上司や先輩に議事録の作成を頼まれて困った経験はありませんか?議事録作成は、文書作成の練習や業務の理解を深めることにつながるため、新入社員や経験の浅い人が担当することが多い業務です。議事録は、議論された内容や取り決められた内容を関係者に共有するための資料なので、プレッシャーは大きいかもしれません。ポイントを押さえれば議事録の作成は決して難しくありません。本記事では、議事録の目的と質の高い議事録に仕上げるためのコツを紹介します。タスク」を書面で正確に残し、関係者間で共有することが議事録作成の目的です。重要な項目をひとつの議事録で共有するので、個々人の認識ズレや把握漏れの防止にも役立ちます。決定事項を共有する関係者全員の認識をあわせて次回以降内容の濃い議論が行えるよう、決定事項と経緯を共有しましょう。欠席者は会議の内容を把握することができ、出席者にとっても備忘録として役立ちます。今後のタスクを明確にする決定事項の共有と同時に、今後の課題や新たなタスクに対して誰がどう対応するかも明確にしておきましょう。優先順位やタスクの期日・対応者を決めることで、次の行動を具体的に生み出すことができ、またこの記録は、次回の議題としても活用できます。決定責任の所在を明らかにする誰が承認して何が決定されたかを記録しておきましょう。役割の明確化、責任の所在を明らかにすることで業務がスムーズに進行できます。)議事録の簡易サンプルはこちら質の高い議事録にするための5つのコツ議事録はただ共有されるだけではなく、関係者に読んでもらう必要があります。ストレスなく読んでもらうためには、正しく・読みやすく・簡潔に、を心掛けましょう。この章では、事前の準備から作成まで、一連の流れと共にコツを紹介します。事前に構成を決めておく議事録は会議後に作成というイメージですが、本来作成にあたっての準備は会議前から始めるべきです。そもそもの会議の目的とこれまでの議論の流れを把握しておきましょう。アイディア出しのブレスト会議なのか、来期の方針を決める会議なのかで記録すべき内容は変わってきます。この点を理解していれば、書くべきことの輪郭はハッキリするはず。議論内容や決定事項をきちんと記録できるように、会議の前までにメモを取るべき項目をチェックします。会議中にメモを取る議事録は正確さが大切です。こし機能なども活用しながら、大事な部分は必ずメモを取ります。・主要な発言については、発言者も記録する・重要な数字やキーワードを押さえる・箇条書きや記号も上手に活用する※録音録画は事前に許可をとる※録音があるからと集中力を欠かないように注意する要点を簡潔にまとめる議事録は短時間で内容を理解できることが重要です。会議中に取ったメモをただ羅列すればいいわけではありません。「議事録」は他者が読むためのもの、「メモ」は自分のためのもので、議事録とメモの清書は少し異なります。読み手が知りたいことは何かを考えて簡潔にまとめます。much)といった5W1H(5W2H)を意識することで、より簡潔にまとめられます。※誰の発言かという主語は抜けやすいので注意が必要です。事実を正確に読みやすく書く伝える内容が精査出来たら、読みやすくまとめます。場合によってはフォーマット等を活用することも有効です。※ただし、既に決まったものがある場合はそれに倣いましょう。・適度な隙間をあける・手書きの場合は読みやすい字を心掛ける・語尾や全体のトーンは揃える・配布資料を添付するのも忘れずに!速やかに提出する議事録は速やかに、一般的には24時間以内に提出するのが基本です。決定事項と次への課題を素早く共有するため、スピード感を重視します。作成した内容に不安があるときは、共有前に上司に確認を依頼したほうがよいでしょう。誤記や不備による度重なる修正は混乱を招きます。再メールや共有サーバー上の修正などで済むことがほとんどですが、場合によっては二重線に訂正印が必要な場合もあるので、提出前によくチェックしましょう。タスク」の速やかな共有です。会議の内容を整理し、正確に、簡潔に、読みやすくまとめましょう。完成した議事録は、いつでもどこでもだれでも閲覧できるように保管しましょう。プロジェクト達成まで、期末まで、長く役立つものになるといいですね。セミナーや会議場所をお探しの方にヒカリエカンファレンスは渋谷駅直結の貸し会議室です。渋谷ヒカリエ内の好立地ながらリーズナブルな価格設定で、会議やセミナーなどさまざまな用途に合わせてご利用頂ける、大小5部屋をご用意しております。オンラインでのイベントにも対応可能な通信環境を整備し、長時間の会議にはお弁当やコーヒーのお届け、イベント後の懇親会にはオードブルやコース料理のご用意もいたします。感染症対策もバッチリ。会場選びの際はぜひご検討ください。CORPORATION。