365に関連した記事やコラム、最新情報をブログでご紹介いたします。作成できるグループにいくつか種類があるのをご存知ですか?365の管理画面でグループを作成しようとすると、4つ選択肢が表示されます。グループ(推奨)2配布グループ3セキュリティグループ4メールが有効なセキュリティグループ本日は、この4つのグループの違いと、その他作成できる365グループについて、またどのような時にどのグループで運用するのがいいのかなどについてお伝えしていきます。グループとは、社内外の複数のユーザー間で、Teamsでチャットを行ったり、SharePointサイトでファイルやフォルダーなどデータを共有したり、はたまたチームでカレンダーを共有したりなど、まさにチームで共同の作業を行うにはぴったりのグループとなります。管理者によって有効にされていれば、組織の外部のユーザーをグループに追加できますので、外部のパートナーや、エージェントなどと協力してお仕事をすることも可能です。グループの特徴は、一度グループを作成すると、以下のサービス上にも同じグループ名、同じメンバー構成のグループでサービスが使えるようになることです。・Planner・Yammer(選択式)・Stream・OneNote・PowerBIetc...このようにいくつものサービスが紐づいているメリットとしては、例えば一度Teams上でチームを作成した後に、同じメンバーでチームの共通予定のカレンダーを共有したい!と思った際など、いちいち同じメンバーで新規でOutlookグループを作成せずとも、すでに作成されていますし、1つのグループに集約されて便利にご利用いただける点となります。365グループは、基本的に上記どのサービスからでも作成いただけます。上記(選択式)と記入しているTeamsとYammerについては、他のサービス(例えばOutlookやSharePoint)経由で365グループを作成した際は、自動的に紐づけられません。TeamsとYammerからグループを作成した場合または管理画面からのみ、TeamsとYammerに紐づいたグループを作成することが出来ます。既存の365グループからTeamsのチームとして作成することも可能です。どんな場面で使うのがおすすめ?ご説明したように、365グループは一度作ると様々なサービスに連携したチームができるため、業務を協同で行う場面でご利用されるのがおすすめです!例えば大型案件プロジェクトチーム、新規獲得戦略チームなどプロジェクトごとでしたり、営業部、総務部など部署ごとでチームを作成するのも良いかと思います!2配布グループ配布グループとは、いわゆる一般的なメーリングリストのことです。作成するとグループに対してメールアドレスが1つ作成され、そのメールアドレス宛てにメールを送信すると、グループのメンバー全員にメールが配布(転送)されます。どんな場面で使うのがおすすめ?外部ユーザーでも投稿できるため会社代表のinfo@や、求人採用のrecruit@などのメールグループ、または内部で配信するメーリングリストを利用したい場合には、配布グループがおすすめですよ!ただ、配布グループは365グループのようにSharePointサイトでファイルを共有したり、Teamsでチャットコミュニケーションをしたり出来ませんのであくまでメーリングリストとして使っていただくのがいいかと思います。3セキュリティグループ続いてセキュリティグループについてです。セキュリティグループは、名前の通り(?)安全に、セキュアに、データや情報を共有するためのグループ、と理解していただくとわかりやすいかと思います。OneDriveやSharePointなどでデータを共有する際、共有相手のメールアドレスを入力する必要がありますが、複数人同時に共有したい場合はセキュリティグループを利用します。Aというセキュリティグループに田中さんと山田さんをメンバーにしておき、1つのデータにAグループを1回アクセス権を付与するだけで田中さんと山田さんにアクセス権が同時に付与されます。セキュリティグループを利用して権限管理をするメリットは、例えば部署異動などがあった際、一つずつデータのアクセス権から異動した人を削除せずに、セキュリティグループのメンバーを変更するだけで一括で権限を変更することができます。365グループ・配布グループとのちがいは?セキュリティグループは365グループのように365のサービスに紐づくグループではありません。権限を付与するためだけのグループで、メール配布の機能も持っていないのでその点が配布グループとのちがいとなります。4メールが有効なセキュリティグループさて、上記ではセキュリティグループはメール配布の機能を持っていない、とご紹介しましたが、このメールが有効なセキュリティグループは文字通り、メールも配布できて、アクセス権も付与できるグループとなります。動的グループについて!「動的」とはなんぞや?という話ですが、人数規模が大きくなってくると、入退職もその分多くなり、その都度グループに人を追加、削除、、とやっていては手間がとんでもないことになりますよね??そんなときに、ユーザーの属性(部署や所属オフィスなど)にあわせて自動でグループメンバーから追加、削除してくれるのが動的グループとなります!おお〜素晴らしい!動的グループの種類は以下の3つです。グループ・動的セキュリティグループ・動的配布グループあれ?と思われた方!そうです。実は先ほどご説明したグループに「動的」の名前がついただけなのです!つまり、上記3つのグループは動的にするか動的にしないか、を選べるということになります。作成方法が異なります。グループと動的セキュリティグループはAzureAD管理画面から作成、変更できます。P1以上のライセンスがついてないと作成出来ないのでご注意ください!なんですと〜!そうなんです。Standardのプランですと、動的が選択できないのです。Plan1/Plan2単体でのライセンスもあります。BasicやStandardなどの、Business系プランの方でも動的配布グループであれば作成は可能です。ホッ動的配布グループ作成方法はこちら共有メールボックスについて最後に、共有メールボックスについて!もはやグループなのかって話なのですが、こちらは超お得なメールボックスとなってますのでご紹介。今までご紹介してきた配布グループや365グループ、メール配信の機能があるとご説明しましたが、そちらのグループで受信されたメールはそれぞれ個人に届き、個人のメール容量を消費します。この共有メールボックスはなんと、そのグループ自体に50GBの容量を持っています!なのでグループ、ではなくボックスという名称なのですかね?もう一つ、共有メールボックスの特徴として、1つのメールボックスを複数人がアクセスして使う、というところです。自分の個人の受信トレイ、送信トレイや下書きトレイなどとは別に、共有メールボックス自体の受信トレイ、送信済みトレイとそれぞれ存在します(設定後、自分のOutlookの画面に表示されます)。共有メールボックスにきたメールはその受信トレイに残され、また共有メールボックスのアドレスで送信されたメールはその送信済みトレイに残されます。配布グループからメールを送信すると、送信したメールは通常、送信した人の個人の送信済みトレイにしか残らないため、誰が対応したのかなどが他のメンバーからわからないというデメリットがあります。グループでええやんけ!って言いたくなりますね!いや、そうなんです。365グループは、一番後から出来たグループなので、従来の配布グループやセキュリティグループのいいとこ取りな機能を持ち合わせております。(推奨)と書かれているのでしょうね。365グループが一番汎用性は高いのが事実です。365グループは管理者ではなく、ユーザーも自由に作れてしまうため、乱立されるとグループがいっぱいできてしまって煩雑になってしまいますので、そこは社内ルールで運用されて、やりやすいようにしてくださいね!一応、365グループが作れるメンバーを限定する方法もあります。365であなたのビジネスを快適に。お気軽にご連絡ください。Directory、Exchange、Word、Excel、Powerpointは、Microsoftの製品およびサービス、商標です。株式会社ファインディックスについて。