Non c'è un modo giusto o sbagliato di scrivere una POS. Tuttavia la tua azienda ha sicuramente alcune POS alle quali puoi riferirti per le linee guida di formattazione, seguendo le caratteristiche che l'azienda preferisce. Se è questo il caso, usa la POS esistente come modello. Altrimenti, puoi scegliere tra alcune opzioni:   Un semplice formato in sequenza. È un modello per operazioni di routine, brevi e con pochi esiti possibili, che si concludono velocemente. Al di là della documentazione necessaria e delle linee guida di sicurezza, è davvero soltanto una lista di frasi semplici che dicono al lettore cosa fare.  Un formato gerarchico. Si usa di solito per procedure più lunghe, composte da più di dieci tappe, che includono poche decisioni da prendere, chiarimenti e terminologie. È di solito una lista di tappe principali con paragrafi in un ordine molto particolare.  Un formato a diagramma di flusso. Se la procedura è perlopiù una mappa con una serie infinita di risultati possibili, un diagramma di flusso può essere la soluzione migliore. È il formato su cui puntare quando i risultati non sono sempre prevedibili. Vi sono tre fattori principali da tenere in considerazione prima di scrivere la tua POS:   La conoscenza di base del tuo pubblico. Hanno familiarità con la tua organizzazione e le sue procedure? Conoscono la terminologia? Il tuo linguaggio deve essere un compromesso tra la conoscenza e la considerazione del lettore.  Le capacità linguistiche del tuo pubblico. C'è la possibilità che qualcuno che non parla la tua lingua possa "leggere" la tua POS? Se è un'eventualità, è una buona idea quella di includere molte foto e diagrammi commentati.  La vastità del tuo pubblico. Se molte persone leggono la tua POS nello stesso momento (in diversi ruoli), formatta il documento come fosse una conversazione in uno spettacolo: il primo utente completa un'azione, segue il secondo, e così via. In questo modo, ogni lettore può sentirsi ingranaggio di una macchina ben oliata. Sei la scelta migliore per scrivere questo documento? Sai cosa implica il procedimento? Come potrebbe fallire? Come renderlo sicuro? Se non conosci tutto questo, forse sarebbe meglio passare il progetto a qualcun altro. Una POS scritta male o non accurata non soltanto riduce la produttività e conduce a fallimenti organizzativi, ma può essere anche poco sicura e avere un impatto pericoloso sulla tua squadra o sull'ambiente. Non è un rischio che vale la pena correre. Se ti senti in dovere (o obbligato) di completare il progetto che ti è stato assegnato, non aver timore di chiedere aiuto quotidiano a coloro che completano la procedura. Condurre interviste fa parte del processo di creazione di una POS. Se stai scrivendo o aggiornando una POS per un gruppo di persone che hanno familiarità col protocollo e la terminologia, e ti serve una POS breve e vivace, più simile a una lista, opta per la forma breve. A parte le proposte di base e le informazioni rilevanti (data, autore, codice di identificazione ecc.) è davvero una semplice lista di passi da seguire. Se non c'è bisogno di chiarimenti e di dettagli particolari, è l'opzione migliore. È ovvio che tu abbia un'organizzazione nella procedura che ti porta a ripeterla più e più volte. Ma c'è una ragione specifica per cui quella particolare POS è utile? Bisogna mettere l'accento sulla sicurezza? Vi sono misure da rispettare? La procedura è utilizzata per un lavoro quotidiano? Qui ci sono alcune ragioni per le quali la tua POS deve aver successo nella tua squadra:  Assicura che gli standard normativi siano rispettati. Massimizza le richieste di produzione. Assicura che la procedura non abbia un impatto negativo sull'ambiente. Assicura la giusta sicurezza. Assicura che tutto venga eseguito secondo il programma. Previene errori di manifatturieri. È utilizzata come documento di esercitazione. Se sai cosa la POS deve enfatizzare, sarà più facile strutturare il documento intorno a quei punti. Sarà anche più facile capire quanto è importante la tua POS.
Scegli il formato che preferisci. Considera il tuo pubblico. Considera la "tua" conoscenza. Scegli tra una forma lunga o breve di POS. Tieni a mente la proposta di POS.