開発企業が教える!エンタープライズサーチ8つの選定ポイントと比較方法カテゴリ:エンタープライズサーチ「社内でのナレッジ共有や生産性向上のためにエンタープライズサーチを導入したいが、どう選べばいいのか分からない」というお悩みはありませんか。エンタープライズサーチを導入するためには、まず自社のどんな課題を解決したいか導入目的を整理し、そのうえでいくつかのポイントをチェックしていくことが大切です。本記事では、エンタープライズサーチ導入目的の整理例エンタープライズサーチの選定ポイントについて具体的にお伝えしますので、ぜひ最後までお読みいただければ幸いです。Search)とは、企業内のあらゆる情報を横断し検索できる社内検索エンジンのこと。必要な情報をすぐに探し出し有効活用できるといったメリットから、近年多くの企業で導入されている。イントラネット検索とも呼ばれる。ES」は、企業内に点在する資料やデータの保存場所を意識することなく、素早く欲しいファイルが検索できる企業内検索システムです。ES」をクイックにご理解いただけるコンテンツです。エンタープライズサーチを選定する前に導入目的を整理しようエンタープライズサーチを選定する前に、導入することで自社のどんな課題を解決したいのか、導入目的を確認しましょう。導入の目的が明確になるほど、必要とする機能がはっきりとし、選定の軸が定まってきます。具体的にどのような目的があるのでしょうか。具体例として3つご紹介します。従業員の業務効率化エンタープライズサーチの導入目的として真っ先に挙がるのは「従業員の業務効率化」です。弊社が2021年9月〜10月にかけて行ったインターネットによる独自アンケート調査では、会社員が普段最も時間をかけている業務は「情報収集」だと判明いたしました。情報収集に時間がかかる要因として、膨大に増え続けるデータ量やデータの保管場所の多様化が挙げられます。した現状に対して、エンタープライズサーチを活用することで、社内のあらゆるレポジトリに散在する膨大なデジタルデータを横断的に一括で検索できるようになります。検索結果も高速に返ってくるため、情報収集および情報管理の時間と手間を削減。それにより、業務の効率化に大きく貢献するでしょう。レポジトリ(リポリトジ・repository)とは、英語で直訳すると貯蔵庫・収納庫の意味だが、本記事ではデータやプログラムの情報が納められたデータベースのことを指す。ベテラン社員や優秀な社員が持つ「勘」や「ノウハウ」といった暗黙知を、他の社員にも分かるように言語化・図式化などを行いそれを共有することで、社員全体のスキルアップを図るというのが企業におけるナレッジマネジメントの目的です。エンタープライズサーチはこうした活動とは無縁のように感じるかもしれませんが、実は下記のような理由から、ナレッジマネジメントにも活用できるのです。広げることで「こんな資料・情報あったんだ」などの発見に繋がるまた本来ナレッジマネジメントを企業において実践しようとすると、その目的やメリットが従業員一人ひとりにまで浸透しなかったり、ベテラン社員や優秀な社員がナレッジ共有に割く時間が作れないなど、中途半端に終わってしまうなどのケースも少なくありません。エンタープライズサーチであれば、ナレッジマネジメントのために新たに業務を覚えてもらったり、運用ルール等を見直す必要がなく、しかも利用する社員の普段の情報収集業務が効率化されるため、すぐに始められるナレッジマネジメント手法として実は有効な手段だと言えるのです。社内での検索需要を経営戦略に役立てるエンタープライズサーチを導入することで、従業員がいつどのようなキーワードを検索しているかといった検索需要をログとして取得することが可能です。実際に導入するエンタープライズサーチ製品にもよりますが、具体的には下記ようなデータが取得できる可能性があります。検索キーワードの傾向・トレンド反対に検索需要はあるが資料や情報が社内に不足しているものよく参照されている文書・データよく利用する部署・支社・工場などこれらの情報をデータマイニングすることで、経営戦略におけるアイデアを発見できたり、次の一手が見えてくることもあるでしょう。mining)とは、AIや統計学を駆使して情報(データ)を採掘(マイニング)し、経営戦略上の知見やアイデア等を見いだす技術のこと。データマイニングの目的でエンタープライズサーチの導入を検討している場合、加えて次の2つのポイントを導入時に確認するとベストです。そのツールがどこまでのデータを蓄積できるのか(データ量や期間等)データのエクスポートはある程度自由にできるのか(エクスポート形式や他ツールとの連携など)上記でご紹介したようにエンタープライズサーチの導入目的によって、選定時にどういった部分を重点的に見るのか、そのポイントも変わってきます。