今回のソリューション:【チャットワーク】〜ビデオ会議や普段のコミュニケーションに役立つ「チャットワーク」の使い方〜急拡大する組織では常にコミュニケーションの手法が課題となる。メンバー数が2年間で4人から120人になるほどの急成長を遂げた株式会社MUGENUPでは、その問題に対して「チャットワーク」を活用し、コミュニケーションの強化を図っている。Live」も活用している。Liveは、イラスト領域のクラウドソーシング事業を展開する同社にとって、クリエイティブの細かいテイストを伝えるために欠かせないツールになったのだという。善行さんに、その活用法を伺った。▼チャットワークの使い方については以下の「徹底解説」を参照ください。今では120人の組織に僕は弊社代表の一岡の誘いでMUGENUPにジョインしました。一岡とは新卒で大手都市銀行に勤めていたときの同期です。同期と言いながら、彼が独立するタイミングで初めて知り合ったのですが(笑)。当時のMUGENUPのオフィスが偶然私の営業エリア内だったこともあって、時々会社に寄って話をしているうちに声をかけられ、設立2年目の終わり頃に入社しました。当初作っていたサービスはすぐにダメになってしまって。その後一度ゲーム事業に参入したのですが、その過程でゲーム業界におけるイラスト制作課題に気が付き、ゲーム向けイラストのクラウドソーシング事業に舵を切りました。当時は弊社のスタッフは4名だけで、代表と今のCTOとデザイナー、そして私ですね。私がイラストレーターとの連絡やお客様とのコミュニケーション、それから財務まで、もう何でも全部やっていました。そこから2年ほどで今の120名ほどの組織に成長したので、その過程では様々な課題にもぶつかりました。そのひとつが社内コミュニケーションです。組織の拡大に合わせてコミュニケーションツールを選択クラウドソーシング事業本部の立ち上げ当初は、人数も少なかったためコミュニケーションのための特別なツールは使用していませんでした。面と向かって会話をするか、メールを使ってやりとりをしていた形です。人数も増えて来て、そろそろ何かツールを使いたいという話が出てきていました。Facebookメッセンジャーなどを活用することも考えられましたが、ビジネス用途として考えた時にはいくつかの問題点があったんです。機能面で言うと履歴が追いづらいこと、検索がしにくいこと、そして一番の問題がセキュリティ面です。間違ってFacebookのタイムラインに投稿してしまうようなことがあれば、プライベートな友人を含めて機密情報をオープンにしてしまう可能性があります。それは非常に危険なので、ビジネスに特化したサービスを探すことになりました。チャットワークの導入で、プロジェクトの引き継ぎもスムーズにそこで弊社のCTOにツールの選定を依頼したところ、「国産のサービスで、日本語で使いやすいチャットワークがMUGENUPには向いているのでは」という提案をもらい、導入を決めました。コミュニケーション専用のツールなので、間違った場所に投稿する心配もないし、検索性が高くてファイル共有も簡単にできるので使い勝手がいいです。1年半ほど、組織全体と、時には外部のパートナー企業さんやクリエイターの方を含めて使っています。重要なのは、チャットワークなら後からグループに入った人でも過去の履歴を見ることができることです。ビジネスを拡大中の企業ではよくあることかと思いますが、新しい社員が入社した時や、プロジェクトを他の人へ引き継いだりすることが弊社の場合は多いので。会話の履歴を残しておくことで情報共有や引き継ぎがスムーズになります。チームで使うことがメインですが、メンバーによっては自分だけのマイチャットのような機能を利用して個人のタスク管理に使っている人もいます。みんな自由に活用していますね。使い勝手を良くする細かい機能も充実インターフェース面でも、使いやすい仕様になっていると思います。細かい話なのですが、各チャットルームの右側に固定で表示できるメッセージボードがあるんです。そのルームについての基本的な目的や、よく使うファイルの保存場所、先方の連絡先などの役立つ情報を入れるようにしています。####▼画面右側に固定表示されるメッセージボードピン機能も便利ですね。私のようなマネジメント側の人間はどうしても参加するグループが多くなってしまうので「To」で送られてきたものに目を通すだけで精一杯です。他にも見るべき重要なチャットルームがある時には、それにピンを刺すことでディスプレイの上部に固定できます。時間のある時にゆっくり目を通すようにしていますね。誰でも自由にチャットルームを作ることができるので、数がどんどん増えていきがちです。今は僕が入っているグループだけで120ほどあります。増え続けてしまわないように、基本的にプロジェクトが終わったら部屋を閉じるようにしています。過去ログとしては残しておきたいので、その対策のために「MUGENUPちゃん」(笑)というアカウントを作って活用しています。プロジェクトが終わったときにMUGENUPちゃんをチャットルームに入れて、それ以外のメンバーは退出させるんです。することでチャットルームは削除されずに残り、ログを見たいときには誰かがMUGENUPちゃんのアカウントでログインすることで確認することができます。Live」も活用しています。使い始めたきっかけは、メンバーが増えてオフィスを2箇所に分けたことです。クラウドソーシング事業部のクリエイティブディレクターやイラストレーターといった制作チームが別の場所に移動しました。そこでどのようにコミュニケーションをとろうか、と考えた時に、テキストのチャットだけではなかなか難しくて。クリエイティブに関する情報って、細かい内容が非常に多いので一言一句を文字で書いているとすごく時間がかかるんです。テイストなども文章化しにくいですし、面と向かって話した方が早いんですよね。Hangoutsなどを使うことも検討したのですが、よく見るとチャットワークにも同じ機能があるぞと(笑)。プラグインさえインストールすれば、チャットルームから簡単にビデオ会議を始めることができて非常に簡単です。画面共有もできますし、ビデオで話しながら同時にテキストでのチャットを別画面で行うことができます。今では在宅のクリエイターさんや、チャットワークをお使いになっているクライアント企業様ともビデオ会議を行っています。東京にオフィスのない企業さんとのやりとりには便利ですね。今後の改善にも期待チャットワークは以前はアプリの起動が遅かったり、アプリが落ちるときもありましたが、最近は改善されて安定しています。今後も組織として使い続けていく予定なので、機能追加やサービス改善にも期待しています!(了)▼チャットワークの使い方については以下の「徹底解説」を参照ください。情報の構造化はマインドマップ生成AIツール「Mapify」一択。毎週の新着記事を無料でお届けします!プライバシーポリシーに同意しました。情報の構造化はマインドマップ生成AIツール「Mapify」一択。