管理職に求められる役割の一つとして、仕事の配分があります。組織の目標を達成するため、または部下の育成のため、あるいはチーム編成の変更があった場合など、管理職として部下の仕事の割り振りを見直し、適宜変更することが必要です。経験豊富な中堅・ベテランに仕事を多く割り振る方が安心だと思いがちですが、新人やアルバイト社員に任せるべき仕事まで回していませんか?今回は、組織マネジメントなどのコンサルティング業務に携わってきた弊社のエグゼクティブ・アドバイザーがこれまでの経験から培ってきた、ベストな「仕事の配分」をご紹介します。業務に不慣れな非熟練者のパフォーマンスを引き上げるために、管理職・リーダーがやるべきこともお伝えします。貴組織マネジメントの参考にしていただければ幸いです。業務の8割はルーティンワーク?非熟練者に回す仕事を洗い出し、マニュアルを作る非熟練者をねぎらう言葉がけと、心理的安全性の高い職場づくり変化に強い組織をつくり、持続的に成長する業務の8割はルーティンワーク?組織の業種・職種・人員などによって異なりますが、私が長年多くの組織を見てきたなかで言えるのは、組織の業務の80%は通常業務(ルーティンワーク)であるということです。安定した成長を続ける組織においては、およそ以下の割合で仕事が配分されています。管理職やリーダーが関わるべき業務は全体の8%しかありません。数が少ないように見えても、部署としての方針策定やメンバーの業績評価など、部下に任せてはいけない責任重大な業務ばかりであり、ミスをすることは組織として致命傷となります。役職者が行う承認や押印を部下に任せることも、ガバナンスの観点から適切ではありません。中堅やベテランがやるべき12%の業務とは、非熟練者へのきめ細かいフォローや管理、ルーティンワークの中でもイレギュラーが発生した時の対応となります。イレギュラー案件についてさらに上の人の判断を仰ぐべきレベルかどうかの判断や、管理職・リーダーを補佐することも求められるでしょう。非熟練者に回す仕事を洗い出し、マニュアルを作る組織の成果を最大にするためには、非熟練者でもできるような通常業務に管理職やベテランのリソースを使ってはいけません。8割の業務は非熟練者に回せると心得て、仕事の配分を決めましょう。そのためにまず管理職・リーダーがやるべき仕事は、中堅・ベテラン層からヒアリングをして個々の業務やタスクを整理し、非熟練者に回す仕事を徹底的に洗い出すことです。誰にでも業務を行えるようルールを策定したり、マニュアルを準備することで、業務品質の向上やスピードアップにつながり、非熟練者でも不安なく、前向きに行動することができます。以下に使いやすい業務マニュアルのポイントを列記しましたので、参考になさってください。【使いやすい業務マニュアルの6つのポイント】1仕事の全体像が俯瞰(ふかん)できる2考え方の軸(仕事の判断基準)が示されている3到達目標が数値や明白な行動レベルで示されている4実務の確認点が「チェックリスト」で示されている5用語の意味、ノウハウ・コツなども記載されている6クレーム・トラブルなどが「見える化」されている非熟練者をねぎらう言葉がけと、心理的安全性の高い職場づくり具体的な業務の指示や日々のフォローは中堅~ベテラン層が行いますが、「新人の〇〇さんは仕事を覚えるのが早い」といった報告を受けた時や、現場で頑張っているアルバイト社員の姿を見かけた時には、管理職・リーダーからも直接ほめ言葉やねぎらいの言葉をかけましょう!また、誰もが安心して働けるよう、管理者・リーダーが率先して職場の心理的安全性を高めることも大切です。以下4つのポイントを押さえ、取り組みを実践しましょう。【心理的安全性を高める4つのポイント】1コミュニケーションが円滑な明るい職場にする2ハラスメントを許さない環境・風土をつくる3失敗が許容されチャレンジできる居場所をつくる4チームの方針、メンバーへの役割期待を明確にする8割もの業務を任せる非熟練者の自発的な貢献意欲を引き出し、彼らのパフォーマンスを最大限引き上げることができれば、必然的に組織全体として得られる成果も大きくなります。変化に強い組織をつくり、持続的に成長する上記の通り、業務の適切な配分を知り、非熟練者でもできる仕事を増やすことは、組織の成果の最大化につながります。仕事の属人化を防ぎ、組織的な対応ができるようにもなるので、メンバーが急に異動になったり、長期休暇を取ったりすることになっても安心です。どんな変化にも強い組織をつくり、持続的な成長につなげることこそ、管理職・リーダーが真に果たすべき役割と言えます。1令和流の営業マネジメントの「要」とは~"個を見る"部下育成で最大の成果を出す本コラムでは、インソースの営業部門を統括するマネージャーが実践する、"個を見る"部下育成で成果を出す3つの手法をお伝えします。