ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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AUTOCENTRO LTDA
CL 3 5 84
NEIVA
Colombia
Attn:COD:3004485
608-8720686Fax:
TEL: 608-8720686
NIT: 8130084997
FORMA PAGO: LA ORDEN DE COMPRA SE PAGARA EN PESOS COLOMBIANOS A LA TRM DEL DIA DE ELABORACION DEL PEDIDO.
FECHA 26/04/2023 TRM 4,486.60
**********************************************************************************************************************************************
OBJETO CONTRATO
ORDEN DE COMPRA DERIVADA DEL ACUERDO DE BASES ECONOMICAS 500312
SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EQUIPO AUTOMOTOR PARA ECOPETROL S.A. Y/O SU GRUPO EMPRESARIAL
PO - FORMA DE PAGO
CLÁUSULA # FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
ECOPETROL PAGARÁ AL PROVEEDOR EL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA EN COLOMBIA.
EL PROVEEDOR PRESENTARÁ SU FACTURA (FÍSICA O ELECTRÓNICA) DENTRO DE LOS CINCO (5) DÍAS CALENDARIO SIGUIENTES A LA FECHA EN
QUE ECOPETROL APROBÓ LA RECEPCIÓN DEL BIEN Y/O SERVICIO, A TRAVÉS DE LA CONFIRMACIÓN DEL INGRESO DE MERCANCÍA DE LA ORDEN
DE COMPRA O DEL NÚMERO DE LA HOJA DE ENTRADA DEL SERVICIO PRESTADO, EL CUAL ES INFORMADO AL PROVEEDOR, SIENDO REQUISITO
PARA SU RECEPCIÓN QUE SE INCLUYA EL NÚMERO DE LA ORDEN DE COMPRA O LA HOJA DE ENTRADA CUANDO APLIQUE.
ACORDE A LA NORMATIVIDAD VIGENTE AL MOMENTO DE FACTURAR, EL PROVEEDOR FACULTADO POR LA DIAN A FACTURAR EN FÍSICO (PAPEL)
DEBERÁ PRESENTAR SU FACTURA ÚNICAMENTE EN LAS OFICINAS DE LA COORDINACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DISPUESTA PARA ESE
EFECTO. SI POR EL CONTRARIO PRESENTA FACTURA ELECTRÓNICA, ESTARÁ SUJETO A LO DISPUESTO EN LOS DECRETOS 2242 DE 2015, 358 DE
2020 Y LA RESOLUCIÓN 000042 DEL 5 DE MAYO DE 2020 POR LOS CUALES SE REGLAMENTE LA OBLIGACIÓN DE FACTURAR.
ECOPETROL EFECTUARÁ LOS PAGOS A QUE HAYA LUGAR A LOS TREINTA (30) DÍAS CALENDARIO SIGUIENTES A LA FECHA DE RADICACIÓN DE LA
FACTURA (EN LAS OFICINAS INDICADAS) POR EL PROVEEDOR, (PREVIO EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA EL
EFECTO). ES CONVENIENTE OBSERVAR QUE EL PROVEEDOR ACEPTA EL CRONOGRAMA DE PAGOS ESTABLECIDO POR ECOPETROL SIN QUE
HAYA LUGAR A INTERESES MORATORIOS POR ESTE MOTIVO.
LA FACTURA SE DEBERÁ AJUSTAR A LA NORMATIVIDAD QUE LE SEA APLICABLE, Y PARA EFECTOS DE PAGO SE DEBERÁ PRESENTAR EL
ORIGINAL DE LA MISMA (FACTURA EN FÍSICO); ECOPETROL DARÁ TRÁMITE PARA REGISTRO Y PAGO SIEMPRE Y CUANDO A PIE DE FACTURA SE
INDIQUE:
1. EL(LOS) NÚMERO(S) DE LA(S) ENTRADA(S) DE SERVICIO O RECIBO DEBIDAMENTE APROBADAS (INFORMACIÓN QUE DEBE SER SUMINISTRADA
POR ECOPETROL).
2. EL NÚMERO DE LA ORDEN DE COMPRA (PEDIDO).
3. EL VALOR DE AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO (SI APLICA), SEGÚN EL PLAN DE DESCUENTO PREVISTO EN LA ORDEN DE COMPRA.
4. SI EXISTEN CESIONES DE DERECHOS ECONÓMICOS ENTRE EL PROVEEDOR Y UN TERCERO, SOBRE LAS CUALES ECOPETROL HAYA
ACEPTADO SER EL DEUDOR CEDIDO, SE DEBERÁ INCLUIR POR EL PROVEEDOR LA ANOTACIÓN DE QUE EL CRÉDITO CONTENIDO EN LA MISMA YA
FUE CEDIDO.
5. SI LA FACTURA ES PRESENTADA POR EL PROVEEDOR PARA ACEPTACIÓN DE ECOPETROL CON INTENCIÓN DE POSTERIOR ENDOSO UNA VEZ
SEA ACEPTADA, DEBERÁ ENTREGAR UNA DE LAS COPIAS DE LA FACTURA PARA SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LA
NORMATIVIDAD, EN PARTICULAR EL ARTÍCULO 5° DEL DECRETO 3327 DE 2009 O LA NORMA QUE LO MODIFIQUE O REEMPLACE. CUMPLIDO DICHO
PROCEDIMIENTO, DE HABERSE ACEPTADO LA FACTURA, ECOPETROL SÓLO REALIZARÁ EL PAGO A FAVOR DEL ENDOSATARIO CONTRA ENTREGA
DEL ORIGINAL EN LOS TÉRMINOS DE LEY. EN DESARROLLO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE EL PROVEEDOR PUEDE DISPONER MEDIANTE LA
FIGURA DEL ENDOSO DE LOS CRÉDITOS DERIVADOS DE ESTA ORDEN DE COMPRA INCORPORADOS EN UNA FACTURA ACEPTADA POR
ECOPETROL. LO ANTERIOR, CUMPLIENDO CON LAS DISTINTAS CONDICIONES QUE LA NORMATIVIDAD IMPONE PARA EL ENDOSO EN CASO DE
ACEPTACIÓN EXPRESA O TÁCITA.
ADICIONALMENTE, Y, EN CASO DE QUE LA ORDEN DE COMPRA SE HAYA PACTADO POR PRECIOS UNITARIOS O TARIFAS; SE DEBERÁ INFORMAR
EN LA FACTURA O EN DOCUMENTO ANEXO A LA MISMA, LA CANTIDAD DE ENTREGABLES / RECURSOS / SERVICIOS / INSUMOS / BIENES A
COBRAR, CON LOS CORRESPONDIENTES PRECIOS UNITARIOS PACTADOS PARA CADA UNO DE ELLOS, Y EL RESULTADO DE LA SUMATORIA DE
TODOS LOS CONCEPTOS ANTERIORES.
ECOPETROL RECHAZARÁ TODAS LAS FACTURAS QUE NO CUMPLAN CON LOS REQUISITOS LEGALES.

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ECOPETROL REVISARÁ CADA FACTURA Y LE EFECTUARÁ OBSERVACIONES (SI HUBIERE LUGAR A ELLO) POR ESCRITO, DENTRO DE LOS TRES (3)
DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA RADICACIÓN DE AQUÉLLA. EN CASO DE QUE NO FORMULARE OBSERVACIONES DENTRO DE DICHO PLAZO, LA
FACTURA SE ENTENDERÁ ACEPTADA, RECAYENDO LA RESPONSABILIDAD PERTINENTE SOBRE EL ADMINISTRADOR DE LA ORDEN DE COMPRA.
TODOS LOS DOCUMENTOS Y ENTREGABLES REQUISITO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA FACTURA DEBERÁN CONTAR CON LA APROBACIÓN DE
ECOPETROL. SIN EL CUMPLIMIENTO DE TALES REQUISITOS, LA FACTURA RESPECTIVA SE TENDRÁ COMO NO PRESENTADA.
EL ÚLTIMO PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA, Y LA AUTORIZACIÓN DE LA DEVOLUCIÓN DE LOS DINEROS RETENIDOS EN GARANTÍA INCLUIDOS
SUS RENDIMIENTOS Y/O EXCEDENTES (SI HUBIERE LUGAR), SE EFECTUARÁ PREVIA PRESENTACIÓN DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
- ACTA DE BALANCE FINAL DE LA ORDEN DE COMPRA, DEBIDAMENTE SUSCRITA POR EL PROVEEDOR Y EL LIQUIDADOR DESIGNADO POR
ECOPETROL O, ACTA DE RECIBO DE CANTIDADES FINAL O SOPORTE DE LA PRESTACIÓN EFECTIVA Y COMPLETA DE LOS BIENES Y SERVICIOS
ADQUIRIDOS Y DEMÁS OBLIGACIONES ADQUIRIDAS POR EL PROVEEDOR EN DESARROLLO DEL ORDEN DE COMPRA O EL DOCUMENTO SUSCRITO
POR EL LIQUIDADOR DESIGNADO POR ECOPETROL.
- COMPROBANTE DE PAGO DEL IMPUESTO DE TIMBRE NACIONAL (SI APLICARE CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES).
- COMPROBANTE DE PAGOS DE IMPUESTOS, TASAS O CONTRIBUCIONES QUE FUEREN APLICABLES O CERTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE
LEGAL Y REVISOR FISCAL DEL PROVEEDOR DONDE CONSTE QUE SE DECLARARON Y REALIZARON LOS PAGOS A LOS QUE ESTÁ OBLIGADO,
DISCRIMINANDO EL CONCEPTO PAGADO, EL RECEPTOR DEL PAGO Y EL VALOR.
PARÁGRAFO PRIMERO: LOS ERRORES ARITMÉTICOS EN LOS BALANCES PARCIALES PRESENTADAS POR EL PROVEEDOR SERÁN SUSCEPTIBLES
DE CORRECCIÓN EN CUALQUIER TIEMPO, HASTA EL BALANCE FINAL DE LA ORDEN DE COMPRA O CIERRE DE LA ORDEN DE COMPRA.
SI LAS FACTURAS NO HAN SIDO BIEN ELABORADAS Y/O PRESENTAN INCONSISTENCIAS, AL PROVEEDOR LE CORRESPONDERÁ SU CORRECCIÓN.
