「最初に取り決めをしておけばコミュニケーションのコストが減らせた!」と感じたメモです。この記事が役立つ人可能性のある人フリーランスなど、外部の組織と仕事をする機会が多い人コミュニケーションで発生するコスト削減のヒントを探している人それでは内容をみてみましょうコミュニケーションコストとは?Wikipediaでコミュニケーションと調べてみると以下のように記載があります。社会生活を営む人間の間で行われる知覚・感情・思考の伝達[1]。(生物学)動物個体間での、身振りや音声・匂い等による情報の伝達[1]。_Wikipediaよりなので、コミュニケーションコストは知覚や感情、思考の伝達を図るときに発生するコストと言えそうです。このコミュニケーションコストが高くなる要因として、1双方の知識格差2発信側の伝達力3受け手側の理解力4コミュニケーションのやり方の4つがあるのかなと思いました。簡単には改善できないので今回は4コミュニケーションのやり方に絞っての話になりますコミュニケーションにかかっている比率は1案件に対して10%程度コミュニケーションコストに着目した理由は、メール送信したり、打ち合わせをしたりする中で「なんか効率が悪い気がする」と思ったことがきっかけです。そのため、案件の作業時間とコミュニケーションにかかった時間をざっくりと測ってみました。その結果、コミュニケーションで発生している時間が案件全体の10%程度を占めてました。10%考えると、なかなかコミュニケーションに使っているコストって大きいですね。これを削減するとその分利益になるので、簡単に削減できそうなことから着手してみました。※もちろん、各社やその人の働く環境によって異なると思います。コミュニケーションコスト削減のためのメモそして、このコミュニケーションコストって、最初の取り決めで結構削減できます。以下が最初から実行しておけば、コミュニケーションコストを削減できたと思われるマイケルが失敗した項目です。(1)やり取りの手段を決めておく普段のやり取りがメール、チャットなど、意外とやり取りの手段って企業ごとに違います。※チャットツールでもSlackやChatWorkなどのツールもあったりしますコミュニケーションの手段を決めておかないと、メールや電話、チャットなどが混在し、時間が経つと「あの情報どこいった?」と情報が行方不明になります。やり取りの頻度が増えてくると、そのやり取りの手段が状況に適していない場合、作業効率を落とすことに繋がります。最初は関係者を含めて一斉送信でよかったが、やり取りの頻度が増えると誰もメールを見なくなってしまうなど。目的に応じたやり取りの手段を最初から決めておくとコミュニケーションコストを削減できます。個人的にはメールでやり取りするよりも、チャットツールがおすすめです。アポ調整はカレンダー共有ツールでプロジェクトがスタートしたばかりだと打ち合わせの頻度が多くなりがちです。先方のメンバーの予定の調整が地味に大変でした。先方の都合の良い日でアポ調整をしてもらう形に変えることでアポ調整のコストが減少しました。web会議のURLの固定化Zoomを使用している場合、web会議が入るたびに新しいweb会議URLを発行するのも地味に面倒でした。そのような場合は、web会議のURLを〇〇会議用として固定化してしまった方が楽です。プロジェクトの最初から担当窓口を複数にしない例えば、営業はこの人、制作に関してはこの人など担当窓口を分けるのはプロジェクトがある程度進んでからがおすすめです。理由として、プロジェクトの立ち上げの段階では境界線が曖昧な仕事が出てきます。その時に機能別に窓口を分けていると曖昧な仕事が発生した際に、「うちの仕事ではないな」と各担当窓口の方が判断してしまいます。すると、仕事が放置されることにも繋がり、結果的にプロジェクトの進みが悪くなるため、最初のうちは窓口は一本化することがおすすめです。質問に関しては、Q&Aでドキュメントにまとめておく質問や調べ物が発生した際には、都度質問と回答をドキュメントにまとめておき、そのURLを先方に共有するのがおすすめです。すると、関係者が増え質問が発生した時にもすぐに対応できます。権限設定をしておけば、編集されたりすることはありません。以上、コミュニケーションコストを削減するためのメモでした!何かのお役に立てば幸いです。ご覧頂きありがとうございました。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。※サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。WordPress.。