De huidige databronnen die gemeenten gebruiken, zijn vaak niet up to date en leveren een incompleet beeld op waardoor het lastig is goede analyses en prognoses te maken.
Het aantal toeristen naar Nederland blijft groeien. De samenleving en overheid plukken hier de economische vruchten van. Maar er zijn ook keerzijdes. Populaire steden hebben te kampen met toenemende druk op de binnenstad. Ook het gebrek aan grip op particuliere vakantieverhuur kan tot overlast leiden. In sommige buitengebieden speelt het vraagstuk van ondermijning: toerisme en recreatie maken plaats voor oneigenlijk gebruik doordat anderen doelgroepen worden bediend (o.a. arbeidsmigranten, gescheiden mensen, mensen zonder hoofdverblijf) en de criminaliteit toeneemt. Handhaving op deze ongewenste trends kan lastig zijn.
VisitorData verzamelt digitaal anonieme gegevens over aantallen gasten en overnachtingen bij logiesverstrekkers die vanuit de eisen rond het nachtregister moeten worden bijgehouden. Deze data wordt overzichtelijk en toegankelijk vertaald in inzichten. Vanuit hier kan gewerkt worden aan beleid zoals city marketing, ruimte voor nieuwe logiesontwikkelingen en spreiding van toerisme binnen de gemeente of regio. Inzicht is tevens nodig voor gerichte handhaving door middel van registratie van bezoekers en het monitoren van trends die kunnen duiden op oneigenlijk gebruik.
Het digitaal nachtregister sluit aan op de wetgeving omtrent het verplicht bijhouden van een doorlopend nachtregister en het (op verzoek) delen van gegevens met de gemeente. In het digitaal nachtregister worden geen persoonsgegevens verwerkt. De privacy van bezoekers is dus niet in het geding. Op het gebied van registratie en handhaving is veel mogelijk en het digitaal nachtregister is een innovatief en efficiënt middel waarmee de gemeente ondersteund wordt.
Om vorm te geven aan beleid, city marketing en strategische samenwerking in de regio is er behoefte aan actuele gegevens en inzichten: om hoeveel toeristen gaat het, hoe snel groeien de aantallen, waar verblijven ze, voor hoe lang, betreft het recreatief of zakelijk toerisme en wat zijn de belangrijkste landen en steden van herkomst? De antwoorden hierop bieden tevens handvatten voor aanpalende (regionale) vraagstukken zoals welke infrastructuur is nodig om de aantallen toeristen de gewenste mobiliteit binnen de regio te bieden en meer spreiding mogelijk te maken?
Om vragen zoals hierboven gesteld te beantwoorden, worden vaak externe onderzoeksbureaus ingehuurd. Veel tijd gaat daarbij zitten in dataverzameling: bedrijfsbezoeken, enquêtes, analyseren van brongegevens, et cetera. Door gebrek aan actuele data is bij dit soort onderzoeken sprake van:
Schijnnauwkeurigheid: methodieken verschillen per adviesbureau en zijn meestal gebaseerd op (beperkte) streekproeven en enquêtes. Hierdoor kunnen onderzoeksresultaten bij publicatie al in twijfel worden getrokken. Ook zijn bij onderzoek naar grotere gemeenten/regio’s verschillen van honderdduizenden tot miljoenen bezoekers niet ongewoon doordat aannames of uitgangspunten anders worden gekozen.
Een gedateerd beeld: de meeste onderzoeken zijn gebaseerd op cijfers van 1 tot 2 jaar terug. Ontwikkelingen gaan snel, zeker met een aantrekkende economie en groeiende aantallen toeristen.
Bovendien verkrijgt de gemeente die het onderzoek heeft laten uitvoeren, meestal geen toegang tot de brongegevens, waardoor geen aanvullend eigen onderzoek gedaan kan worden buiten het adviesrapport. Veel gemeenten/regio’s herkennen dat actuele data ontbreekt om beleid, strategie of besluitvorming op te kunnen baseren.
Met het digitaal nachtregister beschikt een gemeente of een regio over actuele gegevens en inzichten:
Dataverzameling verloopt efficiënter en met een hogere dekkingsgraad (volledig inzicht is mogelijk) doordat gegevens automatisch worden opgehaald bij de logiesverstrekkers wat tevens leidt tot een betere kwaliteit van de data.
