仕事LIFEZoomを使いこなす8つのテク|知っておくべきマナーや機能をおさらい!2020.07.31コロナ禍で在宅勤務になったり、家族や友達に会うのも自粛したりと、私たちの生活スタイルは一気に変わりました。そんな今、バーチャルで会える手段として注目されているツールがZoom。どんな風に使えばいいのか、そして知っておくと便利な豆知識を紹介します。実は、招待される側ならアカウント登録も不要で簡単にできるんです。Q1:最初に何を準備すればいいの?A1:ゲストとホストですることが違いますZoomの通話には、招待する側(ホスト)と招待される側(ゲスト)の2つの方法があります。(ゲスト)ホストに招待メールを送ってもらう↓メールのURLリンクをクリックする↓Zoomクライアント(アプリ)をダウンロードする↓Zoomクライアント(アプリ)を開く↓ホストに認証してもらって通話開始パソコンとスマホで若干、手順が違いますが、最初はゲスト側として参加すればそれほど難しくありません。ゲスト側の操作に少し慣れてきたら、今度はホスト側になってみましょう。BOXQ2:Zoomの基本マナーが知りたい!A2:3大マナーをおさえて対面時や電話と比べて注意すべき部分もあります。下の3大マナーを知っておいて。1:雑音を極力減らすマイクを使った通話では、通常よりも雑音に気を配る必要があります。飲み物をすする音や、キーボードのタイピング音なども拾われる可能性があるため、自分が話さないときはミュート(消音)機能を使うといいでしょう。家族の声や生活音などは、プライバシーにも関わるので注意しましょう。2:カメラに映り込む背景に注意するビデオ通話時には、カメラに余計なものが映り込んでいないか気をつけましょう。布で覆って隠したり、バーチャル背景機能を使うと、不要な映り込みを避けられます。家族や同居人が不意に映り込まないよう、事前に通話の予定を知らせておくとよいでしょう。3:安定した通信環境を確保する快適な通話には、安定した通信環境が欠かせません。電波の悪い場所や、通信制限がかかっているような状況では、満足にデータ通信が行えず、通話に支障をきたしてしまいます。通話は良好な通信環境で行いましょう。動画や文字だけも投稿OKビジネスで必須のZoomテクニック次に、仕事で使えるテクニックをご紹介します。自分がホスト側になって、オンラインミーティングをしっかり仕切ってみて。Q3:オンラインミーティングを主催することに。準備しておくことは?A3:「ミーティングをスケジューリング」機能で会議が便利に前もって参加者に招待を送っておくことで、みんなが会議の予定時刻にスムーズに参加できるようになります。BOXZoomクライアント(アプリ)を起動し、ホーム画面から「スケジュール」を選びます。BOXスケジューリング画面が表示されるので、各項目を入力していきます。2:ミーティングID参加に必要なミーティングIDを設定。ビジネス用途の場合は「自動的に生成」を選びます。3:パスワードIDとともに参加の際に必要となるパスワードを設定します。4:ビデオホストと参加者のビデオ設定(オン/オフ)を行います。5:カレンダーOutlook、Googleカレンダー、他のカレンダーの中から連携したいものを選びます。BOX入力後、「スケジュール」をクリックすれば、ミーティングのスケジュール設定は完了。後は「クリップボードにコピー」をクリックして招待文をメールに貼りつけて、参加者に送信しましょう。Q4:資料を見せながら会議がしたいA4:「画面を共有」機能を使ってこの機能を使えばエクセルやパワーポイントなどの資料を、会議の参加者に見せながらプレゼンをすることもできます。BOXパワーポイントなど共有したいファイルを、別ウィンドウで開いておきます。次にZoomの通話画面を開き、下部の「画面を共有」をクリックします。参加者全員に共有したい場合は「複数の参加者が同時に共有可能」にチェックを入れておきましょう。BOX画面の共有メニュー(ベーシック)が開くので、共有したいファイルなどを一覧から選択して右下の「共有」をクリック。参加者に資料を見せながら通話することができます。