社員総会の会場探しでお困りの総会担当者の方必見、イベント会社ならではのイベント会場の選び方、こっそり教えます。社員総会の会場探しでお困りの総会担当者の方必見、イベント会社ならではのイベント会場の選び方、こっそり教えます。社員総会の会場探しでお困りの総会担当者の方必見、イベント会社ならではのイベント会場の選び方、こっそり教えます。#イベント会場#会場探しツイートシェア社員総会を開催したい...そう思ったときに、最初に戸惑うのが会場探しと言われています。弊社へのお問い合わせでも一番多いのが「イベント会場の選び方がわからない」「なんとなく決めてみたけど、効果的に使えない」という内容です。東京都内には何百というイベント会場がありますが、どの会場を選定すればいいのか、お悩みになってはいませんでしょうか?また、会場の下見、いわゆるロケハンに行ったことがある方は、きっと感じていると思いますが、「せっかく会場を見ても、どこを見ればいいのかわからない」ということはないでしょうか。イベント本番を迎えた日に「あらかじめ下見でわかっていれば...」と悔やんだことはないでしょうか。下見の予約は誰でもできますが、そこで見るべきポイントはさまざま。見るだけじゃないんです。ホテルを見られるタイミングは少ないので、1回の下見で、想定できるものは想定しながら、会場をしっかり見ていく必要があります。そこで今日は、私たちイベント制作会社が会場を選んでご提案するときに、普段どういうポイントを大事にしているのか、また、イベント制作会社がどんな役割を担うのか、について、みなさんと「会場の下見をしながら」という設定で、みなさんにいろいろなことをお伝えしていきたいと思います。終わりに「ロケーション」を確認する会場の印象を一番最初に決めるのは、駅からの距離です。その前に、どのエリアで開催するか決めましょう。ように、みんなが参加しやすい、行きたくなるような場所を選びます。エリアが決まったら、駅からの距離がどのくらいなのかが大事です。参加者が、最初に気持ちをプラスにするのか、マイナスにするのかを決める大きなポイントです。いいのは、長くても徒歩5分くらいの場所ですね。駅改札から出て10分、15分もかかるような会場もたくさんあり、悪くない会場もたくさんあるのですが、ちょっとご紹介しづらいです。実際、ご担当者様と一緒にロケハンに臨んだときにも、「結構歩きましたけど、まだ着かないんですね」みたいなご意見をいただいたりします。これは、当日の参加者も疲れてしまい、肝心の社員総会の内容がどんなによくても、難しいですよね。駅直結というようなホテルもありアクセスは抜群にいいですが、その分だけ値段が高くなります。「宴会場」を確認する次に、宴会場に入っていきます。ニーズに合ったサイズなのかどうか、内装や設備が新しいか古いかなどは、当然確認すると思います。天井の高さは極めて重要なポイントです。天井が高いと、普段あまり味わえないような非日常感を演出することができます。社員総会や方針発表会など、会社の重要なメッセージをプレゼンする場で、天井の高さとそれを利用した演出によって、ゾクゾクするような雰囲気や空気感を作り出すことができれば、参加者の心にグッと迫るプレゼンテーションをすることができるでしょう。次に、ありがちなのが、無意味に吊られているシャンデリアです。シャンデリアがあるかないかによって、やれることが変わってきます。スライドや映像を映し出すためのスクリーンのサイズに影響します。真ん中に大きなシャンデリアがあるような会場ですと、大きなスクリーンを使えなかったり、正面にスクリーンを設置することができなかったりと、会場レイアウトに制限がかかってしまいます。できるだけ、注意したいポイントです。同時に、音の反響の具合も確認していきます。意外と見逃しがちですが、きちんと音を出して確認していきましょう。絨毯の色味や、壁の感じなども確認しながら、本番当日をイメージしていきましょう。参加人数と照らし合わせて、座席をどのように組むかを考えていきます。組み方もいろいろありますので、この会場でこの人数であれば、余裕を持ってこういう組み方ができますといったお話をさせていただきます。「その他の設備」を確認する参加者の人数規模に合わせて、受付を設置する場合にその規模をどうするかなども検討しなければなりません。クロークが大丈夫かどうかの確認や、トイレの確認も忘れずに行います。これらを、本番の参加者の動線に合わせてイメージをしていきます。本番当日の参加者の動線をイメージしたついでに、機材などの搬入口や、スタッフ、演者の控室の確認も行います。有名タレントを呼ぶ場合は、裏動線がどうなっているかの確認も必要ですね。いった確認は、なかなか想定しにくいですが、会場を(特にホテルなどは)見れるタイミングは少ないので、この時点で想定できるものはすべて想定しておくことが大事です。ここに、イベント制作会社と一緒にロケハンすることの大きな意味があります。「料理」を確認する社員総会といえば、最大の楽しみが「お料理」です。花より団子という言葉もありますが、前半のプレゼンや、表彰式で味わった感動のあとに、美味しいお料理を食べることで、参加者の満足度が大きく向上します。ロケハンでも、普段食べられないホテルのお料理を試食させていただきましょう。「スタッフの質」を確認するまた、料理のサービススタッフのホスピタリティの高さも確認ポイントです。サービススタッフのクオリティの高さをしっかりと確認しておきましょう。下見のときに案内をしてもらう、会場の営業スタッフの対応も、その会場のトータルなホスピタリティを象徴する要素です。「料金」を確認する最後に料金です。良い会場でも、予算と折り合いがつかなければ、使うことができません。会場、なかでもホテルの料金体系は、ビュッフェ料理、ドリンク、そしてそもそもの会場費などで成り立っています。ホームページなどで掲載されている料金から、いかに値引き交渉ができるかがポイントとなります。交渉しても、多少の値引きはしていただけるのかもしれません。イベント制作会社は高い値引率を獲得することができます。その理由は、普段からさまざまな会社さまの社員総会を実施している関係で、頻度高くたくさんのお付き合いをしているので、上手に交渉をすることができるからです。これも、イベント制作会社に依頼する大きな理由となります。社員総会や方針発表会、なかんずく入社式は、4月が一番多いです。ホテルなどの会場にとっては一番の繁忙期というわけです。人気のある会場は早くに埋まってしまいますので、できるだけ早くアプローチする必要があります。早く動けたとしても、参加者の規模や、演出の条件などとマッチする会場かどうかなどをさまざま考慮しながら、最適な会場を探すのは非常に困難です。日程を押さえるのにも、イベント制作会社の知恵が必要になります。素人が良い会場を押さえるのは非常に苦労するというお話を、よく聞きます。日常的に多くの会場と連携し、情報を持つイベント制作会社であれば、よりうまく日程を確保し、ご提案することができます。ここにも、イベント制作会社が会場探しをお手伝いするべき点があります。終わりに社員総会などの会社運営の重要なイベントは4月が多いと述べました。それだけ、多くの会社が4月という時期を重要と捉えている証左です。イベント制作の準備には少なくとも3ヶ月を要します。会場探しは早ければ早いほどいい条件で探せます。さぁ、まずはイベント制作会社に相談してみましょう。相談だけでも、大歓迎です。お問い合わせはこちらから。マックスプロデュースのLINE公式アカウントにチャットでコメントをいただければ、すぐに回答できます。どんなささいな内容でもお答えいたします。お気軽にご相談ください。たくさんの株主様がご...モチベーション2016/09/25あなたは誰にほめられたい?仕事の成果をほめてほしい相手とは日々仕事に追われていると何のために頑張っているのか分からなくなることがあります。そん...制作奮闘記2014/05/01日本武道館、初めての現場入り先日はじめてイベント現場のお手伝いをしました。