仕事の生産性に影響しないように効果的に削減する必要があると述べてきた。その方法の1つとして、ペーパーレス化が有効であり、ペーパーレス化を推し進めていく上で、インターネットFAXというサービスが注目に値することもお伝えしてきた。コスト削減の専門家である私が、インターネットFAXに注目するようになったのか。第6回からは、このインターネットFAXに注目するようになった経緯をひも解きながら、インターネットFAXのメリットについて詳しく紹介していきたいと思う。多くの企業にとって有効に作用する、まさに“万能薬”となり得るポテンシャルを秘めていると感じたからである。極端にいえば、FAXを所有する全ての企業が実行できるコスト削減方法である。誤解を恐れずに申し上げれば、コスト削減を企業に提案する専門家からしてみて、これほど紹介しやすいものはない。加えて、“万能薬”であるにも関わらず、まだまだ多くの企業に知られていないところが、興味深かった。コスト削減における未開拓分野として、FAXだけが取り残されていたのだ。■■■通信費の中でも削減努力の意識が低い「FAX」ここで、FAXにまつわるコストについて、いかにコスト削減意識が低いかを明らかにしたデータを紹介しよう。(割引プラン)、固定電話(IP電話や光電話の導入)の3つであった。項目において未着手の割合が高いのはFAXだった。実に8割近い企業が未着手であったのだ。通信費の中でも、このFAXにおけるコスト削減は盲点になっていることは間違いない。FAXはコスト削減の対象として考えられていないのだろうか。「使用量が多くないため、経費削減の必要性を感じていない(56.8%)」という回答が半数以上を占めた。「経費削減の方法が分からない(14.8%)」といった理由も多く挙げられている。実はこういった細かい箇所に落とし穴は存在するものである。詳細は後述するが、そもそも通信費用の構造を理解していないことが大きな要因であるようだ。多くの企業がFAXを所有している。使用頻度が低いにも関わらず、FAXを使い続ける理由はどこにあるのだろうか。当研究会の調査においても、実に8割のビジネスパーソンが「ビジネスシーンにおいてFAXは必要だ」と回答している。ここで一度、FAXの必要性について分析してみよう。・紙でしか送れない文書がある・・・不動産の設計図、間取りなどの図面。サイン・捺印が必要な文書など。事務所ではFAXでのやりとりが主流。FAXを頻繁に使用する業界との連絡には、やはり欠かせない。・文書が届いたことに気づきやすい・・・メールだと、迷惑メールに振り分けられたり、ほかのメールに埋もれてしまう恐れがあるが、FAXだとそのリスクが軽減される。思いが伝わりやすくなるのもFAXの大きなメリットである。ところが、皆さんも感じているかとは思うが、FAXにはデメリットもある。「外出先では確認できない」(30.0%)が不満のベスト3であった。手間がかかってしまうことにより小さなストレスが生まれている。何らかのトラブルを起こした経験のある人は68.0%にも上った。トラブル内容は以下の3点が最も多い。・相手のFAX番号に送ったつもりが、電話番号に送ってしまった。・表と裏を間違えて送信してしまった。・FAXが届いていたことに気づかず、受信紙が放置されていた。「クレームを受けた」、「発注できなかった」という深刻なミスに至る場合もあり、これらは企業の信頼性に関わり、重大な機会損失にもつながる。このように、FAXについての不満・不足点は、意外にも多いのだが、それを改善するのが仕事の生産性を向上させる重要なポイントである。それでは、コスト削減に話題を戻そう。FAXにかかるコストの内訳について、改めて考えてみることにする。距離や、送信時間により、電話料金と同じ費用がかかります。カラー:15~30円、白黒2~3円このように、FAX使用料にも意外にも多くの要素が絡んでいる。FAXのコスト削減を実施していない企業は、この内訳をみればまだ減らすべき費目があることが分かるのではないだろうか。距離によって通信費が変わることも、知っておくべき点の一つだ。遠方へのFAX費用は、思っている以上に費用がかかる。そこで、FAXの不満点を改善し、業務効率を上げながらコスト削減する手段として「インターネットFAX」を提案したいと思う。無駄な紙を使うことなく、通常のFAXと同じ使い方が可能だ。“コスト削減”、“業務効率化”という観点から、様々なメリットを紹介する。