जब आप अपना दो हफ़्ते का नोटिस दें, आपको इसे वास्तविक रूप से टाइप और प्रिंट किये पत्र के रूप में देना चाहिए न कि ई-मेल के रूप में। यह पत्र आपको अपने बोंस को व्यक्तिगत रूप से देना चाहिए।  जबकि ई-मेल लिखना आसान और जल्दी होता है,इसे सामान्यतयः कम व्यावसायिक माना जाता है और त्यौरी चढ़ाकर देखा जाता है। अपना दो हफ्ते का नोटिस डाक द्वारा या कार्यालय मेल प्रणाली द्वारा न भेजें। इससे देर हो सकती है, और जबतक आपके नियोक्ता को आपका नोटिस मिले, तब तक दो हफ्ते में से आधा समय बीत गया हो सकता है। स्तरीय नियमों के अनुसार औपचारिक पत्र में तिथि इस तरह लिखी जाती है, आपको पेज के ऊपर बाईं तरफ़ महीना-दिनांक-वर्ष डालना चाहिए। महीने की वर्तनी लिखनी चाहिए, लेकिन दिनांक और वर्ष अंकों में होना चाहिए।  उदाहरण: जून 26, 2013 नोट करिए कि आपको सामान्यतयः दिनांक के ऊपर वापसी पता देने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि आपका और आपके नियोक्ता का पता एक ही होगा। आप, फिर भी, यदि चाहें तो कंपनी का लेटरहेड प्रयोग कर सकते हैं जिसके ऊपर पता होगा। अगर आप कंपनी के लेटरहेड का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो आप अन्दर पानेवाले का पता छोड़ सकते हैं, क्योंकि, यह एक ही कंपनी के अन्दर भेजा जा रहा है। फिर भी पते को सम्मिलित करना एक अच्छा विचार है, क्योंकि यह आपको मौक़ा देता है कि आप पत्र को विशिष्ट रूप से अपने बॉस को संबोधित करें।  पहली लाइन में अपने नियोक्ता का पर्सनल टाइटल और पूरा नाम सम्मिलित करें। उसके बाद की लाइन में सड़क, शहर, राज्य, और ज़िप कोड लिखें। दिनांक और इनसाइड एड्रेस के बीच में एक लाइन छोड़ें। इनसाइड एड्रेस और अभिवादन के बीच एक और लाइन छोड़ें। जबकि पता सिंगल स्पेस में होना चाहिए। आपका पत्र इस तरह आरम्भ होना चाहिए “प्रिय (बॉस का नाम),”( Dear (boss's name),) और आपको कभी भी अस्पष्ट या सामान्य अभिवादन नहीं करना चाहिए जैसे “जिस किसी से सम्बंधित हो” (To Whom It May Concern)।” आपको अपने बौस को उसी तरह संबोधित करना चाहिए जैसा कि आप सामान्य रूप से करते हैं, यद्यपि वह तरीका बिलकुल अनौपचारिक है। उदाहरण के लिए, अगर आप अपने बॉस का पहला नाम लेते हैं, तो लिखें “प्रिय जेनिफ़र” (Dear Jennifer), अगर आप केवल व्यावसायिक रूप से अंतिम नाम से अपने बोंस को बुलाते हैं तो, “प्रिय श्री स्मिथ” (Dear Ms। Smith) लिखें। अपने अभिवादन के बाद एक लाइन छोडिये, इससे पहले कि आप इस लेख में दिए गए दिशानिर्देशों के अनुसार पत्र का मुख्यभाग लिखें।  हर बॉडी पैराग्राफ में सिंगल स्पेस होना चाहिए, लेकिन हर पैराग्राफ के बीच में एक खाली लाइन होना चाहिए। किसी भी पैराग्राफ में जगह छोड़ के लिखने की आवश्यकता नहीं है। अपने पत्र को अधिकतम एक पेज का बनाइये। मित्रवत, सकारात्मक टोन बनाए रखने के लिए आपको सामान्य रूप से अंत में “सादर” (Regards) धन्यवाद (Thanks) या “हार्दिक” (Sincerely) लिखना चाहिए।”  कुछ संभावित समापन इस प्रकार हैं: #*हार्दिक यथासंभव आदर आपकी निरंतर सफलता के लिए शुभकामनाओं सहित अभी तक की हर चीज़ के लिए हार्दिक धन्यवाद हार्दिक कृतज्ञता और हार्दिक शुभकामनाओं के साथ अपने समापन से चार लाइनें छोड़कर नीचे अपना पूरा नाम टाइप करें और समापन और पूरे नाम के बीच में अपने हस्ताक्षर करें।
एक पत्र लिखें, न कि ई-मेल: ऊपर बाईं तरफ दिनांक डालें: एक इनसाइड एड्रेस शामिल करने पर विचार कीजिये: अभिवादन में अपने बॉस को सीधे संबोधित करें: अपने नोटिस का मुख्य भाग लिखिये: पत्र का अंत गर्मजोशी से कीजिये: अपना नाम टाइप और हस्ताक्षर करें: