「一の入力単位」→買掛の請求書を複数件一括で伝票仕訳をしている買掛の請求書を複数件一括でスキャンして、1つの電子化ファイルにすることは要件違反になる。「一の入力単位とは、意味として関連付けられたもの及び物理的に関連付けられたものをいうのであるから、お互いに関係を持たない複数の国税関係書類を一度にスキャニングしたからといって、それをもって一の入力単位ということにはならない。伝票番号等による検索が必須となりました。意気込みの高くない企業は、ここでスキャナ保存を諦めます。「一の入力単位」を実現するために仕訳方法の見直し「取引先名」など検索要件を満たす入力の見直しにチャレンジしようとしています。本チャレンジの前提は、次のものがあります。証憑画像を開く(2)上記を実現することの実現の見通しがつくこと(3)具体的には電子文書管理システムと会計システムがAPI連携でシームレスにデータ交換して・仕訳データから検索用データが電子文書管理システムにインポートでき・電子文書管理システムに保存された証憑画像が伝票画面からURLリンクで開けることが推進のポイントとなりました。賢明な判断だと思いますし、そのように導けたコンサル業務に満足感を持つことができました。・初期申請の後、対象書類を増やすことはかのうか?→可能:追加申請による・取りやめは可能か?→可能:取りやめの届書がある・変更はできるのか?→可能:変更の届書があるなどでした。2024アンテナハウスPDFソフトの統合製品!「印紙税が不要となる電子契約」における電子署名やタイムスタンプについてご存知ですか?昨今「電子契約」が爆発的に普及しつつあります。「印紙税削減」だけでなく業務効率向上の事例が沢山公開されています。「電子取引」書類としての電子保管の要点これらの注意点に興味がおありの方は下記セミナーがお勧めです。参加をご検討ください。マネジメント協会が発行したものです。化は、現場では一般的に行われていますが、そのままでは「e-文書法」に対応できません。沿った運用をすれば簡単に電子保管と紙図面の廃棄が可能です。いいと思いませんか?興味おありの方は、下記セミナーをご覧ください。おける図書の電子化と保存について、詳しく(「電子証明書」や「タイムスタンプ」についても)解説します。本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?投資対効果の見える化が最初に必要です。説明を受けると尻込みするお役様が大半だと考えます。スキャナ保存の申請承認件数が250%になり、今も多数のお客様が興味を持ち、調査しているのでしょうか?ある程度規模の企業は証憑数が多く拠点も複数あるから、拠点での管理、拠点からの送付、拠点に写しを残し、本社経理に送る、本社と拠点間での移動時間や受け払い管理だけでも相当な手間をかけているのですが、現在やれていることが普通だと考えている企業は、スキャンすることが余分だと見えてしまい、誰にスキャンをさせるのか、スキャンを担当するかたの意見を聞き、やっぱり無理となっている企業を沢山見てきました。なく、購買や経理業務全体のあるべき姿や働き方を改革していこうとするチャレンジする企業は、見積もりを取り、値ごろ感のフィットしたものと巡り合った時に導入の決断をしていると思います。ある程度の規模の中小企業であれば50万円~100万円程度であればその年度の収益状況で投資は可能ですし、その程度の投資でスキャナ保存できるのであれば数年で投資は回収できると経験上思います。本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」3今回は推進された事例をもとに考えてみましょう1.平成27年の9月30日以降は、ITベンダー様が主体になり、自社導入しつつ、お客様に販売すべくスキャナ保存を積極的に導入し、税務署に申請書を提出されています。今年(28年)は更にスマホ経費精算システムのベンダーさんが積極的に開発して自社申請しつつ、お客様への提案をされています。拡散していくことでしょう!2.筆者のコンサルティングの例では・年商13億年の中小企業様が12月末に申請されて4月から本番稼働されました。この企業様は社長様が電子化と紙証憑の廃棄を積極的に総務経理部門に指示をされました。請求書を中心にしたもので本社と1拠点を対象に第一展開を掛け、評価してから他の拠点への第二次展開を掛けられました。現在は検索キーを手入力されていますが、来年は会計システムからCSVを取り込んで業務効率を更に向上させることを目標にされています。・年商30億年越えの中堅企業様は、既に電子化して、フォルダー管理していた中で、本格的な紙証憑の廃棄を目指してスキャナ保存に取り組まれました。複合機でスキャンしていたので、スキャン作業そのものが苦にならなかったことが幸いしています。3,000件/月当たりをスキャナ保存しています。当初から会計システムからCSVを受け取り、CSVを有効利用しながらスキャナ保存を効率的に運用されておられます。お客様から申し込みのある契約書のスキャナ保存をBPOで実現されています。5,000件/月の契約申込書をスキャニングセンターで電子化してタイムスタンプなどの措置を施し、その後、その企業様のPC環境にスキャナ保存データを検索とタイムスタンプ検証できる形で毎月納品されています。お客様先にPCx1台】その他多数、ご相談を受けして対応させて頂いております。スキャナ保存のメリットを集約すると下記の様になります。本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。皆様は混乱されていないですか?電子帳簿保存法4条2項が書類のデータ保存、4条3項がスキャナ保存です。保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。上記の違いはお判りでしょうか?4条3項(スキャナ保存)は、作成した紙証憑の控えと受領した紙証憑の電子化原本廃棄のことです。4条2項(書類のデータ保存)は一貫してPCなどで作成した書類のデータ保存です。これは法の趣旨からして改ざんの余地が無いシステムであること担保する必要があります。よって販売管理システムなどで柔軟に修正が出来てしまうようなものは書類のデータ保存の申請は承認されないと考えるべきと考えられます。その時、控えを紙で保存する。その紙を電子化して原本廃棄したいから4条3項を申請する。本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。必須で承認後の証憑しか対象に出来ない国税重要書類は、お客様にとって運用に自信が持てなく、投資対効果も疑問視される場合があるようです。グレースケール保存で良く、過去分もスキャナ保存可能です。国税一般書類と重要書類の分類仕分けや(必要に応じて)税務署への確認が必要ですのでその点ご注意ください。http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a31来年の4月1日からスキャナ保存を実施するには今年中の税務署への申請が必要です。