  
PROCESO  ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS  
FORMATO ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS  F3.P5 .ABS  19/11/2021  
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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICB F Y A LA LEY 1581 DE 2012  
 
 
ESTUDIO S Y DOCUMENTOS PREVIO S Fecha : enero  -2023 
Área solicitante:  GRUPO ASISTENCIA TECNICA  
Responsable del área solicitante:  ELA CECILIA GUZMAN NARVAEZ   
Objeto : PRESTAR SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN PARA REALIZAR ACTIVIDADES ASISTENCIALES Y OPERATIVAS 
QUE PERMITAN MONITOREAR EL MANEJO Y CUSTODIA DE LOS ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL . 
 
 
1. JUSTIFICACI ÓN Y DESC RIPCIÓN DE LA NECESIDAD . 
1.1 Justificación : 
El ICBF es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y 
patrimonio propio, creado mediante la Ley 75 de 1968 y su decreto reglamentario 2388 de 1979, adscrito al 
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, mediante Decreto 4156 de 2011, que tiene por objeto 
propender y fortalecer la integración y desarrollo armónico de la familia, proteger a los niños, niñas y 
adolescentes y garantizarles sus derechos.  
 
De conformidad el artículo 37 del Decreto 987 de 2012, son funciones de la Dirección de Nutrición, entre otras, 
las siguientes: “(…) 31. Garantizar continuamente  la información requerida de cada uno de los usuarios de 
los programas de atención para el Registro Único de Beneficiarios (RUB). 34. Asegurar la implementación, 
mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de P laneación y 
Control de Gestión. 35. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia. 39. 
Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.”  
 
No obstante, a nivel regional, el artículo 42 señala que son funciones de las Direcciones Regionales, entre 
otras: 1. Adelantar las actividades estratégicas, misionales, técnicas, administ rativas y jurídicas de la 
Regional, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Dirección General y cada una de sus 
Dependencias., 3. Ejercer la coordinación y funcionamiento efectivo del Sistema Nacional de Bienestar 
Familiar con las entidades del nivel departamental y brindar asistencia técnica para su operación, en 
coordinación con la Dirección Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y en los términos 
señalados en el Decreto  número 936 de 2013 y demás normas que lo modifique n, adicionen sustituyan o 
deroguen, 8. Ejecutar y hacer seguimiento de los recursos financieros para la operación de los programas de 
protección integral de la primera infancia, niñez, adolescencia, familias y comunidades colombianas, en el 
respectivo depa rtamento de conformidad con la delegación que le otorgue la Dirección General, 10. Adelantar 
los procesos requeridos de recaudo y de Gestión del Talento Humano competentes a la Dirección Regional, 
13. Implementar en la Dirección Regional y coordinar en los  Centros Zonales la aplicación de las políticas de 
servicio y atención a cargo del ICBF, formuladas por la Dirección de Servicio y Atención, 14. Promover la 
mejora continua y la innovación para fortalecer la  calidad de los servicios y la gestión del Instituto en el 
respectivo departamento, 17. Atender las peticiones y consultas técnicas relacionadas con asuntos de su 
competencia, 18. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.  
  
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Para el desarrollo de las funciones descritas anteriormente, la Regional ICBF Bolívar requiere contratar 
servicios de apoyo a la gestión para desarrollar las actividades asistenciales y operativas como llevar el 
registro, diligenciar form atos y reportar los aspectos técnicos de los puntos de entrega de los Alimentos de 
Alto Valor Nutricional, con base en los procedimientos y lineamientos técnicos establecidos por el ICBF. 
Además, que participe de manera activa en las capacitaciones, activi dades y grupos de Estudio Técnico que 
se llevan a cabo en el Centro Zonal y Regional cuando se requiera; que apoye las visitas a los puntos de 
entrega primarios para desarrollar actividades administrativas, operativas y logísticas que permitan una 
adecuada  prestación del servicio en los programas, modalidades y estrategias de la Dirección de Nutrición. 
Que apoye el cierre de las novedades reportadas por la Interventoría en las visitas realizadas en los puntos 
de entrega primarios de Alimentos de Alto valor Nutricional, entre otras actividades asistenciales requeridas.  
 
