Molto spesso capita, quindi è meglio prepararti al peggio. In linea di massima, i ritardi sono comprensibilmente difficili da evitare (e lo stesso vale per gli imbottigliamenti) e perdonati dagli invitati puntuali. Detto questo, ci sono alcuni trucchi da mettere in atto. Fai del tuo meglio per prevenire certe difficoltà:  Assicurati che gli inviti siano chiari, soprattutto per quanto riguarda data, orario e obbligo di confermare la propria presenza. Mettiti in contatto (usando la lista preparata prima) con il conduttore dell'evento, gli invitati principali (spesso leader dei gruppi che parteciperanno), gli intrattenitori e il personale della cucina non appena vieni a conoscenza di un problema difficilmente risolvibile. Se i ritardatari fossero gli ospiti d'onore (come gli sposi), le soluzioni classiche sono le seguenti: Contatta direttamente gli ospiti ritardatari per sapere quando pensano di arrivare. Avverti immediatamente la cucina di tutti gli sviluppi, affinché possano rallentare o accelerare la preparazione. Morditi la lingua prima di dire pubblicamente che c'è stato un ritardo a causa di certi ospiti (perché la festa può comunque andare avanti). D'altra parte, avvisa gli invitati o i membri principali dell'evento, in modo che sappiano cosa sta succedendo. Spiega cosa intendi fare, ma lascia che diano suggerimenti, in quanto conoscono i ritardatari e hanno familiarità con situazioni del genere. Presta particolare attenzione agli orari dei discorsi, in modo da poterti organizzare diversamente in caso di emergenza. Se i relatori sono in ritardo, servi un secondo aperitivo (ovvero la prima portata) e/o da bere per evitare che gli invitati puntuali si annoino. Si manterranno occupati. Se gli ospiti arriveranno con un ritardo eccessivo e non è possibile aspettare (soprattutto se hai una scaletta o devi servire certi cibi), avvia l'evento. Una volta che ci saranno anche loro, lascia che partecipino e assaggino il piatto servito in quel momento (anche se ormai è il dessert). Organizza un ballo, un gioco, un discorso o un'altra forma di intrattenimento extra (specialmente se musicale) per assicurarti che i presenti si distraggano. Potrebbero scattarsi foto di gruppo. Un'alternativa è passare tra i tavoli e invitarli a mettersi in posa. Una volta arrivati i ritardatari, prosegui con il programma. Considera il giorno prima questa strategia di emergenza. Se si tratta di ospiti intenzionalmente ritardatari, considerala una scelta personale. Non è colpa tua, quindi pensa ad assecondare i presenti e prendertene cura. In buona sostanza, comportati come se niente fosse e prosegui tranquillo. È una difficoltà che si presenta raramente dopo un'attenta pianificazione. Tuttavia, gli incidenti sono all'ordine del giorno (un ospite fa cadere un vassoio o si verifica un problema in cucina). Devi conoscere sin da subito le identità degli invitati. Tienile a mente per decidere come e quando esporre il cibo (per esempio, puoi fare un buffet se sono tutti adulti, altrimenti, servi ai tavoli nel caso in cui ci siano molti bambini) e dove si siederanno gli ospiti.  Tutto quello che viene riversato va ripulito subito per motivi di sicurezza, anche se ciò dovesse significare togliere un tappeto rosso, una decorazione o un mobile. Se è impossibile nascondere una macchia senza interessare negativamente l'aspetto o l'integrità di un oggetto (come un pezzo d'antiquariato), allora è meglio eliminarlo. Hai un ricambio? Usalo. In caso contrario, sposta questo elemento senza dare nell'occhio e senza far capire che manca. Meglio usare una barriera morbida, come una piantana con corda, una tenda o un paravento, ogni volta che devi nascondere l'area in cui si trova il cibo. È qui che verranno messi i tavoli con i portavivande per il buffet e i vari piatti portati dai camerieri. Si tratta di una buona disposizione soprattutto