)TweetPocket今回は社内での忘年会など親睦を深める会での挨拶の依頼を場面設定にして「挨拶の依頼メール」の注意点や書き方を紹介していきます。相手がいくら話上手な人であっても、直前での依頼となったり、当日のスケジュールを共有していないと、大変失礼です。本来であれば事前に直接お会いして挨拶のお願いをしたいところですが、多忙を極める役員や上司、取引先には言いだしにくいものです。そこで、ビジネスメールのマナーを守って、早めのお願いをしていきましょう。ここでは挨拶の依頼メールの文例や書き方についてお伝えするので、お願いメールを作成するときの参考にしてくださいね。)まずは挨拶の依頼メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。ポイントは全部で4点あるので確認しておきましょう。1.失礼のない丁寧な言葉遣いでお願いする忘年会や新年会といった社内行事や、外部の取引先・来賓者が参加する式典など、皆が集まる席の進行には必ずといっていいほど開催の挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶といった「式次第」があります。その大役を引き受けてくれないかをお願いする訳ですから、依頼メールを送るときは先方に敬意を示した、礼儀正しい文面で送るのがマナーです。2.スピーチを期待している一文を明記する相手は必ずしもスピーチを引き受けてくれるとは限りません。断る理由として「忙しいから挨拶を考える時間がない」という人もいるでしょうし、「口下手だから話したくない」という人もきっといるはずです。前者ならまだしも、後者の理由で断られるのは不本意。依頼メールには「毎回盛り上げてくださるお話を楽しみしています」など、その方のスピーチの特徴や感想、人気である事などを書き添えて送ることが大切です。3.日程・式次第を添付するなどの配慮を依頼メールには日時、会場、簡単な手順(式次第)などを添付して、どこでスピーチをお願いするかを色付けするなどわかりやすくしたものを用意すれば、引き受ける方も予定が立てやすくなります。進行係である自分が案内するので、何でも問い合わせしてほしいなどと気遣いのある文章も入れておきましょう。忘年会や親睦会などで取引先を招待する場合、その方にも挨拶をお願いすることがあります。社外の役員などの場合は、社内向けの挨拶以上に心遣いと丁寧さが必要になることから、参加が決まったら、早めにスピーチのお願いをしましょう。忘年会などの社内行事であれば1週間前、式典などの行事であれば一か月前を目安にお願いしましょう。直前での依頼になると先方は困惑しますし、断られたときに次の候補者を探さないといけません。お互い、余裕のある行動ができるように早めを心がけましょう。)つづいては、スピーチの依頼メールの文例をご紹介します。挨拶の依頼メールの文例(社内の人に宛てる場合)件名:忘年会のご挨拶のお願い〇〇取締役お疲れ様です。ご出席頂きますようお願い申し上げます。恐縮ではございますが、いつも社員に親しくお声かけいただく〇〇取締役に忘年会の場を盛り上げ、社員の親睦を深める為に冒頭でぜひ一言ご挨拶をいただきたく存じます。誠に勝手ではございますが、ご挨拶いただくタイミングは添付しております当日の予定表をご覧いただければ幸いです。私〇〇が当日の進行係と幹事を担当させていただきます。ご不明な点などございましたら、どうぞお声かけくださいませ。本来であれば、直接お伺いしてお願いすべきところメールにて失礼いたします。====================署名====================社内の役員や上司にスピーチの依頼メールを送るときでも、書き方は社外の人に送る場合と基本は同じです。丁寧な言葉と気遣いある表現を用いて、謙虚さを感じる文面にまとめることを心掛けましょう。弊社創立10周年記念パーティへのご出席をご快諾いただき誠にありがとうございます。当日は、お取引先様の懇親会も兼ねましてささやかな会食の機会を設けさせていただきました。取引先様のご挨拶としまして、弊社との信頼関係も堅くご人望の厚い〇〇様に一言お言葉をいただきたくお願い申し上げる次第でございます。進行予定表を添付させていただきましたのでご参考までにお目通しくだされば幸甚です。当日の司会進行は私〇〇が担当させていただきます。ご不明な点などございましたら何なりとお申し付けくださいませ。ご多忙のところ大変申し訳ございませんが、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。====================署名====================記念行事などの式典や会合でのスピーチを取引先にお願いするときも、もちろん礼儀正しく丁寧な文面にまとめます。相手の人柄や人望を称える丁寧な言葉遣いを心がけ、メールを送る自分がバックアップすることを書き添えるなど、先方への配慮も忘れてはなりません。忙しい相手だと断られることもあります。スピーチをお願いする人が決まったら、出来るだけ早く依頼するのもマナーです。