(19)断る場合も丁寧に!お断りメールの書き方と例文まとめビジネスでよく使用するお断りメール。みなさんは正しい使い方ができていますか?お断りメールは相手を不快にさせずに、はっきりとお断りの旨を伝えなければなりません。今回は、シーン別にお断りメールの書き方と例文をご紹介します。シェアシェアツイートシェア目次お断りメールとは?お断りメールにおけるマナーお断りメールの書き方お断りメールで使えるフレーズ【シーン別】お断りメールの例文お断りメールをもらった場合はどうする?お断りメールの書き方まとめお断りメールとは?みなさんも一度はお断りメールが送られた経験はあるのではないでしょうか。お断りメールは、ビジネスシーンでの採用の合否・見積りの提案・見積りの依頼・営業メール・忘年会のお誘いなど、さまざまな場面で使われます。お断りメールをもらったときって正直、あまり気分はよくないですよね。その分、できるだけ送るほうも気を使わなければなりません。お断りメールはいかに相手を不快にさせないか、ということが重要になってくるのです。お断りメールによって今後の関係性も左右しかねません。ビジネスシーンによっても使い方が異なるので、用途別に覚えておくと便利ですよ。お断りメールにおけるマナーお断りメールを送る際のマナーをご紹介します。どのビジネスによるお断りメールにも通じるマナーなので覚えておきましょう。お断りメールのマナー1否定形を用いずはっきり断る文章のみだと、感情が分からないのでうまく相手に伝えるのは難しいですよね。お断りをしなければならないメールは特に慎重に言葉を選ばなければなりません。お断りメールでは、否定形を用いずにはっきりと断りの旨を伝えます。あいまいにしていると相手もどっちなのかよく分からないので、逆に失礼になってしまいます。難しいと思いますが実は言葉を肯定系に変えることによって簡単に文章をつくることができるんです。お引き受けできません→ご要望に沿いかねますできません→いたしかねます辞退します→見送らせていただきます参加できません→参加を見送らせていただきますなどです。否定形を肯定系に変えるだけで、少し柔らかいフレーズになりますよね。このように、相手に少しでも不快な思いをさせないように配慮した言葉を使いましょう。お断りメールのマナー2言い回しに気を付ける肯定系でのお断りをご説明しましたが、さらに言い回しに気を付ける、クッション表現を取り入れることでさらに柔らかい表現になり、否定の内容を和らげることができます。恐れ入りますがまたの機会がございましたらあいにくですがなどです。あるのとないのでは、印象がかなり違ってくると思いませんか?このようにクッション表現を上手く取り入れながらメールを構成していきましょう。お断りメールのマナー3感謝の気持ちを伝えるお断りメールを送る際には必ず、感謝の気持ちを伝えましょう。相手も時間を割いてくれたことですので、気遣いの気持ちを入れることはとても大切です。感謝の気持ちがなく断りの文章だけだと配慮がなっていなく、今後の付き合いも考えてしまいますよね。感謝の気持ちにプラスして、お詫びの言葉も入れるとより柔らかい印象になり、相手も配慮がなされているなという印象を持ってくれるはずですよ。お断りメールの書き方お断りメールの書き方をご紹介します。構成を覚えると、どのお断りメールでも活用できますよ。お断りメールの項目1件名お断りメールの件名は、変えずに履歴付きの返信でも大丈夫です。新たに書くときは「○○の件」や「○○のお詫び」など分かりやすい件名にしましょう。「お世話になっています」「お疲れ様です」などが一般的です。挨拶文はビジネスメールの基本ですのでしっかり入れるようにしましょう。お断りメールの項目3感謝の気持ちを伝える次に感謝の気持ちを伝える文章を書いていきます。お断りする旨を伝える前にまずは提案していただいた感謝や、招待していただいた感謝などを書きましょう。「誠にありがとうございます」「心よりお礼申し上げます」など一般的に使われています。お断りメールの項目4お断りの旨を伝えるお断りの気持ちを伝えましょう。お断りメールでしてはならないのが、ネガティブな表現を使うことと、お断りの理由が述べられていないことです。先ほどのマナーで書いた、否定形を用いない、クッション表現を取り入れるということを守り、文章を作っていきましょう。お断りメールの項目5お断りの了承へのお願い最後にお断りの了承へのお願いを書きましょう。今回のお断りで関係が終わってしまうことのないように次回に繋げていく大事な部分になります。「何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます」や「今後ともよろしくお願いいたします」などがいいでしょう。提案などは、さらに代替案を説明する文章を加えたりするといいですね。相手からの心証も良くなり、またビジネスにおいてお付き合いをしていきたいと思ってくれるかもしれません。お断りメールで使えるフレーズお断りメールでよく使う、クッション表現、お詫びの文言のフレーズをご紹介します。英語でメールを送る場合もあると思うので、今回は簡単な英語でのお断りメールのフレーズもご紹介します。・ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません・何卒ご了承のほどお願い申し上げます・お力になれず、申し訳なく思っております・深くお詫び申し上げます・大変失礼いたしました・陳謝いたしますお断りメールで使えるフレーズ4英語ビジネスにおいて、英語でお断りメールを書かなければならないことがあるかもしれません。英語でよく使われるフレーズをご紹介します。英語でのお断りメールも日本語と同じで、英語で否定形を肯定形にしたり、クッション表現を用いることができます。英語が必要になったときは参考にしてみてくださいね。今回は営業・採用・見積り後・忘年会のお断りメールの例文をご紹介します。営業のお断りメールの例文ビジネスにおいて、営業メールにお断りメールを送る頻度は多いと思います。今後も関わっていくかもしれない相手ですので、営業メールのお断りは蔑ろにできませんよね。