ピックアップ残業時間の上限規制、対応できそう?業務の「これ無駄かも」を減らす方法を紹介します!非営利団体特別プランキャンペーンフリープランの機能を一部アップデートした特別プランを提供中です。導入事例ダウンロード不動業に特化した資料をダウンロードできます。公式ブログピックアップ有償プランのトライアル有償プランの環境を30日間無償でご提供するサービスです。WORKSアンバサダーLWUGキックオフキャンペーンメンバーの予定確認って毎回検索してませんか?翻訳機能。事例ダウンロードチャットボットの活用でヘルプデスクの業務負担が大幅に軽減。店舗業務も効率化し、より丁寧な接客につながっています。WORKSを2016年から利用。WORKSとAPI連携させ、店舗からの問い合わせへの対応を自動化することで業務負担を大きく軽減。同社の皆さんに、具体的な活用と導入効果をお話しいただきました。WORKS導入の経緯については、こちらの記事をご覧ください。WORKSを全面導入。「問い合わせゼロ」で導入が進み、コミュニケーションやノウハウ共有もより活発に。導入前はどのような課題を抱えておられましたか。:情報システム部のヘルプデスクには、日々全国の店舗から多数の問い合わせが寄せられます。業務システムの入れ替え直後やシステム障害発生時などは同じ内容の問い合わせが集中するため、対応業務を効率化することが以前からの課題となっていました。:本部の就業時間や他店舗の営業時間を気にすることなく、店舗のスタッフが問い合わせたいことがあるときに、直ちに回答を得られる仕組みづくりも求められていました。ヘルプデスク業務の自動化にPEPを採用された理由を教えて下さい。WORKSとAPI連携させてチャットボットによる社内からの問い合わせが対応できるようになると知り、「店舗を待たせないヘルプデスク」を実現するために有用だと思いました。店舗で使われる業務システムやIT関連機器等に関する問い合わせに対し、その問題を解決するマニュアルの場所を自動回答してくれるので、情報システム部の業務負担が軽減されることも期待されました。店舗からの問い合わせ対応業務を自動化したことによる効果はいかがですか。:導入後は情報システム部が問い合わせ対応に要していた時間が、月あたり60~80時間も短縮できました。システム障害時などに問い合わせが集中して電話がふさがった状態になることもなくなりました。問い合わせ対応でやり取りしたトーク件数は、PEP導入前の平均が約640件/月だったのに対し、導入後は約430件/月と3分の1近くに減少しています。情報システム部の担当者は、削減できた時間を、別の業務にあてられるようになりました。同社のPEP導入効果は、PEPウェブサイトでも公開しています。:チャットボットは24時間365日稼働してくれますし、電話と違って同時処理が可能なので、問い合わせ対応業務の生産性が大きく向上しました。問い合わせ業務でもPEPを利用できるようにし、さらに将来的にはお客様からのお問い合わせへの対応もできるようにしたいと考えています。:情報システム部に電話やメールでちょっとした質問をするのには抵抗がありますが、ボットが相手ならそのような気遣いもいりません。そのため、店のスタッフが店舗共有のiPhoneから積極的に問い合わせをするようになり、業務システムやIT機器に関する疑問を即座に解決できるようになりました。WORKSはアルバイトスタッフも含めた安否確認手段としても活用されているそうですね。:店舗のスタッフの非常時の安否確認については、各地域を統括するエリアマネージャーがトークで行う体制を構築しました。実際に大型台風がきたときにも、アルバイトスタッフも含めた全従業員の様子をスピーディに把握することができました。WORKSを導入して4年ほど経ちますが、現在はどのような運用ルールを設けておられますか。WORKSやLINEとチャットできる機能は制限していますが、活発な利用を促進するためにそれ以外に特別な制約は設けていません。各部署や店舗が自発的にグループを作成することを認めていますし、画像のやり取りもOKです。WORKSのトークログをチェックできることをアナウンスすることで、セキュリティを担保しています。通常業務ではどのように活用されているでしょうか。:社外との連絡はメール、社内の連絡はトークと整理され、他の社員からの緊急性の高いメッセージが瞬時に伝わるようになりました。WORKSのアドレス帳には全社員の連絡先が入っているので、所属部署名から調べることなく、連絡したい相手に即座にアクセスできます。:店舗の店長にとって本部はハードルの高い存在に感じられるようで、相談したいことがあっても躊躇しがちでした。WORKSは日常的に使っているLINEと同様の感覚で使えるため、トークで気軽に連絡できるようになったのも大きな成果です。エリアマネージャーや店長どうしの意思疎通も活性化し、新商品の販促方法についてブレインストーミングのような形でディスカッションするグループも現れるようになれました。スタッフどうしの距離を縮め、社内のあらゆるコミュニケーションを活性化してくれています。店舗での具体的な活用例や効果を教えて下さい。:本社などへの連絡をトークで行うようになり、店の電話回線がふさがることがなくなりました。WORKSで瞬時にでき、レスポンスを待つ間、別の業務に集中できます。時間にゆとりが生まれたため、より丁寧な接客ができるようになりました。他店への在庫確認作業が飛躍的に効率化スタッフへの通知手段が紙のノートからトークに置き換わったことで、例えば店頭の商品ディスプレイを変更した場合、その写真に変更の意図を書き込んで送付するなど、重要な情報も瞬時に共有させられるようになりました。WORKSのメリットです。私に相談したいことのあるスタッフは、勤務シフトが重なるタイミングを待たなければなりませんでしたが、トークならいつでもやり取りすることが可能です。WORKS導入後は、私とスタッフがつながる時間がかなり増えました。このことは職場の居心地をよくし、離職率を低下させることにもつながるはずだと思います。店舗サポートグループチーフとして、国内・海外店舗の運営に必要なITの企画・導入・サポートを行う。WORKSの運用などを担当。スタッフの育成など店舗運営全般に携わる。※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年8月当時のものです。WORKS】どこにいても情報を共有できる環境を醸成。安否確認ツールも導入し、従業員の安否が即座に確認できる体制も整いました。やヒヤリ・ハット、BCP、在庫情報の通知など、あらゆる場面で活用。reception】フリーアドレス制に移行するために受付システムを刷新。受付電話の直接取次ぎを実現!チームの仕事がもっとはかどります。無料でお試しください。WORKSはさまざまなサポートをします。})(jQuery);。