・質の高い仕事が出来る「質が高い」=「成果が大きい」です。「会社に利益を与える仕事が出来る」ということです。中長期的に見れば、会社からの評価に繋がりますし、歩合制の営業マンであれば、即給料に直結します。・周囲の信頼を勝ち取る上述のように自分の行動を管理出来る人材は、きっちりと成果を出せます。「あの人に頼めば間違いない」という評価。「あいつはデキる奴だ」「あの人はうちのエースだ」という評価。タイムマネジメントが出来るようになると「おいおい、みんな俺のことを頼ってくるじゃねぇか、困っちまうぜ」という誰もが上がれる状況に浸れること間違いなし。(たぶん)・充実感を得られる多くの会社員がとらわれている感覚、それが「自分が本当にやりたいことはコレジャナイ」。これは「仕事の意義」を見出せず「自分が本当にやりたいこと」が何なのかを分かっていない人が陥りがちです。「本当にやりたいこと」は長いスパンで見つけていくものなので、ちょっと考えたくらいでは見つかりません。「自分がやりたいこと」じゃ無いから充実感が得られないかというと、そうでもありません。充実感は、「自分がやることの意義」を理解して、自分の力で達成することで得ることができます。タイムマネジメントを習得すると「仕事の目的」を明確に把握できて、それを当たり前に達成するようになります。「仕事の目的を理解して、その目的を果たせる」、これなら充実感を得られること間違いなし。(本日2度目)・プライベートの時間が確保できるこれは、副産物なんですが、タイムマネジメントは行動管理ではあるものの、時間効率が上がるためこれまで忙しくしていた状況から解放されます。単純に時間が空くわけです。その時間を仕事以外のために使いましょう。意識してほしいのが「空いた時間にさらに仕事を詰め込まない」ということ。会社の仕事なんて無限にあるので「鬼のように仕事を片付ける業務マシーン」になってしまいます。2.タイムマネジメントの鉄板7ステップでは、タイムマネジメントの必要性を理解したところで、ここからはそのスキルを習得していきましょう。知識だけ得ても、実践できなければ全く意味がないので、心してくださいね。自分が抱えている業務を見える化することです。自分の業務量を理解しなければ、やるべきことが分かりません。・忙し過ぎて上司から頼まれた仕事をすっかり忘れていた・未処理のメールが溜まって、フォルダを開けるたびに「あぁ、メール読まなきゃいけない」と思うという経験はありませんか?そのような状況になっているのは、あなたが忘れっぽかったり、能力が低いのではありません。業務の全体像を掴んでいないので、優先順位をつけられず、緊急性が高い仕事ばかりをやっているからです。この状況では、いつまで経ってそのままです。すればいいか?それが、「抱えている業務を書き出す」です。あなたが携わっている仕事をとにかく書き出していきましょう。・見積書を作る・アポイントの電話をする・見込み客への訪問をして、商品提案をする・商品の手配や作成を行う・お客さんに商品を納める・請求書と納品書を作成して送付する・営業会議の報告書を作る・突発的にトラブル対応をする(商品の不具合など)・メールチェックをする・業界動向の情報収集をする(メルマガ、業界雑誌、上司との雑談など)・書類の確認をする・出務表を作成するetc...営業職特有のものもあれば、全社員に当てはまるものも全て書き出すのです。書き出す時には、パソコンのワードやエクセル、ノート、手帳、スマホアプリ、など自分がやりやすい方法でOKです。ちなみに、私のおすすめは、紙とペンを使って書き出すことです。パソコンと違って、ノートなどに書き出すことで、その分量が、パッと見ただけで分かります。すると「自分が思ったよりも仕事が少なかった」「緊急性が高い仕事に追われていたから、忙しい感じがしていただけ」ということもあります。自分の業務の全体像を把握しましょう。細かい仕事も含めて、頑張って書き出してください。30分もやれば出来るもんですから。「どんな状態になったらその業務が完了か」を決めていきましょう。これをやるとやらないでは、時間の使い方に大きな差が生まれます。先ほどの営業の例でいえば、「アポイントの電話」の理想の状態が「10件のアポで完了」とします。これが無いと、「5件のアポが取れた。疲れたからもう終わろう」とか「とにかく訪問しなきゃだから20件アポをとって、訪問時間はそれぞれ半分にしよう」という謎の行動を取ることがあります。