Sé el primero en llegar al local para supervisar las preparaciones. Asegúrate de que todos lleguen como corresponda y comienza a hacer llamadas si no es así. Ayuda a aquellos que necesiten ayuda, dirige a los que necesiten dirección y sal del camino cuando tengas que hacerlo. Que no haya lesionados hasta después del evento, por favor.  Te sentirás más calmado si haces una lista de verificación. Ten una parte para el personal, otra para el personal contratado, otra para las decoraciones y organización básica, y otra para el equipo. Cuando todo esté marcado en la lista, ahí es cuando tendrás tiempo para respirar. No tengas miedo de delegar. El principal factor de estrés cuando se trata de un evento es el tiempo. Para ahorrarlo, todos tienen que colaborar. Si alguien no está siendo tan útil como podría, dale algo mejor que hacer. Es tu trabajo. No es que estés siendo mandón o pasándote de la raya; estás haciendo lo que tienes que hacer.  Al delegar, sé firme pero cortés. Di: "Juan, necesito que estés allá en este momento para ayudar con los proveedores de comida. Gracias". Tu personal tiene que desenvolverse tan bien como el evento. Mantén todo a las mil maravillas siendo el líder que tienes que ser. Esto significa asegurarte de que las cosas se ciñan al programa y ayudar o tener planes de respaldo si algo se retrasa; y aceptarlo. Si comienzas a estresarte, perderás la cabeza. Nada bueno saldrá de eso. Así que, cuando ese discurso dure diez minutos más de lo que debería y el orador esté ignorando tus obvias señales de auxilio o tu intento de fingir un infarto para crear una distracción, relájate. Simplemente haz ajustes en los aperitivos y nadie se dará cuenta. El evento permanecerá intacto.  Las cosas pasan. Es así. Tienen el mal hábito de pasar. No hay forma de predecir todo, y mientras más pronto aceptes esto, será mejor para ti. Un organizador de eventos calmado y sereno puede hacer maravillas por un evento; uno tenso y hecho un manojo de nervios no podrá. Así que relájate y déjate llevar. ¡Todo terminará pronto! Revisa que el número de invitados y sus requerimientos sean correctos en el día del evento e informa al equipo de servicio de cualquier cambio lo antes posible. Debes ser el primer par de ojos que note si algo sale mal.  Consulta con tus clientes para ver cómo se sienten; pueden estar emocionados, nerviosos, preocupados, aburridos o mentalmente exhaustos o tener algún problema que en algunos casos puedes aliviar con un poco de comprensión, palabras amables y ayuda práctica. Es sensato usar este tiempo para revitalizar el entusiasmo en los invitados y el personal en donde sea apropiado. Respeta a tu equipo de servicio y confía en que podrá cuidar de sí mismo; si les has dado una buena base, deberá irles bien. Ofrece ayuda si es necesario, pero deben ser lo suficientemente experimentados como para no necesitar ninguna ayuda. Estas son algunas cosas que debes tener en mente:   Actúa como conserje o recepcionista al principio, recibiendo y saludando a cada invitado (si es apropiado) a medida que lleguen. Pásale el mando al MC cuando comience el evento. El rol de organizador consistirá en resolver más activamente los problemas y asegurarte de que todos los quehaceres, como la preparación de la comida y el servicio, se realicen según lo planeado. Debes estar pendiente de los invitados y mantenerte en contacto con el MC con frecuencia y de forma discreta en caso de que quiera (o necesite) cambiar de planes. Mantén una distancia respetuosa de los invitados clave (después de todo, el evento es para ellos), pero sé fácilmente accesible preguntando en momentos apropiados cómo creen que está saliendo el evento, así como por cualquier problema, solicitud o sugerencia que puedan tener. Quieres que todos los invitados recuerden lo bien que la pasaron. De hecho, es probable que quieras más que eso. Una visita a un sitio web, donaciones futuras, publicidad boca a boca, lo que sea. Para asegurarte de que tu evento sea tan legendario como merece ser, regala un recuerdo. Ya sea una foto, un volante o un bolígrafo, tener algo para recordarles a los invitados del evento es una buena forma de asegurarte de permanecer en su mente. La mayoría de eventos tienden a dirigirse solos cuando empiezan, pero todo el trabajo duro es la preparación que nadie ve. ¡Así que date palmaditas en la espalda, porque te lo mereces! Bien, ahora de regreso a la acción. ¡Tu trabajo aún no termina!  Después del evento, organiza un tiempo para encontrarte con tu cliente y agradecerle. Siempre se recomienda ofrecer un regalo apropiado y considerado para que recuerde el tiempo que pasó contigo, ya que son estos detalles pequeños los que hacen que la experiencia sea más rica y lo que puede hacer que recomiende tus servicios en el futuro. Si le diste un regalo durante el evento, como en una lista de regalos junto con los otros invitados, entonces un regalo atento para después del evento, como flores, una foto enmarcada de tu momento favorito del evento (como el corte del listón, el clímax del show, la ceremonia de premiación, el beso de la boda, el momento en que se soplaron las velas del pastel, etc.) o algún otro regalo puede ser apropiado. Tal como te enseñó tu mamá: "déjalo en la misma condición en la que lo encontraste". Lo mismo va para el local. Todo tiene que estar tal como estaba antes de que llegaras; este es un negocio en el que no quieres quedar mal con nadie. Así que hazle saber a tu personal cuando sea momento de desmantelar todo y no dejes que se vayan hasta que todo esté ordenado. ¡Y tú también tienes que colaborar!  Cierto, es agradable, pero también evita que te cobren más de lo que deberían. Muchos lugares agregan tarifas de limpieza adicionales si encuentran cualquier oportunidad para hacerlo. Así que déjalo tan reluciente como puedas para evitar los costos ocultos. Es posible que necesites hacer arreglos para la devolución del equipo contratado o prestado y más adelante consultar con el cliente sobre su experiencia. Incluso si no te pagan después del evento, agradécele la oportunidad de tener una experiencia tan buena de dirigir un evento con él o ella. ¿Puedes pedirle una tarjeta de presentación?  ¡Agradécele también a tu personal! Asegúrate de que todas las partes involucradas hayan recibido su pago (y que todas las partes involucradas hayan pagado), presenta recibos y ocúpate de todos. Debes ser uno de los últimos en salir; y asegúrate de cerrar con llave.
Organiza todo. Delega. Sé flexible. Mantén a todos al día. Haz lo tuyo. Para eventos de marketing, regala recuerdos. Felicítate después del evento. ¡Ordena todo y sal de ahí! Ocúpate de las devoluciones y los pagos, y agradece a todas las partes involucradas.