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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS  
 
FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES 
PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN 
(FCT ) F1.P3.ABS  15/12/2022  
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FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA 
PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE L BIEN  (FCT)  Fecha  19/04/2023  
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO  
 
PRESTAR  EL SERVICIO DE SUMINISTRO DE GASOLINA, ACPM Y GAS PARA LOS VEHICULOS, 
MAQUINARIA Y EQ UIPOS DEL CENTRO ZONAL COSTA PACIFICA  
 
2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS 
(UNSPSC, V.14.080 ) 
 
ITEM  Código   UNSPSC  DESCRIPCIÓN  
1 15101506  Gasolina  
2 15121501  Aceite motor  
3 15101600  Materiales Combustibles, 
Aditivos  para Combustibles, 
Lubricantes y Anticorrosivos 
Combustibles sólidos o 
gelificados  
4 15101505  Combustible diésel  
 
3. UNIDAD DE MEDIDA  
 
GALON  
CUARTO  
 
4. DESCRIPCIÓN GENERAL  
 
PRESTAR  EL SERVICIO DE SUMINISTRO DE GASOLINA, ACPM Y GAS PARA LOS VEHICULOS, 
MAQUINARIA Y EQ UIPOS DEL CENTR O ZONAL COSTA PACIFICA . 
 
 
 
       
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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS  
 
FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES 
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5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)  
 
N/A 
 
6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, 
OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR  
 
ITEM  DESCRIPCIÓN  MEDIDA  
1 Gasolina  Galon  
2 Aceite motor  Cuarto  
3 Materiales Combustibles, 
Aditivos para Combustibles, 
Lubricantes y Anticorrosivos 
Combustibles sólidos o 
gelificados  Cuarto  
4 Combustible diésel  Galón  
Nota Aclaratoria 1. El sistema de contratación se hace bajo la modalidad de precios unitarios y monto 
agotable, por lo cual las cantidades dependerán del presupuesto y las necesidades del suministro.  
 
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA  
 
7.1. Obligaciones generales  
 
1. Cumplir con el objeto del contrato con plena a utonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsab ilidad, po r 
lo tanto, no existe ni existirá ningún tipo de subordinació n, ni vínculo laboral alguno entr e EL CONTRATISTA o su 
personal y el ICBF.  
2.  Contribuir y allegar a EL ICBF las garantías requ eridas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la 
suscripción  del contrato  
3.  Participar y apoyar a EL ICBF en todas las reu nione s a las que éste lo convoque  relacionadas con la 
ejecución del contrato.  
4.  Disponer de los medios necesarios para el mant enimiento, cuidado y custodia de la documentación objeto 
del presente contrato.  
5.  Atender los requerimientos, instrucciones y/o rec omend aciones que durante el desar rollo del Contrato le 
imparta EL ICBF a través del supervisor del mismo, para una correcta e jecución y cumplimiento de sus 
obligaciones.  
       
