Pivot Table ให้คุณสร้าง visual report หรือรายงานข้อมูลแบบแผนภาพได้ใน spreadsheet เลย คุณคำนวณตัวเลขได้เลยโดยไม่ต้องใส่สูตรหรือ copy ข้อมูลใส่เซลล์ไหน ที่ต้องมีคือ spreadsheet แบบหลาย entry  หรือสร้าง Pivot Table ใน Excel โดยใช้แหล่งข้อมูลนอกโปรแกรม อย่างจาก Access ก็ได้ ให้คุณ insert หรือแทรก Pivot Table ลง spreadsheet ใหม่ของ Excel บางที pivot table ก็ไม่เหมาะกับชนิดข้อมูลของคุณ ถ้าอยากใช้ฟีเจอร์ต่างๆ ของ pivot table ให้เต็มที่ spreadsheet ของคุณควรมีลักษณะดังต่อไปนี้   spreadsheet ของคุณต้องมีอย่างน้อย 1 คอลัมน์ พร้อมข้อมูลที่ซ้ำกัน คืออย่างน้อย 1 คอลัมน์ต้องมีข้อมูลเดียวกัน ในตัวอย่างที่เราจะยกมาในส่วนถัดไป คอลัมน์ "Product Type" จะมี 2 entry คือ "Table" หรือ "Chair" ต้องมีข้อมูลที่เป็นตัวเลข ซึ่งจะถูกเอาไปเปรียบเทียบและสรุปในตาราง ในตัวอย่างที่เราจะยกมาในส่วนถัดไป ข้อมูลในคอลัมน์ "Sales" จะเป็นตัวเลข คลิก tab "Insert" ที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel แล้วคลิกปุ่ม "PivotTable" ทางซ้ายของ Insert ribbon  ถ้าใช้ Excel 2003 หรือเก่ากว่า ให้คลิกเมนู Data แล้วเลือก PivotTable and PivotChart Report... ตามค่า default โปรแกรม Excel จะเลือกทุกข้อมูลใน spreadsheet ที่เปิดอยู่ คุณคลิกแล้วลากเพื่อเลือกส่วนที่ต้องการใน spreadsheet ได้เลย หรือพิมพ์ cell range หรือระยะเซลล์ที่ต้องการเองก็ได้  ถ้าคุณใช้ข้อมูลนอกโปรแกรม ให้คลิก "Use an external data source" แล้วคลิก Choose Connection... จากนั้น browse หา database connection หรือฐานข้อมูลที่จะใช้จากในคอม พอเลือก range หรือระยะแล้ว ให้เลือก location ในหน้าต่างเดียวกัน ตามค่า default โปรแกรม Excel จะวางตารางใน worksheet ใหม่ คุณจะได้สลับหน้าไปมาโดยคลิก tab ต่างๆ ล่างหน้าต่างได้ หรือเลือกวาง Pivot Table เป็นข้อมูลใน sheet เดียวกันก็ได้ จะได้เลือกเซลล์ที่ต้องการวางตารางได้เลย  พอตั้งค่าจนพอใจแล้ว ให้คลิก OK Pivot Table ก็จะโผล่มา และเมนูก็จะเปลี่ยนไป
เปิด spreadsheet ที่จะสร้าง Pivot Table. ข้อมูลต้องเหมาะกับ pivot table. เปิด Pivot Table wizard. เลือกข้อมูลที่จะใช้. เลือกตำแหน่งวาง Pivot Table.