D’une manière générale et indépendamment de la teneur de la procédure elle-même, une POP comprend 4 éléments.   La page de titre. Sur cette page sont inscrits le titre de la procédure, le numéro d’identification de la POP, la date de publication ou de la révision, le nom de l’agence, de la division ou de la branche qui aura à appliquer la POP et les signatures de ceux qui ont élaboré et approuvé la POP. Vous pouvez présenter ces informations comme vous voulez, à condition que votre présentation soit claire et lisible.  Le sommaire. En règle générale, un sommaire est utile pour des documents assez longs. Son rôle est de faciliter la consultation de votre procédure et de donner un aperçu sur son contenu.  L’assurance et le contrôle de la qualité. Une procédure n’est correcte que si elle est contrôlable. Incluez les outils et les détails nécessaires pour permettre au lecteur de s’assurer qu’il a obtenu les résultats souhaités. Vous aurez peut-être à joindre d’autres documents, par exemple des spécimens d’évaluation des performances.  Les références. N’oubliez pas d’inclure la liste des références importantes, y compris celles que vous avez citées dans votre procédure. Si vous avez fait référence à d’autres procédures, assurez-vous d’indiquer les informations nécessaires en annexe. Vérifiez si votre organisation ne dispose pas d’un protocole différent de celui que vous avez utilisé. S’il existe d’autres procédures auxquelles vous pouvez vous référer, ne tenez pas compte de la structure proposée ici et adoptez plutôt ce qui existe déjà. Le champ d’application et l’étendue de la procédure. En d’autres termes, décrivez l’objet de la procédure, ses limites et la façon de la mettre en œuvre. Incluez les normes pertinentes, les exigences réglementaires, les rôles et les responsabilités ainsi que les éléments d’entrée et de sortie.  La méthodologie et les procédures. Il s’agit du corps de votre sujet. Inscrivez la liste de toutes les étapes avec le matériel et les détails nécessaires. Traitez les séquences de la procédure et les facteurs de décision. Développez des « analyses d’hypothèses » et les interactions possibles ou les questions de sécurité en rapport avec l’objet de votre procédure.  La clarification de la terminologie. Explicitez les acronymes, les abréviations et toutes les expressions dont on ne se sert pas couramment.  Les avertissements en rapport avec la santé et la sécurité. Réservez une section pour ces éléments qui doivent également être mentionnés au niveau des étapes correspondantes. Réservez le temps nécessaire pour élaborer cette section d’une manière appropriée.  Le matériel et les fournitures. Établissez une liste du matériel nécessaire, à quel moment l’employer, où le trouver, les normes du matériel, etc.  Les précautions et les interventions. Il s’agit essentiellement d’une section réservée au dépannage. Précisez les dysfonctionnements possibles et les manières d’y remédier ainsi que les facteurs qui peuvent affecter la qualité du produit final.  Traitez chaque question dans une section distincte, habituellement repérée par des nombres ou des lettres. Cette technique facilite la consultation et vous permet d’avoir une POP concise et clairement présentée. Cette section ne peut en aucun cas être exhaustive, car il ne s’agit que de la partie visible de l’iceberg. Votre organisation peut vous indiquer d’autres questions à couvrir. Probablement, votre public ne lira pas votre document pour se divertir. Donc, soyez concis et clair, autrement vos lecteurs auront du mal à garder leur concentration pour lire complètement votre POP. D’une manière générale, employez des phrases aussi courtes que possible.   Voici un mauvais exemple : « Assurez-vous d’enlever toute la poussière des alvéoles d’aération avant de commencer à les utiliser. »  Voici un bon exemple : « Dépoussiérez les alvéoles d’aération avant emploi. » D’une manière générale, n’utilisez pas la deuxième personne, car il s’agit de phrases à l’impératif. Rédigez à la voix active et commencez vos phrases par des verbes d’action. La dernière chose que vous voulez faire serait d’écrire une POP totalement incorrecte, car vous mettrez en danger la sécurité de votre équipe, son efficacité et vous lui ferez perdre son temps. De plus, vos collègues seront vexés, puisque vous aurez l’air de ne pas traiter la question avec le sérieux voulu. Posez des questions s’il le faut ! Vous voulez bien faire les choses, n’est-ce pas ? Bien sûr, lorsque vous ignorez quelque chose, posez des questions à vos collègues pour couvrir l’ensemble des rôles et des responsabilités. Un membre de l’équipe peut être réticent à suivre les normes de la procédure ou un autre peut n’être concerné que par une partie de l’action. Facilitez la lecture et la compréhension des étapes complexes en ajoutant un diagramme ou un croquis. Cela facilite la lecture et permet de faire une pause avant d’essayer de comprendre l’ensemble de la question. Ainsi, votre travail aura l’air plus complet et mieux rédigé. Évitez de surcharger votre POP par des diagrammes. Insérez-les seulement quand c’est nécessaire ou lorsque vous cherchez à contourner une difficulté de langage. Probablement, votre POP fait partie d’un ensemble de procédures et votre organisation gère une base de données contenant un catalogue et un système de référence des documents. Étant donné que votre POP fait partie de ce système, vous aurez besoin de lui affecter un genre de code pour en faciliter l’identification. Et c’est là que la marque de modification en question devient utile. Vous devez affecter à chaque page un titre ou un numéro d’identification (ID #), un indice de révision, une date, un numéro de page (page 66 de 666). Dans la majorité des présentations actuellement en usage, ces informations sont placées au coin supérieur droit de la page. En fonction du choix de votre organisation, vous pouvez ne pas avoir besoin d’indiquer ces informations en note de bas de page ou le contraire.
Produisez les éléments nécessaires. Veillez à couvrir les points suivants concernant la procédure elle-même. Rédigez votre POP d’une manière concise et claire. Demandez au personnel concerné de vous préciser les façons d’exécuter la tâche en question en cas de besoin. Insérez des diagrammes et des illustrations pour diviser votre texte lorsqu’il est particulièrement dense. Veillez à inscrire une marque de modification sur chaque page.