Без приглашения никто не будет знать о вашем мероприятии. Ваш пригласительный — это лицо мероприятия, поэтому к оформлению нужно отнестись ответственно. Первое впечатление о мероприятии сформируется именно благодаря пригласительному. Постарайтесь сделать все на достойном уровне.  Рассмотрите классические варианты: открытки, флаеры и прочую мелкую полиграфию. Помните, что приглашения также можно разослать в цифровом виде: по электронной почте, в виде электронной рассылки, через социальные сети или сайты, созданные для оформления пригласительных. Кроме того, можно просто отметить событие в календаре. Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие посетило максимально возможное количество людей, рассылайте приглашения через социальные сети. Если мероприятие будет только для избранных, откажитесь от социальных сетей. Вам нужно будет точно знать, сколько людей придет. Скорее всего, количество гостей на мероприятии все равно будет отличаться от количества людей, подтвердивших участие, однако вы должны хотя бы примерно представлять, чего вам ждать. Существуют специальные сайты, которые позволяют вести учет, но можно использовать инструменты социальных сетей (к примеру, Facebook) или фиксировать людей в Excel. Нужно ли вам будет найти и нанять фотографов, строителей, дизайнеров, декораторов, выступающих, спонсоров, ведущих, музыкантов, священнослужителей, танцоров, других артистов либо перепоручить их обязанности кому-то еще? Учтите всех этих людей при планировании, чтобы всем хватило мест и еды, если это предусмотрено договоренностями.  Будут ли на мероприятии еда и напитки? Если будут, знайте, кто будет отвечать за приготовление еды, подачу на стол и уборку. Какая еда будет подаваться? Будут ли на мероприятии гости с аллергией, вегетарианцы или веганы, диабетики, люди с ограничением по питанию по религиозным причинам и так далее? Будут ли там младенцы, дети, пожилые люди или инвалиды, которые не смогут есть твердую пищу? Подумайте, будут ли на мероприятии развлечения и что нужно для их организации. Возможно, вам нужно будет заказать музыкальное оборудование, павильоны или палатки, украшения, свет, микрофон, усилители, источники питания, проекторы или экраны для слайдшоу, дымовые машины, сценические зеркала, растяжки, плакаты с названием компании и так далее. Если вы нанимаете фирму, которая будет отвечать за развлечения, выясните, смогут ли они предоставить свое собственное оборудование, а также какое оборудование будет в выбранном месте. Договоритесь о графике. Так вы будете знать, какая помощь будет нужна от вас.  Кейтеринговые фирмы, флористы, ведущие и прочие специалисты дорожат своим временем, поэтому с ними следует договариваться как можно раньше (чем позже вы это сделаете, тем дороже могут быть их услуги). Если сделать это заранее, у вас будет время найти замену, если они откажутся. Ведущий нужен для того, чтобы мероприятие проходило по графику. Ведущий произносит речи, приглашает за стол, объявляет начало танцев или других развлечений и представляет почетных гостей. Договоритесь с ведущим о дате и о плане. Если ведущий будет толковым, он существенно поможет вам в проведении мероприятия. Возможно, ведущим придется быть вам. Это будет сложнее, поскольку вам нужно будет контролировать процесс до самого конца. Важно назначить ответственных в каждой из групп помощников, чтобы вы могли делегировать им обязанности. Нанимая команду, убедитесь, что они возьмут с собой все необходимое. Возможно, все оборудование люди принесут с собой, но есть вероятность, что вам придется искать его отдельно. Оборудование можно взять напрокат, купить или одолжить. Пройдитесь по всему списку, от салфеток до удлинителей.  Украшения — важная часть любого мероприятия. Скатерти, цветы, подарки, свечи, шарики, плакаты, растяжки, фотозоны, красные ковровые дорожки и все прочее нужно искать заранее. Неопытные организаторы часто не придают значения количеству и качеству таких вещей, как уборные, парковка, рампы для колясочников, гардеробы, помещения для хранения вещей, кухни, мусорные баки, ведерки со льдом, розетки и так далее. Продумайте все нюансы заранее. Также подумайте, как люди доберутся до места проведения мероприятия. Потребуется ли иностранным гостям жилье и транспорт? Нужно ли вам будет бронировать для них трансфер? Если идея мероприятия принадлежит не вам, важно знать, как вы будете действовать в любой ситуации. Чтобы клиент доверял вам, вам следует выяснить:  Кто основные гости? Обычно это понятно — к примеру, невеста и жених. Клиент не всегда является основным гостем. Он может присутствовать или не присутствовать на мероприятии. Кто инициирует мероприятие. Обычно эти люди сидят за своим столом и помогают гостям знакомиться и общаться. Как правило, эти люди умеют создавать нужную атмосферу и давать новые темы разговоров, приглашать всех танцевать, представлять гостей друг другу. На таких людей обычно можно положиться, поскольку они будут сообщать вам всю важную информацию, могут сами взять слово или выступить в роли ведущих. Как правило, благодаря этим людям мероприятия проходят гладко. Кто поможет навести порядок в случае проблем. Знайте, кто сможет помочь вам решать проблемы, если потребуется. Чаще всего в этой роли выступают главы семьи, опекуны, управляющие или охранники. Кто принимает решения. В большинстве ситуаций решение будете принимать вы как менеджер, однако возможны ситуации, где вам нужно будет что-то объяснять гостям, и это будет не совсем удобно. Выясните, с кем вы можете поговорить в случае непредвиденных обстоятельств. Скорее всего, вам нужно будет общаться с человеком, который оплачивает мероприятие или ваши услуги и которого вы считаете своим клиентом.
Разошлите приглашения. Регистрируйте всех людей, которые подтвердили свое участие. Учтите всех людей. Найдите ведущего. Подготовьте оборудование. Подумайте, насколько помещение подходит под ваши нужды. Знайте, с кем вы будете работать.