Forumユーザー同士でRPAに関する情報や話題を交換。人口375万人以上を擁する日本最大の自治体、横浜市。Cube」を導入、効率化に向けた取り組みをスタートさせました。岡崎有希氏は言います。「女性の社会進出を促進する施策や幼児教育・保育の無償化によって、お子さんを預けやすい環境が整ってきたため、保育園・幼稚園のニーズが高まってきました。こども家庭支援課の担当者が、郵送で届いた書類の整理、審査、業務システムへの入力などを行っています。主導して事務処理集中センターを設置。20人程の局職員、区の担当者に加え、派遣スタッフ80名以上を動員して処理にあたる必要がありました。申請書類の受付簿を作成するために局職員が長時間、残業しなければならず、人的負荷、コスト面での課題につながっていました。「このままではパンクする。機械に任せられることは機械に任せよう」2019年、当時の課長の一声で、自動化に向けての検討が始まりました。プロポーザルの結果、NTTデータが今回のRPA導入実証実験のパートナーに選ばれました。採用することにしました。Suiteでテキスト変換したデータのダウンロード、業務システムへの入力、受付簿の作成などの作業を自動化するという計画です。Suiteの設定やWinActorのシナリオ作成などはNTTデータが担当し、2020年半ばに数百件のダミーデータで実証実験を行いました。「文字の読み取りは期待していた以上の精度でしたし、これまで1件30分以上かけていた作業を、WinActorが数分で終わらせたのを見た時は感動しました」と、担当の竹森庸陽氏は言います。実験そのものは成功でした。ここで再びコスト面での課題が浮上してきます。Suiteは従量課金制で、読み取り件数に対してコストがかかる仕組みです。今回の業務では、一人分の申請書だけでも読み取り項目が600以上もあります。Cube」(以下Cube)でした。Suite」をインストールしたサーバを物理的にレンタルするサービスで、料金が読み取り件数に左右されることがありません。ユーザーのLAN内に設置すれば、インターネットに接続することなく、より安全にAI-OCRの機能を利用できるようになります。残業500時間削減、住民サービスの向上にも効果2020年10月、申請のピークを前にできあがったのが、図のフローです。「令和2(2020)年度は修正を重ねながら実験的に使っていたため、すべて図の流れ通りに進められたというわけではありません。保育園の申請処理は複雑な条件分岐があるので、人が判断した方が速いところは従来通り人が行うなど、人と機械の役割を分けて対処しました。受付簿の作成業務については完全にWinActorに任せることができたので、のべ500時間分の残業を削減することができました」(岡崎氏)また市民からの問い合わせに、スピーディに対応できるようになったという効果もありました。従来は申請書を提出した市民から区役所の窓口に問い合わせが入った場合、4月入所については区の担当者が事務処理集中センターで原本を探して内容を確認し、市民に折り返し電話して回答するという手順が踏まれていました。申請書をAI-OCRで電子化し、ファイルサーバに保管するようにしたことで、区役所にいても申請内容を確認できるようになったのです。市民を待たせずに回答ができると、区役所からは好評だったといいます。庸陽氏RPAやAI-OCRをここまで大規模に利用した例は横浜市役所内でも殆どなかったため、稼働までには生みの苦しみを経験することになったと、竹森氏は語ります。「例えば『RPAの作業に間違いがあった場合、誰がその責任を負うのか』『RPAに作業させるにあたり、アカウントを発行していいものなのか』という内部統制のハードルを乗り越えなければなりませんでしたし、開発業者と本市側の認識のズレから、何度も手戻りが発生してしまいました。これまで担当職員間の阿吽の呼吸で進められていたことでも、外部の人に発注する際には、詳細まできちんと言葉にしなければならないと、気づかされました」この気づきが得られたことは、大きな成果だったといいます。「政府から、自治体情報システムの標準化を令和7(2025)年度末までに行うという方針が出ましたが、その実現に向けて何に留意すべきなのか、今回のテクノロジー導入で前もって経験できたことは大きかったですね」(岡崎氏)「この経験がなければ、標準化という大きな変化を前に『どうしよう』で終わっていたかもしれません。機械に頼った方がいいこと、人が判断すべきことを区別して業務プロセスを見直した方がいいとか、運用にあたってのルールづくりが必要だとか、発注時には言葉による明確な意思伝達が重要だとか、デジタル化に向けた考え方の基盤をつくることができました。市庁舎これから5年の間に乗り越えねばならない「システムの標準化」という壁に対処していく心構えができたと語るお二人。今、すべての自治体に、こうした意識変革が求められていると言えそうです。「民間企業の場合は、デジタル化の流れに追随しないと振り落とされてしまうかもしれませんが、行政は手順や書式がカチッと決まっていて、なかなか変わるきっかけがありません。これから始まるシステム標準化に臨むには、一人ひとりの職員が業務に対する考え方をデジタル化に切り替えることが重要になってくるでしょう」(竹森氏)※課名、補職は令和2年度(2020年度)のものです。サイトのご利用にあたっての注意事項Cookieポリシーについて販売パートナー様ログイン採用RPAニュース配信のお申し込みサイトマップWinActorはNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。WinDirectorは株式会社NTTデータの登録商標です。RPA技術者検定は株式会社NTTデータの登録商標です。ClimberCloudは、株式会社NTTデータビジネスブレインズの登録商標です。その他の会社名、各製品名は、一般に各社の商標または登録商標です。CORPORATION当サイトでは、お客様により適したサービスを提供するため、クッキーを利用しています。当サイト利用状況を分析したり、お知らせ(広告)を最適化したり、SNSへの連携を行うことを目的としています。当社では、お知らせ(広告)と分析の用途で、サードパーティークッキーにも情報を提供しています。お客様には、クッキーを許可するかを選択する権利があります。詳細は、当社のクッキーポリシーを確認してください。