10/06アフィリエイト広告リンクが含まれています。生成AI×業務効率化TipsAIツール2024-10-06スケジュール管理、アイデア出し、プレゼンの作成など、様々な場面で活躍するツール「Notion」。そのNotionにAIが搭載され、さらに便利に使えるようになりました。AIを活用することで、作業を劇的に効率化できます。AIの魅力について詳しく理解できる内容となっていますので、ぜひご覧ください。AIは、Notion社が開発したNotionのノート作成機能をサポートするAI機能です。このAIで何ができるのでしょう。具体的には、ユーザーの入力を理解して、提案や補完・自動生成などの支援を行います。コンテンツの要約アイデアのブレーンストーミングおおまかなドラフトの作成スペルと文法の修正コンテンツの翻訳など、Notionをより効率的に活用するためのサポートをしてくれます。ユーザーが入力した情報を基にAIを学習させることで、より精度の高い結果を得られるようになるでしょう。Notion自体が人気のツールなので、新しいAI機能が発表されてからはSNS上でも大きな注目を集めています。議事録を自動で作成できるAIツールについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。WEELメディア事業部リサーチャーのいつきです。さまざまな業務の効率化に役立つ生成AIですが、実は議事録作成にも活用できる生成AIツールが存在します。AIとChatGPTは、どちらもAI技術を活用していますが、その使い方や特徴には大きな違いがあります。AIは、Notionのワークスペース内で動作し、既存のデータや構造を理解した上で機能します。AIは、ユーザーの作業環境や状況を理解し、それに基づいて適切なタスクを提案したり、進捗状況をまとめたレポートを作成を行えるのです。ChatGPTは様々な話題や課題に対応できる多機能な対話AIで、幅広いトピックに対応可能です。ユーザーの個別のワークスペースやデータを直接参照することはできません。AIの強みは、ワークフローとの統合にあります。AIは過去の関連ドキュメントを参照し、一貫性のある形式で要約を作成できるでしょう。タスクの自動割り当てや、プロジェクトのマイルストーン設定など、Notionの機能と連携した高度なサポートが可能となっています。AIはより特化型のアシスタントとして、ユーザーの仕事の効率を大きく高める手助けをします。日々のタスク管理からチーム全体のプロジェクト進行まで、スムーズにサポートしてくれるのが特徴だと言えるでしょう。ChatGPTに関しては以下の記事をご覧ください。現在も世界的な注目を浴び、現在もその勢いは衰えていません。AIは何ができるのか、どうやって使うのか疑問に思った方もいらっしゃるでしょう。AIの具体的な使い方の一例を紹介します。AIは使えば使うほど、ユーザーの好みや文体を学習させることができ、より適切な提案や文章生成が可能になります。継続的に使用することで、精度の高い回答が得られるようになるでしょう。今回解説する事例において、弊社がX(旧Twitter)で発見した参考となるツイートを紹介させていただいております。使って、クライアント企業のIR情報を調べる時間を2時間→15分に短縮。考えることに時間を割けるようになり、提案資料の質が高まる結果に。他にも、ミーティングのアジェンダ作成、英語の文章の改善など、さまざまな使い方をされていますね。2024スマートニュース株式会社では、クライアント企業の情報収集などに要約機能を活用することで、通常であれば2時間かかる作業をたった15分程度まで短縮することに成功しています。これにより、クライアントに提案する資料の作成や新しい施策の考案など、考えることに時間を使うことができるようになり、提案資料の質が上がる結果となりました。そのほかにも、参考資料や議事録などの要約もできるため、あらゆる情報収集を効率化できます。招待されたけど、マジで凄過ぎる。日本語でテキストを入れるだけで、記事やTODOリスト、ブレストの論点、SNS投稿案までAIが自動でつくってくれる。いずれは簡単な仕事はAIにもっていかれるなと思いました。2022斬新なアイデアや魅力的な企画の立案、商品の開発など、ビジネスにおいてブレーンストーミング(以下、ブレスト)が必要な場面は少なくありません。アイデアが生まれず、結局何も決まらないブレストの時間を過ごしてしまうこともあるでしょう。AIを活用することで新たなアイデアの創出や論点の整理もできてしまうため、ブレストが捗ります。ブレストした内容を基にドラフトも作成してくれるため、作業を効率的に進めることができるでしょう。書かれたコンテンツがプロのように生まれ変わります。AIを使えば、英語のスペルや文章を修正することができます。