Porque ¿de qué otra forma la gente sabrá que tiene que asistir? ¡Tienes que enviarles invitaciones! Y esto tampoco es algo en lo que debes escatimar. La invitación es el rostro de tu evento. La primera impresión que la gente obtiene de lo que puede esperar e incluso de si debe asistir. Tiene que ser buena. Considera las invitaciones típicas: postales, volantes, etc. Pero también digitalízate: utiliza el correo electrónico, boletines informativos, Facebook, Twitter y sitios como Eventbrite, que funcionan como invitaciones, monitores de invitados y calendario. Corrección: si quieres que asista la mayor cantidad de gente posible, definitivamente usa Facebook y Twitter. Si quieres dejarlo solo para personas VIP, evita usar estas plataformas. Si no lo haces, solo te meterás en un problema. Necesitarás un conteo para saber exactamente cuánto y qué necesitarás, así que monitoréalo. Es probable que no sea el número de personas que realmente asistirán, pero debe darte una idea general. Los sitios web diseñados para la organización de eventos pueden ayudarte con esto, pero también puedes hacerlo en Facebook o en una hoja de cálculo en Excel. ¿Tendrás que buscar, contratar, reservar o delegar fotógrafos, constructores, diseñadores y decoradores, oradores invitados, patrocinadores, animadores o bandas, oficiantes o clérigo, parejas de baile o demostraciones? Es sensato incluirlos en el servicio de comidas y cálculo de asientos para que se les proporcione una comida y un lugar en la mesa si es apropiado y si se requiere.   ¿Se proporcionará comida y bebida? Si es así, conoce quién estará en el equipo que se ocupará de la cocina, el servicio y la limpieza. ¿Qué tipo de comida tienes que servir? ¿Es probable que haya invitados con alergias, requerimientos vegetarianos o veganos, diabéticos, requerimientos religiosos como halal o kósher, que no coman gluten, etc.? ¿Y habrá infantes, niños pequeños, o ancianos o lesionados que no puedan ingerir alimentos sólidos? ¿Se ha organizado el entretenimiento y la logística? Esta parte puede ser la entrega del equipo de música, los pabellones o carpas y los efectos decorativos o dirección escénica que necesitarás, como un micrófono y amplificadores, iluminación, tomas de corriente, proyectores y pantallas para presentaciones, máquinas de humo u otros efectos mágicos para el escenario, como espejos, pancartas y carteles corporativos, etc. Si subcontratas a una empresa para que sean los animadores, consulta con ellos para asegurarte de que puedan proporcionar y organizar su propio equipo, así como dónde estarán las secciones del escenario y de servicio en el local y cuál será el programa. De esta forma, puedes averiguar lo que tendrás hacer para ayudarlos.  Los proveedores de comida, floristas, animadores y otras personas importantes aprecian tener el mayor tiempo posible para planificar, ya que normalmente es más caro obtener productos y personal para solicitudes de suma urgencia. La otra ventaja es que, si no pueden cumplir, aún tendrás tiempo para encontrar una alternativa. El MC no siempre organiza el evento completamente, pero sí es el anfitrión. Generalmente es uno de los invitados, quien organiza discursos y anuncia eventos, como los platos de la comida, el baile, los invitados destacados o el entretenimiento. Colabora con esta persona constantemente y mantenla al día. Si es buena en su trabajo, te ayudará mucho. A veces tú tendrás que ser el MC, en cuyo caso tu trabajo se volverá mucho más duro ya que tendrás que seguir trabajando hasta que todo haya terminado. En este caso, se vuelve importante organizar tu equipo de servicio y asignar líderes de grupo para que puedas delegarles la mayoría de las labores normales. Cuando contrates personal, revisa más de una vez que estén trayendo el equipo que necesitarán. En algunos casos, es posible que solo te estén proporcionando gente o productos y nada más; tú tendrás que conseguir el equipo por separado. Puedes alquilarlo, comprarlo o incluso tomarlo prestado de tu extensa red social. Revisa tu lista de verificación, desde las servilletas hasta los altoparlantes y cables de extensión. Las decoraciones son una gran parte de cualquier evento. Los manteles, flores, regalos, velas, globos, pancartas o telones de fondo para fotos, alfombras rojas, etc., siempre deben conseguirse con bastante anticipación. Una cosa que muchos principiantes olvidan son los aspectos más finos del establecimiento. ¿Hay suficientes? Por ejemplo, inodoros y baños, espacios de estacionamiento, rampas de acceso para sillas de ruedas, vestuarios, despensas y espacio de cocina, botes de basura, enfriadores de vinos, acceso a electricidad, etc. Estos son obstáculos que solo son trabajables si los prevés con bastante anticipación. También piensa fuera del evento: ¿se requerirá transporte y alojamiento para invitados internacionales o de fuera de la ciudad o delegados en hoteles, así como reservas y espacio para que su transporte los lleve y los traiga del evento? Comprender la jerarquía social de tu evento (si no es realmente la tuya) es fundamental para conocer cómo manejar cualquier situación. Ya que es esencial que el cliente tenga confianza en ti, tienes que averiguar:   Quiénes son los invitados clave (esto generalmente es simple cuando se trata de un evento de celebración), como la novia y el novio. El cliente no siempre es el invitado clave, pero puede ser parte de su grupo o no estar presente del todo. Quiénes son los invitados anfitriones (los invitados que a menudo actúan como anfitriones en sus propias mesas y tienden a ser sociables y buenos motivadores de los invitados). Estas personas son útiles para mantener una atmósfera agradable y entablar conversaciones si las cosas se ponen silenciosas, animar a las personas a bailar o presentar a los invitados unos con otros para hacer nuevas amistades. Estas personas deberían ser de confianza, pero generalmente es útil conocerlas ya que te mantendrán informado, pueden ofrecerse como oradores invitados o MC en tu lugar en caso de una emergencia y estas serán en general las personas que harán que el evento fluya hacia adelante. Quiénes son los pacificadores. Debes estar consciente en todo momento de quiénes son estas personas clave, ya que tienes que informarles de los asuntos e involucrarlas en el manejo de problemas y disputas según sea apropiado. Estos generalmente serán el cabeza de familia, un conserje, un jefe o la seguridad contratada. Quién es el que toma las decisiones. En la mayoría de casos, eres tú como organizador, pero cuando tienes que consultar a invitados y no es apropiado involucrar a los invitados clave (ya que normalmente estarán ocupados siendo buenos anfitriones), averigua a quién debes consultar en caso de una emergencia. En última instancia, la persona que tenga la autoridad final en el asunto será la persona que paga la cuenta si estás cobrando por tus servicios, o cualquiera a quien consideres "el cliente".
Envía invitaciones. Monitorea a los que hayan aceptado. Maneja lo que tengas que contratar. Busca a alguien que sea el maestro de ceremonias (MC). Reúne tu equipo. Cubre tus bases. Conoce con quién estás lidiando.