Anda bisa mengeklik dan menyeret (klik dan tarik) untuk memilih kolom yang ingin Anda urutkan, atau Anda bisa mengeklik salah satu sel pada kolom tersebut untuk membuat sel tersebut aktif dan biarkan Excel mengurutkan data secara otomatis. Tombol tersebut terletak dalam tab Data pada bagian "Sort & Filter". Akan muncul jendela Sort. Bila Anda memiliki kolom lain berisi data di sebelah kolom yang Anda seleksi, Anda akan ditanya apakah ingin untuk memasukkan data tersebut. Ini akan memungkinkan Anda untuk memilih warna pertama yang ingin Anda urutkan. Dalam menu Order, Anda dapat menggunakan menu ‘drop down’ untuk memilih warna mana yang ingin Anda letakkan pertama atau terakhir dalam urutan. Anda hanya dapat memilih warna yang ada di dalam kolom.  Tidak ada pengaturan ‘default’ atau bawaan untuk mengurutkan warna. Anda harus membuat pengaturan sendiri. Anda akan perlu untuk menambah pengaturan lain untuk setiap warna yang Anda urutkan. Klik Add Level untuk menambah pengaturan. Pilih warna berikutnya yang ingin Anda urutkan, kemudian atur perintah pengaturan sesuai urutan yang ingin Anda buat.  Pastikan setiap perintah pengaturan adalah sama untuk masing-masing pengaturan. Sebagai contoh, jika Anda mengurutkan dari atas ke bawah, pastikan pada menu Order untuk setiap pengaturan Anda memilih On Top. Setiap pengaturan akan berlaku satu persatu, dan kolom akan diurutkan sesuai warna yang telah Anda atur.
Pilih data Anda. Klik tombol Sort. Pilih "Cell Color" atau "Font Color" pada menu "Sort On". Pilih warna mana yang Anda ingin urutkan pertama kali. Tambahkan warna lain. Klik OK.