PARA ESOS EVENTOS LOS PLAZOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN POR PARTE DE ECOPETROL SÓLO SE EMPEZARÁN A CONTAR
DESDE LA FECHA EN QUE QUEDE CORREGIDA LA FACTURA O DESDE AQUÉLLA EN QUE SE HAYA APORTADO EL ÚLTIMO DE LOS DOCUMENTOS
QUE DEBÍAN ACOMPAÑARLA.
TODAS LAS DEMORAS QUE SE PRESENTEN POR ESTOS CONCEPTOS SERÁN DE RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR, QUIEN POR ELLO NO
TENDRÁ DERECHO AL PAGO DE INTERESES O COMPENSACIÓN DE NINGUNA NATURALEZA.
PARÁGRAFO SEGUNDO: LOS PAGOS PARCIALES NO IMPLICAN EL RECIBO O APROBACIÓN DEFINITIVA POR PARTE DE ECOPETROL DE LAS
ACTIVIDADES EJECUTADAS, BIENES SUMINISTRADOS, PRODUCTOS ENTREGADOS Y, POR CONSIGUIENTE, NO EXIMEN AL PROVEEDOR DE SU
RESPONSABILIDAD EN CUANTO A LA CALIDAD DE LOS MISMOS O DE CUALQUIER OTRA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL O DE RESPONSABILIDAD
CIVIL.
PARÁGRAFO TERCERO: ECOPETROL EFECTUARÁ, SOBRE CADA FACTURA, LAS RETENCIONES QUE POR LEY ESTÉ AUTORIZADA A HACER, Y LAS
DEDUCCIONES Y/O DESCUENTOS A QUE HAYA LUGAR.
PARÁGRAFO CUARTO: EL PROVEEDOR Y ECOPETROL ACUERDAN QUE ÉSTA ÚLTIMA PUEDA REALIZAR LAS OPERACIONES NECESARIAS PARA
HACER EFECTIVA, LA COMPENSACIÓN DE ACREENCIAS DEFINIDA EN EL ARTÍCULO 1714 CÓDIGO CIVIL EN EL CASO EN QUE EL PROVEEDOR
DEBA DINEROS A ECOPETROL SIENDO AMBOS DEUDORES RECÍPROCOS PRINCIPALES; CON EL FIN DE QUE LAS DEUDAS SE EXTINGAN HASTA LA
CONCURRENCIA DE SUS VALORES, DESDE EL MOMENTO QUE UNA Y OTRA REÚNA EN LAS CALIDADES SIGUIENTES:
1) QUE SEAN AMBAS EN PESOS COLOMBIANOS.
2) QUE AMBAS DEUDAS SEAN LÍQUIDAS.
3) QUE AMBAS SEAN EXIGIBLES AL MOMENTO EN QUE ECOPETROL REALICE LA OPERACIÓN DE COMPENSACIÓN.
4) QUE NO AFECTE DERECHOS DE TERCEROS (OTROS ACREEDORES.)
REALIZADA LA COMPENSACIÓN, ECOPETROL AVISARÁ DE ESTE HECHO AL PROVEEDOR, PARA QUE LO PUEDA REFLEJAR EN SU CONTABILIDAD Y
EN SU FACTURACIÓN.
CLÁUSULA - TERMINACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
LA ORDEN DE COMPRA TERMINARÁ:
1) UNA VEZ SATISFECHO EL OBJETO DE LA ORDEN DE COMPRA.
2) POR MUTUO ACUERDO ENTRE LAS PARTES.
3) POR VIOLACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA DE ECOPETROL.
4) POR EJERCERSE LA CLÁUSULA DE TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LA ÓRDEN DE COMPRA.
CLAUSULA - TERMINACIÓN ANTICIPADA
EN DESARROLLO DEL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA EJERCIDA MEDIANTE LA CELEBRACIÓN DE ESTA ORDEN DE
COMPRA, EL PROVEEDOR SE SUJETA, ACEPTA Y AUTORIZA A ECOPETROL A TERMINAR ANTICIPADAMENTE LA ORDEN DE COMPRA CON LOS
EFECTOS PROPIOS DE UNA CONDICIÓN RESOLUTORIA EXPRESA, SI EL PROVEEDOR PERSISTE EN SITUACIÓN DE INCUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES A SU CARGO TRAS LA IMPOSICIÓN DE UNA MULTA.
EL PROVEEDOR TENDRÁ DERECHO, PREVIAS LAS DEDUCCIONES A QUE HUBIERE LUGAR DE CONFORMIDAD CON LA ORDEN DE COMPRA, A QUE
SE PAGUEN LOS BIENES RECIBIDOS A SATISFACCIÓN POR PARTE DE ECOPETROL HASTA LA FECHA DE LA TERMINACIÓN ANTICIPADA. PARA
EFECTOS DE LO ANTERIOR, CONSTITUYE HECHO DEL PROVEEDOR LA CONDUCTA DE SUS AGENTES O DEPENDIENTES
PO # CLAUSULAS ADICIONALES
CLÁUSULA - JURISDICCIÓN APLICABLE

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EN LO RELATIVO A LAS DIFERENCIAS QUE SURJAN EN CUANTO A LAS OBLIGACIONES Y DERECHOS ORIGINADOS EN LA PRESENTE ORDEN DE
COMPRA, EL PROVEEDOR DE MANERA EXPRESA MANIFIESTA QUE LAS MISMAS SE SOMETERÁN A LA JURISDICCIÓN COLOMBIANA, Y RENUNCIA A
INTENTAR RECLAMACIÓN DIPLOMÁTICA, SALVO EL CASO DE DENEGACIÓN DE JUSTICIA.
CLÁUSULA# EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO - AUTORIZACIÓN PREVIA, EXPRESA E INFORMADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS RELACIONADOS
CON LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE ECOPETROL
EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 15 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE 1991 (DERECHO DE INTIMIDAD, HABEAS DATA O PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES) Y EL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA, EL PROVEEDOR, CON EL PERFECCIONAMIENTO DE LA PRESENTE
ORDEN DE COMPRA, AUTORIZA LIBREMENTE, Y EXPRESAMENTE PARA QUE ECOPETROL ADMINISTRE, TRATE Y USE LOS DATOS ASOCIADOS A LA
EVALUACIÓN DE MI DESEMPEÑO COMO PROVEEDOR, DE ACUERDO CON LOS SIGUIENTES TÉRMINOS, CONDICIONES Y PROPÓSITOS:
1. EL PROVEEDOR AUTORIZA A ECOPETROL PARA QUE EVALÚE SU DESEMPEÑO EN LA EJECUCIÓN TENIENDO EN CUENTA LOS ASPECTOS
INDICADOS EN EL FORMATO GAB # F -128 COMPRAS (INCLUIDO EN LOS DME) Y DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE
PROVEEDOR DE ECOPETROL PACTADO EN LA ORDEN DE COMPRA, EL CUAL EL PROVEEDOR DECLARA QUE CONOCE Y ACEPTA EN SU
INTEGRALIDAD.
2. EL PROVEEDOR AUTORIZA A ECOPETROL PARA QUE REGISTRE EN LA EN SU SISTEMA DE INFORMACIÓN PROVEEDORES, LA INFORMACIÓN
FAVORABLE Y DESFAVORABLE SOBRE EL COMPORTAMIENTO COMO PROVEEDOR DE ECOPETROL, LA CUAL SE VERÁ REFLEJADA EN LAS
EVALUACIONES DE DESEMPEÑO, CON EL PROPÓSITO DE QUE ECOPETROL LA TENGA EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN Y DEFINICIÓN DE SUS
LISTAS CORTAS DE INVITADOS A CONTRATAR.
3. EL PROVEEDOR DECLARA QUE CONOCE Y ACEPTA LOS MECANISMOS (PLANES DE MEJORAMIENTO) PREVISTOS EN EL PROCEDIMIENTO DE
DESEMPEÑO DE PROVEEDOR PACTADO EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA, PARA RECUPERAR Y ALCANZAR UN MEJOR PORCENTAJE DE
DESEMPEÑO EN SU COMPORTAMIENTO COMO PROVEEDOR DE ECOPETROL.
CLÁUSULA - OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
EL PROVEEDOR SE OBLIGA A:
1. A ENTREGAR LOS BIENES OBJETO DE LA ORDEN DE COMPRA EN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES PACTADOS EN LA PRESENTE.
2. TODOS LOS BIENES MUEBLES, INMUEBLES, EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES QUE EL PROVEEDOR CONSIDERE NECESARIOS PARA LA
CORRECTA Y ÓPTIMA EJECUCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA, QUIEN DEBERÁ SUMINISTRARLOS Y ASUMIR LOS COSTOS CORRESPONDIENTES.
3. GUARDAR, CONSERVAR Y PONER A DISPOSICIÓN DE ECOPETROL, CUANDO ESTA LO REQUIERA, TODOS LOS COMPROBANTES, REGISTROS,
LIBROS, RECIBOS DE COTIZACIONES, ÓRDENES DE COMPRA, FACTURAS, CORRESPONDENCIA Y CUALQUIER DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE,
RELACIONADA CON LA ORDEN DE COMPRA, DURANTE EL PLAZO DE LA MISMA Y DOS (2) AÑOS MÁS. DURANTE DICHO PLAZO, ECOPETROL QUEDA
EXPRESAMENTE FACULTADO POR EL PROVEEDOR PARA REVISAR SUS LIBROS DE CONTABILIDAD, CORRESPONDENCIA Y DEMÁS REGISTROS,
CON EL PROPÓSITO DE VERIFICAR LA EXACTITUD DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA ORDEN DE COMPRA.
CLÁUSULA - CESIÓN
EL PROVEEDOR NO PODRÁ:
1) CEDER TOTAL O PARCIALMENTE LA ORDEN DE COMPRA A PERSONA ALGUNA SIN PREVIA AUTORIZACIÓN EXPRESA Y ESCRITA DE
ECOPETROL.
2) EN DESARROLLO DE LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 1960 DEL CÓDIGO CIVIL COLOMBIANO, CUANDO EL PROVEEDOR HAYA CEDIDO LOS
DERECHOS ECONÓMICOS DE LA ORDEN DE COMPRA, LAS PARTES ACUERDAN QUE LA MISMA SÓLO PRODUCIRÁ EFECTOS PARA ECOPETROL
CUANDO ÉSTA ACEPTE EXPRESAMENTE SU CONDICIÓN DE DEUDOR CEDIDO. LA CESIÓN NO AFECTARÁ, LIMITARÁ NI ELIMINARÁ LOS DERECHOS
Y FACULTADES DE ECOPETROL CONFORME A LA ORDEN DE COMPRA.
