WorkspaceGoogleドライブ活用方法Googleドライブという言葉を聞いたことがある人は多いと思います。具体的にGoogleドライブがどのようなものか、ご存知でしょうか?Googleドライブは、ビジネスにおいて非常に便利なツールです。ツールの特徴や活用法を理解すれば、生産性が大きく向上します!本記事では、Googleドライブの基礎的な内容から、今すぐ使える便利な活用法まで、一挙にご紹介します。Suite)に特化して記載しています。知りたい場合は以下の記事がオススメ!Googleドライブとは?Googleドライブは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。Suite)」に含まれる機能の一つです。Officeファイル、画像、動画などをネット回線を通じて、クラウド上にアップロード・保存することができます。オンライン上にファイルを保存することで、以下のようなメリットが得られます。PC、Mac、iPhone、Androidスマホなど、様々な端末でアクセスできるインターネット環境があれば、場所を問わずにどこからでもアクセスできるアップロードしたファイルは、簡単に外部共有やダウンロードができるセキュリティが強固なサーバーで、大切なファイルを保管できるローカルへのファイル保存が「タンス預金」なら、Googleドライブ保存は「銀行預金」です。タンス預金は自分の身近にあるので、安心のように感じますが、泥棒が入ったり災害が起きたらアウトです。銀行預金は自分とは離れたところに保管しますが、泥棒が入ってしまう心配はないですし、災害時も大きなリスクはありません。至るところにATMがあるので、必要な時はいつでもどこでも引き出すことができます。Googleドライブは単にファイル格納や共有をするだけではなく、Officeファイルのようなデータ作成機能が備わっている点が大きな特徴です。この点については、あとで詳しくご説明します。「Googleドライブはオンラインストレージの一種である」ということを覚えておいてください。GoogleドライブのメリットGoogleドライブと同じようなオンラインストレージは他にもたくさん存在します。Googleドライブにはどのようなメリットがあるのでしょうか?ストレージ以外の機能が備わっているGoogleドライブの最大のメリットは、オンラインストレージ以外の機能が多く備わっている点です。Googleドライブは、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドといったファイル作成機能を持っています。Googleドライブ自体に各機能が内包されており、自由に利用することができます。Google形式で作成されたファイルは、Googleドライブの容量にカウントされないため、無制限にデータを蓄積することができる点も大きなメリットです。検索精度が高いGoogle検索をイメージするとわかりやすいと思いますが、Googleのサービスは非常に検索精度が高いです。Googleドライブも例外ではなく、高い精度でファイルを検索することができます。ファイル名はもちろん、PDFの中身まで読み込んで、キーワードに一致した情報を返してくれます。精度だけではなく、検索速度の早さも魅力の一つです。ファイル検索は頻度が高い行為のため、検索が正確かつスピーディーな点は、大きなメリットと言えます。セキュリティが強固クラウドサービスはセキュリティが不安、という人も多いかもしれません。Googleのデータセンターはセキュリティの専門家によって、堅牢なセキュリティ体制でデータを保管しています。Googleのデータセンターは、データを分散保管して運用しています。保管するデータが1枚のA4用紙だとしましょう。この1枚の用紙を4枚分コピーを取り、それらをシュレッダーにかけてバラバラにします。バラバラになった破片一つ一つを世界中の異なる国、異なる場所、異なるデータセンターで分散して保管します。ユーザーがファイルにアクセスすると、散らばった破片が結合し、瞬時に元の1枚のA4用紙に戻ります。そのため、仮に災害で特定のデータセンターが機能しなくなったとしてもデータは安全に守られる、という仕組みです。Googleドライブは99.9%の稼働率保証と米国の高度セキュリティ情報監査認定規格を取得しています。他の一般企業と比較すると、機密データ保持、データ保全、ハッキング対策など、Googleのセキュリティは圧倒的に優れていると言えます。ファイル共有が簡単Googleドライブでファイルを管理する場合、全てのファイルに対してリンクが生成されます。そのリンクを送るだけで、すぐに相手にファイルを共有することができます。リンク送付はメールでも良いですし、chatworkのようなチャットツールでもOKです。共有方法がリンクなので、ファイル添付でメール容量を消費することもありません。