Event management is het organiseren en tot uitvoer brengen van evenementen. Hierbij kan je denken aan congressen, feesten, bedrijfsuitjes, beurzen, conferenties of bijvoorbeeld festivals. En daar komt een boel bij kijken. Niet alleen de keuze van catering, decoratie en programmering. Maar ook de bereikbaarheid, parkeergelegenheid, veiligheid, de marketing van het event en ga zo maar door.
Doen wij als evenementenbureau dit allemaal alleen? Nee, we hebben een rijk netwerk van specialisten om ons heen verzameld. Vanuit verschillende vakgebieden brengen we kennis bij elkaar. Hierbij kan je denken aan coaching, communicatie experts, ict specialisten, management goeroe’s, verzekering experts, sportinstructeurs, branche organisaties en noem het maar op. Het geheel is immers meer dan de som der delen! Door specialismen bij elkaar te brengen, brengen we evenementen naar een hoger niveau!
Uiteraard omvat event management een stukje beheer. Het gaat hier bijvoorbeeld om planning, contacten met leveranciers, administratie, distributie en operationele zaken. Vaak veel werk, maar tegenlijk het minst spannende deel van event management.
Na het in kaart brengen van de wensen en behoeften van de klant / opdrachtgever is het tijd om deze wensen om te zetten in een creatief concept. Het doel van de klant is daarbij altijd leidend. Hoe kan een evenementen zo effectief mogelijk worden ingezet om het doel van de opdrachtgever te bereiken. Of als het een onderdeel is van een groter geheel; hoe kan het evenement hier zo optimaal mogelijk aan bijdragen. Het event concept moet natuurlijk aanspreken, verassend zijn, maar let ook op uitvoerbaarheid, budget en bijvoorbeeld veiligheid van het evenement.
De wereld om ons heen is altijd van grote invloed. Dit geldt ook op en tijdens een evenement. Het beïnvloed de ervaring die bezoekers beleven. Decoratie en omgevingsfactoren die van invloed kunnen zijn op ‘de ervaring’ zijn dan ook van groot belang. Zo gelden er op iedere plek verschillende regels en vergunningen. Iedere plek heeft zijn eigen unieke kenmerken (decoratie). Gebruik deze kenmerken om je event meer kracht bij te zetten. Een buiten event? Wat gebeurd er als het regent? Wat voor invloed heeft dit? Allemaal zaken die
Evenementen zijn van nature, tijdelijk. Wat betekent dit voor event management? Organiseer je het evenement in eigen beheer dan betekend dit dat er tijdelijk ‘veel’ werk is voor je personeel en er wordt bijvoorbeeld druk uitgeoefend op de bezetting op kantoor. Maar het is tijdelijk, wat gebeurd er na het evenement? Besteedt je de organisatie uit aan een evenementenbureau, dan vullen zij deze tijdelijke ‘extra belasting’ in.
Elke gebeurtenis en ervaring is uniek. Er is dus ook geen eenduidige handleiding of blauwdruk voor een succesvol event. Het hangt samen met veel factoren. Planning, middelen, budgetten, doelgroepen en beschikbare kennis zijn bij elk evenement weer keer anders. Ieder evenement is daarom uniek.
Het hart van evenementen is natuurlijk dat ze ‘live’ zijn. Er gebeurd iets en bezoekers ervaren dit, ieder weer op zijn eigen manier. Belangrijk is dat de boodschap goed overkomt en het doel van de opdrachgever bereikt wordt.
Wat herinner je je immers het meest? Een ‘ding’ dat je onlangs hebt gekocht of een ‘ervaring’ die je onlangs hebt meegemaakt? Consumenten besteden steeds meer aan ervaringen in plaats van aan materiële voorwerpen. Recreatie, onderwijs en kennis zijn belangrijke onderdelen van onze ‘experience economie’ geworden. Kortom: evenementen, en met name hoe ze worden ervaren zijn ‘hot’.
Dus, kortom: event management is uniek, creatief, tijdelijk, steeds veranderend en leeft volledig ‘in het moment’. Vergeet de kracht van dit communicatiemiddel niet, en gebruik het![:]