Todo esto parece muy lógico, pero necesitas tenerlos por escrito de forma permanente para saber cuál es el mejor tamaño de local, el presupuesto adecuado, la naturaleza de la presentación, la cantidad (o clase) de invitados y cuáles estrategias emplear para tu evento específico. Así que ¿cuál es el resultado ideal que buscas? ¿Qué quieres hacer?  Una vez que decidas lo que vas a hacer (celebrar, recaudar fondos, educar, vender, proponer matrimonio, etc.), piensa en por qué lo harás. Conocer tus motivaciones puede ayudar a darte enfoque e impulso. Tener unos cuantos objetivos también puede ayudar a alinearte en la dirección en la que necesitas ir. No puedes tratar de alcanzar un objetivo que aún no hayas establecido. Cuando tengas $4000 y estés apuntando a $5000, ese objetivo puede empujarte hacia la meta. Este es uno de los factores más importantes en la organización del evento. Si eliges una fecha y hora en las que nadie pueda asistir, no importará cuán genial sea el evento que hayas planeado. Y, si eliges una fecha que no esté demasiado lejos (o que sea demasiado pronto), tus invitados o se olvidarán de ella o ya tendrán planes. ¡Es el síndrome de Ricitos de Oro de la organización de eventos! Idealmente, debes hacerles saber a tus invitados sobre el evento con alrededor de dos semanas de anticipación. Esto les da una buena cantidad de tiempo para que aún no tengan planes y te da a ti un buen cronograma para invitarlos y recordárselo una o dos veces antes de que llegue el día. Así que haz que tu evento sea en las próximas semanas como mínimo, si puedes. Ahora que tienes una idea de lo que vas a hacer y cuándo, puedes comenzar a pensar en locales y acercarte a locales potenciales con una fecha y las cosas que necesitarás. ¿En qué tipo de edificio quieres llevar a cabo el evento y cómo se administrará el espacio? ¿Los invitados estarán sentados en sillas en filas, en bancas, en mesas o en mantas para picnic al aire libre? ¿El clima será un problema? ¿Habrá necesidad de un espacio para bailar, altavoces, un podio o un escenario? Si es así, planea asegurarte de que el espacio para el evento sea lo suficientemente grande.  Siempre es mejor visitar el lugar de antemano y dibujar un mapa del área. Este mapa puede usarse como un "plan de batalla" y te permite hacer bocetos y asignar espacio para las mesas, las rutas de servicio para la comida, el acceso para discapacitados si es necesario y las rutas de salida, así como planificar la forma como colocarás el equipo en su lugar. También debes marcar en dónde estarán el grupo electrógeno (si es necesario), equipos externos como un refrigerador, máquina para hacer hielo, parrilla o estufas, etc., así como dónde estarán los enchufes y cables (los cuales pueden cubrirse discretamente con una alfombra) y otros riesgos para la seguridad que debas abordar. ¿Se necesita autorización legal o de la municipalidad? En la mayoría de casos, se requieren autorizaciones para bares, pero también para ruido excesivo, acceso vehicular y estacionamiento, construcción de recintos grandes como un pabellón, y otras necesidades. ¿Cuántas personas permiten tu presupuesto y el local? Algunos eventos son estrictamente con entrada o únicamente con invitación, así que son más fáciles de planear, pero muchos eventos tendrán invitados retrasados o adicionales, como niños, parejas o amigos. Y ten en mente también que, mientras más invitados tengas, necesitarás más equipo.   Como este puede ser el problema logístico más grande, siempre es sensato asegurarte de que haya suficiente espacio para que todas las personas se desplacen por el lugar. En establecimientos más antiguos, a la cantidad de invitados generalmente se le conoce como "pax", así que, si estás trabajando en un centro de funciones y ves "pax 150", significa que se esperan 150 invitados. Con suerte, tendrás algunas personas en quienes apoyarte para estimar juntos cuánto dinero necesitarás para este evento. ¿Vas a pagarle al personal? ¿Vas a alquilar el equipo y el local? ¿Vas a proveer comida y bebida? ¿Vas a publicar folletos o postales? Decídete por un número que parezca factible y adapta tu plan a él. No quieres terminar pagando de tu propio bolsillo para este evento si no tienes que hacerlo. Es posible que estés en una situación en la que puedas recibir patrocinios o donaciones, pero la mayoría no tiene tanta suerte. Si no esperas recibir más fondos, es imperativo que recortes el presupuesto en donde sea necesario. En lugar de tener un equipo de servicio de comidas, organiza un evento en el que cada invitado traiga un plato (el servicio de comidas será mínimo, pero necesitarás proporcionar una mesa para la comida, tavolas caldas y refrigeradores). En lugar de contratar a un fotógrafo, toma las fotos tú mismo. ¡Sé creativo donde sea necesario! Organiza a tu equipo de servicio (incluso si son amigos y familiares u otros voluntarios) para que manejen diferentes secciones importantes, incluso si no estás organizando un evento profesionalmente sino un pequeño evento familiar. La buena organización de eventos a gran escala tiene que ver con organizar a las personas para que cada una esté a cargo de áreas individuales del evento y asegurarte de que todos sepan cuál es el plan. Este equipo necesitará que lo notifiques con casi tanta anticipación como al personal que vayas a contratar y a tus invitados. Asígnales labores lo más pronto posible, dándoles una preferencia si puedes. Y trata de tener a unas cuantas personas en espera; siempre hay fallas de última hora. No puedes planificar más hasta que sepas exactamente lo que va a suceder en el evento. ¿Qué van a decir los oradores? ¿Habrá juegos, actividades o presentaciones que deban programarse? ¿Cuánto tiempo necesitarán los invitados para comer? Organiza un programa bastante detallado para las actividades del día. Siempre deja un poco de espacio para ser flexible; ningún evento saldrá exactamente como lo planeaste, minuto a minuto. A la gente se le hace tarde, los discursos toman más tiempo de lo esperado, la fila para el buffet no avanza, etc. Así que, si bien necesitas tener una buena idea de lo que está sucediendo, comprende que es solo para fines de organización y que nada estará escrito.
Averigua tu propósito y tus objetivos. Elige la fecha y hora. Elige el local. Elige la cantidad de personas que invitarás. Establece un presupuesto. Reúne un equipo. Determina la agenda.