!ny cible Val GOBERNACIÓN 
VALLE DEL CAUCA 
Secreroria General 
TRD: 1.01-12.14-355-2023 
Distrito Especial de Santiago de Cali,  02.  de  SI.Dn1.0  	de 2023 
Doctora 
MARÍA LEONOR CABAL SANCLEMENTE 
Secretaria General 
Departamento Valle del Cauca 
Asunto: Solicitud de Necesidad 
Cordial saludo, 
Teniendo en cuenta que ésta dependencia tiene a cargo el desarrollo del proyecto 
"FORTALECIMIENTO DE LA POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO 
DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA", 
y reconociendo la necesidad de disponer del personal necesario para garantizar el óptimo 
desarrollo del mismo, solicito adelantar la etapa pre - contractual y contractual de los 
servicios PROFESIONALES de una persona idónea para llevar a cabo la ejecución de las 
actividades del proyecto. 
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. 
OBJETO: En desarrollo del PROYECTO FORTALECIMIENTO DE LA POLITICA DE 
SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO DEL MODELO INTEGRADO DE 
PLANEACION Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA, contratar la prestación de los 
servicios profesionales para la Secretaría General de la Gobernación del Valle del Cauca 
con el fin de lograr las Metas de Resultados y de Producto del Proyecto. 
OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: 
1. Elaborar e implementar herramientas de gestión para facilitar la prestación del servicio a 
la ciudadanía: 
1.1. Prestar apoyo para implementar estrategia de seguimiento a la atención y orientación 
al ciudadano en la oficina asignada, para proporcionar información actualizada sobre el 
portafolio de servicios de la entidad, canales de atención y gestión de solicitudes. 
'1.2. Orientar a los ciudadanos y partes interesadas que atiende la Oficina Territorial del 
Norte del Valle, sobre el procedimiento para el registro de las PQRSD (Peticiones, Quejas, 
Reclamos, Sugerencias, Denuncias) por los canales de atención disponibles en la Entidad. 
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Valle 
Invencible GOBERNACIÓN 
VALLE DEL CAUCA 
Secretario Genercú 
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2. Consolidar y gestionar las PQRSD (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, 
Denuncias) que se reciban de manera física en la Oficina Territorial del Norte del Valle, para 
ser tramitadas por los funcionarios competentes dentro de los términos legales. 
3. Realizar mediciones y evaluaciones para verificar la gestión del servicio a los ciudadanos 
y partes interesadas de la Oficina Territorial del Norte del Valle, que sirvan corno insumo 
para la elaboración de planes de mejoramiento que permitan aumentar la satisfacción do 
los grupos interesados. 
4. Revisar diariamente el Sistema de Administración documental SADE, darle tramite a la 
correspondencia digitalizada, contestando adecuadamente, subiendo al sistema las 
respuestas con los soportes escaneados y así mantener la bandeja vacía de su usuario. 
5. Cumplir con el objeto del contrato en los términos aquí consignados. 
6. Actuar con diligencia, honestidad, transparencia y respeto en el cumplimiento de las 
obligaciones. 
7. Presentar informes mensuales de actividades con los respectivos soportes. 
8. Y todas aquellas actividades que el supervisor o el contratante le indiquen mediante oficio 
y que tengan relación con objeto para el cual fue contratado. 
FUNDAMENTACIÓN JURÍDICA DE LA NECESIDAD: 
Que, conforme lo que indica el artículo 209 de la Constitución Nacional, la función 
administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en 
los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y 
publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. 
Que es deber de las autoridades administrativas coordinar sus actuaciones para el 
adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus 
órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. 
Que el artículo 305 de la Constitución Política, manifiesta que corresponde al Gobernador 
dirigir la acción administrativa del Departamento, asegurar el cumplimiento de las funciones 
y la prestación de los servicios a su cargo. 
Que la Ordenanza No.539 del 05 de junio de 2020 "Por el cual se adopta el Plan de 
Desarrollo del Departamento del Valle del Cauca para el período 2020-2023: "VALLE 
INVENCIBLE" tiene contemplado el proyecto denominado "FORTALECIMIENTO DE LA 
POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO DEL MODELO INTEGRADO DE 
PLANEACION Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA". 
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VALLE DEL CAUCA 
Sect era/ ÍCI Generes! 
