個人的なやり取りを他者にも送ってしまう可能性まとめメールの宛先設定の便利な機能として、BCC機能があります。このBCCとは、複数名に同じ内容のメールを送る際に、特定の送信先のアドレスを他の送信先に見られないようにする設定です。お客様とのメールを先方に気付かれることなく上司に共有するときや、社内共有事項を送るメールを他の社員に知られることなく上層部へ共有するときなど、ビジネスシーンでのメールのやりとりでは必要な機能です。いう仕組みを使って、一般的なメールソフト(OutlookやGmailなど)から、メルマガ配信を行っている企業が多数見受けられます。私がこれまで関わったお客様のなかには、驚くことに、なんと12,000件ものメールアドレスをBCCに設定してメルマガ配信をされていた企業様もありました。BCCでのメール一斉配信には、いくつもの大きなリスクがあるので、今すぐにやめるべきです。BCCの一斉配信は、時代に逆行しており、もはや時代遅れです。今回は、BCCでメール配信を行ってはいけない理由を紹介します。TO・CC・BCCの違いメールの宛先欄にはTO・CC・BCCの3種類があるということは知っている方が思います。この3種類の違いと、活用方法について確認しておきましょう。TOTOはメインの送信相手、つまり宛先を意味します。ビジネスメールではこの「TO」は必須で活用します。佐藤さんに対してメールを送りたい、となった場合にはTOの欄に佐藤さんのメールアドレスを書き、佐藤さんに対して「あなた向けにメールを送っていますよ」ということをアピールします。Toでメールを送られた相手は、メール読んだら返信をするなど対応することが求められます。誰に何を対応してほしいのか、伝えたいのかが明確になるよう、TOに入れる人が1名に絞るのが好ましいですが、複数人に対してもTOを用いてメールを送る事ができます。その場合、誰に何を対応してほしいか・伝えたいのかを本文に記載するようにしましょう。TOで指定されたメールアドレスは、他の受信者からも確認する事ができます。Copy)の略で日本語だと複写という意味になります。CCは宛先(TO)以外の関係者にも情報を共有しておきたい場合に使用します。上司に対して自分の仕事の進捗報告をするときに他の同僚にも情報を共有しておきたい、というときには同僚のメールアドレスをCCに追加する、という形で活用します。BCCで指定されたメールアドレスは他の受信者からは見ることができません。そのため、他の受信者にメールアドレスが知られてはいけない・知られたくない宛先に、一斉配信する手段として利用します。上司に対して進捗報告をする際に同じプロジェクトメンバーの山本さんと鈴木さんにも共有したいが、それぞれには共有していることを伏せておきたいときにBCCを使います。BCCは社外に対して利用することも多く、例えば複数の取引先に対して同じ内容のメールを一斉に送るときなどです。BCCの活用例CCの使い方CCは上述の通り、関係者に対して情報共有する場合に活用します。使い方によってはトラブルになる可能性もあります。ここでは送信する場合の使い方と受信した場合の対応についてご紹介します。CCで送信する場合CCはBCCとは違い、設定したメールアドレスは他の受信者からも見ることができます。そのため、受信者全員が知り合いであるなど、メールアドレスが他の受信者に知られても問題ない場合に利用します。CCに誰かを入れてメールを送る場合は、本文記載の宛先の下に「CC:◆◆様」と入れるようにしましょう。記載していないと、CCに設定した関係者が内容をよく確認していないというケースも考えられます。TOに設定された人がCCに気づかず、送信者にのみ返信してしまう、もしくは不適切な内容を全員に返信してしまうなど、トラブルの原因にもなりかねませんので注意しましょう。CCで受信した場合CCでメールを受信した人は、返信することは求められません。メール自体を読んでおかないと内容を把握できていないといったトラブルが起こる可能性もあるため、内容には目を通しておく必要はあります。送信者はCCに設定した人にも内容を確認しておいてほしいという意味でメールを送っていますので、内容の確認はするようにしましょう。CCを利用する際の注意点ここではCCを使う際に気を付けるべき点をご紹介していきます。