面談の日程調整におすすめのツールツールを活用して面談の日程調整を効率化!社外の顧客との面談、査定時期における考課面談、定期的なチームメンバーとの面談など、さまざまなタイミングで面談をおこなっている企業は多いでしょう。面談の実施において、まず手間がかかるのが日程調整です。お互いのスケジュールの空きを探して面談日程を調整する必要があり、一つひとつの手間は少なくとも、積み重なると大きな時間のロスにつながります。本記事では、面談の日程調整にツールを利用するメリットやおすすめのツール選定方法を紹介します。本記事を参考に、面談の日程調整を効率化しましょう。面談の日程調整における問題点まず、面談にともなう日程調整をおこなう際に、多くの企業で発生している問題点をまとめていきます。以下のような問題点が発生している場合は、面談の日程調整を効率化するツールの導入を検討したほうが良いでしょう。スケジュールのすり合わせに時間がかかるツールを利用して効率化をおこなっていないと、お互いのスケジュールの空きをすり合わせて日程調整するのに時間がかかります。メールなどで日程調整するとなると、事前に相手のスケジュールを確認し、自分のスケジュールと照らしあわせて候補日を連絡する必要があります。候補日で日程が確定できれば良いですが、確定できなければ続けて別日程のスケジュールを確認してやり取りをおこなうという手間が発生しがちです。面談の日程調整は、面談の数や参加人数が増えるほど調整のやり取りが多く必要になり、時間がかかる傾向にあります。誰かの予定に合わせようとすると他の人の予定が合わないという問題を多くの人が経験したことがあるのではないでしょうか。1回1回の日程調整はそれほど時間がかからないと思っていても、トータルで見れば大きな時間のロスが発生しているのです。リアルタイムでの日程調整が難しいメールなどでの日程調整は、リアルタイムでの情報が共有しづらい点も問題と言えます。当初は空きがあったものの別のスケジュールが入ってしまった、複数人と同時進行で日程調整しておりダブルブッキングになってしまったといった空き日程の変更が発生するケースもあるでしょう。このようなケースでは、空き日程アップデートの都度連絡が必要となり、さらに多くの手間がかかります。相手に情報が届くまでのタイムラグが発生するため、日程調整がズルズルと長引く原因になりがちです。面談の回数が減る面談の日程調整にかかる手間が多いと、結果として面談の回数自体が減っていきます。業務において、忙しい時期ほどしっかりとコミュニケーションを取り情報共有をおこなっていくべきである一方、忙しくてお互いのスケジュールが合わないからという理由で面談がおこなわれなくなっている状況は多いのではないでしょうか。顧客や社員同士のコミュニケーションの機会が減れば、これまで円滑に進められていた物事も進みにくくなり、企業活動にマイナスな影響が発生します。顧客や社員とのコミュニケーションがうまくとれていないために、業務がうまく進まないと感じているのであれば、まずコミュニケーションを取るための時間的なコストを見直す必要があるでしょう。面談の日程調整にツールを利用するメリットでは、面談の日程調整における問題点は、ツールを導入することでどのように解消されるのでしょうか。面談の日程調整にツールを利用するメリットを解説します。日程調整のやり取りを最小化できる日程調整ツールを活用すれば、日程調整前にお互いの細かなスケジュールを確認する手間を削減できます。日程調整ツールのなかには、カレンダーアプリなどからスケジュールを自動抽出し、空き日程を提示してくれるものがあります。この機能を利用すれば、お互いのスケジュールを確認せずとも、どの日程が空いているのかがすぐにわかります。日程の調整はツールを介しておこなわれるため、いちいちメールなどでやり取りする必要もありません。日程調整ツールの利用によって、候補日時の選定や参加者同士の連携をスムーズに進められるようになり、日程調整にかかるやり取りを最小化できるでしょう。複数人との日程調整を同時進行できる日程調整ツールが自動でスケジュールを抽出するため、面談の参加人数が増えた場合でも空き日程の照合がしやすくなります。複数人での日程調整はやり取りが多くなりやすい傾向がありますが、日程調整ツールを使えば、複数人での日程調整もスムーズに進み、手間を削減できるでしょう。リアルタイムの情報を共有しながら日程調整できる日程調整ツールはカレンダーアプリなどから情報を取得するため、当初は空いていたが別の予定で埋まってしまったという場合でも、アプリに入力されたスケジュールをリアルタイムで共有しながら日程調整をおこなえます。面談日程が決まっていたが急遽対応不可になった場合なども、そのタイミングで別の空き日程がすぐに把握できるため、スムーズな日程調整が可能となるでしょう。面談の日程調整以外にも活用できる日程調整は面談にかぎらず、さまざまなビジネスシーンで必要になるものです。日程調整ツールは汎用性が高く、面談日調整の効率化は、あくまで活用方法のひとつでしかありません。日程調整など、活用シーンは多様です。現在リリースされている日程調整ツールには、主に「候補提案型」と「予約受付型」の2種類があります。主催者側が面談相手に対して候補日程を提示・提案し、面談相手がその候補日程のなかから都合の良い日程を選択するツールです。候補提案型のツールを利用すれば、日程調整に必要な連絡を削減し、スムーズな日程調整がおこなえます。複数人に対して候補日程を提示できますので、複数人との日程調整もスムーズです。候補日程のいずれも都合が悪い場合には、日程を再提示する必要があるというデメリットがあります。主催者側のスケジュールをカレンダーから自動抽出し、空き日程のなかから面談相手が都合の良い日程を選択するツールです。ツールが空き日程を自動で提示してくれるため、自分の空き日程を確認する手間が省けます。