Gemeenteraden hebben een kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. De rol als volksvertegenwoordiger vereist een andere manier van vergaderen dan totnogtoe het geval was. Met meer ruimte voor dialoog met inwoners, vertegenwoordigers van bedrijven en organisaties.
De leden van een gemeenteraad hebben een stevige verantwoordelijkheid in hun werkgebied. Jaarlijks een begroting maken, meerjarenbeleid opstellen en periodiek het college ter verantwoording roepen over de geleverde resultaten. En dat alles in een tijdsgewricht waarin wereldvraagstukken zich steeds meer lokaal uiten (vluchtelingen, geweld, armoe) en waarbij gemeentelijke taken - bijvoorbeeld door de decentralisaties in de zorg - de afgelopen jaren zijn veranderd.
Eenmaal gekozen als raadslid, is contact houden met de achterban cruciaal. Om de stem van burgers, bedrijven en organisaties te blijven horen, passen gemeenten hun manier van vergaderen aan. Inwoners konden in sommige gevallen enkel inspreken tijdens een commissievergadering. Dat leverde vaak te weinig dialoog op.
Door te kiezen voor een zogenoemde beeldvormende (raads-)vergadering worden inwoners en organisaties gericht uitgenodigd om in gesprek te gaan over een bepaald onderwerp. Experts verzorgen inleidingen en een onafhankelijk voorzitter zorgt voor interactie en meningsvorming; gemeenteraadsleden luisteren en vormen zich met hun fractie een beeld van het onderwerp dat later in een raadsvergadering ter besluitvorming voor ligt.
Het is bij beeldvormende bijeenkomsten als deze gewenst om onderscheid te maken tussen direct belanghebbenden - bij een nieuwbouwproject bijvoorbeeld de mensen die direct grenzen aan of uitkijken op een gebied - en meer algemene informatiebijeenkomsten of inloopavonden voor een grotere groep geïnteresseerden. Daarmee wordt recht gedaan aan iedere belanghebbende en wordt voorkomen dat bepaalde groepen insprekers de overhand krijgen.