Uma maneira simples de poupar tempo e energia é ter alguns arquivos com respostas padronizadas e comumente utilizadas. Dependendo do questionamento, você já pode replicar com uma resposta pronta, seja por e-mail ou por telefone. Anote todas as informações importantes no celular ou na agenda, seja de uma ligação, de um e-mail recebido ou o assunto abordado em uma reunião. Organize essas anotações em pastas ou em arquivos digitais para recorrer a elas sempre que tiver uma dúvida ou for questionado a respeito e não conseguir se lembrar de imediato. Crie uma saudação gentil e explicativa na hora de atender uma chamada. Tenha à mão a lista de ramais de outras pessoas e departamentos e tente memorizar os mais importantes para passar as ligações com agilidade. Aprenda os recursos que o telefone oferece, como encaminhar a chamada diretamente para a caixa de mensagens de um funcionário ou adicionar a pessoa a uma teleconferência. Conhecer esses procedimentos vai ajudá-lo a ser mais eficiente e evitar dificuldades técnicas. Sua escrita precisa ser impecável, sem erros de ortografia, gramática e pontuação. Antes de enviar um e-mail ou distribuir um memorando, faça uma revisão para ver se o texto está correto. Você não vai querer enviar um e-mail para o chefe cheio de erros grotescos, não é mesmo? A maioria dos editores de texto e aplicativos de e-mail oferece o recurso de revisão. Existem também algumas extensões que você pode adicionar ao navegador que corrigem erros de digitação em textos de sites e plataformas de mídias sociais. Pense na possibilidade de ter uma dessas extensões, principalmente se for de sua responsabilidade postar nas redes ou no site da empresa. Explique o propósito da ligação ou do e-mail, sendo o mais sucinto e objetivo possível. Não se esqueça de informar seu nome e a companhia para a qual trabalha. Se possível, deixe algum dado de contato além do que você estiver utilizando para se comunicar. Confirme por e-mail ou telefone as reuniões do seu chefe e outras tarefas importantes no dia anterior ou algumas horas antes. É importante se certificar tanto com ele como com a pessoa que ele vai atender ou encontrar. Entre em contato com quem não tiver respondido alguma solicitação mandando um e-mail breve e educado ou dando um telefonema cortês.
Mantenha um padrão de respostas. Seja meticuloso. Seja eficiente e simpático ao telefone. Tenha um bom domínio do português. Seja breve e educado nos e-mails e mensagens de voz. Confirme os horários dos compromissos.