2024.03.05リンクをコピーしましたビジネスメールには、「署名」を記載するのが一般的です。ビジネスメールの署名の正しいルールや作り方はご存知でしょうか?そこで今回は、ビジネスメールの署名に必要な項目や作り方について解説していきます。Supportを運営している株式会社ベクターホールディングスが発行している「起業のミカタ(小冊子)」では、更に詳しい情報を解説しています。無料でお送りしていますので、是非取り寄せをしてみて下さい。目次メールの「署名」とは?ビジネスメールの署名に必要な項目・基本構成ビジネスメールの署名を作るときのポイントとは?ビジネスメール署名の悪い例シンプルなビジネスメール署名テンプレートまとめメールの「署名」とは?そもそも、メールの「署名」にはどんな役割があり、どのようにして書けばいいのでしょうか。署名の意味と役割、基本的なルールをお伝えします。署名とは、書類やメールを本人自ら確認・作成したことを示す、直筆のサインのこと。メールの署名は、「このメールは、私自らが作成したメールです」ということを示す、証拠のようなものです。一般的にメールの署名には、氏名や会社名、連絡先などを記載します。メールの署名を見れば、どこの誰がメールを送ってきたのかが一目でわかり、その後の連絡もスムーズになります。メールのやりとりにおいて、署名は「名刺」の役割を果たすと考えると、わかりやすいでしょう。署名を入れる位置メールの署名を入れる位置は、メールの1番下の部分です。伝えたい用件を全て伝え終わり、結びの挨拶を入れた後に、署名を入れましょう。返信が続いたとき2回目以降も署名は必要か結論、以下の利点があるので、基本的には2回目以降のメールでも署名を入れたほうが良いでしょう。・連絡先を過去のメールから探す手間が省ける・メーラーによっては署名からワンクリックで連絡を取れる・どこが本文の終わりなのか判断しやすい署名が記載されていないと、わざわざ1回目に来たメールを探して連絡することになります。返信・転送の場合は本文のすぐ下に過去のメッセージが表示されてしまい、メッセージの終わりがわかりにくくなります。起業相談会申し込みはこちらから。ビジネスメールの署名に必要な項目・基本構成では、ビジネスメールの署名に必要な情報を見ていきましょう。掲載情報としては、下記項目を入れるようにしましょう。略したりせず正式名称を記載します。氏名がめずらしい・読みにくい場合は、ローマ字(パスポートなどと同じヘボン式)を併記するなどしましょう。うち、自分に連絡がつながりやすい、または会社が推奨している連絡先を先に記載するようにします。取引先からの連絡はすべて担当者に直接入れてもらうという方針の場合は携帯電話を、基本は部署の電話経由という場合は固定電話の番号を先に記載します。固定電話の受付時間が決まっている場合は、それも併記します。メールアドレス、会社のホームページのURL、企業アカウントのSNSなどは、記載が間違っていないかリンクチェックを必ず行いましょう。ビジネスメールの署名を作るときのポイントとは?ビジネスメールの署名を作成するときに、意識しなければならない点とは何でしょうか?ここでは、作成時に押さえておきたいポイントをご紹介します。必要な情報をすぐにキャッチアップできる構成にする相手が署名を確認するときというのは、そこに掲載されているであろう情報を知りたいときです。限られたスペースに視認性よく情報を配置するよう心がけましょう。スペースや改行、各種括弧などを使用し、コンパクトにまとめます。作成後は実際に送信テストを行い、レイアウト崩れや文字化けがないかを確認しましょう。自動的に挿入する設定を行うメールを新規作成する際、自動的に署名が挿入されるようにあらかじめ設定しておきましょう。ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる設定機能があります。ディバイダー(区切り線)を活用する限られた署名スペースの中に、多くの情報を含ませる、且つ読みやすさを保つためにはディバイダー(区切り線)が有効です。ディバイダーを使えば、情報とコンテンツが整理され、小さなスペースに多くの情報を収められます。ディバイダーを活用するHubSpotの無料の署名作成ツールでは、デフォルトでディバイダーが表示されます。上記画像のように、ディバイダーを使うと多くの情報を署名欄に収めつつ、すっきりしたデザインを保てるのです。モバイルでも確認しやすいデザインにする最近ではメールをパソコンよりもモバイルで確認するケースが多くなっています。よって署名はモバイルでも確認しやすいデザインで作成するべきでしょう。一度署名を作成したら、自身や同僚のスマートフォンにメール送信して、見え方を確認しましょう。タイムリーな更新で情報を正確に保つ署名の情報は常に最新版に更新しましょう。組織改変による組織名の変更や部署異動など、自分に関わる情報変更はすぐに反映させます。