Geef nooit een origineel van een belangrijk document uit handen, bijvoorbeeld van een diploma. Uw Notaris kan een zogenaamd “vergeleken afschrift” maken. Dat betekent dat de notaris, als hij het origineel gezien heeft, daarvan een kopie maakt met een verklaring dat die kopie gelijk is aan het origineel.
Alle instanties in Nederland accepteren een dergelijke door de notaris getekende kopie, en jij houdt het origineel veilig in jouw bezit.
Ook in het buitenland worden vergeleken afschriften vrijwel altijd geaccepteerd. Je kunt aangeven in welke taal je de verklaring van de notaris nodig hebt. Wel kan het zijn, dat de buitenlandse instantie vraagt om legalisatie of een apostille. Legalisatie of apostille is een verklaring, dat de handtekening van de notaris echt is. Bij legalisatie gebeurt dat door de consul van het betreffende land, bij een apostille door de griffier van de rechtbank.
Voor het maken van een dergelijk afschrift moet je het origineel kunnen tonen. Aan het opmaken van een vergeleken afschrift zijn kosten verbonden.