件数が少ないのは問題外ですが、訪問件数が多くても効率が落ちてしまうこともありますよね。見込みを記載したら完了」とします。資料作成の業務でやりがちなのが、「報告する」という水準は満たしているのに「過剰に編集し続ける」ということ。フォントの種類やサイズや改行、エクセルの幅や枠線のスタイル、パワポの色や図の位置やアニメーションなどやり出したらキリがありません。几帳面な人や優秀なプレイヤーだった人が管理職になると、部下に同じ水準を求めて時間を無駄づかいさせたりします。した事態を避けるために、自分が抱えている仕事がどんな状態で完了か、を決めましょう。「やり過ぎも、やらな過ぎも無く」を目指すのです。自らが「やる仕事」と「やらない仕事」を分類していきましょう。いうのも、今やっている仕事の中で、あなた自身がやらなくても良い仕事やそもそもやる必要がない仕事があるからです。「全てが重要」と思っている認識しているのであれば、業務に対する理解が浅いのかもしれません。「上司から指示されたら全部やる」という仕事のやり方をしていたら、あっという間に忙殺されます。経営者や管理職であれば、コントロールすべき仕事が大量にあるので、人に任せる仕事を決める必要があります。プレイヤーとして優秀な上司は、何から何まで自分でやろうとしますからね。仕事の「目的」を書き出す。一つひとつの仕事を「本当に必要か」という視点で精査するのです。給料を受け取るこれをやると自分がやらなくても品質が確保できる仕事、というものが見えてきます。自分がやるべき仕事は、引き続き自分がやるようにしましょう。上記の表では「見込み客への訪問と商品提案」は自分がやるべき仕事である可能性が高いです。(管理職であれば部下に任せる仕事ですが)一方で、「見積書の作成」や「請求書や納品書の作成」は、自分以外でもできるかもしれません。「出務表の作成」などは、システム導入で自動化できる可能性が大です。自分以外の誰かでもできる仕事、そもそも慣例としてやっていたけれど必要がない仕事、自動化できる仕事などは必ずあります。自分がやらない仕事は、すぐに「無くす」か「人に任せる」ようにしましょう。「人に頼むのは気が引ける」とか「今までの慣例があるから無くすことに抵抗がある」という場合は、会社や職場にとって、最大限の効率化を図るためにどうすればいいか、という視点でみてください。ちなみに、私が20代前半にいた職場では、私がその部署の中心的な業務を担いつつ、事務処理から雑務まで全てを行なっている期間がありました。全てを業務時間内に終わらせることは出来なかったため、朝早くから夜遅くまで連日仕事に明け暮れていました。そこで、上司は新たにパートさんを雇用して、私の業務のうち事務処理など「覚えれば誰でもできる仕事」を切り離してくれました。この時に「全部の仕事を自分がやる必要がない」ということに気づくことが出来ました。当時の上司に感謝です。余談ですが、200年ほど前のイギリスの経済学者デビッド・リカードの「比較優位」という考え方をご存知でしょうか?職場での働き方に当てはめて解説すると「自分の得意なものに特化して、あとは他に任せる」という考え方です。全ての業務を自分が考えている通りにコントロール出来る訳では無いと思いますが、やれる範囲内で頑張りましょう。2-4.業務のやる順番を決める次に、自分がやる仕事のやる順番を決めましょう。先ほどの例の営業職であれば、とにかくアポどりが優先ですよね。アポが決まったら、提案書の作成。(こちらが先の場合もありますが)それが出来たらいよいよ訪問提案。管理職や企画系の職種、多種多様な案件を抱えているポジションの人は、この例よりも少し複雑になります。その際は「会社に利益がある仕事」を優先させましょう。注意したいのは「重めの業務を連続で詰め込まない」ということ。疲れて、やる気が無くなるから。「重めの仕事」と「軽めの仕事」を交互にやるくらいが良い感じになる秘訣です。これは人によって違うので、色々と試してください。あと、余談ですが、「会社への利益」は、1〜3ヶ月以内の短期的なものから、1年以上の中長期的なものがあるので、状況を見ながら柔軟に取り組んでください。短期的なものばかりだと、いつかどん詰まりになるし、中期的なものばかりだと目に見えたる成果が出るのが遅くなるのであなたの評価が低くなってしまいます。どちらかに偏り過ぎるのはNGです。2-5.ToDoリストを作る業務の順番を決めたら、いよいよToDoリストを作ってタスクを見える化していきます。