De universiteiten hebben een nieuwe overeenkomst gesloten met de uitgevers voor het hergebruik van content waarop auteursrecht rust. Met deze “Easy access”-overeenkomst wordt een groter deel van de overnames in één keer afgekocht, zodat instellingen minder vaak toestemming hoeven te vragen voor overnames. Dit moet de administratieve last verminderen. Tegelijkertijd is het doel om het inzicht in daadwerkelijk hergebruik te vergroten om de kosten voor de universiteiten controleerbaar te houden.
Docenten van universiteiten gebruiken voor hun onderwijs vaak content waarop auteursrechten rust. In het verleden werd deze content vaak in de vorm van readers verspreid onder studenten. Tegenwoordig gaat het ook om online content die beschikbaar is via een elektronische leeromgeving.
Vaak is door de universiteiten al betaald voor artikelen via licenties met uitgeverijen. In toenemende mate kunnen docenten gebruik maken van open access. In sommige gevallen moet er alsnog toestemming gevraagd worden bij de uitgever voor opname in een elektronische leeromgeving en is een vergoeding verschuldigd. Stichting PRO int deze vergoedingen en keert deze vervolgens uit aan de uitgevers.
In de praktijk is het voor docenten lastig te bepalen of bepaalde content al dan niet onder een licentie valt, en wat toegestaan is met de content. Om die reden is er in de voorgaande jaren via steekproeven onderzocht hoeveel oneigenlijk gebruik van content heeft plaatsgevonden.
Op basis van dat onderzoek wordt er nu jaarlijks één afkoopsom betaald, en is er een nieuwe overeenkomst afgesloten voor de periode 2017-2020. Bovendien is via deze overeenkomst vastgelegd dat universiteiten de kosten controleerbaar willen maken en onderling kennis willen uitwisselen om het hergebruik van content beter te organiseren. In een kopgroep met vertegenwoordigers van uitgeverijen en universiteiten worden methoden ontwikkeld om daadwerkelijk gebruik te meten en bibliotheken en docenten te ondersteunen bij hergebruik van content.
Tevens streven de universiteiten naar een jaarlijkse daling in totale volume van hergebruikte content waar auteursrecht op rust van 5%. Dit kan bereikt worden door gebruik te maken van open leermaterialen en open access artikelen. Bibliotheken kunnen docenten ondersteunen bij het vinden en integreren van dit soort materialen in hun leeromgeving. Daarnaast zoeken we naar manieren om op laagdrempelige wijze inzichtelijk te maken welke licenties zijn afgesloten door bibliotheken en wat toegestaan is met de content.
Of het volume daadwerkelijk gaat dalen in de komende drie jaar wordt vastgesteld door intensiever onderzoek naar het feitelijke hergebruik bij drie universiteiten per jaar. Dit gebeurt allereerst bij instellingen die participeren in de kopgroep.
De afspraken gelden voor alle instellingen die zijn aangesloten bij de VSNU, inclusief de medische faculteiten en alle nu daaronder ressorterende onderzoekscholen en instituten.
De nieuwe regeling is een uitbreiding van de regeling zoals die gold tot 1-1-2017. Hierin is vastgelegd dat hogere onderwijsinstellingen gebruik mogen maken van maximaal 50 pagina’s of 25% van een werk. Binnen dit percentage spreken we van zogenaamde “korte overnames” en “middellange overnames”. Al het gebruik dat hier binnen valt is afgekocht via een afkoopsom en hiervoor hoeft geen extra bedrag te worden betaald of toestemming te worden geregeld.
Indien een docent meer dan 50% van het totale werk wil overnemen, dan valt dat onder “lange overnames”. Hiervoor geldt dat toestemming gevraagd moet worden bij de uitgeverijen. Daarvoor is wel een extra afdracht verschuldigd via Stichting PRO.
Docenten kunnen voor vragen over de nieuwe regeling terecht bij de bibliotheek van de eigen instelling.
De universiteiten hebben zich gecommitteerd aan het naleven van de gedragscodes. Om meer inzicht te geven in de naleving, hebben de universiteiten webpagina's ingericht waar de relevante informatie over de gedragscodes is verzameld.
De informatie op de webpagina’s wordt steeds verder uitgebreid. Op dit moment is bij alle universiteiten informatie beschikbaar over de gedragscodes 'Goed bestuur' en 'Openheid dierproeven'.