TRD: 1.01-12.14-355-2023 
A continuación, se relaciona la cadena de valores por POAI del Plan De Desarrollo 
Departamental "VALLE INVENCIBLE" 2020-2023. 
PLAN DE DESARROLLO "VALLE INVENCIBLE" 2020-2023 
5. Gestión Territorial compartida para una buena Gobernanza. LINEA TERRITORIAL 
LINEA DE ACCIÓN LA 503 Fortalecimiento Institucional. 
PROGRAMA 50301 Valle del Cauca institucionalidad con Resultados 
SUBPROGRAMA 5030101 Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG con integridad y 
calidad 
META DE RESULTADO MR50301002. Aumentar en 5% el índice de desempeño institucional de la entidad 
durante el período de gobierno 
METAS DE PRODUCTOS MP503010100202 Implementar un modelo departamental de gestión pública 
eficiente al servicio del ciudadano anualmente durante el período de gobierno. 
MP503010100203. Operativizar 1 Centro Integrado de Servicios (CIS) en el 
Departamento del Valle del Cauca durante el período de gobierno 
MP503010100205. Implementar 1 Política de Servicio al Ciudadano bajo los 
lineamientos del MIPG anualmente, durante el período de gobierno 
MP503010100207. Implementar una Política de Racionalización de Trámites bajo 
los lineamientos del MIPG anualmente, durante el período de gobierno 
Que, el Decreto 1-17-1310 de 2022, en su Artículo 75, define como misión de la Secretaría 
General la de "Ejecutar acciones administrativas de coordinación institucional, de 
refrendación de las actuaciones administrativas y de gestión de la imagen institucional de 
la Administración Central del Departamento del Valle del Cauca". De igual forma, define 
corno una de las responsabilidades y funciones de la Secretaría General la de "Dirigir y 
hacer seguimiento al sistema de servicio y atención al ciudadano, recepcionando y 
gestionando las peticiones o quejas o reclamos o denuncias que formule la ciudadanía 
relacionados con los servicios que presta la Gobernación del Valle del Cauca", motivo por 
el cual tiene a su cargo la ejecución del Proyecto de inversión "FORTALECIMIENTO DE LA 
POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO DEL MODELO INTEGRADO 
DE PLANEACION Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA", debidamente autorizado por 
el Departamento Administrativo de Planeación, por lo que resulta indispensable disponer 
de los bienes y servicios necesarios para el óptimo desarrollo del mismo. 
Que, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, por medio de la cual se fijan las bases y los 
principios orientadores de la acción gerencial de los funcionarios para la modernización de 
la administración pública, contempla, dentro de sus acciones de corto plazo, la creación y 
consolidación de un Estado gerencial que comprenda una gestión transparente e íntegra, 
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VALLE DEL CAUCA  
Secretaria General 
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austera en el manejo de los recursos públicos y al servicio del ciudadano. 
Que, el Consejo Nacional de Política Económica y Social CONPES, en desarrollo de la 
Directiva Presidencial No. 10 de 2002, definió los lineamientos generales, el alcance y los 
mecanismos de evaluación de la modernización de la administración pública. Este nuevo 
modelo de gestión pública orientado al ciudadano, quedó enmarcado dentro del Programa 
de Renovación de la Administración Pública, Documento Conpes 3248 de 2003 al orado a. 
las disposiciones que contiene el Conpes 3294 de 2004 mediante el cual se establecen los 
lineamientos generales para la renovación de la administración pública enfocados en la 
gestión por resultados y reforma del sistema nacional de evaluación. 
Que, el punto de partida del Programa de Renovación de la Administración Pública fue 
definir lo que debía hacer o no el Estado Colombiano, del tipo de relación que debía tener 
con la sociedad civil y del análisis de los procesos estructurales que la administración 
pública debía adelantar en función del interés general y de la infraestructura tecnológica 
disponible, por lo que se hizo necesario "repensar" la administración pública nacional en 
dos (2) dimensiones: una dimensión vertical y otra transversal. 
Que, dentro del conjunto de reformas transversales en cabeza del Programa de Renovación 
de la Administración Pública, el enfoque hacia el ciudadano se materializó a través de la 
Política Nacional de Servicio al Ciudadano, Documento Conpes 3649 de 2010, cuyo 
objetivo central era contribuir a la generación de confianza y satisfacción por parte de los 
ciudadanos en relación con los servicios ofrecidos por la Administración Pública Nacional y 
por los particulares autorizados para la prestación de los mismos aunado al Conpes 3785 
de 2013 mediante el cual se establece la Política Nacional de eficiencia administrativa al 
servicio del ciudadano. 
Que, con el fin de guardar coherencia estratégica con la Directiva Presidencial No.10 de 
2002, los Documentos Conpes 3248 de 2003 y 3649 de 2010, el Plan Nacional de 
Desarrollo vigente, entre otras normas y herramientas para el servicio al ciudadano, la 
Gobernación del Valle del Cauca buscó coordinar acciones para mejorar su desempeño y 
capacidad de proporcionar trámites y servicios que respondan efectivamente a las 
necesidades y expectativas de la población. 
Que, dado el carácter transversal del servicio al ciudadano y la falta de articulación entre 
las dependencias de la administración central que ofrecen trámites y servicios de cara a la 
comunidad, se ha generado la necesidad de propender por el FORTALECIMIENTO DE LA 
POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO DEL MODELO INTEGRADO DE 
PLANEACION Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA, que desarrolle acciones concisas 
para atender las necesidades y expectativas de la población e incrementar los niveles de 
confianza y satisfacción de la ciudadanía en relación con los productos y servicios ofrecidos 
por la Administración Pública en un entorno de atención ciudadana integral. nvenctble 
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Valle 
Invenc ble GOBERNACIÓN 
VALLE  DEL CAUCA 
Secretaria General 
TRD: 1.01 -12.14-355-2023 
Que, el Decreto 1-17-1310 de 2022 en su Artículo 3, indica que "La Administración 
Departamental tendrá al ciudadano como centro de su actuación dentro de un enfoque de 
excelencia y de interés público en la prestación de sus servicios, lo cual será referente 
principal del sistema de evaluación de desempeño individual y organizacional de gestión 
para resultados e impactos, que desarrollará y aplicará sistemáticamente". 
Que, el Decreto 1-17-1310 de 2022, en su Artículo 33, define las Subdirecciones Técnicas 
de Apoyo a la Gestión como "Reparticiones administrativas que contribuyen al 
desempeño de las secretarías o departamentos administrativos o subsecretarías o 
subdirecciones apoyando al titular de la Dependencias en funciones y actividades de 
gestión interna de recursos necesarios para su adecuado y efectivo funcionamiento o 
de apoyo a la gestión". Y el numeral 7 del artículo 82, establece corno responsabilidad y 
función de la Subdirección Técnica de Apoyo a la Gestión de la Secretaría General la de 
"Formularlas estrategias y gestionar las acciones de mejora del servicio al cliente y atención 
al ciudadano en PQRDs". 
Que, mediante Oficio No. 20178020315491 del 22 de mayo de 2017, el Programa Nacional 
de Servicio al Ciudadano, PNSC, adscrito al Departamento Nacional de Planeación, DNP, 
informó que la Gobernación del Valle del Cauca había sido seleccionada como una de las 
entidades priorizadas para desarrollar la Estrategia de Mejoramiento de la Calidad de los 
Servicios y extendieron su invitación a trabajar en su implementación con miras a alcanzar 
los siguientes beneficios: - Aumentar la capacidad de respuesta y mejorar la gestión en 
materia de servicio al ciudadano de la entidad, mediante acompañamiento técnico por parte 
del PNSC; - Lograr la apropiación e implementación de herramientas e instrumentos 
formulados por el PNSC, para la consolidación de la gestión de servicio al ciudadano de la 
entidad; y — Dirigir esfuerzos para la consolidación del modelo de servicio de la entidad, a 
través del diseño e implementación de un diagnóstico del estado actual y la definición de 
un plan de acción. 
Que, mediante Oficio SADE 284704 del 5 de junio de 2017, la Gobernación del Valle del 
Cauca dio respuesta al oficio mencionado en el apartado anterior, confirmando la 
disposición e interés de la Administración Departamental en participar del acompañamiento 
territorial del Programa para el mejoramiento de la calidad del servicio al ciudadano. 
Que, mediante Acta de Inicio de Instalación del Acompañamiento PNSC — DNP 
"Metodología de Mejoramiento de Sistemas de Servicio al Ciudadano" del 5 de julio de 2017, 
se dio inicio al acompañamiento institucional por parte del DNP, con el objetivo de fortalecer 
la gestión del servicio al ciudadano de la Gobernación del Valle del Cauca y definir las reglas 
de juego del ejercicio. 