ToDoリストのタスクを「いつ」「どこで」やるのかを決めましょう。着手する時に「これって何から始めればいいんだ?」と考えることがないレベルまで細かくすることです。「着手するのにやる気や精神力が必要ないレベル」にすることです。「資料作り」というタスクは、タスクのようでタスクではありません。デスクにてといったものが「タスク」です。「そんなに細かくするのは面倒だよ」とか「そこまで書き出さなくても出来るぜ」と言う人は、そのToDoリストのタスクを着手するときに最初にやることを書いておきましょう。「パソコンでワードを起動する」とか。「その行動をとれば、自動的に手が動く」というレベルがいいです。「資料作りをするぞ!」と意気込むと、やる気が出ないと着手が出来なくなりますが、「パソコンでワードを起動する」くらいだったらどんなにコンディションが悪くても出来ますよね?で、不思議なもので、人間は一度やり始めると慣性の法則が働いて、案外出来ちゃうもんです。仕事が完了すると「なんだ、やってみれば簡単だな」と達成感を得ます。ほとんどの仕事は「着手」までが面倒で、一度やっちまえばこっちのもんです。ちなみに「いつ」「どこで」を決めるのは、本当に大事なことです。これが無いと、ToDoが残りまくりになってしまいます。2-6.実際にやるそのまんまです。「何をバカな?」と思うでしょうが、ここに落とし穴があります。いうのも、業務を洗い出して、ToDoリストを作ると「うおー、俺!やった。やり切った!」という感覚に浸れます。その感覚は、幻影です。「その時点で仕事は1mmも進んでいない」から。「段取り八分」とは言いますが、実際には「残りの二分」の実務が無いと仕事は完成しません。いうことで、実際にやりましょうね。2-7.振り返るタイムマネジメントで最重要なのがこの工程です。これをやらないから「時間が無い」と嘆くことになるんですよ。振り返るポイントは、(1)何に、どれくらいの時間がかかったかを知る(2)計画通り進行しなかった要因を洗い出すこれだけ。そもそも、ほとんどの仕事は計画通りに進捗しません。・時間の見積もりが甘かった・急なトラブル対応が発生して、それに1日取られた・仕事を依頼していた取引先の担当者がインフルエンザで休んだ・部下や後輩が頻繁に相談にくるので、その対応をしていたら遅れたなどの理由で、当初考えていたような感じで進まないのです。「なぜ計画通りにいかなかったのか」を洗い出して、改善策を打つようにしましょう。誰しもが、やりたいことを詰め込み過ぎて、結局どれも中途半端、ということが多いですから。現状の自分の力を謙虚に認識しましょう。みんな自分に期待しがちですが、案外「自分は考えているよりもダメなやつ」ですから。自分の能力を正しく認識できれば、それを前提に計画を立てて、結果として多くのことが出来るようになります。脱線したので、振り返りを活かした対策をもう少し紹介しておきましょう。「集中して考えごとをする必要があるのに、部下が頻繁に相談に来る」場合。「どうすれば出来るのか」という視点で、自分なりにアレンジしてみてください。それらを踏まえた上で、次の業務をやる時に、具体的な改善策を実行しましょう。繰り返しますが、この「時間の把握」と「阻害要因」という2つを軽視して、放置していると仕事の効率は上がりません。慣れていないと面倒で大変に感じるでしょうが、今までこのようなことをやっていないから、業務量も残業時間も減らずにもっと面倒で大変な状況になっているんです。タイムマネジメント上手なビジネスパーソンになるために、ぜひ実践してください。3.タイムマネジメントの精度を高める小ネタ10連発さあ、基礎を学んで実践したら、細かな調整が必要になってきます。基礎だけでも、できちゃう人もいますが、小さなことがノイズになると急に「やっぱりタイムマネジメントなんて出来ない!」とか言い出す人がいます。本当にけっこう、いる。「だって、でも、どうせ」が口癖な人は特に言いがち。言うことで、ここではタイムマネジメントを効果的にするための誰でも即実践できる小ネタをじゃんじゃん紹介していきます。3−1.デスクを整理する残業が多い人のデスクは、書類が山積みになっていることが多いです。デスクが汚いと1探し物で時間を無駄遣いする2散らかってるから集中できないという大きなデメリットがあります。「どこに何があるかは分かっている」とか「散らかってても集中できる」という人もいますが、とりあえず一回掃除してください。