Люди часто опаздывают, и вы должны быть готовы к этому. Как правило, задержек сложно избежать (к примеру, из-за непредсказуемости пробок на дорогах), но гости, пришедшие вовремя, спокойно относятся к ним. Чтобы избежать лишних трудностей:  Убедитесь, что в приглашении четко указано время. Если вы просите гостей подтвердить участие, попросите их также подтвердить время. Свяжитесь с ведущим, гостями (чаще всего самыми главными), артистами и персоналом кухни, если вам стало известно о проблеме, которую сложно решить быстро. Если опаздывают главные гости (к примеру, жених и невеста), можно сделать следующее: Свяжитесь с опаздывающими сами и попросите уточнить приблизительное время прибытия. Сообщите на кухню о новом времени, чтобы персонал мог замедлить или ускорить работу. Не сообщайте всем гостям, что начало откладывается из-за опоздания гостей (это все поймут и сами). Скажите главным гостям, что вам об этом известно. Объясните, что вы намерены делать, однако дайте людям возможность самим решать, поскольку они лучше знают друг друга и могут принимать решения, которые подойдут всем. Следите за временем, поскольку все должны успеть произнести речи. Если главные гости опаздывают, предложите людям закуски или напитки — это не даст им заскучать. Если гости сильно опаздывают и вы не можете их ждать (к примеру, из-за того, что некоторые блюда нельзя подать позже), начните мероприятие вовремя, а когда опаздывающие гости прибудут, подайте им ту еду, которую подают всем, даже если это будет десерт. Предложите всем еще потанцевать, поиграть, произнести речь или устройте любое другое развлечение, особенно если оно будет связано с музыкой. Попросите фотографов поработать с гостями, пока не прибудут опаздывающие. Продумайте запасной план за день до мероприятия. Если гости специально хотят прийти позже, относитесь к этому как к выбору гостей, а не как к вашему провалу. Ваша задача — заниматься теми гостями, которые уже пришли. Ведите себя так, словно никакой проблемы нет. Эти проблемы случаются редко, если все было продумано заранее, но иногда возможны сюрпризы: ребенок может рассыпать еду или на кухне может случиться какая-то накладка. Заранее узнайте, какие гости будут на мероприятии, чтобы вы могли продумать расположение столов с едой и мест гостей.  Если где-то была разлита жидкость, ее нужно убрать как можно скорее по соображениям безопасности, даже если вам придется подвинуть ковер, любые декоративные элементы или мебель. Если пятно невозможно замаскировать (к примеру, если это антикварный предмет), лучше унести предмет с пятном. Если у вас есть запасная мебель, используйте ее. Если нет, расставьте остальные предметы мебели так, чтобы отсутствие одного предмета не бросалось в глаза. Зону с едой можно отгородить веревочным заграждением, шторкой или ширмой. Это бывает полезно в том случае, если тарелки с закусками едва помещаются на фуршетном столе или если вы планируете показывать, что будет подаваться позже. Некоторые гости могут решить, что еда подается в неограниченных количествах и ее можно брать самостоятельно, но это не всегда так. Измените меню. Если какую-то часть блюда невозможно подать (к примеру, гарнир подгорел), исключите его, замените другим или сократите порцию, чтобы оставшегося гарнира хватило на всех. При этом нужно увеличить порции других продуктов. Сообщите о решении ответственным. Неожиданных вегетарианцев, трезвенников и гостей с аллергией не должно быть, если вы все продумали заранее, но нередко люди приводят с собой родственников или близких друзей, не предупреждая об этом заранее, особенно если мероприятие не предусматривает наличие строгого количества пригласительных. Как правило, решать такие проблемы легко. Встречайте гостей у входа и спрашивайте, есть ли у них предпочтения в еде. Сообщайте о любых предпочтениях на кухню, как только будете узнавать о них. Если гостей пришло больше, чем вы рассчитывали, распорядитесь приготовить больше еды или купить еще продуктов, если потребуется. Как правило, на кухне есть запас продуктов с учетом возможной порчи, и чаще всего еды оказывается больше, чем нужно, а не меньше. Можно уменьшить порции и подать больше хлеба, салата или овощей, то есть продуктов, которые можно быстро купить в супермаркете. Не совершайте ошибку многих менеджеров — помните, что у детей те же потребности, что и у взрослых: они хотят хорошо провести время и чтобы им не было скучно. Родители часто обижаются, если на мероприятии не предусмотрено развлечений для детей. Лучше всего попросить всех гостей, которые планируют взять с собой детей, предупредить вас об этом, отправляя ответ на ваше приглашение.  