 
 CÓDIGO: FOR-TH-026  
VERSIÓN: 4 
FECHA: 24/01/2023  
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES Y/O 
PROFESIONALES 
 
 
IDENTIFICACIÓN GENERAL  
 
DEPENDENCIA QUE PROYECTA: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN FINANCIERA 
NOMBRE DE QUIEN ELABORA: AURA PEREZ ROSAS 
CARGO: JEFE DEPARTAMENTO DE GESTIÓN FINANCIERA 
FECHA: 30/01/2023 
CÓDIGO UNSPSC  
(ESTE SE ENCUENTRA EN EL PLAN ANUAL 
DE ADQUISICIONES)  80111605 
 
1. DESCRIPCIÓN ESTRATÉGICA DE LA NECESIDAD 
(Diligencie estas casillas con base en el Plan de Desarrollo Institucional 2022-2031, consultar archivo en 
Excel enviado para tal fin) 
1.1. Línea estratégica : L5. Modernización de la Gestión Administrativa  
1.2 Motor de desarrollo: M1. Fortalecimiento institucional.      
1.3. Proyecto: P1 - Mejoramiento y efectividad de procesos administrativos y académicos.   
1.4 Viabilidad Técnica: De acuerdo a las actividades inherentes a los procesos desarrollados al interior 
de la Universidad en los campos misionales, administrativos y operativos y a la 
ausencia de un Profesional Universitario con capacidades básicas para la 
ejecución del objeto contractual del presente proyecto en Departamento de 
Gestión Financiera de esta institución, se hace viable esta contratación. 
 
2. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN 
 2.1 Descripción de la 
Necesidad: 
  Se procede a elaborar el estudio de oportunidad y conveniencia para contratar la 
Prestación de Servicios como profesional universitario para apoyar y mejorar la 
gestion de los procesos contables, presupuestales y de tesoreria al interior del 
Departamento de Gestion Financiera de la Universidad del Atlantico, la 
implementación del nuevo software contable y adaptación de las NIIF. 
En vista de que no existe en la planta de personal  perfil  suficiente para que 
desarrolle el producto a contratar. 
2.2 Manifestación de 
inexistencia o insuficiencia de 
personal de planta para 
desarrollar la actividad 
contractual: Teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario realizar un contrato de 
prestación de servicio debido a la insuficiencia o inexistencia de personal de planta 
con la competencia y formación requerida, como lo es la persona que pueda 
dedicarse a estas actividades con el perfil y experiencia que requiere el proyecto. 
 
3. OBJETO, ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN 
3.1. Objeto:  Prestar los servicios profesionales en el Departamento de Gestión Financiera 
para apoyar la gestión de actividades en el proceso de Presupuesto, 
Contabilidad y de Tesorería para el Mejoramiento de la Gestión. 
3.2. Perfil Requerido: Formación: 
Profesional en Contaduría Publica 
Experiencia: 
2 años de Experiencia 
3.3. Plazo de Ejecución: Hasta el 30 de Septiembre del 2023 
3.4. Lugar de Ejecución: El lugar de ejecución del contrato a suscribir será en la sede Norte o en el sitio 
que lo requiera la Universidad. 
 
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3. OBJETO, ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN 
3.5. Presupuesto Oficial Estimado: El presupuesto oficial destinado para el contrato a suscribir se estima en 
VEINTI NUEVE MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($29750000) 
Moneda Legal Colombiana. 
3.6. Forma de Pago: LA UNIVERSIDAD pagará al CONTRATISTA el valor de los servicios objeto del 
presente contrato en moneda legal colombiana, en (9) cuotas mensuales o 
proporcionales por fracción de tiempo del servicio prestado, hasta por la 
suma de VEINTI NUEVE MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS 
($29750000), de la siguiente manera: a) Una (1) Primera cuota desde la fecha 
del acta de inicio hasta el 20 de febrero de 2023  por valor de $1.750.000, Una 
segunda cuota desde el 21 de febrero a 28 de febrero de 2023 por valor de 
$3.500.000 y siete (7) cuotas iguales por valor de $3.500.000. Dicho pago se 
efectuará a partir de la fecha de iniciación establecida en el acta de inicio del 
contrato y dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación, en 
el Departamento de Gestión del Talento Humano, de los siguientes 
documentos: cuenta de cobro, recibido a satisfacción de bienes o servicios 
firmado por el supervisor del contrato, informe de actividades sobre la 
ejecución del contrato, planilla pagada de aportes al sistema de seguridad 
social integral por EL CONTRATISTA y la factura cuando haya lugar. 
3.7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 
3.7.1 Obligaciones generales a cargo  
del contratista: Además de las obligaciones reguladas por el Acuerdo Superior No. 000006 de 
octubre 6 de 2009 (Estatuto de Contratación de la Universidad del Atlántico) 
el Contratista cumplirá con las siguientes obligaciones: 
 
