>英語実務ノウハウ英語でのアポ取り手順とメールの書き方・電話の使い分け2023年10月29日グローバルビジネスをしていると、顧客やパートナーなど外部の関係者と初対面のアポを英語でとることがあります。英語でアポを取る事になったけどどう進めたら良いか分からないアポを取るのは電話?それともメールどっちがいいのだろう?そのような疑問を抱かれてる方は、実際にアポ取りを始められる前にこの記事を読んでポイントを確認しましょう。アポが取れる確率を高めることができます。英語で外国人とアポイントメントをとる時に気を付けている手順とメールの書き方についてまとめました。この記事はこんな人向けです仕事で英語を使ってアポを取る機会があるアポ取りの成功確率を高めたいこの記事を読むことで初めての相手に好印象を与えることができる英語でアポイントメントをとる際の必要なステップと期間アポイントメントの依頼メールの具体的な書き方と役に立つフレーズについて確認できます。最後まで読んで実践してください。初対面の人とのアポイントメントは以下のようなスケジュールで進めます。アポを希望する日の1週間以上前step1面会を依頼するメールを送る相手と面会を希望する日より1週間以上前に1回目のメール連絡をします。関係が構築されている相手とのアポ取りであれば、1週間を切っていても構いません。立場的に相手が顧客か、自分が顧客かにより気にする度合も変わりますが、基本スタンスとして面会希望日の1週間は前もって連絡する事を心掛けましょう。連絡した結果相手の都合で面会日が1週間以内の日に早まる事は問題ありません。1回目のアポ依頼が電話がいいのかメールがいいのかについては、自分が顧客の立場で、相手の会社のホームページに連絡先の電話番号が明記されているような場合であれば電話で連絡しても構いませんが、一度名刺交換をした程度のほとんど初対面に近い状況であればメールでまずは連絡するのが無難です。メールであれば相手は都合が良い時に確認することができます。電話は、相手の都合が分からないタイミングに応対を求める事になるため、できれば避けておいたほうが良いと思います。ステップ1から72時間後step2リマインドメールを送る1回目のメール連絡をしてから3日間待っても返信がない場合、リマインドメールを書きます。1回目のメールに相手が気づいていない事や、気づいていたとしても忙しくて頭に残っていない事も有りうるためです。ステップ2から24時間経過かつアポを希望する日の2~3日前step3相手に電話をかけるリマインドメールを送ったにも関わらず24時間以上経過しても相手からの返信がない場合、アポを取れる確率は低いのかもしれません。このため、リマインドメール送付後丸1日経過かつ打ち合わせを希望する日程の3日前ぐらいのタイミングで連絡先が分かる場合は電話をしましょう。2通メールを送っていますしこのまま待ってもアポが取れる確率は低いためメール以外の手段が適切です。英語の電子メールの書き方の基本は、以下の記事でまとめています。ビジネスの英語電子メールにまだ慣れていない方は確認しましょう。英語ビジネスメールの基本【頭語から締め・パスワード連絡まで】この記事では、英語の電子メール基本の書き方についてまとめました。ビジネスに限らずプライベートの用途でも使える内容です。...続きを見る初めての相手とアポイントをとる際にメールで気をつけることは、以下のような点です。要件をコンパクトかつストレートにつたえるダラダラと文章を書かない。(会社の紹介などはURLの添付をする)誤字脱字は特に気をつける件名の書き方で相手の目を引く普通は、相手を知らない人からメールに目を通す理由はありません。このためメールをぱっと見て短い時間で要件が理解できる書き方が重要になります。短めの言葉で趣旨を理解できる件名の書き方が必要です。相手はスマホの小さい画面でメールを確認する可能性もあります。長い件名は避けましょう。途中で切れて最後まで確認する事ができません。1行程度であいさつ文の書き出し本題に入る前のクッションのような役割を書き出し文に持たせます。要点が速やかに伝わるようにするために、季節の言葉やメッセージなどの長めの文章は書かない方が良いです。会社と自身の自己紹介2行目から会社と自身の自己紹介を書きます。自身の名前、役割、役職などを記載します。役職を書くのは、メールを受け取った相手が面会の応対に自分自身が釣り合うかどうかを検討しやすいようにしておく配慮のためです。釣り合わないと判断した場合、別の応対者がアサインされる可能性があります。紹介を受けて連絡している場合、その点についても言及します。紹介してくれた人の名前を文の早めに登場させましょう。面会のお願い面会したいとをサラッとストレートに書くようにしましょう。控えめ過ぎたり回りくどいメッセージの場合、「この人は本当に面会したいのだろうか」と不信感をもたれ、相手の読む気が失せてしまう危険があります。