Wideokonferencje mają zastosowania nie tylko w biznesie, ale też u użytkowników prywatnych. Praca zdalna staje się coraz popularniejsza, a firmy działające globalnie muszą zapewnić możliwość sprawnej komunikacji członkom zespołu, nawet jeśli są rozsiani po całym świecie.
Teleobecność w korporacjach
Podstawowym sposobem na zapewnienie komunikacji pomiędzy przedstawicielami firmy znajdujących się daleko od siebie są systemy teleobecności (ang. telepresence). To bardzo zaawansowane, ale też drogie rozwiązanie, dające wrażenie siedzenia przy tym samym stole. Rozwiązania telepresence wymagają zastosowania sprzętu od takich firmy jak Cisco, Avaya i Teliris i przeznaczone są raczej na rynek korporacyjny. Użytkownicy domowi i przedstawiciele sektora MŚP mogą jednak zbudować samodzielnie systemy do wideokonferencji.
Wideokonferencje we własnym zakresie
Przed zakupieniem sprzętu do wideokonferencji i wybraniem odpowiedniego oprogramowania należy pamiętać o tym, że potrzebne jest przede wszystkim dobre łącze internetowe. Transmisja dźwięku i obrazu, zwłaszcza w jakości HD, potrafi bardzo obciążyć łącze. Im więcej osób bierze udział w wideokonferencji, tym łącze powinno mieć wyższą przepustowość. Warto też zadać sobie pytanie, czy lepiej kupić sprzęt zapewniający nieco gorszy obraz, ale mający lepsze inne parametry.
Do wideokonferencji potrzebna jest kamera
Podstawowym narzędziem do przeprowadzenia wideokonferencji jest kamera. Wyposażone muszą być w nią wszystkie osoby biorące udział w spotkaniu, chyba że ktoś zdecyduje się dołączyć do rozmowy grupowej, wykorzystując tylko głos. Trzeba też pamiętać, aby zadbać o to, by w obrazie nadawanym z kamery nie znalazły się żadne niepożądane elementy. Sama kamera powinna mieć możliwość regulacji oraz obsługiwać tryb szerokokątny i panoramiczny. Dobrym przykładem kamerki internetowej do wideokonferencji jest Microsoft LifeCam Cinema. Rejestruje ona obraz w rozdzielczości 720p i proporcjach 16:9, co powinno być wystarczające do rozwiązań wideokonferencyjnych. Cena jednej kamerki to ok. 200 zł. Można oczywiście wykorzystać kamerkę w laptopie, ale zwykle nie dają one obrazu dobrej jakości. Często też ciężko ustawić taką kamerkę pod odpowiednim kątem.
Mikrofon jest opcjonalny
Kamera to podstawowa część zestawu do wideokonferencji. Niektóre modele mają wbudowany mikrofon, ale przy tańszych modelach należy wyposażyć się w dodatkowy mikrofon lub cały zestaw słuchawkowy. Ważne, by był on wygodny i nie zasłaniał twarzy.Wyposażenie wszystkich uczestników w słuchawki zminimalizuje szansę na wystąpienie sprzężenia zwrotnego i pozwoli na bardziej komfortową rozmowę, niż gdyby głos dochodził z głośników. Zestaw słuchawkowy z mikrofonem da też lepszą jakość rejestrowanego głosu niż mikrofon wbudowany w kamerę i oddalony od użytkownika.
Jak przeprowadzić wideokonferencję?
Prostą wideokonferencję można zorganizować z wykorzystaniem takich komunikatorów jak Skype od Microsoftu i Google Hangouts. W celu przeprowadzenia rozmowy wszyscy użytkownicy muszą być wyposażeni w komputer osobisty umożliwiający zainstalowanie aplikacji (Skype) lub wtyczki do przeglądarki (Hangouts).Organizator wideokonferencji powinien zaprosić do niej wszystkich uczestników. Do takich konferencji można zresztą dołączyć, wykorzystując inne urządzenia, takie jak smartfony i tablety wyposażone w przednią kamerkę lub nawet… z konsoli do gier Xbox wyposażonej w kontroler Kinect.
Do zorganizowania wideokonferencji trzeba się porządnie przygotować. Osoba decydująca się przeprowadzić spotkanie w cyfrowym świecie powinna przygotować się nie tylko merytorycznie, ale też wyposażyć się w odpowiedni sprzęt. Odpowiednia kamera to dopiero początek.