1. Cumplir con el objeto del presente contrato con plena autonomía técnica 
y administrativa y bajo su propia responsabilidad. Por lo tanto, no existe 
ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno del 
CONTRATISTA con LA UNIVERSIDAD. 
2. Suscribir el acta de inicio dentro del término que sea requerido por LA 
UNIVERSIDAD. 
3. Realizar los actos necesarios y tomar las medidas conducentes para el 
debido y oportuno cumplimiento de las obligaciones contractuales y para 
la ejecución del contrato. 
4. Afiliarse a los sistemas de salud y pensión, de conformidad con lo 
dispuesto en el artículo 282 de la Ley 100 de 1993, y realizar el trámite de 
afiliación a la administradora de riesgos laborales (ARL) de conformidad 
con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1562 de 2012 y mantener sus 
afiliaciones a salud y pensión de conformidad con las condiciones 
establecidas en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, la Ley 797 de 2003 y la 
Ley 1122 de 2007. Dichas afiliaciones deben acreditarse ante el 
Departamento de Gestión del Talento Humano de LA UNIVERSIDAD, 
anexando certificación de afiliación vigente. Este requisito es 
indispensable para la ejecución del presente contrato. Así mismo, EL 
CONTRATISTA se compromete a presentar mensualmente en el 
Departamento de Gestión del Talento Humano de LA UNIVERSIDAD, los 
recibos de pago de las cotizaciones efectuadas en salud, pensión y ARL 
durante el período de ejecución del contrato. 
 
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3. OBJETO, ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN 
5. Presentar al supervisor del contrato los informes o entregables 
requeridos. 
6. Responder por los documentos físicos o magnéticos que le sean 
entregados o que elabore en desarrollo del contrato, asegurando que 
reposen en la dependencia o área correspondiente.  
7. Responder por el cuidado de los bienes y elementos que le sean 
entregados por LA UNIVERSIDAD para el desarrollo del contrato. 
8. Devolver al finalizar el contrato, los bienes y elementos que le hayan sido 
entregados por LA UNIVERSIDAD para el desarrollo del contrato. 
9. No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por LA 
UNIVERSIDAD para el desarrollo del objeto del contrato, ningún software 
sin la autorización previa de la Oficina de Informática de LA 
UNIVERSIDAD. 
10. No sacar el software de LA UNIVERSIDAD y limitar su uso a las actividades 
propias del contrato, salvo autorización previa y expresa de la Oficina de 
Informática. 
11. No introducir modificación alguna al software instalado, sin la 
autorización previa y escrita de la Oficina de Informática. 
12. Entregar los documentos de archivo a su cargo debidamente 
inventariados. 
13. Mantener actualizado su lugar de residencia durante la vigencia del 
contrato y cuatro (4) meses más y presentarse a LA UNIVERSIDAD en el 
momento en que sea requerido. 
14. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre las comunicaciones y 
la información que conozca por causa o con ocasión del contrato. 
15. Cumplir todas las disposiciones legales en materia de uso y divulgación de 
información, documentación, bases de datos y protección de datos 
personales a los cuales tenga acceso por causa o con ocasión del presente 
contrato y aún después de haberse terminado. 
16. Constituir las pólizas requeridas para la ejecución del contrato. 
17. Realizar el pago de los impuestos y/o contribuciones a que haya lugar. 
18. Respetar las normas y reglamentos de LA UNIVERSIDAD. 
19. Asistir a la inducción del sistema de gestión en seguridad y salud en el 
trabajo. 
20. Asistir a cursos de capacitación ofrecidos por la brigada de emergencia de 
la Universidad del Atlántico. 
21. Asistir a las capacitaciones del plan de Seguridad y Salud en el Trabajo. 
22. Cumplir con los requisitos normativos establecidos en el Decreto 1072 del 
2016, Capitulo 6 – SGSST. 
23. Cumplir las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del contrato. 
3.7.2. Obligaciones específicas  a 
cargo del contratista:  Actividades: 
 
