Leverancier zijn voor een klant op een beurs in het buitenland is niet altijd makkelijk. Het is moeilijk om, indien nodig, op een grote afstand bij te sturen. Ook zijn de reistijden vaak vele malen langer en heb je geen magazijn in de buurt.
Dit betekent dat een goede voorbereiding van essentieel belang is om een tevreden klant te behouden. Mansveld Expotech geeft tips die je kunnen helpen in de voorbereiding van de beurs.
Opdrachtgevers willen vaak content op schermen presenteren. Groot gelijk! Schermen zorgen voor extra beleving bij de presentatie van jouw product of dienst en dat is wat je uiteindelijk ook wil. Daarom is het heel belangrijk dat leverancier en klant vooraf duidelijk met elkaar communiceren over de content die gepresenteerd gaat worden.
Denk hierbij aan het formaat van het scherm, de afmetingen, framerate en bestandstypen. Als je dit met elkaar deelt, is in ieder geval voorkomen dat jouw video niet afspeelt, of niet de juiste formaten heeft voor de desbetreffende schermen.
Ieder beursgebouw heeft haar eigen regels en technische (on)mogelijkheden. Zorg ervoor dat je je als leverancier inleest in de mogelijkheden die een venue heeft. Voor de hele stand is het goed om te weten wat de riggingload is, oftewel het maximaal toegestane gewicht per ophangpunt. Probeer deze informatie zo snel mogelijk te verkrijgen, zodat je daar op kan inspelen en eventueel je plan op kan aanpassen.
Het is voor jouw vrachtwagenchauffeur vaak een lange reis, alvorens hij/zij aankomt bij de beurslocatie. Het is dan ook fijn als er een vooraf bepaald timeslot is, wanneer de chauffeur zich kan melden en de vracht kan uitladen. Neem daarom vooraf altijd contact op met de logistieke organisatie binnen het beursgebouw, zodat vooraf een timeslot bepaald kan worden. Als je dit niet doet, neem je het risico dat de chauffeur urenlang moet wachten tot er ergens een gaatje in de logistieke planning van de beurs valt.
Wellicht iets waar je niet meteen aan denkt, maar andere landen hebben vaak ook andere feestdagen. Daarnaast hanteren ze ook vaak andere regels. Als er een nationale feestdag is, kan het zo zijn dat alles gesloten is, of juist dat iedereen op de weg zit, waardoor je door filevorming enorme vertraging oploopt.
Daarnaast is het in bijvoorbeeld Duitsland verboden om op zondag met een vrachtwagen te rijden. Dit moet je meenemen in je planning. Je kan echter wel dispensatie aanvragen, maar doe dit op tijd, want als je dit niet doet, en de extra dag niet meeneemt in je planning, kan het zomaar zo zijn dat je vrachtwagenchauffeur een dag later aankomt. Dan ben je ook weer je tijdslot kwijt, waardoor de chauffeur nog langer moet wachten voor dat hij kan laden/lossen.
Houd rekening met torenhoge prijzen en uitverkochte hotels en als je pech hebt, is de afstand tussen hotel en beurslocatie groot, waardoor je ook nog eens een lange reistijd per (opbouw)dag hebt. Dit resulteert weer in langere werkdagen, mindere focus van de medewerkers, declaraties en noem maar op.