Em geral, POPs técnicos consistem de quatro elementos, além do procedimento em si:   Página de título. Aqui, está incluído: 1) o título do procedimento, 2) o número de identificação do POP, 3) data de edição ou revisão, 4) o nome da agência/departamento/setor a que o POP se aplica, e 5) assinaturas daqueles que prepararam e aprovaram o documento. Essa página pode ser formatada da maneira que você preferir, desde que a informação seja clara.  Índice. O índice será necessário apenas se seu POP for um tanto longo, para facilidade de referência. Você não precisa de nada além daquele formato padrão.  Controle de Qualidade. Um procedimento só tem qualidade se puder ser checado. Tenha os materiais necessários e forneça detalhes, a fim de que o seu leitor possa ter certeza que obteve o resultado esperado. Você pode ou não incluir outros documentos, como amostras de avaliação de performance.  Referência. Liste todas as referências citadas ou significantes. Se você se referir a algum outro POP, anexe as informações necessárias ao apêndice. Sua empresa pode ter um protocolo diferente desse. Se há outros POPs aos quais você pode se referir, siga a estrutura que já foi utilizada pela sua empresa. Âmbito e aplicabilidade. Em outras palavras, descreva o propósito do processo, seus limites e como ele é utilizado. Inclua padrões, requisitos regulamentares, papéis e responsabilidades, assim como entradas e saídas.  Metodologia e procedimento. O principal: liste todos os passos com os detalhes necessários, incluindo quais equipamentos serão necessários. Mencione procedimentos sequenciais e fatores decisórios. Não deixe de abordar os "e se...", possíveis interferências e considerações sobre segurança.  Esclarecimentos sobre terminologia. Identifique siglas, abreviaturas e todas as frases que não são linguagem comum.  Avisos de saúde e segurança. Liste-os em uma seção própria, ao lado dos passos que representam riscos. Não negligencie esta seção.  Equipamentos e suprimentos. Faça uma lista do material necessário, onde e quando encontrar o equipamento, regulamentos sobre o equipamento etc.  Precauções e interferências. Basicamente, uma seção para resolução de problemas. Considere o que pode dar errado, em que prestar atenção e o que pode interferir no produto final, ideal.  Dê a casa um desses tópicos uma seção própria (geralmente marcada por números ou letras) para evitar que seu POP fique confuso e que seja facilmente interpretado. Não faça uma lista exaustiva. Este é apenas o começo. Pode ser que sua empresa especifique outros aspectos que exijam atenção. É provável que não seja uma leitura para lazer. Então seja simples e direto — senão, a atenção do leitor pode se perder, ou ele pode até achar o documento formidável, mas difícil de compreender. Em geral, mantenha as frases curtas.   Aqui está um mau exemplo: Limpe todo o pó acumulado no eixo de ar antes que você comece a usar o equipamento.  Aqui está um bom exemplo: remova a poeira do eixo de ar antes do uso. De maneira geral, não use "você". Fica implícito no texto. Fale sobre as atividades na voz ativa e comece as frases com imperativos. A última coisa que você pode querer é que um POP com imprecisões. Você pode comprometer a segurança da equipe, sua eficácia, tempo, simplesmente por não dar atenção a um processo já estabelecido — seus colegas de equipe podem se sentir ofendidos. Então, se for necessário, faça perguntas! Você não vai querer errar. Claro que, se você não sabe, consulte várias fontes, fale com várias pessoas, considerando todos os papéis e responsabilidades. Um membro do time pode não seguir o procedimento operacional padrão, outro pode não estar envolvido em todo o processo. Se há alguma etapa que pode ser desafiadora, facilite as coisas para seus leitores, utilizando algum tipo de esquema ou diagrama. Fica mais fácil de ler e poupa a mente do seu leitor de tentar decifrar toda aquela informação. Além de parecer mais completo e bem escrito. Não utilize alguma dessas estratégias apenas para engrossar o documento. Siga esse caminho se for realmente facilitar a compreensão do leitor. Esse POP é apenas um entre muitos outros POPs — por isso, sua empresa deve ter algum tipo de banco de dados para catalogar esses documentos, com algum tipo de sistema de referência. Seu POP é parte desse sistema de referência e, portanto, precisa de algum código de identificação. É aí que entra essa notação. Cada página deve conter um título curto ou número de identificação, um número de revisão, data, numeração de página no formato "página # de #", no canto superior direito (na maioria dos formatos). Você pode precisar de notas de rodapé, dependendo da preferência de sua empresa.
Analise o material necessário. Para o procedimento em si, não deixe de mencionar os seguintes tópicos: Escreva concisamente e facilite a leitura. Se necessário, entreviste os profissionais envolvidos no processo para saber como eles executam a tarefa. Quebre as partes mais pesadas do texto em diagramas e fluxogramas. Cada página deve conter uma notação para controle de documentação.