標準作業手順書の書き方には、これと言った正解がありません。しかし、会社にある既存の標準作業手順書を参考にすれば、自分の会社でどのような書式が一般的に使用されているのかを知ることができます。既存の標準作業手順書があれば、それをひな形として利用しましょう。既存の物がなければ、以下のような方法があります。   「簡単なステップ用書式」：短い手順で、いくつかの決まった作業結果にしかならず、要点のみを記述すればよい日常的な作業には、このフォーマットが適しています。必要書類や安全ガイドライン以外は、手順書を読む人がすべきことを簡潔な文章で箇条書きにすればよいでしょう。 「階層的ステップ書式」：通常このフォーマットは、10ステップ以上から成り、いくつかの意思決定、説明や専門用語を含む長い手順に用いられます。一般的にこのフォーマットでは、主要ステップ一覧とそれに付随するサブステップが決められた順番で並びます。 「フローチャートフォーマット」：起こりうる結果が無数にあり、まるで地図のような手順には、フローチャートが最も良いフォーマットかもしれません。いつも作業結果を予測できるとは限らない場合には、このフォーマットを選択しましょう。 手順書を作成する前に、考慮すべき大切なことは、以下の通り主に3点あります。   「読者の前提知識」：手順書の読者が、組織や手順に精通しているか、専門用語を知っているかなどを考慮しましょう。読者の経験や知識に合わせて、手順書を書かなければなりません。 「読者の言語能力」：手順書を日本語で書く場合に、日本語ができない人が読む可能性がないかを考えましょう。読み手が日本語を理解できない可能性がある場合は、写真や図をたくさん挿入するとよいでしょう。 「読者の規模」：一度に複数の人（それぞれ異なる役割を持つ人）が手順書を読む場合は、演劇の台本のように記述しましょう（「ユーザー１の作業が完了したら、ユーザー2が作業を開始する。」など）。これにより、手順書を利用する人それぞれが、うまく連動して作業できるようになります。 肝心なのは、自分が標準作業手順書を作成するのに適任であるかということです。作業内容を理解しているか？どのような失敗や間違いが想定されるのか？どのように安全を確保するか？これらにしっかりと回答できなければ、他の人に作成を依頼した方がよいでしょう。出来の悪い（さらに言えば不正確な）手順書は、生産性を低下させて組織の失敗に繋がるだけでなく、危険を招き、自分のチームから環境まであらゆる範囲に悪影響をもたらしかねません。つまり、そのようなリスクを冒すべきではありません。  あるプロジェクトを任せられて、それを完了させなければならないと思うならば、躊躇わずに、毎日作業を行っている担当者に協力を依頼しましょう。標準作業手順書を作成するために、関係者に聞き取りを行うのは当たり前のことです。 各自が作業手順や専門用語を熟知しているチーム向けに手順書を作成する場合で、チェックリスト程度の簡潔な標準作業手順書で充分であれば、短い簡潔な書式で作成しましょう。  基本目的と関連情報（日付、作成者、文書番号など）以外は、各手順が簡潔にリスト化された書式です。詳細や説明が不要な場合は、このような書式で作成しましょう。 組織の中で何度も繰り返し行われている作業があることは当然です。しかし、こうした作業の手順書がとりわけ役立つ理由はあるのでしょうか？手順書は安全を重視しなければならないのでしょう？コンプライアンス対策のためでしょうか？研修や日々の業務で利用されるのでしょうか？チームの成功にとって、手順書を必要とする理由には以下が挙げられます。   コンプライアンス基準を確実に順守するため 要求生産高を最大限にするため 作業手順が環境に悪影響を及ぼさないことを確実にするため 安全を確保するため 確実に全てが計画通りに進むようにするため 製造における欠陥を防止するため 研修資料として利用するため 手順書で重視する内容を把握すると、その内容を中心に構成することで、手順書が書きやすくなります。また、手順書の重要性を理解しやすくなります。
書式を選択する　 標準作業手順書の読者を考慮する　 自身の知識を考慮する　 標準作業手順書の長さを決める　 標準作業手順書の目的をしっかりと理解する　