Cela peut sembler logique, mais vous devez les inscrire noir sur blanc afin de savoir combien vous aurez d'invités, la taille de votre budget, la nature de vos prestations et les stratégies à mettre en place. Quel est le but que vous poursuivez ? Que souhaitez-vous accomplir ?   Une fois que vous aurez déterminé le but de votre évènement (célébrer une bonne nouvelle, éduquer, vendre, proposer un projet ou lever des fonds, etc.), pensez à la raison pour laquelle vous le faites. Connaitre vos motivations vous permettra d'accomplir plus facilement votre objectif. Avoir quelques objectifs peut également vous aider à vous concentrer sur les tâches à accomplir. Vous ne pouvez atteindre un objectif que vous ne vous êtes pas fixé. Lorsque vous avez 4 000 euros et cherchez à obtenir 5 000 euros, cet objectif peut vous permettre d'atteindre votre but. C'est le facteur le plus important pour la réussite. Choisissez une date qui convienne à vos invités et qui ne soit pas trop éloignée dans le temps (ou trop rapprochée) afin qu'ils n'oublient pas votre évènement ou ne soient déjà pris. C'est la base de la gestion d'évènement.  Donnez idéalement une marge de deux semaines à vos invités. Cela permettra de vous assurer qu'ils ne soient pas déjà pris et vous laissera l'opportunité de leur rappeler une à deux fois de venir. Donc, essayez de prévoir quelques semaines avant votre évènement, quand cela est possible. Maintenant que vous avez défini les objectifs, il est temps de choisir l'endroit, de contacter les personnes en charge de la location afin de savoir s'il est toujours libre et corresponde à vos attentes. Quel type de salle recherchez-vous et comment allez-vous organiser l'espace ? Les invités seront-ils assis en rang sur des chaises ou des bancs, autour d'une table ou sur une nappe en extérieur ? Le temps pourrait-il poser un problème ? Avez-vous besoin d'espace pour danser ou d'un podium pour prononcer un discours ? Assurez-vous que l'espace corresponde à vos besoins.   Il est toujours préférable de visiter le site à l'avance et d'en dessiner vous-même une carte. Cette carte peut être utilisée comme un « plan de bataille » et vous permettra d'esquisser et d'allouer le positionnement des tables, les itinéraires de service pour le repas, l'accès des personnes handicapées, les voies de sortie nécessaires et le positionnement des équipements. Vous devez également marquer l'endroit où se trouveront le générateur, le matériel externe, le réfrigérateur, la machine à glaçons, le barbecue ou les poêles, etc. ainsi que les points d'alimentation et les câbles (qui peuvent être couverts discrètement avec un tapis) et les autres éventuels risques pour la sécurité de vos invités. Avez-vous besoin de l'approbation du gouvernement local ? Vous en aurez par exemple besoin si votre évènement se déroule dans un bar, mais également si vous avez prévu de faire du bruit, que vous avez besoin d'un accès pour les véhicules, d'un parking ou d'un endroit cloisonné comme un pavillon. Cela dépendra de votre budget et de l'espace que vous allez louer. Certains évènements sont uniquement accessibles sur invitation et sont donc plus faciles à organiser, mais pour les autres, il faudra prévoir les retards, les extras comme les enfants, les compagnons ou les amis. N'oubliez pas que plus vous aurez d'invités, plus vous aurez besoin de personnel.   Cela sera votre premier souci logistique donc assurez-vous que le lieu soit adapté à votre nombre d'invités. Dans les établissements plus anciens, la quantité d'invités correspond généralement à un « pax », donc si votre salle prévoit une « Pax 150 », cela signifie que vous pouvez compter 150 invités. Vous pourrez compter sur l'aide d'une personne extérieure pour évaluer le budget dont vous aurez besoin. Devez-vous payer du personnel ? Louer du matériel et une salle ? Prévoir des aliments et des boissons ? Imprimer des brochures ou des cartes postales ? Fixez-vous un budget raisonnable et organisez-vous en fonction de ce dernier afin de ne pas devoir payer de vos propres poches.  Vous pouvez être sponsorisé par des partenaires ou récolter des dons, mais nous ne sommes pas tous aussi chanceux. Si vous ne prévoyez pas de fonds supplémentaires, il est impératif que vous évitiez les dépenses imprévues. Au lieu d'avoir une équipe de traiteur, demandez à vos invités d'apporter leur propre nourriture (vous allez tout de même fournir les tables, les équipements de cuisine et le réfrigérateur). Au lieu d'embaucher un photographe, prenez des photos vous-même. Soyez créatif lorsque la situation le demande ! Organisez votre équipe de serveurs (même s'il s'agit d'amis, de membres de votre famille ou de volontaires) afin que chacun soit assigné à une zone, même s'il s'agit d'une petite réunion familiale. Si votre évènement est plus important, il faut que chacun ait une tâche bien précise et connaisse le déroulement de la soirée à l'avance.  Votre équipe doit être aussi bien préparée que le personnel que vous allez engager et vos invités. Donnez-leur leurs tâches aussi vite que possible en fonction de leurs préférences si vous le pouvez. Et prévoyez de l'aide supplémentaire, car chaque évènement comporte des imprévus. Vous devez planifier le déroulement de votre évènement. Quand seront prononcés les discours ? Y aura-t-il des jeux, des activités ou des présentations ? Combien de temps les invités auront-ils pour manger ? Prévoyez un programme détaillé pour chaque activité.  Laissez-vous toujours une marge de manœuvre : aucun évènement ne se déroule exactement comme vous l'avez planifié. Des invités seront en retard, les discours seront plus longs que prévu et la nourriture ne sera peut-être pas servie à temps. Même si vous devez avoir une idée précise du déroulé, comprenez que rien n'est complètement fixe.
Définissez votre but et vos objectifs. Choisissez la date. Choisissez l'endroit. Définissez le nombre d'invités. Fixez-vous un budget. Formez une équipe. Créez un agenda.