 MACROPROCESO: SOPORTE  MS-CC-PC-05 
GESTIÓN DE COMPRAS Y 
CONTRATACIÓN  FECHA  
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PLANIFICACIÓN DE LA 
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ESTUDIO TÉCNICO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD  
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  
          
 
 
 
 
1. GENERALIDADES  
 
1.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES  
DEPENDENCIA DONDE 
SURGE LA NECESIDAD  Área de Pasaportes  
CODIGO UNSPSC  80111600  
ORIGEN DE LOS 
RECURSOS  Recursos de Funcionamiento  
Rubro No. 2.1.2.02.02.009 Servicios para la 
comunidad, sociales y personales  
Recursos de Inversión  
Rubro  
Recursos SGR  
Rubro  
CÓDIGO BPPID  No aplica  
META PDD  No aplica  
 
1.2 MODALIDAD DE SELECCIÓN  
MODALIDAD  CAUSAL  
CONTRATACION DIRECTA  Contratación de Prestación de Servicios profesionales 
o de apoyo a la gestión  
1.3 TIPO DE CONTRATO A CELEBRAR  
 Prestación de Servicios Profesionales  X 
Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión   
 
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 
2007 y sus decretos reglamentarios vigentes, se procede a efectuar el estudio previo sobre 
la conveniencia y oportunidad para llevar a cabo la presente contratación.  
 
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFA CER  
 
La Constitución Política prevé en el artículo 2º como fines del Estado: “servir a la comunidad, 
promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y 
deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participació n de todos en las decisiones 
que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la nación...”.  
 
Que la organización administrativa del Departamento Norte de Santander es objeto de 
mejoramiento continuo, con el fin de desarrollar una gestión cada vez más eficiente y eficaz.  FECHA:  ENERO DE 2023  
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Que por mandato imperativo de la ley 80 de 1993 en su artículo 3, los servidores públicos 
tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las 
entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de 
los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que 
colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.  
El artículo 2 de la Ley  1150 de 2007 establece cuatro (4) modalidades de selección, dentro 
de las cuales se enuncia la de “Contratación Directa” que procede, entre otros casos, y en 
los términos del literal h) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en los contratos  
de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, reglamentado en el artículo 
2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 201 . 
 
El artículo 32 numeral 3 de la Ley 80 de 1993, regula los Contratos de prestación de servicios 
profesionales y de apoyo a  la gestión, los cuales son aquellos que celebran las entidades 
estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento 
de la entidad.  
 
Específicamente el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 dispone sobre este  tipo 
de contratos que “…Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contrata -
ción directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona 
natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando 
la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de 
que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente 
varias ofertas, de lo cual el ordenador d el gasto debe dejar constancia escrita.”  
 
La administración departamental a través del Área de Pasaportes  tiene la necesidad de 
adelantar la contratación de la Prestar los servicios profesionales con relación a las 
funciones requeridas en el Área de Pasapo rtes de la Gobernación del Departamento Norte 
de Santander.  
 
 
OPORTUNIDAD DE CONTRATACIÓN  
 
Así las cosas, y teniendo en consideración que el Ente Territorial, no cuenta con suficientes 
profesionales con el perfil definido para desarrollar las actividades relacionadas con Prestar 
los servicios profesionales con relación a las funciones requeridas  en el Área de Pasaportes 
de la Gobernación del Departamento Norte de Santander, y demás actividades que le sean 
asignadas , en razón a que existe la necesidad, se cuentan con los recursos en el 
presupuesto de la actual vigencia fiscal, y cuya finalidad es cumplir con las necesidades que 
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presenta el mandatario Departamental.  
 
El Área de Pasaportes  considera necesario contar con los servicios de un Ingeniero Industrial 
para la prestación de servicios en la Gobernación de Norte de Santander , idóneo para llevar  
a cabo la actividad antes descrita, de conformidad a los proyectos o programas que lidera el 
Departamento.  
 
Revisada la integración de la planta de personal global del Departamento, se logró verificar 
que no existen suficientes funcionarios vinculados que puedan prestar los servicios 
profesionales en los asuntos materia del presente estudio.  
 
Que se hace necesaria la contratación de dicho Ingeniero Industrial en aras de garantizar la 
gestión que requiere el Departamento de Norte de Santander.  
 
3 OBJETO A CONTRATAR  
 
Prestar los servicios profesionales con relación a las funciones requeridas en el Área de 
Pasaportes de la Gobernación del Departamento Norte de Santander.  
 
