Office365 en Microsoft Azure zijn de ontwikkelde Cloud-diensten die iedereen inmiddels wel kent. Maar er wordt onverminderd doorontwikkeld. Zoals OneDrive for Business, waarover dit blog van Tom en Madeleine gaat.
Microsoft lanceert nieuwe cloud-diensten, die niet meer in een on-premise variant zullen verschijnen. Yammer, Power BI en Delve (tot begin juli nog bekend onder de naam Project Oslo) zijn hier voorbeelden van. Hiermee zet Microsoft koers richting ‘cloud-first’ in de toekomst.
Eerder al schreven Tom en Madeleine een blog over het gebruik van Yammer. Nu is OneDrive for Business het onderwerp. Hoe kan je sneller en efficiënter werken door het gebruik van Microsoft Cloud-oplossingen?
Documenten delen via netwerkschijven is in veel organisaties nog heel normaal. Dit veroorzaakt veel problemen:
OneDrive for Business (voorheen bekend als SkyDrive en niet te verwarren met de consumentenversie OneDrive) biedt elke Office 365 gebruiker 1TB opslag in de cloud. Is dit genoeg? En hoe zit het met het gebruiksgemak? Dat leest u in het onderstaande interview met Madeleine en Tom.
Tom: In ieder geval heel veel opslagruimte. Elke gebruiker krijgt 1TB opslagruimte, dat is 1000GB aan data. Microsoft kan deze ruimte tegen een relatief geringe investering aanbieden vanwege het enorme schaalvoordeel dat zij hebben. Als een organisatie dit zelf wil doen brengt dit substantieel hogere kosten met zich mee.
Madeleine: Controle over de opslag van data. Binnen veel organisaties hebben de medewerkers inmiddels zelf een manier gevonden om documenten op te slaan en te delen in de cloud. Ze gebruiken bijvoorbeeld de consumentenversie van OneDrive of Dropbox. Hierdoor heb je als organisatie geen controle meer over de bedrijfsgegevens. Om er voor te zorgen dat je de medewerkers toch de flexibiliteit biedt die zij wensen, is OneDrive for Business een goede oplossing. Als organisatie hou je hiermee namelijk wél de controle over bedrijfsdata. Wanneer bijvoorbeeld een medewerker de organisatie verlaat, kan de toegang tot OneDrive for Business op een eenvoudige manier afgesloten worden voor deze persoon. Dit is niet mogelijk met consumentenversies, die bedoeld zijn voor persoonlijke documenten.
Tom: Om documenten te delen met klanten of partners. Zo is deze blogpost bijvoorbeeld ook tot stand gekomen. Daarnaast synchroniseer ik mijn harde schijf met OneDrive for Business. Zo zorg ik ervoor dat ik geen waardevolle werkbestanden kwijtraak als ik mijn laptop onverhoopt verlies.
Madeleine: Wanneer ik aan een document werk met mensen binnen en buiten mijn eigen organisatie, is OneDrive for Business een uitstekende oplossing. De meest recente versie staat altijd tot je beschikking en iedereen kan hier tegelijkertijd aan werken en wijzigingen in doorvoeren. Het is ook mogelijk om te zien wie er op dat moment aan het document werkt. In de rechterbovenhoek zie je hoeveel mensen er momenteel in het bestand zitten, wie dit zijn en zelfs in welke cel van bijvoorbeeld een Excel-bestand ze aan het werk zijn!
Tom: Dat je bestanden direct in Word, Excel of PowerPoint Online kan openen en bewerken. Zo kan je real-time met meerdere mensen aan hetzelfde document werken en de wijzigingen zien verschijnen terwijl ze worden getypt.
Madeleine: Er zit een aantal functionaliteiten in die ik heel handig vind. Zo kan je bijvoorbeeld gemakkelijk terug naar voorgaande versies van een document. Dan is iets wat een collega heeft weggehaald toch terug te halen. Verder kan je ook gemakkelijk een kopie opslaan op je pc/tablet (bij 'Opslaan Als' kies je voor 'Een kopie downloaden'). Op die manier heb je toch altijd de laatste informatie bij je. Ook als je offline bent.
Tom: Een klant van ons bood elke medewerker 250mb persoonlijke opslagruimte op een netwerkschijf. Dit was voor bijna niemand genoeg en resulteerde in veel klachten. Sinds medewerkers 1TB opslagruimte hebben zijn er geen klachten meer geweest.
Madeleine: Wij merken vooral dat veel organisaties ernaar streven om het gebruik van consumentenversies zoals Dropbox een halt toe te roepen. Wij zien het gebruik van OneDrive for Business bij onze klanten dan ook toenemen.
Tom: Met een kleine pilot-groep. Op deze manier komen eventuele technische problemen snel naar boven en wordt duidelijk welke vragen er leven. Daarna raad ik aan om een lancering te plannen en daarbij helder te communiceren over de (on)mogelijkheden van OneDrive for Business.
Madeleine: Geef de medewerkers duidelijke voorbeelden van documenten die geschikt zijn om te delen via deze cloud-oplossing en laat zien hoe je met meerdere mensen aan een document kan werken. Geef ze ook goede richtlijnen mee voor het gebruik hiervan. Bijvoorbeeld dat OneDrive for Business alleen bedoeld is voor documenten van de organisatie en niet voor je vakantiefoto's.
Tom: Begin door uit te leggen waarom je organisatie voor OneDrive for Business kiest. Dit zorgt voor begrip van de medewerkers. Laat daarna zien wat alle voordelen en mogelijkheden zijn en mensen worden al snel enthousiast.
Madeleine: De beste manier is om medewerkers te enthousiasmeren door ze te laten zien hoe het werkt. Als je start met een kleine pilot-groep, zoals Tom ook suggereerde, kunnen deze medewerkers ook helpen met het beantwoorden van vragen uit de organisatie. Denk ook aan een goede Q&A, waarmee de medewerkers antwoord krijgen op de 10 meest gestelde vragen.
Tom: Er zijn organisaties die het delen van documenten met externen hebben uitgeschakeld. Hier kan een goede reden voor zijn, maar dit zorgt er wel voor dat medewerkers toch nog naar alternatieven blijven zoeken.
Madeleine: Bestanden hebben momenteel een uploadlimiet van 2GB. Hoewel het voor de meeste organisaties geen probleem zal zijn, is dit in sommige gevallen niet voldoende. Vorige week heeft Microsoft echter aangekondigd dat de uploadlimiet verhoogd wordt naar maar liefst 10GB. Dus ook deze 'beperking' wordt aangepakt door Microsoft.
Tom: Je kan documenten vanuit OneDrive for Business direct op Yammer delen met je collega's via de 'Post' knop. Daarnaast gebruik ik de 'Share' button ook vaak waarmee ik documenten deel met mensen met wie ik dat wil.
Madeleine: Als je een Office365 E3- of E4-plan hebt of uitsluitend hebt gekozen voor SharePoint Online, dan kan je gratis gebruik maken van OneDrive for Business. En sinds 1 april 2014 kan je OneDrive for Business ook los aankopen. Het is dus geen verplichting om een volledig Office365-plan af te nemen om van OneDrive for Business gebruik te maken.
Probeer OneDrive via een gratis proefabonnement OneDrive for Business en maak gebruik van een uur kosteloze online ondersteuning door Tom om u op weg te helpen.
Nog meer informatie over OneDrive for Business kunt u vinden via deze link. Neem gerust contact op met Tom of Madeleine voor vragen of om de verdere ervaringen met klanten te delen.
Dit is de tweede blog uit een serie artikelen over de nieuwe generatie diensten van Microsoft, onder de naam CLOUD first.