手順書の作り方とは?コツや手順を徹底解説03-3491-0981平日9:00-18:00お問い合わせフォームよくある質問マニュアル制作に関するよくあるご質問を一覧にまとめました。貴社のマニュアル制作にお役立てください。ホームよくある質問よくあるご質問みなさまより寄せられたご質問の中でも特に多いものに関して、まとめて回答いたします。内容はご質問が届き次第、適宣更新していく予定です。お問い合わせQ.マニュアル作成は、今までずっと自社内で対応しています。お金をかけてまで外注する意味はあるのでしょうか?A.御社で制作体制が整っているということであれば、ノウハウが御社に蓄積されますので、望ましい体制かと存じます。マニュアル作成の外注(アウトソーシング)には、マニュアル品質(記載内容)の向上、社内人員の効果的な時間創出、ミスやクレームなどの削減による効率化など、様々な効果があり、様々な業種・企業でご評価いただいております。Q.当社の事業は専門性が非常に高いのですが、対応できますか?A.御社の事業分野にもよりますが、IT分野であれば社内のスタッフで充分対応が可能な技術レベルを有しております。バイオ、農業など専門性の高い分野につきましても、パートナー企業や外部スタッフとの連携で対応にあたらせていただきます。徹底的な御社への取材(もちろん御社のご都合の範囲内で)と、当社担当にも短期で御社事業の基礎知識を習得させる段取りを組みますので、ご安心ください。Q.どのような実績がありますか?A.メーカー、飲食店、IT産業、金融業、その他様々な業種で、操作マニュアル(取扱説明書)や業務マニュアルなどを作成している事例があります。詳細はご紹介することができませんが、実績のページに概要を掲載しておりますので、ご参考ください。Q.マニュアルのイメージは出来ているので、作成だけ行ってほしいのですが可能ですか?A.もちろん、対応可能です。MANUAL®」というマニュアルを読むユーザーの立場にたったご提案をさしあげることを信条としておりますため、場合によっては依頼主様が想定しているものではないご提案をする場合があります。お客様のご意見・イメージであっても、結果的に上手く機能しないマニュアルを作ってしまうのは当社の本意ではありません。30年以上にわたるマニュアル作成の経験を基盤としたご提案をさせていただきますので、安心してお任せください。Q.他社に作ってもらったマニュアルを見直してもらうことはできますか?A.もちろん、対応可能です。当社はマニュアル作成のみではなく、マニュアルが効果的に使われていることまでフォローしたいと思っていますので、例えば現在のマニュアルの効果検証などを行い、問題があれば改善点などをご指摘させていただくことができます。Q.マニュアル制作アウトソーシングを行っている会社はいくつかありますが、他社との違いやフィンテックスの得意分野は何でしょうか?A.当社では、マニュアルと名の付くものであればほぼすべてのものが制作対応可能ですが、特に課題の整理や分析、その解決方法を検討する部分に力を入れており、この点が他社との違いになります。場合によっては「そもそもそれはマニュアル作成では解決できないので、こういう案はいかがでしょう」ということもあります。Q.フィンテックスの考える、「良いマニュアル」「つい読んでしまうマニュアル」とはどのようなものなのでしょうか?A.当社では、マニュアルを読む対象者にとって必要な情報が必要な形で分かりやすくまとまっていて、かつ読みたい気持ちになることが「良いマニュアル」であると考えています。マニュアルの作り手側が常識と考えていることであっても、それを読む側にとっては非常識かもしれません。マニュアルの作り手側が知っていてあたりまえと思うことを、ユーザーは知らないこともありえます。当社では過去の実績などから、マニュアルの作り手と読み手の意識の違いを非常に感じています。MANUAL®」という考え方も、これらの経験を踏まえています。