記事を執筆する際に言い回しが思い浮かばなかったり、執筆してみたはいいものの読み返してみたら違和感のある文書になってしまっていることもあるでしょう。AIを使えば、瞬時に自然な文章に書き直しすることが可能です。慣れていない言語で文章を書く際にも、間違ったスペルを修正してくれるので、時間をかけなくても正しい文章を作成できます。海外メンバーとのコミュニケーションで、漢字が読めないため意思疎通が上手く出来てなかったのが課題。英語から日本語も簡単になるし。AIを活用すれば、海外企業や海外支社のチームメンバーとのやりとりもスムーズに行えます。日本語でまとめた資料をNotionページで海外チームと共有しておけば、受け取り側で簡単に翻訳することが可能です。これにより、わざわざ共有先の言語に合わせて書き換える必要がなくなるため、効率的に情報共有を行うことができます。AIを活用すると、複雑な作業手順も簡単にワークフロー化できます。オムライス作りのプロセスをAIに説明させると、詳細な手順が自動で生成されるのです。材料の準備からケチャップソースをかけるところまで、各ステップが整理されます。追加で質問をすれば、AIは調理時間の目安や、コツなどの追加情報も提供してくれるでしょう。同様の方法で、業務プロセスや学習計画など、あらゆる分野のワークフロー作成に応用可能です。AIが業務管理の革新を発表したの衝撃的。AIによるタスク優先順位付けが可能になるし、自動的なプロジェクト進捗レポート生成してくれる。チーム間のコラボレーションも大幅に向上するらしい。これ導入したらプロジェクトマネージャー要らなくなるんじゃない。AIの新機能により、プロジェクトの進捗レポート作成が効率化されます。AIがプロジェクトデータベースを分析し、重要なマイルストーン、達成済みのタスク、遅延している項目を自動で抽出。チームメンバーの進捗度や残りの作業量なども考え、レポートを生成します。ユーザーは、レポートの形式や重点を置きたい項目をAIに指示可能です。「リスク要因に焦点を当てて」と指示すれば、問題点を強調したレポートが作成されるでしょう。この機能により、プロジェクトマネージャーは進捗管理に関する作業から解放され、別業務に集中できます。チーム全体の生産性の向上につながる画期的な機能と言えるでしょう。PDFインポートによる文書作業の効率NotionAIがいつの間にかPDFをインポートできるようになっている。AIが新たに導入したPDFインポート機能は、文書管理の効率を大幅に向上させます。PDFファイルをNotionにアップロードするだけで、AIが内容をすばやく解析し、テキストや図表、画像などを含む複雑な構造を自動的にNotionページに適した形式に変換してくれます。製品仕様書をインポートすると、AIが各製品の特徴を自動で分類し、比較表を作成。技術用語の解説も付け加えれば、内容の理解もしやすくなります。この機能を使うことで、情報整理にかかる時間が大幅に短縮され、ユーザーはより作業に集中できるようになるでしょう。AIのテンプレート機能は、ユーザーの作業効率を大幅に向上させる機能です。用意されたテンプレートを活用することで、プロジェクト管理やノート作成、タスク管理などをすぐに始められます。週次レポートのテンプレートを選択すれば、必要な項目が自動的に配置され、すぐに内容の入力に取り掛かれるでしょう。カスタマイズ性も高く、自分好みにテンプレートを調整できます。使用するレイアウトは、オリジナルテンプレートとして保存可能。次回からは、そのテンプレートを選ぶだけで、一から作成する手間が省けます。テンプレート機能を活用すれば、一貫性のある文書作成や、チーム内での情報共有がスムーズになります。AIを使う方でも、テンプレートを元に作業を進めることで、効率的に使いこなせるようになるでしょう。AIは、情報整理やタスク管理を効率化する強力なツールです。その機能は、ユーザーの生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。他のAIツールと同様に、使用時には注意すべき点がいくつかあります。以下にその注意点をまとめました。回答がうまく出力されないAIへの指示が適切に伝わらないことがあります。「要約して」と入力しても、元の文章より長くなる場合もあります。このような時は、プロンプトを見直し、再度試してみましょう。AIも他のAIと同様、間違った情報を生成する場合があります。ChatGPTなど他のAIエンジンと組み合わせて使用しているため、出力情報の正確性は人間が必ず確認する必要があるでしょう。プライバシーに関する問題AIが収集する情報には、プライバシーに関する内容が含まれる可能性があります。著作権侵害の恐れがある回答が出力されることもあるのです。問題がある場合はすぐに修正しましょう。AIは強力なツールですが、使用時には情報漏洩のリスクにも注意が必要です。入力情報が他の目的で使用される可能性があります。