DX生産管理お知らせMitsuriでの受発注の最新の傾向や統計、サービス最新情報を毎月メールにてお届けします。インサイドセールスとして加工と寸法の提案をしてきた経験を経て、製造業の知見と楽しさを提供している。幼少期からモノの構造を理解するのが好き。受発注管理とは何だろう、それぞれの業務についてITシステム導入を検討したい、と考える担当者も多いのではないでしょうか。受発注管理とは、受注・発注に関する業務を一元管理することです。効率的な管理業務を行うためにも、それぞれの業務内容の基礎と業務プロセスとステップ・システム化するメリットについてしっかりと押さえておきたいものです。そこで本記事では、受発注管理の基礎知識、業務の流れ、メリット・デメリットについて解説していきます。受発注管理とは受発注管理とは、受注と発注業務の両方を管理することです。個人の消費者やBtoBなど企業から注文を受けて、必要な手続きを実施する受注業務のことです。注文内容や受注した旨を相手に通知する、在庫数の確認、社内手配などがあります。商品の仕入れ周りを管理する業務のことです。具体的には、製造業者が自社の製品を作るために必要な作業を外注し、業務委託や開発委託することで、必要な材料を集めていく業務です。小売業者が消費者に販売する商品を集めることもあります。受発注システム受注と発注業務の両方を管理できる、受発注システムを導入する企業も増えています。これまで紙やメール・FAXなどでやりとりが発生していた、受発注業務をシステム化することができます。システム化することで、煩雑になりがちな従来の業務プロセスを見える化でき、社員の生産性も向上するでしょう。受発注システムを導入すれば、受発注に関わるデータを一元管理するとともに、効率的な管理業務の実施が可能です。受発注管理業務の流れ受発注管理業務の流れについてそれぞれの業務に分けて詳細を紹介します。・受注管理の流れ・発注管理の流れそれでは、1つずつ見ていきましょう。受注管理の流れ受注管理の主な流れについて以下を紹介します。それでは、1つずつ見ていきましょう。顧客から見積依頼が来たら、受注側企業は内容を確認し見積書を作成していきます。見積書には概算・正式見積の2つがあります。問題がなければ、顧客から契約書・注文書などが送付されて受注します。重要事項が書かれていますので、契約を進めても問題がない内容か、必ず隅々までチェックしましょう。注文が確定した後、社内の管理シートやシステムなどの必要な箇所に注文内容を登録していきます。)に共有して、必要な手続きを依頼する手続きなどが挙げられます。登録した後は、在庫数を確認していきます。在庫がある場合は出荷に向けた社内情報共有をするなど、出荷に向けた活動をしていきます。在庫がない場合は、生産管理と連携して在庫を拡充していきます。確認が取れたあと、顧客に対して納期を連絡します。在庫がなく納期が判明しない場合は、「在庫を取り寄せる必要があるため、納期については判明次第連絡する」という旨を相手に伝えてあげましょう。納期を連絡した後は、必要な書類を作成していきます。具体的には、商品や納品伝票を記載した受注伝票です。企業と注文書を取り交わした場合は、注文内容を受領したことを報告する注文請書を作成していきます。発行して、相手先に支払いを請求します。相手が個人か企業なのかによって必要な書類が異なるため注意しましょう。全体の受注件数を管理するためのシートを作成する場合もあります。発注管理の流れ発注管理の主な流れについて、以下を紹介します。それでは、1つずつ見ていきましょう。発注方式の決定まずは発注方式を決めていきます。定期的に発注を行う方式です。毎月第一月曜日に必ず発注するなど、具体的な日付を決めていきます。定期発注方式のメリットは、発注に必要な手間を削減することが可能なことです。在庫が一定量を下回ったとき、事前に決めた量で発注する形式です。依頼すれば一定の量が入るため、都度注文書の取り交わしがなくてもあらかじめ依頼した量が届きます。決まった後は、見積依頼書を作成していきます。依頼内容と前提条件を記載している帳票のことで、BtoBの取引で使われることが多い書類です。一般的に見積もり依頼をするときは、複数の企業に見積依頼書を提出して、相見積もりをとり比較検討します。見積が揃ったら、発注先を確定します。発注先は価格・納期・数量(ロット)で決定することが一般的ですが、過去の取引実績を元に取引先を決めるケースもあります。確定した後は、発注側が発注書・注文書を作成して、相手に送付します。送付後はメールやシステム経由で相手先に注文書を送付したことを通知します。相手に通知することで、その後の手続きがスムーズになります。注文書を起票する際は、内容に不備がないか必ず確認しましょう。細かな項目でミスする可能性もありますので注意しましょう。契約書の取り交わしがされていない場合、注文書の代わりにスポット契約書を使ってやり取りすることもあります。・全社での情報管理それでは、1つずつ見ていきましょう。業務効率化1つ目のメリットは業務効率化です。これまでは直接倉庫などに出向いて確認が必要だった在庫量に関して、システムを活用すれば自席でWeb表示して在庫量を確認でき、そのまま相手先に発注することもできます。受注情報などのステータスを自席で確認することも可能です。リアルタイムな在庫状況も一目でわかるため、正確な在庫確認も可能となります。発注先を事前にシステムに登録しておけば、過去の発注履歴も閲覧できるため、仕入先の選定の手間削減につながります。受発注業務に関する社員間の問い合わせメールの頻度も減るでしょう。システム化することで在庫に関する業務を自動化・業務内容も簡略化でき、生産性も向上するでしょう。人為的ミス削減2つ目のメリットは人為的ミス削減です。