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1. OBJETIVO  
 
Las siguientes condiciones generales de la orden de compra se aplicarán y serán obligatorias durante 
la vigencia de la orden de compra e implican la aceptación de los lineamientos de transparencia e 
integridad de acuerdo al código de conducta de Ocensa.  
 
2. PREMISAS  
 
Las siguientes definiciones a tener en cuenta:  
 
 OCENSA S.A: OLEODUCTO CENTRAL S.A. con NIT. 800.251.163 -0 Significa la 
empresa compradora.  
 PROVEEDOR: Signifi ca la compañía a quien se le expide la orden de compra.  
 FORWARDER: Significa la compañía designada por OCENSA S.A. para la realización 
del transporte internacional.  
 CARGA EXTRA DIMENSIONADA: carga no contemplada en contenedor de 20’ o 40’. 
Para tránsito marítimo: carga que sobrepase los 300x200xh160cm.  
 MERCANCIA PELIGROSA: Materias u objetos que presentan riesgo para la salud, 
para la seguridad o que pueden producir daños en el medio ambiente, en las 
propiedades o a las personas.  
 RETIE: Reglamento técnico  de instalaciones eléctricas  
 Lista de Empaque: Listado de materiales con marca, referencia, pesos, dimensiones y 
cualquier información adicional que pueda ser requerida incluir por parte de Ocensa.  
 PDT: Plan de Trabajo  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 3. DESCRIPCIÓN  
 
A continuación, se relaciona las condiciones generales que aplican  a:  
 
3.1 ÓRDENES DE COMPRA NACIONALES  
 
1. OBJETO  
 
El PROVEEDOR se compromete a venderle a OCENSA en la forma, precios y condiciones indicadas 
en la presente orden de compra, los bienes, materiales y/o elementos cuyas cantidades, descripciones 
y características principales se encuentran allí relacionadas.  
 La orden de compra se regirá, interpretará y tendrá efecto de conformidad con las leyes de la República 
de Colombia.  
 
2. FECHA DE ENTREGA  
El PROVEE DOR se obliga a cumplir con el tiempo de entrega estipulado en la orden de compra. El no 
cumplimiento de la mencionada fecha tendrá como consecuencia una baja calificación en el 
desempeño del PROVEEDOR.  
 
El PROVEEDOR deberá dar aviso por escrito de inmedi ato a OCENSA si la entrega va a presentar 
demora y las justificaciones para ello. OCENSA podrá aceptar o no la nueva fecha de entrega, sin 
perjuicio de que OCENSA ejerza su derecho de cancelar la respectiva Orden de Compra.   
 
3. VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA  
OCENSA no reconocerá reajustes al valor de la orden de compra, indemnizaciones, reclamaciones o 
solicitudes de sobrecostos, ni compensación alguna por servicios y/o trabajos o conceptos que no 
fueron tenidos en cuenta al elaborar la oferta.  
 
Los precios y tarifas incluyen todos los costos directos e indirectos a que tiene derecho el PROVEEDOR 
por la ejecución y cumplimiento de todas las obligaciones de la presente orden de compra, incluyendo, 
pero no limitándose a los conceptos enunciados en los pliegos de condiciones.  En caso de una compra 
de ejecución sucesiva o periódica, si se requiere ajuste, se analizará el caso.  
  
4. SUMAS NO RECONOCIDAS  
OCENSA no reconocerá a EL PROVEEDOR ninguna suma adicional a las indicadas en la presente 
Orden de compra, por el su ministro de los bienes, materiales, y/o elementos, ni por cargos adicionales 
por modificaciones que no estén debidamente aprobadas por el representante autorizado de OCENSA.   
 
5. FACTURACIÓN  
Se dispone de éste email para envío de facturación electrónica:   
 
El formato válido de facturación electrónica es un archivo con extensión XLM, con los requisitos técnicos 
emitidos por la DIAN; se aclara que una factura pre impresa y escaneada no es una factura electrónica.  
 
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 Para aquellos proveedores que cuenten con aut orización de la DIAN para el aplazamiento de la 
implementación de la facturación electrónica, la facturación aplica para el proceso que se describe a 
continuación:  
 
El PROVEEDOR deberá radicar sus facturas en la ventanilla correspondiente en las oficinas centrales 
de OCENSA (Carrera 11 No 84 -09) en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 mm y de 
acuerdo al cronograma de cierre mensual para recibo de facturas.  
 
Todas las facturas deben generarse a nombre del OLEODUCTO CENTRAL S.A., deberán referir se al 
número de la orden de compra y al número de aprobación de pago (GR) el cual será suministrado por 
el almacenista de cada Estación, así mismo, deberán estar acompañadas por los documentos soportes.  
Una vez el PROVEEDOR cuente con el número de aprobac ión de pago (GR), tendrá ocho (8) días para 
radicar factura. Dichas facturas deberán ser preparadas en español para cumplir con las regulaciones 
del Código de Comercio Colombiano.   
 
5.1 ORDEN  DE COMPRA EN COP Y PAGO EN COP  
El pago correspondiente se hará 100% en pesos colombianos los jueves después del cumplimiento de 
las condiciones de pago estipuladas en la orden de compra a los cuarenta y cinco (45) días calendarios 
siguientes al recibo de la factura correctamente elabora da y con todos los documentos soporte. No 
obstante, OCENSA se reserva el derecho de retener el pago si EL PROVEEDOR no ha entregado o 
no ha cumplido con los términos y condiciones de la orden de compra o no ha suministrado la 
documentación requerida.  
 
5.2 ORDEN DE COMPRA EN USD Y PAGO EN COP  
El pago correspondiente se hará 100% en pesos colombianos liquidados a la tasa representativa del 
mercado del día de radicación de la factura por parte de EL PROVEEDOR. El pago se hará los jueves 
después del cumplimien to de las condiciones de pago estipuladas en la orden de compra a los cuarenta 
y cinco (45) días calendarios siguientes al recibo de la factura correctamente elaborada y con todos los 
documentos soporte. No obstante, OCENSA se reserva el derecho de retener  el pago si EL 
PROVEEDOR no ha entregado o no ha cumplido con los términos y condiciones de la orden de compra 
o no ha suministrado la documentación requerida.  
 
5.3 ORDEN DE COMPRA EN USD Y PAGO EN USD  
El pago correspondiente se hará 100% en dólares ameri canos los jueves después del cumplimiento de 
las condiciones de pago estipuladas en la orden de compra a los cuarenta y cinco (45) días calendarios 
siguientes al recibo de la factura correctamente elaborada y con todos los documentos soporte. No 
obstante, OCENSA se reserva el derecho de retener el pago si EL PROVEEDOR no ha entregado o 
no ha cumplido con los términos y condiciones de la orden de compra o no ha suministrado la 
documentación requerida. • OCENSA notificará a EL PROVEEDOR cualquier discrepancia  que se 
encuentre en las facturas, para que proceda a hacer las correcciones y vuelva a remitirlas a cuentas 
por pagar.   
 
PARÁGRAFO: El pago de cualquier factura se hará sin perjuicio de la facultad que tiene OCENSA de 
verificar y examinar las facturacion es y los comprobantes de respaldo de las mismas en el plazo que 
señala la cláusula de "AUDITORIA". OCENSA hará las retenciones en la fuente a que haya lugar, de 
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 acuerdo con las leyes tributarias vigentes. Todos los valores mencionados en la Orden de Compra  son 
expresados en moneda legal colombiana.   
 
6. RESPONSABILIDAD POR PAGO DE IMPUESTOS  
Salvo que expresamente se haya pactado lo contrario en la orden de compra, serán de cargo del 
PROVEEDOR toda clase de impuestos directos e indirectos de orden nacional, de partamental y 
municipal que se causen en desarrollo de la orden de compra. OCENSA se reserva el derecho de exigir 
al PROVEEDOR la demostración de encontrarse a Paz y Salvo por concepto de impuestos municipales 
y/o departamentales para la liquidación final de la orden de compra.  
  
7. CONDICIONES DEL MATERIAL O EQUIPO  
El material deber ser nuevo, original, de la marca cotizada y de reciente fabricación (si aplica). Así 
mismo deben cumplir tanto con el propósito para el cual fue diseñado y como con las condiciones de 
fabricación e instalación.   
El material y/o equipo qu e ofrezca y suministre el PROVEEDOR debe cumplir con los requisitos, 
exigencias y especificaciones de HSE que contemple la normatividad y la legislación que sea aplicable 
y vigente.   
 
8. TRANSPORTE Y ENTREGA  
Para efectos de la responsabilidad del Proveedor en cuanto a transporte y entrega de los bienes y/o 
equipos, se tendrá en cuenta lo dispuesto en el INCOTERMS DDP 2010. La mercancía deberá estar 
empacada y protegida para soportar el transporte y el almacenamiento en las condiciones ambientales 
del caso, l as cuales el PROVEEDOR declara conocer. El PROVEEDOR deberá rotular la mercancía 
con el número de la orden de compra y adjuntar la lista de empaque.  
 
8.1 CARGA ESPECIAL  
Para las compras que afecten el CAPEX, OCENSA S.A comunicará esta situación al proveedor, con el 
fin de que éste notifique a OCENSA S.A con 30 días de anticipación que el material está listo para 
despacho. Adicionalmente, se debe remitir Lista de Empaque.  
 
8.2 CARGA EXTRA DIMENSIONADA O MATERIALES PELIGROSOS  
Si la carga es extra dimensio nada o contiene materiales o componentes peligrosos, la carga deberá 
coordinarse en conjunto con el departamento de comercio exterior de Ocensa S.A. 30 días antes de 
que el material esté listo para despacho, el Proveedor deberá enviar la Lista de Empaque, indicar el 
precio bruto y las dimensiones externas de cada paquete/empaque con los respectivos planos que 
indiquen los puntos de izaje de cada empaque.  
 
9. EMBALAJE E IDENTIFICACIÓN  
El embalaje (o envasado, en caso de ser aplicable) deberá ser realizado de a cuerdo a los Términos 
Generales. Los Productos deben ser debidamente embalados para su transporte para la entrega de los 
Productos en el lugar de destino, y de un modo que asegure que los Productos, al ser recibidos por el 
Cliente, sean idóneos para el pro pósito requerido. Cuando sea aplicable (según el medio de transporte 
y las características del Producto), estos deben ser paletizados de acuerdo a los requerimientos del 
transporte utilizado y a las normas nacionales relacionadas con la marcación e identif icación de 
mercancías.  
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Las marcas del consignatario deben ser visibles, claras e impresas con tinta indeleble, aplicadas en 
tres caras del embalaje por dos de los lados y en la cara superior.  
A falta de instrucciones específicas en este sentido, el Prove edor asegurará que el embalaje y la 
identificación cumplan con los mejores estándares internacionales, y sean adecuados para soportar 
todos los riesgos durante el transporte y almacenamiento. Cualquier pérdida, destrucción o daño 
resultante de un embalaje o identificación insuficiente o defectuosa será asumido por el Proveedor. El 
Proveedor deberá instruir al transportista para que mantenga los paquetes protegidos bajo cubierta, 
durante todo el transporte. Esta instrucción deberá ser instrumentada mediante la colocación de 
señales claras en cada paquete que indiquen que los Productos deben viajar bajo cubierta y 
almacenados en un depósito durante todo el viaje.  
 
En caso de que los Productos requieran algún tipo de manipulación y/o forma de carga y/o descarga  
especial, las instrucciones correspondientes deberán ser indicadas en la lista de empaque, al igual que 
en el conocimiento de embarque o documento de transporte. El Proveedor deberá proveer dicha 
información al cliente con 3 días con anterioridad a la ent rega de los Productos. Si los Productos 
sufrieren cualquier tipo de daño por causa de la falta de cumplimiento con lo dispuesto en este Artículo, 
el Proveedor deberá asumir los costos (incluyendo, sin limitación, aranceles de importación y los costos 
en lo s que deba incurrirse para la entrega al Cliente de los Productos reparados o en reemplazo). Salvo 
disposición en contrario en los Términos y Condiciones de la Orden de Compra, los paquetes o 
contenedores deberán ser considerados no -retornables.  
 
El Client e tiene derecho, a su solo criterio, de establecer las señales, marcas o nombres que considere 
conveniente en los Productos. En caso de ser requerido por el Cliente, el Proveedor deberá, con 
anterioridad a la entrega de los Productos, marcar los Productos y cualquier documentación o 
materiales relacionados con los Productos, de conformidad con los procedimientos e instrucciones 
provistas por el Cliente.  
 
10. RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL  
El Proveedor será el único responsable por todos los daño s y perjuicios causados a Ocensa con 
ocasión de actos u omisiones suyos o de sus trabajadores, y sus contratistas, que hayan dado lugar al 
incumplimiento de esta Orden de Compra.  
 
El proveedor procederá a reparar e indemnizar plenamente el daño causado por los hechos antes 
descritos.  
 
PARÁGRAFO:  El proveedor autoriza irrevocablemente a Ocensa para que ésta retenga y deduzca de 
cualquiera de las sumas pendientes de pago a su favor b ajo este contrato, cualquier suma de dinero 
que Ocensa estime que le adeuda. En todo caso, las sumas así retenidas por parte de Ocensa no 
generan ningún tipo de interés a favor del proveedor, ni siquiera en el caso en que exista controversia 
en relación co n la obligación de pago por parte del proveedor a Ocensa o la cuantía de la indemnización 
a cargo de éste y a favor de Ocensa.  
 
Las partes acuerdan que las retenciones efectuadas por LA COMPAÑIA en virtud de esta estipulación, 
no serán consideradas como un  incumplimiento contractual, sino que serán tenidas como actos que 
hacen parte de la ejecución del contrato.  
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En caso de que las obligaciones a cargo del CONTRATISTA y a favor de LA COMPAÑÍA no puedan 
pagarse mediante la deducción o retención de suma algun a de dinero por no existir sumas pendientes 
de pago a favor del CONTRATISTA, el presente contrato prestará mérito ejecutivo por las sumas que 
EL CONTRATISTA le adeude a LA COMPAÑÍA.”  
 
11. RÉGIMEN AMBIENTAL  
EL CONTRATISTA entiende y acepta expresamente que la p rotección del medio ambiente constituye 
un principio fundamental para LA COMPAÑÍA y, en ese sentido se obliga, como mínimo, al estricto 
cumplimiento de las obligaciones exigidas por la legislación ambiental vigente y al seguimiento de las 
políticas en HS&E  de LA COMPAÑÍA que se adjuntan y forman parte del contrato, sin que la existencia 
de las mismas implique solidaridad entre EL CONTRATISTA y LA COMPAÑÍA o releve al 
CONTRATISTA de cualquier responsabilidad o carga que recaiga directamente en cabeza suya po r 
virtud de la ley aplicable o por razón de la ejecución de las obras y labores a su cargo en virtud del 
Contrato. En este orden de ideas, EL CONTRATISTA deberá mantener indemne a LA COMPAÑÍA de 
cualquier sanción o reclamación que surja por este concepto, derivada de la ejecución de sus 
obligaciones.  
 
12. MERCANCÍAS PELIGROSAS  
El Proveedor deberá suministrar al Cliente los Manuales de Seguridad del Producto y toda otra 
documentación requerida en relación a las Mercancías Peligrosas de acuerdo a la normativa loc al 
aplicable. El Proveedor deberá cumplir con todas las leyes y regulaciones locales en relación al 
embalaje, identificación y transporte de Mercancías Peligrosas, aplicables en los países de origen, de 
tránsito y de destino de los Productos.  
Las Mercancía s Peligrosas deberán ser debidamente embaladas, separadas de cualquier otro material 
o mercadería y no deberán ser guardadas dentro de otros contenedores. Todas las mercaderías 
embaladas deberán ser identificadas de acuerdo con las regulaciones aplicables en materia de 
transporte terrestre, aéreo y marítimo y de conformidad con los requisitos establecidos por las agencias 
y órganos gubernamentales.  
El Proveedor deberá cumplir con las Recomendaciones para el Anexo 1 - Estándar de Materiales 
Peligrosos de Oce nsa y la normatividad vigente sobre la materia en relación con el transporte de 
Mercancías Peligrosas.  
 
El Proveedor deberá defender, indemnizar y mantener indemne al Cliente, a los consumidores y 
usuarios de los Productos y Servicios, frente a todos los r eclamos, pérdidas, daños, costos y 
responsabilidades asociadas con, en relación a, o que surjan de cualquier incumplimiento actual o 
alegado o fracaso en cumplir con las obligaciones que surjan de las leyes y regulaciones aplicables en 
relación a la fabric ación, manejo, embalaje, identificación y transporte de Mercancías Peligrosas, 
debiendo tener contratado un seguro que cubra toda contingencia referida al transporte de Mercancías 
Peligrosas.  
 
13.  RIESGO Y PROPIEDAD  
El riesgo y propiedad de la mercancía será  asumido por el PROVEEDOR hasta tanto no se efectúe la 
entrega total en el lugar especificado en la orden de compra y aceptado por OCENSA.  
 
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 14.  ACEPTACIÓN  
En el caso de que la mercancía entregada por el PROVEEDOR no esté conforme con la orden de 
compra, ya sea por razón de no corresponder a la calidad, cantidad, medidas y/o dimensiones 
indicadas, o no se ajuste para el propósito que sea requerida cuando dichos propósitos se hayan dado 
a conocer al PROVEEDOR, OCENSA tendrá el derecho a rechazar tal mercancía en el momento de la 
entrega o de la inspección y reclamar al PROVEEDOR cualquier pago efectuado y/o gasto adicional 
incurrido, sin perjuicio de cualquier otro derecho que OCENSA pueda tener en contra del 
PROVEEDOR. El hecho de que OCENSA haya efectuado pag os no implica la aceptación de la compra.  
El material a adquirir estará sujeto a inspección, por parte de OCENSA o su delegado en cualquier 
momento.   
 
15. OBLIGACIÓN ADUANERA DEC. 1909/92 – ART.2 O NORMAS QUE ACLAREN, MODIFIQUEN 
O ADICIONEN LA MENCIONADA  
 
En caso de que los materiales objeto de la orden de compra hayan sido importados, el PROVEEDOR 
deberá adjuntar a la remisión una copia de la declaración de importación con la cual los nacionalizó.  
De todas maneras y cuando así fuere necesario el PROVEEDOR  saldrá a la defensa en favor de 
OCENSA, para probar ante cualquier autoridad que todos los suministros han sido debidamente 
nacionalizados.  
 
16.  ACCESO  
 El PROVEEDOR permitirá en su sitio de trabajo o en el sitio de trabajo de cualquier subcontratista, 
cualquier inspección o supervisión que OCENSA considere necesarios. Cualquier inspección o prueba 
realizada por OCENSA antes de la entrega, no relevará al PROVEEDOR de sus obligaciones en 
relación con la orden de compra.  
  
17.  INTALACIÓN (SI APLICA)  
Cuando se suministre un servicio en las áreas de operación de OCENSA, el PROVEEDOR será 
responsable por la seguridad industrial de las personas involucradas en el trabajo y todas aquellas 
personas que se ven afectadas por las actividades del PROVEEDOR y por consiguiente se 
compromete a cumplir con todas las disposiciones y procedimientos de seguridad industrial de 
OCENSA y con todas las disposiciones aplicables sobr e la misma.  
Adicionalmente el PROVEDOR deberá acatar la normatividad establecida por OCENSA con relación al 
ingreso a las instalaciones y a las actividades que puedan desarrollarse dentro de las mismas.  
 
18.  DOCUMENTOS A ENTREGAR CON EL SUMINISTRO  
En caso d e que OCENSA haya incluido MRR en el proceso, el PROVEEDOR deberá dar cumplimiento 
a la entrega de documentos en los tiempos establecidos durante las etapas que allí se describan.   
En caso de equipos se deben enviar dos (2) originales del catálogo general  del equipo y catálogo de 
mantenimiento y operación del mismo.   
 
Si los materiales o equipos son de origen importado:  
a) Debe suministrar con los materiales, los certificados de origen, certificados de pruebas de fábrica 
(si aplica) y copia de la declaració n de importación.   
b) Entregar la documentación exigida en los textos de inspección que aparecen en la solicitud de 
cotización y/o orden de compra (Si Aplica)  
 
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 19. CONFIDENCIALIDAD  
Cualquier orden de compra (incluye anexos) emitida por OCENSA tendrá en carácter de confidencial y 
en particular el PROVEEDOR no hará uso del nombre de OCENSA sin el consentimiento previo escrito 
de OCENSA. Todos los diseños, dibujos, especificaciones e información que pudieren ser 
suministrados por OCENSA en relación con la orden de c ompra serán confidenciales y solamente 
podrán ser utilizados para el cumplimiento de la orden de compra.  
 
20.  SUSPENSIÓN  
La orden de compra podrá ser suspendida por OCENSA siempre que se presente una situación que 
obligue a cualquiera de las partes a suspender parcial o totalmente la ejecución de la Orden de Compra. 
Para ello, se deberá levantar un acta en la cual se haga co nstar el hecho que originó la suspensión. 
Una vez suscrita el acta, las partes analizarán las causas que originaron la suspensión de la Orden de 
Compra y podrán determina de mutuo acuerdo, los impactos frente al Plan de Trabajo y los impactos 
económicos de  cada una de ellas, dejándolo por escrito.  
 
21. TERMINACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA  
OCENSA podrá dar por terminado la orden de compra, unilateralmente, antes de la expiración del plazo 
pactado, sin necesidad de preaviso y sin lugar a indemnización alguna a favo r del PROVEEDOR, quien 
quedará obligado a reparar los perjuicios que causare, por cualquiera de las siguientes causas:   
 
1. Si EL PROVEEDOR no otorga, dentro de los plazos estipulados, las garantías exigidas en la orden 
de compra o si las mismas no cumplen c on los requisitos establecidos en la orden de compra.  
2. Si EL PROVEEDOR no entrega los materiales o equipos, no ejecuta o no termina los servicios y/o 
trabajos dentro de los términos estipulados en la orden de compra, o si los suspende sin justa 
causa compr obada.  
3. Si EL PROVEEDOR cede la orden de compra, o cualquiera de los derechos y obligaciones 
derivados del mismo, o subcontrata los servicios y/o trabajos sin la autorización previa, escrita de 
OCENSA.    
4. Si EL PROVEEDOR o sus trabajadores divulgase (n) a terceros la información y conclusiones a 
que hubiese llegado en desarrollo del objeto de la orden de compra, así como si divulgase cualquier 
información de OCENSA, la cual es de carácter confidencial.   
5. Por incapacidad financiera del PROVEEDOR, la cual se presumirá si es embargado judicialmente 
o se retrasa en el pago de sus obligaciones laborales.    
6. Si EL PROVEEDOR, sus trabajadores o subcontratistas incumple(n) las políticas de OCENSA, que 
forman parte integral de la presente orden de compra, las declara ciones realizadas en la presente 
orden de compra y especialmente las disposiciones en materia de prevención de la corrupción, 
conflictos de interés, lavados de activos y financiamiento del terrorismo.  
7. Cuando se presente inhabilidad y/o incompatibilidad sob reviniente.   
8. Por cualquier otro incumplimiento del PROVEEDOR.   
 
En caso de presentarse alguna de las anteriores causas, LA COMPAÑÍA podrá dar por terminada la 
Orden de Compra de forma unilateral, sin perjuicio de la facultad que le asiste a LA COMPAÑÍA d e 
hacer efectivas las sanciones previstas en estos términos y condiciones. Sin perjuicio de los demás 
eventos de terminación de la orden de compra, contenidos en la misma, OCENSA podrá dar por 
terminada la Orden de Compra en cualquier momento durante su ej ecución, dando aviso previo al 
PROVEEDOR por escrito. Es entendido entre las Partes que la terminación de que trata el presente 
párrafo no dará lugar al pago de ninguna indemnización ni penalidad en favor del PROVEEDOR.  
 
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 22. AUDITORIA  
La persona autorizada por  OCENSA tendrá acceso durante la vigencia de la orden de compra a las 
listas de precios y podrá ordenar una auditoría cuando lo estime conveniente en las oficinas del 
PROVEEDOR y/o en el mismo sitio de las operaciones en horas normales de trabajo.    
 
Los auditores de OCENSA tendrán derecho a verificar y examinar hasta dos (2) años después de la 
terminación de la orden, cualquier suma facturada en relación con la misma y se obliga a poner a 
disposición de los auditores de OCENSA los documentos relacionados con la orden de compra, 
incluyendo entre otros, además de los libros de contabilidad, la correspondencia, comprobantes, 
archivos y toda clase de documentación relacionada.  
  
El PROVEEDOR atenderá los reclamos justificados que hiciera OCENSA como resultado de tales 
revisiones. Si rehusara facilitar el acceso a los auditores de OCENSA, o rehusara atender reclamos 
razonables, cualquier suma en discusión no será reconocida o será descontada de las facturas 
pendientes de pago, cuando el cargo en discusión haya sido pagado anteriormente.  
 
