昨今ペーパーレス化やテレワークなど働き方改革が進んでいるのを背景として、業界を問わず業務のシステム化が普及してきています。図る会社様が増えています。当記事では塗料販売店でつかえる販売管理システムについてまとめておりますので、販売管理システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。各種データ管理業務などを効率化し、自社の商品やサービスを販売して売り上げを立てるという企業活動の根幹を支えるシステムです。販売の流れに沿って発生する各種業務だけではなく、それに紐づく各種マスターデータの管理や倉庫・在庫管理、さらには経営分析のための各種データ書出し機能などが付随している場合もあります。カバーする範囲が広い分、機能が多いが故に導入後の定着にもある程度の時間と労力がかかりますが、自社の業務にピッタリ合うものを導入・定着できれば、大きく生産性を向上させられる可能性を秘めています。上記のような背景から、近年販売管理システムを導入する塗料販売店が増えています。塗料販売業務における販売管理システムが必要とされている主な理由は次の通りです。生産性が上がり、働き方改革が実現できる塗料販売において、他の卸売りにはない業界ならではの業務が複数あり、それらが業務を煩雑にしています。塗料が色によって多数の商品に派生したり、ローラーや刷毛も号数やインチ数などで細かく別れることから、管理している商品点数が数万点と非常に多くなっています。それらの商品を紙の台帳やExcel、または頭の中でのみ管理するというのは非常に困難でしょう。得意先や現場ごとに販売価格が細かく異なるというのも大きな特徴です。上記のように商品点数が非常に多い中、さらに得意先や現場ごとの価格を管理するというのは非常に複雑です。販売管理システムを運用することで、それらのデータを全て一元管理でき、商品情報や価格参照も手間なく実行することが可能になります。それらのデータをもとに納品書や発注書など各種帳票を作成するなど、生産性向上を実現できます。得意先への応対業務の質が上がる塗料販売店は日々得意先からの多くの質問や発注に対応しています。以前頼んだ塗料の価格を教えて欲しい、特定の塗料の在庫はあるか、納品スケジュールはどうなっているかなど。いった質問に対し、担当営業が頭の中にある情報で即答できる場合もあれば、そうでない場合もあります。担当営業ではなく社内の事務員に電話がかかってくる場合も。販売管理システムにデータをしっかり蓄積しておけば、担当営業でなくてもそういった質問に対応可能であり、得意先への応対業務の質向上が見込めるでしょう。事業の拡大や、顧客への価値提供に集中できる事業拡大を積極的に考えている塗料販売店の場合、事業規模の拡大と共に取引先が増え、ひいては全体の受発注や扱うデータの数も増加します。時間がかかったりと効率が悪いです。それだけでなく、情報が各営業マンや事務員に偏って蓄積されていくので、情報の属人化が進んでいく可能性が高くなります。属人化が進むと、担当が休暇や退職した際に業務に支障が出たり、新人教育の体系化が難しくなります。事業拡大志向がない場合でも、上記と同じような状態が起こる可能性があります。すると事務作業に忙殺され、得意先への価値提供の時間が取れなくなったり、事業承継の際に蓄積してきた資産を引き継ぎきれない可能性が出てきます。受注した際に売上登録をし、出荷管理や、値段の記載されていない送り状や納品書などを発行します。発注した際に仕入登録をし、検品や、発注書の発行などをします。締め日には仕入先ごとに送られてくる請求書を確認し、請求管理や出金管理などを行えます。データが多数出てくるので、それらを管理するマスターデータの機能が用意されています。その他、倉庫データや在庫データ、決済方法のデータなどまで細かく管理できる場合もあります。経営者の方には嬉しい経営分析機能を持った販売管理システムもあります。単純に売上などの生データなどをCSVで書き出せるだけのもの(その後Excelなどで整形する必要あり)の場合もあれば、すでに整形された形で出力されるものもあります。日々売上・仕入データを入力しているからこそ、いつでも経営データ分析が可能になるのも、販売管理システム導入の良い点です。販売管理システムの良い点をご紹介してきましたが、一方で導入の失敗例も多くあるものです。ここでは導入に際しての懸念点をまとめております。準備コストがかかる社内業務フローを見直し、販売管理システムをどのようにその業務フローを組み込んでいくかなどの運用ルールなどを設定するため、初期の準備コストがかかります。既存の業務に慣れている社員や特に高齢な社員に対してシステムを使ってもらうための教育コストもどうしてもかかってしまいます。