仕事のタスク管理がうまくいかない。自分では毎日頑張っているつもり。上司に「お前はタスク管理ができてない!」って怒られる・・・なんででしょう?中堅会社員チームリーダーになりました!でもメンバーのタスク管理がうまくできない。みんな作業に遅れが出ている状況、、どうすればいいでしょう・・・?こんな2人の悩みを同時に解決する記事をお届けします。この記事でお伝えすること1仕事のタスク管理がなぜ必要か2仕事のタスクの種類と管理注力度3あなた個人の仕事のタスク管理のコツ4チームメンバーの仕事のタスク管理のコツ5上司やお客さまのタスク管理のコツわたしの会社員生活は17年でしたが、終盤の7年は、管理職で部下が10名~20名いました。そんなわたしが、タスク管理のコツを解説します。この記事を読めば、仕事のタスク管理がうまくいくようになる!【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。メール」「早朝出勤」|効率化の考え方4つ:「質よりスピード重視」「できる人の習慣をマネる」「ミスを恐れない」「楽しむ」takeblog2020.com2024.01.17【関連ガイド記事】仕事ができない辛いと悩む人への対処法をまとめたガイドです。仕事ができなくて辛いと、悩んでいる人へ!7つの習慣と8つのマインドを変えてみよう!7つの習慣:1仕事の質にこだわりすぎる、2キャパオーバー発生、3調整が苦手、4タスク管理が苦手、5優先順位づけが苦手、6会議が目的化、7ついつい言い訳takeblog2020.com2024.01.17【関連ガイド記事】管理職が果たす役割の完全ガイドをご用意しています。新米管理職で、組織マネジメント、組織の成長、部下の育成に悩む方へ!果たすべき4つの役割と組織を成長させる方法を解説!役割1:組織の目標を立てる、達成する|役割2:部下を育成する、責任をとる|役割3:部下を評価する|役割4:部下の模範になるtakeblog2020.com2024.01.17スポンサーリンクContents仕事のタスク管理がなぜ必要か仕事には必ず「期限」がある仕事には必ず「完了基準」がある。仕事には必ず「期限」がある「期限」がない仕事は、仕事じゃない。一生やらなくてもいいから期限がないってことは...なんとなく、いつかはやりたいと思っている証拠。単なる願望であり、タスクとは言わない。上司に指示されたタスクで...期限が明示されなければ聞くべき若手会社員でも、よく上司に「来週くらいまでによろしく」と言われて。「くらいまで」だからまだいいのかな...と思って、再来週になって、やってないと怒られます。「来週くらいまでによろしく」と言われた場合は...「分かりました来週末までにやります」と言い、自分で期限を明確にしましょう!仕事には必ず「完了基準」がある。次は...「お客さまに正式見積り書を送付する」これはちょっと面倒。見積もり資料を作成しする上司にチェック・押印してもらう社内契約部門の審査を受ける最後、お客さまに郵便で送付いずれにせよ...「見積もり書を郵便で送付する」が完了基準。期限までに完了基準を満たせない場合、人に迷惑がかかる上の例で言うと...「来週までに見積り書を下さい」とお客さまに言われたのに...送れなかった間に合わなかった当然、迷惑がかかる。他社に契約を取られる。お客さまから上司にクレームが入る。上司にも迷惑がかかりあなたの評価は当然下がる期限を守るためにタスク管理が必要そのために、これらを実施するのが、タスク管理。各タスクの「期限」と「完了基準」を明確にする各タスクの実行状態を正確に把握する上の立場になれば、常に複数のタスクを抱えることになる。自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクを管理することになる。記憶と手帳だけでは、管理できなくなる。中堅会社員はい、、限界です!そのあたりの、メンバーのタスク管理はのちの章で、じっくりと。→「自分で作り出すタスク」が付加価値を生む!「あなた個人のタスク」と「他人のタスク」の違い「他人のタスク」がやっかい。依頼することになるので...「期限」が守られる保障がない「完了基準」が満たされる保障がない場合によっては諦めることもある。期限を守ってやるのが、当たり前。他人からの依頼を確実に終わらせることで、これができる!捻出した時間で...組織や自分にとってのプラスアルファを産む若手会社員ひえーーー!さすがに全くできてない...スポンサーリンクあなた個人のタスク管理のコツと注意点タスク管理に使う時間は短いほどいいタスク管理ツールは色々ある。手帳ノート気を付けることは...分散するほど管理が面倒になる複数のものに記録する手間がかかるいちいち全部確認する必要がある全部を見渡せない見落としが起きる当然、あなた個人のタスク管理に使う時間は...短かければ短いほどいいその分...タスクをこなす時間が増える管理している時間は...タスクは1ミリも進んでいない極限まで減らすべき。あなた個人のタスク管理はメールが最適解ツールは一元化すべき数あるツールのうち、メールだけは使う必要があるだから、メールに一元化:メール=タスクわたしは、メールだけでタスク管理していた。