En consecuencia, teniendo en cuenta que mediante certificación expedida por el (la) Director (a) de Gestión 
Humana del ICBF  se deja constancia que no existe personal de APOYO A LA GESTIÓN  suficiente en la 
planta global del Instituto con funciones específicas relacionadas con el objeto a contratar. Por ello, el ICBF  
requiere contratar una (1) persona que preste al Grupo de Asistencia Técnica  por sus propios medios, con 
plena autonomía técni ca y administrativa, sus servicios asistenciales  para apoyar el cumplimiento de las 
funciones del área.  
 
Teniendo en cuenta el objeto a contratar y las obligaciones a desarrollar en ejecución del contrato, se requiere 
entonces que la persona a contratar cumpla con el siguiente perfil:  
 
Por tratarse de un contrato de prestación de apoyo a la gestión  de conformidad con lo 
establecido en la normativa vigente, se podrá contratar directamente, para lo cual el 
candidato demostrará que está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y  que posee 
la idoneidad y experiencia ( laboral, profesional o relacionada según la necesidad del área 
y de acuerdo con la resolución por medio de la cual se establecen los requisitos, perfiles 
y honorarios de la entidad que se encuentre vigente ),  mediant e la acreditación de las 
condiciones de formación académica y experiencia señaladas a continuación, de 
conformidad con lo dispuesto en la Resolución 5256 del 04 de noviembre del 2022.  
Categorí a* Nivel * Requisitos * Contenido del Requisito  
Asistencial  3 Bachiller  Bachiller  académico  
Experiencia  18 meses  
 
1.2 Descripción de la necesidad :   
Por lo anterior y con el fin de contar con un Profesional que preste a la dependencia del Grupo de Asistencia 
Técnica , por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa, sus servicios de apoyo a la 
gestión  se requiere contratar una persona nat ural, para que apoye las tareas antes enunciadas, facilitando el 
cumplimiento de las actividades del Grupo de Asistencia Técnica de la Regional Bolívar.  
 
  
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Con la ejecución del objeto contractual que aquí se plantea, se espera que al interior del grupo de as istencia 
técnica  se adelanten las actividades de prestar servicios de apoyo a la g estión  al grupo de asistencia técnica 
de la regional, en lo relacionado con la gestión de los asuntos de pr imera infancia , con el  fin de contribuir al 
logro de los objetivos y propós itos institucionales . 
 
Finalmente, de acuerdo con lo expuesto en el Decreto 1068 de 2015, se justifica técnicamente la contratación 
de más de una persona con el mismo objeto, con el propósito que apoyen las actividades asociadas al proceso 
de asistencia técnica y garanticen la p restación del servicio en condiciones de oportunidad y eficiencia.  
 
1.3. Ítems en el Plan de Contratación en el que se encuentra incluido el bien o servicio que se solicita: 
La presente contratación se encuentra en PACCO Nro. 8680  de la entidad tal y como  se relaciona en 
la plataforma SECOP II y como lo demuestra el PACCO cargado en SECOP II la sección documentos 
del proceso.  
 
 
2. DESCRIPCI ÓN DEL OBJETO, PLAZO Y LUGAR DE EJECUCI ÓN. 
 
2.1 Descripción del objeto:  
 
“PRESTAR SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN PARA REALIZAR ACTIVIDADES ASISTENCIALES Y OPERATIVAS QUE 
PERMITAN MONITOREAR EL MANEJO Y CUSTODIA DE LOS ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL. ” 
 
2.2 Plazo de ejecución:  
 
El Plazo  de ejecución del contrato , será a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato, hasta el treinta 
y uno (31) de diciembre de 2023.  
 
2.3 Lugar de ejecución : 
 
El lugar de ejecución  del contrato ser á Cartagena, Bolívar.  
 
PARAGRAFO:  Para todos lo s efectos contractuales se tendrán como domicilio la ciudad de Cartagena de 
Indias.  
3. IDENTIFICACI ÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR Y MODALIDAD DE SELECCIÓN . 
 
3.1 Identificación del contrato a celebrar : 
 
  
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De conformidad con el objeto a contratar y lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 
1082 de 2015 , el contrato resultado del proceso que aquí se adelanté se denominará: Contrato de 
Prestación de Servicios de Apoyo a la gestión.  
 
