2022-05-09※この記事には一部PRが含まれます。個人ではすでに当たり前になっているチャットツール。最近では、ビジネスチャットを導入する企業が増加しています。そこで、この記事ではコミュニケーションを効率化できるビジネスチャットのメリット・デメリットについて紹介していきます。ビジネスチャットを導入する時に注意しておきたいことにも触れていますので、ぜひとも最後まで読んでください。ビジネスチャットを導入してコミュニケーションを効率化しようビジネスチャットとは?ビジネスチャットとは、パソコンやスマホを使ってリアルタイムでコミュニケーションを取れるツールを指します。LINEやカカオトークなどの個人が使用しているチャットツールとは違い、ビジネスチャットは大人数やグループに適したコミュニケーションツールとなっています。ビジネスチャットには、以下のような機能も備えられているビジネスチャットツールもあるのです。音声・ビデオ通話ビジネスチャットでは、従来のメールとは違い、要件だけを端的に相手に伝えられます。返信することなく、既読したことを絵文字で通知することができるのも特徴です。ビジネスチャットを導入することで見える8つのメリットビジネスチャットには、導入する上で8つのメリットがあります。それぞれ順番に紹介していきます。時間や場所を選ばないコミュニケーションビジネスチャットは、インターネットにつながっていれば、場所を選ばずに、いつでもコミュニケーションが取れます。出先のカフェや建物内だけでなく、電車やバスなどでの移動の際にも簡単に使用できるツールです。移動中でも使用できますので、もちろんスマホからでも使用できます。いつもお世話になっております。」などが必要ない分、自分が伝えたいことのみを端的に伝えられます。グループを作成して色々な人と同時にコミュニケーションがとれるビジネスチャットでは、プロジェクトごとや部署ごとにグループを作成できます。個人だけでなく、一度に色々な人とコミュニケーションを取ることが可能です。プロジェクトごとや部署ごとで共有したい情報がある場合には、効率的に情報を共有できます。従来のメールでは、相手がいつメールを確認しているかわかりません。電話では、お互いのタイミングが合わないと情報を共有できません。ビジネスチャットでは、自分のタイミングで情報を発信できますし、個人チャット同様に既読機能があります。こちらの発言を確認しているかどうかを把握することも可能です。画像や資料ファイル、動画の共有もできます。同じ場所にいなくても会議を開催ビジネスチャットでは、同じ場所にいなくても、簡単に会議の開催が可能。ビジネスチャットでは、メンバー全員が同じチャットで自由に発言でき、過去の発言も簡単に確認できます。集まるまでもないけれど、メンバーの意見が聞きたい場合には、ビジネスチャットがおすすめです。ビジネスチャットであれば、チャットに意見を求める文章を打てば、メンバーから簡単に意見を集められます。強固なセキュリティ対策ビジネスチャットは、ビジネスに特化した情報コミュニケーションツールであるため、運営者の多くは強固なセキュリティ対策が行われています。ビジネスチャットでは、このようなセキュリティ対策が行われています。利用できるモバイルデバイスを制限また、人的ミスで一番多い、誤送信のリスクを減らすことが可能です。ビジネスチャットでは、チャットルームを分けることで、社内向けのメールを誤って社外に送信してしまうリスクを下げることができます。積極的なコミュニケーションを促進ビジネスチャットでは、先述したようにいつでもどこからでも自由なコミュニケーションを取れます。相手のタイミングを伺ってコミュニケーションを取る必要もないので、積極的にコミュニケーションを取ることが可能です。リモートワークの社員とも、リアルタイムでコミュニケーションを取れます。仕事とプライベートの切り替え個人のスマホをビジネスで使用する際に、個人チャットの中にビジネスのことを入れてしまうと、社員は仕事とプライベートの切り替えが困難になってしまうでしょう。プライベートな相手に対して、社内だけの重要な情報を誤送信してしまう恐れもあります。個人チャットではアカウントの乗っ取りなどの危険も存在します。ビジネスチャットは、社員が仕事とプライベートを明確に切り替えできるコミュニケーションツールとなります。音声・ビデオ機能の活用ビジネスチャットには、音声・ビデオ機能もあります。文章だけのチャットではなく、顔の表情を見てコミュニケーションを取りたい時に便利です。ビデオ機能を使えば、誰がどこにいても顔を見ながら会議を開くこともできます。リモートワークの社員との会議や打ち合わせも、効率的におこなえます。ビジネスチャットの4つのデメリットビジネスチャットの4つのデメリットについて紹介していきます。確認しなければいけない情報が他の情報に埋もれてしまう可能性があるチャットでは、メンバーが気軽に発言することが可能です。その反面、メンバーの発言が多くなると、過去の発言を遡ることが難しくなってしまい、確認しなければいけない情報が他の情報に埋もれてしまい、その情報を探すことに時間がかかります。確認しなければいけない情報は、ビジネスチャットのピン留め機能やタスク機能を活用するなどの対策が必要です。気軽さゆえに多くなるコミュニケーションビジネスチャットでは、気軽にコミュニケーションが取れることで、コミュニケーションが多くなってきます。コミュニケーションが多くなることで、その通知やメッセージの確認などで集中力が低下してしまうことも考えられるでしょう。対策としては、緊急時用のチャットルームを作成するなどのルール決めが考えられます。減ってしまう対面でのコミュニケーションビジネスチャットが便利な分、対面でのコミュニケーションが減ってしまう恐れがあります。そのため、ビデオ機能を活用して表情を見ながらコミュニケーションを取るようにしたり、月に1回は対面での会議を行ったりするなど、ビジネスチャット導入時に対面でのコミュニケーションが減らないような対策が必要です。