Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera Nombre formato: Solicitud de orden contractual 
1. IDENTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD: FECHA2412023SOLICITUD No.220583DÍAMESAÑO2. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTENombre DependenciaDIVISIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código QUIPU Proyecto901010139162Nombre Proyecto901010139162 GASTOS OPERATIVOS DE FUNCIONAMIENTO PARA LA VIGENCIA FISCAL 2023Jefe Depend. o Dir. ProyectoJUAN MANUEL GUALTEROS SANCHEZ Cédula No.79214355Correo-ejmgualteross@unal.edu.coTel. (Exts.)19232-19233Tel. Celular 313325967
4.OBJETO GENERAL DE LA CONTRATACIÓN REQUERIDA:
PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES,  PARA APOYAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SEDE BOGOTÁ.
5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS REQUERIDOS(SI SON MÁS DE 5 ITEMS, MARQUE X y ADJUNTE ANEXO)ESPECIFIQUE: NOMBRE, MODELO, PRESENTACIÓN, REQUISITOS MÍNIMOS, LUGAR DE INSTALACIÓN, ENTRE OTROS. Cantidada.b.c.d.e.6. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA(SI SON MÁS DE 5 ITEMS, MARQUE X y ADJUNTE ANEXO) XDEBEN SER PUNTUALES Y ESTAR DIRECTAMENTE RELACIONADAS CON EL OBJETO GENERAL A EJECUTAR. a.b.c.d.e.
7. PLAZO   8. VALOR Y FORMA DE PAGO TOTAL (EN DÍAS) Cantidad de PagosVr. de cada PagoSubtotal ($)Fecha Inicio 2023-02-01 PAGOS PARCIALES.PAGOS PARCIALES$ 18,516,702Fecha Terminación2023-07-31 009. LUGAR DE EJECUCIÓN O DE ENTREGA:División de Gestión Documental VR. TOTAL DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SOLICITADA ($)  $ 18,516,702(SIN INCLUIR LA CONTRIBUCIÓN ESPECIAL DEL 4X1,000)
10. DATOS DEL OFERENTE SELECCIONADO Nombre o Razón Social  PRIETO CALDERON ANA ESPERANZA Cédula o NIT No51829785Dirección CL 25 B 99 45 P 2 Ciudad BogotáCorreo-e  (Obligatorio)aeprietoc@unal.edu.co Tel. 1 (fijo)  3132164143Tel. 2 (celular) 11. CLÁUSULAS ADICIONALES (MARQUE X) a. Responsabilidad de bienes b.  Propiedad intelectual c. Confidencialidad de la informaciónXd. Otra (Indique cual): Tratamiento de Datos Personalese. Otra (Indique cual): 12. DATOS DE LA PERSONA QUE ESTARÁ A CARGO DE LOS BIENES A ADQUIRIR SI HAY MÁS DE UN (1) RESPONSABLE DE LOS BIENES, MARQUE X y ANEXE RELACIÓN Responsable (marcar X)Todos los bienesParcialÍtem(s) No.Tipo de Vinculación (marcar X)PlantaContratistaODS Vigente No.Nombre  Tel. (Exts.)Tel. CelularCedula No. DependenciaCorreo-e  Ubicación DependenciaEdificio  Oficina No.13. DATOS DEL INTERVENTOR(A)/ SUPERVISOR(A)Tipo de Vinculación (marcar X)PlantaXCargoJEFE DE DIVISIÓNContratistaODS Vigente No.NombreJUAN MANUEL GUALTEROS SANCHEZ Tel. (Exts.)19232-19233Tel. Celular3133259675Cedula No.79214355Correo-ejmgualteross@unal.edu.coUbicación DependenciaEdificio  500B - División de Gestión DocumentalDependenciaSECRETARIA DE SEDE Oficina No.2o piso
{supervisor}
{jefe} {supervisor}
FIRMA JEFE DEPENDENCIA o DIRECTOR DE PROYECTO FIRMA DEL INTERVENTOR(A)/ SUPERVISOR(A) PROPUESTO (b)
Código: U.FT.12.002.002 Versión: 5.0 Página_____de____3. JUSTIFICACIÓN (Las solicitudes de contratación de proyectos de investigación o de extensión, se entenderán justificadas siempre que el objeto a contratar se encuentre discriminado en la resolución de aprobación 
del presupuesto del proyecto o en la propuesta aprobada por la entidad contratante o financiadora. Si la presente solicitud resulta de una invitación directa verbal, dentro de la justificación  deberán indicarse los 
criterios con los que se seleccionó el oferente):
De conformidad al Estatuto General de la Universidad, Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario consagra en su artículo tercero como uno de los fines de la Universidad: (...) "5. Estudiar y enriquecer el 
patrimonio cultural, natural y ambiental de la nación y contribuir a su conservación". (...).
El Patrimonio Archivístico hace parte del patrimonio cultural de la nación, motivo por el cual la Universidad debe propender por fortalecer la noción de patrimonio documental y promover su salvaguardia, protección, 
conservación, sostenibilidad y divulgación, adoptando lo establecido en el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura que le confiere la potestad de custodia de archivos y 
documentos con valor histórico a la Universidad Nacional de Colombia, entre otras funciones (Artículo 2.8.2.9.6.)
De acuerdo con la Resolución de Rectoría 1017 de 2016 "Por la cual se regula la función del Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad" tiene como objeto Regular la función del Sistema 
Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia, la cual permite establecer los parámetros y lineamientos generales en la materia así como el alcance, estructuración, conceptos, 
conformación, características, programas necesarios para el desarrollo y preservación de la documentación de la Universidad.
