Hal ini adalah isu umum, jadi lebih baik Anda mempersiapkan diri. Keterlambatan adalah hal yang sulit dihindari (misalnya karena masalah lalu lintas yang tidak terduga) dan biasanya bisa ditoleransi oleh para tamu lain yang datang tepat waktu. Maka dari itu, ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk mencegahnya:   Pastikan waktu acara tertulis jelas di undangan. Jika Anda menjalankan sistem RSVP, pastikan juga waktunya terkonfirmasi. Berkomunikasilah dengan (via lembaran kontak Anda) MC, tamu-tamu yang relevan (biasanya pemimpin anggota pesta), tenaga penghibur, dan staf dapur begitu Anda menemui hambatan yang tidak bisa diselesaikan dengan mudah. Jika tamu-tamu yang tertunda kehadirannya adalah fokus acara (misalnya pengantin pria dan wanita), biasanya: Anda harus menghubungi tamu yang tertunda secara langsung untuk memeriksa perkiraan waktu kedatangan. Segera kontak pihak dapur mengenai perkembangan terbaru agar mereka bisa menyesuaikan kecepatan memasak untuk mencocokkan waktunya. Hindari mengumumkan bahwa acara ditunda karena tamu tertentu (karena pesta akan menyadarinya sendiri), tetapi beritahukan kepada tamu-tamu utama bahwa Anda sudah menyadari situasinya. Beritahu mereka apa yang Anda rencanakan, tetapi biarkan mereka juga memberikan saran karena biasanya mereka mengenal tamu tersebut dan mengetahui apa yang harus dilakukan dalam konteks tersebut. Perhatikan waktu pidato. Bila tamu-tamu kunci datang terlambat, sajikan hidangan pembuka tambahan dan/atau minuman dini untuk mencegah tamu lain yang datang tepat waktu menjadi bosan dan memastikan mereka tetap sibuk. Jika tamu akan sangat terlambat (misalnya ketika menyajikan makanan yang tidak bisa ditunda lagi, seperti souffle), mulailah acara sesuai rencana. Ketika mereka datang, sajikan porsi berikutnya (bahkan bila porsi ini berupa hidangan penutup). Siapkan tarian, permainan, komedi, atau sejenis hiburan lainnya (terutama musik) dan pastikan ada pengalihan perhatian ekstra, seperti foto kelompok. Strategi cadangan ini harus sudah mulai dipikirkan sehari sebelumnya. Bagi para tamu yang sengaja datang terlambat, jangan anggap hal tersebut sebagai kesalahan Anda sebagai manajer. Jadi, tugas Anda adalah untuk mengutamakan tamu-tamu lain yang sudah hadir dan memastikan kebutuhan mereka terpenuhi. Intinya, bertindaklah seolah-olah tidak ada masalah dan lanjutkan acara. Masalah dalam bidang ini jarang terjadi, terutama bila Anda sudah mengatur rencananya dengan berhati-hati, tetapi kecelakaan tetap saja terkadang ada (seperti tamu atau anak kecil yang mengacaukan meja makan, atau ada insiden di dapur). Anda harus terlebih dulu menyadari tipe-tipe tamu yang akan hadir, sehingga Anda bisa mempertimbangkan kapan dan di mana makanan akan ditampilkan (misalnya untuk hidangan tipe buffet) serta posisi duduk tamu.   Semua tumpahan harus segera dibersihkan atas alasan keamanan, bahkan bila berarti Anda harus menyingkirkan karpet merah atau hiasan serta perabot apik untuk melakukannya. Menyembunyikan noda tanpa memengaruhi penampilan atau integritas sebuah benda (seperti perabot antik) adalah hal yang mustahil, jadi singkirkan terlebih dulu. Jika Anda punya cadangannya, gunakan; bila tidak, pindahkan benda tersebut secara diam-diam agar para tamu tidak sadar. Anda disarankan menggunakan tali, gorden, atau layar untuk menyembunyikan area makanan (misalnya meja yang berantakan, atau saat Anda menyiapkan hidangan berikutnya), karena beberapa tamu mungkin menganggap makanan yang terlihat sebagai sesuatu yang bisa