Ahorra tiempo y energía al ingeniar un lenguaje simple para reutilizar en la correspondencia que repites frecuentemente. Ten varias plantillas disponibles para diferentes situaciones, como los correos electrónicos, los boletines de prensa o las llamadas telefónicas, que puedas copiar, pegar y editar fácilmente para que se acoplen a una situación específica. Escribe unos apuntes en tu teléfono celular, ordenador portátil o cuaderno de apuntes por cada reunión, mensaje de teléfono o conversación importante. Colócalos en unas carpetas electrónicas o físicas específicamente etiquetadas para que puedas retomarlos luego y tener unos registros de la comunicación verbal que podrías olvidar en el curso de un día atareado. Practica tu saludo y otra información importante o común que tengas que decir por teléfono. Ten en frente de ti una lista de las extensiones telefónicas de la oficina y ocúpate de memorizarlas para que puedas transferir rápidamente las llamadas. Conoce las características especiales de tu teléfono en la oficina, como enviar a alguien directamente al correo de voz de un empleado o añadir a las personas en una llamada de conferencia, de modo que puedas ahorrar tiempo y evitar las dificultades técnicas. Asegúrate de que cada formulario de comunicación escrita que envíes esté bien escrito y sin errores gramaticales o de puntuación. Pasa algunos minutos adicionales para revisar los correos electrónicos, las agendas y otra correspondencia para verificar que todo esté correcto y ahorrar el tiempo y la vergüenza de tener que emitir unas correcciones o responder los correos electrónicos de los destinatarios confundidos. Activa la revisión ortográfica en las aplicaciones que utilices para los documentos, los inventarios y los correos electrónicos. Activa también esta función en tu navegador para notar los errores mientras escribes en una página web, en especial cuando publiques en la página web de la compañía, sus cuentas de medios sociales u otras plataformas oficiales. Expresa tu propósito para llamar o enviar un correo electrónico en tan pocas palabras como sea posible. Haz algunas preguntas directas y repite tu nombre, el de la compañía, su número telefónico y correo electrónico cuando sea necesario. Brinda una hora en la que esperas recibir una respuesta de esa persona para que puedas lidiar con la comunicación eficientemente. Asegúrate de dejarlas en claro y brindar unos recordatorios al llamar o enviar unos correos electrónicos el día anterior o el mismo día para confirmar las citas y otras reuniones importantes. Comunícate con las personas de las que no hayas obtenido una respuesta al enviar unos correos electrónicos o unos mensajes telefónicos corteses y concisos para hacerles recordar que esperas una respuesta de su parte.
Cíñete a las plantillas. Sé una persona que toma apuntes meticulosamente. Sé eficiente y amigable por teléfono. Revisa tu gramática. Mantén los correos electrónicos y los correos de voz breves y apacibles. Confirma las citas y las horas.