De gemeente heeft zelf toegang tot de data, welke doorlopend wordt verzameld. De gemeente of regio kan veel gerichter zelf onderzoek doen of onderzoek laten uitvoeren en is niet meer afhankelijk van onderzoeksbureaus voor dataverzameling.
Wat zijn de effecten van nieuw toegevoegde logiesaccommodaties op bezoekersaantallen, verblijfsduur, et cetera?
Wat zijn effecten van city marketing, het aantrekken van evenementen of andere vormen van promotie van de stad of regio?
De data is objectief en is input voor de dialoog tussen de gemeente c.q. regio, de markt (logiesverstrekkers) en belangenverenigingen zoals KHN en RECRON. Doordat partijen toegang hebben tot dezelfde data is het onderling ‘bestrijden’ van data over bezoekersaantallen verleden tijd.
De aanpak voor het verzamelen van data ten behoeve van het digitaal nachtregister sluit aan bij huidige wet- en regelgeving rond het bijhouden van een nachtregister. Ga naar Wet- en regelgeving voor de relevante bepalingen omtrent het nachtregister.
De anonieme gegevens die voor het digitale nachtregister gevraagd worden, moeten dus al worden geregistreerd en op verzoek worden gedeeld met de gemeente. VisitorData maakt de cirkel rond door de gegevens effectief en geautomatiseerd te verzamelen en om te zetten in waardevolle inzichten voor zowel de gemeente als de (bedrijfsmatige) logiesverstrekkers.
Een aantal gemeenten en regio’s gebruiken het digitale nachtregister, en diverse gemeenten en regio’s onderzoeken de invoering hiervan. De gemeente of regio doet dit om beter onderbouwd beleid te maken, beleid te kunnen monitoren en zo nodig tijdig bij te kunnen stellen. Zij gebruikt daarbij anonieme data die u als logiesverstrekker reeds verplicht bent bij te houden in een nachtregister conform het Wetboek van Strafrecht.
In sommige gemeenten wordt op verzoek van de sector ook hoofdreden van bezoek (business of leisure) gevraagd.
Naast het Wetboek van Strafrecht hebben sommige gemeenten ook in de Algemene Plaatselijke Verordening vastgelegd welke gegevens geregistreerd moeten worden en op welke wijze. De gemeente kan te allen tijde verzoeken om inzage in het nachtregister en voor de registratie van gegevens dient gebruik te worden gemaakt van een door de gemeente vastgesteld model of (digitaal) registratiemiddel. Wet- en regelgeving.
Zodra het digitaal nachtregister in uw gemeente is ingevoerd en u de data levert aan VisitorData, krijgt u toegang tot de online portal met de inzichten die het digitale nachtregister voor uw gemeente en/of regio oplevert. Dit kunt u voor uw eigen marketing- en managementdoeleinden inzetten.
Uitgangspunt voor het aanleveren van data aan het digitaal nachtregister is om de administratieve lasten te minimaliseren. Logiesverstrekkers delen de niet-privacy gevoelige gegevens met het digitale nachtregister door middel van één van de volgende opties:
Via uw Property Management Systeem (PMS) of soortgelijk systeem. Het digitaal nachtregister kan geautomatiseerd rapporten ontvangen voor de meest gebruikte systemen. Dit is voor u de meest eenvoudige optie: de data wordt aangeleverd zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. De koppeling is ‘one-way’ en dus PCI compliant. Reeds enkele honderden hotels leveren op deze manier data aan en samen met een groot aantal leveranciers zijn al koppelingen ontwikkeld en gerealiseerd.
Door het maandelijks aanleveren van een Excel-formulier (format op te vragen bij VisitorData). Dit doet de logiesverstrekker per mail in de eerste werkweek van de nieuwe maand.
Door het invullen van een webformulier op een beveiligde webpagina (aan te vragen bij VisitorData). U bepaalt zelf wanneer u het webformulier invult, maar u dient in ieder geval eens per maand in de eerste week van de nieuwe maand alle data over de vorige maand te hebben aangeleverd.