Que, el Departamento del Valle del Cauca, implementó de manera autogestionada la 
herramienta dispuesta por el PNSC del DNP para realizar el diagnóstico del estado actual 
del sistema de servicio al ciudadano de la entidad y, posterior a eso, el PNSC formuló las 
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recomendaciones que deben ser incluidas en el Plan de Acción de la Gobernación. 
Que, con el propósito de implementar las acciones contenidas en el Plan de Acción producto 
del diagnóstico realizado por el PNSC, el proyecto de inversión "FORTALECIMIENTO DE 
LA POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO DEL MODELO INTEGRADO 
DE PLANEACION Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA", contempla el desarrollo de las 
actividades: Elaborar y monitorear instrumentos para la documentación de los trómites y 
otros procedimientos administrativos OPA., Efectuar acompañamiento a las dependencias 
que tengan tramites, servicios y otros procesos administrativos (OPA) identificados, para la 
implementación de los lineamientos relacionados con la política de racionalización de 
trámites., Implementar herramientas de gestión corno (encuestas, matrices, informes, 
registro de usuarios y reportes de seguimiento); para facilitar la prestación del servicio a la 
ciudadanía., Reportar y evaluar los avances en implementación del modelo del servicio al 
ciudadano., Elaborar y brindar asistencia técnica a las dependencias del nivel central en la 
implementación de instrumentos para la política de servicio al ciudadano., Implementar el 
plan de acción que permita fortalecer la política de servicio al ciudadano., Elaborar los 
estudios requeridos para implementar el Centro Integrado de Servicios (CIS) y Establecer 
e implementar acciones que permita fortalecer la descentralización administrativa. 
De conformidad con las funciones y responsabilidades adscritas a la Secretaría General del 
Departamento del Valle del Cauca, para el óptimo desarrollo de las actividades del proyecto 
"FORTALECIMIENTO DE LA POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO 
DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA", 
se requiere la prestación de servicios PROFESIONALES. 
El Decreto 1082 de 2015 en su Libro 2 Parte 2, Titulo 1 Capitulo 2 Sección 1, Subsección 
4, artículo 2.2.1.2.1.4.9., establece que: "Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la 
modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y do apoyo a la 
gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del 
contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida 
y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad 
Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe 
dejar constancia escrita". 
El Decreto 1-3-0023 del 7 de enero de 2020 indica la delegación para contratación directa 
de prestación de servicios en cabeza de cada uno de los Secretarios de Despacho, 
Directores de Departamento Administrativo, Altos consejeros, Gerentes, Directores y jefes 
de Oficina adscritos al Despacho de la Gobernadora, incluyendo todas las actividades 
precontractuales, contractuales y post contractuales. 
De acuerdo con lo anterior y revisada la planta de personal de la entidad, se ha podido 
establecer que no se cuenta con personal suficiente que atienda funciones o desarrolle 
actividades iguales o relacionadas con el asunto objeto de contratación. Valle Invencible 
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A VERA 
yo a la Gestión Valle 
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TRD: 1.01-12.14-355-2023 
Por consiguiente, el Departamento Administrativo de Desarrollo Institucional y la 
Subdirección de Gestión Humana de la Gobernación del Valle del Cauca, ha expedido 
certificación en la que indica que, en la planta global de cargos del Departamento del Valle 
del Cauca, no hay personal suficiente para atender las actividades del proyecto 
FORTALECIMIENTO DE LA POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO 
DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA. 
En consecuencia, se. realiza la presente solicitud de necesidad con el objetivo de adelantar 
el trámite precontractual y contractual que permita contar con los servicios de una persona 
idónea para el desarrollo del proyecto "FORTALECIMIENTO DE LA POLITICA DE 
SERVICIO AL CIUDADANO EN EL MARCO DEL MODELO INTEGRADO DE 
PLANEAC 	Y GESTION EN EL VALLE DEL CAUCA". 
Atentámente, 
• JAVIER EDUARDO ULL 
Subdirector Técnico de A 
Secretaría General 
Departamento del Valle de Cauca. 
Proyectó y Revisó: Jorge Reyfred P rez Solarte — Jefe de Oficina Asesora de Jurídica 
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