dikonsumsi dengan bebas setiap saat – sementara hal ini belum tentu sesuai dengan maksud Anda. Campurkan menu. Jika sebuah hidangan tidak bisa disajikan (misalnya karena gosong), singkirkan semuanya, atau cari alternative baru. Kurangi porsinya untuk menghemat makanan, tetapi tingkatkan porsi makanan lain agar tetap seimbang. Beritahukan kepada para tamu sesuai keperluan. Orang-orang vegetarian, pemilih, penderita alergi, atau penganut pola diet/religious khusus harus diperhatikan kebutuhannya – seharusnya Anda bisa melakukan hal ini dengan perencanaan yang baik. Namun, terkadang, tamu akan membawa anggota keluarga, pasangan, atau teman dekat tanpa memberitahu Anda, terutama jika undangannya bersifat bebas. Bila ini terjadi, solusinya mudah. Hitung tamu yang baru datang bersama dan saat mereka tiba di pintu, bertanyalah mengenai kebutuhan makanan khusus dan segera beri tahukan kepada staf layanan serta dapur. Untuk kelompok-kelompok besar yang tidak menghadiri acara sebagai tamu gelap, kirimkan anggota tim ke dapur dan minta ia menghitung stok. Jika diperlukan, belilah suplai makanan tambahan. Bagian dapur biasanya melebihkan porsi untuk berjaga-jaga, sehingga pembatalan lebih sering terjadi daripada kekurangan makanan. Porsi yang terbatas juga bisa dihemat bila Anda menyediakan makanan pengganjal tambahan, seperti roti, salad, atau hidangan sayuran, yaitu bahan-bahan yang bisa dengan mudah didapatkan dari supermarket lokal. Ingatlah bahwa banyak manajer sering lupa atau meremehkan kepintaran serta kebutuhan dan keinginan anak-anak dalam sebuah acara. Mereka sama dengan orang dewasa – ingin bersenang-senang dan tidak bosan. Ingat, orangtua juga akan tersinggung bila sebuah acara tidak bisa memenuhi kebutuhan anak-anaknya. Baiknya, mintalah konfirmasi kehadiran (RSVP) untuk setiap anak yang mungkin ikut datang.   Anak-anak yang lebih kecil (di bawah usia 10 tahun) lebih baik diberikan makanan atau kudapan terlebih dulu, karena hidangan makan malam mungkin baru disajikan pukul 20.00. Waktu penyajian ini biasanya terlambat bagi waktu makan kebanyakan anak. Makanan yang Anda berikan kepada anak-anak juga harus menyenangkan dan sehat, tetapi tetap spesial dengan sentuhan khusus bagi mereka – ini berguna agar para orangtua terbantu dan bisa menikmati acara sebagai tamu. Anak-anak di atas usia 10 tahun biasanya bisa diberikan makanan serta porsi orang dewasa, bahkan jika mereka tidak menghabiskannya, tetapi tawarkan juga menu anak-anak bagi mereka (tentunya dengan seizin orangtua) bila kelihatannya mereka tidak suka. Biasanya, anak-anak remaja berusia 13-18 sering meminta makanan yang sama dengan anak-anak yang lebih kecil, seperti hamburger dan kentang goreng, alih-alih makanan restoran yang lebih formal. Makanan untuk anak-anak ini biasanya dituliskan dengan istilah "Alternative Menu". Bermainlah aman dan berdiskusilah dengan tamu-tamu kunci tentang rencana Anda untuk tetap berhasil memuaskan kaum tua dan muda dari jauh-jauh hari sebelumnya. Sediakan area untuk para ibu dengan anak kecil. Penuhi kebutuhan mereka, misalnya jeda di ruang toilet, keperluan menyusui, dll., dan siapkan tempat beristirahat untuk anak-anak yang masih sangat kecil agar mereka bisa tidur jika kelelahan. Tamu-tamu ini terkadang menimbulkan masalah, baik di acara-acara keluarga maupun perusahaan. Mereka membawa urusan politik serta drama, dan, sebagai orang luar, Anda mungkin tidak menyadarinya. Jadi, bersiagalah selalu.   