quando vuoi creare entrate “scenografiche” con il cibo. Certi ospiti pensano di poter mangiare quando vogliono se i vassoi sono a portata di tutti, non in una zona delimitata, e questo non sempre è il caso. Rivedi il menu. In caso di imprevisto (per esempio un contorno si è bruciato), escludi completamente un piatto, trova un'alternativa, riduci le porzioni per servire più portate, ma incrementa le porzioni degli altri cibi per ritrovare un equilibrio. Avvisa i camerieri in base alle diverse esigenze. Potresti ritrovarti inaspettatamente dinnanzi a persone vegetariane, astemie, allergiche o che seguono un'alimentazione specifica (magari per motivi religiosi). Non sorprenderti: succede anche dopo aver pianificato con cura un evento. Infatti, gli ospiti ogni tanto portano con sé familiari, partner o amici stretti senza nemmeno avvisare, soprattutto se non indichi che è obbligatorio avere un invito. Solitamente è facile trovare una soluzione. Conta gli ospiti mentre arrivano. Una volta varcata la soglia, chiedi se hanno particolari esigenze alimentari e avvisa immediatamente la cucina e lo staff. Se si tratta di grandi gruppi inattesi (non imbucati), manda un membro del team a calcolare le scorte e, se necessario, andare a fare la spesa. Le cucine spesso hanno più cibo del necessario proprio per rimediare a questi incidenti, e generalmente ci sono più cancellazioni che ospiti inaspettati. Puoi servire porzioni limitate dei cibi che scarseggiano insieme a riempitivi come pane, insalata, verdure o altri ingredienti che possono essere comprati velocemente al supermercato. È bene ricordare che molti manager commettono un grave errore: sottovalutare l'intelligenza o dimenticare le esigenze e i desideri degli invitati più piccoli. Infatti, proprio come gli adulti, hanno necessità e vogliono divertirsi, di certo non annoiarsi. Tieni inoltre a mente che i genitori spesso si offendono se l'organizzatore di un evento non ha pensato ai figli. In pratica, quando mandi un invito, è meglio chiedere di confermare anche la partecipazione di eventuali bambini.  Ai bambini più piccoli (sotto i 10 anni) è meglio offrire piatti o snack presto. Molte cene iniziano intorno alle otto di sera, se non più tardi, e magari sono abituati a mangiare prima. Il menu proposto dovrebbe essere gustoso, sano e speciale almeno quanto quello dei “grandi”. I genitori apprezzano che vengano riservate attenzioni speciali ai bambini: facilita il loro lavoro, così giustamente possono divertirsi come tutti gli altri. I bambini più grandi (dai 10 anni in su) solitamente mangiano cibi e porzioni da adulti. Tuttavia, offri comunque il menu pensato per i più piccoli (con il permesso dei genitori), specialmente se non sembrano attratti dalle proposte per i grandi. È inoltre risaputo che i giovani adulti, quelli di età compresa tra i 13 e i 18 anni, spesso preferiscono gli stessi piatti dei bambini, come hamburger e patatine, mentre non apprezzano le classiche pietanze da ristoranti formali. Un trucco usato di frequente è ribattezzare “Menu Alternativo” il menu dei bambini per questo tipo di ospiti. È meglio andare sul sicuro e discutere con gli invitati principali dei piani per evitare che i più giovani abbiano problemi. Fallo in anticipo. Dovresti mettere a punto un'area discreta per le mamme con neonati, le quali hanno particolarmente bisogno di fare pause al bagno per cambiare il pannolino o allattare. Inoltre, prepara un posto in cui i bimbi più piccoli possano riposare. In teoria, questi problemi non dovrebbero presentarsi affatto, ma capita, sia agli eventi familiari sia a quelli aziendali. Questi incontri spesso sono intrisi di politica e drammi: siccome sei un estraneo, non sempre ne sarai a conoscenza. Preparati.  