Semua ini kelihatannya terlalu logis, tetapi Anda memang harus menuliskannya untuk mengetahui ukuran tempat yang paling sesuai, anggaran yang tepat, tujuan acara, jumlah (atau tipe) tamu-tamunya, dan strategi apa saja yang harus dijalankan untuk acara spesifik Anda. Apa hasil akhirnya yang ideal? Apa yang Anda ingin raih?   Setelah menentukan acara apa yang akan Anda jalankan (perayaan, penggalangan dana, pendidikan, penjualan, lamaran, dll.), pikirkan mengapa Anda melakukannya. Mengetahui motivasi bisa membantu Anda untuk berfokus dan bersemangat. Menentukan beberapa target juga bisa membantu Anda untuk mengarah ke tujuan yang tepat. Anda tidak bisa terus mencoba mencapai target yang belum ditentukan! Saat Anda hanya punya Rp40.000.000,00 dan ingin mencapai Rp50.000.000,00, target jumlah tersebut dan Anda akan terbantu mencapai garis akhir. Kedua hal ini adalah faktor terpenting dalam perencanaan acara. Jangan pilih tanggal dan waktu yang membuat banyak orang tidak bisa hadir atau semua usaha perencanaan acara Anda akan sia-sia. Selain itu, hindari juga menentukan kedua elemen ini dalam jarak yang terlalu jauh dari masa kini – atau malah terlalu dekat – atau tamu-tamu akan melupakan acara Anda dan sudah membuat rencana lain. Jangan terkena serangan Goldilocks syndrome saat mengelola acara!  Idealnya, beritahukan kepada para tamu dalam jangka waktu dua minggu sebelumnya. Dengan begini, mereka punya waktu menentukan rencana dan Anda bisa mengingatkan mereka satu atau dua kali lagi sebelum saatnya tiba. Sebar undangan acara beberapa minggu sebelumnya jika memungkinkan. Setelah menentukan jenis dan waktu pelaksanaan acara, pikirkan tempatnya. Dekati lokasi-lokasi potensial dengan mempersiapkan tanggal serta hal-hal yang akan Anda perlukan. Jenis bangunan seperti apa yang Anda ingin gunakan dan bagaimana ruangannya akan diatur? Apa para tamu akan duduk dalam bangku di barisan, bangku biasa, diberikan meja makan, atau karpet piknik di luar ruangan? Apa keadaan cuaca akan berpengaruh? Apa akan ada ruang untuk menari, podium pembicara, atau panggung? Jika ya, susunlah rencana untuk memastikan tempat acara yang Anda inginkan cukup besar.   Kunjungi selalu calon tempat sebelumnya dan gambarkan petanya. Peta ini bisa digunakan sebagai "rencana perang" dan memampukan Anda untuk menggambarkan sketsa serta mengalokasikan ruang meja, rute layanan untuk makanan, akses bagi penyandang disabilitas (bila diperlukan) dan rute keluar bangunan, selain bagaimana Anda akan memasukkan berbagai perlengkapan yang diperlukan. Anda juga harus menandai lokasi generator listrik, perlengkapan eksternal seperti kulkas, mesin pembuat es, alat panggang daging atau kompor, dll. Selain itu, pelajari juga lokasi titik stop kontak serta kabel (Anda bisa menutupi kabel ini di bawah karpet) dan hal-hal lain yang mungkin bisa menimbulkan bahaya keamanan. Apa Anda akan memerlukan izin pemerintah lokal secara hukum? Di kebanyakan kasus, izin ini diperlukan untuk membuka bar, tetapi terkadang juga untuk kebisingan, akses kendaraan dan parkir, pembangunan besar seperti paviliun, keramaian, serta keperluan lainnya. Berapa orang yang bisa Anda undang berdasarkan anggaran dan tempat? Beberapa acara dibatasi secara ketat dengan memperbolehkan hanya undangan untuk hadir, sehingga perencanaannya lebih mudah, tetapi banyak lainnya mungkin mengizinkan tambahan orang, misalnya anak-anak, pasangan, atau teman. Ketahuilah juga bahwa semakin banyak tamu maka akan semakin banyak anggota kru yang Anda perlukan.   