取り組みやすいFAXのペーパーレス化について、インターネットFAXのコスト削減例も交えて紹介していきたい。会議や商談、プレゼンテーションなどで使う資料や書類などのペーパーレス化によるコスト削減についてこれまでの回でお話してきた。ムダな紙をなくすことにより、さまざまな角度からコストを削減できることがご理解いただけたと思う。「FAXの通信コスト」についてもコスト削減の盲点となっているようである。「使用量が多くないため、経費削減の必要を感じていない」というのがその主な理由だった(インターネットFAX総合研究会調べ)。本当にFAXのコストを削減する必要はないのだろうか?実は細かく検証していくと、削減の余地はまだまだあるようだ。普段はあまり気にする事も多くないFAXにまつわるコスト。機会なので、少し詳しく見ていこう。受信時など出力のためにかかる「用紙代やトナー代」と送信時にかかる「通信コスト」とに大きく分けられる。通信コストは単価が予め決まっており、使用量によって変動するものなので、これを削減するには使用量を減らさざるを得ないと考えるのが一般的であろう。簡単に量を減らすことでコスト削減を図るのは難しい。一方の「用紙代やトナー代」に関してはどうだろう。代替できる製品、もしくはサービスはないものだろうか。実は本連載のテーマである「ペーパーレス」、そしてコスト削減のもうひとつの盲点であった「FAX」を結び付ける解決策として注目したいのが、インターネットFAXによる「ペーパーレス化」だ。インターネットFAXは2つのペーパーレスを実現している。送信するときはパソコンに保存しているデータをそのまま送れるので、FAX送信するためにプリントアウトする必要がなくなる。紙の発生を抑えられる。相手先の環境に関わらずオフィスのペーパーレス化が可能となる。インターネットFAXはペーパーレス化を実現しつつ、メールでのやり取りでは不便な点も改善した、データと紙の両方のメリットを活かしたサービスである。インターネットFAXは、FAX用紙の削減以外のコスト削減にも効果を発揮する。各営業所の複合機や回線費、紙、トナー代などのランニングコストが大きな負担になっていた。業務フローの改善が課題となっていた。そこで、NTTコミュニケーションズのインターネットFAXサービスを導入し、FAXに関するコスト削減を実現した。すると、ペーパーレス化により紙やトナー代などの消耗品はもちろん、FAX機も不要になったので、複合機のリース代やFAX専用の電話回線を削減できた。通信料も削減することができ、FAXに関するコストを約6割削減することができた。業務面で期待以上の効果もあった。受信したFAXの振り分けやファイリングなどの管理が煩雑となり大きな課題となっていた。膨大な量の資料のデータ化は稼動負担が大きく対応が見送られていた。振り分け作業が不要となり、事務作業の効率化を図ることができた。移動中でもパソコンからインターネットにアクセスしてどこにいても受信したFAXを確認できるようになった。快適な仕事環境を手に入れられたのだ。これは作業にかかるコストを削減しているのと同じことになる。FAXの使い方を変えるだけで、ビジネススタイルは大きく変わる。これこそ、ペーパーレスのなせる業。生産性が高く、なおかつコストも抑えられるというコスト削減を実現できるのである。それでは、現在、どれぐらいの中小企業がインターネットFAXを導入しているのだろうか。アンケートによると、12.1%が「導入済み」、48.3%が「導入を検討したい」と回答している。約半数の経営者がインターネットFAXに興味を持っているということだ。印刷の手間が省ける」という回答が多く寄せられている(インターネットFAX総合研究会調べ)。インターネットFAXは、コスト面でも業務の効率化の面でも期待できるサービスだ。今後、ペーパーレスそしてコスト削減の新しい手段として、ますます注目されるであろう。今回は、FAXのペーパレス化によってコスト削減が見込めること、またその実現にはインターネットFAXの活用が非常に有効である事をお伝えした。次回は、話を主題のペーパレス化に戻し、ペーパレス化によってどれくらいビジネスが変わるものなのか、またペーパレス化は、「生産性の高いコスト削減方法」になり得るのか、検証していきたいと思う。