かかる時間が2時間から30分に!年間5,000件の契約書を担当する大手飲料メーカー法務でのLegalForce活用法。啓子様POINT契約審査業務の効率化と正確性向上を期待して導入。契約審査にかかる時間が2時間から30分に。新任担当者の教育にも効果を発揮。「人間とAIの仕事のすみ分け」により、グループ全体の法務レベルの底上げを狙う。した伊藤園のビジネスを法律の面から支えるのは、少数精鋭の法務部。6名のメンバーで年間5,000件もの契約審査を担当しています。法務部の花崎様と西村様にLegalForceの活用方法をお聞きしました。6名で年間5,000件の契約審査を担当。業務効率化と正確性向上に期待してLegalForceを導入。法務部の組織体制や業務内容について教えてください。法務部は現在6名体制(※2021年7月時点)です。主な業務は契約審査や商品ラベルの審査などですが、最近は海外との取引が増加し、英文契約書を扱う機会が増えています。当社の法務部には、マーケティング部門や開発部門など他部門から異動してきたメンバーが多く、多様な人材が所属しています。下請法など当社のビジネスに関連の深い法律に精通したスペシャリストも活躍しています。LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。当社では、6名で年間5,000件の契約審査を行っており、契約審査業務の効率化が大きな課題でした。1件あたりの審査にかけられる時間が少ないことから、チェック漏れを起こすリスクが大きく、正確性向上も課題となっていました。そんな折にLegalForceを知りました。当社の契約は、自動販売機の設置に関する契約や秘密保持契約など定型的なものが多く、「LegalForceを活用すれば、契約審査業務の効率化と正確性向上の両方を実現できるのでは」と考え、導入を決めました。実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。契約審査担当者が、営業部門などからメールで契約書の原案を受け取ります。定型的な契約書であれば、一読したうえでLegalForceの「自動レビュー機能」にかけてチェックします。その後、LegalForceから提示された修正案を確認しながらコメントを入れて、上長にチェックを依頼します。上長である私はLegalForceの自動レビュー結果をExcelでダウンロードし、担当者のコメントと合わせて内容を確認しています。以前は契約書の全文を読んでいたので大変でしたが、LegalForceを導入してからはポイントを絞って確認すればよくなったので、チェック者の立場としては非常に画期的でしたね。2時間かかっていた契約審査が30分に。新任担当者の教科書代わりにも。LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。契約審査にかかる時間を大幅に短縮できました。トリプルチェックを行っていたため、1件あたり2時間以上かかっていました。ダブルチェックで済むようになったので、1件あたり30分ほどで完了するようになりました。部長が契約審査の業務から離れて経営目線でのマネジメント業務に専念できるようになったことで、法務部としての仕事の価値がより高まったと実感しています。審査にかかる時間が減ったことで、営業部門への返答も早くなりました。「急ぎの依頼をスピーディーかつ正確に対応してもらえるようになった」と好評です。時間短縮だけでなく、精神的な負担も減りました。以前は「抜け漏れやミスがあるかもしれない」という不安を常に抱えていましたが、LegalForce導入後は安心して業務に取り組めています。LegalForceは新任担当者の教育にも役立っています。以前は教育用に「契約審査チェックリスト」を用意していましたが、チェックリストに該当するかを判断したり、根拠条文を調べたりといった手間がかかり、効率が悪い状態でした。LegalForceを導入してからは、自動レビュー機能を教材にしています。自動レビュー機能はリスクがある箇所だけではなく、サンプル条文・関連情報まで提示してくれるので、新任担当者にとっての教科書のような役割を果たしています。法務以外のバックグラウンドを持つ社員が多い当社の法務部において、LegalForceは無くてはならない存在です。「比較機能」の活用により、審査時間が激減。LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えてください。「比較機能」が気に入っています。長いものだと300ページほどのボリュームになりますが、更新時も中身はほとんど変わりません。資金調達に関する書類なのでチェック漏れは許されませんし、契約締結までのスケジュールもタイトなことが多いです。LegalForce導入以前は、1週間ほど時間をかけながら、300ページ全てを隅々まで目視でチェックをしていました。LegalForce導入後は比較機能のボタン1つで差異のある箇所が色付けされて確認でき、審査時間が減りました。真に確認すべき部分を漏らさず効率的にチェックでき、時間を有効活用できるようになり働き方改革を実感した瞬間でしたね。当社は広告関連の契約や地方自治体向けの自動販売機の設置に関する契約など、毎年更新する契約が多いのですが、その際にも比較機能が役立っています。契約更新時に相手方から前回の契約書をデータで受領し、LegalForceにアップロードして新旧比較を行っています。人間だと発見しづらい細かな変更点でも、LegalForceなら見落とすことがないので心強いです。「LegalForceひな形」も気に入っています。これまでは書籍等についているひな形集を使っていたのですが、情報が古いものや実務に即してない文例もあり、使い勝手がよくありませんでした。LegalForceひな形は、法改正に対応したひな形を弁護士の方が作成しているので、少しアレンジするだけで、実務で使うことができています。普段からユーザーとのコミュニケーションを密に取っているLegalForceだからこそ実現できている、「かゆいところに手が届いたサービス」だと感じています。ニーズのあるひな形を定期的に追加していただいているところも、有難いです。「人間とAIの仕事のすみ分け」を進め、グループ全体の法務レベル底上げを。定型的な契約審査はLegalForceを活用して省力化し、人間は複雑な内容の契約審査や企画検討、ビジネス提案などに注力するといった体制を確立したいです。グループ全体で「人間とAIの仕事のすみ分け」を進めていくことで、法務レベルを底上げし、事業発展に貢献していくのが理想です。法務部門に人的リソースを割くのが難しい中小企業や、定型的な契約審査がほとんどだが、審査件数が多いという大企業にぜひお勧めしたいです。当社と同じように、「業務効率化」と「正確性向上」の両方を実現できると思います。(取材日:2021年7月)※掲載内容は取材当時のものです。プライバシーポリシーCookieポリシ。