「本当にユーザーにとって役に立ち、机のブックエンドに立てておいてもらえる(またはデスクトップにショートカットを作ってもらえる)マニュアル」が完成されることが当社の存在価値であり、それは「読みたくなるマニュアル」「つい読んでしまうマニュアル」となります。MANUAL®」を実現する良いマニュアルの作成ができるようになったと自負しております。Q.遠方でも打合せやヒアリングに来てもらえますか?A.可能ですが、距離によっては出張費をいただく場合があります。お打合せの前に、まずは電話やメールにて要件についての遠隔打ち合わせを行った後、必要に応じてお打ち合わせという形をおすすめいたします。Q.忙しくて自社の業務改善とそのマニュアル作成に手が付けられません。すれば良いでしょうか?A.アウトソーシングを活用しつつ、御社内でもマニュアル整備のための人員を割かれることがベストではありますが、なかなか思うように準備ができないというお客様は非常に多いです。御社の状況に応じて、御社での人員常駐(オンサイト)対応や、アウトソーシング費用を抑える各提案などが可能です。マニュアル作成アウトソーシングをご理解いただくための費用対効果をご説明する社内提案資料や稟議申請資料などについても、お手伝いさせていただきます。Q.業務マニュアルを整備しても「マニュアル人間」を生み出すだけじゃないでしょうか?A.業務マニュアルには業務上で求められていることを行うための知識をまとめますが、必要に応じて企業理念や業務を行う際の心がけなども記載します。マニュアルを片手に業務をミスなくこなせるようになり、その後業務の改善を自ら考えられるようになるというステップアップが望ましく、そのようなご提案をさせていただければと思います。社員のホスピタリティ向上や業務意識の向上など、マニュアルで出来ることと出来ないことをきちんと把握しつつ、計画的な運用を行うことが肝要です。Q.今使っているマニュアルがまったく活用されていません。何が悪いのでしょうか?A.よくある事例の1つに、マニュアルの作り手と読み手の意識の違いから、ユーザーにとってとても使いづらいマニュアルになっているということがあります。使いづらいマニュアルを読むより、わからない事があったら誰かに聞いたほうが早いと思われていると、マニュアルは活用されないでしょう。お客様によって根本的な原因は様々ですので、まずは現行のマニュアルを拝見させて頂き、お話しをお聞かせいただければと思います。商品やサービスについては、マニュアル作成をお断りする場合があります。初回打ち合わせ・ご提案Q.Fintecsはどんな提案をしてくれますか?A.現状の課題、ご要望、障害となる部分をお聞きし、それはマニュアルの整備で解決できるものなのかという根本的な視点から原因分析と解決策検討を行います。マニュアルは対象読者に読んでもらって初めて意味があるものですので、そういった点も含めまして、ただ単に制作するだけではないマニュアルのご提案を致します。マニュアル制作後も、効果を測定し、その結果をフィードバックし続けることでマニュアルを成長させるといったご提案ができます。Q.契約前でも、打合せは何度でも来てもらえますか?A.他のお客様との都合もありますので、何度でもというわけにはまいりませんが、必要であれば可能な限りお伺いをさせていただきます。マニュアル作成アドバイザリー(コンサルティング)というサービスも行っておりますので、打ち合わせではなくアドバイザリーの場合は契約を締結させていただき業務を行います。Q.ご提案は無料ですか?A.ご提案は無料にて行っておりますが、ご提案にかかわる納品物サンプルの作成や取材のための出張費はご請求させていただく場合があります。Q.マニュアル作成をしたことがありませんが、どのような準備をすればいいでしょうか?A.作り方が分からないから依頼してくださるお客様がほとんどですので、ご安心ください。初回の打ち合わせにて、「あると望ましい準備」について、ご説明させていただきます。社内資料や参考になるドキュメント類があるほど、作業進行が容易になります。Q.制作してもらえるのは、ITサービスや工業製品、ソフトウェアなどの「製品」だけなのでしょうか?A.「マニュアル」と名の付くものならすべて対応可能です。操作マニュアル(取扱説明書)だけではなく、業務マニュアルの作成も可能です。業務マニュアルの過去実績では、大手飲食チェーン店様のスタッフ用業務マニュアルや業界大手の全国アミューズメント施設のブランドを守るための業務マニュアルなどを手掛けています。実績のページもあわせてご参照ください。いかなる製品でもサービスでも、マニュアルはかかせない存在です。お見積もりQ.マニュアル制作を安くやってもらえるコツはありますか?A.仕様書や画面遷移図、旧マニュアル、その他マニュアル作成に利用できるドキュメント類があるほど、当社の作業負担が減るため、お見積りは安くなります。マニュアルの粗原稿(素案)などだけを御社で作成いただき、そこからマニュアルを起こすという場合も、当社の作業負担が減るため、お見積りは安くなります。いわゆる「丸投げ」の対応も可能ですが、その分、お見積りが高くなってしまいます。いえ、御社の作業負担が少なくなるので、結果的に費用対効果が高くなるかもしれません。お見積りの妥当性や御社にベストな選択なども含めて、ご提案をさせていただきます。Q.すぐに見積と納期が知りたいのですが、可能ですか?A.概算のお見積りであれば、すぐに出すことは可能です。MANUAL®」の観点からご提案とお見積りをしておりますので、初期見積もりはあくまで概算値であることはご了承ください。Q.見積書の項目がマニュアル作成会社ごとに違うので比較ができないのですが、どうすればよいでしょうか?A.マニュアル作成はカスタムメイドのものですので、会社によって見積書の項目や表現が違うようです。ご相談いただければ、比較がしやすいような見積書の出し方や、比較方法なども含めてご提案させていただきます(その結果、他社の方が優れた提案・お見積りであれば、他社を選ばれても構いません)。発注Q.契約までの流れを教えてくださいA.ご提案書とお見積書をご確認いただき、イメージと相違なければご契約をさせていただきます。あわせてNDA(守秘義務契約)、その他必要な契約などをさせていただきます。Q.機密事項はしっかり守ってくれるの?A.NDA(守秘義務契約)を結ばせていただきますので、その内容に沿って厳格に対応いたします。必要に応じて、ご提案段階から機密保持契約を結ばせて頂く場合もあります。Q.発注後、途中でキャンセルできますか?A.可能ですが、作業の進行度合いに応じて、作業料金をご請求させていただきます。Q.支払い方法については、当社の支払い条件にあわせて対応してもらえますか?A.基本的には初回取引は前半金を契約月にご請求、残金をご納品後にご請求という形で進めさせていただいております。状況によっては調整も可能ですので、まずはご相談ください。Q.制作を依頼する際、発注側は何を用意すればいいですか?A.ご提案書に準備していただきたいものなどは記載いたしますが、まずはキックオフミーティングとして、内容などの詳細ヒアリングからスタートさせていただきます。最初の資料収集やキックオフミーティングなど、企画設計段階での検討が緩いと、間違った前提のものが出来上がってしまう可能性があります。制作対象となる製品またはサービスの詳細や読者ターゲット、ご希望の完成媒体(紙、PDF、HTML、動画など)、納期、ご予算などを改めて確認させていただければと思います。既存のマニュアルを焼き直す、またはバージョンアップによる更新などの場合は、既存版にてどのような問題やお問い合わせが発生したかの情報もあれば、改善提案の重要なアイテムになりますので、ご用意いただけると助かります。制作体制Q.専任のプロジェクトチームを準備してほしいのですが、可能ですか?A.業務の規模によりますが可能です。専任チームをお客様のオフィス内に置くオンサイト対応も検討可能です。Q.一般的な制作体制を教えてください。A.1つのマニュアル作成プロジェクトに対し、ディレクター(制作窓口)が1名付く形が基本となります。ディレクター指示のもと、ライターやデザイナーが作業を行い、品質管理担当がチェックを行います。企画検討が必要な場合は別途コンサルタント(アドバイザー)が付きます。必要に応じて翻訳者、テクニカルイラストレーター、HTMLコーダー、プログラマーなどがプロジェクトに参加します。Q.マニュアル制作に関わる作業の一部分だけの対応はしてもらえますか?A.対応可能です。進行管理などをお客様にお任せする場合は、全体像が見えず品質の担保がしにくくなる可能性がありますので、綿密な打ち合わせが必要になります。場合によっては、一部の作業のみを行うためのマニュアル制作スタッフの派遣も行っています。Q.どんな人が制作してくれますか?A.経験豊富な制作チームが対応いたします。キックオフミーティングの際に、ディレクターをご紹介させていただきます。Q.土日や祝日などの対応は可能ですか?A.基本的にはお休みをいただいておりますが、スケジュールの都合上必要な場合は検討いたします。Q.一般的に、マニュアル作成にかかる時間ってどのくらいですか?A.マニュアル作成の内容にもよりますので一概には言えませんが、100ページくらいの分量を作成の場合、2ヶ月半前後くらいのお時間がかかることが多いです。Q.制作期間を短くするコツはありますか?A.マニュアル作成のための準備が効率的ですと、制作の期間は短くなります。具体的には、旧マニュアルや仕様書などのドキュメント類が揃っている、御社にて粗原稿(素案)を作成していただく、などが挙げられます。Q.なんらかの事情によりマニュアル作成の期間が延びた場合、費用面に影響はありますか?A.お客様のご都合によりスケジュールが延伸してしまう場合は、当方も人員確保の都合がございますので、追加の費用を承る場合があります。その場合は必ず事前にご相談させていただきます。Q.大至急完了させたいのですが、依頼してからでき上がるまでどれくらいかかりますか?A.大至急の理由にもよりますが、あまりに短期で制作しても、満足の得られる結果は出にくいものです。いえ、なんらかの理由で「絶対にこの日に間に合わせなければならない!」といったご事情もあるかもしれませんので、なるべくご期待に応えられるよう検討いたします。Q.忙しいのでメールのみでやり取りをしたいのですが可能でしょうか?A.対応可能です。認識相違が起きる可能性もありますので、可能であれば直接のお打ち合わせやお電話なども併用した形になることが望ましいです。Q.マニュアルの原稿はどちらが作成するのでしょうか。A.基本的には当社で作成を行いますが、御社にて粗原稿(素案)を作っていただく場合、期間短縮と費用削減が可能になりますので、御社の状況に合わせてご検討ください。Q.企業機密を多く含む製品(サービス)のため、自社内で制作進行をしたいのだが?A.企業秘密を多く含む製品も数多く手がけておりますので、ご安心ください。情報漏洩なきようセキュリティの向上に努めております。当社での対応でも問題ございませんが、お客様のご事情によってはお客様のフロアに常駐(オンサイト対応)をさせていただいての作業も可能です。アドバイザリー(コンサルティング)によってマニュアル作成を御社内で対応できるよう助言させていただくことも可能です。Q.納得の行く理想的なマニュアルができ上がるまで、何回でも修正対応してもらえますか?A.誤字脱字、表現の不統一、実動作との相違など、本来あってはならないミスは当然ながら徹底的に修正いたします。当初の企画と異なる仕上がりになってしまった部分も、可能な限り当社での修正対応となります。回数につきましては、ご契約の際に「何回まで」といった区切りは設定させていただきます。初回校正時にいかにミス・仕様違いを排除できるかで最終校の品質が変わってまいりますので、御社および当社でのチェックフェーズに充分なお時間を設定できるスケジューリングをご提案させていただきます。Q.担当者がしっかりマニュアルの内容を確認したいのですが、制作途中で見せてもらえますか?A.はい、必ずお客様のチェックフェーズをスケジュール内に設けますのでご安心ください。Q.制作~印刷製本まで対応できますか?A.当社は印刷会社ではないので、印刷そのものは再委託となりますが、マニュアル作成と印刷をあわせて対応し納品することは可能です。御社で懇意にされている印刷会社がある場合、印刷用データの作成までを当社で対応するということも可能です。制作内容Q.デザインの凝ったマニュアルはつくれますか?A.もちろん可能ですが、単純に凝ったデザインのものを作るよりも、マニュアルに合った読みやすいデザインなども重要です。お客様のご希望をお聞きしつつ、当方からご提案をさせていただきます。デザイン案、制作人員数と最適な人員のアサイン、お見積りなどを検討することです。Q.企画設計のみの依頼や、マニュアルの作り方だけを教えてもらうようなこともできますか?A.企画設計のみの契約、その後の作業は御社内(もしくは他社アウトソーシング会社)というアドバイザリー(コンサルティング)のみのプランもございます。マニュアル作成の手法のレクチャーなどもできるので、マニュアル作成は社内人員で対応したいお客様にお勧めです。Q.業務マニュアルをつくりたいのですが、業務フロー自体が曖昧です。業務フローの整備も一緒に考えていただくことはできますか?A.基本的には業務フロー自体はお客様が検討すべきと考えますが、業務マニュアル整備の過程で挙がる様々な検討事項を踏まえて、業務フロー自体の整備に繋げられるようなご提案は積極的にさせていただいております。Q.マニュアル作成中に(製品そのもの、またはマニュアルの体裁に関わる)仕様変更が発生した場合は対応してもらえますか?A.仕様等の変更に際しましては、再スケジューリングと再見積もりを行い、ご了解をいただいた上で継続作業となります。開発中の製品・サービスの場合は非常によくあるケースですので、あらかじめそれらも見込んだ日程・お見積もりにも対応いたします。Q.既存のマニュアルのどこが悪いかを教えてもらうことはできますか?A.当社のマニュアル診断サービスをご利用ください。マニュアルの内容・評価を数値で表現した診断を行います。Q.マニュアルの執筆(ライティング)は、素人とプロでどのように違いますか?A.操作マニュアル(取扱説明書)のライティングは取扱説明書専門のライターが行っており、仕様を正確に解りやすく表現する技術を持っています。簡潔で誰が読んでも間違えない文章で記載をします。業務マニュアルのライティングは業務マニュアル専門のライターが行っており、お客様によって様々な業務の内容を深く理解し、作業手順などを正確かつ分かりやすく覚えやすい表現で記載する技術を持っています。内容にもよりますが、新人でもマニュアルを片手に作業を行えば間違いのない業務ができるような内容で記載をいたします。Publishingの略で、マニュアル作成の場合はパソコンを用いてマニュアルの仕上がりの体裁を考えて、活字の大きさ・書体や字配り、図版・写真の寸法・配置などのレイアウトを行うことです。Q.DTP環境を教えてください。A.各種DTPアプリケーションの最新版に対応が可能です。基本的にはWindows環境での制作となります。Publisher上記以外のアプリケーション、Mac環境、各アプリ過去バージョンでの制作についてご希望の場合も、お問い合わせください。Q.翻訳対応可能な言語を教えてください。Q.「エディトリアルデザイン」とはどのようなデザインですか?A.ただ単に情報を上から下(または右から左)に配置するのではなく、読者の視線の動きや注目してもらいたい主情報を想定しながらレイアウトすることをいいます。当社の場合は、主に「必要な情報を瞬時に適切に読者に供給する」ことを主眼としてマニュアルをデザインしております。Q.何故写真ではなくイラストで表現するのですか?A.操作方法やメンテナンス方法を詳細に説明するマニュアルの場合は、イラストにすることにより特に見せたい箇所を強調したり、不要な部分を見せなかったり簡略化することで、読者の理解度を高めることができます。写真の方が理解度を高められる場合もありますので、制作内容に沿ってご提案させていただきます。申し受ける場合がございます。マニュアル自体は御社の著作物ですので、刷り増ししたり自社内(もしくは他社)で修正などを行っても、二次利用料は発生いたしません。