2/27記事の書き方2024-02-27企業がホームページ上で発信する情報にミスや誤字脱字があると、そのサイトだけでなく企業全体の信用失墜につながります。ミスの多いコンテンツはSEOの観点からもマイナス評価を受け、事業の業績に大きく響いてしまいます。サイト情報だけでなく、会社間でやり取りするメール、広告などの文面でもそれは同じ。外部に発信する文章を書いた後は、校正をしたうえで発信することが重要です。「校正」はただ漫然と読み返せばいいというものではありません。精度の高い校正には、重要なチェックポイントやコツがあります。企業の信頼と業績に直結する正確な情報発信には欠かせない「校正」。これから詳しく解説しますので、質の高い情報発信の参考にしてください。目次そもそも文章校正とは?「校正」は文章上の誤りを見つける作業のことで、文章の品質を向上させ、読み手に正確な情報を伝えるための非常に重要な作業です。「校正」に似た作業の「校閲「推敲」との違いなども併せて、校正の作業内容を見てみましょう。校正は主に誤字脱字や文法上の間違いなどを見つけて、修正を依頼するのが主な作業です。本来は校正者が見つけた間違いをライターなどの制作側が修正する流れですが、ライター自身が校正をする場合は自分で修正することになります。校正でチェックするポイントは多岐にわたります。固有名詞に間違いがないか、電話番号や価格などの数値情報は正しいか、慣用句は正確に使われているかなどなど。確認する内容が多いため、一つの記事を何度も読み直さなければいけません。毎回、チェックする項目を絞って読み直すことで、精度を高めるのです。校正は文章が出来上がったときだけでなく、その後、修正を依頼した箇所が正しく直っているかどうかの確認も行い、正しくなるまで校正→修正→校正を繰り返します。校閲や推敲との違い「校正」と似た作業に「校閲」と「推敲」がありますが、作業内容は異なります。いずれも「間違いのない情報を分かりやすく伝えるため」という目的は同じです。それぞれの主な作業内容とチェック内容は以下になります。文章全体の構成や流れ、表現方法など本来、別々の担当者が行うほうが正確なチェックができるのですが、時間的・経済的な理由から執筆者自身がすべての作業を行っているケースも。そのやり方は非常に危険です。自分で書いた文章を自分で校正するのは至難のワザです。「推敲」はそもそも執筆者本人が行うものなので、少なくとも「執筆・推敲」と「校正・校閲」の担当者を分けなければ、正確性は保てません。文章校正を効率よくこなすコツ一つの記事や文章をさまざまな視点からチェックをしなければいけない校正。細かいところまで神経を使う作業です。長い時間をかけるわけにはいきません。当然ですが、締め切りまでの時間的な制約があります。その限られた短い時間内に、効率よく正確な校正を行うための7つのコツを紹介しましょう。プリントアウトする多くの場合、文字は画面上で見るよりも紙に印刷したほうが読みやすくなり、誤りを見つけやすくなります。モニター画面は明るいうえ、認識できないほど速い点滅を繰り返していて、長く見ていると目と脳が疲れてしまい、集中力が続きません。画面をスクロールする作業も集中力を削ぐ原因になり、ミスの見落としにつながります。二つの画面を使って、一つには情報元となるサイト、一方には原稿を表示させてチェックするのも危険です。それぞれの距離が遠すぎて、正確にチェックができないからです。校正する場合は、必ず紙に印刷して読むようにしましょう。スマートフォンでも見られる記事の場合は、実際にスマートフォンの画面でどう見えるかを確認しながら校正することも有効です。時間を空けて再度校正する執筆者本人が校正をしなければいけない場合は、できるだけ時間を空けて校正します。ほかの人の文章を校正する場合でも、一度読んだ後、少し時間を置いてから再度校正することで精度を上げることができます。