どのように作成するのか、について解説します。RFIの目的RFIはその名のとおり、情報の提供を依頼すること、また、そのために作成される文書そのものを指します。得ることを目的に実施されます。誰がどこにどのような内容を依頼するのか?RFIはシステムの発注者側が、検討中の要求仕様やプロジェクト体制、コスト等について実現可能性を考慮した提案依頼を作成するために必要な情報を、システム開発会社等に対し提供依頼するものです。民間企業であればRFPはシステム発注プロセスの中で実施されるためこちらの方が馴染みのある方が多いのではないでしょうか。逆に公共組織では、入札に際しての調達(要求)仕様書と同義に扱われていることが多くRFPという言葉を使用することは少ないかもしれません。このRFPとRFIの違いはどこにあるのでしょうか。RFPによってより良い提案を受けるためには、システムに要求する事項を明確に示す必要がありますが、発注者側では知識不足等のためその判断が難しい場合があります。そこで、必要な情報の収集と整理を行うためRFIを実施することがあるのです。RFPの作成やメリットについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。【初心者編】RFPとは?RFP作成のメリットや注意点、RFIやRFQなど分かりやすく解説!2.RFIの必要性と実施タイミングこれまでRFIの目的やRFPとの違いについて解説してきましたが、ではRFIはどういったどのような場面やタイミングで実施・発出されるのでしょうか。ここからはRFIのメリットを踏まえながらその実施要否や発出タイミングについて解説します。RFIのメリットRFIを実施することで得られるメリットとしては、以下の3つが挙げられます。情報を得ることができる点は大きなメリットと言えます。導入実績についても、自社の業種や規模等に即した情報を得ることが可能です。2プロジェクトや要件の妥当性を判断することができるRFIを複数社に同条件で提示することで、市場の把握と比較が可能になります。そのため、自社がシステム化の目的としていることや、必要と考えている要求について、実現可能性や費用対効果の側面から妥当性を判断することが可能になります。3ベンダー選定の正当性を担保できる参入ベンダーの少ないシステムを除いては、提案依頼対象の選定はシステム発注の成否に関わるとても重要な工程です。側面からスクリーニングが可能となり、ベンダー選定の正当性を担保することができます。これらのメリットを享受できる場合、つまり、提案依頼を出すには情報が不足している、要求仕様を固めることができていない、ベンダー選定の基準が欲しい、といった場合には、RFIを実施すべきと言えます。反対に、これらをメリットと感じないような、情報が十分にあり要求仕様が確定できている場合や、メリットとしては小さく時間やコストを優先したいという場合には、RFIを実施する必要は無いと言えるでしょう。システム発注プロセスにおけるタイミングシステム発注プロセス全体でみると、RFIは現状の課題やシステムに求める事項を整理し終えた後、実際にどのようなシステムを導入/刷新するかという計画策定の初めの段階で実施します。実施後、RFIで得られた情報や要求の実現可否に対する回答を元にシステムへの要求を具体化し、システム導入/刷新計画書を策定します。このプロセスの期間はプロジェクトによって異なりますが、公共組織では大規模システムの調達の際等、正当性や信頼性を高めるために、調達前年等に時間をかけてRFIを実施することも多くあります。プロジェクト全体のスケジュールを考慮して、発注プロセスに取り入れることが重要です。3.RFIの記載項目では、実際にRFIを作成する際にはどのような内容を記載するのでしょう。示し解説していきます。RFIの趣旨・目的どのような経緯でRFIを実施することとなったのか、どのようなシステム導入/刷新を検討しているのかといった背景を含み、RFIに何を期待しているのかという目的を明確に示す必要があります。★この趣旨や目的を明確に記載しないと、ベンダーからの回答が期待外れになってしまう可能性が高くなります。自社情報及び発注の範囲ベンダーに期待に沿った情報提供をしてもらうためには、自社情報を明らかにする必要があります。事業概要や会社の規模といった基本的な情報に加え、検討している発注がどの業務範囲かを提示します。★前提条件となるシステム環境等がある場合にはそれを明確にすることで、自社に合わせた提案を含む情報提供を期待できます。現状課題と目指す姿システム導入/刷新を検討するということは、現状では何かしらの課題があるということだと思います。その課題を明確にし、システム導入/刷新によって何を実現したいのか、これまでのフェーズで検討してきた内容を記載します。★これは、ベンダーとの認識齟齬を防ぎ、適切な情報を提供してもらうためには不可欠な情報です。そのため、RFIの実施前には課題整理等を終えておく必要があるのです。システムに求めること基本的にRFIの段階で細かく要求を提示することはしませんが、どうしても必要な機能や実現したいこと、スケジュール等、選定の前提条件になり得るものがあれば記載します。記載した場合、回答によりその実現可否を見極めて実際に要求仕様として採用するかを検討します。★機能等を細かく指定しすぎると、ベンダー側にとってはRFI作成の作業負荷が大きくなるため、回答を得ることが難しくなる場合があります。情報収集段階であることを念頭に、カタログ等から読み取れないどうしても確認したいことに絞ることが大切です。求める情報RFIですから、どのような情報を提供してもらいたいのか、明確に記載する必要があります。主には、下記の事項です。各サービスの導入費用とランニングコスト運用体制また、RFIで求められる情報に決まりはありませんので、必要な情報があれば適宜追加します。★ただし、詳細な情報を得る場合には事前にNDA(秘密保持契約書)を交わす必要が出てくる場合があります。RFI目次サンプル下記の内容はRFIの目次の一例です。プロジェクトの内容によって記載内容が変わる場合がありますので、参考としてご覧ください。4.まとめRFIは一般的には情報システム発注に必須の工程ではありませんが、GPTechではシステム発注を成功に導くためにはRFIによる情報収集が有効であると考えており、システム発注の支援に入る際には可能な限り実施しています。GPTechではRFIの作成はもちろん、その前段階として課題の整理やシステム化の検討からお手伝いいたします。お気軽にお問合わせください。自治体で情報政策分野を9年間担当した後、IT調達ナビの運営会社である(株)グローバル・パートナーズ・テクノロジーに中途入社。ITコンサルティング業務に従事しつつ、IT調達ナビでシステム発注に役立つ記事を展開するメディア運営業務にも携わる。01IT戦略支援サービスITグランドデザインの策定やITプロダクト事業の計画策定を支援するサービスです。「受託開発モデル中心の事業から脱却したい」「自社のIT技術を活かした、ITプロダクト事業やクラウドサービス等の事業を立ち上げたい」と考える企業さまを支援します。02ITガバナンス構築・運営支援サービスITグランドデザインの実現に向けて、個別の情報システムの企画・整備・運用の指針やプロセスを整備し、モニタリングする体制を構築するサービスです。ITガバナンス業務の運営も支援します。03IT調達支援サービス個別のIT投資の成功に貢献するサービスです。ITを活用した業務改革やシステム導入の計画を策定し、システム会社選定から、開発工程のマネジメント、稼働後の中長期サポートまでのシステムライフサイクル全体のマネジメントを、企業さまと協働で実施します。