2024年1月15日URLをコピーしました!裁判所での仕事は、裁判官だけでは成り立ちません。実は、裁判所職員、特に書記官とのコミュニケーションが非常に重要です。この記事では、裁判所職員との円滑なやり取りを実現するための「キラーフレーズ」を紹介します。日頃の業務で裁判所と連絡を取る際、どのように話せば良いのか、どんな言葉が彼らの心を掴むのか、その秘訣を解き明かします。舐めてはいけない裁判所職員とのやり取りもしかすると、皆さんの中には「裁判所」=「裁判官」のイメージで終わってしまう方もいるかもしれません。たしかに、裁判官は紛争について最終的な判断を下す重要な役割を担っていますし、法廷で法的なやり取りを交わすのも専ら裁判官であることは間違いありません!ですが、裁判官は決して1人では仕事ができません。実際に弁護士事務所などで働かれていればイメージがつきやすいかもしれませんが、裁判所からの電話のほとんどは書記官からだと思います。裁判所に電話をかける際にも、まず間違いなく最初に出るのは書記官(事務官)です。法律家として働く上で、書記官とのやり取りは避けては通れないのです!皆さん、できれば日々穏やかに働きたいし、困ったことがあれば裁判所に優しく対応してもらいたいですよね?(各種手続きや、あまり使わない法制度について話を聞きたいときは、書記官に聞くのが手段の一つです!)すなわち!書記官と信頼関係を築いておくと実はお得なのです!ここだけの話、書記官も人間なので、「この事務所(代理人)、できる...!」と思えば、その後の対応も一層親切になります。逆に、横柄だったり連携が取れないと...?言葉は不要ですね。そのために、日頃の電話対応から見直してみませんか?「なんだ、そんなのもう慣れっこだよ。思われるかもしれませんが、ここで敢えて今一度、裁判所との連携をおさらいしてみましょう!既に働かれている方には確認の意味で。これから働かれる方にはアドバンテージになることを願って。裁判所で働いていた経験を踏まえて、電話対応基本のキをご一緒に学びたいと思います!これ、実は良くないです...あなたは今、△△県の○×弁護士事務所で働いていると仮定します。裁判所に提出する書面について、確認したいことができました。しましょう(原告代理人サイドとする)。弁「お世話になっております。担当書記官の××さんはいらっしゃいますか?」ケースごとに確認していきましょう!ケース1の場合では、まず1ケースから見てみましょう。どこの事務所の人間か名乗っていますし、対象事件も明らかにしていますね!ですが、△△地裁に係属している○×事務所が代理人となっている案件は、一件だけではないはずです。膨大に係属しています。そのため、1のような伝え方だけでは不十分で、電話に出た書記官は対象事件を把握できません。事務所名を名乗り、原告の氏名も伝えているので、これなら1よりは事件を絞れそうです!ですが、結論としてはこちらも不十分です。実は、裁判所では原告被告の氏名は、事件把握にあたって優先順位が低いのです!(なぜかというと、後述するようにもっと的確かつ明確に対象事件を絞れる魔法のワードがあるからです)検索システム上も、氏名の記入によって事件を検索することはあまり想定されていない仕様になっているので、これだけでは書記官と良好な関係を築くにはもう一歩といったところです。原告の名前、事務所名に加えて、担当書記官の名前を伝えていますね。これはケース1、2よりだいぶ高評価だと思います!いざとなれば、電話を取り次いだ書記官も、その担当書記官に内線を回せます!ですが、書記官としても一回の電話で必要十分なやり取りを最短で済ませたいものです。なると、書記官も担当事件を複数抱えていますので、急にピンポイントで当該事件について情報を思い出し、対応することは難しいかもしれません。そんな書記官にも心の余裕を与えるためには、3にも、もうワンポイント付け加えたいところです。これが正解!裁判所が1番求めている情報は○○!では、いったいどうするのが正解なのでしょうか?先程ケース2の答え合わせをした際に、裁判所が喜ぶ魔法のワードがあるとお伝えしました。思われましたか?でも、実は意外と事件番号って、裁判所から聞くまで教えてくれない事務所が多いんですよ...。そもそも事件番号というのは、裁判所に訴えが提起された時につく個別の番号のことで、1つの事件に1番号がつく、まさにオンリーワンの情報のことを指します。いった具合に番号が振られます。(※ワというのは、地方裁判所の第一審の民事訴訟事件の総称です)(※123号というのは、ざっくり言えば△△地裁に提起された事件の中で123番目ということです)裁判所職員は、全員この事件番号を大事に仕事をしています。何をするにも事件番号を頼りに検索し、記録を管理しています。この事件番号を伝えてあげれば、担当書記官もすぐに分かりますし、事件の記録も探しやすく、実りある電話相談ができるのです!なので、今回の正解は・・・(あくまで一例ですが)弁「お世話になっております。事件番号令和5年(ワ)第123の件で、担当書記官××さんにお取り継ぎ願えますか?」となります。こんな電話がかかってくれば、取り次いだ書記官(事務官)もサクサク事件が特定できてニッコリ。担当書記官も、記録を早期に手元に置いて、的確な情報を伝えられてニッコリ。弁護士事務所としても、書記官から「それじゃ事件わかりませんよ?事件番号わかりますか?」なんて詰められずニッコリ。みんなニッコリになります。これはワンポイントアドバイスですが、丁寧さを追求して、「123「号」」まで伝えるのは実は避けた方が無難です。電話越しだと、「号」が「5」に聞こえてしまい、「1235」だと勘違いされかねません。すると、1235号も係属していた場合、やはり事件が特定できず、お互いしょんぼりしてしまいますので...。