2020.10.27職場のパソコンで仕事をしていると、共有フォルダに残っている古いデータ、気になりますよね。最終更新日はずいぶん前だから、たぶん誰かの消し忘れ。みんな気になっていると思うのだけれど、忙しいせいかずっと放置されたまま。勝手に削除するのも怖いから、「古いデータ」と名前をつけたフォルダに放り込んで、とりあえず「なかったこと」に。データに関する面倒な事は他にもいろいろあります。作業が終わったのに「元データが更新されてる!」なんてことになったり、久しぶりに申請書を作成したら「これ古い書式ですよ」と注意されたり。生産性を上げようにも、これじゃあ無理!とお怒りのあなた。怒ってみたところで解決しないので、これを機にデータ管理の基本を勉強してみてはいかがでしょう。基本がわかっていれば、現場の声として改善点の提案もしやすくなります。会社の上層部やシステム担当は、現場がどれだけ困っているか、意外とわかっていないのかも。今回はそんなあなたのために、データ管理の方法とコツをやさしく丁寧に解説。データの種類から課題解決方法までわかりやすく説明したので、サクッと基本を押さえるのにぴったりです。各データの連携データの肥大化セキュリティ対策データ管理の課題を解決させる方法データ管理をさらにスムーズに行うためのポイントデータ管理とはデータ管理とは、データを適切に管理すること。重要なデータを安全に保管し、使いやすく整理することをいいます。企業にはさまざまな種類の重要データがありますが、これらのデータは質を保ちつつ、常に最新情報を閲覧できるようにしておく必要があります。企業ではどのようなデータが存在するのか、次で確認してみましょう。企業が使うデータの種類は膨大な数にのぼります。代表的なものをあげてみました。顧客データ商品データ売上データ資産管理データ従業員データ取引先データ企業にはこの他にも、大小さまざまな多くのデータが存在しています。い合わせ履歴、アプローチに対する反応履歴といった細分化された情報が。たなべ小さい企業でも、データの種類はかなりの数あるはずですこれらの重要なデータは日々蓄積していき、増えていく一方。適切に管理していないと、取り返しのつかないことになります。ここで改めてデータ管理の重要性について考えてみましょう。今、データ管理が重要な理由データ管理が重要な理由を、ここでは「業務効率化」と「経営戦略」の2つの側面からご説明します。業務効率化データ管理が重要な理由、1つめは「業務効率化」のため。データは活用してこそ価値のあるもの。活用しやすい環境を作るには、適切なデータ管理が必要になります。業務を効率よく進めるには、質の良いデータを素早くとりだせることが大切。仕事中に過去のデータを取り出して現在のデータと突き合わせて検証する場面、よくありますよね。そんな時、データの差異が一目でわかればすごく助かります。経営戦略に利用データ管理が重要な理由、2つめは「経営戦略」のため。企業のデータは、経営戦略を練る上でも欠かせないもの。それには経営に影響のあるデータをピックアップして、即座に分析できる状態にしておくことが重要です。会社員そもそもデータが信頼できないと、分析する価値もなくなりますライバル会社との厳しい競争に打ち勝つためにも、経営戦略に良質なデータは欠かせません。それでは、これらデータ管理における課題点はどのようなことがあるのでしょうか。企業がデータ管理を進めていく上での課題点としては次のようなことが考えられます。各データの連携データの肥大化セキュリティ対策ひとつずつ、順にみていきましょう。各データの連携データ管理における課題点1つめは「各データの連携」です。連携しているはずの別のデータが、更新のタイミングで反映されていなくて困ること、ありますよね。状況によってはトラブルにつながる場合も。長年の間にシステムの拡張・改修を繰り返し、どのデータとどのデータが紐づいているのかわからなくなっている場合もあります。システム、重くて動きが悪いんだよね新しいツールが増えるたびに連携させていくと、システムはどんどん複雑化していきます。なると業務の効率が悪いだけではなく、改修にかかる時間やコストも大きくなってしまい、思わぬ負担になってしまう場合も。データの肥大化データ管理における課題点2つめは「データの肥大化」です。日々積みあがっていく企業のデータは膨れ上がるばかり。その中には保存しておく必要のないデータも多く含まれています。何となく不安で保存しておきたいタイプですデータが肥大化すると、次のような問題が発生します。長期保存のため、保管コストが増える不要データが多いと、データの質が下がる検索に時間がかかる無駄なデータが多くなると、このようにいろいろ困った事態に。