いったコストは避けられないものですが、導入・定着後にそれを上回るメリットが望める場合はかけるべきコストかもしれません。運用の定着に時間がかかる運用が定着するまでは、社員への勉強会を実施したり、旧来業務との併用期間が存在したりと、特に担当者を中心に今までなかった業務負担がかかってきます。それらが発生している期間に関しては、販売管理システムを導入する以前よりむしろ業務量が増えてしまう可能性があります。その期間を乗り切って定着化してしまえば、業務負荷は一気に解消されるかもしれません。定着までの期間をどれだけ短くできるか、システムベンダーの助けも借りながら工夫して進めていく必要があります。販売管理システムの選び方クラウド型かオンプレミス型かクラウドサービスとは、インターネット上で利用することのできるサービスのことです。2000年ごろから徐々に出始めましたが、近年はインターネット、スマホの利用拡大にともない、クラウドサービスが主流となってきました。オンプレミス型とは、自社でサーバーを用意し、パソコンに直接インストールして利用することのできるサービスのことです。インターネットが発展する以前は、このオンプレミスサービスが主流でした。クラウド型とオンプレミス型の違いについて、概要は以下の通りです。一長一短ですので、自社に合った方を選ぶ必要があります。インターネットが利用可能な環境であれば、機器を選ばない(マルチデバイス)。パソコン以外にも、スマホやタブレットでも操作可能。ソフトウェア等をインストールしているパソコン等のみ。月額料金のみで、別途保守費用等なし。毎月、保守費用がかかることが主流。月額料金のみで、リース契約不要。場合によっては数年プランの縛りあり。買取型のため、一括払いまたはリース契約の必要あり。OS(Windows等)のバージョンアップ等、なにか変更があった場合、システムを更新する必要がない。OS(Windows等)のバージョンアップ等、なにか変更があった場合、更新をする必要がある。その際、更新費がかかる。ユーザーの声をもとに頻繁にアップデートが実行される。新機能の追加があっても更新や追加コスト支払いの必要なく、同じ料金体系のまま利用可能。基本数年単位のアップデート周期。設定していない場合が多い。解約しても一括で支払った代金は返金されない。解約してもリース契約は残る。利用中のネット環境に左右される。オンプレミス型ほど柔軟なカスタマイズはできず、サービスに業務フローを合わせる場合が多い。別途料金はかかるが、柔軟にカスタマイズ可能。クラウドとオンプレミスの違いについてはこちらの記事に詳細を記載しています。私たちPaintnote株式会社が提供する塗料販売店向け販売管理システム「Paintnote」や、現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」は、クラウドサービスに分類されます。汎用型か業界特化型か販売管理システムには、多くの業界で使える汎用型のものと、塗料販売の業務に最適化している業界特化型のものがあります。汎用型を提供している会社は上場しているような大規模な会社が多く、歴史も長いため信頼があったり付属のサポートも充実しておりますが、塗料販売ならではの業務に最適化しているわけではありません。そのため汎用型のソフトを、追加の開発費を支払って自社業務フローに合わせるためのカスタマイズをする必要があるなど、初期費用が多くかかる場合があります。一方で業界特化型のシステムは、あらかじめ塗料販売ならではの業務に特化して機能を作り込んでいるため、特段カスタマイズをする必要なく導入することが可能です。営業やカスタマーサポートも業界事情や知識にある程度精通していることが多く、それらを考慮したサポートが受けられる場合もあります。サポートはしっかりしているか販売管理システム導入の懸念点の項で説明した通り、販売管理システムを導入し定着するためにはある程度の労力がかかってしまいます。定着までの道のりを自社のみで行うこともできますが、やはりシステムベンダーからの導入サポートがどれだけ手厚いかも判断の一つになるでしょう。導入時だけではなく、運用が定着した後も同様にサポートが必要になる場面がたびたび発生します。クラウド型サービスの場合、違約金なく解約ができるという性質上、システムベンダーは解約をされないようにサポートを徹底し、ユーザー満足度を高めようとする力が働きます。そのため質問があった時のみ応える受動的なサポートだけでなく、ベンダー側から働きかけるような積極的サポート体制を敷いている企業もあります。ベンチャー企業であるPaintnote株式会社が開発・運営するクラウド型販売管理システムです。