Soyez le premier sur le site afin de superviser les préparations. Assurez-vous que toute votre équipe soit sur place et appelez les absents. Aidez et dirigez les personnes qui en auraient besoin, mais effacez-vous lorsque cela n'est pas nécessaire. Évitez les accidents.  Vous vous sentirez plus calme si vous préparez une liste. Une partie sera dédiée à votre équipe, une autre pour les personnes engagées, une pour les décorations et les préparations basiques, une autre pour l'équipement, etc. Lorsque vous aurez vérifié l'ensemble de ces éléments, vous pourrez prendre le temps de respirer. Le manque de temps sera généralement le facteur le plus stressant. Afin d'en gagner, vous devez être sur tous les fronts. Si une personne n'est pas aussi efficace qu'elle devrait l'être, donnez-lui une tâche dans laquelle elle sera plus compétente. C'est votre travail donc n'ayez pas peur de donner des ordres ou de dépasser certaines limites, vous ne faites que votre travail.  Lorsque vous déléguez, soyez ferme, mais toujours poli. Dites par exemple « Jean, j'ai besoin de ton aide en cuisine pour aider le traiteur tout de suite. Merci. » Votre équipe doit être coordonnée autant que possible. Tout se passera de façon harmonieuse si vous savez prendre les choses en main. Cela signifie de faire en sorte que les choses se passent comme prévu ou d'avoir des solutions de rechange lorsque ce ne sera pas le cas. Si vous commencez à stresser, vous perdrez votre sang-froid et les choses risquent d'empirer. Donc si le discours a 10 minutes de retard et que le maitre de cérémonie ignore vos signaux de détresse, créez une diversion. Prolongez simplement l'apéritif et personne ne remarquera rien.  Les imprévus sont inévitables. Vous ne pouvez pas prédire entièrement le déroulé de votre évènement et vous devez l'accepter. Un organisateur doit être calme et concentré s'il veut que les choses se passent aussi bien que possible. Donc, détendez-vous et laissez-vous porter par le vent... Vérifiez que votre nombre d'invités ainsi que leurs besoins spécifiques sont toujours corrects le jour de l'évènement et tenez votre équipe au courant de tout changement le plus tôt possible. Vous devriez être le premier à remarquer une erreur ou un éventuel problème.  Communiquez également avec vos clients : ils peuvent être excités, nerveux, inquiets, s'ennuyer, distraits ou préoccupés, et vous pouvez arranger cela en leur parlant et en leur offrant votre aide. Prenez le temps de remotiver vos clients et votre équipe lorsque cela est approprié. Si vous leur donnez les bonnes bases, tout devrait bien se passer. Offrez-leur votre aide, mais ils ne devraient pas en avoir besoin. Voici ce que vous ne devez pas oublier.   Vous allez devoir accueillir les invités pour commencer. Puis passez les reines au maitre de cérémonie lorsque l'évènement commencera. Votre rôle sera de résoudre les éventuels problèmes et de superviser les éléments les plus importants, comme la préparation du repas, etc. Surveillez les invités et restez en contact avec le maitre de cérémonie discrètement s'ils veulent (ou ont besoin de) changer leurs plans. Gardez une distance respectueuse avec vos principaux clients, car après tout, l'évènement leur est consacré, mais soyez facilement accessible en vous coordonnant avec eux lorsque cela est approprié afin d'anticiper leurs demandes et les éventuels problèmes. Vos invités doivent se souvenir de votre évènement et vous souhaitez probablement plus que cela : une visite sur un site web, des dons futurs, du bouche-à-oreille, etc. Pour vous assurer que votre évènement entre dans la légende, vous devez donner un présent à vos invités. Que cela soit une image, un dépliant ou un stylo, prévoyez un souvenir pour vos invités afin qu'ils n'oublient jamais votre évènement. La plupart des évènements se gèrent tout seuls une fois qu'ils ont commencé, mais vous avez pris en charge toute sa préparation. Félicitez-vous, car vous le méritez. Mais ne vous attardez pas trop, car votre travail n'est pas encore terminé !  Après, prenez le temps de rencontrer et de remercier votre client. Il est toujours recommandé d'offrir un cadeau afin qu'il se souvienne de vous, car ce sont ces petites attentions qui rendront votre expérience plus riche et l'inciteront à recommander vos services. Si vous avez offert un cadeau lors de l'évènement, comme un registre de cadeaux avec les autres invités, vous pouvez prévoir des fleurs, une photo encadrée de votre moment préféré (comme la coupe du ruban, le point culminant du spectacle ou la remise des prix, le baiser des époux ou souffler les bougies sur un gâteau, etc.) ou un autre cadeau plus approprié. Laissez le lieu comme vous l'avez trouvé afin de pouvoir retravailler avec les personnes à qui vous l'avez loué à l'avenir. Ne laissez donc pas partir votre équipe tant qu'ils n'auront pas tout rangé et remontez-vous également les manches.  Cela vous évitera par exemple de perdre votre caution. De nombreux lieux vous chargeront de plus des frais supplémentaires pour le ménage si la salle n'est pas parfaitement propre. Donc, rangez autant que possible afin d'éviter que l'addition ne soit trop salée. Vous allez peut-être devoir rendre le matériel loué ou emprunté et demander à vos clients s'ils sont satisfaits. Même si vous n'avez pas encore été payé, remerciez-les pour cette expérience. Demandez-leur également leur carte de visite.  Remerciez également votre équipe. Assurez-vous que tout le monde ait bien été payé, remplissez les factures et gérez les derniers détails. Vous devriez être la dernière personne à quitter les lieux et à vous assurer d'avoir bien fermé la porte.
Soyez préparé. N'ayez pas peur de déléguer. Soyez flexible. Tenez votre équipe au courant de l'ensemble des détails. Faites confiance à votre équipe, ils savent ce qu'ils font. Pour les évènements commerciaux, prévoyez des cadeaux. Félicitez-vous une fois terminé. Nettoyez le site et partez. Gérez les retours, paiements et remerciements.