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PROCESO  ADQUISICIÓN  DE BIENES  Y SERVICIOS  
 
FORMATO Anexo FCT – Personal mínimo requerido  
para  la prestación  del servicio  y/o entrega  del bien  
A4.F1.P3.ABS   
24/08/2017  
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Denominación del  
bien o servicio  PRESTACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN LA 
REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES TÉCNICAS DE LA FASE II DE LA  
IMPLEMENTACIÓN DE  INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS, TABLAS 
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y TABLAS DE 
VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD) EN EL INSTITUTO 
COLOMBIANO  DE BIENESTAR FAMILIAR A NIVEL NACIONAL.   
 
Anexo  #   
3 
  Fecha  23/11/2022  
 
Para la ejecución el contrato se ha determinado el siguiente personal mínimo con el cual deberá contar  
el contratista. Este personal es, como su nombre  lo indica, el mínimo, y no puede ser inferior al total  
que se requiere para la adecuada ejecución del contrato. Es responsabilidad del contratista determinar  
el personal  total requerido  para garantizar  el cumplimiento  de todas  las obligaciones . 
 
Cuadro  # 1 
PERFILES  DEL PERSONAL  MINIMO  REQUERIDO  
 
No.  
Cargo  Cantidad  
requerida   
Formación  académica  Experiencia a partir de la fecha de  
grado  
General  Específica  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DIRECTOR DEL  
PROYECTO   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 Profesional en  los 
núcleos básicos del  
conocimiento en Archivística, 
o en Sistemas de Información 
y Documentación, o 
Ingeniería Industrial,   o 
Administración Pública, o 
Administración de Empresas, 
o Informática y computación, 
o afines a las anteriores 
profesiones.  
 
Con posgrado relacionado 
en cualquiera de los núcleos  
básicos  del conocimien to 
anteriormente indicados, así 
como en cualquiera de las 
siguientes áreas del 
conocimiento:  
 
Ciencias de  la Información, 
Administración pública, 
Administración de 
Empresas, Gerencia de 
Proyectos, Gerencia  
logística, Gestión de la 
Calidad.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5 años   
 
 
 
 
 
 
 
Mínimo dos (2) años en 
procesos de gestión 
documental y tres (3) años 
más de experiencia 
profesional certificada en 
coordinación o gerencia de 
proyectos de gestión 
documental  en 
organización de archivos.   
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PROCESO  ADQUISICIÓN  DE BIENES  Y SERVICIOS  
 
FORMATO Anexo FCT – Personal mínimo requerido  
para  la prestación  del servicio  y/o entrega  del bien  
A4.F1.P3.ABS   
24/08/2017  
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Cuadro  # 1 
PERFILES  DEL PERSONAL  MINIMO  REQUERIDO  
 
No.  
Cargo  Cantidad  
requerida   
Formación  académica  Experiencia a partir de la fecha de  
grado  
General  Específica  
 
 
 
 
2  
 
 
COORDINADOR  
TÉCNICO   
 
 
 
2  
Profesional  en Archivística o 
en Sistemas de Información y 
Documentación o Ingeniería 
Industrial o Administración 
Pública o Administración  de 
Empresas.   
 
 
 
5 años   
Mínimo  4 años  de 
experiencia profesional en  
procesos  de gestión  
documental o gerencia de  
proyectos  de gestión  
documental  en 
organización  de archivos.  
 
 
 
3  
 
 
COORDINADOR,  
JEFE O LÍDER  
LOGÍSTICO   
 
 
 
1  
Profesional  en administración 
logística, o ingeniería  
industrial o administración  de 
empresas o relacionados con 
gestión de procesos 
logísticos o afines.   
 
 
4 años   
 
De 3 años de experiencia en  
administración  y/o dirección,  
coordinación  o jefe 
operaciones  logísticas.  
 
 
 
 
4  
 
 
 
AUXILIARES DE  
ARCHIVO  El 
contratista,  
determinará  
la cantidad  
de personal  
requerido  
para la  
ejecución  
operativa  
del 
contrato.   
 
 
 
Bachilleres o Técnicos o  
Tecnólogos Profesionales  
en Gestión  documental.   
 
 
No 
requiere   
 
 
 
De 2 años  de experiencia  
relacionada  con el cargo  
 
NOTA  1: La experiencia  especifica  se tendrá  en cuenta  la certificada  en proyectos  que se hayan  
realizado  con entidades  públicas  o privadas  que cumplan  funciones  públicas.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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para  la prestación  del servicio  y/o entrega  del bien  
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FUNCIONES  DEL PERSONAL  MÍNIMO  REQUERIDO   
 
Cuadro  # 2 
UBICACIÓN  Y DEDICACIÓN  DEL PERSONAL  MÍNIMO  REQUERIDO  
 
 
No.  
 
Cargo   
Lugar de  
ubicación   
No. de meses  
calendario  
requeridos  % de  
dedicación  
durante los  
meses  
Requeridos  
 
1  
DIRECTOR DEL PROYECTO  Sedes ICBF – Nivel  
Nacional    
100%  
 
2  
COORDINADOR TÉCNICO  
LÍDER LOGÍSTICO  Sedes ICBF – Nivel  
Nacional    
100%  
3 AUXILIARES DE ARCHIVO  Sedes ICBF – Nivel  
Nacional    
100%  
 
 
 
 
1. DIRECTOR  DEL PROYECTO:  
 
Será  el interlocutor  entre  el contratista  y el supervisor  y apoyo  a la supervisión.  
 
