Il n’existe pas de bonne ou de mauvaise manière de rédiger une POP. Cependant, vous pouvez lire les POP de votre entreprise pour avoir une idée sur la présentation appliquée. Si vous pouvez le faire, utilisez une POP existante comme modèle, sinon, vous avez le choix entre plusieurs alternatives.   Une présentation simple à étapes. Cette présentation convient à des procédures ordinaires courtes et directes qui ont des résultats prévisibles en nombre limité. Hormis la documentation nécessaire et les directives de sécurité, il s’agit en fait d’une liste à puces composée de phrases simples qui informent le lecteur sur ce qu’il doit faire.  Une présentation hiérarchisée à étapes. Cette présentation est utilisée pour les procédures longues qui contiennent plus de dix étapes et qui nécessitent une prise de décision, une connaissance de la terminologie et la clarification de certains points. Pratiquement, il s’agit d’une liste qui contient des étapes principales et des étapes secondaires disposées dans un ordre particulier.  Une présentation sous forme de diagramme. C’est votre meilleur choix si la procédure est très complexe avec un nombre quasiment illimité de résultats possibles. Cependant, vous devez adopter cette présentation dans le cas où les conclusions ne sont pas prévisibles systématiquement. Avant de rédiger votre POP, vous devez prendre en considération trois facteurs principaux.   Les connaissances préalables des lecteurs. Connaissent-ils votre organisation et vos procédures ? Sont-ils familiarisés avec la terminologie ? Vous devez adapter votre vocabulaire aux connaissances et à l’expérience de vos lecteurs.  Les compétences linguistiques de vos lecteurs. Croyez-vous qu’un lecteur qui ne connait pas les termes que vous employez puisse « lire » votre POP ? Si cette question pose un problème, pensez à inclure plusieurs illustrations et diagrammes annotés.  L’importance de votre public. Si plusieurs intervenants ayant des positions différentes lisent votre POP en même temps, pensez à concevoir votre document à la manière d’un dialogue d’une pièce de théâtre : le 1er intervenant réalise une action, ensuite le 2e intervenant entre en lice et ainsi de suite. De cette façon, chaque intervenant verra comment il forme un rouage indispensable au bon fonctionnement d’une machine bien huilée. Finalement, la question est la suivante : êtes-vous la personne idoine pour écrire ce document ? Pouvez-vous identifier les implications de la procédure et les problèmes qui pourraient découler de sa mise en œuvre ? Comment allez-vous rendre la procédure sure ? Si vous avez des doutes sur la manière de répondre à ces questions, vous ferez mieux de ne pas rédiger le document et de laisser quelqu’un d’autre s’en occuper. Une POP mal écrite ou pire qui comporte des erreurs, aura pour conséquence une baisse de la productivité et mènera à des failles organisationnelles. De plus, elle portera atteinte à la sécurité et aura un impact négatif sur plusieurs facteurs, depuis la cohésion de votre équipe jusqu’à l’environnement. Bref, évitez de prendre le risque de rédiger le document. Si vous avez été chargé d’écrire la procédure et que vous vous sentez obligé de le faire, n’hésitez pas à demander l’aide des personnes qui la mettent en œuvre quotidiennement. Pour élaborer votre POP, vous devez normalement conduire des entretiens avec les personnes intéressées. Vous pouvez opter pour une forme abrégée, si vous rédigez ou si vous mettez à jour une POP destinée à des personnes qui connaissent bien le protocole et la terminologie et qui peuvent se contenter d’un document concis et incisif, par exemple une liste de contrôle. À part l’objet principal de la procédure et les informations pertinentes, la date, l’auteur, l’identification (ID#), etc., votre document va ressembler à une petite liste d’étapes à suivre. Procédez ainsi dans le cas où il n’est pas nécessaire d’apporter des précisions ou des éclaircissements. Il est évident que vous êtes en présence d’une procédure répétitive en application au sein de votre entreprise. Mais y a-t-il une raison qui justifie l’utilité de votre POP ? Devez-vous insister sur la sécurité ? Quelles sont les dispositions de mise en conformité ? Sert-elle à des fins de formation ou est-elle prévue pour une utilisation quotidienne ? Ci-après quelques arguments pour justifier l’utilité de votre POP à la réussite de votre équipe :  garantir la conformité aux normes ; maximiser les exigences de production ; garantir l’absence d’impact environnemental négatif ; assurer la sécurité ; garantir le respect des délais ; prévenir les défauts de fabrication ; servir comme support de formation. Si vous avez une idée claire sur les éléments à mettre en exergue dans votre procédure, vous pourrez la rédiger plus facilement en la structurant autour de ces éléments. Cela vous permet aussi de voir à quel point votre POP est importante.
Choisissez votre présentation. Pensez à vos lecteurs. Prenez en compte vos aptitudes. Choisissez pour votre POP une forme abrégée ou une forme détaillée. Gardez à l’esprit l’objet de votre POP.