Dòng đầu tiên trong thông báo nghỉ việc cần thông tin một cách rõ ràng rằng bạn sẽ nghỉ việc vào cuối hai tuần tới. Không sử dụng lời lẽ mà gợi ý rằng bạn sẽ sẵn sàng ở lại lâu hơn và thay đổi quyết định của bạn nếu bạn nhận được một đề nghị hấp dẫn hơn.   Một ví dụ hay là: "Bức thư này là thông báo chính thức của tôi về việc xin từ chức là [chức danh công việc] ở [tên công ty], bắt đầu từ ngày [ngày nghỉ việc]". Một ví dụ hay khác là: "Tôi viết đơn này để xin từ chức là [chức danh công việc] ở [tên công ty], bắt đầu từ ngày [ngày nghỉ việc], hai tuần kể từ [ngày hôm nay]". Bạn không nên viết như sau: "Tôi muốn từ bỏ vị trí của mình là [chức danh công việc]. Hãy cho tôi biết khoảng thời gian thuận tiện nhất cho anh". Bạn cũng tránh viết như sau: "Nếu mọi việc diễn ra như dự kiến, tôi dự định xin từ chức ở công ty trong hai tuần kể từ ngày hôm nay". Ngày nay, nhiều công ty không yêu cầu người lao động thông báo nghỉ việc trước hai tuần trong hợp đồng lao động nhưng bạn vẫn nên làm như vậy để chứng tỏ mình là người lịch sự và chuyên nghiệp.  Nếu bạn nghỉ việc trước hai tuần, nhà tuyển dụng trong tương lai có thể phân vân liệu bạn có làm điều tương tự với họ. Nếu công ty bạn đang bước vào một thời kỳ đặc biệt bận rộn, bạn nên cân nhắc đưa ra “thông báo nghỉ việc trước bốn tuần” thay vì chỉ trước hai tuần. Giám đốc cấp cao hoặc nhân viên cấp cao hơn cũng nên cân nhắc gửi thông báo nghỉ việc sớm hơn hai tuần. Theo nguyên tắc chung, bạn nên gửi thông báo nghỉ việc trước một khoảng thời gian tương đương với thời gian nghỉ việc được phép đối với vị trí của bạn. Ví dụ, nếu vị trí của bạn cho phép bạn nghỉ ba tuần thì bạn nên gửi "thông báo nghỉ việc trước ba tuần". Điều này đặc biệt hợp lý nếu lý do của bạn là điều gì đó dễ thay đổi một cách tự nhiên, nhưng thậm chí nếu bạn xin nghỉ việc “trong hòa bình”, bạn vẫn nên tránh đưa ra lý do trong thông báo chính thức của bạn.   Mặc dù vậy, bạn nên đưa ra lý do nếu bạn được trực tiếp yêu cầu nói ra. Bạn cũng nên chuẩn bị lý do để chia sẻ vì không thể tránh được việc cấp trên và đồng nghiệp của bạn hỏi tại sao bạn nghỉ việc. Lý do không cần được nói ra trong thông báo nghỉ việc chính thức của bạn, nhưng thực tế vẫn cần khi bạn được hỏi riêng. Thông báo nghỉ việc nói chung cần được viết với giọng văn chuyên nghiệp, nhưng không phải quá chuyên nghiệp tới mức lạnh lùng hoặc khắc nghiệt. Thông thường, bạn nên sử dụng giọng văn thân mật nhất như cách mà bạn đã từng cư xử với sếp trước đây.   Nếu bạn luôn luôn giao tiếp với sếp một cách chuyên nghiệp và cứng nhắc, thì tiếp tục phong cách đó trong thông báo nghỉ việc của bạn. Mặt khác, nếu bạn giao tiếp với sếp một cách thân mật hơn, đừng ngại thể hiện một giọng văn cá tính. Một giọng văn cá tính được coi là phù hợp miễn là nó không tùy tiện và cẩu thả. Bạn có thể viết: "Tôi vô cùng cảm kích vì kinh nghiệm và sự trưởng thành mà tôi đã có được trong thời gian làm việc cho công ty". Bạn không nên viết: "Tôi xin lưu ý rằng tôi sẽ tiếp tục yêu mến công ty ABC và không có ác ý với bất kỳ sếp hoặc nhân viên nào ở công ty". Bạn cũng không nên viết: "Cảm ơn về tất cả". Thông báo nghỉ việc sẽ là tài liệu cuối cùng trong tập hồ sơ cá nhân của bạn ở công ty, vì thế nó cần để lại cho mọi người ấn tượng tốt về bạn. Thậm chí nếu bạn chán ghét công việc mà bạn sắp từ bỏ và không muốn làm bất cứ điều gì với bất cứ ai ở công ty một lần nữa, bạn vẫn cần để lại hình ảnh nguyên vẹn về bạn thay vì hủy hoại nó.   