2022-09-14※この記事には一部PRが含まれます。自動電話システムという言葉を聞いたことがあるでしょうか。自動電話システムはその名の通り、自動で電話の応答・発信を実行するシステムです。そんな自動電話システムについて、どのような場面で活用できるのかがわからない人も多いのではないでしょうか。この記事では自動電話システムの概要と併せて、導入のメリットやデメリット、おすすめのサービスについて解説しています。コールセンターの業務は、顧客に対してオペレーターが電話をかけて対応するというイメージをされている方も多いのではないでしょうか。自動電話システムを導入して業務効率化に繋げましょう自動電話には応答システムと発信システムがある自動電話とは、コンピュータを利用して自動で電話の発着信を行うシステムのことです。電話は本来手動で一件ずつ処理しなければなりません。自動応答システムを導入すれば、効率よく電話応答を処理できます。自動応答システムには受信と発信の2種類があり、以下の表でそれぞれの特徴をまとめました。簡単にまとめると、簡易的な要件やサービスの購入などには受信システムが、個人に関係する情報や営業の場面では発信システムの利用が多いです。自動電話には、以下3つの特徴があります。自動電話は、その名の通り自動で電話を処理できるのがメリットです。いった場面で自動応答が使用されています。自動応答を導入すれば、オペレーターやスタッフの手を空けられることに加えて、顧客を待たせる必要がありません。自動応答で対応しきれない内容に絞り込んで人員を割けるため、教育の時間や人件費などのコストカットにつながるのも特徴といえるでしょう。オペレーター対応と自動応答による違いオペレーター対応と自動応答による違いについて、下記の表で比較しました。どのような違いがあるのか確認していきましょう。対応するオペレーターによって案内レベルの差があるコールセンターの稼働時間でなければ対応できない自動で案内できるため、待ち時間がほぼない複雑な内容でなければすぐに解決につながる企業によっては24時間自動音声受付を実施している求める内容に到達するまで時間がかかる場合がある上記の表で、代表的なオペレーター対応と自動応答の特徴をまとめました。まとめると、オペレーター対応は正確な案内ができる代わりに案内レベルの差や稼働時間が限られているのがマイナス点です。自動応答は簡易的な内容であればすぐに解決できる反面、内容によってはオペレーター対応に繋げなければなりません。2種類の対応について違いを理解しておけば、効率的な電話応答業務を実施できます。おすすめの自動電話システム&サービス8社を徹底比較ここではおすすめの自動電話システムやサービスを8社比較しています。各社の比較を下記の表にまとめましたので、内容を見ていきましょう。AIによる自動応答システムによる自動応答AIによる自動応答AIによる自動応答ここからは各社の特徴について、詳しく解説していきます。Navigator.は、テレアポの開始やコールセンターによる大量架電などをサポートしてくれるクラウド型アウトバウンドコールシステムです。管理画面がシンプルで使いやすい無料お試し可否あり応答と発信の形態システムによる自動応答リストナビゲーターは、1ブース当たり150円~/日の料金設定が特徴です。必要な規模に合わせてブース数を設定できるため、大規模コールセンターから小規模コールセンターまで、目的に合わせた規模を運営できます。管理画面では各オペレーターの対応状況をモニタリングできたり、ささやき機能でアドバイスできたりなど、管理・教育に力を入れた機能が多いです。無料トライアルや30日間システム無料を提供しているため、自動電話システムを初めて導入する場合にも安心のサービスといえるでしょう。Navigator.は、テレアポの開始やコールセンターによる大量架電などをサポートしてくれるクラウド型アウトバウンドコールシステムです。Automation(エバーオートメーション)は、クラウド型を採用しているオートコールシステムです。クラウド型のコールシステムは大規模な設備導入が必要ないため、初期投資が0円と少なく済みます。