Support(スマートサポート)「はたらく」をもっと快適に、リコーの複合機がお手伝いできること。比較的規模の大きな企業様においては、部門単位で経費予算を割り振り、予実績管理を行うことがあります。各部門における予実績管理担当者にとっては、請求書や領収書の清算が正しく行われていることが、適切な経費管理の大前提となります。ところが、部門のメンバーが全員正しく処理を行ってくれるとは限りません。誤った科目での清算や他のグループの予算Noで処理してしまうことによって、経費の使用実績を正しく管理することができなくなってしまいます。経費の処理ミス防止のための対策に悩んでいらっしゃるご担当者様は、サンプルタスク文書「2021年経費予算(営業部)」が参考になるかもしれません。このタスク文書は、管理対象のメンバーに割り当てられている経費を、使用目的ごとに予算No、割り当てるべき勘定コードなどとともに、その金額を周知して、正しく精算してもらうための便利なツールです。経費予算(営業部)」とタイトルに表示しています。:このタスク文書が今期分の予算であることを「実施中」で表しています。タグ:営業部の中で共有する様々な情報の中から検索しやすい様に「経費/予算」「2021年度」などのタグを付与します。本文:各課ごとに配分された予算金額や一般の社員がよく使う費目の予算Noや費目コードをわかりやすくまとめています。部門単位で経費の振り分けと管理を行なっている企業様の各部門の経費予実績管理の担当者が作成し部門のメンバーが利用します。企業の部門内の全メンバー、複数の利用者。部門で共有したい情報用のおしごとルームを作ります。年度別に経費予算管理用のタスク文書を作ります。自部門の情報共有用のおしごとルームの中から経費予算管理用のタスク文書を探しやすい様に「年度」「経費」などのタグを付与します。使用する機能:折りたたみブロック、表作成タスク文書の先頭にはメンバーが日常よく使用する経費のコードおよびグループごとに割り当てられている部門コード、予算Noを表形式で整理しています。一般の従業員が経費精算システムで精算処理を行う際のミスを防止します。一般の社員がよく使う交通費などの予算はタスク文書の中に表を直接作成して一目で確認ができるようにしますが、その他の経費はEXCELの表で経費一覧表を作って掲載することで情報を共有します。経費予算管理のタスク文書の中には予算の明細だけでなく「金銭使用に関する決裁基準」や「出張旅費規程」などお金の使用に関する規定集を掲載しています。サンプルでは、実物のファイルを添付していますが、それでは、各部門ごとにファイルをコピーして貼り付ける形になり、改訂時の作業が煩雑になります。実際の運用では、原本ファイルはかんたんキャビネットの共有キャビネットにおいて、そのリンクをタスク文書に貼り付ける形が良いでしょう。運用まず、はじめに部門で使う情報共有用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。タスク文書のフォーマットを作成します。タスク文書を作ります。タスク文書ができあがったら保存場所をメンバーに周知します。メンバーは経費処理の際に、このタスク文書を使って処理すべき勘定コード、予算Noなどを確認します。予実績管理の担当者は、間違いの多い処理などをこのタスク文書の中にトピックスとして書き込み、メンバーの処理ミスを極力減らすよう努力します。効用よく使う予算の処理コードを公開することで、個々人の経費精算のミスを防止し処理時間を短縮できます。金銭使用に関する決裁基準などを周知することで、正しい手続きを経てからお金を使うことが徹底できます。誤った手続きにより差し戻しされたり、処理をやり直すなどの無駄な時間を軽減します。