本社移転など各部門のお客様にとってもさまざまな影響があるイベントは、余裕を持って実施の数ヵ月前から署名に加筆するとよいでしょう。逆に、告知期間が終わった情報はすぐに削除します。広報ツールとして「今見てほしい情報」を入れる・リリースしたばかりの商品、開催予定のイベント・キャンペーンなど・コーポレートサイトの中で特にみてほしいページのダイレクトURL(人事なら採用コンテンツ、広報なら今PRしているもの・ことのページなど)上記のような会社全体に関わる情報については、個々で追記せずに広報部門が主導するなどしてフォーマットや文章を統一することをおすすめします。掲載期間についても主幹部署が通知すると漏れがありません。目的(相手)別にいくつかのパターンを作るこれまで紹介してきた事例は社外向けのメールに添付する署名です。同じ社内の人にメールをするときには不要なものかもしれません。その場合は社外向けと社内向けの2パターンの署名を作成し、送付対象によって使い分けをしましょう。メールソフトによって設定の仕方はさまざまですが、デフォルトは社外用にして社内送信の際には該当の署名を選択添付する、@以下が会社アドレスのドメインの場合は社内用を添付するなど、適宜設定してみましょう。社外用の署名も複数パターン作成して送り分けするのも効果的です。ビジネスメール署名の悪い例ビジネスメール署名はどんなデザインでも良さそうですが、最低限抑えるべきポイントは存在します。ここでは、悪いメール署名の例をご紹介します。必要のない情報が多い必要のない情報が多いと、重要な情報が埋もれがちです。連絡先が無数に書いてあると、相手はどこに連絡すればいいかわからなくなるでしょう。必要な項目は送る相手によっても違うので、社内用・社外用など署名を複数作っておくと便利です。改行が多すぎる改行が多すぎると、かえって可読性が悪くなることも。最低限の改行回数にとどめつつ、以下のような方法で見やすさをアップさせると良いでしょう。・強調したい情報を最初に持ってくる・フォントサイズを変更する・重要な文言を太字にする改行が少なすぎる改行をほとんどしないと文字が詰まって見え、非常に読みにくくなってしまいます。署名の項目同士の間隔が狭くなるので、メールアドレスや電話番号をコピー・クリックする場合に誤操作の原因となるでしょう。適度に改行するように心がけ、署名の中身を整理してみてください。シンプルなビジネスメール署名テンプレート最後にシンプルなビジネスメール署名テンプレートをご紹介します。目立たせたい場合は、ラインを使って会社名のみ独立させると見やすくなります。https://vvs.vector.co.jp/======================================破線のラインもシンプルで使いやすい装飾です。名前の署名を日本語とローマ字の2つで表記するとおしゃれに見えるうえに、名前の読み方がひと目でわかります。-−─────あえてラインの中央部に空白を作ることで、署名独特の「詰り感」をなくすことも可能です。硬い印象を残したいときは、□などの記号を使ってみましょう。新商品が発売されます。ご興味のある方はこちらのHPをご覧ください。年末の休業日は12月29日~1月4日となっております。その期間にいただいたメールは、1月5日以降の対応となります。--------------------------------------一緒にお知らせを記載する署名の例を紹介します。□月□日に第3回「○○○○セミナー」を開催いたします。〇月〇日まで参加者を募集しております。興味がある場合はぜひ、下記のURLより受付の手続きを行ってください。お知らせを記載する署名の会社名より上のバージョンになります。イベントを目立たせる為には最適です。まとめいかがでしたでしょうか?今回は、ビジネスメールの署名に必要な項目や作り方について解説しました。ビジネスメールの署名は名刺の役割を担い、ビジネスマナーの一つでもあります。書き方次第では企業の商品やサービスのアピールもできます。いくつかのパターンを作成しておき、メールの送付相手によって添付内容を変えることで、メール本文には関係ないけれど相手が興味関心のある情報を送ることができますので、是非有効に活用しましょう。詳しい情報や起業・開業に役立つ情報は「起業のミカタ(小冊子)」を無料で贈呈していますので、合わせてお読みください。カーボンオフセット・人材派遣・M&Aなど多岐にわたる事業を展開しております。各分野における専門知識と経験を駆使し、クライアントの持続可能な成長と成功を支えるために、常に最前線で活動し、貢献してまいります。カーボンオフセット・人材派遣・M&Aなど多岐にわたる事業を展開しております。各分野における専門知識と経験を駆使し、クライアントの持続可能な成長と成功を支えるために、常に最前線で活動し、貢献してまいります。今まで1,000人以上の相談会をしてきたアドバイザーが、豊富なデータ・最新情報とノウハウ、専門家の知見を元に、無料かつ約30分~1時間ほどで「起業・開業ノウハウ」をアドバイスします。