弊社では「DIPS活動」と言って、4月から6月にかけて、自身の業務の生産性向上を進める活動を実施しています。略してDIPSと呼んでいます。https://fce-group.jp/4629/私は今回、当初かかげた「属人化している業務のマニュアル化」という活動内容を“途中でやめる”決断をしました。いうのも、課題やリスクをとらえる解像度がぼんやりしすぎていたのです。変えたのか?失敗談と併せてお話させてください。モヤモヤが増えていくさて、DIPS活動について考え始めた3月のこと、(1)(2)の点をなんとかしたい!と考えていました。活動内容を決める頃の思考プロセスを振り返ってみると、こんな感じだったなと思います。属人化していて、誰かにお願いしようにもすぐに同じクオリティではお願いできない。そもそも自分の中で成功要因や重要なポイントが言語化されていない。自分自身しか細部を把握できていないこともあって、何かあったときのリスクがあるのは問題だ!↓これを改善しないといけないだろう。↓よし!今までできていなかったマニュアル化を実現させよう!=========もちろんマニュアル化というのも重要な手段の一つだと思います。いざ、マニュアル化する項目を洗い出して、優先度も決めて、マニュアル化しようとしたところ...これはまだ運用を見直して作り直している途中だから後にしよう、今はルールが複雑になりすぎてマニュアル化しようと思うとややこしくなりすぎる。進まず...あげくには、今マニュアル化したところで、使われるのだろうか?こんなモヤモヤが増えていきました。問題は「Where(どこにあるのか)」?本当に今無理をしてまでマニュアル化をすることが、生産性を上げることにつながるのだろうか?リスクを回避できるのか?改めて考えていくと...そもそもマニュアル化することで私は何を得たかったのか、“ありたい姿も明確になっていなかった”ことに気づきました。そこで、もう5月に入っていましたが、一度、0ベースに戻すことに。なってしまったかというと、最初の思考プロセスで、「どんな活動をどうやってするのか?」つまりWhatやHowから入ってしまっていたからなんです。解決したいなと思っている工数圧迫や属人化によるリスクが「どこで起きているか(Where)」をつかめておらず、解像度が低い状態でした。これが大きな失敗だったと感じています。いうことで、もたもたしながらも、まずは現状把握からやり直しです。以前にもやっていた業務の棚卸をして、どういう業務を自身が担当しており、その作業に毎月どのぐらいの工数がかかっているのかを算出しました。そこから、月間の対応工数が最も多く、増加傾向にある業務を3つに絞り込みました。工数圧迫や未来へのリスクという解決したいことに対して、問題は「Where(どこにあるのか)」を探してみました。そのうち一つの業務は昨年の1.7倍の工数になっており、今のままいくと増え続け、さらに工数圧迫の大きな原因になっていきます。そこから、なぜそれが起きているのか(Why)を書き出し、対策を立てるに至りました。結果として、マニュアル化ではなく、以下のような2つの活動に集中することに。================1)すぐできて効果性が高いと思われることとして、よくあるバックオフィスへの問い合わせQA集の作成2)長期的な施策にはなるけれど、最も複雑化している業務をシンプルにする活動================1)は1件1件の対応工数は小さいものの、同じような内容を複数のメンバーから別々で問い合わせを受け、回答するということも増えてきました。まとめておくことで、忙しくてもそうでないときも(むしろ私がいないときであっても)同じクオリティの情報を伝えられるようにすることが目標です!また、後者は、そもそも業務自体がシンプルになれば、「見れば分かる状態」になります。別で複雑なマニュアルを作る必要もなくなりそうです。この活動を通して、私自身はもちろん、お客様やメンバーなど、関わる多くの人のちょっとした負担を減らすことができる未来を創造したいと思っています。いえ、まだまだ実現に向けた行動量が足りていません。描いたありたい姿を実現するために、一つ一つ頑張ってみます!以上、古川でした。PS最後まで目を通していただきありがとうございます。人気の「7つの習慣®」セミナー無料公開中!『無料セミナー』を申し込む個別でのご相談も受付中!人財活用、育成に関する課題をお申し付けください。最適なアプローチをお答えします。集合天才の未来をつくる。集合天才型チームが日本、そして世界の未来をつくると考え、そのための支援をしています。トレーニング・カンパニー事業本部には、あらゆる組織やチームの「働きがい」を高め、活き活きとした人生を歩んでいただくための研修があります。