極限までツールを減らして一元化しようと思った時...唯一なくせないのがメールだったから社内/外の連絡手段がメールだったので...使わざるを得ないさらに、メールの利点は...メール=タスクにできることこれらは、まさにTODOタスク...上司からの指示メール関連部署からの依頼メールお客さまからの依頼メール部下への依頼メールさらに...自分に対するタスクは、自分宛にメール家にいる時に思い付いたことを...会社アドレスにメールすることもイコールタスクのメールは...「TODO」フォルダに突っ込んで管理5件から10件のメールが、フォルダにたまっている状態。今日はまだ月曜日どっちも1日あれば終わるどっちから先やるか考えることに...なんの意味もないどっちからでもいいそれをExcelのタスク管理シートに記入して、優先度の重み付けをする人がいる。本当にヤバい会社員になると、こんな勘違いをする。使い終わったら捨てる。成果物でもなんでもない。時間を使って、メンテナンスしたり、きれいにすることに...何の意味もない!【関連記事】仕事の優先順位付けの考え方や手法を解説しています。繰り返しになるけど...やってる間、タスクが進まないからとはいえ、週の半ばに、突発的なタスクが飛び込んでくることも多い。...朝一番で、今日のタスクを確認するといっても、必ずしも毎日やる必要はない。タスクが立て込んできたな、と思った時にやればいい。タスクを確実に終わらせて、定時退社するためのコツを解説しています。優先順位なんかよりも...人に依頼できるかの見極めの方が、はるかに重要そんなタスクがあれば...何よりも、優先して、人に依頼する!今すぐにあなたの手から放す!なぜなら、あなたが抱える時間が長いほど...相手の時間が減るからしかるべき相手に、依頼さえ終わらせれば...あとは勝手に進む!【関連記事】時にはメンバーを成長させるために、仕事の丸投げも必要です。仕事を丸投げしてくる上司に不満を抱える人へ!相手の心理を理解してモチベーションを高めよう!1丸投げする人の心理状態2丸投げされる人は優秀!3仕事の丸投げを喜ぼう!大きなチャンス!4丸投げする人に成果を奪われたら...5上司になったら丸投げを活用takeblog2020.com2024.01.17【関連記事】時にはプライドを捨てて、人に頼ることも必要です。待ってました!それが知りたい!若手会社員メンバー視点で聞きます!あと、将来リーダーになった時に備えて!タスク管理シートは極限までシンプルにまず、この3点を解説します。最低限、これくらいあれば十分。時系列の状況ビジュアル化チャート化カレンダー化タスクは、終わればそれでいい。本当に大規模なプロジェクトで...緻密な管理が必要な時だけやればいい。わたしもやったことがある。無駄に終わったとにかく、タスクが進むわけでもなんでもない。こんなマイナスしかない...管理表が壊れる見にくくなる誰も更新しなくなるタスク管理シートの確認・更新サイクル最低1日に1回それなら、最大の遅延幅が...1日に留められる1週間に1回にすると...最大で、1週間の遅延になってしまう1週間の遅延はリカバリーできないので...期限の見直しが必要になる逆に、1日1回をルール化しなくてもいい。真の目的と、理想は、メンバーに...管理シートを活用した自己管理が根付くことそうなれば、毎朝確認するはず。1つのタスクが終わったら、更新するはず。別に毎日集まって会議をやる必要ない。やった方が...メンバーが資料をちゃんと更新する会議で詳しい状況を聞けるでも、気を付けること...参加メンバーを厳選する短時間で終わらす。全タスク問題なければ一瞬で終わらす、あるいは休会にするリーダーが自分の頭の中で把握しておくこと自分にできるかできないか期限を守れない時にどうなるか自分にできるかできないか要するに、最悪の場合...「他人のタスク」から「あなた個人のタスク」に変えれるかこれを意識しておく必要がある。最悪、あなた個人で、できるタスクは...遅れが出た時に引き取れる管理職であれば休日出社してやればいい。わたしも、よくそうした。中堅会社員で、ですよね・・・!逆に、専門性が必要とさせるタスクで...あなたじゃできないものわたしの管理職時代だと、プログラミング。これは自分じゃどうにもならない。若手会社員はい!手伝います!期限を守れない時にどうなるかこのうちのどれになるか、押さえておく...実は数日遅れたくらいじゃ何も問題ない他のタスク、次に続くタスクに影響が出るお客さまに迷惑がかかる特に2つ目と3つ目。担当者のスキル・能力と、タスクの内容・ボリュームが、見合っているか確認する。自分がサポートできれば一番いい担当者は、あなたが依頼する以外の仕事を抱えている場合がある。上司と相談して、あなたの依頼タスクに集中できる環境を作る。外部要因の場合...どうにもならない場合もあるただし、あなたが主体になって動く必要がある...メンバーじゃどうにもならない関連部署の動きが遅い場合...上司に頼んで調整してもらうお客さまの判断待ちの場合...催促するいつまでに回答いただけないと、どうなるか...きちんと説明するそうなった時には...