Prima dell'evento, chiedi al cliente o agli ospiti principali quali sono le probabilità che si verifichi una situazione del genere. In alternativa, rivolgiti agli ospiti che si occupano dell'accoglienza se non è appropriato parlarne con gli invitati d'onore. In questo modo, sarai sicuro di organizzare i posti senza provocare diverbi. Chiedi al personale o ai clienti di assumere il ruolo di osservatori non ufficiali. Terranno gli occhi aperti in caso di litigi e interverranno al momento opportuno. Strettamente parlando, il tuo compito è assicurarti che l'evento fili liscio come l'olio, ma devi farti avanti solo se è appropriato. Generalmente, bisogna tenersi alla larga da questioni private. Di conseguenza, devi sapere chi sono i conciliatori del gruppo in occasione di un evento. Siccome può essere difficile rifiutarsi di offrire alcool a un ospite ubriaco o avere a che fare con un invitato arrabbiato o violento che ha alzato un po' troppo il gomito, meglio selezionare un pacificatore. Dovrà farsi coinvolgere da un problema solo se è necessario e dopo aver consultato gli invitati d'onore. È altrettanto importante prestare attenzione agli eventi più piccoli o che si tengono in giardino: l'alcool spesso viene conservato in un piccolo frigorifero portatile, quindi possono tutti servirsi da soli. Gli imbucati sono difficili da gestire. Qualora dovesse presentarsene uno, mandalo via con discrezione, se è il caso. Consulta gli invitati d'onore per verificare il da farsi. Se invece arriva un gruppo consistente di intrusi fastidiosi o invadenti, il tuo compito è proteggere i presenti fino a quando ti è possibile. Non vanno via nemmeno dopo che tu o gli altri ospiti glielo avete chiesto educatamente? Chiama la polizia. Gli ospiti spesso cambiano le postazioni e si siedono altrove, quindi finiscono per sconvolgere l'equilibrio stabilito. È meglio chiedere agli invitati d'onore fino a che punto, secondo loro, è sostenibile un cambiamento del genere. Solitamente, dovresti organizzare in anticipo la disposizione dei posti a sedere e farla approvare dal cliente. Se la gente non dovrebbe spostarsi dal proprio tavolo, è preferibile aspettare che arrivino tutti prima di aprire la sala. Spesso l'atrio, l'entrata o il bar ha questo scopo, il che permette di prevenire molti problemi familiari. Ti conviene raggruppare gli ospiti e lasciare che il personale li accompagni contemporaneamente ai propri posti. In questo modo, si siederanno ordinatamente. In molte zone, può iniziare a piovere o nevicare all'improvviso. Analogamente, un'ondata di calore o un fronte freddo può rappresentare un problema non indifferente. Se da una parte il clima solitamente non genera difficoltà al chiuso, organizzare un evento all'aperto porta con sé numerosi rischi. Le previsioni annunciano maltempo? Allora sarebbe meglio spostare l'incontro altrove. Nel caso in cui non sia possibile o decida di riprogrammarlo, noleggia un tendone o un gazebo grande (anche se bisogna dire che può essere costoso all'ultimo momento). Tenere costantemente d'occhio gli sviluppi meteorologici è importante. Non puoi intervenire più di tanto per salvare un evento dal brutto tempo, quindi fai del tuo meglio per prevenire. Informati per sapere se è possibile stipulare un'assicurazione allo scopo di tutelarti in caso di maltempo o altri problemi. Se vivi in una zona nota per le condizioni climatiche inaspettatamente mutevoli, è caldamente raccomandato fare una ricerca al riguardo, così ti proteggerai qualora fossi costretto a riorganizzare l'evento. L'assicurazione dovrebbe coprire almeno il costo del noleggio prolungato delle attrezzature, la prenotazione del salone e l'assunzione del personale.
Impara a gestire ospiti ritardatari o che provocano problemi. Impara a gestire i problemi con il cibo. Impara a gestire i bambini. Impara ad affrontare gli ospiti turbolenti o ubriachi, gli imbucati e tutte quelle persone che disturbano. Impara a gestire il tempo inclemente.