《Excelデータの作り方》総務省の「機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」から抜粋!更新日:2024.10.04目次2020年、Excel(エクセル)のデータ入力のルールを総務省が開示したことをご存知でしょうか?Excelはデータの記録や統計を行うだけでなく、ピボットテーブルやBIツールとの連携によるデータの視覚化や分析、シミュレーションなどの「データ活用」ができるツールです。近年のDX推進の高まりから、現在ではいかにスピーディにビッグデータを可視化し、分析や戦略立案を行うことができるかが企業の競争力を決めるポイントとなりつつあります。具体的な取り組みかた10選を解説します。基礎的なことも多い入力ルールですが、改めて基本から見直すことで業務効率化の第一歩にしていきましょう。さんEXCEL女子の研修講師をしています。Excel研修では「覚える」だけではなく「理解する」ことで、自身の力としてExcelスキルを身につけられる研修を実施しています。研修をするたびにExcelが大好きになり、Excelってすごい!と実感しています。Excelの他には写真が好きで食べ物や風景を撮影しています!なぜExcel(エクセル)のデータ入力の方法を統一するのか売上データや顧客情報など、日々たくさんのデータがExcelで管理されています。いざそのデータをあわせて分析しようとしたとき、データごとにExcelのレイアウトやフォーマットがバラバラで困った経験はありませんか。それぞれのデータを同じ形式に直すには時間も手間もかかりますし、転記ミスが発生しないとも限りません。Excelのデータ入力方法を統一することで、このようなストレスを減らし業務効率を上げることができるのです。収支や取引情報SNSのマーケティングから得た情報など、さまざまなデータが蓄積されていきます。そのデータは、単なる蓄積や推移のチェックだけでは本当のデータ活用とはいえません。従業員データと勤怠データを組み合わせて業務改善を行うなど、データは無限の価値を秘めています。データは、加工や組み合わせを行うことで何倍にも価値を高めることができるのです。スムーズなデータ活用は、ルールのあるデータ制作から膨大なデータをスムーズに活用するためには、その前段階であるデータ入力や管理がルールに基づいて行われていることが重要です。デジタル化が進む現在では、データはより多様化し、複雑化しています。デジタルマーケティングだけでみてもWEB広告のクリック数やSNSの反響データ自社LPへのアクセス数など、管理しなければならないデータは計り知れません。そのデータが部署ごと担当者ごとに異なるフォーマットで管理されていたとしたら、データを比較することも組み合わせることも難しくなってしまいます。すればデータの編集や加工、分析など二次利用しやすいか考えながらデータ管理を行うことが大切です。統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定)という、Excelのデータ入力の方法を統一するための規定が公開されました。これはもともと政府統計の総合窓口(e-Stat)というポータルサイトで活用するためのルールでしたが、一般のユーザーにとっても効率的なデータ活用に有効な入力規則として注目が集まっています。次の章で、具体的なデータ入力方法をみていきましょう。記事TOP効率を上げるデータ入力の方法10選ここでは、総務省の「機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」から、Excelにデータ入力時のルールを10個厳選して解説します。どれもすぐに取り組むことができ、データ活用の業務効率アップにつながるため、社内のデータ入力のルール作成などの参考にしてください。セルに複数のデータを入れない1セルには1データのみの入力が基本です。リストを作る際にひとつのセルに複数のデータをまとめて記載した場合、関数などの数式やグラフ作成、並べ替えなどが利用できず、あとからデータを利用できる形に修正する手間が発生します。データ活用の際の手間を省くために、セルに複数のデータが入っていないかは事前にチェックするようにしましょう。数値データに文字列を含めない「円」や「人」などの日本語入力や、「▲」や「,(カンマ)」が含まれたセルは、Excelが入力値を「文字列データ」として認識するため、計算がエラーになったり、並べ替えができないことがあります。体裁が気になる場合は、セルには数字のみを入力し、「数値データ」とします。「数値データ」の単位や桁区切りカンマなどを表示したい場合は、「ユーザー定義」の書式設定の機能を利用しましょう。