会社員向け検索CLOSEHOME■ExcelExcel入門たまった領収書・レシートをExcelで楽に入力ーサンプルありーたまった領収書・レシートをExcelで楽に入力ーサンプルありー2013年11月7日Excel入門たまった領収書、レシートを処理するのは、かなりめんどくさいものです。ためないようにするのがベストですが、たまった場合はExcelをうまく使って楽に入力するようにしましょう。便利なExcelテクニック会計ソフトがよければ会計ソフトで、そうでなければExcelで「会計ソフトの方が楽」という方は、会計ソフトに直接入力すれば大丈夫です。ない方、会計ソフトが苦手、見るのも嫌(笑)という方は、Excelに入力することになるかと思います。税理士事務所に提出する場合は、Excelでそのまま提出すればいいですし、自分で会計ソフトに取り込むこともできます。今回は、そのまま提出するケースを取り上げます。(私自身、会計ソフトが嫌いなので、やはりExcelを使っています。私が提供しているフォーマットExcelでは、こういうフォーマットを提供しています。自動的に色分けExcelのテーブルという機能を使っていますので、1行ごと自動的に色分けできます。行を挿入しても削除しても同様です。支払先と内容にわけている消費税を納税している場合、厳密に言えば「支払先」の入力は必須です。なくても後で分析するときに「支払先」はあった方がいいでしょう。この「支払先」と「内容」を一緒のセルに入れる方法もありますが、分けておくと、同じものを入力しようとしたときに、単語が自動的に出てきやすくなります。入力規則で、日本語と数字の入力を自動切替Excelの入力規則という機能で、日本語入力と英数字入力の切替のストレスとなくしています。日付欄にカーソルを当てると、英数字入力モードに支払先欄にカーソルを当てると、日本語入力モードになります。好みで色を変えることもテーブル機能は、テーブル自体の色をかえることが簡単にできます。秋っぽくしたり、クールにしたりすることも可能です。データは1枚のシートにまとめるデータ入力の原則は、1枚のシートにまとめることです。シートごと、ファイルごとにわけると加工が難しくなります。1年で1枚で十分です。科目は後づけもできる会計では、科目というものが必要です。打ち合わせだったら、会議費になります。これは、逐一入力してもいいのですが、あとで一括してつけることもできます。入力だけを考えるなら、後付けの方が楽でしょう。一括して変更することもできます。入力する順序は自由です。Excelに入れてしまえば、かんたんに並べ替えはできます。項目ごとにレシートを並べ替えてから入力してもいいですし、日付ごとに並べ替えて入力しても大丈夫です。上のセルと同じものは、後で一括して入力できる。上のセルと同じものを入力するときは、空欄にしておいても大丈夫です。あとで一括入力できます。便利なExcelテクニック入力の際覚えておくと便利なテクニックです。通常、文字や数字を入力した後は、Enterキーを押します。この場合は、下にカーソルが動いてしまいますが、Tabキーを押すと右へカーソルが動きます。右へ右へ入力していくので、Tabキーの方が便利です。次の行の一番左のセルにカーソルが移ります。日付の年を一括置換Excelの日付は、「11-7」と入力すると、入力した時点での「年」になります。今日なら、2013年なので、2013/11/7となるのです。今、去年の日付、たとえば、2012年12月1日と入力しようとして「12-1」と入力すると、「2012/12/1」ではなく、「2013/12/1」になってしまいます。なんでもないようですが、データを加工・集計、会計ソフトへ取り込むときに非常に困るのです。これは一括して置換ができます。「12-1」と入力しておけば大丈夫です。お客様にはそのまま入力していただき、後で置換しています。置換したい範囲を選択後、Ctrl+Hを押し、次のように設定して、[すべて置換]を選択すれば一括置換できます。Ctrl+D上のセルと同じものを入力する場合は、Crtl+D(下方向にコピー)を押すと便利です。出てくるものを一括置換たとえば、タクシーが多い方は、「内容」でタクシーだったら空白にしておきます(具体的にはTabキーを押して何も入力しないようにします)。後で、その空白を「タクシー」と一括置換するのです。預金を入力するときに、振込手数料が多い場合にも使えます。めんどくさがり屋の私はよく使います(^_^;)自分のは毎日入力しているので、使う場面がありませんけどね。空白セルに上と同じものを入れる上記8で空白にしたセルに、上と同じものを入れる方法です。該当の空白セルがある範囲を選択して、Ctrl+Gを押し、[セル選択]をクリックします。次に[空白セル]をクリックしますこれで、空白セルすべてが選択されますので、「=」を入力し、方向キーの上を押してください。=と上で、上のセルを選択できます。ここでは、「=A2」という数式が入ることになります。通常はここで、Enterキーを押すのですが、そうではなく、Ctrl+Enterを押してください。選択しているセルすべてに同じものを入力するショートカットキーです。選択している空白セルに=(上のセル)という数式を入れるということになります。結果、それぞれのセルをみてみると数式が入っていますので、取り扱いには注意してください。全体をコピーして値のみ貼り付けておくといいでしょう。単純作業でも、Excelでの工夫はいくらでもできます。今回の事例後、どうやって会計ソフトにとりこむかはまた別の機会に記事にする予定です。サンプルをおいておきます。MacのExcelでも動きます。freee導入コンサルの初回。freeeの導入だけでなく、Excelも使って経理業務を効率化していきます。効率化の余地がありますので、楽しみです。「ひとり税理士」という生き方コメントを書くメールアドレスが公開されることはありません。名前メールサイト上に表示された文字を入力してください。時間とお金のバランスをとり、独立後を楽しんでいただくべく、IT・発信による効率化、時間・お金のノウハウを提供している。『税理士のためのRPA入門』『やってはいけないExcel』など39冊。日課は1日1新、ブログ。