De gegevens worden opgeslagen in een beveiligde database en op de online portal omgezet tot interactieve tabellen en grafieken voor actuele inzichten. Alle bedrijfsmatige logiesverstrekkers die gegevens aanleveren aan het digitale nachtregister, ontvangen een eigen login waarmee ze toegang krijgen tot de online portal. De online portal is alleen via een beveiligde verbinding toegankelijk en de informatie is niet herleidbaar tot individuele logiesaccommodaties.
Op welke manier u ook aanlevert, wij sluiten met u een overeenkomst af die dient om de gemeente te laten zien dat u participeert en waarmee u toestemming geeft om de data te verwerken voor het digitale nachtregister t.b.v. statistiek, analyse en onderzoek. De gegevens die u deelt met het digitale nachtregister, zijn en blijven uw eigendom. VisitorData zal de gegevens op adequate wijze beveiligen tegen datahacking en maatregelen treffen tegen dataverlies. De gegevens worden niet doorverkocht aan commerciële derde partijen. Wel mogen analyses en rapporten gebaseerd op informatie in de online portal openbaar worden gemaakt, zolang het geaggregeerde informatie betreft en kan aan externe onderzoeksbureaus toegang worden verleend ten behoeve van onderzoek en analyse.
In het digitale nachtregister worden geen persoonsgegevens verwerkt. Hiermee blijven we volledig buiten de privacy vraagstukken: alleen niet-privacy gevoelige gegevens worden verzameld en verwerkt. Hiermee wordt voldaan aan de privacy wetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dat in Europees verband bekend is onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR). Zie tevens onze privacyverklaring.
De logiesverstrekkers leveren de gegevens aan d.m.v. een (automatische) export of het invullen van een webformulier. Op deze manier is geen sprake van toegang tot uw systeem. Het is een zogenaamde ‘oneway’ connection, zodat PCI compliancy geborgd is.
De niet-privacy gevoelige gegevens worden opgeslagen in een beveiligde database waarvan dagelijks een back-up wordt gemaakt. De online portal voor het opvragen van de inzichten is alleen toegankelijk voor een gesloten groep van gebruikers en alleen via een beveiligde internetverbinding.
De data is nooit te herleiden tot één accommodatie, tenzij er toestemming is gegeven om die data te mogen herleiden. Indien die toestemming niet is gegeven dan wel als er (al dan niet van een bepaald type) minder dan vijf accommodaties zijn, dan is een filteroptie niet aanklikbaar.
VisitorData verwerkt en ontsluit de aangeleverde gegevens namens gemeenten en ziet erop toe dat gegevens correct worden aangeleverd en treedt namens de gemeente of regio op als contactpersoon bij het aansluiten op het digitale nachtregister en bij vragen support@visitordata.nl.
Daarnaast verleent VisitorData u toegang tot de online portal waar de verzamelde data is verwerkt en omgezet in interactieve tabellen en grafieken. De inzichten die hieruit voortkomen, kunnen door u en de gemeente of regio worden gebruikt voor bijvoorbeeld hotelbeleid, (city) marketing, benchmarking en managementinformatie.
VisitorData heeft voor de meest gebruikte systemen koppelingen ontwikkeld. Een koppeling houdt in dat uw systeem leverancier (meestal op afstand) ervoor zorgt dat vanuit uw systeem (zo mogelijk) dagelijks een rapport wordt aangemaakt en toegestuurd naar het digitale nachtregister.
Wilt u weten of koppeling met uw systeem mogelijk is, of vraagt u zich af of er kosten mee gemoeid gaan of heeft u een andere vraag: neem contact op met support@visitordata.nl.
In 2017 is een groot deel van de Amsterdamse hotels en hostels door VisitorData benaderd voor aansluiting op het systeem. Per eind maart 2018 is zo’n 70% aangesloten. Amsterdam heeft als doel alle vormen van logies aan te sluiten, dus ook campings, B&B’s en short stay. In 2018 zal nachtregisterbeleid worden opgesteld waarin het digitale nachtregister verder wordt uitgewerkt zodat het integraal onderdeel uitmaakt van het overnachtingsbeleid. Hierbij zal het voor alle vormen van logies verplicht worden om mee te werken aan het digitale nachtregister.