セルを結合しないセルの結合は体裁を整える際に使用しがちですが、フィルター機能やグラフ化、コピー、ペースト、範囲選択など多くの機能でエラーメッセージが表示され、使用できなくなったり、意図しない結果となりミスが起こりやすくなります。見た目は良くなるものの、データの二次利用を考えるとあまりメリットのない機能です。複数列の中央に見出しをつけたい場合セル範囲を選択セルの書式設定の「配置」タブをクリックドロップダウンリストのなかの「選択範囲で中央」を選ぶ「OK」を押すそうすることで、セル結合無しできれいに見出しをつけることができます。スペースや改行等で体裁を整えない空白(スペース)や改行を行うと機械がデータの範囲や連続性を読み取れなくなってしまうため、最大値や最小値などのデータ検索などがうまくできなくなることがあります。「インデント」の機能を使用し体裁を整えましょう。項目名を省略しない従業員リストなど重複する項目が多いデータで、日付や部署名の入力を省いてしまうことがあります。この場合、データの並べ替えを行うとなにが省略されているかわからなくなってしまったり、ExcelのVBAでルーチンワークを自動化しようとした際にデータを正しく読み込めないケースが多発します。手間のようにも思いますが、データ内容は省略せずにすべて入力するようにしましょう。一つの表を空白の列、空白の行で分断しないデータを見やすくするために空白の列や行を入れて分断されていると、機械やソフトウエアはデータの連続性を読み解くことができなくなってしまい、データ処理に支障がでます。空白などはデータの分断をまねくため、不要な列や行の追加は避けたほうがよいでしょう。オブジェクトを使用しないオブジェクトとは、図形、グラフなどさまざまなワークシート上に挿入できるものを指します。このオブジェクトを使用して体裁を整えるのは、機械判読には適していません。オブジェクトを削除し、それぞれのセルにデータを入力しましょう。8.データの単位を記載する「円」や「kg」などの単位を記載せず数字だけ入力してしまうと、他の社員が編集するときや二次利用する際に混乱の元です。単位がある項目には、データと別のセルに分けて単位を入力しておくようにしましょう。機種依存文字を使用しない機種依存文字とは、PCや携帯電話のOSによって文字化けなどを引き起こす事がある文字のことです。このような利用に制限のある機種依存文字は、複数の社員で扱うデータ管理には向きません。1シートに複数の表を掲載しない1シートに複数の表があると、並べ替えやデータの集計が正確にできないことがあります。1シートには一つの表だけを掲載するようにしましょう。まとめ今回は、総務省の示したExcelのデータ入力規則を元に、データ活用をより効率的に行うためのルールを10個ご紹介しました。データは収集して終わりではなく、複数のデータを横断的に分析することによって新たな価値を生み出すことができます。その前段階であるデータ入力でつまずかないように、業務効率化の第一歩として社内でExcel入力の統一ルールを作成してみてはいかがでしょうか。当社には、業務効率化のご提案、VBAツールの作成と、VBAを活用した事務作業を得意とする「VBA女子サービス」があります。『ITエンジニアのような高度な技術は必要ないものの、普通の事務作業以上のことを望んでいる』そんな要望にお応えできる人材が、あなたの会社をサポートします。「Excel研修」ではVBAを例にしたプログラミング基礎の研修パッケージも提供しております。Excelデータベースの機能を理解しながら、プログラミングの基礎知識や構造を体系的に習得できます。VBAやRPAに携わる方の前提知識習得に最適なカリキュラムとなっていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。当社の正社員による業務効率化サービスのご案内資料です。お困りごとに合わせて適切な人材をアサインし、常駐・業務委託にて課題解決をいたします。実際に現場で活躍するEXCEL女子が考えたカリキュラムをもとに、学習するExcel研修のご紹介です。VBAを駆使して業務効率化の手助けをする、ツール開発人財サービスです。集計やデータ分析、データの転記などを行い、お客様の業務効率化を実現いたします。TOPお役立ち資料ダウンロード「EXCEL女子の常駐・スポット派遣」「社員教育サービス」のサービス内容・料金について詳しくご紹介しています。資料ダウンロード無料見積もり・お問い合わせサービスに関するご相談・お申込みはもちろん、ちょっとしたご質問も大歓迎です。コチラのフォームより送信ください。