一度目に気づかなかった誤字や不自然な表現も、時間を空け、気持ちを切り替えて読み直してみることで見つけやすくなるからです。音読する文章を声に出して読んでみることも、効果的な校正方法。文章を音読することで、目に入らなかったミスも浮き彫りになり、書き間違いや不自然な表現や間違いにも気づきやすくなります。目で文字を追って読んでいると、気づかないうちに、つい一文字を飛ばしてしまったり、流して読んでしまうことがありませんか?しかし、音読するためには、一文字ずつ正確に読まなければいけないため、ミスを見つけやすくなる効果があるのです。音読することで、読みにくい文章や冗長な文章、リズムが悪い文章にも気づけるという利点もあります。自分がミスしやすい傾向を知る文章を書く時には、その人の「クセ」が出がちです。長文になってしまう、句読点が多くなる、主語と述語が捻じれる、など。間違える漢字の用法や送り仮名の間違いもクセのひとつ。自分で原稿を読み返す場合や、同じ人の原稿を読む機会がある場合には、自分や執筆者のクセや間違いの傾向を把握しておくことも校正漏れ対策に役立ちます。「河童の川流れ」など、「名人でも失敗する」という意味の慣用句はたくさんあります。校正する場合は、これらの慣用句が示す通り、必ず間違いがあるという前提で読まなければいけません。「この人が書いた文章ならミスはないだろう」という意識で読むと、ミスを見落とすことに。誤字脱字、漢字の変換ミスは思わぬところで発生します。削除したはずの文字が残っていたとか、余計な文字も一緒に消していたなど、誰にでも起こるうっかりミスを見逃さないために、誤字脱字は必ずあると認識して校正しましょう。一文字ずつ確認する人の脳は賢いため、文章内の一文字ぐらいが入れ替わったり、抜け落ちていても、脳が勝手に意味を考え、間違いを補完して読んでくれます。ありがたい脳の機能ですが、校正するときには邪魔になることも。文章を読む場合は、文節や単語単位のような文字列ではなく、「文字単位」で読むことで、脳が補完してしまうことを防ぐことができます。項目を分けて複数回チェックする多岐にわたる項目をチェックしなければいけない校正。一度ですべてを確認しようとすると、校正漏れの原因になります。何をチェックするのか項目を絞って、複数回読み直すことで校正の精度を上げることができます。1回目は誤字脱字だけをチェック2回目は価格情報だけをチェック3回目はスペックだけをチェックのように項目を分けて校正するようにしましょう文章校正で実施したいチェックポイント効率的な校正方法とそのコツを7つ紹介しましたが、ここからは、具体的にチェックする項目やポイントを事例を挙げながら解説します。チェックすべきポイントは数多くあるため、慣れるまでは根気強く確認することが大切です。面倒に思うかもしれませんが、会社や情報の信用を損なわないためにも、手を抜かず、丁寧に校正してください。数字・固有名詞の間違い校正するうえでの最重要チェックポイントともいえるのが「数字」と「固有名詞」の確認。スペックこれらを間違えてしまうと、会社の取り引きに大きな影響を与えるほか、場合によっては訴訟問題などのトラブルに発展しかねません。文法上の間違いや変換間違いなどは、自社だけの問題ですが、数字や固有名詞の間違いは、相手があることなので、問題が大きくなります。数字や固有名詞が出てきたときは、元のデータを確認しながら二度、三度とチェックするようにしてください。記事内に会社名と住所、電話番号が書かれていたなら、実際にその番号に電話をして、会社名と住所とを確認するのが確実です。記事作成をしていると、算用数字と漢数字の使い分けで迷うシーンがかるかもしれません。以下の記事では、正しい使い分けや数字の表記ルールについて詳しく解説していますので、参考にしてください。校正中に最も多く遭遇するミスが「誤字脱字」です。誤字脱字が起こる原因は主に「変換ミス」と「タイプミス」。