 
3.1 ESPECIFICACIONES – ACTIVIDADES ESPECIFICAS – ALCANCE  
 
1. Apoyo en la implementación de los diferentes procesos, procedimientos y trámites que se 
llevan a cabo desde la Oficina de Pasaportes.  
2. Apoyar en todo lo requerido respecto del registro y formalización de pasaportes.  
3. Apoyar en la coordinación de entrega de turnos.  
4. Implementar estrategias para la debida atención y orientación al público que requiere los 
servicios de la Oficina de Pasaportes.  
5. Apoyo en las diferentes labores que sean necesarias para la formalización de pasaportes.  
6. Brindar apoyo en las actividades técnicas en el manejo del mejoramiento de trámites de 
pasaportes.  
7. Promover la adopción de procesos que permitan la optimización de la información de la 
oficina de pasaportes.  
8. Revisión de documentos necesarios para el respectivo trámite de  pasaportes.  
9 Las demás que por la naturaleza del objeto le sean asignadas.  
 
OBLIGACIONES INHERENTES AL CONTRATO  
 
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1. Ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con el alcance previsto en la cláusula segunda 
del mismo. 2. Entregar los productos e informes en desarrollo de las clausulas primera y 
segunda. EL CONTRATISTA  debe presentar y entregar un (01) informe mensual, qu e 
contenga la descripción detallada de las actividades desarrolladas, de acuerdo con el objeto 
del contrato, así como los documentos, conceptos, o demás escritos que se soliciten en 
desarrollo del objeto contractual.  Este informe será entregado en cada un o de los pagos a 
realizarse, en medio físico y magnético, que será descargado en el Equipo de cómputo que 
para tales efectos designe el Supervisor, para ser recibidos a satisfacción por parte del 
supervisor del mismo. 3. Entregar debidamente organizados, t odos los documentos y 
archivos desarrollados durante la ejecución del contrato al Supervisor del mismo. 4. Efectuar 
los aportes a seguridad social en salud, pensiones, y riesgos laborales, en los porcentajes 
correspondientes y entregar copia de los mismos junto con el informe que presente. 5. 
Atender las recomendaciones y sugerencias relacionadas con el objeto y las obligaciones del 
contrato que realice el supervisor del mismo.  6. Presentar un informe final al vencimiento del 
plazo contractual, incluyendo u n informe general de actividades realizadas durante toda la 
ejecución del contrato de prestación de servicios. 7. Hacer entrega del estado actual y 
trámites pendientes con sus respectivos antecedentes de las actividades por ejecutar al 
vencimiento del plaz o contractual. 8. Entregar, una vez terminada la ejecución del contrato, 
al supervisor del mismo los archivos físicos y magnéticos utilizados, así como los producidos 
durante la ejecución del contrato, los cuales son propiedad exclusiva del DEPARTAMENTO  
y respecto de los que no podrán alegarse derechos algunos para su retención una vez 
concluida la gestión encomendada. 9. Guardar la debida y completa reserva y 
confidencialidad sobre la información y los documentos de que tenga conocimiento, o a los 
que teng a acceso en virtud del presente contrato.  Se entiende para los efectos derivados del 
presente contrato como Información Confidencial cualquier información técnica, financiera, 
comercial, estratégica y en general, cualquier información relacionada con las f unciones 
misionales de la Entidad.  10. Actuar con plena eficacia, responsabilidad y buena fe en la 
ejecución de las actividades derivadas de la ejecución contractual, absteniéndose de 
participar en cualquier actividad o gestión donde se vea involucrado un  posible CONFLICTO 
DE INTERESES. 11. Constituir a favor del DEPARTAMENTO una Póliza expedida por una 
Compañía de Seguros o Banco legalmente establecidos en Colombia, figurando como 
beneficiario EL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER  y como afianzada EL 
CONTRAT ISTA  para garantizar el cumplimiento y la calidad del contrato de prestación de 
servicios a suscribirse.   12. Entregar al funcionario designado, en un plazo no mayor al día 
siguiente de su expedición o suscripción los actos administrativos que sean necesar ios para 
la rendición de informes a los Órganos de Control o reporte a los Sistemas de Información.  
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13. Dar cumplimiento a la Ley General de Archivo LEY 594 DE 2000, garantizando que la 
gestión documental del DEPARTAMENTO corresponda a la aplicación de la s TRD adoptadas 
por la Entidad. 14.  Cumplir con los procedimientos adoptados por la Entidad dentro del 
Sistema de Gestión de la Calidad.  15.  Las demás que en relación con el objeto del contrato 
sean necesarias, de acuerdo a su perfil.  
 
4.  JUSTIFICACIÓN DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Y FUNDAMENTOS 
JURÍDICOS  
 
De acuerdo con lo señalado en  el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015  y en 
cumplimiento a lo establecido en el literal h Numeral 4 Art. 2 de la Ley 1150 de 2007, el 
contrato de prestación de servicios profesionales, se realizará bajo la modalidad de 
contratación directa siempre y cuando el profesional llene los requisitos de idoneidad y 
experiencia para suscribir el contrato que requiera la Administración Departamental.  
 
