Mme Fanny Dombre Coste attire l'attention de Mme la ministre de la réforme de l'État, de la décentralisation et de la fonction publique sur la communication de documents administratifs auprès des collectivités locales. La mise à disposition informatisée des documents administratifs tardant à se mettre en place, la demande de consultation ou de communication de ces documents s'effectue alors aux guichets des collectivités. La possibilité de copie s'élève à 0,18 euro par document. Cette contrepartie financière limite, de fait, le nombre de documents conservés par le demandeur. De plus, il revient à l'agent de la collectivité de produire la copie, d'éditer la facture, d'encaisser, de remettre le reçu... Une solution alternative consiste alors à photographier les documents. L'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 dispose que le choix des modalités de communication appartient en principe au demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration. Néanmoins, la commission d'accès aux documents administratifs dans un avis (20073852) du 11 octobre 2007, considère que « si ces dispositions ne prévoient pas la possibilité pour une personne de consulter des documents administratifs et d'en photographier le contenu, la commission constate qu'elles ne l'excluent pas formellement » et laisse ainsi la possibilité aux collectivités d'accepter ou non cette démarche. Elle lui demande si une simplification de la communication de documents administratifs est envisagée.
L'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public, et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal, prévoit les différentes modalités d'accès aux documents administratifs laissées au choix du demandeur, sous réserve des possibilités techniques de l'administration et de la bonne préservation des documents. Trois possibilités, à titre gratuit ou onéreux, sont envisageables : la consultation gratuite sur place, la délivrance d'une copie sur un support identique ou compatible avec celui utilisé par l'administration aux frais du demandeur, l'envoi sans frais par courrier électronique si le document est disponible sous un tel format. Cette dernière modalité, ne nécessitant pas de déplacement ni de frais de la part du demandeur et répondant ainsi au souci de simplification d'accès aux documents administratifs, est amenée à se développer, de plus en plus de documents étant disponibles sous format numérique. Dans la situation ayant donné lieu à l'avis n° 20073852 du 11 octobre 2007 de la commission d'accès aux documents administratifs (CADA), le demandeur avait eu accès aux documents par une consultation sur place, à l'occasion de laquelle il aurait souhaité en photographier le contenu, ce qui lui a été refusé. Bien que cette modalité ne soit pas explicitement prévue par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, la CADA a constaté que cet article ne l'exclut pas pour autant. Néanmoins, elle a également estimé que l'autorité administrative n'est tenue de satisfaire une demande de communication par photographie que dans la mesure où les autres modalités, par exemple la reprographie ou l'envoi électronique, s'avèrent impossibles au regard des caractéristiques des documents. Dans le cas d'espèce, les documents pouvaient faire l'objet de copies papier. La CADA a par conséquent émis un avis défavorable à la demande de l'intéressé. Les modalités d'accès existantes permettant de couvrir la plupart des situations, il n'est pas envisagé, à court terme, de modifier l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978.