仕事のプロライフのコツビジネススキルリサーチレポート子どもの学びHOMEABOUTCONTACTHOMEソリューションMANA-Bizビジネススキル会議オンライン会議を円滑に進めるファシリテーションテクニックとは?会議2020.11.06オンライン会議を円滑に進めるファシリテーションテクニックとは?会議11:会議の雰囲気をよくし、議論を活性化オンライン会議は、対面の会議に比べて参加者が発言しづらく、議論が活性化しにくいケースが多いもの。そこで、参加者が発言しやすい雰囲気をつくって多様なアイデアを引き出し、会議の生産性を高めるために、ファシリテーターが心がけたいポイントを紹介します。対面であれオンラインであれ、会議でのファシリテーターの役割は次の3つが基本です。会議のためにファシリテーターがすべき3つのコトタイムマネジメント:時間配分には少し余裕をもつオンライン会議では、ネット環境による中断やタイムラグなど突発的なアクシデントも起こりやすく、音声が聞きづらかったり途切れたり、発言途中に回線がオフになってしまう、なんてこともよくあります。そんなときは、もう一度発言してもらったり、ネット回線が回復するのを待ったりといったタイムロスが発生し、予想以上に時間がかかってしまうことも。した突発的なアクシデントもある程度想定したうえで、議題の数を絞り、時間配分に少し余裕をもっておくと、会議を時間通りに終わらせることができます。オンライン会議の場合、移動時間がないこともあり、分刻みで会議スケジュールを組んでいる、という人も多いようです。時間通りに終わらせる進行役のテクニックとは?チームワークマネジメント:会議のルールを明確にするオンライン会議の場合、参加者がそれぞれ別の場所にいて、パソコンの画面越しに議論をするため、ファシリテーターにとって、発言しやすい雰囲気をつくるチームワークマネジメントを行うのは難しいもの。カメラやミュートのオン・オフなどオンラインならではの機能があり、ファシリテーターが自分の役割をしっかり認識していないと、会議が円滑に進まなくなります。そこで、まずファシリテーターが押さえておきたいのは、オンライン会議ならではのルールです。参加者が集まったらすぐに議題に入るのではなく、まずは会議のルールを明確にし、参加者に伝えること。することで、参加者も安心でき、発言しやすい雰囲気づくりにもつながります。1カメラのオン・オフルール特に明確にしたいのは、カメラをオン・オフのどちらにするか、ということ。これは企業によってルールが異なり、通信環境の問題で、カメラオフのほうが音声を聞き取りやすいというケースも多いようです。その一方で、「会議なんだから顔を見せるべき」と考える人も少なからずいるため、カメラオフの人に対して「失礼だ」とストレスを感じる人もいます。した不快感を生まないためにも、ファシリテーターからルールを説明することが大切になるのです。クライアントなど外部の方とオンライン会議を行うときは、最初にカメラをオン・オフのどちらにするか確認しておくと、お互い気持ちよく会議を進められます。相手との関係性にもよりますが、可能であれば、会議の前に「ファシリテーター1名のみ、カメラオンにする」「参加者は、聞いているときはカメラオフで、発言するときはカメラオンにする」など、軽くルールをすり合わせておくのがオススメです。最近はテレワークが増え、オンライン会議で「はじめまして」となるケースが増えています。そのとき相手の表情が見えないと、距離を縮めるタイミングがつかみにくいのも正直なところ。カメラオフを基本とする会議でも、それが初対面の場合や初対面のメンバーが初参加している場合は、できれば最初の挨拶のときだけはカメラオンにするなどの声かけも配慮のひとつです。これはあくまでもケースバイケース。相手のパソコンがカメラつきでない、家庭の事情でカメラオンにできないなど、状況がさまざまなので、オンかオフかで統一するのではなく、あくまでも当日の参加者の状況に合わせて可能な範囲で行いましょう。2発言の意思表示ルールオンライン会議では参加者同士の様子が見えにくく、発言のタイミングを図るのが難しいもの。発言が重なったり、相手の話の腰を折ったりしないよう、会議の前に発言のルールを決めておきましょう。発言したいときは「カメラオンなら手を挙げる」「カメラオフなら、『ちょっとよろしいでしょうか、〇〇です』と名乗る」などルールを決め、ファシリテーターに指名されてから発言するという流れをつくっておくと会議がうまく回ります。使用するオンラインツールによっては、「反応」機能があり、手を挙げるサインがあるものもありますので、こういった機能を使うのもよいでしょう。チームワークマネジメント:笑顔で会議の雰囲気をよくするカメラオンのときは、ファシリテーターの表情も会議の雰囲気づくりの大切な要素となります。自分は笑顔のつもりでも、下図2の表情になっていたり、投影された資料を凝視するあまり、しかめっ面になったりすることも......。理想は下図3の表情です。イルカの口をイメージし、口角を上げるよう心がけてください。オンライン会議は画面で自分の顔が見られるのがメリットの一つ。自分の表情が他人の目にどう映っているか、意識的にチェックしましょう。現在は企業向けサービス[コクヨの研修]スキルパークにおいて、人材育成、働き方改革に関わる研修企画および講師を担当。子どもの学びあそびを通して子どものまなびの可能性を拡げる『あそびのレシピ』~15ヶ月向け~2才向け3~4才向け5~6才向け発達には個人差がありますので、レシピ記載の年齢は目安としてご確認ください。