ถ้าไม่รู้ว่าจะกล่าวคำขอบคุณยังไงดี หรือไม่รู้ว่าต้องเขียนอะไรลงไปในการ์ดบ้าง ลองใช้รูปแบบ ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่  อาจช่วยให้คำขอบคุณของคุณครบถ้วนสมบูรณ์ยิ่งขึ้น เริ่มแผนการขอบคุณโดยทำรายชื่อทุกคนที่คุณอยากส่งการ์ดแทนคำขอบคุณไปให้ ยกตัวอย่างเช่น สมมติว่าวันนั้นเป็นวันเกิดของคุณ คุณได้ของขวัญวันเกิดมากมาย คุณก็เขียนรายชื่อคนที่ให้ของขวัญกับคุณและชื่อสิ่งของที่คุณได้รับ คุณควรใส่ชื่อคนที่มีส่วนช่วยให้งานในวันนั้นเสร็จสมบูรณ์ (เช่น งานปาร์ตี้วันเกิด) ลงในรายชื่อนี้ด้วย ในโน้ตแทนคำขอบคุณควรประกอบไปด้วย 6 ส่วน ได้แก่ คำทักทายขึ้นต้น การกล่าวคำขอบคุณ รายละเอียดของความรู้สึก การพบเจอกันครั้งหน้า ส่วนการสรุปย้ำ และคำลงท้าย   คำทักทายขึ้นต้น ง่ายมาก เริ่มด้วยชื่อของคนที่คุณอยากขอบคุณ ถ้าเป็นโน้ตแทนคำขอบคุณที่เป็นทางการ ก็ใช้ภาษาทางการ เช่น เรียน คุณสมชายที่เคารพ เป็นต้น แต่ถ้าไม่เป็นทางการ ก็ใช้ภาษาระดับทั่วไปเช่น หวัดดีค่ะ/ครับ แม่  การกล่าวคำขอบคุณ เป็นส่วนแสดงคำขอบคุณใครก็ตามที่ทำอะไรให้คุณ สิ่งที่ง่ายที่สุดคือเริ่มต้นด้วยคำว่า “ขอบคุณ” แต่อาจจะสร้างสรรค์เพิ่มเติมอะไรลงไปก็ได้ตามที่คุณต้องการ เช่น ฉันประทับใจมากเลยนะ ตอนที่เปิดของขวัญที่คุณให้  รายละเอียดของความรู้สึก เป็นส่วนที่ต้องใส่รายละเอียดปลีกย่อยลงไปอย่างเฉพาะเจาะจง การใส่รายละเอียดยิบย่อยถึงสาเหตุของคำขอบคุณจะทำให้โน้ตแทนคำขอบคุณนี้ดูจริงใจและดูสนิทสนมเป็นกันเองมากยิ่งขึ้น คุณอาจจะพูดถึงของขวัญแต่ละชิ้นที่คุณได้รับ หรือเล่าถึงเงินที่ได้เป็นของขวัญว่าเอาไปใช้ทำอะไรบ้าง เป็นต้น  การพบเจอกันครั้งหน้า เป็นส่วนที่พูดถึงการพบเจอหรือพูดคุยกันครั้งต่อไป ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณส่งโน้ตขอบคุณไปให้ปู่ย่าตายาย และเร็วๆ นี้คุณจะไปเยี่ยมพวกท่านในวันคริสต์มาส ก็ให้เขียนถึงเรื่องนี้ลงในโน้ตด้วย  ส่วนการสรุปย้ำ เป็นส่วนที่สรุปเนื้อหาทั้งหมดของโน้ตขอบคุณ อาจใช้คำพูดที่แตกต่างไปจากที่เขียนไปก่อนหน้านี้ อาจจะใช้ประโยคอื่นแทน เช่น ขอบคุณอีกครั้งสำหรับน้ำใจที่คุณมีให้ฉัน ฉันตั้งหน้าตั้งตารอที่จะได้เข้าเรียนในมหาวิทยาลัยอย่างมาก และเงินจำนวนนี้จะมีประโยชน์ต่อฉันอย่างแน่นอน หรือคุณอาจจะกล่าวคำขอบคุณง่ายๆ อีกสักรอบก็ได้  คำลงท้าย เหมือนกับคำทักทายขึ้นต้น ต่างกันตรงที่เราต้องใส่ชื่อตัวเองลงไป คำลงท้ายนั้นก็ขึ้นอยู่กับว่าเราต้องการขอบคุณใครและจำเป็นต้องใช้ภาษาระดับไหน หากเป็นแบบทางการ อาจลงท้ายว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือถ้าเป็นทางการน้อยหน่อย ก็ลงท้ายด้วยคำว่า “ด้วยรัก” ควรส่งโน้ตหรือการ์ดแทนคำขอบคุณภายในหนึ่งเดือนหลังเรื่องราวเกิดขึ้น ยิ่งส่งเร็วก็ยิ่งดี ถ้าส่งคำขอบคุณช้าไปสักหน่อยก็ควรเขียนคำขอโทษที่ส่งมาช้ากว่าที่ควรจะเป็นลงไปในโน้ตขอบคุณด้วย  ถ้าคุณเขียนการ์ดแทนคำขอบคุณสำหรับเหตุการณ์ใหญ่ที่มีคนร่วมงานจำนวนมาก ให้วางแผนจัดสรรเวลาช่วงหนึ่งของทุกวันในการเขียนโน้ตขอบคุณจนกว่าจะเสร็จเรียบร้อย
ใช้รูปแบบการขอบคุณ. ทำรายชื่อคนที่ต้องขอบคุณ. เขียนสิ่งที่อยากขอบคุณ. ส่งโน้ตขอบคุณเมื่อไหร่ดี.