EL CESIONARIO DEBERÁ CUMPLIR A CABALIDAD CON LAS DISPOSICIONES LEGALES SOBRE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT) QUE LE SEAN APLICABLES, IMPLEMENTANDO CON EFICIENCIA Y OPORTUNIDAD LAS POLÍTICAS Y LOS
PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA TAL FIN.
CLAUSULA OBLIGACIONES DE ÉTICA, TRANSPARENCIA Y CUMPLIMIENTO EN CONTRATACIÓN
ECOPETROL ESTÁ COMPROMETIDO EN MANTENER LOS MÁS ALTOS ESTÁNDARES DE ÉTICA Y EXIGE DE SUS SOCIOS, SUBORDINADAS,
MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, TRABAJADORES, OFERENTES, CONTRATISTAS, PROVEEDORES, AGENTES, CLIENTES Y ALIADOS, ASÍ COMO AL
PERSONAL Y FIRMAS QUE ESTOS VINCULEN PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PACTADAS, EL ESTRICTO CUMPLIMIENTO DE LOS
PRINCIPIOS ÉTICOS DE LA ORGANIZACIÓN Y DE TODA NORMATIVA #NACIONAL, INTERNACIONAL O INTERNA# APLICABLE A LA EMPRESA Y SUS
OPERACIONES.
POR LO ANTERIOR, ECOPETROL CUENTA CON UN CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA QUE INTEGRA LAS REGLAS QUE DEFINEN LOS ESTÁNDARES
DE COMPORTAMIENTO ESPERADOS, QUE GUÍAN LA FORMA DE PROCEDER DE ECOPETROL, LAS COMPAÑÍAS DEL GRUPO Y DE TODOS LOS
DESTINATARIOS DEL CÓDIGO.

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ECOPETROL DESARROLLA EL CONTENIDO DE DICHO CÓDIGO EN MANUALES, GUÍAS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS,
DISPOSICIONES QUE, ADEMÁS DE DEFINIR PARÁMETROS DE PREVENCIÓN Y MITIGACIÓN DE RIESGOS, PERMITEN EJERCER CONTROL A
SITUACIONES QUE PUEDAN IMPLICAR HECHOS DE CORRUPCIÓN, SOBORNO, FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO,
VIOLACIONES A LA LEY FCPA, CONFLICTOS DE INTERÉS Y ÉTICOS, INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, CAPTACIÓN O RECAUDO ILEGAL DE
DINEROS DEL PÚBLICO, VIOLACIONES A LA LIBRE Y LEAL COMPETENCIA, Y ACTUACIONES CONTRARIAS A LAS PROHIBICIONES LEGALES Y
REGLAMENTARIAS.
POR LO ANTERIOR, ECOPETROL REQUIERE QUE TODO CONTRATISTA SUSCRIBA, ACEPTE Y CUMPLA LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES:
1. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO, DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA, Y LA NORMATIVA INTERNA RELATIVA A TEMAS ÉTICOS
Y DE CUMPLIMIENTO:
a. EL CONTRATISTA DECLARA DE MANERA EXPRESA QUE CONOCE EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
EMPRESARIAL, ASÍ COMO LOS MANUALES, GUÍAS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO ORIENTADOS A LA
PREVENCIÓN DE HECHOS DE CORRUPCIÓN, SOBORNO, FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, VIOLACIONES A LA LEY
«FCPA», CONFLICTOS DE INTERÉS O ÉTICOS, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES (LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO DE
ECOPETROL»), CAPTACIÓN O RECAUDO ILEGAL DE DINEROS DEL PÚBLICO, VIOLACIONES A LA LIBRE Y LEAL COMPETENCIA, QUE LOS HA
REVISADO, LOS ENTIENDE Y, EN CONSECUENCIA, SE OBLIGA A APLICARLOS. LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y SUSCRIPCIÓN DEL
RESPECTIVO CONTRATO O ACUERDO COMERCIAL IMPLICA ADHESIÓN INCONDICIONAL A DICHOS LINEAMIENTOS.
b. AL MOMENTO DE PARTICIPAR EN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL CONTRATO Y CON LA SUSCRIPCIÓN DEL MISMO, EL CONTRATISTA,
ADEMÁS DE ACEPTAR LA ADHESIÓN INCONDICIONAL A ESTAS NORMAS O LAS QUE LAS MODIFIQUEN, PROMETE ATENDER LOS PARÁMETROS
CONTENIDOS EN ELLAS Y A NO INCURRIR O PERMITIR CON SU ACTUACIÓN QUE EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO CON ECOPETROL SE
REALICEN ACTOS DE CORRUPCIÓN, SOBORNO, FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN AL TERRORISMO, VIOLACIONES A LA LEY «FCPA»,
CONFLICTO DE INTERÉS O ÉTICO, INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, CAPTACIÓN O RECAUDO ILEGAL DE DINEROS DEL PÚBLICO,
VIOLACIONES A LA LIBRE Y LEAL COMPETENCIA. TAMBIÉN SE COMPROMETE A ACTUAR EN FORMA TRANSPARENTE, BAJO LOS PRINCIPIOS
ÉTICOS DE INTEGRIDAD, RESPONSABILIDAD, RESPETO Y COMPROMISO CON LA VIDA.
c. EL CONTRATISTA DECLARA QUE HA RECIBIDO UNA COPIA DE LOS DOCUMENTOS REFERIDOS A LOS LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO
Y QUE, EN CUALQUIER CASO, LOS CONSULTARÁ EN LA PÁGINA WEB DE ECOPETROL. EL CONTRATISTA DECLARA QUE SOCIALIZARÁ LOS MISMOS
A SUS EMPLEADOS, SUBCONTRATISTAS (SI ECOPETROL AUTORIZARE DICHA SUBCONTRATACIÓN) Y A TERCEROS QUE REALICEN SERVICIOS EN
RELACIÓN CON EL OBJETO DE ESTE CONTRATO. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A ASEGURAR QUE DICHOS EMPLEADOS, SUBCONTRATISTAS (SI
ECOPETROL AUTORIZARE DICHA SUBCONTRATACIÓN) Y TERCEROS ENTIENDEN LOS CONTENIDOS DE LOS LINEAMIENTOS ÉTICOS Y DE
CUMPLIMIENTO PREVISTOS EN DICHOS INSTRUMENTOS Y QUE CUMPLIRÁN CON SUS REQUISITOS EN LA REALIZACIÓN DE TODAS LAS
ACTIVIDADES DEL PRESENTE CONTRATO.
d. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A NO EMPLEAR LOS RECURSOS RECIBIDOS DE ECOPETROL POR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PARA LA
REALIZACIÓN DE ALGUNA ACTIVIDAD ILÍCITA DE LAS CONTEMPLADAS EN EL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO NI A TENER RELACIONAMIENTO CON
EMPRESAS O PERSONAS SOBRE LAS CUALES SE TENGA CONOCIMIENTO DEL DESARROLLO DE ESE TIPO DE ACTIVIDADES, NI CON PERSONAS,
EMPRESAS O PAÍSES QUE SE ENCUENTREN RESTRINGIDOS EN LAS LISTAS EMITIDAS POR LA OFICINA DEL CONTROL DE ACTIVOS EXTRANJEROS
(OFAC POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) O LAS NACIONES UNIDAS.
2. CUMPLIMIENTO CON LAS LEYES ANTISOBORNO:
a. EL CONTRATISTA SE OBLIGA DE MANERA EXPRESA A CUMPLIR ESTRICTAMENTE CON LAS LEYES ANTISOBORNO QUE APLICAN AL
CONTRATISTA Y A ECOPETROL, INCLUYENDO PERO NO LIMITÁNDOSE A LA LEY DE LOS ESTADOS UNIDOS DE PRÁCTICAS CORRUPTAS EN EL
EXTRANJERO («FCPA» POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) Y LA LEY 1778 DEL 2016 (LEY ANTISOBORNO EN COLOMBIA) (EN CONJUNTO LAS «LEYES
ANTISOBORNO») O NORMAS QUE LA SUSTITUYAN, ADICIONEN O MODIFIQUEN. ESPECÍFICAMENTE, EL CONTRATISTA SE OBLIGA A ABSTENERSE
DE DAR, OFRECER, PROMETER, EXIGIR, SOLICITAR, RECIBIR O AUTORIZAR CUALQUIER CLASE DE PAGO O CUALQUIER VALOR QUE PUEDE SER
DE NATURALEZA FINANCIERA O NO FINANCIERA (PRÉSTAMO, REGALO, ATENCIÓN, HOSPITALIDAD, GRATIFICACIÓN, VIAJES, COMIDAS,
ENTRETENIMIENTO), DIRECTA O INDIRECTAMENTE, A FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES NACIONALES O EXTRANJEROS O A CUALQUIER OTRA
PERSONA CON EL FIN DE (I) INFLUIR DE MANERA CORRUPTA CUALQUIER ACTO O DECISIÓN EN FAVOR DEL CONTRATISTA Y/O ECOPETROL, (II)
CONDUCIR A DICHA PERSONA A ACTUAR O DEJAR DE ACTUAR EN VIOLACIÓN DE SU DEBER LEGAL, (III) HACER QUE SE INFLUYA INDEBIDAMENTE
EN UN ACTO O DECISIÓN DE OTRA PERSONA O ENTIDAD, O (IV) CON EL FIN DE OBTENER O RETENER UN NEGOCIO U OBTENER CUALQUIER OTRA
VENTAJA INDEBIDA EN RELACIÓN CON ESTE CONTRATO. TAMBIÉN SE COMPROMETE A NO OFRECER REGALOS, ATENCIONES Y HOSPITALIDADES
QUE DESCONOZCAN LA NORMATIVA INTERNA.
b. EN IGUAL SENTIDO, EL CONTRATISTA SE COMPROMETE A ABSTENERSE DE UTILIZAR CUALQUIER TIPO DE INFLUENCIA PARA GESTIONAR
BENEFICIOS, OBTENER O RETENER NEGOCIOS, FACILITAR UN TRÁMITE O A DAR, OFRECER O RECIBIR, DIRECTA O INDIRECTAMENTE, A TRAVÉS
DE FAMILIARES, EMPLEADOS, DIRECTIVOS, ADMINISTRADORES, PROVEEDORES, FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES, SUBORDINADAS,
CONTRATISTAS, SUBCONTRATISTAS, AGENTES O FAMILIARES DE ESTOS, CUALQUIER CLASE DE PAGO(PRÉSTAMO, REGALO, ATENCIÓN,
HOSPITALIDAD, GRATIFICACIÓN, VIAJES, COMIDAS, ENTRETENIMIENTO, BENEFICIO O PROMESA POR ELLO).