El artíc ulo 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto 1082 de 2015  establece:  
 
“2.2.1.2.1.4.9 . Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o 
para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas 
personas naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de 
contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la 
persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siemp re 
y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con 
el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido 
previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe d ejar constancia escrita. 
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza 
intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones 
de la entidad estatal, así como los relacionados  con actividades operativas, logísticas, o 
asistenciales. La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente 
puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en 
los estudios y documentos previ os”. 
 
5.  VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, JUSTIFICACIÓN DEL MISMO Y FORMA DE 
PAGO (Este debe corresponder a las variables tenidas en cuenta en el documento 
“ANALISIS DEL SECTOR”)  
 
El Departamento de Norte de Santander considera que para la ejecución del objeto del 
contrato necesita una persona natural no siendo necesario contratar una persona jurídica, 
toda vez que la idoneidad y experiencia de la persona es suficiente y no requiere  de una 
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estructura administrativa. En términos de eficiencia, resulta más conveniente para EL 
DEPARTAMENTO que la persona tenga experiencia en las actividades descritas en el 
presente estudio, debido a que con ello se garantiza su idoneidad para desarrolla r el objeto 
del contrato.  
 
VARIABLES UTILIZADAS PARA LA ESTIMACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO  
 
El presupuesto estimado para atender el presente proceso de selección está basado en el 
costo histórico.  
 
SOPORTE ECONÓMICO  
 
EL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER, en el Análisis del Sector relativo al presente 
proceso de contratación, tomó como base el valor de los contratos de prestación de servicios 
profesionales celebrados en la vigencia inmediatamente anterior – 2022, y partiendo de dicha 
base se fija como valor to tal para el presente contrato de prestación de servicios 
profesionales por un término de 4 meses , la suma de Once millones doscientos mil pesos 
M/CTE ($11.200.000) . 
 
Valor que será pagado por el DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER al 
CONTRATISTA de la siguiente manera:  En cuatro (04) pagos mensuales, cada uno por el 
valor de Dos millones ochocientos mil pesos M/CTE ($2'800.000) , previa presentación por 
parte del Contratis ta del informe de ejecución de las actividades relacionadas con el objeto 
del contrato, certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del 
contrato, y de la presentación de los respectivos soportes de pago de aportes al sistema de 
seguridad social en salud, pensión, y riesgos laborales, de conformidad con lo establecido en 
el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, y en la Ley 
1562 de 2012, y demás normas vigentes. Ante el incumplimiento de estas  obligaciones, el 
DEPARTAMENTO dará aviso de tal situación a las autoridades competentes.  
 
6.  CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE  
 
IDONEIDAD  Bachiller   
Técnico o Tecnólogo    
Pregrado: Ingeniero Industrial  X 
Especialización:    
Otros Posgrados   
Otros estudios   
EXPERIENCIA  Profesional:  1 año de experiencia profesional  
Específica en el sector:  
 
 
 Persona Natural  X 
Persona Jurídica   
Objeto social – Código CIUU   
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CAPACIDAD JURIDICA  
Facultad para celebrar contratos con 
entidades estatales  Facultades del representante legal   
Autorizaciones del órgano social competente   
Ausencia de inhabilidades e incompatibilidades   
Autorización de autoridad competente (Cuando 
se requiera permisos o habilitaciones legales)   
 
6.1   DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN  
 
CRITERIO  DOCUMENTOS  
IDONEIDAD  Título Ingeniero Industrial  X 
EXPERIENCIA  Fotocopia de contratos o certificaciones que demuestren 
experiencia  X 
 
CAPACIDAD JURIDICA  Hoja de vida: persona natural en formato SIGEP. Con los 
respectivos anexos  X 
 Copia de la cedula de ciudadanía de la persona natural  X 
 Declaración de bienes y rentas  X 
 Tarjeta Profesional (de ser requerida)  X 
 Certificación de vigencia y antecedentes de Tarjeta 
profesional.  X 
 Copia de la libreta militar (de ser necesario)   
 Copia del Registro único tributario (RUT) actualizado, 
expedido por la DIAN.  X 
 Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona 
natural, expedido por la Procuraduría General de la 
Nación.  X 
 Certificado de antecedentes fiscales de la persona 
natural, expedido por la Contraloría General de la 
Nación.  X 
 Certificado de antecedentes judiciales  X 
 Certificado del Sistema Nacional de Registro de Medidas 
correctivas  X 
 Certificación de afiliación al Sistema de Seguridad Social  X 
 
7.  ANÁLISIS DEL RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO ( La tabla de estimación y 
valoración del riesgo es la que se encuentra inserta en el Anexo 1 “Matriz de Riesgo”)  
 
 8.  GARANTÍAS  
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El contratista se obliga a constituir a favor y a satisfacción del Departamento Norte de 
Santander , NIT 800103927 -7, una garantía expedida por una compañía de seguros 
legalmente autorizada para funcionar en Colombia, cuyas pólizas matrices estén aprobadas 
por la Superintendencia Financiera.  
 