Bertanyalah kepada klien atau tamu-tamu kunci sebelum acara untuk mempelajari kemungkinan terjadinya masalah seperti ini, atau dengan beberapa tamu pilihan jika tamu-tamu kunci tidak boleh diganggu. Dengan begini, Anda bisa memastikan orang-orang sudah duduk di tempat yang benar dan tidak akan menyebabkan masalah. Siapkan staf bagian layanan atau tamu kunci untuk bertindak sebagai pengawas tidak resmi, bersikap waspada, dan membantu ketika diperlukan. Tugas Anda adalah memastikan acara berlangsung dengan lancar dan menjauhi hal-hal pribadi, kecuali benar-benar terpaksa. Jadi, pastikan Anda tahu siapa saja di dalam acara yang tergolong sebagai tamu tipe "peacemakers" (mereka yang bisa membantu menjaga kelancaran acara). Karena menolak memberikan alkohol kepada tamu yang mabuk atau mengurusi tamu yang marah dan kasar bisa menjadi hal yang sulit, lebih baik libatkan tamu peacemaker. Hubungi tenaga hukum hanya jika diperlukan dan setelah Anda berkonsultasi dengan para tamu kunci. Anda tetap harus waspada, bahkan saat menjalankan acara-acara kecil atau di pekarangan belakang rumah. Tamu-tamu yang tidak diundang adalah urusan yang sulit. Jika mereka datang dan membuat kerusuhan, usir bila diperlukan – berkonsultasilah dengan para tamu kunci untuk memverifikasi bahwa orang-orang ini memang tidak diinginkan untuk datang. Jika ada banyak perusuh yang kasar, tugas Anda adalah melindungi tamu-tamu lain dan menghubungi keamanan atau polisi bila para perusuh ini tidak mau meninggalkan tempat setelah diminta oleh Anda sebagai manajer dan/atau para tamu kunci. Tamu biasanya senang memindahkan kartu-kartu nama di meja, sehingga mereka bisa duduk di sebelah orang yang mereka inginkan, atau di meja yang mereka mau. Berkonsultasilah dengan para tamu kunci tentang seberapa diizinkannya hal ini. Biasanya, Anda harus mengatur rencana meja sebelumnya dan telah menerima persetujuan para tamu kunci. Jika posisi meja ini seharusnya sudah tepat, lebih baik Anda menjauhkan tamu dari area makan sebelum waktunya tiba. Biasanya, area bar, lobi, atau ruang tunggu bisa dipakai untuk menampung tamu. Jika pengelompokan tertentu sangat penting karena urusan keluarga, satukan orang-orang dan pandu mereka per kelompok ke arah meja-meja yang terpisah dan dudukkan dalam urutan yang tepat. Di seluruh dunia, terkadang akan ada cuaca buruk yang tidak diduga, misalnya hujan atau salju. Angin dingin atau udara panas juga bisa menyebabkan masalah. Meski cuaca biasanya tidak terlalu berpengaruh saat acara diadakan di dalam ruangan, Anda harus siap menjumpai tantangan bila di luar ruangan. Jika Anda bisa memperkirakan cuaca yang buruk, pertimbangkan mengganti lokasi acara. Bila tidak bisa, sewa tenda atau paviliun besar (harganya mungkin mahal, terutama jika dilakukan secara mendadak). Mengawasi perkembangan cuaca adalah hal yang penting; bila acara sudah terlanjur kacau karenanya, Anda hampir tidak mungkin memperbaiki acara, jadi manfaatkan sebaik mungkin apa yang sudah Anda ketahui dan miliki.  Banyak bagian dunia sekarang memiliki kebijakan asuransi untuk cuaca buruk atau masalah lain. Bila Anda berada di area yang dikenal karena perubahan cuaca secara mendadak, carilah konfirmasi apakah acara bisa dijadwalkan ulang, sehingga klien setidaknya bisa menghemat biaya menyewa perlengkapan, tempat, serta staf layanan.
Ketahui cara menangani tamu yang datang terlambat serta memiliki masalah lainnya. Ketahui cara menangani masalah makanan. Ketahui cara berurusan dengan anak kecil. Ketahui cara mengatasi tamu yang mabuk atau kasar, penyusup, serta lainnya. Ketahui cara menangani cuaca yang tidak bersahabat.