導入前に改めて、自社における導入目的を整理しておくことをおすすめします。開発企業によるエンタープライズサーチの選定ポイント8つではエンタープライズサーチの導入目的を整理したら、それを踏まえて実際にツールを選定していきましょう。選定の際のポイントとして良く挙がるのは、以下8項目です。対応レポジトリ・対応ファイル形式どのような目的でエンタープライズサーチを導入するにしても共通して重要なのが、対応するレポジトリやファイル形式が社内で良く利用するものと合致しているかどうかです。OnlineやBoxなどといったクラウドストレージの活用も近年増えてきています。他にも社内ポータルを導入していたり、社内DBとの連携が可能かどうかなど。検討中のエンタープライズサーチの検索対象範囲をしっかりと確認しておきましょう。対応ファイルも確認が必要です。Office文書(Word、Excel、Powerpoint)やPDFファイル、画像ファイル、その他テキストデータ等は代表的なファイル形式ですが、企業によっては上記以外のファイル形式も頻繁に利用しているケースもあるでしょう。した様々なファイル形式に対応しているのか、また検索結果画面におけるプレビューや情報の概要がどのように表示されるのかなどの詳細についても、導入前に確認しておく必要があるでしょう。検索結果の速度・検索性能エンタープライズサーチの検索性能は選定する際の重要なチェックポイントです。導入目的が従業員の業務効率化である場合、成否の鍵を握っているとさえ言えます。検索結果のレスポンスが速いエンタープライズサーチならば、多くの従業員にとってストレスがなく気軽に活用できるでしょう。逆にレスポンスが遅く、検索結果の表示に少し時間がかかるようだと業務の足を引っ張るなどの結果になりかねません。検索時に欲しい情報がきちんと検索結果として返ってくるかも併せて確認が必要です。文書やデータ内に検索語句が含まれているかどうかの判断軸だけでなく、きちんと検索意図に沿った結果得られるか、類似文書がヒットするか等が大事なポイントです。なったとしても、安定して維持できるかも確認しておきましょう。ES」は、数百万文書以上(300TB以上)での安定稼働実績も。最新事例はこちらから。汎用性・拡張性エンタープライズサーチが社内システムなどとの連携が可能であれば、利用する従業員の利用促進に繋がったり、業務効率がさらに上がるといった効果も期待できます。普段良く利用するグループウェアの検索エンジンとして利用したり、社内ポータルサイトの検索窓に組み込むなどがその代表的な拡張事例です。エンタープライズサーチ製品によっては、APIやSDKといった連携機能も提供されています。それらを利用できるかどうかや将来的な拡張性についても導入時に確認しておきましょう。Interface)とは、ソフトウェアやアプリケーション同士で情報のやりとりができるように橋渡しするツールや機能のこと。Kit)とは、少ない労力でアプリケーションを開発するため、プログラム、API、サンプルコードなどをパッケージングしたもの。ポイント4.オンプレorクラウド導入するエンタープライズサーチが、オンプレ(オンプレミス)型orクラウド型かも選定時に必ずチェックしておきたいポイントです。※なお2021年11月現在、クラウド型のエンタープライズサーチかつ国内製というものはほとんど普及していません。一部海外製でクラウド型は登場していますが、やはり日本語における検索精度は国内製のものと比較すると実用性に劣るでしょう。以下にそれぞれの特徴をまとめました。社内のネットワーク上にサーバを立ててエンタープライズサーチを動かすサーバ構築の手間や予算が多少かかる自社にあった機能が自由に追加できるなど拡張性が高いクラウド型と比較して長期でのコストメリットが大きいセキュリティ面ではクラウド型よりも安心できる側面もクラウド型エンタープライズサーチエンタープライズサーチをインターネット経由で利用するサーバやシステムの構築が不要となる場合もある(ホスティング会社による)ホスティング会社によってはサーバを短期に用意することが可能サーバ費用の初期コストを下げられる可能性が高いインターネットにつながっている環境ならばどこでも利用可能オンプレミス(オンプレ)とは、自社運用のこと。サーバやソフトウェアなどを自社内に置くため、システムのカスタマイズが柔軟にできる特徴があるほか、外部からのアクセスを防ぎやすいといった特徴を持つ。操作性・従業員の使いやすさ導入するエンタープライズサーチが従業員にとって操作しやすいか、シンプルなインターフェイスかどうかも確認が必要なポイントです。