23.  CLAÚSULA PENAL  
En caso de incumplimiento grave, por parte del PROVEEDOR de las obligaciones contraídas en la 
orden de compra y demás documentos q ue la integran, pagará a OCENSA, a título de pena, una suma 
equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la orden de compra, cantidad que se imputará al 
monto de los perjuicios que sufra OCENSA y cuyo valor se descontará de los saldos a favor de l 
PROVEEDOR. Previo a la aplicación de la pena, OCENSA requerirá al PROVEEDOR para que dentro 
del término máximo de cinco (5) días, explique las razones de la mora o del incumplimiento.    
 
Si dentro de dicho plazo EL PROVEEDOR no las presenta se dará por aceptado el incumplimiento por 
parte de EL PROVEEDOR. Si responde dentro del plazo fijado, OCENSA hará la correspondiente 
valoración y determinará si procede la aplicación de la cláusula penal. Para tal efecto, bastará 
comunicación de OCENSA al PROVEEDOR e n dicho sentido.    
 
La aplicación de la cláusula penal no excluye la acción de indemnización de perjuicios en contra del 
PROVEEDOR, si tales perjuicios, a juicio exclusivo de OCENSA, fueren superiores al valor de la pena. 
Teniendo en cuenta que con el pag o de la pena no se entiende extinta la obligación principal a cargo 
del PROVEEDOR de indemnizar la totalidad de los perjuicios causados a OCENSA como efecto del 
incumplimiento de la orden de  compra, OCENSA podrá hacer efectiva la cláusula penal, en la for ma 
indicada anteriormente, así como exigir el cumplimiento de la obligación incumplida o solicitar el 
reconocimiento y pago de la garantía de cumplimiento de la orden de compra, constituida a favor de 
OCENSA, exigir el pago de la indemnización de los perju icios causados por el incumplimiento de la 
orden de compra.  
 
PARÁGRAFO ÚNICO. - La cláusula penal pactada se causará por el solo hecho del incumplimiento y 
no requerirá de reconvención judicial previa, EL PROVEEDOR autoriza irrevocablemente a OCENSA 
para q ue ésta retenga y deduzca cualquier suma por dicho concepto. En todo caso, las sumas así 
retenidas por parte de OCENSA no generan ningún tipo de interés a favor del EL PROVEEDOR, ni 
siquiera en el caso en que exista controversia en relación con la obligaci ón de pago por parte del EL 
PROVEEDOR a OCENSA o con el incumplimiento del EL PROVEEDOR.   
 
24. APREMIOS  
OCENSA podrá imponer apremios al PROVEEDOR por incumplimiento de cualquiera de las 
obligaciones que adquirió en virtud de la Orden de compra, sus anexos y demás documentos que lo 
integran, o por haber cumplido éstas imperfectamente o por haber retardado su cumplimiento, siempre 
que OCENSA hubiere decidido apremiar al PROVEEDOR para el cumplimiento de sus obligaciones y 
no dar por terminada la Orden de Compra . Para tales efectos OCENSA requerirá al PROVEEDOR para 
que dentro del término máximo de cinco (5) días, explique las razones de la mora o del incumplimiento. 
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 Si dentro de dicho plazo EL PROVEEDOR no las presenta se dará por aceptado el incumplimiento por 
parte del PROVEEDOR. Si responde dentro del plazo fijado, OCENSA hará la correspondiente 
valoración y determinará si procede la aplicación del apremio o la declaratoria de incumplimiento.  Para 
tal efecto, bastará comunicación de OCENSA al PROVEEDOR en dic ho sentido.  
  
El apremio se impondrá hasta por un monto equivalente al tres por ciento (3%) del valor de la Orden 
de compra, cada vez que EL PROVEEDOR incurra en un hecho constitutivo de incumplimiento. 
Adicionalmente, OCENSA expedirá una comunicación en l a cual le señalará al PROVEEDOR un 
término para satisfacer la obligación incumplida. Este término no podrá entenderse como purga de la 
mora. Si dentro del término concedido por OCENSA no se ejecuta la respectiva obligación, EL 
PROVEEDOR se hará acreedor a apremios adicionales hasta por el cero punto cinco por ciento (0.5%) 
del valor total estimado de la orden de compra, por cada día de retardo en el cumplimiento de la 
obligación. La aplicación de estos apremios diarios se limitará hasta un máximo de diez (1 0) días por 
cada evento de incumplimiento. Si la obligación incumplida sobrepasare el término concedido, 
OCENSA, podrá dar por terminada la orden de compra, ordenar su liquidación y hacer efectiva la 
Cláusula Penal. El monto de estos apremios podrá ser des contado de los saldos pendientes a favor del 
PROVEEDOR.  
 
En cualquier caso, la imposición de uno o varios apremios por parte de OCENSA al PROVEEDOR no 
es un requisito previo para que OCENSA pueda dar por terminada la orden de compra, en razón a que, 
de co nformidad con lo dispuesto por la cláusula de TERMINACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA, 
cualquier incumplimiento por parte del PROVEEDOR de sus deberes y obligaciones contractuales 
constituye, por sí mismo, justa causa para que OCENSA decida dar por terminado la orden de compra 
de manera unilateral.   
 
PARÁGRAFO. – El (los) apremio (s) se causará (n) por el solo hecho del incumplimiento y no requerirá 
(n) de reconvención judicial previa. EL PROVEEDOR autoriza irrevocablemente a OCENSA para que 
ésta retenga y deduz ca cualquier suma por dicho concepto. En todo caso, las sumas así retenidas por 
parte de OCENSA no generan ningún tipo de interés a favor del PROVEEDOR, ni siquiera en el caso 
en que exista controversia en relación con la obligación de pago por parte del P ROVEEDOR a OCENSA 
o con el incumplimiento del PROVEEDOR.  
Las partes acuerdan que las retenciones efectuadas por OCENSA en virtud de esta estipulación no 
serán consideradas como un incumplimiento contractual, sino que serán tenidas como acciones que 
hacen parte de la ejecución de la Orden de Compra.  
En caso de que el (los) apremio (s) a cargo del PROVEEDOR y a favor de OCENSA no pueda (n) 
pagarse mediante la deducción o retención de suma alguna de dinero por no existir sumas pendientes 
de pago a favor del PROVEEDOR, la presente Orden de Compra prestará mérito ejecutivo por las 
sumas que EL PROVEEDOR le adeude a OCENSA.    
 
25. ÉTICA Y CUMPLIMIENTO  
En adición al cumplimiento de las Políticas de LA COMPAÑÍA señaladas en la cláusula POLÍTICAS DE 
OCENSA  en la presente Orden de Compra, el PROVEEDOR se obliga a cumplir con las disposiciones 
contenidas en el Código de Conducta de LA COMPAÑÍA que se encuent ra en la página web de 
OCENSA www.ocensa.com. , el cual forma parte integral de la Orden de Comprar y cuyo contenido EL 
PROVEEDOR declara conocer y aceptar. Adicionalmente, EL PROVEEDOR se obliga a cumplir con la 
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 normatividad aplicable, incluyendo, pero sin limitarse a, aquella legislación relacionada  con la 
prevención de la corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo.  
 
Por lo anterior,  
 
1. El PROVEEDOR  declara de manera expresa que conoce las normas a las que se hace relación 
en el párrafo anterior, que las ha revisado, que las acepta, que se obliga a cumplirlas, darlas a 
conocer a sus empleados, contratistas y/o subcontratistas y hacerlas cumplir por los mismos. 
Por tanto, el PROVEEDOR se obliga a incluir lo establecido en esta cláusula en los contratos 
que celebre con ellos.  La firma de la presente Orden de Compra  implica la adhesión del 
PROVEEDOR a las normas mencionadas en todo lo que le sea aplicable.  
 
2. El PROVEEDOR debe contar con políticas de ética y cumplimiento lo cual implica que deberá 
evidenciar el cumplimiento y divulgación de las mismas a sus contratistas y empleados, cuando 
sea requerido por LA COMPAÑÍA. Las políticas de ética y cumplimiento deberán contemplar 
como mínimo lo indicado en la presenta cláusula.  
 
3. El PROVEEDOR debe contar con un mecanismo para la atención de de nuncias, dilemas y 
consultas en temas relacionados con prevención de la corrupción, lavado de activos y 
financiación del terrorismo.  
 
4. El PROVEEDOR  se obliga a asegurar la idoneidad de todas las contrapartes que emplea o con 
las que se relaciona en la ejec ución de la presente Orden de Compra , para lo cual deberá 
realizar una debida diligencia a sus empleados, clientes, agentes, contratistas, subcontratistas 
y proveedores de bienes y servicios.  
 
Por lo anterior, EL PROVEEDOR  deberá contar con sus propios pr ocedimientos, en virtud de la 
cual como mínimo deberá:  
(i) solicitar la documentación necesaria para identificar y conocer a la respectiva 
contraparte y verificar la veracidad de la información suministrada,  
(ii) revisar de listas restrictivas del Consejo de Segu ridad de las Naciones Unidas y las 
emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) y del Departamento 
del Tesoro de los Estados Unidos de América, y  
(iii) verificar las listas de control, tales como antecedentes penales, fiscales y disciplinari os. 
 
5. EL PROVEEDOR declara que los recursos de la entidad que representa, incluyendo los 
recursos comprometidos para la ejecución de la Orden de Compra  son propios, provienen de 
actividades lícitas y están ligados al desarrollo normal de sus actividades, y que, por lo tanto, 
los mismos no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal 
Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique.  
 
6. EL PROVEEDOR, cuando sea sociedad anónima abierta, declara que cumple con la ley y que 
ni la entidad que representa, ni sus accionistas, asociados o socios que tengan el CINCO POR 
CIENTO (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representa ntes legales y 
miembros de la junta directiva:  
 
(i) han sido condenados por delitos relacionados con actos de corrupción, lavado de activos 
y financiación del terrorismo (LA/FT), o  
(ii) se encuentran en las listas internacionales vinculantes para Colombia de confo rmidad 
con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en las listas de la OFAC.  
 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 EL PROVEEDOR reconoce que Ocensa está facultada para efectuar las verificaciones que 
considere pertinentes y para dar por terminada cualquier relación comercia l o jurídica si verifica 
que no se cumplen con las anteriores declaraciones.  
  
La presente declaración en aquellos casos en que el Proveedor tenga un tipo societario distinto 
a las sociedades anónimas abiertas, se entenderá para la totalidad de los accion istas, asociados 
o socios, sin importar el porcentaje de participación.  
 
7. EL PROVEEDOR se obliga a evitar cualquier situación que pueda constituir un conflicto de 
interés, inhabilidad o incompatibilidad y declararla en el momento en el que dicha situación surja, 
situación que será revisada por LA COMPAÑÍA para adoptar las medidas que estime 
necesarias.  
 
8. EL PROVEEDOR declara que ninguna otra persona natural o jurídica, incluyendo sus 
empleados, contratistas y subcontratistas, tiene interés no legítimo en la Orden de Compra . 
 
9. EL PROVEEDOR  declara que toda la documentación e información aportada para la 
celebración y ejecución de la Orden de Compra es veraz y exacta, estando OCENSA facultada 
para efectuar las verificaciones que considere pertinentes, aplicar las sanciones contractuales, 
incluyendo la terminación de la Orden de Compra, y las acciones legales que estime apropiadas, 
si verifica, o tiene conocimiento de que ello no es así.  
 
10. Qué El PROVEEDOR  conoce, declara y acepta que OCENSA está en la obligación legal de 
solicitar las aclaraci ones que estime pertinentes en el evento en que se presenten 
circunstancias con base en las cuales OCENSA pueda tener dudas razonables sobre las 
operaciones de EL PROVEEDOR, así como del origen de los activos, evento en el cual El 
PROVEEDOR  se obliga a sum inistrar las aclaraciones que sean del caso.  
 
11. Durante la ejecución de la Orden de Compra , EL PROVEEDOR se obliga a comunicar a 
OCENSA de manera inmediata, cuando tenga conocimiento, de cualquier información o evento 
que vaya en contra de lo establecido en  esta cláusula, incluyendo aquellos incidentes o 
novedades que puedan afectar su imagen y/o la de OCENSA.  Esta situación puede ser 
comunicada directamente al Administrador de la Orden de Compra, o en su defecto de manera 
confidencial usando los Canales de Receptores vía telefónica a los teléfonos 018009121013, 
en Bogotá (1) 3250200  extensión 0365 o directo (1) 3250365 y en www.ocensa.com.co  
 
La violación de las obligaciones previstas en esta cláusula será considerada un incumplimiento grave 
por parte del Proveedor y por tanto podrá dar lugar a las sanciones contractuales y/o a la terminación 
anticipada de la Orden de Compra, sin que haya lugar a indemnización alguna a favor del Proveedor, 
y sin perjuicio de  las acciones legales a las que hubiere lugar.  
 
