コピー機は値段の前にここをチェック!契約内容の見方と交渉のコツHomeコピー機は値段の前にここをチェック!契約内容の見方と交渉のコツブログ6.212017コピー機は値段の前にここをチェック!契約内容の見方と交渉のコツオフィス向けのコピー機を導入する上で、ほとんどの場合で加入することとなるのが「保守契約」。コピー機を導入する方では、保守契約でどこを見ればいいのか?どう交渉すればいいのか?分からないと思います。保守契約は、コピー機を便利かつ安心して使用する為のもの。値段にばかり目が行き、正しく契約内容を把握していないと、思わぬところで「こんなはずではなかった」と後悔することになるかもしれません。そこで今回は、値段の前にチェックしてもらいたい、保守契約の内容の見方についてご紹介したいと思います。交渉のコツについてもまとめていますので、ぜひチェックしてみてください。目次1.保守契約の必要性2.3つの保守契約3.契約内容のチェックポイント4.交渉のコツ5.まとめ1.保守契約の必要性オフィス向けのコピー機を取り扱う中、みなさまより「保守契約は必ず必要なのですか?」というご質問をいただくことがあります。確かに、コピー機の保守契約は「必須」ではなく、あくまで「任意」によるものです。コピー機の値段は、新品のもので100万〜150万円ほど。中規模や大規模のオフィスともなると、2〜3台。それだけで、200万〜500万近い出費に。保守契約の値段もというのは、中々に負担と言えます。結論から申し上げると、保守契約は加入した方が良い!保守契約とは、コピー機のインクや用紙などの「消耗品」、メンテナンスや修理などの「サービス」に対して定額または低額で対応してくれるもののこと。いわゆる「保険」をイメージしていただければと思います。オイフィス向けのコピー機というのは精密機器の一種です。長く使うほどにメンテナンスが必要に。故障や誤作動などのトラブルが発生することも考えられます。ちなみに、コピー機のメンテナンスの値段は2万円前後。修理ともなれば10万円以上することも珍しくありません。保守契約に加入しておくことで、より安心してコピー機を導入することができるのです。保守契約の必要性についてはご理解いただけたと思います。実は、そんな保守契約には主に3種類の方式が。以下に、方式ごとの特徴をまとめてみました。1.カウンター方式2.キット方式3.スポット方式1.カウンター方式カウンター数(印刷枚数)に応じて値段が決まる方式のこと。カラーで10円/枚やモノクロで5円/枚など。ここに、メンテナンスや修理などのサービスに掛かる値段が加わります。印刷枚数が多いほどお得!になる方式として、月間印刷枚数が多い方向けと言えます。2.キット方式インクや用紙などの「消耗品」とメンテナンスや修理などの「サービス」がセット(キット)として値段が決まる方式のこと。3,000枚印刷できるキットが8,000円や5,000枚印刷できるキットが10,000円など。月間印刷枚数にばらつきがあるという方向けの方式になります。3.スポット方式インクや用紙、メンテナンスや修理など。その都度、業者に注文し値段が加算される方式のこと。スポット方式は各消耗品やサービスの値段が高く設定されているもの。ほとんどコピー機を使用しないのでなければ、オフィス向けの方式ではありません。ちなみに現在、保守契約の多くが「カウンター方式」を採用しています。そのカウンター方式もまた、業者ごとに契約内容も値段も異なるもの。お得!にコピー機を導入するためには、業者からより良い条件を引き出す必要があると言えます。3.契約内容のチェックポイント先述した通り、コピー機の保守契約は「カウンター方式」が主流。コピー機に対して素人である私たちが、正しく契約内容を把握するのは難しいもの。そこで以下に、契約内容のチェックポイントをまとめました。保守契約を結ぶ上で、必ずチェックしたいのは「契約期間」です。一般的な保守契約の期間は5年前後。基本的に1度交わされた保守契約は解約することができません。期間終了まで決められた値段が発生することに。良い条件の業者に出会えたとしても、契約期間のせいで乗り換えられない可能性があります。ついても、保守契約を結ぶ上でチェックしておきたいポイントの1つ。カウンター方式であればカラー1枚がいくら、モノクロ1枚がいくら。どこまでのメンテナンスや修理が保証の対象となるのかなどです。中には、値段の割に保証内容が不十分なまま契約してしまうことも。必要な保証が含まれていないのですから、いざとう時には追加料金が発生することになると言えます。保守契約では、「契約値段」についてもチェックしてから結ぶ必要があると言えます。ポイントとしては、先述した「契約期間」と「保証内容」に対して、1ヶ月の値段が妥当であるのかということです。仮に、契約期間が長いのでは最終的な値段も高くなります。保証内容が不十分なのであれば、値段を高く感じることでしょう。値段の安さにばかり目が行くと、後々思わぬトラブルに繋がるのです。4.交渉のコツ契約内容をチェックするということは、すでに業者との話し合い(交渉)が進んでいると言えます。企業間の交渉というのは、双方でのサービスと利益のすり合わせ。ほとんどの場合で、どちらかに利益が傾くものです。あれば、利用者側として少しでも値段は安くしたいもの。そんな時に役立つのが、企業間でサービスの質と値段を個別に設定する「相対契約」というもの。以下に、交渉のコツをまとめてみました。1.情報収集を綿密に2.聞き役に徹する3.20%ルールを活用1.情報収集を綿密に交渉の基本は、「情報収集」をいかに綿密に行うか。十二分に情報収集ができていれば、おおよそ交渉の結果が決まったとしても過言ではありません。コピー機の場合には、求める条件に対する競合他社の値段設定、対応を調べておくということ。おすすめは「相見積もり」を取ることです。複数社から情報を集めておくことで、交渉をより有利に進めることが可能です。2.聞き役に徹する交渉の序盤では、「聞き役に徹する」というのもポイントとなります。利用者側としては、業者の話をじっくり聞くことで、本当に自身の求めるサービスなのか?値段が妥当かを検討することができます。反対に、業者側からすれば、利用者側の「沈黙」はプレッシャーに。サービス内容に不満があるのか?それとも値段に問題があるのか?考え直すきっかけとなります。場合によっては、勝手に条件が良くなることもあるのです。3.20%ルールを活用みなさまは、交渉における「20%ルール」というものをご存知でしょうか?これは、いわゆる「値引き」できるおおよそのパーセンテージのこと。相手が100の値段を提示してきたら、80までであれば値引きしやすいと言えます。日本人は、どうしても「値引き」に良い感情を持っていないもの。何年にも渡り支払いが発生するのですから、少しでも値引きされるのは大きなメリットに。交渉自体は「無料」なのですから、ぜひ挑戦してみてください。5.まとめ今回は、コピー機における「保守契約」の見方と交渉のコツについて見ていきました。バランスが取れていること。どこか1つでも突出していると、後々のトラブルに繋がるかもしれません。コピー機を導入し保守契約を結ぶのですから、業者と「交渉」することもおすすめします。月額でたった数千円でもお得!になれば、年間換算で数万円の差に。積極的な「交渉」に挑戦しより良い条件を勝ち取ってください。相場は?導入費用は?コピー機・複合機の。