会計業界トピックスの一覧へ戻るTweet公認会計士や税理士を目指す方は、数字に明るいことに加えて、データを見やすくまとめるスキルも身に着けておきたいものです。このコラムでは一歩先へ進みたい会計業界の人を対象にExcelの知識を提供いたします。今回は見積書や請求書などの雛形作成に役立つ「IF関数で#N/Aを非表示にする方法」についてお伝えいたします。どんな時に#N/Aの表示がされるのか?前回の記事では、取引先情報を一発で表示させるための「入力規制とVLOOKUP関数の合わせ技」について説明しました。記事の最後に「請求書や見積書の商品名を入力規制で設定し、型番や単価をVLOOKUP関数で設定するなどの使い方ができますよ」といった案内をしました。見積書や請求書などの場合、取引先情報が空欄になることはまずありえませんが、商品情報の場合は空欄になるケースがあります。VLOOKUP関数の「検索値」に指定したセルが空欄の場合、【図1】のように「#N/A」というエラーが表示されてしまいます。セルC10には「=VLOOKUP(B10,$B$17:$D$19,2,0)」と入力されています。この場合、検索値はセルB10となりますが、肝心のセルB10は空欄です。範囲に指定したB17:D19のどれにも該当しないという結果になり、エラーが表示されます。Available:利用できませんよ)」とエラーが表示される仕組みになっています。IF関数を使って#N/Aを非表示にする【図1】で示したようなケースであれば、「IF関数とVLOOKUP関数の合わせ技」を使うことで#N/Aを非表示にできます。VLOOKUP(B10,$B$17:$D$19,2,0))」と入力します。絶対参照の$は、なくても問題ありませんが、あるとコピーの際に便利です。この式は、=IF(B10=””,””,VLOOKUP(B10,$B$17:$D$19,2,0))もし、セルB10が空欄なら、空欄を表示しなさい。なければVLOOKUP関数の結果を表示しなさい。「そうじゃなければ」とは、今回の場合「もしセルB10に数字や文字など、何かしら入力されていれば」という意味になります。実際にセルC10にこの式を入力すると【図2】のようになります。#N/Aが非表示になりましたね。C7:C12およびE7:E12にもIF関数を設定すると、随分スッキリします。金額欄はIF関数とISNUMBER関数の合わせ技C列やE列はスッキリしましたが、F列の金額欄がまだお困りではないでしょうか。F列を計算するには、E列のTAX欄を意識しなければなりません。今回の場合は、下記の3通りが考えられます。この3通りの条件を一つの式にまとめてF列の各セルに入力しなければなりません。式は少し長くなりますが、IF関数は優秀ですから3つの条件ぐらいすぐに処理してくれます。セルF10の場合、下記のように入力します。IF(ISNUMBER(E10),C10*D10*1.08,IF(E10=””,“”,C10*D10))もしセルE10が数値なら、単価×数量×1.08を表示しなさい。なくもし、セルE10が空欄なら、空欄を表示しなさい。どちらでもなければ、単価×数量を表示しなさい。最後の「どちらでもなければ」とは「数値でも空欄でもない状態」つまり今回の例では「文字列の場合」を意味します。「もしセル●●が文字列なら、~」と設定したい時には「=IF(ISTEXT(●●),~)」を使いましょう。IF関数とISNUMBER関数の合わせ技を実際にF7:F12に設定すると【図3】のようになります。#N/Aなどのエラーは画面で見たときだけではなく、印刷をした場合でもばっちり表示されてしまいます。エラーが印刷された状態の見積書や請求書は格好悪いですよね。言って一つ一つエラーを削除していくのは効率が悪いと評価されてしまいます。した雛形を作っておくだけで作業効率がグンと上がります。セミナーTweet関連記事こちらの関連記事はございません。下記のリンクより最新記事をご覧ください。転職サポートという選択MS-Japanのキャリアコンサルタントがあなたの転職をバックアップします。