26.  CESION Y SUBCONTRATO (APLICA SOLO EN COMPRAS DE EJECUCIÓN SUCESIVA)  
 
El PROVEEDOR no cederá ni subcontratará total o parcialmente la orden de compra sin la aprobación 
previa escrita por parte de OCENSA. El i ncumplimiento de esta obligación dará origen a la terminación 
unilateral por incumplimiento.  La subcontratación o cesión no autorizada de manera previa, expresa y 
por escrito, además de conllevar un incumplimiento contractual, no será oponible para ningún  efecto a 
OCENSA, ni por EL PROVEEDOR ni por el Subcontratista o Cesionario. En caso de que OCENSA 
autorice la cesión o la subcontratación, EL PROVEEDOR será solidariamente responsable con el 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 subcontratista o cesionario por el cumplimiento de la orden de c ompra y por cualquier reclamo de 
terceros que surja de su ejecución.   
 
PARÁGRAFO:  Sujeto a lo establecido en esta cláusula, EL PROVEEDOR no podrá subcontratar, ceder 
la Orden de compra o ceder los derechos económicos derivados del mismo a personas o entid ades 
cuyos recursos provengan de actividades ilícitas, o cuyos recursos sean o hayan sido utilizados para 
la financiación de actividades delictivas, especialmente del terrorismo. Autorizada y efectuada la 
subcontratación o cesión, el Subcontratista o el ce sionario deberá cumplir a cabalidad con las 
disposiciones legales sobre prevención de la corrupción, el lavado de activos y la financiación del 
terrorismo (LA/FT) que le sean aplicables, implementando con eficiencia y oportunidad las políticas y 
los proced imientos necesarios para tal fin.  
 
27. TÍTULO DE PROPIEDAD Y POSESIÓN  
El PROVEEDOR garantiza que tiene derechos de posesión y propiedad legítimos sobre la mercancía 
suministrada y que no existe gravamen, embargo o secuestro de ninguna naturaleza, ni denuncias 
legales sobre ellas y que, en caso de presentarse, proporcionará el desembargo conforme a la ley.  
 
28. ACEPTACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA  
Con el envío de la Orden de Compra al Proveedor, las Partes quedarán obligadas por los Términos 
Especiales y Generales que hacen parte integral de la misma.  El Cliente no quedará obligado por los 
términos y condiciones (incluso los términos y condiciones generales) emitidos por el Proveedor, 
independientemente de que (i) esos términos y co ndiciones fueren habitualmente usados  por el 
Proveedor en la conducción de sus operaciones; (ii) dichos términos hubieren sido propuestos antes o 
después de la fecha de emisión o recepción de esta Orden; o (iii) cualquiera de esos términos y 
condiciones fuere estándar o similar a los términos  de esta Orden.  
  
En el caso en que el Proveedor detectare una posible irregularidad, o cualquier posible violación del 
Código de Conducta aplicable, podrá emplear los medios confidenciales establecidos en dicho Código 
de Conducta, para denunciar la irregu laridad o violación al canal de la línea transparente a los teléfonos 
01800 9121013, en Bogotá (1) 3250200 extensión 0365 o directo (1) 3250365 y en  www.ocensa.com.co  
29. GARANTÍA – CALIDAD  
El PROVEEDOR deberá asegurar que todas las garantías otorgadas por los  subcontratistas y 
fabricantes, sean consistentes con las garantías aquí previstas. El PROVEEDOR deberá ceder al 
Cliente cualquier garantía obtenida de los fabricantes, subcontratistas o cualquier tercero. Si alguna 
garantía no pudiera ser directamente ced ida en beneficio del Cliente, el PROVEEDOR deberá realizar 
sus mejores esfuerzos para conseguir dicha garantía en beneficio de LA COMPAÑÍA.  
 
Sin perjuicio de lo antedicho, el Proveedor será responsable por los actos u omisiones de cualquier 
subcontratista como si fueran sus propios actos u omisiones.  
 
30. REQUISITOS DE INSPECCIÓN, CERTIFICACIÓN Y GARANTÍA DE CALIDAD  
Si después de la inspección o prueba de los Productos y Servicios, o de cualquier parte o componente 
de los mismos, LA COMPAÑÍA razonablemente dete rminare que los Productos son insatisfactorios 
debido a pérdidas, destrucción o daño, materiales defectuosos, calidad o fabricación inferior, o por 
cualquier otra falta de conformidad con otro requisito de esta Orden de Compra, LA COMPAÑÍA tendrá 
derecho, además de cualquier otro derecho o recurso que tuviere en este sentido, a rehusarse a aceptar 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 la entrega de los Productos o a devolver al Proveedor los Productos que no cumplieren con los 
requisitos, y todas las sumas pagadas por LA COMPAÑÍA al PROVEEDOR e n concepto o a cuenta de 
precio o tarifa, juntamente con cualquier costo en que haya incurrido LA COMPAÑÍA con respecto a la 
devolución de los Productos, deberán ser reembolsadas por el PROVEEDOR a LA COMPAÑÍA.  
 
El PROVEEDOR no entregará a LA COMPAÑÍA ning ún otro Producto para reemplazar dichos 
Productos insatisfactorios o rechazados, ni prestará ningún otro Servicio para rectificar esos Servicios 
insatisfactorios o rechazados, a menos que LA COMPAÑÍA ordenare por escrito que dichos Productos 
fueren reempla zados.  
 
El Cliente se reserva el derecho, incluso después de haber pagado por los Productos ordenados, de 
efectuar un reclamo contra el PROVEEDOR con respecto a cualquiera de dichos Productos que se 
considerare insatisfactorios o defectuosos o que no cump liere con cualquier requisito de la Orden de 
Compra. Sin perjuicio de otros derechos, el PROVEEDOR reembolsará a LA COMPAÑÍA el costo en 
que éste haya incurrido con relación a la inspección y pruebas de los Productos defectuosos, 
incluyendo, sin limitación , remuneración, hospedaje y subsistencia de los representantes de LA 
COMPAÑÍA.  
 
Si el Proveedor es autorizado a subcontratar o ceder todas o cualquier parte de sus obligaciones bajo 
el Contrato, de conformidad con el numeral 24, LA COMPAÑÍA tendrá derecho a realizar las 
inspecciones y pruebas establecidas en este numeral, en los establecimientos de los subcontratistas. 
El Proveedor deberá asegurar que los contratos con subcontratistas autorizados otorguen a LA 
COMPAÑÍA los derechos y facultades establecidos  en este numeral.  
 
31. TRANSMISIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  
Para la orden de compra, LA COMPAÑIA encarga al PROVEEDOR el tratamiento de cualquier tipo de 
datos de carácter personal (en adelante “la Base de Datos”), en virtud de lo señalado en la Ley 1581 
de 2012 sobre la Protección de Datos Personales. EL PROVEEDOR se convierte en Encargado del 
Tratamiento de la Base de Datos. En consecuencia, EL PROVEEDOR declara conocer que la Base de 
Datos es de propiedad de LA COMPAÑÍA, por lo cual podrá utilizarl a exclusivamente para la 
consecución de las finalidades derivadas o relacionadas con el objeto contractual, y según la finalidad 
de la respectiva Base de datos de conformidad con lo establecido en la Política de Tratamiento de 
Datos Personales de Ocensa qu e el Contratista declara conocer.  
 
Para efectos de lo dispuesto en este númeral, y de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y normas que 
la modifiquen, reglamenten o complementen, se tendrán las siguientes definiciones:  
 
Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.  
 
Información personal: Cualquier información de una persona que permita su identificación, como por 
ejemplo el nombre de la persona, sus direcciones, teléfonos, fotografías, información familiar, 
financiera, entre otra.  
 
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas 
naturales determinadas o determinables.  
 
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 Datos Sensibles: Todos aquellos datos que puedan afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indeb ido 
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la 
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones 
sociales, de derechos humanos o que promueva int ereses de cualquier partido político o que garanticen 
los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la 
vida sexual y los datos biométricos.  
 
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones  sobre datos personales, tales como la 
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  
 
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio 
con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;  
 
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en 
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;  
 
EL PROVEEDOR manifiesta que cue nta con una Política de Tratamiento de Datos Personales ajustada 
a los requerimientos legales en Colombia. En adición a lo anterior, EL PROVEEDOR declara que dicha 
política cuenta con los mecanismos necesarios para dar atención a consultas y reclamos que p uedan 
presentar los Titulares de los datos personales.  
 
EL PROVEEDOR, en calidad de Encargado adquiere las siguientes obligaciones específicas:  
 
1.En caso de que el PROVEEDOR esté encargado de la recolección de Datos personales, el 
PROVEEDOR deberá obtener la autorización previa y expresa de los Titulares. De tratarse de Datos 
Sensibles, la autorización deberá ser adicionalmente explícita.  
2.Dar cum plimiento a la Legislación Colombiana vigente sobre protección de datos de carácter personal 
y a la Declaración de Tratamiento de Datos Personales de LA COMPAÑÍA, con sus respectivas 
actualizaciones, la cual forma parte integral de la orden de compra y se encuentra en la página web 
www.ocensa.com.co    
3.Realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad de la Base de Datos y del objeto 
contractual y abstenerse de hacer uso de la misma o de cualquier dato al lí contenido, para finalidades 
no autorizadas dentro de la orden de compra.  
4.Tomar todas las medidas de seguridad, tendientes a la protección de la información contenida en la 
base de datos y necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, us o o acceso no autorizado 
o fraudulento.  
5.Disponer de un sistema de seguridad de la información que cuente con procedimientos de copias 
diarias, y de recuperación de información que puedan garantizar la reconstrucción en el estado en que 
se encontraban lo s datos en caso de producirse su pérdida o destrucción.  
6.Guardar confidencialidad frente a terceros respecto del Tratamiento de la información personal 
registrada en las bases de datos.  
7.Otorgar permiso de acceso a la Base de Datos solamente a aquellas personas que por su función, 
requieran conocerla, y comunicar y hacer cumplir a dichos empleados, las obligaciones establecidas 
en esta cláusula.  
8.Una vez terminada la ejecución de la orden de compra, EL PROVEEDOR se obliga, a devolver la 
Base de Datos a LA COMPAÑÍA junto con los soportes o documentos que haya obtenido o a destruir 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 la información allí contenida, para lo cual deberá solicitar previamente a la COMPAÑÍA instrucción al 
respecto.  
9.Entregar a LA COMPAÑÍA la información necesaria para cumplir co n las obligaciones del Registro 
Nacional de Bases de Datos, de conformidad con lo establecido para el efecto por la Superintendencia 
de Industria y Comercio.  
10.En caso de pérdida o destrucción involuntaria de los datos personales custodiados por EL 
PROVE EDOR, este deberá comunicar dicha situación inmediatamente a LA COMPAÑÍA, incluyendo 
un detalle de la contingencia y un plan de acción de recuperación de datos personales. Esto incluye 
pérdidas de computadores u otros medios de almacenamiento de informació n por parte de los 
empleados o funcionarios de EL PROVEEDOR.  
11.Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los 
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, de  
conformidad con lo establecido en la normatividad aplicable.  
12.Abstenerse de transmitir o transferir datos personales a subcontratistas o terceros sin la previa 
autorización por escrito de LA COMPAÑÍA.  
13.En caso de que haya  solicitudes por parte de LA COMPAÑÍA o el Titular de los datos personales 
que conlleven actualizaciones, rectificaciones o supresiones, EL PROVEEDOR lo deberá realizar 
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud correspondiente y vencido este 
término com unicará sobre la acción tomada a LA COMPAÑÍA y/o al Titular que haya realizado la 
solicitud.  
14.Informar a Ocensa de forma inmediata tan pronto el PROVEEDOR Encargado reciba una petición, 
queja o reclamo (PQR) de unos de los Titulares relacionado con el t ratamiento de sus datos personales, 
para resolver de forma conjunta la PQR.  
 
