3名で週2本以上のリリース配信と、マーケティングや新卒採用施策の実施まで手がけるメディカル・データ・ビジョン株式会社の広報室。事業貢献への強い意識を持つ、メンバーの赤羽さん(写真右)と汲田さん(写真左)は、幅広い種類の業務と広報活動をどのように両立しているのでしょうか。国内最大規模の医療ビッグデータを保有する同社の、あらゆるステークホルダーへのメッセージデリバリーのハブとなるお二人にお話を聞きました。脱Excelで、広報の活動量を高めることに成功Q.広報室の役割を教えてください赤羽さん:メディア露出の獲得だけにとどまらない、事業貢献を高める情報発信を目指しています。リリース配信だけではなく、販売企画部門と連携したマーケティング活動や、私が人事担当だった経験から採用活動の支援にも携わっています。汲田さん:実は私も赤羽が人事担当だった時期に採用してもらった一人です。入社して驚いたのは、部署間の垣根がないこと。メッセージの作成と発信に強みを持つ広報室が、広報活動以外にもできることはないか、と常にチームで考えています。赤羽さん:たまに踏み込みすぎじゃないかと心配になるくらいです(笑)Q.「攻めの広報」というだけでは表現しきれませんね。広範囲の業務をカバーしながら、週に2~3本のリリース配信というペースも維持されているとか。情報発信の「量」を意識されているのはなぜでしょうか?赤羽さん:現在の広報室長が着任してから、会社の息遣いを社会に伝えるということで、積極的に情報発信する方針に転換がありました。何かにつながらなくても、思いもよらないタイミングで反応が得られることがあるので、社内だけに情報を溜め込まないことを大切にしています。練り込んだリリースを1本作るよりも、とにかく本数を増やす。私は当初リリースを書くのが得意ではなかったので、スピード感にも苦労しましたね。Q.配信が増えると、「書く手間」と「配信の手間」が重なっていきます。当初はどのような配信方法をとっていたんですか?赤羽さん:当時はExcelの配信リストを取り込んで一斉送信するFAXサービスを使っていましたね。メール配信の場合は、恥ずかしながらリストから一件一件メールに貼り付けていました。私はExcel作業の細かい修正や追加は苦にならないタイプですが、常にリストを最新の状態に更新しておくことは大変でした。汲田さん:私は逆に細かい作業が苦手なので、事故防止のためにもリスト更新作業は赤羽さんにお願いしていたのですが、今は『PRオートメーション』の導入によって簡単に更新ができるので、作業的にも心理的にもかなり楽になりました。赤羽さん:メディアリストのExcel管理はやめようと、広報の皆さんに提言したいです(笑)配信のスピードもかなり上がりますしね。汲田さん:手元のPCで作成したリリース文章を、『PRオートメーション』の画面にコピペすればすぐに配信ができるので、リリース作成業務に集中できるのが嬉しいです。記者との信頼関係構築に、なくてはならないツールQ.情報発信の量をサポートできているようで嬉しいです。配信後のアプローチはどのようにされていますか?汲田さん:リリースの開封状況や、リンクのクリックの有無を全て追えるようになっているので、関心が高そうな記者へ優先的にメールやお電話をしています。他の配信サービスを利用したこともありますが、この機能は唯一無二だと思います。赤羽さん:配信だけではなく、その結果から広報活動への示唆が得られるというのは画期的です。カスタマーサポートの方の対応も安心感があり、なくてはならないツールになっています。Q.時には、あえて「メールの既読がない記者」にアプローチすることもあるとか。汲田さん:そうなんです。記者ごとの取材問い合わせの履歴など全て『PRオートメーション』で紐づけているのですが、過去やりとりが多かったのに最近リリースを開封していない場合は直接連絡することがあります。業界の最新情報の提供が掲載につながることがあるためです。赤羽さん:私たちの仕事は関係性構築が全てですから、相手目線でのコミュニケーションを常に意識しないといけません。ツールからそのヒントをもらえるのはすごく助かりますね。記者情報を『PRオートメーション』で一元管理されているんですね。それまではどのようにチーム内で情報共有していたんですか?汲田さん:広報室では、毎日の朝礼と夕礼で情報共有をしていて、日中もよく会話をするのでコミュニケーション量はかなり多いと思うのですが、それでも膨大なリストの記者情報すべてを全員が把握することはできません。リリースへのアクション履歴、取材中の場合はその進捗まですべて紐づけられるので、状況が一目瞭然。振り返りもしやすくなりました。記者ネットワークの丁寧な蓄積が、事業貢献につながるQ.メディアリストの管理に重きを置いていることが伝わります。今後、注力していきたい分野や活動はありますか?赤羽さん:今まで我々と接点が少なかった、BtoC領域のメディア開拓ですね。「医療を選択できる社会の実現」に向け、診療データを患者本人が確認することができる『カルテコ』というサービスの認知拡大を目指しているところです。一般消費者向けの情報発信は、思いがけないジャンルとの連携が拡散につながることもあり、今まで以上にメディアリストの管理が大切になってくるだろうと感じています。汲田さん:ペット関係など、今までにご縁が少なかった媒体の記者開拓も経験しました。今まで以上にネットワークを広げていくためにも、たとえば今後『PRオートメーション』に名刺管理ツールとの連携が進むとより使いやすくなるのではないかと思います。Q.開発要望をいただき、ありがとうございます。ユーザーの声をすぐに機能改善に生かせるところも強みにしています。最後に広報担当の皆様にメッセージはありますか?赤羽さん:私たちは「広報の仕事はリリース配信がゴールではない」をモットーにしています。配信の手間を少しでも軽くし、事業貢献につながるための情報発信にいかに時間を使えるかをこれからも大切にしていきたいですね。そのためにも、メディアリストのExcel管理から脱却するのがオススメです。素敵なお話をありがとうございました!広報の効率化・見える化のことなら、私たちにご相談ください。PRオートメーションはDXで広報を効率化し、プロセスと成果を見える化する国内初のクラウドPRツールです。30以上の機能で皆様の広報・PRをサポートします。次のページへこんな記事も読まれてますIT・インターネットIT・インターネット株式会社ビービット競合分析をもとに広報戦略を設計。競合分析をもとに広報戦略を設計。