Khi bạn nộp thông báo nghỉ việc, bạn nên đánh máy như một bức thư và in ra thay vì gửi qua email. Bạn nên trao bức thư trực tiếp cho sếp của bạn.   Việc viết email có vẻ dễ hơn và nhanh hơn nhưng thông thường làm như vậy được coi là ít chuyên nghiệp và thường làm người nhận không bằng lòng. Không gửi thư qua bưu điện hoặc qua thư tín trong công ty. Làm như vậy thư sẽ đến tay sếp của bạn muộn và có thể mất một tuần để sếp của bạn nhận được thư. Theo quy tắc chuẩn khi viết một bức thư trang trọng, bạn nên đánh máy ngày tháng theo định dạng ngày - tháng - năm ở góc trên bên trái của trang giấy. Tháng nên được đánh máy đầy đủ nhưng ngày và năm nên đánh máy theo định dạng số.   Ví dụ: Ngày 26 tháng 06 năm 2013 Lưu ý rằng bạn thường không cần thêm địa chỉ của người gửi trên dòng ngày tháng bởi vì địa chỉ công ty của bạn cũng là địa chỉ của sếp của bạn. Mặc dù vậy, nếu bạn sử dụng giấy tiêu đề của công ty, có thể sử dụng giấy tiêu đề có địa chỉ ở trên. Nếu bạn sử dụng giấy tiêu đề của công ty để viết thư, bạn có thể chọn để trống địa chỉ của người nhận thư, bởi vì đây là thư được gửi trong một công ty. Mặc dù vậy, thêm địa chỉ là ý kiến hay vì nó cho phép bạn gửi thư chính xác đến sếp của bạn.   Thêm chức danh và tên đầy đủ của sếp ở dòng đầu tiên. Viết tên phố ở dòng tiếp theo và tên quận, tên thành phố ở dòng sau đó. Để trống một dòng giữa ngày tháng và địa chỉ. Để trống một dòng nữa giữa địa chỉ và lời chào hỏi sau địa chỉ. Địa chỉ nên để khoảng cách dòng đơn. Thư của bạn nên bắt đầu bằng “Kính gửi (tên của sếp)” và bạn không nên sử dụng một lời chào chung chung hoặc mơ hồ như "Gửi những người quan tâm".  Bạn cũng nên xưng hô với sếp theo cách bạn thường xưng hô, thậm chí khi cách xưng hô đó không trịnh trọng lắm. Ví dụ, nếu bạn thường xưng hô với sếp bằng tên, hãy viết “Kính gửi Giám đốc Hùng”. Nếu trước nay bạn chỉ xưng hô một cách trịnh trọng với sếp bằng họ của sếp, bạn nên viết cả họ cả tên “Kính gửi Giám đốc Nguyễn Mạnh Hùng”. Bỏ qua một dòng sau lời chào hỏi trước khi bạn viết nội dung thư theo hướng dẫn của bài viết này.   Mỗi đoạn văn trong nội dung thư cần để khoảng cách dòng đơn nhưng cần để cách một dòng trống giữa các đoạn văn. Không đoạn văn nào cần thụt đầu dòng. Viết thư trong giới hạn một trang giấy. Để duy trì giọng văn tích cực và thân mật, bạn cần kết thư một cách ấm áp và chân thành hơn một chút so với cách kết thư thông thường như "Chúc tốt đẹp", "Cảm ơn" hoặc "Chân thành".  Bạn có thể kết thư theo một vài cách dưới đây:  Gửi những lời chúc tốt đẹp nhất có thể Chúc công ty tiếp tục thành công bằng những lời chúc tốt đẹp nhất Gửi lời cảm ơn chân thành nhất vì tất cả mọi thứ từ trước tới nay Bày tỏ sự biết ơn chân thành và gửi những lời chúc tốt đẹp nhất Đánh máy tên đầy đủ của bạn dưới phần kết thư bốn dòng và ký tên ở giữa phần kết thư và tên đánh máy đầy đủ.
Viết thông báo nghỉ việc như một bức thư tay, không dùng thư điện tử. Đánh máy ngày tháng ở góc trên bên trái. Cân nhắc thêm địa chỉ. Nhắc trực tiếp đến sếp của bạn ở lời chào hỏi. Viết nội dung thư. Kết thư một cách ấm áp. Đánh máy tên và ký tên.