La garantía deberá amparar los siguientes riesgos:  
 
 SI NO (%) Vigencia  
Garantía Única.      
Cumplimiento de las 
obligaciones surgidas del 
contrato estatal.  X  10 Con una vigencia igual al término de 
duración del contrato y cuatro meses 
más.  
Calidad del servicio.  X  10 Con una vigencia igual al término de 
duración del contrato y cuatro meses 
más.  
 
9.  INDICACIÓN DE SI EL PROCESO ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO 
COMERCIAL.  Las contrataciones directas no están cobijadas por Acuerdos 
Internacionales o Tratados de Libre Comercio  
 
FIRMA:        
NOMBRE:  LUIS ALFONSO TARAZONA LLERENA  
CARGO:     Profesional especializado grado 10 area de pasaportes  
Proyectó:   Tatiana Cáceres García – Asesora Jurídica Externa   
 
 
  
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Anexo A. MATRIZ DE RIESGOS  
ANALISIS DEL RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO : La tabla de estimación y valoración 
del riesgo es la siguiente:   No.  
CLASE  
FUENTE  
ETAPA  
TIPO  
DESCRIPCION 
(que puede pasar 
y como puede 
ocurrir)  
CONSECUENCIA 
DE LA 
OCURRENCIA 
DEL EVENTO  
PROBABILIDAD  
IMPACTO  
VALORACION 
DEL RIESGO  
CATEGORIA  
1 GENERAL  INTERNO  SELECCIÓN   SOCIAL O 
POLITICO  Vinculación de 
personal que 
no cumple con 
el perfil 
requerido por la 
Entidad  Atraso en el 
cumplimiento de 
los fines de la 
contratación  4 4 8 RIESGO 
EXTREMO  
2 GENERAL  INTERNO  EJECUCION  OPERACIONAL  Incumplimiento 
tardío o 
defectuoso del 
objeto 
contractual  Atraso o 
Incumplimiento de 
las metas 
institucionales  4 4 8 RIESGO 
EXTREMO  
3 GENERAL  INTERNO  EJECUCION  FINANCIERO  Demora en el 
pago de los 
honorarios  Atraso o 
incumplimiento 
del objeto 
contractual  3 3 6 RIESGO 
ALTO  
 ¿A QUIEN SE LE ASIGNA?  
TRATAMIENTO / CONTROLES 
A SER IMPLEMENTADOS  IMPACTO 
DESPUES DEL 
TRATAMIENTO  
¿AFECTA LA EJECUCION 
DEL CONTRATO?  
PERSONA RESPONSABLE 
POR IMPLEMENTAR EL 
TRATAMIENTO  
FECHA ESTIMADA EN QUE 
SE INICIA EL TRATAMIENTO  
FECHA ESTIMADA EN QUE 
SE CO MPLETA EL 
TRATAMIENTO  MONITOREO Y REVISION  PROBABILIDAD  
IMPACTO  
VALORACION DEL 
RIESGO  
CATEGORIA  
¿COMO SE REALIZA 
EL MONITOREO?  
PERIODICIDAD 
¿CUANDO?  
A LA 
ENTIDAD  ADECUADA 
REVISION DE 
CUMPLIMIENTO 
DE LOS 
REQUISITOS 
DE SELECCIÓN 
DE PERSONAL  4 3 7 RIES
GO 
ALTO  PROBABLE  ORDENADOR 
DEL GASTO  EN LA 
ESTRUCTURA
CIÓN DEL 
CONTRATO  A LA 
FINALIZACIÓN 
DEL 
CONTRATO  APLICACIÓN DEL 
FORMATO 
“CUMPLIMIENTO 
DE REQUISITOS”  SEMESTRAL  
AL 
CONTRA
TISTA  ADECUADA 
SUPERVISION  3 3 6 RIES
GO 
ALTO  POSIBLE  SUPERVISOR  AL INICIIO DEL 
CONTRATO  A LA 
FINALIZACION 
DEL 
CONTRATO  CERTIFICADOS 
DE 
CUMPLIMIENTO  MENSUAL  
A LA 
ENTIDAD  ADECUADA 
ELABORACION 
DEL PAC  3 2 5 RIES
GO 
MEDI
O  POSIBLE  CADA 
SECRETARIO 
DE DESPACHO  01 DE CADA 
MES  10 DE CADA 
MES  CONSOLIDADO 
DEL PAC  MENSUAL  
 