user
Tarkistakaa ja muokatkaa tätä sähköpostiviestiä, jonka lähetän johtoryhmälleni prosessien tarkistamisesta. Voitte vapaasti esittää tarkentavia kysymyksiä, jotka voivat auttaa asian ja muutostarpeen välittämisessä.

Pitkäperjantai,

Larryn mukaan minua neuvottiin lähettämään sähköpostia aiheesta, joka ansaitsee seurantaa, kun tilanne rauhoittuu. Kyseessä on prosessimme, jolla lajittelemme, liitämme ja poistamme sähköpostitse tai faksilla saapuvat vahvistukset.

Tällä alalla on kaksi kohtaa, joita on syytä tarkastella uudelleen ja mahdollisesti tarkistaa.

Ensimmäinen niistä on faksinumero, jonka annamme todentajille: 512-858-9092. Tähän numeroon oikein lähetetyt todentamiset liitetään ymmärtääkseni automaattisesti oikeaan komponenttiin. Se näyttää toimivan hyvin, kun todentajat lukevat ohjeet ja asettavat asiakirjat oikeaan järjestykseen ennen faksaamista, mutta yhä useammat yksittäiset tapaukset osoittavat, että näin ei useinkaan tehdä oikein. Emme pysty määrittämään tarkasti, kuinka usein näin tapahtuu, ja voi olla jopa niin, että todentajat lähettävät asiakirjat oikeassa järjestyksessä, mutta heidän käyttämänsä järjestelmä ei ehkä salli järjestelmämme vastaanottaa ja liittää komponentteja oikein. Ehdotan, että emme enää käytä tätä faksia/palvelua, koska joillakin tutkijoilla, minä mukaan luettuna, on ollut ongelmia puuttuvien faksien jäljittämisessä todentajien kanssa, kun on käynyt ilmi, että ne oli jo lähetetty, ja me tuhlaamme aikaa niiden uudelleenlähettämiseen, ja accio-järjestelmän avulla säästetty aika menee hukkaan enemmän kuin lähetettyjen faksien jäljittämiseen käyttämämme aika.

Toinen huolenaihe on prosessi, jolla hallinnoimme faksilla 509-321-0434 tai osoitteeseen nuclearverifications@pinnacleprof.com lähetettyjä saapuvia tarkastuksia. Ajoittain näyttää siltä, että todentamisia ei liitetä tai siirretä oikein liitetiedostokansioon ja saapunut lähetys poistetaan, jolloin tutkijoiden aika kuluu enemmän todentajien jäljittämiseen tai parhaan mahdollisen panostuksen tekemiseen asiassa, jota meillä olisi muuten ollut virallisesti käsiteltävänä. Tarkistuksiin voi sisältyä lisävalvontaa/tarkastuksia asiakirjojen asianmukaisesta liittämisestä tai asiakirjojen siirtämisestä/määräämisestä henkilökohtaiseen postilaatikkoon, jota yksi henkilö kerrallaan käsittelee, koska ymmärtääkseni osa näistä virheistä voi johtua siitä, että useat ihmiset käyttävät postilaatikkoa samanaikaisesti ja asiat joko siirtyvät klikkailun aikana tai ovat muuten epäjärjestyksessä.
assistant
Aihe: Aihe: Tarkastusprosessin tarkistaminen: Ongelmat ja muutosehdotukset

Hyvä johtoryhmä,

Toivon, että tämä sähköposti voi hyvin. Haluaisin keskustella asiasta, joka vaatii huomiotamme ja mahdollisesti joitakin muutoksia nykyisiin prosesseihimme, jotka koskevat sähköpostitse ja faksilla saapuvien vahvistusten lajittelua, liittämistä ja poistamista. Larryn neuvojen mukaisesti käsittelen tätä asiaa nyt, jotta voimme varmistaa, että se käsitellään, kun tilanne rauhoittuu.

On kaksi ensisijaista huolenaihetta, jotka ansaitsevat uudelleentarkastelun ja mahdollisen tarkistuksen:

1. Todentajien faksinumero: 512-858-9092.
Nykyisen prosessimme ansiosta tähän numeroon lähetetyt todentamiset liitetään automaattisesti oikeaan komponenttiin. Vaikka tämä toimii hyvin, kun todentajat noudattavat ohjeita ja lähettävät asiakirjat oikeassa järjestyksessä, on yhä enemmän yksittäisiä todisteita siitä, että näin ei aina tapahdu. On epäselvää, kuinka usein näin tapahtuu vai johtuuko ongelma siitä, että todentajien järjestelmät eivät salli komponenttien asianmukaista vastaanottoa ja liittämistä. Näin ollen tutkijat, minä mukaan luettuna, ovat käyttäneet paljon aikaa jo lähetettyjen faksien puuttumisen jäljittämiseen todentajien kanssa. Ehdotan, että tämän faksinumeron tai -palvelun käyttö lopetetaan, koska automaattisen liitetiedostojen hallinnan ansiosta säästetty aika on suurempi kuin faksien seurantaan käytetty aika.
2. Faksiin 509-321-0434 ja sähköpostiin [nuclearverifications@pinnacleprof.com](mailto:nuclearverifications@pinnacleprof.com) saapuvien tarkistusten hallinta.
Toisinaan näihin kanaviin lähetettyjä tarkistuksia ei liitetä oikein tai siirretä liitetiedostokansioon, jolloin saapunut lähetys poistetaan. Tämä johtaa siihen, että tutkija joutuu käyttämään ylimääräistä aikaa todentajien kanssa tehtäviin jatkotoimenpiteisiin tai turvautumaan virallisten asiakirjojen sijasta parhaansa mukaan tehtyihin toimenpiteisiin. Tämän ongelman ratkaisemiseksi voitaisiin tehdä esimerkiksi lisävalvontaa/tarkastuksia, joilla varmistetaan asiakirjojen asianmukainen liittäminen, tai osoittaa asiakirjat henkilökohtaiseen postilaatikkoon, jota yksi henkilö kerrallaan käsittelee. Näin voidaan välttää virheet, jotka johtuvat siitä, että useat henkilöt käyttävät postilaatikkoa samanaikaisesti, mikä voi johtaa epäjärjestykseen ja virheisiin.

Pyydän ystävällisesti panostanne ja ehdotuksia siitä, miten näitä prosesseja voitaisiin parantaa, jotta seurantaan kuluva aika vähenisi ja yleinen tehokkuus paranisi. Tarvittaessa olen enemmän kuin iloinen voidessani sopia tapaamisen, jossa keskustelemme asiasta lisää.

Kiitos, että olette kiinnittäneet huomiota näihin huolenaiheisiin.

Ystävällisin terveisin,

[Nimesi]