Новата Наредба за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя - ИК "Труд и право"
Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя е приета от Министерския съвет с ПМС № 71 от 10.05.2018 г. и е обнародвана в „Държавен вестник“, бр. 40 от 15.05.2018 г. Наредбата е издадена на основание на чл. 128б, ал. 3 от Кодекса на труда (КТ).1
Както се вижда от текста под черта, КТ урежда правната възможност, част от документите, които се съхраняват в трудовото досие на работника, да бъдат създавани и съхранявани под формата на електронни документи.
Тоест, законът допуска документи от трудовото досие, създадени на хартиен носител, да бъдат създавани и съхранявани и като електронни документи.
Според второто изречение на чл. 128б, ал. 3 КТ, наредбата следва да уреди „...вида и изискванията за създаването и съхраняването ....“ на документите, които могат да бъдат създавани и съхранявани на електронен носител.
Преди да разгледаме най-общо разпоредбите й, ще отбележим, че в нея (включително и в КТ) няма легално определение за „електронни документи“. За същността на това понятие и някои други от предметния й кръг наредбата насочва към:
Регламент (ЕС) 910/2014 относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО, наричан за краткост „Регламента“, и 2
Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.3
В съответствие с делегацията от чл. 128б, ал. 2 КТ, наредбата, в чл. 1, урежда:
1. видът на електронните документи, които могат да са част от трудовото досие на работника или служителя;
В конкретен план следва да откроим няколко съществени въпроса от новата правна уредба:
Първо. Създаването на електронни документи, респективно тяхното съхраняване, е правна възможност, която зависи от преценката за необходимост и от решението и последващите действия на работодателя4. Тоест, прилагането на наредбата, респективно на чл. 128б, ал. 2 КТ, е изцяло в ръцете на работодателя.
Второ. Създаването и съхраняването на електронните документи от трудовото досие на работника се осъществява посредством информационна/и система/и. В споменатия Регламент няма определение на това понятие. Но от съдържащите се в неговия чл. 3 определения, включително това в т. 35 (за електронен документ), по тълкувателен път следва да разбираме, че става дума за електронна форма, която съдържа (и подчинява) определен софтуер, респективно хардуер. Казано още по-разбираемо, информационната система представлява система (респективно програма) от файлове, в които се съдържат и съхраняват съответните документи от трудовото досие на всеки отделен работник, и както ще видим по-надолу, могат да бъдат разменяни между работника и служителя при нормативно и договорно определени условия.
В наредбата е предвидено, че разходите за изграждането, поддържането и използването на информационна система за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, и за обучението му за работа с нея, са за сметка на работодателя (чл. 2, ал. 2 от наредбата).
Трето. Видът на документите, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са групирани в пет групи документи в чл. 65 от наредбата. Какво представлява по своята същност всяка група документи е определено в § 1 от допълнителните разпоредби към наредбата, в който параграф е дефиниран всеки документ.
Чрез разпоредбата на чл. 6 наредбата е изпълнила една от делегациите от чл. 128б, ал. 2 КТ - определяне на видовете документи.
Всъщност става дума за конкретика в решението на работодателя. Той е този, който ще определи дали и кои писмени документи на хартиен носител ще се създават и съхраняват и на електронен носител. Неговото решение се обективира чрез правилника за вътрешния трудов ред (чл. 181 КТ). Тоест, за различните предприятия тези документи ще бъдат различни.
Ще припомним, че съгласно чл. 37 КТ органите на синдикалните организации в предприятието имат право да участват в подготовката на проектите на всички вътрешни правилници и наредби, които се отнасят до трудовите отношения, за което работодателят задължително ги поканва. Това право е създадено и за представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2 КТ, чрез втората алинея на чл. 181 КТ.6 В чисто практически план е добре онези работодатели, които решат да прилагат наредбата, да удостоверят с протокол изпълнението на тези разпоредби.
В правилника за вътрешния трудов ред се посочват:
2. видът на електронния подпис, който се използва.
Съществено задължение за работодателя е да уведоми работника или служителя, ако създава/съхранява електронни документи в трудовото досие. Редът и начинът за уведомяване се определят с правилника за вътрешния трудов ред (чл. 3).
Четвърто. Наредбата откроява няколко въпроса, свързани със създаването на електронните документи. В добавка към казаното по-горе (второ по ред) приемаме, че създаването е възможно да се реализира по два начина.
Единият е свързан с пренасяне на съставения на хартиен носител документ на електронен носител (файл). Очевидно той е приложим към едностранните документи, независимо от това, дали са съставяни от работодателя или от работника, както и към документи, създадени от трети лица. Тази възможност е уредена най-общо в чл. 11 от наредбата7. Обръщаме внимание, че определянето им следва да е в правилника за вътрешния трудов ред.