共有権限の付与も相手のGmailアドレスを打ち込むだけです。この権限付与のシンプルさと、Gmailアドレスの普及率はとても大きなメリットだと言えます。Googleドライブの活用法6選Googleドライブには、多くのメリットが存在することをご理解いただけたと思います。それでは、実際にどのような使い方があるのでしょうか?Googleドライブの具体的な活用方法を、厳選して6つご紹介します。1.複数人でファイルを同時編集するGoogleドライブの最大の魅力は、ファイルの同時編集機能です。Googleドライブには、Officeファイル(Word、Excel、Powerpoint)に対応するファイル作成機能が備わっています。資料作成これらの機能も100%クラウドで提供されているため、複数人が同時にファイルにアクセスし、同時に編集することができます。機能別に具体的な活用シーンを見ていきましょう。Googleドキュメントの活用シーンGoogleドキュメントは、会議の議事録作成に便利です。複数人が同じファイルにアクセスし、会議中にリアルタイムで書き込みをすることができます。関係者への共有も、アドレスを入力するだけで簡単に送付できるため、とても利便性が高いです。聞けないGoogleドキュメントの活用法5選!Wordとの違いも解説Googleスプレッドシートの活用シーンGoogleスプレッドシートは、複数ファイルの集約に効果を発揮します。店舗展開している企業が各店舗の売上情報を集約して、管理する場合を考えてみます。Excelの場合は、各店舗が個別に送ってきたファイルを本部担当者が開き、集約用のExcelに転記します。店舗数と同じだけのファイルを開いて、さらに情報を転記して、、というのは非効率ですよね。スプレッドシートであれば、事前に入力フォーマットを決めておき、店舗担当者がそれぞれ自店舗の売上を入力するだけで作業が完了します。聞けないGoogleスプレッドシートの6つ活用法!Excel(エクセル)でできない機能まで解説!Googleスライドの活用シーンGoogleスライドは、ページ数が多い資料を複数人で作成するときに便利です。Powerpointの場合は、パートごとに担当を決めて、完成したらメールでファイルを送り、合体させます。Googleスライドであれば、全員が同じファイルにアクセスできるので、自分が担当するパートを直接編集すればOKです。ファイルのやりとりも不要で、全員の作業が終了した時点で、最終的なファイルも完成しています。このようにGoogleドライブのファイル作成機能は、ビジネスシーンにおいて大活躍します。メリットの部分でも説明した通り、Google形式のファイルは容量にカウントされない点も嬉しいポイントです。聞けないGoogleスライドの活用法6選!PowerPointとの違いも解説2.簡単にアンケートフォームを作成・集計するGoogleドライブには、Googleフォームというアンケート作成機能が備わっています。テキスト、チェックボックス、ラジオボタンなど、多くの設問形式が用意されており、簡単にアンケートを作ることができます。回答はスプレッドシートに自動反映されるため、集計もリアルタイムに手間なく行うことができます。グラフを使って回答サマリをビジュアライズ化することも可能です。難しい操作は必要はなく、回答シート上でボタンを一つクリックするだけで完了します。アンケート以外にも、問い合わせフォームやアイデア募集など、様々な用途で使えます。多くのシーンで活躍する機能なので、Googleフォームはぜひ覚えておきましょう。最強アンケート?Googleフォームの利用メリットから活用方法まで徹底解説3.ファイルを保存・管理するGoogleドライブを通常のオンラインストレージとして利用します。Googleならではの高精度・高速度の検索で、ストレスなくファイルを探すことができます。フォルダ作成や管理も直感的に操作でき、リンクの自動生成によってファイル共有も簡単です。Starterプランであれば、容量は30GBです。BusinessプランとEnterpriseプランは組織人数が5名以上だと容量無制限なので、ファイルの残容量を気にする必要もありません。4.画像やPDFをテキスト化するGoogleドライブには、高精度なOCR(文字認識)機能が搭載されています。画像やPDFから文字を抽出することができるため、書類をテキスト化したい場合に便利です。手順は簡単で、対象の画像やPDFをGoogleドライブに保存し、Googleドキュメント形式で開くだけで完了します。手順2.該当ファイルをダブルクリックし、「Googleドキュメントで開く」をクリック以上の操作だけで、テキスト化が完了します。5.特殊ファイルをGoogleドライブでプレビューするGoogleは、様々なファイル形式に対応しています。