LA ADMINISTRACIÓN N DE DOCUMENTOS EN EL ESTADO DE MÉXICOM Retrospectiva, Desarrollo y Prospectiva - PDF
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Carolina Poblete Espinoza
1 LA ADMINISTRACIÓN N DE DOCUMENTOS EN EL ESTADO DE MÉXICOM Retrospectiva, Desarrollo y Prospectiva Mtro.. Rodolfo Alanis Boyzo Director de Administración n y Servicios Documentales SECRETARÍA DE FINANZAS SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DOCUMENTALES DR. NICOLÁS SAN JUAN NO. 109, COL. PARQUE CUAUHTÉMOC EDIFICIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, C.P TEL. Y FAX: (01722) y
2 Contenido 1. Retrospectiva 2. Desarrollo A. Acciones y avances ( ). 1985). B. Acciones y avances ( ). 3.Prospectiva.
3 1. Retrospectiva Hasta la primera mitad de la década de los años setentas del siglo veinte: Los archivos existentes en la entidad, no tenían claramente definidos ni sus objetivos ni su conceptualización. Se carecía de una normatividad destinada a regular la organización y funcionamiento de los archivos. No había planeación, organización, control y evaluación en los archivos. No existía la actividad archivística como tal.
4 Se carecía de personal capacitado en la materia y de una definición de sus funciones. Inexistencia de locales, instalaciones y mobiliario adecuado para los archivos. Los recursos materiales eran insuficientes y los financieros precarios.
5 El marco legal databa de 1945, año en el que el gobernador Isidro Fabela declaró de utilidad pública los archivos estatales y municipales prohibiendo su venta y destrucción. Además de establecer que los documentos deberían estar 50 años bajo la responsabilidad del órgano productor y una vez concluido este período, deberían pasar al archivo histórico, disposición que no tomaba en cuenta el ciclo de vida de los documentos ni la valoración de la información en ellos contenida.
6 2. Desarrollo A. Acciones y avances ( ). 1985). Con la participación en el Primer Seminario Nacional de Archivos Administrativos e Históricos ricos, se inicia la toma de conciencia sobre la importancia de los archivos en el Estado de México. Se llevan a cabo las primeras acciones en materia de normatividad. Se inicia la reestructuración tanto de la organización como del funcionamiento de los archivos mexiquenses, principalmente en el denominado Archivo General del Estado.
7 Se emprende un intenso programa de capacitación de los recursos humanos dedicados a la labor archivística. Se otorga al Archivo General del Estado la función normativa, de asesoría y de apoyo para las unidades de archivo del Poder Ejecutivo y éste deja de ser sólo una institución de servicio.
8 Se implementa en los archivos de trámite, la clasificación alfanumérica y se realiza el primer cuadro de clasificación. Se inicia la ordenación de los archivos de concentración e históricos bajo los principios de procedencia y de orden original y se dictan las primeras medidas para regular la transferencia primaria.
9 Se dota a los archivos de locales más amplios y con mejores condiciones, así como de mobiliario y equipo. En el contexto de la organización de los archivos estatales, se inicia el desarrollo de dos actividades necesarias para su óptimo funcionamiento: la selección (valoración y depuración) y la microfilmación de los documentos.
10 En 1977 se crea la Coordinación n de Archivos Municipales, con el propósito de iniciar las acciones de organización y clasificación en estos repositorios documentales. En 1978 inicia el funcionamiento de la Comisión n Dictaminadora de Depuración n de Documentos en el Archivo General del Estado. En 1981, al modificarse la Ley Orgánica de la Administración Pública, se asigna a la Secretaría de Administración la conducción del Archivo General del Estado.
11 Se expide la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. M Inicia la expedición de la normatividad administrativa para la organización, selección y conservación de los archivos. B. Acciones y avances ( ). Se crea el Sistema Estatal de Documentación. n marca un parte aguas en el desarrollo de la Administración n de Documentos en el Estado de México Se establece la obligación n de inventariar y entregar toda la documentación generada y recibida al concluir un cargo público. Se da sustento legal a la Comisión Dictaminadora de Depuración n de Documentos. Se crean el Archivo General del Poder Ejecutivo y el Archivo Histórico del Estado de México. M
12 Instauración n del Día a del Documentalista Mexiquense En 1998, se estableció el 24 de marzo como el Día del Documentalista Mexiquense, con el propósito de reconocer el trabajo que realizan los documentalistas del Estado de México. La decisión fue de la misma comunidad documentalista a través de su participación en un concurso al cual convocó el Sistema Estatal de Documentación. El jurado dictaminó que el 24 de marzo era la fecha idónea, en razón de que en este día, se publicó la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. A la fecha 342 documentalistas de los Poderes del Estado y de los municipios han sido reconocidos.
13 Reuniones de Coordinación Con el propósito de fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias entre los documentalistas de la entidad y con ello consolidar el funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación, de 1993 a la fecha se han realizado 426 reuniones de coordinación en las que han participado poco más de 18 mil documentalistas de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como de los 125 municipios.
14 Edición n de publicaciones Con la finalidad de difundir información sobre métodos, normas y legislación, entre otros temas, que faciliten las actividades de los compañeros documentalistas, así como las que realiza el Sistema Estatal de Documentación, a partir de 1986 se han elaborado y editado 108 publicaciones entre revistas, boletines, catálogos, manuales, lineamientos, folletos y guías.
