従来の日本企業では紙による書類管理が一般的でしたが、最近は多くの会社でペーパーレス化が進んでいます。企業がペーパーレス化を推進することで、コスト削減やセキュリティ強化など、様々なメリットを享受することができます。ペーパーレス化は一般的な言葉として定着していますが、その内容について詳しく理解している方は少ないのではないでしょうか。あらゆる観点から一挙にご紹介します。(〜がない)」を組み合わせた言葉であり、業務を進める上で紙の書類やファイルなどを削減することを意味します。従来の日本企業では、契約書や請求書などをすべて紙で管理しており、自社のキャビネットで保管していました。最近では政府が働き方改革を推進している影響もあり、多くの企業がペーパーレス化に向けた取り組みを始めています。ツールが多く登場しています。代表的な例としては、オンラインでの契約締結を実現する「クラウドサイン」などの電子契約ソリューションが挙げられます。ペーパーレス化は単に紙を削減できるだけではなく、他にも様々なメリットを企業にもたらします。ビジネスマンのワークスタイルが多様化した現代において、ペーパーレス化はすべての企業に求められている経営課題だと言えるでしょう。ペーパーレス化のメリットコスト削減を実現できるペーパーレス化の代表的なメリットとして、コストの削減が挙げられます。ペーパーレス化によって紙のコストを抑えることができ、同時に印刷費や郵送費の削減にも繋がります。これまで紙で保管していた書類を減らすことで、自社のロッカーやキャビネットの省スペース化を実現することができます。このように、ペーパーレス化はコスト削減やオフィススペースの有効活用に直結します。セキュリティを強化できる従来の日本企業では、契約書などの重要書類を紙で保管していたため、書類を紛失した場合は重大なセキュリティ事故に発展するリスクがありました。仮に個人情報を含んだ顧客リストが外部漏洩すれば、取り返しのつかない事態になります。その点、ペーパーレス化は紙ではなく電子ファイルとして書類を保管します。書類をデータで保存することで、物理的な紛失リスクを低減できるため、自社のセキュリティ強化に繋がります。新しい働き方を実現できるペーパーレス化はコスト削減やセキュリティ強化だけでなく、企業が新しい働き方を実現する上でも大きく寄与します。紙書類で運用する場合、どうしてもオフィスに出社せざるを得ない状況が生まれていました。ペーパーレス化は原則オンラインでのファイル保管になるため、時間や場所に縛られることはありません。新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークや在宅勤務が浸透した現代においては、ペーパーレス化の重要性は益々高まっていると言えます。業務効率化を実現できるペーパーレス化は、組織の業務効率化にも大きく寄与します。わかりやすい例として、紙によるファイル保管を考えてみましょう。会社の書類を紙で保管・管理している場合、目的の書類を探し出すために大きな労力が掛かるケースもあります。仮に、膨大な量の書類を大型ロッカーやキャビネットにランダムに保管していれば、一つずつ紙の書類を目検して目的のファイルを探すしかありません。これには膨大な時間を必要としますし、「書類を見つける」というだけの生産性の低い時間になってしまいます。紙の書類を電子ファイルとして保管しておくことで、ファイル名や保存日時から簡単に目的の書類を検索でき、効率的に業務を進められるようになります。このように、ペーパーレス化は企業の業務効率化に大きく貢献する重要な取り組みであると言えます。タイムラグをなくすことができるタイムラグというのは、自社と他社との間で紙書類をやりとりするための時間のことです。お客様から自社サービスの申込書を受領するケースを考えてみましょう。自社がお客様に紙の申込書を送った後、お客様側で内容確認・捺印した上で書類を返送します。従来の日本企業では、このようなやり取りが一般的に行われていましたが、これでは郵送のための無駄な時間が発生します。その点、ペーパーレス化で電子ファイルのやり取りにしておけば、タイムラグが発生することはなく、お互いにとって効率的かつスムーズに取引を行うことができます。ツールの導入が必要になります。そのため、追加コストが発生する点はデメリットの一つであると言えるでしょう。先ほどご説明した通り、ペーパーレス化自体がコストの削減に直結する取り組みです。ツールの導入コストをネガティブに捉えるのではなく、ペーパーレス化による導入効果を見据えた上で、中長期的な目線で検討することが大切です。一時的に業務効率が下がるペーパーレス化に限った話ではありませんが、業務運用の変更は社員に一定の負担がかかります。リテラシーが低い場合、ツールの使い方がわからずに業務効率が下がることが予想されます。これも一時的なデメリットであり、ペーパーレスが社内に浸透すれば、結果として組織の生産性は向上します。そのため、社員に対してペーパーレス化のメリットを丁寧に伝えて、あらかじめ賛同を得ておくことが大切です。システム障害を受ける可能性があるペーパーレス化のデメリットとして、システム障害の可能性が挙げられます。一般的なペーパーレス化では、ファイルを電子化してパソコンの中で管理するため、自社のシステムに何かしらのトラブルが発生した場合、その影響を受けてしまうリスクがあるのです。紙の書類であれば絶対に安全という訳ではなく、大規模災害が発生すれば紙が燃えたり消失したりする可能性があります。これらはペーパーレス化におけるシステム障害と似たようなリスクだと言えるでしょう。そのため、ペーパーレス化の方が必ずしも危険だということではありません。システム障害などのリスクを最小限に抑えるには、自社の状況に合わせた最適なセキュリティ対策を講じる必要があります。万が一、情報漏洩などが発生した場合は取り返しのつかない事態になるため、ペーパーレス化を推進する際は、セキュリティ体制を慎重に検討することが大切です。社員教育を行うペーパーレス化を推進するためには、あらかじめ社員教育を行う必要があります。ペーパーレス化を検討していても、現場の社員がペーパーレス化の目的やメリットを理解していなければ、思うように進めることはできません。そのため、社員のペーパーレス化に対する理解を深めておきましょう。可能であれば、経営層や役職者など、然るべき立場の人から説明を行うのがオススメです。これにより、社員の意識を強く変えることができ、ペーパーレス化を円滑に進めることができます。ペーパーレス化の対象を明確化するペーパーレス化の推進において「どの書類をペーパーレス化するか?」という、対象の明確化は大切なポイントになります。闇雲にペーパーレス化を進めても、思うような効果は得られません。自社が紙で運用している業務を洗い出し、ペーパーレス化する対象を具体的に決めてください。業務の整理を行うことで、プロセス上の課題を発見できる可能性もあるため、場合によっては運用改善や生産性向上にも繋がります。段階的にペーパーレス化を進める企業がペーパーレス化を実現するためには、段階的にプロジェクトを進めることが重要です。大規模なペーパーレス化を目指した場合、どこかで失敗してしまうポイントが発生し、全体がうまく機能しなくなります。そのため、ペーパーレス化の対象となる業務や書類を整理し、それらに優先順位を付けてください。優先度が高いものから順番に対応することで、効率的にペーパーレス化を進めることができます。このように、ペーパーレス化を進める上では、計画性を持って検討することが重要になります。紙の印刷コストの削減とある出版会社では、ペーパーレス化を導入することでコストの削減を実現しています。同社では、原稿内容をチェックするために多くの紙を印刷していましたが、その印刷コストが経営を圧迫する原因となっていました。そこで、印刷量を抑えるための対策として、組織ごとに印刷できる枚数を制限したのです。ここでのポイントは、いきなり厳しい枚数制限を設けるのではなく、3年計画で段階的に施策を実行した点です。紙の印刷量を減らすと同時に、社員に対してペーパーレス化の必要性を説明しました。その結果、ペーパーレス化に対する社員の意識が高まり、コスト削減を実現することができました。現在は会議のペーパーレス化など、ペーパーレス運用の拡大を検討しています。会議資料のデジタル化とある商社では、ペーパーレス化を導入することで会議資料のデジタル化を実現しています。同社では、モノだけではなく情報の流通も重視しており、お客様への情報提供や社内の情報共有を迅速化する仕組みを検討していました。貸与し、手書きで運用していた報告書を完全にデジタル化しました。配布することで、外出先の営業担当とスムーズに連携できる体制を整備したのです。活用し、全体の約70%の資料をデジタル化することに成功しました。これにより、紙や印刷費などのコスト削減と業務効率化を同時に実現しました。好評であり、その利便性が高く評価されたそうです。教育現場のペーパーレス化ペーパーレス化の波は一般企業だけでなく、教育現場にも大きな影響を与えています。とある中学校では、業務効率の改善を目的として、教職員にタブレット30台を貸与しました。中学校は授業で使用するプリントや宿題など、紙を印刷する機会がとても多く、印刷コストの削減が大きな課題となっていました。そこで、課題解決の第一歩として、教職員が使用する紙の削減から着手することにしたのです。これまでの職員会議では、当日の議題や参考資料などを紙で印刷していました。タブレットを導入することで、デジタル化された資料を画面上で見ながら会議を進行でき、印刷コストの削減に繋がりました。副次的な効果として、会議の聞き漏らし防止にも寄与しているそうです。オススメペーパーレス化を実現するためのツールは多く存在しますが、サービスごとに特徴やメリットは大きく異なります。そのため、複数のサービスを比較して、自社に最適なツールを選ぶことが重要になります。ツールの判断基準は多岐にわたりますが、以下のポイントを意識するとよいでしょう。オススメのソリューションだと言えます。概要やペーパーレス化にオススメな理由をご説明します。提供するクラウド型のグループウェアサービスです。ブランド名を変更しました。ドライブ(オンラインストレージ)など、企業に必要な機能がすべて揃っています。活用することで、簡単にペーパーレス化を実現できます。ドライブに格納すれば、いつでもどこでも資料を閲覧可能になります。100%クラウドで提供されているサービスであるため、デバイスを問わずに利用できる点も嬉しいポイントです。関しては、以下の記事で詳しく解説しています。様々な機能がオールインワンで提供されています。スプレッドシートで運用できます。