外国人との英語の打ち合わせの準備を任されたけど、何をすればいいのだろう?英語のアジェンダの書き方が分からない特に英語での打ち合わせとなると不安も大きくなりますね。この記事では、外国人との会議や打ち合わせにおける事前準備事項やアジェンダの書き方とサンプルをまとめました。海外との打ち合わせの実務経験を通じて学んだ内容です。英語アジェンダのサンプル打合せの事前準備(対面会議の場合)特に海外から人を招いて対面会議を行う場合、以下のような準備が必要です。情報(電話会議参加者が含まれる場合)打ち合わせ中や休憩時のケータリング準備(コーヒー・紅茶・ペットボトル・ちょっとしたおやつなど)昼食の準備(昼をまたぐ打ち合わせの場合)入館手続き・要持参物の案内(事前案内)打ち合わせの相手がビルへ入館する際の手続きを事前に案内する必要があります。海外では、ビルへ入館する際のセキュリティ対策としてパスポートの持参が必須な場合も多いです。このため、来日する外国人は日本においても同様の手続きが必要かを気にしている場合があります。パスポート、社員証など来館に持参が必要なものがあれば、事前に参加者に案内しましょう。情報(当日案内)参加者はPCでメモを取ったり仕事のメール確認をしながら打ち合わせに参加することも多いと思います。打合せ部屋にゲスト用WiFi接続があるかを確認しておくと良いです。WiFi回線が設置されていない場合、WiFiルータが用意できれば打ち合わせ参加者で共有して使えます。電話会議接続の必要がある場合、WebEX、Skype、Teams等の会議接続情報を忘れずに予約しておきます。海外での仕事打ち合わせではケータリングは一般的です。日本で外国人を招いて打ち合わせをする場合も準備ができると良いですね。コーヒー、水、お茶などを用意しておくと打ち合わせの雰囲気を和らげる効果もあります。会議が昼食時間をまたぐ場合、昼食はどうするのかを事前に主催者側で考えておく必要があります。近くのレストランに行くのか、テイクアウトやケータリングで済ませるのか、もしくは自己解決なのかをあらかじめ決めておきます。会社の会議費を使う場合は決裁の準備も必要です。英語アジェンダの項目・書き方とサンプル(対面/電話会議)僕が仕事をするときにアジェンダに含める項目と注意点について説明します。アジェンダは、会議前までに参加者全員に事前送付しておくのが理想です。内容や会議の重要度にもよりますが、遅くとも打ち合わせの前日までに送ります。対面会議の場合、外国人は自国を出発するのは打ち合わせの2-3日前です。早めに準備できるときはもっと早く送ります。Wordやパワポで作成してメール添付することが多いです。アジェンダはメール本文にも書くことがおススメです。最近では、スマホで会社のメールを確認するビジネスパーソンが非常に多いです。スマホの画面が小さいため添付ファイルを開くのが面倒なことがあります。メール本文に書いておけばその必要がありません。日時:相手国時間と日本時間を併記する対面会議を行う場所の時間とタイムゾーンを合わせて記載します。電話会議で行う場合は相手国時間と日本時間を併記します。国によっては一定期間だけサマータイムを取っている場合があります。間違わないようにしましょう。相手国時間の記載には、タイムゾーンを併記することで万一間違えていた場合も参加者から指摘してもらいやすくなります。会議場所/接続電話番号/URL:詳細情報を記入する対面会議の場合には打合せの住所・ビル名を記載します。打ち合わせ部屋を既に確保している場合、それらの情報も含めます。来館する外国人が迷わなくて済むように当日のビル入館手続手順の詳細についても忘れないように記載しましょう。電話会議の場合は、接続先の電話番号やPIN番号、URLなどの情報も必要です。参加者:役職順に記載する参加が決まっている会議の参加者を役職順に並べます。フルネームでも名前だけでもどちらでも構わないと思います。フルネームの方がフォーマルな印象になりますね。determined)の文字を添えておきます。海外ビジネスやグローバルビジネスにおいて、よく出てくるビジネス英語の用語をアルファベット順にまとめました。これらの用語は理解しておくとよいです。目的:打ち合わせの目的を短めに書く打合せの目的を短い文章で書きます。あるプロジェクトの進捗遅れを挽回するために必要なタスクを議論するのであれば、以下のように書きます。議題と時間:議論時間の目安を記載する打合せの議題と配分時間の目安を書きます。打ち合わせテーマの重要度・緊急度に応じて適切な時間配分を行います。(案)を添えておきます。時間配分を記載することは重要です。各議題にどれぐらいの時間が設定されているのかをあらかじめ把握してもらうことでその重要度や事前検討のレベルが判断できます。打ち合わせ資料もアジェンダと同様にとても重要ですね。資料の完成度が悪いと、中身の議論が実質進まなかったり、議論がそれた方向に行きます。打合せ本番までにアジェンダに沿った打ち合わせ資料を用意します。事前の資料提供に支障がない場合、はやめに参加者に送って目を通してもらっておきます。会議で使う英語表現も事前に確認しておきましょう英語アジェンダの書き方や打ち合わせの準備や段取りがしっかりしていれば、本番の打ち合わせも楽に進めることができます。min)実際の会議で役立つ英語表現・フレーズを以下の記事でまとめています。英語の会議の進行に役立つフレーズ英語で相手に意見を聞くフレーズ英語で自分の意見を主張するフレーズ相手の意見に同意するフレーズ英語の打ち合わせで使えるとっさのひとこと最後まで読んでくださりありがとうございました。参考になればうれしいです。Part5の30問は、大きく2つに分類できます。...2【いくつわかる?】ビジネス場面でよく聞く英語慣用句35選(TOEIC試験対策にも)仕事の英語打ち合わせやメール・チャットなどで英語Nativeがよく使うフレーズや慣用句を一覧にまとめました。...3【体験比較】メタバース英会話とオンライン英会話の5つの違いメタバース空間で英語学習サービスを提供する会社が現れてきました。メタバースとは、『現実世界に自分はいながらもネット上のバーチャル空間をアバターで行動する世界』です。...4【評判のシャドテン効果を徹底レビュー】1日30分でリスニング力と発音上達。料金は高め”仕事で使える英語力”を目標にシャドーイング練習の習慣化に取り組んでいます。英語のリスニング勉強法をまとめました。MOBILEは評判のシャドテン代わりになるのかシャドーイング練習をやると効率的に英語力を伸ばせると感じています。勉強時間を十分にとれない社会人は試す価値ありますよね。小さい会社を含めると100社以上から選べるオンライン英会話。このうち、120か国10,000人以上の講師から選べるオンライン英会話はDMM英会話とネイティブキャンプだけ。”仕事で使える英語力”を目標にスピーキング練習にも取り組んでいます。inの両方が使われます。この記事を読めば、乗り物別にこの使い分けをいちいち覚える必要がなくなります。この3つの単語は、単数と複数の扱いを間違いやすいですよね。