職場でのコミュニケーション手段の一つとして最も頻繁に使われているのがE-mailです。ビジネスE-mailを通して、社会人としてのプロ意識を見せたり、自分の意見を伝達したり、円滑なコミュニケーションで仕事を進めたりできます。AIライティングツールを使った、ビジネスE-mailの書き出し方、要点はしっかり伝達しつつプロ意識の高さも表現できる本文の作成、そして礼儀正しくメールを締めくくる方法について紹介していきます。過去約10年にわたって専門家による英文校正・校閲サービスを提供してきた経験を基に、ワードバイスは、ビジネスシーンにおけるライティングスキル向上を後押しするAIライティングアシスタントを開発しました。AIの「concise(簡潔)」校正モードを使って的確なE-mail件名を作成E-mailの件名は簡潔で、要領を得ていなければなりません。E-mailを受け取った人が件名を見て一瞬でメール本文の要件を察せられるのが理想です。以下のルールを念頭にメール件名を作成してみてください。AI英文チェッカーには便利な「concise」モードがあり、書いてあると余計に内容を分かりにくくする不要ワードのそぎ落としに役立ちます。モードを「Concise」に設定し、ドロップダウンメニューから「Business」を選択すると、文章をビジネスに適したスタイルに書き換えてくれます。AIプレミアムアカウントご契約の方のみご利用いただけます。Follow-Up)で代替。冗長な説明を減らし大文字使用の一貫性を持たせる。Strategies)。Business)でも文脈から意味の伝達。簡潔に表現しつつも本来の意味は維持。第一印象は重要です!E-mailの挨拶文を書くのに四苦八苦している人は多いはずです。AI言い換えツールでは、2種類のプロフェッショナル口調(トーン)から選択できます。この2種のトーンは、プレミアムプランのご契約でご利用可能になります。フォーマル:一度も会ったことがない人、またはあまり親しくないい知人、そして職場で自分より上役の方へE-mailを送る場面でのご使用をお勧めします。フレンドリー:これまでに何度かE-mailのやり取りがある相手、同僚、または昔からの知り合いへE-mailを送る場面でのご使用をお勧めします。“Dear”をより格式のある専門的な表現として使用します。Joshua”“Hey”は一般的にビジネス英語のメールを作成する際に同僚や顧客、パートナーには使用しません。“Hey”よりはやや格式のある表現と言えるでしょう。AIパラフレーザーを使って、E-mail本文を状況に適したトーンへと書き換え受信者への挨拶文が書けたら、今度は相手の時間を無駄にしないためにもすぐにメール本文で要件を伝えます。言って直接的すぎて、一歩間違えば無礼にも聞こえる書き方にして良いわけではありません。文章言い換えサイトにかけます。(検討後、いくつかのプロセス改善に着手し、必要があれば変更し、業務拡大のニーズに即した新たなシステムを導入する。formalモードで文書を編集すると長めになりますが、より洗練された語彙と文章を使った格式のあるビジネスメールに合ったトーンになります。モードで文章を編集すると、フレンドリーさも保ちつつ専門的かつ格式のあるビジネスメールに適したトーンになります。AIを使ってビジネスE-mailを締めくくるメール本文が完成したら、次はメール後半の締めくくりです。メール最後の部分には以下の項目を入れると良いでしょう。-受信者に、いつまでに行動完了して欲しいのか?お礼-「どうぞよろしくお願いします」的な礼儀を示す一文。何を言いたいのかを下書きしましょう。オンライン言い換えツールにかけます。することで、メール全体のトーンに統一感が保てます。(この問題に関しての意見や見解を聞かせて下さい。こちらのやり方にご賛同いただける場合には、来週ミーティングを行って詳細について検討し、実行プランを計画したいです。お早目にご返答いただけること、お待ちしています。consideration.”メールを受け取る人に好印象を与えるためには、ビジネスメールにあった表現を使用することが大切です。formalモードをつかえば、ビジネスシーンに適した単語やよりフォーマルな文章を使うことで格式のあるトーンでメールを締めくくることができるのです。モードは、より親密でカジュアルなトーンの文章になり、メールを受け取る人に温かくもてなされるような気持ちを伝えます。表現の使用は、修正前の文章よりも親しみやすい表現になります。AIを使った署名の方法ビジネスE-mailの書き方についての記事も終盤に到達しました!最終ステップである、メール末尾をいかにプロらしく見せるかについて説明します。AIのプロフェッショナル‐フォーマル・トーンを使ったフォーマルビジネス署名ビジネスを意識した、あらたまった言葉でメールを終わらせたい場合には、「プロフェッショナル‐フォーマル」モードを試してみてください。“Best”より格式のある表現として使われる締め言葉で、多くのビジネスシーンにおいてより尊重を表す表現です。AIのプロフェッショナル‐フレンドリー・トーンを使ったフレンドリービジネス署名もう少しカジュアルな感じの言葉で締めくくる場合は、「プロフェッショナル‐フレンドリー」モードをお勧めします。regards”は文字通りより”あたたかい”トーンを伝えつつも専門的に使用できる表現です。