記事一覧インタビューコラム取材[おすすめ記事]検査データ改ざんの原因と抜本的な防止対策についてクラウドは万全ではない―バックアップの必要性について長期化する情報資産の保存期間。新型コロナウイルスの影響で外出自粛が続き、在宅での勤務も始まったことから、自宅で過ごす時間がかなり増えましたね。こんな時だからこそ、"おうち時間"を有効に使いましょう。そこで今回マガジンで取り上げるのは、"おうち時間"にできる身の回りの情報資産整理、です。この機会に身の回りの記念写真や大切なモノ、想い出の品の整理をしませんか。大切な想い出だからこそ、しっかりと保存しておきましょう。1.家族の大切な写真。撮りっぱなしにしてないですか今やスマホで気軽に写真や動画を撮ることができます。写真を撮りすぎて、いつの間にかスマホにたくさんの写真や動画がたまっていた、なんてことありませんか。家族との旅行や子どもの写真、ペットの写真、親友との旅行写真など、大切な写真であるはずなのに、撮りっぱなしで携帯端末に保存しているだけ、なんてことありませんか。家族旅行のアルバムや生まれたばかりの子どもの写真など、昔の写真が部屋の片隅に置き去られていないでしょうか。どこにあるのか分からない、という状態になっていないでしょうか。ー予期せずに失うこともあるので要注意。そのように写真を"撮りっぱなし"、"置きっぱなし"、にしておくと、予期せずに写真を失くしてしまうことがあります。以前、マガジン事務局でスマホやPCのデータ復旧を専門とするお店を取材させていただきましたが、その方がおっしゃっていたのは、水没や落下、突如起動しなくなる等の予期せぬ事態で、大切な写真などのデータを失くしてしまう方が多いということでした。写真など、”pricelessなデータ”、つまり想い出がつまった写真が半分以上とのことでした※1。そのような一生に一度の写真は、護るべき大切な写真であるはずなのに、意外にも、撮りっぱなしで整理を後回しにしている人が多いです。※1詳しくは、情報資産管理マガジン『データ復旧の専門業者に聞く!その作業の裏側とは!?~大切なデータを守るために重要なこと~』をご覧ください。携帯に保存している写真は一瞬で消えてしまいます。一方で、写真はアルバムにして保存しているので大丈夫。昔の写真は現像して家に保管してあるので大丈夫、と思っている方も安心してはいられません。万が一の災害のとき、家で保管していた大切なアルバム写真がなくなってしまう可能性もあります。地震で家が倒壊してしまったら...大雨で家が水没してしまったら...大切なモノが一瞬にして失われます。大切な想い出までも奪われてしまうような悲惨な事態はなんとしてでも避けなければなりません。以上のような大切な想い出の写真の他、家族には見られたくないモノ、もありませんか。家族には見られたくない、子どものときのちょっぴり恥ずかしい想い出、例えば手紙や交換日記、学生のときの恥ずかしい青春写真。捨てたくても捨てられないモノを、自分の部屋の片隅にしまっていたりしませんか。このようなモノの整理は、実は終活の一環にもなります。遺品整理を行っている会社に話を聞いたところ、亡くなられた方のPCのデータを見たいとの家族からの依頼が多いとのこと。個人のデータは、やはり個人に帰属するので見せるのはグレーとのことです。したがって、家族の人がみてもトラブルにならないようなデータを忖度して見せることが結構あるとおっしゃっておりました。そのようなモノは、今後はどうしていくのか、も考えておくことが必要になってくるでしょう。2.保存方法は?自宅時間が長い今だからこそ、整理しようでは、予期せぬ紛失を防ぐために、どのような備えをしておけばよいでしょうか。そこで重要なのは、まずは、バックアップ。スマホやPCに保存されているだけの写真は整理し、バックアップをとる。昔の写真やアルバムはデータ化し、万が一物理的に復元不可能な状態になったとしても、残しておける状態にする、などです。バックアップの基本の方法は、"3-2-1ルール"。「3」箇所にバックアップを取る。少なくとも「2」種類の媒体に保存。バックアップのうち「1」つは違う場所に保管する、というルールです※2。※2詳しくは、情報資産管理マガジン『データ復旧の専門業者に聞く!その作業の裏側とは!?~大切なデータを守るために重要なこと~』をご覧ください。バックアップといってもどの媒体に保存すればよいのでしょうか。実際は、コスト、手間、知識の問題からデータが適切な方法で保全されていないことが多いようです。保管には以下の方法が考えられますが、一方で課題もあります。●クラウドサービス・一身専属が大半で他人はほぼ見ることができない・サービス終了で使えないリスクがある・使い方によって漏えいリスクが高い→データを残せないPCやスマホでの保管以外に、とりあえず外付けHDDに、クラウドサービスなどに保存する方が多いと思います。バックアップをしないよりは良いと思いますが、以上のように課題もあります。昔の写真を電子化し、記録メディアに書き込んでくれるサービスもあるようです※3。保存先はDVDやCDなどの媒体で、長期の保管に適しているとはいえません。実際には、写真以外にも保存しておきたい映像もあるでしょうし、手紙や日記などもあるでしょう。このようなものを管理する際は、それぞれサイズも異なりますし、ファイル形式も異なるので、分けて考えないといけません。したがって、ファイル形式を問わずに預けることができる、データの保管に慣れていない方でも簡単に管理できるサービスがあるとよいです。現状は、そのようなサービスかつ、安全・安心に長期間保管してくれるサービスはほとんどありません。確実にデータを残すことができるのが理想です。個人向けにそのようなサービスを行っているところは少ないですが、今後需要が増えるにつれて、そのようなサービスも様々出てくるでしょう。なった場合には、大事な写真であれば、データ保管の専門業者を頼ることも一つの選択肢です。保管でき、かつ、自身の“想い出のデータ”を永久に残しておくことができる、たとえば、自身のデータの引継ぎ者などを指定し、自分の代わりにその人が管理することができるようなサービス。そのようなものが今後できると良いでしょう。※3カメラのキタムラ、プリントサービス「写真・ビデオのダビング、デジタル化、データ保存・復元サービス「思い出レスキュー」」まとめ家にいることが多くなっているいまだからこそ、普段できない身の回りの整理をしましょう。その一環として、今回はデータの整理に着目しました。意外にも、大切な写真がきちんと保存されていないことが多いので、まずはデータのバックアップをすることが大事です。長期間保存するには手間もかかりますし、長期間の保存に向いていない媒体を使用していることが多いです。確実にデータを保全するサービスはまだ少ないですが、本当に大切なデータであれば、今後そういう専門業者を頼ることも一つの選択肢です。大切な写真や誰にも見られたくないデータや情報は、しっかりと保全していきましょう。紙と電子の対比で考える記録の保存レベル。情報漏えいの防止だけでなく、記録の保護も重要です。情報共有と記録保存は、ビジネス推進の両輪!経営者・従業員の意識を高め記録保存も進めよう。導入せよ!これで、情報のごみ箱化は対策できるのか。