C'est un problème courant, donc soyez préparé. Les retards sont difficiles à éviter (en raison des embouteillages par exemple) et sont souvent pardonnés par les autres invités présents. Il existe cependant des moyens d'éviter les retards lorsque cela est possible.   Veillez à ce que les invitations soient claires quant à l'heure, et si une réponse est nécessaire, assurez-vous que l'heure soit confirmée. Communiquez avec votre maitre de cérémonie et vos clients (via votre feuille de contact), les artistes et le personnel de cuisine dès que vous êtes au courant d'un problème que vous ne pouvez pas résoudre seul. Si les clients en retard sont au centre de votre évènement (comme les époux), voici comment gérer la situation. Appelez directement les invités en retard afin de savoir dans combien de temps ils pensent arriver. Avertissez immédiatement la cuisine afin qu'ils puissent ralentir ou accélérer la préparation des plats. Évitez d'annoncer que l'évènement est retardé à cause de certains invités, mais avertissez les invités les plus importants ou les participants du retard de certains invités. Faites-leur savoir ce que vous avez l'intention de faire, tout en permettant aux hôtes de vous faire une suggestion, car ils savent ce qui sera le plus approprié dans ce contexte. Surveillez constamment le temps, en particulier pour les discours. Si certains invités sont en retard, servez un apéritif supplémentaire ou commencez avec un amuse-bouche afin que les invités qui sont à l'heure ne s'ennuient pas. Pour les invités qui seront particulièrement en retard (et quand vous ne pouvez pas attendre de servir certains plats comme un soufflé), commencez comme prévu puis servez le plat suivant aux invités lorsqu'ils arriveront (même s'il s'agit du dessert). Organisez un jeu, une danse ou un discours supplémentaire afin de distraire vos invités. Vous pouvez par exemple mettre en place des séances photo jusqu'à ce que tous vos invités arrivent (prévoyez ces stratégies de rechange en avance). Pour les invités arrivant volontairement en retard, il s'agira d'un choix délibéré de vos invités et non de votre faute en tant que manageur. Préoccupez-vous des invités qui sont déjà présents, faites comme si de rien n'était et continuez la gestion de votre évènement. Les risques seront limités si vous avez planifié votre évènement avec précaution cependant, des accidents peuvent arriver (comme une table dérangée par un enfant ou un souci technique en cuisine). Connaissez bien vos invités afin de pouvoir anticiper où et quand sera servie la nourriture (notamment si vous organisez un buffet) et où s'assiéront les invités.   Toutes les taches doivent être nettoyées immédiatement pour des raisons de sécurité, même si cela signifie que vous deviez retirer un tapis rouge, un décor ou des meubles pour être en mesure de le faire. S'il est impossible de cacher une tache sans affecter la décoration ou l'intégrité d'un objet (comme une antiquité), il est plus sage de simplement le retirer. Si vous avez un article de rechange, vous pouvez l'utiliser. Sinon, déplacez les meubles ou le décor subtilement afin que l'on ne remarque pas son absence. Une corde tendue, un rideau ou écran peuvent permettre de cacher la nourriture (comme un buffet avec des chauffe-plats ou un plat surprise), car certains clients peuvent penser que si la nourriture est déjà présente, ils peuvent se servir lorsqu'ils le souhaitent, ce qui n'est pas toujours le cas. Soyez flexible avec votre menu. Si vous ne pouvez plus servir un plat (par exemple parce que l'accompagnement a brulé), vous pouvez le supprimer du menu, trouver une alternative ou réduire les portions de l'accompagnement en le remplaçant par autre chose. Prévenez toujours vos invités. Pensez aux végétariens imprévus, les abstinents, les personnes ayant des allergies alimentaires ou suivant un régime spécifique ou religieux, etc. Ne vous laissez jamais surprendre, mais il est possible que vos invités soient accompagnés de personne dont vous ne connaitrez pas les préférences. Ces situations sont généralement faciles à résoudre. Visualisez vos invités lorsqu'ils arrivent et demandez-leur immédiatement s'ils ont des préférences alimentaires et informez-en votre équipe en cuisine. Pour les grands groupes imprévus, envoyez un membre de l'équipe en cuisine pour faire le point et, le cas échéant, allez chercher la nourriture manquante. Les cuisines préparent généralement plus de nourriture que nécessaire pour couvrir les imprévus et le plus souvent, vous aurez plus d'annulations que d'invités imprévus. Les portions limitées peuvent être complétées en ajoutant des accompagnements supplémentaires, comme des petits pains, de la salade ou des légumes, des ingrédients que vous pourrez rapidement acheter dans le supermarché le plus proche. On oublie souvent de prendre en compte les besoins et les désirs des enfants lors d'évènements, alors qu'ils ont les mêmes besoins et souhaits que les adultes (à savoir passer un bon moment et ne pas s'ennuyer). Souvenez-vous que les parents pourraient s'offusquer que vous ne vous occupiez pas de leurs enfants. Dans la pratique, il est préférable de demander la confirmation pour chaque enfant qui souhaiterait venir.   