使い慣れた月案や週案がそのまま利用できる今まで月案や週案を作成できるシステムを色々見てきましたが、どのシステムも「システムで決まった書式やテンプレートに入力する」や「園の書式にカスタマイズできるけど、自分たちでやらないといけない」というシステムばかりでした。園で、登降園管理や保護者一斉配信のためのICTシステムの導入を検討した時に、園支援システム彩で「使い慣れた月案や週案をそのままセットアップします」という機能がありました。使い慣れている書式なら、職員も入力しやすいんじゃないか?と説明を聞くために問い合わせてみました。説明を聞くと、Excelなど使用しているフォーマットを提供すると、そのままの形でシステムに月案・週案・日誌と作成してくれる、プラス「音声入力」や「付箋機能」もあって、普段パソコンが苦手な先生もシステムに対してのハードルが下がるなと感じました。データはクラウドに保存されて過去のものも呼び出し確認できるので、このシステムを導入することにしました。導入後、普段使っているフォーマットを彩さんに提供し、書式を2週間ほどで作成してもらいました。丁寧な操作説明を受けて、安心して利用し始めました。見た目はいつもの月案・週案でびっくりしました。印刷したものと同じイメージで画面が設定されているので作成もしやすいようです。付箋機能は自分へのメモにもなり、主任保育士が各クラスを確認して指摘事項を付箋でお知らせできるので、口頭で伝えなくても良くなり少ない時間で情報共有ができています。過去に作成した月案を参照に別の月案を作成もできるので、他クラスや過去月を参考にすることもできます。園の事情でレイアウトの変更がある時も追加費用なしで対応してもらえたり、電子印鑑もあるので助かっていますね。写真付きヒヤリハットも作成できるので、タブレットで写真を撮ってそのまま書類として作成できています。デジカメで撮ってパソコンに取り込んで、、という作業はなくなりましたね。時間のかかる要録なども簡単になり、パソコンアレルギーだった職員も今ではすすんで入力してくれるようになりました。これをきっかけに園全体でICTをうまく使って職員同士のコミュニケーションをもっと深めていきたいですね。登降園管理で保護者様も職員も安心しています当園では以前から他社の登降園システムのタッチパネルを利用していました。登降園のシステムを変更したくてQRコード等のバーコードリーダー利用のシステムも検討しましたが、どうしても登降園の集中する時間帯は、1人ずつカードをかざしての運用は密を招くので不安でした。ある日他園を訪問した際に、複数人まとめて非接触で登降園を行っているのを見かけ、尋ねると「園支援システム彩」でした。問い合わせると、このシステムは1000以上の保育・教育施設を訪問し、従来の保育業務支援システムの不便な点や足りない機能をヒアリングし、使いやすくなるよう日々アップデートを重ねているとのこと。確かに他社のシステムとは違い運用する側からのシステム構築や保育業務にも熟知していて心強く感じました。サポートも手厚く安心できたため、他社システムから思い切って入替を決めました。登降園で使用する「カメレオンコード」は園児を登録すると自動で生成され、園児登録も在園児に関しては担当者がエクセルで取り込んでくれて、すぐに利用開始できる状態にしてくれました。使い方の説明を受けてまずは「無料体験」を利用、保護者がうまくカメレオンコードで登園・降園できるかをモニタリングしました。カメレオンコードはアプリで表示もでき、ラベルシール印刷もできるので、携帯に不慣れな方でもシールをかざすことで簡単に操作できます。非接触なのでタブレットの消毒の手間もなく、機械を清潔に保てたのは助かりました。カメレオンコードは10人でもまとめてかざせるので、朝夕の混雑時もスムーズに操作できています。玄関で保護者がカメレオンコードをかざすと、同時にクラスのパソコンやタブレットに「○○さんがお迎えに来ました」と表示されるので、わざわざ担任を教室まで呼びに行くことがなくなり職員にとっては負担減、保護者にとっては便利な登降園システムだと感じています。今では本格導入をして、欠席遅刻の連絡などもアプリからできるため、事務所に職員が少ないときでも保護者に何度も連絡をしてもらう事がなくなり喜ばれています。預かり保育の予約などもアプリで申請できるので、当日に利用一覧を出力し担当の職員が事前に確認しています。たくさんの機能があるので、必要な機能から順に使いこなしながら園に合わせた機能を選び、ICTで業務負担をどんどん減らしていきたいですね。導入に迷われているのでしたら、まずは担当者の説明を聞いて無料体験するのがおすすめだなと思います。今必要な機能が用意されていたので説明を受けて導入を決めました。保護者の方へのアプリの説明は専用の案内用紙を配るだけで完了し、使い方も簡単なため、案内用紙に記載している内容だけで全員の方がインストールしてくれました。利用開始前にテスト配信をすれば保護者の方の登録状況もひと目でわかり戸惑うことはありませんでした。昨今のコロナ対応ではそのメリットを本当に感じています。陽性者の連絡や学級閉鎖のお知らせ、濃厚接触者の登園基準など、その都度イロドリンクでスムーズに連絡できています。園内の連絡事項なども職員に一斉に配信でき、行事の開催や中止を直前の天候を見て判断し、イロドリンクで配信することで保護者からの電話での問い合わせが格段に減り、目に見えて職員の業務負担が軽くなったと感じています。ペーパーレスへの取組で、今まで手紙を配布していたものがほぼなくなり、貰っていない・紛失した等の件数も減り、印刷用紙やプリンターのインク代の節約にもなって助かっています。一斉配信には慣れてきたので、今後はドキュメンテーションや登降園管理などの業務にもICTを活用していきたいと考えています。色々なシステムがあると思いますが、イロドリンクに関しては訪問での丁寧な説明でわかりやすかったですし、園児データの準備も手伝っていただけたので、すぐに利用し始めることができました。利用中にわからない時は電話やメールで写真や動画でのサポートがあるので、パソコンが苦手な先生でも使いやすくなっていると思います。イロドリンクは今ではなくてはならない存在ですね。