Hoewel de centrale repro dankzij digitaal printen en digitale afwerking complexere printprojecten intern kan doen, blijven er altijd projecten die om de een of andere reden buiten de mogelijkheden vallen. Dit kan komen door de hoeveelheid, het aantal pagina's, de doorlooptijd, het afwerkingsformaat, enzovoort. We helpen u beslissen wanneer u het beste intern kunt printen en wanneer u het beste gebruik kunt maken van een extern grafisch bedrijf. Verder bespreken we u hoe u de juiste externe printpartner kunt vinden en hoe u het uitbestedingsproces kunt verbeteren, zowel binnen de centrale repro als in de organisatie als geheel.
In het ideale scenario wordt de inkoop van print verzorgd door de printafdeling. Deze beschikt over de vereiste deskundigheid om precies in te schatten wat de taak inhoudt, de juiste externe leverancier van printoplossingen te selecteren, deze goed te instrueren en een goede prijs te herkennen. In de praktijk gaat het vaak niet zo. Volgens het Canon Insight Report Corporate Reprographics: Trends and Opportunities, dat is geproduceerd door professor Frank Romano van het Rochester Institute of Technology (RIT), is de inkoop van print in de meeste organisaties verspreid over meerdere afdelingen. Hoewel sales, marketing en communicatie de meeste opdrachten plaatsen, worden er ook aanzienlijke hoeveelheden print ingekocht door de productie-, personeels-, juridische en trainingsafdeling. Wat betreft het profiteren van de deskundigheid van de printafdeling bij het inkopen van print heeft onderzoek door InfoTrends in 2011 uitgewezen dat de meeste ’centrale repro's niet betrokken worden bij de uitbesteding van print. Verder bleek dat slechts 8% van de centrale repro 's het printbeheer voor de hele organisatie voor zijn rekening neemt. Volgens InfoTrends is dit mogelijk “een gemiste kans om de interne expertise te benutten en de printuitgaven te coördineren”.
Deze informatie helpt u die kans wel te grijpen door de organisatie te helpen efficiënt print in te kopen. Nadat we hebben uitgelegd waarom u sommige taken beter extern kunt laten printen, bekijken we hoe u de juiste externe leverancier van printoplossingen kunt kiezen voor de taak. We bespreken vervolgens de meest voorkomende fouten die ondeskundige printinkopers kunnen maken en die de organisatie geld kosten. Tot slot geven we nog tips om de printafdeling het initiatief te laten nemen en andere afdelingen te helpen dure fouten te vermijden. Dit initiatief helpt u ook om uw doelstelling te bereiken wat betreft het verhogen van het aanzien van intern printen binnen de organisatie en uiteindelijk de uitbreiding van de interne afdeling.
Hoewel organisaties soms een taak uitbesteden aan een grafisch bedrijf om geld te besparen, is de belangrijkste reden om dit te doen dat de productiecapaciteit van de centrale repro ontoereikend is - of lijkt te zijn - voor de taak. Volgens het Insight Report worden de volgende factoren gehanteerd om te bepalen of een taak wordt uitbesteed of niet:
Het rapport wijst uit dat de doorlooptijd een belangrijkere factor is dan voorheen werd gedacht, want “omdat het printen en de afwerking aan het einde van het hele proces plaatsvinden, is hiervoor vaak de minste tijd beschikbaar. grafische bedrijven melden dat ze 35% van hun opdrachten binnenhalen omdat ze over de productietijd beschikken om ze uit te voeren.”
Ervan uitgaande dat u onderzoek hebt gedaan naar de printbehoeften van de organisatie(zoals beschreven in ‘Uw centrale repro uitbreiden’, hebt u een goed idee van het soort werk dat u waarschijnlijk zult uitbesteden en wanneer u dit zult doen. Gewapend met deze informatie kunt u van tevoren een planning maken en een schema opstellen van externe drukkerijen met de juiste mogelijkheden. Zorg ervoor dat u de plaatselijke leveranciers van printoplossingen kent. Ga bij ze langs en controleer of ze over de juiste apparatuur en workflows beschikken, zodat u weet waarop de prijs gebaseerd is wanneer u hun vraagt een offerte te maken voor een taak.
Een goede instelling is even belangrijk als de juiste productieapparatuur. U bent op zoek naar een partner, niet naar een concurrent die zijn kans schoon ziet om werk af te pakken van de printafdeling. Een goede relatie is een relatie waarvan beide partijen voordeel hebben. De externe drukkerij krijgt er een nieuwe bron van inkomsten bij en als u een toekomstgerichte partner hebt gekozen, krijgt u inzicht in het bredere scala aan services dat veel commerciële leveranciers van printoplossingen aan het ontwikkelen zijn. Informatie hierover is waardevol met het oog op de groei van cross-media, zoals beschreven in ’Kennismaken met cross-media’.
Volgens het Insight Report is de inkoop van print niet alleen verspreid over de hele organisatie, maar dekt de beschrijving 'inkoop van print' bovendien een breed scala aan vaardigheden. Dit is het resultaat van 'het groeiende gebrek aan kennis onder printinkopers' dat is ontstaan doordat inkoopafdelingen gespecialiseerde inkopers vervangen door 'generalisten'. Dit betekent dat marketingafdelingen vaak direct print inkopen en dit vaak combineren met de kosten van het ontwerp. En in ‘Controle krijgen over het ontwerp’hebben we al gezien dat ontwerpers niet altijd rekening houden met printgerelateerde factoren wanneer ze taken specificeren.
