M. Michel Zumkeller interroge M. le ministre des affaires étrangères sur l'utilité et la fonction de la commission des archives diplomatiques. Il souhaite obtenir le budget détaillé de cet organisme tant en matière de fonctionnement, que de mises à disposition de fonctionnaires. Il souhaite également avoir des précisions sur les missions de cet organisme, et sur la possibilité de le supprimer ou de le réformer, afin d'aboutir à une plus saine gestion des deniers publics.
Les missions et la composition de la commission des archives diplomatiques, créée par décret du 24 février 1874, sont définies par le décret n° 288 du 11 décembre 2004 fusionnant la commission des archives diplomatiques et la commission pour la publication des documents diplomatiques français : « La commission des archives diplomatiques est consultée sur la mise en oeuvre de la politique en matière d'archives au sein du ministère des affaires étrangères, y compris dans le domaine des nouvelles technologies, et sur les programmes de publication et de recherche. Elle se prononce sur toute autre question qui lui est soumise par le directeur des archives du ministère des affaires étrangères. Elle examine le rapport d'activité de la direction des archives ». La commission des archives diplomatiques est présidée par le ministre des affaires étrangères et compte 3 vice-présidents (actuellement, Mme Carrère d'Encausse, secrétaire perpétuel de l'Académie française, M. Plaisant, ambassadeur de France, et le directeur des archives diplomatiques). Elle est composée d'une quarantaine de membres représentant le monde universitaire et scientifique, de grands spécialistes de l'archivistique, des praticiens de la diplomatie et les professeurs chargés de la publication des documents diplomatiques français (DDF). Son secrétariat est assuré par la direction des archives du ministère des affaires étrangères. Commission consultative, la commission des archives diplomatiques se réunit au minimum une fois par an pour examiner le rapport annuel d'activité de la direction des archives et, en tant que de besoin, pour donner son avis sur des questions touchant à la gestion et à l'exploitation des archives (bâtiments, publications, archives électroniques, etc...). En pratique, la commission tient habituellement 2 à 3 réunions par an. La commission des archives diplomatiques ne coûte rigoureusement rien à l'État. Elle ne dispose donc d'aucun budget de fonctionnement et ne bénéficie d'aucune mise à disposition de fonctionnaires. Son utilité est cependant grande pour éclairer le ministre des affaires étrangères sur les principaux problèmes que posent la collecte, la conservation et la communication des archives diplomatiques, notamment au regard du fonctionnement du réseau diplomatique et consulaire français, et pour aider le directeur des archives diplomatiques à orienter correctement son action en tenant compte des prescriptions légales et règlementaires, des bonnes pratiques dans les autres administrations d'archives mais aussi des attentes du public et des transformations extrêmement rapides des systèmes d'information. Au-delà du cas particulier faisant l'objet de la présente question, il convient de souligner que le Gouvernement souhaite réformer les pratiques de consultation préalable à la prise de décision et mettre un terme à l'inflation du nombre de commissions consultatives. Le comité interministériel de la modernisation de l'action publique du 18 décembre 2012 a ainsi fixé les orientations d'une nouvelle politique de la consultation. Conformément à ces orientations, chaque ministère dressera une cartographie faisant apparaître sa stratégie de consultation et examinera les possibilités de fusion ou de réorganisation des instances consultatives permettant d'en réduire le nombre et de renouveler les pratiques en privilégiant les modes de concertation ouverts ou informels. La présente réponse ne préjuge pas des décisions qui seront prises dans ce cadre.