英語ライティング英語こんにちは。ゆう(@honkiku1)です。2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。そんな経験を活かし、このブログではアメリカで就職するためのポイント、アメリカでの仕事や暮らし、英語の学習方法などについて日々紹介しています。Guidelines』を日本の一般読者向けに要約&日本語訳したものです。全4回中の3回目になります。お墨付き】誰にでも伝わる英語文書の書き方(1/4)こんにちは。ゆう(@honkiku1)です。2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。ゆう(@honkiku1)です。2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。お墨付き】誰にでも伝わる英語文書の書き方(3/4)こんにちは。ゆう(@honkiku1)です。2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。読みやすいように体裁を整えるドキュメントを書く目的は読者に情報を伝えることです。していたり散らかったドキュメントは読む気が失せ、「後で読む」フォルダに放り込まれてしまうのが関の山です。情報を読みやすく整理しましょう。これまでにも述べて来ましたが、再度まとめておきます:ぱっと見て内容を把握できるような分かりやすい見出しを使いましょう箇条書きを使いましょう。階層を深くしすぎないこと複雑な内容は表にしましょう1つ1つの文とセクションを短くして、情報を分割して伝えましょうシンプルな体裁を使いましょう。大事な部分を強調するためには、アンダーラインではなく太字を使いましょう引用などの補足的な情報にはイタリック体を使いましょう複雑な内容は表で表す前にも少し触れましたが、複雑な内容は箇条書きや表を使うと分かりやすく表現できます。表を使うと、ごみごみした文章の中に隠れてしまいがちなものごとの関係を把握しやすくなります。読者は自分に関係のある箇所だけを選んで読みやすくなります。使いやすい表は”if-then”型の表でしょう。これは、情報を「状況(if)」と「結論(then)」で表現するものです。下の例を見ると、if-then型の表にした方が、文字だけよりもはるかに見やすく分かりやすいことが分かるでしょう。less.相互参照は最低限におさえる相互参照(セクション3.2参照、など)があると、読者はページ間を行ったり来たりしなければならず、非常にうっとうしいです。ほとんどの読者は相互参照を飛ばして読んでしまうでしょう。相互参照を全く使っていけないわけではありませんが、その利用は必要最低限におさえるべきです。相互参照を使わないようにする方法はいくつかあります。いいのは、他のページを参照しなくてもいいような構成にすることです。相互参照しなくてはいけないのは、ドキュメントの構成がイケてないからという場合が多いです。言え、複雑なドキュメントの場合であれば、相互参照を全て排除することは難しいでしょう。参照先が比較的短いのであれば、相互参照の代わりにそれを再掲してしまうのは1つの手です。注意深く確認することで、そもそも相互参照が必要なかった、という箇所が見つかることもよくあります。以下の例では、1つ目の参照は非常に短いものなのでその場で再掲した方がいいです。2つ目は長いリストへの参照なので、そのまま残してもOK.3つ目はそもそも不要なパターンですね。キャンパーは緊急対策計画があるかどうかは知る必要がありますが、その詳細まで知る必要はありません。plan.どうしても相互参照が必要な場合は、節の終わりの方に持ってくると良いです。読者は参照先に飛んで気が散る前に、まず本文を読んで内容を理解することができます。下記に挙げた状況だけは絶対に避けましょう。1つのセクション内に複数の参照1つのセクションに複数の参照があると、読者は混乱してしまい、情報を適切に伝えることができません。ドキュメントを再構成して参照を無くし、最低限1セクションに1つ以内にしましょう。参照を使うのではなく、目次や見出しを使って読者が自分に必要な情報を探し出せるような構成にしましょう。regulations.”みたいなこと言われても、全ての該当する法律なんて分かりませんよね。これはただの筆者の怠慢です。参照先のページに行ったらまた参照があり、そこに行ったらまた参照があり・・・と、いつまでも参照が続く書き方です。読者がついてこられるわけありませんね。Webの標準に従うインターネット上で効果的に情報を伝えるためには、Webのお作法に従ってドキュメントを書き直す必要があります。読者はページを流し読みするだけだと想定しましょう。読者はだいたい5秒程度でサイトが有意義かどうかを判断すると言われています。彼らはよく、ページの左端、見出しと、文の最初の数語だけを流し読みするFの字読みという見方でページをチェックします。Webのために書きましょう。紙のドキュメントをそのままWebにコピーすれば良いだけだと思っていたら、それは間違いです。情報自体は有益でも、それはWebでは読んでもらえません。読者はWebページを流し読みして、その18%しか読まないということを忘れないように。重要な情報を先頭に持ってきて、背景情報などは最後に持ってくるようにします。全ての情報を1つのパラグラフに詰め込んではいけません。トピックを分けて、適切な見出しをつけましょう。読者にとって一番重要な情報のみ載せて、不要な情報は省略しましょう。読者が以下のことを達成できなければ、それはクリアなドキュメントではありません:必要なものを見つける見つけたものを理解するニーズを満たすために見つけた情報を使用するリンクを効果的に使うリンクを置く際には以下のことに気をつけましょう:リンク名はリンク先のページ名と同じにするドキュメントやプログラムのフルネームをリンク名にしないできる限り明確にする。短すぎるよりは長過ぎるほうが良い意味のあるリンク名にする。more”とかにしないリンクを説明する必要があるときには短い補足説明をつける紙の文書をそのままWebページにしないようにする紙の文書をそのままWebにコピペしても誰も読んでくれません。Webの読者というものはよりアクションに直結するコンテンツを求めています。読者の役に立つ重要な情報だけを抜き出して、以下の点に気をつけつつWebページに最構成する必要があります。分かりやすいドキュメント作成以前に、きちんと英語らしい英語を書けるようになりたい!という方はこちらの記事も併せて読んでみてください。英語のスピーキング力を上げたければライティングの練習をしなさいこんにちは。ゆう(@honkiku1)です。2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。そんな経[...]仕事関連の記事をもっと読む英語関連の記事をもっと読む海外で6年間仕事をする中で学んだ、英語がペラペラじゃなくても英語で仕事をこなすための技術をまとめました。海外や外資系企業で英語を使って働いている人、これから働きたいと思っている人には是非読んで頂きたいです。英語ビザこのサイトの管理者ゆう管理人Amazonシアトル本社でプロダクトマネージャーをしていましたが、2021年8月にスタートアップに転職しました。2013年からアメリカ在住。アメリカ生活の魅力や、アメリカで就職するためのポイント、英語の学習方法などをお伝えできればと思っています。※記事の内容は全て個人の見解であり、所属する組織・部門等を代表するものではありません。・2021年4月『純ジャパな僕がAmazonシアトル本社の英語面接を突破するためにやったこと』(キャリアフォーラムLiveSeminar)・2020年10月・11月『シャイな日本人のためのレジュメと英語面接対策』(ボストンキャリアフォーラム)・2019年7月『「海外で働く」という選択』(サンクチュアリ出版)他、大学のゲスト講師など色々と。お仕事のご依頼は「お問い合わせ」フォームにて受け付けております。