電話自体はシステムが自動で発信、通話が繋がった後も自動応答を流せるため、オペレーターを常に置いておく必要がありません。督促やマーケティング調査などの場面で使用されており、アンケートやリマインドといった目的でも導入事例が多いサービスです。通話料金も安いため、自動電話システムを安価に使いたい場合におすすめといえるでしょう。他業種が用意されているため、自分たちで音声を用意する必要はありません。ガイダンスは当然編集可能で、24時間365日マイページから変更可能です。基本はAIの自動応答で完結する設計となっていますが、必要に応じて担当者への取次ぎもでき、業務を効率よく進められるでしょう。各種予約システムやAIチャットボットなどとも連携しやすい設計になっており、再配達自動受付やクリニックの受診予約などに導入されています。telmeeは、050番号・0120番号・0800番号を回線工事なしで即座に割り当て、使用できる自動電話サービスです。telmeeでは目的に合わせて4つのサービスを提供しており、それぞれ内容が大きく異なります。telmeeもしもし:パソコンから送信されたテキストデータをAI機能が音声に変換し、変換した音声が指定した電話番号へ自動発信されるサービスtelmeeスクリプトコール:AIによる音声合成機能をつかい電話をプログラムし、電話応対業務の自動化・無人化を実現するサービスtelmeePBXプラス:会社の代表番号にかかってきた電話をリモートで働く社員へ転送し、社用電話は会社の番号として発信できるサービスtelmeeビジュアルIVR:音声通話とWebを融合し、音声やボタン操作だけでは表現しにくい情報の見える化を促進するサービスそれぞれ得意分野が異なるため、まずは自社が何を課題としているかを整理するのが大切です。Voice」(音声合成)および会話制御の仕組みを組み合わせたサービスです。対話・応答はAIが実施しますが、自然な応答や受け答えができます。身近なところでは、ヤマト運輸株式会社の集荷受付窓口に導入されているサービスです。引っ越しで問い合わせが増加する時期や災害発生時の対応、日常業務の一部等をAIが対応することで、教育コストや人件費も削減できます。AiCallは、自動電話の中でも自然応答を重視する場合におすすめのサービスといえるでしょう。無料お試し可否なし応答と発信の形態システムによる自動応答ロボット自動受付サービスは、コールセンターの受電業務を半自動・完全自動するのに特化しているサービスです。従来型のIVR(プッシュ操作や録音)サービスとは異なり、プッシュ操作不要で発話することにより処理を完結できます。そのため、プッシュ操作が苦手な層からの電話が多い業務や、プッシュ操作ではどうしても入力できない処理に最適のサービスといえるでしょう。受付内容の聞き起こしが、ほぼ不要となることに加えて、300回線以上の同時着信に対応しています。効率的に受電業務を処理したいときにおすすめのサービスです。無料お試し可否なし応答と発信の形態AIによる自動応答AI電話サービスは、ドコモ独自の音声認識技術を採用し、AIによる自然な会話を実現可能としているサービスです。AI電話サービスを導入することで、受電業務にコストがかかっている、人手が足りずに困っているなどの課題を解決できます。そのほかにも各種既存システムとも柔軟に連携可能で、利用料金や病院の受診予約など、さまざまな場面で活躍が見られるでしょう。RPAツール連携を活用すれば、既存システム側の開発が不要になり、スピーディーな導入ができるのも特徴です。VOICEは、最短5分で電話自動応答サービスを公開できるのが特徴の自動電話サービスです。上記3ステップで公開でき、複雑な操作を必要としません。ある質問にはAIが自動で回答し、必要な電話のみを担当者に転送できるため、本当にオペレーターとの対話を必要としている顧客を振り分けられます。1,000件以上の同時対応が可能であり、大型コールセンター並みの受電業務をこなせるのも特徴です。自動電話システム&サービス会社の選び方のポイント自動電話システムやサービス会社を選ぶときは、以下6つのポイントを押さえておきましょう。