Amsterdam is de pilot-gemeente voor de hele Metropool Regio Amsterdam (MRA) wat betreft de invoer van het digitale nachtregister.
Haarlemmermeer is als koploper gemeente naast Amsterdam de tweede gemeente die het digitale nachtregister heeft ingevoerd. In eerste instantie betreft dit de meer dan 30 hotels inclusief de hotels bij Schiphol, maar ook voor deze gemeente zullen andere vormen van logies (o.a. B&B, vakantieverhuur) worden toegevoegd.
Metropool Regio Amsterdam (MRA) is een samenwerkingsverband van 33 gemeenten uit de provincies Noord-Holland en Flevoland. Binnen de MRA wordt d.m.v. drie platforms gewerkt aan het verstevigen van het economisch belang van de regio (die in de top vijf van economisch sterke regio’s in Europa staat). Eén van de platforms is het Platform Economie. Een belangrijk speerpunt voor dit platform is: het verder vergroten van de aantrekkelijkheid voor toeristen, met nadrukkelijke aandacht voor een betere spreiding over de regio.
Om te monitoren of de spreidingsstrategie en bijbehorende marketing werken, is het van belang dat op een eenduidige manier informatie wordt verzameld. Daarom wordt gewerkt aan een MRA-brede uitrol van het digitale nachtregister, waarbij Amsterdam en Haarlemmermeer de koplopers zijn.
De gebruikte methodiek en gevraagde data ten behoeve van het digitaal nachtregister sluit aan op de landelijke wetgeving omtrent het registreren van gegevens van toeristen. De bepalingen van artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht komen in de praktijk op het volgende neer:
Verschaffers van nachtverblijf zijn verplicht een doorlopend nachtregister bij te houden en daarin specifieke gegevens van de gasten te registreren.
In het nachtregister worden in ieder geval de naam en woonplaats van de gast, de dagen van aankomst en vertrek, en de aard van het reisdocument vastgelegd.
Een logiesverstrekker is strafbaar als deze niet in staat is om op verzoek van de gemeente het nachtregister te verstrekken.
Om gemeenten en regio’s actueel inzicht te geven in bezoekersaantallen, inclusief hoe lang en waar ze verblijven, worden voor het digitaal nachtregister de volgende niet-privacy gevoelige gegevens verzameld per check-in:
Hoofdreden van bezoek is geen wettelijk verplicht gegeven, maar kan worden toegevoegd. In bepaalde gemeenten is dit gedaan op verzoek van Koninklijke Horeca Nederland en de hotels.
Hij die er zijn beroep van maakt aan personen nachtverblijf te verschaffen wordt gestraft met hechtenis van ten hoogste een maand of geldboete van de tweede categorie indien hij: nalaat zich onverwijld bij aankomst van de persoon die in de door hem gehouden inrichting de nacht zal doorbrengen een geldig reisdocument of een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht te doen overleggen; geen doorlopend register houdt of nalaat daarin onverwijld bij de aankomst van die persoon zijn naam, woonplaats en dag van aankomst aan te tekenen of te doen aantekenen alsmede zelf daarin aantekening te houden of te doen houden van de aard van het overgelegde document, en, bij het vertrek, de dag van het vertrek; nalaat dat register op aanvraag te vertonen aan de burgemeester dan wel aan de door deze aangewezen ambtenaar.
Op basis van de wet zijn logiesverstrekkers verplicht een nachtregister bij te houden en op verzoek gegevens daaruit te delen met de gemeente. Aanvullend op de landelijke wetgeving, kan een gemeente in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) of in beleid aanvullende verplichtingen opleggen; bijvoorbeeld welke gegevens van de gast nog meer moeten worden vastgelegd en op basis van welk model of (digitaal) registratiemiddel de gemeente de informatie vanuit het nachtregister wenst te verzamelen. Gemeenten beschikken derhalve over de benodigde kaders om een digitaal nachtregister in te voeren, inclusief het verplicht stellen van het aanleveren van gegevens aan het digitaal nachtregister.
