基本的な操作方法は習得できています。ここからは応用編として、データベースをさらに便利に活用できる機能を紹介します。抽象度が高いツールなので、機能がとにかく豊富です。すべての機能を完全に習得できなくても十分に活用することは可能です。「プロパティ」「ビュー」をマスターしていただき、その後に、この後説明する項目を習得していただくのがオススメです。ページの開き方の変更データベース内のデータはクリックすると各ページを開くことができます。ページの開き方は以下の3種類があります。それぞれの開き方について説明していきます。サイドピーククリックしたページが右側に表示される開き方です。テーブルビュー、ボードビュー、タイムラインビュー、リストビューはサイドピークがデフォルトとなっています。データベースを一覧しながら詳細ページを編集することが可能です。ポップアップ画面中央にクリックしたページが表示される開き方です。カレンダービュー、ギャラリービューのデフォルトの開き方です。周囲のグレーアウト部分をクリックするとデータベース画面に戻ることができます。フルページクリックしたページが全画面で表示される開き方です。左上から親階層に戻ることができます。ページの開き方は3種類から選ぶことができるグループ・サブグループ機能グループ・サブグループ機能を使用することで、同じプロパティを持った情報をまとめて表示できるようになります。どのプロパティでグループ化するかを設定できます。サブグループ機能はボードビューで使用できる機能で、横と縦の2軸でグルーピングできるのが便利です。タスク管理において、横軸をステータスで、縦軸を担当者でグルーピングすることで誰が持っているどのタスクがどのような状態なのかを分かりやすく表現できます。ステータスと担当者でグルーピングフィルター機能と並べ替え機能すべてのデータが常に見えると、視認性の低下やデータベースの動作が重くなることにつながります。そこで活用したいのがフィルター機能と並べ替え機能です。「フィルター」は、例えばステータスが「進捗中」のもののみを表示するという制限をかけることができます。「高度なフィルター」機能で複数条件によるフィルターも可能です。並べ替え」を使うことで表示順を変更することができます。日付順などで並べ替えることで見やすいデータベースとなります。フィルターやソートはビューごとに設定ができるので、用途に応じて活用してみてください。未着手と進行中ステータスのもののみをフィルタリング表示し、期日順に並べ替えしたものテンプレート機能テンプレート機能は、議事録など繰り返し同じフォーマットを使用したい場合に役立ちます。フォーマットを作成しテンプレート設定しておくことで、そのデータベースで新規ページを作成した際にいつでも同じフォーマットを呼び出すことができます。「+新規テンプレート」から作成します。作成したテンプレートの「•••」から「デフォルトに設定」をすることで初めからこのテンプレートを呼び出すことができるため、設定をおすすめします。一つのデータベースを複数のページで閲覧したい時に便利な機能です。本体は1つのまま、様々なページから1つのデータベースを操作することができます。コマンドを入力し「データベースのリンクドビュー」を選択してください。🌧️リンクドビューはデータベース名の左側に↗︎マークがついているのが目印です。左の↗︎マークが目印リレーション機能リレーション機能は、複数のデータベース間のデータを相互に紐づけることができる機能です。タスク一覧データベースとプロジェクト一覧データベースを関連づけることで、プロジェクトとタスクの関係性がわかりやすくなります。💡リレーション機能が気になる方は、こちらの記事を読んでみてください。TEMPブログNotionを使った日報・タスク管理・メンバーDBの運用方法について紹介している記事。テンプレートを使って同じフォーマットで日報を書くことができ、メンバーDBとのリレーションでチームごとの日報表示用のビューを作成することもできる。コメント機能を使ってコミュニケーションを取ることもできる。テンプレートはURLからダウンロード可能。https://notion-lab.jpロールアップ機能ロールアップ機能を使用すると、リレーションに基づいてデータの集計をすることが可能です。応用的ですが、ロールアップ機能を使用することでランダム表示を実現することが可能です。下記の記事を読んでみてください。TEMPブログNotionのデータベースでランダムに1件だけ表示する方法を解説する。関数プロパティとリレーション・ロールアッププロパティを組み合わせることで、ランダムに1件だけフィルタをかけることができる。具体的には、ランダムな数字を生成する関数プロパティを作成し、別のデータベースでランダムIDの最大値を取得する。メインのデータベースでランダムIDの最大値を取得し、ランダムIDと最大値が一致したページのみフィルタして表示する。するシーンも多いかと思います。そんな時に役立つ、誤って編集してしまう事故を防ぐ機能が実装されています。複数人利用で重要なのは権限の設定です。各ページごとに権限を設定したユーザーをゲスト招待できます。プラスプラン以上をご利用の場合、コンテンツの編集はできるがプロパティの削除などの構造の編集はできない「コンテンツ編集権限」がおすすめです。権限や共有設定については下記の動画で解説しています。よければ参考にしてみてください。複数人で使用する際にデータベースが誤って編集されないようにする簡単な予防措置として役立つ機能です。データベースをロックすると、データベース内のデータは編集できますが、データベースのプロパティとビューの変更ができなくなります。編集権限を持つユーザーはロックのオン・オフをいつでも切り替えることができるのでご安心ください。データベースに関するよくある質問チームスペースをまたいでリンクドビューを作ることは可能ですか?可能です。データはワークスペース単位で保存されます。ワークスペース内のデータであれば、権限がある場合に限りどのページでも使用することができます。ワークスペースをまたいだリンクドビューの作成はできないので、基本的に1つの企業で1つのワークスペースを使用していただくのがオススメです。データベースはコピーできますか?コピー可能です。アイコンをクリックします。「データを含めて複製する」を選択します。💡2023年11月のアップデートで「データなしで複製」も選択できるようになりました。アイコンをクリックし「削除」を選択することで削除可能です。ボタンでも削除できます。削除データベースを削除してしまったのですが、復元できますか?可能です。サイドバー内のゴミ箱の中から削除してしまったデータベースを検索し、復元ボタンをクリックしてください。データベース機能について解説しました。データベースの活用を進めてみてください。法人さま向けにオリジナルのタスク管理ツールの制作を行っています。現状の課題感をヒアリングの上、最短2週間でツールを制作して納品し、実際の運用・カスタマイズのサポートを実施。月額9万円からご支援が可能です。大学」を運営しています。会員数は現在300名以上。過去の有料記事・有料テンプレートが全て閲覧可能コンテンツや特典盛りだくさんです。参加方法は下記の記事をご覧ください。