Другият начин е при първичното създаване на документа. При този начин следва да се разграничават хипотезите на едностранните документи и документите, изискващи взаимно съгласие, съгласно определението на § 1 от допълнителните разпоредби на наредбата. Документи, изискващи взаимно съгласие, са например трудовият договор (чл. 66 КТ) и допълнителното споразумение към трудов договор по чл. 119 КТ.
В създадените като електронни документи - едностранни документи, създадени от работодателя (чл. 6, ал. 1, т. 1) и документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение (чл. 6, ал. 1,т. 3) се посочват авторът на документа, работодателят и основанието за овластяването на автора, когато той е различен от работодателя.
Независимо от това към кой вид (група по чл. 6) спадат, електронните документи се подписват от работника или служителя с електронен подпис, съобразно нормативните изисквания и договореното с работодателя.
Работодателят е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка, ако изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис (чл. 7, ал. 3).
Създадените от него документи задължително се подписват с квалифициран електронен подпис.
Пето. Изпращане на електронни документи от едната на другата страна. По наше мнение в тази си част предметът на наредбата надхвърля делегираните и от КТ задачи, или казано по друг начин - дописва закона.
Независимо от това, в нея съществува текст, който дава основание да твърдим, че изпращането и получаването на документи от трудовото досие през създадената за целта информационна система в предприятието, може да се осъществи, само ако това е договорено между страните по трудовото правоотношение. Този извод правим на основание чл. 4 от наредбата.8
Тоест, за да могат страните по трудовото правоотношение да си разменят електронни документи, то това се предхожда от писмено изразено взаимна воля, съгласие - чрез трудов договор или допълнително споразумение към него, в зависимост от това, дали трудовото правоотношение е възникнало или предстои да възниква. В тази посока е разпоредбата на чл. 4, ал. 2 от наредбата, според която: „Съгласието може да се даде преди, едновременно със или след възникването на трудовото правоотношение.“
Смятаме, че за работниците и служителите в заварено положение, въвеждането на възможността да са получатели и изпращачи на електронни документи, очевидно ще се реализира, чрез допълнителни споразумения по чл. 119 КТ. За новопостъпващите работници в предприятие, в което е въведена в действие наредбата, това би могло да стане чрез трудовия договор, но няма пречка, след като възникне трудовото правоотношение, тази размяна на електронни документи да бъде уредена и чрез допълнително споразумение към трудовия договор.
Ще обърнем внимание, че с ал. 39 на чл. 4 от наредбата е предвидена възможност за оттегляне от постигнатата задължителна договореност за размяна на електронни документи. По същество тя урежда право на работника или на работодателя по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления.
Наредбата влезе в сила, считано от 18.05.2018 г. По наше мнение обаче, следваше да бъде предоставен един достатъчен по своята продължителност срок от време, в който наредбата да се овладее, от гледна точка на практическата й приложимост. Без значение е аргументът, че тя ще се приложи само и доколкото работодателят реши. А той ще реши, когато достатъчно добре е усвоил и разчел нейните разпоредби.
Чавдар ХРИСТОВ, юрист
1 Чл. 128б. (1) Работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.
(3) (Нова - ДВ, бр. 105 от 2016 г., в сила от 01.01.2017 г.) Част от документите по ал. 2 могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет.
Точка 35. „Електронен документ“ означава всяко съдържание, съхранявано в електронна форма, по-специално текстови или звуков, визуален или аудио-визуален запис.
3 Електронен документ
Чл. 3. (1) Електронен документ е електронен документ по смисъла на чл. 3, т. 35 от Регламент (ЕС) № 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23.07.2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО (OB, L 257/73 от 28 август 2014 г.), наричан по-нататък „Регламент (ЕС) № 910/2014“.
(2) Писмената форма се смята за спазена, ако е съставен електронен документ, съдържащ електронно изявление.
4 Чл. 2. (1) Работодателят може да изгражда, поддържа и/или използва информационни системи за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя в съответствие с изискванията на тази наредба, приложимите нормативни актове и стандарти, както и приетите от работодателя вътрешни документи за организация на труда в предприятието.
5Електронните документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са:
6Чл. 181 (2) Работодателят издава правилника за вътрешния трудов ред, след като проведе предварителни консултации с представителите на синдикалните организации в предприятието и с представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2.
7 Чл. 11. (1) Работодателят няма право да откаже получаването на документ от работник или служител на хартиен носител.
8 Чл. 4. (1) В трудовия договор или в друга писмена форма страните по трудовото правоотношение могат да дадат изрично съгласие да бъдат адресати на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение.
9Чл. 4 (3) Всяка една от страните по трудовото правоотношение има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления.
Наредба за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя