Facility/Office Manager Madrid - Utopicus
Facility/Office Manager Madrid
Seleccionamos Facilities/Office Managers para las nuevas aperturas en Madrid.
Responsable de crear -vibe- experiencia positiva en el espacio utopicus en todos los servicios que ofrecemos, asegurar procesos ágiles en el día a día y buena atmósfera en todos los sentidos: lo que una persona ve, oye, prueba, comparte, usa y experimenta utopicus.
Construir experiencia positiva en el entorno de trabajo utopicus. Contacto 100% y constante con las personas.
Altas, gestión y actualizaciones de coworkers con los procedimientos estándar. Coordinar el onboarding de clientes con los community builders. Planificación y asistencia en las altas y salidas de coworkers, preparación y reparto de packs de bienvenida.
Atención a coworkers en su día a día, el objetivo es que los procesos fluyan y los coworkers/usuarios tengan una experiencia positiva. En concreto, ayudar a los coworkers con la facturación y gestión de reservas a través del software de gestión interno, comprobando facturas y gestionando altas y cualquier información al respecto.
Gestión de facilities y mejora de las operaciones. Llevar a cabo los procesos creados para el mantenimiento de espacios: orden, limpieza, hardware, etc. Velar por el cumplimiento de los indicadores de calidad. Conocer y hacer cumplir todas las reglas de prevención de riesgos y las normas de seguridad e higiene en el trabajo. Gestión de incidencias en software interno.
Coordinar la realización de mantenimiento, instalaciones y pequeñas reformas o reparaciones con el proveedor adecuado. Sobre todo, limpieza, climatización, accesos e Internet.
Organización y orden del espacio
Mensajería: recepción de cartas y paquetes, encargado/a de organización y reparto de los mismos.
Gestión de los servicios, como por ejemplo oficinas virtuales (domicilio fiscal + centralita virtual). Atención telefónica en la centralita de virtual
Gestión de salas: reservas de salas para reuniones y formación con precios cerrados, actualización de los calendarios. Asegurar el acondicionamiento y material de las salas para cada reserva y el soporte a sus asistentes (videoconferencias, flipchart, papelería, bebidas, etc.)
Comunicarse y coordinarse con los responsables de operaciones, mantenimiento y servicios compartidos para asegurar un alto nivel de satisfacción y experiencia positiva entre los coworkers.
Realización de informes y reporte de KPI´s
Reportas directamente al Space Manager.
Necesaria experiencia en atención al cliente y /o ventas
Persona muy organizada y ordenada, se valorará positivamente experiencia en gestión/administración
Habilidades de organización y realización de multitareas.