情報漏洩にならないように前述の通り、CCに設定されたメールアドレスは、TO・CC・BCCに設定された人すべてが確認できるようになっています。そのため、面識がない人や取引関係にない人同士を入れてしまうと、情報漏洩となりかねません。展示会などで名刺交換をしたAさんとBさんをCCに入れて、お礼メールを送った場合、AさんとBさんはお互い面識がない、もしくは名刺交換をしていない場合、情報漏洩とみなされる可能性がありますので、使い方には注意が必要です。メールを見逃されないように「CCの使い方」でも説明したように、CCに設定した人には返信義務はないものの、内容の確認をしてほしいという意味で活用します。CCに設定しているから目を通してくれているだろうと思っていても、ビジネスパーソンの多くは1日に何十通ものメールを受信するため、CCに設定されたメールでは優先順位が低くなり、見逃されてしまう...ということもあります。そのため、宛名には必ずCCに設定した人も記載するようにしましょう。(CC:〇〇様、■■様)※複数いる場合は役職順に記載しましょう。BCCの使い方BCCは、他の受信者にメールアドレスが知られてはいけない・知られたくない宛先に、メールを送る際に利用します。ここではBCCで送信する場合の使い方と受信した場合の対応についてご紹介します。BCCで送信する場合BCCは、BCCに設定されたメールアドレスは他の受信者からは見ることができません。そのため、メルマガなどの一斉送信に活用されることもよくあります。CCのように面識ない人たち同士を入れてしまって情報漏洩となってしまう、という心配もありませんので、うまく使えば非常に便利な機能です。BCCに設定するはずが間違えてCCに設定してしまい、トラブルとなってしまう事案も多く発生しています。BCCを使う場合は、送信前に宛先が間違っていないか、間違えてCCに設定していないかを入念にチェックするようにしましょう。BCCで受信した場合BCCで受信したメールは、送信者が情報共有として送っています。TOやCCに設定された人からは見えないBCCに設定されていることから、間違ってもメールへの返信はしないようにしましょう。返信はせず、メールの内容だけ目を通すようにしておけば、問題ありません。BCCを利用する3つのメリットBCCもCCと同じく情報共有する際に活用しますが、CCとは違う3つのメリットがあります。メールアドレスを非公開にできる複数の取引先や顧客に一斉メールを送るとき、CCであれば他の受信者にメールアドレスが見えてしまいます。社内の複数の人に送信する場合も、利害関係などの配慮から「メールを送っていること」もしくは「受け取っていること」を知られないほうがいい宛先もあります。このような場合にBCCを使えば、他の受信者に知られることなく情報を共有することができます。メールアドレス表示の簡素化TOやCCは受信者に見える欄です。TOやCCに多くのメールアドレスが入っていると、受信した人がメールを開いたときにそれがズラリと並んで邪魔になります。メールアドレスが隠れるBCCはこれを簡素化することにも一役買うのです。社内の内密な情報共有のために使われることもあります。部下が顧客とのメールのやり取りの経緯を顧客に知られないよう上司に把握してもらうといった場面です。TOに顧客、BCCに上司をいれたやり取りを行います。部下は、ことの一部始終をあらためて報告する必要がなくなりますし、上司もリアルタイムに把握することができます。BCCが良くない7つの理由これを見るとBCCで一斉送信を行うことは問題がないように思われるかもしれませんが、実際はBCCを使う場合さまざまなリスクがあります。BCCを使った場合に起こり得るリスクや問題点について紹介します。プロバイダやキャリアによる受信ブロック“数件程度のBCC配信で届いているから・・”と、数百件レベルのメールアドレスをBCCに入れ、一斉配信していませんか?実はそのメール、届いていないかもしれません。notice」や「MAILER-DAEMON」といったエラーメッセージが返ってくることがあります。これは、単純にメールアドレスが間違っているというだけではなく、メールの受け取り手側(プロバイダやキャリア)に受信をブロックされているというケースもあるのです。不幸なことに、受信ブロックが発生すると、本来届くはずの有効な宛先(メールアドレス)にも、メールが届かなくなります。ブロックされる原因のひとつは、1つのIPアドレスからのメールの大量配信という行為、それ自体です。大量配信に特化した配信システムではない限り、メールの一斉配信はなるべくしないほうがよいのです。関連記事:メールの一斉送信で効率化!メルマガ配信ソフトの活用方法についてブロック対象のIPアドレスになってしまう各サーバーには、それぞれに割り当てられたIPアドレスと呼ばれる、インターネット上の住所のようなものがあり、通常のメールサーバーは、ひとつのサーバーにつき1つのIPアドレスが付与されています。業務上のメールのやりとりは、IPアドレスから数通程度のメールが同時に送られるだけなので、特に問題にはなりません。メルマガ配信など数十通以上のメールの一斉配信を行うと、1つのIPアドレスから大量にメールが配信されることになります。この、1つのIPアドレスを出口として大量配信されているメールを、受信元のプロバイダやキャリアは、“このメールは迷惑メール業者の仕業による、迷惑メールの大量配信だ!”と判定し、受信をブロックするのです。時代の経過とともに迷惑メール送信業者が増えたことにより、プロバイダやキャリアでは、迷惑メールの受信をブロックするための仕組みは、年々強化されています。厄介なのが、ひとつのIPアドレスからの大量メール配信を繰り返してしまうと、IPアドレスが汚れてしまって、「このIPアドレスからのメールは迷惑メールだから、今後受信しないように」という迷惑メール業者のレッテルが、プロバイダやキャリア側によって貼られてしまうことがあります。迷惑メールを送るような企業でなく、メールの内容はクリーンだとしても、1つのIPアドレスからの大量配信の影響で、メールサーバー自体が迷惑メール業者扱いされてしまうのです。なったら最後、メールの一斉配信のみならず、お客様とのやりとりなど通常業務で使うメールも届きづらくなってしまう懸念があるのです。大量にメールを送ろうとすれば、送信側のサーバーには大きな負荷がかかり、いわゆるメールの渋滞が起きやすくなります。サーバーの性能にもよりますが、送信処理が遅くなる可能性が出てくるのです。困るのが、BCCで送信するメールだけでなく、そのサーバー経由のメールのすべてが影響を受けてしまうということ。メールとは関係ない他の社員のメールのやり取りや、取引先との送受信にも遅れが生じる恐れがあるのです。BCCの送信完了までの時間で、「送った」⇄「届いていない」が問題となったり、即時に対応すべき要件を逃してしまったりということも考えられるのです。関連記事:知っていれば誰でもできる!稼働削減できるメール作成・配信のコツ個人情報漏洩のリスクCCやTOに入れてしまい、アドレスリストが読者全員に丸見えになってしまう「誤送信」の危険性があります。“いやいや、うちに限ってそんなミスしないから”いえ、それが信じられないようですが、本当にこういったミスが多く発生するのです。報道関係者に対してメールで資料を送付する際、BCCに設定するところをTOに設定して誤送信を行い、39名のアドレスが流出http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/kokudo_kyoujinka/pdf/20160901_siryou.pdf■2016年12月2020年東京オリンピック・パラリンピック組織委員会が、ロゴの選考の応募者にあてて送った電子メールを誤送信し、100名のアドレスが流出http://www.nikkei.com/article/DGXLASDG21HDJ_S5A221C1000000/■2017年10月ブラザー工業傘下のブラザー販売がキャンペーン応募者にメール送信する際、送信先をBCCではなく誤ってTOに入力し985名のメールアドレスが流出http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1710/04/news076.htmlニュースに出るような話題は氷山の一角に過ぎず、ニュースにならないものを含めると、かなりの数の誤送信が発生していると思われます。弊社はメールの一斉配信システムを扱っていますが、驚くことに、ご検討いただくお客様から上記と同様なお話を伺うことが多々あります。