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6.  Entregar al su pervisor d el Contrato los informes que se soliciten sobre cualquier asp ecto y/o resultados 
obtenidos cua ndo así se requiera.  
7.  Presentar la factura de conformidad con la forma de pago estipulada e n el contrato, junto con el informe 
de las actividades reali zadas para  cada pago.  
8.  Guardar estricta reserva sobre toda la informac ión y  documentos que tenga acceso , maneje en desarrollo 
de su actividad o que llegue a conocer en desarrollo del contrato y q ue no tenga carácter de pública. En 
consecuencia, se obliga a no divul gar por ningún medio dicha información o documentos a tercero s, sin la 
previa autorización esc rita del ICBF.  
9.  Mantener correctamente actualizados cada uno de los sistemas de información que maneje en desarrollo 
de su actividad.  
10.  Asumir un buen tr ato para c on los demás colaboradores internos y externos del Instituto Colom biano de 
Bienestar Familiar,  y actuar con responsabilidad, eficiencia y transparencia.  
11.  Devolver al ICBF, una vez finali zado la ejecución del contrato los documentos que en desarro llo del 
contrato se hayan producido, e igualmente todos los archivos qu e se hayan generado en cumplimien to de 
sus obligaciones.  
12.  Colaborar con el ICBF en el suministro y respuesta de la informaci ón correspondiente, a los requerimientos 
efectuados por los organismos  de control del Estado Colombiano en relación con la ejecució n, de sarrollo o 
implementación de l contrato objeto del presente documento.  
13.  Utilizar la imagen del ICBF de acuerdo con los li neamientos establecidos por éste. Salvo autorización 
expresa  y escrita  de las partes, no se podrá utilizar el nombre, emblema o sel lo oficial de la otra parte para 
fines publicitarios o de cualquier otra índole.  
14.  Realizar los pagos al SISS (salud, pensión  y riesgos laborales) y parafiscales, de acuerdo con la 
norm atividad v igente aportando los soportes de pago correspondientes.  
15.  Respetar  la política medioambiental del ICBF, política que incluye todas las normas internas sobre el uso 
de los recursos ambien tales y públicos, como el agua y la energía, racionamiento d e papel, n ormas sobre 
parqueaderos y manejo de desechos residuales.  
16.  Cumplir  con las disposiciones estab lecidas en el Capítulo “Buenas Prácticas en la Gestión Contractual” del 
Manual de Contrataci ón vigente.  
17.  Remitir al supervisor del contrato, dentro de l os tres (3 ) días siguientes a la consignación, copia del 
documento dond e conste la operación que por con cepto de reintegros, rendimientos financieros, multas o 
cualquier otro, se causen a favor de  la Entidad en razón a la ejecución del contrato.  
 
a. Obligaciones específicas   
 
 
Para lograr el propósito de la contratación se hace  necesario, describir las actividades a real izar de manera 
detallada como:  
 
       
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1. Cumplir  con plena autonomía técnica y adminis trativa, con las actividades, lineami entos y estándares  definidos 
en el numeral 6 “Especificaciones Técnicas de los insumos, bienes, productos, obras o servicios a entre gar” de la 
Ficha de C ondicione s Técnicas Esenciales para la Prestación del Servicio y/ o Ent rega del Bien (FCT)”.  
2. El CONTR ATISTA se obliga para con el ICBF, en general, a cumplir cabalmente con el objeto del presente contrato 
a la luz de las disposicione s legales y en especial  al alc ance del objeto de suministro de combustible para los 
vehícul os y plantas eléctricas del ICBF Centro Zonal Costa Pacífica  Regional Cauca.  
3. Cumplir con el objeto y cláusulas del contrato.  
4. Observar las instrucciones que de manera particular le imparta e l supervisor del c ontrato sin que ello origine 
subordinación y dependencia respecto al ICBF.  
5. Suministrar el combustible , gasolina, acpm, aceite y líquidos (descritos al final de las presente obligaciones 
específicas) para motores y plantas eléctricas de  propiedad del I CBF Centro Zonal Costa Pacífica  Regional Cauc a 
mediante presentación de solici tud firmada por el Coordinador.  
6. Ser oportuno en el momento de ser requerido por el ICBF , dentro los tres días siguientes a la notificación .  
7. Presentar mensu almente el estado de cuenta co n sus soportes anexo a la Coord inación del ICBF Centro Zonal 
Costa Pacífica Regional Cauca  
8. Prestar la atención las 24 horas del día los 7 días de la semana, de manera  que garantice el suministr o permanente 
de los combustibl es. 
9. Los tickets deben ser impre sos en papel de seguridad c on el logotipo de contratista  Presentar al supervisor del 
contrato mensualmente certificación de paz y salvo por concepto de pagos al sistema general de seguridad so cial y 
parafisc ales, firmada p or el revis or fiscal o representante legal.  
10. Presentar una  autorización de abono en cuenta bancaria a la pagadora del ICBF Regional Cauca , para que le 
consigne en ella todos los dineros girados en el desarrollo del contrato . 
11. Cumplir  con los protocol os de seguridad e stablecidos en la normatividad vigente para el transporte de 
combustible.  
12. Las demás que sean inherentes a la naturaleza del contrato . 
 
