Antes de começar revisando o desempenho de um colaborador, você deve verificar a descrição do cargo que ele ocupa. Se os requisitos ou funções da posição tiverem mudado nos últimos anos, a descrição deverá ser atualizada.  Seria injusto para o colaborador ser avaliado com base em descrições desatualizadas. Analise o trabalho que esse colaborador conduziu e deveria conduzir esse ano, e não no passado. Atualize a descrição para incluir habilidades ou conhecimentos especiais necessários para conduzir o trabalho e/ou alguma ferramenta ou equipamento necessário também. Além de revisar a descrição do cargo, você deve também revisar as funções de desempenho essenciais da posição. Essas funções irão ajudá-lo a identificar suas próprias expectativas para esse colaborador. Elas costumam variar com o cargo, mas geralmente incluem:  Responsabilidade: se o colaborador é fiável e consistente. A responsabilidade pode incluir a pontualidade, a capacidade para cumprir prazos, o respeito pela organização e outros funcionários, e se ele consegue cumprir ou superar as expectativas de desempenho. Padrão de produção: realizações objetivas e mensuráveis conduzidas dentro de um período de tempo específico. Por exemplo: um indivíduo responsável pela recolha de estoque em um centro de distribuição deverá ser capaz de recolher 100 artigos por hora. Conhecimento da função: pode incluir a capacidade profissional do colaborador, sua aptidão para ajudar colegas e respectiva disponibilidade para continuar desenvolvendo seu conhecimento e habilidades. O conhecimento exigido também poderá incluir a operação, manutenção e instrução de outros com ferramentas e equipamento especial. Comunicação: pode abranger a habilidade de comunicação ou envolver a capacidade do funcionário em trabalhar de forma colaborativa, buscando retorno de colegas. Relacionamento interpessoal: geralmente envolve a forma como o colaborador trata seus pares — se é delicado e respeitoso com os outros. Atendimento ao cliente: se a posição do colaborador envolve atendimento ao cliente, pode incluir a avaliação da paciência, disponibilidade, fiabilidade e compromisso para acompanhar os clientes conforme necessário. À medida em que se prepara para fazer a avaliação de desempenho de alguém no último ano, é importante revisar o que você (ou outro responsável) escreveu sobre o mesmo colaborador no ano anterior. Talvez ele demonstre melhorias significativas, talvez o desempenho dele tenha decaído; de qualquer forma, você deve saber como foi o desempenho do funcionário na última avaliação.  Considere as avaliações de desempenho dos últimos três anos, notando se elas foram conduzidas por outras pessoas. Analise qualquer comentário do colaborador sobre as últimas avaliações. A melhor forma de começar uma avaliação de desempenho passa por documentar o trabalho que um dado colaborador conduziu. Tome nota do que o colaborador fez na posição e como o fez, independentemente de ser um exemplo bom ou ruim. As revisões devem ser o mais objetivas possível — com base em resultados visíveis e mensuráveis. Se for necessária subjetividade, você terá de justificá-la.  Para fazer uma avaliação apropriada, você terá de escolher um método quantitativo e mensurável para documentar e avaliar o desempenho.  Sempre que o funcionário cometer uma infração, ela deverá ser registrada no arquivo pessoal dele. Essas infrações devem ser revisadas e compiladas durante a avaliação de desempenho.  Anexe eventuais elogios pelo desempenho ou repreensões por violação de regras e políticas específicas do trabalho. Veja que todas as regras e políticas sejam seguidas igualmente por todos os colaboradores. Uma parte importante do processo de avaliação é o retorno por parte dos colegas do colaborador e dele mesmo. Isso permitirá que o encarregado pela avaliação obtenha um parecer de como o indivíduo encara seu trabalho e de como seus colegas consideram seu desempenho.  Pergunte aos colegas do colaborador como ele atua no trabalho, tanto independentemente como em colaboração com outros. Você deve perguntar especificamente sobre as atividades do colaborador e pelas áreas que, segundo os colegas, necessitam de melhorias. Recorde que os comentários de colegas são sempre subjetivos e frequentemente baseados na relação que eles têm com o colaborador. Em vez de se basear em entrevistas individuais, opte pelo uso de avaliação de 360 graus. O colaborador não deve ser pego de surpresa na sua avaliação de desempenho. Se existem elementos que necessitam de melhorias, informe seu colaborador de forma casual (contudo, profissional). Da mesma maneira, se um funcionário estiver fazendo um bom trabalho, elogie-o quando o vir trabalhando. O empregador deve ter um histórico escrito de quaisquer avaliações e comentários, com prova de que o colaborador entende a razão por trás de uma apreciação negativa e das expectativas de melhoria.
Atualize a descrição do cargo. Identifique expectativas com base no cargo ou funções da posição. Revise a avaliação de desempenho do ano anterior. Registre o desempenho do funcionário. Obtenha retorno do trabalhador em questão e seus colegas. Sempre dê feedback entre as avaliações periódicas.