紙にまつわるコストを考えたこと、ありますか?2011.10.25前回は、生産性を高めるコスト削減方法として、ペーパーレスが有効である旨をお伝えした。効率がいいのではないか。すると、こういう意見が出てくるかもしれない。紙を減らす効果を理解していないからかもしれない。共に検証していく中で、改めてペーパーレスの必要性を認識いただきたい。紙はそれだけで価値を生み出すものではない。文章を紙に印字・複写する、伝達する、保管する、廃棄するの4つのライフサイクルがあり、それぞれのステップでコストがかかる。文書を作成してプリントアウト、もしくはコピーなどで紙が発生する段階。使用した文書を保存、もしくは保管。オフィスの書類や紙の量を示すときに、ファイルメートル(fm)という単位を使う。1fmは紙文書を積み上げた高さ1mのこと。オフィスでの一人当たりの保管文書量は、オフィス内で5.7fm+書庫で2.2fm=7.9fm(株式会社エフエム・ソリューション調査)。これらの紙を保管するキャビネットやスチール棚、書庫などの設備も紙から生まれるコストになるのである。細かくなるが、保管するときに使うファイル、クリアホルダー、ホッチキス、クリップ、シールなどの文房具も保管コストに含まれる。役目を終えた紙を処分。機密文書はシュレッダーにかけて処理。シュレッダーの本体償却費+裁断人件費+電気代+裁断屑のゴミ袋代また、大量の機密文書などは業者に頼んで廃棄してもらうケースが多いので、そこでもコストが発生する。見直してみると、紙にまつわるコストは「こんなにかかるのか!」と驚くばかりである。紙代やトナー代ぐらいは誰でも意識するだろうが、それだけではまだ不十分。会議用の資料を用意するのに、1回につきどれぐらいのコストがかかっているのか。無意識に送っているFAXにどれだけお金がかかっているのか。自分の周りの紙の山、ロスはどれほどになるのか。環境にもコストにも優しいとは言えないだろう。ペーパーレスの天敵、ムダ紙はどのような場面で生じるのか。・FAXでDMが送られてくるこのようにムダ紙が発生するケースがいくつか考えられる。知らず知らずコストを生み出す原因になっているのである。顧客名簿のデータベース化を委託した業者が情報を流出させたケースの場合、顧客の一部(1万人)に、プライバシー侵害を理由に1名あたり1万5,000円の損害賠償金の支払いを命じられたとする。すると、なんと賠償金の総額は1億5,000万円。これは企業にとって相当な損害となる。情報漏えいの対応や対策で使うお金もコストの一つである。実は、紙は情報が漏れるリスクは高いのである。ある調査によると、情報漏洩の媒体・経路は、1位が紙媒体(65.2%)2位がUSBなどの可搬記録媒体(12.4%)3位が電子メール(8.9%)4位がインターネット(5.7%)5位がパソコン本体(3.9%)となっている。)このように、紙での情報漏洩は7割近くとダントツに多い。」によるものが多いようだ。オフィス内で紙を使う業務としてFAXを使う作業があるが、FAXを使用する上でも様々なトラブルが考えられる。規模が大きい事業所では、社員が忙しく動き回っていてFAXが届いたことに誰も気づかず、放置したままというのはよくある話だ。重大な機会損失につながる。FAXをうまく送受信できずにエラーが出ているのに気づかず、トラブルとなるケースもある。紙の送受信の失敗によって生じる機会損失もコストの1つとして意識しておく必要がある。紙はこれだけコストがかかるものだと分かっても、削減する対象にはならないだろうか?ただし、紙をすべてなくそうとしたら、ペーパーレス化はすぐに失敗してしまうだろう。実行しやすい計画を立て、減らせたという成功体験を積みながら進めれば、社内にペーパーレス化を定着することができるに違いない。今回は、普段何気なく使用している紙が、いかにコストがかかっているか、またコストを何倍にも増幅させてしまうリスクがあるかについて述べてきた。何らかの対策は打っておきたい。次回は、紙を減らす具体的な方法について紹介していく。