ビジネスチャットの使用方法を不慣れな社員へ教育ビジネスチャットを導入する場合、不慣れな社員への教育が必要となる場合があります。不慣れな社員には、ビジネスチャットを導入する目的や利便性をしっかりと説明し、ビジネスチャットを導入することに同意していない状態では、どれだけ教育しても覚えてくれません。不慣れな社員がビジネスチャット導入を受けられる状態になってから、しっかりと丁寧に教育する必要があります。無料で始められるビジネスチャットも存在するため、体験した上で導入を検討することもできます。ビジネスチャットとの比較から考えるメールのメリット・デメリットここでは、ビジネスチャットとメールを比較し、メリットとデメリットについて紹介していきます。メールのメリットメールでは、ビジネスマナーを意識して送ることが必須になります。そのため、目上の上司や顧客に対して、メッセージを送る場合には最適な方法です。相手としては、こちらの都合に合わせて確認や返信することが前提となっています。そのため、自分のペースでメールの確認・返信することができるので、心理的に余裕ができやすいです。メールのデメリット従来のメールとは違い、「お世話になっております」「お疲れ様です」というような挨拶文など、ビジネスマナーを意識する必要があるため、端的に情報を伝えたい場合には非効率です。メッセージの削除ができないため、メール送信後に誤字脱字や送信先の間違いに気付いても、取り消すことも修正することもできません。社内はビジネスチャット、社外はメールがおすすめビジネスチャットとメールのメリットとデメリットから考えると、このように使い分けて活用することが効率的でしょう。社内・社外でも、その時の状況や相手に応じて使い分けると、より効率的になります。ビジネスチャットを導入する際に注意したいことここでは、実際にビジネスチャットを導入する場合の注意したいことについて紹介していきます。自社の目的に沿った運用を意識ビジネスチャットを導入しても、当初の導入目的から逸れた運用をしていては、非効率になりかねません。ビジネスチャットを導入する目的は何なのか、どういうルールで運用していくのかをしっかり明確にしておく必要があります。ビジネスチャットの導入目的や運用ルールについて、必ず導入することを決定する前に社員へ丁寧に説明して、社員が混乱しないようにすることも重要です。自社の運用に適した機能とコストであるかどうかビジネスチャットには多くの機能があります。機能が多ければ多いほどコストも高くなってしまいますよね。自社の運用に対して絶対に必要な機能ではないけれど、あったら便利というような機能など、欲張りすぎるとコストが合わないかもしれません。自社の運用に完全にマッチした機能ではあるけれど、コストが高すぎては導入が困難になります。そのため、自社に必要な機能とコストのバランスを慎重に見極めることが重要です。現場が使いやすい機能が備わっているツールなのかビジネスチャットを実際に運用するのは現場です。コストをかけて導入しても、現場が使いづらくては、導入する目的がわかりにくくなってしまいます。そのため、ビジネスチャットをどのツールにするのかを選択する場合には、ぜひ現場の意見を取り入れてください。無料で始められるビジネスチャットもありますので、まずは現場に体験してもらうことも必要となるでしょう。クラウドストレージとの連携ビジネスチャットとクラウドストレージを連携させると、クラウドストレージのファイルやデータと簡単に共有できますビジネスチャットのチャット画面から、クラウドストレージのファイルに直接アクセスできます。け】ペーパーレス化とクラウドストレージはセットで考えよう2022.4.17コロナ禍である2022年現在、3密を避けるためにもテレワークが推奨されています。従来の企業では、テレワークで仕事を行うに当たりさまざまな障害がありました。重要な書類はオフィスに保管してあるため、どうしてもオフィスに行く必要がありましたよね。SDGsの考え方が当たり前になりつつある現在で...無料プランがあるおすすめビジネスチャットここでは、ぜひともおすすめしたい無料プランがあるビジネスチャットツールを4つ紹介していきます。Teams※無料プランあり関連記事【2024年最新】おすすめのWeb会議システム比較14選!有料版と無料版の違いも徹底比較!2021.12.21働き方改革や感染症拡大によって、在宅勤務・テレワークする人が増えました。働く時間、場所が自由になったことで、対面で会議ができないという問題に直面する企業もあります。そこで、Web会議システムに注目が集まりました。Web会議システムとは、リモートで会議を行うためのツールで、多くの企業で取り入れられ...ビジネスチャットを導入してコミュニケーションを効率化しようビジネスチャットは、従来のメールと併用することで、社内と社外のコミュニケーションを効率的にすることができるツールです。無料で始められるツールが多く存在しています。社員の自由な働き方を実現するためにも、まずは無料で導入してみてはいかがでしょうか。ツール選びのサポートをさせて頂きます!ツール選びに迷っている方は、「ミツモルコンシェルジュ」にご相談下さい。第三者目線で、貴社の課題解決に最適なサービスをご紹介させて頂きます。社内インフラ整備AI翻訳(機械翻訳)とは?仕組み・特徴・注意点をわかりやすく解説!AI翻訳の導入で圧倒的なスピードで翻訳ができ、グローバル企業などの業務効率が大幅にアップします。この記事では、AI翻訳とはなにか詳しく解説。...アウトソーシングフランチャイズと業務委託・代理店は契約形態が違う!それぞれについて解説フランチャイズや業務委託、代理店は構造的に形は似ている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