“通常のメーラーでBCC配信を行っていたが、CCに入れてしまい誤送信を起こしてしまった”“うっかり誤送信を起こしそうになったため専用のメール配信システムの導入を検討したい”などなど・・・。人の手で作業を行うと、必ずどこかでヒューマンエラーを起こし、ミスは起きるものなのです。BCCでの配信を行っているメルマガ担当者様、これからもBCC配信を行うつもりの担当者様は、常に個人情報漏洩のリスクを伴っているということを、しっかりと理解すべきです。メルマガの改善ができないメルマガで効果を出すためには、まず読者に「メールを開いてもらうこと」が最も大切で、メルマガ施策を改善する際において、この「メール開封率」を高めることは必要不可欠です。メールの件名(タイトル)や、配信時間のトライ&エラーを行い、前回の配信と比べてメール開封率はどう変化したのかを分析し、改善し続けていくことが、メルマガ施策においては重要なポイントです。・メール開封情報を取得する仕組みが必要となり、一般的なメーラーでは取得することができないのが実情なのです。何も考えずに、メールの一斉配信を行ってしまうと、法律に違反してしまうことがあります。特定電子メール法のガイドラインでは、下記のように推奨しています。http://www.soumu.go.jp/main_content/000060967.pdfオプトアウト(法第3条第3項)受信者が特定電子メールの送信に同意した場合であっても、実際に広告・宣伝メールを受信した結果、その後の受信を望まないこともあることから、オプトイン規制を円滑に機能させるという観点からは、広告・宣伝メールに関しては、受信者が望まなくなったときに、容易にオプトアウトが行えることが重要である。営業や広告目的の一斉送信メールには、オプトアウトという、読者が今後メール配信を希望しない意思表示を行うための仕組みを、メール本文内に挿入することが推奨されています。記載してこのメールに返信をしてください」というものでしょう。法律はクリアしていますが、この方法ですと配信停止読者の管理が人の手によるアナログ作業になり、煩雑になってしまいます。結果的に、ヒューマンエラーが発生し、配信停止読者に対してメルマガを送ってしまい、クレームにつながる可能性が高くなります。配配メールで、配信解除フォームをラクに作成しよう!関連記事:オプトイン・オプトアウトって何?仕組みと個人情報保護法との関係性とは個人的なやり取りを他者にも送ってしまう可能性BCCで送るメールは、返信にも注意が必要です。メールを受け取る側は、BCCに送られた人が誰なのかが分かりません。そのため、全員返信などで返すと、実は読まれては困る人がBCCの送信先の中にいたというようなことも発生する可能性があるのです。顧客対応やクレーム対応の指示を「社内」と思い込んで「全員返信」でやり取りしたら、実はBCCに対象となる顧客も含まれていたというようなケースです。一般メーラーによるBCCメール一斉配信のデメリット1プロバイダやキャリアによる受信ブロック2ブロックされるIPアドレスになってしまう3配信の遅れ/サーバーの渋滞4個人情報漏洩のリスク5メルマガの改善ができない6法律違反で罰金が科される可能性7個人的なやり取りを他者にも送ってしまう可能性このように一般的なメーラーでのBCCを使ったメルマガ配信は、あまりメリットが見当たりません。あげるとすれば、メーラーは既に手元にあるため、専用のメール配信システム導入の手間が発生しないのと、メーラーは基本的に無料なので、費用がかからないという点でしょう。無料だから、費用がかからないからという理由でBCCでのメルマガ配信を続けることは、本当に理に適ったことなのか?一企業として正しいことなのか?このご時世を鑑みたうえで、一度考え直してみる価値はあるのかもしれません。メルマガ配信に適したツールをお探しの方は、ぜひ以下のリンクから「配配メール」にお問い合わせください。配信リスト数や貴社のご状況をお伺いした上で、最適なプランを提案いたします。営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し広告運用や営業メールの運用を担当。メルラボでは、主に自身のメール配信実績をもとにした記事を作成。