詳細は当社営業までお問い合わせください。Q.マンガで作るマニュアルとはなんですか?A.マニュアルは、読まれなければ何の意味もありません。逆に言えば、対象が若い方の場合は、若い方に馴染みのあるマンガの方が、マニュアルの内容を的確に伝えられることがあります。マニュアルを読む対象者にあわせて、どのような媒体が適切かもご提案をさせていただきます。Q.こちらで考えたストーリをマンガマニュアルにしてもらうことは出来ますか?A.もちろん可能です。マンガのページ構成は特殊ですので、いただいたストーリーをマンガに合わせて当方で調整させていただく場合があります。良いマンガマニュアルができるよう、ご提案させていただきます。Q.HTMLマニュアルを作成する場合、サーバーは用意してもらえますか?A.当社のマニュアル作成・管理システム「クラウドック」をご利用の場合、マニュアルを設置するサーバーも含めて当社にて対応いたします。「クラウドック」ではないHTMLマニュアルをご納品する場合は、御社のサーバーに設置してご利用ください。Q.携帯専用のマニュアルも作れますか?A.内容にもよりますが、携帯専用のマニュアルも対応可能です。Q.HTML制作はどんな流れで進みますか?A.大筋では紙マニュアルと流れは変わりませんが、デザインの仕様を決める作業と、ユーザーの環境で正常に稼動するかの動作チェックをするところが違います。Q.動画マニュアルは依頼できますか?A.可能です。紙では表現が難しい、人の動きなどの説明におすすめです。Q.オンラインマニュアル(HTMLマニュアル)と紙(冊子)のマニュアル、それぞれの利点や欠点は何?A.オンラインマニュアル(HTMLマニュアル)は、情報の更新が容易にできるため、スピーディーな情報提供を行い、常に最新の情報を掲載することができます。インターネット環境が無ければ見ることができません。紙(冊子)のマニュアルは印刷・発送コストが高いので、更新のたびに費用がかさみますが、パソコンに慣れていない方でも、いつでも、どこでもマニュアルを読む事ができます。Q.タブレットでマニュアルを見せたいのですが対応できますか?A.もちろん可能です。Q.納品時に、元ファイルもいただくことは可能ですか?A.ご依頼時にお申し付けください。元ファイルもご提出できるよう準備いたします。Office(Word、PowerPointなど)やPDF、印刷(冊子)などの形式でご納品いたします。元データもあわせてご納品の場合は、InDesign、Framemaker、Quarkなどの形式で対応可能です。Q.完成したマニュアルが実際に効果を生んでいるかはどうやって測定すればよいですか?A.新マニュアルの導入前後で定点観測を行い、問い合わせ数やエラー率などを検証することで効果を測定できます。必要に応じて効果検証まで対応させていただいておりますので、お問い合わせください。Q.マニュアル作成だけで本当に業務改善できるんですか?A.業務マニュアル作成だけで業務改善を行うことはできません。効果的な運用や意識向上などとセットで考える必要があります。業務マニュアルは、業務改善のためのツールであり、土台になるものです。詳細は営業までお問い合わせください。Q.マニュアル完成後の研修なども対応してもらえる?A.専任の講師(外部委託)を準備する、あるいは御社向けの研修テキストや配布資料の作成などが対応可能です。Q.マニュアルの保守を自分たちでやりたいのですが、保守しやすいように制作してもらえますか?A.もちろん可能です。マニュアルは常に更新される状態が望ましく、御社内で対応していただければと思います。必要に応じて、ライティング仕様書などもご納品しますので、そちらを参考にメンテナンスを行ってください。Q.制作終了後、支給した情報や物などはどのように扱われますか?A.基本的には業務終了後ご返却をしております。お客様のご希望により引き続き資料をお預かりする場合は、返却要否をお伺いいたします。返却不要のものに関しては、当社で7年間保管し、保管期間終了後は資料・データを破棄いたします。