本記事にはプロモーションが含まれていますビジネスメールを書くのが苦手という人は、きちんとした「書き方」を学んでいないからかもしれません。ビジネスメールには「型」があります。その基本的な構成の型さえ覚えてしまえば、あとは状況に応じて型にあてはめるだけで自然とビジネスメールを作成することが可能です。起承転結をしっかり踏まえた物語が分かりやすいように、ビジネスメールも各構成要素を踏まえることで一段とそれらしくなるのです。び」「署名」の5つの要素から成ります。各構成要素の役割をきちんと押さえることで、自然で正しいビジネスメールを書けるようにしていきましょう。目次ビジネスメールを形成する5つの構成要素まずは、実際にビジネスメールの例文を見てみましょう。び」「署名」の5つの要素から構成されます。sato@example.com件名:山田です。佐藤様いつもお世話になっております。フリーライターの山田です。本日は、お忙しい中、お打ち合わせのお時間いただきありがとうございました。企画の方は再度ブラッシュアップし、修正を加えて次回7月15日のお打ち合わせで提出させて頂きたく存じます。引き続き、よろしくお願い致します。http://www〜〜============================================以上が基本的な構成になります。見ても直感的に分かりやすいですよね。いうわけで、各要素についてもう少し詳しく見ていきましょう。ヘッダーヘッダーは、メールの一番上に表示される部分です。3つが基本です(ソフトによって多少の違いあり)うち「送信者名」と「宛先」については特に問題ないと思いますが、重要となるのが「件名」です。件名は、メールの用件がある程度具体的に分かるように決める必要があります。抽象的な単語やあまりに短い文(ご相談、ご連絡、お疲れさまです、など)だと、一目見てなんのメールだか分かりにくい上に、同じような件名の別人メールが受信ボックスに並んだ際に見分けにくいので、件名は「氏名+具体的な用件」の形式がベストです。メールのやりとりをする中で、返信する際に件名が「Re:元の件名」という形になります。この「Re:」は、一昔前は失礼にあたるとして件名を変えることが推奨されていましたが、現在ではさほど気にすることもなくなってきているようです。件名を変えた方が良いケースとしては、メールをやりとりする上で議論の対象が変わっていった際などです。メールは後々読み返すことも多いので、そうしたときに件名を分かりやすくつけておくと探し出しやすくて便利です。前文はメール本文への導入部です。「宛名」「はじめの挨拶」「名乗り」「前置き」の4つが基本です。会社名は◯◯”株式会社”まで略さず書き、氏名には「様」という敬称を使います。(組織宛ての場合は「御中」)次の「はじめの挨拶」は、宛名から1行あけるのが基本です。挨拶といっても形式ばったものではなく、「いつもお世話になっております」「ご無沙汰しております」「はじめまして」など、オーソドックスなものでOKです。挨拶に続いて「名乗り」では、「◯◯の山田です」と自分を名乗ります。名乗ったあとは、1行あけて「前置き」を入れるとベターです。本文に行く前に、「この度は◯◯の件でご連絡させていただきました」など、一つ手短なクッションを挟むことでスムーズに本文に入れます。本文は、文字通りメールのメイン部分です。ここではライティングスキルそのものが問われますが、基本的に心掛けたいことは「分かりやすく」そして「見やすく(読みやすく)」ということです。「分かりやすく」という点では、5W1H(いつ、どこで、だれが、なぜ、なにを、どのように)を意識しましょう。「見やすく読みやすく」という点では、文章が蓄積しないように適切に改行を入れ、句読点も過度に入れすぎたり少なすぎたりしないよう気をつけましょう。箇条書きでポイント部分を列挙するなどして、余分な説明文を省くのも効果的です。ちなみに一般的な目安として、1行の文字数は25〜30程度が読みやすいとされています。結び結びは、メールの「終わりの言葉」です。唐突な印象でメールが終わらないよう、最後に結びで締めることが必要です。一般的なひな形は「よろしくお願いいたします」でしょう。そこに「何卒」「今後とも」「引き続き」「確認のほど」など内容に沿った装飾を施せばOKです。