様々なコンサルタント、個別ケース対応、ストレスチェック、社内講習会、オフィス環境相談などの幅広いサービス提供にて、職場での健やかな働き手と業務環境の実現をサポートしています。今回は、下記ご担当者様にお話を伺いました。導入のきっかけファイル転送サービスを導入したきっかけや背景をお教えください。OHコンシェルジュでは、契約企業の従業員の方の健康管理事業を行っており、個人情報をやり取りすることも少なくありません。そのため、ファイルの送受信については特に情報セキュリティの確保に努めており、以前まではファイル共有サービスを利用していました。今回、そのファイル共有サービスの契約終了にあたり、より一層セキュリティを強化していくために、新たなサービスの比較検討を行うことになりました。実は以前のファイル送信を含むサービスは一部の従業員のみの活用だったため、会社全体で使用しているものではありませんでした。新たなサービスの導入を機に、会社全体での活用に拡げるため、簡単なマニュアルがあれば誰でも使いこなせるような、シンプルでわかりやすいサービスを探すことも、比較検討の大きなテーマとなりました。EXPRESSのことは、ある製品比較サイトで知りました。数ある製品・サービスの中から5つに絞り込み、最終的には3社の製品でトライアルをしています。EXPRESSを選んだ理由としては、第一に「製品や価格のわかりやすさ」を挙げることができます。トライアルを実施したとき、社内で情報を共有するために3製品の比較表を作成していたのですが、他の2製品はサービス内容や価格体系、オプションサービスなどが複雑で、かなり分かりにくかったんです。EXPRESSは、どのライセンスをどれだけ購入すれば良いのか、サービスや価格が分かりやすい構成で、関係者が比較検討しやすくなっていました。二つ目の選定理由は「シンプルな操作性」です。EXPRESS自体は、当社の管理部メンバーが契約企業様とのやり取りで使うケースが多いのですが、私たちの大事な仲間である産業医や看護職といった専門職の皆さんも使用しています。いった専門職の皆さん全員がITに強いというわけではありません。した背景もあり、当社内でも「シンプルで使いやすいものを導入する」という視点は外さないようにしています。EXPRESSに限らず、新システムを社内で丁寧にレクチャーするという時間的余裕は、実際のところなかなかないものです。EXPRESSについては簡単なマニュアルで誰でも使いこなせるという操作性の良さが、何より大きいポイントだと考えています。三つ目の理由が「コストパフォーマンス」です。料金プランがリーズナブルであることはもちろんですが、他社サービスではオプション扱いになっている機能が標準で搭載されているなど、コストパフォーマンスは非常に優れていると感じました。Outlookをお選びいただきました。365を利用しています。Outlookのアドインとして使えるなら、そちらの方が導入、そして活用も進むのではないかと考えました。Outlookアドインタイプのファイル転送サービスについても他に2つほど選んで、再度トライアルを行いました。Outlookは競合製品が比較にならないほど、コストパフォーマンスにおいても、問い合わせなどへの対応力においても優れていました。コストパフォーマンスについては初回のトライアルで熟知していましたし、対応力についてはトライアル時のエラーで経験しました。Outlookの採用を決定しました。社内の管理部門でトライアルとして先行利用し、現在は使用対象を全社に拡げて運用しています。社内にもスムーズに展開することができました。EXPRESSならではの良さなどはございますか?ひとつは「ログを確認できること」ですね。誰が何処にどんなファイルを送ったのか、送ったファイルがダウンロードされたのかどうかなど、利用状況を確認できるようになりました。導入前はいわゆるPPAP(パスワード付きZIPファイルとパスワードをそれぞれ別のメールで送るセキュリティ手法)でファイルのやり取りをするケースが多く、送信履歴は管理部門で共有できるものの、データ送付管理という点ではPPAP方式では難しく、当社の課題となっていました。EXPRESSではすべてログが残るため、管理者として利用状況などを明確に把握することができ、仮にトラブルが起きた場合でも安心して対応できます。ひとつのメリットが相反しがちな「作業効率の向上とセキュリティの向上」です。PPAP方式よりもはるかに強力なセキュリティが担保されていますし、パスワード付きZIPファイルを送る煩雑な作業から解放されたことで、以前のセキュリティ対策を知っている使用者からもとても好評です。EXPRESS経由でファイル転送できるので、非常に使いやすく、そして安心できるという声が多いですね。加えて現場の声として「ダウンロード通知を受け取れること」も好評です。メール送信先の受信者がきちんとファイルを受け取ったかどうか、メール機能だけでは分かりませんからね。受信・ダウンロード状況がわかるのは、私たちのとても大きなメリットになっています。サポートについてトーテックアメニティのサポート対応はいかがでしょうか?とにかく対応が迅速ですね。前述のトライアル中に問題が生じた際も、メールでの問い合わせにすぐに返信があって驚きました。その後、発生した問題についてトーテックアメニティ側で調査を進めていただき、丁寧な回答をいただいたことが非常に好印象的でした。私たちが導入に際して行った比較検討では、当然、提供会社のサポート力も見ています。トライアル時のレスポンスの速さ、対応の丁寧さはとても印象が良くて、この会社なら導入後も安心してお付き合いできると感じました。実際、導入後は大きなトラブルもなく運用できています。営業担当者とシステム部門との連携もスムーズですね。EXPRESSを利用していく中で、管理運用の変更をしてほしい点を伝えたら、すぐにシステム部門と連携して検討を進めてくださいました。EXPRESSを利用できるようになると非常にありがたいですね。トーテックアメニティ営業担当はい。そのご要望につきましては、弊社のエンジニアと情報を共有しており、仕様を練っているところです。現在開発中の別の機能とも関わってきますので、少しお時間をいただければと思います。EXPRESSのようなサービスは、お客様からのご要望を受けて育っていく部分もありますので、これからもお気軽にご相談、ご要望をいただければと思います。お問い合わせEASYFILEEXPRESSの無料体験版へのお申し込みや、ご質問・お見積りなど、まずはお気軽にご相談ください。