Binnen de vereniging is een vertrouwenspersoon aangesteld, deze is het aanspreekpunt bij problemen van leden van de vereniging met betrekking tot ongewenst gedrag. Voorbeelden van ongewenst gedrag zijn: seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld, discriminatie of het vermoeden van een misstand.
De vertrouwenspersoon treedt niet in de plaats van bestaande procedures. Wordt een probleem bij de vertrouwenspersoon gemeld, dan zal deze allereerst toetsen of de kwestie niet al in behandeling is bij verantwoordelijke instanties of functionarissen, of daar kan worden neergelegd. Is dat het geval dan zal de vertrouwenspersoon zich terughoudend opstellen.
Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid zijn sleutelwoorden in de werkwijze van de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon is dan ook verplicht tot een vertrouwelijke behandeling van alle informatie.
U kunt de vertrouwenspersoon bereiken door een e-mail te sturen naar: vertrouwenspersoon@tilburgsewatervrienden.nl	
De Tilburgse Watervrienden heeft als doel om op een veilige, leuke en leerzame manier allerlei (zwem-)activiteiten aan te bieden aan jong en oud.
Bij meningsverschillen zoeken we graag gezamenlijk naar een oplossing. Als er geen oplossing wordt gevonden, dan kunt u via deze klachtenprocedure proberen om een alsnog een gepaste oplossing voor alle betrokkenen.
Een klacht kan worden ingediend middels het contactformulier dat te krijgen is bij de controlemedewerkers van de Tilburgse Watervrienden tijdens de zwemuren van de vereniging. Dit formulier kan weer ingeleverd worden bij de controlemedewerkers. Op het formulier dient duidelijk vermeld te worden dat het een klacht betreft.
Binnen één week na ontvangst ontvangt u een ontvangstbevestiging van de klacht, met daarin de te nemen vervolgstappen en de contactpersoon voor de afhandeling.
De contactpersoon van de klacht past hoor en wederhoor toe bij de betrokken partijen en tracht binnen 4 weken na ontvangst van de klacht alle partijen gehoord te hebben.
Uiterlijk binnen 6 weken na ontvangst van de klacht wordt door de commissie een oplossing voorgesteld. De commissie kan hierbij de mening van het bestuur vragen.