3.2 Modalidad de selección : 
 
De conformidad con lo anterior, la modalidad de selección pertinente para contratar “PRESTAR SERVICIOS DE 
APOYO A LA GE STIÓN PARA REALIZAR ACTIVIDADES ASISTENCIALES Y OPERATIVAS QUE PERMITAN MONITOREAR EL 
MANEJO Y CUSTODIA DE LOS ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL .” 
corresponde a:  
 
a) Licitación Pública ______  
 
b) Selección Abreviada:  
 
I. Para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por subasta Inversa____  
II. Para la adquisición de bienes y servicios de características Técnicas Uniformes por compra de catálogo 
derivado de la celebración de acuerdos marco de precios____  
III. Para la adquisición d e bienes y servicios de características técnicas uniformes en bolsas de productos___  
IV. Para la Selección Abreviada de Menor cuantía_____  
V. Prestación de servicio de salud ____  
VI. Declaratoria de desierta de la licitación. ____  
VII. Productos de origen o destinación ag ropecuarios____  
VIII. Actos y contratos que tengan por objeto las actividades comerciales e industriales propias de las EICE y de las 
SEM_____  
IX. Para la ejecución de: protección de personas amenazadas, desmovilización e incorporación, atención a 
población desplaza da por la violencia, protección de derechos humanos y población en alto grado de 
exclusión______  
X. Contratación de bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional____  
 
c) Concurso de méritos:  
 
I. Abierto ____  
II. Con precalificación____  
III. Escoge ncia de intermediarios de seguros____  
 
d) Contratación Directa:  
 
I. Urgencia manifiesta. ____  
II. Contratación de empréstitos____  
III. Contratos interadministrativos ____  
IV. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas ____  
  
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V. Encargo fiduciario ____  
VI. Inexistencia de pluralidad de oferentes. ___  
VII. Arrendamiento o adquisición de bienes inmuebles. ____  
VIII. Prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión. _X__  
 
e) Mínima cuantía ______  
 
3.3. Código (s) UNSPSC: 80111600  
 
4. ANÁLISIS DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y PRESUPUESTO OFICIAL . 
 
Teniendo en cuenta la tabla de honorarios que el ICBF ha dispuesto para los efectos, y el perfil requerido para 
esta contratación, el valor del contrato será hasta por la suma de VEINTINUEVE MILLONES QUINIENTOS 
TRECE  MIL PESOS  M/CTE ($29.513.000) presupuesto estimado en atención a dispuesto por la Resolución 
5256 del 04 de noviembre del 2022.  PARÁGRAFO: El valor del presente contrato será el que resulte de la prestación 
efectiva del servicio desde el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución hasta la finalización del 
plazo contractual . 
 
 
5. FUENTE DE LOS RECUR SOS  
 
El valor del contrato  y/o proceso  se encuentra respaldado por la disponibilidad  presupuestal o vigencia futura  
relacionada en la plataforma SECOP II.  
 
 
6. JUSTIFICACIONES DE LOS FACTOR ES DE SELECCIÓN.  
 
No aplica   
 
7.  OBLIGACIONES . 
 
7.1 Obligaciones del Contratista .  
 
7.1.1 Obligaciones Generales del Contratista : 
 
1. Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia 
responsabilidad, por lo tanto, no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre 
EL CONTRATISTA y el ICBF .  
  
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2. Constituir y allegar a EL ICBF  las garantías requ eridas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la 
suscripción del contrato.   
3. Participar y apoyar a EL ICBF  en todas las reuniones a las que éste lo convoque relacionadas con la 
ejecución del contrato.   
4. Disponer de los medios necesarios para garantizar la correcta ejecución del objeto contractual, así como 
del mantenimiento, cuidado y custodia de la informac ión y documentación generada en el marco del objeto 
del presente contrato . 
5. Atender los requerimientos y/o recomendaciones que durante el desarrollo del Contrato le imparta EL ICBF  
a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones.  
6. Entregar al supervisor del Contrato los informes  que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados 
obtenidos cuando así se requiera.  
7. Presentar la cuenta de cobro de conformidad con la forma de pago estipulada en el contrato, junto con el 
informe de las actividades realizadas para cada pago.  
8. Presentar la factura electrónica validada previamente por la DIAN, como requisito necesario para el pago 
de los bienes y/o servicios contratados, conforme con las disposiciones señaladas en el Decreto 658 del 05 
de marzo de 2020, en concordancia, con lo d ispuesto en la Resolución No. 000042 del 05 de mayo de 2020 
y demás normas vigentes, cuando aplique.  
9. Guardar estricta reserva sobre toda la información y documentos que tenga acceso, maneje en desarrollo 
de su actividad o que llegue a conocer en desarr ollo del contrato y que no tenga carácter de pública. En 
consecuencia, se obliga a no divulgar por ningún medio dicha información o documentos a terceros, sin la 
previa autorización escrita del ICBF .  
 