Cualquier uso de los datos personales que no se ajuste a lo dispuesto en la presente cláusula o que 
extralimite la finalidad establecida en la misma, o por cualquier uso ilegal o  contrario a las disposiciones 
legales vigentes, será responsabilidad exclusiva del PROVEEDOR frente a los Titulares, terceros y 
frente a LA COMPAÑÍA. En estos eventos EL PROVEEDOR responderá directamente por los daños y 
perjuicios que hubiere podido causa r, siendo considerado también como responsable del tratamiento 
que llevó a cabo para estos efectos.  
32. COMUNICACIONES  
Para todo lo relacionado con la presente orden de compra el PROVEEDOR debe contactar al 
Profesional de Abastecimiento a cargo del proceso o al área de comercio exterior de OCENSA.  
 
3.2  ÓRDENES DE COMPRA INTERNACIONALES  
 
OCENSA S.A. se rige bajo los INCOTERM 2010  
 
1. FECHA DE ENTREGA  
El PROVEEDOR se obliga a cumplir con el tiempo de entrega estipulado en la orden de 
compra, en los términos del respectivo incoterm 2010.  
El incumplimiento en la fecha de entrega tendrá como consecuencia una baja calificación en 
la evaluación de desempeño del PROVEEDOR.  
En caso de que el PROVEEDOR tenga conocimiento de que no se va a poder cumplir con la fecha de 
entrega, deberá informarlo a OCENSA S.A de manera inmediata por escrito justificando las razones 
del incumplimiento. OCENSA S.A tendrá la facultad de aceptar o no la nueva fecha de entrega 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 propuesta, sin perjuicio de que OCENSA S.A ejerza su derecho de cance lar la Orden de Compra. El 
PROVEEDOR acepta y reconoce que la cancelación de la respectiva orden de compra por parte de 
OCENSA S.A, como consecuencia del retraso, no lo faculta para presentar una eventual reclamación, 
toda vez que entiende que dicho cambio  de fecha es una modificación al acuerdo de voluntades, que 
podrá ser constitutivo de incumplimiento en caso de no ser probado el caso fortuito o la fuerza mayor.  
2. INSPECCION  
El proveedor se obliga a cumplir con los siguientes numerales, en caso de ser requ erido por Ocensa, 
con un tiempo de respuesta no mayor a 5 días:  
i. Elaboración del PDT y Cronograma de fabricación, así como PDT de Inspecciones.  
ii. Enviar soportes de evidencias de avance y desarrollo del Cronograma y PDT  
iii. Entrega de los Resultados de las Inspec ciones  
Ocensa podrá realizar inspecciones en fábrica en cualquier momento desde el envío de la Orden de 
Compra, incluso posterior a la entrega de la orden de compra para revisiones relacionadas a garantías 
y cualquier revisión o soporte post -venta.  
3. SHIPPIN G MARKS  
OCENSA S.A. requiere que para distribución y despachos, el PROVEEDOR cumpla con los 
lugares de entrega indicados en la orden de compra.  
El proveedor deberá realizar la optimización a la hora de empacar (mínimo volumen posible) y 
deberá satisfacer l os siguientes requerimientos:  
 
 Los bienes podrán ser transportados por los medios multimodales (aéreo, marítimo, 
tren, terrestre, etc.)  
 Los bienes frecuentemente serán manipulados o transferidos de diferentes formas y 
por diferentes equipos de carga: grúas, montacargas, o eventualmente de manera 
manual.  
 Los bienes podrán permanecer a la intemperie (permanentemente o temporalmente)  
 Las temperaturas a las que estarán expuestos los bienes podrán variar entre 20 ºC a 
50 ºC para cargas convencionales y de +  de 70 ºC para cargas contenerizadas. Lo 
anterior exceptuando bienes que requieren otras condiciones: Contenedores 
refrigerados.  
 Los empaques de los bienes deberán estar almacenados de manera en que estén en 
capacidad de resistir compresión por almacenamie nto de hasta 1 ton/m2. 
http://www.hpe.de/assets/01_introduction.pdf  de referencia.  
 A falta de instrucciones específicas en este sentido, el Proveedor asegurará que el 
embalaje y la identificación  cumplan con los mejores estándares internacionales, y sean 
adecuados para soportar todos los riesgos durante el transporte y almacenamiento. 
Cualquier pérdida, destrucción o daño resultante de un embalaje o identificación 
insuficiente o defectuosa será as umido por el Proveedor.  
 Los empaques deben venir cuidadosamente diseñados con resistencia a condiciones 
climáticas, transferencias de cargas y almacenamiento, así como a cargas estáticas y 
dinámicas, vibraciones, etc.  
 El Proveedor deberá suministrar al Cli ente los Manuales de Seguridad del Producto y 
toda otra documentación requerida en relación a las Mercancías Peligrosas, por 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 definición o composición con sustancias peligrosas, de acuerdo a la normativa local 
aplicable. El Proveedor deberá cumplir con toda s las leyes y regulaciones locales en 
relación al embalaje, identificación y transporte de Mercancías Peligrosas, aplicables en 
los países de origen, de tránsito y de destino de los Productos. Las Mercancías 
Peligrosas deberán ser debidamente embaladas, se paradas de cualquier otro material 
o mercadería y no deberán ser guardadas dentro de otros contenedores. Todas las 
mercaderías embaladas deberán ser identificadas de acuerdo con las regulaciones 
aplicables en materia de transporte terrestre, aéreo y maríti mo y de conformidad con los 
requisitos establecidos por las agencias y órganos gubernamentales. El Proveedor 
deberá cumplir con las Recomendaciones para el Anexo 1 - Estándar de Materiales 
Peligrosos de Ocensa y la normatividad vigente sobre la materia en relación con el 
transporte de Mercancías Peligrosas.  
 El Proveedor deberá defender, indemnizar y mantener indemne al Cliente, a los 
consumidores y usuarios de los Productos y Servicios, frente a todos los reclamos, 
pérdidas, daños, costos y responsabilidade s asociadas con, en relación a, o que surjan 
de cualquier incumplimiento actual o alegado o fracaso en cumplir con las obligaciones 
que surjan de las leyes y regulaciones aplicables en relación a la fabricación, manejo, 
embalaje, identificación y transport e de Mercancías Peligrosas, debiendo tener 
contratado un seguro que cubra toda contingencia referida al transporte de Mercancías 
Peligrosas.  
 Es mandatorio colocar etiquetas de identificación (que soporten desgaste, manipulación 
por transferencia de cargas,  humedad, etc) en cada uno de los paquetes dependiendo 
de la composición de la mercancía.  
 Las marcas del embalaje / empaque deben ser visibles, claras e impresas con tinta 
indeleble, aplicadas en tres caras del embalaje por dos de los lados y en la cara su perior.  
 Al momento de entregar la documentación se deberá incluir la siguiente notificación 
dentro del paquete:  
 
“EL EXPORTADOR DE LOS PRODUCTOS INCLUIDOS EN EL PRESENTE 
DOCUMENTO (AUTORIZACIÓN ADUANERA O DE LA AUTORIDAD  
GUBERNAMENTAL COMPETENTE NUMERO __ ___(1)______ DECLARA QUE, 
SALVO INDICACIÓN EN SENTIDO CONTRARIO, ESTOS PRODUCTOS GOZAN DE 
UN ORIGEN PREFERENCIAL ________(2)_______.  
 
(1) Número de Autorización de exportación otorgado por país / gobierno  
(2) País de origen de los bienes.  
 
4. VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA  
OCENSA no reconocerá reajustes al valor de la orden de compra, indemnizaciones, 
reclamaciones o solicitudes de sobrecostos, ni compensación alguna por servicios y/o trabajos 
o conceptos que no fueron tenidos en cuenta al elaborar la oferta.   
Los precios y tarifas incluyen todos los costos directos e indirectos a que tiene derecho el 
PROVEEDOR por la ejecución y cumplimiento de todas las obligaciones de la presente orden 
de compra, incluyendo, pero no limitándose a los conceptos enunciados en  los pliegos de 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 condiciones.  En caso de una compra de ejecución sucesiva o periódica, si se requiere ajuste, 
se analizará el caso.  
 
5. SUMAS NO RECONOCIDAS  
OCENSA no reconocerá a EL PROVEEDOR ninguna suma adicional a las indicadas en la 
presente Orden de co mpra, por el suministro de los bienes, materiales, y/o elementos, ni por 
cargos adicionales por modificaciones que no estén debidamente aprobadas por el 
representante autorizado de OCENSA.  
 
6. FACTURACIÓN  
Previo a la generación de la factura, el PROVEEDOR deb erá enviar DRAFT al equipo 
COMERCIO EXTERIOR de OCENSA S.A. para revisión y aprobación para generar INVOICE 
definitivo. La información que debe incluir la factura es:  
1. Factura no debe ser proforma  
2. Número de factura y fecha  
3. Nombre y dirección del ve ndedor y comprador.  
a. Datos comprador  
OLEODUCTO CENTRAL S.A.  
Oficinas Centrales  
Carrera 11 No. 84 -09 piso 9  
Bogotá – Colombia Tel:  
Fax: 
 
Datos del vendedor:  
Nombre:  
Dirección:  
Ciudad:  
Estado:  
País:  
Teléfono:  
Fax:  
Ref. Mov:  
e-mail:  
 
Condición Pago: Pago por transferencia, 45 días  
INCOTERM y lugar convenido.  
Moneda de negociación.  
Indicar el peso bruto y neto de cada material  
Se debe incluir el número de Identificación de autorización (ID) para exportar, de 
acuerdo a la legislación ap licable de cada país.  
 
PARA EL CASO DE LOS MATERIALES PELIGROSOS O EXTRADIMENSIONADOS 
SE DEBE INDICAR DENTRO DE LA FACTURA Y EN LA LISTA DE EMPAQUE 
CUALES SON Y DEBERAN IR EMPACADOS POR APARTE.  
 
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 Si el suministro requiere algún tipo de preparación previo al empaque, como 
revestimiento o similar que implique uso de algún producto como cera, pintura, 
aceites, el proveedor deberá garantizar curado y secado, y la no emisión de gases  
 
6.1 De acuerdo con los requerimientos aduaneros es obligatorio que su factura de venta 
indique los ítems contenidos en la orden de compra tal y como aparecen descritos. 
Igualmente, debe asegurarse de incluir la moneda de negociación, marca, serial, tipos 
y modelos que están físicamente estampados en el suministro. También debe indicar:  
Precio unitario, unidad de medida según OC. La cantidad entregada no puede ser 
superior a la de la OC. de otro modo OCENSA S.A será sancionada por las autoridades 
aduaneras, caso en el cual OCENSA S.A podrá transferir al PROVEEDOR el valor 
total de la san ción.  
 
6.2 El PROVEEDOR estará en la obligación de enviar DRAFT de factura, lista de empaque 
junto con la notificación de despacho con una (1) semana de anticipación al área de 
comercio exterior de OCENSA S.A la fecha en que la mercancía estará a disposición 
del FORWARDER para ser recogida. No hacerlo, se considerará un incumpliendo a 
los términos contractuales.  
 
6.3 Una vez aprobado el DRAFT, deberá emitirse la factura original (Invoice), lista de 
empaque. Deberá enviarse al equipo de comercio exterior de OCENSA S .A. 
únicamente por medio digital.  
 
6.4 El PROVEEDOR estará en la obligación de notificar al equipo de COMERCIO 
EXTERIOR de OCENSA S.A. el documento de PICKUP ORDER de recibo de la 
mercancía al FORWARDER de acuerdo a las condiciones de la orden de compra.  
 
6.5  En los casos en que el INCOTERM de la Orden de Compra no aplique recogida por 
parte del FORWARDER el PROVEEDOR deberá notificar al área de comercio exterior 
de OCENSA S.A con una (1) semana de anticipación el despacho y el medio de 
transporte utilizado.  
 
6.6 El PROVEEDOR deberá entregar al FORWARDER un (1) original de la factura 
definitiva al momento de entregar la carga.  
 
6.7 La factura deberá estar identificada como original, no mostrar correcciones, 
enmendaduras, o algún tipo de adulteración. Adicionalmente la factura deberá reflejar 
el lugar convenido de entrega y termino INCOTERM 2010.  
 
6.8 En el caso de uso de empaques, estib as o skids de madera, estos deberán ser tratados 
(inmunizados bien sea térmica o químicamente) y debe tener estampado el sello de la 
autoridad competente que demuestre que la maderera cumple con las normas 
fitosanitarias tipo exportación.  
 
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 6.9 Todos los sumini stros deben ser nuevos, originales de la marca cotizada y de reciente 
fabricación (si aplica). Previo al empaque, el proveedor es responsable de la 
protección, preparación e identificación de los bienes como parte del proceso de 
manufactura, así como los c ontroles de calidad que apliquen.  
 
