サポートお知らせお役立ちページコラムお役立ち資料スキルナビのお問い合わせ製造業パッケージへのお問い合わせパートナーについてのお問い合わせコラム人事関連でお役に立つ情報を掲載しています。多くの企業では、いまだにExcelを使った研修管理が行われていますが、管理が煩雑でミスも多く、多大な工数が使われる結果を招いています。このコラムでは、このようなExcelに依存した研修管理から脱却する方法について説明します。第1回の今回は、Excelによる研修管理の課題を、人事担当者、マネージャ、一般社員それぞれの立場から解説します。管理者としての人事担当者が最初に直面する課題はファイル管理です。すべてのデータを1つのExcelファイルに入れることはできませんから、研修コース単位や部門単位に分割してファイルを管理しなければなりませんし、データのやり取りも、ファイルをメールに添付したり、ファイルサーバー上に置いたりするのは、とても煩雑です。2つ目の課題は進捗管理です。Excelによる研修管理では、研修受講のプロセスが進んでいる間、受講申請から受講後レポートにいたる進捗状況を把握する仕組みがありません。研修受講報告のない担当者に確認メールを個別に送るといった作業をするのはとても非効率です。3つ目の課題は履歴管理です。Excelによる研修管理では、研修コース単位で受講履歴を管理するのが一般的ですが、その場合、特定の社員に関する受講データは複数のファイルに分散されてしまいます。結果として、時系列で社員がどのような研修コースを受講してきたのかを知りたい場合には、複数のExcelファイルからデータを集めて時系列に並べる作業が発生してしまいます。4つ目の課題は集計です。複数のExcelファイルにまたがったデータをまとめて集計するためには、わざわざ別の集計用ファイルにまとめて計算する必要があり、部門別や月別といった異なる集計単位が必要になる都度、面倒な作業が発生してしまいます。承認者としてのマネージャが直面する課題は、人事担当者とよく似ています。マネージャは複数の部下からの研修受講願を承認しなければなりませんから、部下ごと・研修コースごとに受講が適正かどうかを判断するためのデータを必要とします。受講管理がExcelで行われている場合は、部下が過去どのような研修を受講したのか、あるいは、同じ研修コースを受講した部下が他にいないのか等を確認することさえ難しくなります。進捗管理についても、未決済の受講願の有無や、承認した研修を部下が本当に受講したのかを自分自身で管理しなければならず、その非効率さは人事担当者と同様です。人事担当者やマネージャほどではないにせよ、受講する立場の一般社員についても、課題は発生します。受講申請や受講報告の過程において発生するメールやファイルのやり取りは、大変面倒で、申請ミスや報告忘れといった問題が起こります。履歴管理についても同様です。自分自身が都度データを入力、保存し時系列にまとめておかない限り、過去の受講履歴がわからず、同じような研修コースを受講してしまったりします。このように、Excelによる研修管理には多くの課題があり、人事担当者(管理者)、マネージャ(承認者)、一般社員(受講者)のそれぞれに多大な工数がかかり、遅延やミスが出やすく、データを活かした研修企画も実現できないということになります。次回は、このような課題を解決するために必要となる「研修管理システムに求められる機能」について解説します。企業の長期的な成長のためには『人材育成』が不可欠です。その手法には研修を行うものや自己啓発、OJTによるものなどがあります。人材育成の現場で近年注目を集めている「1on1ミーティング」という手法があります。マネジメント2022.04.19【90問式診断あり】エニアグラム性格診断とは?テスト方法やタイプ別の特徴まとめ個々により性格は多様ですが、それぞれの性格に対する理解を深めることで、自己成長や対人関係の向上へも役立ちます。その手助けをしてくれるツールの一つが、「エニアグラム性格診断」です。傾聴は対話の基礎であり、他者の意見や気持ちを真剣に理解する手段です。ビジネスの現場では、傾聴が関係構築、チームの信頼、問題解決にとって非常に重要です。人材の育成に力を入れて、自社の生産性を高めたいと感じている企業は少なくありません。いえ、具体的にはどのようなことから始めれば良いのでしょうか。大企業を始めとした多くの企業で、上司と部下の間での意思疎通を図るために「1on1ミーティング」が実施されています。づくり製造業スキルマネジメントならスキルナビにお任せください!スキルナビは、スキル管理と育成に強いスキルマネジメントシステムです。お気軽にご相談ください。