L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs prévoit que les charges locatives doivent faire l'objet d'une régularisation au moins annuelle, lorsqu'elles donnent lieu à versement de provisions mensuelles. Un mois avant cette régularisation, le bailleur est tenu de communiquer au locataire le décompte par nature des charges ainsi que, pour les immeubles collectifs, le mode de répartition entre locataires. À compter de l'envoi du décompte de charges, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires durant un mois. La nature des pièces justificatives n'a pas été définie par le législateur. Toutefois, par analogie avec les dispositions de l'article 24 de la loi no 82-526 du 22 juin 1982, dite « loi Quillot », il est considéré que les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire de chacune des catégories de charges pour le bâtiment ou l'ensemble de bâtiments d'habitation concernés constituent les pièces justificatives qui doivent être mis à la disposition des locataires par le bailleur, qui peut intervenir auprès du syndic de copropriété afin d'organiser les modalités de consultation de ces pièces. L'expression « tenu à disposition » signifie que le locataire n'est pas fondé à exiger une mise à disposition effective des pièces justificatives, mais qu'il doit pouvoir accéder aux documents dans des conditions raisonnables et normales. Afin de faciliter la consultation des pièces justificatives, la loi no 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (Alur) a prévu qu'à partir du 1er septembre 2015, le bailleur doit transmettre également, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale. Toutes ces dispositions sont impératives pour le bailleur comme pour le professionnel auquel il confie un mandat de gestion locative et permettent une bonne information des locataires de logements situés dans un immeuble soumis au statut de la copropriété.