【年末調整の活用事例】ペーパーレス化・時間節約・ミス減少に成功。会社や従業員それぞれの「働く」に対するさまざまな価値観やストーリーを発信します。【年末調整の活用事例】ペーパーレス化・時間節約・ミス減少に成功。株式会社サッポロドラッグストアーさまの活用事例インタビューこんにちは。カスタマーサクセスチームです。SmartHRの年末調整機能をご活用いただいている企業さまより、導入してよかったことや工夫などをお話しいただきました。今回は、北海道を中心に展開するドラッグストア/調剤薬局の株式会社サッポロドラッグストアーさまを紹介いたします。年末調整機能を利用してよかったこと「SmartHRの年末調整機能を利用してよかった」と感じたことを教えてください。谷口さんやはり、紙が減ったのが一番よかったことでしょうか。弊社は約3,200名強の従業員がいるため紙の量が毎年膨大になっていました。種類ごとに分け、それを社員番号順に並べかえる作業は、他の部署からの応援をお願いしてまで行なっていました。それがなくなったのは本当によかったですね。谷口さんあとは、店舗などへ送る準備や郵送するタイムラグがなくなり、申告書の返送も待たなくていいので、内容をタイムリーに確認することができるようになって、かなりの時間の節約に繋がった印象です。谷口さん他にも、以前は申告書の内容をExcelで管理していたので、ダブルチェック時には、数字もそうですが、エクセルの入力箇所が段ずれしていないかも含めて確認をしていました。今はある程度SmartHRで計算処理が終わったデータを給与ソフトに一括で入れるだけでいいので、ミスが減りましたね。紙を送った・届いていないなどの従業員とのやりとりもなくなりました。工夫したことや気をつけたこと「今年から年末調整はSmartHRで実施する」と従業員の皆さまへ展開する際に、工夫したことや気をつけたことを教えてください。従業員に年末調整の入力をしてもらっています。その1ヶ月前の10月初旬に社内コミュニケーションツールを通じて従業員に「何を用意する必要があるか」「手元にない場合は再発行を依頼して11月1日までに準備すること」と「入力時期」を周知して、事前準備を依頼しています。その後、10月末に再度「SmartHRからメールが届きますので、メールを開いて年末調整入力してください」「法改正やSmartHR上で変更点」「入力の注意点」などの通知を出しています。1~2枚程度のものを付け、それを各店舗で掲示を行ってもらって全従業員に周知しています。細かな工夫だと、今までの年末調整時に質問が多いところ、間違いが多いところや難しい言葉に説明を補足しています。「扶養」や「配偶者」や「勤労学生」などの担当者は知っていて当然と思われる言葉でも、従業員にはわかりにくい言葉に対しての意味をヒントメッセージで補足し、問合せを極力減らせるようにしました。その年の質問が多かった内容に関して担当者で共有し、次年度のヒントメッセージをアップデートする対応をしていますね。初年度と2年目以降との違いサッポロドラッグストアさんは、すでに何回か年末調整のご経験があると思いますが、初年度と2年目以降とでは、どのような違いがありましたでしょうか。谷口さん初年度にかなり細かいマニュアルを作成して対応し、社内コミュニケーションツール上にアップしたり、年末調整は、人事部内でタイムスケジュール作成し、それに注意点を記載して2年目以降につなげたので、初年度より準備時間を必要としませんでした。年末調整は1年に1回のことなので、「去年どうだった?」と忘れてしまうこともあるので、2年目以降、気になったところはメモをとるなど担当で共有するなどして次年度に活かすようにしています。2年目は従業員が入力する際に、前年の生命保険のデータの一部や住宅控除のデータなどが引き継がれているので入力業務が減り、入力ミスも減って人事部のチェック時の修正が減ったと思います。従業員からも「2年目は入力がラクでよかった!」と評判でした。デバイスを持っていない人・苦手な人の対応スマホやPCでの入力が苦手な方も多くいるそうですが、SmartHRから年末調整の申告が難しい人へはどのようにフォローされたのでしょうか?谷口さん休職者については郵送で年末調整の案内を行い、SmartHRで申告をお願いしています。スマートフォンやパソコンを持っていない方に対しては、店舗にあるiPadを利用し入力してもらっています。弊社の場合は、店長の年齢層が比較的若くデバイスの操作にも慣れている人が多いので、iPadの利用方法は店長にサポートしてもらっています。申告書のチェック体制を教えてください。谷口さん生命保険会社の情報等は前年を引き継がれていますが、やはり金額や介護保険などの入力箇所等は例年間違っている確率が高いので、まずは保険料のチェックを5名全員で「社員番号何番から何番までは誰が担当」などとチェック体制をとっています。終了後、申告書の種類ごとに担当を分けてチェックし、その後、最終のダブルチェックを行なっています。SmartHR上では差し戻しせず、本人に直接電話やメールで確認して、管理者側で修正を行っています。証明書との突き合わせはいかがでしたか?谷口さん基本はSmartHRの画面上で行います。その際、チェック担当者一人につき1つ大きめなモニターを用意して、見やすい状態で対応しています。証明書の添付画像が見にくい場合は、原本到着を待って原本で直接確認をしていました。※掲載内容は取材当時のものです。する年末調整に関するマニュアルのアップデートや、従業員からの質疑応答に大幅に時間を取られるなど、大量の書類管理に追われ残業が増えてしまう人事・労務担当の方も多いのではないでしょうか。わかりやすくて使いやすいと好評のSmartHRのペーパーレス年末調整についてご紹介します。【こんなことがわかります】SmartHRの年末調整はココが違う!年末調整システム導入時の注意点いますぐダウンロードお問い合わせ機能概要お見積り無料トライアルサポート内容など、SmartHRに関するご質問・ご相談を送付ください。担当より通常1営業日以内にご連絡いたします。SmartHRについて質問するこの記事は最終更新日から1年以上経過しています。法律や助成金に関する情報には変更の可能性があるため、ご確認をお願いします。採用コンテンツ統括マネージャーおよびメディア編集長、人事系SaaS企業でのWebディレクター/ライターを経てSmartHRに入社。採用・雇用2024年年末調整業務の注意点。数字に表れない努力も認める。データ活用2024.0529記事を読むイベントレポート社内導入率90%超えの企業が語る。悠作スマートフォン向けアプリSmartHR2024.0617記事を読むイベントレポート日本一は通過点。記事を読む手続き2024年年末調整業務の注意点。2024.0329記事を読む人事評価マネージャーが成長実感を得やすい仕組みをつくる。間違ったワクワクのない目標管理。勤怠2024.1008記事を読む手続き夜勤労働者の健康診断の注意点。健康保険2023.0125記事を読む手続き短期アルバイトでも雇用保険の加入は必須?/通勤中に従業員が痴漢行為で逮捕。【年末調整の活用事例】ペーパーレス化・時間節約・ミス減少に成功。人事・労務に関する最新情報やセミナーのご案内など、お役立ち情報をお届けします。スタートガイドSmartHRを使い始めるための方法、運用していくために考えること、準備することなどをまとめています。サービスサイトお問い合わせ当サイトへのご感想や、SmartHRのサービスに関するご相談など、お気軽にお問い合わせください。