塗料販売店実務に即した形で作成されており、以下のような特徴があります。何度も同じ商品情報を記入する手間を削減し、一度の入力で完結。営業が外出先でスマホやタブレットから過去単価や在庫情報を確認でき、さらにその場で受注登録ができるので事務への電話が不要に。システム上で自動発行した発注書を、インターネットFAX機能でそのまま送信も可能。ユーザーからフィードバックをもとにほぼ週単位でアップデートを実施しており、日々進化しています。EDIという塗料販売店向けのクラウド型受発注システムも開発・運営しています。そちらの特徴は以下の通りです。大手塗料メーカーが保有するEDIのようなもので、塗料販売店と塗装店間の受発注をシステム上で効率化。EDI双方を導入すると、EDI受注の商品に関しては販売店が手入力する必要が完全0に。EDIはただ受発注ができるだけでなく、WEBチラシのような形で販売促進ツールとしても活用ができます。LINEのようなメッセージ機能で、得意先とのコミュニケーションを一元化することも可能。WAVEは、塗装・塗料業界に特化した独立系ソフトハウスである兼六コンピューターサービスが提供する複数商品の内の1つです。多くの塗料販売店での導入実績があり、塗料業界専門で行っているからこそ、以下のような強みを持っています。業界のノウハウに精通し、他業種では考えられない膨大な商品点数や現場特価など、多様なニーズにフレキシブルに対応可能。メンテナンスまで万全のリモートサポート体制を保有し、ユーザーの安心運用を実現。販売管理システム以外にも、複数製品ラインナップを揃えており、中には得意先へ提案できるものも含まれます。株式会社日本データコントロール業界特化型クラウド型さらっと販売管理はクラウド型で提供される塗料販売店特化の販売管理システムであり、以下の2つの強みを保有しています。過去の単価確認や請求書作成などにおける「カンタン操作」、パソコンに不慣れな方でも入力が楽に行えるような工夫がされています。クラウド型の特徴を活かし、インターネットに繋ぐだけですぐに使えるようになる「ラクラク導入」。以下の業務の流れに対応しているため、全ての業務を一気通貫で行うことができます。無料お試し版もあるため、気になった場合はまずは使用感を確かめてみることもでき、導入前後の齟齬をなくすことができます。オンプレミス型/クラウド型スーパー塗料を開発しているニューマネジメントシステム株式会社は、塗料販売店向け専用システムを手掛けて約30年と歴史が長く、多くの塗料販売店でシステムが活用されています。多くの塗料販売店での導入実績があり、塗料業界専門で行っているからこそ、以下のような強みを持っています。業界特化型なので、一般的な汎用システムには対応できない業界特有の商慣習に標準対応。担当者も業界専任であり、業務の全容を把握したうえでのシステム提案をもらえて安心。導入後も業務改善・効率アップにつながる運用管理の指導や協力支援など継続フォローアップ。特化システムを長く提供している強みを活かし、システムを最大限活用するための業務フローの改善提案といった付随サービスも受けられます。オンプレミス型だけでなく、クラウド型でのシステム提供もあり、自社にあった形を柔軟に選択ができます。楽一はカシオ計算機株式会社が提供する、小規模事業者の経営を支援する販売管理をコアとした業務システムです。母体が大きく、多くの業界で提供しており、さらに累計11万件の販売実績があります。特徴としては以下の3点があります。ハード・ソフト・サポートが一体となった「楽一」、自社のPCで利用できる月額制の「楽一EZ」の2つから合ったものを選べる。伝票がそのまま画面にでるので、初めての方でも使いやすい操作性がある上、「気づき」や「分析」の機能を保有。大企業が提供しており、かつ導入実績も申し分ないので安心して活用することができます。商奉行は株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する、自社に合わせて運用できる販売管理ソフト・販売管理システムです。パッケージでありながら、さまざまな企業で必要とする固有の業務にも柔軟に対応することが可能であり、自社の業務に合わせて運用できる点に特徴があります。以下のような課題感をお持ちの場合におすすめです。今の業務プロセスを変更したくない。Excelで管理している業務がある。自社の業種、業態にあった運用をしたい。販売情報をもっと活用したい。今後の消費税改正対応に不安がある。ホームページから、全30ページにわたる紹介資料をダウンロード可能なので、気になった方はそちらから詳細を確認いただけます。フローに対応したPCA商管DXでデータを共通管理し、販売促進をサポートします。