Les jeunes enfants (moins de 10 ans) doivent souvent être nourris plus tôt, car le repas commence généralement à 20 heures pour les adultes, ce qui est trop tard pour les enfants. La nourriture doit être amusante et saine, mais préparez également un menu spécial comme vous le feriez pour les adultes afin qu'ils puissent eux aussi profiter de leur soirée. Les enfants de plus de 10 ans peuvent généralement manger les mêmes plats que les adultes, même s'ils ne mangent pas tout, mais offrez-leur tout de même le menu enfant (avec la permission de leurs parents) s’ils ne paraissent pas attirés par le menu normal. Les adolescents de 13-18 ans demandent souvent la même nourriture que les plus jeunes, comme un hamburger et des frites au lieu des repas plus formels et il est donc plus judicieux d'appeler le menu des enfants « menu alternatif » afin de ne pas les vexer. Parlez-en à vos clients afin de savoir ce qui sera le plus approprié pour les invités plus jeunes ou plus âgés. Prévoyez une pièce spéciale pour les mères avec jeune enfant afin qu'elles puissent les changer, leur donner le sein ou les coucher. Ce genre de drame arrive presque toujours lors d'évènement (et on ne le remarque pas lorsque l'on est un simple invité), donc préparez-vous.   Demandez aux clients ou aux invités clés la probabilité de tels évènements. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les gens soient assis à des endroits où ils ne causeront pas de problème. Demandez à votre personnel de surveiller discrètement ces personnes et d'intervenir en cas de besoin. Votre devoir est de veiller à ce que l'évènement se passe en douceur et de n'intervenir que lorsque cela est nécessaire et non une affaire privée. Par conséquent, il faut que vous connaissiez les personnes qui pourront vous aider à éviter les conflits. Il peut être difficile de refuser l'alcool à un client en état d'ébriété ou de réagir face à une personne violente et en colère : reposez-vous donc sur un des invités et n'ayez recours à la force qu'en cas d'extrême nécessité, après avoir consulté les participants. Même s'il s'agit d'un petit évènement et que l'alcool est à la disposition des invités, soyez toujours vigilant. Les intrus sont difficiles à gérer. Expulsez-les discrètement et consultez vos invités clés afin de vérifier qu'ils ne sont pas invités. Votre devoir est de protéger vos invités et donc d'appeler la sécurité ou la police si ces personnes ne quittent pas les lieux après avoir été conduites poliment vers la sortie par vos soins ou vos invités. Les invités mélangent souvent les cartes afin de s'assoir où ils le souhaitent. Vérifiez avec vos clients s'ils acceptent ces changements. En règle générale, vous devriez avoir organisé des plans de table à l'avance et avoir reçu l'approbation de vos principaux clients. Si vous devez vous tenir à ce plan, ne laissez pas rentrer les invités dans la salle à manger avant l'heure. Souvent, le hall d'entrée ou le bar servent précisément à cette fin et si le plan doit être respecté en raison de problèmes familiaux, il est sage de regrouper les invités et de les installer à leur table par groupe en faisant appel à votre personnel. La pluie ou la neige sont communes dans certaines régions du monde. De même, une vague de chaleur ou de froid peut aussi poser problème. Bien que les conditions météorologiques ne soient généralement pas un problème si vous êtes à l'intérieur, un évènement en extérieur peut rendre les choses difficiles. Si le temps prévu n'est pas au beau fixe, vous pouvez envisager de déplacer le lieu. Si l'évènement ne peut pas être déplacé ou reprogrammé, louez une grande tente ou un pavillon, mais cela peut être couteux si vous le faites à la dernière minute. Gardez toujours un œil sur l'évolution de la météo et même si vous avez peu de moyens pour sauver une soirée affectée par des conditions météorologiques peu favorables, faites du mieux que vous le pouvez.  De nombreux pays proposent des assurances si l'évènement est affecté par des conditions météorologiques graves. Si vous êtes dans une zone affectée par ce type de problèmes, il est recommandé de prescrire une assurance dans le cas où vous devriez décaler le jour, car cela couvrira au minimum les couts de location de l'équipement, du site et du personnel.
Sachez comment gérer les invités en retard et autres problèmes liés aux invités. Sachez comment réagir aux problèmes liés au repas. Adaptez-vous aux enfants. Sachez comment gérer les invités turbulents ou souls, les personnes qui ne sont pas invitées et tout autre invité à problèmes. Apprenez à gérer les intempéries.