È possibile eseguire calcoli senza dover inserire eventuali funzioni o copiare celle. Per creare una tabella pivot sarà necessario un foglio di calcolo con diverse entrate. Puoi anche creare una tabella pivot in Excel usando una fonte dati esterna, come Access. Potrai inserirla in un nuovo foglio Excel. Per poterla creare, il foglio di calcolo deve avere le seguenti caratteristiche di base:  Deve includere almeno una Colonna con valori duplicate, cioè dati ripetuti. Nell'esempio che discuteremo in seguito, la colonna "Tipo Prodotto" ha due valori "Tavolo" o "Sedia". Dovrebbe contenere valori numerici da comparare e sommare nella tabella. Nel prossimo esempio, la colonna "Vendite" contiene proprio dei valori numerici. Clicca sulla scheda “Inserisci” in cima alla finestra di Excel. Clicca sul pulsante “Tabella Pivot” posto sulla sinistra. Con la versione di Excel 2003 o precedenti, clicca sul menu Dati e seleziona Tabella Pivot e Report Grafico …. Per impostazione predefinita, Excel selezionerà tutti i dati presenti sul foglio di lavoro attivo. Puoi fare clic e trascinare per scegliere una parte specifica del foglio di calcolo oppure è possibile digitare l'intervallo di celle manualmente.  Se si utilizza una sorgente esterna di dati, è necessario cliccare sull'opzione "Utilizza un'origine dati esterna" e premere Choose Connection.... Sfoglia nel tuo computer per trovare il database. Dopo aver selezionato il tuo intervallo, scegli dove metterla dalla finestra stessa. Per impostazione predefinita, Excel inserirà la tabella in un nuovo foglio di lavoro e ti permetterà di spostarti avanti e indietro cliccando sulle schede nella parte inferiore della finestra. Puoi anche scegliere di posizionare la tabella pivot sullo stesso foglio dei dati, consentendoti di scegliere la cella in cui desideri che siano inseriti. Quando sarai soddisfatto delle tue scelte, fai click su OK. Verrà inserita la tua tabella pivot e l'interfaccia cambierà.
Carica il foglio di calcolo da cui desideri creare la tabella pivot, che ti permette rappresentare graficamente i dati di un foglio di calcolo. Assicurati che i tuoi dati soddisfino i requisiti richiesti per una tabella pivot, che non sempre è una soluzione al problema che incontri. Avvia l'auto-composizione Tabella Pivot. Seleziona i dati che desideri utilizzare. Seleziona la posizione della tabella pivot.