10. Mantener correctamente actualizados cada uno de lo s sistemas de información que maneje en desarrollo 
de su actividad.  
11. Asumir un buen trato para con los demás colaboradores internos y externos del Instituto Colombiano de 
Bienestar Familiar - ICBF , y actuar con responsabilidad, eficiencia y transparencia.  
12. Devolver al ICBF, una vez finalizada la ejecución del contrato, l os documentos que en desarrollo de este 
se hayan producido, e igualmente todos los archivos que se hayan generado en cumplimiento de sus 
obligaciones.  
  
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13. Colaborar con el ICBF  en el suministro y respuesta de la información correspondiente, a los requerimientos 
efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano en relación con la ejecución, desarrollo o 
implementación del contrato objeto del presente documento.   
14. Utilizar la imagen del ICBF  de acuerdo con los lineamientos establecidos por éste. Salvo autorización 
expresa y escrita de las partes ningún contratista, podrá utilizar el nombre, emblema o sello oficial de la otra 
parte para fines publicitarios o de cualq uier otra índole.   
15. Respetar las políticas del Sistema Integrado de Gestión - SIGE y sus anexos   
16. Cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo “Buenas Prácticas en la Gestión Contractual”  
del Manual de Contratación vigente.  
17. Realizar desplazamientos que se requieran, para el cumplimiento del objeto contractual, previa 
autorización del supervisor del contrato y presentar informe y legalización de los gastos de desplazamiento y 
transporte conforme al acto administrativo que regule la mat eria. 
18. Cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo “Buenas Prácticas en la Gestión Contractual” 
del Manual de contratación vigente.  
 
19. Realizar desplazamientos que se requieran, para el cumplimiento del objeto contractual, previa 
autorización de l supervisor del contrato y presentar informe y legalización de los gastos de desplazamiento 
y transporte conforme al acto administrativo que regule la materia.  
 
7.1.2  Obligaciones Específicas del Contratista : 
 
1. Apoyar en el registro de la programación de Aliment os de Alto Valor Nutricional en el sistema de 
información definido por el ICBF, de acuerdo con el procedimiento de programación y entrega de 
Alimentos de Alto Valor Nutricional.  
 
2. Apoyar con visitas a los puntos de entrega primarios para aplicar, registrar y reportar lo indicado 
en el instrumento de seguimiento al cumplimiento de las condiciones para la recepción y control 
de los AAVN.  
 
3. Apoyar con la generación de alertas y atención a las novedades presentadas para las entregas 
de Alimentos de Alto Valor Nutricional.  
 
4. Apoyar en la revisión de las facturas y soportes de pago de los proveedores que operan las 
modalidades y servicios del proyecto de Inversión de Nutrición 2023.  
 
  
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5. Brindar asistencia técnica a los referentes de centros zonales y regional d el ICBF, así como a las 
Entidades Administradoras del Servicio – EAS, para la ejecución y seguimiento financiero y 
administrativo de las estrategias definidas en el proyecto de Inversión de Nutrición 2023.  
 
6.  Apoyar con el seguimiento y el avance de ejecución para la apropiación vigente e inicial, 
certificados de disponibilidad presupuestal (CDP), registros presupuestales de compromiso 
(RPC), pagos y rezago presupuestal para la debida ejecución de los recursos  asignados a la 
Regional del proyecto de inversión de Nutrición.  
 
7. Apoyar con el seguimiento y construcción de solicitudes que reflejen la modificación social y 
financiera de los recursos asignados a la Regional para las estrategias del proyecto de Inversi ón 
de Nutrición.  
 
8. Apoyar con la construcción de informes cuantitativos y cualitativos que reflejen avances sobre la 
ejecución social y financiera de los recursos asignados a la Regional para las estrategias del 
proyecto de Inversión de Nutrición.  
 
9. Revisar y consolidar la información necesaria para atender los requerimientos internos y los que 
fueren solicitados por la Dirección de Nutrición.  
 
10. Participar y prestar apoyo técnico en los comités o reuniones en los cuales sea designado en 
cumplimiento de los co mpromisos institucionales de la Dirección de Nutrición y presentar el 
resumen de los temas abordados en estos espacios.  
 
