今すぐ無料登録をしてコンテンツを見てみましょう。しながら抱えているよくある悩みを、COROPSの監修に携わって頂いた沢渡あまねさん、平野乃愛さんとの対談を通じて、解決の糸口になるヒントを見つけていく企画です。今回のテーマは「時間の余裕がない」です。日々の仕事は、業務の遂行、管理、改善の3つにわけることができます。この比率でよくあるお悩みは、業務の遂行/管理に時間を取られてしまい、中々改善に時間を割くことができないことです。どんな風に改善時間を生み出せばよいか、余裕を生み出す原理原則とは何かを解説していただきます。プレイング比率が多い方は、ぜひ参考にして下さい。業務習熟度を可視化したい業務習熟度を可視化する場合は、まずは業務一覧をベースにして作成を行います。※管理者としてのスキルマップの場合は、業務だけに特化させず、ビジネススキルに特化させた一覧を作ります。業務一覧の1つ1つの業務/タスクに対して、出来る/出来ないだけで判断基準を作るのではなく、段階的に基準を設けましょう。その業務/タスクを実行するための必要なスキル/知識を洗い出して一覧化することで、何が足りないから次の基準へステップアップできないかを把握することが出来ます。育成方法2023.12.14チームの稼働を可視化、管理したい業務の稼働を可視化する際は、最初から一つ一つの細かな作業/手順に対して何時間かかるのか?を算出してはいけません。全員の稼働状況を参照して、全体観を掴みましょう。内訳は、以下を参考にして、割合を算出します。業務の稼働を可視化する目的は様々ですが、この割合をまずは把握することで傾向が見えます。チーム立ち上げ当初であれば、業務に全てのリソースを集中させていることが多く、業務に関することに比率が偏ります。その後は、例えば業務を標準化させていくために可視化する、そのための改善時間を確保していく事が必要になります。比率の目安は、別のコンテンツ「体制に必要な人数算出方法」にも記載していますが、全体の15%が改善に使えることが理想です。稼働管理の第一歩は、このような大枠で整理をすることから始めてください。意見を収集するチームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。収集するためのポイントは以下です。定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。・記載内容/頻度をルール化する。目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。QCDS管理2023.12.14日々の振り返りのコツ振り返りは、ビジネスシーンだけでなく、普段の生活でもよく行われます。料理をするシチュエーションでは、想像していた味にならず、どこのプロセスがまずかったのか?と考えるシーンはよくあります。何度かレシピ通りに作っていると、実は簡略化できる工程に気づくことがあります。ビジネスシーンにおいても同じで、実際に計画に沿ってやってみると、想定以上に工数がかかってしまう、実は重要なプロセスが抜けていたなど、予定外のことがたくさん発生します。このように実際に物事を進めていると、改善できそうなところに気づくことが多々出てきます。高い成果を生み出していくには、最初に決めた手順でなく、細かく修正をしながら進めることが大切です。効率的に振り返りをするには、やみくもに振り返りをするのではなく、フレームワークを活用しましょう。ここでは、YWTを紹介します。YWTは、やったこと(Y)→わかったこと(W)→次にやること(T)、と流れで振り返りを行えることが特徴です。Y:今日やったことは何か。W:わかったことは何か。T:次にやることは何か。いざやってみると難しいため、それぞれのコツをお伝えします。上手くいかない事例としては、Yの粒度が荒いケースです。今日は提案資料の作成を行ったとします。できた/できていない。粒度が荒いままだと、何ができたのか?できていないのかが?わかりづらく、次のWも振り返りがやりにくくなってしまいます。具体的なタスクを洗い出すことで、実際の進捗具合が分かりやすくなります。Y(やったこと)に対して、「うまくいった」「うまくいかなかった」という振り返りだけで止まってしまうケースがあります。なく、そこから得た気づき、学び、ひらめきを、書き出すようにしましょう。ストーリー作りは順調に進んでいる。目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。参考になる資料がなくて、自分で考えていたが、アイデアがなかなか出てこなかった。1人で進めるのではなくて、困ったときは、上司に相談すればよかった。うまくいった、いかなかった、という状況から、もう1段要因を考えてみるとよいです。「こうするとうまくいく」、「これをやると失敗する」というところまで掘り下げることがポイントです。次のT(明日につなげられる改善のアイデア)に繋がっていきます。W(わかったこと)から、工夫することを書き出しましょう。こちらも、具体的な内容が書かれないケースがあります。30分考えてもアイデアが出なかったら上司に相談をする。このように、具体的に記載することで、次の日から何をすべきかが、ハッキリと見えてきます。次の日の振り返りでは、このTで書いた上司に相談する、これが効果があったのかどうか、実際に相談しようとしたら、何が起きたのか、という振り返りを行っていきます。このように、自ら考え、進めながら細かく修正を行うことが大切です。