【新人Webディレクター向け】打ち合わせの議事録フォーマット紹介2021.05.20TwitterSharePocketHatenaLINEコピーするこんにちは、moniです。仕事の打ち合わせなどで議事録書いていますか?Webディレクターの方なら新人の頃に先輩に言われて取ったり、その後も自発的に書くことがあると思います。自発的にとっておけば「自分があとで見たときにもわかりやすい」し、共有すれば「必ず感謝」されます。人は誰もが基本的にめんどくさいことはやりたくないものです。そんな時は「逆転の発送」で、自発的にそういった部分をやることで「自分の価値」が生まれてきます。今回はそんな自分の価値を上げたいディレクターに向けた第一歩、議事録のフォーマットを紹介します。■その他(何かあればここに自由にメモなど書いておく)それぞれの解説いつ、どこで、誰がまず最初にこれを書きましょう。ひと目で状況を把握できます。(相手の会社、自社にわける)を書きましょう。何を話したのかこれが見出しになります。何についての話だったのか、がわかります。事前に話す内容が決まっているのであれば、ここまでは事前に作っておくこともできるので、当日慌てることなく、メモしていくことができます。何が決まったのか話した内容の中で決まったことがあれば書き出しておきましょう。話がどんどん進むと「あれ?結局どうなったんだっけ?」と打ち合わせ最中でさえ、思い出せなくなることもよくあります。いった時にはメモを見て「◯◯◯に決定しました」とサッと一言添えてあげることで、会議はスムーズに進みますし、感謝を受けることもあるので、積極的に行いましょう。誰が、いつまでにやるのか決まった内容によってなにかしらの作業が発生することもあります。いった場合もしっかりとメモしておきましょう。ここで抜けがちなのが、誰がいつまでにやるのか、ということです。会議中は「積極的に発言しなければ」という意識で臨んでいる場合が多く、ポジティブな発想をしやすい状態になりがちですが、会議が終わるといわゆる「スーパーマリオの無敵状態」が終わり、意欲が下がることが多いです。なると、会議中に「やると言ったことを忘れてしまう」ことも多く、次回の会議でまた同じことを話すことにもなりかねないので、担当者(責任者)と期日を明確にしておくことで、仕事を円滑に進めていくことができます。ワンポイント事前に準備しておく予め会議の内容が決まっている場合、議事録フォーマットは事前に準備しておくことができます。いつ誰がどこで、は当然書いておくことができますし、何を話したのか、は議題ごとに項目を立てておけばOKです。事前に慌てて準備することがないので、私の経験上、余裕を持って議事録を取ることができます。事前にアジェンダの流れが頭に入っているので、より理解が深まるだけでなく、新しい意見や発想が生まれることも多いです。書いていき、もし不足があるようなら話の折をみて、確認をとっていけば精度の高い議事録ができあがります。会議の最後に振り返るこの役割は本来、ファシリテーターが務めることが多いですが、わりと抜けがちになっていることもあります。なると、会議の精度が下がってしまうため、議題が多いのに最後にまとめや振り返りがない場合は、「最後に認識確認だけさせていただいてもよろしいでしょうか」と進言し、積極的に認識合わせをするようにしましょう。議事録を共有しましょう。メールでもSlackのようなチャットツールでも、参加者や関係者に伝わる方法ならばなんでもOKです。私の所属する会社ではSlackでの共有が多いです。まとめ今回は基本的な部分についての紹介でしたが、人によって必要な要素は千差万別です。これもあったほうがいいかな、と思ったことはとりえず入れてみて試してみることをオススメします。あとから振り返って逆にわかりづらくなることもあるので、その時はその項目は削除するなどして自分なりのベストな議事録フォーマットを作っていきましょう。私の経験上、「やったほうがいいかもしれない」と思ったことは積極的にやってみることで、いい結果につながることが多いので、怖れずにアクションしていきましょうここまで読んでいただき、ありがとうございました。この記事がお役に立てば幸いです。【食費を節約】イオンオーナーズカードのススメこんにちは、moni(@moni2306)です。私の家では食材の購入にイオン系列のお店を利用することが多いのですが、同じようにイオン系列のお店を多く利用する方にはおすすめの情報があります。効率化Slackに投稿したメッセージを自動でスプレッドシートに書き込む方法をまとめましたこんにちは、moni(@moni2306)です。先日、Slackに投稿したメッセージをリアルタイムにスプレッドシートに書き込みしたい、という依頼を受けてやってみたところ、思いの外、簡単にできました。【無料】Webサイトの監視ツールを作成する方法こんにちは、moni(@moni2306)です。私も様々な場面でGoogleフォームを使っています。業務効率化やポイ活に関する自動化をシェアしています。2021年からブログ開始。