7. FORMA DE PAGO  
Los proveedores que tengan sede en Colombia deberán radicar sus facturas en la ventanilla 
correspondiente en las oficinas centrales de OCENSA S.A(Carrera 11 No 84 -09, Piso 10)   en 
el horario de lunes a viern es de 8:00 am a 12:00 m.  
Los proveedores que no cuenten con la condición anterior deberán remitir original de la factura 
(vía correo electrónico) al área de comercio exterior de OCENSA S.A (Carrera 11 No 84 -09, 
Piso 10)   en el horario de lunes a viernes de  8:00 am a 17:00 hrs, y al correo electrónico: 
Sandra.diaz@ocensa.com.co  
 
Todas las facturas deben generarse a nombre del OLEODUCTO CENTRAL S.A., deberán 
referirse al número de la orden de compra y deberán e star acompañadas por los documentos 
soportes como certificados, y cualquier documentación exigida por la normatividad legal 
vigente y por OLEODUCTO CENTRAL S.A.  
 
Las facturas deberán ser presentadas en idioma español, en cumplimiento del Código de Comercio  
Colombiano.  
 
El pago correspondiente se hará 100% en la moneda negociada, los días jueves después de 
los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la fecha de radicación de la factura. La 
radicación se realiza únicamente con la generación de GR ( Good Recieved) por parte del 
equipo de Comercio Exterior de OCESA S:A, el cual podrá emitirse una vez recibido o recogido 
(según INCOTERM negociado) el material por parte del FORWARDER junto con factura 
original, y demás documentación requerida según el ca so. No obstante, OCENSA S.A se 
reserva el derecho de retener el pago si EL PROVEEDOR no ha entregado o no ha cumplido 
con los términos y condiciones de la orden de compra o no ha suministrado la documentación 
requerida.  
OCENSA S.A notificará a EL PROVEEDOR  cualquier discrepancia que se encuentre en las 
facturas, para que proceda a hacer las correcciones y vuelva a remitirlas a cuentas por pagar.  
En caso de modificación, o actualización en los datos para pago, el proveedor deberá notificar 
al Profesional de Abastecimiento que generó la OC.  
5.2 Los pagos se efectuarán a través de la cuenta de compensación de OCENSA S.A en la 
moneda negociada y se harán a través de transferencia bancaria, para lo cual el PROVEEDOR 
debe incluir los siguientes datos en la (s) fac tura (s):  
Nombre del banco, dirección completa del banco (incluyendo ciudad y país), número de la 
cuenta, nombre del beneficiario de la cuenta y número del ABA o FED Id.  
Los gastos ocasionados por la transferencia serán asumidos en su totalidad por el 
PROVEEDOR.  
 
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 8. CONDICIONES DEL MATERIAL O EQUIPO  
El material deber ser nuevo, original de la marca cotizada y de reciente fabricación (si aplica). Así mismo 
deben cumplir con e l propósito para el cual fue diseñado, con las condiciones de fabricación, asistencias 
e instalación.  
 
9. TRANSPORTE Y ENTREGA  
Las instrucciones de entrega se regirán de conformidad con las disposiciones de INCOTERMS 
2010 y todas aquellas normas que modifique n o regulen el transporte internacional. La 
mercancía deberá estar empacada y protegida para soportar el transporte y el almacenamiento 
en las condiciones ambientales del caso, las cuales el PROVEEDOR declara conocer. El 
PROVEEDOR deberá rotular la mercanc ía con el número de la orden de compra, estación de 
OCENSA S.A de destino, adjuntar la lista de empaque, certificado de origen y todos aquellos 
documentos que permitan soportar el proceso de importación.  
 
10.1 CARGA ESPECIAL  
Para las compras que afecten el  CAPEX, OCENSA S.A comunicará esta situación al 
proveedor, con el fin de que éste notifique a OCENSA S.A con 30 días de anticipación que el 
material está listo para despacho. Adicionalmente, se debe remitir Lista de Empaque.  
 
10.2 CARGA EXTRA DIMENSIONADA O MATERIALES PELIGROSOS  
Si la carga es extra dimensionada o contiene materiales o componentes peligrosos, la carga 
deberá coordinarse en conjunto con el departamento de comercio exterior de Ocensa S.A.  
30 días antes de que el material esté listo para despa cho, el Proveedor deberá enviar la Lista 
de Empaque, indicar el precio bruto y las dimensiones externas de cada paquete/empaque con 
los respectivos planos que indiquen los puntos de izaje de cada empaque.  
 
10. RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL  
El Proveedor será el único responsable por todos los daños y perjuicios causados a Ocensa 
con ocasión de actos u omisiones suyos o de sus trabajadores, y sus contratistas, que hayan 
dado lugar al incumplimiento de esta Orden de Compra.  
 
El proveedor procede rá a reparar e indemnizar plenamente el daño causado por los hechos 
antes descritos.  
 
PARÁGRAFO:  El proveedor autoriza irrevocablemente a Ocensa para que ésta retenga y 
deduzca de cualquiera de las sumas pendientes de pago a su favor bajo este contrato, 
cualquier suma de dinero que Ocensa estime que le adeuda. En todo caso, las sumas así 
retenidas por parte de Ocensa no generan ningún tipo de interés a favor del proveedor, ni 
siquiera en el caso en que exista controversia en relación con la obligación de p ago por parte 
del proveedor a Ocensa o la cuantía de la indemnización a cargo de éste y a favor de Ocensa.  
 
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 Las partes acuerdan que las retenciones efectuadas por LA COMPAÑIA en virtud de esta 
estipulación, no serán consideradas como un incumplimiento cont ractual, sino que serán 
tenidas como actos que hacen parte de la ejecución del contrato.  
 
En caso de que las obligaciones a cargo del CONTRATISTA y a favor de LA COMPAÑÍA no 
puedan pagarse mediante la deducción o retención de suma alguna de dinero por no e xistir 
sumas pendientes de pago a favor del CONTRATISTA, el presente contrato prestará mérito 
ejecutivo por las sumas que EL CONTRATISTA le adeude a LA COMPAÑÍA.”  
 
11. RÉGIMEN AMBIENTAL  
EL CONTRATISTA entiende y acepta expresamente que la protección del medio ambiente 
constituye un principio fundamental para LA COMPAÑÍA y, en ese sentido se obliga, como 
mínimo, al estricto cumplimiento de las obligaciones exigidas por la legislación ambiental 
vigente y al seguimiento de las políticas en HS&E de LA COMPAÑÍA que se adjuntan y forman 
parte del contrato, sin que la existencia de las mismas implique solidaridad entre EL 
CONTRATISTA y LA COMPAÑÍA o releve al CONTRATISTA de cualquier responsabilidad o 
carga que recaiga directamente en cabeza suya por virtud de la ley a plicable o por razón de la 
ejecución de las obras y labores a su cargo en virtud del Contrato. En este orden de ideas, EL 
CONTRATISTA deberá mantener indemne a LA COMPAÑÍA de cualquier sanción o 
reclamación que surja por este concepto, derivada de la ejecu ción de sus obligaciones.  
 
12.  MERCANCÍAS PELIGROSAS  
El Proveedor deberá suministrar al Cliente los Manuales de Seguridad del Producto y toda otra 
documentación requerida en relación a las Mercancías Peligrosas de acuerdo a la normativa 
local aplicable. El Pr oveedor deberá cumplir con todas las leyes y regulaciones locales en 
relación al embalaje, identificación y transporte de Mercancías Peligrosas, aplicables en los 
países de origen, de tránsito y de destino de los Productos.  
 
Las Mercancías Peligrosas deber án ser debidamente embaladas, separadas de cualquier otro 
material o mercadería y no deberán ser guardadas dentro de otros contenedores. Todas las 
mercaderías embaladas deberán ser identificadas de acuerdo con las regulaciones aplicables 
en materia de tran sporte terrestre, aéreo y marítimo y de conformidad con los requisitos 
establecidos por las agencias y órganos gubernamentales.  
 
El Proveedor deberá cumplir con las Recomendaciones para el Estándar de Materiales 
Peligrosos de Ocensa y la normatividad vigen te sobre la materia en relación con el transporte 
de Mercancías Peligrosas.  http://www.hpe.de/assets/01_introduction.pdf  
 
El Proveedor deberá defender, indemnizar y mantener indemne al Cliente, a los consumidores 
y usuarios de los Productos y Servicios, frente a todos los reclamos, pérdidas, daños, costos y 
responsabilidades asociadas con, en relación a, o que surjan de cualquier incumplimiento actual 
o alegado o fracaso en cumplir con las obligaciones que surjan de las leyes y regulaciones 
aplicables en relación a la fabricación, manejo, embalaje, identificación y transporte de 
Mercancías Peligrosas, debiendo tener contratado un seguro que cubra toda contingencia 
referida al transporte de Mercancías Peligrosas.  
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13. CESION Y SUBCONTRATO  
El PROVEEDOR no cederá  ni subcontratará total o parcialmente la orden de compra sin la 
aprobación previa escrita por parte de OCENSA. El incumplimiento de esta obligación dará 
origen a la terminación unilateral por incumplimiento.  La subcontratación o cesión no 
autorizada de m anera previa, expresa y por escrito, además de conllevar un incumplimiento 
contractual, no será oponible para ningún efecto a OCENSA, ni por EL PROVEEDOR ni por el 
Subcontratista o Cesionario. En caso de que OCENSA autorice la cesión o la subcontratación, 
EL PROVEEDOR será solidariamente responsable con el subcontratista o cesionario por el 
cumplimiento de la orden de compra y por cualquier reclamo de terceros que surja de su 
ejecución.   
 
PARÁGRAFO:  Sujeto a lo establecido en esta cláusula, EL PROVEEDOR no  podrá 
subcontratar, ceder la Orden de compra o ceder los derechos económicos derivados del mismo 
a personas o entidades cuyos recursos provengan de actividades ilícitas, o cuyos recursos 
sean o hayan sido utilizados para la financiación de actividades del ictivas, especialmente del 
terrorismo. Autorizada y efectuada la subcontratación o cesión, el Subcontratista o el 
cesionario deberá cumplir a cabalidad con las disposiciones legales sobre prevención de la 
corrupción, el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT) que le sean aplicables, 
implementando con eficiencia y oportunidad las políticas y los procedimientos necesarios para 
tal fin.   
 
14. TÍTULO DE PROPIEDAD Y POSESIÓN  
El PROVEEDOR garantiza que tiene derechos de posesión y propiedad legítimos sobre la mercancía 
suministrada y que no existe gravamen, embargo o secuestro de ninguna naturaleza, ni denuncias 
legales sobre ellas y que en caso de presentarse.  
 
 
15. RIESGO Y PROPIEDAD  
El riesgo y propiedad de la mercancía será asumido por el PROVEEDOR hasta tanto no se 
efectúe la entrega total en el lugar especificado en la orden de compra y aceptado por OCENSA.  
 
16.  INTALACIÓN (SI APLICA)  
 Cuando se suministre un servicio en las áreas de operación de OCENSA, el PROVEEDOR 
será responsable por la seguridad industrial de las personas involucradas en el trabajo y todas 
aquellas personas que se ven afectadas por las actividades del PROVEEDOR y por 
consiguiente se compromete a cumplir con todas las disposiciones y procedimientos de 
seguridad industrial  de OCENSA y con todas las disposiciones aplicables sobre la misma.  
Adicionalmente el PROVEDOR deberá acatar la normatividad establecida por OCENSA con 
relación al ingreso a las instalaciones y a las actividades que puedan desarrollarse dentro de 
las mism as.  
 
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 17.  ACEPTACIÓN  
En el caso de que la mercancía entregada por el PROVEEDOR no esté conforme con la orden de 
compra, ya sea por razón de no corresponder a la calidad, cantidad, medidas y/o dimensiones 
indicadas, o no se ajuste para el propósito que sea re querida cuando dichos propósitos se hayan dado 
a conocer al PROVEEDOR, OCENSA tendrá el derecho a rechazar tal mercancía en el momento de la 
entrega o de la inspección y reclamar al PROVEEDOR cualquier pago efectuado y/o gasto adicional 
incurrido, sin perj uicio de cualquier otro derecho que OCENSA pueda tener en contra del 
PROVEEDOR. El hecho de que OCENSA haya efectuado pagos no implica la aceptación de la compra.  
El material a adquirir estará sujeto a inspección, por parte de OCENSA o su delegado en cual quier 
momento.   
 
