Door middel van een draaitabel kun je de gegevens in een spreadsheet visualiseren. Je kunt berekeningen uitvoeren zonder formules in te voeren of cellen te kopiëren. Je hebt een spreadsheet met meerdere ingevulde cellen nodig om een draaitabel aan te kunnen maken. Je kunt ook een draaitabel aanmaken in Excel met een externe bron, zoals Acces. Je kunt de draaitabel invoegen in een nieuw Excel-spreadsheet. Een draaitabel is niet altijd de beste oplossing. Om voordeel te halen uit de eigenschappen van een draaitabel moet je spreadsheet voldoen aan een aantal basisvoorwaarden:  De spreadsheet moet minstens een kolom bevatten met gelijke waarden. Het komt erop neer dat minstens een kolom gegevens moet bevatten die steeds hetzelfde zijn. In het voorbeeld dat hieronder wordt gebruikt heeft de kolom "Producttype" twee waardes: "Tafel" of "Stoel". Het moet numerieke informatie bevatten. Dit is wat zal worden vergeleken en opgeteld in de tabel. In het voorbeeld in de volgende sectie bevat de kolom "Verkopen" numerieke gegevens. Klik op het tabblad "Invoegen" bovenaan het Excel-venster. Klik op de knop "Draaitabel" aan de linkerkant van het lint. Als je gebruik maakt van Excel 2003 of ouder klik je op het menu Data en selecteer je Draaitabel- en draaigrafiekrapport.... Standaard zal Excel alle gegevens op het actieve werkblad selecteren. Je kunt met klikken en slepen een specifiek gedeelte van het werkblad selecteren, of je kunt het celbereik handmatig intypen. Als je een externe bron gebruikt voor de gegevens klik je op "Een externe gegevensbron gebruiken", dan klik je op Verbinding kiezen.... Kies nu de locatie van de verbinding met de database. Nadat je het bereik hebt geselecteerd kies je in hetzelfde venster voor de optie "Locatie". Excel zal automatisch de tabel op een nieuw werkblad plaatsen, zodat je makkelijk heen en weer kunt schakelen door te klikken op de tabbladen onderaan het venster. Maar je kunt de draaitabel ook op hetzelfde blad plaatsen als je gegevens, op die manier kun je zelf kiezen in welke cel het wordt geplaatst. Als je tevreden bent over je keuzes klik je op OK. Je draaitabel wordt nu geplaatst en het uiterlijk van je spreadsheet zal veranderen.
Open de spreadsheet waarvan je de draaitabel wilt maken. Zorg dat je gegevens voldoen aan de criteria om een draaitabel aan te kunnen maken. Start de wizard "Draaitabel". Selecteer de gegevens die je wilt gebruiken. Geef een locatie op voor je draaitabel.