L'instruction des dossiers de réserve parlementaire est centralisée par le ministère de la culture et de la communication, au secrétariat général. En fin d'année, les commissions des finances de l'Assemblée nationale et du Sénat notifient aux différents bénéficiaires les subventions retenues pour l'année suivante. Cette programmation parvient au ministère en février de l'année concernée. Les bénéficiaires disposent alors jusqu'au 30 juin de l'année concernée pour transmettre au bureau de la qualité comptable les éléments indispensables au traitement de leur dossier, notamment le formulaire Cerfa n° 12156*03 dûment complété, leur numéro SIRET ou SIRENE, ainsi que leur Relevé d'Identité Bancaire. Les délais de traitement dépendent ainsi en grande partie de la qualité et de l'exhaustivité du dossier transmis. Après examen des pièces, de leur cohérence avec le projet et de leur conformité avec la législation en vigueur, la subvention est engagée et mise en paiement de façon concomitante. Le ministère de la culture et de la communication étant tributaire de la transmission de la programmation par les commissions des finances et de l'envoi des pièces réglementaires par les bénéficiaires, le délai de traitement sur lequel le service est en mesure de se prononcer est celui de la mise en paiement après validation de la conformité du dossier. La moyenne de ce délai pour les subventions gérées par le ministère est de 7,67 jours pour l'année 2013. Pour information, 1 739 dossiers de subvention de réserve parlementaire ont été traités en 2013 par le secrétariat général.