एसओपी लिखने का कोई सही और ग़लत तरीका नहीं होता। हालांकि, शायद फ़ारमैटिंग गाइडलाइंस के लिए आपकी कंपनी के पास अनेक एसओपी होंगे, जिसमें वह आउटलाइन दी हुई होगी, जो आपकी कंपनी को पसंद हो। यदि ऐसा हो, तब पहले से मौजूद एसओपी को टेम्पलेट की तरह इस्तेमाल करिए। अगर ऐसा नहीं है, तब आपके पास कुछ ऑप्शंस हैं:   सरल स्टेप्स वाला फ़ारमैट: यह उन मामूली प्रोसीजर्स के लिए है जो छोटे होते हैं, जिनके संभावित परिणाम कम, और बहुत हद तक मुद्दे पर होते हैं। ज़रूरी डॉक्युमेंटेशन और सुरक्षा गाइडलाइंस के अलावा, यह बस सीधे सादे वाक्यों की एक बुलेट लिस्ट है जिसमें पाठक को बताते हैं कि क्या करना चाहिए।  हायरार्किकल (hierarchical ) स्टेप्स वाला फ़ारमैट: यह आम तौर पर लंबे प्रोसीजर्स के लिए होता है – जिसमें दस से अधिक स्टेप्स होते हैं, कुछ निर्णय लिए जाने होते हैं, एक्स्प्लेनेशन और टर्मिनोलोजी का इस्तेमाल होता है। यह मुख्य स्टेप्स की एक सूची होती है जिसमें एक निश्चित ऑर्डर में सब स्टेप्स बताए गए होते हैं।  फ़्लोचार्ट फ़ारमैट: अगर प्रोसीजर किसी नक्शे की तरह होता है जिसमें असंख्य संभावित नतीजे हो सकते हैं, शायद फ़्लोचार्ट ही सबसे बढ़िया तरीका होगा। आपको इस फ़ारमैट को तब चुनना चाहिए जब कि परिणामों को पहले से बता पाना हमेशा संभव न हो। अपने एसओपी लिखने से पहले ये तीन मुख्य मुद्दे ध्यान में रखे जाने चाहिए:   आपके पाठकों की पहले की नौलेज। क्या वे आपके ऑर्गनाइज़ेशन और उसके प्रोसीजर्स के बारे में पहले से जानते हैं? क्या उन्हें उसकी टर्मिनोलोजी मालूम है? आपकी भाषा को पाठक की नौलेज और उसकी समझ से मैच करना चाहिए।  आपके पाठक की भाषा क्षमता। क्या ऐसी कोई संभावना है कि वे लोग जिन्हें आपकी भाषा नहीं आती है वे आपके एसओपी पढ़ेंगे? यदि ऐसा है, तब टिप्पणियों के साथ बहुत से चित्र और डायग्राम शामिल करना एक अच्छी बात हो सकती है।  पाठक समूह का आकार। अगर अनेक लोग आपके एसओपी एक ही समय में पढ़ेंगे, तब डॉकयुमेंट को किसी नाटक में होने वाली बातचीत की तरह रखना अच्छा होगा: यूज़र 1 यह काम पूरा करेगा, जिसके बाद यूज़र 2 करेगा, वगैरह वगैरह। इस प्रकार हर पाठक यह समझ सकेगा कि उस सुचारु रूप से चलने वाली मशीन के ऑपरेशन में उसका हिस्सा क्या है। ज्ञान को ध्यान में रखिए: इसका मतलब केवल यह है: क्या आप ही वह व्यक्ति हैं जिसे इसको लिखना चाहिए? क्या आपको पता है कि इस प्रोसेस से क्या नतीजा मिलेगा? इसमें गड़बड़ी कैसे हो सकती है? इसे सुरक्षित कैसे बनाएँ? अगर आप यह सब नहीं जानते हैं, तब बेहतर होगा कि आप इसे किसी और को करने दें। बुरी तरह से लिखे – या उससे भी बुरा, कि ग़लत एसओपी, न केवल उत्पादकता कम कर देंगे और ऑर्गनाइज़ेशन को असफल करेंगे, बल्कि ये तो असुरक्षित भी हो सकते हैं और आपकी टीम से ले कर एनवायरनमेंट तक को नुकसान पहुंचा सकते हैं। संक्षेप में कहें, तो ये एक ऐसा रिस्क है जिसे आपको नहीं लेना चाहिए। यदि यह एक ऐसा प्रोजेक्ट है जो आपको असाइन (assign) किया गया है तथा आपको लगता है कि आप इसे पूरा करने के लिए मजबूर (या बाध्य) हैं तब उनसे सहायता मांगने में मत हिचकिचाइए जो इस प्रोसेस को प्रतिदिन पूरा करते हैं। अगर आप ऐसे लोगों के लिए एसओपी लिख या अपडेट कर रहे होंगे जिन्हें प्रोटोकॉल, टर्मिनोलोजी वगैरह का पता होगा, और जो बस उस एक संक्षिप्त और छोटे एसओपी से लाभ उठा सकते हैं, जो कि मूल रूप से एक चेकलिस्ट ही होगी, तब आप उसे शॉर्ट-फ़ॉर्म में लिख सकते हैं। मूल उद्देश्य और प्रासंगिक जानकारी (तिथि, लेखक, आईडी# वगैरह) के अलावा, यह तो बस स्टेप्स की एक छोटी लिस्ट होती है। जब कोई डिटेल और एक्स्प्लेनेशन देने की आवश्यकता न हो, तब इसे करने का यही तरीका है। ज़ाहिर तो यह है कि आपके ऑर्गनाइज़ेशन में एक प्रोसीजर होता है जिसे बार-बार दोहराया जाता रहता है। मगर क्या ऐसी कोई वजह है जिसके कारण यह एसओपी विशेष उपयोगी होगा? क्या इसमें सुरक्षा पर स्ट्रेस (stress) करने की ज़रूरत है? कंप्लायन्स (compliance) उपाय? क्या उसे नियमित, दिन प्रति दिन की ट्रेनिंग के लिए इस्तेमाल किया जाएगा? ये कुछ कारण हैं कि आपकी टीम की सफलता के लिए एसओपी क्यों आवश्यक है:  कंप्लायन्स स्टैंडर्ड के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए उत्पादन आवश्यकताओं की वृद्धि के लिए सुनिश्चित करने के लिए कि प्रोसीजर का एनवायरनमेंट पर कोई बुरा प्रभाव नहीं पड़ता हो सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ शिड्यूल के अनुसार हो निर्माण में असफलताओं से बचने के लिए ट्रेनिंग डॉकयुमेंट की तरह यदि आपको पता हो कि आपके एसओपी को किस पर ज़ोर देना चाहिए, तब उन पॉइंट्स को ध्यान में रख कर अपने लिखने को स्ट्रक्चर देना आसान हो जाएगा। और यह देखना भी आसान हो जाएगा कि आपका एसओपी कितना महत्वपूर्ण है।
अपना फ़ारमैट चुनिये: अपने पाठकों को ध्यान में रखिए: अपने तय करिए कि एसओपी लंबा होगा या संक्षिप्त: अपने एसओपी के उद्देश्य का ध्यान रखिए: