Trefwoord(en) archiefbeheer, archiefvorming, duurzame toegankelijkheid, informatiebeheer, records management, voortbestaan
In 2013 schreef de Minister van OCW aan de Kamer: "Digitale informatie, die niet direct bij de vorming wordt geordend en bewaard, gaat voor de toekomst verloren of kan slechts achteraf en tegen in feite onaanvaardbare kosten toegankelijk worden gemaakt.
Het Nationaal Archief zorgt voor duidelijke duurzaamheidseisen en richtlijnen, waarmee de archiefvormers in vroeg stadium voldoen aan de eis van een verantwoorde omgang met digitale informatie."
Het is de vraag of een tekort aan eisen en richtlijnen het grootste obstakel vormt voor de realisatie van een verantwoorde omgang met digitale informatie. Ik betoog in dit essay dat er nog andere en mogelijk grotere obstakels in de weg staan om aan eisen te kunnen voldoen.
Een recordmanagementprogramma in een digitale omgeving begint met een recordmanagementapplicatie, om alle records in te kunnen registreren en de digitale records gemetadateerd en gestructureerd in te kunnen opslaan. Het hebben van een functioneel geschikt archiefsysteem is een noodzakelijke voorwaarde, maar niet voldoende.
Het eerste obstakel vormt het onbegrip dat, voor het verwerken en beheren van digitale informatie, een andere manier van werken nodig is dan voor de omgang met papieren informatie. Digitale archivering verandert de RM-processen en heeft verschuivingen in organisatie, werkwijzen en competenties tot gevolg. Digitaal werken vereist vooral ‘realtime’ en preventief archiveren met meer aandacht voor de voorkant van het archiveringsproces en het voorkomen van achterstanden. Digitaal werken vanuit achterstanden is geen optie.
Het tweede obstakel is dat bij RM-programma’s en -projecten dikwijls te weinig en te kort aandacht wordt besteed aan het verandermanagement. Oud gedrag zit vaak in de weg voor alle betrokkenen: bestuurders, ICT- en DIV-specialisten en zeker ook de gebruikers. De noodzakelijke procesveranderingen hebben veranderingen tot gevolg in rollen, taken, functies en organisatie en dienen uiteindelijk ook te leiden tot veranderingen in het gedrag van alle betrokkenen.
Het derde obstakel vormt het ontbreken van voldoende en tijdige feedback en toezicht op de archiefvorming en -beheer. Vooral in de realtime digitale context is tijdige informatie over de procesuitvoering en de daaruit resulterende toestand van de archieven een noodzaak, zodat nog op tijd herstel- en bijsturingsacties mogelijk zijn. Sturing, informatiebeleid en verbetering, zonder tijdige feedback mét corrigerende acties en maatregelen, is onmogelijk.
De Algemene Rekenkamer concludeerde in 2010 in de ‘Achtergrondstudie Informatiehuishouding van het Rijk’: "Om de informatie van een organisatie, van meet af aan én duurzaam, toegankelijk te makenis aandacht en toewijding nodig in alle lagen van het bedrijfsproces, van de werkvloer tot en met de hoogste leiding"
Dit boek is op papier te bestellen door een mail te sturen aan office@digital.nl. De enige tegenprestatie is dat vijf euro wordt overmaakt aan de Dierenbescherming: IBAN NL 05 INGB 0003963156.