3. CONTABILIDAD Y CONTROLES INTERNOS:
a. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A MANTENER UN SISTEMA DE CONTABILIDAD QUE MANIFIESTE, CON DETALLE RAZONABLE Y CON EXACTITUD,
TODAS LAS TRANSACCIONES Y DISPOSICIONES DE ACTIVOS QUE GUARDEN RELACIÓN CON ESTE CONTRATO Y CON RECURSOS PAGADOS POR
ECOPETROL.
b. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A DESARROLLAR Y A MANTENER UN SISTEMA DE CONTROLES DE CONTABILIDAD INTERNA SUFICIENTES PARA
PROPORCIONAR SEGURIDAD RAZONABLE ACERCA DE LO SIGUIENTE:

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i. QUE LAS TRANSACCIONES EJECUTADAS EN RELACIÓN A ESTE CONTRATO SE REALICEN DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN EL
CONTRATO;
ii. QUE LAS TRANSACCIONES EJECUTADAS EN RELACIÓN A ESTE CONTRATO SE REGISTREN EN DEBIDA FORMA PARA LA PREPARACIÓN DE
ESTADOS FINANCIEROS, DE ACUERDO CON PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS O CON CUALQUIER OTRO CRITERIO
APLICABLE A TALES DECLARACIONES, Y QUE PERMITA MANTENER LA CONTABILIDAD DE LOS ACTIVOS.
c. PARA LOS FINES DE ESTA SECCIÓN, LOS TÉRMINOS «DETALLE RAZONABLE» O «SEGURIDAD RAZONABLE» SIGNIFICAN QUE BRINDAN
SATISFACCIÓN A AUTORIDADES COMPETENTES EN LA REALIZACIÓN DE SUS PROPIOS ASUNTOS.
4. AFILIACIONES GUBERNAMENTALES: EL CONTRATISTA, CUANDO NO SEA UN ENTE PÚBLICO, DECLARA QUE NINGUNO DE SUS DUEÑOS,
DIRECTORES, REPRESENTES LEGALES O TRABAJADORES RELACIONADOS CON EL DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO, ES UN
FUNCIONARIO GUBERNAMENTAL NACIONAL O EXTRANJERO, O ES PARIENTE DE UN FUNCIONARIO GUBERNAMENTAL NACIONAL O EXTRANJERO.
EN CASO DE ALGÚN CAMBIO, EL CONTRATISTA SE COMPROMETE A INFORMARLE A ECOPETROL POR ESCRITO Y DE MANERA INMEDIATA.
5. REUNIONES # RELACIONAMIENTO CON FUNCIONARIOS DEL GOBIERNO: EL CONTRATISTA, EN CASO DE SER PARTICULAR, SE OBLIGA A NO
COMUNICARSE O REALIZAR REUNIONES DIRECTAMENTE O TRAVÉS DE UN TERCERO CON FUNCIONARIOS DEL GOBIERNO (MUNICIPAL,
DEPARTAMENTAL, NACIONAL O INTERNACIONAL) PARA TRATAR TEMAS DEL CONTRATO AJENOS A ECOPETROL SIN NOTIFICAR CON ANTELACIÓN
Y SIN OBTENER LA APROBACIÓN PREVIA Y ESCRITA DE ECOPETROL. EN CASO QUE EL CONTRATISTA SEA UNA ENTIDAD PÚBLICA, ESTA
CLÁUSULA SE ENTENDERÁ FRENTE A FUNCIONARIOS AJENOS A LOS INVOLUCRADOS DIRECTAMENTE EN EL PRESENTE ACUERDO Y PARA
TRATAR TEMAS PROPIOS DEL MISMO.
IGUALMENTE SE COMPROMETE A ABSTENERSE DE DAR Y/O RECIBIR (DIRECTA O INDIRECTAMENTE A TRAVÉS DE EMPLEADOS, SUBORDINADAS,
CONTRATISTAS O AGENTES) PAGOS, PRÉSTAMOS, REGALOS, GRATIFICACIONES O PROMESAS A Y/O DE: EMPLEADOS, DIRECTIVOS,
ADMINISTRADORES, CONTRATISTAS, PROVEEDORES O AGENTES DE ECOPETROL, O A FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES, CON EL PROPÓSITO
DE INDUCIR A TALES PERSONAS A REALIZAR ALGÚN ACTO, OMITIRLO, TOMAR ALGUNA DECISIÓN O UTILIZAR SU INFLUENCIA CON EL OBJETIVO
DE CONTRIBUIR A OBTENER O RETENER NEGOCIOS O FACILITAR UN TRÁMITE EN RELACIÓN CON EL CONTRATO.
EL CONTRATISTA SE ABSTENDRÁ DE ESTABLECER, PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, RELACIONES COMERCIALES PRIVADAS
CON TRABAJADORES DE ECOPETROL O CON SU CÓNYUGE, COMPAÑERO O COMPAÑERA PERMANENTE O PARIENTES HASTA EL CUARTO
GRADO DE CONSANGUINIDAD, SEGUNDO GRADO DE AFINIDAD Y PRIMER GRADO CIVIL.
6. DERECHO DE AUDITORÍA:
a. EL CONTRATISTA ACEPTA Y RECONOCE EXPRESAMENTE QUE ECOPETROL TENDRÁ DERECHO A REALIZAR VERIFICACIONES
ADMINISTRATIVAS, AUDITORÍAS FINANCIERAS, OPERATIVAS O DE CUMPLIMIENTO SOBRE ÉL, Y SOBRE CUALQUIER TERCERO QUE PRESTE
SERVICIOS EN RELACIÓN CON EL OBJETO DE ESTE CONTRATO (PROVEEDORES O SUBCONTRATISTAS), ASÍ COMO A REVISAR LA INFORMACIÓN
QUE ECOPETROL ESTIME PERTINENTE PARA VERIFICAR CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES ANTISOBORNO, LOS «LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y
CUMPLIMIENTO DE ECOPETROL» CONTENIDAS EN LA NORMATIVA REFERIDA EN ESTA CLÁUSULA, LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTE
CONTRATO, EN LO RELATIVO A LA EJECUCIÓN DE ESTE CONTRATO. EL CONTRATISTA SE COMPROMETE A PROPORCIONARLE A ECOPETROL
TODA INFORMACIÓN NECESARIA PARA ESTOS FINES.
b. EL CONTRATISTA Y SUS REPRESENTANTES DEBERÁN PACTAR LA FACULTAD DE REALIZAR VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS, SUPERVISIÓN,
AUDITORÍAS FINANCIERAS, OPERATIVAS O DE CUMPLIMIENTO SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
MANTENIDOS POR LOS TERCEROS QUE VINCULE PARA REALIZAR LABORES DEL CONTRATO QUE SEAN AUTORIZADAS EN LOS TÉRMINOS DEL
MISMO, PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS.
7. CONFLICTO DE INTERÉS Y ÉTICO, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:
a. EL CONTRATISTA DECLARA QUE NO ESTÁ INCURSO EN CAUSAL DE INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Y SE OBLIGA A EVITAR CUALQUIER SITUACIÓN O CIRCUNSTANCIA QUE PUEDA CONSTITUIR UN CONFLICTO DE INTERÉS O ÉTICO, DE
CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA, INHABILIDAD, INCOMPATIBILIDAD O TRASGRESIÓN A UNA
PROHIBICIÓN, Y A NO DAR LUGAR A HECHOS QUE PUEDAN GENERAR ESCENARIOS DE PERCEPCIÓN DE POCA TRANSPARENCIA, A LA LUZ DE LA
NORMATIVA #NACIONAL, INTERNACIONAL O INTERNA- APLICABLES A ECOPETROL.
b. EL CONTRATISTA SE OBLIGA A ABSTENERSE DE ESTABLECER, PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, CUALQUIER TIPO DE
RELACIÓN COMERCIAL PRIVADA CON SU CÓNYUGE, COMPAÑERO O COMPAÑERA PERMANENTE O PARIENTES HASTA EL CUARTO GRADO DE
CONSANGUINIDAD, SEGUNDO GRADO DE AFINIDAD, PRIMERO CIVIL, SOCIOS DE HECHO O DE DERECHO O CON TRABAJADORES DE ECOPETROL,
SU CÓNYUGE, COMPAÑERO O COMPAÑERA PERMANENTE O PARIENTES HASTA EL CUARTO GRADO DE CONSANGUINIDAD, SEGUNDO GRADO DE
AFINIDAD, PRIMERO CIVIL, SOCIOS DE HECHO O DE DERECHO DE DICHOS SERVIDORES PÚBLICOS, VULNERANDO LA REGLAMENTACIÓN EN
MATERIA DE CONFLICTOS, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.
8. OBLIGACIÓN DE REPORTAR INCUMPLIMIENTO: EN EL EVENTO QUE EL CONTRATISTA O CUALQUIERA DE LAS PERSONAS VINCULADAS A LA
EJECUCIÓN DEL CONTRATO TENGA CONOCIMIENTO O SOSPECHA DE UN HECHO O SITUACIÓN QUE IMPLIQUE CORRUPCIÓN, SOBORNO, FRAUDE,
LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, CONFLICTO DE INTERÉS O ÉTICO, INHABILIDAD, INCOMPATIBILIDAD O TRASGRESIÓN A
UNA NORMA NACIONAL O INTERNACIONAL APLICABLE A ECOPETROL, INCLUYENDO LAS NORMAS ANTISOBORNO Y LA FCPA, SE OBLIGA #SIN
PERJUICIO DE LOS DEBERES CONSTITUCIONALES Y LEGALES- A DENUNCIARLO DE INMEDIATO Y DIRECTAMENTE, A TRAVÉS DEL CANAL DE
DENUNCIAS DE ECOPETROL HTTP://LINEAETICA.ECOPETROL.COM.CO.
9. PAGOS A TERCEROS: TODO PAGO A TERCEROS QUE CUMPLAN LABOR O TAREA RELACIONADA CON EL DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL
CONTRATO SE HARÁ POR TRANSFERENCIA BANCARIA A UNA CUENTA A NOMBRE DEL TERCERO DE UNA INSTITUCIÓN FINANCIERA DESIGNADA
POR ÉSTE EN EL PAÍS DONDE PRESTA SUS SERVICIOS.