どちらも、時間に追われる中で文章を書いているときに起こりがちです。こにゃタイプミスは、使っている文章作成ソフトで表示される「予測変換候補」から間違えて選んでしまったときなどに起こりがちです。どんなに素晴らしい内容の記事でも、ひとつの誤字や脱字があるだけで、記事全体の品質がガタ落ちになってしまいます。サイトに掲載後や、印刷した後に発覚すると、修正のための時間と費用など実害が出るため、注意して確認するようにしましょう。表記ゆれ同じ言葉を、違う書き方で表記してしまうことを「表記ゆれ」といいます。・問い合わせ/問合せ/問合わせ・Web/WEB/web・行う/行なう/おこなう・ひとつ/一つ/1つまた、英数字の全角と半角が混じっていることも表記ゆれのひとつ。これらは内容の間違いではないため、軽視されがちですが、発信者の意識が低いと判断されるなど、読み手に悪い印象を持たれてしまいます。表記ゆれが多いサイトはSEO的にも悪い影響を与えるため、Webマーケティングの観点からもなくしたいミス。表記ゆれをなくすためには「表記ルール」を作成して、制作担当者と校正者間で共有することが有効です。文法上の間違い日本語の文法はとても複雑です。助詞や助動詞、副詞など数多くの品詞があり、それぞれの役割と使い方、配置する場所などにルールがあったり、配置場所によって意味やニュアンスが異なったり。その中でも、文章中に頻繁に出てくるうえに、使い方を間違いやすい「てにをは」と「~たり」を例に挙げて、文法の難しさを説明します。「てにをは」は言葉を結ぶ助詞の総称。「て」「に」「を」「は」だけでなく「が」や「へ」なども含めて「てにをは」と呼びます。以下のケース、よくどちらにするか迷うことがありませんか?ラーメン『が』食べたいラーメン『を』食べたいどちらも正しいようで、どちらを使うかは、その人の好みのように思われます。この場合、文法では1が正解。「〜したい」という願望を表す場合は、「が」を使うのが正しい文法なのです。2の文章のうしろに「〜と思う」などの願望を表す動詞がつながる場合は、2が正解となります。〇ランチはラーメン『が』食べたい!〇ランチにはラーメン『を』食べたいと思います。「〜たり」という接続助詞も、よく文法的に間違った使われ方をします。本来、「〜たり、〜たり」のように繰り返す場合に使うのが正しい用法です。泣いたり、笑ったり行ったり、来たりしかし、多くの場合うしろの「〜たり」が抜け落ちることがあります。×:掃除をしたり、洗濯をして過ごす〇:掃除をしたり、洗濯をしたり~これは文章を少しでも短くするために省略されて起こることが多いのですが、文法としては間違い。多くの人が見落としがちな、こうした文法上の細かい留意点について正しく表記することで、文章の高評価につながります。文章で情報を発信することが特別なことでなくなるにつれて、話し言葉と書き言葉との境界があいまいになってきました。そのため、ライターもつい話し言葉をそのまま文章にしてしまうケースがあります。「ら抜き言葉」や文頭での「なので/だから」、文中の「でも/だって」などの接続が代表例です。若い世代をターゲットにしたカジュアルな内容の記事や個人ブログの場合、話し言葉で書くことが許されることもあります。一般の企業サイトやメディア、会社間のコミュニケーションで使う文章には、話し言葉は使われません。公式サイトやメール文面にこうした話し言葉が使われると、相手に対して大変失礼になるうえ、企業の品格を疑われることになるので、注意が必要です。文末表現を統一させて、読みやすい文章にすることも校正の重要なチェックポイント。ミスが多いのが「〜だ/〜である」で締める「常体」と「〜です/〜ます」の「敬体」の混在です。ほとんどのメディアでは「ですます調」にするか「である調」にするかが決まっているので、規定に則して校正します。文末に関しては、同じ語尾が連続して3回以上続いていないかもチェックポイントのひとつ。