como los 
acuerdos establecidos por ac tas de reunión y/o de acuerdo con las 
necesidades presentadas e informadas debidamente. El no cumplimiento de 
los cronogramas dará lugar a la aplicación de los Acuerdos de Niveles de 
servicio, siempre y cuando ello no incurra en un incumplimiento contractu al; 
30. Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas 
indicadas por el supervisor para el cabal cumplimiento del objeto del 
contrato.  
 
PRODUCTOS O ENTREGABLES  
1. Informe en digital (enviado por correo electrónico) del diagnóstico 
preliminar del estado de cada uno de los equipos relacionados en los Anexos 
técnicos;  
2. Cronograma en digital (enviado por correo electrónico) de la ejecución de 
las actividades para llevar a cabo el objeto del contrato, de acuerdo con el 
resulta do del diagnóstico realizado, el cronograma será tanto inicial como 
mensual de tal manera que de forma general se recomiende la periodicidad 
de los mantenimientos y de forma detallada cada mes se especifique el 
rango de fechas específico en que se ejecutar án las actividades;  
3. Hoja de vida en formato digital (archivo en Excel) que contenga fecha, placa 
de inventario, identificación del equipo, detalle de las actividades de 
mantenimiento realizadas, repuestos utilizados, observaciones y 
comentarios de cada equ ipo según formato entregado y/o acordado con el 
supervisor del contrato, de acuerdo con cada mantenimiento preventivo y/o 
correctivo realizado (enviado por correo electrónico);  
4. Informe de los mantenimientos, actividades, elementos o repuestos 
suministrados  e instalados durante el período a facturar (mensual) 
presentado dentro de los primeros (5) cinco días hábiles del mes siguiente, 
el cual debe presentarse en medio digital, acompañado de la factura para 
pago, en este informe se deben evidenciar las pruebas , inspecciones y 
mantenimientos realizados, mediante registros fotográficos del antes y el 
después y una descripción detallada de cada una de las actividades 
realizadas en cada uno de los mantenimiento preventivos o correctivos 
ejecutados, incluyendo ademá s las visitas por inspección, revisiones y/o 
garantías realizadas;  
5. Reportes técnicos en digital (scanner o foto) de cada mantenimiento 
preventivo y/o correctivo ejecutado, incluyendo además las visitas por 
 FICHA TÉCNICA PARA ANÁLISIS SECTORIAL Y ESTUDIO DE 
MERCADO  
 
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inspección, revisiones y/o garantías realizadas, e stos reportes se entregarán 
como máximo el día hábil siguiente de la visita. El reporte debe contener la 
descripción de las actividades realizadas, ubicación exacta de los elementos 
y/o equipos, los números de serie de los repuestos desmontados y los 
sumin istrados cuando aplique y la firma de la persona que recibe el servicio, 
ya sea el supervisor del contrato o quien éste indique al momento de la 
actividad, de acuerdo con los formatos establecidos por la Unidad;  
6. Informes, cada vez que se requieran, de acue rdo con lo previsto en la 
obligación específica No. 23, sobre cualquier aspecto de la ejecución del 
contrato, los cuales deberán ser entregados en físico y/o digital dentro de los 
tres (3) días calendarios siguientes a la solicitud o con la oportunidad all í 
requerida;  
7. Conceptos técnicos con recomendaciones realizadas a los equipos, en el 
cual se incluya las posibles causas que provocan una falla, que puede 
ocasionarse por mal uso, o por desconocimiento de su funcionamiento y sus 
cuidados, o por omisión de l as indicaciones de su uso, o por desgaste normal 
de sus componentes o mala calidad del alguno de estos.  
 
 
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA LA EJECUCIÓN DEL 
CONTRATO:  
 
Las relacionadas en el ANEXO 1 - MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE OFICINA, 
CAFETERIA Y MAQUINARIA DE APOYO  y ANEXO 2 - INVENTARIO DE EQUIPOS 
DE OFICINA, CAFETERIA Y MAQUINARIA DE APOYO PARA MANTENIMIENTO  
que forman parte integral del estudio previo y del contrato que se suscriba.  
 
 
PLAZO  
 
El plazo de ejecución del contrato será hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 
2023 o hasta el agotamiento de los recursos, lo primero que ocurra, contado a 
partir de la fecha de suscripción del acta de inicio, previa expedición del registro 
presupuestal y la aprobación de la garantía única constituida por el contratista.  
 
 
LUGAR DE EJECUCIÓN  
 
El desarrollo de las actividades se llevará a cabo en las diferentes sedes de la Unidad 
Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la 
Protección Social - UGPP ubicadas en las ciudades de Bogotá, D. C., Medellín, Cali y 
Barranquilla, así:  
 
 
SEDE  DIRECCIÓN  
Marriott  Avenida Calle 26 No. 69 B -45 Pisos 2, 6 y 8, 
 FICHA TÉCNICA PARA ANÁLISIS SECTORIAL Y ESTUDIO DE 
MERCADO  
 
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Bogotá, D. C.  
Bodega Calle 13  Avenida 68 No. 13 -37 de Bogotá, D. C.  
Punto de Atención al 
Ciudadano Bogotá - 
Multiplaza  Calle 19a No. 72 -57 Super manzana 01, de la 
unidad de gestión 1, Urbanización la Felicidad 
Centro Comercial Multiplaza Locales B -127 y B -
128 
Punto de Atención al 
Ciudadano Barranquilla  Local 06 del Edificio Torre II del Centro 
Empresarial de Las Américas, P. H., ubicado en 
la Calle 77B No. 59 -61, Barranquilla  
Punto de Atención al 
Ciudadano Cali  Local 8 -224 del Centro Comercial CHIPICHAPE 
P.H., ubicado en la Calle 38 Norte No. 6N -35, Cali  
Punto de Atención al 
Ciudadano Medellín  Local 123, ubicado en la Calle 27 No. 46 -70 del 
Centro Comercial Punto Clave P. H. segundo 
piso, Medellín  
 
NOTA : La Unidad, se reserva el derecho de modificar las sedes en cualquier 
momento durante la ejecución del contrato, para lo cual comunicará 
oportunamente al contratista para dicho cambio, sin que ello implique modificación 
en el valor de los servicios prestados o compensación alguna.  
 
 
 
OTROS DOCUMENTOS ADICIONALES  
ANEXO 1 - MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE OFICINA, CAFETERIA Y 
MAQUINARIA DE APOYO  
ANEXO 2 - INVENTARIO DE EQUIPOS DE OFICINA, CAFETERIA Y MAQUINARIA 
DE APOYO PARA MANTENIMIENTO   
 
 
 
 