Buiten de marketingafdeling laat de deskundigheid op het gebied van de inkoop van print waarschijnlijk nog meer te wensen over, en dit heeft kostbare gevolgen. Als de ervaringen van de interne afdelingen die zijn ondervraagd voor het Insight Report ook gelden voor de inkoop van print bij externe leveranciers, is er bij 81% van de taken sprake van zowel technische als inhoudelijke problemen (wijzigingen aan de inhoud) met de geleverde bestanden. In het rapport staat dat “de printspecificaties minimaal tweemaal en soms wel vijf keer worden aangepast voordat de taak daadwerkelijk wordt ingediend, of zelfs nadat de taak is ingediend”. In 51% van de gevallen moet het bestand worden aangepast nadat het is ingediend. Hierdoor stijgen de kosten van een gemiddelde taak in bijna de helft van de gevallen met meer dan 20%.
Het laagste bod betekent niet perse de grootste besparing bij de inkoop van print. Een laag bod kan toch duur blijken te zijn als het printproductieproces en het afwerkingsproces niet zijn opgenomen in de taakspecificatie. Volgens het rapport zorgen bekwame print- en media-inkopers ervoor dat hun organisaties ongeveer 7% besparen bij de inkoop van print door hun kennis van de volgende gebieden te benutten:
Selectie van het grafisch bedrijf:zoals eerder gezegd draait het er bij het kiezen van de juiste grafisch ondernemer om dat hun apparatuur en capaciteit moet passen bij de vereisten van de taak. Maar natuurlijk bent u ook op zoek naar een grafisch ondernemer die met u wil samenwerken om de taak zo goed mogelijk uit te voeren voor een redelijke prijs. Dit betekent dat u meermaals de taakspecificaties zult moeten vergelijken met de capaciteit van de apparatuur en de prijs.
Papierkeuze:kies het juiste papiertype, -gewicht en -formaat voor de taak. Is gecoat of ongecoat de beste optie? Heeft de ontwerper een speciaal type gespecificeerd dat alleen wordt geleverd in een formaat dat veel papierverlies oplevert?
Printproces:de mogelijkheden van digitaal, offset en andere processen overlappen elkaar. Een run van 100 kan het beste digitaal worden geprint, maar voor een run van 20.000 is offset een betere optie. Digitaal werkt het beste voor korte runs en elektronisch gesorteerde documenten. Ook is dit de beste manier om gepersonaliseerde print te produceren.
Afwerkingsformaten:het afwerkingsformaat en het aantal pagina's hebben invloed op de prijs. Is het papierformaat geschikt voor kleurdoorloop en markeringen voor bijsnijden? Is het afwerkingsformaat een praktisch formaat? Een afwijkend formaat kan bijvoorbeeld wel uniek zijn maar veel papierverlies opleveren en onhandig zijn in het gebruik.
Printopdrachten:optimale printopdrachten en on-demand methoden zijn belangrijke concepten. Een lage eenheidsprijs voor print is niet de enige overweging. Inkopers moeten ook rekening houden met de opslagkosten en de verouderingskosten. Als u meerdere korte opdrachten uitvoert, kunt u tussendoor de inhoud afstemmen. Dit resulteert in minder papierverlies. Printinkopers moeten vragen om schattingen voor verschillende printopdrachten, zodat ze kunnen zien wat de beste prijsopties zijn.
Distributie:er zijn veel verschillende keuzemogelijkheden, afhankelijk van de eindbestemming van de geprinte taak. Moet u eerst printen en dan distribueren of eerst distribueren en dan printen? Is het voordeliger om de koerier van de drukkerij te gebruiken voor de verzending van een taak of kunt u beter u uw eigen koerier gebruiken? En is het voordeliger om het postbezorgingsbedrijf van de drukkerij te gebruiken of kunt u beter uw eigen postbezorgingsbedrijf gebruiken? Is het geprinte item sterk genoeg om de postverwerkingsapparatuur te overleven?
Uit het voorgaande kunt u opmaken dat bij de inkoop van print meer komt kijken dan alleen maar een paar offertes aanvragen voor een taak. In werkelijkheid begint het inkopen van print met de specificatie van de taak. Tussen dat moment en de daadwerkelijke productie kunnen onervaren printinkopers talloze fouten en onnodige kosten maken.
Zoals eerder gezegd wordt in het ideale scenario de interne printafdeling betrokken bij beslissingen over de inkoop van print. Hoewel de werkelijkheid er misschien heel anders uitziet, moet dit wel uw doel zijn. De beste manier om dit te bereiken is via de strategie die wordt uiteengezet in deze reeks oplossingen. Dit houdt in dat u moet werken aan het aanzien van de printafdeling zodat printinkopers binnen de organisatie dit waardevolle onderdeel gaan waarderen. Tactieken zoals het doen van onderzoek naar uw interne klanten, het krijgen van controle over het ontwerp, het implementeren van web-to-print, benchmarking en rapportage dragen allemaal bij aan dit cumulatieve effect. Geleidelijk komt u zo meer te weten over print binnen de organisatie. Deze kennis brengt kansen met zich mee om u proactief in het proces te mengen en waarde toe te voegen.
Voor meer informatie over Canon’s Essential Business Builder-programma en de CRD Performance Enhancement Suite of om een afspraak met een Canon-consultant te maken, belt u met uw plaatselijke Canon-accountmanager of neemt u contact met ons op via e-mail.