事業内容1966年に日本初の独立系ソフトウェア専門会社として発足。創業以来、お客様にとって最適な情報システムの提案を追求し、国内外に約4,300名の従業員を抱える、ITサービスと業務受託サービスを展開する企業グループに成長しました。主たる事業として、コンサルティング・アプリケーション開発・運用・保守を行い、直近では新技術(AI・IoT・Cloud・Fintech・ADAS)を活用した事業に力を入れており、DXを推進するためのサービスと製品を開発・提供しています。会議室を増やす前に、予約状況と利用実態の乖離をなくすために総務部門が実施した抜本的改革。・会議室毎に利用権限をつけ、部署による先行予約、会議室の占有を可能にする・リマインダーメールなどの工夫によって予約忘れ、キャンセル忘れを防ぐ・予約はされているが、実際には使われていない会議室(カラ予約)をなくす当社提案の特徴CAC様のご要望をふまえ、BRoomHubsの導入を通じた会議室予約業務の改善を提案させていただきました。今回提案のポイントとなった内容は以下の通りです。設定することにより、利用実態をふまえた予約ルールを新たに設定する予約システム利用者の利便性を向上する会議室/応接室予約とともに来訪登録も可能にする会議室予約スケジュールをOutlookスケジュールに反映する(iCAL連携)いつも使う会議室を優先表示する受付業務負荷を削減する受付担当者向け専用画面を用意し、来訪者情報が一覧で参照できるようにする来訪者の状況がリアルタイムでわかるように、来訪者対応のステータスを管理する複数の受付間で簡単に情報共有できるメッセージ機能を利用するBRoomHubsで取得するデータを用いて、利用状況を正確に把握し分析できる環境を作る組織、個人を軸として、予約やキャンセルのタイミング、利用傾向などを分析できるデータを取得する各会議室の利用特性(時間ごと、会議室ごとの利用率の変化、利用人数など)をふまえて、今後の会議室の在り方を検討する材料とする選定理由サービスの選定にあたっては、複数社からの提案が評価対象となりましたが、BRoomHubsの使い勝手の良さ、CAC様の運用要件とBRoomHubsの仕様のマッチ度の高さ、管理者の運用負荷軽減効果の大きさなどが評価され、BRoomHubsを採用いただきました。導入決定から本番稼働までのプロセスサービスの提供にとどまらず、お客様とともに課題の解決に取り組む今回のサービス導入の前提となった課題意識を共有させていただいたうえで、当社はCAC様と課題の解決に向けてサービスの提供にとどまらない支援を実施しました。運用まで見据えた利用ルールの設定BRoomHubsは細かい利用権限の設定ができますが、細かすぎるルールの設定はサービス開始後の運用負荷の増加につながります。効率的に有効利用を実現するための利用ルールについて、当社の知見も提供しながらCAC様と検討を進めました。ビルの管理会社や工事会社との連携BRoomHubs導入とあわせて、今回は部屋前端末や会議室の利用状況を表示する大型モニタなどの設置も行いました。CAC様のご要望をふまえながら関係会社様と連携し円滑にプロジェクトを推進しました。情報システム部様との連携CAC様環境における、シングルサインオンを始めとしたセキュリティ要件を満たすため、情報システム部様との連携を実施しました。利用データの分析により次の一手の検討が可能にBRoomHubsの導入により、会議室予約業務の現状把握、利用者の利便性向上など、当初期待されていた効果と共に、実際に利用された会議室利用データの分析により下記のような点が明らかになり、対策が検討されるようになりました。応じて柔軟に変化・改善をしていくことが求められます。CAC様においても、今回BRoomHubsを導入したことをゴールとするのではなく、会議室の更なる有効利用や利便性の向上を目指して、BRoomHubsで得られたデータを分析し継続的な改善を実施されていく予定です。お問い合わせBRoomHubsのサービスに関するお問い合わせやお申し込みは、こちらから。資料をダウンロードいただけます。導入を検討いただく際にぜひご活用ください。お気軽にご相談ください。料金よくある質問コラム記事お問い合わせ資料ダウンロードXFacebookRSS。