 
7.3 Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión  
 
Obligaciones del Eje de Gestión de Calidad  
 
1. Social izar con el equipo de trabajo que realiza las actividades def inidas en el contrato, la informa ción bá sica del 
ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Es tratégicos y Políticas del Sistema Integrado de Gestión SIGE) así como 
dar a conocer los diferentes documentos (lineamientos técnicos, manuales, procedimientos, guías, formatos entre 
otros) nece sarios para la operación de los servicios.  
2. Demostrar que se lecciona y evalúa sus proveedores de bienes y se rvicios, relacionados directamente con la 
prestación  del servicio contratado, haciendo cumplir las normas legales  vigentes, así como las normas y 
especif icaciones técnicas según corresponda.  
 
Obligaciones del  Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo  
       
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1. Sociali zar la Política de Salud y Seguridad en el Trabaj o del ICBF, en virtud de la ejecución del objeto del contrato  
o convenio.  
2. Designar por escr ito un representante de seguridad y salud en el trabajo, que c umpla con el perfil establecido en 
la Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo y garantice el cumplimiento de obligaciones contractuales 
establecidas en  el marco de la ejecución del con trato o  convenio y la normatividad  vigente.  
3. Garantizar la identificación de peligros, valoración de riesgos y determ inación de controles, documentados, en el 
marco de la Seguridad y Salud en el trabajo durante la ejecuci ón del contrato o convenio.  
4. Garantiza r que todos los colaboradores vinculados para la ejecu ción del contrato o convenio se encuentren 
afiliados al Siste ma de Seguridad Social, incluido los rie sgos laborales.  
5. Garantizar que los colaboradores vinculado s para  la ejecución del contrato o conve nio cuentan con los Elementos 
de Protección Personal requerido para la realización de sus actividades. En caso de deterioro, daño o pérdida deberá 
contempl arse los protocolos correspondientes para la reposición, sin afecta r la ejecución del contrato  o conv enio. 
6. Realizar los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con las actividades propias del objeto 
contratado y la normatividad vigente.  
7. Informar al ICBF los Accidentes de Trabajo y enfermedad Labor al – ATEL de l personal a cargo de l 
opera dor/contratista, reportados a la ARL y EPS, durante el plazo de ejecución del contrato o convenio.  
 
Obligaciones del Eje de Gestión Ambiental  
 
1. Cumplir c on la política ambiental del ICBF, implementando buenas práct icas a mbientales relacionadas con  el 
ahorro y uso eficiente de agua, energía y papel, y manejo de residuos.  
2. Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio ambiente.  
3.Present ar los permisos, licencias y/o autorizaciones ambientales vig entes reque ridas para la ejecució n del 
contrato.  
4. Adoptar las medidas necesarias para el Transporte, almacenamiento y manejo adecuado de los productos 
químicos y/o combustibles utilizad os duran te la ejecución del contrato; de acuerdo a la normatividad vi gente.  
 
 
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO  
 
GUAPI  – DEPARTAMENTO DEL CAUCA  
 
 
9. PLAZO DE EJECUCIÓN  
 
HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE 20 23 
 
 
       
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10. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO  
 
Se sugieren las siguientes dos redacciones, e scoger y ajustar  según corresponda:   
 
El valor del contrato  a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial incluidos todos los costos directos e 
indirecto s asociados al suministro de los bienes y/o prestación del servicio, el IVA, demás impuestos de ley, y se 
ejecutará  como una bolsa de recursos, teni endo en cuenta el valor unitario ofertado por el proponente adjudicatario 
dentro de la oferta económic a, seg ún las necesidades que presente la entidad.  
La entidad efectuará al contratista pagos mensuales de acuerdo con el v alor de la factura generada por s ervicios 
prestados, acompañada de las certificaciones de suministro de combustible y acta de recibo a satisf acción del 
suministro  firmada por el supervisor del contrato.   
 
Se pagará al contratista así:  
 
Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente, la certificación de 
recibo a satisfacción por parte del supervisor y la certific ación del revisor fiscal o representante 
legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de 
seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 
789 de 2002 y artículo 23 de la  Ley 1150 de 2007 .  
 
