Out of Office Manager Tool (OOMT) is een tool waarmee beheerders de Out-of-Office instellingen van alle user accounts in Exchange kunnen bekijken en indien nodig aanpassen, zonder gebruik te maken van de login gegevens van de betreffende user. Bij Microsoft Outlook hebben standaard alleen eindgebruikers toegang tot de Afwezigheidsassistent en dat resulteert in problemen wanneer een medewerker bijvoorbeeld onvoorzien langdurig afwezig is. Om de Afwezigheidsassistent in te schakelen, moet immers worden ingelogd met de gegevens van de afwezige eindgebruiker. Met OOMT is dat probleem verholpen en kunnen beheerders de Out-of-Office instellingen te allen tijde aanpassen en eventueel inkomende e-mails doorzetten naar andere medewerkers.
Medewerkers worden plotseling ziek of vergeten hun Out-of-Office bericht te activeren wanneer zij met verlof gaan. Voor de directe collega's is het niet mogelijk om dit bericht alsnog te activeren, omdat zij daarvoor over de logon gegevens van de afwezige user moeten beschikken. Het is niet veilig als medewerkers elkaars logingegevens uitwisselen. Met Out of Office Manager Tool kunnen enkel beheerders het Out-of-Office bericht aanpassen, activeren en eventueel instellen dat inkomende e-mails doorgestuurd moeten worden naar een andere medewerker.
Beheerders kunnen direct in de Active Directory het domain of OU selecteren waarvan zij de Out-of-Office informatie willen zien. OOMT verzamelt deze gegevens en biedt beheerders vervolgens de mogelijkheid het Out-of-Office bericht aan te passen en/of e-mails te laten forwarden.
Het is mogelijk om OOMT te integreren met User Management Resource Administrator (UMRA) van Tools4ever. Door UMRA te koppelen aan het HR-systeem ontstaat een automatische afhandeling van Out-of-Office. In het HR systeem wordt bijgehouden welke medewerker op vakantie is, ziek of op dienstreis is. Het is zelfs mogelijk, als een medewerker uitdienst treedt, om automatisch OOMT in te stellen zodat een out-of-office melding wordt gegeven dat de medewerker uitdienst is en dat de e-mail wordt doorgestuurd naar de betreffende manager zodat eventueel opvolging kan plaatsvinden.
Door deze koppeling kan UMRA automatische de Out-of-Office instellen (na eventuele goedkeuring en aanpassing door de manager) waardoor een professionele afhandeling van de e-mail correspondentie is gewaarborgd.