Untuk menghindari masalah logistik, pastikan selalu ada cukup ruang bagi orang-orang untuk bergerak di tempat undangan. Di tempat-tempat yang lebih tua, mereka biasanya mengistilahkan jumlah tamu dengan sebutan "pax", jadi bila Anda melihat tulisan "150 Pax" di sebuah gedung serba guna, ini berarti kapasitasnya adalah 150 orang tamu. Idealnya Anda punya beberapa orang yang bisa diandalkan untuk menghitung berapa banyak uang yang akan Anda perlukan untuk acara ini. Apa Anda akan membayar staf? Menyewa perlengkapan dan tempat pertemuan? Menyuplai makanan serta minuman? Mencetak pamflet atau akrtu pos? Tentukan jumlah yang masuk akal dan sesuaikan rencana berdasarkan jumlah tersebut. Jangan sampai Anda melebihi anggaran jika tidak terpaksa.  Anda mungkin berada pada situasi yang memungkinkan untuk mendapat sponsor atau donasi, tetapi kebanyakan dari kita biasanya tidak terlalu beruntung. Bila Anda tidak bisa memperkirakan uang tambahan yang akan datang, berhematlah sebisanya. Alih-alih menyewa jasa katering, bentuk acara pot-luck (para tamu membawa makanannya sendiri). Anda masih bisa menyiapkan sedikit makanan, tetapi umumnya Anda tinggal menyediakan meja makan, alat masak, serta kulkas. Alih-alih mempekerjakan fotografer, potretlah acara Anda sendiri. Berkreasilah ketika diperlukan! Atur tim layanan (bahkan bila tim ini berisikan teman dan kerabat atau sukarelawan lainnya) untuk menangani bagian-bagian relevan yang berbeda, bahkan jika Anda tidak sedang menjalankan acara secara profesional dan hanya mengatur acara keluarga kecil. Inti dari manajemen acara berskala besar yang baik adalah mengatur orang untuk memimpin area-area tertentu dan memastikan semua anggota tim tahu rencana besarnya.  Kru Anda harus diberitahukan mengenai hal-hal yang penting sedini mungkin, sama seperti tim-tim lain yang Anda bayar serta tamu-tamu yang Anda undang. Beri tahukan tugas masing-masing anggota kru secepatnya dan berikan pilihan kepada mereka bila memungkinkan. Cobalah juga menyiapkan beberapa orang untuk tetap siaga – karena akan selalu ada beberapa hambatan kecil dalam setiap aspek acara. Tentukan apa yang akan terjadi di acara Anda. Kapan para pembicara akan mulai berpidato? Apa akan ada permainan, aktivitas, atau presentasi yang harus dijadwalkan? Berapa lama waktu yang diperlukan para tamu untuk makan? Tentukan penjadwalan mendetail untuk aktivitas di sepanjang hari.  Sisakan selalu sedikit ruang untuk kesalahan; tidak akan ada satu acara pun di dunia ini yang bisa berjalan tepat sesuai rencana hingga ke menitnya. Orang-orang akan datang terlambat, pidato akan berlangsung lebih lama, antrian makanan tidak lancar, atau sejuta masalah lainnya mungkin akan menghadang. Jadi, meski Anda perlu tahu apa yang sedang terjadi, pahamilah bahwa hal tersebut hanya untuk membantu pengaturan organisasinya dan tidak ada suatu hal pun yang pasti.
Tentukan tujuan serta target yang Anda ingin capai. Pilih tanggal serta waktu. Pilih tempat. Tentukan jumlah orang yang akan diundang. Tentukan anggaran. Susun sebuah tim. Buat agenda acara.