掲げる公文書以外の公文書をいう。公文書は、左横書きとしなければならない。次に掲げるものは、この限りでない。公文書の書式は、別に定める。公文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。市名を冠し、文書収受簿(様式第1号)により番号を付ける。市名を冠し、文書収受簿により番号を付ける。別表に定めるとおり記号を付し、文書収受簿により番号を付ける。第1号に掲げる番号は、毎年1月1日に始まり12月31日に終わるものとし、前2号に掲げる番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わるものとする。公文書の記名は、庁内及び関係機関等への軽易な事務連絡を除くほか、市長名(法令の規定により市名を用いるものとされているものについては市名)を用いるものとし、部課長名又は課名をもって文書を発することはできない。公文書の日付は、文書の施行年月日とする。市役所に到達した文書は、総務部総務課(以下「総務課」という。)で収受するものとする。職員が出張先で直接受領した文書については当該事務事業を主管する課(以下「主管課」という。)で直接収受することができる。前項の場合において、市において収受すべきでない文書があるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。総務課において収受した文書は、次に掲げるところにより主管課に配布するものとする。宛先の課の文書箱に封のまま入れること。宛先が不明の場合は開封し、宛先を把握した後、宛先の課の文書箱に入れること。市長又は副市長宛ての文書は市長公室秘書係に送付し、その他はそれぞれ宛て先人の属する課の文書箱に封のまま入れること。書留受付簿(様式第2号)に所要事項を記入し宛先の課へ交付すること。主管課に配布された文書は、文書管理システムに登録し受付を完了するものとし、原則、紙文書による保存を要さない。紙文書による保存が必要と判断される場合においては、文書管理システムに登録するとともに、余白に受付日付印(様式第3号)を押し、受付日付印の番号欄に番号を記入して保存するものとする。課員は、前項の規定により受付をした文書について、速やかに処理案を起案するなど必要な措置をとらなければならない。(平成17年訓令第8号)の定めるところによる。起案した文書(以下「起案文」という。)のうち次の各号に掲げるものは、それぞれ当該各号に掲げる表示を起案文の起案内容の最上段に表示しなければならない。(平成17年訓令第6号)に定める決裁区分を、当該起案文の上部欄外に表示しなければならない。起案文は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に、承認又は決裁を受けなければならない。電子決裁によらない決裁を受ける場合であって、説明を要する重要なものその他必要と思われるものについては、持ち回りにより決裁を受けることができる。他部課の主管事務に関係のある起案文は、その関係の部課に合議し、又は供覧しなければならない。起案文の合議を受けた部課は、直ちに同意又は不同意の決定を行うものとする。電子決裁によらない決裁により合議を受けたときは、当該起案文を主管課に返送するものとする。起案文の供覧を受けた部課は、供覧を行うものとする。電子決裁によらない決裁により供覧を受けたときは、当該起案文を当該主管課に返送するものとする。電子決裁により起案文の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち金額その他重要な事項を訂正するときは、文書管理システムにその訂正内容を登録しなければならない。電子決裁によらない決裁により起案文の回議又は合議を受けた者が、その記載上のうち金額その他重要な事項を訂正するときは、朱書訂正の上訂正箇所に認印を押さなければならない。前条の規定により合議を受けた部課において訂正するときは、主管課に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。電子決裁により決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在であって、急施を要するものについては、文書管理システムに登録し、上司の決裁を受けることができる。この場合、当該不在者は、出勤後速やかに当該起案文の確認を行わなければならない。電子決裁によらない決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在であって、急施を要するものについては、当該不在者の決裁する欄の上部に「後閲」と表示し、上司の決裁を受けることができる。この場合、起案者は、当該不在者が出勤後速やかに確認を受けなければならない。電子決裁によらない決裁を受ける場合において、回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該起案文の上部欄外に「廃案」又は「要旨変更」と表示し、かつ、回議又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。電子決裁による決裁について、決裁終了後その施行前に廃案又は要旨の変更の必要が生じたときは、起案者は、次により処理しなければならない。廃案を必要とする場合は、起案者は、廃案の理由を付して当該起案文を廃案とする伺いを新たに起案し、廃案とする起案文(以下「廃案文」という。)を添えて決裁を受け、決裁権者は、文書管理システムにより当該廃案文を廃案とした旨を登録するものとする。)を添えて決裁を受け、決裁権者は、文書管理システムにより当該要旨変更文の要旨を変更した旨を登録するものとする。電子決裁によらない決裁について、決裁終了後その施行前に廃案又は要旨の変更の必要が生じたときは、起案者は、次により処理しなければならない。廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該起案文を廃案とする伺いを新たに起案し、廃案文を添えて決裁を受け、決裁後は廃案文に「廃案」と朱書きして関係文書と保存するものとする。要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を付して当該起案文の要旨を変更する伺いを新たに起案し、要旨変更文を添えて決裁を受け、決裁後は要旨変更文に「要旨変更」と朱書きして、要旨変更後の内容により施行する。決裁文書で浄書を要する文書は、主管課において浄書及び校合しなければならない。前条の規定により浄書及び校合をした文書のうち、施行を要する文書には、菊池市公印規程(平成17年訓令第10号)の定めるところにより公印を押さなければならない。次に掲げる文書については、これを省略することができる。浄書及び校合をした文書で発送する文書(以下「発送文書」という。)は、次に定めるところにより発送するものとする。県庁逓送便又はその他の方法により発送できるものについては、この限りでない。次号に掲げる発送文書以外の発送文書は、主管課においてはがき又は封筒に発送先を明記し、封筒にあっては密封して、総務課において後納郵便の受付を行った後発送する。小包は、主管課で包装し発送先を明記した後、総務課において小包郵便の手続を採った後発送する。送付しなければならない。総務課において、前項の送付を受けた場合は、速やかに提案の手続をしなければならない。文書は、文書管理システムにより整理し、及び保管するものとする。文書の保管単位は、課とする。事務室の状況等により総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。文書を系統的に分類し、及び整理するため、前条の保管単位ごとにファイル責任者を置く。ファイル責任者は、課長をもって充て、次に掲げる事務を処理するものとする。文書の整理、保管、引継ぎ及び保存に関すること。文書管理システムの維持管理に関すること。係にファイル担当者1人を置く。ファイル担当者は、第2項各号に掲げる事務について、ファイル責任者を補佐する。文書の整理及び保管に当たっては、3段キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した書類を3段キャビネットの所定の位置に保管しなければならない。職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。文書は、文書名を記載したラベルを貼った個別フォルダに収納し、3段キャビネットの所定の位置に収納し、又は文書管理システムに登録するものとする。3段キャビネットは、原則として、上段及び中段の引き出しに現年度文書を収納し、下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。課長は、文書を系統的に管理するため、文書管理システムによりファイル基準表を作成しなければならない。ファイル基準表の作成は、年度当初に前年度のファイル基準表を基に仮のファイル基準表を作成し、当該年度末に当該年度のファイル基準表として確定する方法による。課長は、毎年4月10日までに、確定したファイル基準表を作成するものとする。文書の保存期間は、特に定めのあるものを除き、30年、10年、5年、3年、1年及び1年未満の6種とし、その区分は、おおむね次のとおりとする。文書の保存期間は、前項に規定する区分に従い、課長が定めるものとする。保存期間を見直すものとする。文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。課長は、課において保管する必要のなくなった文書で引き続き保存すべきものについて、保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継番号を記入し、総務課長に引き継がなければならない。総務課長は、前項の規定による引継ぎを行う場合は、文書管理システムにより保管するものを除き、個別フォルダごと保存期間別の文書保存箱に移し替え、ファイル基準表に当該移し替えた文書保存箱の番号を記入するものとする。総務課長は、前項の規定により移し替えた文書保存箱を保存期間別に整理して、書庫で保存するものとする。保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする者は、保存文書閲覧(貸出)簿に必要事項を記入しなければならない。保存文書の貸出期間は、原則として7日以内とする。職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。総務課長は、毎年4月末日までに、保存期間が満了した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、総務課長は、当該廃棄する保存文書の主管課長に協議するものとする。課長は、毎年4月末日までに、保存期間が1年の文書で保存期間を満了したものを廃棄するものとする。総務課長は、廃棄しようとする保存文書で、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものを廃棄する場合は、焼却、裁断等の適当な方法をとらなければならない。前2条の規定により廃棄する場合、総務課長が関係課と協議して、市史編さん資料として必要と認めたものは、これを別に保存しなければならない。書庫は、総務課長が管理する。総務課の職員以外の者は、総務課長の承認を受けなければ書庫に立ち入ってはならない。書庫内では、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。内容が簡易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他の文書で、この規程を適用することが困難又は不適当なものについては、主管課長が総務課長に協議して特例を定めることができる。この規程に定めるもののほか、文書の管理の細目に関し必要な事項は、別に定める。この訓令は、平成17年3月22日から施行する。この訓令の施行の日の前日までに、合併前の菊池市文書規程(平成13年菊池市訓令第9号)、七城町文書規程(昭和40年七城町規程第1号)、旭志村文書規程(平成5年旭志村訓令第2号)又は泗水町文書規程(昭和56年泗水町訓令第13号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。附則(平成17年訓令第77号)この訓令は、平成17年10月1日から施行する。附則(平成18年訓令第3号)この訓令は、平成18年4月1日から施行する。附則(平成19年訓令第4号)この訓令は、平成19年4月1日から施行する。第2条中「収入役」については、地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により、同日以後在職する収入役の退職の日の翌日から施行する。附則(平成19年訓令第6号)この訓令は、平成19年4月1日から施行する。附則(平成20年訓令第7号)この訓令は、平成20年4月1日から施行する。附則(平成21年訓令第4号)この訓令は、平成21年4月1日から施行する。附則(平成21年訓令第14号)この訓令は、平成21年10月5日から施行する。附則(平成22年訓令第4号)この訓令は、平成22年4月1日から施行する。附則(平成22年訓令第12号)この訓令は、平成22年11月1日から施行する。附則(平成23年訓令第3号)この訓令は、平成23年4月1日から施行する。附則(平成24年訓令第6号)この訓令は、平成24年4月1日から施行する。附則(平成25年訓令第9号)この訓令は、平成25年4月1日から施行する。附則(平成26年訓令第2号)この訓令は、平成26年4月1日から施行する。附則(平成27年訓令第15号)この訓令は、平成27年4月1日から施行する。附則(平成29年訓令第10号)この訓令は、平成29年4月1日から施行する。附則(令和2年訓令第16号)この訓令は、令和2年4月1日から施行する。附則(令和4年訓令第7号)この訓令は、令達の日から施行する。附則(令和5年訓令第16号)この訓令は、令和5年4月1日から施行する。附則(令和5年訓令第17号)この訓令は、令和5年4月1日から施行する。附則(令和6年訓令第1号)この訓令は、令和6年1月15日から施行する。訓令第1号e000000001e000000069e000000069e000000069e000000070e000000073e000000072e000000076e000000076e000000077e000000080e000000079e000000085e000000086e000000089e000000090e000000094e000000095e000000098e000000099e000000102e000000103e000000105e000000106e000000108e000000109e000000111e000000111e000000112e000000115e000000114e000000117e000000117e000000118e000000121e000000120e000000123e000000124e000000127e000000131e000000135e000000136e000000139e000000142e000000145e000000146e000000149e000000152e000000155e000000158e000000159e000000162e000000165e000000168e000000169e000000171e000000172e000000174e000000175e000000178e000000178e000000179e000000182e000000181e000000182e000000183e000000185e000000186e000000189e000000190e000000193e000000194e000000196e000000196e000000199e000000199e000000200e000000203e000000202e000000205e000000206e000000209e000000210e000000212e000000213e000000216e000000217e000000221e000000221e000000223e000000226e000000225e000000228e000000228e000000231e000000231e000000232e000000235e000000234e000000235e000000236e000000238e000000238e000000242e000000242e000000245e000000245e000000248e000000249e000000250e000000252e000000253e000000255e000000256e000000259e000000259e000000260e000000263e000000262e000000263e000000264e000000271e000000271e000000275e000000275e000000276e000000279e000000278e000000282e000000282e000000283e000000286e000000285e000000292e000000293e000000299e000000300e000000306e000000307e000000315e000000315e000000316e000000319e000000318e000000322e000000322e000000323e000000326e000000325e000000330e000000330e000000333e000000333e000000334e000000337e000000336e000000341e000000341e000000342e000000343e000000349e000000349e000000350e000000351e000000353e000000353e000000354e000000357e000000356e000000359e000000359e000000369e000000369e000000370e000000373e000000372e000000373e000000375e000000377e000000377e000000378e000000381e000000380e000000381e000000382e000000384e000000384e000000385e000000386e000000396e000000396e000000397e000000400e000000399e000000404e000000404e000000407e000000408e000000410e000000411e000000413e000000413e000000420e000000421e000000425e000000426e000000430e000000430e000000431e000000434e000000433e000000436e000000436e000000437e000000440e000000439e000000440e000000445e000000447e000