動画は再生されません。)ご相談・研修のお申込みはこちら管理・間接部門の改善・改革手法について先が読めない経営環境、激化する企業間競争の中、収益性を向上させるためには、まだあまり徹底されていない管理・間接部門のマネジメントが重要となります。Management)手法として1990年代から独自に体系化し、多くの企業で導入をしてきました。System)となります。)活動は、”きれいに掃除をして片付ける”ことだけはありません。探すムダ、余分に購入するムダ、スペースのムダ、停滞のムダ、など事務所で発生している多くのムダをクローズアップ、排除して、「ムダのない職場づくり」を実現します。ムダをなくすことによって、残業時間の削減、ミスによる手直しの低減が図れます。自分たちの手で職場環境を改善していくことにより、アイデアも出るようになります。した取り組みが、職場のチームワークを生み、意識改革を促していくため、5Sは人づくりの第一歩ともいえます。ーファイリングシステムは、業務に必要な書類・情報を誰もが有効に活用できように分類整理し、保管から保存・廃棄に至るまでを体系化した、書類・情報の管理手法です。属人化している書類(≒業務)を個人机(≒頭の中)から引き出し、共有化を進めることで、書類量を減らすとともに職場の担う機能・業務をビジュアル化します。作成→ファイリングの実施といった手順で進めていきます。ここで作成された業務分類表は、後には業務改善ツールとして活用することができます。電子データ類のファイリング(※後述)として、データの整理と体系化(整頓)を行い、PCフォルダ内に格納する運用ルールなども作り上げます。ーVMにより、属人化した仕事のやり方を改善します。VMボードを導入することで、会社方針から部門方針、個人の目標や日常業務に至るまでの連鎖と、PDCAのサイクルが見えるようになります。会社および部門方針・目標の達成に向け、組織が一体となって取り組む体制、風土が生まれるとともに、部門間にまたがる課題も解決できるようになり、収益などの各種の目標を達成できるようになります。優れたVMボードには、見る人が用意に読め、理解できるよう、文字は可能な限り大きく、できるだけ図式やグラフを活用し、様々な色や顔マーク、記号で目立つような工夫が施されます。Step4業務改善ファイリングシステムで構築した業務分類表をもとに、ムダな業務や重複業務を発見し、改善の管理サイクルを回し効率化に繋げます。Step1見出しここをクリックして表示したいテキストを入力してください。背景色」など細かく編集することができます。テキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト...。テキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト...。テキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト...。皆さまの企業では電子データを保存する場合に、明確なルールが存在するでしょうか。多くの企業では保存の仕方にその人特有の“癖”があり、いわゆる属人的な管理となっていることが非常に多く見受けられます。最近では個人持ちのデータファイルを極力縮小し、自社共有サーバーやクラウドにて管理する企業も多いのではないでしょうか。個人持ちファイルに染み付いたその保管方法は共有サーバー内にて様々な問題を引き起こしていることが現実です。自分しか使用しないファイルならまだしも、こういったファイルは共有サーバーや各担当間でのメールのやりとりにて共有され、違ったファイル名で複製・保存されていくことがあります。同じファイルなのに名前が違う、どれが最新のファイルだろう、あのファイルはどにいった?という問題を引き起こします。中部産業連盟の取り組み中部産業連盟では、ものづくり企業を中心に長年の業務改善・改革を支援させていただき、製造現場のみならず管理・間接部門にいたるまで様々な改善手法を用いて、モノ・業務・管理の“見える化”を行ってきました。したノウハウを活かし、電子データのファイリングを体系化し、業務効率化アップさせる取り組みをしています。その人の好みやセンス、見やすさなどでファイルの名前がバラバラとなって保存されている状況から脱却し、標準化を図るためのシクミづくりを応援いたします。・電子データの整理・整頓ができていなく、データの容量が多い。・同じ電子データをあの人(部署)もこの人(部署)も持っている。(データの「原本」が分からない)・関連するデータなのにあちらこちらに散々して保存されている。・電子データがなくなっても分からない。(必要のない、使わないデータが放置されている)・目的の電子データがどこにあるか分からない。⇒電子ファイルを「探すムダ」が発生している。・よくわからない名前が付いているファイルがあり、どのような電子データが格納されているかわからない。・電子データの適切な保存先(ファイル)がわからない。⇒フォルダを「探すムダ」が発生している。電子データと書類の取り扱いを比較すると、管理上問題点は類似していますが、電子データ特有の問題点もあります。それは、ファイル名からは、データの目的・内容が想像できずに、都度ファイルを開いて確認しなければならないという点です。同じような名前のファイルが多数あり、どれが最新版かわからない、注視しなければならない、また、誤って旧版のファイルを更新してしまうということも考えられます。以上から言えることは「手戻りのムダ」が発生しているということです。ファイリングシステム構築の最大の目的は、電子データ探しの作業の効率化することで、サクサク検索・作業ができる、保存ができるようにするということになります。電子データ移管の容易化・効率化することで、不要なフォルダを作らない、残さないようにします。実際の公開ページでは回答部分が閉じた状態で表示されます。※システムを確立し、ルールを定着化させる上で、“個人のパソコン”内のフォルダ・ファイル管理は極力縮小させるといった方法もあります。その場合はサーバ内に個人にしかアクセスができない領域をしっかりと設け、運用していく必要があります。ここをクリックして表示したいテキストを入力してください。ここをクリックして表示したいテキストを入力してください。背景色」など細かく編集することができます。中産連のファイリングシステムは電子データを基準(データありき)としたものではありません。業務を行うために作成・使用するものであり、業務を正しく遂行したという記録を残すための「業務」を基準としたシステムです。手順が決められた体系立てたものであるため、途中で本来の改善・改革の目的から見失うことなく、やり抜くことが可能です。具体的な進め方を知りたい、体系的確立方法を知りたい、自社で展開していきたい、など、ご希望・ご要望ございましたら、お気軽にお問い合わせください。業務効率化を図る第一歩として、中産連のファイリングシステムを体系立てて学んでみませんか?業務の改善・改革は全員参加で取り組むことが重要です。中産連の経験豊富なコンサルタントが演習も踏まえながら、わかりやすく解説いたします。※ご希望があればオンラインでの講義も実施いたしますが、原則は企業内で実施いたします。研修時間:1研修につき半日(3H~4H想定)研修金額:※別途お問い合わせください中産連の推奨するOVMSでは1→2の順番で構築をしていきますので、同時にご受講されることをお勧めいたしますが、1、2のみでの研修も可能です。※1、2同時にお申込みいただいた場合は研修費用の10%を割引いたします。お申込みならびにご相談は以下フォームよりお願い申し上げます。フォームから送信された内容はマイページの「フォーム」ボタンから確認できます。個人情報保護方針をお読みの上、同意して送信して下さい。