La División de Gestión Documental es la dependencia de la Universidad Nacional de Colombia, que administra y custodia el patrimonio documental mediante la gestión de procesos archivísticos y comunicaciones 
oficiales, con el fin de divulgar y garantizar el acceso a la información al público en general y dentro de sus objetivos está el administrar, preservar, conservar y divulgar los archivos de Gestión, Central e Histórico de la 
Sede Bogotá de la Universidad Nacional de Colombia, garantizando la observancia de las normas y lineamientos inherentes a la gestión documental emitida por el Archivo General de la Nación y la Universidad Nacional.
Dada la necesidad de mantener los lineamientos para la contratación de personas naturales mediante orden de prestación de servicios, según lo expuesto por la corte constitucional en la sentencia C-164 de 2009 así 
como las normas vigentes sobre austeridad en el gasto público y según lo establecido en la circular de Rectoría No. 1 de 2023, y dado que la División de Gestión Documental no cuenta con personal de planta suficiente 
para apoyar las actividades que allí se realizan,  se requiere vincular mediante orden de prestación de servicios (OPS),  una persona natural, profesional en historia y experiencia mínima relacionada mínima de dos (2) 
años para el acompañamiento a las oficinas productoras documentales en el desarrollo de propuestas de elaboración y actualización de TRD, la coordinación de comités y capacitación en gestión documental de las 
oficinas adscritas a la Sede Bogotá y Nivel Nacional. Según las tipologías corresponde a una Orden Contractual de Prestación de Servicios Personales de Apoyo a la Gestión (OPS).                   
De acuerdo con lo anterior y tratándose de un proceso de mínima cuantía, en concordancia con lo establecido en el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, la División de Gestión 
Documental realiza invitación verbal y selección directa de ANA ESPERANZA PRIETO CALDERÓN, dada su formación, conocimiento y experiencia en el desarrollo del objeto y obligaciones específicas a contratar, 
enmarcado en la conveniencia y pertinencia institucional
Dentro del presupuesto de funcionamiento para la presente vigencia se cuentan con los recursos necesarios para el trámite correspondiente.
3.1. Causal de selección directa utilizada  (Opcional, aplicable solo para los casos estipulados en la Parte I. Definiciones del Manual de Convenios y Contratos): Elija una opción:
1. Cuando se trate de servicios profesionales que solo puedan encomendarse a determinada persona natural o jurídica en razón a su capacidad, idoneidad y experiencia relacionada con el objeto a contratar. 
3.2.Justificación adicional cuando el plazo de la contratación sea superior al 31 de diciembre del año en curso y máximo hasta el 31 de marzo de la siguiente vigencia. (El solicitante deberá justificar la necesidad de la 
reserva presupuestal para la adquisición de un bien, servicio u obra con un plazo mas allá del 31 de diciembre de la misma vigencia y máximo hasta el 31 de marzo de la siguiente vigencia, en estrictas necesidades del 
servicio para garantizar el funcionamiento o las actividades misionales de la Universidad en docencia, investigación y extensión.. La existencia del presupuesto no justifica la reserva presupuestal): 
Certifico que se ha recibido oferta verbal para la contratación del servicio personal requerido expresamente en esta solicitud, que el oferente seleccionado cumple y acepta las condiciones establecidas por la 
Universidad para este tipo de órdenes contractuales, y que he verificado la razonabilidad del precio ofrecido, que la información suministrada en el presente formato es veraz y corresponde a lo ofertado por el 
proveedor. (a)
(a) Requerido y aplicable solo para solicitudes de órdenes mínimas, menores o superiores para contratación de servicios profesionales, técnicos, asistenciales de apoyo a la gestión prestados por personas naturales, en 
las cuales no es obligatoria la presentación de oferta escrita, según la normatividad contractual vigente en la Universidad.      
(b) Cuando el solicitante también sea el Interventor(a)/ Supervisor(a), bastará con la firma como solicitante. 
Nota : Si requiere información adicional, debe adjuntar los respectivos anexos.

Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera Nombre formato: Solicitud de orden contractual (Anexo obligaciones)
1. IDENTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD: FECHA2412023SOLICITUD No.220583DÍAMESAÑO
6. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA
DEBEN SER PUNTUALES Y ESTAR DIRECTAMENTE RELACIONADAS CON EL OBJETO GENERAL A EJECUTAR. 
a.Orientar y apoyar la aplicación de los procesos metodológicos relacionados con el fortalecimiento de la gestión documental de las oficinas productoras de la Sede Bogotá y Nivel Nacional
b.Coordinar y gestionar los procesos de actualización de las Tablas de Retención Documental de acuerdo a los requerimientos de la universidad y la normatividad vigente
c.Presentar los procesos de gestión documental de la Sede Bogotá que requieran trámite ante las diferentes instancias gestoras y resolutorias de la Universidad
d.Atender los requerimientos de capacitación en gestión documental de las oficinas productoras adscritas a la Sede Bogotá y Nivel Nacional, así como las del nuevo módulo de correspondencia CHASQUI
e.Presentar informe parciales y final que den cuenta de las actividades desarrolladas
f.Garantizar que durante la ejecución del contrato no estará incurso en inhabilidades por delitos sexuales cometidos contra menores en cumplimiento a la ley 1918 de 2018, artículo primero, ley 599 del 2000 en su título iv, artículo 209 y el decreto 753 de 2019, artículo primero y por tanto, la universidad consultará periódicamente el registro de inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas, conforme la autorización de manera expresa y escrita dada en el anexo formato autorización verificación inhabilidad delitos sexuales menores incluido en el proceso contractual