打ち合わせを希望する日までの期間が1週間程度で時間がない場合、自分の希望としてはいつが良いのか/NGなのかなど、相手が具体的な面会日時を検討できるような情報を書き添えましょう。アポを取得する日に制約がない場合は、相手の反応を伺ってから2回目以降の返信メールやりとりで詳細を詰めていけばよいと思います。よろしければ~」を決まり文句として覚えておきましょう。クッション言葉としていろいろな英語実務の場面で役立ちます。メールにはリモート会議の普及をふまえて「対面でもリモート会議でも構わない」と加えるとよいです。締め本文に記載する内容は1~5までをポイントを絞って書けば、基本OKです。書かない事が大切なため、締めは書いても1行程度に留めるのが良いです。appreciated]をつける上記の手順で書いたように、面会依頼メールを送付してから3日経っても返信がない場合、リマインドメールを書きます。appreciated"と丁寧な注意書きを記載する相手の返信を促すために追加できる情報があれば本文に記載する1通目のメールに相手が気づいていない可能性があるため、メール件名に記号を付けて目立たせます。required"を用いても構いません。appreciated"を使いましょう。本文記載欄には「リマインドさせていただきます。連絡先に電話をかける依頼メールやリマインドメールを送ったにも関わらず、相手からの返信がない場合、電話をかけます。電話をかける時間帯に注意する。(午前中は忙しい可能性があるため午後遅めに連絡をする)丁寧かつ意欲を感じさせる応対を行う電話をかける時間帯に注意します。午前中は前日からのメール確認や打ち合わせで忙しい可能性があります。午後の適当な時間にかけるのが無難と思います。応対にあたっては機械的な電話対応とならないよう心掛けましょう。会いたい意欲を見せることが肝心です。company.(こんにちは、ABC会社のジャックと申します。you.(先週メールを2-3通送っておりますが、あなたとミーティングの時間を少しいただきたいのです。product?(わが社の新製品を紹介させていただく時間を少しいただけますか?)自分の名前を名乗ってから○○さんへの繋いでもらうお願いをします。(日本のやり方と同じです)いきなり電話してきたわけではないことを分かってもらうために、「メールを送りましたが」と枕詞を加えるようにしましょう。まとめ英語でアポイントメントを取得するのは簡単ではありません。上記に書いたようなポイントをおさえることで悪い印象を相手に与えるリスクを軽減しつつアポ取得の確率を高めることができます。日本語でアポを取る場合でも失敗する事は多いため、仮にうまくいかなくても必要以上に気にすることなく実践を通じて一歩一歩スキルアップしましょう。!こちらもCHECK!英語ビジネスメールの基本【頭語から締め・パスワード連絡まで】この記事では、英語の電子メール基本の書き方についてまとめました。ビジネスに限らずプライベートの用途でも使える内容です。much."ばかりだと、なんだか味気ないですよね。atなど、どれでも意味は伝わりそうです。スペルチェックは通したはずなのに。...続きを見る【不可算名詞】equipmentやfurnitureはなぜ複数形にならないのか英語に触れていると、すぐに呑み込めない不可算名詞に直面することがあります。Part5の30問は、大きく2つに分類できます。...2【いくつわかる?】ビジネス場面でよく聞く英語慣用句35選(TOEIC試験対策にも)仕事の英語打ち合わせやメール・チャットなどで英語Nativeがよく使うフレーズや慣用句を一覧にまとめました。...3【体験比較】メタバース英会話とオンライン英会話の5つの違いメタバース空間で英語学習サービスを提供する会社が現れてきました。メタバースとは、『現実世界に自分はいながらもネット上のバーチャル空間をアバターで行動する世界』です。...4【評判のシャドテン効果を徹底レビュー】1日30分でリスニング力と発音上達。料金は高め”仕事で使える英語力”を目標にシャドーイング練習の習慣化に取り組んでいます。英語のリスニング勉強法をまとめました。MOBILEは評判のシャドテン代わりになるのかシャドーイング練習をやると効率的に英語力を伸ばせると感じています。勉強時間を十分にとれない社会人は試す価値ありますよね。小さい会社を含めると100社以上から選べるオンライン英会話。このうち、120か国10,000人以上の講師から選べるオンライン英会話はDMM英会話とネイティブキャンプだけ。”仕事で使える英語力”を目標にスピーキング練習にも取り組んでいます。inの両方が使われます。この記事を読めば、乗り物別にこの使い分けをいちいち覚える必要がなくなります。この3つの単語は、単数と複数の扱いを間違いやすいですよね。