Mattel Portugal heeft Generix Group gecontacteerd om een oplossing te ontwikkelen voor het sneller ontvangen van orders, voorraadbeheer en verkoop van producten en ondertussen zichtbare effecten met zich meebrengt op vlak van interne en externe uitwisseling van informatie. Het is gebleken dat di een gebied is dat steeds belangrijker wordt voor het beheer van de processen die inherent zijn aan de activiteiten van Mattel Portugal.
De missie van Generix Group is om alle factuurgegevens elektronisch te beheren met de grootste distributiepartners van Mattel Portugal. "De tools die Mattel Portugal had waren onvoldoende ontwikkeld en er was nood aan een software die ons in staat stelde om de administratieve werklast te verminderen en zo bijdroeg aan een meer strategische, proactieve bedrijfsvoering, op een manier die was afgestemd op de markt waarin het merk actief is", zegt Paulo Barroso, CFO van Mattel Portugal.
NetIXOne is een service die gebaseerd is op een any2any vertaling die berichtcommunicatie in beide richtingen transformeert, bewaakt en beheert.
Invoice Manager is verantwoordelijk voor de validatie, authentificatie en het archiveren van elektronische facturen volgens de wettelijke voorschriften van de verschillende landen waar Mattel Portugal actief is.
De uitvoering van het project vergde coördinatie tussen de technische teams van Generix Group en Mattel Portugal en Spanje. Zij hebben in onderling overleg gewerkt aan verschillende technische en administratieve vragen die het project met zich meebracht.
"De gekozen oplossingen van Generix Group: Invoice Manager en NetiXone zijn de oplossingen die ons de meeste garanties bieden voor het verbeteren van ons bedrijfsbeheer, zonder dat ze een invloed hebben op de taken die reeds in de piijplijn zaten bij Mattel Portugal", bevestigd Paulo Barroso, Financieel directeur bij Mattel Portugal. Het project voor het elektronische factureren bleek een verbetering voor het beheren van onze klantenrekeningen, meer bepaald in de distributiesector. "Invoice Manager heeft ons geholpen om de administratieve werklast en het papierwerk van de klanten in de distributiesector te verminderen en een goede commerciële relatie op te bouwen", zegt Paulo Barroso.
Op dit moment zijn we in staat om de facturen dagelijks nauwlettend te volgen, de transactietijd van de documenten te optimaliseren en de incidenten die samenhangen met het manueel proces, te elimineren. De commerciële relatie met de klanten is verbeterd en het heeft een toegevoegde waarde met zich meegebracht voor de bedrijfsprocessen van Mattel Portugal. Van het ontvangen van een bestelling tot het verzenden en leveren op de gewenste locatie. "Het dematerialiseren van facturen dankzij de Invoice Manager, beschikbaar in de cloud, maakt het mogelijk voor Mattel Portugal om gebruik te maken van een service met hoge beschikbaarheid zonder specifieke hardware te moeten aanschaffen", bevestigt Paul Barroso.
Het "pay-per-use" model dat Mattel gebruikt laat toe om de kosten die gepaard gaan met het gebruik van de service te drukken. De kosten worden gerekend per verbruik: de technische ondersteuning en systeemonderhoud worden gedragen door Generix Group, zonder dat Mattel Portugal een technische opzet nodig heeft." Met de oplossingen van Generix Group - Invoice Manager en NetiXone - geniet Mattel Portugal van een jaarlijkse bespaaring van €3.500 op gebied van verbruiksartikelen zoals papier, stempels en enveloppen, exclusief de besparingen van de manuele administratie", concludeert Paulo Barroso.