料金設定ポリシーで種明かししたように、弊社では時間あたりに均等で掛かってくる人件費を抑えるために、なるべく無駄を省いていくことでコストを抑えるという手法を取り入れていることを紹介しました。基本的な考え方は実働時間を減らして、人件費を掛けないことですが、これをさらに押し進めて業務に当たる人数を減らせる仕組みも取り入れています。4割減らすことができています。1990年、平成2年です。平成初期の多くの零細企業がそうであったように、創業当時に弊社ではすべての管理をアナログで行っています。弊社の場合、すべての案件はお得意様に結びついています。業務はお得意様単位で管理しています。アナログ管理時代は、当時の多くの会社と同じように、紙の台帳を使って管理していました。個別に表を作ってまとめている状態です。初代システムこれだけでも紙の台帳と比べれば検索などができる分、だいぶ効率的ですが、まだシステムと呼べるようなものにはなっていません。それなりの規模の会社でしか使われていないものでした。100BASE-TX(FastEthernet)で導入しました。当時はまだ高額だったスイッチングハブ(廉価なリピータハブは、バカハブと呼んでいました)も導入しています。使っていますが、LAN機能がオプション扱いだったほどです。その後、社内システムの整備を進めていきます。当初は簡易的なデータベースです。共有しているので、社員誰もが閲覧できるようになりました。これはかなり業務の効率が上がります。業務の履歴をすべて入力してあるので、例えば電話で問い合わせがあったときにも、過去の履歴をその場で調べることができます。初代システムは肥大化し、4,000件を超えるお得意様を管理するようになってきますが、拡張性に乏しく、この顧客システムとは別個で、あらゆる管理システムを必要としていました。互いに独立していて連携しないので、顧客から請求情報を拾い出すとか、そういう業務はできない状態です。自社開発の基幹システム増え続ける顧客と、バラバラに作られていた周辺の管理システムを統合し、「ハルキパネル」という基幹システムを自社開発しました。「ハルキパネル」には社内の業務の履歴をすべて入れていきます。社内にあるもの、例えば電話とも連動するので、お得意様から電話が掛かってくると、担当者のパソコン画面上で過去の受発注、測定履歴などもすべて表示されるようになっています。呼びますが、専門のコールセンターではない企業でここまでのシステムを導入している企業はまだ多くないと思います。当初は経理関係は別システムのまま稼働していましたが、2020年から請求業務も「ハルキパネル」に統合します。古くからのお得意様だと、2020年から帳票のフォーマットが変わった(B5横から、A4縦になりました)ことを記憶しておられる方もいるかもしれません。組み合わせたものでした。単純な帳票の印刷システムであって経理システムと言えるほど高度なことはできません。経営に必要な数字を拾い出すのも、すべて手作業で行う必要がありました。これを「ハルキパネル」に統合することで、経理に必要なあらゆる数字を瞬時に出せるようになります。これで、各案件ごとに必要となるコストを正確に洗い出すこともできるようになりました。営業車ロケーションシステム▲自社開発のカーロケシステム。営業車の現在地を把握できる2021年には新たな試みとして、営業端末を導入しました。これも自社開発しています。測定し、リアルタイムに社内で共有します。各担当者同士は、互いに他の営業車がどのあたりまで動いているか把握できるので、柔軟に対応することができます。以前は、携帯電話で現在地を聞いて状況を把握していたので、緊急での対応などに時間を要していました。この営業車ロケーションシステムは電話受付している本社でも確認していますので、お得意様からの急な要望(当日の時間変更など)があったときも、以前よりかなりスムーズに対応できるようになりました。恥ずかしい話ですが、弊社は常に移動を伴う業務ですので、渋滞に捕まるなどの予測できない要素があって、お約束した時間に間に合わないことがあります。お約束のあるお得意様からは「まだ来ないけどどうなってるのか」と本社にお問い合わせがありますので、以前だと個別に担当者に連絡をとって、折り返すという運用を行っていました。お問い合わせいただいた時点で営業車の位置を確認できるので、到着まで何分くらい掛かりそうか、その場でお答えできるようになりました。▲移動履歴もとっているので、分単位でどこに居たか把握できる営業車のすべての移動履歴も記録しています。この記録を集計することで、各案件ごとに掛かる移動時間を正確に算出できますし、無駄の少ない移動計画を作る上で資料として参照します。弊社では作業日報がありません。履歴はシステムで管理しているので、わざわざ社員から申告してもらう必要がないからです。データなので社員レベルで改ざんもできません。たかが日報かもしれませんが、それを書くために毎日10分ほどは必要でしょうから小さなレベルで人件費を削減できています。新型コロナウイルスの流行後、弊社の従業員が検査で陽性となることがありました。移動履歴をとっているので、該当の従業員が訪問した先も把握できています。基幹システムの開発コストとメリット基幹システムを開発すること自体は多大なコストがかかります。何千万円という単位ですので、弊社のような零細企業だとなかなか導入に踏み切れないという会社も少なくありません。業務が効率化できるので、結果的には人件費を抑えることができます。4人でもこなせるようになります。1人分の人件費が減らせるなら、数年でシステムの開発費を回収し、その後はそのままコストダウンになります。みぬ基幹システムを開発するといっても、モヤッとしてイメージが沸かず、そして何千万円という単位での開発費が掛かるという見積もりをみたら導入に二の足を踏むと思います。利益を出している大企業をみれば必ずといって良いほどシステムをちゃんと整備しています。システムを作ることは、業務の自動化の一番基本となるインフラです。ここに投資せずしてコストダウンはできませんから、長期的な視点で計算して導入します。稼働年数)くらいのコスト感でよいと思います。5~800万円ほど掛かると見込んでいます)システムというと実態がないものに思えてイメージが湧かないと思いますので、製造業におけるロボットの導入だと考えるとわかりやすいでしょう。むかしは工員の頭数を揃えて作っていたものを、ロボットに置き換えることで、ロボットの導入にはコストが掛かるものの工員に掛かる人件費より安くなります。日本の製造業ではどれだけロボット化できるかが、コストダウンのキモになっています。サービス業でも同じで、システム化できる範囲を広げられると、人件費を抑えられるので結果的にはコストダウンになります。ような汎用業務システムの導入が費用対効果が最も高いと思います。多くの企業で行う業務に必要な機能をパッケイジ化してあるので、パズルのように組み立てるだけで開発ができます。利用料もクラウド方式なので、稼働した分だけで負担すれば良いのでコスト感もわかりやすいと思います。1社員あたり月額約2万円です。24万円と単純に計算できます。適正なので、これが自社の売上から計算した数値の中に収まっているのであれば、導入の効果があると考えて良いでしょう。