एक पायवट टेबल आपको आपकी स्प्रेडशीट से विज्युअल डेटा तैयार करने की सुविधा देती है। आप फिर बिना किसी फॉर्मूला को एंटर किए या किसी सेल को कॉपी किए बिना भी कैलकुलेशन परफ़ोर्म कर सकते हैं। पायवट टेबल तैयार करने के लिए आपको अलग-अलग तरह की एंट्री वाली पायवट टेबल की जरूरत पड़ेगी। आप एक्सेस (Access) जैसे किसी आउटसाइड डेटा सोर्स का इस्तेमाल करके भी एक पायवट टेबल तैयार कर सकते हैं। आप किसी नयी एक्सेल स्प्रेडशीट में भी पायवट टेबल को इन्सर्ट कर सकते हैं। पायवट टेबल हमेशा ही आपके हर सवालों का जवाब नहीं होता। पायवट टेबल के सभी फीचर्स का लाभ उठा सकने के लिए, आपकी स्प्रेडशीट को कुछ बेसिक क्राइटेरिया पूरे करने होंगे:  आपकी स्प्रेडशीट में कम से कम एक कॉलम में डुप्लीकेट वैल्यू होना ही चाहिए। इसका सीधा सा मतलब ये है, की कम से कम एक कॉलम में रिपीटिंग (डबल) डेटा जरूर होना चाहिए। अगले भाग में दर्शाये हुए उदाहरण में, "Product Type" कॉलम में दो एंट्रीज़: "Table" या  "Chair" हैं। इसमें न्यूमेरिकल इन्फॉर्मेशन मौजूद होनी चाहिए। टेबल में इसी के साथ तुलना और टोटल किया जाएगा। अगले भाग में दिये हुए उदाहरण में, "Sales" कॉलम में न्यूमेरिकल डेटा है। एक्सेल विंडो में सबसे ऊपर मौजूद "Insert" टैब को क्लिक करें। Insert रिबन के बाँये तरफ मौजूद "PivotTable" बटन को क्लिक करें। आप अगर एक्सेल 2003 या इसके बाद के वर्जन का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो Data मेन्यू क्लिक करें और PivotTable and PivotChart Report... चुनें। बाय डिफ़ाल्ट एक्सेल आपकी एक्टिव स्प्रेडशीट में मौजूद पूरे डेटा को चुनेगा। आप चाहें तो स्प्रेडशीट के किसी खास भाग को चुनने के लिए क्लिक और ड्रैग कर सकते हैं या फिर आप मैन्युअली सेल रेंज टाइप कर सकते हैं। अगर आप आपके डेटा के लिए एक्सटर्नल सोर्स का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो "Use an external data source" ऑप्शन क्लिक करें और Choose Connection... क्लिक करें। अब आपके कंप्यूटर पर सेव, आपके डेटाबेस कनैक्शन के लिए ब्राउज़ करें। आपकी रेंज चुन लेने के बाद, उसी विंडो से लोकेशन ऑप्शन को चुनें। बाय डिफ़ाल्ट एक्सेल इस टेबल को एक नई वर्कशीट में प्लेस करेगा, विंडो में सबसे नीचे मौजूद टैब्स को क्लिक करके आपको आगे या पीछे स्विच करने की सुविधा भी देगा। आप अगर चाहें तो पायवट टेबल को, आपकी डेटा शीट वाली टेबल में भी प्लेस कर सकते हैं, जिसमें आप उस सेल को चुन सकते हैं, जिसे आप प्लेस करना चाह रहे हैं। आप जब आपकी ओर से संतुष्ट हो जाएँ, फिर OK बटन क्लिक करें। आपकी पायवट टेबल अब प्लेस हो जाएगी और इंटरफ़ेस बदल जाएगा।
आप जिस स्प्रेडशीट से पायवट टेबल तैयार करना चाहते हैं, उसे लोड करें: आपके डेटा के द्वारा पायवट टेबल तैयार करने की जरूरतों को पूरा करने की पुष्टि करें: Pivot Table विज़ार्ड शुरू करें: आप जिस डेटा का इस्तेमाल करना चाहते हैं, उसे चुनें: आपकी पायवट टेबल के लिए एक लोकेशन चुनें: