Support(スマートサポート)「はたらく」をもっと快適に、リコーの複合機がお手伝いできること。企業規模が大きくなるにつれ、社員の成長や組織の活性化を意図して、社内異動による担当業務替えは頻繁に行なわれます。担当業務が変わるとき、今まで担当していた業務の引き継ぎを後任者に対して行いますが、引き継ぎのやり方や引き継ぎ書のフォーマットが決まっていないケースも散見されます。引き継ぎは本来上司が同席の元、きちんと引き継ぎが行われているか確認したり、引き継ぎの中で業務に関するアドバイスを行なったりすることが必要です。それに加えて引き継ぐべきことや、業務で使用するデータや帳票類もきちんとまとまって引き継がれることが重要です。それらがきちんと行われていないと業務に影響がでて、場合によっては関係区やお客様にご迷惑をかけてしまうこともあります。参考になるかもしれません。このタスク文書は引き継ぎ業務名、内容、その業務で過去に作成した文書、仕掛かり文書、使用する書式などをワンセットで引き継げるツールです。イメージタイトル:引き継ぐ業務名をタイトルに記載します。状態:このタスク文書が業務引き継ぎ中のタスク文書であることを「実施中」で表しています。タグとして設定します。本文:引き継ぐ人と引き継がれる人、業務責任者及び引き継ぎ業務内容、使用するデータ、帳票類など添付します。業務の引き継ぎの仕方が実務担当者任せになっている会社の人事担当などが作成して社員に利用させます。引き継がれる業務の担当者とマネージャー。部門単位で引き継ぎ用のおしごとルームを作ります。引き継ぐ業務単位でタスク文書を作ります。一人の人が担っていた複数の業務を別々の人に引き継ぐ場合がありますので担当者単位では作らない方が良いでしょう。継ぎを確認する「上司」が記入できるようになっています。引き継ぎは、上司が同席せずに担当者どうしで行われることもありますが、引き継ぎの責任の所在が不明確になるため、上司同席のもとに行い、名前を記録するようにします。引き継ぎ内容のフォーマットは、とてもシンプルに作ってあります。ファイル」の4つです。記入欄の大きさは、必要に応じてその都度変えることができます。「資料・ファイル」欄には、引き継ぎに使用したファイルや実際の業務で使用するフォーマットなどを添付することができます。使用する機能:タグ、詳細検索おしごとルームは部門単位で作成して、複数の担当者やマネージャーが共有することが管理上望ましいですが、そうすると個々の担当者が使いづらいという欠点が生まれます。その欠点を補うためにタグを設定します。担当者名をタグに設定しておけば、担当者は自分の名前のタグを左のツリーから選択することで自分が担当する業務のタスク文書だけを表示することができます。引き継ぎ書が業務マニュアルにすべての業務の引き継ぎが一巡すると、引き継ぎ書を業務マニュアルとして利用することができます。業務担当者だけでなく新任のマネージャーが部下の担当する業務を掌に載せることもできるようになります。電子的に管理されたマニュアルとなるので、業務変更の際の内容の修正も容易に行えます。運用まずはじめに、部門全体の運営に当たる担当者が、引き継ぎ用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。登録したおしごとルームの中にあらかじめメンバーの名前をタグとして設定しておきます。次に登録した引き継ぎ用のおしごとルームの中にサンプルタスク文書を参考にして引き継ぎ書用のタスク文書のフォーマットを作成します。フォーマットが決まったら部門内に展開します。人事異動の季節になって担当者の異動が発生したら、マネージャーが業務ごとに後任者を決めた上で、引き継ぎ書のフォーマットからタスク文書をコピーして前任者へ提示し、引き継ぎ書の作成を指示します。この際に部門内に新しいメンバーが加わるようであれば、その人の名前をおしごとルームにタグとして登録します。前任者は、担当する業務ごとに提示されたタスク文書をコピーして引き継ぎ事項を記述し、業務で利用する書類やファイルを添付します。引き継ぎ書が出来上がったら引き継ぎ書を投影するなどして上司同席のもと引き継ぎを実施します。引き継ぎ書のフォーマットを統一することをきっかけにして、引き継ぎ事項のドキュメント化、上司同席の元での引き継ぎなど、引き継ぎ品質の平準化が図れます。引き継ぎ書と業務で実際に使うドキュメント(電子ファイル)が一元的に引き継がれますので後任者へスムーズに仕事が引き継げます。引き継ぎ書(タスク文書)は業務の変更とともに修正を加えながら、継続して利用できますので、引き継ぎ時の一時的な資料としてだけでなく、業務マニュアルとして会社の財産となります。