SE PROHÍBE ESTRICTAMENTE EL PAGO EN EFECTIVO A UN TERCERO, AL IGUAL QUE SE PROHÍBE EL PAGO INDIRECTO A UN TERCERO.

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10. CERTIFICACIONES DE CUMPLIMIENTO: EL CONTRATISTA SE OBLIGA A CERTIFICAR POR ESCRITO, POR LO MENOS ANUALMENTE O CON LA
FRECUENCIA QUE SE LE EXIJA, QUE (A) HA CUMPLIDO CON LAS LEYES ANTISOBORNO, CON LOS «LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO DE
ECOPETROL» REFERIDAS EN ESTA CLÁUSULA, (B) QUE NO HA DADO, PROMETIDO, OFRECIDO O AUTORIZADO NINGÚN PAGO INDEBIDO EN
VIOLACIÓN DEL PRESENTE CONTRATO, (C) QUE NO TIENE CONOCIMIENTO DE NINGÚN PAGO HECHO EN VIOLACIÓN DE ESTE CONTRATO Y, (D)
QUE DILIGENCIARÁ LOS FORMATOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO QUE SE EXIJAN.
11. DERECHO DE TERMINACIÓN POR INCUMPLIMIENTO: EL CONTRATISTA RECONOCE Y ACEPTA EXPRESAMENTE QUE CUALQUIER VIOLACIÓN DE
LAS LEYES ANTISOBORNO O DE LAS OBLIGACIONES PREVISTAS EN LOS «LINEAMIENTOS DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO DE ECOPETROL» A LAS
CUALES SE HA HECHO MENCIÓN CONSTITUIRÁ CAUSAL SUFICIENTE PARA QUE ECOPETROL PUEDA DAR POR TERMINADO ANTICIPADAMENTE EL
CONTRATO, SIN QUE HAYA LUGAR A INDEMNIZACIÓN ALGUNA A FAVOR DEL CONTRATISTA, Y SIN PERJUICIO DE LAS ACCIONES LEGALES,
ADMINISTRATIVAS Y JUDICIALES TENDIENTES A RESTITUIR LOS APORTES HECHOS POR LA EMPRESA Y A MITIGAR LOS RIESGOS A QUE HUBIERE
LUGAR. IGUALMENTE, RECONOCE Y ACEPTA LAS CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO CONTEMPLADAS EN EL CÓDIGO DE ÉTICA Y
CONDUCTA EMPRESARIAL VIGENTE, QUE SE ENCUENTRA PUBLICADO EN LA PÁGINA WEB DE ECOPETROL, SUS EFECTOS FRENTE A LOS
CONTRATOS Y CONVENIOS CON ECOPETROL Y LAS COMPAÑÍAS DEL GRUPO, LOS CUALES PODRÁN TERMINARSE CUANDO SE DEN LAS
CONDICIONES PREVISTAS EN DICHO CÓDIGO, SIN LUGAR A INDEMNIZACIÓN.
12. USO DE MARCAS Y PROPIEDAD INDUSTRIAL E INTELECTUAL: EL CONTRATISTA NO UTILIZARÁ EL NOMBRE, MARCA, ENSEÑA, PROPIEDAD
INDUSTRIAL E INTELECTUAL DE ECOPETROL PARA SUS FINES PERSONALES O PROPIOS NI TAMPOCO PARA FINES DISTINTOS A LOS PACTADOS
EN EL CONTRATO O QUE TENGAN FINES ILÍCITOS. EN NINGÚN CASO DIFUNDIRÁ, UTILIZANDO EL NOMBRE, MARCA O ENSEÑA DE ECOPETROL,
INFORMACIÓN INEXACTA. EL CONTRATISTA DEBE ABSTENERSE DE DIFUNDIR INFORMACIÓN QUE AFECTE LA IMAGEN DE ECOPETROL O DE OTRA
PARTE CUANDO SE SOPORTE SOBRE SUPUESTOS QUE NO SE ENCUENTREN DEMOSTRADOS.
13. PROHIBICIÓN: EN LOS TÉRMINOS DE LAS LEYES Y REGLAMENTOS APLICABLES A ECOPETROL #ENTRE ELLAS LAS QUE CONTIENEN
INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES E IMPEDIMENTOS COMO LA LEY 80 DE 1993, LEY 1474 DE 2011, LEY 80 DE 1993, LEY 734
DE 2002 Y EL INSTRUCTIVO DE CONFLICTOS DE INTERÉS ECP-SEG-I-003, O LAS DISPOSICIONES QUE LAS MODIFIQUEN-, EL CONTRATISTA SE
ABSTENDRÁ DE VINCULAR, PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y REALIZACIÓN DE ASUNTOS O NEGOCIOS QUE HAGAN PARTE
DEL OBJETO Y ALCANCE DEL MISMO, A EX-SERVIDORES DE ECOPETROL QUE HUBIEREN CONOCIDO O ADELANTADO DICHOS ASUNTOS O
NEGOCIOS DURANTE EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES COMO SERVIDORES PÚBLICOS. CON ESTE PROPÓSITO EL CONTRATISTA SOLICITARÁ
AL EX-SERVIDOR DE ECOPETROL QUE PRETENDA VINCULAR, UNA DECLARACIÓN FORMAL DE NO HALLARSE INCURSO EN LA CAUSAL DE
CONFLICTO DE INTERÉS O ÉTICO, INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD PREVISTA EN LA LEY Y/O EN LAS NORMAS INTERNAS DE ECOPETROL E
INFORMARÁ DE INMEDIATO AL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Y A LA GERENCIA CORPORATIVA DE ASUNTOS ÉTICOS Y DE CUMPLIMIENTO
SOBRE DICHA MANIFESTACIÓN.
14. CONFIDENCIALIDAD: EL CONTRATISTA SE OBLIGA A PROTEGER CUALQUIER INFORMACIÓN O DATO QUE LE SEA ENTREGADO POR
ECOPETROL Y GUARDARÁ LA DEBIDA RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY 1581 DE 2011,
DECRETO ÚNICO 1074 DE 2015 Y DEMÁS REGLAS INTERNAS DE LA EMPRESA. EL CONTRATISTA SE OBLIGA TAMBIÉN A ASEGURAR QUE
CUALQUIERA DE LAS PERSONAS VINCULADAS A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO CUMPLAN CON LA MISMA OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD.
CON LA SUSCRIPCIÓN DE ESTE CONTRATO EL CONTRATISTA ENTIENDE Y ACEPTA QUE LAS ANTERIORES OBLIGACIONES SE EXTIENDEN A SUS
TRABAJADORES, SUBCONTRATISTAS, PROVEEDORES, AGENTES Y SUS RESPECTIVOS EMPLEADOS Y QUE SU VULNERACIÓN PUEDE DAR LUGAR
A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO CONFORME CON LO INDICADO EN EL NUMERAL 11. POR ELLO, SE OBLIGA A INCLUIR LO ESTABLECIDO EN
ESTA CLÁUSULA EN LOS CONTRATOS QUE CELEBRE CON CUALQUIER PERSONA NATURAL O JURÍDICA CON OCASIÓN O MOTIVO DE ESTE
CONTRATO.
PARÁGRAFO: LAS OBLIGACIONES CONTENIDAS EN ESTA CLÁUSULA SE EXTIENDEN A LOS EMPLEADOS DEL CONTRATISTA, A SUS
SUBCONTRATISTAS, PROVEEDORES, AGENTES Y SUS RESPECTIVOS EMPLEADOS, Y EL CONTRATISTA SE OBLIGA A INCLUIR LO ESTABLECIDO EN
ESTA CLÁUSULA EN LOS CONTRATOS QUE CELEBRE CON SUS SUBCONTRATISTAS.
ACORDE CON ESTO, EL CONTRATISTA SE OBLIGA A DILIGENCIAR EL FORMATO DE CONFLICTO, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, LOS
FORMATOS DE INTEGRIDAD Y COMPROMISO CON LA TRANSPARENCIA QUE SE LE EXIJAN A LA EMPRESA Y A SUS REPRESENTANTES,
TRABAJADORES O SUBCONTRATISTAS, ASÍ COMO A PARTICIPAR EN LOS PROGRAMAS DE SENSIBILIZACIÓN QUE ECOPETROL INDIQUE DURANTE
EL DESARROLLO DEL CONTRATO Y A ADELANTAR PROGRAMAS INTERNOS DE FORMACIÓN A SUS TRABAJADORES, PROVEEDORES,
SUBCONTRATISTAS Y TODO EL RECURSO QUE ESTÉ RELACIONADO CON LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PARA ASEGURAR EL MEJORAMIENTO
PERMANENTE EN LOS TEMAS RELACIONADOS CON ESTA CLÁUSULA.
CLAUSULA DERECHOS HUMANOS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
EN COHERENCIA CON SU COMPROMISO CON LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL, ECOPETROL PROMUEVE ENTRE SUS PROVEEDORS:
# LA IMPLEMENTACIÓN DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES RESPONSABLES, ÉTICAS Y SOSTENIBLES.
# EL RESPETO POR LOS DERECHOS HUMANOS ACORDE CON LA LEY.
# RECHAZA CUALQUIER FORMA DE COMPLICIDAD FRENTE A PRESUNTAS VIOLACIONES DE DERECHOS HUMANOS.
EL PROVEEDOR SE COMPROMETE A:
1. IMPLEMENTAR PRÁCTICAS RESPONSABLES, ACORDE CON EL CONCEPTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL QUE HA ADOPTADO
ECOPETROL, DE ACUERDO CON LA ISO26000: "LA ORGANIZACIÓN SE HACE RESPONSABLE POR LOS IMPACTOS QUE SUS DECISIONES Y
ACTIVIDADES OCASIONAN EN LA SOCIEDAD Y EL MEDIO AMBIENTE, MEDIANTE UN COMPORTAMIENTO ÉTICO Y TRANSPARENTE QUE:
- CONTRIBUYA AL DESARROLLO SOSTENIBLE, INCLUYENDO LA SALUD Y EL BIENESTAR DE LA SOCIEDAD.
- TOME EN CONSIDERACIÓN LAS EXPECTATIVAS DE SUS GRUPOS DE INTERÉS.

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- CUMPLA CON LA LEGISLACIÓN APLICABLE Y SEA COHERENTE CON LA NORMATIVA INTERNACIONAL DE COMPORTAMIENTO.
