ブログHOMEブログ考察「電話(不在メモ)の残し方1(chatwork利用)」(No.149)2018.10.30thinking2018.10.30考察「電話(不在メモ)の残し方1(chatwork利用)」(No.149)2018.10.30皆様、こんにちは!ことのは、中小企業診断士の山下です。クラウドサービス利用で効率化!紙⇒電子、懸念される事項とは?担当者不在時の電話、対応如何を問わず、メモ等を残すかと思います。弊社でも、A4用紙4つ切りサイズの専用メモ用紙を作り、メモを残す運用をしています。電子化できないか?という単純な発想、そしてクラウドサービスの有効活用といった視点から、chatwork「タスク機能」の利活用を検討中です。具体的には、chatwork上に「電話(不在メモ)」というグループを作り、不在メモは「タスク」として起こし、その後の「タスク」管理は不在者に任せます。メリット&デメリット(chatwork化)を考えてみました。メリット遠隔地で「不在メモ」を確認、chatwork上で指示が可能(待たせない、時短化)。記録を残すことができる(紙は破棄することが多い、記録化)。可読性が向上する(直筆だと読めない可能性がある、可読性)。編集が簡単(不在メモが2つ3つと増加せず纏まる、集約化)。対応状況を社内共有できる(未対応モレを防ぐ、網羅性)。ペーパーレス化が進む(コスト減、経済性)。本来の「タスク管理」機能として利用する布石となる(業務改善、革新性)。chatツール利用の経験値が上がり提案力が増す(業界変革への対応、スキル強化)。デメリットWebブラウザやメーラーを起動、随時確認が必要(紙だと席に戻った際に一目瞭然)。既存のやり方を変える手間が生じる。人と人とが話す機会が減る可能性がある。息をつく間が減り、多忙時にはストレスを感じる場面が増す。いうことで、やはり取り組んでみるべきなのでは?と思います。デメリット「1・2」については「慣れ」の問題であり、運用してしまえばどうにかなります。デメリット「3・4」については、対策を施す必要があると感じています。これらについて、今週末開催する「研修旅行」で議論を行います。その結果は、後日、別途公開していこうと思います。補足)これを導入した場合、多くの企業では、どの曜日・時間まで、不在メモを確認しなければならないの?外出時に確認する際は、どの・誰の端末で確認すればよいの?との声が上がること必至です。社内規程も考慮の上、これらについても議論してみたいと思います。ことのは」へのご依頼、またはご相談はお気軽に以下のフォームからお問い合わせくださいませ。