企業の人事・総務担当者や健康保険組合の方々にとって、社内向けや団体向けの健康診断の予約受付業務は、対象がとても大人数になりとても労力のいる仕事です。本記事では、健康診断の予約受付に関する業務を効率化できる予約システムの利便性をご紹介しています。導入を検討している方はぜひ参考になさってください。予約システムで健康診断の予約受付をするとできること組織内や団体の健康診断では、毎年恒例であったり、数か月に一度であったりと高頻度なうえに、一度にとても多くの人数に対応しなければならないため、そもそもの受付業務やその後の情報管理、当日までの準備といった諸業務での対応量が膨大となります。そこでおすすめなのが、予約システムの導入です。健康診断の受付業務に予約システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのか概要をご紹介します。予約システムはクラウド上(インターネット上)で常に動作する、予約の受付と管理を自動化するシステムです。健康診断の受診予約者は、24時間365日、いつでも好きなときにスマートフォンやパソコンのWebブラウザ上で簡単な入力をおこなうだけで、予約操作を完結できます。そのため予約担当者側が従来行っていた電話対応やメールのやりとり、対面のやりとりなどの予約受付といった業務が必要なくなります。いった内容もすべて予約サイトの画面内で伝達できるため、日程変更やキャンセルを含む予約確定までの流れがすべて自動受付で完結するのです。大人数をかかえる企業、グループ企業全体などで実施する健康診断において、電話や対面受付といったアナログな方法で予約受付をする場合には、各拠点に一次受付の担当者を設け、それぞれが受け付けた情報を間違いのないよう集約するといった手間が必要です。予約システムであれば、クラウド上で動作するひとつのシステム上でどんなに大人数の情報でも取り扱えます。健康診断を受ける人数が多ければ多いほど、社員の契約形態の違いで健康診断の検査項目が変わったり、在籍するグループ単位でかかる時間や健診日程・時間帯が事細かに分けられたりといったこともあり、予約情報の整理や管理がとても大変です。予約システムでは自動的に受付された膨大な予約情報を、あらかじめ設定しておいたルールに沿って見やすく管理しやすい管理画面上で表示可能です。管理画面上で部署や契約形態ごとにソートしたり、健診スケジュールと受診者数や予約枠数の兼ね合いを分かりやすく一覧表示して確認したりといったことも容易いため、管理担当者の業務負担が大幅に軽減できます。健康診断の予約受付や情報管理では、予約システムを導入することによって担当者の業務負担を大幅に軽減できます。クラウド型で提供されている予約システムでは、利用する企業や団体の規模に応じてプランや機能を選べたり、健康診断以外の各業務でも活用できる様々なサービスがあったりと、企業にとってのメリットが多くあります。企業の規模に関わらず、予約システムの導入は多くの利便性を得られる可能性が高い施策ですので、ぜひ検討なさってください。ドックの予約管理システムで業務効率化|ChoiceRESERVE▼参考:予約システム「ChoiceRESERVE」で作成された社内健康診断や予防接種のデモサイトは下記から実際に試していただけます。リザーブリンクはISMS認証を取得し、ChoiceRESERVEに係るISMSクラウドセキュリティマネジメントシステムの認証を取得しています。