放っておくとのちのち収集のつかないことになりかねません。データ管理では、データの選別も重要。セキュリティ対策データ管理における課題点3つめは「セキュリティ対策」です。セキュリティ面では、「閲覧の権限」と「クラウド化による安全管理」の2点が、データ管理の課題になります。たなべデータ閲覧の権限管理が甘いと、情報漏洩にもつながります例えば、上司に依頼されて上司の権限で閲覧したデータをうっかり自分のパソコンに保存してしまう・・・このようなミスは案外多いもの。最近はデータがクラウド化されている場合が多く、セキュリティ対策がより重要になってきています。以上、データ管理の課題点3つについて解説しました。次に、これらの課題の解決方法を探ってみましょう。データ管理の課題を解決させる方法ここでは、データ管理における課題を解決する方法についてご説明します。先ほど取り上げた課題をもう一度見てみましょう。各データの連携データの肥大化セキュリティ対策この3点にプラスして「使いやすいこと」が必須条件になります。大きな費用が発生しますが、老朽化したシステムの拡張・改修も相当大きなコストがかかってしまいます。データを常に最新の状態で維持するためにも、根本的にシステムを見直す方が現実的といえるでしょう。「システムの一元化」に着手する際、重要なのはシステムの設計段階から、現状の課題と未来のビジョンを明確にして取り組むこと。データベースを構築する初期段階から、使い勝手や利用方法など将来を見極めて進めていくことが大切。たなべクラウドツールを利用する場合は、必要なサービスを厳選しないと利用料がふくらんでしまいます「システムの一元化」をするにあたって、さらに円滑なデータ管理を行うために重要な点を次でご紹介しましょう。データ管理をさらにスムーズに行うためのポイントデータ管理をスムーズに行うため、特に大切なポイントは次の5つ。保存すべきデータを明確にする各データの保存期間を決めておくデータ閲覧の権限を徹底するデータ管理の監督者を決めるその他、データ管理のためのルールを決めるこの中で最後の「その他、データ管理のためのルールを決める」について。具体的には、書類の規格や形式、フォルダ名、ファイル名、保存場所、バックアップ方法など。これらのポイントについて、ルールを決めて監督者が管理していきましょう。莫大な量のデータを一元化するには、途方もない手間や時間、コストが発生します。長い目でみると、現場で働く方にとっても経営者にとっても、メリットの方がずっと大きいはず。前向きに検討してみてください。今回は、データ管理について基本的な内容を中心にお話しました。業務の効率化や経営戦略を考えるために、データ管理はとても重要な課題です。早めに一元化しておかないと数年後、社の命運を大きく左右することにもなりかねません。データは活用することにより初めて価値が生まれるもの。保存しておくだけなら貴重なデータもゴミ同然なんです。「データ管理はシステム担当に任せておけばいいや」なんて考えているあなた。使いにくいシステムや古いデータはミスの源。それが重大な損失につながったら・・・放置しておくのはとても危険です。それに数年後、会社が大きく成長しているか、瀕死の状態に落ち込んでいるか、ひょっとしたらデータ管理にかかっているかもしれません。忙しい会社ほど、データ管理に関する問題点は山のようにあるでしょう。改善点を提案できるのはシステム担当ではなく、現場のあなたです。普段機嫌の悪い上司も、前向きな意見ならきっと喜んで耳を傾けてくれるはず。データ管理刷新をきっかけに会社の業績がアップしたら、きっとボーナスもアップ、あなたのやる気もうーんとアップすることでしょう。おいて期待を上回り、徹底的な顧客志向で小規模から大規模ソリューションまで幅広く対応しています。御社の悩みを強みに変える仕組みづくりのお手伝いを致しますので、ぜひご相談ください。心から幸せ~と感じるのは美味しいものを食べている時。あと演奏系の動画を見ることや美術館巡りも大好きです。嫌な事があってもすぐにポジティブ変換できるのが取り柄。子供の頃は、学習雑誌の未来予想図や映画「バック・トゥ・ザ・フューチャー」を見て、未来に夢を馳せ胸をときめかせていました。今も最新のテクノロジーにふれるとあの頃の「ワクワク感」が甦ります。願いつつ記事を作成しています。AI(人工知能)についてはド素人。素人ならではの低~い目線をいかし、未来をグッと見上げて「わかりやすく楽しい記事」をお届けしてまいります。機械学習にすぐに使える!時系列データとその分析方法とは2021.10.302021.10.30人気記事ランキング人気記事は見つかりませんでした。検索トップタイトルとURLをコピーしました。