リアルタイムなスケジュールのアップデートができるため、急な予定が入っても面談相手にスムーズに情報を即連携できます。面談相手に主催者の空き日程が丸わかりになってしまうため、状況によっては利用が好ましくない場合もあるかもしれません。言え、予約受付型は候補提案型よりも日程調整の手間削減効果が高く、汎用性も高いためおすすめです。現在では日程調整ツールとしてさまざまな製品がリリースされています。製品がありすぎてどのツールを選べばいいかわからないとお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そこで、日程調整ツールを選ぶ際に考慮すべきポイントを解説します。自社で利用しているツールと連携できるか日程調整ツールと自社で利用しているツールの親和性が高いかは重要なポイントです。OutlookやTeams、SlackなどのコミュニケーションツールやGoogleカレンダーなどのスケジュール管理ツールを利用している企業は多いでしょう。日程調整ツールは他ツールと連携することでより大きな効率化を実現できます。導入を検討している日程調整ツールが自社で利用しているツールと連携可能かを事前に確認しておきましょう。デザイン、操作性が適正か日程調整ツールは、社員はもちろん外部の顧客も利用する可能性があります。ツールのデザインが見にくい、操作方法がわかりづらいなどの問題があると、ツールの活用が進まなくなってしまうかもしれません。幅広い層が利用することをふまえ、ツールはシンプルかつわかりやすいものを選ぶようにするのがおすすめです。加えて、デザインや表示メニューを柔軟にカスタマイズできるツールを選べば、よりユーザーに優しいツールにカスタマイズでき、活用が進みやすくなるでしょう。コストが適正か新しくツールを導入する際、どの程度のコストがかかるのかは重要なポイントでしょう。DXの推進が盛んになっている今では、ツールへの投資はしやすい環境ではありますが、当然無駄なコスト投入はさけるべきです。ツールを導入するとなると、今後の活用をふまえて多機能かつカスタマイズ性に優れたものを選びがちではないでしょうか。多機能でカスタマイズ性に優れたツールは、その分コストも高い場合が多いです。無駄なコスト投入をさけるために、無料トライアルなどを活用してスモールスタートで利用を開始し、自社で必要な機能が備わっていて、かつコストパフォーマンスが高いツールを選ぶようにすると良いでしょう。信頼できるサポートが提供されているか日程調整は汎用性が高く、さまざまなビジネスシーンで利用される可能性があるため、ツールの保守メンテナンス性が重要になります。ツールが利用できず、日程調整がおこなえなくなると、多くの業務に支障がでることも考えられます。外部顧客との日程調整で利用する場合は、顧客からの信用も損なわれてしまう恐れもあります。日程調整ツールを選ぶ際は、提供元の実績などをもとに信頼できるサポートが提供されているかを確認しましょう。ツールやサービスに関する資料請求、問い合わせの際のレスポンスの早さ・質も判断ポイントになります。面談の日程調整におすすめのツール解説した日程調整ツールの選び方をふまえ、おすすめの日程調整ツールとそれぞれの特徴や主な機能、費用を紹介します。日程調整ツールを選ぶ際の参考にしてください。ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)ChoiceRESERVEは、株式会社リザーブリンク提供の業界・業種を問わず利用できる予約管理システムです。予約受付型として面談の日程調整に活用できます。見やすいデザインと使い方のわかりやすさに加え、ISMSクラウドセキュリティ認証を取得した高いセキュリティ性が備わっています。社内だけでなく来店されるお客様との日程調整など、さまざまな用途にご活用いただけます。色などのデザインやCMSでのコンテンツ編集など、カスタマイズのように簡単に設定できる点も魅力です。※Enterpriseは要望に最適化したプランを提案可能2分でわかる予約システムChoiceRESERVE資料ダウンロードJicoo(ジクー)Jicooはチーム内での利用に強みを持つ日程調整ツールです。予約ページを作成し、予約受付型として面談の日程調整がおこなえます。社内業務との連携がしやすい点が特徴で、予約サイト上でタスク共有やワークフローとの連携ができるようになっています。社内メンバー中心で利用する日程調整ツールを探している場合におすすめです。カスタマイズも柔軟におこなえるため、部署ごとの活用もしやすいでしょう。公式サイト:https://www.jicoo.com/pricingScheCon(スケコン)ScheConはオンライン名刺交換も可能な日程調整ツールです。面談の所要時間や開催期間を指定すれば、スケジュールをもとにAIが候補日を選定してくれるため、開催可能な日時がすぐに把握できます。制限はあるものの、期限なしの料金無料プランが用意されており、お試しがしやすい点も魅力と言えるでしょう。公式サイト:https://schecon.com/ツールを活用して面談の日程調整を効率化!現在では多くの企業でスケジュール管理機能が備わったツールを利用するようになっており、各メンバーのスケジュールを確認しやすくなりました。日程調整をおこなうために、各メンバーのスケジュールを目視で確認している企業はまだまだ多いでしょう。日程調整ツールを導入すれば、面談を開催可能な日程がすぐにわかり、日程調整にかかる多くの作業を削減できます。面談の日程調整を効率化できれば、社員が気軽に面談をおこなえるようになり、外部の顧客とのコミュニケーションや社内でのコラボレーションも進みやすくなるでしょう。本記事で解説した内容を参考に、ぜひ日程調整ツールの導入を検討してみてください。リザーブリンクはISMS認証を取得し、ChoiceRESERVEに係るISMSクラウドセキュリティマネジメントシステムの認証を取得しています。