- ESTÉ INTEGRADA EN TODA LA ORGANIZACIÓN Y SE LLEVE A LA PRÁCTICA EN SUS RELACIONES".
2. REPORTAR AL GESTOR DE LA ORDEN DE COMPRA O A QUIEN TENGA SUS FUNCIONES, LOS INCIDENTES O NOVEDADES QUE PUEDAN AFECTAR
LA REPUTACIÓN DE ECOPETROL, DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA OCURRENCIA DE AQUELLOS, A EFECTOS DE DAR UN
MANEJO CONSENSUADO A LOS MISMOS.
3. EN DESARROLLO DE SU AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA DEBE: ATENDER Y MANEJAR LAS RELACIONES QUE CON OCASIÓN DE LA ORDEN DE
COMPRA ESTABLEZCA CON SUS TRABAJADORES Y DEMÁS GRUPOS DE INTERÉS, RESPETAR Y PROMOVER LOS DERECHOS HUMANOS Y
RESPONDER POR EL IMPACTO DE SUS ACTIVIDADES EN LA SOCIEDAD, LA ECONOMÍA Y EL MEDIO AMBIENTE. DE IGUAL FORMA, DEBE CUMPLIR
LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS CON SUS TRABAJADORES Y DEMÁS GRUPOS DE INTERÉS, Y RESPONDER LAS SOLICITUDES, QUEJAS,
RECLAMOS Y DEMÁS EVENTOS QUE SE LLEGAREN A PRESENTAR CON SUS GRUPOS DE INTERÉS Y QUE PUEDAN AFECTAR LA EJECUCIÓN DE LA
ORDEN DE COMPRA.
4. IDENTIFICAR, PREVENIR Y MITIGAR SITUACIONES QUE AFECTEN REAL O POTENCIALMENTE EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS HUMANOS, A LA
LUZ DEL RELACIONAMIENTO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS, EN DESARROLLO DE SUS OPERACIONES Y EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS
OBLIGACIONES CONTRACTUALES.
CLÁUSULA - TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES POR PARTE DEL CONTRATISTA.
EN CASO DE QUE PARA EL DESARROLLO DEL CONTRATO EL CONTRATISTA DEBA TRANSFERIR A ECOPETROL DATOS PERSONALES NO
PÚBLICOS DE SUS TRABAJADORES O CONTRATISTAS (EN LOS TÉRMINOS DE LA LEY 1581 Y EL DECRETO ÚNICO 1074 DE 2015), EL
ADMINISTRADOR DEBERÁ ASEGURAR QUE EL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS DEL CONTRATISTA O QUIEN HAGA SUS VECES PRESENTE A
ECOPETROL:
A) UNA CERTIFICACIÓN DE QUE CUENTA CON UNA AUTORIZACIÓN ESCRITA, EXPRESA, PREVIA E INFORMADA OTORGADA POR EL TITULAR DEL
DATO PARA EL TRATAMIENTO DEL MISMO, INCLUYENDO SU TRANSFERENCIA, LA CUAL PODRÁ OBRAR EN EL CONTRATO DE TRABAJO O EN
CUALQUIER OTRO DOCUMENTO. COPIA DE LA AUTORIZACIÓN PODRÁ SER SOLICITADA POR ECOPETROL EN CUALQUIER MOMENTO Y EL
CONTRATISTA ESTARÁ OBLIGADO A ENTREGARLA DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES.
B) AL MOMENTO DE LA TRANSFERENCIA DE LOS DATOS A ECOPETROL DEBERÁ ACLARAR CUÁLES SON LAS FINALIDADES CON LAS CUALES
CAPTURÓ EL DATO Y LA VIGENCIA DEL TRATAMIENTO PARA QUE ECOPETROL PUEDA HACER EL TRATAMIENTO DENTRO DE ESOS PARÁMETROS
Y VERIFICAR SI COINCIDEN CON LOS TRATAMIENTOS PARA EL GRUPO DE INTERÉS RESPECTIVO EN SU PROPIA DECLARACIÓN.
SI EN DESARROLLO DEL CONTRATO SE REQUIERE REALIZAR UN TRATAMIENTO ADICIONAL POR PARTE DE ECOPETROL, EL CONTRATISTA SE
OBLIGA A PRESTARLE SU COLABORACIÓN PARA OBTENER DE SUS TRABAJADORES Y CONTRATISTAS LA AUTORIZACIÓN PARA ELLO.
CLÁUSULA - TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE ECOPETROL COMO RESPONSABLE AL CONTRATISTA ENCARGADO.
CUANDO EL CONTRATISTA, POR CUENTA DE ECOPETROL, REALICE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS Y/O EL MANEJO DE
BASES DE DATOS DE LOS QUE ECOPETROL SEA CONSIDERADO RESPONSABLE, SE OBLIGA ADEMÁS DE LO CONSIGNADO EN LAS NORMAS DE
CARÁCTER GENERAL A:
A) SI REALIZA CAPTURA DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS: OBTENER AUTORIZACIÓN ESCRITA, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA DEL
TITULAR (PERSONA NATURAL) O DE SUS APODERADOS O TUTORES, Y ENTREGARLA A ECOPETROL CUANDO LA SOLICITE O EN TODO CASO AL
SUSCRIBIR EL ACTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO O DENTRO DE LOS 30 DÍAS SIGUIENTES A LA EXPIRACIÓN DEL TÉRMINO DE EJECUCIÓN,
LO QUE PRIMERO OCURRA.
B) EMPLEAR LOS DATOS PERSONALES A LOS QUE TENGA ACCESO EXCLUSIVAMENTE PARA LOS FINES DEL PRESENTE CONTRATO,
CONSERVANDO Y TRATANDO LA INFORMACIÓN DE CONFORMIDAD CON LA DECLARACIÓN DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN
ECOPETROL, SALVAGUARDANDO LAS BASES DE DATOS QUE LOS CONTENGAN.
C) COLABORAR CON ECOPETROL PARA ASEGURAR AL TITULAR QUE EN TODO MOMENTO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONSULTAR,
RECTIFICAR O SUPRIMIR SUS DATOS PERSONALES.
D) CUMPLIR TODAS LAS INDICACIONES QUE LE IMPARTA ECOPETROL RESPECTO DE LOS DATOS PERSONALES BAJO SU ENCARGO.
E) RESPONDER DIRECTAMENTE SOBRE TODOS LOS DATOS PERSONALES QUE SE TRATEN EN LOS EQUIPOS QUE SEAN DE SU PROPIEDAD O DE
SUS DELEGADOS O REPRESENTANTES.
F) MANEJAR LOS DATOS Y LAS BASES CONFIDENCIALMENTE, MANTENIENDO BAJO RESERVA LOS DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS.
G) CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES QUE COMO ENCARGADO DERIVAN DE LA LEY 1581 DE 2012 Y LAS NORMAS QUE LA DESARROLLEN.
H) RESTITUIR A ECOPETROL TODO DATO PERSONAL Y BASE DE DATOS QUE ÉSTA LE HAYA ENTREGADO (EN MEDIOS FÍSICOS Y/O
ELECTRÓNICOS) Y ELIMINARLO COMPLETAMENTE APLICANDO TÉCNICAS DE BORRADO SEGURO Y CERTIFICAR LA EJECUCIÓN DE DICHA
ACTIVIDAD.
CLÁUSULA - TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A ECOPETROL.
CUANDO ECOPETROL, POR CUENTA DEL CONTRATANTE, REALICE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS Y/O EL MANEJO DE
BASES DE DATOS DE LOS QUE EL CONTRATANTE SEA CONSIDERADO RESPONSABLE, SE OBLIGA ADEMÁS DE LO CONSIGNADO EN LAS NORMAS
DE CARÁCTER GENERAL A:
A) SI REALIZA CAPTURA DE DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS: OBTENER AUTORIZACIÓN ESCRITA, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA DEL
TITULAR (PERSONA NATURAL) O DE SUS APODERADOS O TUTORES, Y ENTREGARLA AL CONTRATANTE CUANDO LA SOLICITE O EN TODO CASO
AL SUSCRIBIR EL ACTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO.
B) EMPLEAR LOS DATOS PERSONALES A QUE TENGA ACCESO EXCLUSIVAMENTE PARA LOS FINES DEL PRESENTE CONTRATO, CONSERVANDO Y
TRATANDO LA INFORMACIÓN DE CONFORMIDAD CON LA DECLARACIÓN DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DEL CONTRATANTE
SALVAGUARDANDO LAS BASES DE DATOS QUE LOS CONTENGAN.
C) COLABORAR CON EL CONTRATANTE PARA ASEGURAR AL TITULAR QUE EN TODO MOMENTO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONSULTAR,
RECTIFICAR O SUPRIMIR SUS DATOS PERSONALES.
D) CUMPLIR TODAS LAS INDICACIONES QUE LE IMPARTA EL CONTRATANTE RESPECTO DE LOS DATOS PERSONALES BAJO SU ENCARGO.

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E) RESPONDER DIRECTAMENTE SOBRE TODOS LOS DATOS PERSONALES QUE SE TRATEN EN LOS EQUIPOS QUE SEAN DE SU PROPIEDAD O DE
SUS DELEGADOS O REPRESENTANTES.
F) MANEJAR LOS DATOS Y LAS BASES CONFIDENCIALMENTE, MANTENIENDO BAJO RESERVA LOS DATOS PERSONALES NO PÚBLICOS.
G) RESTITUIR AL CONTRATANTE TODO DATO PERSONAL Y BASE DE DATOS QUE ÉSTA LE HAYA ENTREGADO (EN MEDIOS FÍSICOS Y/O
ELECTRÓNICOS) Y ELIMINARLO COMPLETAMENTE APLICANDO TÉCNICAS DE BORRADO SEGURO Y CERTIFICAR LA EJECUCIÓN DE DICHA
ACTIVIDAD.
*****
CLÁUSULA - AVISOS, CONTACTOS Y EXPEDICIÓN
EL NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA DE ECOPETROL DEBE ESTAR CLARAMENTE IDENTIFICADO EN TODOS LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS O
ASOCIADOS CON ESTA ORDEN DE COMPRA.
