Flowで進めるDX自動車の買い方や使い方の多様化に合わせるように、多摩地域のトヨタ西東京カローラ・ネッツトヨタ多摩・トヨタレンタリース多摩3社が2022年4月に組織を再編し、S&D多摩グループが生まれました。顧客を軸に販売、レンタル&リース、整備を3つの柱とした組織に生まれ変わりました。新たなモビリティカンパニーの姿を目指して地域、顧客を軸に販売、レンタル&リースを担う企業がひとつにまとまって再編する中で、企業内、企業間の連絡事項の多さが課題となりました。様:ワークフロー模索の旅のルーツは、S&D多摩グループ発足前に遡ります。当時のネッツトヨタ多摩では、日々数多くの紙の書類や電話連絡がありました。店舗では日々の消耗品からフェアで使う販促品まで、それぞれに購買連絡があるんです。店舗と各企業本部の間で、これらの連絡がFAXや電話で行われていたのです。ショッピングサイトのようなものを作ればやりとりを簡素化できるのではないかというのが、最初の発想でした。Webサーバを運用してシステムとして作り込めば、管理部門の負担が増えてしまいます。そこで発注機能としてワークフローを使うことを思いついたのです。ワークフローなら部署ごとに管理を分権化すれば、運用負担を分散できますから。サイト上に物品購買サイトを構築しました。S&D多摩グループとして再編するにあたり課題が生じます。365を使っている企業があったのです。365との連携機能が十分ではありませんでした。個別にログインしなければならないので、ひとつのシステムとしてシームレスに使えなかったのです。365と組み合わせて使えるワークフローを探すことになりました。ショッピングサイトのように物品を並べて見せ、必要な品物をクリックしたら購入申請が開くという動作を想定していたので、申請ごとに個別のURLを取得できることが最も大きな要件でした。365と連携できる製品が少なかったというのが印象です。様:単体で動くことを前提にした製品が多くて、金額もそれなりにするし、ノーコードでカスタマイズできる製品も多くありませんでした。システムを使いこなすことを属人化しないという方針もあり、製品選びには難航しました。365と連携できても申請モデルを作るために独自のスキルが必要だったり。本部のメンバーだけなら必要なスキルを学んでもいいのですが、ゆくゆくは各企業に管理を委譲したいと考えていたので、やはりスキルが属人化する製品は避けたいと思いました。私たちの本来の仕事はモビリティの提供であり、ITを勉強することではありませんし。365との連携機能があり、ノーコードで申請モデルを作れます。――事業会社にはそれぞれの目的があります。S&D多摩グループ様では、それは多摩地域のモビリティに貢献することでした。ITはそのためのツールではありますが、その習得が目的になったのでは本末転倒です。簡単に使えること、すぐに業務に活かせることを命題にした製品選びは、本来の事業を伸ばすためのITツール選びのひとつの手本と言えるでしょう。Flowを導入したので、申請モデルの数が多くて移行時はそれなりに大変でした。Flowはノーコードで直感的に操作できて、簡単に教わっただけで誰でも申請モデルを作れるので、メンバーで分担できたのは助かりました。様:ITが苦手な私でも申請モデルを作って展開できたので、使い方はわかりやすいと思います。細かいデザインはHTMLレイアウトエディターで作り込めますし、既存フォームを探してきてコピーして使えるので、似ているものをいくつか作るのも簡単です。私の他にも数人、使えるようになった人がいます。様:最初は、いちから作るのは難しいと感じましたが、似ているフォームをコピーして編集することで、すぐに作れるようになりました。365に統一するため、Googleサイトで作っていた物品購入サイトはSharePointで再構築しました。Flowの申請に直接リンクを貼っています。使い慣れたイントラネットから直接申請画面を開けるので便利です。申請フォームでは、単価と個数から合計金額を自動計算するようにしたので、計算ミスを防げるつくりになっています。――PCの前に座って仕事をする人であれば、キーワードで検索して目的の申請フローにたどり着くのは難しくありません。お客様を前に商談したり、油にまみれてお客様のクルマをメンテナンスしたりすることが本業の人には、容易ではありません。いった事業本来の仕事に就く人々にも使いやすくするため、S&D多摩ホールディングス様ではサムネイル画像から直接申請フローにリンクを貼る工夫をされました。販売系列による重複はありますが、現在400弱の申請モデルが使われています。2023年12月の実績で2700件ほどの申請が行われており、十分に浸透していると言えます。紙の書類で申請していた頃に比べれば、大きな変化がありました。書式を印刷して手書きして押印して社内メール便で送っていたものが、PC上で終わるのはやはり楽です。紙では最大3日ほどかかっていましたが、多くの申請を同日中に処理できるようになりました。どこで滞っているかわかるようになったことも大きいですね。物品購入だけではなく、以前はお客様からのクレーム対応も紙の書類でやりとりされていました。Flowを使うことでほとんどの案件を1ヵ月程度で処理できるようになりました。電子化されたメリットはこれだけではなく、紙の頃にはできなかった申請の集計もできるようになりました。どのような物品の購入が多いのか傾向を把握したり、販促施策に対してパンフレットが実際にどれ位使われたのか、どのエリアで多く活かされたのかなど効果を把握できるようになりました。データをベースに経営に提言できるようになったので、まさにDXですね。――DXを進めるためには、数字に基づいた確かな提言が必要です。紙の書類がベースでは、そのための数字を集計することも困難です。Flowのデータを活用し、頻繁に使われる申請を集計して数値化、業務改善に必要な説得材料も得られました。Flowですが、まだ紙でやりとりされている書類が数多く残っています。Flowに移行していくつもりです。Flowを使ってDXを推し進めていく年にしたいですね。一方でまだ課題も残っています。金額の大きな稟議においては、やはりPC上ではなく紙で見比べて検討したいという声があります。いう案件を決裁するのはまだ抵抗があるのが実情です。そのあたりをどうブレイクスルーするかは、これから考えていかなければなりません。Flowで申請された営業活動などの情報をデータとしてCSVでダウンロードして活かす方法も模索中です。BIのような使い方ができれば、社内にある情報をもっと活用できるのではないかと期待しています。Flowに移行したS&D多摩グループ様。Flowに移行することを考えられています。Flowに移行することで効率化されるのは言うまでもありませんが、S&D多摩グループ様はそこから集められるデータにも着目しています。DX推進の施策を提言するための裏付けとしてデータが活かされたとき、S&D多摩グループ様はさらなる飛躍を遂げることでしょう。活用した実際の業務イメージをご確認ください。ご質問、ご不明点など、お気軽にお問い合わせください。資料をダウンロードいただけます。シリーズに関する新しい情報や、お困りごとに関するナレッジをご提供しています。クラウドコンシェルジュブログの更新情報などを配信しています。ロゴは、弊社の登録商標です。