スライドを使うことで、複数人が同じファイルを同時に閲覧できます。スライド上で複数人が共同編集しながら資料を作ることも可能です。サービスは各ユーザーがドキュメントやファイル上にコメントを残すことができます。これにより、複数人での業務コラボレーションが効率化され、テレワーク環境においても業務の生産性向上を期待できます。画面を共有しながら説明することも可能です。バージョン管理を行うことができるため、たとえば、双方が契約書に合意した後、データを書き換えられるような心配もなく、オンライン上で安全に取引が完了します。形式に変換できる点も嬉しいポイントです。ペーパーレス化の推進に必要なあらゆる機能が搭載されています。ライセンスの中にすべて含まれているため、まさにオールインワンで提供されている高機能なパッケージサービスとなっています。世界の中で完結します。これにより組織の生産性が大きく向上することは間違いないと言えるでしょう。組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが多く備わっており、それぞれの機能がシームレスに連携しています。そのため、単なるペーパーレス化だけではなく、その先の業務効率化や生産性向上を実現できます。アドレスを入力するだけで完了します。ファイル共有を受けた旨のメール通知が自動で飛ぶような仕組みとなっています。チャットなど、様々な機能が搭載されています。活用することで、ペーパーレス化はもちろんのこと、自社の業務効率化や生産性向上を実現することが可能になります。成長性と高いセキュリティペーパーレス化では、機密情報を含む重要書類を電子化し、オンライン上で保存します。そのため、サービスの信頼性はとても重要なポイントになります。強固なインフラと最先端のテクノロジーを自由に活用することができます。世界中で多くの企業に支持されているサービスであるため、信頼性の観点では問題ないと言えるでしょう。独自技術により、とても強固なセキュリティを誇っているため、安心して業務で利用できます。直観的なユーザーインターフェース新しいツールを導入する際、サービスの使いやすさは大切なポイントです。高性能なツールだとしても、使いにくいサービスであれば、社員の利用が進まずに導入効果は低くなります。直観的なユーザーインターフェースが大きな特徴であり、誰でも簡単に使うことができます。管理者が研修などを行う手間を削減できます。あらゆる観点から一挙にご紹介しました。ペーパーレス化を導入することで、企業は様々なメリットを享受できます。近年、多くの企業がペーパーレス化に取り組んでおり、自社のコスト削減や業務効率化を実現しています。内包された多彩な機能により、ペーパーレス化はもちろん、自社の生産性向上にも大きく寄与します。導入する場合には、ぜひトップゲート経由での契約をご検討ください。申し込みすることで、請求書払いや円建て運用はもちろんのこと、管理者負荷の軽減や導入後のフォローまで、全面的なサポートを受けることができます。そのため、「導入して終わり」ではなく、お客様の状況に合わせた運用を伴走型で一緒に検討させていただき、利用者だからこそわかる現場目線の意見や経験をもとに積極的に提案させていただきます。ようなグループウェアは、導入した後の運用によって成否が分かれると言っても過言ではありません。導入効果を最大化することができます。導入を検討してみてはいかがでしょうか。Suite)に関して、実績に裏付けられた技術力やさまざまな導入支援実績があります。Suite)の導入をご検討をされている方はお気軽にお問い合わせください。(GCP)をお得に便利に利用できます。(GCP)に関する技術サポート、コンサルティングなど幅広くあなたのビジネスを加速させるためにサポートをワンストップで対応することが可能です。お困りごとがございましたら、お気軽にお問い合わせください。用意する豊富なサービス群に対し、今使っているサービスや現状設定がベストであるかを見定めるために体系的な学習が必要だった。提供している個々のサービスを『点』として理解するのではなく、サービス同士の繋がり『線』として理解したい。2023google-cloud2023.08.250知識の棚卸には最適な内容。丁寧な解説により、各種サービスの理解度を更に深めることができた。Workspaceを活用することで、情報共有がかなりスムーズに。IT(1)ショッピングサイト(1)スタートアップ(1)スタートアップ支援(1)ストリームデータ(1)ストリームデータ処理(1)ストリーム分析(1)ストレージ(4)ストレージエンジン(1)ストレージサービス(2)スパイラル・モデル(1)スプレッドシート(12)スマートスピーカー(2)スマホゲーム(1)スライド(1)セーフブラウジング(1)セキュリティ(22)セキュリティガイドライン(1)セキュリティ対策(9)ゼロトラスト(1)ソーシャルログイン(2)ゾーン(1)ソフトウェア(1)ソフトウェア開発(3)チーム編成(1)チェックボックス(1)チャットボット(1)ツール(3)データウェアハウス(DWH)(1)データクレンジング(2)データサイエンス(2)データセンター(1)データドリブン経営(2)データパイプライン(1)データファブリック(2)データベース(13)データポータル(1)データマート(4)データマイグレーション(1)。