000448e000000450e000000451e000000453e000000454e000000456e000000456e000000457e000000460e000000459e000000460e000000462e000000464e000000465e000000468e000000469e000000471e000000471e000000472e000000475e000000474e000000477e000000477e000000481e000000481e000000482e000000485e000000484e000000487e000000487e000000488e000000491e000000490e000000491e000000492e000000494e000000494e000000495e000000498e000000497e000000501e000000501e000000506e000000507e000000509e000000510e000000512e000000512e000000515e000000515e000000519e000000519e000000520e000000523e000000522e000000525e000000525e000000526e000000528e000000530e000000530e000000531e000000534e000000533e000000536e000000536e000000541e000000541e000000545e000000545e000000546e000000549e000000548e000000551e000000551e000000554e000000554e000000557e000000557e000000558e000000561e000000560e000000563e000000564e000000567e000000570e000000573e000000576e000000579e000000582e000000585e000000588e000000591e000000594e000000597e000000600e000000603e000000606e000000609e000000612e000000615e000000618e000000621e000000624e000000627e000000630e000000633e000000634e000000637e000000640e000000643e000000646e000000649e000000652e000000655e000000658e000000661e000000664e000000667e000000670e000000671e000000674e000000677e000000680e000000683e000000686e000000689e000000690e000000693e000000696e000000699e000000702e000000705e000000706e000000709e000000712e000000715e000000718e000000719e000000722e000000727e000000730e000000730e000000734e000000734e000000738e000000738e000000739e000000742e000000741e000000744e000000744e000000745e000000748e000000747e000000750e000000750e000000756e000000756e000000760e000000760e000000761e000000764e000000763e000000766e000000766e000000769e000000769e000000772e000000772e000000773e000000776e000000775e000000776e000000777e000000779e000000779e000000782e000000782e000000783e000000786e000000785e000000788e000000788e000000789e000000792e000000791e000000795e000000795e000000796e000000799e000000798e000000801e000000801e000000804e000000804e000000807e000000807e000000808e000000811e000000810e000000814e000000814e000000815e000000818e000000817e000000822e000000824e000000824e000000825e000000829e000000829e000000830e000000836e000000841e000000840e000000844e000000849e000000848e000000852e000000857e000000856e000000857e000000858e000000861e000000866e000000865e000000869e000000874e000000873e000000877e000000882e000000881e000000885e000000890e000000889e000000893e000000898e000000897e000000901e000000906e000000905e000000909e000000914e000000913e000000917e000000922e000000921e000000925e000000930e000000929e000000933e000000938e000000937e000000941e000000946e000000945e000000949e000000954e000000953e000000957e000000962e000000961e000000965e000000970e000000969e000000973e000000978e000000977e000000981e000000986e000000985e000000989e000000994e000000993e000000996e000001007e000001274e000001280e000001286。