È la prima cosa da fare! E dovresti anche farla bene, non prenderla sotto gamba. L'invito è il “biglietto da visita” dell'evento. È la prima impressione che si fa la gente in merito a cosa aspettarsi, serve a decidere se andarci o meno. Insomma, deve essere convincente. Considera gli inviti tipici: biglietti, volantini, ecc. Puoi anche usare il computer: e-mail, newsletter, Facebook, Twitter e siti come Eventbrite. Sono ottimi per mandare inviti, sapere chi parteciperà e fissare un promemoria. D'altro canto, valuta la portata dell'evento. Se hai intenzione di richiamare il maggior numero possibile di persone, devi assolutamente utilizzare Facebook e Twitter. Se preferisci invitare poca gente e organizzare un incontro esclusivo, queste piattaforme sono da evitare, perché creeresti situazioni scomode. Hai bisogno di avere un numero più o meno preciso per sapere di cosa avrai bisogno e in che quantità. Insomma, questo calcolo è fondamentale per un'organizzazione concreta. Probabilmente non avrai mai il numero esatto di chi assisterà, ma puoi farti un'idea generale. I siti web progettati per l'organizzazione di eventi possono darti una mano, però a tal proposito tornano utili anche Facebook ed Excel. Devi cercare, chiamare, prenotare, delegare fotografi, costruttori, designer, arredatori, relatori invitati, sponsor, intrattenitori, band, sacerdoti, partner per ballare o modelli? Meglio includerli nel calcolo dei presenti, in modo da poter offrire anche a loro da mangiare e un posto. In caso contrario, rischi di non avere sufficiente cibo, bevande o spazio.  Sarai tu a offrire cibo e bevande? In tal caso, assegna gli incarichi a ciascun membro del team in modo che ci siano persone che cucinino, servano e puliscano. Che tipo di piatti proporrai? Sai se ci sono ospiti allergici, vegetariani, vegani, diabetici, a dieta per motivi religiosi (halal o kosher) o intolleranti al glutine? Ci saranno neonati, bambini, persone anziane o in fase di guarigione che non possono consumare cibi solidi? Hai pensato all'intrattenimento e alla logistica? A questo punto, devi occuparti di impianti musicali, gazebi, tendoni, materiali decorativi, microfoni, amplificatori, luci, prese di corrente, proiettori e schermi per diapositive, macchine del fumo e altri effetti da palcoscenico (come specchi, striscioni, loghi aziendali, ecc.). Se prepari un subcontratto per un'impresa di intrattenimento, chiarisci subito determinati aspetti. Sono in grado di fornire tutte le attrezzature e montarle? Devono anche sapere dove si trovano il palco e tutto quello che serve ai fini dello spettacolo. Infine, manda loro il programma dell'evento. Tutto questo ti permetterà di capire fino a che punto hanno bisogno della tua assistenza.  L'impresa di catering, i fiorai, gli intrattenitori e gli altri professionisti preferiscono disporre di tutto il tempo necessario per prepararsi, dal momento che di solito è più costoso procurarsi attrezzature o assumere uno staff urgentemente. Inoltre, c'è un altro vantaggio: se non dovessero riuscire a onorare l'impegno preso, hai comunque tempo per trovare un'alternativa. Questa figura non sempre organizza l'evento nella sua interezza, principalmente riveste il ruolo di presentatore. Solitamente, è un partecipante che fa discorsi o annuncia eventi, quali portate, balli, ospiti d'onore o momenti di intrattenimento. Tieniti spesso in contatto con lui e aggiornatevi. Se ci sa fare, sarà una risorsa preziosa. A volte, devi essere tu a ricoprire questo ruolo. In tal caso, il lavoro diventa molto più duro e dovrai essere presente fino alla fine. E poi è importante formare un team nutrito e suddiviso in gruppi a loro volta guidati da leader. Ciò ti consente di delegare la maggior parte dei classici compiti. Quando assumi una squadra, assicurati più di una volta