学習ツールまとめこの記事で学べることSalesforceでは、業務負荷を軽減するためいくつかの自動化機能が提供されています。今回はその中でも、わかりやすく簡単に設定できる“ワークフロー”をご紹介いたします。注:実業務で自動化を検討する場合、こちらのTrailheadにも記載されているように、ワークフローのみでは処理が複雑/煩雑になる可能性があります。どの自動化ツールを利用するかは、自動化したいプロセスの複雑さと設定方法を加味して選択くださいワークフローとはワークフローは簡単な社内手続きや他のプロセスを自動化するためのツールで、「もしxxxだったら、yyyyという処理を実行する」という簡単な処理を自動で行います。その“xxxだったらyyyを”という定義が“ワークフロールール”です。​ワークフロールールにより、特定の条件が満たされたときに“ワークフローアクション”が実行されます。実行されるアクションは、即座に実行することも、または特定の日時に実行することもできます。オブジェクトどのオブジェクトのレコードで操作が行われたときに起動するかを選択。評価条件ワークフロールールの評価するタイミングの設定。アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。タイムトリガ条件を満たしてから、アクションを実行するまでの期間を定義することができる。時間単位か日単位かを設定。アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。※タイムトリガを使用しない場合は設定手順3までで設定は完了です。​ワークフロールールの活用事例ワークフロールールの活用事例について3つご紹介いたします。[状況]が[Activated]になっている場合、30日前であれば営業担当者に、20日前になっても[Activated]から更新されない場合、営業部長にメール通知をするというものです。※時間ベースのアクションを2つ設定していますが、30日前に営業担当者によって更新された場合は、営業部長にはメール通知は届かなくなります。​ルール:大規模取引の新規ケースが作成されたら、営業部長にメールで通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てる​ここでいう大規模取引というのは、年間売上高が3億円以上または従業員数が1万人以上の取引先が対象です。この条件に当てはまる取引先ケースが作成された場合に、営業部長にその旨をメール通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てるというものです。新規ユーザが作成された場合に、まだ有効化されていないユーザを項目自動更新でユーザの[有効]チェックボックスに自動的にチェックマークつけることでSalesforceにログインできるようにするというものです。時間ベースのアクションとはルール適用時のワークフローは、ルール条件に一致した場合レコードの作成または編集直後にアクションが実行されるのに対して、時間ベースのワークフローはアクションの実行を将来のある時点に予約しておくことができます。​[クイック検索]ボックスで[時間ベースのアクション]と入力します。ここで予約されているアクションを確認することができます。時間ベースのワークフロー(ヘルプドキュメント)まとめ以上がワークフロールールの活用事例のご紹介でした。​ルールに定義された条件に基づいて、自動的にタスクをユーザに割り当て、特定の項目を更新することができるワークフロールールは営業、マーケティング、サポートなどの自動化に役立ちます。​ワークフロールールをはじめとする自動化ツールを活用することで、業務の効率化だけでなく、業務ルールの徹底など様々なメリットがあるのでぜひご活用ください。2021.04.27Share:この情報は役に立ちましたか?ご意見お待ちしております。フィードバックありがとうございます。はいいいえより役に立つために役に立たなかった一番の理由を教えてください。次の記事「日々の定型業務を自動化し時短&効率化!「プロセスビルダー」を使いこなそう」このカテゴリの人気記事フロー初心者向け学習リソースまとめレポートを使いこなす裏ワザ(その1:集計項目)プロファイルと権限セットを使って、アクセス方法や権限を設定する#ユーザ権限レポート・ダッシュボードの使い方#新年度スタートダッシュ特集レコードの変更履歴を管理する行動(スケジュール)、ToDo(やるべきこと)を入力するサクセスナビへのフィードバック※当サイト掲載の内容は各記事およびコンテンツの公開時点の情報です。Trailhead認定講師トレーニングパートナーを探す新機能の最新情報を確認するエキスパートコーチング検索ナビ資料ダウンロードSalesforce活用に役立つメルマガ登録システム管理者のみなさまにおすすめの活用ウェブセミナーや、Salesforceでビジネスを推薦いただくために有益なコンテンツをお届けします。プライバシーに関する声明と個人情報利用についての通知に同意します。プライバシーに関する声明で定めるとおり、情報のホスティングと処理を目的として私の個人データをアメリカ合衆国を含む国外に転送することを許可します。詳細私は、海外では日本の法律と同等のデータ保護法が整備されていない可能性があることも理解しています。製品、サービス、イベントに関するマーケティング情報の受け取りを希望します。受け取りはいつでも停止することができます。個々の商標はそれぞれの権利者に帰属します。スムーズな導入・活用促進のきっかけに!詳しくはこちら。