Workspaceに統一し、アナログな業務環境から脱却。Workspaceに統一し、アナログな業務環境から脱却。株式会社トーイツは、事務作業に携わるスタッフがGoogleアカウントを利用し、業務を行っています。Workspaceの導入から2年ほど経過した現在は、アナログからデジタルな業務環境へと移行しつつあり、多くの面で「良い結果」に繋がっているといいます。住まいに関するあらゆる資材の販売をしています。課題1古いシステムを一掃し、効率的な業務環境に改善したかったもともと業務に使用している各種システムがアナログで、業務効率の悪さが課題になっていました。リニューアルも検討していた時期でもあり、この機会に社内外の両面からシステムを一掃し、トータルで改善を図りたいと考えました。コンサルタントに相談し、紹介してもらったのがきっかけです。2予定管理はアナログが主流。導入以前は、スタッフの予定の共有は「口頭か紙」というアナログなやり方が浸透していました。紙で印刷した予定を配布し、変わったら再通知し、手元で書き換えるという流れがスタンダードで、とても非効率的だったと思います。各スタッフの予定に変更があってもすぐに編集・共有できるツールが必要だと感じていました。セットアップを行った特定のデバイスでなければメールを送受信することができず、効率の悪い運用になってしまっていました。過去のメールを検索したくても、うまく見つけられないことが度々あり、不便に感じる場面がありました。知識に自信がなくても、管理には支障なし。導入にあたって、外部に任せていたドメインの管理を内部でやることになるため、設定などが難しいのではと不安に思っていました。TSクラウドに相談しながら導入を進められたので、慣れない中でもスムーズに導入できました。スキルの高くない担当者でも、直感的に操作できるインターフェースなので、使い始めてからはあまり困る場面はありません。便利な機能を少しずつレクチャーすることで、活用が進んでいます。ドキュメントやスプレッドシートは同時に複数人で編集できますし、クラウドに自動保存されるので、手動で「保存」ボタンをクリックしなくてよいなど、便利な点が多くあります。使用するスタッフも驚いていますし、利用する場面も増えていますね。これまでよくあった、「PCがフリーズしてデータが飛んでしまう」「上書き保存をし忘れてデータがなくなってしまう」といったトラブルが発生しないので、安心して使用できています。カレンダーでは個人のカレンダーのほか、共有カレンダーを作成し、それぞれが予定を書き込めるようにしました。予定の変更もすぐ反映されるため、スタッフの動きがわかりやすくなったと感じています。現在、個人の予定はそれぞれのカレンダーで管理し、会社全体に関わるスケジュールは共有カレンダーで確認するのが主流となりました。アナログな方法から脱却して、デジタルへと移行できたことが、会社全体として大きな進歩だと感じています。デバイスや場所を問わないメール運用が可能に。利用を開始してからは、特別な設定をしなくてもスタッフのPCやスマートフォンからアカウントにログインするだけでメールを確認できるようになり、どのデバイスで行った操作も常に同期されているので、メールの運用が非常にスムーズになりました。はじめはOutlookとGmailの操作の違いに戸惑いましたが、今は慣れ、Gmailならではのラベルやアーカイブ機能をうまく活用して、受信ボックスをすっきりと整理できています。検索機能が優秀なので、目当てのメールが探しやすく、とても便利だなと感じています。添付ファイルを直接Googleドライブへ保存できるというツール間の連携性の良さもメリットの一つですね。アカウントを持っています。導入当初、「ブラウザって何?」というスタッフもいたので、わかりやすい動画にまとめて使い方を周知しました。操作性に優れているため、デジタルツールに不慣れだったスタッフも、カレンダーを中心にメールやドライブなども活用できています。導入はあらゆる面で「良い結果」に繋がったと感じています。ツールを利用したさらなる業務効率化を目指しています。フォームにするという新たな試みも始めました。アカウントとの連携が可能な他社製品も数多くあるようなので、こういったものもうまく取り入れていければと思います。使い切れていない機能がたくさん備わっているので、積極的に活用し、より良い業務環境作りに役立てていきたいと考えています。一言コメントTSクラウドからのメルマガが役立っています。気づかないうちになされているアップデートがあったり、操作の疑問点がすぐ解決できないこともあったりしますが、メルマガのおかげで新しい機能や使い方などを知ることができます。日常的に使っている中で疑問点があっても、「聞くほどではないな」と感じてスルーしてしまうこともありますが、後日メルマガで知識を得られるので、ありがたいです。Workspaceにご興味のある方、ご連絡ください。先駆け!院内ポータルで情報を1つに。