EL INTERLOCUTOR PARA LA EJECUCIÓN DE ESTA ORDEN DE COMPRA ES EL GESTOR DE SEGUIMIENTO, POR LO TANTO TODA LA INFORMACIÓN
DE ESTA ETAPA DEBERÁ SER REMITIDA A SU CORREO laura.villada@ecolog.com.co EL PROVEEDOR DEBE ASEGURARSE DE INCLUIR ESTE CORREO
EN TODAS LAS COMUNICACIONES SOBRE LOS DESPACHOS, QUE SE CRUCEN CON LOS GESTORES DE MATERIALES INDICADOS EN LA ORDEN DE
COMPRA.
PARA PROGRAMAR EL DESPACHO, EL PROVEEDOR DEBE CONSIDERAR LOS PROTOCOLOS DE INGRESO APLICABLES AL LUGAR DE ENTREGA
INDICADO EN ESTA ORDEN DE COMPRA, QUE PODRÁ ACLARAR CON EL GESTOR DE SEGUIMIENTO. UNA VEZ REALIZADA LA ENTREGA DEL
MATERIAL, DEBE INFORMARLO AL GESTOR DE SEGUIMIENTO ANEXANDO LA RESPECTIVA EVIDENCIA.
UNA VEZ ECOPETROL REALICE EL INGRESO DE MERCANCÍA AL SISTEMA, EL PROVEEDOR RECIBIRÁ LA NOTIFICACIÓN PARA PODER PRESENTAR
LA FACTURA. LA FACTURACIÓN DEBERÁ REALIZARSE EN EL PLAZO Y CONDICIONES INDICADAS EN LA ORDEN DE COMPRA Y LA FACTURA
DEBERÁ INDICAR EL NÚMERO DE LA ORDEN DE COMPRA E ÍTEMS CORRESPONDIENTES PARA ASEGURAR SU CONTABILIZACIÓN
FLETE / FREIGHT CODE:
SITIO DE ENTREGA/ DELIVERY:
PO- CONDICIONES DE ENTREGA
CLÁUSULA # TÉRMINOS Y CONDICIONES REFERENTES A LA ENTREGA
PARA LOS EFECTOS DE LA ENTREGA DE LOS BIENES, EL PROVEEDOR DEBERÁ TENER EN CUENTA:
ITEM
PR RUBIALES (1083)
VIA PUERTO GAITAN # RUBIALES. CDM CENTRO DE MATERIALES
Luis Antonio Mayorga
supervisorrubiales@ecopetrol.com.co
Supervisorrubiales@ecolog.com.co
3148898753
Carlos Mauricio Moreno
3102173358
b) LA PERSONA DE CONTACTO PARA LA ENTREGA DE LOS BIENES SERÁ:
FAVOR CONFIRMAR EL RECIBO DE LA ORDEN DE COMPRA A
LAURA VILLADA
E-MAIL: laura.villada@ecolog.com.co
DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES AL RECIBO DE LA PRESENTE.
c) LAS FECHAS MÁXIMAS DE ENTREGA ESTABLECIDAS SERÁN LAS INDICADAS EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA. ECOPETROL, PREVIO
ACUERDO CON EL PROVEEDOR, PODRÁ SOLICITAR EL ADELANTO O EL RETARDO DE UNA ENTREGA ESPECÍFICA, DEL PROGRAMA DE ENTREGAS
O DESPACHOS PARCIALES.
d) LA ENTREGA SOLO SE PERFECCIONA SI LOS BIENES: (I) SON COMERCIALIZABLES Y LIBRES DE DEFECTOS EN LA FABRICACIÓN, MATERIALES,
MANO DE OBRA Y DISEÑO; (II) FUNCIONAN CORRECTAMENTE BAJO EL USO PREVISTO, ORDINARIO Y APROPIADO; (III) CUMPLEN CON LAS
ESPECIFICACIONES DE ECOPETROL; Y (IV) CUMPLEN CON LAS NORMAS DE INGENIERÍA, DISEÑO, FABRICACIÓN, MATERIALES, ELÉCTRICOS,
CONTRA INCENDIO O DE SEGURIDAD, APLICABLES AL BIEN.
PARÁGRAFO PRIMERO: REQUERIMIENTOS DE ENTREGA:
EL PROVEEDOR DEBERÁ GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES DE ENTREGA REFERENCIADAS EN EL ANEXO PROTOCOLO DE
INGRESO Y ENTREGA DE MERCANCÍAS DE ÓRDENES DE COMPRA A BODEGA, LAS CUALES SON DE CARÁCTER OBLIGATORIO PARA EL RECIBO DE
LA MERCANCÍA EN LAS ÁREAS DE ALMACENAMIENTO DE ECOPETROL.
EN EL CASO DE MATERIALES CON ORIGEN PRIMARIO INTERNACIONAL, EL PROVEEDOR DEBERÁ GARANTIZAR LA ENTREGA A ECOPETROL DE LA
DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN DE LOS MISMOS.
EN EL CASO DE MATERIALES QUE ASÍ LO REQUIERAN, EL PROVEEDOR DEBERÁ SUMINISTRAR LOS CERTIFICADOS DE FABRICACIÓN, CALIDAD,
PRUEBAS, Y/O INSPECCIONES CORRESPONDIENTES.
EL INCUMPLIMIENTO DE LO ANTERIOR PODRÁ DAR LUGAR A LA AFECTACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y A LA APLICACIÓN DE LA
MULTA PACTADA EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA SI ECOPETROL ASÍ LO ESTIMA NECESARIO.

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PARÁGRAFO SEGUNDO: REQUERIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN SOPORTE MATERIALES IMPORTADOS
CONSIDERANDO QUE DE ACUERDO AL ARTÍCULO 594 DEL DECRETO 1165 DE 2019 DONDE ESTABLECE LA OBLIGACIÓN DE PRESENTAR LA
DECLARACIÓN ADUANERA O DOCUMENTO QUE HAGA SUS VECES, POR LO TANTO, EL PROVEEDOR PARA LAS ÓRDENES DE COMPRA
NACIONALES CUYO ORIGEN ES INTERNACIONAL, EN EL MOMENTO DE HACER LA ENTREGA DE LOS MATERIALES EN LAS DIFERENTES ÁREAS DE
ALMACENAMIENTO DE ECOPETROL DEBERÁ ANEXAR COMO MÍNIMO LA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN CORRESPONDIENTE A LOS MATERIALES
ENTREGADOS.
CLÁUSULA # INSPECCIÓN
LOS BIENES PUEDEN SER OBJETO DE INSPECCIÓN POR PARTE DE ECOPETROL O SUS REPRESENTANTES, EN LAS INSTALACIONES DEL
PROVEEDOR, FÁBRICA DE SUS PROVEEDORES, ALIADO O REPRESENTADOS, SEGÚN CORRESPONDA Y DE ACUERDO AL NIVEL DE INSPECCIÓN
APLICABLE, QUIEN DEBE PERMITIR Y FACILITAR EL DESARROLLO DE ESTA ACTIVIDAD.
EN EL CASO DE QUE LOS BIENES RECIBIDOS NO CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES REQUERIDAS, ASÍ SE INFORMARÁ AL PROVEEDOR,
PARA QUE ADOPTE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS CORRESPONDIENTES.
LA INSPECCIÓN DE BIENES POR PARTE DE ECOPETROL NO ES OBLIGATORIA, NI SIGNIFICA QUE EL PROVEEDOR ESTÉ EXENTO DE SU
RESPONSABILIDAD DE ENTREGAR LOS BIENES DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS Y OPORTUNIDAD CONTENIDOS EN LA PRESENTE ORDEN.
EL PROVEEDOR NO DEBERÁ DESPACHAR LOS MATERIALES SIN CONTAR CON SU RESPECTIVA NOTA DE LIBERACIÓN Y O VALIDACIÓN POR
PARTE DEL FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO. EN CASO DE QUE EL PROVEEDOR NO CUENTE CON DICHA NOTA LOS MATERIALES NO SERÁN
RECIBIDOS NI PAGADOS POR PARTE DE ECOPETROL.
CLÁUSULA - DOCUMENTOS DE LA ORDEN DE COMPRA
HACEN PARTE INTEGRANTE DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA Y SE TENDRÁN EN CUENTA PARA SU INTERPRETACIÓN, LOS SIGUIENTES
DOCUMENTOS, EN EL ORDEN DE PRECEDENCIA QUE SE INDICA A CONTINUACIÓN:
1. LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA.
2. LOS DOCUMENTOS DEL MÉTODO DE ELECCIÓN (DME), DENTRO DE LOS CUALES SE ENCUENTRA LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
3. LA OFERTA PRESENTADA POR EL PROVEEDOR.
PARAGRAFO PRIMERO PARA PROVEEDORES INTERNACIONALES Ó PROVEEDORES NACIONALES CON ENTREGA EN EL EXTERIOR
DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA EL PROVEEDOR DEBERÁ DILIGENCIAR EL ANEXO GAB-F-301 CON CADA DESPACHO DE
BIENES Y DEBERÁ REMITIRLO DEBIDAMENTE FIRMADO AL FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA INTERNACIONAL QUE
TENGA DESIGNADO EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA.
PARAGRAFO SEGUNDO PARA ENTREGAS NACIONALES
EL PROVEEDOR DEBERÁ TENER EN CUENTA EL ANEXO PROTOCOLO DE INGRESO Y ENTREGA DE MERCANCÍAS DE ÓRDENES DE COMPRA A
BODEGA.
PARAGRAFO TECERO PARA ENTREGAS FUERA DE BODEGA
EL PROVEEDOR DEBERÁ ENVIAR AL FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO LA REMISIÓN FIRMADA POR PARTE DE ECOPETROL EN DONDE CONSTE EL
RECIBO DE LOS BIENES.
CLÁUSULA # IMPUESTOS
TODOS LOS TRIBUTOS DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL QUE SE CAUSEN POR RAZÓN DE LA SUSCRIPCIÓN, DESARROLLO O EJECUCIÓN DE
LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA TALES COMO ICA, IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS, CONTRIBUCIONES, TASAS, ENTRE OTROS,
CON EXCEPCIÓN DE LOS QUE ESTRICTAMENTE CORRESPONDAN A ECOPETROL, SON DE CARGO EXCLUSIVO DEL PROVEEDOR.
EN MATERIA DE LOS TRIBUTOS QUE SE GENEREN, ECOPETROL EFECTUARÁ A LAS CUENTAS O FACTURAS EXPEDIDAS POR EL PROVEEDOR LAS
RETENCIONES QUE ESTABLEZCA LA LEY.
EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO # IVA # ESTARÁ A CARGO DE ECOPETROL POR LOS HECHOS GRAVABLES QUE LO GENEREN Y SE LIQUIDARÁ
Y PAGARÁ SOBRE LA BASE GRAVABLE, LA CUANTÍA Y LAS TARIFAS ESTABLECIDAS POR LA LEY.
ECOPETROL SOLO PAGARÁ EL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA, INCLUYENDO LOS TRIBUTOS A LOS QUE SE REFIERE ESTA CLÁUSULA. EN
CONSECUENCIA, ECOPETROL NO RECONOCERÁ VALORES ADICIONALES A LOS QUE YA FUERON PACTADOS, QUE SURJAN COMO RESULTADO DE
TRIBUTOS NUEVOS O ADICIONALES CREADOS O MODIFICADOS MEDIANTE NORMAS, REFORMAS TRIBUTARIAS O INTERPRETACIONES JUDICIALES
QUE ENTREN EN VIGENCIA CON POSTERIORIDAD A LA FECHA DE EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
FORMADE PAGO / PAYMENT TERMS: Pago a 30 dias Vencimiento oficial para CxP COP
MONEDA/ CURRENCY: COP Peso colombiano
SOLICITANTE / REQUISITIONER: ZZ-
OTROS TEXTOS DE CABECERA
DESCUENTOS POR AGREGACION DE DEMANDA

ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
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DESCUENTO POR VOLUMEN DE COMPRAS EN EL AÑO:
VALOR BRUTO TOTAL AGREGADO POR TODOS LOS BIENES COMPRADOS DURANTE ENERO 1 Y DICIEMBRE 31: DESCUENTO
0 a 50.000.000: 0%
50.000.000 a 100.000.000: 2%
Encima de 100.000.000 EN ADELANTE: 3%
DESCUENTOS POR ORDEN DE COMPRA:
VALOR BRUTO TOTAL AGREGADO POR CADA ORDEN DE COMPRA: DESCUENTO
0 a 50.000.000: 0%
50.000.001 a 60.000.000: 2%
Encima de 60.000.000 arriba: 3%
**********************************************************************************************************************************************
PO OTROS TEXTOS CABECERA
CLAUSULA # MULTAS
EL PROVEEDOR ACEPTA Y AUTORIZA QUE EN CASO DE NO ENTREGAR LOS SUMINISTROS EN LOS PLAZOS Y/O CONDICIONES PACTADOS EN LA
PRESENTE ORDEN DE COMPRA, ECOPETROL ADELANTE LAS ACCIONES PERTINENTES PARA EL COBRO Y RECONOCIMIENTO EFECTIVO DEL
VALOR EQUIVALENTE AL UNO PORCIENTO (1%) DEL ÍTEM RESPECTO DEL CUAL SE PRESENTA DICHO INCUMPLIMIENTO, POR CADA DÍA DE
RETRASO EN LA ENTREGA, HASTA UN MÁXIMO DE QUINCE(15) DÍAS, LO CUAL INCLUYE, SIN LIMITARSE A ELLO, LA DEDUCCIÓN DE LOS SALDOS A
FAVOR DEL PROVEEDOR O DE CUALQUIER SUMA QUE LE FUERE ADEUDADA POR ECOPETROL.
LA OBLIGACIÓN DE PAGO AQUÍ ESTABLECIDA A CARGO DEL PROVEEDOR PROCEDE EN LOS CASOS DE FALTA DE CUMPLIMIENTO TOTAL O
PARCIAL DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES PACTADAS, EN LOS EVENTOS DE ENTREGA DE BIENES NO AJUSTADOS A LOS
REQUERIMIENTOS O ESPECIFICACIONES ESTABLECIDOS EN LA OFERTA DEL PROVEEDOR Y EN LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA O EN LOS
DOCUMENTOS QUE LA INTEGRAN; O SE REALICE O EJECUTEN DE MANERA DIFERENTE A LA CONTRATADA O POR FUERA DE LOS PLAZOS O
TÉRMINOS PREVISTOS EN LA OFERTA DEL PROVEEDOR, O EN LA ORDEN DE COMPRA O EN LA LEY, SEGÚN SEA EL CASO.
PARA LOS EFECTOS DE LA PRESENTE CLÁUSULA SE SURTIRÁ EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO:
i. EL FUNCIONARIO AUTORIZADO COMUNICARÁ POR ESCRITO AL PROVEEDOR DE LA FALTA DE CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN
CONTRACTUAL, PRECISANDO SU CONTENIDO Y ALCANCE.
ii. RECIBIDA LA COMUNICACIÓN, EL PROVEEDOR CONTARÁ CON CINCO (5) DÍAS HÁBILES PARA DAR SUS EXPLICACIONES.
iii. EL FUNCIONARIO AUTORIZADO DE LA ORDEN DE COMPRA ANALIZARÁ LAS EXPLICACIONES SUMINISTRADAS POR EL PROVEEDOR, Y, DE
RESULTAR ACEPTABLES, SE LO HARÁ SABER A ÉSTE; EN CASO CONTRARIO LE COMUNICARÁ QUE SE PROCEDERÁ A LA DEDUCCIÓN PREVISTA
EN ÉSTA CLÁUSULA (IGUAL COMUNICACIÓN SE DARÁ EN CASO DE QUE EL PROVEEDOR NO INDIQUE RAZÓN ALGUNA).
PARÁGRAFO PRIMERO: SI NO EXISTEN SALDOS A FAVOR DEL PROVEEDOR PARA DEDUCIR LAS SUMAS QUE RESULTEN DE LA APLICACIÓN DE
ESTA CLÁUSULA, LAS MISMAS SE HARÁN EFECTIVAS CON CARGO AL AMPARO DE CUMPLIMIENTO DE LA GARANTÍA RESPECTIVA. SI NI LO UNO NI
LO OTRO FUERE POSIBLE, ECOPETROL EN DESARROLLO DEL PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA, ESTARÁ FACULTADA
PARA COBRAR POR VÍA EJECUTIVA SU VALOR, PARA LO CUAL LA ORDEN DE COMPRA JUNTO CON LAS COMUNICACIONES A TRAVÉS DE LAS
CUALES SE AGOTA EL PROCEDIMIENTO PREVISTO EN ESTA CLÁUSULA, PRESTARÁN MÉRITO DE TÍTULO EJECUTIVO RENUNCIANDO EL
PROVEEDOR AL PREVIO AVISO Y/O LA RECONVENCIÓN JUDICIAL PREVIA PARA CONSTITUIRLO EN MORA.
POR EL HECHO DE HACER EFECTIVA LA DEDUCCIÓN NO SE ENTENDERÁN EXTINGUIDAS LAS OBLIGACIONES EMANADAS DE LA ORDEN DE
COMPRA, NI SE EXIMIRÁ AL PROVEEDOR DE LA INDEMNIZACIÓN DE LOS PERJUICIOS CORRESPONDIENTES.
PARÁGRAFO SEGUNDO: SI DURANTE EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN ESTA CLÁUSULA EL PROVEEDOR SE PONE EN SITUACIÓN DE
CUMPLIMIENTO, ECOPETROL NO LLEVARÁ A CABO LA DEDUCCIÓN.
CLÁUSULA PENAL
SI SE EJERCE LA TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LA ORDEN DE COMPRA O SE CONFIGURE UNA FALTA DE CUMPLIMIENTO DEFINITIVO DE LA
ORDEN DE COMPRA POR PARTE DEL PROVEEDOR, ÉSTE CONVIENE EN PAGAR A ECOPETROL, A TÍTULO DE PENA, UNA SUMA EQUIVALENTE AL
DIEZ POR CIENTO (10%) DEL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA O UN VALOR DE COMPRA.
DICHA SUMA SE IMPUTARÁ AL MONTO DE LOS PERJUICIOS QUE SUFRA ECOPETROL, Y SU VALOR SE PODRÁ TOMAR DIRECTAMENTE DEL SALDO
A FAVOR DEL PROVEEDOR, SI LO HUBIERE, O DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO CONSTITUIDA, PARA LO CUAL EL PROVEEDOR PRESTA SU
AUTORIZACIÓN Y SE ENTIENDE CONFERIDA DESDE LA EMISIÓN DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA. SI ESTO NO FUERE POSIBLE, LA
CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA SE COBRARÁ POR VÍA EJECUTIVA, PARA LO CUAL LA ORDEN DE COMPRA PRESTARÁ EL MÉRITO DE TÍTULO
EJECUTIVO RENUNCIANDO EL PROVEEDOR AL PREVIO AVISO Y/O LA RECONVENCIÓN JUDICIAL PREVIA PARA CONSTITUIRLO EN MORA.
LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA NO EXCLUYE LA INDEMNIZACIÓN DE PERJUICIOS A CARGO DEL PROVEEDOR, SI EL MONTO DE ÉSTOS FUERE
SUPERIOR, AL VALOR DE LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA AQUÍ PACTADA

ORDEN DE DESPACHO / PURCHASE ORDER
9089597Página 11 / 11
REN
ITEMCANTIDAD
QUANTITYUNIDAD
U.O.P.DESCRIPCION
DESCRIPTIONVALOR UNIT.
UNIT VALUEVALOR TOTAL
TOTAL VALUEFEC ENTREGA
DUE DATE
PF: PF:
1 1 Unidad COD./ CODE: 71500005037
DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS
FILTER, FUEL
FILTRO DE COMBUSTIBLE ;
ALTURA:130.2X93.7X81.8MM;
COMPATIBILIDAD:BALDWIN BF959; DATOS
ADICIONALES:TIPO CAJA;187.630 187.630 13/06/2023
FabricanteJ-DEERENo. Parte:AR86745
Dirección de entrega: PR RUBIALES campo Rubiales KM 171 del casco urbano Puerto Gaitan Meta Puerto Gaitan Meta
1083 G001 Valor Bruto Total.
"Contrato / Item": 00223 00223187.630
.
Valor de las condiciones que aplican para todas las posiciones
NOTA: LOS VALORES REGISTRADOS PARA CADA RENGLON NO INCLUYEN EL IVA. ESTE DEBE SER LIQUIDADO POR EL PROVEEDOR EN SUFACTURA. EN CADA CASO DE EXISTIR IVA DIFERENTE POR RENGLON, ESTE DEBE INDICARSE SUMARIZANDO POR SEPARADO PARA CADA GRUPODE RENGLONES.
VALOR TOTAL / TOTAL VALUE 187.630
Autorizado por / Authorised by Comprador / Purc. Off Fecha / Date
<<>> Ecopetrol S.A. 26/04/2023
