延べ80人以上の応募からワーカーを決定。業務効率がアップし組織マネジメントを見直す機会となった株式会社せいじつ会計は、熊本県熊本市にて2009年4月に設立した。代表取締役の鏡照美氏が税理士事務所で培った数値管理能力や利益構造の見える化、生産性を上げる仕組みづくりが強みで、「経営の在り方を変えたい」という強い想いを持って、地元企業を支えている。内勤スタッフは社員1人とパート2人で、ママワークスの在宅ワーカーは常時5人とスポット対応2人が活躍中だ。今回は、鏡氏に、在宅ワーカー導入のきっかけや成果について話を聞いた。経理アウトソーシング、経営コンサルティング、会計ソフト導入支援や女性働き方改革支援などを行っています。地方の人材不足という課題は早くから認識していたので、地方で無名の弊社が人材調達できるのはテレワークしかないと覚悟し、2015年からテレワークを導入しています。2017年より完全テレワーク化に踏み切り、社内の仕組みはすべてテレワークを基準としたものに切り替えました。未経験者でも、会計知識がなくても、判断しなくてすむような仕組み化もしています」(鏡氏)在宅ワーカーの導入に至ったきっかけは何だったのだろうか。「これまで短時間の子育て主婦のパートで対応していましたが、現在の人員では顧客ニーズに十分な対応ができておらず、スタッフにも負担がかかっていました。結婚・出産による退職や業務量増加に伴う負担が理由で退職を希望するスタッフも出てきました。そのような状況に課題を感じていたところ、内勤ではなく業務委託というフレキシブルな仕組みがあるということを、アイドマの営業当から紹介され導入に至りました。2023年9月から募集を始め、今の体制まで拡大しました」(鏡氏)在宅ワーカーの募集から導入にあたっては、基本的に鏡氏1人で対応したという。「1回目の募集期間の約2週間弱で50人近くの応募があり、2回目の募集も1日に30人以上応募があり、面接や選考にかなり時間がかかりました。求人を出してもなかなか人材が集まらないといわれているなか、このように多数の応募があること自体が本当にありがたいと思いました」(鏡氏)内勤スタッフと共に取り組んだ新しい体制づくり同社では現在、ママワークス経由で委託した7人の在宅ワーカーが活躍している。「給与計算業務を3人(常時2人、副業1人)、会計業務を2人の方に依頼しています。他に、エクセルスペシャリスト2人にスポットで、社内で使っているエクセルのマクロなどをさらにブラッシュアップする作業を依頼しています。1日半かかっていたものが1時間半まで改善した事例があるほど、社内の業務改善に貢献してくれています」(鏡氏)在宅ワーカーとはどのような体制でやり取りをしているのだろうか。「担当リーダーまたは前任者からレクチャー動画・マニュアルなどを使って、作業工程や注意点を伝えるミーティングを事前に行っています。業務を開始してからはチャットにて都度、質問・回答のやり取りをし、必要に応じて電話やZoomも利用しながら対応しています。チャットは業務ごとにグループを作成しており、質問がきたら回答できるメンバーが都度対応することで、できるだけ早いレスポンスをするように体制づくりを進めました」(鏡氏)困ったことや大変だったことについて聞くと、内勤スタッフの負担について教えてくれた。「平日夜間や土日に作業する在宅ワーカーとのやり取りには、内勤スタッフに時間外対応をしてもらう必要があり、コスト的にも、スタッフの物理的・精神的にも負担がかかってしまいました。自分の業務をしながら、引継ぎ用のレクチャー動画をつくったりミーティングをしたり、かなりの時間が必要で大変そうでした。レクチャー動画やマニュアルなどが一気に整備されたので、次の募集からはスムーズにレクチャーができるのではないかという期待は高まりました」(鏡氏)スペシャリストの活躍で、業務時間85%短縮という大きな成果ママワークスサイトの導入効果や良かったことには「専門人材の質の高さ」を挙げる。「応募してくる方は給与計算の経験者ばかりで、業務理解も立ち上がりも早く、主体的に作業に取り組んでくれています。多少のミスはありますが、それらをサポートする過程で内勤スタッフの成長にもつながっているように感じるので、今後も見守っていきたいと思っています。エクセルスペシャリストの人材が非常に優秀で、課題を簡単に説明しただけで、マクロを使った大幅な時短ツールを作成してもらえて、おかげで業務時間が85%も短縮できました。自社オリジナルのエクセル管理ツールを外販できるかどうか検証してもらい、商品化に向けて協力してもらいました。お客様に提案して受注にもつながるという成果をあげています。リアルな採用だと絶対に出会えそうもない専門人材を見つけられ、当社としても積極的な事業戦略を考えることができるので、非常にありがたいし、心強いです」(鏡氏)最後に鏡氏から、在宅ワーカーの導入を検討している企業へのメッセージをもらった。「ママワークスサイトの人材には、素晴らしい経験を積んでいる方々が沢山いると募集をかける度に感じています。在宅ワーカーを活用し業務生産性向上や業務転換を図っていきたい、人手不足のカバーをしていきたいと思われているならば、『単純に在宅ワーカーを活用しても効果性は上がらない』と実際に導入してみて感じています。単なる人材補強として活用するのではなく、組織のマネジメントや事業戦略におけるブラッシュアップの機会にしていくことで、自社の成長を加速化してくれるサービスだと思います。そのために、『どの業務を切り出して、内勤が何に集中していくのか』を企業側が明確にし、在宅ワーカーにとってのより良いやり方を日々のなかで共に振り返り追求していく姿勢が必要です。ダウンロードお問い合わせ。