}毎日大量のファイルを受け取って手動で管理している方、ストレス溜まっていませんか?気がついたらファイルが更新されて情報が変わっている!なんてこともあるかもしれません。DropboxとGmailを連携させれば、ファイルが作成・更新された時にすぐメールを受け取れます!Googleカレンダーなどのアプリと連携することでさらに汎用性は広がります。自分の仕事を楽にするため...Yoomを使ってアプリ連携してみませんか?【3選】DropboxとGmailを連携するメリットDropboxはファイルの保存・共有、また署名もできるクラウドストレージです。GmailはGoogle社が提供するメールサービスで2024年にはユーザー数18億人の超有名アプリですね!この2つのアプリを連携することで、情報共有のスピードと正確性が格段に上がります。具体的なメリットについて詳しくお伝えします。・メリット1:タスクや情報を正確・迅速に共有できるDropboxにファイルが追加・更新された際にGmailに自動でメールを送信させることができます。たくさんの相手からのファイルを扱っているチームリーダーや経営者の方は、すぐに最新状況を確認できるので効率よく業務を進められますね。・メリット2:データセキュリティの強化Gmailで届いた内容をDropboxに自動でファイルとして保存することで、情報が必要以上の人の目に触れることがなくなります。クライアントとのやりとりや、機密情報のやりとりなどが漏れることもなくセキュリティ強化につながります。・メリット3:タスク管理の効率アップGmailのメールを自動でDropboxに保存することで、チームメンバーそれぞれに指示しているタスクが分散せずひとめでわかるようになります。Dropboxをフォルダー分けしておくと、さらに効率よくタスク管理を進められますね。Yoomとは?Yoomは、API、RPA、AI、OCRなどの技術を組み合わせた次世代のハイパーオートメーションツールです。プログラミングの知識は不要で、誰でも複雑なはずのアプリ連携を簡単にできるようになります。連携のテンプレートも多く用意されており、直感的な操作でデータ入力、書類発行、メール対応、SaaS間の情報連携など多岐にわたる業務を自動化可能です。たくさんのアプリと連携し、企業の業務効率化を強力にサポートします。詳細はこちらをご覧ください。【基本編】DropboxとGmailの連携でメールを自動送信では実際に、Yoomをつかってノーコードで「Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する」ための設定についてお伝えしていきます。}ステップ1.アプリ連携まずはYoomとDropboxとGmailのそれぞれを連携させていきます。(1)Yoomへログイン後、左側ツールバー「マイアプリ」をクリック(2)左上「新規接続」からDropbox・Gmailをそれぞれ入力します。(3)ログインのための必要な情報を入力うまく連携ができていれば、下記画像のように連携済みアプリが表示されています。(今回の画像はDropboxのみ表示されています。)ステップ2:Dropboxでトリガー設定アプリ連携が終わったら早速Dropboxの設定です。フローボット「アプリトリガー」を選択してください。アプリ連携が終わっていれば、アカウント情報が入力されています。他の欄は、今回のフローボットでは触らないので「次へ」ボタンを押してください。アプリトリガーの設定では、以下3点の入力をします。・対象のフォルダパス・ファイル名パソコンでのフォルダパスの探し方はこちらを参照してください。ファイル名は、トリガー対象になるキーワードを入力するようにしましょう。指定したキーワードを含んだフォルダ名がDropboxに登録されたら、フローボットが起動するようになります。トリガーの起動時間は5分・10分・15分・30分の間隔から選べます(プランによっては起動間隔の内容が変わります。)入力が終わったら「テスト」を押してエラーが出なければトリガー設定は完了です!Gmailの設定で使用する「アウトプット」が抽出されていることも確認しておきましょう。ステップ3:Gmailの設定つづいてGmailでメールを送る設定をします。フロー2番目「メールを送る」を選択して下さい。メールの送信画面のようなものが出てきました。連携されているご自身のアカウントも反映されていることを確認しながら、送るメールの内容を設定します。上記3点が必須事項なので埋めていきましょう。必要ならCC、BCCの宛先も一緒に設定できます。本文は「届いたファイルがどんな情報なのか」がわかるように設定しておくと後から確認する際に楽になります。‍入力が完了したら「次へ」ボタンを押します。送るメールの下書きのようなものが出てくるので「テスト」ボタンを押します。宛先として設定したメールアドレス宛にメールが届いていることを確認して「保存する」ボタンを押します。最後にトリガーを「ON」にして設定完了!あっという間に3ステップで連携が終わりました。これでDropboxにファイルが作成・更新された時に自動でGmailが送られてきます。基本の使い方がわかったところで、最後に応用編をご紹介します。GmailとDropboxの他にGoogleカレンダー・Googleスプレッドシート・クラウドサインとかけあわせた連携フローです。}このフローでは、Gmailで面談予約がはいったらGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーに自動で面談予約情報を反映させます。スプレッドシートを使用することで「誰と面談が済んでいるか」「面談内容」なども同時に残しておくことができるので管理がしやすくなりますね。}クラウドサインで締結した書類を取得、自動でDropboxに格納することができます。格納先のファイルなどは指定ができるため、たとえばクライアント別にすることも可能です。日々の業務でクラウドサインを利用している人にとっては情報がとても扱いやすくなるでしょう。書類の管理がDropboxで一元化されるためセキュリティ面でも安心できますね。まとめDropboxとGmailを連携することによって、ファイル管理がしやくすすぐに確認することができるようになります。プロジェクトなどで毎日たくさんのファイルを受け取っている人にとっては、自動化によって情報を確認するひと手間を省くことができます。Yoomならプログラミングの知識も必要なし!ノーコードでアプリ連携ができます。応用編で紹介した以外にも、150以上のアプリと連携させることができるので「楽をするために」何ができるかこちらからチェックしてみてください。}この記事を書いた人n.watanabeSEOライター歴5年「読みやすく」「伝わりやすい」をモットーに執筆を続けています。関連アプリDropboxGmailYoomのハイパーオートメーションとは?従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。Yoomについて詳しく見るYoomのハイパーオートメーションとは?従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。Inc.Yoomとは?これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。詳しくみる詳しくみるYoomについての公式ドキュメントはコチラ。`Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます!Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。