通常はPCでは見れないファイルも開くことができるため、ビューアーとしても重宝します。.key、.numbers※参考:Google公式ヘルプサイト(Googleドライブに保管可能なファイル)6.ドライブファイルストリームでもっと便利にドライブファイルストリームは、クラウド上のファイルを自分のPCに直接ストリーミングできる機能です。(G:)」が出現し、通常のドライブと同じような見え方で、Googleドライブを利用することができます。データはクラウド上にあるため、ローカルPCの容量を消費しない点が大きなメリットです。動画などの大容量ファイルを扱う場合は、とても便利な機能だと言えます。ドライブ内のファイルはオフラインでの利用も可能です。オンラインになると再びクラウドに同期されるため、全ての端末で常に最新バージョンを利用することができます。まとめいかがだったでしょうか。Suite)の全ての機能を100%クラウドで提供しています。同時編集や自動リンク生成など、ユーザー目線で嬉しい機能が実現可能となっています。中には、クラウドサービスに抵抗感がある方もいらっしゃるかもしれません。Googleのセキュリティは世界トップレベルの堅牢性を誇っています!あらゆるものがクラウド化に向かっている現代において、自社環境のクラウド化は避けては通れない経営課題です。Suite)がおすすめです。Suite)に特化してGoogleドライブについて解説をしました。Suite)は、Googleが提供しているビジネスサービスです。深く理解したい方や業務の効率化、テレワークに伴うツールの導入を検討されている方におすすめの記事を以下にてご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。Suite)に関して、実績に裏付けられた技術力やさまざまな導入支援実績があります。Suite)の導入をご検討をされている方はお気軽にお問い合わせください。(GCP)をお得に便利に利用できます。(GCP)に関する技術サポート、コンサルティングなど幅広くあなたのビジネスを加速させるためにサポートをワンストップで対応することが可能です。お困りごとがございましたら、お気軽にお問い合わせください。用意する豊富なサービス群に対し、今使っているサービスや現状設定がベストであるかを見定めるために体系的な学習が必要だった。提供している個々のサービスを『点』として理解するのではなく、サービス同士の繋がり『線』として理解したい。2023google-cloud2023.08.250知識の棚卸には最適な内容。丁寧な解説により、各種サービスの理解度を更に深めることができた。Workspaceを活用することで、情報共有がかなりスムーズに。IT(1)ショッピングサイト(1)スタートアップ(1)スタートアップ支援(1)ストリームデータ(1)ストリームデータ処理(1)ストリーム分析(1)ストレージ(4)ストレージエンジン(1)ストレージサービス(2)スパイラル・モデル(1)スプレッドシート(12)スマートスピーカー(2)スマホゲーム(1)スライド(1)セーフブラウジング(1)セキュリティ(22)セキュリティガイドライン(1)セキュリティ対策(9)ゼロトラスト(1)ソーシャルログイン(2)ゾーン(1)ソフトウェア(1)ソフトウェア開発(3)チーム編成(1)チェックボックス(1)チャットボット(1)ツール(3)データウェアハウス(DWH)(1)データクレンジング(2)データサイエンス(2)データセンター(1)データドリブン経営(2)データパイプライン(1)データファブリック(2)データベース(13)データポータル(1)データマート(4)データマイグレーション(1)データマネジメント(1)データレイク(6)データ分析(17)データ分析プラットフォーム(1)データ分析基盤(3)データ基盤(1)データ探索(2)データ検出(1)データ活用(11)データ活用基盤(1)データ移行(1)ディープラーニング(1)テキストマイニング(1)できること(1)デザイン思考(2)デジタル・ガバメント実行計画(1)デジタルファースト(1)デジタル化(3)デメリット(2)テレハーフ(1)テレビ朝日(1)テレワーク(19)テンプレート(1)ドキュメント(3)トップゲート(1)トップゲートクラウディア(1)ドライブ(3)トラブル(2)トラブル回避(1)トランザクションデータ(1)トレーニング(7)ニューノーマル(2)ネットワーク(2)ネットワーク制御(1)ネットワーク構成(2)ノーコード(1)パートナー(2)パートナー企業(3)パートナー制度(3)バイナリーデータ(1)ハイパーオートメーション(1)ハイブリッド(1)ハイブリッドクラウド(7)ハッカソン(1)バックアップ(2)バックエンド開発(1)パブリッククラウド(5)ハングアウト(1)ビジネス(2)ビッグデータ(11)ビデオ会議(2)ファイル共有(1)フィッシング(1)。