「今日はこの作業をしようと決めていても、合間に入る“割り込み業務”のおかげで本来やりたい作業が終わらない!」という経験はありませんか?日常的に割り込み業務が入って時間が足りなくなってしまうことに悩んでいるなら、効率化してしっかり集中する時間を作ることをおすすめします。割り込み業務を効率化して、“時間が足りなくなる状態”を解消する方法をご紹介します!この記事の内容よくある仕事の割り込みとは日々の働きがけで割り込み業務も上手にコントロール割り込み業務も効率化!その方法とはおわりによくある仕事の割り込みとはよくある仕事の割り込みは日常の仕事風景を思い返すと、さまざまなパターンが見えてきます。業務に集中したいときに限って電話が鳴り、応対しなければならないシーンはすぐに思い浮かぶ人も多いのではないでしょうか。新着メールがあればすぐに開封してしまい、あとでやればよい仕事が気になって先に済ませてしまおうと作業してしまう...、なんてこともありますよね。他にも、「あの案件の進捗は?」など、今すぐに対応しなくてもいい質問が上司や同僚から投げかけられると、その質問に答える為に対応してしまう、といった割り込み業務もビジネスシーンではよく見かけるものです。したよくある仕事の割り込みは、以下の3つのパターンに分けられます。自分が気をつけることで割り込みを防げる業務1のパターンは、突発的に起こる緊急事態への対応は後回しにできないため、できるだけ緊急業務が発生しないように努める以外の対策はできませんが、2と3のパターンは事前の対策や自分の心がけ次第で改善することができます。それぞれどのように対策すればよいのかチェックしていきましょう!日々の働きがけで割り込み業務も上手にコントロール2のパターン(周囲にアピールすることで防げることができる割り込み業務)に効果的なのが、日々の働きがけです。周囲の協力を得ることで、割り込み業務に時間を取られることなく、やりたい仕事に集中できるようになります。「この時間は作業に集中したいから、基本的に他の応対はできない」と伝え、時間を決めて作業時間を確保するのも一つのの手です。その時間帯には電話を受けることも避けたい、と協力してもらえるよう伝えていれば電話応対に時間を取られることもありません。必要な情報は共有し、いつでも確認してもらえる環境をつくっておくことも割り込み業務のコントロールに繋がります。部署内だけでなく、他部署とも連携可能なツールを取り入れれば、進捗やそのときの状況を誰かに確認しなくても、ツールを見れば把握できるようになります。集中して作業している時間に「あれどうなった?」と聞かれる割り込み業務(対応)を減らすには、普段から周囲へ積極的に状況を伝えたり、ツールを取り入れたりといった働きがけをしていくことが大切です。割り込み業務も効率化!その方法とは割り込み業務は、日々の働きがけ以外にも自分が気をつけていくことで十分効率化できます。3のパターン(自分が気をつけることで割り込みを防げる業務)は「割り込み業務をどう対処していくか」について、自分なりのルールを設けることで、集中する時間の確保も、割り込み業務を効率的にこなしていくこともできるようになります。割り込み業務を効率化するためのルールメールやチャットなどは見ないようにする。タスクリストを作成し、割り込む業務も重要度にあわせてリストに追加。作業しないようにする。メールやチャットで流れてくる様々な情報を都度確認していると、時間をどんどん取られてしまいます。クライアントにも、緊急性の高いものは電話で連絡してほしい旨をあらかじめ伝えておけば、“メールやチャットでくる連絡は比較的重要度の低いもの”となるはずです。集中したいときには、メールやチャットは開かずに、チェックする時間を決めて対応するようにしましょう。タスクリストを作成する方法もおすすめです。口頭で伝えられたものや、メールを確認したことから業務が発生してしまった時は、まずリストに入れておきます。対応するのではなく、重要度に合わせてリストに追加することで漏れを防ぎ、そのとき作業していることに集中することもできます。自分の中のルールがあれば、割り込み業務に時間がかかり、本来やるべき仕事が残ってしまう悪循環を防げるので、決めたルールをしっかり守るようにしましょう。業務効率化に関する詳細はこちらの記事内でも詳しく解説しています。関連記事:業務効率化の手法4つと成功事例、おすすめツール紹介おわりに「やるべき仕事を集中して作業してしまいたい」と思っていても、次から次へと舞い込んでくる割り込み業務でなかなか作業時間が確保できないなら、周囲に働きかけて環境を整えたり、自分なりのルールを設けたりして効率化してみましょう。スムーズに作業できるようになるだけで、時間の使い方も変わっていきます。メリハリをつけた仕事の進め方で、デキる営業パーソンを目指しましょう!トップセールス〜4つの法則〜営業の永遠の課題、それは”人”です。企業活動の中で、営業ほど”人”が成果に影響するものはないと言っても過言ではないでしょう。本資料では様々な営業組織を見てきた弊社が見つけだした、トップ営業パーソンが必ず実践している4つの法則を紹介します。Lab.はクラウドアプリケーションMazricaの開発・提供を展開する株式会社マツリカが運営するオウンドメディアです。営業・マーケティングに関するノウハウを中心に、ビジネスに関するお役立ち情報を発信しています。42024.09.17【時短・効率化】Gmailショートカットキー50選・画像つきで徹底解説52024.09.26【営業本おすすめ10選】新人営業も営業部長も絶対に読むべき本を紹介SFA活用に関する記事2024.10.30SFAとは?CRM・MAとの違いや選び方と営業の成功事例まで解説2024.09.18【2024年最新】SFA(営業支援)ツールおすすめ比較10選|CRM・MAとの違いも解説2024.08.01SFAの必要性とは?営業現場で必要な機能とできること2024.10.09SFAの費用相場は?主要SFAの価格・導入費用を徹底比較!2024.10.09SFAの市場規模が拡大する要因|背景や選び方も解説その他お役立ち記事の関連記事2024.10.28タスク管理が上手い人とは?スキルや方法・便利ツールを紹介2024.10.09デジタルアダプションとは?重要な理由やメリットを解説2024.08.07Mazricaユーザーコミュニティ〜経営層・プロジェクトリーダーが語る社内変革や今後の展望〜開催レポートvol.22024.08.07Mazricaユーザーコミュニティ〜経営層・プロジェクトリーダーが語る社内変革や今後の展望〜開催レポートvol.12024.10.09PMF(プロダクトマーケットフィット)とは?PSFとの関係性や達成までの手順キーワード一覧SFACRMMAExcelDXMazrica製品活用イベントレポート営業戦略営業管理インサイドセールスカスタマーサクセス顧客管理案件管理ABMトップセールス〜4つの法則〜営業の永遠の課題、それは”人”です。企業活動の中で、営業ほど”人”が成果に影響するものはないと言っても過言ではないでしょう。reserved広告ブロックツールが有効になっています!広告ブロックツールが有効になっているため、フォームが非表示になっている可能性があります。フォームを使用する際には広告ブロックツールを無効にした状態で、ページの再読み込みをお試しください。Adblockを無効にしました広告ブロックツールが有効になっています!広告ブロックツールが有効になっているため、フォームが非表示になっている可能性があります。フォームを使用する際には広告ブロックツールを無効にした状態で、ページの再読み込みをお試しください。