Avant votre évènement, il est important d'analyser le site afin de savoir comment vous organiser. Vous aurez peut-être à penser à des arrangements supplémentaires, comme prévoir des rallonges ou des lumières en plus, etc. Si ces éléments sont difficiles à trouver, ils le seront encore plus pour vos invités donc prenez cela en considération.  Faites une carte du site. Si vous n'avez pas de la place pour un équipement, il est donc plus sage de ne pas l'amener. Parlez aux manageurs du site afin de savoir l'aide qu'ils peuvent vous apporter ou si vous devez respecter des règles locales, en particulier en cas d'urgence. Votre équipe risque de ne pas chômer et afin de leur montrer que vous appréciez le travail qu'ils fournissent, prévoyez un kit que vous leur donnerez pendant l'évènement. Prévoyez des bouteilles d'eau, des barres de céréales, des chocolats, de petits cadeaux et tout ce qui vous paraitra approprié. Cela leur remontera certainement le moral.  Vous pouvez également leur donner des badges afin qu'ils se sentent membres d'une équipe. Assurez-vous également qu'ils aient à manger et à boire. Préoccupez-vous de votre équipe, car vous pourriez avoir besoin d'eux à l'avenir. Avant le jour J, il est important d'avoir vos soldats dans la même rangée. Assurez-vous de fournir des instructions claires à votre équipe sur la façon de se rendre sur le site et de leur donner votre numéro ou de préférence une carte professionnelle avec les contacts à appeler en cas de besoin. Quelqu'un a-t-il des questions ? Non ? Allons-y !  Assurez-vous que chacun connaisse son rôle. Certaines personnes ne seront pas à l'aise pour vous demander des précisions donc soyez proactif autant que possible. Votre équipe a-t-elle l'air confiante ? Si ce n'est pas le cas, rassurez-les, reprenez les différentes tâches à accomplir et posez-leur des questions basiques. En cas de doute, associez-les avec des équipiers plus expérimentés. Votre organisation personnelle est tout aussi importante que celle de votre évènement. Si vous planifiez tous les aspects, vous serez plus à même de faire face aux imprévus. Voici quelques conseils.   Préparez une liste avec les numéros de téléphone et les adresses de vos contacts. Le pâtissier pensait que vous alliez chercher le gâteau ? Pas de soucis, vous pouvez appeler Ashley qui vit à proximité et pourra passer le prendre avant de se rendre à votre évènement. Prévoyez une liste des choses à ne pas oublier. Vous saurez ainsi ce qui manque et pourrez garder un œil sur vos équipes. Préparez les factures si nécessaire. Plus vous serez préparé, plus vous éviterez les problèmes. Pensez-vous qu'il y aura de nombreux changements artistiques ? C'est par exemple le cas pour les mariages et il est donc important de donner à vos clients une date limite après laquelle vous n'accepterez plus les modifications (par exemple, une semaine avant l'évènement). Cela donnera de la flexibilité à vos clients tout en évitant les changements que vous ne pourriez pas mettre en place ou qui risqueraient de vous couter trop cher.  Si ce sont des changements simples, subtils ou basiques qui utilisent des décorations déjà sur le site, il est alors raisonnable d'accéder aux demandes de vos clients. Soyez aussi souple que possible, car il s'agit d'un évènement très attendu pour vos clients.
Familiarisez-vous avec le site. Prévoyez des kits pour votre équipe. Coordonnez-vous avec vos équipes et les parties extérieures. Préparez une liste de contacts et les papiers nécessaires. Évitez les changements de dernière minute.