Vous devez notifier vos invités de ce que vous organisez. L'invitation représente votre évènement et doit donc laisser une bonne impression et donner envie à vos invités de venir. Prévoyez donc de belles invitations.  Vous pouvez prévoir des invitations classiques (comme une carte ou un flyer). Vous pouvez aussi envoyer vos invitations par mail, via une newsletter ou sur les réseaux sociaux et les sites spécialisés comme Eventbrite qui permet également de comptabiliser vos invités et de gérer votre calendrier. Si vous cherchez à avoir de nombreux invités, passez plutôt par Facebook et Twitter. Si votre évènement est plus confidentiel, ne passez pas par les réseaux sociaux. Vous devez savoir exactement combien d'invités viendront et ce dont vous aurez besoin, donc soyez organisé ! Tout le monde ne viendra surement pas, mais vous aurez une idée globale du nombre d'invités. Certains sites spécialisés peuvent vous aider dans ces tâches, mais vous pouvez aussi passer par Facebook et Excel. Aurez-vous besoin de trouver, d'embaucher, de réserver ou de déléguer des photographes, constructeurs, designeurs, décorateurs, conférenciers, commanditaires, artistes ou groupes, membres du clergé, danseurs ou des démonstrations ? Il est sage de les inclure dans vos calculs pour la nourriture et les sièges de sorte qu'un repas et une place soient prévus dans les cas appropriés ou nécessaires.   Devez-vous prévoir la nourriture et les boissons ? Si c'est le cas, il faut que vous sachiez qui s'occupera de la préparation, du service et du nettoyage. Quel type de nourriture allez-vous servir ? Vos invités ont-ils des allergies, suivent-ils un régime végétarien, végétalien ou sans gluten, sont-ils diabétiques ou doivent-ils respecter des principes religieux comme consommer de la viande halal ou kascher, etc. Y aura-t-il des bébés, de jeunes enfants, des personnes âgées ou blessées qui ne pourront pas manger de la nourriture solide ? Devez-vous organiser des divertissements ou de la logistique ? Cette partie peut concerner la livraison de matériel de musique, le montage de pavillons, de tentes, la mise en place de décoration ou la gestion de la scène comme l'installation d'un microphone et d'amplificateurs, d'éclairage, de prises de courant, de projecteurs, d'écrans pour les diaporamas, de machines à fumée, de miroirs, bannières et signalisations d'entreprise, etc. Si vous sous-traitez ces aspects à une entreprise spécialisée, assurez-vous qu'elle soit en mesure de fournir et de mettre en place ses propres équipements, l'endroit où le matériel sera stocké sur le site ainsi que son calendrier. De cette façon, vous serez en mesure de savoir ce que vous allez devoir faire pour les aider.  Les traiteurs, fleuristes, artistes, et d'autres personnes importantes apprécient de pouvoir planifier leur prestation, car des services commandés en urgence coutent généralement plus cher. L'autre avantage est qu'en cas d'annulation, vous serez en mesure de trouver une solution de rechange. Le maitre de cérémonie n'organise pas nécessairement l'évènement, mais l'anime. Il s'agit en général d'un invité qui organisera des discours, annoncera l'arrivée des plats, la première danse, l'arrivée d'invités spéciaux et les diverses activités. Communiquez régulièrement avec cette personne et tenez-la au courant, car elle sera ainsi mieux à même de vous aider dans la gestion.  Dans certains cas, vous serez le maitre de cérémonie, ce qui risque de vous compliquer la tâche. Vous allez donc devoir nommer des leadeurs à la tête de chaque équipe afin de leur déléguer la majorité de vos devoirs. Lorsque vous engagez une équipe, vérifiez à deux reprises qu'elle apporte le matériel nécessaire. Dans certains cas, vous allez devoir louer vous-même les équipements. Vous pouvez les louer, les acheter ou même les emprunter à de la famille ou des amis. Vérifiez bien l'ensemble de votre liste, des serviettes aux rallonges et amplis.  La décoration est essentielle. Les nappes, fleurs, cadeaux, bougies, ballons, bannières, fonds blancs pour les photos ou le tapis rouge doivent toujours être trouvés en avance. Une chose que beaucoup de débutants oublient sont les points les plus subtils des installations. En avez-vous prévu assez ? Pensez par exemple aux toilettes et salles de bain, espaces de stationnement, rampes d'accès pour fauteuils roulants, vestiaires, salles de stockage et espaces cuisine, bacs d'élimination des déchets, réfrigérateurs, générateurs d'électricité, etc. Il est important de planifier ces aspects en avance.  Pensez aussi à l'extérieur de votre évènement : devez-vous prévoir les transports et l'hébergement pour les invités et le personnel ne vivant pas sur place, ainsi que la réservation du transport pour les amener sur le lieu ? Comprenez la hiérarchie sociale de votre évènement (si elle ne correspond pas à la vôtre) afin de pouvoir gérer toutes les situations. Vos clients doivent avoir confiance en vous et vous devez donc maitriser les éléments suivants.   Connaissez bien vos invités. Cela est souvent simple lorsque vous célébrez un évènement, comme un mariage. Le client n'est cependant pas toujours l'invité d'honneur, mais peut faire partie du même groupe ou même ne pas être présent. Qui s'occupe de l'accueil : ce sont souvent les personnes qui invitent à leurs propres tables et sociabilisent facilement avec les invités. Ces personnes sont utiles pour maintenir une ambiance conviviale et lancer la conversation si les choses se calment, encourager les gens à danser ou à présenter les invités à d'autres clients. Elles doivent être fiables, mais sont généralement utiles à connaitre, car elles vous tiendront informé, peuvent intervenir si nécessaire et présider l'évènement en cas d'urgence. Ces personnes facilitent donc la gestion de votre évènement. Qui seront vos gardiens de la paix : vous devez bien connaitre ces personnes clés, car vous devez les tenir au courant et les impliquer dans la gestion des imprévus lorsque cela est approprié. Il s'agira en général du chef de famille, d'un gardien ou du chef de la sécurité. Qui prend les décisions : dans certains cas, il s'agira de vous-même, mais pour les situations dans lesquelles vous devez consulter les invités, mais que cela n'est pas approprié de les déranger, il faut que vous connaissiez la personne à qui parler en cas d'urgence. En général, il s'agira de la personne qui paye pour l'évènement ou toute personne que vous considérez comme votre client et qui aura donc le dernier mot.
Envoyez vos invitations. Comptabilisez les réponses positives. Gérez les éléments que vous avez besoin de louer. Trouvez une personne pour présider la cérémonie. Regroupez votre équipement. Revenez sur vos bases. Connaissez bien vos invités.