newオフィスデザインホームBlogアップ_ベトナムの企業はペーパーレス化を達成できるか?2022.06.21Blogアップ_ベトナムの企業はペーパーレス化を達成できるか?皆さんこんにちは。Anh(タム・アン)です。法的に重要な文書は大切に保管しなければいけません。世界的な流れでは、オフィス文書はペーパーレス化に向かっています。そこで今日はベトナムのペーパーレス化の現状についてご紹介できればと思います。オフィスに保管する文書が多すぎますと多くの不便が発生します。類紛失のリスクにもつながってきます。ベトナムの法律では文書の保管期間は下記のように異なっています。帳簿と決算報告を作成に直接使用される証憑書類。帳簿と決算報告を作成に直接な使用されない証憑書類。世界に比べて、ベトナムにおける企業のペーパーレス化は大きく遅れをとっていると言っていいでしょう。加えてベトナムでは、こうした文書に関する企業慣習の変化を恐れる意識も働きます。ほとんどの企業では伝統的保管形式をそのまま継続する傾向にあります。大小問わず契約書類などの文書の出力保管文化が根強く残っています。本気でペーパーレス化に切り替える為には、どの企業も情報管理に関わるアプリケーションの導入をしていく必要があります。97%を占めており、ベトナムの企業で使用されているオフィス什器類は80%から90%が輸入品によって賄われています。ベトナムの総企業数の8割の企業が、1980~1990年代に販売されていた古いオフィス什器を現在も使用しています。したソフト面の情報管理技術やインフラ面のデジタル化の遅れによって、ベトナムの企業のペーパーレス化が遅れているのです。急速な情報技術の発達とともに効果的で経費コストも配慮したオフィス管理方法はたくさんありますが、まず、最も大切なのは「意識を変える」ことです。社員全員が参画することをルールとして求める方法です。次は、内務のデジタル化とファイル共有システムの採用も有効です。皆さんよくご存知ですが、ビジネスドキュメントをデータ形式に変換させる方法です。請求書のデジタル化などもこれに該当します。電子請求書の採用は企業としてコストの削減にもつながります。保管用キャビネットの増設費用などが発生します。会議のペーパーレス化など部分的に実施していく方法もありますね。会議は紙のプレゼンを最小限に抑えるように工夫します。すべての参加者が、PCやモニター共有をし、場合によっては、デュアルモニターによる紙出力リスクも削減していきます。利便性、スピード、節約、環境保護は、あらゆる企業が達成したい目標です。ペーパーレス化はどの国の企業にも奨励されているトレンドですが、ベトナムでは、まだまだ道のりは遠いかもしれません。私は、オフィスのペーパーレス化が早くベトナム企業の間でトレンドとなることを願っています。今回もお読みいただきましてありがとうございました。maps無料|お問い合わせ。