すると、これまでいかに自分が非効率な仕事をしていたかを体感できますから。お願いだから、掃除しよう。3−2.突発的な業務への対応いくらきっちりと計画を立てても、急に発生する業務はあります。それを言い訳にしているといつまで経ってもデキるビジネスパーソンにはなれません。対処法は、15分以内に片付くものなら、発生した時点で片付ける2それ以上に時間がかかるものは、いつ対応するかを決めて、今やっている仕事に戻る「5分」は目安なので、自分なりにアレンジしてください。例外的に、クレームや商品のトラブルなど緊急かつ重要度が高いものはすぐに取り掛かりましょう。無いと、厄介な状況になりますから。対応が終わったら、再発防止策をすぐに打つこと。3−3.「考える」と「やる」を分ける忙しないビジネスマンで「やりながら考える」というタイプの人がいます。そんなやり方を実践できる人は少数派です。言うことで、必ず「考える」と「やる」を分けるようにしましょう。先述した通りのステップに沿えば、ToDoリストを作成した時点で、「考える」という段階は終わっています。作業が終わるごとに「さあ、次に何をしようかな」と考える時間って、すごく無駄なんですよ。あと、いったん「やる」と決めたことを、いちいち「やっぱり他のやり方があるんじゃないか」と悩むのは時間の無駄です。考えるのは、準備段階で済ませておいて、「やる」という段階に入ったら徹底的にやり切りましょう。成果の有無はやり切った後に分かるものですから。ちなみに「考える系の業務」は「やる」の分類になりますよ。3−4.期限を細かく切るだらだら仕事をやっている人が多すぎる、と思います。仕事の合間で頻繁にメールチェックをしたり、ニュースサイトを見たり。時間当たりの質を高めるにはどうするか?というと、期限を細かく切ること。オススメは30分ごとに期限を区切って、ミニゴールを設定してその達成に向けて全力を打ち込む。これをやると驚くほど時間の密度が上がります。スマホのタイマーでも使いながら、ぜひ実践してください。「自分の仕事」を決めても、周囲から仕事を頼まれるのが、組織人の宿命です。相手が上司であろうと、取引先であろうと、言われるがままになるとすぐに、自分の行動が乱されていきます。そのため、上手に断る技術を体得しましょう。1とりあえず黙って相手の譲歩を引き出す2代替案を出す(すぐには出来ないアピール)3予定を確認しますといって、後ほど断る(即答で断るより気が楽)4後回しにする仕事を決めてもらう(全部は出来ないアピール)5こうすれば出来るんですけど、と言う(現状では出来ないアピール)6自分じゃない誰かに仕事をふるたまに断りきれないものもあるけど、これぐらいのレパートリーがあれば、けっこう断れます。重要な仕事以外にも雑務は発生します。メールチェック、書類の確認や整理、経費の精算などなど。やらないわけには、いかない。その対策はとっても簡単。雑務をこなすポイントは2つ。1重めの業務の前に準備運動的に、やる2疲れている時の息抜きとして。やる重めの業務はいきなり始めると、負荷が大きいのでうんざりすることがあります。そのため、事前に仕事への勢いをつけるためにやるという手段が有効です。あと、雑務は、元気な時にやっても、不調の時にやっても、出来上がりの質に大きな違いはありません。そのため、疲れている時こそ、サッとやって片付けちゃいましょう。3−7.コミュニケーションの精度を高める冴えないサラリーマンの特徴に「コミュニケーション下手」というものがあります。そんな人は、周りの言動にいちいち反応して腹を立てています。上司からスケジュールを入れられたり、仕事を頼まれた時。その意図や真意を確認をしないで「忙しいのになんで急に頼むんだ」とか「こんな仕事をやっても意味がない」と怒りながら仕事に着手します。・いつまでにやるんですか?・もう少し先延ばしさせてもらえるとありがたいです・どのクオリティまで仕上げますか?など相談や確認をすると、自分がいつまでに、どの程度やるべきかはっきりと把握できます。「周りの人は自分のことを分かってくれない」と感じた時こそ、相手と直接話すようにしましょう。仕事での主要な連絡手段がメールやLINEになって久しいですが、文字での表現は無機質になりがちです。受け手のコンディションによって、あなたの連絡が「攻撃的」と捉えられることがあります。ただの「確認」のメールが「催促」に感じられたり。トラブルの「状況報告」が「責められている」と受け取られたり。