ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2023年9月号:https://mic-r.co.jp/micit/2023/)よりこんにちは。インタビュー第35弾はケービーエスクボタ株式会社様です。今後の課題は「予算管理」まとめケービーエスクボタ株式会社とはケービーエスクボタ株式会社様は総合機械メーカー「株式会社クボタ」の物流を一手に担う物流会社です。車を持たずに物流のマネジメントを行い、クボタ商品を工場から顧客までお届けされています。複数拠点の経費精算を紙で行うシステムの導入のきっかけは何でしたか。経理は本社一括で処理をしているのですが、拠点が全国30か所以上あり、それぞれ規模は違いますが、全ての拠点の従業員が経費申請を行う必要があります。近年は人数も増えており、拠点には小口現金をおいていないため、立替精算の手続きが多く発生しています。拠点間で紙を郵送し、経費精算をすることに限界を感じており、経費精算システムの導入を検討しました。実はグループ会社の中にもシステム開発会社はあるのですが、「楽楽精算」は旅費交通費精算とワークフローを同時にできるシステムの中で費用対効果がよかったため、導入を決定しました。旅費交通費精算で便利だと感じた機能は何でしたか。定期区間を控除できる点と、地図上で経路検索ができる点です。社員数が多いため交通費精算の数も多く、エクセル運用で確認するのはとても手間がかかっていたので、とても便利だと感じました。実際に運用してみるともっとこうなったらいいのにと思うこともでてくるので、それは「楽楽精算」のサポートの方へお伝えしています。クラウドサービスなので、アップデートされるのが楽しみですね。旅費交通費に限らず、経費精算を全てWebで可視化することができたため、申請漏れや承認漏れを防げるようになっています。効果を実感できた部分はありましたか。今まで何十人に送らなければいけなかった振り込み確認のメールが、一括で簡単に送れるようになりました。そのあと別で仕訳も入力しなければいけなかったものが、会計ソフトに取り込むためのデータを「楽楽精算」から一括で吐き出せるようになったことで、作業量を減らすことができました。導入当時は今までのやり方から変わることに不満もでましたが、管理部門では業務効率化につながったと思います。少なくとも週に2~3時間の作業時間を短縮できています。設定完了と同時にほとんどの社員が緊急事態宣言によるテレワークに移行しました。ワークフローを利用しています。さまざまなフローを設定したので、設定に時間がかかり機能的にもっと便利にしてほしい部分はありますが、ペーパーレス化に大きく貢献してくれました。Web上でも手続きができるようになったため、管理者も遠隔で確認ができ、テレワーク時にも問題なく運用できました。タイミングで設定が間に合ってよかったです。今後の課題に感じている点はありますか。「楽楽精算」の機能で予算管理ができるのは分かっているのですが、実際にはまだ使えていないです。コロナで余裕がなく、設定ができていませんが、予算管理も重要な経理業務の1つだと思っているので、またサポートの人には助けていただければと思います。経費精算システムを導入し、「今までやってきたこと変えることは大変だ」と感じることも多いのですが、日常の業務ルーティンはいつまでも続くので、総合的な年間の労働時間削減のために一歩踏み出せたことはよかったと思っています。まとめ経費精算システムを導入したことで、ペーパーレス化と申請の可視化を推進し、経費精算業務を全体的に効率化することができたケービーエスクボタ株式会社様。システム設定と同時に発生した、突然の新型コロナウイルス拡大に伴うテレワークにも、ワークフローを活用しながら対応できたというお話が、改めて日常業務の効率化に取り組む大切さを実感しました。ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2023年9月号:https://mic-r.co.jp/micit/2023/)よりこの内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。経理プラスは経理担当者様向けに日々の業務のプラスになるお役立ち情報をお届けします。通すコツ【インタビュー】テレワーク推進でニーズが急増中の「請求書電子化」の「今」を聞くクリック1つで請求書が発送?「請求書郵送代行サービス」の概要メールマガジン経理に関する最新情報をお届けします。閉じる申し訳ございません。ページ上のフォームは、JavaScriptを使用しています。ご使用のブラウザにて、JavaScriptを有効として頂けますようお願い致します。プラスは株式会社ラクスの登録商標です。