活用することで議事録の要約ができるなど、さまざまなメリットがあります。等での議事録管理と比べ、業務時間の短縮や効率化を目指すことが可能です。議事録作成するメリットについて解説していきます。議事録作成は下記の動画でも詳しく解説していますので、合わせてご参考ください。議事録を作成する方法を説明します。管理に変更する手順を解説していきます。具体的な方法としては以下の3ステップです。アカウントを作成しましょう。詳細な手順は下記の記事を参照ください。アカウントを新規作成する方法をご紹介します。アカウントなどと連携取得する方法について図を交えながらわかりやすく解説しています。login)できないときの対処法にも触れています。公式が配布してくれている議事録テンプレートを複製します。ページ内からの操作で簡単に行うことができます。開き、サイドバー下部の「テンプレート」をクリックします。「ミーティング」を選択します。「テンプレートを入手」を選択します。スペースにテンプレートが複製されます。TEMPブログNotion初心者向けにテンプレートの複製(ダウンロード)の方法を解説しました。テンプレートを探す方法は2種類。効率よく見つける方法についても触れています。複製したテンプレート内に、実際に議事録データを作成していきます。会議が始まる前に予め議事録データを作成しておくことをオススメします。右上「新規」ボタン横のプルダウンをクリックします。用意されたテンプレートが表示されます。この中から適用したいテンプレートを選択します。今回は週次定例のテンプレートを選択しました。(テンプレートを新たに追加することも可能です。「新規」ボタンから新たな議事録を作成することも可能です。その場合は、デフォルトのテンプレートが適用された状態でページが作成されます。選択したテンプレートで議事録ページが作成され、新しいページが開かれます。選択したテンプレートで議事録ページが作成される。今回のように右側から開かれる表示方法のことを「サイドピーク」と呼びます。データベース内のページの開き方は下記の3種類で、後から変更することも可能です。議事録を記載するプロパティ内にタイトルやイベント時間(開催時間)、参加者を記入します。ページ内に事前資料やアジェンダ、議事メモを記載していきます。テンプレートを元に内容を追記することで、簡単に議事録が作成できます。テンプレートを元に内容を追記することで、簡単に議事録が作成可能これで議事録の作成は完了です。1つのデータベースの中にデータが溜まっていく作成した議事録はミーティングのデータベースにデータとして溜まっていきます。💡カレンダービューや検索機能を使うことで、過去の議事録も簡単に探すことが可能です。公式テンプレートを使用しない場合テンプレートを使用せず、自分でデータベースを1から準備することも可能です。操作を覚えたい」という方向けです。議事録を作ることが目的であれば、基本的にはテンプレート複製をお試しいただくのをオススメしています。ボタンを押していただくことで、公式テンプレートを使用せず自前でデータベースを構築する方法が表示されます。操作をマスターしたいという方はぜひ参考にしてみてください。テンプレートを使用せず、データベースを自分で作成する方法まず、議事録を管理するデータベースを新規で作成します。左側サイドバーより「ページを追加」をクリックし、新規ページを作成します。「テーブル」をクリックします。「+新規データベース」をクリックします。テーブル上部にはデータベースのタイトルを入力できる箇所がありますので、タイトルを設定しましょう。ここでは例として「議事録」とします。これでデータベースの作成が完了しました。次に、記録しておくべき会議の情報を、データベースのプロパティ(項目)としてあらかじめ設定しておきましょう。プロパティ欄を設定していきます。ここでは例として、以下の項目を設定します。)カッコ内は選択するプロパティの種類です。導入できていない場合は、参加者の部分をテキストプロパティでAさん、Bさんと記入する形でもよいでしょう。その他にも、自社の会議情報として必要な項目があればプロパティを設定しておくと便利です。今回、デフォルトで設定されている「タグ」のプロパティは使用しないため、変更します。プロパティ名(ここでは「タグ」の部分)をクリックすることで編集できます。