Antes de empezar una evaluación de rendimiento de un empleado, tendrás que decidir cómo vas a evaluar su trabajo. Hay muchas formas de organizar o estructurar una evaluación. Estas son tres de las más comunes:  Abiertas: en lugar de usar una escala de calificación, una evaluación de rendimiento abierta es una evaluación escrita abierta que puede incluir cualquier pensamiento que el evaluador decida incluir. Este formato es preferible si solo tienes a tu cargo un número reducido de personas. Respuesta estructurada: la evaluación de respuesta estructurada es un punto medio entre una abierta y una con lista. Consiste en una serie de temas o preguntas enmarcados dentro de unos parámetros de rendimiento que se llenan de acuerdo al rendimiento del empleado. Recuerda que estas respuestas tienen que basarse en la observación de resultados, no en la especulación de motivaciones o actitudes.  Lista: la evaluación de lista se usa por lo general cuando se tiene varios empleados a cargo para evaluar. Consiste en una lista de evaluaciones de rendimiento y una clasificación numérica de cómo se desempeña un empleado en particular en cada categoría (por ejemplo, con una escala del 1 al 5). Clasificar a los empleados en grupos con otras personas puede ser una buena forma de reconocer un mal rendimiento. Muchas empresas despiden al 10 % que va a la cola si no se ven mejoras. Puede ser muy fácil confundir los logros con las actividades. Estas últimas son lo que realizan los trabajadores a diario cuando van a trabajar, los logros son los resultados o los productos de sus actividades y su esfuerzo.  Cuando estés evaluando el rendimiento de un empleado, tendrás que distinguir entre el hecho de que realice su trabajo y de que logre cosas para la empresa en realidad. Ponte como objetivo felicitar el buen trabajo de un empleado, pero ten logros concretos que felicitar.  Elogia el buen trabajo en especial si el empleado está realizando el trabajo de varias personas. A muchos empleados se les asigna más trabajo después de una reducción de personal, sin embargo, nunca se les reconoce el esfuerzo extra.  Enfócate en todo el periodo de informe (lo más probable es que sea un año). Enfocarte en un incidente malo del último mes e ignorar los últimos 11 meses de trabajo perfecto es injusto y no ayuda a los empleados. Podría parecerte obvio, pero una evaluación de rendimiento solo es valiosa para el empleado si proporciona retroalimentación específica sobre las áreas que necesitan mejora. También debe abordar tareas específicas que el empleado realiza de manera adecuada y alentarlo en todas las áreas de su rendimiento.  Dedícale tiempo a cada objetivo que se vaya a revisar. Sé honesto y justo en la evaluación y no tengas favoritos entre tus empleados. Sustenta cada puntaje de la evaluación, sea bueno o malo, con comentarios y retroalimentación escritos.  Asegúrate de que la crítica (si hubiera) sea constructiva. No es útil decirle a alguien que es malo haciendo algo, dile cómo mejorar ese aspecto de su trabajo. Como director, pregunta cómo puedes ayudar a tus empleados a lograr sus objetivos y concéntrate en eso. En otras palabras, ten una orientación hacia la persona para conseguir altos estándares en lugar de orientarte al proceso. Enfócate en las fortalezas y debilidades de cada empleado y asegúrate de darles nuevos objetivos de rendimiento para el año que viene.  Deja que los empleados sepan que las mejoras pueden conllevar beneficios como un aumento de salario o un ascenso a un puesto mejor. Si el empleado tuviera áreas que necesitan mejoras, tendrás que darle las herramientas para mejorar su rendimiento. Los mejores objetivos son los SMART, que es un acrónimo de Specific (específico), Measurable (medible), Attainable (conseguible), Relevant (relevante) y Time-bound (temporal).  Los objetivos específicos deben usar un lenguaje exacto y apuntar a los aspectos precisos que necesitan mejora. Por ejemplo, en lugar de decirle "Haz mejores llamadas de venta", podrías sugerir que el empleado trabaje en su tono y discurso con los clientes. Los objetivos medibles deben supervisarse fácilmente. Debes tener una indicación clara de lo que necesita hacerse, cuánto cambio se requiere y para cuándo tiene que suceder. Los objetivos que se pueden alcanzar son realistas y factibles para que un empleado los logre. En lugar de esperar que un empleado cambie la empresa solo, puedes esperar que mejore sus números de venta, por ejemplo. Los objetivos relevantes conectan el rendimiento del empleado con resultados cuantificables que se relacionen con su función en el lugar de trabajo. Por ejemplo, se le podría pedir a un empleado de atención al cliente que mejore el número de clientes descontentos que pueda conservar como clientes. Los objetivos temporales, tienen una fecha específica de inicio y fin. Por ejemplo, un objetivo temporal puede ser mejorar las calificaciones de satisfacción de los clientes dentro de los siguientes seis meses. Incluso la evaluación de rendimiento más crítica terminará con algo positivo. Como director, tendrás que evaluar el trabajo de un empleado para encontrar algo positivo que puedas elogiar.  Normalmente es más fácil asimilar la retroalimentación negativa cuando la revisión termina con algo positivo. Piensa en todo lo que el empleado ha hecho el año que ha pasado, incluyendo sus interacciones con sus colegas, para encontrar algo positivo que puedas elogiar. Aunque es más común realizar revisiones anuales, a algunos directores les gusta hacerles seguimiento a los empleados entre una revisión amplia y otra. Se pueden realizar cada tres meses o a la mitad del año, pero el objetivo es evaluar el progreso de cada empleado de modo que no quede opacado por más críticas en la siguiente evaluación anual.  Puedes hacerles seguimiento a los empleados por medio de evaluaciones formales o de manera informal por medio de una conversación personal (si fuera posible). Elogia las mejoras y los cambios correctivos del empleado. Dale crédito por su esfuerzo. Señala los aspectos del rendimiento que no hayan mejorado con las recomendaciones o que hayan empeorado desde la evaluación del año pasado.
Escoge un formato de evaluación. Piensa lo que se logra realmente. Justifica cada parte de la evaluación. Fija objetivos y metas SMART para el puesto. Termina la revisión de manera positiva. Hazle seguimiento con revisiones trimestrales o a mitad de año.