機密情報や個人情報の入力には十分注意し、セキュリティを意識して使用しましょう。言語サポート現時点では、日本語のサポートが十分ではありません。日本語コミュニティも存在するため、自力で解決できる場合もあります。利用前にはサポート体制を確認しておくことをお勧めします。AIを活用することで、作業効率の向上や業務支援が期待できるでしょう。AIを最大限に活用するためにも重要です。AIの利用には一定の制限があります。無料プランでは、月に20回までのAI機能の使用に制限されています。これを超えると、有料プランへのアップグレードが必要になるでしょう。一度に処理できる文字数にも制限があり、長文の場合は複数回に分けて処理する必要があります。言語サポートにも制限があります。現在、英語が最も優れた結果を生成しますが、他の言語でも使用可能です。精度は英語に比べると落ちる場合があるでしょう。特定の専門分野や最新のトピックについては、情報が不足している可能性もあります。AIはさらに強力な機能を提供するようになりました。主な新機能として以下が挙げられます。ClaudeやGPTなどの大規模言語モデルを活用し、一般情報の回答やファイルの参照が可能になりました。AIが「ページの作成」に対応し、より柔軟なコンテンツ生成が可能になりました。Writer使用時にメンションが可能になり、他のユーザーや既存のページを簡単に参照できるようになりました。AIはより使いやすいツールへと進化しています。AIの無料版では、メンバー(ワークスペースの利用者)1人につき20回まで無料で機能を試せます。(年払いの場合は8ドル/月)です。24時間以内に30回以上AI応答をリクエストすると、AIの応答速度や性能が一時的に低下する場合があります。無料版と有料版で利用できる機能自体に違いはありません。制限は使用回数のみです。AIはNotionの拡張機能なので、もともと利用していたNotionのプランにプラスして付与することで利用できます。無料プランを利用している人でも、ワークスペースのメンバーであれば無料で試すことができます。利用回数制限がありますが、有料で利用するか迷っている方はまず料金のかからない無料で使ってみると良いかもしれません。AIの登録方法を解説します。Notionのページにアクセスしてください。NotionAIはNotionに付随する機能なので、まずはNotionにログイン(もしくはダウンロード)します。「ログイン」もしくは「無料でNotionをダウンロード」をクリック。Notionが利用できる画面になればOKです。AIが日本語に対応したことで、日本のユーザーにとって使い勝手が大幅に向上しました。インターフェースから文章生成まで、幅広い機能で日本語をサポートしています。メニューやボタンの表示は日本語で、直感的な操作が可能。日本語での文章生成や翻訳の精度も高く、ビジネス文書から創作活動まで幅広く活用できます。日本語で「週次ミーティングの議事録テンプレートを作成して」と指示すれば、適切な形式の議事録が生成されます。英語の文章を日本語に翻訳する機能も備わっており、海外の情報をスムーズに理解できるでしょう。専門用語や固有名詞の扱いには注意が必要です。生成された文章は必ず人間がチェックし、必要に応じて修正を加えることをおすすめします。AIの使い方は簡単で、ワンクリックで操作が完了したり、ChatGPTのように自然言語プロンプトを入力するだけで希望の処理を行ってくれたりします。AIを使って、具体的な使い方を紹介します。試しに「今日はいい天気ですね」という短い言葉を、長い言葉に変換してもらいます。AIを使って長文にしたい場合はテキストを打ち込んだ後、「AIに依頼」をクリック。「長くする」を選択します。すると10秒ほどで、以下のような長い文章に書き換えてくれました。人が見て感じたものを表現した文章を言い換えたい場合、あまりにも抽象的な単語だけを並べていてもうまく言い換えることできないこともあるため、万能ではないということは覚えておきましょう。特定の状況や複雑な要求に対してもAIが適切に応答できず、使えないケースがあります。AIが活躍するシーンは多いでしょう。繰り返し使用しAIを学習させることで、より自分好みの結果が得られるようになります。AIを使えば、簡単に業務効率をあげることができるため、Notionを普段から利用している方にはオススメのAIツールです。AIが使えない場合があります。使用の際は、他の信頼性の高い情報源と併用することをお勧めします。AIは文章作成や編集、翻訳などのテキストベースの機能に優れていますが、画像生成などの機能は現在提供されていません。画像生成が必要な場合は、別のツールと組み合わせて使用する必要があります。セキュリティ面では情報漏洩を防ぐための機能が充実しており、安全に利用できる環境が整っています。AIは、様々なプラットフォームで利用可能です。