自社における個人情報の取扱いなどについてまとめた規範のことで、取得した個人情報の利用目的や利用の範囲、第三者への提供の条件などをWEBサイトや会社案内に掲載しています。この記事では以下のことについてご紹介します。いう言葉がありますが、両者に違いはないものとして扱っている場合が多く、本記事ではプライバシーポリシーと表記を統一いたします。専門家に作成やチェックを依頼するメリット作成やチェックを依頼する際の費用まとめ▶︎あなたの弁護士必要性を診断スタート▶︎IT問題に関する質問をするプライバシーポリシーを公表する義務と意味についてプライバシーポリシーを公表する義務および意味とは何なのか、また義務があるとして、どのような法律を根拠としているのか、確認していきましょう。プライバシーポリシーを自社の公式サイトで公表しています。個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならないとされています(個人情報保護法34条2項)。当該目的を達成するために必要な体制整備にも努める必要があるとされています。プライバシーポリシーの策定と掲示は当該体制整備の一貫として、当局の公表するガイドライン上で重要とされているものです。プライバシーポリシーを策定・掲示する意義は上述の通り、当局のガイドラインによりこれが強く求められているためです。法令上、個人情報の取扱いに関し複数の義務を負います。その一つに、個人情報を取得する場合には、「利用目的について本人へ通知・公表しなくてはならない」というルールがあります。プライバシーポリシーに、取得した個人情報の利用目的をあらかじめ記載し公表しておくことで、上記の義務を満たすことが可能であり、個々に通知する必要がなくなります。プライバシーポリシーを公表していない場合は、個人情報保護法21条1項に基づき、本人に通知または公表しなければなりません(方法は問わず、口頭でもメールでもよい)。プライバシーポリシーはガイドラインで求められるものではありますが、同時に法令上の義務を履行する役割も果たしているのです。とって重要といえます。個人サイトが公表する意味アフィリエイト広告を掲載している場合、個人サイトでもプライバシーポリシーが必要になります。理由としては、アフィリエイトをはじめる場合はアフィリエイトサービスプロバイダ(以下、ASP)に登録することになるのですが、多くのASPではアフィリエイト広告を掲載する個人サイトに各ASPが求める事項を含めたプライバシーポリシーを公表しなくてはならないと定めているからです。依頼する行政書士や弁護士に自社の実態に合わせたプライバシーポリシーを作ってもらう方法です。自分で作るネット上のテンプレートや、同業他社のものを参考にしたり、プライバシーポリシーの書き方の書籍を参考に作る方法です。無料~数千円で作ることができるので安上がりですが、自社の業態に合わせて作らなければいけないため、丸々コピーしてはいけません。義務として書くべきこと個人情報保護法で定められているいくつかの事項に関しては、あらかじめ公表しておくことで「本人の知りうる状態」になり、その義務を果たしていることになります。したがってプライバシーポリシーを作成する場合は、最低限、以下のことを含んだものにするといいでしょう。個人情報の利用目的に関すること個人情報保護法では、取得した個人情報の利用目的について大きく3つのことが定められています。利用目的を本人へ通知もしくは公表する(第21条)利用目的をできる限り特定すること(第17条)本人からの同意を得ずにあらかじめ特定された利用目的の達成のための範囲を越えた個人情報の利用の禁止(第21条2項)・利用目的を公表するプライバシーポリシーを多くの事業者が作成・公表する理由は、利用目的を本人へ通知もしくは公表するという点において、義務を果たせるからです。プライバシーポリシーで利用目的を公表しない場合は、口頭・文書・メール・電話・FAXなど本人が認識できる方法で通知する必要があるので、WEBサイトでプライバシーポリシーの一部として公表しておいたほうが個々に利用目的を知らせる必要がなくなり、手間が省けます。・利用目的をできる限り特定して明示するプライバシーポリシーに、なぜ個人情報を取得するのかという目的を示すことで、「それ以外の目的で使用しないですよ」という宣言になります。利用目的をできる限り特定するには、かなり具体性を持たせなければならず、本人が個人情報を何に利用されるのかが予測できる内容にしなければなりません。「事業活動に用いるため」「提供するサービスの向上のため」といった曖昧な表現では許されず、「商品の発送のため」「メールでのサービス情報提供のため」など、何に利用されるのかを明確にする必要があります。オプトアウト手続きで公表すべきこと個人情報を第三者へ提供する場合は、あらかじめ本人から同意を得なければいけません。直接的な同意を得なくとも、あらかじめ第三者へ提供することを通知または公表した上で、本人が反対しない場合に限り、第三者への提供を同意したとみなす制度があり、これを「オプトアウト手続き」といいます。オプトアウト手続きであらかじめ公表すべき事項とは以下の4つです。所定の届け出が必須となっているので注意しましょう。個人情報の提供を受ける場合であっても、一定の条件を満たすと第三者には該当しないことになっています。その条件の一つとして、取得した個人情報を共同利用する場合に以下のことを通知または公表する必要があります。個人情報のうち、本人が開示・訂正・削除ができる権利を有しているものを保有個人データと言います。本人からの保有個人データの開示などの手続きや取扱いに関する苦情の申出先を公表する必要がありますので、これら2つもプライバシーポリシーに記載しましょう。プライバシーマーク取得の際に書くべきことプライバシーマークとは、付与された事業者が適切な個人情報の取扱いの体制、運用ができていると認められたことを示すマークのことで、取得するためにはプライバシーポリシーの公表が義務付けられています。内容は何でもいいわけではなく、以下のことをプライバシーポリシーに含める必要があります。