Teniendo en cuenta  la implementación de facturación electrónica , el contratista debe remitir las 
facturas al buzón siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co , indicando en el asunto los 
siguientes datos: PCI;#CONTRATO;CORREO SUPERVISOR . Se deberá adjuntar  únicamente 
la factura electrónica en re presentación gráfica y el archivo XML de la factura . En las notas de 
la factura  se debe  incluir el siguiente texto: #$PCI;CONTRATONo.;CORREOSUPERVISOR#$. 
Las facturas se revisarán, aprobarán o rechazarán por el supervisor del contrato, directamente 
en la p lataforma Olimpia  del Ministerio de Hacienda . Si al realizar la verificación de una factura  
esta no cuenta con la información completa para su aprobación , será rechaza da y se solicita rán 
las correcciones a la misma . La factura corregida debe ser enviada nuevamente al buzón de 
SIIF Nación . Los documentos adicionales a la factura deberán ser remitidos directamente al 
correo que el  supervisor del contrato  disponga para el efecto.  
 
El pago se realizará dentro de los treinta (30)  días hábiles siguientes a la radicación de la 
factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual 
Mensualizado de Caja).  
 
Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elab orada(s), o no se acompañan los 
documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la 
fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último 
       
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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 
2012  
de los documentos solicitados. Las demoras q ue se presenten por estos conceptos serán de 
responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o 
compensación de ninguna naturaleza.  
 
Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar 
Famil iar. 
 
En caso de que s e requiera un repuesto o elemento no contemplado en el listado correspondiente a impre vistos 
deberá adelantar el si guiente procedimiento para la det erminación de su precio y entrega:  
 
a) El contratista, a solicitud del supervi sor del contrato, cotizará el ser vicio o repuesto requerido, detallando 
sus espe cificaciones.   
b) El supervisor del contrato solicitará mínimo dos (2) cotizaciones a proveedores difere ntes al contratista (o 
sus integrantes en caso de tratarse de pr oponente pl ural). 
c) Se establecerá y pagará al  contratista el menor precio de los cotizados.   
d) El contratista deberá realizar el trabajo, suministrar y cambiar de  repuesto dentro de los cuatro (4 ) días 
calendario siguiente a la notificación del requerimiento,  previa apr obación por parte del supervisor del 
contrato, el cual será facturado al menor p recio de las tres (3) cotizaciones obtenidas.  
 
 
 
11. TIPIFICACIÓN, VALORACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES  
 
Con el fin de conocer los riesgos que afectarían el contrato que se pretende adelantar, tanto en 
aspectos favorables como adversos; y con el fin de contribuir a asegurar los fines que el estado 
persigue con la contratación, el ICBF ha preparado el Anexo No . 2 Matriz de identificación, 
valoración y asignación de riesgos , el cual permite dilucidar aspectos que deben ser 
considerados en la adecuada estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad 
del proyecto.  
 
De este modo, corresponderá al contratista seleccionado la asunción del riesgo previsible 
propio de este tipo de contratación, asumiendo su costo, siempre que el mismo no se encuentre 
expresamente a cargo del ICBF en el anexo  No. 2. 
 
Los riesgos que podrían afectar el normal desarrollo de las actividades previstas en esta 
contratación  se analizan en e l anexo  No. 2, elaborad o de acuerdo con la metodología propuesta 
por Colombia Compra Eficiente (CCE) detallada en el “Manual para la Ide ntificación y Cobertura 
del Riesgo en los Procesos de Contratación".1  
 
1 Agencia Nacional para la Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente  (CCE)  (26 de septiembre de 2013) , Manual para la 
Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratació n (M-ICR-01) [documento en PDF] , recuperado el 11 de 
octubre de 2022 de https://www.colombiacompra.gov.co/ . 
       
PROCESO  
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS  
 
FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES 
PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN 
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12. ANEXOS  
 
Se anexan los 3 últ imos contratos que ha realizado el Centro Zonal Costa Pacífica.  
 
13. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS  
 
Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está 
aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos inc luidos en el presente 
documento y  que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como  los 
impuestos, asociados a la ejecución del contrato . Así mismo, que, en caso de resultar 
adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar 
el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento . 
 
14. APROBACIONES ICBF  
 
Aprobaciones  Nombre y cargo  Firma  
Aprobó  Patric ia Vente Grueso / Profesional Universitario   
 
 
Revisó: patricia v    
Elaboró: patricia  
v   
 

       
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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS  
 
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