Nếu sếp trong tương lai của bạn gọi cho sếp cũ của bạn và biết rằng bạn có thái độ tích cực khi nghỉ việc, điều này sẽ tạo ấn tượng tốt về bạn cho họ. Điều này cũng có lợi cho bạn nếu nhân viên ở công ty cũ của bạn chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ không biết gì khác về bạn. Không bao giờ tỏ thái độ coi thường ai đó ở công ty hay phê bình cách điều hành của công ty trong thông báo nghỉ việc của bạn. Bạn nên thêm một hoặc hai dòng cảm ơn sếp của bạn vì đã cho bạn nhiều cơ hội và kinh nghiệm trong thời gian bạn làm việc ở công ty. Mỗi công việc đều mang lại điều gì đó cho cuộc sống của mỗi người, thậm chí cả khi cái mất nhiều hơn cái được.   Nếu bạn thực sự học được nhiều kinh nghiệm, hãy bày tỏ lòng biết ơn của bạn. Viết một vài dòng để bày tỏ lòng biết ơn như "Tôi thậm chí không biết bắt đầu thế nào để cảm ơn Giám đốc vì thời gian ba năm vừa qua. Tôi học được nhiều điều hơn tôi tưởng và tôi thực sự cảm kích sự hào phóng và kiên nhẫn của Giám đốc". Nếu bạn chỉ học được một chút kinh nghiệm, bạn vẫn nên gửi một lời cảm ơn chung chung. Bạn có thể thử nói như sau "Tôi cũng muốn cảm ơn Giám Đốc đã dạy cho tôi kinh nghiệm trong ba năm làm việc vừa qua". Như một hành động cuối cùng của trách nhiệm và sự trung thành, bạn nên ghi chép lại các dự án dở dang hoặc các dự án đang thực hiện mà sẽ sụp đổ nếu không có bạn và hứa sẽ hoàn thành những dự án đó thay vì bỏ công ty trong lúc khó khăn.   Bạn có thể loại bỏ những dự án đang tiến triển tốt hoặc những dự án nhỏ bởi chúng có thể dễ dàng được xử lý bởi một người khác. Làm như vậy sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt với sếp của bạn, họ sẽ sẵn sàng dành lời giới thiệu tốt về bạn cho sếp trong tương lai của bạn nếu được hỏi. Sau khi bạn nghỉ, công ty sẽ có sự chuyển giao công việc với một quy trình làm việc khác, chắc chắn sẽ có một vài biến động. Trong thông báo nghỉ việc, hãy đề nghị hỗ trợ công ty thậm chí cả khi hợp đồng của bạn với công ty đã chấm dứt.  Cung cấp số điện thoại và/hoặc địa chỉ email mà công ty có thể dùng để liên lạc với bạn nếu họ có bất cứ câu hỏi nào. Thậm chí nếu bạn đã cảm ơn sếp ở phía trên, sẽ là khôn ngoan nếu bạn kết thúc nội dung thư bằng việc bày tỏ lòng biết ơn một lần nữa.  Ví dụ: "Tôi sẽ luôn luôn biết ơn Giám đốc và các nhân viên của công ty vì tất cả những gì mọi người đã làm cho tôi".
Đưa ra thông báo nghỉ việc một cách ngắn gọn và rõ ràng. Dành cho sếp của bạn ít nhất hai tuần. Tránh đưa ra lý do đằng sau việc xin nghỉ việc của bạn. Sử dụng giọng văn vừa trang trọng vừa thân mật. Thể hiện thái độ tích cực. Cảm ơn sếp của bạn. Để sếp của bạn biết bạn dự định hoàn thành bất cứ dự án quan trọng nào. Đề nghị hỗ trợ sau khi nghỉ việc. Kết thúc thư bằng một lời cảm ơn.