Antes de começar a avaliação, decida como analisará o trabalho do funcionário. Existem várias formas de organizar e estruturar sua avaliação, com destaque pra as mais comuns:  Avaliação aberta: a avaliação aberta, como o nome indica, não é limitada por critérios pré-definidos, podendo incluir quaisquer parâmetros que o avaliador escolha englobar. É o formato ideal caso seja responsável por apenas um pequeno número de pessoas. Avaliação com resposta estruturada: a avaliação com resposta estruturada é um meio termo entre a avaliação aberta ou a avaliação em lista. Consiste em uma série de tópicos ou questões, dentro de um conjunto de parâmetros de desempenho, que se preenchem de acordo com o comportamento do colaborador. Relembre que estas respostas precisam se basear na observação de resultados, e não na especulação de motivo ou atitude.  Avaliação em lista: é geralmente usada por gestores com um grande número de colaboradores sob sua alçada. Consiste em uma lista de avaliação de desempenho com classificação numérica para determinar como um dado colaborador atua em certa categoria (por exemplo, em uma escala de 1 a 5). Classificar os colaboradores comparando-os entre si pode ser uma forma eficaz de reconhecer baixo desempenho. Muitas empresas despedem automaticamente os 10% com pior desempenho se não houver melhorias. Pode ser muito fácil confundir realizações com atividades. As atividades são aquilo que os colaboradores realizam em uma base diária; as realizações são os resultados das atividades e do trabalho árduo do colaborador.  Ao avaliar o desempenho de um colaborador, você precisará distinguir entre o trabalho realizado e o que realmente foi alcançado para a empresa. Elogie o bom trabalho por parte do colaborador — ou seja, realizações concretas.  Foque especialmente o bom trabalho se o funcionário assumir as responsabilidades de várias pessoas. Muitos colaboradores ficam sobrecarregados com trabalho após demissões — e nunca são reconhecidos por esse esforço extra.  Se concentre em todo o período relatado (provavelmente um ano). Prestar mais atenção em um incidente ruim do último mês e ignorar os restantes 11 meses de trabalho sem falhas será injusto e inútil para a maioria dos colaboradores. Pode parecer óbvio, mas uma avaliação de desempenho só tem valor para o colaborador se trouxer um feedback específico em áreas que necessitam de melhorias. Além disso, também deve abordar o que o colaborador está fazendo bem, incentivando todas as áreas de desempenho.  Dedique tempo a cada objetivo individual sendo analisado. Seja honesto e justo na avaliação e não ceda ao favoritismo entre seus colaboradores. Suporte cada nota na avaliação, seja boa ou ruim, com comentários e feedback por escrito.  Suas críticas (caso haja) devem ser sempre construtivas. De nada adianta dizer a alguém que é ruim fazendo algo se não lhe informar como melhorar esse aspecto do trabalho. Como líder, pense em como pode ajudar seu colaborador a alcançar seus objetivos. Em outras palavras, tendo em vista que o alcance de altos padrões seja orientado para as pessoas, em vez de orientado para o processo. Atente aos pontos fortes e fracos de cada colaborador e defina novos objetivos de desempenho para o novo ano.  Informe seus colaboradores de que o progresso pode conduzir a benefícios como aumento salarial ou promoções. Se seu colaborador precisa melhorar certas áreas, você terá que fornecer as ferramentas para tal. Os objetivos devem ser SMART, ou seja, Specific (específicos), Measurable (mensuráveis), Attainable (alcançáveis), Relevant (relevantes) e Time-bound (delimitados por um período específico).  Objetivos específicos usam linguagem exata e respondem aos aspectos precisos do desempenho que necessitem de melhoria. Por exemplo, em vez de dizer que um funcionário deve fazer "telefonemas melhores", oriente-o a melhorar o tom e a apresentação que faz aos clientes. Objetivos mensuráveis são facilmente rastreados. Você deve ser c laro sobre o que deve ser feito, que mudança deve ser introduzida e quando deve tomar lugar. Objetivos alcançáveis são realistas e viáveis. Em vez de esperar que um colaborador carregue o sucesso da empresa nas costas, prefira esperar que ele melhore os números das vendas dele, por exemplo. Objetivos relevantes ligam o desempenho do colaborador a resultados quantificáveis relacionados com a sua função no local de trabalho. Por exemplo, um colaborador da área de atendimento ao cliente poderá ser desafiado a aumentar o número de clientes que permanecem após insatisfação. Objetivos limitados no tempo têm uma data específica de início e término. Por exemplo, um objetivo limitado no tempo poderá ser melhorar o índice de satisfação dos clientes dentro dos próximos seis meses. Até mesmo a avaliação de desempenho mais crítica deve terminar com uma nota positiva. É seu papel como líder avaliar o trabalho que o colaborador conduziu para encontrar algo positivo que possa mencionar.  Geralmente é mais fácil encarar um feedback reprovador se a avaliação terminar com um apontamento positivo. Pense em tudo o que o colaborador fez no último ano, incluindo como ele interage com outros colegas, para encontrar algo positivo que possa elogiar. Embora a avaliação anual seja a mais comum, alguns gerentes gostam de avaliar seus colaboradores de forma mais frequente. As avaliações podem ser feitas a cada trimestre ou semestre, sendo o objetivo sempre o mesmo: avaliar o progresso de cada funcionário, para que eles não sejam surpreendidos com novas críticas na avaliação anual seguinte.  Você pode acompanhar o progresso de seus colaboradores com uma avaliação formal ou informalmente, com uma sessão individual com cada um, se for possível. Elogie as melhorias e mudanças que o colaborador tenha levado a cabo. Reconheça todo seu empenho. Chame a atenção para qualquer aspecto que não tenha melhorado com suas recomendações ou que tenha piorado desde a avaliação do ano anterior.
Escolha um formato de avaliação. Considere o que foi realmente alcançado. Justifique cada parte da avaliação. Defina objetivos SMART para a posição. Termine a avaliação com uma nota positiva. Dê continuidade com análises trimestrais ou semestrais.