既存システムと連携できるか初心者でも対応可能か無料トライアルは可能かサポート体制は充実しているかここからは6つのポイントについて、詳しく解説していきます。自動電話システムを選ぶときは、オペレーター転送機能の有無を必ず確認しましょう。問い合わせ内容によっては自動電話では対応しきれないこともあるため、基本的にはオペレーター転送機能があるサービスを選ぶのがおすすめです。予約専用の番号や夜間のみ自動受付窓口を開設する場合には、オペレーター転送機能は必要ありません。どのようなシーンに自動電話サービスを導入するかに合わせて、オペレーター転送機能有無を選ぶのがおすすめです。設備投資の有無について確認するのは、初期費用の面で大切です。大掛かりなブースを用意したり、システムを導入したりする必要がある場合、初期費用の中でも設備投資に多額の費用が掛かります。対してクラウド型を採用すれば、設備投資はほとんど必要ないでしょう。自動電話システムを導入するうえで、初期費用を抑えたいならクラウド型を選ぶのがおすすめです。既存システムと連携できるか病院や飲食店の予約、利用明細の確認などの既存システムと連携できるかは大切です。システムと連携ができなければせっかく自動電話を導入しても、さほど業務効率化につながりません。予約や明細確認などは、わざわざオペレーターを割く必要のない業務です。既存システムと連携することによって、他の問い合わせや業務に人員を補充でき、人件費の削減にもつながります。初心者でも対応可能か自動電話システムを導入するにあたって、管理画面やダッシュボードが初心者でも使えるシステムかを確認しましょう。導入しても操作が複雑で使えなければ、システムの使い方を覚えるところから始めなければなりません。管理画面のシンプルさやガイダンスの編集しやすさなど、どのようなシステムになっているかはチェックしておきましょう。初心者でも使えるシステムを選ぶことによって、管理者変更の時でも引継ぎがスムーズにいきます。無料トライアルは可能か可能であれば、無料トライアルが用意されている自動電話システムを選ぶのがおすすめです。無料トライアルがあれば、本導入の前にどのような効果が得られるか、どのくらい業務効率化に繋がるかがある程度理解できます。逆に無料トライアルがなければ、利用イメージをもとに導入を検討しなければなりません。無料トライアルがない場合は、利用するうえで気になることをすべて解決するつもりで問い合わせましょう。サポート体制は充実しているか運営会社のサポート体制が充実しているかも、確認しておくべきポイントの一つです。導入して終わりのようなサポート体制では、自動電話システムを使っていて何かトラブルが起きても自己解決しなければなりません。導入後の問い合わせ窓口や専任の担当者が用意されているサービスを選ぶようにして、万が一に備えておきましょう。自動電話の5つメリット自動電話を導入するメリットとして、以下の5つがあげられます。迷惑電話の解消それぞれのメリットについて、詳しくみていきましょう。自動電話システムを導入すれば、問い合わせに対しての自動応答や対象顧客への自動架電が可能になります。しなければならない受電・架電業務を効率的に進められるでしょう。自動応答の場合は、本当にオペレーターが対応すべき用件かを振り分けられます。オペレーター対応時も事前に用件の大枠が把握でき、一から用件を整理する必要がなくなるのもメリットです。自動電話システムを導入することで、省人化につながります。省人化を実現できれば人件費や教育・マニュアル整備などの時間的コストの削減につながるでしょう。電話対応のオペレーターを多めに配置している電話対応に追われて人手が足りないのであれば、自動電話システムを導入すべきです。顧客満足度に繋がる特に受電時に関わるメリットですが、待ち時間が削減されることで顧客満足度の向上につながります。簡易的な用件で問い合わせたにもかかわらず、待ち時間が長くて顧客が不満を抱くケースは多いです。自動応答システムを導入すれば待ち時間を減らせるため、顧客の不満は発生しません。部署間でのたらいまわしも少なくなるため、問題解決までの時間が短縮するのも、顧客満足度向上のポイントといえるでしょう。