检查人力资源部门的分工安排，看看你遇到的问题是否有专人负责处理。你的部门里可能有专门的联络点。如果你担心自己的问题没有被认真对待，也可以直接与人力资源部门的主管联系。 仔细检查电子邮件中是否只有你要联系的人。特别是私人或敏感问题，你肯定不希望这封电子邮件发送给错误的人。一定要特别小心，不要将电子邮件群发出去。 清晰的主题和你标明的紧急程度，将有助于人力资源部门优先解决你的问题。如果你没写主题或者表达不清楚，那么邮件可能会被忽视。 例如下面这样：“法律问题（需要采取行动）”、“个人情况变更（需要立即注意）”、“紧急政策问题”或者“近期采访（谢谢）”。 邮件的内容要正式。这会让人力资源部门知道你很认真对待这个问题。即使你和人力资源主管的关系密切，但这是一个正式的信函，不仅仅是朋友间的对话。 从“尊敬的[主管的全名]”开始，以“敬启”或者“感谢您的时间，[你的全名]”结尾。 保持句子完整且简短。不要写任何不相干的内容，否则收信人会对你的内容感到疑惑。不要包含任何可能使对方困惑的细节。你可以在和对方面对面的时候沟通这些细节。 解释问题的确切性质。说明问题何时开始，或者将要开始的时间，并说清楚你是否认为这是一个法律问题，或者是公司本身可以处理的问题。 如果是与人力资源部门在沟通工作机会，就不需要提出问题。相反，你应该介绍一下自己，并解释你过去与公司的联系。明确你希望人力资源主管采取的行动。 人力资源部门希望立即了解如何解决法律或者政策问题。你的文档可能会影响他们的回复，因为这有助于澄清问题的严重性，以及某个员工可能面临的法律后果。让你的人力资源代表知道你拥有的所有“证据”，并提出将它们带到面对面的会议。  如果可能，你需要向人力资源部门提供任何有关法律问题的证据。不幸的是，大多数人力资源部门都会尽力保护公司。  如果你遇到骚扰或歧视，要记录事件发生的日期，并且保存包含证据的书面信函。 保留你提供给人力资源的任何文档，包括电子版和纸质版。你应该保留原件，并为人力资源部门提供副本。 在联系人力资源部门之前，你可能已经尝试过解决这个问题。也许你与老板或者同事进行了对话，甚至通知了他们你正在联系人力资源部门。主管会感谢你所做的这些前期工作，因为这将有助于他们了解都有谁已经意识到了这个问题。 如果是要更新个人情况，沟通不需要太正式。比如，如果你正在休产假或者陪产假，你可能已经告知了老板，只是通过人力资源来完成流程。 与主管面对面会议能够帮助你们详细地讨论问题。这让主管有机会询问任何后续或者更具体的问题。你可以通过电子邮件，开始安排重要的会议。告知他们你的日程安排和空闲时间，并要求他们做出相应的计划。 人力资源部门可能希望通过电话与你联系，因此最好在电子邮件底部写明多种联系方式。这些信息可以写在你的姓名下方。仔细检查你提供的电话号码和电子邮件是否正确。 大多数电子邮件都有拼写检查服务。仔细阅读电子邮件，看看有没有语法错误、遗漏和表达不清晰的问题。
将电子邮件发送给合适的人。 在电子邮件的主题中，写明你需要的帮助。 在电子邮件的开头和结尾使用正式的称呼。 邮件的内容要清楚直接。 准确地描述问题。 注意是否有问题相关的记录文档。 解释你为解决这个问题所做的努力。 请求进行面对面会议。 确保电子邮件包含你的联系信息。 编辑电子邮件，检查拼写和语法错误。