この訓令は、潮来市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと戸籍担当課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び関連事務を行うシステムをいう。対象となる関連事務については別表第1に列挙するものとする。戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと専用通信回線によって結ばれ、データの入力及び出力の機能を有する機器をいう。戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。)を置き、戸籍担当課長をもってこれに充てる。保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。保護管理者は、戸籍サーバの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について、システム事業者を通して、クラウドサービスの状況、物理サーバのメンテナンスの状況、障害発生の状況等を把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である市長に報告しなければならない。この場合において、戸籍事務管掌者である市長に事故があるとき又は欠けたときは、あらかじめ戸籍事務管掌者である市長が定めたものがその職務を代理する。置き、戸籍担当係長をもってこれに充てる。保護管理者は、端末装置の操作者を指定し、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者を置き、戸籍担当係長をもってこれに充てる。保護管理者は、定期的に又は随時、磁気記録及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、かつ、これを他の業務に利用してはならない。入出力されたデータは、不用となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。持ち運び可能な磁気ディスク等については、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。持ち運び可能な磁気ディスク等には、格納した記録内容が分かるようラベルで明示するなど、適正な管理をしなければならない。事項を台帳に記録しておかなければならない。持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し、復元不可能な処理を施した上で、焼却、裁断等により処分しなければならない。クラウドサービスはサービスを利用する形態であることから、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできず、いつ戸籍サーバの磁気ディスクが交換や廃棄がされたかを知ることはできないため、戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで、戸籍データが記録された磁気ディスクについて、データが復旧されることのない方法で確実な廃棄が行われることを担保する。認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認すること。保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。施錠ができ、持運びができない保管用具に保管するなど、安全を確保すること。作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。ドキュメントを最新の状態に維持し、容易に外部へ持ち出しすることができないようにするため、書庫や戸籍サーバラック等の確実に施錠された適正な場所に保管しなければならない。ドキュメントを複写又は廃棄するときは、保護管理者の許可及び立会いのもと行わなければならない。ドキュメントを外部へ持ち出しするときは、保護管理者の許可を受け、適正に取り扱わなければならない。保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、保護管理者から許可された正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)は、ID及びパスワードを第6条第2項の規定により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、保護管理者から許可された正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。取扱職員及び第1項及び第2項の保護管理者から許可された正当権限者は、ID及びパスワードを第6条第2項の規定により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。保護管理者は、取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、また、戸籍事務の一部を外部委託した場合において、当該受託事業者が受託事務を処理するため必要な範囲において、それぞれ個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。戸籍情報システム事業者は、戸籍情報システムを操作することはなく、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認はデータ取扱責任者が実施しなければならない。戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。戸籍サーバ、戸籍データ及び戸籍情報システムにアクセスするために権限を付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがなく適切に管理運用しなければならない。保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。取扱職員は、ID及びパスワードを第6条第2項の規定により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。取扱職員は、パスワードの入力に際して、パスワードが他に知られることのないように適切に管理運用しなければならない。戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権者以外の者に漏らしてはならない。保護管理者は、戸籍情報システム事業者に必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。その他、戸籍情報システムの運用に関すること。端末装置の操作は、取扱職員でなければ行うことができない。端末装置の操作は、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き行ってはならない。見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き検索してはならない。保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表第2のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に教育、訓練計画を策定し、研修を実施しなければならない。戸籍データの安全を確保するため、年1回以上の定期点検を実施するとともに、記録簿を備えこれを記録するものとする。戸籍情報システムに関する事務に従事する者は、その事務処理について知り得た情報を漏らしてはならない。その職務を離れた後も同様とする。戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。会議は、保護管理者、データ取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。会議の庶務は、戸籍担当課において処理する。附則この訓令は、令和5年1月23日から施行する。PCIDSSを取得しているデータセンターに設置し、保護管理者は認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認する。・パスワードによる起動サーバを起動する者は、保護管理者の指定した戸籍情報システム事業者の正当権限者のみとする。戸籍サーバへアクセスする者は、保護管理者の指定した職員のみとし、業務処理範囲に限定したアクセス制限を設ける。遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に対しても、保護管理者の指定した正当権限者に保守等の業務範囲に限定したアクセス制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止する。・システム使用状況リストシステム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に対しても、サーバ利用に関する履歴を常時記録し、戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認する。クライアントは戸籍担当課及び室に設置し、その取扱いについては保護管理者が管理する。・パスワードによる起動クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。・システム使用状況リストシステム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。プログラムは、戸籍用サーバに格納して管理する。保管場所の内容については、戸籍用サーバの該当箇所に記載したものと同一である。保護管理者は、アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。訓令第1号e000000001e000000007e000000007e000000007e000000008e000000011e000000010e000000014e000000014e000000015e000000018e000000017e000000023e000000024e000000025e000000028e000000029e000000031e000000032e000000034e000000035e000000037e000000038e000000040e000000040e000000041e000000044e000000043e000000046e000000046e000000047e000000050e000000049e000000052e000000052e000000053e000000056e000000055e000000058e000000058e000000061e000000061e000000064e000000064e000000065e000000066e000000068e000000068e000000069e000000072e000000071e000000074e000000074e000000077e000000077e000000078e000000081e000000080e000000083e000000083e000000084e000000087e000000086e000000089e000000089e000000092e000000092e000000095e000000095e000000098e000000098e000000101e000000101e000000104e000000104e000000105e000000108e000000107e000000111e000000112e000000114e000000115e000000117e000000118e000000120e000000121e000000123e000000124e000000125e000000127e000000127e000000128e000000131e000000130e000000134e000000135e000000137e000000138e000000140e000000141e000000143e000000143e000000144e000000147e000000146e000000149e000000149e000000152e000000152e000000155e000000155e000000156e000000159e000000158e000000161e000000161e000000164e000000164e000000167e000000167e000000170e000000170e000000174e000000174e000000175e000000178e000000177e000000180e000000180e000000181e000000182e000000184e000000184e000000187e000000187e000000190e000000190e000000196e000000196e000000197e000000200e000000199e000000200e000000201e000000203e000000203e000000206e000000206e000000207e000000210e000000209e000000212e000000212e000000215e000000215e000000218e000000218e000000222e000000222e000000225e000000225e000000228e000000228e000000231e000000231e000000232e000000235e000000234e000000237e000000238e000000240e000000241e000000243e000000244e000000246e000000246e000000249e000000250e000000252e000000253e000000255e000000256e000000258e000000259e000000261e000000262e000000264e000000265e000000267e000000267e000000268e000000271e000000270e000000273e000000273e000000276e000000276e000000279e000000279e000000280e000000283e000000282e000000286e000000286e000000287e000000290e000000289e000000290e000000291e000000293e000000293e000000296e000000296e000000297e000000300e000000299e000000300e000000301e000000303e000000303e000000304e000000307e000000306e000000309e000000309e000000312e000000312e000000315e000000315e000000319e000000322e000000321e000000325e000000337e000000373e000000385。