使い方を確認しよう過去の会話は呼び出せる。06:55上の階層に連動するドロップダウンリストは簡単に作れる窓の杜からダウンロードボタンをクリックするとリストが展開される仕掛けは、日常的によく使いますよね。「ドロップダウンリスト」や「プルダウンリスト」と呼ばれ、以下の例では、選択したカテゴリに限定して検索できるようになります。ある項目にぶら下がるリストを選択する仕掛けは、Webサイトなどでもよく使われるこのようなドロップダウンリストはExcelでも作成可能です。[データの入力規則]ダイアログボックスにリストの項目を指定するのが最も簡単。セルに[▼]ボタンが表示されて、リストから項目を選択できるようになります。分類として「個人」と「法人」のどちらかを選択できるように、ドロップダウンリストを作成した[▼]をクリックするとリストが表示される入力の手間も省けてミスも防ぐことができますが、同じ発想で「カテゴリ」と「担当」のドロップダウンリストを作ると、以下のようになってしまいます。分類によらず、すべてのカテゴリのリストが表示されている担当の[▼]をクリックした。カテゴリに関係なく担当者全員のリストが表示されている不必要なリストが表示されて使いにくい状態です。分類が「個人」なら「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」、カテゴリが「サービス」なら、担当する人のみを表示したいですよね?難易度高めと言われる“連動する”ドロップダウンリストですが、コツさえつかめば大丈夫です。絞り込める3階層のドロップダウンリストの作り方を紹介します。大項目のドロップダウンリストを用意する大項目のドロップダウンリストは、項目の直接指定が簡単です。項目数が多い場合は、あらかじめセルに項目を用意しておき、セル範囲を指定する方法もあります。セル範囲を選択して[データ]タブにある[データの入力規則]をクリックする[データの入力規則]ダイアログボックスが表示される。[入力値の種類]から[リスト]を選択して、[元の値]に「個人,法人」と入力する。「,」は半角で入力する。[OK]をクリックするセルの右側に表示された[▼]をクリックするとリストを確認できるセル範囲に名前を付ける選択範囲から名前を付けるセル範囲を参照するために「名前」を付けておきます(詳しくは後述)。ここでは「分類」に2つ、「個人」と「法人」に3つずつのリストが必要なので、まとめて名前を付けてしまいましょう。離れたセル範囲を選択するときは[Ctrl]キーを押しながらドラッグです。「分類」の2つ、「個人」と「法人」の3つのセル範囲を[Ctrl]キーを押しながら選択しておく。[数式]タブにある[選択範囲から作成]をクリックする[上端行]にチェックを付ける。[OK]をクリックすると[選択範囲から名前を作成]ダイアログボックスが閉る。画面に変化はないが、名前は付けられているので問題ない「名前」とは?「名前」を付けることで、特定のセル範囲を指し示すことが可能になります。サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」「運用」「システム」「ご相談」と8つの名前が付けられました。「=個人」と入力することで、セルG3~G5($G$3:$G$5)を指定したことになります。名前は数式でも利用でき、この後に利用するINDIRECT関数で指定するために、名前を付けておいたわけです。[名前の管理]ダイアログボックスから、現在付けられている「名前」を確認できます。[数式]タブにある[名前の管理]をクリックする[名前の管理]ダイアログボックスで、現在付けられている名前を確認できる。[閉じる]をクリックするセルに「=個人」と入力してみる「個人」という名前の指すセルG3~G5($G$3:$G$5)の値が表示される中項目のドロップダウンリストを作成するINDIRECT関数を利用する中項目のドロップダウンリストも[データの入力規則]ダイアログボックスを利用しますが、[元の値]に入力するINDIRECT関数がポイントです。「=INDIRECT(C2)」と入力すると、セルC2の値(個人)を参照して、「個人」が示す参照($G$3:$G$5)を返すという意味になります。セル範囲を選択して[データ]タブの[データの入力規則]をクリックしておく。[入力値の種類]は[リスト]を選択、[元の値]に「=INDIRECT(C2)」と入力する。セルC2の値(個人)が示す参照が返される。[OK]をクリックする。大項目に応じたカテゴリのリストが表示できるようになる。セルD2では「個人」に含まれる「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」が表示されるセルD4では「法人」に含まれる「運用」「システム」「ご相談」が表示されるINDIRECT関数とは?INDIRECT関数は、引数に指定した“文字列が指す参照を返す”関数です。構文は「=INDIRECT(参照文字列)」となります。セルに入力してみましょう。「=INDIRECT(C2)」はセルC2の値、つまり「個人」が指す参照($G$3:$G$5)を返すので、結果として「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」が表示されます。セルC2の値が「法人」に切り替われば、参照は「$H$3:$H$5」になります。セルに「=INDIRECT(C2)」と入力してみるセルC2の値(個人)が指す参照先($G$3:$G$5)の「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」が表示される小項目のドロップダウンリストを作成する3階層目の小項目のドロップダウンリストは、2階層目の中項目と同じ考え方ができます。カテゴリに応じた担当を表示するため、セルE2からの参照先をセルD2に指定するだけです。[データの入力規則]ダイアログボックスに「=INDIRECT(D2)」と指定しても構いませんが、[データの入力規則]はコピー&ペーストできるので、セルD2をそのままセルE2にコピペします。セルD2をコピーして、セルE2に貼り付けた。セルD2の内容が表示されているが、気にしなくていい[データの入力規則]ダイアログボックスを表示して確認してみよう。[データ]タブの[データの入力規則]をクリックするセル参照がずれて[元の値]の数式が「=INDIRECT(D2)」となっていることがわかる。[OK]をクリックして、ダイアログボックスを閉じておくセルE2をオートフィルでコピーする中項目に応じた担当のリストが表示できるようになる。最後に項目名が重複する場合の対処法を紹介します。「個人」と「法人」に同じ名称の「サービス」という項目があるとしましょう。この場合、どちらの「サービス」なのか区別できません。文字列を連結した新しい「名前」を用意して、小項目のドロップダウンリストでは連結した文字列をINDIRECT関数に指定します。「個人」と「法人」に「サービス」という同じ項目がある。小項目のドロップダウンリストで区別できるように、文字列を連結した項目名を用意する。セルG9に「=$G$7&G8」と入力してセルI9までコピー。セルG17に「=$G$15&G16」と入力してセルI17までコピーした新しいセル範囲で「名前」を付ける小項目のドロップダウンリストを設定するセル範囲を選択して[データの入力規則]ダイアログボックスを表示する。[元の値]に「=INDIRECT(C2&D2)」と入力する。セルC2とD2を連結した文字列を参照するという意味になる。[OK]をクリックする中項目のカテゴリは選択し直しておく。2024年1月「GPTストア」対応!もう面倒なプロンプトは不要。