Teams(以下Teams)によって、円滑な組織・チームコミュニケーションを手に入れた企業は多く、それに伴い大きな労働生産性も生んでいます。Teamsをまだ使ったことがない人は「他のチャットツールと何が違うの?」と、Teamsのメリットをいまいち理解できていないところが多いのではないでしょうか?本稿ではTeamsの基本と、代表的なTeams活用事例についてご紹介します。Teamsとは?TeamsはMicrosoftが提供している「ビジネスチャットツール」です。チャットツールといえば、LINEを使用している方が多いかと思います。Teamsはいわば「ビジネス向けのLINEのようなもの」と考えた差し支えありません。「じゃあLINEで十分じゃない?」という意見もあるでしょうが、TeamsにはLINEのようなチャットツールにはない、ビジネス向け機能が多数備わっています。365に内包されているビジネスチャットツールです。365はExcelやPowerPointといったOfficeアプリケーションのライセンスをサブスクリプション形式(定期購買型ライセンス)で提供し、プランに応じて多数のコラボレーションツールを提供するクラウドサービスです。Business等が提供されています。Teamsはいわば、それらコラボレーションツールの「ハブ的存在」として機能するビジネスチャットツールなのです。365に内包されているコラボレーションツールの機能を追加することができ、ユーザー独自にカスタマイズすることで、最高のコミュニケーション環境を実現します。Teamsの「チーム」「チャット」「会議」「ファイル」Teamsの機能としてよく使用するのが「チーム」「チャット」「会議」「ファイル」の4つです。それぞれの機能について、簡単に説明します。チームTeamsでのコミュニケーションは「チーム」と「チャネル」で構成されています。チームとはTeams内で構成される1つの組織であり、プロジェクトを発足した際にチームを作成したり、部署ごとにチームを作成したりします。そのため、ユーザーの多くは複数のチームに参加することになります。チーム内にある実際のコミュニケーションスペースがチャネルです。各チームではトピックごとにチャネルを分別することで、コミュニケーション効率を向上することができます。チームは一般的に管理者とメンバーで構成されていますが、外部ユーザーをゲストとして招待することもできます。チャットTeamsのチャットスペースではメッセージのやり取りだけではなく、写真や動画、ドキュメントファイルなどを共有することも可能で、音声メッセージを送信することもできます。複数人で同じチャットスペースを使用する際は「メンション機能」が便利です。これは注意を引きたいメンバーの名前に「@」を付けくわえることにより、通知を送信したりできる機能です。これによって、複数人でのコミュニケーションも効率良く行うことができます。Businessが中心になっていましたが、Teamsが登場したことによってチャットスペースからWeb会議を開催することもできるようになりました。Business機能の多くを受け継いでいます。Web会議は、最大250人で行うことができ、大規模な会議やミーティング、クライアントとの土合わせ等にも利用できます。見る:Web会議ファイル会議中はさまざまなファイルがやり取りされます。そのため、コミュニケーションや業務を円滑に進めるためには、目的のファイルをいつでも検索・閲覧できる環境が必要であり、Teamsはダイレクトで目的のファイルに辿りつくための検索機能が備わっています。Teams」ビューではお気に入りのチャネルで作成したファイルをす以上のように、Teamsには一般的なチャットツールには無い機能が多数備わっています。近年ビジネスシーンで注目されているチャットボットを登録したり、オリジナルのチャットボットを作成することも可能です。365を導入した企業はTeamsをどのように活用しているのでしょうか?Microsoftホームページから、活用事例の一部をご紹介します。法人向けのネットワーク機器販売やITサポートを展開している浅間商事株式会社(以下浅間商事)では、2017年3月にTeamsがリリースされてから、メールでのコミュニケーションを一切排除し、組織のコミュニケーションをTeamsに集約しています。浅間商事の経営企画室管理チームマネージャーの鈴木淳一氏は、Teamsについて次のように説明しています。「メールは便利ですが、件名や文面に悩むため、時間がかかります。そのような窮屈さがありません。時候の挨拶も、かしこまった文面も不要です。普段の会話のままに、発信すればいいのです。誰かの発信に『いいね』をすれば、それが返信の代わりにもなります。この違いは明白です」。確かに、メールでのコミュニケーションでは形式ばったやり取りばかりで話が進展せず、メッセージ作成に手間がかかるという難点があります。メンション機能が無いことでccに入れられていても、それがどれくらいのプライオリティ(優先度)なのかが瞬時に判断できません。したTeamsの特徴から得られたメリットの中で、一番大きいと実感したのは「心理的安全性の確保」だそうです。近年、組織の労働生産性を高めるためには心理的安全性が重要だとされています。これは、本来の自分を押し殺すことなく自由にコミュニケーションが取れる環境を整えることであり、Teamsがあることで組織全体が楽しくコミュニケションを取っており、心理的安全性に繋がっていると指摘しているのです。解説など、企業の生産性向上に役立つ豊富な情報を配信するポータルサイトです。情報総合ポータルです。技術者、開発者向けにクラウドに関する情報提供を行うクラウドコンピューティングを実践するための総合情報ポータルです。