受発注の業務フローに沿ってシステム化すれば、担当者のミスを少なくすることも可能です。誤った日付を指定した際、システムエラーが発生して入力ミスを教えてくれます。これまでFAXで帳票配信などの対応も、システムやツールを利用すれば都度番号を入力する必要もなく、誤発信などのトラブル防止にも繋がります。在庫状況をシステムで管理することで、リアルタイムに正確な在庫量を把握することもできます。違う担当者が同じ顧客に同じ商品を二重発注してしまうこともなくなり、誤発注防止にもつながるでしょう。受発注管理システムを導入することで、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができ、安心した業務遂行が可能です。全社での情報管理3つ目のメリットは全社での情報共有です。受発注管理システムを導入すれば、組織単位ではなく全社で業務に関する情報共有が可能となります。組織単位で独自の管理方法をしている場合、他の組織が扱うデータと連携することは大変困難です。システム化すれば全社で情報管理ができ、受発注業務の煩雑化を防ぐことも可能です。受発注管理のシステム化で陥りがちなデメリット受発注管理のシステム化で陥りがちなデメリットについて、以下3点を紹介します。・移行のハードルが高い場合もある・ランニングコストがかかる・納期までに時間がかかるそれでは、1つずつ見ていきましょう。移行のハードルが高い場合もある1つ目のデメリットは、移行のハードルが高い場合もあることです。ITシステム化はそれまでのやり方を一新するため、今までどのようなフローで受発注業務をしていたのか、業務を見える化し、新しいシステムに置き換える際の影響範囲を確認して、どのような機能が必要なのか確認することが大切です。これまでと同様のアクセス権の設定ができるか、システムの機密性に問題はないか、データ出力形式はCSV可能か、既存帳票をシステムに取り込む際のOCR処理ができるか、などがあるでしょう。受発注業務のシステム化は社内だけでなく取引先なども関係するため、業務量や関係者数が多い場合、移行のハードルが高いと感じてしまう場合もあります。ランニングコストがかかる2つ目のメリットは、ランニングコストがかかることです。発注管理システムを導入すると多くの場合コストが発生します。物理・仮想サーバーを用意して導入するオンプレミスはソフトウェアの買い切りとなるため初期費用が高くなりがちですし、運用する社内の人件費も定期的にかかります。クラウドサービスは初期コストを押さえられるものの、毎月の固定利用料が発生します。発注数が少ない月も同額の料金がかかり、割高になることも考えられます。受発注管理システムを導入する際は、初期コスト・ランニングコストがそれぞれどれくらいかかるか必ず確認しましょう。納期までに時間がかかる3つ目のデメリットは、納品までに時間がかかることです。システム化することで、受注から納品までのリードタイムが長引いてしまう場合があります。)さまざまな部署や担当者との連携が必要だからです。それまで手作業で住済んでいたことがシステム化することで逆に手間がかかり、納品に影響する場合もあります。導入後、想定外の時間が発生している、というギャップがないように、必ず事前にリードタイムに問題がないかを確認しましょう。コストそれでは、1つずつ見ていきましょう。機能1つ目の選び方は、機能です。一般的に受発注システムには豊富な機能が搭載されており、充実しているように見えます。導入を失敗しないためにも、自社の受発注業務の課題を解決する機能が搭載されているか、既存のツールやExcelシートで行っていた業務内容を、新システムでも実現できるかなどをしっかりと確認しましょう。現状の業務視点から見て、問題がない機能かを見ていくことがポイントです。形式で一括ダウンロードできるか、受発注におけるデータの一元管理は可能か、各フローにおけるメール通知は可能か、データ連携や柔軟なカスタマイズができるかなどがあるでしょう。コストとの兼ね合いもあり、必要な機能が全部搭載できていない場合は、運用対応で代替できる手段はないかなど、細かく確認しましょう。操作性2つ目の選び方は操作性です。直感的な操作ができるか、管理者が簡単に設定できるかなどが挙げられます。実際に受発注システムを扱う社員が、操作性が簡単かを感じられることがポイントです。無料のトライアルや検証などで実際に業務を担当する担当者が使い続けられるシステムかを確認しましょう。担当者が変わることも考えて、新人やその業務を知らない社員が担当することになっても問題ないかを見ていくことも大切です。コスト3つ目の選び方はコストです。システム導入にはコストがかかります。オンプレミスシステムの場合は自社がプラットフォームを用意する必要があるため、初期費用が高くなりますし、クラウドシステムの場合は毎月ランニングコストが発生します。運用やトラブル時を想定したシステム提供社側のサポート体制など、保守料金も発生するケースもあります。システム導入によって、どれくらいの効果が見込まれるかを試算し、料金と効果のバランスを見て、導入の必要があるか判断しましょう。まとめ本記事では、受発注管理について解説しました。受発注管理とは、受注と発注それぞれの業務を統合して管理していくことです。受発注業務にはいくつものステップがあるため、システムを導入して管理することをおすすめしますが、これまでの業務内容から大きく変わる可能性もあるため、メリット・デメリットを理解するだけでなく、現状の業務を見える化して新システムに移行する上での問題がないか、必ず確認しましょう。金属加工のマッチングならMitsuri!法人・個人問わずご利用できます。Catallaxy,Inc.。