「名前を変更」をクリックします。プロパティの編集画面が表示されます。名称を変更したいプロパティ名に変更します。ここでは「開催日時」とします。次に、プロパティの種類(マルチセレクトと表示されている部分)を変更します。種類部分をクリックします。ここでは、開催日時のプロパティとして「日付」プロパティをクリックします。「日付の形式」と「時刻の形式」は必要に応じて変更します。変更が終わったら、任意の場所をクリックし、編集画面を閉じます。以降のプロパティは「プロパティを追加する」をクリックして、同様に設定していきます。プロパティをすべて設定するとこのような形になります。テンプレート機能を使って議事録作成を効率化する方法を説明します。新しい週次定例の2つのテンプレートが準備されています。ここに新しいテンプレートを追加することが可能です。自分たちの会社の会議に応じたテンプレートを作成することで、毎回ページを作る必要がなくなり、時間短縮につながります。新しいデータベーステンプレートの作り方と、プロパティの編集方法について解説していきます。具体的な方法としては以下2ステップです。テンプレートの作成まず、新しい議事録を作成するときに使用するテンプレートを作成します。テーブル右上「新規」ボタン横のプルダウンをクリックします。「+新規テンプレート」をクリックします。テンプレート編集画面が表示されます。「無題」のところはタイトルです。yyyy/mm/dd」と入力しておきます。テンプレートは自動で保存されており「戻る」をクリックで元の一覧ページに戻ることができます。「戻る」をクリックで元の一覧ページに戻れるこれでテンプレートの作成は完了です。プロパティやタイトルをあらかじめ入力しておくことで、毎回の入力の手間が省くことができます。💡データベース機能について詳しく知りたい方は、こちらの動画をご参考ください。以降となります)💡プロパティ以外のページの本文部分も以下のようにテンプレートとして設定しておくことが可能です。議事録管理をすると、上記のような悩みを解決に導くことが可能です。データベース機能を使うことで、過去の議事録を一元管理することが可能です。議事録の保管・管理が楽になり、検索も可能です。ページ内に他サービスの埋め込みや画像・動画のアップロードが可能です。議事録ページ内に添付しておくことで「あのファイルどこやったっけ?」ということがなくなります。共有機能を使うことで簡単に他メンバーと共有ができ、同時にページ編集することが可能です。テンプレート機能を使うことで会議ごとのフォーマットを作成することが可能です。必要な記録を抜けもれなく保存可能となります。リスト、ボード、カレンダーなどビューを追加することで、用途に合わせて表示を切り替えることが可能です。議事録を作成する上で覚えておきたい便利な機能を3つご紹介します。データベースの表示切り替え(ビュー変更)それぞれ解説していきます。日次や週次など定期的に発生する会議がある場合、テンプレートを作成しておくとスムーズな運用が可能です。設定方法は以下の通りです。テーブル右上「新規」ボタン横のプルダウンをクリックし、登録しているテンプレートを表示します。繰り返し設定したいテンプレートの右側に表示されている「...」をクリックし、編集画面を開きます。ここでは例として「週次」テンプレートを繰り返し設定します。「繰り返し」の項目をクリックします。設定したい期間をクリックします。例では週次で複製したいので「毎週」を選択します。開始日と繰り返しタイミングを設定して「保存」をクリックします。例では2023/11/19以降の毎週水曜日10時に複製するように設定しました。繰り返し機能についてはこちらの記事でも詳しく解説していますので、合わせてご参考ください。新機能である繰り返しタスクにおいて、日付プロパティに自動で日付を入力する方法が紹介されている。入力して複製時に表示する日付を選択することで、テンプレートが複製された日が動的に設定されるようになる方法を使っていたが、2023年9月のアップデートでこの方法は不要となった。最新の設定方法も記載した記事となっている。事前準備まずは、各種通知が受け取れるように、事前に通知設定をしておきます。サイドバーにある「設定」をクリックします。「通知設定」をクリックします。こちらで通知に関する設定をするこれで事前準備は完了です。