Of je nu een eigen studio hebt, lesgeeft aan huis of op locatie, je loopt altijd ergens tegen de onvermijdelijke administratieve rompslomp aan waaraan ook een Pilates docent niet ontsnapt.
Ooit ben je in aanraking gekomen met Pilates. En net als zovelen ben je er door gegrepen, heeft het je enthousiast gemaakt en voor je het weet vind je jezelf terug in een opleiding, cursus of workshop. En na vele uren van les nemen, geven, observeren en trainen is dan het grote moment daar: je besluit het zélf te gaan doen. De meesten van ons, een enkeling daargelaten, komen terecht in een bestaande studio (waar je misschien je opleiding gevolgd hebt) of huren zelf ergens (goedkoop) een ruimte om te starten met mat lessen. Voor die laatste groep is, om te kunnen starten, een eerste investering, in matjes en misschien al wat props, dan al een feit. Om vervolgens je eerstvolgende uitdaging het hoofd te bieden: hoe werf ik klanten? Ga je adverteren in een lokaal krantje, ga je flyeren, ga je aankondigen hangen in etalages en op info borden? Of toch liever digitaal; social media, een website? En hoe ga je de respons daarop verwerken? Start je een nieuwe les op met 4 klanten of moeten het er al meer zijn?
Dat zijn ineens een heleboel concrete dingen waar je over na moet denken. En dat terwijl je de afgelopen periode eigenlijk met niet veel meer dan Pilates en wellicht je werk bezig geweest bent. Het leek allemaal zo vanzelfsprekend toen je nog druk bezig was met het leren, het observeren en zelf trainen van Pilates. Dáár ligt je hart, je passie. Dáár wordt je enthousiast en energiek van. Je kent de in’s en out’s van de oefeningen, je kunt corrigeren, motiveren en doceren. Maar kun je ook administreren?
Inmiddels wandel ik al ruim tien jaar rond in de Pilates wereld en wat me voornamelijk opvalt is de vaak slechte communicatie en administratieve afhandeling van zaken. Voor jou lijken het misschien onbenullige of onbelangrijke details maar heb je je weleens afgevraagd hoe de klant ze ervaart?
Als je veel concurrentie hebt is service en communicatie een sterk wapen om je te onderscheiden van de rest. Zelf vind je het ook fijn als er direct of dezelfde dag terug gereageerd wordt op je vraag of verzoek. En hoe professioneel komt het over als je zélf voor een cursus of workshop achter een routebeschrijving aan moet, of een bevestiging van deelname (de factuur heb je dan al vaak wél gehad!) of informatie over de inhoud van de cursus (zit er wel of geen lunch bij, tot hoe laat duurt het eigenlijk?). En hoe ga je om met betalingen (contant, bank of pin?), lesroosters (hoe communiceer je wijzigingen?), leskaarten (van hoeveel en wie houdt dit bij?)…..
Kortom: Pilates is leuk, de hele administratie er omheen is voor velen lastig, tijdrovend en vaak niet leuk.
Het hangt misschien ook van je achtergrond en je eigen interesses af hoe je er mee omgaat, maar ergens moet je een beslissing nemen over hoe je jezelf wilt profileren in de markt. Dus als je van jezelf weet (of durft toe te geven) dat je een administratieve ramp bent dan is het misschien zinvol om te bekijken of het op een andere manier ook kan. Het zou kunnen dat je iemand kent die georganiseerd is, die secretaresse is (of de vaardigheden heeft), misschien gewoon iemand die de tijd en zin heeft jou te helpen, al is het maar een paar uurtjes per week. Je zou dan een ‘deal’ kunnen sluiten: haar (of zijn) hulp voor gratis les.
Als je personeel hebt zou je kunnen bekijken of er iemand is die het leuk vindt om dat soort taken er bij te doen. Soms is het voor iemand nét even dat kleine beetje extra, wat meer betrokkenheid creëert of een iets gestructureerder dienstverband in de hand werkt.
En natuurlijk kun je ook hulp inhuren. Er zijn genoeg bedrijven waar je administratieve en secretariële hulp kunt krijgen, precies voor het aantal uren dat jij nodig hebt. Zorg dan wel dat je heel goed op je netvlies hebt om welke werkzaamheden het gaat en welke eisen je daaraan stelt. Misschien is het al voldoende als je iemand inhuurt die je organisatie en administratie voor je “neerzet”. Die alles zo voor je inricht dat jij er verder op kunt bouwen. Orde in de chaos, een overzichtelijke, structurele basis die jij alleen maar hoeft te handhaven.
In alle gevallen betekent het wél dat jijzelf moet kunnen loslaten, dat je moet durven vertrouwen op de kennis en kunde van die ander. Raadzaam om daar dus heel goed over na te denken, eerlijk naar jezelf te zijn, maar ook goed te communiceren wat je precies wilt en verwacht.
Hulp vragen is vaak niet zo’n ‘vrouwen-ding’ maar soms wel het middel bij uitstek om verder te komen.
Ik heb het geluk dat ik vóór mijn carrière als Pilates docent gewerkt heb in banen als secretaresse, office manager en marketing & communicatie. En ik geef toe dat me dat nu, met een eigen Pilates studio (hoe klein dan ook), enorm van pas komt. Ik ben mijn eigen secretaresse en doe mijn eigen marketing. Ik ben getraind om te communiceren en kan met weinig middelen veel bereiken. Er is echter één ding wat ik echt niet kan: boekhouden! Ik heb dyscalculie dus getallen en ik zijn geen vrienden… Maar voor de belastingdienst moet wel alles op orde zijn dus alle cijfermatige, boekhoudkundige zaken besteed ik uit.
Het is ook juist de kleinschaligheid die bij me past want inmiddels heb ik geleerd dat ik géén onderneemster ben. Ondanks mijn waardevolle achtergrond in het bedrijfsleven is het runnen van een volledige studio met personeel niets voor mij. Ik vind lesgeven veel te leuk en wil me helemaal niet bezig houden of druk maken over winst en verlies, ziekte en verzuim of investeren en groei. Ik heb mijn eigen puppy-imperium waar ik al mijn talenten in kwijt kan en wat qua omvang overzichtelijk en beheersbaar is.
Dus doe waar je goed in bent en doe dát goed! Of het nu groot- of kleinschalig is, zorg dat daar je focus ligt en wordt blij van wat je doet. Het heeft geen zin tijd en energie te steken in dingen waar anderen veel beter in zijn. Organiseer en délegeer.
Het scheelt een hoop kopzorgen en het geeft je meer tijd. Tijd die je kunt steken in je studio, je klanten, je omgeving, maar vooral: jezélf!