In het kader van de opdracht tot rechtsbijstand die u wenst toe te vertrouwen aan ons kantoor, dient het een zekere hoeveelheid informatie over u te verwerken. Deze informatie is noodzakelijk om de opdracht die u aan ons kantoor toevertrouwt, te vervullen. Ook indien u bij ons kantoor wenst te solliciteren of aan ons kantoor bepaalde diensten wenst te verlenen of leveringen wenst te doen, zal er over u bepaalde informatie worden verwerkt. In dat geval is de verwerking van die informatie noodzakelijk voor de uitvoering van onze contractuele relatie met u of de voorbereiding daarvan (in geval van sollicitatie).
In de mate dat deze informatie rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking heeft op u als natuurlijke persoon (in dat geval spreken we over persoonsgegevens) respecteert het kantoor de verplichtingen van de wetgeving inzake de bescherming van de persoonsgegevenswetgeving.
Dit houdt onder meer in dat het kantoor deze gegevens enkel zal verwerken voor de opdracht die u aan het kantoor heeft toevertrouwd, of voor het contract dat u met ons wenst aan te gaan. In die context is het verwerken van persoonsgegevens door het kantoor ook toegelaten (zie artikel 6.1.b van de Verordening 2016/679). Uw gegevens kunnen ook worden gebruikt voor doeleinden die onlosmakelijk verbonden zijn met de opdracht die u aan het kantoor heeft toevertrouwd (zoals bij voorbeeld facturatie), of om u op de hoogte te brengen van belangrijke juridische ontwikkelingen die u als klant aanbelangen. De verzamelde gegevens zijn minimaal uw identiteitsgegevens, uw correspondentie – en factuuradres evenals alle gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoeren van de opdracht die u het kantoor toevertrouwt, of meer algemeen voor het contract dat u met het kantoor wenst aan te gaan.
Het kantoor, met name de CVBA DVDTAXLAW, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Koning Albertlaan 165 is verantwoordelijk voor deze persoonsgegevens en de correcte verwerking ervan. Indien u vragen heeft kunt u steeds contact opnemen met hetzij mr. Luc De Meyere, hetzij mr. Bart Westen, hetzij mr. Sylvie De Raedt.
De gegevens die u als cliënt aan het kantoor toevertrouwd worden niet alleen beschermd door de wetgeving inzake de bescherming van de persoonsgegevens, maar tevens door het beroepsgeheim van de advocaat. Uw persoonsgegevens worden dus met niemand gedeeld, tenzij u daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft of tenzij het kantoor hiertoe wettelijk wordt verplicht (bij voorbeeld in het kader van de witwaswetgeving). Ook in die context is het doorgeven van persoonsgegevens toegelaten (artikel 6.1.c. van de Verordening 2016/679). Ook de persoonsgegevens die u aan ons kantoor toevertrouwt als sollicitant of als leveranciers van goederen of diensten, worden in principe met niemand gedeeld, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van het contract dat u met ons heeft of dat in voorbereiding is (in geval van sollicitant).
Soms evenwel vormt het delen van uw gegevens met anderen onderdeel van de opdracht die u ons toevertrouwt of het contract dat u met ons aangaat. Het gaat hier dan bij voorbeeld over het delen van uw persoonsgegevens met de bevoegde rechtbanken of tegenpartijen, wanneer u ons het voeren van een gerechtelijk geschil toevertrouwt, of over het delen van uw persoonsgegevens met andere derden die namens ons kantoor diensten verlenen, zoals bij voorbeeld IT-verantwoordelijken. Ook deze derden hebben enkel toegang tot uw persoonsgegevens in de mate dat dit nodig is voor hun dienstverlening. Wij doen bovendien al het nodige opdat deze derden te allen tijde de privacy-normen eerbiedigen.
De persoonsgegevens van de cliënt worden bewaard voor de duur van het behandelen van uw dossier. Uw dossier wordt gearchiveerd op het ogenblik dat de opdracht die u ons toevertrouwd heeft, is vervuld en het ereloon voor deze opdracht is betaald. Na archivering wordt alle informatie die over u in het kader van de ons toevertrouwde opdracht werd verwerkt, nog 10 jaar bewaard, nadien worden uw gegevens geanonimiseerd op de digitale systemen die zich in het kantoor bevinden. De zelfde bewaartermijn wordt gehanteerd voor de persoonsgegevens van de leveranciers van goederen en diensten, dit omwille van de bewaarplicht van de boekhouding. Persoonsgegevens van sollicitanten worden vernietigd 3 jaar na de beoordeling van de sollicitatie, teneinde waardevolle sollicitanten, wiens kandidatuur op het moment van sollicitatie niet werd weerhouden, later nog opnieuw te kunnen contacteren. Na afloop van deze termijnen worden uw persoonsgegevens verwijderd uit onze digitale verwerkingssystemen. De informatie die in papieren vorm werd bewaard wordt vernietigd door een professionele papierversnipperaar. Als kantoor nemen wij alle nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van deze gegevens te waarborgen, voor de duur dat wij ze verwerken.
U heeft als betrokkene steeds het recht om uw persoonsgegevens in te zien en te verzoeken om rectificatie, wissen of beperking van de verwerking van de u betreffende gegevens. U heeft tevens het recht tegen een verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt zich voor de uitoefening van deze rechten wenden tot de GDPR-verantwoordelijken binnen het kantoor, zijnde de mrs. Luc De Meyere, mr. Bart Westen en mr. Sylvie De Raedt.
U heeft als betrokkene ook steeds het recht klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.