(全官報)は昨年、組合員である官報販売所向けの受注ウェブサイトを全面的にリニューアルし、発注時に在庫がわかったり、近刊の予約発注が可能になるなど利便性を向上させた。その結果、利用している販売所からの評判が上々なうえに、在庫管理の精度向上や受注作業、棚卸し作業などの省力化にも結びついているという。契約を結び、政府刊行物の販売・卸、官報(冊子版)の定期購読の受け付け、官報情報検索サービスの受け付け、官報公告の取次といった業務を行っている。全官報は直営の政府刊行物センター(東京・霞ヶ関)を運営するほか、組合員に政府刊行物などを仕入れて供給する共同仕入部門(販売部)を持っている。使い勝手よくするためリサイトニューアルこの販売部では、政府刊行物以外に一般の出版社が発行する専門書・実務書なども含めて、年間に1万点程度の新刊書籍(2017年度は1万49点)を取り扱う。組合員がこうした書籍の発注に利用しているウェブサイトは、基幹システムも手掛ける光和コンピューターが2006年に作成した。「以前からウェブは結構使っていただいていましたが、導入が早かったこともあり、ユーザーインターフェースや使い勝手に問題がありました。フリーロケーション管理で在庫開示を実現リニューアルによって、サービス名称を全官報のロゴにもなっている”ミネルヴァの梟”にちなんだ「ふくろう便」と命名。それまでは単に「ウェヴ」と呼んでいたため、BtoBサイトとBtoCサイトの区別がつきにくかったが、名前を付けたことで販売所との意思疎通も図りやすくなったという。販売所から要望が多かった在庫の冊数開示も実現。全官報が休みになる土日でも在庫が確認できるため、販売所からは好評だという。全官報ではこのために、フリーロケーションによる在庫の単品管理を導入。これまでは「知っている人にしか在庫の場所がわからなかった」(吉田主任)という状態だったが、棚番号とハンディーターミナルによる入庫・出庫登録によって、リアルタイムな在庫把握を実現し、誰でも容易にピッキングできるようになった。「協同組合として、利用者である販売所の利便性を向上させることが第一ですが、結果として手作業で書き込んでいた棚卸リストを自動で作成できるなど、事務作業の効率化にも結びつきました」と高山有司常務理事は述べる。近刊の予約受注も可能に以前は新刊を入荷時点で基幹システムに入力しないとウェブでの受注ができなかったが、「ふくろう便」では随時、刊行情報を登録できる。このため、これから出る書籍を登録することで予約販売も可能になった。吉田主任は出版社から刊行予定情報を積極的に集め、ウェブで表示する「新刊予定表」の充実に力を入れているが、政府刊行物は年度版が多いこともあり、組合員からの予約発注が増えているという。早いものだと発売2ヶ月前には登録している。過去の受注・出荷数が確認できるようになったことで、需要期に合わせて在庫を確保することも可能になった。アイテムごとに適正在庫冊数を登録して、それを下回るとアラームが出る機能も導入し、在庫管理の精度も向上している。「ウェブは会社の顔」また、全官報は各法人の本部としか取引口座を持たないため、これまではウェブも1法人1アカウントで利用していたが、リニューアルによって複数アカウントの登録を可能にした。これにより、同一法人からの受注でも、発注担当者まで入力できるようになった。吉田主任はリニューアルにあたって、「ウェブは会社の顔であり、24時間なんでも答えられる”人”というイメージを意識して作りました」と述べており、このことが実際に組合員の利用を促進し、以前に比べてウェブ受注が2倍ほどになって業務効率化にもつながったという。