会社や従業員それぞれの「働く」に対するさまざまな価値観やストーリーを発信します。利用して管理者と従業員の負担を削減こんにちは。SmartHRカスタマーサクセスマネージャーの得能です。年末調整は取り扱う書類が非常に多く、とくに保険会社などが交付する控除証明書を書面で収集するのは手間も時間もかかり、大変ですよね。)で交付できるようになりました。申告された」ことだけを確認すればOKとなります。用いた保険料控除申告に対応しています。今回は電子的控除証明書での申告受け付けをスムーズに開始するためのポイントについて、事例を交えながらご紹介します。対応!保険料控除証明書のペーパーレス化を実現2022.07.08SmartHRで電子的控除証明書を利用して申告する方法SmartHR管理者側の対応SmartHR管理者がすべき対応は2点。SmartHR上で必要な設定は1箇所のみです。簡単に電子的控除証明書を用いた申告の受け付けを始められます。電子的控除証明書の申告を受け付ける設定を行います。SmartHR年末調整機能にて、[依頼グループ設定▼]>[書類・原本設定]の[生命保険および地震保険の電子的控除証明書の申告受け付け設定]で[申告を受け付ける]を選択。※デフォルトの設定では「申告を受け付けない」が選択されています。必要に応じて、ON/OFFを[書類・原本設定]画面で切り替えてください。電子的控除証明書の受け付けを開始したことを従業員へ案内します。郵送」といった手間がありました。使えばデータをアップロードするだけで保険料控除を申告できます。手入力や原本の郵送も必要ありません。電子的控除証明書のダウンロード先などから自分の加入している保険会社が電子的控除証明書の交付に対応しているか確認します。該当のWEBページから電子的控除証明書をダウンロードします。※該当年度の電子的控除証明書のダウンロード開始期間は、各保険会社HPにてご確認ください。データをSmartHR上にアップロードすれば完了です。受け付けを開始することで、管理者と従業員、どちらの手間も減らせることがわかりました。すればより多くの従業員に電子的控除証明書を利用して申告してもらえるのか?気になる担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。提出率が高い12社にヒアリングした内容を4つのポイントにまとめてお伝えします。(1)しっかり事前アナウンスする従業員に電子的控除証明書で申告してもらうためには、まずその存在を知ってもらう必要があります。年末調整アンケート配信の約1〜2か月前を目安に複数回アナウンスしましょう。どのような場所、手段でアナウンスするかも重要なポイントです。すれば、全従業員に目を通してもらえるかを考えながら事前アナウンスの方法を検討してみてください。年末調整アンケート上のヒントメッセージだけでは見てもらえるか不安だったため、保険料の申告方法に関して独自のリーフレットを作成し、文書配付機能を使って、そのPDFを事前に配布しました。890名)年末調整アンケート配付の1か月前に「控除証明書が手元にあるか確認してください&今年から電子的控除証明書での申告を受け付けます」というアナウンスをしました。1,390名)年末調整が開始するよ、とアナウンスするためのポスターを作成し、主要保険会社の電子的控除証明書のダウンロード先が記載されたSmartHRヘルプページのリンクを記載しました。人数非公開)従業員向け説明会の資料の内、スライド1枚分を使って電子的控除証明書について説明しました。その際、主要保険会社の電子的控除証明書のダウンロード先一覧を記載しました。その後、追って全従業員が使用しているチャットツールで再び同じ内容をアナウンスしました。申告して欲しい」という会社の方針や労務担当者の想いが伝わる表現を心がけましょう。交付に対応していない保険会社などに加入している従業員のみにしました。600名)「できる方はぜひ活用してください」という半強制的なトーンでアナウンスしました。SmartHR利用人数680名)「今年から年末調整がSmartHRになります。電子的控除の交付に対応している保険会社に加入の方は電子での申告になります(対応していない・取得していない場合は従来どおり紙でも問題ありません)」とアナウンスしたところ、文脈的に必須と受け取った従業員が多かったようです。人数非公開)電子的控除証明書での申告者数を更に増やしていくため、来年は電子的控除証明書で提出される方のみ提出期限に余裕を持たせる運用にすることを検討しています。書類チェックの工数が減るので、その分を従業員のメリットとして還元するようなイメージです。申告をしたいと思ってもらえるようなポイントもアナウンスしていきましょう。国税庁(4)具体的な手順を案内する従業員が迷わずに電子的控除証明書で申告できるよう、以下を参考に手順をご案内してください。