導入するという会社さんはたくさんおられます。事務作業効率化で一番槍玉に上がるものといえば「はんこ」ですよね?この記事では「はんこ」を使う承認業務を効率化する方法についてご紹介したいと思います。「はんこ」押すのにもう疲れた「はんこ」業務は何が問題なのでしょうか?みなさんもよくご存知だと思いますが、改めて整理してみましょう。紙の書類のやりとりが必要になるので出社を余儀なくされる(テレワークが進まない)紙だけでなく、物理的な「はんこ」が必要になるので承認場所も限定される「はんこ」を押した日を証明する手段がない「はんこ」を押した人がその「はんこ」の所有者である保証がないその「はんこ」が唯一無二のものであるという保証がない紙の書類を処理するためだけに出社しているという話もよく聞きます。中央省庁でも不必要な押印をなくせという話が出ているように、日本の習慣では無駄な押印がとても多いです。法的にどうしても「はんこ」が必要な書類もありますが、そういうものを除き「はんこ」の代わりになるより確かなものがあれば「はんこ」は排除していく方がいいと言えます。「はんこ」の代わりになるもの「はんこ」の代わりになるものってなんでしょうか?従来は「はんこ」という1つもので済ましていましたが、整理してみると業務によって必要なレベルは違います。このレベルの違いを3つの業務の観点から整理してみましょう。このように業務によって求められるレベルは異なってきます。そのため「はんこ」業務を効率化する場合は対象の業務によって使うツールを変える必要があります。「はんこ」のデジタル化の前にプロセスの見直しを「はんこ」をなくすとなると真っ先に言われるのが、承認業務の電子化です。「はんこ」を押す代わりにPC上でやろうということですね。そもそもその承認が本当に必要なのかを考え直すところからやってみませんか?紙書類が回覧されることを前提とした業務プロセスと、デジタル化を前提とした業務プロセスは、必ずしも同じとは限りません。現在の業務をそのままデジタル化するのではなく、今まで一本道だったところを並行して走れるようにすることで、意思決定までの時間をスピードアップしたりと、工夫できることがたくさんあります。承認業務の見直しは簡単ではありません。権限委譲の社内規定の見直し等も必要になるケースもあるでしょう。言って、面倒だからやめようというわけにもいきません。「はんこ」をやめるという目標は、この見直しのいいきっかけになります。今の業務を見直すというところからやってみてください。この場合は、kintoneと連携できる電子契約サービスがいくつかありますので、そういったものと連携して利用することをおすすめします。向いていないのかというと「非改ざん証明」ができないからです。アクセス権を使って編集できないようにしたとしても、管理者が操作すれば、改ざんすることも、最悪、データを消去してしまうこともできてしまいます。承認の手間をできるだけ省くさて、必要な業務の見直しをして、最低限必要な承認が整理できたとしましょう。ここからデジタル化をしていきます。承認フローのパターンは色々あります。実現できるわけではありません。いうものができて、どういうものができないかはこちらの記事も参考にしてください。一般的に承認業務は企業にとって非常に大事な業務なのですが、その業務を行う人にとっては面倒な業務の1つとも言えます。承認業務を行えるようにする場合は、工夫をしてできるだけ面倒にならないようにする必要があります。Customineを使えばkintone標準機能ではできないような便利機能がたくさん実現できますので、以下の記事を参考に工夫してみてください。本当にそうでしょうか?ITツールの導入やシステム開発はできあがった瞬間がスタートです。