15 Profesionalización n y desarrollo de recursos humanos Los recursos humanos constituyen el elemento primordial de cualquier organización. Por ello, el Sistema Estatal de Documentación ha impulsado decididamente las actividades encaminadas a su capacitación y profesionalización. De esta manera, a partir de 1986 se han celebrado 756 cursos de capacitación sobre temas relacionados con la administración de documentos, se han otorgado 24,250 asesorías técnicas y se han impartido 446 conferencias. Lo anterior ha beneficiado a 46,010 documentalistas estatales y municipales.
16 Por otra parte, entre 1990 y 1998, el Sistema Estatal de Documentación organizó, en coordinación con la Universidad Autónoma del Estado de México, seis promociones del Diplomado en Administración n de Documentos, lo cual permitió la profesionalización de 152 documentalistas. Hoy en día y con el afán de ofrecer nuevas alternativas de formación a los documentalistas mexiquenses, se diseñó y estructuró el Diplomado en Organización n y Administración n de Archivos, el cual se desarrolla conjuntamente con el Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo y es cursado, a partir del pasado mes de agosto, por 25 responsables de archivo.
17 Valoración n y selección n documental En el Estado de México la valoración y la selección de los documentos se realiza de acuerdo a los criterios técnicos aprobados por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos. De esta manera, la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos ha autorizado en sus 32 años de funcionamiento, la eliminación de 1, millones de documentos carentes de valor informativo, los cuales equivalen a 127,260 metros lineales.
18 Preservación n del patrimonio documental Dentro de las acciones llevadas a cabo para conservar en mejores condiciones los documentos con información útil para la toma de decisiones o para el conocimiento del desarrollo histórico, así como para garantizar a los ciudadanos el acceso a la información, destacan las siguientes: La construcción entre 1993 y 1995, del edificio principal del Archivo General del Poder Ejecutivo, constituido por un moderno conjunto arquitectónico ex profeso para archivo, que cuenta con salas de depósito, áreas administrativas, de usos múltiples, de atención al público, de selección documental, de recepción y de inventarios.
19 La recepción, en diversos archivos de concentración, de 318 millones 264 mil 051 documentos de trámite concluido, provenientes de 5,400 archivos de gestión. La microfilmación de 18 millones 392 mil 163 documentos. La digitalización de 2 millones 701 mil 676 documentos. La organización de poco más de 55 millones de documentos en diversos archivos.
20 Facilitación n del acceso a la información gubernamental Sabedores de que la información es uno de los activos más valiosos para crear una estrategia sustentable de desarrollo, durante los últimos 25 años se han otorgado siete millones de servicios de información documental solicitados por servidores públicos, ciudadanos, estudiantes y público en general. Asimismo y con el propósito de facilitar el acceso a la información gubernamental, en diversos archivos se han creado bases de datos que a la fecha contienen aproximadamente medio millón de registros.
21 3. Prospectiva. Adecuar el desarrollo de la administración de documentos en el Estado de México a la realidad del fin de la primer década del siglo XXI, permitirá no sólo contar con información para una eficaz toma de decisiones y transparentar las acciones gubernamentales, sino también para lograr la protección del patrimonio documental. Para ello, estamos conscientes de que es necesario continuar transformando, renovando o adaptando lo que ya se tiene, pues si bien y muy a pesar de los avances que hemos logrado en la entidad, es indiscutible que el nivel de desarrollo alcanzado por los archivos existentes en los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como de los municipios, se ha dado en forma desigual, pues se sigue adoleciendo, en algunos casos, de los recursos más indispensables para el desarrollo de la administración de documentos.
22 Por ello y con el propósito de que para la segunda década del siglo XXI, los archivos mexiquenses se fortalezcan y con ello continúen impulsando la modernización del sistema de información que integran, se considera de imperiosa necesidad llevar a cabo las siguientes acciones: Expedir un nuevo marco jurídico que permita una mayor eficacia en la organización, conservación y preservación del patrimonio documental, pues la actual legislación ha sido rebasada por la dinámica documental de la entidad. Vincular las acciones de modernización de la administración pública con las de modernización de la administración de documentos. Estrechar la relación en los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial y las autoridades municipales, con el propósito de delinear estrategias que permitan planear, organizar, dirigir, supervisar y evaluar las acciones de las unidades documentales que integran el Sistema Estatal de Documentación.
23 Revisar y adecuar los objetivos de la capacitación tradicional que se imparte en la materia, a fin de que ésta se otorgue con un enfoque que se centre en el documentalista y en la problemática a la que se enfrenta en su unidad documental. Promover que se asigne a los archivos locales y mobiliario adecuados, que aseguren la preservación del patrimonio documental. Impulsar la normalización de los procesos documentales. Incorporar en los procesos técnicos que realizan los archivos, el uso de las nuevas tecnologías de la información. Normar la producción, organización, conservación, uso y preservación de los documentos generados electrónicamente.
24 GRACIAS POR SU ATENCIÓN SECRETARÍA DE FINANZAS SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DOCUMENTALES DR. NICOLÁS SAN JUAN NO. 109, COL. PARQUE CUAUHTÉMOC EDIFICIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, C.P TEL. Y FAX: (01722) y