Este es un problema común, así que es mejor estar preparado. En líneas generales, los retrasos son comprensiblemente difíciles de evitar (como problemas inesperados de tráfico) y los invitados que llegan a tiempo los saben perdonar. Dicho esto, estas son algunas cosas que puedes hacer para evitar que sucedan:   Asegúrate de que las invitaciones sean claras en cuanto a la hora del evento y, si solicitan una respuesta, asegúrate de confirmar la hora. Comunícate con el MC (por medio de tu lista de contactos), los invitados relevantes (a menudo los líderes de los grupos), los animadores y el personal de cocina apenas seas consciente de un problema que no puedas resolver fácilmente. Si los invitados retrasados son el centro de la atención (como los novios), los métodos generales son:  Contacta directamente a los invitados retrasados para preguntarles el estimado de su hora de llegada. Informa a la cocina inmediatamente de cualquier novedad para que puedan bajar el ritmo o apresurarse para mantenerse a tiempo. Abstente de hacer saber públicamente que el evento se está retrasando debido a ciertos invitados (porque se darán cuenta ellos mismos), pero informa a los anfitriones o invitados clave que estás consciente de este hecho. Hazles saber lo que planees hacer, pero deja que los anfitriones hagan alguna sugerencia, ya que conocen a los miembros de su grupo y lo que sería apropiado en el contexto.   Presta mucha atención al tiempo en relación a los discursos. Si los invitados clave están retrasados, sirve un aperitivo (el primer plato) o bebida adicional temprano, ya que esto evitará que los invitados que llegaron a tiempo se aburran y los mantendrá ocupados. Para los invitados que vayan a retrasarse por más tiempo del que sea razonable o posible (como para servir comida que simplemente no pueda esperar, como soufflés), empieza el evento según lo planeado y, cuando lleguen los invitados retrasados, haz que empiecen en el siguiente plato de la comida (incluso si es el postre). Organiza un baile, juego, discurso u otra forma de entretenimiento adicional (sobre todo música) y asegúrate de tener distracciones adicionales, como fotografías de grupo o de la fiesta que se realicen hasta que los invitados lleguen. Debes considerar esta estrategia de respaldo con un día de anticipación. Para los invitados que llegan tarde deliberadamente, debe verse como la decisión del invitado, no tu culpa como organizador, así que tu deber es primero con los invitados que ya están presentes y asegurarte de que el personal se esté ocupando de ellos. En resumen, actúa como si no hubiera ningún problema y sigue adelante de todas formas. Esto es raro si has planeado las cosas cuidadosamente; sin embargo, los accidentes pasan (como que un invitado o un niño haga un desorden en una mesa de comida o haya un accidente en la cocina). Debes estar consciente de la clase de invitados con anticipación para poder tomar en cuenta cuándo y dónde se servirá la comida (como para un buffet) y dónde tales invitados estarán sentados.   Cualquier derrame debe limpiarse inmediatamente por razones de seguridad, incluso si significa retirar una alfombra roja o una decoración o mueble deseado para poder hacerlo. Si es imposible ocultar una mancha sin afectar la apariencia o la integridad del artículo (como una antigüedad), entonces es sensato retirarlo. Si tienes uno de repuesto, úsalo; si no, mueve los muebles o la decoración existentes para que no parezca que algo falta. Una  ligera barrera de cuerda, una cortina o una pantalla son recomendables si necesitas esconder el área de la comida (como un buffet con samovares o al organizar la "revelación" del siguiente plato), ya que a algunos invitados puede parecerles que, si la comida está en el área del comedor, es libre para todos cuando quieran, lo cual no siempre es el caso. Reorganiza el menú. Si no es posible incluir parte de un plato (como un acompañamiento que se haya quemado), ya sea exclúyelo del todo, busca una alternativa o reduce el tamaño de las porciones para extender la comida, pero incrementa las porciones de otras comidas para equilibrar. Informa a los anfitriones de las mesas según sea necesario. Puede haber vegetarianos, abstemios y personas con alergias alimenticias o dietas religiosas o especiales que no estés esperando. No debería ocurrir ninguna sorpresa con una planificación adecuada, pero los invitados en ocasiones llevan a miembros adicionales de su familia, parejas o amigos cercanos sin consultarte, sobre todo si no es un evento únicamente por invitación. Esto generalmente se resuelve fácilmente. Mantén un conteo de cabezas a medida que los invitados lleguen y, cuando lleguen a la puerta, pregunta si tienen algún requerimiento alimenticio e informa a la cocina y el personal de servicio inmediatamente. Para grupos inesperados más grandes que no se hayan colado, envía a un miembro del personal a la cocina para evaluar la situación y, si es necesario, sal a conseguir más provisiones. Las cocinas normalmente sobre abastecen para compensar en caso de accidentes, y a menudo hay más cancelaciones que invitados inesperados. Las porciones limitadas pueden extenderse proporcionando rellenos adicionales, como panecillos, ensaladas o porciones de vegetales, cuyos ingredientes puedes conseguir rápidamente en supermercados locales. Es sensato recordar que muchos organizadores han cometido errores graves al subestimar la inteligencia u olvidar las necesidades y deseos de los niños en eventos, ya que tienen las mismas necesidades y deseos que los adultos: pasarla bien y no aburrirse. Recuerda que sus padres a menudo también se ofenden si el evento no atiende a sus hijos. En la práctica, es mejor solicitar en las invitaciones una respuesta para cada niño que vaya a asistir.   