che abbia a disposizione tutto l'occorrente. In alcuni casi, magari ti offrono unicamente la loro presenza o i loro prodotti, mentre tu devi occuparti separatamente del resto. In tal caso, puoi noleggiare, comprare o prendere in prestito quello che ti serve facendo affidamento sul tuo ampio social network. Rivedi la lista di spunta e non tralasciare nulla, tovaglioli, altoparlanti e prolunghe inclusi. Le decorazioni sono parte integrante di qualsiasi evento. La biancheria da tavola, i fiori, le bomboniere, le candele, i palloncini, gli striscioni, gli sfondi per le fotografie, i tappeti rossi e così via vanno cercati tutti con largo anticipo. Chi organizza un evento per la prima volta nella propria vita spesso dimentica dettagli riguardanti attrezzature e aspetti talmente banali da finire per essere trascurati. È tutto in ordine? Le toilette, i bagni, i parcheggi, le rampe di accesso per le sedie a rotelle, gli spogliatoi, i magazzini, la cucina, i bidoni dell'immondizia, i secchielli per il vino, le prese per la corrente elettrica e così via bastano? Ci sono ostacoli che puoi superare solo se li prevedi sin da subito. Inoltre, allarga gli orizzonti e vai oltre l'evento. È necessario prenotare mezzi di trasporto e alberghi per gli ospiti internazionali o che vengono da fuori? Occupati in anticipo anche di questo aspetto, in modo che non abbiano problemi a presentarsi. Capire la gerarchia sociale dell'evento, se non è interamente tuo, è fondamentale per sapere come gestire ogni singola situazione. È essenziale che il cliente si fidi di te, quindi devi scoprire quanto segue:  Chi sono gli ospiti principali. Solitamente è evidente quando si tratta di una celebrazione. Nel caso di un matrimonio, sono gli sposi. Il cliente non sempre corrisponde all'invitato d'onore: può appartenere al resto del gruppo o non essere nemmeno presente. Chi sono gli ospiti che si occupano dell'accoglienza e guidano gli invitati. Spesso queste persone danno il benvenuto ai propri tavoli, tendono a facilitare la socializzazione e motivano i partecipanti. Sono indispensabili per mantenere un'atmosfera conviviale e intavolare conversazioni quando piomba il silenzio. Incoraggiano la gente a ballare e presentano gli ospiti tra di loro per far nascere nuove amicizie. Queste persone non mancano mai e puoi contare su di loro, però è meglio sapere immediatamente chi riveste un ruolo del genere. Possono infatti tenerti informato, intervenire per fare un discorso, condurre l'evento durante un'emergenza e farlo scorrere nella maniera più tranquilla possibile in prima linea. Chi sono i conciliatori. Dovresti essere sempre al corrente della loro identità, perché sono partecipanti chiave. In effetti, devi informarli di eventuali problemi, coinvolgerli affinché li gestiscano e stabiliscano chi ha ragione e chi ha torto. Generalmente, è un ruolo ricoperto dal capofamiglia, da persone influenti o da addetti alla sicurezza professionali. Chi prende le decisioni più importanti. Nella maggior parte dei casi, lo fai tu perché sei l'organizzatore. Tuttavia, quando devi consultare gli ospiti e non è il caso di rivolgerti a quelli d'onore (perché solitamente sono impegnati a intrattenere gli invitati), è necessario avere qualcuno su cui poter contare non appena si manifesta un'emergenza. In linea di massima, dovrebbe essere la persona che paga il conto (se organizzi per lavoro), altrimenti individua quel soggetto che per un motivo o per un altro ha il diritto di dire l'ultima parola.
Manda gli inviti, altrimenti la gente come farà a sapere che hai organizzato un evento? Tieni il conto delle persone che accettano l'invito. Occupati di tutto quello che devi noleggiare e delle persone da assumere. Trova un conduttore. Procurati le attrezzature. Non lasciare niente al caso. Esamina gli invitati.