メールには適時に返信することが、礼儀や社会人意識として重要です。即時に返事をする必要はありませんが、遅くとも2日以内に返信するべきです。 自分に関係ないメールや間違いメールだったとしても、送信者に返信して、自分は正しい送り相手ではないことを伝えましょう。 メールは通常テキストメッセージや電話よりもかしこまった形式です。「こんにちは」「初めまして」といった言葉で、メールをうまく書き出しましょう。 返信する相手が好きな挨拶があったり、相手を名前で呼ぶように言われている場合などは、相手の希望に合わせましょう。例えば、相手があなたから本名ではなくあだ名で呼ばれるのが好きな場合、それに従います。 メールの返信は、正しい文法、漢字、句読点の使い方で書く必要があります。感嘆符を使い過ぎると、誠意がない、あるいはひどく浮かれているように受け取られます。適切な場面以外では使うのを避けましょう。 感嘆符は誰かをお祝いしたり、興奮を伝えるのに素晴らしい方法です。しかし、使い過ぎると効果が失われます。 標準的なフォントを選び、メールが業務的に見えるようにしましょう。メールの返信を送る際は、フォントに複数の色やComic Sansのような活字書体を使わないようにしましょう。 Arial やTimes New Roman といったフォントを10～12ポイントで使うのが標準的です。 他の人も宛先に加えて返信すると、その人も議論に加えることができて便利な場合はよくあります。しかし、上司や同僚を不必要に加えると、返信相手が気分を害したり怒ったりすることがあります。 誰かをメールのやり取りに加える必要がある場合、宛名を伏せて「BCC」を使う選択肢もあります。 グループ全員に返信するのが適切な場合、「全員に返信」を選んで返信しましょう。しかし、特定の話題や問題を1人に聞いたり説明したりする必要がある場合、その人に直接返信しましょう。 大勢のグループの中の数人だけに返信する必要がある場合、その人たちを選んで返信しましょう。 やり取りに付け加えたのではない短いメールは不要です。送信者から、メールを受信し理解したことを知らせるように言われた場合を除き、「ありがとう」とだけ伝えるメールは不必要であり、迷惑です。 誤字や文法の誤りがあると、メールが素人っぽく見えます。送信ボタンを押す前に、返信内容を再度見直しましょう。誤字や文法、そして送り先が正しいかどうかを確認します。  パソコンの校正機能を頼り切ってはいけません。 メールを送る前に声に出して読んでみると、どのように聞こえるか分かります。 メールのアプリやプログラムでは、送信先を入力する際、自動入力されることがよくありますが、うっかり間違った人にメールを送ってしまう原因になります。
メールは48時間以内に返信しましょう。 メールの返信では業務的な挨拶を使います。 感嘆符は控えめに使いましょう。 メールを打つ際は、変わったフォントは避けましょう。 誰を宛先に加えて返信するか注意しましょう。 グループメールでは誰に返信をしたいか考えます。 必要な場合を除き、軽いお礼のメールを送るのは避けましょう。 送る前にメールを見直し、送り先を確認しましょう。