Маленьким детям (до 10 лет) лучше всего предложить еду или закуски пораньше, поскольку чаще всего ужин начинается не раньше восьми вечера, а это гораздо позже, чем дети обычно едят. Еда должна быть интересной для детей и полезной, но еще и такой же продуманной, как и еда для взрослых — родители это оценят. Полноценная еда для детей упростит работу родителям, благодаря чему они смогут спокойно провести этот вечер. Детям старше 10 лет, как правило, можно подавать еду для взрослых и порции такого же размера, как взрослым, хотя дети чаще всего не съедают всю порцию. С согласия родителей предложите детям детское меню, если еда для взрослых им не нравится. Подростки часто выбирают ту же еду, что и дети, поскольку она более простая. По этой причине некоторые заведения переименовывают детские меню в альтернативные меню. Заранее обсудите с главными гостями меню для детей и варианты развлечений для детей и пожилых людей. Выделите уединенное место для женщин с младенцами, где они могли бы их покормить и переодеть, а также место для маленьких детей, где они могли бы поспать, если устанут. В идеале этого удается избежать, но не всегда — на корпоративных и семейных мероприятиях возможны проблемы. Нередко всплывают нюансы, о которых вы не знали и не могли знать, поэтому будьте готовы ко всему.  Спросите клиента и главных гостей о возможных сценариях поведения в таких случаях. Если с ними это обсуждать неуместно, поговорите с другими ответственными, чтобы избежать проблем с рассадкой. Назначьте ответственных за эти ситуации, следите за обстановкой и будьте готовы вмешаться, если потребуется. Строго говоря, ваша обязанность заключается в проведении мероприятия, но вы не отвечаете за личные вопросы гостей. По этой причине вам следует узнать, к кому вам стоит обращаться, если возникнет неприятная ситуация. Поскольку отказать в алкоголе гостю, который уже выпил лишнего, может быть сложно, как и взаимодействовать с гостем, который ведет себя агрессивно, лучше всего позволить одному из гостей разрешить конфликт. Вызывайте полицию только в том случае, если это одобрят главные гости. Даже на небольших мероприятиях часто бывает много алкоголя, поэтому важно всегда быть начеку. Ситуации с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без приглашения, всегда довольно сложные. В этом случае лучше всего спокойно попросить их покинуть мероприятие, но сначала уточните у главных гостей, действительно ли этих людей нет в списке приглашенных. Если люди ведут себя агрессивно, ваш долг заключается в защите гостей в той степени, в которой это возможно. Вызовите полицию или охрану, если незваные гости не уходят, несмотря на ваши просьбы. Гости часто пренебрегают схемой рассадки и садятся туда, где им хочется, или рядом с теми, с кем хотят сидеть. Спросите главных гостей, допустимо ли это. Лучше всего обговорить все с клиентами заранее. Если люди обязательно должны сидеть в соответствии с рассадкой, не впускайте никого в обеденный зал до начала ужина. Часто до ужина гости находятся в лобби, в фойе или в баре. Если какие-то люди не должны пересекаться из-за семейных разногласий, можно разделить людей на группы и проводить их к соответствующим столикам отдельно. Внезапный дождь или снег возможен в некоторых регионах, как и сильная жара или холод. Как правило, погода не имеет большого значения, если мероприятие проводится в закрытом помещении, но в случае с мероприятиями на открытом воздухе все сложнее. Если ожидается плохая погода, перенесите мероприятие в другое место. Если это невозможно, возьмите в аренду большой павильон или шатер (хотя этот вариант может быть дорогим, если заказывать все в последнюю минуту). Следите за погодой при подготовке к мероприятию. В случае с непогодой исправить ситуацию крайне сложно, поэтому сделайте все, что от вас зависит, чтобы не допустить проблем. В некоторых странах есть страховки на случай плохой погоды и других проблем. Если в вашем регионе погода бывает непредсказуемой, продумайте план действий на случай плохой погоды. Узнайте стоимость страховки и переноса мероприятия в другое место, поскольку это поможет вам подготовить клиента к возможным дополнительным расходам.
Знайте, что делать в случае опозданий гостей и как решать другие проблемы. Знайте, как решать проблемы с едой. Знайте, как решать проблемы с детьми. Знайте, как вести себя с буйными и нетрезвыми гостями, а также с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без пригласительного. Знайте, что делать, если вам помешала погода.