18. SUSPENSIÓN  
La orden de compra podrá ser suspendida por OCENSA siempre que se presente una situación que 
obligue a cualquiera de las partes a suspender parcial o totalmente la ejecución de la Orden de Compra. 
Para ello, se deberá levantar  un acta en la cual se haga constar el hecho que originó la suspensión. 
Una vez suscrita el acta, las partes analizarán las causas que originaron la suspensión de la Orden de 
Compra y podrán determina de mutuo acuerdo, los impactos frente al Plan de Trabaj o y los impactos 
económicos de cada una de ellas, dejándolo por escrito.  
 
19. TERMINACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA  
OCENSA podrá dar por terminado la orden de compra, unilateralmente, antes de la expiración del plazo 
pactado, sin necesidad de preaviso y sin lugar a indemnización alguna a favor del PROVEEDOR, quien 
quedará obligado a reparar los perjuicios que causare, p or cualquiera de las siguientes causas:   
 
9. Si EL PROVEEDOR no otorga, dentro de los plazos estipulados, las garantías exigidas en la orden 
de compra o si las mismas no cumplen con los requisitos establecidos en la orden de compra.  
10. Si EL PROVEEDOR no entrega los materiales o equipos, no ejecuta o no termina los servicios y/o 
trabajos dentro de los términos estipulados en la orden de compra, o si los suspende sin justa 
causa comprobada.  
11. Si EL PROVEEDOR cede la orden de compra, o cual quiera de los derechos y obligaciones 
derivados del mismo, o subcontrata los servicios y/o trabajos sin la autorización previa, escrita de 
OCENSA.    
12. Si EL PROVEEDOR o sus trabajadores divulgase (n) a terceros la información y conclusiones a 
que hubiese ll egado en desarrollo del objeto de la orden de compra, así como si divulgase cualquier 
información de OCENSA, la cual es de carácter confidencial.   
13. Por incapacidad financiera del PROVEEDOR, la cual se presumirá si es embargado judicialmente 
o se retrasa en  el pago de sus obligaciones laborales.    
14. Si EL PROVEEDOR, sus trabajadores o subcontratistas incumple(n) las políticas de OCENSA, que 
forman parte integral de la presente orden de compra, las declaraciones realizadas en la presente 
orden de compra y espe cialmente las disposiciones en materia de prevención de la corrupción, 
conflictos de interés, lavados de activos y financiamiento del terrorismo.  
15. Cuando se presente inhabilidad y/o incompatibilidad sobreviniente.   
16. Por cualquier otro incumplimiento del PRO VEEDOR.   
 
En caso de presentarse alguna de las anteriores causas, LA COMPAÑÍA podrá dar por terminada la 
Orden de Compra de forma unilateral, sin perjuicio de la facultad que le asiste a LA COMPAÑÍA de 
hacer efectivas las sanciones previstas en estos térm inos y condiciones. Sin perjuicio de los demás 
eventos de terminación de la orden de compra, contenidos en la misma, OCENSA podrá dar por 
terminada la Orden de Compra en cualquier momento durante su ejecución, dando aviso previo al 
PROVEEDOR por escrito. E s entendido entre las Partes que la terminación de que trata el presente 
párrafo no dará lugar al pago de ninguna indemnización ni penalidad en favor del PROVEEDOR.  
 
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 20. AUDITORIA  
La persona autorizada por OCENSA tendrá acceso durante la vigencia de la orden d e compra a las 
listas de precios y podrá ordenar una auditoría cuando lo estime conveniente en las oficinas del 
PROVEEDOR y/o en el mismo sitio de las operaciones en horas normales de trabajo.    
 
Los auditores de OCENSA tendrán derecho a verificar y exami nar hasta dos (2) años después de la 
terminación de la orden, cualquier suma facturada en relación con la misma y se obliga a poner a 
disposición de los auditores de OCENSA los documentos relacionados con la orden de compra, 
incluyendo entre otros, además de los libros de contabilidad, la correspondencia, comprobantes, 
archivos y toda clase de documentación relacionada.  
  
El PROVEEDOR atenderá los reclamos justificados que hiciera OCENSA como resultado de tales 
revisiones. Si rehusara facilitar el acceso a  los auditores de OCENSA, o rehusara atender reclamos 
razonables, cualquier suma en discusión no será reconocida o será descontada de las facturas 
pendientes de pago, cuando el cargo en discusión haya sido pagado anteriormente.  
 
21. CLAÚSULA PENAL   
En caso d e incumplimiento grave, por parte del PROVEEDOR de las obligaciones contraídas en la 
orden de compra y demás documentos que la integran, pagará a OCENSA, a título de pena, una suma 
equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la orden de compra,  cantidad que se imputará al 
monto de los perjuicios que sufra OCENSA y cuyo valor se descontará de los saldos a favor del 
PROVEEDOR. Previo a la aplicación de la pena, OCENSA requerirá al PROVEEDOR para que dentro 
del término máximo de cinco (5) días, exp lique las razones de la mora o del incumplimiento.    
 
Si dentro de dicho plazo EL PROVEEDOR no las presenta se dará por aceptado el incumplimiento por 
parte de EL PROVEEDOR. Si responde dentro del plazo fijado, OCENSA hará la correspondiente 
valoración y determinará si procede la aplicación de la cláusula penal. Para tal efecto, bastará 
comunicación de OCENSA al PROVEEDOR en dicho sentido.    
 
La aplicación de la cláusula penal no excluye la acción de indemnización de perjuicios en contra del 
PROVEEDOR, si tales perjuicios, a juicio exclusivo de OCENSA, fueren superiores al valor de la pena. 
Teniendo en cuenta que con el pago de la pena no se en tiende extinta la obligación principal a cargo 
del PROVEEDOR de indemnizar la totalidad de los perjuicios causados a OCENSA como efecto del 
incumplimiento de la orden de  compra, OCENSA podrá hacer efectiva la cláusula penal, en la forma 
indicada anteriorm ente, así como exigir el cumplimiento de la obligación incumplida o solicitar el 
reconocimiento y pago de la garantía de cumplimiento de la orden de compra, constituida a favor de 
OCENSA, exigir el pago de la indemnización de los perjuicios causados por el  incumplimiento de la 
orden de compra.    
 
PARÁGRAFO ÚNICO. - La cláusula penal pactada se causará por el solo hecho del incumplimiento y 
no requerirá de reconvención judicial previa, EL PROVEEDOR autoriza irrevocablemente a OCENSA 
para que ésta retenga y deduzca cualquier suma por dicho concepto. En todo caso, las sumas así 
retenidas por parte de OCENSA no generan ningún tipo de interés a favor del EL PROVEEDOR, ni 
siquiera en el caso en que exista controversia en relación con la obligación de pago por par te del EL 
PROVEEDOR a OCENSA o con el incumplimiento del EL PROVEEDOR.   
 
22. APREMIOS   
OCENSA podrá imponer apremios al PROVEEDOR por incumplimiento de cualquiera de las 
obligaciones que adquirió en virtud de la Orden de compra, sus anexos y demás documentos  que lo 
integran, o por haber cumplido éstas imperfectamente o por haber retardado su cumplimiento, siempre 
que OCENSA hubiere decidido apremiar al PROVEEDOR para el cumplimiento de sus obligaciones y 
no dar por terminada la Orden de Compra. Para tales efe ctos OCENSA requerirá al PROVEEDOR para 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 que dentro del término máximo de cinco (5) días, explique las razones de la mora o del incumplimiento. 
Si dentro de dicho plazo EL PROVEEDOR no las presenta se dará por aceptado el incumplimiento por 
parte del PROVEE DOR. Si responde dentro del plazo fijado, OCENSA hará la correspondiente 
valoración y determinará si procede la aplicación del apremio o la declaratoria de incumplimiento.  Para 
tal efecto, bastará comunicación de OCENSA al PROVEEDOR en dicho sentido.  
  
El apremio se impondrá hasta por un monto equivalente al tres por ciento (3%) del valor de la Orden 
de compra, cada vez que EL PROVEEDOR incurra en un hecho constitutivo de incumplimiento. 
Adicionalmente, OCENSA expedirá una comunicación en la cual le señala rá al PROVEEDOR un 
término para satisfacer la obligación incumplida. Este término no podrá entenderse como purga de la 
mora. Si dentro del término concedido por OCENSA no se ejecuta la respectiva obligación, EL 
PROVEEDOR se hará acreedor a apremios adicion ales hasta por el cero punto cinco por ciento (0.5%) 
del valor total estimado de la orden de compra, por cada día de retardo en el cumplimiento de la 
obligación. La aplicación de estos apremios diarios se limitará hasta un máximo de diez (10) días por 
cada  evento de incumplimiento. Si la obligación incumplida sobrepasare el término concedido, 
OCENSA, podrá dar por terminada la orden de compra, ordenar su liquidación y hacer efectiva la 
Cláusula Penal. El monto de estos apremios podrá ser descontado de los s aldos pendientes a favor del 
PROVEEDOR.  
 
En cualquier caso, la imposición de uno o varios apremios por parte de OCENSA al PROVEEDOR no 
es un requisito previo para que OCENSA pueda dar por terminada la orden de compra, en razón a que, 
de conformidad con lo  dispuesto por la cláusula de TERMINACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA, 
cualquier incumplimiento por parte del PROVEEDOR de sus deberes y obligaciones contractuales 
constituye, por sí mismo, justa causa para que OCENSA decida dar por terminado la orden de compra 
de manera unilateral.   
 
PARÁGRAFO. – El (los) apremio (s) se causará (n) por el solo hecho del incumplimiento y no requerirá 
(n) de reconvención judicial previa. EL PROVEEDOR autoriza irrevocablemente a OCENSA para que 
ésta retenga y deduzca cualquier sum a por dicho concepto. En todo caso, las sumas así retenidas por 
parte de OCENSA no generan ningún tipo de interés a favor del PROVEEDOR, ni siquiera en el caso 
en que exista controversia en relación con la obligación de pago por parte del PROVEEDOR a OCENS A 
o con el incumplimiento del PROVEEDOR.  
Las partes acuerdan que las retenciones efectuadas por OCENSA en virtud de esta estipulación no 
serán consideradas como un incumplimiento contractual, sino que serán tenidas como acciones que 
hacen parte de la ejec ución de la Orden de Compra.  
En caso de que el (los) apremio (s) a cargo del PROVEEDOR y a favor de OCENSA no pueda (n) 
pagarse mediante la deducción o retención de suma alguna de dinero por no existir sumas pendientes 
de pago a favor del PROVEEDOR, la pr esente Orden de Compra prestará mérito ejecutivo por las 
sumas que EL PROVEEDOR le adeude a OCENSA.    
 
23. ETICA Y CUMPLIMIENTO  
En adición al cumplimiento de las Políticas de LA COMPAÑÍA señaladas en la cláusula 
POLÍTICAS DE OCENSA  en la presente Orden de Co mpra, el PROVEEDOR se obliga a 
cumplir con las disposiciones contenidas en el Código de Conducta de LA COMPAÑÍA que se 
encuentra en la página web de OCENSA www.ocensa.com.co , el cual forma parte integral de 
la Orden de Comprar y cuyo contenido EL PROVEEDOR declara conocer y aceptar. 
Adicionalmente, EL PROVEEDOR se obliga a cumplir con la normatividad aplicable, 
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 incluyendo pero sin limitarse a, aquella legislación relacionada con la prevención de la 
corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo.  
 
Por lo anterior,  
 
12. El PROVEEDOR declara de manera expresa que conoce las normas a las que se hace 
relación en el párrafo anterior, que las ha revisado, que las acepta, q ue se obliga a 
cumplirlas, darlas a conocer a sus empleados, contratistas y/o subcontratistas y 
hacerlas cumplir por los mismos. Por tanto, el PROVEEDOR se obliga a incluir lo 
establecido en esta cláusula en los contratos que celebre con ellos.  La firma d e la 
presente Orden de Compra  implica la adhesión del PROVEEDOR a las normas 
mencionadas en todo lo que le sea aplicable.  
 
13. El PROVEEDOR debe contar con políticas de ética y cumplimiento lo cual implica que 
deberá evidenciar el cumplimiento y divulgación de las mismas a sus contratistas y 
empleados, cuando sea requerido por LA COMPAÑÍA. Las políticas de ética y 
cumplimiento deb erán contemplar como mínimo lo indicado en la presenta cláusula.  
 
