社内ポータルサイトの有効活用とワークフローの電子化が課題だったKHネオケム様では、社内の情報共有のためにグループウェア製品ポータルサイト機能で申請書のフォーマットや社内規程を掲載していたが、機能面で使いにくさや見にくさを感じていたこと、また利用が促進されていなかったことなどが課題となっていた。社内システムの管理者権限申請や決裁書などの紙の申請書を使っていたため、ワークフローの電子化も必要性が増していた。総務部ITグループの半田様は、これらの課題を解決できるグループウェアへの移行とワークフローシステムの導入を検討することになった。そこで、クラウドサービスの「ServiceNow」なら、グループウェア機能はもちろん、ワークフローや業務システム開発プラットフォームとしても利用できるため、新グループウェアの候補として検討を開始した。半田様:「ServiceNowを始め、その他のクラウドサービスの強みを把握したかったため、WEBで情報を探していたところコムチュアさんのホームページを見つけました。そこで、コムチュアさんがServiceNowはもちろん、様々なクラウドサービスを取り扱っていることに加えて、当社でもコムチュアさんのことを知っている社員がいてコンタクトをとってみることにしました。コムチュアさんから各クラウドサービスの説明を受け、ServiceNowの『コスト面と機能面のバランスの良さ』『機能拡張のしやすさ』が決め手となりServiceNowを選定することになりました。(例えば、あるクラウドサービスでは標準機能が豊富だがコストが高くなってしまうのに対して、ServiceNowは必要な機能とコストのバランスがとれていた。)そして、コムチュアさんの担当者の方々が熱心に対応してくれて、人当たりの良さを感じて正式に依頼をすることになりました。継続的な改善を実現する運用スキームを構築プロジェクトはアジャイル開発で進行。イメージはサンプルとなっています。社内ポータルサイトTOPページTOPページは、「利用者目線」で必要な情報を整理・選択を行った。「カルーセル(見てもらいたいトピックスのまとまり)」は、社員から掲載を募ることで双方向性を実現した。社内通達についても、最新の記事に「New」が表示されるので確認しやすくなった。製品カタログ検索ページServiceNowの標準機能ではできない製品カタログの詳細検索機能をカスタマイズして実現した。カテゴリーから検索可能)情報を見つけやすい工夫ドキュメントをカテゴライズすることでほしい情報にすぐアクセスできるようになった。権限を適切に設定することで、記事投稿者と記事公開範囲を制御することができ、必要な情報のみを発信できるようになった。ワークフローやITサービスを利用できるポータルを構築したことで、申請業務をリアルタイムに進行できるなど、ユーザーの利便性を向上することができた。今までは広報担当が情報を発信する仕組みがなく基本情報のみを掲載するだけだったが、ServiceNow導入によって社内広報として様々な活動を写真付きで配信ができるようになり、社内を活性化する支援ができるようになった。IT部門が自分たちでサービスを提供可能IT部門が自分たちでワークフローや業務システムを構築・改修できるようになり、ベンダーに依頼した場合と比較して、ITサービス提供のノウハウ蓄積やランニングコスト削減に貢献することができた。岡谷様:「本来私たちで行うべき『現行業務の課題分析』や『業務要件の整理』なども、コムチュアさんが細かくヒアリング・フォローしてくれたことが本当に助かりました。言われたことをやるだけでなく、私たちの業務のことを考えてくれていると強く実感し、安心して業務を依頼できましたね。迅速に対応してもらいながら多くの機能をポータル上で実現できました。実際に運用が開始されて、『こういうことを前からやりたかったんだ』ということを改めて実感できましたね。今後は、ペーパーレスに向けた『申請の電子化』を私たちで進めていくことが直近の目標です。工場で行われている紙運用の電子化であったり、顧客からのクレーム管理などもポータル内で運用できるように準備を進めています。ドキュメント類に関しても、本社内のものはポータルで運用中ですが、工場のドキュメント類はまだ対応できていないため今後掲載していく必要があります。幸いにもポータルでやりたいことが社内から多く上がっているため、ポータルをよりよいものにしていきたいです。並木様:「トップ画面に配置しているカルーセルは、私たちITグループからの一方的になりがちな情報発信を防ぐ『双方向のコミュニケーションツール』になっています。実際に、カルーセルに載せる画像を募ることで社員から情報提供があり、それをポータル内で掲載することで社内の活性化ができていますね。外部データの取り込みを行うことで、ServiceNow上での業務集約ができるので便利です。今後は、社内でのコミュニケーションとして、アンケートもさらに活用していきたいと考えています。ポータル名称もアンケートで募集して決定していますが、他の部署からもアンケートを利用したいとのリクエストもあるため、こちらも準備を進めていきます。詳しくはお気軽にお問い合わせください!資料請求お問い合わせ導入事例に関連するソリューションクラウド型ITサービスマネジメント(ServiceNow)クラウドモバイルITサービスをクラウドで一元管理し、運用プロセスの標準化とサービス品質向上を実現します。