Welke gegevens dienen in het nachtregister vastgelegd te worden? Het Wetboek van Strafrecht stelt dat iedereen die tegen betaling logies verstrekt de volgende gegevens noteert van de hoofdboeker: naam, woonplaats, dag van aankomst en dag van vertrek, alsmede de aard van het reisdocument. Het bijhouden van woonland is een afgeleide van het feit dat u woonplaats moet registreren. Immers, een woonplaats kan in verschillende landen voorkomen. In aanvulling op het Wetboek kan er een gemeentelijke APV zijn die meer vraagt, bijvoorbeeld: nationaliteit, gehele adres, geboortedatum.
Is een papieren nachtregister verplicht of mag dit ook digitaal? Het is voldoende de gegevens digitaal vast te leggen en te bewaren. Hotels die van oudsher een papieren formulier gebruiken, kunnen dit uiteraard blijven doen maar dat is voor het nachtregister geen verplichting. Wel kan het handig zijn een papieren versie te blijven gebruiken om een gast de gegevens aan te laten vullen (en later door de receptionist in te laten voeren in het systeem) en om een handtekening van de gast te krijgen i.v.m. de huisregels (waaronder rookbeleid) en voor customer loyalty programma's.
Is het verplicht de gevraagde gegevens te registreren en te delen? Ja, op grond van de wet (mogelijk uitgebreid bij APV of gemeentelijk beleid) zijn logiesverstrekkers verplicht een nachtregister bij te houden, daarin specifieke gegevens vast te leggen en deze op verzoek te delen met de gemeente. De gemeente kan te allen tijde verzoeken om inzage in het nachtregister en kan bij APV of in beleid regelen dat voor de registratie en/of aanlevering van gegevens gebruik gemaakt moet worden van een door de gemeente vastgesteld model of (digitaal) registratiemiddel.
Op welke wijze is de privacy geborgd? Alleen niet-privacy gevoelige gegevens worden verzameld en centraal opgeslagen in een beveiligde database. Hiermee is de privacy geborgd en wordt voldaan aan de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Voor meer informatie ga naar Privacy.
Van wie zijn de gegevens die met de gemeente worden gedeeld? De gegevens zijn van de individuele logiesaccommodaties en mogen alleen t.b.v. statistiek, analyse en onderzoek worden gebruikt. De gegevens worden niet doorverkocht aan commerciële derde partijen. Wel mogen analyses en rapporten gebaseerd op informatie in de online portal openbaar worden gemaakt, zolang het geaggregeerde informatie betreft en kan aan externe onderzoeksbureaus toegang worden verleend ten behoeve van onderzoek en analyse.
Welke partij draagt zorg voor het beheer en onderhoud van het systeem? De gemeente en/of regio hebben de ontwikkeling, het beheer en onderhoud van de online portal, de centrale database en het maken van de interfaces t.b.v. de koppelingen ondergebracht bij VisitorData. VisitorData zal namens de gemeente en/of regio optreden bij het verzamelen, het verwerken en het ontsluiten van de gegevens, erop toezien dat gegevens correct worden aangeleverd en als contactpersoon optreden bij vragen.
Hoe wordt geborgd dat er geen concurrentiegevoelige informatie vrijkomt? Op de online portal wordt bij het selecteren van de filters gecontroleerd dat de getoonde inzichten altijd gebaseerd zijn op minimaal 5 accommodaties (per type) en dus niet herleidbaar zijn tot individuele logiesaccommodaties (tenzij daarvoor toestemming is gegeven door een accommodatie). Daarnaast zal de data die in de centrale database wordt opgeslagen, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd tegen datahacking.
Welke inzichten kunnen op basis van de gegevens worden verkregen? De online portal biedt actuele en gedetailleerde inzichten, waarbij verschillende invalshoeken, tijdvakken en filters kunnen worden geselecteerd. Deze inzichten kunnen als basis dienen voor gerichte marketing maar kunnen ook worden gebruikt als basis voor management informatie of benchmarking.
Om logiesverstrekkers zo goed mogelijk te informeren en antwoord op vragen te geven, werkt VisitorData samen met diverse partners als KHN (Koninklijke Horeca Nederland) en RECRON (Vereniging van Recreatieondernemers Nederland). Daarnaast werkt VisitorData voor het doen van onderzoek naar trends en ontwikkelingen op het gebied van toerisme samen met kennisinstellingen zoals de Hotelschool The Hague.