14. El PROVEEDOR debe contar con un mecanismo para la atención de denuncias, 
dilemas y consultas en temas relacionados con prevención de la corrupción, lavado de 
activos y financiación del terr orismo.  
 
15. El PROVEEDOR  se obliga a asegurar la idoneidad de todas las contrapartes que 
emplea o con las que se relaciona en la ejecución de la presente Orden de Compra , 
para lo cual deberá realizar una debida diligencia a sus empleados, clientes, agentes, 
contratistas, subcontratistas y proveedores de bienes y servicios.  
 
Por lo anterior, EL PROVEEDOR  deberá contar con sus propios procedimientos, en 
virtud de la cual como mínimo deberá:  
(iv) solicitar la documentación necesaria para identificar y conocer a la respectiva 
contraparte y verificar la veracidad de la información suministrada,  
(v) revisar de listas restrictivas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y 
las emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) y del 
Departamento del Te soro de los Estados Unidos de América, y  
(vi) verificar las listas de control, tales como antecedentes penales, fiscales y 
disciplinarios.  
 
16. EL PROVEEDOR declara que los recursos de la entidad que representa, incluyendo los 
recursos comprometidos para la ejecuc ión de la Orden de Compra  son propios, 
provienen de actividades lícitas y están ligados al desarrollo normal de sus actividades, 
y que, por lo tanto, los mismos no provienen de ninguna actividad ilícita de las 
contempladas en el Código Penal Colombiano o e n cualquier norma que lo sustituya, 
adicione o modifique.  
 
17. EL PROVEEDOR, cuando sea sociedad anónima abierta, declara que cumple con la 
ley y que ni la entidad que representa, ni sus accionistas, asociados o socios que tengan 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 el CINCO POR CIENTO (5%) o más  del capital social, aporte o participación, sus 
representantes legales y miembros de la junta directiva:  
 
(iii) han sido condenados por delitos relacionados con actos de corrupción, lavado 
de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), o  
(iv) se encuentran en las listas internacionales vinculantes para Colombia de 
conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en las 
listas de la OFAC.  
 
EL PROVEEDOR reconoce que Ocensa está facultada para efectuar las verificaciones 
que considere per tinentes y para dar por terminada cualquier relación comercial o 
jurídica si verifica que no se cumplen con las anteriores declaraciones.  
  
La presente declaración en aquellos casos en que el Proveedor tenga un tipo societario 
distinto a las sociedades an ónimas abiertas, se entenderá para la totalidad de los 
accionistas, asociados o socios, sin importar el porcentaje de participación.  
 
18. EL PROVEEDOR se obliga a evitar cualquier situación que pueda constituir un conflicto 
de interés, inhabilidad o incompati bilidad y declararla en el momento en el que dicha 
situación surja, situación que será revisada por LA COMPAÑÍA para adoptar las 
medidas que estime necesarias.  
 
19. EL PROVEEDOR declara que ninguna otra persona natural o jurídica, incluyendo sus 
empleados, con tratistas y subcontratistas, tiene interés no legítimo en la Orden de 
Compra . 
 
20. EL PROVEEDOR  declara que toda la documentación e información aportada para la 
celebración y ejecución de la Orden de Compra es veraz y exacta, estando OCENSA 
facultada para efec tuar las verificaciones que considere pertinentes, aplicar las 
sanciones contractuales, incluyendo la terminación de la Orden de Compra, y las 
acciones legales que estime apropiadas, si verifica, o tiene conocimiento de que ello no 
es así.  
 
21. Qué El PROVEEDO R conoce, declara y acepta que OCENSA está en la obligación legal 
de solicitar las aclaraciones que estime pertinentes en el evento en que se presenten 
circunstancias con base en las cuales OCENSA pueda tener dudas razonables sobre 
las operaciones de EL PR OVEEDOR, así como del origen de los activos, evento en el 
cual El PROVEEDOR  se obliga a suministrar las aclaraciones que sean del caso.  
 
22. Durante la ejecución de la Orden de Compra , EL PROVEEDOR se obliga a comunicar 
a OCENSA de manera inmediata, cuando te nga conocimiento, de cualquier información 
o evento que vaya en contra de lo establecido en esta cláusula, incluyendo aquellos 
incidentes o novedades que puedan afectar su imagen y/o la de OCENSA.  Esta 
situación puede ser comunicada directamente al Adminis trador de la Orden de Compra, 
o en su defecto de manera confidencial usando los Canales de Receptores vía 
CONDICIONES GENERALES  DE LA ORDEN DE COMP RAS • ABA-STD-003 • VERSIÓN 0 
 
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 telefónica a los teléfonos 018009121013, en Bogotá (1) 3250200  extensión 0365 o 
directo (1) 3250365 y en www .ocensa.com.co  
 
La violación de las obligaciones previstas en esta cláusula será considerada un incumplimiento 
grave por parte del Proveedor y por tanto podrá dar lugar a las sanciones contractuales y/o a 
la terminación anticipada de la Orden de Compra, sin que haya lugar a indemnización alguna 
a favor del Proveedor, y sin perjuicio de las acciones legales a las que hubiere lugar.  
 
24. TÍTULO DE PROPIEDAD Y POSESIÓN   
El PROVEEDOR garantiza que tiene derechos de posesión y propiedad legítimos sobre la 
mercancía suministrada y que no existe gravamen, embargo o secuestro de ninguna naturaleza, 
ni denuncias legales sobre ellas y que, en caso de presentarse, proporcionará e l desembargo 
conforme a la ley.  
  
25. CONFIDENCIALIDAD  
Cualquier Orden de Compra (incluye anexos) emitida por OCENSA tendrá en carácter de confidencial 
y en particular el PROVEEDOR no hará uso del nombre de OCENSA sin el consentimiento previo 
escrito de OCEN SA. Todos los diseños, dibujos, especificaciones e información que pudieren ser 
suministrados por OCENSA en relación con la orden de compra serán confidenciales y solamente 
podrán ser utilizados para el cumplimiento de la Orden de Compra.  
 
26. TRANSMISIÓN DE T RATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  
Para la orden de compra, LA COMPAÑIA encarga al PROVEEDOR el tratamiento de cualquier 
tipo de datos de carácter personal (en adelante “la Base de Datos”), en virtud de lo señalado 
en la Ley 1581 de 2012 sobre la Protección de  Datos Personales. EL PROVEEDOR se 
convierte en Encargado del Tratamiento de la Base de Datos. En consecuencia, EL 
PROVEEDOR declara conocer que la Base de Datos es de propiedad de LA COMPAÑÍA, por 
lo cual podrá utilizarla exclusivamente para la consecució n de las finalidades derivadas o 
relacionadas con el objeto contractual, y según la finalidad de la respectiva Base de datos de 
conformidad con lo establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Ocensa 
que el Contratista declara conocer.  
Para efectos de lo dispuesto en este númeral, y de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y 
normas que la modifiquen, reglamenten o complementen, se tendrán las siguientes 
definiciones:  
 
Titular de la información:  Persona natural cuyos datos personales son o bjeto de Tratamiento.  
Información personal : Cualquier información de una persona que permita su identificación, 
como por ejemplo el nombre de la persona, sus direcciones, teléfonos, fotografías, información 
familiar, financiera, entre otra.  
Dato Personal:  Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias 
personas naturales determinadas o determinables.  
Datos Sensibles : Todos aquellos datos que puedan afectar la intimidad del Titular o cuyo uso 
indebido puede generar su discriminación, ta les como aquellos que revelen el origen racial o 
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a 
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 sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de 
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de 
oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  
Tratamiento : Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales 
como la r ecolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o 
en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable 
del Tratamient o; 
 
Responsable del Tratamiento:  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma 
o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;  
EL PROVEEDOR manifiesta que cuenta con una Política de Tratamiento de Dat os Personales 
ajustada a los requerimientos legales en Colombia. En adición a lo anterior, EL PROVEEDOR 
declara que dicha política cuenta con los mecanismos necesarios para dar atención a 
consultas y reclamos que puedan presentar los Titulares de los datos  personales.  
EL PROVEEDOR, en calidad de Encargado adquiere las siguientes obligaciones específicas:  
 
1.En caso de que el PROVEEDOR esté encargado de la recolección de Datos personales, el 
PROVEEDOR deberá obtener la autorización previa y expresa de los Titulares. De tratarse de 
Datos Sensibles, la autorización deberá ser adicionalmente explícita.  
2.Dar cum plimiento a la Legislación Colombiana vigente sobre protección de datos de carácter 
personal y a la Declaración de Tratamiento de Datos Personales de LA COMPAÑÍA, con sus 
respectivas actualizaciones, la cual forma parte integral de la orden de compra y se encuentra 
en la página web www.ocensa.com.co    
3.Realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad de la Base de Datos y del objeto 
contractual y abstenerse de hacer uso de la misma o de cualquier dato al lí contenido, para 
finalidades no autorizadas dentro de la orden de compra.  
4.Tomar todas las medidas de seguridad, tendientes a la protección de la información 
contenida en la base de datos y necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, 
uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
5.Disponer de un sistema de seguridad de la información que cuente con procedimientos de 
copias diarias, y de recuperación de información que puedan garantizar la reconstrucción en 
el estado en que se encontraban los datos en caso de producirse su pérdida o destrucción.  
6.Guardar confidenciali dad frente a terceros respecto del Tratamiento de la información 
personal registrada en las bases de datos.  
7.Otorgar permiso de acceso a la Base de Datos solamente a aquellas personas que por su 
función, requieran conocerla, y comunicar y hacer cumplir a  dichos empleados, las 
obligaciones establecidas en esta cláusula.  
8.Una vez terminada la ejecución de la orden de compra, EL PROVEEDOR se obliga, a 
devolver la Base de Datos a LA COMPAÑÍA junto con los soportes o documentos que haya 
obtenido o a destruir la información allí contenida, para lo cual deberá solicitar previamente a 
la COMPAÑÍA instrucción al respecto.  
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 9.Entregar a LA COMPAÑÍA la información necesaria para cumplir con las obligaciones del 
Registro Nacional de Bases de Datos, de conformidad con lo establecido para el efecto por la 
Superintendencia de Industria y Comercio.  
10.En caso de pérdida o destrucción involuntaria de los datos personales custodiados por EL 
PROVEEDOR, este deberá comunicar dicha situación inmediatamente a LA COMPAÑÍA, 
incluyendo un detalle de la contingencia y un plan de acción de recuperación de datos 
personales. Esto incluye pérdidas de computadores u otros medios de almacenamiento de 
información por parte de los empleados o funcionarios de EL PROVEEDOR.  
11.Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a 
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los 
Titulares, de conformidad con lo establecido en la normatividad aplicable.  
12.Abstenerse de  transmitir o transferir datos personales a subcontratistas o terceros sin la 
previa autorización por escrito de LA COMPAÑÍA.  
13.En caso de que haya  solicitudes por parte de LA COMPAÑÍA o el Titular de los datos 
personales que conlleven actualizaciones, re ctificaciones o supresiones, EL PROVEEDOR lo 
deberá realizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud 
correspondiente y vencido este término comunicará sobre la acción tomada a LA COMPAÑÍA 
y/o al Titular que haya realizado la solicitud.  
14.Informar a Ocensa de forma inmediata tan pronto el PROVEEDOR Encargado reciba una 
petición, queja o reclamo (PQR) de unos de los Titulares relacionado con el tratamiento de sus 
datos personales, para resolver de forma conjunta la PQR.  
 
Cualquier uso de los datos personales que no se ajuste a lo dispuesto en la presente cláusula 
o que extralimite la finalidad establecida en la misma, o por cualquier uso ilegal o contrario a 
las disposiciones legales vigentes, será responsabilidad exclusiva  del PROVEEDOR frente a 
los Titulares, terceros y frente a LA COMPAÑÍA. En estos eventos EL PROVEEDOR 
responderá directamente por los daños y perjuicios que hubiere podido causar, siendo 
considerado también como responsable del tratamiento que llevó a cabo  para estos efectos.  
 
27. COMUNICACIONES  
Para todo lo relacionado con la presente orden de compra el PROVEEDOR debe contactar al 
Profesional de Abastecimiento a cargo del proceso o al área de comercio exterior de OCENSA.  
 
4. CONTROL DE ACTUALIZACIONES  
 
VERSIÓN  FECHA  DESCRIPCIÓN  
0 20/11/2019  Actualización de documento  
 
 
BIBIANA MIRANDA DUARTE  
JEFE DE OFICINA GENERAL   CARLOS VERGARA  
GERENTE ABASTECIMIENTO (E)  
Revisó   Aprobó  
 