工学博士(東北大学)。ペーパレス化でビジネスはこんなに変わる!2011.11.02前回は、FAXのペーパレス化によってコスト削減が見込めること、またその実現にはインターネットFAXの活用が非常に有効である事をお伝えした。生産性の高い」コスト削減につながるか否か、ここの検証を抜きにして、ペーパーレス化の意義を正当化することはできない。今回は、ペーパーレス化が実現すれば、どのような働き方が実現できるのか。ここをひも解きながら、ペーパーレス化が有効なコスト削減方法であることを証明していきたい。紙のデメリットの一つはかさばるという点である。出張や営業先に紙の資料を持っていかなければならない場面は多々ある。大人数での会議や打ち合わせの場合は、あらかじめ人数分をコピーして持って行かなければならない。重い紙の束を抱えて移動する、そのような昔ながらの方法がいまだに健在する。こればかりは相手が必要なものだから、なくせないと結論づける前に、ゼロにはできなくても、減らす方法はないのか考えてみたい。パワーポイントで作成した資料。本当に何十枚も必要だろうか?要点をしぼれば、2~3枚で済んでしまうかもしれない。簡単に作図ができると、その方法に頼ってしまい、必要以上に図式化してしまう。紙の資料は渡す相手にとっても、実はそれほどありがたいものではないはずだ。保管のために場所を取るので、コストを生む要因になる。紙を減らすのは、お互いにとってメリットになるのだ。後はメールで資料のデータを送るなどのフォローをすれば充分だろう。長い目で見ればメリットが大きくなる。紙の資料が必要でないと分かれば、打ち合わせや会議も減るかもしれない。本人たちがそれに気づいていないだけなのだ。生産性がアップするという意外な効用があるかもしれない。受信したFAXを取りに行くとき。自分のデスクと複合機の間を往復しているのだろうか。1フロアに一台しかなければ、複合機から遠い席の人はかなりの距離を行ったり来たりしなければならない。それも作業コストには含まれるのである。複合機までの往復をかなり減らせるはずだ。今の時代はスピードが勝負。数分であっても削れる時間は徹底的に削るべきなのである。回覧板にして回すか、などの方法が考えられる。気づかずに見ない人もいるかもしれない。紙の文書は、情報共有がまばらになってしまう恐れがあるのだ。確実に情報は隅々までいきわたる。紙の文書はこの利便性にはかなわない。【省スペースからゆとりあるオフィスへ生まれ変わる】まわりをずらりと棚に囲まれて仕事をするのは、いかにも必要な書類を効率良くすぐに探せるようなイメージがある。紙に囲まれているほうが生産性はアップするのだろうか。古紙再生促進センター調べ)・ファイル1冊に200枚収容できるとすると、1ヶ月で一人当たり5冊は必要だいたいの目安だが、この調子で増やしていけば、オフィススペースはあっという間に紙に埋もれることになる。大量の文書は管理するのも一苦労だし、探し物をするときも時間がかかってしまう。生産性がアップするどころか、作業効率を落としているのだ。今ある紙の山もスキャナーでデータ化して廃棄すれば、キャビネットやスチール棚はガラガラになるだろう。棚を撤去すればオフィスには広々としたスペースが生まれる。企業によっては複合機のほかに、プリンターを各部署やチームごとに一台ずつ置いているところもある。近くにプリンターが置いてあれば、ためらいなく何でもかんでもプリントアウト。そのプリンター一台では対処できなくなり、また買い足す......ペーパーレス化が進めばこの悪循環を断ち切り、プリンターは一台減り、二台減り、と撤去されていくはずである。インターネットFAXを導入すればFAX機をなくせる。空いた場所を有効活用できるので、省スペースになる。簡単に打ち合わせできるスペースにしたり、有効活用できるのだ。仕事のスタイルにも余裕が生まれ、生産性は高まるだろう。忙しいビジネスマンの机の上には、書類や書籍、ファイルなどが山積みとなっているもの。それが雪崩を起こし、隣の席に迷惑をかけている人も少なくないだろう。ペーパーレス化は、まず一人一人が、身の回りから始める意識が大切だ。机の上をペーパーレスにしてみることだ......と言っても、机の上の書類やファイルを引き出しにしまうのではない。引き出しにも書類を詰め込み、足元には紙の書類が詰め込まれた箱があるのなら、それらもすべて廃棄したり、スキャナーで読み込んでデータにするなど、整理するのだ。理想は、机の上には何も置かない状態。片付いたなら、なるべくその状態をキープすること。常に広々とした机で作業をできる。山積みになっていた書類によって、どれだけ作業の効率化が阻まれていたのか気づくだろう。「オフィスの机って、もっと小さくてもいいかも?」という発想。学校の机ぐらいの広さで充分なのだ。社員全員の机が小さくなれば、オフィスにもっとスペースが生まれる。机のペーパーレスから、オフィスにゆとりが生まれる。思いがけない相乗効果があるものだ。ゴミの量を減らせる紙が少なくなればゴミを減らせる。当たり前のことだが、これは想像以上に快適な環境になる。紙をムダにしたくないからと裏紙として利用する企業がほとんどだろうが、ペーパーレスになれば、裏紙にする紙自体が減ることになる。細かく切ってメモ用紙にしなくてもいいので、あまり生産性のない作業を一つ減らすことができる。紙をリサイクルするために仕分けしている企業も多いだろうが、ペーパーレスになればゴミを仕分ける作業もなくなる。ゴミであふれかえるようなオフィスからスッキリした美観のオフィスへと生まれ変わり、その快さから仕事の意欲もアップするはずだ。コスト削減は何のためにするのかコスト削減は何のためにするのだろうか。この問いを投げかけてみたい。企業の利益を確保するため、ムダな出費を防ぐため、などが主な回答であろう。それも大切な目的だが、保守的な理由だけでは生産性が上がらない。コスト削減は経営戦略の一つである。それも、守りの戦略だけではなく、攻めの戦略としても実行すべきだ。企業の体力をいかに維持するかが重要だ。生産性の高いコスト削減を導入すれば、ムダなコストを抑えつつ、今までとは違うビジネススタイルも確立できるだろう。ペーパーレス化はそのために最適な手段である。ペーパーレス化の材料をどのような場面でどのように使うかは、企業や個々人が決めること。最先端のツールを導入するだけではペーパーレス化は進まない。最終的には、技術をどう活かし、定着させるかは人の知恵によって決まるのである。これを機に、自分の紙の使い方、オフィスでの紙の使い方を見直してみることをお勧めする。今日からでも始められることを実行してみるといい。最初の一歩となるかもしれない。革新は、最初の小さな一歩、いや、一枚から始まるのだから。生産性の高いコスト削減を図る上で、ペーパーレス化がいかに有効かをご理解いただけたと思う。そのペーパーレス化に取り組む上で、FAXが盲点であり、インターネットFAXという新たなサービスを活用することで、コスト削減とペーパーレス化の両面を効率的に行う事が出来る事もご認識頂けたのではないだろうか。インターネットFAXについては、まだまだ奥が深い。充分にお伝えしきれていない事がある。何となくでしかインターネットFAXについて理解していなかった。実際に使用してみると、人に伝えたくなるようなメリットが数多くあること知った。そこで、次回からはインターネットFAX及び、FAXによりフォーカスした内容でそれぞれの魅力に迫りたいと思う。