11. Apoyar el seguimiento del registro administrativo de los contratos y de coberturas atendidas de 
las modalidades y servicios de la estra tegia de atención y prevención de la desnutrición en los 
sistemas de información misional definidos por el ICBF.  
 
12. Apoyar el seguimiento a los procesos necesarios para mantener la seguridad de la información 
en la Dirección de Nutrición a través de la imple mentación de las políticas definidas en seguridad 
de la información.  
 
13. Cumplir con las demás obligaciones que se requieran de acuerdo con la naturaleza del contrato.  
 
 
7.1.3 Obligaciones contractuales asociadas a los Ejes del Sistema Integrado de Gestión : 
NO APLICA  
 
7.2 Obligaciones  del ICBF.  
7.2.1 Obligaciones Generales del ICBF  
  
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1. Suministrar la información que previamente requiera EL CONTRATISTA en relación con el objeto 
del presente contrato.  
 
2. Exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna de las obligaciones del presente 
contrato.  
 
3. Efectuar la supervisión y seguimiento del presente contrato.  
 
4 Garantizar el cubrimiento de los gastos de desplazamiento y transporte aéreo y terrestre que EL 
CONTRATISTA requiera para su traslado dentro y fuera del país, en cumplimiento del objeto 
contractual, de conformidad con el acto administrativo que regula la materia . 
 
7.2.2  Obligaciones Específicas del ICBF.  
 
No aplica   
 
8 FORMA DE PAGO .  
 
El valor del contrato se pagará al CONTRATISTA  en mensualidades vencidas, cada una por valor DOS 
MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA Y TRES  PESOS M/CTE  ($2.683.000 ). Para el primer pago, se pagará 
proporcional a los días de servicio efectivamente prestados contado desde el cumplimiento de los requisitos 
de perfeccionamiento y ejecución y hasta el último día del mismo mes. Dichos desembolsos se realizarán 
previa presentación del formato “Certificación de Cumplimiento Informe de Obligaciones por Pres tación de 
servicios -honorarios” y el comprobante de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, 
Pensión y ARL, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y en el porcentaje establecido por 
el Gobierno Nacional (Si a ello hubi ere lugar).  PARÁGRAFO PRIMERO:  Para el periodo de pago 
correspondiente al mes de diciembre se realizará de la siguiente forma: un primer pago por el periodo 
comprendido entre el primero (1) y el veinte (20) de diciembre y un segundo pago por el periodo com prendido 
entre el veintiuno (21) y el treinta (30) de diciembre (si a ello hubiere lugar).  se compromete a entregar al 
Grupo Financiero del ICBF el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, 
debidamente diligenciado y firm ado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.  
 
 
9 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA .  
 
9.1 Supervisión.  
 
La supervisión del contrato estará a cargo de la coordinación del grupo de asistencia técnica del ICBF . En 
todo caso, el ordenador del gasto podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando 
por escrito al designado, con copia a l grupo jurídico.  
 
9.2 Interventoría.  
  
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NO APLICA  
  
10 ESTIMACION DE RIESGOS Y FORMA DE MITIGARLOS . 
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015 
en concordancia con lo establecido en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos 
de Contratación M -ICR-01” de Colomb ia Compra Eficiente, la tipificación, asignación y estimación de los 
riesgos previsibles en la contratación.  
  
11 ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LAS GARANTÍAS.  
 
El contratista deberá constituir a favor del ICBF  Garantía de que tratan la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, 
y el Decreto 1082 de 2015, considerando el objeto a contratar, las obligaciones contractuales y el valor del 
contrato, dicha garantía deberá const ituirse con los siguientes amparos:  
 
CUMPLIMIENTO:  En cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el término de 
ejecución de este y seis (6) meses más.  
 
12 VIABILIDAD DEL COMITÉ DE CONTRATACION.  
 
De conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación vigente, no se requiere concepto favorable 
por parte del Comité de Contratación para adelantar el trámite que aquí se relaciona.  
 
13 ANEXOS.  
- Certificado PACCO  
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal  
- Certificado de no existencia de personal en planta en ICBF  
- Matriz de riesgo  
 
14 APROBACIONES.  
 Cargo  Nombre  Firma  
COORDINADORA GRUPO 
ASISTENCIA TECNICA 
BOLIVAR   ELA CECILIA GUZMAN 
NARVAEZ   
 
 
 
 
 
 
