Secara umum, SOP teknis terdiri dari empat elemen yang "terpisah" dari prosedur itu sendiri:   Halaman judul. Ini meliputi 1) judul prosedur, 2) nomor identifikasi SOP, 3) tanggal diterbitkan atau revisi, 4) nama badan/divisi/cabang di mana SOP diterapkan, dan 5) tanda tangan mereka yang menyiapkan dan menyetujui SOP tersebut. Bagian ini dapat menggunakan format apa saja, selama informasi yang disampaikan jelas.  Daftar Isi. Ini hanya perlu jika SOP Anda cukup panjang, untuk memudahkan referensi. Yang akan Anda temukan di sini adalah kerangka standar sederhana.  Jaminan Kualitas/Kontrol Kualitas. Sebuah prosedur bukanlah prosedur yang baik jika tidak dapat diperiksa. Siapkan materi dan detail yang diperlukan sehingga pembaca dapat memastikan mereka memperoleh hasil yang diinginkan. Materi ini dapat meliputi dokumen-dokumen lain, misalnya seperti sampel evaluasi kinerja.  Referensi. Pastikan untuk menuliskan seluruh referensi yang digunakan atau yang penting. Jika Anda menggunakan referensi SOP lain, pastikan untuk melampirkan informasi yang diperlukan dalam lampiran. Organisasi Anda mungkin memiliki protokol yang berbeda dari SOP ini. Jika ada SOP sebelumnya yang dapat Anda gunakan, abaikan struktur ini dan ikuti prosedur yang telah dilakukan. Cakupan dan penerapan. Dengan kata lain, menggambarkan tujuan proses, batasan-batasannya, serta bagaimana proses ini digunakan. Meliputi standar, persyaratan regulasi, peran dan tanggung jawab, serta input dan output.  Metodologi dan prosedur. Inti permasalahannya -- buat daftar langkah-langkah dengan detail yang penting, termasuk perlengkapan yang diperlukan. Cantumkan pula prosedur-prosedur yang berurutan serta faktor-faktor penentu keputusan. Kemukakan "pengandaian" dan kemungkinan adanya gangguan atau pertimbangan keselamatan.  Klarifikasi terminologi. Jelaskan akronim, singkatan, dan seluruh frasa yang bukan merupakan istilah umum.  Peringatan kesehatan dan keselamatan. Untuk dituliskan dalam bagian terpisah dan bersama dengan langkah-langkah saat terjadi masalah. Jangan melewatkan bagian ini.  Perlengkapan dan persediaan. Daftar lengkap hal-hal yang dibutuhkan dan kapan serta di mana dapat menemukan perlengkapan, standar perlengkapan, dll.  Peringatan dan gangguan. Pada dasarnya, bagian troubleshooting. Cantumkan kemungkinan masalah yang dapat terjadi, apa yang harus diwaspadai, dan apa yang dapat mempengaruhi produk akhir yang ideal.  Beri masing-masing topik ini bagiannya sendiri (umumnya dinyatakan dengan angka atau huruf) agar SOP Anda tidak mengandung kalimat-kalimat panjang yang membingungkan dan untuk memudahkan referensi. Ini bukanlah daftar lengkap, melainkan baru sebagian kecil langkah-langkah prosedural. Organisasi Anda dapat menyebutkan aspek-aspek lain yang membutuhkan perhatian. Kemungkinannya pembaca Anda tidak memilih untuk membaca SOP ini untuk bersenang-senang. Anda tentunya ingin membuat dokumen ini singkat dan jelas -- jika tidak perhatian mereka akan beralih dan mereka akan menganggap dokumen tersebut menakutkan dan sulit dipahami. Secara umum, tuliskan kalimat-kalimat Anda sesingkat mungkin.   Berikut adalah contoh yang buruk : Pastikan Anda membersihkan seluruh debu dari lubang udara sebelum mulai menggunakannya.  Contoh yang baik adalah sebagai berikut: Bersihkan seluruh debu dari lubang udara sebelum digunakan. Secara umum, jangan gunakan kata "Anda." Kata ini seharusnya tersirat. Bicaralah dengan suara aktif dan mulai kalimat-kalimat Anda dengan kata kerja perintah. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menulis SOP yang sama sekali tidak akurat. Anda akan membahayakan keselamatan tim, efektivitas, waktu mereka, dan Anda menjelaskan proses yang telah ada tanpa pertimbangan matang -- sesuatu yang dapat dianggap menyinggung oleh rekan tim Anda. Bila perlu, ajukan pertanyaan! Anda tentunya ingin menulis prosedur yang tepat. Anda dapat bertanya pada berbagai sumber jika Anda tidak tahu, agar dapat mencakup seluruh peran dan tanggung jawab. Salah satu anggota tim mungkin tidak mengikuti prosedur operasi standar atau anggota lain mungkin hanya terlibat dalam sebagian prosedur. Jika Anda mencantumkan satu atau dua langkah khusus yang menakutkan, buatlah bagan atau diagram agar lebih mudah bagi pembaca. Ini akan membuat dokumen lebih mudah dibaca dan memberi pikiran jeda setelah mencoba memahami semuanya. Selain itu, dokumen Anda akan lebih lengkap dan tertulis dengan baik. Jangan mencantumkan bagan atau diagram hanya untuk mempertebal SOP Anda; lakukan hanya bila perlu atau jika Anda mencoba menjembatani kendala bahasa. SOP Anda kemungkinan besar merupakan salah satu dari banyak SOP -- karenanya, organisasi Anda mungkin memiliki beberapa jenis database besar yang menggolongkan segala sesuatu ke dalam katalog dengan sistem referensi tertentu. SOP Anda merupakan bagian dari sistem referensi ini, dan karenanya membutuhkan jenis kode tertentu untuk dapat ditemukan. Di sinilah Anda akan merasakan manfaat notasi. Tiap halaman sebaiknya memiliki judul singkat atau nomor ID, nomor revisi, tanggal, dan "halaman # dari #" di sudut kanan atas (pada sebagian besar format). Anda mungkin akan memerlukan catatan kaki (atau menuliskan notasi di atas pada catatan kaki), tergantung preferensi organisasi Anda.
Liput materi yang dibutuhkan. Untuk prosedur itu sendiri, pastikan Anda mencantumkan hal-hal berikut ini: Buat agar tulisan Anda ringkas dan mudah dibaca. Bila perlu, wawancarai petugas yang terlibat dalam proses penyelesaian suatu tugas. Pecahkan teks panjang menjadi diagram dan bagan alur. Pastikan tiap halaman memiliki notasi dokumen kontrol.