520名)よりご提供頂きました。令和4年分の年末調整より、控除証明書の電子データの利用が一部可能となりました。電子データを使用することで、申告書の入力や証明書原本の提出を省略できます電子データの受領可否/方法については、保険会社ごとに異なるため、各自で保険会社への事前確認が必要ですマイナポータルとの連携はありません。詳細については、令和4年分の年末調整の案内時(10月中旬ごろ)に改めてお知らせします。年末調整のお知らせ10月下旬頃からSmartHRシステムで令和4年分の年末調整を実施いたします。)の電子データの利用が可能となります。電子データの取得方法は保険会社により異なりますので、各自でご確認いただき事前準備をお願いいたします。実際に、SmartHRにて電子的控除証明書の申告を受け付けたお客様の声を紹介します。自社で導入検討する際の参考にしてみてください。よる提出だ」ということを確認するだけで済んだ点がよかったです。890名)チェック業務の負担が減り、大変助かっております。2日前に上述の全社アナウンスを出したのですが、保険会社のマイページ登録等々を行う社員が少なかった/間に合わなかったのかなと推察しております。1,920名)電子的控除証明書で提出された分はチェック業務を軽減できました。数字や内容が確認不要となり、証明書の原本回収も不要、原本の提出有無の確認も不要だからです。一方で、控除証明書のPDFデータを提出すればそれが電子的控除証明書になると誤解している従業員もいたため、今後も丁寧な説明が必要であると感じています。520名)電子的控除証明書の取得方法についての問い合わせが多かった印象です。来年は、各保険会社の電子的控除証明書の提供方法をよく確認してもらえるようにアナウンスを強めたいと思います。220名)SmartHRを利用した年末調整が初めてだったこともあり、従業員が「今年から全部電子になるんだ」と捉えてくれた部分も大きいと思っています。強制はできないので、とにかく声掛けをしていくことが大事な気がしています。人数非公開)電子的控除証明書で申告した従業員の声SmartHRの年末調整アンケートで電子的控除証明書による申告をした従業員の声も紹介します。申告できることに気づかず悔しい思いをした方もいるようです。申告はすごく楽でした!ただ、ファイルのダウンロード方法が保険会社によってさまざまだったので、各社よりスムーズなダウンロード方法で案内してもらえるとよりよくなると思いました。入力箇所が減って、楽になりました。(加入していた保険会社がすべて電子的控除証明書に対応していたため)ペーパーレスで年調できました。紙で申告後に気づきました。「電子証明書で提出すれば原本提出は要らなかったのか...。来年からそうしよう...」と思いました。生命保険を紙ベースで登録した後にふと保険会社のサイトを見に行ったら電子でダウンロードできたようです。利用することで、年末調整申告をする従業員も、申告内容を確認する管理者(労務担当者)も負担を削減でき、ペーパーレスによる業務効率化に直結します。ご紹介した事例を、運用方法や従業員への周知方法の検討に活かしていただけたら幸いです。「次回の年末調整はもっと楽に効率よく行いたい!」というご担当者さまには、ペーパーレス年末調整をおすすめします。3分で概要がわかる資料をご用意いたしましたので、ぜひご覧ください。【こんなことがわかります】ペーパーレス年末調整とは?ペーパーレス年末調整の3ステップお客様の声いますぐダウンロードこの記事は最終更新日から1年以上経過しています。営業としてキャリアを積んだのちに、2022年5月にSmartHRに入社。現在はカスタマーサクセスマネージャーとして、SmartHRを活用した業務効率化や人事データを活用した課題解決を支援しています。採用・雇用2024年年末調整業務の注意点。数字に表れない努力も認める。データ活用2024.0529記事を読むイベントレポート社内導入率90%超えの企業が語る。悠作スマートフォン向けアプリSmartHR2024.0617記事を読むイベントレポート日本一は通過点。記事を読む手続き2024年年末調整業務の注意点。2024.0329記事を読む人事評価マネージャーが成長実感を得やすい仕組みをつくる。間違ったワクワクのない目標管理。勤怠2024.1008記事を読む手続き夜勤労働者の健康診断の注意点。健康保険2023.0125記事を読む手続き短期アルバイトでも雇用保険の加入は必須?/通勤中に従業員が痴漢行為で逮捕。人事・労務に関する最新情報やセミナーのご案内など、お役立ち情報をお届けします。スタートガイドSmartHRを使い始めるための方法、運用していくために考えること、準備することなどをまとめています。サービスサイトお問い合わせ当サイトへのご感想や、SmartHRのサービスに関するご相談など、お気軽にお問い合わせください。