具体的には以下の点を確認してみましょう。検索する際の操作画面は分かりやすいか検索結果画面の一覧性は高いか検索結果画面にサムネイルやプレビュー機能はあるか細かな検索条件に対応しているか(絞り込み等)検索結果から直接データの保存場所へ移動できるかスマートフォンやタブレットなどのデバイスにも対応しているかエンタープライズサーチによっては機能が多すぎて逆に煩雑になったり、細かな絞り込み機能に対応していないものも存在します。した操作感(インターフェイス)は従業員の利用頻度に直結するので、導入の際はデモ版や評価版などで一度試してみると良いでしょう。無料トライアル版のご案内はこちらポイント6.閲覧権限、セキュリティ業務において情報共有は重要です。現実的にすべての情報を全社員に開示することは難しいでしょう。情報漏えい防止のためにも、顧客の個人情報や経営上の重要書類など、機密情報をユーザー単位できちんと非表示にできるかといった閲覧権限も重要なポイントです。エンタープライズサーチ製品によっては、レポジトリごとに細かく閲覧権限を設定できるものもあれば、そうでないものも存在します。そのため自社で良く利用するレポジトリにおいて、閲覧権限がどこまで細かく設定できるのかを確認しておく必要があります。外部からのアクセスなどセキュリティ面も気になるところですが、エンタープライズサーチのセキュリティレベルは、オンプレ型は設置する社内サーバに依存しますし、クラウド型はホスティング会社に依存すると思って頂いて良いでしょう。言えば、あくまで立てたサーバに社内の資料情報や検索需要などが記録されるため、エンタープライズサーチ製品提供会社がこうした社内の機密情報に触れるといったこともありません。心配であれば、契約時にこうした情報へのアクセスに関する条項が含まれているか、内容に不備はないかをしっかりと確認しておくことをおすすめします。ポイント7.管理者向けレポートや導入・設定のしやすさエンタープライズサーチによっては、利用する従業員の検索需要(検索語句やトレンドなど)に関するレポートやログが取得できるものも存在します。これらレポートやログがどのような内容かはもちろん、取得できるデータ形式やカスタマイズ性、保存できるデータ量・期間についても確認しておくと良いでしょう。エンタープライズサーチを実際に導入する際に、社内の情報システム部門の方にサポートをお願いするケースも多いでしょう。通常業務と並行してのサポートには限界があるかもしれません。可能であればエンタープライズサーチを提供する会社にも導入のサポートをお願いしたいものです。実際にどこまでサポートしてくれるのか、また運用時の保守内容などについても事前に確認しておきましょう。最終的に気になるのはやはり導入コストです。単純に運用費用が安いか高いかで判断はできません。以下の点も踏まえてじっくり検討しましょう。運用時の保守・サポート費用とその内訳アカウント数(利用する従業員数)によって費用は変動するのか対象文書数によって費用は変動するのかアカウント数や文書数で費用が変動する従量型は大規模展開には不向きです。反対に少人数かつ文書量も少量な組織には適しているとも言えるでしょう。組織の急成長による人数の急変などの影響も最初からある程度考慮して考えておきたいものです。従量課金ではないシンプルなライセンスモデルならば、大規模に展開するほどメリットは大きくなります。エンタープライズサーチの導入に必要なサーバに関しても、検索対象の総量に対して必要なディスク容量も決まっています。これらが何%程度必要かによっても、準備するサーバスペック(性能)が変わり、調達コストも変わってくるので注意が必要です。自社の目的に合わせたエンタープライズサーチの選定を(まとめ)さて今回は、エンタープライズサーチを選定する際に意識しておきたい導入目的と具体的な選定ポイントについてお伝えしました。選定ポイント8つをおさらいしていきましょう。自社の導入目的と選定ポイントをぜひ整理して、最適なエンタープライズサーチの導入にお役立ていただければ幸いです。ES」は、企業内に点在する資料やデータの保存場所を意識することなく、素早く欲しいファイルが検索できる企業内検索システムです。ES」をクイックにご理解いただけるコンテンツです。/弊社ブレインズテクノロジーでは、企業におけるデータ活用の最新情報として下記のようなお役立ち情報を毎月定期的に発信しております。メールアドレスの登録のみで無料にて情報をお届けいたします。配信の解除もいつでも可能です。ご登録ください!※弊社個人情報の取り扱いに同意頂いた上でご登録ください。