インターネットFAXで実現できる4つのメリット2011.11.14コスト削減の一手法として、FAXからインターネットFAXに切り替えることを提唱したが、インターネットFAXを使う具体的なメリットは他にもある。ポイントは大きく分けて4つだ。重複してしまうが説明させて欲しい。業務の効率化を行いながらコスト削減に取り組めるという点を、評価している。施設設置負担金が必要となる。インターネットFAXはFAX機を使わないので、回線を引く必要がない。インターネットFAXは、初期費用0~3,000円程度で抑えられるサービスがほとんどなので、まずは、ここで大幅なコストカットが可能だ。○ランニングコストの削減ランニングコストの内訳は、大きく分けて3つある。これらの出費項目は、インターネットFAXを導入することで大幅に削減することができる。従来のFAXは、月額費用(例:NTT一般加入電話2,625円、KDDIメタルプラス2,520円、ソフトバンクテレコムおとくライン2,467.5円)がかかる。(3級取扱所の場合)比べて、インターネットFAXは1,000円前後のサービスがほとんど。NTTコミュニケーションズの050グリーンFAXは1,050円。NTT一般加入電話と比べると1,575円の得。年間に換算すると18,900円もコスト削減できる計算になる。従来のFAXの場合、電話回線と同じ料金がかかる。距離によっては倍かかることも想定しなくてはならない。(横浜→東京間31.5円/3分、横浜→大阪間84円/3分)。インターネットFAXの場合、距離に関係なく一律で料金を設定しているのが特徴だ。送受信の料金は通信時間、もしくは枚数ごとの課金となる。約3分の1のコストになる。従来のFAXの場合、複合機を利用する際はリース料が必要だ。インターネットFAXは、FAX機が不要なので、月々のリース料が不要になる。3.【紙代・トナー代・カウンター料金】インターネットFAXは、紙を使わずに送受信が可能だ。紙の消費を抑えられる。数円~十数円のカウンター料金をメーカーに支払うという保守契約を結んでいるのが一般的である。このカウンター料金は、FAXを受信したときや、パソコンから出力したときにも発生する。インターネットFAXなら、この料金も削減できる。紙の文書は、膨大な量になると管理をするのが大変だ。手間なくデジタル管理が可能になる。容易に仕分けができる。○ビジネススタイルの効率化インターネットFAXはインターネットにつながったパソコンと携帯があればいつでもどこでもFAXを送受信できるので、オフィスに縛られない働き方が実現できる。急ぎの注文書に対応できず、ライバル社に顧客を取られることもありました。結果、機会損失を減らすことができました。○情報伝達の効率化インターネットFAXは社内の情報伝達が格段と楽にする。受信したFAXデータを部署内もしくは他部署の必要な人に一斉に転送できるため、情報が瞬時に伝わる。情報伝達の効率化を実現できました。セキュリティの強化オフィスのセキュリティを強化するとき、落とし穴になるのが紙文書の管理である。情報漏洩の原因となる媒体は、1位が紙媒体、2位がUSBなどの記録媒体、3位が電子メール。このうち、紙での漏洩が6割以上も占めていた。間違えて社内の人間が持って行ってしまったり、いらない文書と間違われて捨てられてしまう恐れもある。紙は紛失すれば復元できないので、管理には細心の注意を払わなければならない。放置されたままになることはない。顧問先の会社が多く、毎日大量の書類が届きます。文書の保管や整理が大変で、必要な文書がなかなか見つからないこともあります。受信FAXが放置されて紛失することもあり、セキュリティ対策も気になっていました。文書の整理や管理がとても楽になりました。外に持ち出した書類を紛失してしまうミスもあり得る。セキュリティ強化のためには紙文書から電子データ化へと移行するのが最善の策ではないだろうか。社内に一台複合機や小型のFAX機があれば充分。小さな店舗、SOHO、事務所など、手狭な場所を広々と利用できるようになる。飲食店の様な事務機器を必要としない業種でも、インターネットFAXは役に立つ。広くない店内なので、スペースを有効に利用したいのです。FAXはたまに宴会などの予約を受け付けるために使う程度で、めったに使いません。そのため、普段あまり使わないFAXのために、スペースを無駄に使うことに悩んでいました。インターネットFAX導入後、FAX機や複合機などが不要となり、これまでFAXを設置していたスペースが有効活用できるようになった。FAX用の回線も不要になったので、固定費を大幅に削減できた。省スペース化によるメリットは大きい。文書など「紙を保管するスペースのコスト」というものが実際に存在しているも忘れてはならない。紙を増やし続ければそれに付随するコストもかかるのだという点は意識しておくべき点である。紙の保管スペースを減らすことが可能だ。送信した文書も記録として残しておく傾向がある。増え続ける文書をストックしていくと、いくら保管スペースがあっても足りないし、なかなか気付きにくい点でコストがかかっているということが、ご理解いただけただろうか。今回は、インターネットFAXの具体的なメリットを4つのポイントに分けて紹介した。FAXという、普段着目していない部分でも、まだまだ改善の余地があることがお分かり頂けたと思う。ここまで来ると、実際にインターネットFAXに関心を持ち始めた方も多いと思う。そこで次回は、実際にインターネットFAXを導入する際のポイントについて解説していこう。