Ten un planificador, un calendario y una lista de cosas por hacer y actualízalos regularmente. Mantelos a la vista y en lugares accesibles o ten varios que se puedan sincronizar juntos.  Si trabajas bien con un lapicero y papel, ten un planificador o un calendario pequeño que quepa en tu bolsillo o cartera para que siempre lo tengas contigo. Ten un lapicero contigo dentro de lo posible para que nunca tengas que ir en busca de otro. Ten un cuaderno de apuntes para las listas de las cosas por hacer en tu escritorio y elimina las cosas a medida que las cumplas. Si trabajas mejor con una organización digital, utiliza el calendario y el sistema de recordatorio de tu teléfono celular para hacer unas citas y recibir las notificaciones correspondientes. Prueba las aplicaciones como Wunderlist o Todoist para gestionar estas labores. Asegúrate de siempre tener contigo unos apuntes y otros materiales al sincronizar los calendarios, las listas y los archivos en todos tus dispositivos, lo que casi cualquier aplicación moderna tiene la capacidad de hacer.  Comparte las labores, los documentos y los apuntes con otras secretarias, tu jefe u otros empleados con un programa de gestión de proyectos, como Basecamp o Trello.  Comparte unos documentos o inventarios con Google Docs y utiliza unos programas como Dropbox o Hightail para enviar unos archivos. Acondiciona un sistema de etiquetas con colores para identificar los materiales en un vistazo. Asigna un color a cada proyecto, día, empleado o lo que quieras para perfilar tu trabajo. Utiliza unas pestañas de color y unos resaltadores o unas etiquetas para marcar los archivos, las bandejas y los cuadernos de apuntes para ubicar fácilmente la información correcta. Muchas páginas web y aplicaciones móviles para correos electrónicos, calendarios y listas también te permiten asignar un color a cada artículo. Mantelo limpio y la información importante accesible al colocar de inmediato un correo electrónico en una carpeta, al colocarle una bandera o al marcarlo como no leído si tienes que retomarlo luego, o archívalo o elimínalo si estás segura de no necesitarlo más. Trata de hacer unos fólderes para cada año, trimestre o mes, o etiquétalos por proyecto, empleado o tipo. Trata de responder, eliminar o registrar de inmediato la información del correo electrónico en otra parte. Establécete unos horarios para ti, como archivar los correos electrónicos en las carpetas apropiadas al final del día, además de limpiar y lidiar con todo en el buzón de mensajes para el final de la semana. Mantén los materiales del mismo tipo en un lugar en particular y designa los cuadernos de apuntes y los fólderes a los proyectos específicos. Por ejemplo, ten un cuaderno de apuntes para los recordatorios telefónicos que siempre permanezca cerca del teléfono de modo que nunca apuntes el nombre de una persona y su número telefónico en una servilleta. Mantén los apuntes de las reuniones en un lugar separado de los otros apuntes de modo que la información no se mezcle y sea difícil de encontrar luego. Evita imprimir para ahorrar papel y opta por los formularios u otros documentos en línea para que puedas ahorrar tiempo y recursos. Dentro de lo posible, llena los formularios electrónicamente. Escanea y ahorra unas copias de archivos en papel de modo que siempre estén disponibles y no se dañen o pierdan. Circula unos archivos, recordatorios y agendas digitales, en vez de unas versiones en papel cuando sea posible. No dejes que los materiales importantes que utilices se te acaben de modo que estés organizada, tales como los cuadernos de apuntes, los lapiceros, los sobres y las estampillas, al comprar o informar al gerente de la oficina o al comprador cuando utilizas la última caja o el último contenedor de un artículo, en vez de cuando se acabe todo. Ordena unos artículos al por mayor de una compañía como Quill para ahorrar dinero y evitar que se te acaben rápidamente. Mantenlos organizados en tu escritorio o espacio laboral. Utiliza unos contenedores, unas bandejas, unas carpetas de archivos y otros contenedores que estén etiquetados o clasificados por color para tener un orden fácil.
Utiliza unas listas de cosas por hacer y unos planificadores. Sincroniza tu información. Etiqueta todo con colores. Limpia tu buzón de mensajes. Sé constante. Ahorra papel y tiempo. Compra unos artículos en cantidad.