1. Acompañar en el proceso de facturacion del Departamento de 
Gestion Financiera. 
2. Brindar apoyo en la validación de fuente de financiación - cuenta 
pagadora y registro de las cartas de instrucción en el software financiero de 
la Universidad del Atlántico. 
 
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3. OBJETO, ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN 
3. Apoyar la revisión y seguimiento de la disponibidad de recursos para el pago 
de las cuentas recibidas en el Departamento. 
4. Apoyar en la proyección de respuestas a las peticiones del giro ordinario 
recibidas en la dependencia. 
5. Apoyar la subsanación de inconsistencias de las cuentas procesadas que 
fueron reportadas por Fiduciaria Davivienda - Fiduciaria la Previsora. 
6. Brindar apoyo en la realización de todas las actividades pertinentes para la 
elaboración del cierre contable, fiscal y planificación financiera. 
7. Brindar apoyo en la conciliación de los ingresos que percibe por diferentes 
conceptos  la Universidad del Atlántico. 
8. Apoyar en la elaboración de informes del proceso de tesorería. 
9. Apoyar la gestión de solicitudes designadas por el Jefe del Departamento 
de Gestión Financiera relacionadas con el objeto contractual 
 
 Productos: 
 
1. Reporte de facturas procesadas 
2.  Relación de cuentas revisadas previamente al registro de pago.  
3. Relación de cartas de instrucción procesadas.                                                                                                   
4. Relación de seguimiento disponibilidad recursos.                                                                  
5. Relación o borrador de respuestas proyectadas. 
6. Reporte de Inconsistencias subsanadas procesadas.   
7. Informe de conciliación de ingresos 
8. Informes procesados. 
9. Relación de requerimientos solicitados por el  Jefe del Departamento de 
Gestión Financiera. 
3.8. Supervisión: LA UNIVERSIDAD ejercerá la supervisión y control en la ejecución y avance del 
presente contrato a través de Jefe del Departamento de Gestión Financiera, a 
su vez se denominará el SUPERVISOR del mismo. Para estos efectos el 
supervisor estará sujeto a lo dispuesto por los artículos 38 y 39 del Estatuto 
de Contratación de la Universidad (Acuerdo Superior No. 000006 del 6 de 
octubre de 2009), Ley 734 de 2001, Ley 1474 de 2011 y demás normas 
establecidas sobre la materia. 
3.9. Listado de Estudios y diseños 
(Anexo No.    ) Sí aplica  No aplica  
3.10. Fichas técnicas de Servicios 
(Anexo No.   ) Sí aplica  No aplica  
 
 
5. ANÁLISIS TÉCNICO ECONÓMICO 
5.1.  Estudio Técnico:  
Conciliaciones Bancarias. 
Apoyo en el registro de información. 4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR  (Marcar con una X) 
AUXILIAR ADMINISTRATIVO  TÉCNICO ADMINISTRATIVO  PROFESIONAL UNIVERSITARIO X
PROFESIONAL ESPECIALIZADO  ASESOR  OTRO ¿CUÁL? 
 
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5. ANÁLISIS TÉCNICO ECONÓMICO 
Atender solicitudes designadas por el Jefe Departamento de Gestion Financiera. 
 
 
 
5.2. Estudio Económico: Ley 30 Articulo 86 
5.2.1. Gastos del contrato El futuro contrato que se genere comprenderá necesariamente gastos de 
contratación y administrativos (Estampillas, pólizas y exámenes médicos de 
ingreso), los cuales serán asumidos por el contratista. 
 
