До мероприятия посетите место проведения и подумайте, как все будет организовано. Возможно, вам потребуется дополнительное оборудование — удлинители, свет и так далее. Если вы не сможете их сразу найти, то вашим гостям найти их будет еще сложнее. Учитывайте это. Если это возможно, решите, где и что будет стоять. Если для всего нет места, от чего-то придется отказаться. Поговорите с управляющим заведением о том, сможет ли он вам помочь, и спросите, нужно ли вам учитывать какие-то особые обстоятельства или требования. Всем придется потрудиться. Чтобы поблагодарить людей за работу и выразить свою признательность, подготовьте подарки. В набор можно включить бутылки с водой, батончики из гранолы, шоколад, небольшие сувениры и все, что посчитаете нужным. Это позволит укрепить командный дух. Подготовьте значки или мелкие сувениры, которые останутся на память о мероприятии. Следите за тем, чтобы все могли вовремя есть и пить. Старайтесь видеть в своих сотрудниках ресурс, которым вы сможете воспользоваться в будущем. Важно убедиться, что все знают, что надо делать, и готовы работать. Дайте всем четкие инструкции относительно времени прибытия и вручите всем свои контактные данные. Если ни у кого нет вопросов, можно приступать. Проверьте, все ли готовы к работе. Не все смогут сказать правду, поэтому постарайтесь сделать выводы самостоятельно. Выглядят ли люди уверенными в себе и готовыми работать? Если нет, успокойте их, еще раз проговорите все их обязанности и задайте пару вопросов. Если сомневаетесь, что кто-то справится со своими задачами, поставьте ему в пару более опытного сотрудника. Ваша самоорганизация также важна. Если вы подготовлены, вы сможете спасти любую ситуацию, но если нет, все выйдет из-под контроля. Вот несколько способов подготовиться:  Составьте список всех нужных вам телефонов и адресов. Кондитер думал, что вы сами заберете торт? Не беда — позвоните Маше, которая живет недалеко, и попросите ее забрать торт по дороге на мероприятие. Составьте список всего. Пройдитесь по спискам и проверьте, каких вещей, оборудования и людей не хватает. Подготовьте все счета и договоры. Чем лучше вы подготовитесь, тем меньше проблем у вас будет потом. Вам кажется, что клиент будет пытаться вносить поправки до самого последнего момента? При организации свадеб клиенты часто просят изменить что-то в оформлении в последний момент. Обозначьте крайний срок внесения поправок. Как правило, максимальный срок — это неделя до мероприятия. До этого срока еще можно внести изменения без существенного ущерба для бюджета или организации. Если изменения незначительные и не подразумевают дополнительных затрат, не отказывайтесь внести эти поправки. Старайтесь с пониманием относиться к клиенту, поскольку его ждет очень важное для него мероприятие.
Изучите место проведения мероприятия. Подготовьте подарочные наборы для членов своей команды. Свяжитесь со всеми участниками команды накануне мероприятия. Подготовьте список контактов и другие бумаги, если нужно. Старайтесь ничего не менять в последний момент.