一昔前の「売上(数字)至上主義」から脱却し、多様な価値観を持つイマドキ世代の部下たちをどのように導けば売上目標を達成することができるのか、参考にしていただければ幸いです。2023/07/19突然の社長命令、あなたはその真意をくみ取れるか(後編)これってまさか左遷辞令!?本コラムでは、弊社のエグゼクティブ・アドバイザーが、「社長からの突然の異動辞令の真意が分からない」と悩む管理職の方に、社長の頭の中にある2つのキーワードから、辞令の裏に込められた真意は何かを解き明かします。2023/07/19突然の社長命令、あなたはその真意をくみ取れるか(前編)これってまさか左遷辞令!?本コラムでは、社長をはじめとする経営層とのコミュニケーション不全に悩む管理職の方に、経営層との意思疎通がもっと上手くいくよう、弊社のエグゼクティブ・アドバイザーが経営層の2つの"思考のモノサシ"を解き明かします。2023/06/29「次世代リーダー育成」の時流とメソッド本コラムでは、次世代リーダー育成の対象層が若年化しており、どのような人材が求められているかについてご紹介します。低さ」「エンゲージメントの低さ」といったよくある課題にもお答えしています。課長に求められる「現場トップ」としての3つの役割~部長・係長との違いとは課長の役割は、「現場トップ」として現場のPDCAサイクルを徹底的に回し、円滑に動かすこと。適材適所の最適な人員配置を考え、自部門を目標達成へと導いていきます。新任課長の方のこれからの活動指針として、また階層別教育における問題解決のヒントとしてご活用ください。管理職は何をマネジメントするのか?管理職に求められる最大の役割は、マネジメントです。いえ、マネジメントという言葉が何を指すのかが曖昧になってしまっていることがよくあります。今回は管理職がすべき、3つの具体的なマネジメントについてお伝えします。本ページでは、人事評価・考課の場面で評価者が「悩みがちなケース」を、4つのプロセスに沿ってお伝えいたします。期首(期初)に行う目標設定や期中の支援・マネジメント、期末の評価・評価面談に至るまで、「人材育成」につながるポイントをご紹介いたします。世代のギャップを乗り越え、部下の活躍につなげられる上司を目指す!~若手世代の「常識」と、力を引き出す接し方とは?本ページでは、管理職が異なる世代の部下と上手く付き合っていくための方策をお伝えいたします。今回は、若手世代の「特徴」を理解したうえで、接し方、個々の活躍につなげられる、上司としての接し方や部下の活かし方のポイントをお伝えします。中で成果や利益を出していくうえで必要なこととは何でしょうか。現在インソースで管理職として活躍中の3人が感じている課題について、社外取締役との意見交換を行いました。「仕事を任せる」と「仕事を丸投げする」の違い権限委譲が上手にできることは、管理職に求められる基本的なスキルです。すると権限委譲が、単なる丸投げになってしまうことが多いように思われます。丸投げは業務の品質や効率を劣化させたり、大きなリスクをはらむ場合もあります。丸投げの弊害と原因を知って、丸投げを回避し、権限委譲を正しく行うことが重要です。管理職が部下に仕事の丸投げをした場合、自覚症状がないこともあります。「何が丸投げなのか」「どこが丸投げなのか」、そのポイント3点をまず理解しましょう。本コラムでは昇進された新任管理職の方に、弊社のエグゼクティブ・アドバイザーが「"攻め"にも"守り"にも強いリーダー」になるための4つの課題をを明らかにします。管理職に昇進した以上、大いに活躍してさらに上を目指すために、自分を磨く計画の参考となれば幸いです。更新エンパワーメント「エンパワーメント」を人事・労務の観点から解説します。エンパワーメントとは「力を与える」という意味で、ビジネス分野では「権限委譲」を表す用語として使われています。部下に裁量権を与えて自立を促すエンパワーメント経営は、現場でのスピーディな意思決定を可能にし、市場における機会損失の防止と競争優位の保持につながります。誰よりも汗をかく管理職の姿を見せる~社会人15年目のつぶやき管理職の悩みは多岐にわたりますが、その一つに「部下をうまく動かせない、指示を聞いてもらえない」ことが挙げられます。そんな時、部下と信頼関係を築けているか、適切なマナーで接しているかを顧みるだけでなく、「あの人の仕事ぶりにはかなわない」と圧倒的な成果や姿勢を見せているか、という点も重要になります。世代のギャップを乗り越え、部下の活躍につなげられる上司を目指す!~ベテラン世代の「複雑な感情」と、期待される役回りとは?本ページでは、管理職が異なる世代の部下と上手く付き合っていくための方策をお伝えいたします。今回は、ベテラン世代の「複雑な感情」を理解したうえで、さらなる活躍を促す仕事の任せ方についてご参考くださいませ。