Es mejor que a los niños pequeños (menores de 10 años) se les dé comida o bocaditos temprano, ya que en muchas cenas la comida no empieza hasta las 8 pm, que es más tarde de lo que muchos niños están acostumbrados. La comida proporcionada debe ser divertida y saludable, pero tan especial como el menú para adultos, ya que los padres aprecian los toques especiales para sus hijos. Esto facilita su trabajo de forma que puedan divertirse ellos mismos como invitados. A los niños mayores de 10 años generalmente se les puede servir comida y porciones de adultos, incluso si no comen todo, pero ofréceles el menú para niños (con el permiso de sus padres) si no parecen muy entusiasmados con las opciones. También se ha sabido que jóvenes de 13 a 18 años han pedido la misma comida que los más pequeños, como hamburguesas con papas fritas, en lugar de la comida más formal de restaurante, y es un truco frecuentemente usado denominar el menú de niños como "Menú alternativo" para los invitados en este grupo de edad. Es muy sensato ir sobre seguro y discutir con los invitados clave con mucha anticipación tus planes para mantener a los jóvenes y mayores involucrados. Debe proporcionarse un área discreta para madres con hijos pequeños para sus necesidades, como ir al baño, amamantar, etc., y un lugar para que los niños muy pequeños duerman si están cansados. Idealmente, esto nunca sucedería, pero sí sucede, tanto en eventos familiares como corporativos. La política y el drama a menudo salen a la luz en eventos en los que, como una persona ajena, no siempre estarías consciente de ello. Prepárate.   Pregúntale al cliente o a los invitados clave antes del evento cuál es la probabilidad de tales problemas, o a invitados anfitriones seleccionados si no es apropiado discutir estos asuntos con los invitados clave, de forma que puedas asegurarte de que las personas se sienten en lugares en donde no ocasionarán problemas. Emplea al personal de servicio o a los invitados clave para actuar como monitores no oficiales y estar pendientes de problemas para poder intervenir en donde sea necesario. En el sentido estricto de la palabra, tu labor es asegurar que el evento se desarrolle con fluidez, pero solo en donde sea apropiado, y no involucrarte en asuntos privados. Por lo tanto, debes estar consciente de quiénes dentro de la fiesta son los "pacificadores" del grupo. Como puede ser difícil rehusarle alcohol a un invitado ebrio o lidiar con un invitado ebrio que tienda a la ira o la violencia, es sensato emplear a un invitado pacificador y solo involucrar a los cuerpos policiales cuando sea necesario después de consultar con los invitados clave. Incluso en eventos pequeños en tu patio trasero en donde el alcohol a menudo se guarda en un compartimiento para el hielo para que los invitados se sirvan ellos mismos, es igualmente importante estar consciente. Las personas que se cuelan son difíciles. Si sucede, desalójalas discretamente si es apropiado; consulta a los invitados clave para verificar que no sean bienvenidas. Para personas que se hayan colado a gran escala y que sean revoltosas o abusivas, tu labor es proteger a los invitados verdaderos en donde sea apropiado y llamar a seguridad o a la policía si no se van después de que tú o los invitados clave les pidan amablemente que se vayan. Al principio, los invitados a menudo reorganizan las tarjetas de ubicación en donde se van a sentar, de forma que terminen sentándose junto a las personas que quieran o en la mesa que quieran. Es sensato consultar a los invitados clave en qué medida esto estará permitido según ellos. Normalmente, debes haber organizado los planos de las mesas con anticipación y haber recibido la aprobación de los invitados clave. Si la gente tiene que estar en ciertas mesas, entonces es sensato mantener a la gente fuera del comedor del todo hasta que sea hora de sentarse. A menudo, el vestíbulo, recibidor o área del bar sirve para este propósito, y, si es muy importante debido a asuntos familiares, es sensato que cada invitado anfitrión y personal de servicio agrupe a las personas y las mueva en masa a las distintas mesas para sentarlas en el orden correcto. La lluvia o nieve repentinas e inesperadas pueden ser comunes en partes del mundo; del mismo modo, una ola de calor o un frente frío también pueden presentar un problema. Si bien los eventos climáticos no son generalmente un problema si vas a estar bajo techo, estar al aire libre dificulta las cosas. Si se espera mal tiempo, considera cambiar el evento de local. Si el evento no puede reubicarse ni reprogramarse, contrata una gran carpa o pabellón (lo cierto es que esto puede ser costoso con poca anticipación). Es importante estar pendiente de las novedades del clima en el momento; es poco lo que puede hacerse para rescatar un evento afectado por el clima, así que haz lo mejor que puedas con lo que tengas.  Muchas partes del mundo ahora tienen pólizas de seguro en caso de condiciones climáticas severas u otros problemas. Si estás en un área que sea conocida por su clima inesperadamente cambiante, es recomendable conseguir una cotización si es posible que el evento tenga que reprogramarse, ya que por lo menos cubrirá el costo para el cliente de extender el contrato del equipo, el local y el personal de servicio.
Conoce cómo manejar a los invitados que lleguen tarde y otros problemas de invitados. Conoce cómo manejar problemas de comida. Conoce cómo lidiar con niños. Conoce cómo lidiar con invitados revoltosos o ebrios, invitados que se hayan colado y otros problemas con invitados. Conoce cómo lidiar con el clima inclemente.