OBLIGACIONES:  
 
1.1 Planear,  coordinar,  supervisar  y asesorar  técnicamente  la ejecución  y el seguimiento  al 
desarrollo  del contrato.  
1.2 Dar cuenta  de su responsabilidad  en el manejo  de personal  y financiero  de proyecto.  
1.3 Liderar  las actividades  técnicas  y operativas  relacionadas  con el proyecto  del ICBF.  
1.4 Programar  y coordinar  las reuniones  de trabajo  con los profesionales  y técnicos  del equipo.  
1.5 Asistir a las reuniones que se citen por parte de la Supervisión del contrato, dependencias o  
funcionarios del ICBF y demás personas o entidades necesarias para la prestación de los  
servicios.  
1.6  Elaborar  y presentar  los informes  parciales  y finales  de la ejecución  del contrato  en cuanto  a 
las metas  y productos  requeridos  por la Supervisión  del contrato  para su posterior  aprobación.  
1.7 Responder  por la totalidad  de las obligaciones  a cargo  del contratista  seleccionado.  
 
 
2. COORDINADOR  TÉCNICO:  
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Son los encargados  de realizar  de manera  directa  las actividades  relacionadas  con la ejecución  del 
proyecto  de: 
 
 
OBLIGACIONES:  
 
2.1 Coordinar  las actividades  técnicas  y operativas  relacionadas  con el proyecto  del ICBF.  
2.2  Coordinar  la implementación  de las Tablas  de Retención  Documental  y Tablas  de Valoración  
Documental.  
2.3  Coordinar  la organización  de los archivos  de gestión  y plan de trabajo  de los referentes  
documentales.  
2.4 Coordinar  las actividades  operativas  de los auxiliares  de archivo.  
2.5 Reportar  de forma  semanal  avances  y novedades  de las actividades  operativas  del proyecto.  
2.6  Realizar  seguimiento  a la aplicación  de los controles  establecidos  en cada  una de los servicios 
contratados . 
 
3. LÍDER LOGÍSTICO  
OBLIGACIONES:  
4.1 Realizar  la verificación  de inventarios  documentales  objeto  de transferencia,  por parte  de apoyo  
logístico  y autorización  de salida  de los bienes  a trasladar.  
4.2 Realizar las solicitudes y tramitar autorizaciones para acceder a las áreas de parqueo si se  
requiere, indicando número de placa vehículo, nombre completo y cédula del chofer y auxiliares  
del vehículo.  (según  protocolos  establecidos  por la administración  o parque  empresarial).  
4.3 Organizar las unidades de almacenamiento (cajas X300 o cajas X200) de manera que no deben  
quedar  sueltas  dentro  del vehículo  que realice  transporte  para prevenir  eventuales  caídas.  
4.4 Realizar las acciones correspondientes para que durante el traslado no se abra ninguna unidad  
de almacenamiento,  toda vez que los documentos  perderían  su orden  de remisión  
4.5 Generar  registro  fotográfico  que evidencie  el estado  previo  al traslado,  embaladas  las unidades  
de almacenamiento  y cargadas  en el vehículo.  
4.6 Instalar precinto de seguridad a cada uno de los vehículos posterior al cargue y toma de registro  
fotográfico,  toda vez que se los vehículos  deben  ir cerrados  durante  el traslado  
4.7 Coordinar con los conductores y equipo logístico la secuencia del traslado, el cual debe ir acorde  
al cronograma para evitar en cualquier caso aglomeraciones o apilamientos de las unidades de  
almacenamiento  y mobiliario  en lugares  de empaque  y recibo  del material.  
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4.8 Realizar  monitoreo  de manera  permanente  a los vehículos  y los puntos  de cargue  y descargue  
para solucionar  cualquier  eventualidad.  
4.9 Generar  y presentar  al director  de Proyecto,  reporte  diario  del traslado,  control  de números  de 
traslados,  y material  trasladado,  mediante  una Planilla  de control  de envío  y recibo.  
 
5 AUXILIARES DE ARCHIVO  
OBLIGACIONES:  
3.1 Realizar actividades operativas de los procesos archivísticos para el desarrollo de los servicios 
contratados  
 
NOTA 2: El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través del supervisor del contrato, podrá  
solicitar al contratista, durante el plazo de ejecución del contrato, el cambio de personal que considere  
no idóneo o calificado para el cabal desarrollo del contrato, que no preste un buen servicio o que no dé  
cumplimiento  a los procedimientos  y protocolos  que establezca  el ICBF.  
NOTA 3 : El contratista deberá mantener durante toda la ejecución del contrato el personal señalado en  
el anexo “Personal mínimo requerido para la prestación del servicio y/o entrega del bien” , en cuanto a  
los auxiliares de archivo, de acuerdo con las actividades q ue se deban realizar dentro del plazo del  
contrato, éste podrá aumentar o disminuir. Cualquier cambio del talento humano propuesto procederá,  
siempre y cuando, sea por otro de igual o de mejores calidades académicas contenidas en el perfil  
señalado en el p resente documento y cuente con la experiencia y perfil requerido, previa validación y  
aprobación  del supervisor  del contrato.  