参考:個人情報保護マネジメントシステム-要求事項ASPを利用する際に書くべきこと前述しましたが、アフィリエイトを始める際に利用する各ASP(アフィリエイトサービスプロバイダ)が求める事項を含むプライバシーポリシーを公表する必要があります。ASPによって求めてくる内容が異なりますので、何を書くべきかは利用する予定のASPの規約をご確認ください。一般的な、個人情報保護法の規定に沿ったプライバシーポリシーのサンプルです。はじめに各種法令を遵守することを宣言した上で、個人情報の取扱いに関することを記載しています。関するガイドライン等の指針、その他個人情報保護に関する関係法令を遵守します。適切な対策を実施し、当社の取り扱う個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとします。当社による個人情報の取得、利用、提供については、以下の事項を遵守します。当社は、当社が管理するインターネットによる情報提供サイト(以下「本サイト」といいます。)の運営に必要な範囲で、本サイトの一般利用者(以下「ユーザー」といいます。)又は本サイトに広告掲載を行う者(以下「掲載主」といいます。)から、ユーザー又は掲載主に係る個人情報を取得することがあります。当社は、当社が取得した個人情報について、法令に定める場合又は本人の同意を得た場合を除き、以下に定める利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはありません。当社は、法令で定める場合を除き、本人の同意に基づき取得した個人情報を、本人の事前の同意なく第三者に提供することはありません。しくは削除又は利用目的の通知については、法令に従いこれを行うとともに、ご意見、ご相談に関して適切に対応します。当社は、前項で特定した利用目的は、予め本人の同意を得た場合を除くほかは、原則として変更しません。変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲において、予め変更後の利用目的を公表の上で変更を行う場合はこの限りではありません。当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を第三者に委託する場合、その適格性を十分に審査し、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととします。6.個人情報の取扱いの改善・見直し当社は、個人情報の取扱い、管理体制及び取組みに関する点検を実施し、継続的に改善・見直しを行います。当社は、個人情報の利用目的に照らしその必要性が失われたときは、個人情報を消去又は廃棄するものとし、当該消去及び廃棄は、外部流失等の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいて行います。事業者によってはもう少し具体性をもった内容が書かれることもあり(サービスとは具体的になにか、提供する第三者とは誰かなど)、会社のサービスの実態に合わせて作成する必要があります。そのため、次項でも詳しくお伝えしますが、自分で作ったプライバシーポリシーは一度弁護士や行政書士にチェックしてもらい、自社が使用するものとして、よりふさわしい内容のプライバシーポリシーを用意するといいでしょう。プライバシーポリシーの作成もしくはチェックを依頼できます。以下ではその場合のメリットや費用についてご紹介していきます。専門家に作成やチェックを依頼するメリット作成もしくはチェックを弁護士や行政書士に依頼するメリットは、事業実態に合わせた内容のプライバシーポリシーを作ることができる点です。アフィリエイターだけでなく、中小の事業者でも、プライバシーポリシーを本やネットの雛形、同業他社のものを参考にして作ることがあるそうですが、自力で作ったプライバシーポリシーが、必ずしも個人情報保護法の義務を満たしていたり、事業実態に合っていたりするとは限りません。同業他社を参考にしたのであれば、その会社とまったく同じサービスを提供しているわけではないでしょうから、余計に内容の正しさに不安があります。作成やチェックを依頼する際の費用プライバシーポリシーの作成依頼にかかる費用は1万5,000円~2万円程度ですが、相談先の事務所によってもちろん異なりますし、ボリュームによっても異なります。チェックするだけであればもう少し安く、1万円ほどです。チェックした結果、構成から作り直すようなレベルのものであった場合は、作成をお願いしたときと同じぐらいの費用になる可能性があります。まとめプライバシーポリシーについては、書籍や雛形を参考に、書き方を押さえた上で自分で作ることも手段としてはあり得ます。1万5,000円程度でより適切なプライバシーポリシーを作成してもらえることを考えると、依頼も検討してみたほうがいいでしょう。経て2014年8月にプラム綜合法律事務所を設立。まで総合的なリーガルサービスを提供している。本記事はベンナビIT(旧IT弁護士ナビ)を運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。※ベンナビIT(旧IT弁護士ナビ)に掲載される記事は弁護士が執筆したものではありません。弁護士費用は100万円前後になることが多いです。月額2,950円の保険料で、依頼したときにかかる弁護士費用(着手金)の補償が受けられます。相続など様々なトラブルで使うことができます。秘密保持契約書に収入印紙は必要?印紙税の対象文書と貼り忘...本記事では秘密保持契約書に収入印紙の貼付が必要なのかについてご紹介します。プライバシーポリシーの書き方とテンプレート|記載義務を解...プライバシーポリシーを作成してWeb上で掲示することで、個人情報保護法に規定された利用目的明示等の義務を果たすことができます。機密情報とは?管理方法や漏えい防止策など法務担当者が知っ..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