事務スタッフを最小限に、かつ経営側のマネジメントの質を下げずに100教室を目指すためです。事務スタッフの数は1名のみでした。それが、20教室を超えた頃、事務スタッフ1名のみで全教室の運営管理をするのが難しくなり、事務スタッフを1名増員しました。当社は100教室を1つの目標として掲げています。「では100教室体制になったときに、事務スタッフだけで10名が必要かな?」と疑問に思い始めたのが、きっかけの1つです。10教室程度だった当時、会社の雰囲気は非常にアットホームでした。現場のフォローをすることができていました。経営側が現場に関わる時間がどうしても減っていきました。業務の効率化・自動化を検討したきっかけです。各教室の実績がリアルタイムで見える化することで、教室数が増えても的確な声掛けが出来るようになりました。印象に残っているのは、夏期講習の申込数の集計を自動化したことです。夏期講習というのは学習塾の経営にとって、とても大事なプロジェクトです。毎日全教室の申込数を集計していました。「昨日◯◯教室で何名の申し込みがありました!」などとニュース形式で発信し、社内を盛り上げていたのです。毎日集計をするのはやめようと。最終的には、50教室になったタイミングで現場の実績の集計は週1回にまで減ってしまいました。その為、現場がどれだけ一生懸命にやっているかというのは我々も把握できなくなってきました。社員への的確な声掛けができなくなったわけですね例えば「岡田さん。行きましたよ、今回の夏季講習!」なんて言われて、「え、そうだった?」みたいな。いうダメな管理職になってしまっていたわけです。この集計作業をRPA(事務作業自動化ロボット)で自動化していただきました。今まで苦痛だった取りまとめが5分間で終わるということに、まず感動しました。加えて、毎日肌感覚で「この教室は今頑張っているな」というのが見えるようになりました。5教室10教室でやっていた頃のアットホームな時代に感覚的には近くなったと思います。会社内でどれぐらいの位置にいるんだろうというのを意識してくれているようになりました。毎日見ることができるようになった。この違いは、社員のモチベーションにも大きく影響していると感じています。当社にとっての最善の手段は何か、という視点で提案をしてくれます。社内で手間のかかっている業務が多々存在することは認識していました。当初は具体的にイメージが持てていませんでした。そもそも塾の業務内容をどこまでご理解いただけるかという点も不安に感じていました。初回の活動の際にその不安は払拭されました。的確に改善方法をご提案いただいたのがとても印象的でした。それによって、実際にRPA等のITツールを導入すれば業務量を減らすことができるというイメージを、私も社員も持つことができたと思います。我々が悩んでいることを導入ツールだけで解決しようとしないところも信頼につながっています。全部が全部、導入したツールで自動化・効率化するのではなく「それはGoogleフォームでいかがですか?」とか「それはZoomでもこういう機能はありますよ」とか。当社にとって最も良い手段は何か?という視点で世の中にある様々なサービスから提案をしてくれるのは、とても有り難いですね。劇的にコスト削減&価値創造を実現しましょう。