公開日:2023/09/29最終更新日:2023/09/29「Googleドライブ」は、Googleが提供しているオンラインストレージサービスです。Educationの一サービスに含まれているため、Chromebook内に保存されたデータのバックアップ先として利用したり、組織内でのファイル共有ツールとしてGoogleドライブを活用されている方も多いことでしょう。Workspace管理者様に向けて、組織配下のユーザーがGoogleドライブ上のデータを外部と共有できないように制限する方法をご紹介していきます。Googleドライブで外部との共有を制限する外部共有の制限設定は、Google管理コンソールから設定可能です。それでは、実際の設定例を確認していきましょう。◆操作方法◆01.Google管理コンソールに特権管理者などの管理者アカウントでログインします。Workspace]⇒[ドライブとドキュメント]⇒[共有設定]をクリックします。03.外部との共有を制限したい組織を選択します。04.[共有オプション]⇒[“組織”の外部との共有]を[オフ]に設定します。05.[共有ドライブの作成]にて、以下が無効になるように設定します。・管理者権限を持つユーザーが、以下の設定をオーバーライドできるようになります・”組織”外のユーザーが、共有ドライブにあるファイルにアクセスできるようになります以上で外部との共有制限設定は完了です。前述のようにGoogle管理コンソールで共有設定を変更すると、管理下のユーザーがGoogleドライブで外部とデータの共有ができなくなります。「”組織”の外部とはアイテムを共有できません」と表示されます。「〇〇さんは”組織”外のユーザーです。この共有ドライブのファイルにアクセスできるのは、”組織”内のユーザーのみです。」と表示され、共有ができません。注意点[共有ドライブの作成]の設定は、設定変更後に作成された共有ドライブにのみ適用されます。それ以前に作成された共有ドライブの設定を変更したい場合は、別途個別に設定を変更する必要があります。Workspace]⇒[ドライブとドキュメント]⇒[共有ドライブの管理]のページを開き、設定を変更したい共有ドライブの[設定]から、必要に応じて設定を変更してください。まとめ以上、Googleドライブでの外部共有を制限する方法をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか?外部ユーザーと簡単にデータのやり取りができるのは便利ですが、万が一、重要なファイルを誤って外部に共有してしまうのを防ぐためにも、外部共有機能は教職員などの限られたユーザーにのみ利用を許可することをおすすめします。本コラムの内容を参考に、ご利用の環境でGoogleドライブの外部共有設定がどうなっているのか、今一度確認されてみてはいかがでしょうか。WorkspaceやChromebookでお悩みのある方は、三谷商事までお気軽にお問い合わせください。お問い合わせはこちら本コラムに関するお問い合わせはこちらからよろしくお願いいたします。お問い合わせはこちらChromebook導入のポイントが分かる資料がダウンロードできます。上記以外も有益な情報を公開しています。Workspace運用術】サードパーティ製アプリのアクセス制御~18歳以上/18歳未満のユーザー向けの設定~2023年10月23日以降、18歳未満のユーザーはアクセス設定されていないサードパーティ製アプリにアクセスできなくなったことは、皆様ご存じのことと思います。「実際に制限されたら、どのような作業をしてアクセス【DNSフィルタリングの課題とは?】1人1台端末の運用に“Webフィルタリング”をオススメする理由GIGAスクール第2期において端末の利活用が進む中、フィルタリングの利用に関するお悩みの声をよく耳にします。浦安キャンパスにて開催されました教育システム情報学会の第49回全国大会に企業ブース出展いたしました。