自動電話システムを導入すれば、24時間の対応が可能になります。すべての業務をこなせるわけではありませんが、住所変更や契約内容確認、ポイント確認などは自動応答システムでも対応可能です。常に問い合わせ窓口を開設しておきたいのであれば、自動電話システムを導入するメリットは十分にあるでしょう。24時間対応にしておくことで昼間や夕方の混雑を解消するメリットも生まれます。迷惑電話の解消オペレーター対応時の悩みとして、迷惑電話がかかってくることがあげられます。迷惑電話であったとしてもオペレーター側から切断するのは難しいです。そのため、無駄に時間を消費してしまう等、オペレーターに負担がかかる課題が生まれます。自動電話システムを導入しておけば、迷惑電話の数を圧倒的に減らせます。迷惑電話を目的としているユーザーはガイダンス入力の手間を嫌うため、迷惑電話に悩んでいる場合は導入を検討してみるのがおすすめです。自動電話の2つのデメリット自動電話システムを導入するデメリットとして、以下の2つがあげられます。自動電話のデメリット音声ガイダンスの選択がわかりにくいオペレーター(交換手)対応までに時間がかかるここからは2つのデメリットについて、詳しくみていきましょう。音声ガイダンスの選択がわかりにくい自動電話システムでは、用件やオペレーター対応の振り分けに音声ガイダンスを流します。音声ガイダンスは便利なシステムですが、選択肢に関しては注意が必要です。選択肢がわかりにくければ、顧客側は本来の目的になかなか到達できません。用件に到達できなければ、結果的に顧客満足度の低下やクレームにつながることもあるため、注意しましょう。オペレーター(交換手)対応までに時間がかかる自動電話システムを導入する場合、音声ガイダンスを経てオペレーター対応につながります。そのため、オペレーター対応まで時間がかかるのがデメリットといえるでしょう。対策の一つとして、プッシュ通知の内容をカスタマイズする方法があります。選択肢の最後でも構わないので、直接オペレーターとの対応を希望する内容を入れ込んでおくのがおすすめです。自動電話システムを導入して業務効率化に繋げましょう今回は自動電話システムについて、概要や特徴、おすすめのサービスなどを解説してきました。結論として、自動電話システムは便利なシステムです。必要な目的に合わせて導入すれば、業務効率化につながります。逆にいえば、目的に合わせた選び方ができていなければ、より業務負担が増してしまうでしょう。この記事で紹介した内容をもとに、ぜひ自動電話システムを利用した業務効率化を目指してください。ツール選びのサポートをさせて頂きます!ツール選びに迷っている方は、「ミツモルコンシェルジュ」にご相談下さい。第三者目線で、貴社の課題解決に最適なサービスをご紹介させて頂きます。社内インフラ整備トラッキングとは一体何?iPhoneの設定の確認や変更をしたときの方法iPhoneを使用しているとアプリからトラッキングの許可を求められることがあります。議事録作成が可能なサービスや文字起こしアプリ9選!どのような機能があるのかも含めて徹底解説!会議を実施した際に記録する議事録ですが、「議事録作成アプリ」を利用してすることで、会議進捗や効率化や従業員の負担軽減が期待できます。DWH(データウェアハウス)とは何か?特徴や活用事例を徹底解説!昨今、データドリブン経営が注目されるようになり、データを活用する企業が増えています。ツールを導入してDX化を叶えたりビッグデータ解析やA...財務・会計ツール【会計】予算とは?予算委員会や予算管理についても解説!事業計画を進めていくにあたって必要となるのが予算です。昨今は、会社のプロダクトやサービスを紹介する際にSNSを活用する場面は当たり前になってきました。融資とは?意味や投資との違い、個人事業主の資金調達方法も紹介!ビジネスを始める、もしくは続けていくために必要不可欠と言われているのが事業資金です。システムおすすめ7選!活用できる基本機能から選定ポイントまで解説!企業間取引にはさまざまな決済手段があり、その中でも発生しやすいものとしては債権があります。最適なサービスをご案内させて頂きます。お気軽にご相談ください!。