依頼しているだけなのに「高圧的」と捉えられたり。そこに追い打ちをかけるように、一部の成功者が「電話してくる奴は仕事ができない奴だ」とか言うから、電話一本1分で済む要件を5分かけてメールをしたりします。世間に惑わされずに、電話や訪問をすることをためらわないようにしましょう。電話で早く済むなら、電話する。微妙なニュアンスが伝えづらいなら、訪問して説明する。急いでなくて知ってもらいたいだけなら、とりあえずメール。相手が会議中だけど、急ぎ伝えたいなら、LINE。状況に応じて、その時に最適な連絡手段を取りましょう。特定の手段に固執するのはデキない奴の特徴です。3−9.人に任せる前の章でも解説しましたが、「人に任せるスキル」は効率化において大切な要素です。現場を見渡すと「頼む技術」が下手な人が多過ぎる。・なんとなく気が引けるから頼めない・上から目線で指示しているという光景に頻繁に出くわします。1どんな業務を2なんの目的で3どんなやり方で4いつまでにやるのかを説明して依頼をしましょう。完成したら大げさに見えるほどありがたがりましょう。期限よりもちょっとでも早くできたら「もうできたんだ!さすが!ありがとう!」とか。すると相手も悪い気がしないので、次に依頼する時も快く引き受けてくれるようになります。したら、あなたも次に頼みやすくなりますよ。3−10.朝型?夜型?〜ちゃんと寝よう〜なんか、永遠の課題なのが、朝に集中してやるべきなのか、終わるまでどんなに遅くなってもやるべきか、という朝型と夜型の論争。今ここで、その不毛な議論に終止符を打つ!結論は「どっちでも良い」まず、朝型は思考を巡らせる必要がある仕事に向いていることは確かです。心身ともにフレッシュな状態で、みんなが出勤する前であれば電話もならないし、話しかけられることもない。そのため、昼間よりもスイスイ仕事が進みます。一方で、夜の仕事は、朝と比べると効率は落ちますが、踏ん張りを効かせることで、翌日への積み残しを無くすことができて「やればできる」という自信をつけることができます。このようにどちらのタイプでもメリットがあります。どっちの方が向いているのかは、一人ひとり違いますし、また同じ人であっても、コンディションや携わる業務内容によっても異なります。「どっちが良いか?」という二元論で考えるのではなく、2つのやり方を試してみて、自分に合ったものを探して、やる業務や状況によって使い分けをすればいいんです。いずれの場合でも、睡眠時間は十分に確保しましょう。睡眠時間が短いと脳の機能が低下して、仕事の能率が著しく落ちます。「そうは言っても仕事が終わらない」という反論もありますが、思い切って休息を取らないから疲労した頭で物事を考えなくてはならず、いつまで経っても状況が改善しないのです。必要な睡眠時間は、それこそ人によって違うので色々と試して自分の最適な時間を見つけてください。一般的には7〜8時間が最適、と言われることが多いです。6時間を下回ると途端にダメになるから注意です。4.まとめ〜デキるビジネスパーソンの仲間入り〜思いのほか、ボリューム満点な解説になったので、ざっとまとめます。プライベートの時間」が手に入る・タイムマネジメントの7ステップは、1抱えている業務を書き出す2仕事が「どんな状態になったら完了か」を決める3自分がやるべき仕事を見極める4業務のやる順番を決める5ToDoリストを作る6実際にやる7振り返る・タイムマネジメントの精度を高める小ネタがどっさりこんな感じでしたね?「え?そうなの?」という場合は、最初から読み直しましょう。実践して、読んで、実践して、読んで、を繰り返してください。最初のうちは慣れないから、苦労するでしょうが、何事も最初のうちはそんなもんです。ここで投げ出さずに、粘り強く「タイムマネジメント」を体得した者にのみ、できるビジネスパーソンの扉が開かれます。いうことで、頑張りましょう!業務スキル業務スキルこの記事が気に入ったらいいねしよう!最新記事をお届けします。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。「あれ?俺ってコミュ障?」と不安になった時の4つのチェックポイントRECOMMENDこちらの記事も人気です。仕事の土台は『やる気』、やる気の源泉は『コミュニケーション』を信念に職場でのモチベーションアップ、コミュニケーション手法に関する研修やコンサルティングを行う。趣味は読書と映画鑑賞と少林寺拳法。