6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN 
(Formas de Contratación) Marcar con una X 
Contratación Directa 
Contrato cuantía < 25 
SMLMV 
(Literal B, artículo 41, 
numeral I, literal a 
artículo 42, artículo 43) Contratación Directa 
Contrato cuantía ≥ 25 
SMLMV 
(Literal A, artículo 41, 
numeral I, literal a 
artículo 42, artículo 43) Contratación Directa 
Invitación Publica 
Contrato ≥ 500 SMLMV 
(Literal A, artículo 41, 
numeral II, literal a 
artículo 42, artículo 43) Contratación 
Directa 
(Parágrafo 
2, articulo 
41, artículo 
43) Órdenes (artículo 
27) 
 
Contrato con 
Formalidades 
Plenas (artículo 28) 
   X  
 
7. MECANÍSMOS DE COBERTURA – GARANTÍAS 
Nombre del amparo Se requiere Valor Vigencia 
Buen manejo y correcta inversión 
del anticipo. NO 100 % del valor del anticipo  Igual a la duración del 
contrato y cuatro (4) meses 
más a partir de la suscripción 
del mismo.  
Devolución del pago anticipado. NO 100 % del valor del pago 
anticipado  Igual a la duración del 
contrato y cuatro (4) meses 
más a partir de la suscripción 
del mismo.  
Cumplimiento de las obligaciones 
contractuales, pago de multas y 
cláusula penal pecuniaria cuando 
se haya pactado. SÍ 20 % del valor del contrato  Igual a la duración del 
contrato y cuatro (4) meses 
más a partir de la suscripción 
del mismo.  
Pago de salarios, prestaciones 
sociales e indemnizaciones 
laborales. SÍ  5 % del valor del contrato  Igual a la duración del 
contrato y tres (3) años más a 
partir de la suscripción del 
mismo. 
Estabilidad y calidad de la obra NO 20 % del valor del contrato  Igual a la duración del 
contrato y cinco (5) años más 
a partir de la suscripción del 
mismo. 
 
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7. MECANÍSMOS DE COBERTURA – GARANTÍAS 
Calidad y correcto funcionamiento 
de los bienes y equipos 
suministrados. NO 30 % del valor del contrato  Igual a la duración del 
contrato y cuatro (4) meses 
más a partir de la suscripción 
del mismo.  
Calidad del servicio. NO 20 % del valor del contrato  Igual a la duración del 
contrato y cuatro (4) meses 
más a partir de la suscripción 
del mismo.  
Responsabilidad civil 
extracontractual. NO 5 % del valor del contrato, 
mínimo 200SMMLV  Igual a la duración del 
contrato a partir de la 
suscripción del mismo.  
 
 
8. PERMISOS, TRÁMITES Y LICENCIAS 
 ¿Se requiere? Observaciones 
Licencia de construcción  Sí  No X  
Licencia ambiental Sí  No X  
Tarjeta profesional Sí  No x  
Certificado de trabajo en alturas Sí  No X  
Otros, ¿Cuáles? Sí  No X  
 
El presente estudio previo fue elaborado por cargo del solicitante del contrato  de la Universidad del Atlántico. 
 
 
 
 
____________________________________________    
Aura Pérez Rosas   
Jefe del Departamento de Gestión Financiera 
Departamento de Gestión Financiera
 
 
 
CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD INTELECTUAL.  La propiedad intelectual de las investigaciones y resultados de los 
trabajos que se efectúen en el  marco de este contrato, serán de propiedad de ambas partes, salvo excepciones 
pactadas. La información que se recaude para el desarrollo del presente contrato, así como los informes, monografías, 
artículos, investigaciones y demás productos que resulten, como en el desarrollo de los proyectos que se acuerden, no 
podrán ser reproducidos, comercializados, ni cedidos a terceros sin previa autorización de las partes y de los autores y 
creadores generadores de la información o producto. Las partes de común acuerdo establecen que ambas 
instituciones podrán hacer uso de tales documentos para sus propios fines, dando el crédito correspondiente, 
respetando la confidencialidad y los derechos de autor, de propiedad intelectual y material establecidos en la Ley 23 
de 1982, Ley 44 de 1993, Decreto 460 de 1995 y disposiciones complementarias, y en especial dando cumplimiento a lo 
dispuesto al respecto en los convenios o contratos específicos. 