Om effectief te vergaderen is een geschikte ruimte van belang. Die moet fris zijn en licht, terwijl geen overdreven buitengeluiden mogen doordringen. Zorg ervoor dat niemand tijdens de vergadering tegen de zon in moet kijken en maak afspraken over roken. Zeg vooraf hoe lang de vergadering duurt en begin (en eindig) op tijd.