セキュリティ面を担保しながら、顧客と社内とのファイル共有を実現。|セキュリティ面を担保しながら、顧客と社内とのファイル共有を実現。よく、ITに慣れていなくても業務利用できている・低コストで安全性を担保できている東京都を拠点とする海南監査法人は、1985年に設立された監査法人です。豊富な監査知識と経験を活かし、上場会社や学校法人等への監査業務を遂行されています。Everidaysの導入に関するインタビューとして、IT情報管理室の山田さんにお話を伺いました。現場でしかできなかった業務をリモートでEveridays導入の経緯や背景について教えてください。山田さん:従来、お客様の会社を訪問して監査業務をおこなっていましたが、コロナ禍の影響で難しくなっていました。遠方のお客様も増えてきて、頻繁に訪問することはできないといった状況があり、リモートで業務できる環境が必要だと考え始めました。それに、もともと「見たいときに見ることができたらいいな」という思いはありました。これまでは、お客様先で作業を行うためファイルは基本的に現場にしかない状況で、ファイルの受け渡しもUSBやメールを使用しており、これを機に情報の一元化もおこないたいと考えました。クラウドストレージを導入すれば「リモートで業務ができる」、「どこにいてもデータを確認できる」と考えたのが、サービスを探し始めるきっかけです。コスト以上のセキュリティEveridaysに決めていただいたポイントはどこでしょうか?山田さん:大きなポイントは、セキュリティとコストです。監査法人のため、セキュリティ面が特に重要で、当初、DropboxやBoxなどで上位のプランなら「コストはかかるがセキュリティを考えるとこれくらいは必要なのかな」と思っていましたが、そんな中でEveridaysを見つけました。Everidaysは、低価格ではありますが、前述のサービスと同等のアクセス制限・権限設定ができ、バックアップ含めたデータセンターの信頼性も問題ありませんでした。セキュリティ面でいろいろな認証を取っていたことも安心につながりましたね。(Everidaysおよび運営会社である株式会社yettは、ISO27001、ISO27701、ISO27017を取得しています。)コストについては、容量課金制でユーザー数無制限なので、我々のように80~90名での使用だと他と比べ物にならないくらい低価格だと感じています。これだけのセキュリティ機能があるプランは、通常ひとり3,000円程度の価格のため、最初は他のサービスとコスト差が大きく本当に大丈夫なのかなと心配になったくらいです。導入前にメールで質問をしましたが、非常に迅速に回答でサポートの対応が良かったこともあり、導入を決めました。操作性がよくどんな方でも利用できている実際に導入してみて、いかがですか?山田さん:我々のような業界とは非常に親和性の高いサービスだと感じています。我々のためにあるのでは、と思うくらいです。ありがとうございます。いったところに良さを感じてくださっていますか?山田さん:操作性ですね。Everidays内で作業していることを意識しないくらい普通に使っています。言うなら「チェックイン・チェックアウト機能」は一般的ではありませんが、逆にそこさえ分かってしまえば、あとは特別理解しなきゃいけないようなものはないと思います。ローカルに保存されないので、重要資料も心置きなく格納できています。(チェックイン・チェックアウトは、他の方と編集がかち合わないようファイルを排他モードで編集できる機能です)加えて、クライアントからの評価も高いと感じています。先方から他のクラウドサービス経由で送られたデータを我々は自社のEveridaysに保存して、Everidays上で作業をおこなっていますが、他のサービスではフォルダの階層化があまり上手くなかったり見づらかったり...。試行錯誤した結果、結局クライアントに「Everidays導入できないですか」と打診し使ってみると、先方も「これ、わかりやすいですね」という反応です。お客様も巻き込んでEveridaysを使っています。(ファイルの共有場所であるワークスペースを顧客ごとに作成し共有している事例が多くあります)社内に浸透させるために操作解説動画を作成いただいたとお伺いしました。15分くらいのEveridaysの操作解説動画を作り、社内に展開しました。実際、ファイルの操作は15分程度で伝えられる内容ですし、ほとんど質問もありません。80~90人もいれば、ITに強い人間とそうでない人間がいると思いますが、「全然使えません」とか「一からレクチャーしてほしい」という話は全く出てきませんでした。シンプルで分かりやすく、使い勝手よく利用させてもらっています。Everidaysに期待すること今後欲しい機能やご要望はありますか?山田さん:監査法人ならではとなりますが、資料を作成するにあたり、Everidays上で資料に対するコメントやタスクが作成でき、そのタスク管理ができるレビュー機能なものがあると非常にありがたいです。現時点で、他のサービスという選択肢は一切ありません。急にEveridaysのサービスが終了しないか、それが大きな懸念事項です。コスト以上の恩恵を受けていますので、これからもよろしくお願いします。嬉しいお言葉ありがとうございます。使えて社内にすぐ定着。海外を含めた社外への大容量ファイルの送信を実現。ファイルサーバーとハイブリッドで運用。様々な職種組織での利用事例。利用者にも管理者にも「使いやすい」。導入をご検討されているお客様へEveridaysは、オンラインでの説明会や導入のご相談を無料で承っております。フリープランのほか、ビジネスプランのトライアルもご用意しておりますので、お気軽にご登録、お申込みください。Reserved.EveridaysはCookieを使ってサービスを提供しています。当社のサイトにアクセスすることにより、プライバシーポリシーに記載されているCookieの使用に同意するものとします。