Es gibt keine richtige oder falsche Art, eine SOP zu schreiben. Wahrscheinlich gibt es in deinem Unternehmen jedoch schon einige SOPs, an denen du dich beim Formatieren orientieren kannst, da sie dir zeigen werden, welcher Stil in deinem Unternehmen bevorzugt wird. Wenn das der Fall ist, verwende die bereits vorhandenen SOPs als Vorlagen. Wenn nicht, hast du mehrere Möglichkeiten:   Ein einfaches Schritt-für-Schritt-Format. Dies ist für Routineabläufe geeignet, die kurz sind, wenige mögliche Endergebnisse haben und relativ klar sind. Außer den notwendigen Richtlinien für Berichterstattung und Sicherheit ist das tatsächlich nur eine Liste mit Aufzählungszeichen, die den Lesern erklärt, was sie tun müssen. Ein Hierarchiestufenformat. Dies wird gewöhnlich für längere Prozeduren verwendet – solche, die mehr als zehn Schritte beinhalten, bei denen mehrere Entscheidungen getroffen werden müssen und bei denen Klarstellungen und Begriffsklärungen zum Einsatz kommen. Dies ist üblicherweise eine Liste der Hauptschritte mit Unterpunkten in einer bestimmten Reihenfolge. Das Flussdiagramm-Format. Wenn die Prozedur eher einer Landkarte mit einer fast unendlich großen Zahl an Endresultaten gleicht, ist ein Flussdiagramm vielleicht die beste Wahl. Dies ist das Format, das du wählen solltest, wenn die Ergebnisse nicht immer vorhersehbar sind. Es gibt drei Faktoren, die du in Betracht ziehen musst, bevor du deine SOP schreibst:  Die Vorkenntnisse deiner Leser. Kennen sie sich bereits mit dem Unternehmen und seinen Abläufen aus? Kennen sie die Fachbegriffe? Deine Ausdrucksweise muss zu den Kenntnissen und der Erfahrung deiner Leser passen. Die Sprachkenntnisse deiner Leser. Kann es sein, dass Menschen, die deine Sprache nicht sprechen deine SOP „lesen“ werden? Wenn das ein Problem sein könnte, ist es eine gute Idee, viele Bilder mit Kommentaren und Diagramme einzusetzen. Die Größe deiner Leserschaft. Wenn mehrere Menschen (die in verschiedenen Sparten tätig sind) deine SOP gleichzeitig lesen, solltest du sie mehr wie ein Gespräch in einem Theaterstück formulieren. Benutzer 1 macht eine Sache, danach kommt Benutzer 2, und so weiter. Auf diese Weise können die Leser sehen, dass sie wichtige Rädchen in einer gut geölten Maschine sind. Worum es dabei geht, ist Folgendes: Bist du die beste Person, um das zu schreiben? Weißt du, worum es in dem Prozess geht? Wo Fehler passieren könnten? Wie er sicher gestaltet werden könnte? Wenn nicht, solltest du diese Aufgabe besser jemand anderem überlassen. Eine schlecht geschriebene – oder noch schlimmer, falsche – SOP wird nicht nur die Produktivität nicht erhöhen und zu Betriebsausfällen führen, sondern kann auch die Sicherheit beeinträchtigen und negative Auswirkungen auf alles Mögliche, von deinem Team bis zur Umwelt, haben. Kurz gesagt, es ist kein Risiko, das du eingehen solltest.  Wenn das ein Projekt ist, das dir aufgetragen wurde und du dich veranlasst (oder gezwungen) fühlst, es zu erledigen, solltest du keine Angst haben, die Personen, die täglich an diesem Prozess arbeiten, um Rat zu fragen. Befragungen durchzuführen ist ein ganz normaler Teil jeder SOP-Erstellung. Wenn du nur eine SOP für eine Gruppe von Personen, die bereits mit den Abläufen, den Fachbegriffen, etc. vertraut ist, schreibst, wird oft die Kurzform bevorzugt, sodass die SOP am Ende eher einer kurzen und bündigen Checkliste ähnelt.   Außer ein paar grundlegenden relevanten Informationen (Datum, Verfasser, Kennzahl, etc.) ist die SOP wirklich nur eine kurze Aufzählung von Schritten. Wenn keine Einzelheiten oder Klarstellungen benötigt werden, ist das alles, was du machen musst. Es ist klar, dass es dabei um einen Prozess in deinem Unternehmen geht, der immer und immer wiederholt wird. Aber gibt es einen besonderen Grund, warum diese SOP besonders nützlich ist? Sollte sie die Sicherheit betonen? Die Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften? Oder dient sie Ausbildungszwecken oder dem täglichen Einsatz? Es gibt hier ein paar Gründe, warum die SOP entscheidend für den Erfolg deines Teams sein könnte:   Um sicherzustellen, dass die Vorschriften eingehalten werden. Um die Produktionsanforderungen zu erhöhen. Um sicherzustellen, dass der Ablauf keine negativen Auswirkungen auf die Umwelt hat. Um die Sicherheit zu gewährleisten Um sicherzustellen, dass alles gemäß dem Zeitplan verläuft Um Ausfälle in der Produktion zu verhindern Um als Dokument für die Ausbildung verwendet  zu werden Wenn du weißt, was deine SOP betonen sollte, wird es leichter sein, das, was du schreibst, gemäß diesen Punkten zu strukturieren. Es wird also leichter ersichtlich sein, wie wichtig deine SOP ist.
Wähle ein Format. Denke an deine Leser. Bedenke „dein“ Wissen. Entscheide dich, ob du in Kurzform oder Langform schreiben willst. Denke immer an den Zweck deiner SOP.