Kısa biyografine neden ihtiyacın olduğunu düşün. Kişisel bir internet sitesi için mi, iş profili için mi yoksa burs başvurusu için mi? Tanıtımını kimin okuyacağını bilmek doğru genel üslubunun nasıl olacağını bulmanda sana yardımcı olabilir. (Olası) işveren, yayım kuruluşu veya diğer kuruluş tarafından sağlanmış olan biyografi kılavuzuna bak. Şüpheye düştüğünde bir irtibat kişisi olup olmadığına bak ve özel gerekliliklerle ilgili olabilecek sorularını sor.  Örneğin, bir iş başvurusu, yazar biyografisi veya şirket rehberi liste ögesi 100 ila 300 kelime gerektirebilir. Senin biyografinin bir hibe başvurusu veya mesleki internet siten için daha uzun olması gerekebilir. Uzunluğunun yanı sıra senin tanıtımının isim ve unvan, eğitim geçmişi, araştırma odağı ve başarılar gibi belirli bir sıra izlemesi gerekebilir. Kısa biyografiler genelde en önemli ödüllerini ve başarılarını sıralar. Büyük iş projelerin, yayımların veya sertifikaların gibi akademik derecelerini, ödüllerini ve mesleki başarılarını yaz. Tanıtımının yapısına bağlı olarak maraton koşuların veya satranç şampiyonluğun gibi kişisel başarılarını da sırala.  “Satın alma protokollerini yenileyip şirketin giderlerini %20 oranında azalttı.” veya “2017 mali yıl döneminde şirketin en çok kazandıran satış elemanı seçildi.” mesleki başarı örneklerindendir. “Hevesli”  veya “çalışkan”  gibi kişisel özellikler yazmaktan kaçın. Seni benzersiz yapan özel becerilere, ödüllere ve başarılara odaklan. “Envanter yönetimi”, “ağ güvenliği” veya ”araştırma tasarımı” gibi senin sektörüne veya alanına özgü becerileri biyografine dâhil et. Anahtar kelime bulmak için öz geçmişindeki maddelerin yanı sıra çalıştığın veya başvurmakta olduğun işlerin iş tanımlarına bak. Sektöre özgü anahtar kelimeler, internetteki iş profilleri ve öz geçmiş özetleri için özellikle önemlidir. İşverenler ve personel alma memurları arama motorlarını ve yazılımları bir iş ilanıyla ilgili anahtar kelimeleri bulmak için profil ve öz geçmişleri tararken kullanır. İnternet siten, bir sosyal medya sayfası veya akademik olmayan bir yayım için bir tanıtıcı yazı yazıyorsan başka bir kişisel ayrıntı, hobiler ve ilgi alanları listesi yap. İlgi alanlarını ve hobilerini dâhil etmen iş dışında kim olduğunu daha kapsamlı bir şekilde gösterir. Kişisel bir tanıtıcı yazıda teriyer cinsi köpeklerini çok sevdiğinden bahsedebilir, çocuklarını övebilir veya yazına kaktüs bitkileri yetiştirmeye tutkun olduğunu ekleyebilirsin.
Hedef kitleni belirle. Tanıtımının karşılaması gereken gereklilikleri gözden geçir. Bir başarı listesi oluştur. Mesleki bir biyografi yazıyorsan bir anahtar kelimeler öbeği oluştur. Gerekirse ilgili hobiler ve ilgi alanlarını yaz.