断るところはしっかり断らないと営業マンは勘違いしてしまいます。お断り後もいいお付き合いができるように文章を構成しましょう。どの営業メールにも使えますので覚えておくと便利ですよ。営業担当○○様いつもお世話になっております。△△株式会社の△△でございます。先日は新商品の件で提案していただき、誠にありがとうございました。社内にて商品導入を検討いたしましたが、今回は貴社商品の購入を見送らせていただくことになりました。提案いただき大変恐縮ではありますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。不採用通知は、不採用になった理由を応募者に伝える義務はないので、詳しく書かなくても大丈夫です。「採用とならなかった」と直接書くのではなく、「ご希望に添いかねる結果になった」など肯定形にしましょう。この度は、数多くの企業から当社にご応募頂き、誠にありがとうございます。誠に残念ながら、今回は貴殿のご希望に添いかねる結果になりました。ご応募いただいたにも関わらず、申し訳ございません。メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願い致します。見積りのお断りメールもビジネスではよく使われます。見積りのお断りメールは、見積り書をわざわざ時間を取り作成した頂いたことに感謝する文章を書きましょう。いつもお世話になっております。△△株式会社の△△でございます。この度は、お見積り書のご提出を頂き、誠にありがとうございました。社内で慎重に検討させていただきました結果、大変恐縮ではございますが、費用の面で折り合いがつかず、今回は見送らせていただくことになりました。貴重なお時間をさいて見積り書を作成していただいたことに深く感謝申し上げます。機会に依頼させていただくことがあると存じます。その節は、何卒よろしくお願い申し上げます。貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。忘年会シーズンが続くと、胃の調子が悪くなりあっちの忘年会に参加できない、なんてことがあるかもしれません。忘年会などの行事でのお断りメールは、先延ばしにすると幹事も大変なのでなるべく早めにメールをしましょう。件名:忘年会の件について○○課長お疲れ様です。先日お誘い頂きました忘年会の件なのですが、ぜひお伺いしてご挨拶を申し上げたいところではございますが、あいにく都合がつかず、今回は欠席させて頂きたいと存じます。今後このような機会がございましたら、ぜひ参加したいと思います。メールにて恐縮なのですが取り急ぎお詫びとご連絡を申し上げます。お断りメールをもらった場合はどうする?お断りメールへは返信しようお断りメールをもらった場合は、速やかに返信をするのがマナーとなります。文章は短くても大丈夫です。件名は変えずに履歴付き返信にしましょう。お断りの旨を確認し、了承したということを知らせ検討してくれたことへのお礼を返信します。締めくくりは、またよろしくお願いします、という関係を続けていく文章にしましょう。この返信によって今後も円滑な関係が続けられます。件名:返信Re:○○に関するお詫びお世話になっております。ご提案させていただいた○○の件につきまして、ご検討いただきありがとうございました。今回は見送られるとのことで、承知致しました。お仕事をご一緒させて頂く機会がございましたら、その節はどうかよろしくお願い申し上げます。お断りメールの書き方まとめいかがでしたか?お断りメールは、いかに相手を不快にさせないかがカギとなっていきます。不快にさせないようにしつつ、なぜ断ったのか理由を述べるようにしましょう。お断りメールをもらっても、今後も関りを持てる関係を作っていけるように、フレーズや例文を参考にしてくださいね。昨今の日本企業の課題である、生産性向上や働き方を変えるためのご相談は、大手企業を中心にこれまで70年以上サービス提供経験のある、ビジスタントまでご相談ください。無料相談はこちらこの記事のライターゆりこの記事をシェアする!断る場合も丁寧に!お断りメールの書き方と例文まとめシェアシェアツイートシェアこの記事へコメントしてみるニックネームコメント※コメントは承認後に公開されますコメント投稿ありがとうございます。コメントは運営が確認後、承認されると掲載されます。履歴書を提出する時の送付状の書き方とマナーについて解説します。履歴書と送付状を封筒に入れる際の注意点、封筒への入れ方についても解説します。送付状の書き方がよくわからない、封筒への入れ方がわからないなどお困りの方は是非参考にしてください。書式テンプレート無料で使える!受領書テンプレートまとめ物品の受領を証明する書類、受領書。受領書テンプレートはexcelやwordで作ることができます。作るのが面倒くさいという方のためにexcelやwordで使える受領書テンプレートをご紹介します。その他物品受領書を作る方法もあるのでその方法もご紹介します。「コンセプトシートとはなに?」と思われるかもしれませんが、「企画書」と同じようなものと考えてもらって構いません。この記事ではコンセプトシートの基礎知識の解説と無料ダウンロードできるテンプレートを用意していますのでご活用ください。書式テンプレート簡易版!無料のプライバシーポリシーテンプレート5選ブログなどwebサイトでよく目にするプライバシーポリシー。至るとこで目にしますが、そのたびに「何これ?」と思いませんか。この記事ではプライバシーポリシーについて説明するとともに、無料のテンプレートを用意しています。お気に入りのテンプレートがあれば幸いです。書式テンプレートそのまま使える!無料の挨拶状テンプレート5選この記事では挨拶状についてまとめています。各記載項目の解説やGoogleドライブでダウンロードできる挨拶状のテンプレートを用意させてもらいました。ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いのでぜひご活用ください。相手に何かをお願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