■画面共有でこんなこともできる・ホワイトボード機能を使えば、参加者の意見などを書きながら進行でき、わかりやすい。・パソコンでZoomをしている際に、iPhoneやiPadの画面を映して共有することもできる。・動画やゲームのプレイ画面などを共有することも可能で、プライベートでも活用できる。Q5:議事録のためにレコーディングしたいA5:「レコーディング」機能を使えば簡単ワンクリックで簡単に録音・録画をすることができ、記録を残したい会議などにも最適です。BOX通話画面下の「レコーディング」をクリックすると、そのまま録音・録画が開始されます。BOXレコーディングはいつでも一時停止または停止が可能です。ミーティングを終了すると、録音・録画データは自動的に保存されます。パソコンの場合、最初は「ドキュメント」フォルダが保存先に指定されています。開始時点ではレコーディングはホスト側しか行えない設定。ホストが通話相手の画面を右クリックして「レコーディングの許可」を選ぶと、その人もレコーディングをできるように。オンライン会議にも慌てない“きちんと感ワンピース”プライベートで使えるZoomテクニックZoomが活用できるのはビジネスだけではありません。友達との飲み会やオンラインヨガレッスンなどプライベートでも大活躍!Q6:部屋が汚いので見られたくない!A6:「バーチャル背景」機能を試してみようバーチャル背景にすれば、自分の姿と、風景などの背景画像が合成されて映るようになります。BOX通話画面下部の「ビデオの開始/停止」の右上にある「^」からウィンドウを開き、「仮想背景を選択してください」をクリックします。BOXバーチャル背景の設定画面が表示されるので、好きなものを選びましょう。自分で用意した背景を使いたい場合は、「+」ボタンを押してパソコン上の画像ファイルを追加します。BOXQ7:飲み会中にこっそり話したいA7:「チャット」機能を使えばOK通話中に文字による会話ができるチャット機能なら、個別にコンタクトを取ることが可能。BOX通話画面下部の「チャット」をクリックしてチャットメニューを開きます。BOX相手を選んだ後、メッセージ欄にテキストを入力してEnterを押します。チャットは特定の参加者1人に対して送れるほか、参加者全員に送ることもできます。1:閉じる/飛び出るクリックして「閉じる」を選ぶとチャットメニューが閉じ、「飛び出る」を選ぶとチャットメニューが通話画面から分離します。2:メッセージ表示欄ここに自分や参加者が送ったメッセージが表示されます。全員または参加者の名前を選んで送信先を決定します。間違った相手にメッセージを送らないよう注意しましょう。4:メッセージ入力欄ここに送りたいメッセージを入力します。5:ファイルパソコン同士でオンラインストレージやパソコン上にあるファイルを送受信できます(スマホ・タブレットは不可)。6:詳細メニューチャット内容をテキスト形式で保存したり、参加者のチャット権限を変更できます。参加者によるチャットを禁止したい場合などに活用しましょう。「外見を補正する」機能を使えば美肌見え!「外見を補正する」機能を使えば、カメラに映る自分の顔のシワやシミなどをぼかしてきれいに見せてくれます。BOX「外見を補正する」機能をオンにするには、まずビデオの設定画面を開きます。通話画面下部の「ビデオの開始/停止」の右上にある「^」からウィンドウを開き、「ビデオ設定」をクリックします。ビデオの設定はZoomクライアントのホーム画面からも開けます。BOXビデオの設定画面を開いたら、「マイビデオ」欄の「外見を補正する」にチェックを入れます。これで設定は完了です。在宅ワークでZoomに困っている初心者はもちろん、自らZoomを活用したWebセミナーやオンラインレッスンを開催したい人など上級者にもおすすめ。基本の使い方から、深い活用テクニックまで細かく説明がある。BOXの最新の話題をお届けします。本記事はJTとの共同企画となります。記事末尾にJTウェブサイト「CLUBJT」へのリンクを有するため、20歳未満の方の閲覧が制限されています。20歳以上ですか?はい(進む)いいえ(戻る)。