責任を負えないことを納得してもらうそして、外部機関の判断。国や、公的機関の判断待ちの場合...本当にどうにもならない場合がある。その時には、これを視野に入れる。期限と守れない場合にどうなるかを明示あなたが先にやるべきことを必ず全てやる全てを記録に残す上司やお客さまに依頼する場合も多い。お客さまは、自分の要求は、全部「至急」で依頼してくる。こちらの質問には全然回答してくれない。期限と守れない場合にどうなるかを明示そうですね。その場合は、次の2つを明確に相手に伝えましょう!いつまでにお願いします:具体的な日付それが守られない場合にどうなるか:タスクの中断、納品日の延期それでも、相手がやらなかった時...あなたに責任はない!相手の責任と割り切ろう。仕事が調整ばかりでうんざりな人へ!調整が苦手で悩んでいる人へ!<上司との調整>1調整手段を正しく選択2調整の順番を間違えない3利害を分けて具体的に説明4リベンジは間をあけないその他<関連部署との調整>と<取引先・お客さまとの調整>も解説...takeblog2020.com2024.01.17全てを記録に残すさらに、聞いてないと言われないように...全て記録に残しましょう!メールや議事録などで。上司でもお客さまでも。合意、納得頂いたことを、簡単にメールするだけでもいい。中堅会社員お客さんだと...ちょっと遠慮しちゃうなーどうせ期限までに回答くれないこと多いし...その上、最後は、こっちが残業と休日出社でなんとかするんだよね。確かに!わたしもそうでした。...こんなことを意識に植え付ける効果がある!わたしが、回答期限守らなかったのに...頑張ってくれた!この借りはいつか返さないと!今後は、なるべく期限を守ろう!って。新たな仕事を依頼してくれる可能性もある!スポンサーリンクまとめ:仕事のタスク管理術!では、以上となります!ここまで読んで頂き...本当にありがとうございました!本記事で解説したポイントを、関連記事と共に、振り返ります。振り分ける|4相手に伝わる基本構成|5言いにくいことはメールでtakeblog2020.com2024.01.17【関連記事】仕事の優先順位付けの考え方や手法を解説しています。タスクを確実に終わらせて、定時退社するためのコツを解説しています。仕事から定時で帰れない人へ!定時退社が気まずい人へ!仕事から定時で帰れない4つの理由!理由1:上司が残業してて気まずい|理由2:仕事が終わらない|理由3:無駄な仕事が多い|理由4:定時後に会議がある|それぞれ、対策を解説しています!takeblog2020.com2024.01.17【関連記事】時にはメンバーを成長させるために、仕事の丸投げも必要です。仕事を丸投げしてくる上司に不満を抱える人へ!相手の心理を理解してモチベーションを高めよう!1丸投げする人の心理状態2丸投げされる人は優秀!3仕事の丸投げを喜ぼう!大きなチャンス!4丸投げする人に成果を奪われたら...5上司になったら丸投げを活用takeblog2020.com2024.01.17【関連記事】時にはプライドを捨てて、人に頼ることも必要です。仕事が調整ばかりでうんざりな人へ!調整が苦手で悩んでいる人へ!<上司との調整>1調整手段を正しく選択2調整の順番を間違えない3利害を分けて具体的に説明4リベンジは間をあけないその他<関連部署との調整>と<取引先・お客さまとの調整>も解説...takeblog2020.com2024.01.17最後に、一番重要なことを、もう一度!タスク管理には時間をかけすぎない捻出した時間でプラスアルファのタスクを生みだすこれができれば、間違いなく評価が上がります!【関連ガイド記事】仕事ができない辛いと悩む人への対処法をまとめたガイドです。仕事ができなくて辛いと、悩んでいる人へ!7つの習慣と8つのマインドを変えてみよう!7つの習慣:1仕事の質にこだわりすぎる、2キャパオーバー発生、3調整が苦手、4タスク管理が苦手、5優先順位づけが苦手、6会議が目的化、7ついつい言い訳takeblog2020.com2024.01.17【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドです。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。名前メールサイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。Me!takeshi40歳で脱サラ完了!人生再出発!?・17年間勤務した証券会社・金融系システム会社をやめてブログに挑戦中!・会社員、SEへのキャリアアップ情報を発信!・仕事のスキル/キャリア/独立/副業/就活/SNS、など...<略歴>新潟出身→大学から上京→大手金融系システム会社に新卒入社→SE5年→証券会社出向5年→SE管理職7年→独立!←NOW!!takeshiをフォローするtakeblogについてプライバシーポリシーお問い合わせサイトマッププロフィール<この記事の目次>Contents仕事のタスク管理がなぜ必要か仕事には必ず「期限」がある仕事には必ず「完了基準」がある。defined.")}))}()タイトルとURLをコピーしました。