Sebelum acara dimulai, periksa tempatnya dan tentukan bagaimana Anda akan menyusun semuanya. Anda mungkin perlu menentukan pengaturan tambahan untuk mengakomodasi rencana guna lantai – misalnya dalam hal kabel sambungan, penerangan, dll. Dan bila hal-hal ini sulit Anda temukan, para tamu mungkin juga mengalami hal yang sama, jadi pertimbangkan aspek kepraktisannya!  Gambarkan rencana penempatan dan pengaturan waktu bila memungkinkan. Jika sesuatu tidak pas, singkirkan. Berbicaralah kepada manajer tempat dan cari tahu apa yang bisa ia lakukan untuk membantu, dan apakah ada aturan-aturan wilayah yang harus Anda patuhi, terutama dalam kasus darurat. Para anggota kru di dalamnya akan bekerja keras. Untuk menunjukkan penghargaan serta menjaga performa, siapkan bingkisan kecil untuk diberikan setelah acara berakhir. Minuman berbotol, granola bar, cokelat, benda-benda kecil lainnya, apa pun yang cocok menurut Anda, akan membantu untuk menjaga moral mereka.  Pertimbangkan juga memberikan bros atau penanda pesta kecil agar mereka merasa menjadi bagian acara dan bisa mengingatnya. Pastikan juga mereka tetap diberi makan dan minum! Tim adalah sumber daya yang harus bisa terus Anda gunakan di kemudian hari. Sebelum acara, pastikan semuanya sepakat. Berikan instruksi jelas kepada kru tentang cara mencapai tempat acara dan berikan nomor kontak atau kartu nama Anda agar mereka bisa menghubungi untuk bertanya arah. Simpulkan dengan memastikan semuanya sudah tidak memiliki pertanyaan.  Pastikan semua orang merasa nyaman akan tugasnya. Beberapa orang mungkin tidak ingin mengucapkan hal ini, jadi cobalah membaca mereka. Apa mereka terlihat yakin dan percaya diri? Jika tidak, yakinkan mereka, bahas kembali tugas-tugasnya, dan ajukan beberapa pertanyaan dasar. Bila Anda ragu, pasangkan orang yang ragu dengan rekan yang lebih mampu. Pengaturan pribadi adalah hal yang sama pentingnya dengan pengaturan acara. Jika Anda selalu rapi, meski beberapa hal akan kacau, semuanya akan baik-baik saja. Tetapi, jika tidak, keadaan acara akan benar-benar hancur. Berikut beberapa cara untuk mempersiapkan diri:   Buat lembaran kontak berisikan nomor telepon dan alamat. Toko kue mengira Anda yang akan datang mengambil pesanan? Tidak masalah. Telepon anggota tim Anda yang tinggal di dekat toko tersebut dan minta ia mengambilnya dalam perjalanan menuju ke lokasi acara. Buat daftar centang. Anda akan tahu barang, perlengkapan, serta benda-benda apa yang masih terlewatkan berdasarkan laporan tim. Persiapkan bukti bayar dan keperluan penagihan dengan sesuai. Semakin Anda teliti, semakin sedikit masalah yang akan Anda miliki di kemudian hari. Apa akan ada perubahan artistik yang rutin? Pernikahan biasanya seperti ini, dengan sang klien menginginkan perubahan desain di saat-saat terakhir, jadi pastikan Anda memberitahu kepadanya tentang tanggal final perubahan. Biasanya, tenggat ini sejauh 1 minggu sebelum acara, agar klien tetap diberikan kebebasan, tetapi Anda juga terlindung dari perubahan-perubahan di menit terakhir yang merepotkan dan mahal untuk dilakukan.  Jika perubahannya simpel, kecil, atau mendasar dan bisa menggunakan dekorasi yang sudah terpasang, sebisa mungkin jangan menolak permintaan klien. Pastikan Anda mengakomodir kebutuhan klien semampunya dalam acara yang mungkin sangat emosional.
Kenali tempat acara. Pertimbangkan menyiapkan hadiah untuk tim Anda. Periksa semua tim dan pihak luar. Persiapkan daftar kontak dan berkas lainnya jika diperlukan. Hindari perubahan-perubahan pada menit terakhir.