最後の結びは、たった一言かもしれませんが、相手への印象に大きく左右する大事な要素です。会社員はもちろんのこと、フリーランスの人でもメールの末尾に自分の署名をつけている人が多いと思います。会社員の場合は企業ごとの署名ルールがあると思いますが、フリーランスの人はメールソフトなどで自由に署名を作ることになるので、その際にいくつか注意が必要です。それは「シンプルであること」と「必要以上の情報を載せない」という2点です。シンプルということで、過剰なデコレーション、または「♪」や「☆」などキラキラ文字を使用するのはビジネス上よろしくありません。罫線の形をデザイン的にこだわる人がいますが、受信者側の環境によってレイアウトは大きく崩れる可能性があるので、あまりゴチャゴチャした線ではなく、ここもシンプルイズベストです。「必要以上の情報を載せない」ということですが、署名に載せている情報というのは、基本的に受けた側がアクセスしてよいと見なされます。び」「署名」の構成要素を押さえておけば、あとはメール内容に応じてアレンジするだけで立派なビジネスメールを作成できます。ストーリーの起承転結のように、ビジネスメールの5要素にもそれぞれに意味と役割があります。ビジネスメールを書くときに手が止まってしまう人は、一度メールを5つのパートに分解し、それぞれの要素ごとにクリアしていけばスムーズに進むと思います。【おまけ診断テスト】自分の「才能」に気づいていますか?仕事ができるビジネスマンと出来ないビジネスマンの差は、意外と「自分の才能・資質を知っているかどうか」だけの差だったりします。仕事ができる人ほど「自分が得意なこと」を仕事にし、仕事ができない人ほど「自分が好きなこと」を仕事にしようとします。仕事が非常にできる2割の人間は、自分が得意なことを仕事にしている人。仕事を普通にこなす6割の人間は、自分が得意なことを仕事にしていない人。仕事ができない2割の人間は、自分が苦手なことを仕事にしている人。「好きなこと」と「得意なこと」は違います。一流と三流を分ける海より深い隔たりがあります。世界最高のサッカー選手であるリオネル・メッシは、FW(フォワード)というゴール前20m四方のエリア内でのみ世界最高の選手でいられます。彼は誰よりもディフェンスをしません。その仕事場以外では平凡な選手だからです。「仕事ができる人間」とは、「得意な場所で、得意な仕事をしている人」なのです。本当はドリブルやシュートが得意なのに、なぜかディフェンスポジションで仕事をしているせいで「仕事ができない人間」になっていませんか?自分の得意な場所(才能や資質)を探すには、才能診断テストを受けてみるのが確実です。有料の本格的な診断テストを受けるのがベストですが、無料で手軽に受けられるテストの中ではリクナビNEXTのグッドポイント診断というリクルート提供の診断テストがかなり本格的です。リクナビNEXT/グッドポイント診断30〜40分程度かけて300近い質問にガッツリ答えていく形式で、制限時間内に直感に従ってどんどんと選択肢を選んでいきます。全ての質問に答えると、あなたの才能が最も偏っている「強み」を5つ導き出してくれます。診断結果は実に8568通りものパターン。自分だけの最適な答えを受け取ることができます。グッドポイント診断を受けるにはリクナビNEXTの会員登録が必要ですが、登録も診断も無料で受けられます。会員登録自体は1分で終わるので、30分程度の時間がある人はサクッと受けてみるといいですよ。無料登録リクナビNEXTそして自分の才能を把握したら、その才能を最も発揮できる職場で仕事をしましょう。人の評価なんて環境を変えるだけで驚くほど化けます。リクナビNEXTは求人サイトの最大手ですし、案件は豊富にあります。才能とマッチする仕事場が分からなくとも、スカウトサービスを使えばあなたの特性に興味を持った企業側からアプローチしてきてくれます。自分という人材を市場に泳がせてみれば、その特性に食いついてきてくれる企業が必ずあるので安心しましょう。才能を欲する人に見つけてもらうのも一つの手です。得意なことを仕事にしている人30分時間が空いた時に、ぜひ自分の才能を診断してみてください。仕事が暇すぎてうつで辛い。転職エージェント・転職サイトとハローワークの違い。どっちを利用すべきかは明白。約3000万円ほど資産運用中。資産1億円の億り人になるまで全集中。投資全般の記事を中心に買いています。