ตอนสร้าง Pivot Table เท่ากับคุณกำลังจัดระเบียบข้อมูลไปตามแถว (row) และคอลัมน์ (column) ข้อมูลที่ใส่และตำแหน่งที่ใส่จะกำหนดโครงสร้างของตาราง ให้คุณลากช่องจาก Field List ทางขวาไปที่ Row Fields ของ Pivot Table เพื่อใส่ข้อมูล   เช่น บริษัทคุณมี 2 สินค้าด้วยกัน คือโต๊ะกับเก้าอี้ คุณมี spreadsheet ที่มีจำนวน (Sales) ของแต่ละสินค้า (Product Type) ที่ขายอยู่ใน 5 สาขา (Store) คุณอยากรู้ว่าสินค้าแต่ละตัวมียอดขายเท่าไหร่ในแต่ละสาขา ให้คุณลากช่อง Store จาก field list ไปที่ Row Fields ของ Pivot Table ก็จะมีรายชื่อสาขาโผล่ขึ้นมา แต่ละสาขาจะอยู่แยกแถวกัน ก็เหมือนแถว คอลัมน์ก็ใช้จัดระเบียบและแสดงข้อมูล ในตัวอย่างข้างบนช่อง Store นั้นถูกเพิ่มเข้า Row Fields ถ้าอยากรู้ว่าสินค้าแต่ละตัวมียอดขายเท่าไหร่ ให้ลากช่อง Product Type ไปที่ Column Fields ตอนนี้พอคุณมีฟอร์แมตที่ต้องการแล้ว ก็ถึงเวลาใส่ข้อมูลลงตาราง ให้คลิกแล้วลากช่อง Sales ไปใส่ใน Value Fields ของ Pivot Table ตารางจะแสดงยอดขายของแต่ละสินค้าในแต่ละสาขา และมีคอลัมน์ Total อยู่ทางขวา  ในขั้นตอนข้างบนที่ว่ามา คุณจะลากช่องหรือ fields ต่างๆ ไปใส่ในกรอบที่เกี่ยวข้องใต้ Fields list ทางขวาของหน้าต่างแทนการลากไปใส่ในตารางก็ได้ Pivot table ให้คุณเพิ่มหลายช่องในแต่ละ section ได้ ทำให้กำหนดได้เยอะขึ้นว่าจะแสดงข้อมูลออกมาแบบไหน ตามตัวอย่างที่เรายกมา ก็คือแบ่งโต๊ะกับเก้าอี้ได้หลายประเภทด้วยกัน spreadsheet จะบอกว่าสินค้านั้นเป็นโต๊ะหรือเก้าอี้ (Product Type) แถมลงลึกถึงรุ่นสินค้าที่ขายไปด้วย (Model)  ลากช่อง Model ไปใส่ใน Column Fields เพื่อให้คอลัมน์แสดงรายละเอียดของยอดขายสินค้าแต่ละรุ่น และยอดขายรวม คุณเปลี่ยนลำดับชื่อรุ่นที่แสดงได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรข้าง field ในกรอบขวาล่างของหน้าต่าง แล้วเลือก "Move Up" หรือ "Move Down" เพื่อเรียงลำดับตามต้องการ คุณเปลี่ยนวิธีแสดงข้อมูลหรือค่า (value) ต่างๆ ได้ โดยคลิกไอคอนลูกศรข้างข้อมูลในกรอบ Values แล้วเลือก "Value Field Settings" เพื่อเปลี่ยนวิธีคำนวณค่า เช่น คุณอาจแสดงข้อมูลเป็นเปอร์เซ็นต์แทนสรุปข้อมูล หรือแสดงเป็นข้อมูลโดยเฉลี่ย แทนยอดรวม  คุณใส่ field เดียวกันในกรอบ Value ได้หลายครั้งตามต้องการ อย่างในตัวอย่างที่ยกมา จะแสดงยอดขายรวมของแต่ละสาขา ถ้าใส่ช่อง Sales ไปอีก ก็เปลี่ยน value settings ให้แสดงช่อง Sales ที่ 2 เป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายรวมก็ได้ ถ้าอยากเปลี่ยนวิธีคำนวณข้อมูล ก็ทำได้หลายวิธี แล้วแต่ลักษณะการใช้งาน   Sum - เป็นค่า default ของ value fields โปรแกรม Excel จะสรุปรวมทุกข้อมูลในช่องที่คุณเลือก Count - จะนับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลตามช่องที่เลือก Average - เป็นการเฉลี่ยข้อมูลทั้งหมดในช่องที่เลือก "Report filter" คือ fields ที่ใช้เปลี่ยนหน้าสรุปข้อมูลใน pivot table โดยคัดกรองชุดข้อมูลต่างๆ ออกไป เป็นเหมือนตัวกรองของรายงาน เช่น ถ้ากำหนดช่อง Store เป็นตัวกรองแทน Row Label หรือชื่อแถว คุณก็เลือกแต่ละสาขาได้ เพื่อดูยอดขายรวมของแต่ละสาขา หรือดูทีเดียวหลายๆ สาขา
เพิ่มช่อง row. เพิ่มช่อง column. เพิ่มช่อง value. เพิ่มหลาย fields ลง section. เปลี่ยนวิธีแสดงข้อมูล. รู้จักใช้งานข้อมูลในแบบอื่นๆ. ใส่ตัวกรอง.