Om de selectie en overbrenging van overheidsarchieven naar het Rijksarchief in goede banen te leiden, stelt de instelling archiefselectielijsten op. Tot voor kort moesten de selectielijsten op de website van het Rijksarchief opgezocht worden in tabellen, maar deze tabellen hebben nu plaats gemaakt voor een handig zoekscherm. De nieuwe zoekfunctie is in de eerste plaats ontwikkeld met het oog op een betere dienstverlening naar ambtenaren en archiefvormers toe, maar betekent ook efficiëntiewinst voor het Rijksarchief zelf.
Een selectielijst bevat een overzicht van verschillende categorieën van overheidsinformatie (dossiers, registers, informatie in databanken…) die door een administratie wordt gecreëerd en ontvangen, met vermelding van de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming (d.i. overbrengen naar het Rijksarchief voor permanente bewaring of vernietigen). De opmaak van een selectielijst gaat meestal gepaard met de publicatie van een begeleidend studiedossier waarin een beknopte historiek van de archiefvormer wordt geschetst, evenals een beschrijving van de archiefvorming en van de gehanteerde selectiemethode en -criteria.
Tot voor kort moesten geïnteresseerden de selectielijsten op de website van het Rijksarchief opzoeken in tabellen (een tabel per bestuursniveau: federaal, regionaal, provinciaal, enzovoort). Sinds enkele weken hebben deze tabellen plaatsgemaakt voor een handig zoekscherm. Er zijn twee zoekmogelijkheden. Via een trefwoord (een woord uit de naam van de instelling) komt de gebruiker automatisch uit op de selectielijst van de instelling. Zo leidt het intikken van het woord “vakantie” onmiddellijk naar de selectielijst en het studiedossier van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie. Indien het zoekwoord voorkomt in de benaming van een directie- of een directoraat-generaal, krijgt men een volledig overzicht van de selectielijsten opgemaakt voor de desbetreffende Federale Overheidsdienst. Een zoekopdracht op het woord “penitentiair” resulteert m.a.w. in een overzicht van alle selectielijsten opgemaakt voor de FOD Justitie, waaronder deze voor het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen (hoofdbestuur en buitendiensten).
Gebruikers kunnen ook gestructureerd zoeken door te kiezen voor een type instelling (bijvoorbeeld federale wetenschappelijke instellingen, instellingen van openbaar nut, of openbare instellingen van de sociale zekerheid) of voor een bestuursniveau (bijvoorbeeld gemeenschappen en gewesten), waarna verder doorgeklikt kan worden tot op het niveau van de entiteiten. Ze krijgen in dat geval een duidelijk overzicht van de administraties, alfabetisch geordend.
Bij de presentatie van de publicaties is gestreefd naar maximale duidelijkheid, zodat geen verwarring mogelijk is tussen de selectielijsten en de studiedossiers, en tussen de Nederlandse en de Franse versies. Indien gelinkt wordt naar publicaties daterend van voor 2012, toen selectielijsten en studiedossiers in één volume werden uitgegeven, wordt de publicatie op de juiste pagina – op de selectielijst of op het studiedossier – geopend.
De nieuwe voorstelling is uiteraard in de eerste plaats ontwikkeld met het oog op een betere dienstverlening naar de klant toe, maar betekent ook een pluspunt voor de interne werking van het Rijksarchief. Het rechtstreeks linken van de webpagina met de archiefselectielijsten aan de publicatiedatabank van het Rijksarchief leidde tot een aanzienlijke vereenvoudiging van de werkprocessen en dus tot efficiëntiewinst.