デスクトップでは、Windows、macOS、Linuxに対応しています。ブラウザベースのアプリケーションなので、主要なウェブブラウザ(Chrome、Firefox、Safari、Edge)で問題なく動作するでしょう。モバイルデバイスでも利用可能です。iOS向けのiPhoneやiPad用アプリ、Android向けのスマートフォンやタブレット用アプリが提供されています。ウェブクリッパー拡張機能を通じて、ChromeやFirefoxなどのブラウザと連携することも可能です。AIは様々な場面で活用できるツールです。ビジネスだけでなく、日常生活でも幅広く役立ちます。文章作成やデータ分析、アイデア出しをサポートする機能を活用すれば、作業効率が大きく向上するでしょう。AIの具体的な活用例を5つ紹介します。これらの例を参考に、自分なりの使い方を見つけてみてはいかがでしょうか。来たので、ためしに業務委託契約書を作成してもらいました。2023ビジネスの場面では、業務委託契約書の作成が効率化されます。キーワードを入力するだけで、契約書のひな形を自動で生成してくれるため、時間を大幅に節約できます。AI気になっていろいろ使ってたらプレスリリースも書けるらしい。2023プレスリリースの作成にも役立ちます。プレスリリースの内容をを入力すれば、そこから詳細な内容を提案してくれるため、作成がスムーズに進むでしょう。AIに今度は論文を1本食べさせて要約させてみました!こっちのほうが断然得意そう。ゼロから専門性の高いものや独創的なものを作る仕事はAIの特徴上キツイ。正解のあるちょっと複雑な仕事、くらいのほうが良さそう。2023学術分野では、研究論文の要約や文献レビューの作成にも活用できます。大量の情報を効率よく整理し、重要なポイントを抽出してくれるため、研究の効率が上がります。AIで観光情報出力するの良い命令は「名前列に書かれた観光地に関する観光情報を教えて。AIを活用できた気がする。2023個人での利用シーンも豊富です。旅行の計画を立てる際に、観光地に関する観光情報をまとめるよう指示を出すだけで、おすすめの観光スポットや見どころのリストを生成してくれます。AIを本格導入しました。ChatGPTを組み合わせながら、AIを活用した創作活動にさらに幅を広げていきたいなと思っています。文章作成だけでなく、アイデアのブレストや壁打ちが面白い。自分のような直感閃きタイプのクリエイターには向いている。2023日記や創作活動にも役立ちます。文章作成はもちろん、アイデア出しなど、具体的な指示を与えることで、様々な提案をしてくれます。AIは、Notion社が開発した「Notionのノート作成機能をサポートするAI機能」です。使える機能は様々あり、プロジェクト管理・アイデア出し・プレゼン作成など、個人・チーム問わず様々なシーンで活用できます。実際に使ってみた感想としては、シンプルで誰でも簡単に利用することができ、幅広い分野に応用できると感じました。AIは文章作成サポートに優れてはいますが、画像生成機能は備えていません。AIと併せて別のAIツールを使用することをお勧めします。AIはNotionの拡張機能なので、Notionを利用していて課金のできるユーザーではないと使えません。AIを使うことで受けられる恩恵は大きいでしょう。「PCをあまり使いこなせないから新しいツールをあまり導入したくない」「AIって難しそう」と思って導入に踏み込めない方もいると思います。AIは使い方も簡単で直感的に操作できるようになっているので誰でも使いこなすことができるでしょう。興味があるのであれば、まずは無料版で使用感を確かめてみてはいかがでしょうか。・自社専用のAIチャットボットの開発などの開発実績がございます。「無料相談」にてご相談を承っておりますので、ご興味がある方はぜひご連絡ください。➡︎生成AIを使った業務効率化、生成AIツールの開発について相談をしてみる。生成AIを社内で活用していきたい方へ「生成AIを社内で活用したい」「生成AIの事業をやっていきたい」という方に向けて、生成AI社内セミナー・勉強会をさせていただいております。セミナー内容や料金については、ご相談ください。サービス紹介資料もご用意しておりますので、併せてご確認ください。大学休学中は、Webマーケティング会社のマネージャーとしてライター、ディレクター100名のマネジメントをする。南米のチリとタイでの長期居住歴を持つ。集計期間:1週間まだデータがありません。高いAIプロフェッショナル集団」を目指して私たちは、AIに関わるすべての人に向けて、透明性の高い適切な情報発信と開発を行います。「WEELは、一番地に足ついたAI情報を教えてくれる」と思っていただけるよう、透明性高い事業運営を行なって参ります。透明性の高い適切な情報発信と開発を行います。透明性高い事業運営を行なって参ります。