おける大切な情報資産を管理するために、クラウドストレージなどのファイル情報共有サービスを使用する企業は多いと思います。Officeを利用する企業やビジネスパーソンにはなじみの深いサービスとして知られています。OneDriveとSharePointは、複数ユーザーが同じファイルを共有・編集できたりする点で似たサービスと思われているものの、はたしてどのような違いがあるのか、あまり知らない方もいるのではないでしょうか。今回は、OneDriveとSharePointについて詳しく解説するとともに、これらの検索課題を解決する「企業内検索システム」についてもご紹介していきます。まとめOneDriveとSharePointの違いOneDrive、SharePointともにクラウド上のストレージサービスという点では同じです。両者の大きな違いは、OneDriveが個人用のストレージであるのに対し、SharePointは組織用のストレージである点です。ここからは、OneDriveとSharePointの違いを知るにあたって、それぞれのサービスの特徴について詳しく見ていきます。BusinessOneDriveは、Microsoft社が提供する個人向けのクラウドストレージサービスです。インターネット上(クラウド上)に用意された自分専用のデータ格納領域に、文書や画像・動画など様々なデータなどを保存できます。PC上のデータバックアップが簡単に取れる共有設定を行うことで、複数人でのファイル共有も可能といった特徴があります。ポイントとなるのが、個人向けのストレージサービスでもあり、共有の設定を行うことで簡単に複数人でのファイル共有できるという利便性もOneDriceならではの特徴です。外出先やテレワークなどで遠方にいるメンバーとも、情報のやりとりがスムーズに行えます。Business」であれば、強固なセキュリティに対応した(二要素認証、データ損失防止「DLP」機能など)クラウド上のサーバでファイル保存ができます。1ユーザー1TBまでの容量が利用可能です。組織でファイル共有するならSharePoint一方のSharePointですが、こちらもMicrosoft社が提供するファイル共有や情報共有を目的とした企業向けサービスです。部署やチームごとにファイルを作成することにより、データやスケジュールなどの共有が可能になります。そのため、企業など比較的大人数の組織で利用するのに適したサービスです。スケジュール共有などが備わっています。ファイル消失のリスクも...OneDriveの落とし穴OneDriveはとても便利なクラウドストレージサービスではありますが、使い方を誤るとデータ喪失の危険性がある点には注意しなければなりません。具体的には、OneDriveに保存されたファイルが従業員の退職にあたってアカウント削除されると、そのアカウントに紐づいたOneDrive内のファイルが消失してしまいます。OneDriveは自分専用の格納領域であるため、アカウント削除する前に、必要なデータを別別のデータストレージなどにコピーしておく必要があります。そのため、管理者は従業員が退職する前にOneDriveへのアクセス権限をもらい、データのバックアップを取っておくことをおすすめします。管理者であってもOneDriveからOneDriveへのファイルコピーは不可となっているため注意が必要です。ユーザー」ページよりユーザー削除を行うと「ユーザーの製品ライセンス」「電子メール」「OneDriveで実行する操作」を選択することができます。別ユーザーにOneDriveへのアクセス権を付与すると、そのユーザーは既定で30日間保持するファイルへアクセスができ、ファイルをダウンロードできます。万が一退職等によりアカウントを削除してしまっても、30日以内であれば対応が可能です。OneDriveの共有フォルダにショートカットを追加しておくと便利OneDriveやSharePoint、Teamsでファイル共有するユーザーは、OneDriveの共有フォルダにショートカットを追加することで、ファイルを簡単に見つけられるので便利です。フォルダを同期している場合にはショートカットの作成はできません。(参考)Microsoft公式:共有フォルダーにショートカットを追加するSharePointやファイルサーバの横断検索を実現する企業内検索システム今回ご紹介するSharePoint(SPO)をはじめとしたクラウドストレージや、従来から企業内のデータストレージとして使われてきたファイルサーバなど、社内で多くのデータストレージを利用する場合「目的のファイルがすぐに探し出せない」といった問題が生じやすくなります。企業内検索システムは、ファイルサーバや社内DB、社内ポータルサイトなどのオンプレミスのデータストレージ環境に加え、SharePointやBox、Dropboxといったクラウドストレージまでを横断的に一括で検索できる便利なツールです。備わっているため大変効果的です。使い方は普段のインターネット検索と同じ企業内検索システムは普段のインターネットの検索と同じように、ご自身のブラウザからキーワードを入力するだけで、社内のデータストレージを横断的に検索することが可能です。数百TB規模の容量、数億件の文書ファイルといった大容量なデータ規模であっても、スピーディに検索結果を表示してくれるため、情報収集が格段に効率的になります。※このような迅速な検索が実現できる仕組みは、事前に検索対象に対して検索に必要なデータだけを専用サーバへ蓄積(インデックス)し、検索のリクエストがあった際に専用サーバからその情報だけを返すためです。ES」は、累計300ライセンス以上の導入実績を誇る企業内検索システムです。OnlineやBox、Dropboxといったクラウドストレージに加え、社内ポータルサイト(WEBサーバ)や社内DBなど、様々な企業内のデータストレージに対応しています。普段お使いのブラウザから、まるでインターネット検索のように社内の情報を網羅的に検索できるだけでなく、検索結果画面においても、サムネイル・プレビュー・高度な絞り込み・並び替えといった豊富な機能を有しており、誰でも簡単に操作できるのが特徴です。数百TB(容量)・数億件(文書数)といったデータ容量からでも高速なレスポンスを返すことができるため、大容量・大規模といった検索対象も得意としています。ストレスフリーな社内情報の検索環境を、ぜひこの機会にご検討いただけますと幸いです。無料オンライン操作デモ体験や一定期間の無料トライアルも実施しております。ES」を導入しました。数千人規模の職員が快適に利用でき、将来的な検索対象の範囲拡大にも、高い拡張性を持つ点が評価されて導入が決定。ファイルサーバやSharePointの横断検索を実現し、今では日々の業務において欠かせない存在となっています。ES」を導入しました。ESの検索窓を設置し、利用者がシームレス検索できるような工夫を実施しています。ES」の活用を計画しています。ES」を導入しました。ES」をTeamsのアプリケーションの1つとしてユーザーへ展開、利活用の促進を図っています。https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#hirakawa-corpまとめさて今回は、OneDriveとSharePointの違いをテーマにお話させていただきました。OneDriveやSharePointといったサービスを利用する企業も多いと思いますが、多様化するデータストレージの中から必要なファイルを素早く探し出すことが難しいと感じるようになった際には対策が必要です。ES」を導入・活用することで、SharePointをはじめとする社内データの横断検索が可能となります。インターネットネイティブな世代が活躍し始める今後の企業活動において、ストレスフリーな検索環境を整えていくことの重要性が伝われば幸いです。/弊社ブレインズテクノロジーでは、企業におけるデータ活用の最新情報として下記のようなお役立ち情報を毎月定期的に発信しております。メールアドレスの登録のみで無料にて情報をお届けいたします。配信の解除もいつでも可能です。ご登録ください!※弊社個人情報の取り扱いに同意頂いた上でご登録ください。