メールが仕事の時間を生み出す|ビジネスメールの教科書|書き方コラム|bizocean(ビズオーシャン)ジャーナルこのページはJavaScriptを使用しています。JavaScriptを有効にして、対応ブラウザでご覧下さい。代表理事メールの研修の質疑応答の中で「平野さんはどうしてそんなに時間があるんですか?」と聞かれることがあります。メルマガの執筆、アイ・コミュニケーションの会社経営、1日200通のメール処理......などなどいくつもの業務を行っています。時間が膨大にあるように思われても仕方がないかもしれません。冒頭の質問に、私はこう答えています。「メールを使っているからですよ」これはシンプルですが、答えです。メールがなかったら事業規模は半分以下になるでしょう。今の時間では到底終わらず、業務効率も下がっていることでしょう。私の仕事は、ほとんどパソコンの前でおこなわれています。「平野さん、1日中パソコンの前にいて仕事になるの?もっと営業のために動き回らなくては成功しないよ。」と言われることがありますが、果たして本当にそうなのでしょうか?従来は、”会わないと仕事にならない”という考え方が主流でした。これからは会うべき人とだけ会う。この一言に尽きるのではないかと考えています。相手の記憶に残るためになんども訪問するケースもありますが、メールでも同じように相手のマインドシェアを獲得することが可能です。基本的には相手がホッしている情報の提供や様子伺いのメールを定期的に送り、その都度思い出してもらうのです。それによって相手の記憶に留まることになり、久々に訪問をしたときに「久しぶりにあった気がしない」と言われることも珍しくありません。会わないことがいいのではなく、メールと訪問を効果的に組み合わせながら効果を最大限に発揮するべきです。意味のあるアポイントを人に会うことは、コミュニケーションとして一番深みがあるものです。会うという行為は相手と関係を築くにはいいでしょう。効率で考えると一番非効率です。面会時間に加えて行き帰りの時間も考慮すると、場合によっては3時間くらいを1つのアポイントに費やすことになります。このアポイントから何も生まれなかったら生産性はゼロ。何時間かかろうとも、どんなに汗を流そうとも、何もしていなかったのと同じなのです。面会で費やされるのはあなたの時間だけではありません。相手はあなたに貴重な時間を割いてくれているのだ、という自覚を常に持たなくてはいけません。やみくもなアポイントは、お互いにとって不利益をもたらすのです。電話もタイミングを見計らって相手の時間を拘束するという意味では、電話も同じです。私は、必要にならない限り電話も使いません。電話でのやりとりは、記録をすることができません。そのため、あとあと「言った、言わない」の論争に発展することがあります。このトラブルが発生する率は、意外に高いのです。メールは履歴が残ります。お互いにパソコンに残った履歴を見ながら話を進めるため、そもそもトラブルが起こりにくくなります。仮に行き違いがあったとしても、データが証拠となって解決することができるのです。メール活用で効率アップを私は、決してコミュニケーションを軽視しているのではありません。意味のある仕事をしようと思ったら当然の結果です。会うべきタイミングを見極め、それ以外はメールでやりとりをする。時と場合に応じて、コミュニケーションの手段を使い分けることによって、効率よく業務を行うことができるのです。ビジネスにおいて、いかに時間が貴重なものなのか。ご自分のお仕事に照らし合わせて、じっくりと考えてみてください。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。代表理事メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、企業などへのコンサルティングや講演研修回数は年間100回を超える。著書は22冊を超え、メールマナーなどに関する取材を300回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメール協会を設立し、認定講師を育成。2014年「ビジネスメール実務検定試験3級」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。人気記事ランキング書式の例文2024/05/31【例文テンプレートあり】依頼文書の書き方と注意点を解説!書式の例文2024/07/04ホチキスの止め方にはマナーがある。