Im Allgemeinen enthalten technische SOPs vier Elemente, die mit dem Prozess selbst noch nichts zu tun haben:  Titelblatt. Das enthält 1) den Titel des Ablaufs, 2) die Kennzahl der SOP, 3) das Erstellungs- oder Aktualisierungsdatum, 4) den Namen der Agentur/Abteilung/Zweigstelle, zu der die SOP gehört und 5) die Unterschriften der Personen, die die SOP vorbereitet und abgesegnet haben. Das Format dafür kannst du selbst frei wählen, solange alle Informationen klar ersichtlich sind. Inhaltsverzeichnis. Dies ist nur dann notwendig, wenn deine SOP eher lang ist, damit die Orientierung leichter fällt. Eine einfache Standardinhaltsangabe ist hier am geeignetsten. Qualitätssicherung/ Qualitätskontrolle. Ein Ablauf ist kein guter Ablauf, wenn er nicht überprüft werden kann. Beziehe die nötigen Informationen und Details mit ein, sodass die Leser feststellen können, ob sie das gewünscht Ergebnis erreicht haben. Dies kann weitere Dokumente wie Muster von Leistungsbeurteilungen enthalten, aber das muss nicht so sein. Quellen. Stelle sicher, dass du alle zitierten oder wichtigen Quellen angegeben hast. Wenn du auf andere SOPs verweist, stelle sicher, dass diese Informationen im Anhang zu finden sind. Dein Unternehmen verwendet vielleicht einen anderen Ablauf als den soeben beschriebenen. Wenn es bereits existente SOPs gibt, an denen du dich orientieren kannst, verwende diese Strukturen anstatt der oben beschriebenen. Anwendungsbereiche und Anwendbarkeit. In anderen Worten, erkläre den Zweck des Vorgangs, seine Grenzen, und wie er verwendet wird. Beziehe Normen, regulatorische Anforderungen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie Einsatzmaterialien und Endergebnisse  mit ein. Methodik und Abläufe. Der Kern der Sache – liste alle Schritte mit notwendigen Details auf, und vergiss nicht auf die dafür benötigte Ausrüstung. Decke die Vorgänge und Entscheidungsfaktoren in der richtigen Reihenfolge ab. Erkläre die „Was wenn“ und mögliche Störungen oder Sicherheitsbedenken. Klarstellung der Fachbegriffe. Erkläre Kürzel, Abkürzungen und alle Ausdrücke, die nicht Teil der Alltagssprache sind. Gesundheits- und Sicherheitshinweise. Diese sollten in einem eigenen Abschnitt und neben den Schritten, wo sie zu beachten sind, angegeben werden. Nimm diesen Abschnitt sehr ernst. Ausrüstung und Zubehör. Gib eine komplette Liste von allem, was benötigt wird, wann es benötigt wird, wo es zu finden ist, in welchem Zustand die Geräte sein müssen, etc. Vorsichtsmaßnahmen und mögliche Störungen. Im Prinzip ein Abschnitt über Fehlerbehebung. Decke ab, worauf zu achten ist, und was einen idealen Ablauf behindern könnte.  Bringe jedes dieser Themen in einem eigenen Abschnitt unter (der nummeriert oder mit Buchstaben beschriftet ist), um deine SOP übersichtlich zu gestalten und zu verhindern, dass sie zu wortreich und verwirrend ist. Diese Liste ist keinesfalls komplett; das ist nur die Spitze des Prozess-Eisbergs. In deinem Unternehmen gibt es vielleicht weitere Aspekte, die unbedingt beachtet werden müssen. Wahrscheinlich werden deine Leser das nicht zum Spaß lesen. Du solltest es daher kurz und klar halten – sonst werden sie schnell die Aufmerksamkeit verlieren oder das Dokument überwältigend und schwer verständlich finden. Im Allgemeinen solltest du deine Sätze so kurz wie möglich halten.   Hier ist ein „schlechtes“ Beispiel: Stellen Sie sicher, dass Sie etwaigen Staub von den Luftschächten entfernen, bevor Sie sie verwenden. Hier ist ein „gutes“ Beispiel: Entfernen Sie vor jeder Verwendung den Staub aus den Luftschächten. Vermeide im Allgemeinen „Du“. Das sollte angedeutet werden. Sprich in einem aktiven Tonfall und beginne deine Sätze mit imperativen Verben. Das letzte was du willst, ist, dass deine SOP Fehler enthält. Du würdest die Sicherheit, die Effektivität und die Zeit deines Teams beeinträchtigen und außerdem einen etablierten Prozess durch deine Unachtsamkeit behindern – das würden deine Kollegen sicher nicht toll finden. Wenn nötig, stelle Fragen! Du solltest das richtig hinbekommen.   Wenn du es nicht selbst weißt, solltest du natürlich mehrere Quellen befragen, um alle Rollen und Verantwortlichkeiten abzudecken. Ein Teammitglied führt vielleicht Prozessschritte durch, die nicht dem Standard entsprechen während andere vielleicht nur an Teilen des Prozesses beteiligt sind. Wenn du einen oder mehrere Schritte hast, die besonders kompliziert sind, mache es deinen Lesern mithilfe einer Grafik oder einem Diagramm leichter. Das hilft der Lesbarkeit und bietet dem Gehirn einen Moment zum Durchatmen und Verarbeiten des Gelesenen. Und es wird kompletter und besser geschrieben aussehen.  Füge diese jedoch nicht hinzu, um deine SOP länger zu machen; verwende sie nur, wenn sie nötig sind oder um eine Sprachbarriere zu überwinden. Deine SOP ist wahrscheinlich eine von vielen – und deswegen hat dein Unternehmen hoffentlich eine Art Datenbank wo alles innerhalb eines Referenzsystems katalogisiert ist. Deine SOP wird ein Teil davon sein, und benötigt daher einen entsprechenden Code, um gefunden werden zu können. Hier kommt die Kontrollnummer ins Spiel.  Jede Seite sollte einen kurzen Titel oder eine Kennzahl, eine Revisionsnummer, ein Datum und eine „Seite # von #“ in der rechten oberen Ecke aufweisen. Du kannst, aber musst keine Fußzeile verwenden (oder obige Informationen in eine Fußzeile schreiben) je nach den Präferenzen deines Unternehmens.
Decke die benötigten Bestandteile ab. Für den Ablauf selbst, stelle sicher, dass du folgendes abdeckst: Schreibe auf knappe und verständliche Weise. Wenn nötig, befrage die Personen, die den Ablauf ausführen, wie dieser richtig auszuführen ist. Unterteile lange Textabschnitte mit Diagrammen und Flussdiagrammen. Stelle sicher, dass jede Seite eine Kontrollnummer enthält.